DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo
2007, 2010 e 2013
Vs. 2018 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 1
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DOUTORES DO EXCEL
CURSO: EXCEL PARA O MERCADO DE TRABALHO DO BÁSICO AO AVANÇADO
AUTOR: D ANIEL T ADEU DELGADO
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo MÓDULO1: EXCEL BÁSICO ...................................................................... .................................................................................................................................. ............................................................ 11 Bem vindo ao curso de Excel – Excel – do do Básico ao Avançado - Doutores do Excel..................................................... 12 1.
2.
3.
4.
5.
Dicas Iniciais ............................................................ ............................................................................................................................... ................................................................................... ................ 12 1.1.
Deslocamento entre as Planilhas Planilhas ...................................................................................................... 12
1.2.
Minimizar / Maximizar faixa de opções ................................................................... ........................................................................................... ........................ 13
Principais diferenças entre o Excel 2007 e as versões anteriores (XP, 2003 e 2000) ................................ 13 2.1.
A Faixa de Opções Opções .............................................................................................................................. .............................................................................................................................1 3
2.2.
Comparativos gerais entre as versões 2003 e atual ......................................................................... 15
2.3.
Novas formatações e cores ............................................................. ............................................................................................................... .................................................. 16
2.4.
Novas fórmulas ...................................................................... .................................................................................................................................. ............................................................ 17
Principais diferenças diferenças entre o Excel Excel 2010 e 2007 ............................................................. ........................................................................................ ........................... 17 3.1.
A volta do botão “Arquivo” ............................................................................................................... 17
3.2.
Edição aprimorada da “Faixa de Opções” ............................................................. Opções” ........................................................................................ ........................... 17
3.3.
Novos tipos de Formatações Condicionais Condicionais ........................................................................................ ....................................................................................... 18
3.4.
Aprimoramento dos Filtros Filtros. ............................................................................................................... ............................................................................................................... 18
3.5.
Aprimoramento dos Gráficos Dinâmicos ............................................................... .......................................................................................... ........................... 19
3.6.
Aprimoramento das edições de imagens imagens .......................................................................................... ......................................................................................... 19
3.7.
PowerPivotTable PowerPivotTable ................................................................................................................................ ............................................................................................................................... 19
Principais novidades entre as versões versões 2013 e 2010...................................................................... ................................................................................... ............. 21 4.1.
Compartilhamento (SkyDrive) (SkyDrive) ........................................................................................................... .......................................................................................................... 21
4.2.
Pastas de Trabalho Simultâneas Simultâneas ....................................................................................................... 21
4.3.
Nova Planilha Planilha ..................................................................................................................... .................................................................................................................................... ................ 21
4.4.
Deslocamento entre planilhas (CTRL) ......................................................... ............................................................................................... ...................................... 22
4.5.
Análise Rápida – QuickAnalysis................................................................... QuickAnalysis......................................................................................................... ......................................2 2
4.6.
Preenchimento Relâmpago – FlashFill FlashFill .............................................................................................. 22
4.7.
Gráficos e Tabelas Recomendadas Recomendadas .................................................................................................... ................................................................................................... 24
4.8.
Efeito de Animação ao atualizar valores valores .......................................................................................... 24
4.9.
Inclusão de Elementos em um Gráfico Gráfico .............................................................................................. 24
4.10.
Linha do Tempo Tempo. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. 25
4.11.
Segmentação de Dados em uma Tabela Tabela ....................................................................................... ...................................................................................... 25
4.12.
PowerPivot Nativo Nativo ......................................................................................................................... ...................................................................................................................... .. 26 26
4.13.
PowerView ............................................................. PowerView ................................................................................................................................... ........................................................................ .. 27
Criar nova / Salvar planilhas .......................................................... ....................................................................................................................... ............................................................. 28 5.1.
Criar arquivo em Branco Branco ....................................................................................................... ................................................................................................................... ............. 28 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 3
5.2.
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Criar um modelo do “Microsoft Office Online” ................................................................................. ................................................................................ 29
5.3.
Salvando um arquivo (Pasta de Trabalho) ............................................................ ....................................................................................... ........................... 31
5.4.
A opção “Salvar Como” ........................................................ Como” ..................................................................................................................... ............................................................. 32
5.5.
Criar Documento PDF e XPS XPS ............................................................................................................... ..............................................................................................................3 5
6.
Conceito de Linhas, Colunas e Células ................................................................. ....................................................................................................... ...................................... 38
7.
Selecionando Células, Colunas, Linhas ................................................................. ....................................................................................................... ...................................... 38
8.
Deslocando-se sobre células e planilhas .............................................................. .................................................................................................... ...................................... 41
9.
“Caixa de Nome” e “Barra de Fórmulas” ............................................................. ................................................................................................... ...................................... 42
10.
Importância do ESC .................................................................... ................................................................................................................................ ............................................................ 46
11.
Introdução ao Igual (=) .............................................................. ........................................................................................................................... ............................................................. 46
11.1.
Criar uma conta ou expressão matemática: matemática: ................................................................................. ................................................................................ 46
11.2.
Utilizar as fórmulas do Excel ................................................................... Excel ......................................................................................................... ...................................... 47
11.3.
Criar vínculo entre Células, Nomes, Planilhas e Arquivos ............................................................ Arquivos ............................................................ 47
12.
Operações Básicas (Soma, Subtração, Divisão, Multiplicação) ......................................................... .............................................................. ..... 49
12.1. 13.
A importância dos Parênteses Parênteses ....................................................................................................... ...................................................................................................... 5 0
Fórmula SOMA (SUM) ............................................................... ............................................................................................................................ ............................................................. 50
13.1.
Barra de Status .................................................................. .............................................................................................................................. ............................................................ 51
13.2.
Somando dados de outros arquivos: arquivos: ............................................................................................. ............................................................................................ 52
14.
Botão Autosoma ............................................................. ................................................................................................................................... ........................................................................ .. 53
15.
Formatação de Células .............................................................. ........................................................................................................................... ............................................................. 54
15.1.
Bordas ..................................................................... .......................................................................................................................................... ....................................................................... .. 55
15.2.
Alturas e larguras de Linhas e Colunas .............................................................. ......................................................................................... ........................... 56
15.3.
Mesclar / Retirar mesclas mesclas .............................................................................................................. ............................................................................................................. 5 8
15.4.
Cores Cores .................................................................................................................... .............................................................................................................................................. ...........................5 9
15.5.
Pincel: Copiando a Formatação Formatação ..................................................................................................... ....................................................................................................6 1
15.6.
Formatando Números Números. ................................................................................................................... ................................................................................................................... 62
15.7.
Utilizando a formatação “Personalizada” .................................................................................... 64
15.8.
Formatando números como Texto Texto ................................................................................................ 66
15.9.
Entendendo e Formatando DATAS DATAS ................................................................................................ ............................................................................................... 67
15.10.
Cor da guia das planilhas ............................................................ .............................................................................................................. .................................................. 68
15.11.
Botão Limpar . ................................................................................................................................. .................................................................................................................................6 9
16.
Copiar, Colar, Recortar e Arrastar ......................................................... .......................................................................................................... ................................................. 69
17.
Criando e Editando listas Personalizadas ......................................................... ............................................................................................... ...................................... 75
18.
Utilização do Cifrão ($) para fixar um intervalo .......................................................... ..................................................................................... ........................... 78
19.
Colar Especial............................................ Especial............................................................................................................... .............................................................................................. ........................... 81 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 4
19.1.
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Valores .................................................................... ......................................................................................................................................... ....................................................................... .. 82
19.2.
Formatos ................................................................. ...................................................................................................................................... ....................................................................... .. 83
19.3.
Larguras da Coluna Coluna ........................................................................................................................ ..................................................................................................................... .. 84 84
19.4.
Transpor .................................................................. Transpor ....................................................................................................................................... ....................................................................... .. 84
19.5.
Multiplicação ..................................................................... ................................................................................................................................. ............................................................ 85
20.
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ......................................................... ............................................................................................... ...................................... 88
21.
Dicas para deslocamento e preenchimento................................................................... ........................................................................................... ........................ 90
21.1.
Tecla F5 (Ir para) ............................................................... ............................................................................................................................ ............................................................. 90
21.2.
Escrever o mesmo texto em várias células ...................................................................... ................................................................................... ............. 90
21.3.
Selecionar células em Branco Branco ........................................................................................................ 91
21.4.
Preencher igual à célula de cima cima ................................................................................................... ..................................................................................................9 2
22.
Inserir / Excluir / Ocultar / Reexibir linhas e colunas ............................................................. ............................................................................. ................ 94
22.1.
Inserir Linhas e Colunas ............................................................... ................................................................................................................. .................................................. 94
22.2.
Excluir Linhas e Colunas Colunas ................................................................................................................. ................................................................................................................ 95
22.3.
DICA IMPORTANTE – TECLA TECLA F4 F4 ...................................................................................................... ..................................................................................................... 95
22.4.
Ocultar Linhas e Colunas ............................................................. ............................................................................................................... .................................................. 95
22.5.
Reexibir Linhas e Colunas ............................................................ .............................................................................................................. .................................................. 96
23.
Trabalhando com Planilhas (abas)......................................................... (abas).......................................................................................................... ................................................. 96
23.1.
Inserir Planilhas ................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ 96
23.2.
Exclusão de planilhas planilhas ..................................................................................................................... ....................................................................................................................9 7
23.3.
Renomear planilhas planilhas ....................................................................................................................... .................................................................................................................... .. 97
23.4.
Deslocamento entre planilhas planilhas ....................................................................................................... ...................................................................................................... 97
23.5.
Mover planilhas no mesmo arquivo: .................................................................... ............................................................................................ ........................ 98
23.6.
Copiando Planilhas num mesmo arquivo: ......................................................... .................................................................................... ........................... 98
23.7.
Mover planilhas para novos arquivos arquivos ........................................................................................... .......................................................................................... 99
23.8.
Copiar planilhas para outras pastas de trabalho (outros arquivos) arquivos) .......................................... 100
23.9.
Ocultando e Reexibindo planilhas planilhas ............................................................................................... .............................................................................................. 100
24.
Trabalhando com Grupos de Planilhas............................................................. ................................................................................................. .................................... 100
24.1.
Como identificar que você está trabalhando com grupo de d e planilhas ...................................... planilhas ...................................... 101
24.2.
Como desagrupar planilhas? ....................................................................................................... ...................................................................................................... 101
25.
Classificação de dados ............................................................... .......................................................................................................................... ........................................................... 101
26.
Filtro .................................................................... .......................................................................................................................................... ................................................................................. ........... 103
27.
Dicas na utilização do Filtro ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 105
27.1.
Campo Pesquisar (Vs. 2010 e 2013) ................................................................... ............................................................................................ ......................... 105
27.2.
Filtrar por Cor ............................................................................................................................... .............................................................................................................................. 106 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 5
27.3.
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Filtros por Texto, Número e Data Data ................................................................................................ ............................................................................................... 106
28.
Congelar Painel (congelar e descongelar linhas e colunas) .............................................................. ................................................................. ... 108
29.
Dicas da utilização da Guia Exibição ................................................................. ..................................................................................................... .................................... 109
29.1.
Remover as Linhas de Grade ................................................................... ....................................................................................................... .................................... 109
29.2.
Remover Títulos (Letras das colunas e números das linhas) linhas) ...................................................... 109
29.3.
Botões automáticos do Zoom de Tela Tela ......................................................................................... 110
29.4.
Visualizar vários arquivos ao mesmo tempo tempo .............................................................................. 110
29.5.
Salvar a forma de exibição dos arquivos (somente versões 2007 e 2010) ................................ 111
29.6.
Visualizar O MESMO ARQUIVO em duas janelas diferentes diferentes ...................................................... 111
29.7.
Novidade vs 2013: arquivos em janelas exclusivas .................................................................... exclusivas .................................................................... 112
30.
Comando Localizar e Substituir ............................................................ ............................................................................................................ ................................................ 112
30.1.
Localizar .................................................................. Localizar ....................................................................................................................................... ..................................................................... 113
30.2.
Tipo de procura .................................................................. ............................................................................................................................ .......................................................... 113
30.3.
Substituir ................................................................. Substituir ...................................................................................................................................... ..................................................................... 114
31.
Dicas de Impressão..................................................................... ............................................................................................................................... .......................................................... 116
31.1.
Tipos de Exibição Exibição .......................................................................................................................... ......................................................................................................................... 116
31.2.
Editar Cabeçalhos ............................................................. ........................................................................................................................ ........................................................... 116
31.3.
Edição das Margens manualmente manualmente ............................................................................................. ............................................................................................ 120
31.4.
Editar Rodapé .................................................................... .............................................................................................................................. .......................................................... 120
31.5.
Opção “Visualização de Impressão” ..................................................................... Impressão” ........................................................................................... ...................... 121
31.6.
Otimizar o espaço de impressão ............................................................. ................................................................................................. .................................... 122
31.7.
Imprimir relatórios no formato de uma página de largura. ...................................................... 122
31.8.
Imprimir somente partes de um documento ................................................................... .............................................................................. ........... 123
31.9.
Editar as margens de um documento ................................................................... ......................................................................................... ...................... 123
31.10.
Orientação do papel (Retrato ou Paisagem): Paisagem): ............................................................................. 123
31.11.
Imprimir Títulos: ............................................................... .......................................................................................................................... ........................................................... 124
32.
Trabalhando com o teclado (atalhos) .............................................................. .................................................................................................. .................................... 125
33.
Atalhos Completos (Site da Microsoft) ............................................................ ................................................................................................ .................................... 126
MÓDULO2: EXCEL AVANÇADO ..................................................................................... ......................................................................................................................... .................................... 131 1.
Introdução às Fórmulas .................................................................. ............................................................................................................................ .......................................................... 132
2.
Funções Básicas (MÁXIMO, MÍNIMO, MÉDIA) ................................................................... ......................................................................................... ...................... 133
3.
2.1.
MÁXIMO...................................................................... MÁXIMO........................................................................................................................................... ..................................................................... 133
2.2.
MÍNIMO ...................................................................... ........................................................................................................................................... ..................................................................... 134
2.3.
MÉDIA ............................................................. ................................................................................................................................... ................................................................................. ........... 134
Principais Fórmulas do Excel ......................................................... .................................................................................................................... ........................................................... 134 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 6
4.
5.
6.
3.1.
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo PROCV (VLOOKUP) (VLOOKUP) ........................................................................................................................... .......................................................................................................................... 135
3.2.
SE (IF) (IF) ................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................... 144
3.3.
Fórmula OU e Fórmula E .................................................................................................................. ................................................................................................................. 147
3.4.
SE + E ............................................................... E ..................................................................................................................................... ................................................................................. ........... 149
PROCV (VLOOKUP) com “procurar intervalo” = VERDADEIRO (TRUE) (TRUE) ..................................................... 152 4.1.
Informação mais importante para o PROCV (com VERDADEIRO) FUNCIONAR: ........................... FUNCIONAR: ........................... 155
4.2.
Utilizando a fórmula SE com outras fórmulas fórmulas ................................................................................ 155
Tabela Dinâmica .................................................................. ....................................................................................................................................... ..................................................................... 156 5.1.
Premissas para que a tabela dinâmica funcione funcione ............................................................................ 156
5.2.
Mas por que criar uma tabela dinâmica? ....................................................................................... 157
5.3.
Criando sua primeira tabela dinâmica dinâmica ............................................................................................ ........................................................................................... 157
5.4.
Campos disponíveis na tabela dinâmica: dinâmica: ........................................................................................ ....................................................................................... 159
5.5.
Formatando dados dados. .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... 162
5.6.
Classificando (ordenando) dados dados .................................................................................................... 164
5.7.
Lista de Campos da Tabela Dinâmica ......................................................... ............................................................................................. .................................... 164
5.8.
Fazendo surgir novamente a lista de campos ..................................................................... ................................................................................ ........... 165
5.9.
Descobrindo o poder da tabela dinâmica! ...................................................................................... ..................................................................................... 165
5.10.
Informações em um mesmo campo (Rótulos de Linha) .......................................................... ............................................................. ... 166
5.11.
Atualizando os dados ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 167
5.12.
Observações sobre o (vazio): (vazio): ....................................................................................................... 169
5.13.
Ferramentas de Tabela Dinâmica ........................................................... ............................................................................................... .................................... 170
5.14.
Opções Opções ............................................................................................................................ ......................................................................................................................................... .............. 171
5.15.
Verificando a fonte de dados .................................................................. ...................................................................................................... .................................... 172
5.16.
Campo “Filtro de Relatório” ......................................................... Relatório” ........................................................................................................ ............................................... 173
5.16.1.
Trabalhando com DATAS no “Filtro de Relatório” .................................................................. ................................................................. 174
5.16.2.
Fórmula “Mês” e Fórmula “Ano” ................................................................... “Ano” ............................................................................................ ......................... 175
5.16.3.
& ou CONCATENAR ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 176
5.16.4.
Fórmula para descobrir o dia da semana (Fórmula TEXTO) TEXTO) ................................................... .................................................. 178
5.17.
Trabalhando com AGRUPAMENTO DATAS DATAS ................................................................................. 178
5.18.
Design Design. .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... 181
5.18.1.
Subtotais ............................................................ ............................................................................................................................... ...................................................................... ... 182
5.18.2.
Totais Gerais .................................................................. ............................................................................................................................ .......................................................... 183
5.18.3.
Layout do Relatório: ................................................................. ................................................................................................................ ............................................... 183
Gráficos Dinâmicos ............................................................. ................................................................................................................................... ...................................................................... 187 6.1.
Criando seu primeiro Gráfico de Pizza ................................................................... ............................................................................................ ......................... 187 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 7
6.2.
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Selecionando Gráficos .......................................................... ..................................................................................................................... ........................................................... 189
6.3.
Alterando o Tipo de Gráfico: ............................................................ ........................................................................................................... ............................................... 190
7.
6.3.1.
Gráfico de Colunas Agrupadas ............................................................ ................................................................................................ .................................... 192
6.3.2.
Gráfico de Colunas Empilhadas Empilhadas ............................................................................................... 195
6.3.3.
Gráfico Colunas 100% Empilhadas Empilhadas .......................................................................................... 196
6.3.4.
Gráficos de Colunas 3D 3D ............................................................................................................ 197
Formatação de Gráficos ................................................................. ........................................................................................................................... .......................................................... 197 7.1.
Design Design. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. 197
7.2.
Layout de um Gráfico............................................................ Gráfico....................................................................................................................... ........................................................... 199
7.2.1.
Título ................................................................... ........................................................................................................................................ ..................................................................... 200
7.2.2.
Título dos Eixos ............................................................. ........................................................................................................................ ........................................................... 202
7.2.3.
Legenda Legenda .................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 203
7.2.4.
Rótulo de Dados Dados ....................................................................................................................... ...................................................................................................................... 204
7.2.5.
Tabela de dados dados ............................................................................................................ ...................................................................................................................... ........... 205
7.3.
Analisar – Vs. Vs. 2013 e 2010 2010 ............................................................................................................... .............................................................................................................. 206
7.4.
Dicas valiosas sobre formatações de Gráficos: Gráficos: ............................................................................... .............................................................................. 207
8.
7.4.1.
Utilizar as imagens do Office.com Office.com ........................................................................................... .......................................................................................... 207
7.4.2.
Automatização do Título .......................................................... ......................................................................................................... ............................................... 213
7.4.3.
Utilizando uma fórmula dentro do título do Gráfico Gráfico .............................................................. ............................................................. 214
7.4.4.
Alterar a cor das colunas / dados................................................................... dados............................................................................................ ......................... 215
7.4.5.
Inserir dois tipos de gráficos em um mesmo gráfico gráfico .............................................................. 216
Segmentação de Dados .................................................................. ............................................................................................................................ .......................................................... 218 8.1.
9.
Opções Opções ..................................................................................................................... ............................................................................................................................................. ......................... 219
Fórmulas para CONTAR com condições ............................................................... ................................................................................................... .................................... 219 9.1.
CONT.VALORES (COUNTA) (COUNTA) ............................................................................................................... .............................................................................................................. 220
9.2.
CONT.SE (COUNTIF) .............................................................. ......................................................................................................................... ........................................................... 221
9.3.
CONT.SES (COUNTIF) (Excel 2007 ou superior) .................................................................... ............................................................................... ........... 222
10.
Remover Duplicadas ................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................... 223
11.
Validação de Dados .................................................................... .............................................................................................................................. .......................................................... 225
11.1. 12.
Retirar as Validações de Dados de uma planilha ......................................................... ....................................................................... .............. 229
Fórmulas para SOMAR com condições ............................................................ ................................................................................................ .................................... 229
12.1.
SOMASE (SUMIF) .............................................................. ......................................................................................................................... ........................................................... 229
12.2.
SOMASES (SUMIFS) (SUMIFS) ........................................................................................................... ..................................................................................................................... ........... 231
13.
DICAS IMPORTANTES: Critérios maiores e menores e DATAS .......................................................... ............................................................. ... 235
14.
Formatar como tabela ............................................................... .......................................................................................................................... ........................................................... 236 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 8
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 14.1. Formatação e Designs ............................................................. ........................................................................................................................ ........................................................... 237 14.2. A guia “Ferramentas da Tabela” ........................................................................................................ ........................................................................................................ 237 14.3. Filtros Automáticos Automáticos. ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ 238 14.4. Criando um novo Campo (colunas) ou Novo Registro (linhas) (linhas) .......................................................... ......................................................... 238 14.5. Excluindo um campo (coluna) ou registro (linha) (linha) .............................................................................. ............................................................................. 239 14.6. Criando ou Editando um Campo (coluna) com Fórmula ................................................................... 239 14.7. Nome das células células ................................................................................................................................ ............................................................................................................................ ... 240 14.8. Nome das Tabelas .................................................................... .............................................................................................................................. .......................................................... 240 14.9. Referenciando Campos de uma Tabela ......................................................... ............................................................................................. .................................... 241 15.
Formatação Condicional ............................................................ ....................................................................................................................... ........................................................... 242
15.1.
Formatando Textos Textos ...................................................................................................................... ..................................................................................................................... 243
15.2.
Editando as Regras Criadas Criadas ......................................................................................................... 245
15.3.
Está Entre ............................................................... ..................................................................................................................................... ...................................................................... 247
15.4.
Apagando as regras de formatação condicional ........................................................................ 248
15.5.
Formatando Números Números. ................................................................................................................. ................................................................................................................. 249
15.5.1.
Barras de Dados Dados ............................................................................................................ ...................................................................................................................... ........... 249
15.5.2.
Escalas de Cores ............................................................ ....................................................................................................................... ........................................................... 250
15.5.3.
Conjunto de Ícones Ícones ................................................................................................................... .................................................................................................................. 251
15.5.4.
Otimizando a opção “Conjunto de Ícones” ............................................................................. 254
15.6.
Formatação Condicional utilizando fórmulas (Avançado) (Avançado) ......................................................... 257
15.7.
Pintar a linha inteira na formatação condicional ....................................................................... 257
16.
Minigráficos ..................................................................... .......................................................................................................................................... ..................................................................... 261
17.
Proteção de Planilhas e Proteção de Arquivos............................................................ ..................................................................................... ......................... 262
17.1.
Proteção de Planilhas ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 262
17.2.
Protegendo a exibição de fórmulas ................................................................... ............................................................................................ ......................... 264
17.3.
Editando permissões ao proteger a planilha planilha .............................................................................. 265
17.4.
Proteção de Arquivos Arquivos ................................................................................................................... .................................................................................................................. 266
17.5.
Como retirar a senha de um arquivo .................................................................... .......................................................................................... ...................... 267
17.6.
Opções Gerais .................................................................... .............................................................................................................................. .......................................................... 267
18.
Comentários dentro das Células ........................................................... .......................................................................................................... ............................................... 268
19.
Inserir Formas.................................................................. ....................................................................................................................................... ..................................................................... 270
20.
Hyperlinks ............................................................ ............................................................................................................................... ................................................................................. .............. 272
21.
Ocultando a guia de planilhas .............................................................. .............................................................................................................. ................................................ 273
22.
SmartArt .............................................................. .................................................................................................................................... ................................................................................. ........... 274
23.
Auditoria de Fórmulas ............................................................... .......................................................................................................................... ........................................................... 276 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 9
23.1.
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Avaliar Fórmula ................................................................. ........................................................................................................................... .......................................................... 276
23.2.
Localizar Precedentes ................................................................... .................................................................................................................. ............................................... 277
23.3.
Localizar Dependentes Dependentes ................................................................................................................. ................................................................................................................ 278
23.4.
Janela de Inspeção Inspeção ............................................................................................................ ...................................................................................................................... ........... 278
23.5.
Mostrar Fórmulas: ............................................................ ....................................................................................................................... ........................................................... 279
24.
Tradução de Funções........................................... Funções.............................................................................................................. ................................................................................. .............. 281
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MÓDULO1:
EXCEL BÁSICO
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Bem vindo ao curso de Excel – Excel – do do Básico ao Avançado - Doutores do Excel Para acompanhar este curso, abra a planilha “0 “0 - Doutores do Excel - Básico – Básico – Vs Vs 2015” 2015”
1. Dicas Iniciais 1.1. Deslocamento entre as Planilhas O arquivo “0 – Doutores do Excel...” utilizado nesta parte do curso possui diversas planilhas que serão utilizadas durante o treinamento. Para se deslocar facilmente entre as planilhas: 1) Utilize as setinhas, localizadas no canto c anto inferior esquerdo:
Figura 1 - Deslocamento entre planilhas - Vs 2013
Dica: clique Dica: clique com o CTRL para se deslocar entre a primeira e última planilha
Figura 2 - Deslocamento entre planilhas - Vs 2007 e 2010
2) Você também pode clicar com o botão direito do direito do mouse em cima destas setinhas e uma lista de todas as planilhas surgirá, facilitando a busca e deslocamento entre as planilhas
3) Por fim, para se deslocar entre as planilhas através do teclado, utilize os atalhos “Ctrl “ Ctrl + PgDn” PgDn” ou “Ctrl+PgUp” Ctrl+PgUp”
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1.2. Minimizar / Maximizar faixa de opções Você pode, sem querer, minimizar a faixa de opções (guias). Com isso, os botões dentro das guias não ficarão disponíveis a um clique:
Isso acontece quando damos um duplo clique em cima do nome de uma guia! Para corrigir, basta dar um duplo clique em cima do nome de alguma guia:
Ou então, clique com o botão direito em cima de uma guia e desmarque a opção “Minimizar a Faixa de Opções”
2. Principais diferenças entre o Excel 2007 e as versões anteriores (XP, 2003 e 2000) A versão do Office 2007 trouxe diversas mudanças conceituais sobre a utilização dos softwares do pacote, principalmente em função da nova interface do usuário do “Microsoft Office Fluent”. Além da mudança visual, encontramos também na versão 2007 do Excel algumas fórmulas novas (muito interessantes) e diversas opções de formatações. Não está no escopo deste tópico o detalhamento de todas as modificações entre as versões do Excel, porém, é de extrema importância conhecer as principais alterações, uma vez que ainda existem no mercado muitos usuários e empresas que utilizam o Excel 2000, 2003 e XP. Assim, devemos tomar alguns cuidados na criação de planilhas com a versão 2007, pois algumas fórmulas e formatações somente serão possíveis de visualizar na versão 2007 (mesmo salvando a planilha no formato compatível com as outras versões).
2.1. A 2.1. A Faixa de Opções A mudança mais expressiva do Excel 2007 para as outras versões foi a criação da “Faixa de Opções”, que utiliza a nova interface do usuário do Microsoft Office Fluent:
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Esta nova “Faixa de Opções” foi otimizada pensando na agilidade no dia a dia. Concordamos porém que se trata de uma alteração expressiva, o que ainda deixa muitos usuários com dúvidas de onde encontrar as ferramentas, fórmulas etc. Realmente a mudança é grande, porém, após habituar-se à nova versão, você perceberá que realmente ficou mais fácil e rápido de trabalhar, pois o Office se tornou mais visual, com desenhos autoexplicativos, o que deixa muito mais intuitivo a escolha da ferramenta correta. A Microsoft disponibiliza um tópico em seu site sobre os “locais dos comandos do Excel 2003 no Excel 2007”. Para chegar até este tópico, procure no Google as palavras “alterações “ alterações Excel Excel 2007 e 2003”. O link direto deste tópico no site da Microsoft : http://www.microsoft.com/pt-br/download/details.aspx?id=14650 Dentre as diversas alterações realizadas, observa-se observa- se que na “Faixa de opções” o pções” temos diversas “abas” que são chamadas de “guias”.
As guias disponíveis são: Início (Vs 2007) ou Página Inicial (Vs 2010): A guia “Início” é a mais utilizada no Excel, pois é nela que encontramos um resumo das opções de formatação e algumas das principais ferramentas que utilizamos no dia a dia, como por exemplo o “Filtro” e a “classificação”.
Inserir: Nesta guia encontramos os “objetos” que podemos inserir em uma planilha, como por exemplo, Tabela Dinâmica, Imagem, Formas, SmartArt, todos os tipos de Gráficos, entre outros.
Layout da Página: Página: Esta é a guia que utilizamos para formatar a impressão das planilhas. Nela é possível alterar a margem do papel, orientação (retrato ou paisagem), Quantidade de páginas de largura e altura, etc.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Fórmulas: Fórmulas: Nesta guia está disponível a “biblioteca de fórmulas”, que organiza todas as fórmulas disponíveis no Excel. Além disso, um botão bastante importante nesta guia é o “Gerenciador de Nomes” que será bastante utilizado durante o curso.
Dados: Está disponível nesta guia algumas opções para tratar os dados, como “Validação de Dados” e “Remover Duplicadas”, além das opções para inserir dados de outras fontes, como do Access, Web, etc.
Revisão: Utilizada Revisão: Utilizada quando finalizamos uma planilha e precisamos proteger, corrigir erros de ortografia, etc.
Exibição: É Exibição: É uma das mais importantes guias. Traz funções que alteram a forma de visualizar a planilha.
Desenvolvedor: por Desenvolvedor: por padrão, não vem habilitada no Excel. Somente deve-se habilitar para trabalhar com VBA (linguagem de programação do Excel). Dentro de cada guia encontramos os “grupos”, que serve para facilitar a organização dos comandos. Por exemplo, na guia “Início” encontramos “Início” encontramos os grupos: “Área de Transferência”, “Fonte”, “Parágrafo”, “Estilo” e “Edição”.
2.2. Comparativos gerais entre as versões 2003 e atual A Capacidade de armazenamento de dados foi amplamente aumentada, conforme tabela abaixo.
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2.3. Novas formatações e cores A partir do Excel 2007, a quantidade de cores é ilimitada para formatação das células, ao contrário do Excel 2003 onde havia uma limitação de cores pré-definidas. Além das cores pré-definidas, agora é possível criar cores com a opção “Mais Cores”:
Surgiram novas formatações condicionais exclusivas, como por exemplo, a formatação “Conjunto de Ícones": Ícones ":
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2.4. Novas fórmulas O Excel 2007 trouxe fórmulas inéditas que, para o mercado de trabalho, são fórmulas essenciais, principalmente na criação de dashboards e formulários, como por exemplo as fórmulas “SOMASES” e “CONT.SES”. Todavia, caso seja criada uma planilha com essas fórmulas, as mesmas não serão passíveis de edição nas versões anteriores do Excel. Portanto, todas essas novas formatações e cores somente estarão disponíveis nas versões 2007 ou posteriores. Ao ser aberta nas versões anteriores do Excel (XP, 2003, etc.), cores e fórmulas estarão desconfiguradas.
3. Principais diferenças entre o Excel 2010 e 2007 3.1. A 3.1. A volta do botão “Arquivo” “Arquivo” A “Faixa de Opções”, introduzida pela primeira vez no Excel 2007, foi aprimorada na versão 2010 e possui algumas diferenças que estão listadas: A volta do “Arquivo “Arquivo”: ”: o botão “Arquivo”, que ficou amplamente divulgado nas versões anteriores à versão 2007 retorna a tona tona na versão 2010. Na versão 2007 este botão havia sido substituído pelo “Botão do Office”, mas na versão 2010, ele voltou a ser chamado de “Arquivo”, que ao receber o clique, ingressará no “MODO DE EXIBIÇÃO DO MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE”.
Figura 1.1.1: A volta do botão “Arquivo” Assim como nas versões antigas (2000,2003, XP), o botão “Arquivo” tem função para salvar a planilha, abrir uma planilha nova, imprimir, etc.
3.2. Edição aprimorada da “Faixa de Opções” Na versão 2007 era possível editar somente a “Barra de Ferramentas de Acesso Rápido”, destacada abaixo:
Figura 1.2.1: Edição da “Barra de Ferramentas de Acesso Rápido” na versão 2007 Na versão 2010 é possível inserir suas próprias guias ou guias ou grupos na faixa de opções, renomear ou alterar a ordem das guias ou grupos.
Figura 1.2: Personalização das Guias e Grupos (Novidade na versão 2010) Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 17
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3.3. Novos tipos de Formatações Condicionais Na versão 2007 a formatação condicional foi totalmente reformulada, surgindo ferramentas como “Barra de Dados”, “Escalas de Cores”, “Conjunto de Ícones”. Na versão 2010 essas ferramentas foram aprimoradas, sendo possível a criação de novos “Conjuntos de Ícones", e uma edição otimizada da barra de dados:
Figura 1.3.1:Otimização 1.3.1:Otimização da formatação condicional “Barra de dados”
Figura 1.3.2:Novos 1.3.2:Novos “Conjuntos de Ícones” da formatação condicional
3.4. Aprimoramento 3.4. Aprimoramento dos Filtros A ferramenta “Filtro” foi aprimorada, e agora há possibilidade de pesquisar as palavras dentro do filtro:
Figura 1.4.1:Possibilidade 1.4.1:Possibilidade de pesquisa nos Filtros
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3.5. Aprimoramento 3.5. Aprimoramento dos Gráficos Dinâmicos Os gráficos dinâmicos recebem os botões para escolha dos dados a serem exibidos diretamente no gráficos. Se preferir, os botões também podem ser ocultos:
3.6. Aprimoramento 3.6. Aprimoramento das edições edições de imagens O Office 2010 oferece um poderoso aprimoramento na edição e corte de imagens. Será possível cortar uma imagem de forma aprimorada com a ferramenta “Remover Plano de Fundo”:
Figura 1.6.1:Segmentação 1.6.1:Segmentação de dados. Uma novidade do Excel 2010
3.7. PowerPivotTable Uma das melhores e mais significativas significativas novidades do Excel 2010 é a ferramenta “PowerPivotTable”:
A PowerPivot é uma ferramenta de BI (Business Intelligence) dentro do Excel. Com a PowerPivot é possível a criação de relacionamentos entre tabelas de banco de dados distintos.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo OBS: A ferramenta PowerPivot é um suplemento do Excel 2010, portanto, não vem instalada com o Excel 2010. Para baixa-la, é preciso entrar no site da Microsoft: http://office.microsoft.com/pt-br/excel/baixar-opowerpivot-HA101959985.aspx
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4. Principais novidades entre as versões 2013 e 2010 4.1. Compartilhamento (SkyDrive) Acesse a Guia Arquivo/ Salvar Como e escolha a opção Skydrive. Será necessário ter conexão com a internet e também acessar sua conta de e-mail Microsoft, clicando no botão entrar.
Após inserir login e senha válidos (outlook.com) basta escolher a pasta em seu Skydrive na qual deseja salvar.
4.2. Pastas de Trabalho Simultâneas Nesta versão, cada pasta de trabalho é uma janela diferente, facilitando muito o manuseio de um conjunto de pastas, principalmente para quem trabalha com 2 monitores ao mesmo tempo.
4.3. Nova Planilha Para adicionar uma nova planilha ao seu arquivo, basta clicar no botão “+”. A nova planilha será adicionada sempre depois da planilha que estava previamente selecionada.
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4.4. Deslocamento entre planilhas (CTRL) Agora o Excel apresenta somente 2 “setinhas” (do lado esquerdo inferior) para o deslocamento de planilha. Para se deslocar para a primeira planilha ou para a última planilha, clique sobre estas setinhas com o CTRL selecionado.
4.5. Análise 4.5. Análise Rápida – QuickAnalysis QuickAnalysis Com este novo recurso do Microsoft Excel 2013 é possível analisarmos determinado conjunto de dados e gerarmos resultados, tabelas e gráficos de uma forma instantânea.
Podemos utilizar o recurso de análise rápida para gerar totais, médias, porcentuais, criarmos mini gráficos, tabelas dinâmicas e formatações condicionais. Para utilizar o recurso, selecione o intervalo de células desejado e clique no desenho que aparecerá no canto inferior direito. Ou então, clique com o direito do mouse na opção análise rápida. rápida.
4.6. Preenchimento Relâmpago – FlashFill FlashFill Este novo recurso é capaz de identificar a sequencia lógica que você deseja completar baseada em uma sequencia de dados. Veja a tabela abaixo:
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Precisamos dividir o endereço completo, em logradouro, endereço e número. Isto Seria uma tarefa demorada caso não existisse este novo recurso.Agora basta digitar a primeira palavra no formato que deseja ( no logradouro digitamos “AV.”) e assim por diante. Veja:
Agora selecione o dado digitado separadamente, um de cada vez e acesse a guia dados/preenchimento relâmpago:
Faça isso para os demais dados e note o resultado:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Dica: O Dica: O Preenchimento Relâmpago pode nem sempre começar a preencher seus dados. Ele funciona melhor quando seus dados têm alguma consistência. Por exemplo, todos os nomes têm iniciais de nomes do meio ou todos os endereços usam o mesmo tipo de código postal. Se os seus dados tiverem muitas inconsistências, você sempre poderá usar o recurso Texto para Colunas para dividir o texto em células diferentes ou usar as funções para dividir o texto.
4.7. Gráficos e Tabelas Recomendadas Agora fica mais fácil escolher e decidir qual tipo de tabela ou gráfico utilizar.Com as tabelas e gráficos recomendados você tem diversas dicas de qual melhor tabela ou gráfico combina com seus dados. Veja abaixo tabela que precisamos gerar um gráfico. Posicione o curso em alguma área da tabela e após isso acesse a guia Inserir / Gráficos Recomendados
Este recurso também pode ser usado para gerar tabelas dinâmicas recomendadas.
4.8. Efeito de Animação ao atualizar valores Ao receberem novos dados, os gráficos g ráficos recebem um efeito de animação!
Efeito de Animação Produto
Qtde
Mouse Teclado Computador
50 30 40
Título do Gráfico
Mo us e
Teclad o
Co mp mp utador
4.9. Inclusão de Elementos em um Gráfico Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 24
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Na versão 2013, tornou-se é mais rápido e simples a inclusão dos elementos do gráfico (Título, legenda, eixos, etc).Note que após a criação de uma novo gráfico dinâmico ou manual, surgem novos ícones:
4.10.
Linha do Tempo
Um ótimo recurso de analise de dados é a linha do tempo. Podemos gera-la em uma tabela dinâmica ou gráfico dinâmico ou através de um modelo de dados. Para a linha de o tempo funcionar, pelo menos um dos campos da tabela analisada deve ser no formato de data:
Linha do Tempo Data jun - out de 20 14
MESES
2014 JUN
JUL
Rótul ótulos os de Linha inha
4.11.
AG O
S ET
OUT
NOV
D EZ
Som Soma de Qtde Qtde
CEN TRO-OESTE N ORTE
220 516
Total Geral
736
Segmentação de Dados em uma Tabela
A segmentação de dados é um recurso extremamente importante que surgiu na versão 2010.
A ferramenta é capaz de filtrar dados de uma tabela muito facilmente. Acontece que somente era possível utilizar a ferramenta em uma tabela dinâmica. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 25
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Agora, na versão 2013 é possível adicionar a segmentação em uma “Tabela”: Segmentação de dados em uma Tabela Regiao
Data 01/01 01 /01/20 /2014 14
01/02 01 /02/20 /2014 14
CENTRO-OESTE
01/03 01 /03/20 /2014 14
01/04 01 /04/20 /2014 14
NORTE
01/05 01 /05/20 /2014 14
01/06 01 /06/20 /2014 14
SUL
01/07 01 /07/20 /2014 14
01/08 01 /08/20 /2014 14
Produtos
4.12.
Re giao
Qtde
Valor Unitário
Valor da ve nda
Data
dorfl e x
SUL
600
1,5
900 01/01/2014
Dorf l e x
SUL
420
3,5
1470 01/02/2014
Dorf l e x
SUL
220
3,5
770 01/03/2014
Dorf l e x
NO N ORTE
203
3,5
710,5 01/04/2014
Dorf l e x
NO N ORTE
203
3,5
710,5 01/05/2014
Dorf l e x
NO N ORTE
203
3,5
710,5 01/06/2014
Dorf l e x
NO N ORTE
203
3,5
710,5 01/07/2014
dorfl e x
NO NORTE
110
1,5
165 01/08/2014
Dorf l e x
CEN TRO-
110
1,5
165 01/09/2014
Dorf l e x
CE C EN TRO-
110
1,5
165 01/10/2014
Dorf l e x
CE C EN TRO-
110
1,5
165 01/11/2014
Dorf l e x
CE C EN TRO-
110
1,5
165 01/12/2014
Dorf l e x
CE C EN TRO-
110
1,5
165 01/01/2015
PowerPivot Nativo
Podemos chamar de “PowerPivot” de uma “super tabela dinâmica”. Esta funcionalidade foi disponibilizada na versão 2010 e aprimorada na versão 2013. Na versão 2010, era necessário baixar um pacote de atualização para disponibilizar a ferramenta. Na versão 2013, não é necessário instalar nenhum tipo de atualização ou complemento. Funcionalidade: em resumo, a PowerPivot consegue unir informações i nformações de diversas tabelas, quando for possível criar relacionamentos entre as tabelas. tabelas . Uma tabela dinâmica dinâmica é gerada cruzando cruzando informações de diversas tabelas.
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PowerPivot TbCadastroProd CódProd Descrição 1 2 3 4 5
Valor unitário
Mouse Te clado Computador Moni tor Caneta
10 15 20 30 40
TbCadastroVendas CódProd Data da Venda 1 1 2 3 4 1
01/09/2014 02/09/2014 03/09/2014 04/09/2014 05/09/2014 27/09/2014
Qtde 1 40 2 25 4 50
Tabela dinâmica com campos relacionados (PowerPivot) Desc escriçã ição Soma oma de Qt Qtde Ven Vend dida ida Computador Moni tor Mouse Tecl ado
25 4 91 2
Total Geral
4.13.
122
PowerView
A ferramenta PowerView foi incrementada a versão 2013. Ela funcionada como um espaço para criar apresentações de gráficos, tabelas e tabelas dinâmicas, com algumas novas funcionalidades, como filtros dinâmicos.
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5. Criar nova / Salvar planilhas 5.1. Criar arquivo em Branco Na versão 2013: Clique sobre o botão “Arquivo” em seguida em “Novo”
Na versão 2010: Para criar criar uma nova planilha no Excel 2010 você deve acessar a guia “Arquivo”, onde surgirá o modo de exibição “Backstage”:
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Na vs 2007: 2007: Para criar uma nova planilha no Excel 2007 200 7 você deve acessar o botão do Office, clicar em “Novo “ Novo”. ”.
Para criar um novo documento em branco, na seção “Em “Em branco e recentes”, recentes”, selecione a opção “Pasta de trabalho em Branco”. Branco” . Em seguida, clique em “Criar “ Criar”” e uma nova planilha em branco será criada.
5.2. Criar um modelo do “Microsoft Office Online” A seção “Microsoft Office Online” é uma novidade! Com ela você consegue criar novas planilhas a partir de modelos prontos! Estes modelos ficam armazenados no site do Office.com, sendo todos modelos de confiança. Para funcionar, você precisa estar conectado à internet. Nesta seção, existem modelos prontos de agendas, agendas, cronogramas, cronogramas, calendários, calendários, e outros. outros. Ou seja, se você quiser montar um novo calendário no Excel, não precisa começar do zero. Pegue um modelo pronto. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 29
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Vs 2013:
Vs 2010:
Vs 2007:
Um dos muitos modelos interessantes está na seção “Calendários “Calendários”” >> “Calendário “Calendário de Vários anos” anos ”. Clique em baixar e o calendário será transferido da internet para seu Excel: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 30
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Em seguida, a planilha será aberta:
5.3. Salvando um arquivo (Pasta de Trabalho) Para salvar seu arquivo pela primeira vez, clique em “Salvar” na “Salvar” na primeira barra superior (Barra de ferramentas de acesso rápido):
Na versão 2013, 2013, ao clicar em salvar, você será direcionado para a tela “Salvar Como”, onde deve selecionar o local a ser salvo.
Será possível escolher uma pasta no SkyDrive (serviço de nuvem da Microsoft). Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 31
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Para salvar a planilha no computador, clique em “Computador”, e escolha entre as pastas recentemente utilizadas ou então clique no botão “PROCURAR”
Nas versões 2010 e 2007, ao clicar em salvar, surgirá uma tela onde você irá nomear o arquivo e escolher a extensão do mesmo:
5.4. A 5.4. A opção “Salvar Como” Como” Utilizamos a opção “Salvar Como” quando precisamos, principalmente, criar uma cópia do arquivo que já está aberto. Nesta opção é possível selecionar diversos tipos de arquivos ao clicar sobre o botão “tipo”: “tipo” : Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 32
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As opções mais importantes em “Salvar como” são: Pasta de trabalho do Excel: Salva os arquivos no padrão do Excel 2007, com extensão “. xlsx “. Os arquivos salvos neste modelo somente poderão ser abertos nas versões anteriores do Excel (2000, XP e 2003) se o usuário instalar um pacote de compartilhamento que a Microsoft disponibiliza. •
Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel: Salva arquivos que contém macros (programação em VBA) com a extensão “xlsm”. A Microsoft separou arquivos com macros e sem macros pensando em fornecer mais segurança aos usuários. Dessa forma, ao abrir um arquivo habilitado para macros o usuário já sabe que o arquivo contém uma programação. A preocupação da Microsoft é relevante, uma vez que através de programação é possível realizar diversos procedimentos automatizados que podem comprometer a segurança do computador. O que é uma macro: macro : uma “macro” nada mais é do que um código de programação gerado o através de uma gravação de cliques dados no programa. Todos os programas programas do do Office (Word, Excel, PowerPoint, Access) possibilitam a gravação macros. •
o
Para gravar uma macro, basta colocar para gravar, sair clicando nas opções desejadas e parar de gravar. No início da gravação, você irá atribuir um atalho no teclado para esta macro, e após digitar o atalho, todo os cliques gravados serão repetidos. Se você nunca gravou uma macro, siga os procedimentos abaixo para entendemos o que é uma macro: Na planilha de suporte deste curso, clique na aba “2 Salvar e Enviar” 1) Clique na guia “Exibição “Exibição”” 2) Clique sobre “Macros “ Macros”” e escolha “Gravar “Gravar macro” macro”
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3) Na tela que surgir, no campo “Nome da macro” digite ”Pintar” Pintar” 4) No campo “Tecla “Tecla de atalho”, atalho”, pressione “Shift “Shift”” e digite “A” (Perceba que o atalho para “buscar” essa macro será: “Ctrl “Ctrl + Shift + A”) A ”)
5) Clique em “OK” e a macro começará a ser salva. 6) ATENÇÃO: NÃO CLIQUE EM NENHUMA CÉLULA DURANTE A GRAÇÃO DA MACRO, APENAS SIGA O PROCEDIMENTO ABAIXO 7) Na célula que já estiver selecionada, clique no botão “Preenchimento” para preencher a célula de cor AMARELO:
8) Clique no botão “Negrito” 9) Clique na botão “Cor da Fonte” e selecione “Vermelho” 10) Pronto! Agora vamos parar a gravação. Na mesma aba “Exibição “ Exibição”, ”, selecione “Macro” e em seguida “ Parar Gravação”:
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11) Para “rodar” a sua macro, digite o atalho “Ctrl + Shift + A” e veja que o mesmo passo a passo será repetido, ou seja, o excel pintará a célula que estiver selecionada de amarelo, formatará a fonte para negrito e vermelho:
12) Agora o seu arquivo contém uma macro e somente poderá ser salvo como tipo: “Pasta de trabalho habilitada para macro”
Pasta de Trabalho do Excel 97-2003: 97-2003: nesta opção, é possível salvar arquivos compatíveis com as versões anteriores do Excel. Porém, conforme descrito nos itens anteriores, existem fórmulas que foram disponibilizadas somente a partir da versão 2007. Assim, ao salvar arquivos compatíveis com versões anteriores, essas novas fórmulas não estarão disponíveis nas versões anteriores, assim como novas formatações e cores. •
Com relação às “extensões”, o Excel recebe a extensão “xls”. A “xls”. A novidade do Office 2007 e 2010 é a letra “x” no final. Portanto, se a planilha for salva na opção “Pasta de trabalho do Excel” receberá no final da sua extensão o “x”, ficando “.xlsx”, assim como no Word, onde a extensão agora é “docx”: “docx” :
Excel Versões anteriores Office 2007 e 2010 Office 2007 - Habilitada pra macro
Word PowerPoint
xls
doc
ppt
xlsx
docx
pptx
xlsm
docm
pptm
5.5. Criar Documento PDF e XPS A partir da versão 2007 a Microsoft disponibilizou a possibilidade de salvar arquivos em PDF ou XPS através dos programas do Office.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Arquivos PDF são amplamente utilizados no ambiente corporativo, uma vez que permitem criar uma “impressão” digital. Ou seja, é uma forma enviar uma visão do arquivo, como se fosse uma impressão no papel, porém, visualizado diretamente no computador. Os arquivos em PDF ou XPS não permitem a edição dos dados, somente a visualização (uma vez que imita uma impressão). A diferença entre PDF e XPS é que o primeiro é uma marca da empresa “Adobe” e o XPS é uma marca da Microsoft. É necessário ter instalado no computador um “leitor” de arquivos arqui vos PDF, sendo que um dos mais famosos e gratuitos é o “Adobe Reader”. Já, a visualizaçã o dos arquivos XPS (marca Microsoft) é realizada diretamente no Internet Explorer. Para criar um arquivo, arquivo, você pode escolher a opção “PDF” dentre os tipos de arquivos possível p ossível dentro da opção “Salvar Como”, ou então: Vs 2013: Arquivo >> Exportar >> Criar Documento PDF/XPS
Vs 2010: Arquivo >> Salvar e Enviar >> Criar Documento PDF/XPS
Vs 2007: Opção salvar em está no próprio botão do Office, dentro do “Salvar Como”: Como” : Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 36
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Se esta opção não estiver habilitada, será necessário instalar um suplemento da Microsoft, disponível em http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=pt-br&FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6b059-a2e79ed87041 Para encontrar este link no Google, digite: “pdf “ pdf office 2007” 2007”
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6. Conceito de Linhas, Colunas e Células As linhas são identificadas por números no canto esquerdo da planilha , as colunas pelas letras do alfabeto de A à Z e combinações de letras como AB e AC na parte de cima da planilha. O cruzamento entre uma coluna e uma linha corresponde a uma célula, a qual se pode inserir e armazenar dados.
No exemplo acima, a fusão da coluna B com a linha 2 caracteriza a célula B2, e assim sucessivamente.
7. Selecionando Células, Colunas, Linhas Para aprender a selecionar colunas e linhas é essencial que você saiba quando uma célula está ativa. No tópico anterior vimos que a célula corresponde a um quadradinho da planilha. Quando suas bordas estiverem em negrito significa que a célula está selecionada. Você consegue selecionar quantas células quiser arrastando o cursor no Excel. No Excel, o conceito de “Arrastar” e “Selecionar” são coisas bem diferentes. Quando estamos falando de “selecionar”, você deverá clicar “no “no meio” da célula para depois arrastar o mouse:
Observe que neste caso, como estamos selecionando o ponteiro do mouse é uma cruz “cheia”. Porém, quando quando falamos exclusivamente de “Arrastar “ Arrastar”” é quando clicamos no canto c anto inferior direito da célula e o ponteiro do mouse fica diferente:
O conceito de “Arrastar” é bem mais completo do que o de selecionar. Este conceito será explorado nos próximos tópicos. Uma das grandes diferenças é a possibilidade de criar listas: por exemplo, nas células H11 e H12 da planilha “Selecionando “ Selecionando Células”, arraste o mês de Fevereiro e veja o resultado:
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Segue agora opções para seleção de seleção de colunas e linhas. A primeira opção é a seleção de qualquer quantidade de linhas e colunas apenas arrastando o cursor sobre as células da planilha:
Com o auxílio da tecla “Ctrl “ Ctrl”” do teclado e do mouse, é possível selecionar várias células ao mesmo tempo!
Tecla Ctrl: Ctrl: Seleciona um intervalo de células
Seleção de células intervalores com o “Ctrl”
Ao selecionar diversas células, podemos, por exemplo, alterar a cor de preenchimento de todas as células selecionadas ao mesmo tempo:
Há também possibilidade de selecionar LINHAS E COLUNAS INTEIRAS e com o auxílio do teclado, ao apertar a tecla “Ctrl “Ctrl”” e clicar sobre outras colunas conseguiremos selecionar diversas colunas (ou linhas) ao mesmo tempo. ATENÇÃO: Clique primeiro na LETRA DA COLUNA ou no NÚMERO DA LINHA antes de apertar o CTRL:
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Com as três linhas selecionadas (28, 30 e 32), caso seja alterada a cor de preenchimento de qualquer uma delas, todas receberão a mesma cor:
Selecione agora as colunas B, D e G com o auxílio do ctrl.
Com as três colunas selecionadas, deixe o mouse sobre as colunas “D" “D" e "E” "E” para conseguir alterar a largura da coluna “D “D” conforme segue:
Veja que após alterar a largura da coluna “D “ D”, as outras duas colunas (“B (“B” e “G”) também tiveram suas larguras alteradas:
Também é possível selecionar células com o Shift apertado. Veja a diferença:
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1) Selecione a coluna “A” 2) Deixe a tecla Shift acionada 3) Clique na coluna “E”: “E” : Observe que todas as colunas entre "A" e "E" serão selecionadas!
1) Selecione a coluna “A” 2) Deixe a tecla “Ctrl” acionada “Ctrl” acionada 3) Clique na coluna “E”: “E”: Observe que somente serão selecionas as colunas “A” e “E”!
8. Deslocando-se sobre células e planilhas Ao decorrer desta apostila, especificamente no item 27, você encontrará diversos atalhos no teclado para realizar as ações mais importantes no Excel. Os atalhos são de grande valia pois, permitem principalmente a otimização do trabalho. Alguns desses atalhos serão explicitados neste item por uma questão meramente didática. O primeiro deles possibilita o deslocamento sobre as células. Em uma planilha em branco, escreva na célula “B2 “ B2”” o nome “João” e na célula “G2 “ G2”” o nome “Maria”:
Agora, para se deslocar entre essas células, estando na célula “G2” aparte “Ct “ Ctrl” rl” +
(seta para esquerda):
Veja que você será direcionado direto para a célula “B2 “ B2”. ”. Portanto, estando na célula “B2 “ B2”, ”, aperte “Ctrl” + (seta para direita):
Ou seja, com o auxílio da tecla “Ctrl” e com as setas do teclado, você consegue se mover sobre sob re as células que contém valores, ou então para extremidades de um conjunto de células que estão preenchidas, tal como na tabela abaixo:
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Estando na célula “D2”, ao apertar “Ctrl” + seta para baixo, baixo , você será direcionado direto para o “fim” desta tabela, que será no “Computador”:
Por fim, no mesmo exemplo da tabela acima, caso não haja nenhuma célula preenchida até o fim da planilha inteira, ao apertar novamente “Ctrl “ Ctrl”” + seta para baixo, baixo, você será direcionado para a última linha da planilha:
Faça o teste teste com o “Ctrl” e com as demais setas do teclado. Outros dois atalhos bem interessantes são: • •
Ctrl + Page Up: Up: Vai para a planilha anterior Ctrl + Page Down: Down : Vai para a próxima planilha
Com esses dois atalhos conseguimos nos deslocar pela planilha com extrema rapidez e facilidade. Além desses, temos ainda outros dois atalhos que possibilitam o deslocamento, quais sejam: • • • • •
Home: Home: volta para a primeira coluna Ctrl + Home: Home: volta para célula “A1” Shift + Espaço: Espaço: seleciona linha inteira CTRL + Espaço: Espaço: seleciona coluna inteira CTRL + Shift + Espaço ou CTRL ou CTRL + T: T: Seleciona as células de um intervalo próximo.
9. “Caixa de Nome” e “Barra de Fórmulas” Conforme mencionado, o Excel foi criado sob linhas e colunas. As colunas recebem nomenclatura de letras e as linhas de números. Assim, cada célula tem um endereço específico, endereço específico, que é representado pela letra da coluna e o número da linha. No exemplo abaixo, estamos na célula C1, C1, ou seja, coluna C e linha 1. Podemos observar em qual célula estamos através da “Caixa de Nome”: a) Caixa de nome
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Na “Caixa de nome” é exibido o endereço da célula. Através dela podemos ir para uma célula específica digitando o seu “endereço”. “endereço” . Por exemplo, se quiser ir para a célula “B2”, “ B2”, basta digitar “B2” na caixa de nome e apertar “enter”:
A “caixa de nome” recebe esta descrição não por acaso, eis que é possível dar nomes específicos às células através dela. Imagine que você queira chamar a célula B3 de “total”. Para “total”. Para isso, basta ir até a célula B3 e digitar na “caixa de nome” a palavra “total”: 1) Ir para célula B3
2) Digitar “total” na caixa de nome
Após apertar “enter” o “enter” o nome “total” será “total” será conferido à célula B3. Agora, você poderá usar este nome em fórmulas e também para se deslocar entre as células. Após nomear uma célula, será possível se deslocar entre as células utilizando as opções dentro da caixa de nomes. Por exemplo, clique em qualquer célula:
Selecione a opção “Total” dentro da setinha que fica na caixa de nome:
Veja que você voltará para a célula “total”. “total”. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 43
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Esse deslocamento também funciona se você estiver em outras planilhas do mesmo arquivo. Clique na planilha “Deslocando“Deslocando-se” se” e clique em qualquer célula:
Selecione a opção “Total” dentro da setinha que fica na caixa de nome
Perceba que que você voltará para a célula “total” da “6 Caixa de Nome”. Nome”.
OBS: a referência B3 nunca é perdida, porém, foi adicionado um nome a esta referência. Gerenciador de Nomes Para excluir um nome ou editá-lo, editá-lo, acesse a guia “Fórmulas” e a opção “Gerenciador “ Gerenciador de Nomes”: Nomes”:
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b) Barra de Fórmulas
Em uma célula, podemos escrever um texto, inserir um número ou digitar uma fórmula.
No exemplo acima, o número 110 foi inserido diretamente na célula A1. Observe que este número aparece na planilha e também na “barra de fórmula”. Não há nenhuma fórmula neste número, visto que o que está escrito na “barra de fórmulas” é exatamente o texto que está escrito na planilha. Veja a diferença agora:
Observe que o que está “escrito” na planilha é diferente do que está escrito na “barra de fórmulas”. Ou seja, na planilha sempre veremos o resultado de uma fórmula, enquanto que na “barra de fórmulas” veremos fórmulas” veremos a fórmula que compõe o resultado. Após digitar a fórmula e apertar “enter”, você visualizará na planilha o resultado da operação matemática e, na barra de fórmulas, o conteúdo da fórmula:
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Observe que é possível editar a fórmula na “barra de fórmulas” ou diretamente na planilha. Para isso, dê um duplo clique com o mouse sobre a célula que pretende editar, ou aperte a tecla “ F2” do teclado sobre a célula que deseja editar:
10.Importância 10. Importância do ESC O botão ESC deve ser utilizado sempre para desfazer uma digitação, sem a necessidade de utilizar o atalho CTRL + Z (desfazer) ou a seta “desfazer” . Na planilha “Importância do ESC” na célula destacada há uma fórmula: 5+5. Nesta mesma célula, escreva a palavra “Excel” e antes de apertar “Enter” aperte “ESC “ ESC”. ”. Sua ação será cancelada!
11.Introdução 11. Introdução ao Igual (=) O botão igual deverá ser inserido sempre no início de qualquer operação matemática ou fórmulas do Excel. Com ele, você conseguirá fazer: • • •
Uma conta ou expressão matemática como “5+5”; Criar vínculos entre células, nomes, planilhas e arquivos; Escrever uma fórmula.
Vamos explorar essas três possibilidades.
11.1.
Criar uma conta ou expressão matemática:
Ao apertar o sinal de “=” em uma célula, basta digitar “5+5” após o sinal:
Ao apertar “enter”, o “enter”, o resultado da sua conta já aparecerá:
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11.2.
Utilizar as fórmulas do Excel
Inserindo o sinal de “=” em uma célula também é possível utilizar as fórmulas do Excel que serão exploradas em tópicos próprios.
11.3.
Criar vínculo entre Células, Nomes, Planilhas e Arquivos
Com o sinal de igual ig ual (=) também é possível criar vínculos entre células e fazer contas, fórmulas e expressões matemáticas utilizando essas células. a) Vínculo entre Células Para criar vínculos entre células, células, basta inserir igual (=) e em seguida clicar em qualquer célula. Por exemplo, na planilha “Introdução ao (=)” na célula C32 digite C32 digite “=B30. Ao realizar este procedimento, tudo o que você escrever na célula C32 será refletido na célula B30. Veja o exemplo:
OBS: Ao apertar o “=” e em seguida as setas do teclado, teclado, você consegue também selecionar células. O uso do sinal de igual serve também para realizar operações matemáticas entre as células. Por exemplo, na célula B41 digite “=” e faça a soma entra as células B40 e B39. Ao apertar “enter” o resu ltado da soma aparecerá:
b)
Vínculo entre Planilhas
Para criar vínculos entre planilhas, planilhas , basta inserir igual (=) e em seguida clicar em qualquer célula da planilha desejada. 1) Na planilha “Introdução ao Igual (=)” na célula C42 digite igual (=)
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 2) Vá para a planilha “Vinculo”, clique na célula C9 e aperte e aperte “enter” enter”.
Pronto! O vínculo entre as planilhas foi estabelecido. Ao alterar o texto da célula C9 da planilha “Vinculo” o mesmo texto estará também na planilha de origem. c) Vínculo entre Arquivos Para criar vínculos entre arquivos repita arquivos repita a mesma ação usada no vinculo entre planilhas. Veja o exemplo entre o arquivo do curso com o arquivo “LARANJA”: LARANJA”: No arquivo “0 “0 – Doutores – Doutores do Excel - Básico”, na planilha “Vínculo”, “Vínculo”, insira na célula “C14” o sinal de igual (=) e em seguida selecione a célula A2 da planilha “Plan1” do arquivo “LARANJA “LARANJA”” e aperte “enter” enter”.
Veja que na barra de fórmulas irá aparecer o nome do arquivo “LARANJA “ LARANJA”, ”, o nome da Planilha “Plan1” e também o nome da célula “A2” que “A2” que você está vinculando. d) Vínculo entre Nomes Vimos nos tópicos anteriores que é possível criar nomes para as células utilizando a “Caixa de Nomes”. E agora vamos aprender a criar vínculos entre esses nomes. Na planilha “Vinculo Nomes”, Nomes”, a tabela abaixo apresenta a quantidade vendida dos produtos no primeiro trimestre:
Vamos criar três nomes: “total_celular “total_celular”, ”, “total_tv” total_tv” e “total_dvd” total_dvd” para as células que possuem essas informações, ou seja, “B6”, “C6” e “D6” respectivamente: Atenção! Um nome não pode ser c riado com “espaços” . Por esse motivo foi utilizado o “underline” (_) para separar as palavras:
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OBS: Todos os nomes criados ficam armazenados no “Gerenciador “Gerenciador de Nomes” Nomes ” dentro da guia “Fórmulas”:
Agora, vamos criar uma tabela que irá conter somente as informações dessas células totalizadoras:
Ao digitar “=” e escrever “total” você já conseguirá visualizar os nomes criados! Dica: Dica: Para selecionar um nome que já surgiu na célula que você está digitando basta dar um duplo clique com clique com o mouse ou simplesmente selecionar com as setas do teclado e em seguida apertar “tab “ tab””. Insira respectivamente nas células “B10”, “C10” e “D10” os nomes das células totalizadores:
Observe que na barra de fórmulas aparecerá fórmulas aparecerá o nome da célula que está fornecendo a informação. Por fim, na célula “C12” “ C12” some em uma célula somente as informações dos totais celular, tv e DVD:
Em suma, ao iniciar o texto em uma célula em Excel com o sinal de“=” você entrará no mundo da lógica, contas e mágicas do Excel! Se prepare, pois sua vida começará a mudar a partir deste tópico!
12.Operações 12. Operações Básicas (Soma, Subtração, Divisão, Multiplicação) Para realizar contas utilizamos os sinais de: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 49
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Soma (+)
•
Subtração (-)
•
Divisão (/)
•
Multiplicação (*).
12.1.
A importância dos Parênteses Parênteses
No Excel é possível inserir uma expressão matemática completa na barra de fórmulas. Para isso, a utilização dos parênteses se torna fundamental, uma vez que o Excel utiliza da lógica da matemática para realizar as operações. Assim, pela lógica da matemática, o Excel primeiro realizará as multiplicações e as divisões, em seguida as somas e subtrações:
Vamos descobrir como inserir corretamente no Excel a seguinte operação matemática:
6+6 1+
3
∗4
Resolvendo antes no “papel”, seguindo a lógica matemática, m atemática, devemos primeiro resolver o que está es tá na fração, em seguida fazer a multiplicação e por fim, somar 1 ao resultado. Dessa forma, somaremos 6+6 ( dividendo) dividendo ) e dividiremos por 3 (divisor (divisor), ), que será 4. Depois, multiplicaremos o resultado por 4, que dará 16 e, por fim, somaremos 1, resultando em 17. Todavia, se for inserido no Excel seguinte expressão: 1+6+6/3*4, chegaremos ao resultado 15, pois o Excel seguirá a lógica matemática e primeiro fará as multiplicações multi plicações e as divisões: o Excel primeiro dividirá o 6/3, 6/3 , que dá 2, multiplicará por 4, que dá 8, para em seguida somar a esse resultado 6 + 1, chegando ao resultado 15. Visando a correta solução da referida expressão matemática, precisamos priorizar as priorizar as contas no Excel. Temos que a expressão correta a ser inserida é: =1+(6+6)/3*4
Com isso, informamos que deve ser feito primeiro a soma dos 6, para em seguida continuar a realizar as contas na lógica matemática. Faça agora mais uma conta no excel:
13.Fórmula 13. Fórmula SOMA (SUM) O que você faria se precisasse somar TODOS TODOS os os dados que estão nas colunas "A" e "E" da seguinte tabela?
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13.1.
Barra de Status
Uma forma muito rápida e prática para saber a soma de algumas células, ou até mesmo, qual o maior valor selecionado, a média ou até mesmo, o menor valor selecionado, utilize a barra de status:
Para inserir todas as informações possíveis na barra de status, clique com o botão direito do mouse em cima da barra e selecione as o opções pções que deseja visualizar:
A maioria das pessoas que estão aprendendo a trabalhar com planilhas e fórmulas do Excel somariam um a um (=A2+B2+C2+D2+E2). Imagine agora que você tenha que realizar uma conta que envolve mais de 100 células? Calma, não precisa se desesperar. É para isso que as fórmulas servem, para suprir o trabalho dobrado do brado e economizar tempo. Na célula “E3”: 1) inserira o sinal de igual (=); 2) escreva o texto SOMA ( SUM); 3) abra o parênteses; 4) selecione com o cursor as células a serem somadas; 5) feche o parênteses; 6) Aperte “Enter”. Observe que o resultado aparecerá na célula cuja soma foi realizada:
=SOMA(A2:E2): Indica que está sendo somado o intervalo das células A2 até E2. até E2. Observação: sinal muito importante dentro das fórmulas executadas é o sinal de dois pontos (:) que carrega o significado de “até “até”. ”. Se Se escrevermos “A2:E2” A2:E2” significa dizer que estamos referenciando as células A2 até E2. até E2. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 51
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A fórmula de SOMA possibilita, também, somar diversos grupos de células, bastando apertar ponto e vírgula para separar os grupos (intervalos) de células:
Atenção: para separar o grupo de somas a pontuação de ponto e vírgula (;) deve ser utilizada sempre, pois ele possibilita a separação dos elementos necessários de cada fórmula. Neste exemplo dado, o sinal de ponto e vírgula (;) é utilizado para separar os possíveis grupos que você deseja somar ao mesmo tempo.
13.2.
Somando dados de outros arquivos:
Como observamos nos tópicos anteriores é possível criar vínculo entre os arquivos do Excel. Para exemplificar, vamos somar os valores que estão no arquivo “LARANJA” nas células “D2” até “D13” referente aos meses:
Inicie a fórmula na célula “C19” da planilha “Fórmula SOMA”:
Basta apertar “=”, escrever a fórmula soma e clicar no intervalo do outro arquivo:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Somando dados de um intervalo nomeado Também é possível somar dados de um intervalo nomeado. Para isso, vamos criar um intervalo “Pri_trimestre” Pri_trimestre” que representa as células “B10” até “D10” da planilha “Vínculo “ Vínculo Nomes”: Nomes”:
Com o intervalo criado, na célula “B22” da planilha “Fórmula SOMA”, vamos criar somar todo o intervalo, bastando escrever a fórmula soma e o intervalo a ser somado:
14.Botão 14. Botão Autosoma O Botão da Autosoma possui o símbolo (SOMA) como referência na Barra de Ferramentas. A funcionalidade é a mesma da fórmula de SOMA apresentada acima, no entanto, aplica automaticamente a fórmula de Adição [=SOMA(A1:A3)]. OBS: O botão autosoma está disponível na guia “Fórmulas” ou na guia “Página “ Página Inicial”: Inicial”:
Ao clicar nesta opção, a fórmula SOMA é aplicada automaticamente:
Atalho no teclado para autosoma: “Alt +=” A diferença principal entre as duas formas (Fórmula x Botão auto-soma) é que, escrevendo diretamente a fórmula você poderá incluir mais intervalos. Por exemplo, imagine que você queira somar dois intervalos de Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 53
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo valores: somar o que está nas células c élulas A1 até A5 e o que está na célula B1 até a B5. Escrevendo diretamente a fórmula, basta inserir =SOMA(A1:A5;B1:B5). Observe que para separar os intervalos foi utilizado o sinal de ponto e vírgula. Através do botão “autosoma” seria impossível conseguir fazer a mesma conta automaticamente. automaticamente. Ao clicar na seta ao lado do botão autosoma, observe que uma lista de fórmulas é exibida:
Portanto, é possível selecionar outras fórmulas, como Média, Máximo, Mínimo, etc.
15.Formatação 15. Formatação de Células Na guia “Início” (“Página Inicial” Vs. 2010) do 2010) do Excel estão estão as funcionalidades mais utilizadas pelos usuários. É lá que encontramos um resumo das resumo das formatações:
Todas os detalhes sobre formatações encontram-se na tela “Formatar “Formatar Células”: Células”:
Você pode acessar esta tela de diversas formas. As mais utilizadas: 1) Clicar com o botão direito do mouse e selecionar “Formatar células”: células”: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 54
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2) Clicar nas “setinhas” disponibilizadas nos grupos “Fonte”, “Alinhamento”, etc na guia “Inicio”:
3) Utilizar o atalho CTRL + 1 (alfanumérico):
15.1.
Bordas
Para facilitar a divisão de colunas e linhas na tabela você deve selecionar todos os campos que deseja configurar e clicar em (Bordas). O comando abre uma coluna em que são apresentadas diversas bordas e algumas configurações extras como cores co res e desenhos. Para aplicar as bordas, deve-se primeiro selecionar a tabela / células que serão formatadas. Geralmente, aplica-se primeiro a opção “todas “todas as bordas” bordas”
E seguida, a opção “Borda “Borda superior espessa”: espessa ”:
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Para conseguir criar bordas estilizadas, coloridas e pontilhadas, a melhor opção é acessar a tela “Formatar Células” (Ctrl + 1) e clicar na guia “Bordas “ Bordas”” Nesta tela, você consegue editar o tipo da borda, inclusive, alterar a cor de uma borda. Por exemplo, para inserir bordas pontilhadas e vermelhas em uma célula: 1) 2) 3)
Selecione a borda pontilhada Selecione a cor Clique em “Contorno”
Ou seja, primeiro você seleciona o tipo da borda e a cor e, em seguida, informa em qual local da célula deseja inserir estas bordas
15.2.
Alturas e larguras de Linhas e Colunas
Para alterar a largura de uma coluna, basta deixar o ponteiro do mouse entre uma coluna e outra, e o cursor irá assumir o formato para alterar a largura:
Para alterar a altura de uma linha, siga o mesmo procedimento. Deixe o cursor entre uma linha e outra: Muitas vezes, ao digitarmos um texto no Excel, percebemos que ele está ultrapassando a largura da célula:
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A primeira opção que temos para resolver este problema é alterar o tamanho da largura da coluna: DICA: DICA: para alterar automaticamente o tamanho da largura da coluna ou o tamanho da altura da linha, dê um duplo clique entre clique entre as colunas que deseja alterar. Neste caso, o duplo clique deve clique deve ser dado entre a coluna “B” e “C”:
Essa é a forma mais rápida para fazer com que um texto não ultrapasse o limite da célula. Porém, muitas vezes, não podemos mexer na largura da coluna, pois essa alteração pode prejudicar, por exemplo, a área de impressão da planilha. Assim, existem mais duas ferramentas que otimizam este processo, que são: • •
a)
“Quebrar Texto automaticamente” automaticamente” “Reduzir para Caber”. Caber ”. Quebrar Texto Automaticamente
Com essa funcionalidade, o Excel irá quebrar as linhas do texto automaticamente, de acordo com a largura da coluna. Essa funcionalidade está disponível direto na barra de ferramentas:
Ou também na tela “Formatar Células”, na aba “Alinhamento”:
Após selecionar esta funcionalidade, o texto da célula será quebrado, conforme a largura da coluna: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 57
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OBS: A altura da linha é alterada para que o texto caiba no espaço. b)
Reduzir para caber:
Com essa funcionalidade, o Excel irá diminuir o tamanho da fonte automaticamente, fazendo com o texto não ultrapasse o limite da largura da célula. Esta funcionalidade somente se encontra disponível na tela “Formatar Célula” (Ctrl Célula” (Ctrl + 1). OBS: A seleção entre “Quebrar Texto Automaticamente” Automaticamente” e “Reduzir para caber” são incompatíveis. Ou seja, somente é possível selecionar uma ou outra: ou outra:
Após clicar em OK, observe o bserve que o texto foi reduzido para que o mesmo se encaixe sobre o tamanho da largura da célula:
DICA: Usando o atalho “ALT “ALT + ENTER” ENTER” é possível realizar a quebra de texto manualmente durante manualmente durante a escrita:
Utilize o “Alt+Enter” se precisar inserir “itens” dentro das células, por exemplo: 1) Blá Blá Blá... (Alt+Enter (Alt+Enter)) 2) Blá, Blá, Blá...
15.3. Mesclar / Retirar mesclas Para mesclar a linha de uma tabela, deve-se selecionar as células a serem mescladas e clicar no botão (Mesclar) da Barra de Ferramentas F erramentas e selecionar a forma em que deseja mescla-las.
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Se você deseja retirar a mescla basta clicar no mesmo botão e desfazer a mesclagem de células. Mesclar através Quando precisamos mesclar várias células que são independentes, podemos utilizar a opção “mesclar através”, disponível dentro do botão “mesclar e centralizar”:
Esta opção irá mesclar todas as células ao mesmo tempo!
15.4.
Cores
As cores facilitam e muito a organização dos dados de uma planilha. Você pode altera a cor do seu texto e alterar também a cor de preenchimento da célula de selecionar o conteúdo a ser alterado.
(Cor de Preenchimento), não se esquecendo
O Excel 2007 e 2010 permitem inserir alguns efeitos de preenchimentos bem interessantes: a)
Selecione as células que deseja editar o preenchimento:
b)
Vá até a opção “Formatar “ Formatar Células” Células” (Ctrl + 1) e clique na aba “Preenchimento”: “P reenchimento”:
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c)
Clique em “Efeitos “Efeitos de Preenchimento” Preenchimento ” e use a sua criatividade!
d)
Clique em “OK” e veja o resultado!
Dica Importante: Cor de fundo branco: Para voltar a cor original (branco) NÃO pinte NÃO pinte o fundo de branco, pois com essa opção as linhas de grade do Excel somem!
Selecione portanto a opção “sem preenchimento”.
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15.5.
Pincel: Copiando a Formatação
Para copiar rapidamente a formatação de uma planilha co nfigurada, basta selecionar o item configurado como referência, clicar no
(Pincel) da Barra de Ferramentas e arrastar sobre o conteúdo a ser configurado.
Logo após, o conteúdo selecionado estará formatado de acordo com o escolhido como referência.
Dica muito importante no pincel (duplo clique) Geralmente, quando utilizamos o pincel, após selecionar as células que terão suas formatações copiadas, clicamos somente uma vez no vez no pincel. Dessa forma, a formatação é colada apenas uma única vez. Caso vez. Caso seja necessário criar mais uma cópia desta formatação, precisamos repetir toda a ação novamente. Para evitar a repetição de todo o procedimento, ao invés de clicar somente uma vez, dê um duplo clique no clique no pincel após selecionar as células que terão suas formatações copiadas. Após clicar sobre a primeira célula que será formatada, o pincel não será “cancelado” possibilitando colar a formatação por infinitas vezes: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 61
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Para cancelar o pincel, clique no pincel ou aperte a perte “ESC”.
15.6.
Formatando Números
Planilha: “Números” Para formatar o tipo de número ou texto inserido em uma célula, selecione a célula que contenha o valor ou texto a ser alterado e na aba “Início”, opte pela pela formatação que deseja inserir, pois nesta guia há diversos atalhos para formatação de números:
Neste resumo é possível formatar com facilidade os dados, inserir separador de milhares: casas decimais
ou diminuir as casas decimais
, aumentar as
, etc.
Todos os formatos de número estão dispostos na caixa de listagem:
Para formatar o número como “dinheiro”, podemos optar tanto pelo item i tem “Moeda” ou “Contábil”: “Contábil” :
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A diferença entre Moeda e Contábil basicamente é a disposição do “R$”: “R$” :
Veja que utilizando o modo “Contábil” fica mais fácil a fácil a leitura dos números, principalmente, dos milhares e centenas. Outra diferença IMPORTANTE entre IMPORTANTE entre as duas formatações é que no “contábil”, os zeros são exibidos com um “-“, e no “Moeda” são exibidos como “R$0,00”. Portanto, o contábil deixa a sua tabela mais ma is limpa:
Porém para formatar os números com maior nível de detalhamento, é preciso a visualização da tela “Formatar Células” (Ctrl (Ctrl + 1). 1). Em “Formatar Células”, na aba “Número” ao selecionar, por exemplo “Número” a tela será:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Observe que nesta tela temos tem os mais opções de formatação do que na guia “Início”. Por exemplo, para alterar a formatação dos números negativos, utilize a tela “Números negativos”. Nesta tela, selecione a última opção (vermelho com um traço):
Agora, escreva um número negativo na sua tabela e veja o resultado:
15.7.
Utilizando a formatação “Personalizada”
Muitas vezes precisamos digitar um número com muitos algarismos no Excel que represente, por exemplo, o CNPJ de uma empresa, tal como “12220149000149”. Ao digitarmos este número na planilha, veja como ficará formatado:
Isso acontece, pois o Excel entendeu que você digitou um número muito grande: “Cento e vinte e dois bilhões, duzentos e um milhões, quatrocentos e noventa mil mi l e 1 real e quarenta e nove centavos”. Para conseguir visualizar este número corretamente, você pode, por exemplo, formatar este dado como “Número”:
Assim já é possível visualizar integralmente o número, porém, por padrão, foi inserida automaticamente 2 casas decimais. A formatação de CNPJ não vem como padrão no Excel. Porém, podemos cria-la na formatação personalizada. personalizada. Selecione a célula que está com o CPNJ escrito e entre em “ Formatação de Célula” Célula” (Ctrl (Ctrl +1) +1 ) Na aba “Número”, selecione “Personalizado”:
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Este mesmo número formatado como CNPJ é:
12.220.149/0001-49.
Na formatação “Personalizada”, cada número deve ser representado com um “0”. “0”. Tudo que não for número deve estar entre aspas. Precisamos começar a formatação personalizada com dois zeros:
Depois dos dos dois dígitos vem um “ponto”, assim por diante. A formatação final deve ficar: 00”.”000”.”000”/”0000” -“00
Após criada, a formatação estará disponível dentro do grupo “Personalizada” na tela “Formatação de Célula”:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A formatação personalizada pode ser utilizada também para criar exibições “0h”, “0mts”, “0Km”, etc. Por exemplo, imagine que você trabalhou 3 dias em um projeto, sendo 5 horas no primeiro, 6 horas no segundo e 10 horas no terceiro dia. Se você inserir 5h, 6h e 6h no Excel não será possível somar essas horas, uma vez que foi inserida junto a letra “h”:
Nestes casos, insira somente os números nas células do Excel e formate-os como desejar. Neste caso, a formatação deve ser 0”h”, conforme segue:
15.8.
Formatando números como Texto
Caso Caso você precise escrever, por exemplo, um código de um produto que comece com “00”, o Excel por padrão, não deixará escrever estes dois números zeros no início: Ao apertar “Enter” o número ficará: É daí que vem a expressão “zero a esquerda”, pois, nume ricamente, zero a esquerda não significa nada. Para conseguir escrever este código com os dois zeros no início basta formatar este célula como “Texto”: “Texto”:
Após formatar, reescreva novamente o número com os dois zeros no início.
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15.9.
que o Excel já interpretará com sendo
Entendendo e Formatando DATAS
O primeiro atalho que você deve conhecer quando se trabalha com datas é o “ CTRL + ; ”. Com este atalho você insere automaticamente a data de hoje! Este atalho funciona como um carimbo. Ou seja, após inserir, a data não é mais alterada. Porém, caso queira exibir a data atualizada toda vez que abrir a planilha, utilize a fórmula HOJE. Escreva em uma célula: =HOJE() E apertando “ CTRL + SHIFT + ; ” conseguimos o horário de agora! Experimente! A fórmula que traz a hora atualizada é = AGORA() A fórmula AGORA() traz a data e a hora ho ra jutos. Para exibir somente a hora, formate a célula como “HORA”:
No Excel, toda a DATA é um NÚMERO que NÚMERO que está formatado como data. Por exemplo, insira a data que foi iniciada a copa do mundo no Brasil em 2014 em uma célula: Agora, formate esta data como “Geral”: “ Geral”:
Ao formatar, você visualizará na célula o número 41802. Para entendermos o que representa este número, escreva o número “1” em uma célula e formate como “data”. Você chegará na data de 1/1/1900. Agora, escreva “2” e formate também como data, e o valor será 2/1/1900.
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Ou seja, cada número inteiro, o Excel aumenta um dia, sendo que no Excel, as datas começam em 1/1/1900, logo a data de 31/12/1899 não existe para o Excel. Portanto, o número 41802 significa que há 41802 dias deste 1/1/1900. Em função disso, conseguimos criar contas entre datas. 1) Quantos dias faltam: faltam: Se você quiser quantos dias faltam para acontecer algo, basta fazer uma subtração entre a maior data (início das olimpíadas) e a menor data (data de hoje): Data de hoje (Ctrl ( Ctrl + ;) Data das Olimpíadas
28/09/2014 05/08/2016
Total 2) Descobrindo em que data irá acontecer um evento : Imagine que precisamos saber qual a data que irá faltar 100 dias para as olimpíadas começar. Basta subtrair 100 dias da data do início das olimlíadas:
Atençaõ especial aos formatos É muito comum o excel formatar datas como textos e textos como números. Por exemplo, o número 100 formatado como “data” o excel retornará o resultado 09/04/1900. Para isso basta, alterar o formato para geral. Número 100 formatado 09/04/1900 como "Data Abreviada" Número 100 formatado com "Geral"
100 100
15.10. Cor da guia das planilhas O Excel 2007 também permite a fácil edição das cores das planilhas (abas). Como dito acima, a utilização de cores ajuda na organização visual das planilhas. Para editar a cor de guia das planilhas, basta clicar com o botão direito sobre a planilha que deseja alterar a cor e selecionar “Cor da Guia”
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15.11. Botão Limpar O botão limpar está disponível na guia “Início” no canto superior esquerdo. Este botão serve para limpar o conteúdo, mas também a formatação da célula, voltando à formatação original da planilha:
Por exemplo, a tabela abaixo contém bordas, cores, formatação condicional, entre outras formatações. Para apagar toda a tabela de uma só vez (incluindo (inc luindo as formatações), utilize o botão “Limpar Tudo”
16. Copiar, Colar, Recortar e Arrastar Assim como no Word a função de copiar, recortar e colar são bem simples. Selecione o conteúdo da tabela e clique sobre ele com o botão direito do mouse. Surgirá diversas opções, selecione entre recorte, copie e cole.
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Ou então, utilize os atalhos: • • •
a)
Recortar: Recortar: Ctrl + X Copiar: Crtl Copiar: Crtl + C Colar: Ctrl Colar: Ctrl + V Copiar fórmulas: O fórmulas: O Excel trabalha de forma diferenciada ao copiarmos fórmulas. Veja este exemplo:
1) Neste primeiro exemplo, foi selecionada uma célula que contém c ontém o valor 10, valor 10, ou seja, não há nenhuma fórmula na composição deste valor. Como já estudado em tópico anterior, é possível identificar esta composição através da barra de fórmulas: Barra de fórmulas
Através da barra de fórmulas, identificamos que o valor 20 é o resultado da resultado da fórmula: =B12+C12
Voltando à célula B12, como esta é composta somente de números e não de fórmulas, ao copiar e colar seu conteúdo, o Excel apresenta o resultado que já nos é esperado, ou seja, uma cópia do número 10:
2)
Agora, vamos começar novamente: a. Apague o 10 colado anteriormente b. Copie e cole a fórmula que está na célula “D12” para a célula “D15”: “D15” :
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Após colar, o resultado obtido será “0”. “0”. Ou seja, o que foi copiado e colado foi a fórmula que fórmula que estava na célula D12 e não o resultado da resultado da fórmula (veja a barra de fórmula). E por que o resultado foi zero? Observe que a nova fórmula colada na célula D15 é: B15+C15 , ou seja, fazendo uma “leitura” da fórmula, observamos que estamos na quarta coluna da planilha (coluna D) e a fórmula está informando que somará o resultado das células que se encontram nas 2 colunas antes da D (coluna B e C). Se estamos copiando uma fórmula, o Excel entenderá que desejamos fazer a mesma fórmula em outro lugar! Ou seja, o Excel copia o raciocínio que utilizamos na fórmula. Assim, na célula “D15” D15”, onde a fórmula foi colada, o Excel está fazendo a mesma coisa: somando os valores das duas células ao lado. Ou seja, colamos a fórmula na coluna “D “ D” correto? Duas colunas Duas colunas antes da coluna D é a coluna C e B, correto? Como não temos nenhum nas células C1 e B1, o resultado da soma entre essas duas células foi zero! Inicialmente isso pode parecer confuso, mas é uma das inteligências do Excel. Observe como essa funcionalidade trabalha a nosso favor sem ao menos percebemos:
Na tabela acima foi escrita uma fórmula para somar o resultado das células imediatamente acima da célula onde foi inserida a fórmula, ou seja, a fórmula de SOMA foi escrita na célula C29, e a fórmula está somando as células C24 até C28. Se você deseja fazer a mesma conta para as demais colunas, não será necessário reescrever todas as fórmulas! O fórmulas! O Excel está preparado para copiar e colar fórmulas de uma maneira diferente, conforme descrito no tópico acima! Ou seja, ele irá “alterar” as fórmulas para suprir nossa necessidade:
Viu como é simples! A explicação pode parecer confusa, mas na prática, essa é uma das mágicas do Excel. b) Recortando fórmulas: Depois fórmulas: Depois de entender a lógica que o Excel utiliza quando se copia fórmulas, a funcionalidade de recortar ficará mais fácil. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 71
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Conforme visto, ao copiar uma fórmula o Excel altera o conteúdo desta para se adaptar às necessidades do usuário. Já no que diz respeito ao ato de recortar, além dessa alteração na fórmula não acontecer, acontecer, o conteúdo da fórmula é transferido para outro lugar, obedecendo a lógica da funcionalidade “recortar”, “recortar” , que deve ser entendida com com o “MOVER “MOVER””: Os exemplos para recortar devem ser realizados na tabela das colunas “I” até “K” da planilha “Copiar e Recortar”. Recortar”. Antes de começar, veja que a célula “K20” contém uma fórmula que soma as duas colunas anteriores:
Agora, recorte (Ctrl + X) o número “10” da célula “I12” e cole na célula “I15”?
Perceba que ao recortar, a célula “I12” é literalmente deslocada para a célula “I15”. A novidade é que as fórmulas que referenciam esta célula também são alteradas. Perceba que a célula “K12” contin ua com resultado “20”. Isso acontece, pois a fórmula que estava nesta célula foi al terada, pois a célula que ela estava somando foi movida para outro local. Observe como a formulada célula “K12” está:
Agora, recorte este valor total da célula “K12” para e cole na célula “K18’:
Novamente, o valor (resultado) da fórmula não foi alterado. Para entender, lembre-se lembre- se do conceito “MOVER”, ou seja, a célula K12 foi movida para K18, portanto, neste caso, a fórmula não deve ser alterada:
c)
Arrastar: A funcionalidade “arrastar” é muito utilizada no Excel e nos auxilia no cotidiano .
Quanto se fala em “arrastar” quer dizer que vamos clicar na parte de baixo da célula, do lado direito e mover o cursor. Ou seja, precisamos clicar no quadradinho que está no canto inferior direito da célula e arrastar: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 72
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Ao passar o mouse nesta parte da célula, o cursor do mouse assumirá a imagem de uma cruz. O movimento de “arrastar” recebe algumas funcionalidades: 1) Copiar e colar: é colar: é exatamente a mesma coisa de copiar e colar, ou seja, quando arrastamos estamos copiando as células e colando para o local que estamos arrastando. No exemplo abaixo, foi selecionada somente a célula que contem o número 2 e arrastada:
Neste caso, o Excel irá copiar e colar a célula selecionada. Isso acontece porque não foi selecionada uma sequencia, somente uma célula. 2) Criar listas lógicas: o o Excel cria listas lógicas quando arrastamos células que contenham alguma sequencia lógica. Por exemplo, selecione as células que estão com os números 1 e 2 e arraste:
Neste exemplo, foi dada a lógica para o Excel 1 e 2, qual seja, somar UM número. Ao selecionar as duas células com a sequencia lógica (1,2), o Excel entendeu que você quer seguir a mesma lógica (somar UM número). Agora, se a lógica for somar 2 números, veja o resultado:
Neste exemplo, foi dada a lógica para adicionar sempre 2 números (2,4,6...). A lógica dada ao Excel foi 2 e 4, ou seja, somar sempre 2. Assim, se selecionarmos as células com a sequencia e depois arrastar a A2 até a A8, o resultado será o apresentado a seguir: Portanto, a funcionalidade de arrastar sempre irá funcionar após informar ao Excel qual é a lógica numérica que você deseja. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 73
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Selecione as quatro células (0,1,0,2) e arraste para o lado direito até a coluna J.
Mantenha selecionado e arraste para baixo até a linha 10:
Veja:
3) Lista de Sequencias : Além da lógica numérica, há listas sequencias com nomes. No Excel, existem 4 listas padrões referentes aos meses e dias da semana: Mês Completo Mês Abreviado Dia da semana completo Dia da Semana abreviado • • • •
Após arrastar
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17.Criando 17. Criando e Editando listas Personalizadas Além das 4 listas padrões, você poderá criar listas novas de acordo com sua necessidade. Uma lista que não vem por padrão no Excel é o abecedário. Por exemplo, ao inserir a letra “A” e em seguida a letra “B”, observe que o Excel, não continua este abecedário: abecedá rio:
É possível criar uma lista personalizada por 2 caminhos: 1) Através das “Opções” do Excel. 2) Através do botão “Personalizar Classificação” Para acessar as “Opções” do Excel: Vs 2013
Vs 2010
Vs 2007
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Dentro das “opções” precisamos clicar no botão “Editar “ Editar listas personalizadas”. personalizadas ”.
Vs 2010 e 2013
Vs 2007
Clique em “Avançado” “Avançado” (1), role (1), role a página até o final (2) e clique em “Editar Listas Personalizadas” (3)
Clique em “Mais Usados” Usados” clique em “Editar “Editar Listas Personalizadas: Personalizadas:
Também é possível acessar a opção “Editar Listas Personalizadas” através do botão “Personalizar Classificação” Para acessar “Personalizar Classificação”: Através da guia “Início ou Página Inicial”
Através do botão direito do mouse:
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Dentro de “Personalizar “Personalizar Classificação”, Classificação”, na coluna “Ordem “Ordem”, ”, clique sobre “Lista “Lista Personalizada...” Personalizada...”
Na tela que se abrir, clique em “Nova “ Nova Lista”. Lista”. Depois, escreva sua lista, sempre apertando “enter “ enter”” para separar os argumentos. Por fim, clique em “Adicionar” “ Adicionar” e depois em “OK “ OK”. ”.
Agora, insira a letra “a” e arraste a célula. Veja que o abecedário será completado automaticamente:
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18.Utilização 18. Utilização do Cifrão ($) para fixar um intervalo No tópico anterior aprendemos a arrastas células e copiar e colar. co lar. Conforme mencionado, quando copiamos e colamos as fórmulas, fórmulas, percebemos que o Excel copia e cola o nosso raciocínio. O cifrão surge quando queremos fixar o fixar o raciocínio da fórmula (fixar um intervalo). No exemplo abaixo, observa-se uma tabela com valores unitários de produtos, quantidades vendidas e o valor total. Observe, que a célula C8 apresenta uma fórmula SOMA(C2:C5), ou seja, ela está somando os valores totais da tabela:
Veja que, se copiarmos a célula C8 (Vendas totais) para a célula C9, o resultado será R$8.635,00. R$8.635,00.
Isso aconteceu pois, ao copiarmos uma célula para baixo, o intervalo dentro da fórmula também foi alterado uma célula para baixo, conforme visualização:
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A forma correta de utilização do cifrão ($) é inseri-lo ANTES DA COLUNA (letras) e/ou ANTES DA LINHA (números). Inicialmente, vamos somente fixar as linhas da fórmula da célula “C8”:=SOMA(C$ “C8”:=SOMA(C$2:C$ 2:C$5). Na primeira célula, ao inserir os cifrões e arrastar novamente a fórmula para baixo, veja que o resultado agora será é o mesmo:
Isso foi possível em decorrência de termos fixado na fórmula as linhas. linhas. Logo, se estamos arrastando para a linha de linha de baixo, o resultado da fórmula não será alterado. Porém, se a fórmula que está na célula cé lula “C8 “C8”” for arrastada para o lado direito (uma coluna), o resultado da fórmula será zero:
Ou seja, como as colunas não estão fixas “=SOMA(C$ “=SOMA(C$2:C$ 2:C$5)”, ao arrastar a fórmula para o lado, o intervalo será alterado para “=SOMA(D “=SOMA( D$2:D $2:D$5)”, pois agora a soma é referente a coluna “D” e não mais “C”.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Para que esta conta ainda continue puxando as informações do intervalo C2:C5 será preciso “travar” “ travar” também também as colunas desse desse intervalo com o cifrão ($). A fórmula da célula “C8” precisa ser assim descrita: =SOMA($ =SOMA($C$2:$ 2:$C$5) Agora, ao arrastar a fórmula (ou copiar e colar) para a direita (uma coluna), veja que o resultado ainda continuará a ser R$10.636,00: R$10.636,00:
Atalho: A tecla “F4” insere os cifrões automaticamente quando estamos escrevendo ou editando uma fórmula. Um exemplo mais prático para a utilização do cifrão se dá na necessidade abaixo:
Neste caso, deseja-se calcular o valor total para todas as quantidades, com base no valor unitário de R$2,33. Multiplicando-se a quantidade pelo valor unitário, chegaremos no valor total. Porém, ao arrastar a fórmula para todas as células, alguns erros acontecerão:
Ao analisar a fórmula da linha 22, encontraremos:
Veja que esta sendo multiplicado 9 quantidades pela célula “valor total”, resultando num erro de Valor, uma vez que não é possível multiplicar um número por um texto. Assim, neste exemplo, a célula “Valor unitário” deve ser sempre a base para a multiplicação. Ou seja, ao arrastarmos a fórmula, essa célula não pode ser alterada. Por esse motivo, precisamos travar a célula B17. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 80
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Obs: Devemos travar a célula na primeira fórmula que fizemos, na célula “B20” em seguida arrastar para todas as células
19.Colar 19. Colar Especial A ferramenta “Colar Especial” é muito útil no Excel. Esta ferramenta somente se encontra disponível a medi da que copiamos algum copiamos algum dado, uma vez que seu objetivo é colar as colar as informações. Nossos exemplos serão baseados na tabela abaixo:
Jan Fev Mar Total
Celular
TV
DVD
4023 2941 4021
234 203 124
392 234 103
10985
561
729
OBS: Na linha totalizadora possuímos fórmulas que somam as três linhas superiores. Conforme mencionado, para conseguir trabalhar com essa ferramenta, primeiramente você precisa copiar a copiar a informação que deseja colar. colar. Neste caso, inicie copiando a tabela inteira, em seguida, selecione uma célula na qual deseja colar esta tabela:
Na célula de destino, clique com o botão direito e selecione “Colar Especial”:
A tela a seguir é a tela padrão do “Colar Especial”:
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Vamos exemplificar somente algumas funcionalidades desta ferramenta, uma vez que existem exi stem diversas opções quando acessamos esta tela. Atalho no teclado: “CTRL + ALT + V”
19.1.
Valores
A opção “Valores” é responsável por colar somente os somente os valores das células e possui 2 funcionalidades: 1) 2)
Quando precisamos somente do resultado de uma fórmula; Quando precisamos dos dados sem nenhum tipo de formatação.
Observe que ao “colar especial valores”, valo res”, somente os números serão colados, sem nenhuma fórmula:
Veja que a linha totalizadora agora ago ra não é mais uma fórmula, e sim, um número. Ou seja, a fórmula foi retirada:
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Nas versões 2010 ou 2013, é possível acessar a opção “colar valores” através do através do botão direito do mouse, sob opção:
Atalho na versão 2010 ou 2013 para “colar especial valores”: CTRL + V
19.2.
CTRL
V
Formatos
A opção “Colar Especial Formatos” possui comportamento igual ao do “Pincel”, ou seja, somente cola a formatação. Neste exemplo, nossa tabela possui formatação de bordas e destaque no cabeçalho. A tabela abaixo, que só possui os valores, receberá a mesma formatação (copar >> colar especial >> formatos):
Nas versões 2010 ou 2013, é possível acessar a opção “colar formatos” através formatos” através do botão direito do mouse, sob opção: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 83
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19.3.
Larguras da Coluna
Esta opção é utilizada somente para colar a largura das colunas. Nem os dados nem a formatação serão colados. Seguindo o exemplo acima, vamos agora colar a largura das colunas na tabela ao lado:
E veja o resultado:
19.4.
Transpor
Esta é uma das mais importantes opções dentro da tela “Colar Especial”. O “transpor” permite transformar tudo que é linha em coluna e coluna e coluna em linha. linha. Por exemplo, na tabela abaixo, os meses estão escritos todos em linhas:
Ao copiar este intervalo de células as quais estão escritas os meses e colar na célula “D2”, veja o que acontece:
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Os meses das linhas foram transformados em colunas! Também é possível transformar colunas em linhas! Selecione as colunas que estão com os meses e copie. Em seguida, cole especial valores no campo indicado:
A transposição também pode ser feita em uma tabela inteira. Por exemplo, utilizando a tabela dos exemplos anteriores, ao copiar e colar valores, observe que tudo que era linha foi transformado em coluna e vice-versa:
Nas versões 2010 ou 2013, é possível acessar a opção “Transpor” através do botão direito do mouse, sob opção:
Atalho na versão 2010 para “Colar Especial – Transpor: CTRL + V
19.5.
CTRL
T
Multiplicação
A opção “Colar Especial: Multiplicação” pode ser bastante útil quando precisamos transformar números que estão formatados como texto em números. Muitas vezes, ao exportar dados de um sistema SAP, MICROSIGA, etc há informações numéricas que são extraídas em formato de texto, impossibilitando diversos cálculos c álculos lógicos. Existem algumas maneiras para descobrir se as células estão formatadas como texto: •
Por padrão universal, tudo que é texto é alinhado à esquerda, esquerda, e tudo que é número é alinhado à direita: direita:
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•
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Tente somar os valores com a fórmula “SOMA”. Se o resultado for “zero” é um indicador de que os valores foram extraídos como texto:
No exemplo a seguir as datas estão em um formato de texto:
Para transformar textos em números é necessário forçar uma conta matemática com a informação. Por exemplo, multiplicar uma a célula por 1: Forçando a multiplicação
Ao forçar uma conta, esta data será transformada em número . Em seguida, é só formatar este número com o formato data como data:
O problema é que foi necessário fazer esta conta em outra coluna:
Para conseguir fazer a conta em todas as colunas e transformar A PRÓPRIA COLUNA com um valor numérico, vamos forçar uma multiplicação diretamente na coluna utilizando o opção “Colar “ Colar especial Multiplicação”: Multiplicação ”: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 86
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 1) Digite o número 1 em uma célula em branco
2) Copie este célula
3) Selecione as células (colunas) que contém os textos e COLE ESPECIAL MÚLTIPLICAÇÃO
Pronto, forçamos uma multiplicação em em todas as células, transformando os valores de texto em valores numéricos, bastando em seguida formatar a coluna como data:
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20.Barra 20. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
É possível editar a barra de ferramentas de acesso rápido e disponibilizar os botões e ações que mais utilizamos no dia a dia. Um exemplo bastante prático é disponibilizar a opção “Colar “Colar Especial Valores” Valores” nesta barra. Assim, ao copiar algum dado, para colar especial valores, basta clicar no botão que já estará na barra. Para isso, clique na seta e selecione “Mais Comandos”
Em seguida, na tela de opções, no campo “Escolher comandos em:” selecione “Todos os Comandos”
Procure a opção “Colar “Colar Valores” Valores” e clique em “Adicionar”
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21.Dicas 21. Dicas para deslocamento e preenchimento 21.1.
Tecla F5 (Ir para)
A utilização deste tecla deixará seu trabalho muito mais produtivo. Sabe aquela situação em que você precisa ficar “indo e voltando” para uma determinada célula para fazer comparações? A tecla F5 te auxiliará neste processo, pois ela “guarda” a informação da última célula selecionada. Acompanhe o exemplo. Imagine que você dese ja dese ja ficar “indo e voltando” entre a célula “A6” da planilha “Ir para + selecionar especial” especial” (célula amarela) e a célula “C10” da primeira planilha “Diferenças 2007 e Anteriores”. Para isso, siga: 1) Na planilha “Ir para + selecionar especial”, aperte F5 e digite dig ite o primeiro endereço de referência, célula A6 e clique em “OK”
2) Agora, clique na planilha “Diferenças 2007 e Anteriores” e selecione a célula “C10”
Pronto! Agora basta apertar F5 e enter! A última célula selecionada estará guardada na tela “ir para” DICA: DICA: se você utilizar nomes das células, também poderá se deslocar facilmente, bastando digitar o nome da célula que deseja selecionar (após apertar F5).
21.2.
Escrever o mesmo texto em várias células
Para escrever um texto em diversas células ao mesmo tempo, selecione as células que deseja inserir o conteúdo. Escreva o conteúdo e após finalizar aperte CTRL + ENTER. ENTER. No exemplo abaixo, para inserir a letra “b” em todas as célula: 1) Selecione as células 2) Digite Digite “b” 3) Aperte CTRL + ENTER
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21.3.
Selecionar células em Branco
Para selecionar as células vazias (em branco) dentro de um intervalo: 1) Selecione o intervalo das células
2) No botão “Localizar e Selecionar”, clique sob a opção “Ir para Especial” (ou então, aperte F5 aperte F5 em seguida clique em Especial)
Guia “Página Inicial”
Tecla F5
3) Na tela que abrir, selecione a opção “Células em Branco”
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21.4.
Preencher igual à célula de cima
É muito comum precisarmos preencher as células vazias de uma coluna com o conteúdo da “célula de cima”. No exemplo abaixo, a coluna possui diversas células em branco. Nosso objetivo é preencher as células vazias com o conteúdo da célula de cima, ou seja: As linhas 6 até 9 devem estar preenchidas com “a”. As linhas 11 até 14 devem estar preenchidas pr eenchidas com “b” As linhas 16 até 18 devem estar preenchidas com “c” • • •
Para isso: 1) 2) 3) 4)
Selecione todas as células Selecione somente as células vazias (conforme item 21.3) Digite “=” e selecione a célula da linha 5 Em seguida, aperte CTRL + ENTER.
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22.Inserir 22. Inserir / Excluir / Ocultar / Reexibir linhas e colunas 22.1.
Inserir Linhas e Colunas
Para incluir uma linha, selecione a linha desejada (clicando em cima do número!) e clique com o botão direito do mouse e selecione “Inserir”:
Neste exemplo, foi inserida uma linha entre as linhas 14 e 15. A linha sempre será inserida acima da linha selecionada. Caso queira incluir mais de uma linha, selecione a quantidade de linhas que deseja inserir e repita a operação:
Para inserir colunas, o caminho é o mesmo. Selecione a coluna desejada e clique com o mouse do lado direito e em seguida clique em “Inserir”: “Inserir”:
Neste exemplo, foi inserida uma coluna entre as colunas C e D. Sempre será inserida ao lado esquerdo da coluna selecionada.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Caso queira incluir mais de uma coluna, o processo é o mesmo apresentado para linhas, porém, deve-se selecionar as colunas. Atalhos no teclado •
Para inserir linhas ou colunas: colunas : “CTRL +” (sempre depois de selecionar o número da linha OU a letra da coluna)
22.2.
Excluir Linhas e Colunas
As ações para excluir uma linha e/ou coluna são iguais as opções de inserir, ou seja, selecione a linha ou as linhas (ou coluna/colunas) a serem excluídas, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção “excluir”. Atalhos no teclado •
Para excluir linhas ou colunas: “CTRL -” (sempre depois de selecionar o número da linha OU a letra da coluna)
22.3.
DICA IMPORTANTE – TECLA TECLA F4
A tecla F4 repete a sua ultima ação. ação . Exemplo 1) Excluir 1) Excluir varias linhas ao mesmo tempo: • • •
Exclua uma linha Selecione mais uma linha Aperte “F4” e “F4” e a linha selecionada também será excluída.
Exemplo 2) Pintar 2) Pintar várias células com a mesma cor •
Pinte a célula C12 com a cor cinza:
Agora selecione a célula D13 e aperte a tecla F4!
22.4.
Ocultar Linhas e Colunas
O Excel permite ocultar linhas e colunas, não sendo necessária a exclusão destas. Para ocultar uma ou mais colunas, clique na(s) letra(s) da(s) coluna(s) ou no(s) número(s) da(s) linha(s) que deseja ocultar. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e escolha e scolha a opção “Ocultar”.
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22.5.
Reexibir Linhas e Colunas
Caso você deseje reverter a ação de ocultar a linha e/ou coluna, reexibindo o conteúdo, preste atenção no próximo passo. Selecione as linhas e/ou colunas das extremidades das informações ocultas. Por exemplo, se as linhas 35 e 36 estão ocultas, para reexibir você deve selecionar as linhas 34 e 37, clicar com o botão direito do mouse em cima desta seleção e escolher a opção o pção “Reexibir”. Observe:
Reexibindo:
Caso deseja reexibir reexibir as colunas “C” e “D”, selecione as colunas “B” e “B” e “F”, clique acima das letras selecionadas com o botão direito e clique em “Reexibir”.
23.Trabalhando 23. Trabalhando com Planilhas (abas) 23.1.
Inserir Planilhas
Se você desejar inserir uma nova planilha, clique no botão
posicionado no final da lista de planilhas:
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Ou então clique com o botão direito do mouse em cima da aba. Uma barra de ações abrirá com a opção “Inserir...”. Basta clicar na opção que automaticamente uma nova planilha aparecerá na guia.
23.2.
Exclusão de planilhas
Para excluir uma planilha, basta clicar com o botão direito sobre a planilha a ser excluída e selecionar “Excluir”. Porém, atenção! Ao excluir uma planilha, a função “desfazer” não funcionará. Portanto, tenha certeza que você quer realmente excluir, pois esta ação não poderá ser revertida! O Excel inclusive informa que esta ação é irreversível com a seguinte mensagem:
23.3.
Renomear planilhas
Para renomear uma planilha basta dar duplo clique no nome da planilha e renomeie:
23.4.
Deslocamento entre planilhas
Para se deslocar entre as planilhas você pode utilizar os atalhos “Ctrl “Ctrl + PgDw” PgDw ” e “Ctrl “Ctrl + Pgup” Pgup ”
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Com as setinhas localizadas na parte inferior direita, é possível se deslocar sobre as planilhas e principalmente, selecionar a primeira planilha ou planilha ou última planilha: planilha: Na versão 2013, para acessar a primeira ou a última planilha, clique sobre as setinhas com a tecla CTRL apertada:
Nas versões 2010 e 2007 existem mais 4 setinhas, cuja as extremas selecionam a primeira e a última planilha.
Também é possível exibir uma lista vertical das planilhas contidas no arquivo para facilitar a busca de uma planilha específica. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre as setinhas de deslocamento das planilhas:
23.5.
Mover planilhas no mesmo arquivo:
Você consegue alterar as ordens das planilhas de seu arquivo. Para isso, basta clicar sobre a planilha que deseja alterar, e arrastá-la sobre as planilhas:
23.6.
Copiando Planilhas num mesmo arquivo:
Muitas vezes precisamos criar planilhas parecidas as que já temos pronta. A forma mais fácil para fazer a cópia de uma planilha é clicar com a tecla CTRL sobre a planilha e arrastá-la:
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Perceba que o ponteiro do mouse m ouse receberá um sinal de “+”, indicando que esta planilha será copiada. Se preferir, você também pode usar a funcionalidade “Mover ou Copiar”. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre a planilha a ser copiada e selecione “Mover ou Copiar”. Na próxima tela, você deverá deixar selecionada a opção “Criar uma Cópia”:
23.7.
Mover planilhas para novos arquivos
O Excel permite mover uma planilha para um novo arquivo. Clique com o botão direito em cima da planilha a ser movida, em seguida em “Mover ou Copiar” e a seguinte tela aparecerá:
No Campo “Para pasta” clique em “Nova “Nova Pasta”: Pasta”:
Ao apertar “OK” a planilha selecionada será movida para um novo arquivo! Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 99
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23.8.
Copiar planilhas para outras pastas de trabalho (outros arquivos)
Se quiser levar uma cópia ou mover uma planilha para um arquivo que já esteja aberto, aberto, na tela de “Mover ou Copiar” selecione o arquivo, e opte por “Criar uma Cópia” ou somente mover a planilha para o arquivo:
23.9.
Ocultando e Reexibindo planilhas
É possível ocultar uma planilha e manter todas as suas funcionalidades e links entre as outras planilhas funcionando perfeitamente. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse mouse sobre o nome da planilha e selecionar “Ocultar”:
Para reexibir uma planilha é só repetir a ação selecionando a opção “Reebixir” e selecionar qual planilha deseja reexibir (deve ser reexibida somente uma planilha por vez):
24.Trabalhando 24. Trabalhando com Grupos de Planilhas Sabia que você pode trabalhar com várias planilhas ao mesmo tempo? Com a planilha “Grupos “Grupos de Planilha (1)” (1)” selecionada, aperte CTRL e clique sobre a planilha “Grupos “ Grupos de Planilhas (2)” (2)”
Repare que no momento em que você clica sobre outra planilha aparece a palavra [grupo [ grupo]] na barra superior (a qual aparece o nome do arquivo que está aberto): Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 100
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Este comando possibilita que as ações realizadas em uma planilha sejam refletidas nas planilhas que estão selecionadas dentro do [grupo]. Por exemplo, exemplo , estando na planilha “Grupos de Planilhas (1)”, (1)”, pinte a célula “B12” B12” destacada:
Após pintar, clique sobre a planilha “Grupos de Planilhas (2)” e observe que a célula “B12” B12” da planilha “Grupos de Planilha (2)” também já estará pintada:
Da mesma forma, se na planilha “Grupos de Planilhas (2)” você escrever seu nome, o mesmo acontecerá na planilha anterior. A funcionalidade ajuda a ganhar tempo no seu dia a dia, entretanto, utilize-a com moderação, pois o Excel não emite nenhuma mensagem informando que você está trabalhando com planilhas agrupadas. agrupadas . Por exemplo, ao apagar o conteúdo da célula “A1” de uma plan ilha agrupada, todos os conteúdos das células “A1” das demais planilhas agrupadas serão também excluídos, excluídos, sem que nenhuma mensagem apareça.
24.1.
Como identificar que você está trabalhando com grupo de planilhas
Há duas formas de identificação de planilhas agrupadas: 1) 2)
A palavra “Grupo” surge ao lado do nome do arquivo; As cores das planilhas agrupadas ficam mais claras que as demais planilhas.
24.2.
Como desagrupar planilhas?
Para desagrupar as planilhas, clique com o botão direito do mouse em cima das planilhas agrupadas e selecione “Desagrupar Planilhas”, ou selecione qualquer planilha que não faça parte do agrupamento.
25. Classificação de dados A partir deste ponto do curso, utilizaremos a planilha “1 “ 1 - Doutores do Excel - Banco de Dados – Dados – Exercício Exercício”. ”. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 101
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A ferramenta “Classificar” organizará os itens da planilha em ordem alfabética de A-Z A -Z ou ao contrário Z-A, tudo dependerá da forma em que preferir organizar os elementos, porém, a ferramenta consegue Classificar diversos dados em diversas ordens. Para executar o comando de classificação, é muito importante que, primeiramente, você selecione a tabela inteira a qual estão armazenados os dados que queira classificar. classificar . O botão “Classificar” pode ser encontrado em diversos locais: 1) Na guia “Início”, na opção “Classificar e Filtr F iltrar” ar”
2) Na guia “Dados”, opção “Classificar”:
3) Clicando com o botão direito sobre a seleção de dados:
Com base na planilha do curso, imagine ima gine que você deseja organizar os dados da planilha “Dados “ Dados de Venda” Venda” de forma que, primeiramente, as Regiões estejam Regiões estejam dispostas em ordem crescente seguida pela data da venda. venda. Comece selecionando todos as colunas as quais serão reordenadas. Em seguida, na guia “Início “ Início”, ”, clique em “Classificar e Filtrar” Filtrar” e selecione “Personalizar “ Personalizar Classificação” Classificação”
O menu de personalização será apresentado e você poderá selecionar a coluna que deseja organizar. No caso, selecionamos a coluna de “Região” Região” resultando na organização dos elementos por ordem crescente:
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Se desejar organizar mais elementos é só voltar ao menu e optar pelo comando “Adicionar Nível”.
Abaixo um exemplo de duas colunas c olunas organizadas através deste comando, Regiões e Data da Venda: Venda:
26.Filtro 26. Filtro A função “Filtro” adicionará filtros a sua planilha facilitando assim a pesquisa de qualquer item dentro do seu banco de dados. Para utilizar o filtro, você voc ê precisa ter uma tabela preenchida sendo que a primeira linha desta tabela deve ser um cabeçalho. Importante salientar que sua tabela não pode conter células mescladas, pois dessa forma o filtro não funcionará corretamente. A ferramenta filtro também está em dois locais distintos,: 1) Guia “Início” dentro de “Classificar e Filtrar”:
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2) Guia “Dados” na “Dados” na opção “Filtro”.
Utilizando o Filtro: A utilização do filtro mudou! Antes, na versão 2003, para selecionar um dado bastava clicar na seta do filtro selecionar a informação desejada que a tabela já era filtrada. Agora, na versão 2007 é necessário “deselecionar” todas as opções para em seguida selecionar o que deseja filtrar. Por exemplo, para selecionar a região “CENTRO“CENTRO-OESTE”: 1) Clique na “setinha” do filtro das “Regiões” 2) Retire a seleção “(Selecionar Tudo)”
3) Clique sobre a região “CENTRO“CENTRO -OESTE” em seguida, clique em “OK”
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Limpando os Filtros: Para limpar o filtro, selecione novamente a opção “(Selecionar tudo)” para voltar com os dados que estavam ocultos, ou clique sobre a opção :
Se mais de uma coluna estiver filtrada, é possível retirar todos os filtros de uma só vez, vez , basta clicar no botão “Limpar” ao lado do “Filtro” na “Filtro” na guia “INÍCIO “INÍCIO”” e todas as informações estarão dispostas di spostas novamente.
27.Dicas 27. Dicas na utilização do Filtro A partir da versão do Excel 2007 é possível utilizar mais algumas opções dentro do filtro.
27.1.
Campo Pesquisar (Vs. 2010 e 2013)
Na versão 2010 do Excel surgiu o campo “Pesquisar” dentro dos filtros. Agora é possível digitar os c ampos que deseja filtrar:
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27.2.
Filtrar por Cor
Utilize o filtro de cores quando precisar filtrar algumas linhas aleatórias. Por exemplo, pinte de amarelo algumas linhas que são importantes:
Agora, na coluna onde as células foram pintadas (“E (“ E”), clique sobre o filtro e selecione “Filtrar por Cor”:
Observe que somente as células pintadas de amarelo serão filtradas:
27.3.
Filtros por Texto, Número e Data
Dependendo do tipo de informação que está na coluna do filtro, irão surgir as opções “Filtros “ Filtros de Texto”, Texto”, “Filtros de Número” Número” e “Filtros “Filtros de Data”. Data”. Por exemplo, na coluna “A” da Planilha “Dados de Vendas”, Vendas” , contém um texto (nome dos produtos). Assim, no filtro filtro desta coluna estará disponível a opção “Filtros de Texto”:
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Na coluna “C” temos as quantidades vendidas. Portanto, é uma coluna que armazena “Números”, estando disponível os “Filtros “Filtros de Números” e suas opções:
Por fim, na coluna “F” estão as datas das vendas, vendas , estando disponível os “Filtros de Datas”, com diversas opções diversas opções muito interessantes:
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28.Congelar 28. Congelar Painel (congelar e descongelar linhas e colunas) A opção “Congelar Painel” Painel” permite “fixar” linhas e colunas que, ao rolar a página para baixo ou baixo ou para o lado, estarão sempre a mostra. Observe no exemplo abaixo que a linha “1” está fixa, pois a linha imediatamente abaixo é a “47”.
A opção “Congelar Painéis” está na guia “Exibição “Exibição”: ”:
Ao clicar sobre a opção “Congelar Painéis” você encontrará 3 opções. Vamos começar pelas mais fáceis e práticas. Congelar Linha Superior: ao apertar nesta opção, a primeira linha que você está visualizando na tela será sempre congelada. Portanto, é uma opção bastante prática e rápida. •
•
Congelar Primeira Coluna: segue Coluna: segue o mesmo conceito da anterior, porém, irá fixar a primeira coluna
visível. Congelar Painéis: essa opção será utilizada quando for preciso fixar uma linha específica e específica e uma coluna específica. específica. Para isso, preste atenção no desenho que está nesta opção: •
O desenho indica que, a partir da célula selecionada, selecionada , tudo que estiver “atrás” (esquerda) e tudo que estiver acima será congelado. Assim, para deixar congelada ao mesmo tempo a primeira coluna (A) e a primeira linha (1), (1) , selecione a célula “B2”.
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Ou seja, a partir da célula “B2”, tudo que estiver “atrás” (coluna A) será congelado, assim como, tudo que estiver acima será congelado, no caso, a linha 1. Descongelando a Tela Para descongelar a tela, basta selecionar novamente na guia “Exibição”, “Exibição” , clicar na opção opção “Congelar Painéis” e dentro desta opção já opção já estará “Descongelar Painéis”: Painéis”:
29.Dicas 29. Dicas da utilização da Guia Exibição
A guia “Exibição” traz diversos botões que nos auxiliam muito! Podemos visualizar vários arquivos ao mesmo tempo, organiza-los rapidamente na tela automaticamente, visualizar parte de um arquivo, salvar as formas de visualização, retirar as linhas de grade, etc. Este tópico será exibido no formato de dicas, são elas:
29.1.
Remover as Linhas de Grade
Para remover as linhas de grade, retire a seleção “Linhas de Grade” no grupo “Mostrar / Ocultar” 2010
29.2.
2007
Remover Títulos (Letras das colunas e números das linhas)
“Títulos”, que são caracterizados pelas letras das colunas col unas e pelos números das linhas. Para remove-los, basta clicar na opção. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 109
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Repare que não são exibidos os números das linhas nem as letras das colunas.
29.3.
Botões automáticos do Zoom de Tela
Para quem trabalha com apresentações em projetores, um botão muito útil é o “Zoom na Seleção”.
Este botão deixa o maior zoom possível (aumento de tela) nas células selecionadas. Está disponível também ao lado deste botão botão a opção para voltar voltar com zoom 100%.
29.4.
Visualizar vários arquivos ao mesmo tempo
Quando estamos com várias planilhas abertas ao mesmo tempo, muitas vezes, precisamos ficar alterando as telas para selecionar, copiar, colar dados, etc. Um botão que nos auxilia nesta função é o “ Organizar tudo”. tudo”. Com ele, será possível trabalhar com vários arquivos ao mesmo tempo, visualizando todos na mesma tela.
Ao clicar neste botão, selecione, selecione, por exemplo, a opção “Lado a Lado”: Lado” :
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Como a visualização “Lado a Lado” é a mais utilizada, já existe um atalho diretamente para ela, inclusive com uma opção interessante “Rolagem Sincronizada” que possibilita rolar os dois arquivos exibidos na tela ao mesmo tempo.
Para desfazer essa função, basta “maximizar” qualquer tela:
29.5.
Salvar a forma de exibição dos arquivos (somente versões 2007 e 2010)
Se você quiser trabalhar sempre com os dois arquivos abertos na posição seleciona no tópico anterior, basta salvar este espaço de trabalho. Para isso, aperte o botão de mesmo nome:
Na próxima tela, basta escolher um nome do arquivo e salvar:
Agora, para abrir os dois arquivos ao mesmo tempo, abra diretamente este arquivo salvo!
29.6.
Visualizar O MESMO ARQUIVO em duas janelas diferentes
O Excel permite separar a visualização de um mesmo arquivo em arquivo em duas telas diferentes, possibilitando editar dados do mesmo arquivo em telas separadas, sendo que todas as alterações serão salvas no arquivo original, pois o que ocorre é somente uma separação na forma de visualizar o mesmo arquivo. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 111
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Para utilizar esta funcionalidade, clique na opção “Nova Janela”:
Após clicar neste botão, o arquivo já foi dividido. Para visualizar as duas telas juntas, utilize a opção “Organizar Tudo”.
29.7.
Novidade vs 2013: arquivos em janelas exclusivas
Nas verões 2007 e 2010, quando trabalhávamos com mais de um arquivo ao mesmo tempo, as duas planilhas eram abertas “em um mesmo Excel”. Veja:
Para quem trabalha com 2 monitores, exibir o arquivo 1 na tela da esquerda e o arquivo 2 na tela da direita era uma tarefa bem “chata” e difícil, pois seria necessário estender o Excel nas duas telas, depois dividir... Bem complicado! Na versão 2013, essa dificuldade já não existe mais. Ao abrir 2 arquivos, veja que temos como se fosse 2 Excel abertos ao mesmo tempo:
Assim, quem trabalha com 2 monitores ao mesmo tempo, a tarefa para exibir o arquivo 1 na tela da esquerda e o arquivo 2 na tela da direita é muito fácil, bastando “arrastar” um para cada lado.
30.Comando 30. Comando Localizar e Substituir O Comando “Localizar e Substituir” está presente em todos os softwares do pacote Office. O ffice. No Excel, este item está na guia “Início” e é a última opção da guia, conforme abaixo demonstrado:
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30.1.
Localizar
Para localizar algum item inserido na planilha, basta selecionar “Localizar” que se encontra na guia “início” ou apertar “Ctlr+L”. A “Ctlr+L”. A seguinte tela será exibida: Atalhos: Para acessar pelo teclado: Ctrl + L (Excel em português) ou Shift + F5 (Qualquer idioma)
Nesta tela, basta inserir o termo que você está procurando e clicar em “Localizar próxima”. próxima”. Utilize o botão “Localizar Tudo” para que seja exibida uma lista de todas as ocorrências oco rrências encontradas. Aumente o tamanho da janela para visualizar mais resultados de uma só vez:
30.2.
Tipo de procura
No exemplo abaixo, vamos procurar o valor de venda número número 153. Veja que este número está disponível disponível em nossa planilha:
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Porém, ao procura-lo, o Excel não conseguirá encontra-lo:
Isto acontece porque o Excel procura o valor dentro da fórmula. Ou seja, neste exemplo, a fórmula que está na coluna “Valor da Venda” é a multiplicação entre a quantidade x valor unitário “=C10*D10 “=C10*D10”. ”. Portanto, não está escrito na fórmula o número 153, sendo este o resultado da fórmula. fórmula. Será preciso então alterar o tipo de dado a ser examinado, de “fórmula “ fórmula”” para “valores “valores”, ”, dentro de “Opções “Opções”: ”:
Agora, o Excel encontrará o valor 153! 153 ! Dica: Dentro de “Opções” “Opções” também é possível possível alterar o campo “Em “ Em”” para Pasta de Trabalho, Trabalho, assim o Excel procurará o termo em todas as planilhas do arquivo, e não somente na planilha ativa!
30.3.
Substituir
Na mesma tela, está disponível a aba “Substituir”:
Atenção ao usar essa opção, pois, por padrão, o Excel irá substituir todo o conteúdo da célula , conforme exemplo:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Imagine que na coluna A existam três produtos digitados errados, somente com a palavra “DOR”. Precisamos então substituí-los pelo produto correto, “Dorflex”:
Para substituir, inicie selecionando a coluna que deve receber a substituição, no caso a coluna col una “A”. Em seguida, abra a tela “Localizar e Substituir” (Ctrl + l) e l) e indique nos campos: Localizar: “Dor” Substituir por: “Dorflex”
Clique em “Substituir tudo” e veja o que irá acontecer! Os três primeiros produtos foram substituídos corretamente, porém, TODOS os outros produtos que continham o termo “dor” sofreram so freram também as substituições: Dorflex Dorflex DorflexFlex Dorflex Flex
Como nossa intenção era alterar somente os produtos “DOR”, deveríamos ter marcado a opção “ Coincidir conteúdo da célula inteira” dentro da aba “Substituir”. Para corrigir, cancele a última substituição na seta “voltar” opção “Coincidir conteúdo da célula inteira” marcada:
e repita o processo, mas dessa vez, com a
OBS: Esta opção está dentro do botão “Opções”:
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31.Dicas 31. Dicas de Impressão Para conseguir imprimir de forma fácil e rápida sua planilha, há algumas ferramentas bem úteis para o nosso cotidiano, dentre elas:
31.1.
Tipos de Exibição
Na guia “Exibição” você encontra diversas opções de como sua planilha será impressa. As mais utilizadas e que serão explicadas a seguir são: 1) 2) 3)
Normal; Layout da Página; Visualização da Quebra de Página .
Essas três opções estão também disponíveis lá em baixo, ao lado do zoom:
Iniciaremos a explicação pelo modo de exibição “Layout “Layout da Página”, onde é possível visualizar a planilha como se o Excel fosse uma tela do Ms. Word. Nesta tela vemos como a planilha será impressa e também podemos editar os cabeçalhos de cabeçalhos de forma muito mais rápida:
31.2.
Editar Cabeçalhos Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 116
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Para editar o cabeçalho de forma rápida, clique sobre o campo “Clique aqui para adicionar cabeçalho”. Perceba o cabeçalho é dividido em três partes. Ao inserir um texto em cada uma das partes, este texto já será impresso em todas as folhas da planilha:
Para sair da edição do cabeçalho, basta clicar em alguma célula de sua planilha. Ainda falando sobre o cabeçalho, perceba que quando você clica dentro do cabeçalho, surge no canto superior direito da planilha planilha a guia “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé”, contendo uma subguia denominada subguia denominada “Design”., onde você consegue editar o cabeçalho, inserir e editar uma imagem.
Para mudar a cor do texto, basta selecionar a guia “Inicio” e trocar a cor do texto como você j á verificou anteriormente.
Editando o cabeçalho será possível inserir, por exemplo, a data e hora que a planilha foi impressa. Para isso, na parte superior esquerda, ao ingressar no cabeçalho, clique na guia “Desing” e em seguida em “ Data Atual”: Atual”:
Aperte enter e em seguida, clique em “Hora Atual”. O cabeçalho deve ficar:
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Geralmente, coloca-se o logo na parte esquerda do cabeçalho;
2)
Na guia “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé”, dentro de “Design”, clique na opção “Imagem”:
3)
Após clicar em imagem, procure o arquivo de imagem do logo da sua empresa:
Após inserir, perceba que no cabeçalho somente fica escrito “&{Imagem}”.
Assim, para visualizar a imagem, basta clicar novamente sobre uma célula de sua planilha:
4) Observe que o logo ficou maior do que o cabeçalho. Assim, para editar esta imagem, clique sobre a imagem e dentro das “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé”, e em “Design”, clique na opção “ Formatar Imagem”: Imagem”:
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5)
Por fim, nesta tela você conseguirá diminuir o tamanho da imagem:
6) Você também conseguirá editar de forma padronizada a cor da sua imagem. Geralmente, o logo deve ficar um pouco “desbotado”. Para isso, dentro de “Formatar Imagem”, clique sobre a aba “Imagem”. Lá você encontrará as opções de cores da sua imagem. Clique sobre a opção “Cor” e selecione “Desbotado”.
7) Para ver o efeito, não se esqueça de que você deve clicar c licar sobre uma célula da sua planilha pla nilha para sair da edição do cabeçalho:
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31.3.
Edição das Margens manualmente
Caso o logo ou imagem inserida fique fora das margens, será possível editar a margem manualmente. Na visualização “Layout da Página”, passe o mouse pela “Régua” lateral até que o ponteiro assuma o ícone de duas setas, conforme abaixo:
31.4.
Editar Rodapé
Geralmente, no rodapé inserimos o número da página. Para conseguir inserir o número da página, siga os passos: 1)
Clique no rodapé inferior direito da sua planilha;
2) Após clicar no rodapé, na guia “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé”, dentro de “Design” clique cli que sob a opção “Número de Página;
3) Perceba que o Excel escreveu “&[Página]”. Para conseguir visualizar o número da página, clique sobre uma célula da planilha: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 120
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4)
Você pode inserir também o numero total de paginas do documento:
Após clicar sob a opção “Numero de página”, digite “ de” e clique na opção “Numero de páginaS páginaS”
Para conseguir visualizar o resultado, clique sobre uma célula da planilha:
31.5.
Opção “ Visualização Visualização de Impressão” Impressão”
Na versão 2010, o botão “Visualização de Impressão” substituído por uma tela mais compacta . Para acessar esta tela, clique na guia “Arquivo “ Arquivo”” em seguida em “Imprimir “ Imprimir””. Esta é uma nova tela mais compacta onde é possível alterar todas as informações referentes a visualização de impressão:
Na versão 2007, a opção “Visualização “V isualização de Impressão” deve ser acessada através do botão do Office, na lista de opções “Imprimir” :
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31.6.
Otimizar o espaço de impressão
Na guia “Exibição”, ainda em “Modos “Modos de Exibição da Pasta de Trabalho”, Trabalho”, selecione “Visualização “Visualização da Quebra de Página”: Página”:
Nesta tela você consegue ajustar de forma rápida a quebra de página. Noexemplo acima, perceba que há uma coluna que está sendo impressa em outra página. Uma forma prática para ajustar esta impressão para somente uma página, é arrastar a quebra de página para página para o canto direito da folha:
A “mágica” que o Excel faz é diminuir % do tamanho de impressão fazendo com que na impressão a fonte apareça menor.
31.7.
Imprimir relatórios no formato de uma página de largura.
Geralmente, relatórios são impressos em uma página de largura. Para conseguir ajustar automaticamente neste formato, basta clicar na guia “Layout “Layout da Página” Página” e alterar o campo “Largura” para “1 página”
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31.8.
Imprimir somente partes de um documento
Quando precisar imprimir alguma parte de um relatório, selecione as células que devem ser impressas:
Na guia “Layout “Layout de Página” Página” dentro da opção “Área “Área de Impressão” Impressão” clique em “Definir “Definir área de impressão” impressão”
Pronto! Somente as células selecionadas serão impressas!
31.9.
Editar as margens de um documento
Na guia “Layout da Página”, a opção “Margens” já possui diversas opções. Por exemplo, a opção “estreita” otimiza a utilização do espaço da folha:
31.10. Orientação do papel (Retrato ou Paisagem): Para alterar a orientação da sua folha de “retrato” para “paisagem”, “paisagem”, na guia “Layout da Página”, clique sob “Orientação” e selecione “retrato” ou “paisagem”: “paisagem”:
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31.11. Imprimir Títulos: TrataTrata-se da possibilidade de configurar sua planilha para que o cabeçalho de sua tabela sempre seja impressa na linha superior de cada folha. Para isso, na na guia “Layout “Layout da Página” se Página” sellecione “Imprimir “Imprimir Títulos”: Títulos”:
Na tela que se abrir, clique no campo “linhas a repetir na parte superior”. Agora, basta clicar sob a primeira linha de sua planilha e apertar “OK”:
Pronto, ao visualizar a impressão, poderá notar que a primeira linha sempre será repetida em todas as páginas:
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32.Trabalhando 32. Trabalhando com o teclado (atalhos) Alguns atalhos feitos através de combinações de comando do teclado do computador podem facilitar na execução de algumas ações. Abaixo, segue um resumo da Doutores do Excel dos Excel dos atalhos mais utilizados e a seguir uma lista completa dos atalhos do Excel retirado do site da Microsoft (http://office.microsoft.com/ptbr/excel-help/teclas-de-atalho-e-de-funcoes-do-excel-HP010073848.aspx)) br/excel-help/teclas-de-atalho-e-de-funcoes-do-excel-HP010073848.aspx
•
Resumo dos principais atalhos (para Excel instalado no idioma Português – Brasil) Brasil)
Atalho
Função
Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + Alt + V Ctrl + “+” Ctrl + ““-“
Recortar Copiar Colar Colar Especial Inserir linha/coluna Excluir Linha/Coluna
Ctrl + Setas Ctrl + PgDn Ctrl + PgUp
Ir para próxima célula preenchida Vai para próxima Planilha Volta uma planilha
Ctrl + Espaço Shift+Espaço Ctrl+Shift+Espaço Ctrl +T
Seleciona Coluna inteira Seleciona Linha inteira Seleciona Intervalo Seleciona intervalo
Home Ctrl + Home
Volta para primeira coluna Volta para célula A1
Ctrl + ; Ctrl + Shift + ;
Data de hoje Hora de Agora
Ctrl + N Ctrl + S Ctrl + I Ctrl + 1
Negrito Sublinhado Itálico Tela Formatar Célula
Ctrl + K Ctrl + Z F4 F4 Ctrl + L Ctrl + D
Insere HiperLink Cancela a última ação Insere Cifrão dentro de uma fórmula Repete a última ação Localizar Preencher conforme primeira célula
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33.Atalhos 33. Atalhos Completos (Site da Microsoft) Teclas de atalho -- combinação com CTRL TECLA
DESCRIÇÃO
CTRL+SHIFT+(
Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção.
CTRL+SHIFT+)
Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleção.
CTRL+SHIFT+&
Aplica o contorno às células selecionada selecionadas. s.
CTRL+SHIFT_
Remove o contorno das células selecionadas.
CTRL+SHIFT+~
Aplica o formato de número Geral.
CTRL+SHIFT+$
Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses)
CTRL+SHIFT+%
Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais.
CTRL+SHIFT+^
Aplica o formato de número Exponencial com duas casas decimais.
CTRL+SHIFT+#
Aplica o formato Data com dia, mês e ano.
CTRL+SHIFT+@
Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM.
CTRL+SHIFT+!
Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos.
CTRL+SHIFT+*
Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas vazias). Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro.
CTRL+SHIFT+:
Insere a hora atual.
CTRL+SHIFT+"
Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+SHIFT+Mais
Exibe a caixa de diálogo Inserir para para inserir células em branco.
(+) CTRL+Menos (-)
Exibe a caixa de diálogo Excluir para para excluir as células selecionadas.
CTRL+;
Insere a data atual.
CTRL+`
Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha.
CTRL+'
Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+1
Exibe a caixa de diálogo Formatar Células. Células .
CTRL+2
Aplica ou remove formatação em negrito.
CTRL+3
Aplica ou remove formatação em itálico.
CTRL+4
Aplica ou remove sublinhado.
CTRL+5
Aplica ou remove tachado.
CTRL+6
Alterna entre ocultar objetos, exibir objetos e exibir espaços reservados para objetos.
CTRL+8
Exibe ou oculta os símbolos de estrutura de tópicos.
CTRL+9
Oculta as linhas selecionadas.
CTRL+0
Oculta as colunas selecionadas.
CTRL+A
Abre o Arquivo. Se estiver em Inglês, irá fazer o mesmo que o CTRL + T (selecionar tudo)
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo CTRL+T
Se a planilha contiver dados, CTRL+T seleciona a região atual. Pressionar CTRL+T novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+T novamente seleciona a planilha inteira. Quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula, exibe a caixa de diálogo Arg diálogo Arg um ent entos os d a funç fu nção ão.. CTRL+SHIFT+T insere os nomes e os parênteses do argumento quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula.
CTRL+N
Aplica ou remove formatação em negrito.
CTRL+C
Copia as células selecionadas selecionadas.. CTRL+C seguido por outro CTRL+C exibe a Área de Transferência.
CTRL+D
Usa o comando Pree Preencher ncher Abaixo Abaixo para para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo selecionado nas células abaixo.
CTRL+F
Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substi com a guia Localizar selecionada. selecionada. Substi tuir com SHIFT+F5 também exibe essa guia, enquanto SHIFT+F4 repete a última ação de Localizar . CTRL+SHIFT+F abre a caixa de diálogo Formatar Células com Células com a guia Fonte Fonte selecionada. selecionada.
CTRL+G
Exibe a caixa de diálogo Ir para. para. F5 também exibe essa caixa de diálogo.
CTRL+H
Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substi Substi tuir com com a guia Substituir guia Substituir selecionada. selecionada.
CTRL+I
Aplica ou remove formatação em itálico.
CTRL+K
Exibe a caixa de diálogo Inserir Hiperlink para Hiperlink para novos hiperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hiperlink para Hiperlink para os hiperlinks existentes que estão selecionados.
CTRL+N
Cria uma nova pasta de trabalho em branco
CTRL+O
Exibe a caixa de diálogo diálogo Abr Abr ir para para abrir ou localizar um arquivo. CTRL+SHIFT+O seleciona todas as células que contêm comentários.
CTRL+P
Exibe a caixa de diálogo Imprimir . CTRL+SHIFT+P abre a caixa de diálogo Formatar Células com Células com a guia Fonte Fonte selecionada. selecionada.
CTRL+R
Usa o comando Pree Preencher ncher à Direita para Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado nas células à direita.
CTRL+B
Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual.
CTRL+T
Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela. Tabela.
CTRL+S
Aplica ou remove sublinhado. CTRL+SHIFT+S alterna entre a expansão e a redução da barra de fórmulas.
CTRL+V
Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula. CTRL+ALT+V exibe a caixa de diálogo Colar Especial, Especial , disponível somente depois que você recortar ou copiar um objeto, textos ou conteúdo de célula em uma planilha ou em outro programa.
CTRL+W
Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.
CTRL+X
Recorta as células selecionadas.
CTRL+Y
Repete o último comando ou ação, se possível.
CTRL+Z
Usa o comando Desfazer para para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada. CTRL+SHIFT+Z usa o comando Desfazer ou ou Refazer para para reverter ou restaurar a correção automática quando Marcas Inteligentes de AutoCorreção são exibidas.
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Teclas de função TECLA
DESCRIÇ O
F1
Exibe o painel de tarefas da Aju da Ajuda da do d o Micr Mi cros osof oftt Off ic ice e Excel . CTRL+F1 exibe ou oculta a Faixa de Opções, um componente da Interface de usuário do Microsoft Office Fluent. ALT+F1 cria um gráfico dos dados no intervalo atual. ALT+SHIFT+F1 insere uma nova planilha.
F2
Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula. Ele também move o ponto de inserção para a Barra de Fórmulas para edição em uma célula desativada. SHIFT+F2 adiciona ou edita um comentário de célula. CTRL+F2 exibe a janela Visualiza Visualizarr Impressão.
F3
Exibe a caixa de diálogo Colar Nome. Nome. SHIFT+F3 exibe a caixa de diálogo Inserir Função. Função .
F4
Repete o último comando ou ação, se possível. CTRL+F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.
F5
Exibe a caixa de diálogo Ir para. para. CTRL+F5 restaura o tamanho da janela da pasta de trabalho t rabalho selecionada. selecionada.
F6
Alterna entre a planilha, a Faixa de Opções, o painel de tarefas e os controles de zoom. Em uma planilha que foi dividida (menu Exibir , comando Gere Gerenciar nciar Esta Janela, Janela, Congelar Painéis, Painéis , Dividir Janela), Janela), F6 inclui os painéis divididos ao alternar entre painéis e a área da Faixa de Opções. SHIFT+F6 alterna entre a planilha, os controles de zoom, o painel de tarefas e a Faixa de Opções. CTRL+F6 alterna para a próxima janela da pasta de trabalho quando mais de uma janela da pasta de trabalho é aberta.
F7
Exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia para ortografia para verificar a ortografia na planilha ativa ou no intervalo selecionado. CTRL+F7 executa o comando Mover na na janela da pasta de trabalho t rabalho quando ela não está maximizada. Use as teclas de direção para mover a janela e, quando terminar, pressione ENTER ou ESC para cancelar.
F8
Ativa ou desativa o modo estendido. Nesse modo, Sele Seleção ção Estendid a aparece na linha de status e as teclas de direção estendem a seleção. SHIFT+F8 permite adicionar uma célula não adjacente ou um intervalo a uma seleção de células, utilizando as teclas de direção. CTRL+F8 executa o comando Tamanho Tamanho (no (no menu Controle Controle da da janela da pasta de trabalho), t rabalho), quando uma pasta de trabalho não está maximizada. ALT+F8 exibe a caixa de diálogo Macro Macro para para criar, executar, editar ou excluir uma macro.
F9
Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas. SHIFT+F9 calcula a planilha ativa. CTRL+ALT+F9 calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente de elas terem sido ou não alteradas desde o último cálculo. CTRL+ALT+SHIFT+F9 verifica novamente as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células em todas as pastas de trabalho abertas, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas. CTRL+F9 minimiza a janela da pasta de trabalho para um ícone.
F10
Ativa e desativa as dicas de tecla. SHIFT+F10 exibe o menu de atalho para um item selecionado. ALT+SHIFT+F10 exibe o menu ou a mensagem de uma marca inteligente. Se mais de uma marca inteligente estiver presente, alterna para a marca inteligente seguinte e exibe seu menu ou sua mensagem. CTRL+F10 maximiza ou restaura a janela da pasta de trabalho selecionada.
F11
Cria um gráfico dos dados no intervalo selecionado. SHIFT+F11 insere uma nova planilha. ALT+F11 abre o Editor do Microsoft Visual Basic, no qual você pode criar uma macro utilizando o VBA (Visual Basic for Applications).
F12
Exibe a caixa de diálogo Salva Salvarr Como Como..
Outras teclas de atalho úteis
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DESCRIÇ O
TECLAS DE DIREÇÃO
Move uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita na planilha. CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de dados atual em uma planilha. SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma célula. CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula preenchida. SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a guia à esquerda ou à direita quando a Faixa de Opções está selecionada. Quando um submenu está aberto ou selecionado, essas teclas de direção alternam entre o menu principal e o submenu. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas navegam entre os botões da guia. SETA PARA BAIXO ou SETA PARA CIMA seleciona o próximo comando ou o comando anterior quando um menu ou submenu está aberto. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas navegam para cima ou para baixo no grupo da guia. Na caixa de diálogo, as teclas de direção se movem entre opções em uma lista suspensa aberta ou entre opções em um grupo de opções SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista suspensa selecionada.
BACKSPACE
Exclui um caractere à esquerda na Barra de Fórmulas. Além disso, desmarca o conteúdo da célula ativa. No modo edição de célula, ele exclui o caractere à esquerda do ponto de inserção.
DELETE
Remove o conteúdo da célula (dados e fórmulas) das células selecionadas sem afetar os formatos de célula ou os comentários. No modo edição de célula, ele exclui o caractere à direita do ponto de inserção.
END
Move para a célula no canto inferior direito da janela quando SCROLL LOCK está ativado. Também seleciona o último comando no menu quando um menu ou submenu fica f ica visível. CTRL+END move para a última célula na planilha, na linha usada mais abaixo da coluna usada mais à direita. Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto. CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior direito). Se o cursor estiver na barra de fórmulas, fórm ulas, CTRL+SHIFT+END seleciona seleciona todos os textos na barra de fórmulas da posição do cursor até o final — isso não afeta a altura da barra de fórmulas.
ENTER
Conclui uma entrada de célula da célula ou da Barra de Fórmulas F órmulas e seleciona a célula abaixo (por padrão). No formulário de dados, ele move para o primeiro campo no próximo registro. Abre um menu selecionado (pressione F10 para ativar a barra de menus) ou executa a ação para um comando selecionado. Na caixa de diálogo, ele executa a ação do botão de comando padrão na caixa de diálogo (o botão com o contorno em negrito, geralmente o botão OK OK). ). ALT+ENTER inicia uma nova linha na mesma célula. CTRL+ENTER preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual. SHIFT+ENTER conclui uma entrada de célula e seleciona a célula de cima.
ESC
Cancela uma entrada na célula ou na barra de fórmulas. Fecha um menu ou um submenu, uma caixa de diálogo ou uma janela de mensagens m ensagens aberta. Também fecha o modo de exibição de tela inteira, quando esse modo está aplicado, e retorna ao modo de exibição de tela normal para exibir novamente a faixa de opções e a barra de status.
HOME
Move para o início de uma linha em uma planilha. Move para a célula no canto superior esquerdo da janela quando SCROLL LOCK está ativado. Seleciona o primeiro comando no menu quando um menu ou submenu fica visível. CTRL+HOME move para o início de uma planilha. CTRL+SHIFT+HOME estende a seleção de células até o início da planilha.
PAGE DOWN
Move uma tela para baixo na planilha. ALT+PAGE DOWN move uma tela para a direita na planilha. CTRL+PAGE DOWN move para a próxima planilha na pasta de trabalho. CTRL+SHIFT+PAGE DOWN seleciona seleciona a planilha atual e a próxima planilha na pasta de trabalho.
PAGE UP
Move uma tela para cima na planilha. ALT+PAGE UP move uma tela para a esquerda na planilha. CTRL+PAGE UP move para a planilha anterior na pasta de trabalho. CTRL+SHIFT+PAGE UP seleciona seleciona a planilha atual e a anterior na pasta de trabalho.
BARRA DE ESPAÇOS
Em uma caixa de diálogo, executa a ação para o botão selecionado ou marca uma caixa de seleção. CTRL+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma coluna inteira na planilha. SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma linha inteira na planilha. CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a planilha inteira.
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Move uma célula para a direita em uma planilha. Move entre células desprotegidas em uma planilha protegida. Move para a próxima opção ou para o grupo de opções em uma caixa de diálogo. SHIFT+TAB move para a célula anterior em uma planilha ou para a opção anterior em uma caixa de diálogo. CTRL+TAB alternar para a próxima guia na caixa de diálogo. CTRL+SHIFT+TAB alterna para a guia anterior em uma caixa de diálogo.
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MÓDULO2:
EXCEL AVANÇADO
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1. Introdução às Fórmulas As Fórmulas no Excel determinam como deve ser calculado e/ou comparado o conteúdo de uma célula. Além disso, as fórmulas automatizam e conferem dinamismo ao seu trabalho. As fórmulas podem ser utilizadas para a realização de simples contas aritméticas ou até mesmo funções estáticas. Tomemos como exemplo a função SOMA que foi aprendida no módulo passado. Lembre-se: Para todas as fórmulas, um “intervalo” tem um início e um fim, ou seja, célula inicial e célula final do intervalo. Assim, por exemplo, o intervalo “A1:A40” significa: Célula “A1” até célula “A40”; •
O Excel admite que uma coluna inteira seja inteira seja o intervalo a ser analisado, bastando para tanto que se insira a coluna inteira dentro da fórmula, não havendo uma célula inicial ou final. Por exemplo: “A:A”, significa coluna “A” inteira. •
Portanto, após inserir o “=” e iniciar a digitação do nome da d a fórmula, automaticamente, um quadro aparece com as fórmulas que iniciam com as letras correspondentes às digitadas:
Observe que não há necessidade de digitar todos os caracteres da fórmula, basta dar um duplo clique na fórmula desejada e o Excel finalizará a digitação, inclusive abrindo os parênteses da fórmula. Para selecionar uma fórmula que aparece no quadro com o teclado, selecione-a com as setas do teclado e em seguida, aperte a tecla “TAB “TAB”” e somente depois o “ENTER” IMPORTANTE: se você não selecionar selecio nar a fórmula desejada com a tecla “TAB” e apertar “ENTER” o excel não finalizará a digitação, consequentemente, um erro será encontrado:
Após digitar o nome da fórmula e abrir parênteses, uma ajuda surgirá:
Essa ajuda é extremamente importante, importante, pois é uma “cola” que informa os argumentos que a fórmula precisa para funcionar. A parte negrita indica negrita indica o argumento que deve ser inserido. OBS: Os argumentos que não são não são obrigatórios ficam entre chaves Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 132
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo O sinal de “ponto e vírgula” é utilizado para separar os argumentos da fórmula:
Por fim, você pode mover essa “ajuda”. Para isso, posicione o mouse em cima da ajuda até que o ponteiro fique no formato de 4 setas:
2. Funções Básicas (MÁXIMO, MÍNIMO, MÉDIA) As funções básicas são necessárias para execução de diversos cálculos em uma planilha do Excel, evitando o retrabalho ou perda de tempo com continhas indesejadas. Este tópico apresentará as funções de MÁXIMO, MÍNIMO e MÉDIA a fim de exemplificar a utilização de fórmulas em uma planilha Excel. MÁXIMO e MÍNIMO As funções de MÁXIMO e MÍNIMO demonstram o maior e o menor valor de uma tabela ou intervalo de células. Na planilha “Fórmulas Básicas”, vamos identificar: • • •
Qual o Maior Valor de Venda Qual o Menor Valor de Venda Qual é o valor médio de Venda
Assim como vamos descobrir as mesas três informações, relacionadas às quantidades.
2.1. MÁXIMO Sempre inicie uma função com o sinal “=”. No espaço reservado para o “valor máximo” do “Valor de Venda” , escreva MÁXIMO (com acento!), abra parênteses e clique sobre a coluna “Valor de Venda” (Coluna E) da planilha “Dados de Venda”. A Fórmula deve ficar: =MÁXIMO('Dados de Vendas'!E:E)
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Temos que a maior venda foi de R$7.500,00
2.2. MÍNIMO No espaço reservado para o “valor mínimo” do “Valor de Venda”, Venda” , escreva MÍNIMO (com acento!), abra parênteses e clique sobre a coluna “Valor de Venda” (Coluna E) da planilha “Dados de Venda”. A Fórmula deve ficar: =MÍNIMO('Dados de Vendas'!E:E)
Temos que a menor venda foi de R$30,00.
2.3. MÉDIA Com esta função, é possível se obter a Média aritmética. Continuando na planilha “Fórmulas “ Fórmulas Básicas” Básicas” iremos calcular o valor médio dos produtos vendidos. Inicie a função com o sinal “=”, escreva MÉDIA, abra parênteses e selecione os itens a serem calculados. Veja o resultado final:
Temos que o valor médio vendido foi de R$553,90.
3. Principais Fórmulas do Excel Neste tópico você irá aprender as duas principais fórmulas utilizadas dentro das empresas. Com essas duas fórmulas você conseguirá montar planilhas inteligentes e relacionamento r elacionamento entre duas tabelas! Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 134
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3.1. PROCV (VLOOKUP) Considerada uma das fórmulas mais utilizadas nas empresas, a fórmula “PROCV” compara e/ou encontra informações dentro de uma tabela, é uma função de procura de dados organizados na vertical. O nome da fórmula é originário de suas iniciais como c omo “PROC” de procurar e “V” de vertical. A fórmula serve para RELACIONAR DUAS TABELAS. Para entender o que a fórmula PROCV faz, imagine-se em um supermercado. Ao comprar um produto, o operador de caixa passa o código de barras do produto no caixa e na tela do computador surgem diversas informações como: NOME DO PRODUTO, PR EÇO, etc. Neste simples exemplo está acontecendo a fórmula PROCV, pois o computador está procurando a procurando a informação do CÓDIGO DE BARRAS em BARRAS em um banco de dados armazenado dados armazenado dentro do computador do caixa e puxando as informações necessárias. Na planilha “PROCV 1” você encontrará este exemplo:
A primeira tabela consiste nos produtos que você tem em seu “Carrinho de Compras”. A segunda tabela é o “Banco de dados do Supermercado”. Antes de escrever a fórmula PROCV, vamos pensar o que o computador faz para puxar a informação do NOME DO PRODUTO: 1) Ao passar um produto no caixa, o computador irá ler o CÓDIGO DE BARRAS (valor procurado) 2) Depois, ele vai procurar este CÓDIGO lá na no BANCO DE DADOS DO SUPERMERCADO (matriz tabela)
3) Depois que ele encontrar o código de barras nessa tabela, ele irá buscar a informação que está na coluna ao lado (num_índice_coluna), que é o NOME DO PRODUTO. Vamos fazer esse processo na nossa planilha, “manualmente “manualmente”” (sem o PROCV): 1) O primeiro produto que você tem no seu carrinho possui o código de barras: 78900000
2) Para descobrir “NO OLHO” qual é o NOME DESTE PRODUTO, na tabela do supermercado, a primeira coisa que fazemos é correr a visão sobre a coluna “código de barras” até encontrar o número: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 135
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3) Encontrado o código, basta olhar para a coluna do lado que iremos saber qual é este produto:
PRONTO, VOCÊ ACABOU DE APRENDER A FÓRMULA PROCV! Este é exatamente o mesmo passo que o Excel faz, e é exatamente os parâmetros que você deve informar na fórmula! Vamos lá! Na célula B2 da planilha “PROCV 1” digite “=PROCV(“ Veja que a ajuda do Excel nos fornece:
Precisamos informar 4 parâmetros na fórmula, sendo que os 3 primeiros são as mais importantes: 1) Valor_procurado: O Excel pergunta: “De quem você quer a informação”? informação”? Resposta) No Resposta) No nosso caso, queremos a informação do CÓDIGO DE BARRAS que está na célula ao lado. Então, clique A2;
Em seguida digite “;” (ponto e vírgula)
2) Matriz_Tabela: O Excel pergunta: “Em qual tabela você irá procurar”? procurar” ? Resposta) No nosso caso, a informação está na tabela do “banco de dados do supermercado”, então, basta selecioná-la A PARTIR DA PRIMEIRA COLUNA (Célula COLUNA (Célula G1 até I144) Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 136
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Em seguida digite “;” (ponto e vírgula) 3) Núm_índice_coluna: O Excel pergunta) “Dentro desta tabela que você acabou de selecionar, qual é a coluna (em números) que você quer puxar a informação? É a primeira, a segunda, a terceira??? t erceira???””. Resposta) No Resposta) No nosso caso, queremos puxar a informação do NOME DO PRODUTO que está na segunda coluna desta tabela. Então, Então, basta digitar “2” Importante! O número não é correspondente a letra da Importante! O letra da coluna e sim a quantidade de colunas que selecionamos dentro da “matriz_tabela”
Em seguida digite “;” (ponto e vírgula) 4) Procurar_intervalo O Excel pergunta: “VERDAEIRO OU FALSO?” FALSO? ”.
Ou seja: Correspondência aproximada (VERDADEIRO), ou Correspondência exata (FALSO) Resposta) No Resposta) No nosso caso, queremos uma correspondência exata, exata, ou seja, se este código de barras não estiver na tabela do supermercado, ou se o código estiver errado (já pensou você comprar um desodorante e aparecer na computador “MICROONDAS”?), será necessário chamar a moça do patins!!! Então, Então, em 99% dos casos que utilizaremos o PROCV você deverá usar “ FALSO” FALSO” (QUE TAMBÉM PODE PO DE SER REPRESENTADO PELO NÚMERO “0”), “0 ”), que representa “Correspondência Exata”.
PRONTO, SUA FÓRMULA ESTÁ FINALIZADA. Basta apertar “ENTER” para ver o resultado:
Agora, utilize a mesma fórmula para descobrir o PREÇO DO PRODUTO!
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Observe que a fórmula terá somente uma alteração, que é o NÚM_ÍNDICE_COLUNA, que deve ser alterado para 3, pois a informação que estamos procurando está na terceira coluna, e não mais na segunda! =PROCV(A2;G1:I144;3;FALSO)
Faça a mesmas fórmulas para os 3 produtos restantes em seu carrinho!
Observação adicional: Para a fórmula PROCV funcionar, o valor_procurado deve estar presente na matriz_tabela sempre matriz_tabela sempre na primeira coluna! coluna ! Mais exemplos do PROCV Na aba de “Dados de Vendas” há h á um espaço reservado para praticarmos a fórmula, da coluna K a coluna P:
A planilha “RELACIONAMENTOS” RELACIONAMENTOS” possui diversas tabelas que relacionam uma coisa na outra:
Nosso objetivo será inserir “puxar” as informações da planilha “RELACIONAMENTOS “RELACIONAMENTOS”” para a planilha “Dados de Venda”. Vamos descobrir: •
Qual o fabricante de fabricante de cada produto vendido; Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 138
•
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•
Quem é o Supervisor responsável Supervisor responsável pela região da venda;
•
Quem é o Gerente responsável Gerente responsável pela região da venda;
•
Qual é o Código de barras de barras de cada produto vendido;
•
Quanto é o frete de frete de cada região de cada venda.
PERCEBA QUE VAMOS PROCURAR A INFORMAÇÃO DE CADA REGISTRO DE VENDA, INDIVIDUALMENTE. FABRICANTE:
Como vimos na explicação anterior, para o PROCV funcionar é necessário possuir um campo em comum entre as duas tabelas. Analisando a planilha “RELACIONAMENTOS “RELACIONAMENTOS”” encontramos a seguinte tabela:
É possível observar que o fabricante está relacionado a cada produto (obviamente). ( obviamente). Voltando na planilha “Dados de Venda”, veja que nós temos a informação “PRODUTO” na coluna “A”:
Assim como na planilha “RELACIONAMENTOS “RELACIONAMENTOS”” nós também a listagem de todos os produtos e seus fabricantes:
Ou seja, temos a informação PRODUTO nas duas tabelas! Então, é possível montar a fórmula PROCV, pois há possibilidade relacionamento entre as duas tabelas através da informação “PRODUTO”. Vamos iniciar então a fórmula para puxar o fabricante na célula “K2” da planilha “Dados de Venda”:
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Insira o sinal de “=”, as iniciais “PROCV” e abra parênteses. Veja:
Note que ao inserir a informação da fórmula, o Excel nos fornece todos os argumentos necessários para execução da fórmula. OBJETIVO: Procurar o fabricante de fabricante de cada produto vendido na tabela “Dados de Venda” Valor_procurado: A indagação que se deve fazer deste campo é “De quem você quer a informação?”. informação?”. Neste exemplo, procuramos o Fabricante DO PRODUTO. PRODUTO. Sendo assim digite “A2”, pois o Produto de d e quem queremos o Fabricante encontra-se nesta célula.
Finalize o argumento da fórmula com “;” Matriz_tabela: A questão que se deve ser indagada deste campo é “onde está a tabela com os dados dos fabricantes dos produtos?”. produtos?”. A seguir forneça o endereço da tabela ta bela clicando na aba “RELACIONAMENTOS “ RELACIONAMENTOS”. ”. Selecione o intervalo de “A1:B4” e digite “;” para prosseguirmos.
Não se assuste com o sinal “!”, ele é apenas um divisor entre o nome da planilha selecionada e dos intervalos das células. Finalize o argumento da fórmula com “;” Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 140
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Num_índice_coluna: Esta é a parte mais importante da fórmula. A função indica o número número da coluna que queremos puxar a informação dentro da Matriz_tabela. Importante! O número não é correspondente à letra Importante! letra da coluna e sim a quantidade de colunas que selecionamos dentro da “matriz_tabela” Analisando nossa “matriz_tabela”, “matriz_tabela”, precisamos da informação da coluna coluna “B”, mas não digitaremos esta letra, e sim o número ao qual a coluna corresponde (conforme a quantidade de colunas que selecionamos). Veja que selecionamos somente 2 colunas:
Então, a coluna A=1, Coluna B=2. O Fabricante está, portanto, na segunda coluna. coluna. Digite o número 2 na fórmula.
[procurar_intervalo] Para finalizar a fórmula, deve ser inserida a informação “FALSO” ou “VERDADEIRO”. Conforme mencionado na explicação anterior, em e m 99% dos casos você utilizará o argumento “FALSO”, que irá procurar uma correspondência exata ao exata ao valor procurado. procurado. Acompanhe a fórmula final:
Aperte “enter” e você voltará para a aba de “Dados de Vendas”! Confira o resultado.
Arraste as fórmulas para todas as células abaixo e perceba que o seguinte erro ocorrerá:
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Antes de ler o próximo tópico, tente identificar por que este erro ocorreu. Clique sobre alguma célula com erro e leia a fórmula:
Por exemplo, nesta fórmula estamos procurando o fabricante do produto que está na célula A8, até aí tudo bem. Depois, estamos procurando este produto na tabela da planilha “ RELACIONAMENTOS” RELACIONAMENTOS” nas células A7 até B10. É aqui que está erro. Vamos ver onde está este intervalo:
Veja que não há NENHUM DADO no intervalo da célula A7 até B10! O Excel está apresentando portanto o erro “#N/D” que significa “não disponível”. Ou seja, não há nenhum disponível no intervalo selecionado. Esse “deslocamento” aconteceu pois, por padrão, ao arrastarmos as fórmulas o Excel altera automaticamente as fórmulas para “tentar” entender o que estamos querendo fazer. Há duas opções para evitar este erro. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 142
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A primeira opção, conforme visto em tópicos anteriores, basta fixarmos o intervalo dentro da fórmula com o cifrão “$”. Nós Nós precisamos fixar a fórmula da primeira célula, pois é a que está correta!
DICA: Para inserir o “$”, dentro da fórmula, aperte a tecla “F4”
Depois, basta arrastar a fórmula para as outras células que o erro não irá mais acontecer, pois “pedimos” ao Excel que sempre procure o fabricante do produto na tabela que está na planilha “ RELACIONAMENTOS” RELACIONAMENTOS” na célula A1 até B4:
E a segunda opção para este erro não acontecer é: Ao invés de selecionar, na matriz_tabela, um intervalo específico de células (A1 até B4), selecionar a COLUNA INTEIRA, de A até B:
Após corrigir a primeira célula, basta arrastar para todas as outras:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo DICA: Sempre DICA: Sempre que possível, selecione as colunas inteiras, pois dessa forma você já prevê que novos produtos podem ingressar na sua “matriz_tabela”:
Agora, pratique o PROCV em todas as outras colunas restantes, sempre procurando as informações na planilha “RELACIONAMENTOS” RELACIONAMENTOS”
3.2. SE (IF) Juntamente com a ”PROCV” a “SE” é uma das fórmulas mais importantes do Excel. A função “SE” é responsável por testar algo e escrever o resultado, conforme uma condição testada. Para funcionar, a fórmula SE precisa de 3 argumentos: 1) Teste Lógico 2) Valor se verdadeiro 3) Valor se falso Estes três argumentos devem ser interpretados: 1) Pergunta 2) Resposta verdadeira 3) Resposta falsa O primeiro exemplo que utilizaremos está na n a planilha “Dados de Venda”, nas colunas “Q” e “R”. Na coluna “Q” iremos classificar as vendas que atingiram a meta do valor de vendas ( vendas maiores do que R$500,00) R$500,00) e os que não atingiram a meta (vendas (vendas menores do que R$500,00): R$500,00 ):
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Assim, SE o SE o valor da venda for maior que R$500,00, significa que o gerente desta venda atingiu a meta. Caso contrário o gerente não atingiu a meta. Para funcionar a fórmula SE precisa de 3 parâmetros: •
Teste_lógico: É A PERGUNTA! Um teste lógico, matematicamente falando, é sempre um comparativo entre duas coisas, por exemplo:
No teste lógico, SEMPRE SERÁ COMPARADO DUAS INFORMAÇÕES, com o sinal de comparação dentre eles. Neste exemplo, iremos testar (perguntar) para cada registro de venda (cada linha da tabela) se tabela) se o valor de venda é maior do que a meta da empresa (R$500,00). Na célula Q2, insira: =SE(E2>500 =SE(E2>500 OBS: Foi selecionado a célula E2, que é a primeira venda da tabela.
Digite “;” e vamos para o próximo argumento da fórmula: •
Valor_se_verdadeiro
Após o teste lógico, deve-se inserir o resultado que queremos se o nosso teste for verdadeiro, ou seja é A RESPOSTA VERDADEIRA PARA A PERGUNTA DO TESTE. Precisamos indicar neste argumento o que queremos se o valor de venda for realmente maior do que 500. Vamos pedir para o Excel escrever “Meta Atingida”? Após o “;”, digite entre aspas: “Meta Atingida”: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 145
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Digite “;” para ir ao próximo argumento da fórmula. Atenção! Os textos escritos dentro de uma fórmula devem estar sempre entre aspas. Caso contrário, o Excel Atenção! Os interpretará que a instrução é uma nova nova fórmula. Agora, vamos para o terceiro e último argumento da fórmula SE: Valor_se_falso Interpretação: “Caso contrário...” ou contrário...” ou RESPOSTA FALSA Basta escrever diretamente o valor para os o s casos em que a reposta à pergunta seja falsa. O teste falso em nosso exemplo significa que o gerente não atingiu a meta, e, consequentemente, a quantidade de vendas será menor que 500. Vamos Vamos escrever então “Meta não Atingida”? Atingida” ?
Aperte o “Enter” e confira o resultado:
Arraste a fórmula para os itens abaixo e repare que todas as condições surgirão. Faça o mesmo teste para a próxima coluna “META “ META - QUANTIDADE MAIOR QUE 300 UNIDADES”, UNIDADES ”, onde devemos testar se a quantidade vendida em cada venda atingiu a meta de 300 unidades. Cas o seja maior do que 300 unidades, o gerente Atingiu Atingiu a Meta, caso contrário o gerente “Meta não “Meta não atingida” atingida” A fórmula deverá ficar: =SE(C2>300;"Atingiu a Meta";" Meta não atingida") Leitura: se o valor da quantidade deste registro de venda (célula C2) for maior do que 300, o gerente “Atingiu a meta”, caso contrário, ele “Não atingiu a meta”. Outro exemplo para fórmula SE: Classificação das idades (Maior ou Menor de Idade)
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Suponha que em uma tabela você deva classificar os indivíduos que sejam maiores de idade (maior ou igual que 18 anos) e menores de idade (menor que 18 anos). Com a ajuda da fórmula “SE” será possível condicionar as respostas de acordo com as idades de cada um. SE a idade for maior ou igual a 18 o indivíduo será maior de idade. Caso contrário essa contrário essa pessoa será menor de idade. A planilha “SE – IDADES”, na célula “C2”, “C2”, inicie com o sinal “=”, escreva escreva SE (IF ) Teste_lógico: A pergunta deve ser: a idade é maior ou igual a 18? Perceba que é possível criar diversas perguntas para chegar nas mesmas respostas: •
•
•
•
A idade do João é MAIOR que 17? Se sim: MAIOR DE IDADE o Se não: MENOR DE IDADE o SE(B2>17;”MAIOR SE(B2>17;”MAIOR DE IDADE”;”MENOR DE IDADE” o A idade do João é MAIOR OU IGUAL que 18? Se sim: MAIOR DE IDADE o Se não: MENOR DE IDADE o SE(B2>=18;”MAIOR SE(B2>=18;”MAIOR DE IDADE”;”MENOR DE IDADE” o A idade do João é MENOR que 18? Se sim: MENOR DE IDADE o Se não: MAIOR DE IDADE o SE(B2<18;” SE(B2<18;”MENOR MENOR DE IDADE”;”MAIOR IDADE”;”MAIOR DE IDADE” o A idade do João é MENOR OU IGUAL a 17? Se sim: MENOR DE IDADE o Se não: MAIOR DE IDADE o SE(B2<=17;” SE(B2<=17;”MENOR MENOR DE IDADE”;”MAIOR IDADE”;”MAIOR DE IDADE” o
Ou seja, temos todas essas possibilidades corretas! Quem deve decidir é você!
3.3. Fórmula OU e Fórmula E As fórmulas OU e E são utilizadas, geralmente, em conjunto com a fórmula SE, pois funcionam para criarmos diversos testes lógicos em lógicos em uma mesma fórmula SE. Seguindo a sequencia do exercício anterior, a coluna “S “ S” do arquivo “1 “1 – – Doutores do Excel...” Excel...” está perguntando: “ALGUMA “ALGUMA META FOI ATINGIDA?” ATINGIDA?”
Neste caso, temos que testar se a primeira meta foi f oi atingida (valor (valor de venda maior que R$500) R$500) OU se a segunda meta foi atingida (quantidade ( quantidade maior que 300). 300). Portanto, vamos fazer este teste em uma única fórmula SE com SE com o auxílio da fórmula OU.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Ao escrever a fórmula OU, veja que em sua ajuda aparece: “logico1, lógico2”... ou seja, é dentro da fórmula OU que vamos inserir nossos 2 testes (se a coluna Q é igual a “meta atingida” ou se a coluna R é igual a meta atingida)
Por fim, como informado, a fórmula OU deve ser utilizada, na maioria dos casos, dentro de uma fórmula SE. Assim, a primeira parte da fórmula SE, que será inserida na coluna “S” deve ficar:
=SE(OU(Q2=”meta atingida”;R2=”meta atingida”)
Utilizamos portanto a fórmula OU dentro do teste lógico da fórmula SE. Para finalizar, devemos informar as respostas do nosso teste. Assim, já que a pergunta é “alguma meta foi atingida?”, as respostas serão “sim “ sim”” (caso nosso teste seja verdadeiro) e “não” (caso nosso teste nosso teste seja falso). A fórmula final então deve ficar:
=SE(OU(Q2="meta atingida";R2="meta atingida");"sim";"não")
Na coluna T, a pergunta é: AS DUAS METAS FORAM ATINGIDAS?
Para responder a esta questão, precisamos analisar se na célula Q2 está escrito “meta atingida” E se na célula S2 está escrito “meta atingida”. Portanto, basta trocar a fórmula “OU” do exercício anterior para a fórmula “E”, uma vez que a condição é ser meta atingida nas duas células (ser “meta atingida” numa nu ma e “meta atingida” na outra). O resultado deve ser:
=SE(E(Q2="meta atingida";R2="meta atingida");"sim";"não") Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 148
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3.4. SE + E Conforme explicado no tópico anterior, o Excel permite inserir diversas fórmulas dentro de outras fórmulas. Um exemplo bastante clássico é a utilização da fórmula “E” ou da fórmula “OU” dentro da fórmula SE, ou até mesmo, a própria fórmula SE dentro de outra fórmula SE. Daí vem o termo “fórmulas aninhadas” amos analisar o seguinte cenário: Na planilha “Dados de Venda” na coluna “T” devemos classificar a comissão de cada gerente, conforme o valor da venda: 1) 2) 3)
Se o valor de venda <= 500; 500; Comissão de 1% Valor de venda entre 500 e 1000; 1000; Comissão de 2% Se o valor de venda > 1000; 1000; Comissão de 3%
Colocando essas informações em um fluxograma, veja como é mais fácil a interpretação:
Pergunta da fórmula SE (IF)
RESPOSTA AFIRMATIVA: 1%
RESPOSTA NEGATIVA: PERGUTA NOVAMENTE
Após fazer a primeira pergunta, e informar o valor se a resposta for verdadeira (valor de venda é menor do que 500? Se sim, comissão de 1%), no “valor_se_falso” desta primeira fórmula SE deve ser inserido mais um teste, para verificar se o valor de venda está entre 500 e 100. É neste momento que entra a fórmula E (AND), pois será necessário testar AO MESMO TEMPO se o valor de venda é maior que 500 e se o valor de venda é menor que 1000, para enfim informar a resposta positiva desta segunda pergunta (comissão 2%) e a resposta resposta negativa a essa pergunta (comissão 3%) Seguindo agora passo a passo: 1) Se o valor de venda for menor ou igual a 500, o valor da comissão será de 1%. Diante disso, podemos iniciar nossa fórmula com:
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Teste_logico: E2<=500 → Valor_se_verdadeiro: 1%
2) Agora, precisamos fazer mais uma pergunta, para isso, vamos utilizar mais uma fórmula SE no argumento “valor_se_falso” da primeira fórmula SE.
Conforme o fluxograma, estamos agora na segunda pergunta:
Note que esta nova condição SE deve SE deve testar AO MESMO TEMPO se o valor da venda é maior do que 500 e se o valor da venda é menor ou igual a 1000. Para conseguir fazer estes dois testes ao mesmo tempo, t empo, utilizaremos a fórmula E(...). Quando estamos escrevendo um texto, nosso raciocínio pode ser explicitado da seguinte forma: “O gerente para receber a comissão de 2% deve ter te r o valor total de vendas “maior “ maior que 500 E menor menor ou igual a 1000”. 1000 ”. No Excel, todavia, ao invés i nvés de inserirmos a fórmula “E” “ E” no no meio do teste, devemos colocá-la no início do teste: E(teste 1, teste 2, teste 3, etc). A fórmula E(...) possui os argumentos: “lógico 1”;”lógico 2”;...
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Como vimos, um valor lógico é quando comparamos informações, por exemplo, 1 = 1. Com a fórmula E podemos testar mais de uma informação ao mesmo tempo. Ou seja, é possível criar diversos testes lógicos dentro da fórmula E(...). Como o “E” é uma fórmula, você deve ir separando as condições a serem testadas com o sinal de ponto e vírgula “;”. A fórmula deve ficar E(E2>500;E2<=1000) Erros clássicos da fórmula E: 1) esquecer de indicar nos testes lógicos quem deve ser maior que 500? E indicar também “Quem deve ser menor ou igual a 1000?” 2) Esquecer de fechar os parênteses desta fórmula 3) Esquecer de passar para o próximo argumento da fórmula SE, ou seja, esquecer de apertar “ponto e vírgula” após fechar os parênteses da fórmula E. Após inserir a fórmula E, fechar os parênteses e ir para o próximo argumento da fórmula SE, é necessário indicar qual é a comissão do vendedor se de fato o valor de venda estiver entre 500 e 1000. Neste caso, precisamos então inserir a comissão de 2%. Assim, a continuação da fórmula deve ficar: =SE(J2<=500;1%; =SE(J2<=500;1%;SE(E(J2>500;J2<=1000);2% SE(E(J2>500;J2<=1000);2% 3) Agora precisamos inserir a última condição, que condição, que é o valor >1000. Vamos lembrar que na fórmula que já foi criada até o momento, já criamos os cenários: a. b.
O valor ser menor ou igual a 500. O valor ser maior que 500 e menor ou igual a 1000.
Note que não existe outro cenário possível a não ser >1000 >100 0, uma vez que já criamos os o s outros dois, e também não precisamos inserir qualquer outra situação. Assim, ao inserir inserir “;” após o “2% “2%”, ”, o Excel indicará que estaremos no argumento: valor_se_falso da valor_se_falso da segunda fórmula SE.
Basta escrever portanto o último resultado possível, que será “3% “ 3%”, ”, ou seja, se nenhuma das outras condições forem aceitas, o valor de venda só poderá ser >1000, assim, o resultado para esta comissão deve ser: “3% “3%””. Terminando a fórmula, que ficará: =SE(J2<=500;1%;SE(E(J2>500;J2<=1000);2%;3% a)
Apertar “Enter” aparecerá “Enter” aparecerá a seguinte mensagem:
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Note que o excel está proponto uma correção, que é justamente os 2 parênteses das duas fórmulas SE que criamos. Pode aceitar a correção! 4) Pronto! A fórmula está está pronta para ser “arrastada” para testar todos os registros de vendas de sua planilha
4. PROCV (VLOOKUP) com “procurar intervalo” = VERDADEIRO (TRUE) VERDADEIRO (TRUE) Agora que você já sabe utilizar o PROCV e a fórmula SE corretamente, está na hora de aprimorar ainda mais seu tempo, aprendendo a utilizar a fórmula PROCV com o argumento VERDADEIRO no final da fórmula. Com essa opção, será possível substituir a fórmula SE + E otimizando o seu tempo. Nota: o conhecimento da fórmula SE + E não será em vão, pois em muitos casos, precisamos testar mais de uma condição para realizar algum procedimento, são exemplos: 1) SE O VALOR DE VENDA FOR MAIOR QUE 100 E A REGIÃO FOR NORDESTE 2) SE O PRODUTO FOR DORFLEX E SE FOR VENDIDO NA REGIÃO SUL.... Porém, podemos substituir a fórmula SE + E quando estamos trabalhando exclusivamente com números, que é o caso das COMISSÕES.
Imagine que sua loja comissione os vendedores, conforme a tabela abaixo: VALOR VALOR DE DE VENDA VENDA MÍNIMO MÍNIMO VALOR VALOR DE DE VENDAMÁX VENDAMÁXIMO IMO COMISSÃO COMISSÃO R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$
201,00 401,00 601,00 801,00 1.001,00 1.201,00 1.401,00 1.601,00 1.801,00
R$ 200,00 R$ 400,00 R$ 600,00 R$ 800,00 R$ 1.000,00 R$ 1.200,00 R$ 1.400,00 R$ 1.600,00 R$ 1.800,00 MAIORES QUE R$ 1.801,00
1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 10%
Agora, imagine montar a fórmula SE + E para todas essas comissões! A fórmula ficaria mais ou menos assim: =SE(E2<200;1%;SE(E(E2>200;E2<=400);2%;SE(E(E2>200;E2<600);2%)... É neste tipo de situação que podemos utilizar o PROCV com o último argumento como VERDADEIRO. Analisando a fórmula PROCV, temos que o último argumento “procurar_intevalo” “ procurar_intevalo” da da fórmula é: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 152
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Neste momento, estamos indicando para que a fórmula procure um valor de correspondência aproximada (VERDADEIRO) ou de correspondência exata (FALSO). Nas explicações do PROCV dos capítulos anteriores, foi indicado que devemos usar o valor FALSO em 99% dos casos. Na verdade, deve-se usar o FALSO FALS O quando estamos procurando valores de TEXTO (palavras). Nós aprendemos o PROCV para procurar o fabricante do produto (um valor de texto, não número), para procurar o frete da REGIÃO (um valor de texto, não número). Neste próximo exemplo, nós iremos trabalhar com valores numéricos, possibilitando o uso do VERDADEIRO no PROCV, acompanhe: Na planilha RELACIONAMENTOS, vá até a tabela das colunas Q a S
Na célula destacada em AMARELO vamos procurar o “VALOR A SER TESTADO” na tabela de comissões logo acima. Veja que NÃO TEMOS O VALOR DE R$500,00 NA TABELA, TABELA , com isso, por padrão, a fórmula PROCV com o valor FALSO NÃO FALSO NÃO FUNCIONARÁ:
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Isso acontece, pois estamos tentando procurar uma correspondência exata (FALSO) e como vimos, o valor 500 não está na tabela. Agora, se trocarmos o último argumento da fórmula PROCV para VERDADEIRO (correspondência aproximada), o PROCV funcionará!
Observe quanto tempo que se ganha ao utilizar esta funcionalidade! Preencha a coluna “COMISSÃO “COMISSÃO BASE 2” 2” (coluna U) da planilha “Dados de Venda” utilizando a fórmula PROCV, relacionando o valor de cada cada venda com a mesma tabela da planilha “ RELACIONAMENTOS” RELACIONAMENTOS” (colunas “Q” a “S”): “S”): Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 154
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A fórmula deve ficar: =PROCV(E2 =PROCV(E2;RELACIONAMENTOS!$Q$1:$S$11;3;VERDADEIRO) ;RELACIONAMENTOS!$Q$1:$S$11;3;VERDADEIRO)
4.1. Informação mais importante para o PROCV (com VERDADEIRO) FUNCIONAR: FUNCIONAR: A Tabela Matriz deve sempre ser criada com pensando no valor MÍNIMO do parâmetro. Conforme exemplo citado, observe que não está sendo levada em consideração a coluna “Valor Máximo”, somente a col una “Valor Mínimo”:
Preencha agora a coluna “V” da planilha “Dados de Venda”, porém, utilizando utiliz ando o PROCV (VLOOKUP) com verdadeiro (TRUE) no final. Será necessário criar a tabela de comissionamentos, conforme o tópico “SE + E” do seu livro.
4.2. Utilizando a fórmula SE com outras fórmulas O Excel nos permite utilizar uma infinidade de fórmulas aninhadas (uma fórmula dentro da outra). No próximo exemplo, vamos juntar a fórmula SE ( IF ) com a fórmula PROCV( VLOOKUP). Imagine que nossa empresa criou uma promoção para zerar o frete nas vendas maiores que R$500,00. Todas as vendas maiores que R$500,00 terão frete grátis. Porém, as vendas menores que R$500,00 continuam pagando frete normal. A interpretação para inserir as fórmulas deve ser: SE o VALOR DA VENDA for MAIOR que 500, o valor do frete é zero, caso contrário, vou PROCURAR o valor do frete da REGIÃO. Assim, neste caso, devemos iniciar testando se a venda é maior do que R$500,00, ou seja, vamos começar com a fórmula SE.
=SE(E2>500; Após fazer a “Pergunta”, vamos às respostas: • •
Se SIM (se (se a venda for maior que 500): ZERAR O VALOR DO FRETE Se NÃO (se (se a venda for menor que 500): PROCURO O VALOR DO FRETE (COM PROCV)
Portanto, no argumento “Valor se Verdadeiro” da fórmula SE, insira o valor do frete grátis:
=SE(E2>500;0 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 155
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Em seguida, após inserir ponto e vírgula (;), cairemos no “valor se falso” da fórmula SE. O u seja, e se o valor da venda for menor do que R$500,00? Neste momento, vamos pedir para o Excel procurar o valor do frete com base na região da minha venda.
=SE(E2>500;0;PROCV(B2;RELACIONAMENTOS!N:O;2;FALSO)) Observação 1: perceba 1: perceba que não é necessário inserir inserir “=” antes do PROCV, uma vez que o sinal de igual só deve ser inserido uma vez para começar a fórmula. Observação 2: 2: após inserir o PROCV, precisamos abrir o parênteses desta fórmula Observação 3: 3: como inserimos a fórmula SE e a fórmula PROCV, precisamos fechar o parênteses das duas fórmulas no final.
5. Tabela Dinâmica Uma das mais importantes ferramentas do Excel é sem dúvidas, a tabela dinâmica, que é uma ferramenta de BI (business intelligence) disponibilizada dentro do Excel. Com esta ferramenta é possível cruzar informações rapidamente para obter relatórios e análises sobre dados organizados em um banco de dados. Por exemplo, imagine que você possua uma tabela com dados de vendas de vendedores provenientes de diferentes regiões brasileiras. Se os dados estiverem organizados em formato de banco de dados será possível facilmente analisar estes dados e descobrir qual região r egião mais vendeu, ou qual vendedor obteve pior ou o u melhor resultado.
5.1. Premissas para que a tabela dinâmica funcione Para uma tabela dinâmica funcionar é necessário atender aos seguintes critérios: I.
Obter os dados organizados em formato de um banco de dados, que significa: a. A primeira linha de sua tabela deve ser um CABEÇALHO b. Os dados devem ser preenchidos na vertical (de cima para baixo) c. As informações devem ser repetidas linha a linha. Por exemplo, ao registrar duas vendas realizadas na região CENTRO-OESTE, deve-se deve-se digitar linha alinha cada região, ou seja, escrever duas vezes a palavra CENTRO-OESTE Veja um exemplo de uma tabela preenchida no formato de banco de dados:
II.
O cabeçalho da sua tabela/banco de dados deve estar totalmente preenchido, não podendo conter campos em branco. Caso contrário a tabela dinâmica nem poderá ser criada, sendo informada a seguinte informação:
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III.
Sua tabela deve conter os dados digitados padronizados, ou seja, o Excel não irá entender que “Dorflex” Dorflex” é igual á “DorfleS “ DorfleS”, ”, o que equivale que equivale dizer que uma palavra, acento, ou até mesmo um espaço em branco digitado a mais será suficiente para que a tabela dinâmica identifique este como um produto diferente.
Pronto! A partir destas premissas já é possível criar uma tabela dinâmica!
5.2. Mas por que criar uma tabela dinâmica? Uma tabela dinâmica sempre deve ser criada quando seu objetivo já estiver claro. Isto porque como são muitas as possibilidades dentro e de uma tabela dinâmica e podemos ficar perdidos se não lembrarmos onde queremos chegar com a tabela dinâmica. No nosso exemplo, vamos criar a tabela dinâmica para descobrir qual produto obteve o maior faturamento (mais vendido em termos de valores de venda).
5.3. Criando sua primeira tabela dinâmica Para criar uma tabela dinâmica: 1) Primeiramente, selecione os dados que farão parte da tabela dinâmica. Dica: Dica: sempre que possível, selecione todas as colunas dos seus dados. Assim você já prevê na tabela dinâmica que novos dados podem ser inseridos no banco de dados:
2)
Clique na guia “inserir” e em seguida em “Tabela Dinâmica”:
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Na tela que se abrir você verá que o intervalo (banco de dados) que será analisado já está selecionado:
4)
Clique em “OK”
5)
Pronto, a primeira tabela dinâmica foi criada:
6) Observe como é importante o cabeçalho de sua tabela / banco de dados, pois todos os cabeçalhos estão disponíveis no espaço “Lista de campos cam pos da tabela dinâmica”:
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7) Por padrão, a tabela dinâmica é criada atrás da atrás da tabela do seu banco de dados, sob o nome “Plan1” (ou Plan2, etc...)
5.4. Campos disponíveis na tabela dinâmica: A tabela dinâmica possui 4 campos:
1) Rótulos de linha: deverá ser inserido os campos que você deseja analisar a cada linha da tabela dinâmica. Geralmente, os campos que possuem muitos cadastros diferentes ficam nas l inhas; 2) Rótulos de coluna: deverá ser inserido campos que você deseja analisar em cada co luna. Geralmente, os campos que não possuem muita informação i nformação repetida; 3) Valores: Valores: devem ser inseridos campos que são possíveis de serem calculados, por exemplo, em nosso banco de dados podemos somar os valores de venda de venda de determinado produto; 4) Filtro de relatório: depois de filtrada, a tabela dinâmica somente exibirá os dados pertinentes aos campos que estão filtrados. Dentro deste mundo de possibilidades, nosso objetivo será descobrir qual foi o produto que mais vendeu em termos de valores de venda. Para conseguir chegar nessa resposta, precisaremos precisaremos somente arrastar o campo “produto “ produto”” para o rótulos de linha ou linha ou rótulos de coluna (veja que é possível arrastar os campos):
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Perceba também que o Excel já resume quais são os dados que temos preenchidos nos campos que selecionamos. Por exemplo, ao selecionar “Produto “ Produto”” o Excel já identifica e insere, sem repetição, os nomes dos produtos. Você pode inserir também o produto em “rótulos de coluna”. Veja que as a s informações são inseridas em cada coluna.
Os campos “Rótulos “Rótulos de Linha” Linha” e “Rótulos “ Rótulos de Coluna” Coluna” se diferenciam, basicamente, em função dessas duas dimensões. O Campo inserido em em “Rótulos “Rótulos de Linhas” Linhas” será exibido, item a item, sem repetição, repetição, em cada linha. Da mesma forma acontecerá com o campo “Rótulos de Colunas”. Colunas”.
Campo: “Valores”: “Valores”: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 160
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No campo “Valores “Valores”” devemos inserir tudo o que queremos que o Excel calcule. calcule. Por exemplo, quando falamos em “soma” ou criar uma “contagem” de algum campo, devemos utilizar o campo “Valores” da tabela dinâmica, pois é lá que o Excel consegue realizar as contas. No nosso exemplo, o que precisamos que o Excel faça é soma todos soma todos os Valores de Venda relacionados Venda relacionados produto a produto. Como queremos somar os somar os valores de vendas, precisamos inserir o campo “Valor “Valor da Venda” Venda” (que se refere ao valor total das vendas na tabela “Dados “ Dados de Vendas”) em “Valores”, conforme segue:
Perceba que o Excel inseriu “Contar “ Contar de Valor da Venda”. Venda”. Porém, o que precisamos na verdade é “Somar “ Somar”” os valores do campo “Valor da Venda” Venda” para cada produto. Portanto, precisamos alterar a funcionalidade “Contar” para a funcionalidade “Somar”. Para isso: a) No item: “Contar de Valor da Venda”, Venda”, clique na seta de opções e em seguida selecione “Configurações “ Configurações do Campo de Valor...” Valor...”
b)
A seguinte tela aparecerá:
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Perceba que está selecionado o cálculo cál culo “ContNúm”, ou seja: contar a quantidade de registros. registro s. Como precisamos “somar”, basta selecionar o cálculo “soma “soma”. ”. c)
Selecione “Soma” e aperte “OK”:
d)
Pronto! Agora o Excel está somando todos os valores dos produtos:
Entendendo esses três campos (Rótulos de Linha, Rótulos de Coluna e Valores) a tabela dinâmica passa a ser uma brincadeira! Você vai arrastando as informações para os campos e o Excel faz o resto.
5.5. Formatando dados Precisamos agora formatar este campo “Soma de Valor de Venda” no formato “Contábil” para visualizar melhor a informação. NÃO FORMATE A COLUNA DO EXCEL, NEM AS CÉLULAS! Ao formatar a coluna “B” ou as células que contém os valores de venda na tabela dinâmica estaremos formatando as células do Excel e não o campo “Valor de Venda”. Ou seja, se este campo for “deslocado” para outras colunas, será necessário reformatar as demais colunas. Diante disso, vamos formatar o campo da tabela dinâmica: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 162
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 1) No campo “Valores” da tabela dinâmica, acesse novamente as “Configurações do Campo de Valor...”:
2) Na tela que se abrir, clique no botão “Formato do Número”:
3) Selecione “Contábil” e clique em “OK”
Pronto! Dessa forma o CAMPO DA TABELA DINÂMICA será formatado E NÃO A COLUNA DO EXCEL Dica: Você pode acessar a opção de “Formato do Número” clicando com o botão direito sobre o campo a ser formatado e selecionando a opção “Formato do Número”:
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5.6. Classificando (ordenando) dados Para chegar a resposta de nossa pergunta “Qual o produto que mais faturou” será necessário classificar os dados da nossa tabela dinâmica. Para isso, basta clicar com o botão direito em cima do campo que deseja ordenar. ordenar . Neste caso, clique com o botão direito direito em cima de qualquer registro do campo “Soma de Valor da Venda”, Venda”, selecione “Classificar” e em seguida “Classificado do Menor para o Maior”, conforme segue:
Pronto! Os dados serão ordenados:
5.7. Lista de Campos da Tabela Dinâmica Toda vez que selecionamos um campo da tabela dinâmica surge a tela “Lista de Campos da Tabela dinâmica”:
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Se quiser, você poderá fechar essa tela, clicando no “X” superior direito da lista. Perceba que após fechar esta tela, ao clicar na tabela dinâmica a lista não aparecerá mais.
5.8. Fazendo surgir novamente a lista de campos Basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer campo da tabela dinâmica e selecionar a última opção: “Mostrar Lista de Campos”
5.9. Descobrindo o poder da tabela dinâmica! Vamos brincar e analisar mais dados em nossa tabela e descobrir as várias funcionalidades desta poderosa ferramenta. Arraste o campo “Região “Região”” para “Rótulos de Coluna” (deixe o campo “Produto “Produto”” em “Rótulos de Linha” e o campo “Valor da Venda” em valores):
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Veja o que a tabela dinâmica irá retornar: 1) Como o campo produto está produto está em “Rótulos “ Rótulos de Linha”, Linha”, significa que cada produto aparecerá em cada linha. 2) Como a “Região” Região” está em “Rótulos “ Rótulos de Coluna”, Coluna”, significa que cada região aparecerá em cada coluna. 3) Para esses dois campos que inserimos (“Produto” e “Região “Região””), estamos pedindo para a tabela dinâmica somar os somar os valores de venda:
Veja que fantástico! Com praticamente 3 cliques descobrimos qual a Região está faturando mais e dentro de cada região, qual o produto que está trazendo mais retorno para a empresa!
5.10. Informações em um mesmo campo (Rótulos de Linha) Vamos agora “levar” o campo “Região” para baixo de “Produtos” no campo “Rótulos de Linha”:
Basta arrastar o campo! O resultado da tabela dinâmica será:
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Neste formato, é possível encontrar as mesmas informações, porém em um formato mais compacto, pois todas as informações estão em uma coluna col una somente. Observe que estamos “priorizando” a informação por produto, pois está sendo apresentado cada produto e produto e o resultado das vendas deste produto em cada região. Se preferir, podemos inverter essa tabela facilmente, e trazer a informação por região. região. Ou seja, quanto vendemos em cada região, e quanto de cada produto vendemos em cada região. região . Para isso, basta inverter a ordem dos campos na tabela dinâmica, “levando” o campo “Produto” para baixo de cada “Região”:
Veja o resultado:
Agora as regiões estão sendo priorizadas, quebrando a informação das vendas por produto em cada região.
5.11. Atualizando 5.11. Atualizando os dados Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 167
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A tabela dinâmica não é atualizada automaticamente! Se novos dados surgirem ou forem atualizados na sua sua tabela / banco de dados será necessário necessário atualizar sua tabela dinâmica. dinâmica. Acompanhe: Observe que, conforme os campos que inserimos em nossa tabela dinâmica, descobrimos que vendemos R$700,00 do “Dorflex” na região “NORDESTE”:
Vamos “achar” esta informação informaç ão em nosso banco de dados: 1) Clique na planilha “Dados de Venda”
2) Filtre os produtos somente com “Dorflex”:
3) Filtre as “Regiões” como “NORDESTE”
4) Você chegará nas seguintes informações:
5) Altere a quantidade da linha 40 para 1000. Com isso, o valor de venda total do “Dorflex” na região “NORDESTE” será de (3500+350) = 3850:
6) Volte a tabela dinâmica, e veja o resultado. A informação não foi alterada: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 168
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7) Será preciso atualizar a tabela dinâmica, para isso, clique em qualquer parte da tabela dinâmica com o botão direito do mouse e selecione “Atualizar”:
5.12. Observações sobre o (vazio): O campo (vazio) aparece, pois a “origem de dados” da tabela dinâmica foi todo o conteúdo das colunas “A” até “T” da aba “Dados “Dados de Venda”, dessa forma foi selecionada TODAS AS LINHAS do Excel das colunas “A” até “T”. Inicialmente, você tem duas opções para retirar o “(vazio)” do seu relatório (inicialmente pois no curso “Especialistas” você aprenderá outras formas forma s de retirar este campo): 1) Toda tabela dinâmica possui Filtros:
Portanto, basta retirar a informação “(vazio)” destes filtros:
Inconveniente: ao retirar o “(vazio)” do filtro você retirou automaticamente a seleção “(Selecionar Tudo”). Com isso, caso surja, su rja, por exemplo, uma nova região na sua tabela/ banco de dados a mesma não será incluída automaticamente na sua tabela dinâmica. Será necessário selecioná-la no filtro. Observe: (alterando o nome de uma região ainda não presente na tabela de dados)
Após alterar o nome, será necessário atualizar a tabela dinâmica! Ao atualizar a tabela dinâmica, dinâmica, observe que a opção “(Selecionar Tudo)” está somente destacada, mas principalmente, a região NORTE não está selecionada!
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2) Para corrigir este problema, podemos utilizar a opção “Filtro “Filtro de Rótulos” Rótulos” do campo da tabela dinâmica, selecionando a opção “É “É diferente de...” de...”
Em seguida, basta digitar (vazio) no campo. Perceba que deve ser escrito exatamente como aparece na tabela dinâmica
Após apertar “OK” a tabela está configurada para não aparecer a opção “(vazio)” e se uma nova informação for inserida na tabela de dados, essa nova informação estará disponível na tabela dinâmica após atualização!
5.13. Ferramentas de Tabela Dinâmica Ao clicar em qualquer célula de uma tabela dinâmica perceba que surgirá uma guia chamada “Ferramentas de Tabela Dinâmica” no canto superior direito do Excel:
Dentro desta guia há duas abas: “Opções” e “Design” Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 170
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5.14. Opções Nesta guia estão disponíveis as opções avançadas da tabela dinâmica (nome da tabela, opções de atualizações, opções de formatação, etc.), opções específica sobre o campo cam po selecionado na tabela, classificação, atualização, entre outros. Neste curso você aprenderá a trabalhar nas opções mais importantes de forma que consiga gerar facilmente relatórios analíticos no Excel, portanto, não serão explicadas todas as ferramentas possíveis nem todos os detalhes de cada botão. Será estuado o principal para que você consiga desenvolver uma tabela dinâmica e analisar dados de sua empresa / departamento. Na guia “Opções”, clique em “Opções” novamente, no canto superior esquerdo:
Nesta tela estão disponíveis as opções avançadas de sua tabela dinâmica. OBS: você também pode acessar as opções da tabela dinâmica clicando com o botão direito do mouse dentro da tabela dinâmica.
Dentro desta tela estão disponíveis diversas abas: “ Layout e Formato”, Formato”, “Totais e Filtros”, Filtros”, “Exibição”, Exibição”, “Impressão”, Impressão”, “Dados “Dados”” e “Texto “Texto Alt.” Alt.” Nestas abas é possível alterar diversas configurações da tabela dinâmica. Vamos informar as principais. No exemplo acima, alteremos uma região no banco de dados para “NORTE”. Note que, mesmo após excluir esse dado do banco de dados, ele ainda estará disponível para seleção na tabela dinâmica mesmo após atualizar a tabela dinâmica. dinâmica . Para excluir os dados dos filtros da tabela dinâmica será necessário seguir os seguintes passos: 1) Na aba “Dados “Dados”, ”, alterar a opção “Número de itens retidos por campo” de “Automático” para “Nenhum”
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Esta alteração fará com que, os dados que forem excluídos do banco de dados não estejam mais disponíveis na tabela dinâmica. Por padrão, todos os dados que em algum momento já esteve no banco de dados aparecerão para sempre sempre na tabela dinâmica.
2) É possível desmarcar a opção “Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar”, pois como vimos no curso básico, ao altera a largura de uma coluna estaremos prejudicando uma possível impressão. Portanto, com essa opção DESABILITADA a DESABILITADA a tabela dinâmica não irá alterar a largura da coluna ao atualizar os dados.
5.15. Verificando a fonte de dados A tabelas dinâmicas sempre analisam uma tabela / banco de dados por vez. Várias tabelas dinâmicas podem analisar um banco de dados, porém, não é possível possível que uma tabela dinâmica analise vários banco de dados ao mesmo tempo.
Ao abrir uma planilha que possui mais de um banco de dados com diversas tabelas dinâmicas será necessário onhecer qual é o banco de dados que está sendo analisado pelas tabelas dinâmicas:
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Para descobrir a origem de dados de uma tabela dinâmica, dentro de “Opções” selecione o campo “Alterar Fonte de Dados” dentro da barra de “Ferramentas da Tabela Dinâmica”
1) Após clicar em “Alterar “A lterar Fonte de Dados”, você será direcionado para a tabela que está “alimentando” a tabela dinâmica:
Além de descobrir a origem o rigem de dados da Tabela Dinâmica também é possível editá-lo e inserir novas colunas da mesma tabela para serem analisadas. As demais informações contidas na guia “Opções” estão distribuídas entre os tópicos, como por exemplo “Atualização” e “Classificação”.
5.16. Campo “Filtro de Relatório” A última análise que devemos fazer a cerca da tabela dinâmica, diz respeito ao “Filtro de Relatório”. Este campo irá filtrar as informações que devem aparecer na tabela dinâmica. dinâmica . Ao contrário dos campos “Rótulos de Linha” e “Rótulos de Coluna” que exibem todos os dados em suas respectivas linhas e colunas, o campo “Filtro de Relatório” irá fazer com que a tabela dinâmica exiba somente a opção que foi “filtrada”. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 173
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Vamos ao Exemplo: Insira o campo “Região” dentro do quadrante “Filtro de Relatório”, “Produto” em “Rótulos de Linha” e faça a soma dos dos Valores de venda em “Valores:
Ao fazer este movimento, perceba que o campo “Região” agora é uma opção de Filtro:
Neste campo, selecione a região “Nordeste”: Nordeste”:
Aperte “OK” e perceba que a tabela dinâmica exibirá SOMENTE as informações referente às opções selecionadas no filtro:
Você poderá inserir mais de um campo nos filtros. Por exemplo, além da Região, R egião, filtrar os dados também por gerente. Para isso, bastaria “arrastar” o campo Gerente para “Filtro de Relatório”.
5.16.1.Trabalhando 5.16.1. Trabalhando com DATAS no “Filtro de Relatório” insira o campo “DATA” no filtro de relatório:
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Observe como os dados das DATAS são exibidos no filtro:
Veja que, diferentemente do Filtro (ferramenta filtro), as Datas na Tabela Dinâmica não aparecem “quebradas” em anos e meses. Veja a diferença utilizando a ferramenta “Filtro” na aba “Dados de Venda”: Venda” :
Existem duas formas para corrigir este “problema”. São elas: 1) Inserir Inserir em duas colunas as informações sobre o “Mês “ Mês”” da venda e o “Ano “ Ano”” da mesma venda, possibilitando desta forma a posterior utilização destas colunas nos filtros da tabela dinâmica; 2) Utilizar a opção “Agrupamento “Agrupamento”” de dados da tabela dinâmica
5.16.2.Fórmula 5.16.2. Fórmula “ Mês” Mês” e e Fórmula “ Ano Ano” ” No arquivo “Dados de Venda” as colunas G e H estão preparadas para receber as informações do MÊS e do ANO da data de venda:
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Para preencher o Mês e o Ano podemos utilizar as fórmulas MÊS() e MÊS() e ANO(), bastando ANO(), bastando inserir dentro dessas fórmulas a DATA ao qual queremos extrair o mês e mês e o ano:
Lembre-se que toda data no excel é um número inteiro. inteiro . Portanto, no argumento “num_série” das fórmulas MÊS e ANO basta inserir a data que estamos querendo saber as respectivas informações. Agora, basta arrastar estas duas fórmulas para conseguirmos obter a informação dos meses e dos anos das vendas:
5.16.3.& 5.16.3. & ou CONCATENAR Estas duas fórmulas servem para juntar informações de outras o utras células em uma célula somente. Ao utilizar a fórmula CONCATENAR será necessário, além de lembrar o nome da fórmula, separar os argumentos com o sinal de “;”, dificultando o entendimento. Ao utilizar o caractere “&” (e comercial) basta ir indicando as informações e inserindo o “&” entre as mesmas. Ou seja, o “&” SERVE PARA JUNTAR DIVERSOS CONTEÚDOS EM UMA ÚNICA CÉLULA. CÉLULA . Vamos utiliza-lo para juntar as duas informações Mês e o Ano em uma única célula na coluna “I”:
1) Comece digitando o sinal de “=” na célula I2 2) Clique sobre a célula G2 para “puxar” a informação do mês 3) Digite “&” que será responsável por JUNTAR o JUNTAR o mês com o ano Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 176
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 4) Clique sobre a célula “H2” que possui a informação do ANO. O resultado deve ser:
Veja que o ele realmente juntou tudo, mês e ano, um ao lado do outro e não ficou muito bom de entender a informação. Por esse motivo, vamos inserir inserir a “/” para separar as informações. O conceito é: 1) Pegar o mês 2) Juntar com a barra 3) Juntar a barra com o ano OBS: A barra deverá estar entre aspas “” para o excel entender que este caractere não será uma divisão! A fórmula final final deve ser: =G2&"/"&H2
Ao arrastar a fórmula para todas as vendas, o resultado da coluna “I” será:
Agora que temos o campo “MÊS_ANO”, atualize a tabela dinâmica e insira este campo (Mês e Ano) no “Filtro de Relatório. Agora será possível separar as informações, mês a mês, no filtro de relatório!
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5.16.4.Fórmula 5.16.4. Fórmula para descobrir o dia da semana (Fórmula TEXTO) Esta fórmula será explicada com detalhes no curso “Especialistas”. Como é uma fórmula simples, forneceremos a explicação resumida, para já ser possível extrair a informação do dia da semana de uma data (segunda-feira, terça-feira...) A fórmula utilizada utilizada será a “TEXTO” . Esta fórmula formata um valor numérico em um formato de texto, por isso se chama texto. Após indicar qual o número que iremos formatar, será necessário inserir entre aspas a formatação. É possível utilizar 3 letras “mágicas”: “D” (dia), “M” (mês), e “A” (ano). (ano) . Para conseguir extrair o dia da semana de uma data, basta formatar a data desejada como “dddd”:
A fórmula texto possui 2 argumentos: valor (indicar qual a célula contém a data a ser formatada) e formato_texto (indicar (indicar qual a formatação desejada entre aspas). As possíveis formatações para a data 12/06/2014 são: Formato “d” “dd” “ddd” “dddd” “m” “mm” “mmm” “mmmm” “aa” “aaaa” “mmm/aaaa” Etc.
Descrição Dia com 1 dígito Dia com 2 dígitos Dia da semana abreviado Dia da semana completo Mês com 1 dígito Mês com 2 dígitos Nome do mês abreviado Nome do mês completo Ano com 2 dígitos Ano com 4 dígitos Mês abreviado / Ano 4 dígitos ...
Resultado 12 12 Qui Quinta-Feira 6 06 Jun Junho 12 2012 Jun/2012 ...
5.17. Trabalhando com AGRUPAM AGRUPAMENTO ENTO DATAS O Excel permite agrupar os dados referentes à DATAS na tabela dinâmica. Com esta opção será possível agrupar uma conjunto de datas em meses e anos.
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A opção para “Agrupar” somente está disponível aos campos que estão dispostos em “Rótulos de Linha” ou “Rótulos de Coluna”. Assim, para conseguir agrupar as datas, primeiramente, deve-se deve-se inserir o campo “DATA” em “Rótulos “Rótulos de Linha” Linha”:
Sua tabela ficará bem feia! Mas não se preocupe, isso será momentâneo. Clique sobre uma data qualquer, qualquer, em seguida clique com o botão direito do mouse e selecione “Agrupar”:
→
A tela seguinte permite escolher qual a forma de agrupamento. Há possibilidade de selecionar mais de uma opção. Por exemplo, deixe o “Meses “ Meses”” selecionado, mas selecione também “Trimestres “ Trimestres”” e “Anos “Anos”” conforme segue:
Agora, será necessário atualizar o campo “Finalizar em”. Por padrão, o Excel insere neste campo a última data encontrada no banco de dados. Porém, ao ser inserido novas vendas posteriores a 08/03/12 o Excel não a agrupará automaticamente essas datas posteriores. posteriores. Para corrigir este problema, basta indicar uma data bem distante neste campo. Por exemplo: “03/12/2020 “ 03/12/2020””
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Após atualizar o campo “Finaliza em:” clique em “OK” e veja o resultado!
Importante: O Excel criará mais dois campos em sua tabela dinâmica. Neste caso, como agrupamos 3 campos (“Meses”, “Trimestres” e “Anos”) o Excel criou cr iou dois campos adicionais (Ano e Trimestre) e “aproveitou” o mesmo campo “DATA” para deixar o nível mais baixo de nosso agrupamento, ou seja o “Mês”
Será possível utilizar estes campos em qualquer quadrante da sua tabela dinâmica: dinâmica : “Rótulos de linha”, “Rótulos de Coluna” e “Filtros”. “Filtros” . A escolha entre o método 1 (criação manual da coluna Mês e Coluna Ano e fórmulas correspondentes) e método 2 (agrupamento) deve-se ao fato de quais análises serão criadas e realizadas em sua tabela. O fato de possuir as colunas do “mês” e “ano” diretamente no banco de dados possibilita a utilização fórmulas avançadas, utilizadas em análises e criação criaç ão de dashboards como por exemplo SOMASES, CONT.SES que serão estudadas nos próximos tópicos. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 180
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5.18. Design O Excel nos fornece diversas opções de Designs para Tabelas Dinâmicas. Para alterar o Design de uma Tabela Dinâmica basta seguir os passos descritos abaixo: 1)
Clicar em cima de uma uma tabela dinâmica para que a “Ferramentas da Tabela Dinâmica” surja:
2)
Em “Ferramentas da Tabela Dinâmica”, selecione “Design” em seguida na opção “Mais”: “Mais” :
3)
Ao clicar em “Mais”, você visualizará diversos Designs. Escolha o que mais lhe agrada!
Dentro da guia “Design “ Design”” é importante verificar o grupo “Layout” que está disposto no canto superior esquerdo:
Dentro deste grupo temos 4 opções: o pções: 1) Subtotais 2) Totais Gerais 3) Layout do Relatório 4) Linhas em Branco
Seguindo o curso, sua tabela dinâmica deve estar:
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5.18.1.Subtotais 5.18.1. Subtotais
Comece limpando todos os subtotais, clicando em “Não “ Não Mostrar Subtotais”. Subtotais ”. Veja que a tabela dinânica não apresentará mais nenhum subtotal:
Para visualizar os subtotais novamente, escolha entre “Mostrar Todos os Subtotais no Final do Grupo” Grupo ” e “Mostrar Todos os Subtotais no Início do Grupo”. Grupo ”. Existe a opção para inserir somente alguns subtotais, e não todos. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse em cima do item que deseja ver o subtotal na tabela dinâmica e selecionar “Subtotal...” Em uma tabela sem subtotais, subtotais, veja como inserir somente os subtotais dos tremestes:
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5.18.2.Totais 5.18.2. Totais Gerais
Para melhor visualizar a funcionalidade desta opção, insira o campo “Trimestres” “ Trimestres” para “Rótulos de Coluna”: Coluna”:
A tabela dinâmica vem automaticamente com os campos “Total Geral” destacados, observe:
A opção “Totais “Totais Gerais” Gerais” permite retirar estes Totais gerais, ou exibi -los somente para “Colulas” ou somente para as “linhas.
5.18.3.Layout 5.18.3. Layout do Relatório: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 183
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Vs. 2010
Vs. 2007
Esta é a parte mais importante do grupo Layout. Para melhor visualizar estas opções, não deixe nenhum campo em “Rótulos de Coluna” C oluna”.. Neste caso, vamos excluir a informação de “Trimestres”:
No campo “Rótulos de Linha” temos 3 campos: “Anos “ Anos”, ”, “Data “Data”, ”, “Produto “Produto”. ”. Com isso, a tabela deve ficar:
Agora, vamos utilizar o botão “Layout do Relatório”. Por padrão, a tabela dinâmica sempre é criada no “Formato “ Formato Compacto”. Compacto”. Isso faz com que as informações inseridas no campo “Rótulos de Linha” apareçam dentro da tabela t abela dinâmica uma embaixo da outra, na mesma coluna:
Vamos alterar então para opção Selecione agora a opção “Mostrar em Formato de Estrutura de Tópicos”: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 184
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Observe que nesta opção, os campos que estão inseridos em “Rótulos de Linha” aparecem em colunas diferentes, facilitando de certa forma a visualização dos dados da tabela dinâmica. Além disso, a tabela dinâmica “pula” uma linha para mostrar a próxima informação, conforme segue:
Se você quiser visualizar as informações sem pular esta linha, basta sel ecionar a opção “Mostrar em formato de Tabela”:
A tabela ficará mais limpa, realmente em um formato de um novo banco de dados (tabela):
Repetir Todos os Rótulos de Item (Disponível somente na versão 2010)
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Por padrão, ao utilizar a opção “Formato de Estrutura de Tópicos”, ou “Formato de Tabela” as informações que se repetem são ocultadas, para facilitar facil itar as informações, conforme destacado:
A partir da versão 2010, é possível que esses dados sejam exibidos, bastando para isso selecionar a opção “Repetir Todos os Rótulos de Item” Item” e os dados ocultos serão exibidos:
Filtro Aprimorado: Segmentação de Dados A versão 2010 do Excel possibilita a criação de “Segmentos de Dados”, um aprimoramento dos “Filtros” dentro de uma conexão (que pode ser uma tabela dinâmica).
Figura 1.6.1:Segmentação 1.6.1:Segmentação de dados. Uma novidade do Excel 2010
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6. Gráficos Dinâmicos Um gráfico Dinâmico nada mais é do que um gráfico que está “conectado” com uma tabela dinâmica, ou seja, todas as alterações de dimensões, filtros e contas realizadas na tabela dinâmica serão exibidas e realizadas também no gráfico de forma automática. Para iniciar os estudos, com uma a tabela dinâmica criada (analisando dados da planilha “Dados de Vendas”), vamos criar o gráfico mais simples que existe. Um gráfico de Pizza! Pizza !
6.1. Criando seu primeiro Gráfico de Pizza Na tabela dinâmica, insira insira somente a informação “Produto” em “Rótulos de Linha” e some os “Valores de Venda” no campo Valores, conforme co nforme segue:
Para inserir um Gráfico Dinâmico, sempre siga estes passos: 1)
Clique em cima da Tabela Dinâmica:
2) Depois, na barra de ferramentas, clique em “inserir”. Em seguida, selecione o tipo de gráfico que deseja criar:
3) Vamos começar os estudos de Gráficos da forma mais simples possível. Comece selecionando o gráfico de “Pizza” 2D:
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4)
Pronto! Você criou um Gráfico Dinâmico, ou seja, conectado a uma Tabela Dinâmica!
Vs. 2010: 2010: Estão disponíveis os filtros diretamente no gráfico. São os mesmos filtros disponíveis na Tabela Dinâmica
Excel 2007
Excel 2007 - Painel Filtro da Tabela Dinâmica: Ao criarmos um gráfico dentro de uma tabela dinâmica surgirá a tela “Painel Filtro da Tabela Dinâmica”. Este quadro pode ser fechado, pois todas as informações que precisamos já estão disponíveis diretamente dentro da tabela dinâmica! Tanto é que este quadro já nem aparece na versão 2010 do Excel!
Dica Sobre o Gráfico de Pizza: Este Pizza: Este é um das melhores formas para apresentar resumos dos dados de UMA VARÍAVEL! VARÍAVEL! Ou seja, estamos analisando o resumo dos dados do campo “Produto”, com isso, o gráfico está separando as vendas de cada produto dentro produto dentro da pizza! Vamos inserir mais uma variável (mais um campo). Na Tabela Dinâmica, Insira o campo “Região “Região”” em... “Campos de Eixo...” Eixo...”:
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Opa! O nome do campo na tabela dinâmica está alterado! Ao criar um gráfico dinâmico, se o gráfico estiver selecionado, os campos da tabela dinâmica serão renomeados: a. “Rótulos de Linha” Linha ” para → “Campos de Eixos (Categorias)” (Categorias)” b. “Rótulos de Coluna” Coluna” para → “Campos de Legendas (Série)” (Série)”
Campos com o Gráfico Selecionado
Campos com a Tabela Dinâmica Selecionada
Essa troca de nomes irá ser muito útil, conforme será visto nos próximos tópicos! Voltando ao gráfico de pizza! Agora, com duas variáveis (Produto e Região), observa-se que o gráfico não está extremamente legível.
Isso acontece, pois o Gráfico de Pizza junta todos os campos em uma visualização. Analisando a legenda do gráfico, entendemos que cada cor representa a junção dos campos (Produto e Região) Portanto, quando se estiver trabalhando com mais de uma variável é recomendável trabalhar com outros tipos de gráficos. Dentro das empresas, os gráficos mais utilizados (além do gráfico de pizza) são os gráficos de Colunas. No próximo tópico será informado como alterar um tipo de gráfico.
6.2. Selecionando Gráficos Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 189
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Ao clicar sobre o Gráfico ele é selecionado. A informação fundamental: clique em uma parte em brando do gráfico para selecioná-lo. selecioná-lo . Dessa forma, o gráfico inteiro será selecionado, possibilitando alterar as configurações gerais do gráfico, inclusive, move-lo, entre outras opções.
Veja o estrago que fará ao gráfico se você clicar em cima das cores e tentar mover o gráfico:
6.3. Alterando 6.3. Alterando o Tipo de Gráfico: Ao clicar sobre um gráfico é exibida a guia “Ferramentas “ Ferramentas Do Gráfico Dinâmico” Dinâmico” na faixa de opções: Vs 2013
Vs 2007 e 2010
Guia Layout Vs 2013 >> Observe que na versão 2013, não existe a guia “Layout”. Esta “Layout”. Esta guia foi substituída pelo botão “+” que aparece ao lado do gráfico, quando selecionado:
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No tópico anterior, está sendo necessário alterar o tipo de gráfico de Pizza para Pizza para um gráfico de Coluna. Coluna . Para isso, na Faixa de Opções, Opções, dentro da guia “Design “Design”” clique em “Alterar “Alterar Tipo de Gráfico”: Gráfico ”: Vs 2013
Vs 2007 e 2010
Também é possível alterar o tipo de gráfico clicando com o botão direito do mouse sobre o gráfico:
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Neste curso serão analisadas as três primeiras opções referentes ao gráfico de Colunas: Vs 2013
Vs 2007 e 2010
Todas as outras opções do gráfico de Colunas é uma variação destas três opções.
6.3.1. Gráfico de Colunas Agrupadas
Ao selecionar esta opção e apertar “OK”, o gráfico a ser apresentado será:
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Mais algumas observações: 1) Note que a primeira informação que está em “Campos de Eixos” é “ Produtos”. Produtos”. Por esse motivo, os produtos estão “Priorizados” no gráfico, e aparecem em baixo das regiões. Em seguida, no “Campo de Eixos” está a informação “Regiões”. Ela será exibida no segundo nível do gráfico. Portanto, note que neste gráfico é possível analisar que o produto “Neusa” foi vendido em três regiões destacadas abaixo:
2) Inverta a posição dos campos diretamente na Tabela Dinâmica e veja o resultado:
Além de o gráfico ser atualizado automaticamente, é possível identificar, por exemplo, que na região “NORTE” é vendido somente vendido somente o produto “TYLENOL”, sendo que na Região “NORDESTE” são vendidos dois produtos. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 193
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Para conseguir visualizar este efeito é preciso inserir qualquer informação no “Campos de Legenda” da tabela dinâmica. Portanto, “leve” a “Região” para este campo e veja o resultado agora:
Agora sim é possível identificar as colunas agrupadas, uma ao lado da outra. Perceba que as “Regiões” foram inseridas no “Campo de Legenda” e é exatamente na exatamente na legenda do gráfico que estão as regiões. É por esse motivo que os nomes dos campos na tabela dinâmica são alterados ao selecionar o gráfico. Neste exemplo, é possível COMPARAR COMPARAR em qual região determinado produto está com maior faturamento. Se quiser COMPARAR Região a Região, talvez o mais indicado seria ter a “Região” no eixo do gráfico e os “Produto” na legenda. Para isso, basta alterar as informações nos campos c ampos da tabela dinâmica:
Dica versão 2010: para fazer esta alteração automaticamente, na guia “Design” clique em “Alterar Linha / Coluna”:
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Agora é possível COMPARAR região a região, quais são os produtos mais vendidos em cada uma. O gráfico “Colunas “Colunas Agrupadas” Agrupadas” é utilizado, portanto, para COMPARAR COMPARAR informações contidas no gráfico. Comparar produto a produto, região a região e produto x região. Note que não é possível descobrir de forma clara qual o faturamento total de determinada região. região . Para chegar nesta informação seria necessário inserir uma coluna em cima da outra para concluir com precisão o faturamento de terminada região. É por esse motivo que será explicado explic ado o gráfico de “Colunas “ Colunas Empilhadas”
6.3.2. Gráfico de Colunas Empilhadas Neste gráfico será possível somar o total faturado de determinada informação que estiver no campo “Eixo” da tabela dinâmica. Para alterar o gráfico: 1) Clique em uma parte em brando do gráfico 2) Dentro da guia “Design”, clique em “Alterar Tipo de Gráfico” 3) Selecione Colunas em seguida “Colunas Empilhadas.
Observe que neste gráfico é possível saber com exatidão quanto que determinada região faturou:
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6.3.3. Gráfico Colunas 100% Empilhadas Diferentemente do gráfico “Colunas Empilhadas”, o desenho deste gráfico demonstra as colunas 100% preenchidas. Observe:
Colunas 100% Empilhadas
Colunas Empilhadas
O desenho representa perfeitamente como será apresentado o seu gráfico. O gráfico de “Colunas 100% Empilhadas” não é um gráfico muito utilizado, mas deve ser compreendido, pois possui um comportamento semelhante ao gráfico de Pizza onde neste último as informações são distribuídas distribuídas dentro de um círculo. A diferença será que no primeiro, as informações serão distribuídas ao longo das colunas. Altere o gráfico atual para um gráfico “Colunas 100% Empilhadas”
O gráfico apresentado será:
A leitura que se deve fazer deste gráfico é: Qual a proporção do faturamento em determinada região? Por exemplo, na região “NORDESTE” observa-se observa-se que 20% do faturamento vem do produto “Dorflex” e 80% vem do produto “Neusa” “ Neusa” Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 196
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6.3.4. Gráficos de Colunas 3D Os outros tipos de gráficos de Coluna são extensões destes três últimos tipos de gráficos. Observe que os ícones seguem a lógica já apresentada. Os gráficos de 3D possuem um Layout interessante, mas devem ser usados com determinado cuidado estético dentro das apresentações:
7. Formatação de Gráficos Quando produzimos um gráfico é necessário adequá-lo de forma que os elementos e dados sejam visualizados da melhor forma possível. A Doutores do Excel lhe dará dicas de como deixar o aspecto de seu gráfico mais bonito e compatível com os padrões de mercado. Após a seleção de um gráfico, uma aba nomeada de “Ferramentas de Gráfico” é apresentada na “Faixa de Opções”: Opções”:
Neste curso, será explicado com detalhes as duas primeiras sub-guias: sub- guias: “Design” e “Layout”, que são as mais importantes!
7.1. Design Além de possibilitar a alteração do tipo de gráfico, gráfico, conforme visto no tópico anterior, esta guia é responsável pelas cores do gráfico. gráfico. Neste exemplo, será utilizado um gráfico de “Colunas empilhadas” (2D) na tabela dinâmica:
com as seguintes informações
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Ao clicar em “Design” logo abaixo pode ser o grupo “Estilos de Gráfico” com diversos esquemas de cores: Vs 2013
Vs 2007 e 2010
Ainda é possível clicar na “setinha” e selecionar diversas outras opções:
Vs 2013: Para 2013: Para selecionar um esquema de cor pré-definido, clique sobre a opção “alterar Cores”
Estilos mais utilizados: Vs 2013 O Estilo 14 é bastante é comumente utilizado por apresentar um efeito de “alto relevo” nas colunas. Para acessar é necessário clicar na setinha que abre mais opções de Estilos de gráfico
Vs 2007 e 2010 O mesmo estilo 14 da Vs. 2013 corresponde ao Estilo 26 das 26 das versões 2007 e 2010 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 198
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7.2. Layout de um Gráfico Aqui se concentra os elementos que podem ser inseridos nos gráficos, sendo os mais utilizados: • • • • •
Título do Gráfico Título dos Eixos Legenda Rótulos de Dados Tabela de Dados
Na versão 2013, estas opções estão disponíveis no botão “+” que surge ao selecionar um gráfico.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Na versão 2013, para acessar mais opções o pções de um determinado elemento, basta clicar sobre a segunda “seta” que surge ao selecionar um elemento:
Na versão 2007 e 2010, estas opções estão disponíveis na guia “Layout” dentro da guia “Ferramentas de Gráfico Dinâmico” Dinâmico”
7.2.1. Título Há duas opções para inserir o título no gráfico: “Sobreposto” e “Acima”. “Acima” . “Sobreposto”: “Sobreposto”: O título será inserido sobre o gráfico. Esta não é uma boa opção. opção. “Acima do Gráfico”: Gráfico”: é a mais indicada! Com um gráfico ainda sem título, clique nesta opção: Vs 2013
Vs 2007 e 2010
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DICAS IMPORTANTES: 1) AUTOMATIZAÇÃO DE LAYOUTS Perceba que após clicar em “Acima do Gráfico” seu título deve deve ser dimensionado para aparecer EXATAMENTE no meio do seu gráfico, e EXATAMENTE em EXATAMENTE em cima do gráfico. Se isso não acontecer é porque você moveu algum objeto dentro do seu gráfico. Ao mover os objetos dentro do gráfico e tirálos de sua posição original, esta automação não funcionará mais. Veja que a tela abaixo apresenta o exato momento que um objeto (área de plotagem) está sendo movida. É esse tipo de movimento que movimento que faz com que você perca a automação do layout:
Para fazer com que o gráfico volte a ter a automatização automática de layouts será necessário criar um gráfico novamente. Detalhe: para apagar um gráfico, basta selecioná-lo (clicar (cl icar em uma parte em branco) e apertar a tecla “Delete” do teclado.
2) ALTERAR O TEXTO DENTRO DAS CAIXAS Após clicar em “Acima do Gráfico” o título é criado com o nome “Título do Gráfico”. Para alterar este campo, já com o título selecionado (não selecionado (não pode estar piscando...), basta escrever o novo texto e apertar enter. Observe que o texto será escrito na barra de fórmulas: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 201
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Basta apertar “enter” que o nome do título já será alterado!
7.2.2. Título dos Eixos Nesta opção será possível inserir títulos na parte horizontal e horizontal e vertical do vertical do gráfico.
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Vs 2007 e 2010
OBS: Sempre preste atenção na parte “laranja” “ laranja” dos desenhos, que sempre indicam o que você irá alterar
7.2.3. Legenda Novamente, basta prestar atenção nos desenho que não será necessário nem ler a descrição de cada opção. Basta ir selecionando a posição que deseja visualizar a legenda: Vs 2013
Vs 2007 ou 2010
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A legenda de um gráfico facilita a visualização dos dados. No exemplo abaixo cada fabricante é representado
por uma cor e foi selecionado a opção “Mostrar Legenda à Direita”: Direita”:
7.2.4. Rótulo de Dados Essa é uma das opções mais importantes, pois exibirá os valores de cada coluna / campo do gráfico. As opções de posição do rótulo dependem do tipo de gráfico selecionado. Por exemplo, em um gráfico de colunas empilhada, as opções são: Vs 2013
Vs 2007 ou 2010
Os “Rótulos de Dados” podem ficar bem difíceis de ler em um gráfico que contem muitas informações, ou se o gráfico foi muito pequeno, por exemplo:
Veja que os números mais confundem do que explicam. Quanto isto acontecer, a opção é utilizar a “Tabela de Dados”. Dados”. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 204
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7.2.5. Tabela de dados A Tabela de Dados é muito similar ao Rótulo de Dados, mas ao contrário dele, a função apresentará as informações no formato de tabela abaixo do gráfico, deixando as informações mais organizadas. Além de exibir as informações numéricas, a tabela de dados pode ser acompanhada de uma legenda, resolvendo 2 problemas de uma só vez: Rótulos e Legenda em um só lugar! Selecione a opção “Mostrar Tabela de Dados com Códigos de Legenda” Vs 2013
Vs 2007 ou 2010
Dicas sobre a utilização da Tabela de Dados: A tabela de dados ocupa um espaço relativamente grande no gráfico, gr áfico, portanto, seguem algumas opções para melhorar a visualização do gráfico com uma tabela de dados. 1) Desative as legendas (uma vez que a legenda já está contida na tabela): 2) Desabilite também os Rótulos de Dados: 3) Aumente a área do gráfico para conseguir visualizar melhor os dados: DICA: Para DICA: Para aumentar a largura / altura do gráfico, clique sobre os três pontinhos que surgem nas bordas, após selecionar o gráfico:
O gráfico ficará: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 205
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4) Diminua o tamanho da fonte da tabela: a. Clique em cima de um número da tabela de dados dentro do gráfico, até que 4 pontos apareçam, indicando que você selecionou a tabela:
b. Clique na guia “Início / Página Inicial” e observe que as opções para edição da fonte estão habilitadas:
7.3. Analisar 7.3. Analisar – Vs. Vs. 2013 e 2010
Na guia “Analisar” na versão 2010 será possível retirar os campos de filtros que aparecem nos gráficos:
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Clique na guia “Analisar” e em seguida em “Botões de Campos”, por fim em “Ocultar Tudo”
Para voltar a exibir exi bir estes dados, siga o mesmo procedimento, selecionando as opções que deseja visualizar.
7.4. Dicas valiosas sobre formatações de Gráficos: 7.4.1. Utilizar as imagens do Office.com Quando estamos com um gráfico selecionado, cada objeto dentro do gráfico é passível de formatação. Para isso, basta clicar com o botão direito sobre o objeto que deseja formatar e selecionar as opções, dentre elas a mais importante, “Formatar... (nome do objeto):
A parte de formatação dos elementos do gráfico é um das principais alterações entre a versão 2013 e anteriores (2007 e 2010). Enquanto que nas versões 2007 e 2010 todas as opções estavam disponíveis na primeira tela (Preenchimento, Cor da Borda, Estilos de Borda, Sombra, Bordas Suaves e Brilhantes, Formato 3D e Alinhamento), Na nova versão, as opções de formatação foram agrupadas dentro de 3 botões (Linha (L inha de preenchimento, Linha de Efeitos, Propriedades de Tamanho: Tamanho :
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Vs 2007 ou 2010
Abaixo, segue um resumo das funcionalidades da nova “Formatação” da versão 2013:
Opções de Título: aqui Título: aqui é possível selecionar qual elemento que deseja alterar a formatação. Ao clicar na setinha, a lista de todos os elementos surgirá. Opções de Texto: Clique Texto: Clique nesta opção para alterar formatações referentes ao texto do título por exemplo. É possível alterar as cores, c ores, efeitos entre, alinhamento do texto, etc. Linha de Preenchimento: Opções Preenchimento: Opções sobre o preenchimento e bordas.
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Linha de Efeitos: todos Efeitos: todos os possíveis efeitos que podem ser adicionados ao elemento. Entre eles, sombra, brilho, etc.
Propriedades de Tamanho: As Tamanho: As opções sobre imprimir, bloquear determinado objeto ou gráfico inteiro.
Dentro das formatações estará disponível a aba “Preenchimento” que é padrão em praticamente todos os objetos dentro do gráfico. Vamos alterar a cor de fundo do gráfico? Para isso: 1) Clique em uma parte em branco Gráfico com o botão direito e selecione a opção “ Formatar Área do Gráfico” Gráfico”: 2) Na tela que se abrir, selecione a opção “Preenchimento”
•
•
Preenchimento Sólido: Sólido : irá pintar a cor de fundo do seu gráfico sem nenhum efeito. Preenchimento Gradiente: Agora Gradiente: Agora começa ficar interessante. Clique em “Cores predefinidas:” e veja quantas opções estão disponibilizadas:
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•
Preenchimento com imagem ou textura: Aqui que fica a coisa mais legal! Além de conseguir inserir colocar uma imagem do seu computador (logo da empresa por exemplo) nós teremos acesso ao “Clip“Clip-art” que art” que consegue acessar imagens direto do Office.com:
Dentro do Clip-art (em todos os programas do Office) está disponível para todos os usuários do pacote Office o banco de imagens do Office.com, com muitas opções de imagens fantásticas, de alta definição! Para utilizar o banco de imagens do Office.com é necessário estar conectado na internet. Em qualquer versão do Excel, Excel , o primeiro a fazer é clicar com o botão direito do mouse em cima do gráfico e selecionar “Formatar “Formatar área do gráfico”. gráfico”. Em seguida, seguem as diferenças para as 3 versões:
2013 •
1º Clicar em “Linha de preenchimento”
•
2º Preenchimento com Imagem ou textura
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•
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Na versão 2013, é possível pesquisar: • • • • •
Imagens do Office.com Pesquisar direto no Bing (site de procura da Microsoft) OneDrive Pessoal: acessar as pastas do seu Onedive O nedive Facebook: acessar suas fotos do facebook Flickr: acessar sua fotos do Flickr
2007 ou 2010 Na tela “Formatar Área do Gráfico”, selecione “Preenchimento” textura → Clip-art
→ Preenchimento
com imagem ou
Habilitar a pesquisa na caixa “Incluir conteúdo do Office.com”
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Vamos procurar uma imagem de fundo no nosso gráfico de alguns remédios? Então, basta escrever “Remédios” Remédios” e apertar em “Ir”:
Veja quantas imagens irão surgir relacionadas a tag “Remédios” Agora é só escolher uma! Após escolher, clique em “OK”. A imagem será baixada da internet e irá direto para o fundo do seu gráfico:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Agora, basta selecionar a tal “Área de Plotagem” (área em branco que está na imagem) e retirar o preenchimento da mesma, sendo possível visualizar a imagem inteira: 1) Clique com o botão direito em cima da área de plotagem e selecione “Formatar área de Platagem:
2) Em preenchimento, selecione “Sem preenchimento”:
3) Veja o resultado final!
7.4.2. Automatização do Título É possível vincular o título do seu gráfico a um texto de uma fórmula! Vamos aprender a vincular o título do gráfico à célula que contém um filtro da tabela dinâmica. Insira o campo “Ano” em Filtro de Relatório da Tabela dinâmica:
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Na tabela dinâmica, selecione o ano de 2012 no filtro do ano:
Vamos vincular o título do gráfico com a célula onde está escrito o ano que selecionamos no filtro da tabela dinâmica, no caso a célula “B2”
1) Clique sobre o título do gráfico (mas não deixe o texto piscando, somente selecione):
2) Clique na barra de fórmulas, digite “=” e clique na célula B2 para fazer o link:
3) Aperte “ENTER” que o conteúdo da célula já estará no Título do Gráfico 4) Altere o filtro da tabela dinâmica para o ano de 2011. 2011. Veja que o título do gráfico já será alterado.
7.4.3. Utilizando uma fórmula dentro do título do Gráfico Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 214
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Neste tipo de link não é possível utilizar possível utilizar fórmulas, somente uma célula. Portanto, se quiséssemos inserir no título do gráfico a palavra “Ano” antes “Ano” antes do ano selecionado na tabela dinâmica, será necessário utilizar uma segunda célula de apoio. Para conseguir escrever um texto e juntar e juntar este texto com outra célula é necessário utilizar o caractere “&” conforme estudado nos tópicos anteriores. Siga os passos: 1) Ca célula “C2”, digite =”Ano: “&B2. O resultado deve ser:
2) Pronto, agora basta refazer os passos para vincular uma célula ao título do gráfico, porém agora vamos vincular à célula C2.
7.4.4. Alterar a cor das colunas / dados O botão é habilitado para alterar diretamente a cor das colunas no gráfico. Basta clicar na coluna desejada e selecionar a cor no “baldinho”: OBS: Ao clicar sobre uma coluna, todas as outras da mesma cor já são selecionadas:
Também é possível editar a cor dos gráficos clicando com o botão direito do mouse sobre as colunas pretendidas e selecionar a opção “Formatar “ Formatar Série de Dados...” Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 215
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Dentro de “Formatar Série de Dados”, dentro de “Preenchimento” é possível alterar a cor, adicionar “Preenchimento de Gradiente”, inserir imagens, etc.
7.4.5. Inserir dois tipos de gráficos em um mesmo gráfico O Excel permite juntar dois tidos de gráficos em um mesmo gráfico. Imagine que na sua empresa, o produto de destaque é o "Neusa” e você queira montar um gráfico para tornar os dados deste produto como sendo uma referência para os demais produtos (dados ( dados do produto Neusa selecionados):
Com os dados do produto “Neusa” selecionados, na grupo “Ferramentas “ Ferramentas de Gráfico Dinâmico”, dentro da guia “Design” clique em “Alterar Tipo de Gráfico”:
2013: Selecionar “Alterar Tipo de Gráfico”
Clicar em “Combinação” e ajudar a combinação desejada: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 216
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2007 ou 2010: Selecione o segundo gráfico de “Linhas”:
Observe o resultado:
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8. Segmentação de Dados A partir da versão 2010 do Excel a Microsoft disponibilizou esta interessante ferramenta ferramenta que é utilizada em conjunto com a Tabela Dinâmica. A segmentação de dados é um “filtro” da tabela dinâmica aprimorado. Com uma tabela dinâmica já criada, é possível inserir a segmentação de dados por dois caminhos: 1) Após selecionar uma tabela dinâmica, na guia “Ferramentas da Tabela Dinâmica”, acesse “Opções” e selecione “Inserir segmentação de dados”:
2) Na guia “Inserir” selecione “Segmentação de Dados”:
Ao clicar em “Segmentação “ Segmentação de Dados”, uma lista de campos disponíveis será exibida. Há possibilidade de selecionar vários itens desta lista.
Selecione o campo que dese ja “segmentar” e veja que uma nova tabela é exibida com a lista lista de informações relacionadas ao campo selecionado: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 218
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Ao selecionar uma opção, a tabela dinâmica será filtrada com base no campo selecionado. É possível selecionar mais de um campo, clicando e arrastando sobre as opções:
8.1. Opções Ao selecionar a segmentação de dados, a guia “Ferramentas de Segmentação de Dados” surge:
Dentro da guia “Opções” é possível alterar o Estilo de Segmentação de Dados” entre Dados” entre outras configurações.
9. Fórmulas para CONTAR com condições As 5 fórmulas a seguir possibilitam a contagem ou soma de dados em uma tabela a partir das condições que estabelecemos. As fórmulas CONT.VALORES (COUNTA), CONT.SE (COUNT.IF ), CONT.SES (COUNT.IFS), SOMASE (SUMIF ) e SOMASES (SUMIFS) são exatamente as mesmas fórmulas utilizadas nos cálculos da tabelas dinâmicas. Por exemplo, na tabela a seguir, observamos que o campo destacado está fazendo a soma do valor de venda do produto “Dorflex” na região “CENTRO“CENTRO-OESTE” no ano “2011”:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Neste caso, a tabela dinâmica está “utilizando” a fórmula SOMASES para fazer uma soma com 3 condições: 1) Que seja o produto Dorflex 2) Que seja da região “Centro“Centro -Oeste” 3) Que seja no ano de “2011” Portanto, são fórmulas amplamente utilizadas na criação de formulários e Dashboards, que será um assunto para o módulo “Formulários “Formulários e Dashboards”. Dashboards”. Para que as fórmulas funcionem f uncionem perfeitamente é necessário que os dados estejam organizados em formato de “banco de dados”, conforme descrito no tópico da “Tabela Dinâmica”. Dinâmica” . As fórmulas estão dispostas na planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÃO”
9.1. CONT.VALORES (COUNTA) Esta é a fórmula mais simples, porém, de grande importância. Ela serve para contar quantas células estão preenchidas dentro de um intervalo de células. Por exemplo, na planilha utilizada no curso, na aba “Dados de Vendas” observa -se que temos 92 linhas preenchidas:
Cada linha preenchida representa um registro de venda. venda. Apesar de existirem 92 linhas preenchidas, a primeira linha da tabela é o cabeçalho. Portanto, temos 91 registros de vendas. Vamos conseguir chegar neste resultado com a fórmula CONT.VALORES ( COUNTA ).
Selecione a aba “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”. A fórmula deve ser preenchida na célula C8:
Nesta fórmula, basta selecionar a coluna que queremos “contar” quantas células estão preenchidas. 1) Inicie a fórmula com =CONT.VALORES(
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 2) Agora, basta selecionar uma coluna da aba “Dados de Vendas” que contenha todas as linhas preenchidas (no nosso exemplo, todas as células de qualquer coluna estão preenchidas). Selecione a coluna “Produto” que é a primeira coluna (A): (A) :
3) Após selecionar a coluna, basta apertar “ENTER” que “ENTER” que você voltará automaticamente para a planilha de origem da fórmula.
Como previsto, chegamos no valor de 92 linhas preenchidas. Porém, como está sendo pedido o quantidade de registros de venda não podemos esquecer que, como selecionamos o intervalo da coluna inteira (A:A) está sendo contato também o texto cabeçalho. Basta subtrair 1 após finalizar a fórmula: 4) Insira “– 1” após fechar os parênteses da fórmula:
Pronto, 92 – 92 – 1 1 chegamos em 91 registros de venda cadastrados!
9.2. CONT.SE (COUNTIF) A explicação que o Excel nos fornece para essa fórmula é:
É importante sempre observar a explicação que o Excel possui para cada uma das fórmulas. Essa explicação surge no momento em que estamos digitando a fórmula no Excel. Conforme a explicação, contaremos as células conforme uma determinada condição que forneceremos. Aprendendo a fórmula CONT.SE todas as outras serão muito fáceis. Para funcionar, a fórmula CONT.SE precisa somente de 2 informações. Após escrever “=CONT.SE(“ e abrir “parênteses” observamos os 2 a rgumentos necessários para a fórmula: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 221
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Intervalo: Intervalo: Leu
intervalo lembre-se de COLUNA!
Critério: o que você quer contar da coluna c oluna que acabou de selecionar? Pronto, agora é só praticar. Para descobrir quantos registros de venda são da região sul: 1) Escreva o início da fórmula CONT.SE( 2) No argumento “intervalo “intervalo”, ”, selecione a COLUNA que COLUNA que estão os dados que você vai querer contar. Como estamos querendo contar a quantidade de vendas da REGIÃO sul, REGIÃO sul, basta clicar na COLUNA que estão todas as regiões e em seguida apertar ;(ponto e vírgula):
3) O próximo argumento será “critério”. SEMPRE, SEMP RE, a pergunta a se fazer é: qual dado estamos querendo contar dessa coluna que acabamos de selecionar s elecionar?? Como querendo saber quantos registros de venda são da região SUL, SUL, basta escrever a palavra “SUL” (SEMPRE ENTRE ASPAS, POIS É UM TEXTO QUE ESTAMOS ESCREVENDO DENTRO DA FÓRMULA, E NÃO UMA NOVA FÓRMULA):
4) Aperte “Enter” e o resultado será:
9.3. CONT.SES (COUNTIF) (Excel 2007 ou superior) A fórmula CONT.SES nada mais é do que uma complementação da fórmula CONT.SE explicada no tópico anterior. Esta fórmula foi disponibilizada a partir Da versão 2007. Com ela é possível contar valores a partir de diversos critérios. Observe a explicação da fórmula segundo o Excel:
Dá análise do exemplo acima, verifica-se que podemos inserir diversas condições. Portanto, nos argumentos da CONT.SES devemos ir inserindo, na sequência: Intervalo 1 → Critério do Intervalo 1 Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 222
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Intervalo 2 → Critério do Intervalo 2 Intervalo 3 → Critério do Intervalo 3 ... Estes critérios são excludentes, excludentes, ou seja, será contado somente o que faz parte de todos os critérios da fórmula de uma só vez. Para contar os “registros “registros de venda da produto TYLENOL na região r egião SUL” SUL” precisamos da fórmula CONT.SES, pois temos dois critérios agora: produto e região. região . No “intervalo_critérios1 “ intervalo_critérios1”, ”, vamos inserir a COLUNA do PRODUTO ( PRODUTO (aa ordem dos intervalos não interfere no resultado da fórmula) exatamente como fizemos na CONT.SE:
No “critários1 “critários1”, ”, deve-se deve-se inserir o critério da coluna selecionada, no caso “TYLENOL”:
Como “intervalo_critérios2”, “intervalo_critérios2”, vamos inserir a COLUNA da COLUNA da REGIÃO:
E por último em “critérios2”, “critérios2”, a informação que queremos contar da última coluna selecionada (REGIÃO), que será “SUL”: SUL”:
Após inserir o último argumento, deve-se deve-se apertar “enter” e conta estará finalizada: finalizada:
10.Remover 10. Remover Duplicadas O próximo exemplo exemplo da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES” contém um espaço para digitar o nome da região na região na célula B18: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 223
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Na próxima fórmula a ser estudada no (SOMASE), a célula B18 será utilizada como critério, e, por enquanto, o usuário pode escrever nesta célula livremente qualquer região que desejar, o que é um erro, pois, por exemplo, nós não temos a região “NORTE” em nosso banco de dados. Uma vez que o usuário poderá escrever somente as regiões que façam parte dos registros do banco de dados, é necessário descobrir quais são essas as regiões que de fato estão em nosso banco de dados. É com este exemplo que aprenderemos a ferramenta REMOVER DUPLICADAS, pois vamos retirar as duplicidades da coluna “regiões” e descobrir quais são as regiões que fazem parte do d o nosso banco de dados. 1) Copie a coluna “Regiões” da planilha “Dados de Vendas”:
2) Cole esta coluna na planilha “REGIÕES”:
3) A partir da versão 2007 é possível excluir todas as duplicidades de uma coluna com a ferramenta “REMOVER DUPLICATAS” 4) Com a coluna coluna “A” selecionada, clique em “Dados” e em seguida em “REMOVER DUPLICATAS”:
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5) Na tela que se abrir, observe que a opção “Meus dados contém co ntém cabeçalhos” está selecionada:
6) Clique em “OK” e veja o resultado:
Pronto, o primeiro passo para conseguir fazer com que o usuário somente selecione as regiões que estão em nosso “Dados de Venda” já foi criado. OBS: Este passo-a-passo passo-a-passo foi explicado didaticamente para conhecer a funcionalidade da ferramenta ferramenta “REMOVER DUPLICATAS”. Este não é uma ação essencial para para conseguir criar uma validação de dados...
11.Validação 11. Validação de Dados Agora que possuímos uma listagem com todas as regiões que estão em nosso banco de dados será possível conhecer a ferramenta “VALIDAÇÃO DE DADOS”. O comando de “Validação de Dados” restringe respostas respostas ou dados a serem alocados em determinadas células. Há possibilidade de inserir validações quanto ao tipo de dado a ser inserido na célula: deixar o usuário escrever somente números inteiros, inteiros, números decimais, decimais, somente datas, datas, hora, hora, mas principalmente, insere uma lista de opções!
Este campo está livre para escrever qualquer texto. Porém, devemos limitá-lo a deixar escrever somente o nome das regiões que regiões que estão na nossa planilha. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 225
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Agora que já utilizamos a ferramenta “REMOVER DUPLICATAS” possuímos uma lista com as regiões que estão descritas em nosso “Dados de Vendas”, e vamos utilizar esta lista dentro da “Validação de dados”: 1) Crie um nome “Regiões” no intervalo de dados da aba de mesmo nome:
2) Clique na célula onde a validação será feita (Planilha “Contar e Somar com Condições”, célula B18):
3) Na guia “Dados” clique em “Validação de Dados”:
4) Na tabela de “Validação de Dados”, em “Permitir “ Permitir”, ”, selecione a opção de ““Lista Lista””:
5) No campo “Fonte” digite “=regiões” para puxarmos as infor mações do intervalo que acabamos de criar:
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Pronto, a validação foi criada com sucesso! Veja que agora, na célula “C18” C18” surgiu uma seta, que ao clicar, fornece as mesmas informações do intervalo recém criado: Regiões
Para esgotar o tema, dentro de validação de dados, é possível selecionar muitas opões para restringir as informações que desejamos que sejam inseridas nas células:
Ainda dentro do assunto “Validação de Dados – Lista”, é possível digitar os textos das opções diretamente no campo “Fonte”, ou então selecionar as células que possuem as informações desejadas, conforme segue. Depois de selecionar “Lista”, no campo “Fonte” digite as opções sempre separadas por “;”.
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Veja que, após selecionar alguma célula do intervalo “D2:D9”, surgem as opções de respostas:
Além de escrever as opções, como feito no exemplo acima, você também poderá selecionar a fonte de dados da sua lista sendo outras células:
Mensagem de Entrada e Alerta de Erro Observe que na tela “Validação de Dados” que se abre existem ainda as abas “Mensagem “Mensagem de entrada” entrada” e “Alerta de Erro” Erro” que podem ser editadas facilmente a fim de informar o usuário da planilha sobre as opções existentes. Dessa forma, inserindo dados nessas duas abas, ao clicar sobre a célula que está com a validação surgirá a “Mensagem de Entrada” Entrada” que foi editada. Observe, ainda, que se o usuário inserir algum dado que não faz parte da “Fonte” da validação, surgirá o “Alerta “ Alerta de Erro”: Erro”:
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11.1. Retirar as Validações de Dados de uma planilha Para retirar as “Validações de Dados”, selecione as células que possuem validação, clique novamente na “Validação de Dados” e selecione “limpar “limpar tudo”: tudo”:
No tópico apresentamos somente a validação de “Lista”. Pratique os diversos tipos de “Validação de Dados” como exercício.
12.Fórmulas 12. Fórmulas para SOMAR com condições 12.1. SOMASE (SUMIF)
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A fórmula SOMASE, assim com a fórmula SOMASES, possui comportamento parecido com as fórmulas CONT.SE e CONT.SES, porém, com uma diferença. Será incluída uma coluna dentro da fórmula, a que iremos somar. Logicamente, nas fórmulas SOMASE e SOMASES será realizada uma soma de valores. Imagine que você deseja somar todos os “Valores de vendas” da região SUL, da planilha “Dados de Vendas” na célula C17: 1) Altere a REGIÃO para para “SUL”:
2) Na célula, C17, inicie inicie digitando “=SOMASE”:
3) 1º Argumento “Intervalo”: “Intervalo”: exatamente igual ao que foi explicado na fórmula CONT.SE, é a COLUNA que estão os dados da REGIÃO:
Após indicar a coluna, aperte “;” para ir para o próximo argumento. 4) 2º Argumento “Critérios”: novamente, “Critérios”: novamente, é o critério que estamos procurando dentro da coluna que acaba de ser selecionada. Como selecionamos a coluna da REGIÃO em no argumento anterior, basta indicar qual região queremos. Já que possuímos uma célula onde está escrita qual região queremos (célula “B18” da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”), basta retornar à planilha e selecionar esta célula:
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5) 3º Argumento “intervalo_soma”: “intervalo_soma”: é o que se difere das fórmulas CONT. Aqui devemos pensar no intervalo (na COLUNA) de valores que valores que queremos somar, ou seja, matematicamente só podemos somar números, assim, a coluna selecionada deve sempre conter números. Neste caso, queremos somar os “Valores de Venda” (coluna E da planilha “Dados de Venda”): Venda” ):
Ao apertar “Enter”, retornaremos à planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES” já com a conta pronta:
Agora, como a “Validação de Dados” já foi definida na célula B18 para conter somente as regiões do nosso banco de dados, altere para a região “CENTRO“CENTRO-OESTE” e veja que a o valor valor já será alterado:
12.2. SOMASES (SUMIFS) A fórmula SOMASES nada mais é do que uma extensão da fórmula SOMASE. Esta fórmula foi disponibilizada a partir do Excel 2007. 2 007. Com ela é possível SOMAR valores a partir de diversos critérios. critérios. Por exemplo, fazer a soma dos Valores de Venda que sejam do Gerente “X”, na “X”, na região “Y” Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 231
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo A fórmula será inserida na célula “C22” da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”: CONDIÇÕES” :
Diferentemente da SOMASE, na fórmula SOMASES o primeiro argumento é “intervalo_soma”, ou seja, a COLUNA que contém os valores a serem somados: Após selecionar a coluna a ser somada, deve-se seguir o mesmo conceito das fórmulas anteriormente aprendidas: Intervalo 1 → Critério do Intervalo 1 Intervalo 2 → Critério do Intervalo 2 Intervalo 3 → Critério do Intervalo 3 ... Estes critérios são excludentes, excludentes, ou seja, será somado somente o que faz parte de todos os critérios da fórmula de uma só vez. No exemplo da planilha modelo está sendo pedido a soma dos valores de venda da região selecionada e do produto selecionado. Antes de continuar, para facilitar e praticar, crie as validações de dados nos dados nos campos indicados:
1) O intervalo das regiões já foi criado no exemplo anterior, portanto, basta criar a validação com “fonte” = regiões:
2) O intervalo “produtos” ainda não está criado: a. Selecione a planilha “RELACIONAMENTOS “RELACIONAMENTOS”; ”; b. As células “A2:A4” possuem a lista dos produtos. selecione s elecione os produtos e renomeie este intervalo para “produtos” na caixa de nome:
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c. Crie a validação de dados na célula “B23” da planilha “CONTAR E SOMAR CONDIÇÕES”:
Por fim, deixe selecionada a REGIÃO “SUL” e PRODUTO “TYLENOL”:
Agora está tudo preparado para inserir a fórmula SOMASES: Na célula “C21” da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”, escreva =SOMASES(
1) Intervalo_soma: Intervalo_soma: Conforme mencionado, a grande diferença na fórmula SOMASES é que a primeira informação da fórmula deve ser a coluna que queremos somar, somar , neste caso o campo “Valor de Vendas” da planilha “Dados de Venda”:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Após selecionar, não se esqueça do d o sinal de “ponto e vírgula”(;) 2) intervalo_critérios1: intervalo_critérios1: Como a fórmula está pedindo um “intervalo” devemos lembrar portanto de selecionar uma COLUNA do primeiro critério (lembrando que temos dois critérios: REGIÃO E PRODUTO. Vamos começar pela coluna da Região?
Após selecionar, não se esqueça do sinal de ponto e vírgula (;) 3) critério1: critério1: como critério desse intervalo que acaba de ser selecionado (COLUNA da REGIÃO) temos a célula “B22” da planilha “CONTAR E SOMAR COM CONDIÇÕES”:
Após selecionar, não se esqueça do sinal de ponto e vírgula (;) 4) intervalo_criterio2: intervalo_criterio2: o primeiro critério (região) já está selecionado. Nós temos dois critérios, que são REGIÃO e PRODUTO, basta portanto selecionar os dados do critério “PRODUTOS”. Neste momento, a fórmula está pedindo pedindo um “intervalo”, basta lembrarmos de “COLUNA” e selecionar a coluna do segundo critério, ou seja, a coluna de todos os produtos:
Após selecionar, não se esqueça do sinal de ponto e vírgula (;) 5) intervalo2: Agora só falta indicar o produto que estamos querendo somar. Este produto está lá na célula “B23” da planilha “CONTAR E SOMAR...”:
Resultado final:
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13.DICAS 13. DICAS IMPORTANTES: Critérios maiores e menores e DATAS Para conseguir contar valores “maiores que” ou “menores que” nestas fórmulas que contam e somam com condições, você precisará precisará do auxílio das “aspas” entre os sinais de > (maior) e < (menor) Por exemplo, para conseguir contar quantas vezes na coluna “ Quantidades” Quantidades” aparecem valores maiores que maiores que “500”, “500”, insira a fórmula:
Caso você queira referenciar uma célula que contenha a informação e não mais o número dentro da própria fórmula, será necessário pedir auxílio ao “&”, que JUNTA CONTEÚDOS DENTRO DE UMA FÓRMULA. Insira os mesmos “500” na célula “B30”:
Na célula “C29”, insira a mesma fórmula CONT.SE porém seu argumento “Critério” deve ficar: “>”&B30 Veja que o sinal permanece entre aspas, porém, após o sinal de maior, foi utilizada a fórmula & possibilitando puxar a informação da célula B30:
Para escrever datas nos critérios, critérios, insira os valores entre aspas, por exemplo, contar as vendas que ocorreram no dia 1/1/12: =CONT.SE('Dados de Vendas'!F:F;"1/1/12")
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14.Formatar 14. Formatar como tabela A partir da versão 2007 do Excel, a Microsoft disponibilizou uma poderosa ferramenta denominada “Tabela” (Guia Inserir →Tabela)
A ferramenta muda um pouco o conceito de trabalho no Excel, pois algumas rotinas foram automatizadas. A melhor forma de utilizarmos as fórmulas e ferramentas do Excel é trabalhar no conceito de “Banco de Dados”, onde: • • •
Cada coluna apresenta um assunto (campo); Cada linha representa um registro destes campos; A primeira linha da tabela deve ser sempre um cabeçalho contendo o nome dos campos:
A ferramenta “Tabela” surgiu para aprimorar a forma de se trabalhar com bancos de dados, automatizando facilitando o preenchimento dos campos (colunas) e registros (linhas). Para transformar um intervalo normal em tabela: 1) Selecione os dados que serão transformados em “Tabela”
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 2) Na guia “Inserir”, clique em “Tabela” “ Tabela”
3)
A tela que surgir (“Criar Tabela”) indica qual o intervalo que será transformado em tabela e se na nos dados selecionados a primeira linha já é um cabeçalho:
4) Clique em “OK” e seus dados serão transformados em Tabela:
Confira abaixo as novidades desta ferramenta.
14.1. Formatação e Designs Ao criar uma tabela, a primeira diferença que notamos é a formatação. Automaticamente, o cabeçalho é destacado e as linhas recebem cores diferentes para facilitar a leitura e identificação de cada registro.
14.2. A 14.2. A guia “Ferramentas “Ferramentas da Tabela”
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 3 Seguindo a tendência do Office 2007/2010, ao clicar cl icar em qualquer linha/coluna de uma Tabela surge a guia “Ferramentas da Tabela” e logo abaixo, a guia “Design”.
Dentro desta guia estão todas as ferramentas e possíveis edições de uma Tabela.
14.3. Filtros Automáticos Ao criar uma tabela os filtros já são inseridos automaticamente uma vez que são de grande importância e facilidade
OBS: Não há diferença em filtros de tabela e filtros de intervalos normais.
14.4. Criando um novo Campo (colunas) ou Novo Registro (linhas) Criar um novo campo (coluna) ou novo Registro (linha) em sua Tabela é bem simples. Ao digitar uma informação em qualquer célula na da primeira coluna em branco um novo campo já será criado e formatado:
OBS: O nome do campo (coluna) também é criado automaticamente, e sempre será diferente dos outros campos, pois em uma Tabela (banco de dados) não podem existir campos iguais. O mesmo acontece para as linhas. Ao digitar qualquer informação na primeira linha em branco automaticamente um novo registro é identificado e a nova linha passa a fazer parte da Tabela:
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14.5. Excluindo um campo (coluna) ou registro (linha) Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer célula de uma Tabela e você encontrará as opções para excluir a linha ou linha ou a coluna. coluna. Vamos excluir a coluna que foi criada no tópico anterior:
14.6. Criando ou Editando um Campo (coluna) com Fórmula Trabalhando com Tabela, se há fórmulas em uma coluna pressupõe-se que essas fórmulas serão iguais para todos os registros (linhas) da Tabela. Assim ao criar ou editar um campo (coluna) que contém fórmula, as fórmulas já serão preenchidas / substituídas em todos to dos os registros do campo da tabela. Por exemplo, vamos criar um campo “Valor Total” na tabela abaixo que multiplicará o valor unitário pela quantidade: quantidade:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Ao fazer a multiplicação e apertar “ENTER” observe que todas as células deste campo (coluna) serão preenchidas:
Ao editar qualquer célula da coluna “Valor Total”, todas as outras células receberão a mesma alteração, da mesma forma que a fórmula foi inserida acima.
14.7. Nome das células No tópico anterior, criamos uma conta que multiplica duas células de uma Tabela. Você deve ter notado que o nome de cada célula aparece de uma forma diferente do que estamos acostumados: Vs. 2007: Tabela1[[#Esta Linha]; Linha];[Valor Unitário]] Unitário]]*Tabela1[[#Esta Linha]; Linha];[Quantidade] [Quantidade]]] Vs 2010: 2010: [@Quantidade]*[@[Valor Unitário]] OBS: Na versão 2010 o termo “Tabela1[#Esta “Tabela1[#Esta Linha]” Linha]” foi alterado simplesmente por “@ “ @” Cada campo (coluna) recebe o nome que está no cabeçalho de cada campo. Por esse motivo, na fórmula de cima já aparecem os nomes “Valor “Valor Unitário” e “Quantidade” “Quantidade”.
14.8. Nome das Tabelas Cada tabela também possui um nome, que por padrão, recebe o nome de Tabela1, Tabela2, assim por diante. Para alterar o nome de uma tabela, acesse a guia “Design “ Design”” dentro da guia “Ferramentas “ Ferramentas da Tabela”. Tabela”. O Campo “Nome “Nome da Tabela” Tabela” é o primeiro no canto direito:
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14.9. Referenciando Campos de uma Tabela Para referenciar os campos de uma Tabela deve se usar os colchetes [ ]. Estando dentro de uma tabela, para referenciar um campo (coluna) da mesma tabela, abra colchetes e uma lista contendo todos os campos da tabela ativa surgirá:
Para referenciar uma linha específica, é necessário iniciar a digitação com o nome da tabela e tabela e em seguida, abrir colchetes. colchetes . Perceba que surgirá mais algumas opções além do nome de cada campo:
Se quiser referenciar algum campo desta linha, selecione a opção “Esta Linha”, Li nha”, em seguida, abra novamente os colchetes para continuar:
Para treinar o conceito, vamos transformar a nossa “base de dados”, dados”, que está na guia dados de vendas em tabela e chama-la de “Dados” Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 241
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Agora vamos fazer os exercícios de contar e somar com condições utilizando a tabela “Dados “ Dados”” que acabamos de formatar
Lembre-se de sempre chamar o nome da tabela a tabela a cada intervalo da fórmula:
15.Formatação 15. Formatação Condicional
A “Formatação Condicional” estabelecerá regras de formatação ao conteúdo de determinadas células/colunas. Por exemplo, pintar uma célula c élula de vermelho se ela atingir determinado valor. A partir do Excel 2007 você poderá inserir diversas regras de formatação ao mesmo tempo para uma única célula. Sempre inicie a regra da formatação condicional selecionando as células que receberão as regras. O Excel possui formatações específicas para células que contém números e para as células que contém textos. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 242
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15.1. Formatando Textos Vamos começar da forma mais simples. Vamos criar uma regra na coluna das regiões para pintar todas as regiões “SUL” de vermelho. Para formatar um texto, precisaremos utilizar a opção “É “É igual a...” a...” conforme segue: 1) Selecione a coluna das “Regiões” na aba “Dados de Venda”:
2) Na guia “Início” (2007) / “Página Inicial” (2010), selecione a opção “Formatação Condicional” no grupo “Estilo”:
3) Selecione a opção “Realçar Regras das Células”, em seguida em “É “ É igual a...” a...”
4) Estamos querendo formatar todos os registros da região “SUL”, portanto, na próxima tela basta escrever SUL (sem aspas nem sinal de igual):
5) Observe que o Excel já possui pré-formatações. Por padrão, a primeira formatação selecionada sempre será “Preenchimento “Preenchimento Vermelho e Texto Vermelho Escuro”: Escuro ”:
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6) Aperte “OK” e procure as regiões SUL em seu banco de dados. Veja que elas já estarão formatadas:
7) Altere uma região “SUDESTE” para “SUL” direto no banco de dado e veja o resultado: Vamos criar mais uma formatação condicional na coluna das regiões, porém, agora, vamos pintar de ROXO com BRANCO as regiões “SUDESTE”: 1) Selecione a coluna das regiões (coluna B) 2) Clique em: Formatação Condicional → Realçar regras das células → É igual a... a ... 3) NA tela que surgir, digite “SUDESTE”:
4) Veja que não existe a formatação “ROXO COM BRANCO” nas opções pré –configuradas. –configuradas. Portanto, será necessário criá-la. 5) Selecione a opção “Formato Personalizado
6) Na tela que se abrir, basta formatar do jeito je ito que quisermos! Na aba “Fonte”, formate a cor da fonte para branco: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 244
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7) Na abra “Preenchimento”, selecione a cor Roxa:
8) Para finalizar, finalizar, clique em “OK” e veja que todas as regiões “SUDESTE” estarão formatadas como configuramos:
15.2. Editando as Regras Criadas Para conseguir visualizar todas as regras que foram criadas, assim como excluí-las e editá-las, selecione as células (colunas) para as quais foram criadas formatações condicionais e em seguida selecione a opção “Gerenciar Regras” em “Formatação Condicional”: 1) Selecione as colunas das regiões 2) Na guia “Início” / “Página Inicial”, clique em “Formatação Condicional” em seguida em “Gerencias Regras”
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Nesta tela você conseguirá editar todas as regras, criar novas ou excluí-las, conforme os botões do cabeçalho:
Vamos alterar a cor de preenchimento da região “Sudeste” de Roxa para Azul: 1) Na tela “Gerenciador de Regras de Formatação Condicional”, Selecione a regra da região “SUDESTE”:
2) Após selecionar a regra, regra, clique em “Editar Regra”:
3) Na tela que se abrir, clique em “Formatar” Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 246
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4) Na próxima tela, na aba “Preenchimento”, altere a cor para Azul:
5) Clique em “OK “OK”” em todas as outras telas, e veja que as regiões “SUDESTE” estarão formatadas com o AZUL:
15.3. Está Entre Utilizamos a formatação condicional “Esta Entre” para inserir parâmetros exatos, por exemplo, vamos montar uma formatação para: • • •
Pintar de vermelho as quantidades que estão entre 0 e 100 Pintar de amarelo as quantidades que estão entre 101 e 200 Pintar de verde as quantidades que são maiores do que 200
1) Pintar de vermelho as quantidades que estão entre 0 e 100 ➔ ➔ ➔ ➔
Inicie selecionando a coluna da quantidade Clique em “formatação condicional” Realçar Regras das Células Está entre
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Na tela que surgir, insira os parâmetros:
2) Pintar de amarelo as quantidades que que estão entre 101 e 200 ➔ ➔ ➔ ➔
Inicie selecionando a coluna da quantidade Clique em “formatação condicional” Realçar Regras das Células Está entre
Na tela que surgir, insira os parâmetros:
3) Pintar de verde as quantidades que são maiores que 200 ➔ ➔ ➔ ➔
Inicie selecionando a coluna da quantidade Clique em “formatação condicional” Realçar Regras das Células Está entre
Na tela que surgir, insira os parâmetros:
15.4. Apagando 15.4. Apagando as regras de formatação formatação condicional Veja que, após inserir a formatação “Maior do que 200” do exercício anterior, a célula “Qtde” do cabeçalho também foi formatada de vede:
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O Excel entendeu que “Qtde” é maior do que 200. Neste caso, precisamos apagar a regra da célula “C1”. “C1” . Deixe Deixe a célula “C1” selecionada. Em seguida, clique em formatação condicional seguido por “Limpar Regras” e depois “Limpar Regras das Células Selecionadas”, conforme segue:
15.5. Formatando Números A partir da versão 2007 o Excel disponibilizou 3 opções muito boas para formatar células que contenham números: “Barra “Barra de Dados”, Dados”, “Escalas “Escalas de Cor” Cor” e “Conjuntos “Conjuntos de Ícones”: Ícones”:
15.5.1.Barras 15.5.1. Barras de Dados A partir da versão 2007, o Excel disponibilizou diversos novos formatos de “formatações condicionais”. Por exemplo, com a Barra de Dados conseguimos criar uma espécie de “Gráfico de Barras” dentro de uma célula. Vamos inserir uma formatação de “Barras de Dados” na coluna “E” (Valor da Venda): 1) Selecione a coluna “E”:
2) Na guia “Início”, em “Formatação Condicional”, selecione a opção “Barra de Dados”:
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3) Confira o resultado! resultado ! Role a página até encontrar o maior “Valor “ Valor de Venda” Venda”:
As barras são preenchidas com base no valor va lor mínimo e máximo encontrado no intervalo. Neste caso, nota-se que a o valor mais alto é “7.500 “7.500”” e o valor mais baixo “30 “30”. ”. Com base nestes dois valores, o Excel irá preencher a barra de dados proporcionalmente para todos os outros dados. Se quiser fixar um valor máximo ou mínimo manualmente será necessário Editar esta regra ( Formatação Condicional Gerenciar Regras Editar Regra) Regra) e altera o “Tipo” para “N “Número” e defina manualmente os valores mínimos e máximos:
15.5.2.Escalas 15.5.2. Escalas de Cores As escalas de cores são muito práticas. Elas pintam o preenchimento das células conforme os valores mínimos e máximos encontrados no intervalo de células que estão sendo formatadas. Vamos formatar o coluna “Valor Unitário”: 1) Selecione a coluna “D” (Valor Unitário”):
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2) Clique em “Formatação Condicional” em seguida em “Escalas de Cor”:
Na formatação “Escala de Cores”, os desenhos informam informam o tipo de formatação: A primeira opção vermelho:
informa que os valores mais altos serão pintados de verde e os mais baixos de
Já, a segunda opção verde:: verde
informa que os valores mais altos serão pintados de vermelho de vermelho e e os mais baixos de
Esta opção é utilizada para demonstrar, por exemplo, quantidade de erros encontrados. Quanto menos, melhor.
15.5.3.Conjunto 15.5.3. Conjunto de Ícones
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo O Excel permite criar ícones para formatação de células que contenham números (ferramenta números (ferramenta não conseguirá distinguir se o texto inserido na célula é positivo ou negativo). Vamos destacar a coluna “C” (Quantidades). 1) Selecione a Coluna “C”: 2) Em Formatação Condicional, selecione a opção “Conjunto de Ícones”. Ícones” . Existem diversos ícones para serem utilizados nesta formatação:
3) Selecione a primeira opção “3 setas coloridas”:
4) Analisando os valores, temos que a maior “QTDE” é 5000:
Observa-se também que toda a coluna ficou com a seta vermelha e somente a opção 5000 recebeu a seta verde. Isso aconteceu pois as setas são distribuídas proporcionalmente aos valores mais altos e mais baixos da coluna selecionada. selecionada. Para fixar o conceito melhor, altere: a) Linha “C78” para 3000; b) Linha “C79” para 1900; c) Linha “C80” para 990;
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Como o valor maior é 3000, as setas serão distribuídas proporcionalmente: 3000/3 = 1000 (por seta). A proporção das setas será: 0 a aprox. 1000: 1000: 1000 a 1000 a aprox. 2000: 2000: Maior que 2000: 2000: Também é possível editar os parâmetros dos conjuntos de icones. Caso queira alterar o parametro dos conjuntos de icones, você poderá editar a regra. No exemplo abaixo, vamos configurar os seguintes parâmetros: De 0 a 100 De 101 a 200 Maiore que 200 Selecione a coluna “Qtdes” cuja formatação “conjunto de ícones” já está aplicada. Em seguida, acesse a formatação condicional e “Geranciar Regras”:
Na próxima tela, selecione a regra “Conjunto de Ícones” em seguida, clique cli que em “Editar Regra”
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Agora, siga os passos para alterar a regra: 1) Como vamos definir números fixos números fixos para cada setinha, altere o “Tipo” para número
2) Em seguida, vamos começar com a regra da setinha “Verde”. Queremos que essa seta seja utilizada para os valores Maiores que 200. Vamos inserir os parâmetros alterando o sinal e o número:
3) Configure a seta amarela para que a mesma esteja entre 101 e 200, ou seja:
4) A última seta (vermelha) será configurada automaticamente, conforme os parâmetros inseridos nas setas verdes e amarela.
15.5.4.Otimizando 15.5.4. Otimizando a opção “Conjunto de Ícones” Conforme mencionado, a formatação “Conjunto de Ícones” está disponíel disponível somente às células que contenham números. Imagine que queremos montar um relatório “bonito” indicando as vendas que atingiram e não atingiram a meta. No capítulo sobre a fórmula “SE”, foi inserida nas colunas “Q” e “R” as fórmulas que analisam se o se o valor de venda e a quantidade atingiram as metas da empresa. Nós vamos fazer novamente esta análise sobre a meta do “Valor de Venda” (R$500,00) em uma nova coluna, porém, com uma alteração: se a meta for atingida, o resultado será 1, caso contrário, será 0. Dessa forma, estamos transformando a análise sobre meta atingida / meta não atingida para números , para ser possível utilizar a formatação condicional “Conjunto de Ícones”. 1) Na coluna “U”, insira o cabeçalho “Meta 2 (R$500,00)”: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 254
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2) A fórmula SE deverá analisar ser o valor de venda de cada venda (coluna E) é m aior do que 500. Se for, o resultado será 1, caso contrário será 0:
3) Arraste a fórmula para todas as linhas. O resultado será:
4) Agora será possível utilizar a formatação condicional condic ional “Conjunto de Ícones”:
Veja que todos os que atigiram a meta receberam
quanto os que não atingiram
.
Vamos finalmente, otimizar a utilização destes ícones: 1) Selecione a coluna “U” que contém esta nova formatação 2) Edite a regra desta coluna: Formatação Condicional Gerenciar Regras:
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3) Em seguida, clique em “Editar Regra”:
4) Na próxima tela, selecione: “Mostrar Somente Ícone”:
Vs. 2010 e 2013
Vs. 2007
Observe que serão exibidos somente os ícones, deixando o relatório mais limpo e visual. Também é possível centralizar a coluna, para que os ícones sejam exibidos no meio da coluna.
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Exibindo somente os ícones
Centralize a coluna inteira!
15.6. Formatação Condicional utilizando fórmulas (Avançado) Os passos a seguir mostram como utilizar fórmulas na criação da fórmatação condicional, é portanto um conhecimento mais avançado, não sendo um conhecimento essencial sobre a “Formatação Condicioanal”. Com este conhecimento será possível, por exemplo, pintar a linha inteira ao invés de pintar somente uma célula.
15.7. Pintar a linha inteira na formatação condicional Para entender o conceito das fórmulas utilzadas na formatação condicional, você deve saber que o Excel permite testar duas células somente igualando-as. Acompanhe: 1) Na planilha “Dados de Venda”, na célula “W10” digite “W10” digite o número 1 2) Na sequencia, digite 1 na célula X10:
3) Agora, na célula “Y10” digite: =W10=X10
4) Ao apertar enter, o resultado deve ser “VERDADEIRO” 5) Altere a célula W10 para 0. O resultado do teste da célula “Y10” deve alterar para FALSO
Portanto, ao igualar duas células, o Excel já indica se elas são iguais ou diferentes, através do resultado VERDADEIRO ou FALSO. É com esta lógica que a fórmula dentro da Formtação Condicional funciona. Vamos ao passo a passo para conseguir pintar uma linha inteira, e não só a célula com a “Formatação Condicional”. Vamos pintar as linhas das vendas realizadas aos domingos: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 257
DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 1) Selecione a coluna “J” – Dia – Dia da Semana:
2) Em “Formatação Condicional”, clique em “Nova Regra”:
3) Na tela que surgir, clique em: “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas”:
4) Observe que no campo onde devemos inserir uma fórmula, o texto informa “ Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira”. verdadeira”. Ou seja, é aqui é aqui que utilizaremos o conceito aprendido sobre igualdade entre duas informações. Como vimos, igualar duas informações no Excel retornará a resposta VERDADEIRO (se forem iguais) e FALSO (se forem diferentes). 5) Clique no botão que permite selecionar células:
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo 6) Em seguida clique na primeira célula da coluna dia da semana (J1 ( J1): ):
7) Em seguida, clique no botão novamente para retornar à tela anterior:
8) Retornando a tela, continue escrever a fórmula, igualando ao dia da seman que estamos querendo formatar, no caso domingo. Não se esqueça que você está digitando uma fórmula, então escreva domingo entre aspas, indicando que se trata de um texto:
9) Agora vem um dos passos mais importantes. Perceba que a célula J1 está entre sifrões ($) indicando que a célula está totalmente travada (linha e coluna). PORÉM, A FORMATAÇÃO DEVE CORRER POR TODA A COLUNA, ANALISANDO LINHA A LINHA SE É DOMINGO, POR ISSO, DEVE-SE RETIRAR O SIFRÃO DA LINHA: LINHA:
10) Agora, vamos formtar todos os “domingos” “ domingos” com preenchimento cinza? Clique no bot ão Formatar:
11) Na tela que se abrir, clique na aba “Preenchimento” e selecione a cor cinza: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 259
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12) Clique em “OK” nas “OK” nas duas próximas telas:
13) Veja que ainda somente as células estão formatadas:
14) O último passo é altera as colunas que devem receber esta formatação. Esta alteração deve ser realizada no “Gerenciamento de Regras”: Selecione a Coluna dos dias da semana →Formatação Condicional Gerenciar Regra 15) Na tela de Gerenciamento, o camplo “Aplica“Aplica -se a” deve ser alterado para as colunas “A:U” (que são as colunas que possuem informações:
16) Pronto! Agora a liha inteira está sendo formatada:
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16. Minigráficos Apesar de não fazer parte da formatação condicional, a partir da versão 2010, o excel apresenta uma nova ferramenta “Minigráficos” que possibilita a criação de minigráficos dentro das próprias células:
Figura 1.5.1:Minigráficos 1.5.1:Minigráficos – – Novidade Novidade da versão 2010 A ferramenta está disponível na guia “Inserir”. Para utilizá -la, selecione os dados que pretende criar os minigráficos, e clique no mini gráfico desejado:
Ao clicar no minigráfico desejado, indique quais os dados que deseja analisar em seguida, o local que o mini gráfico deve ser inserido:
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17.Proteção 17. Proteção de Planilhas e Proteção de Arquivos Suponhamos que você criou um Banco de Dados cheio de fórmulas e valores que deverão ser divulgados para um número determinado de pessoas na empresa em que trabalha. Para isso, será necessário manter o controle dos dados que constam na tabela para que não haja alterações indevidas, o que pode ser conseguido c om a utilização da ferramenta “Proteger “Proteger Planilha”. Planilha ”. Você também conseguirá proteger seu arquivo inteiro, inteiro , fazendo com que os usuários acessem os dados do arquivo somente mediante a uma senha. É o que veremos a seguir.
17.1. Proteção de Planilhas Na planilha “PROTEÇÃO DE PLANILHAS” há uma tabela para praticarmos a proteção de planilhas: :
Imagine que precisos enviar essa planilha para mais pessoas que precisarão preencher somente as quantidades vendidas de cada produto. Ou seja, NENHUMA OUTRA INFORMAÇÃO PODE SER ALTERADA, somente a quantidade. Nestas situações, por mais claro que podemos deixar, sempre haverá alguém que irá tentar altera outas informações. Para proteger uma planilha, fazendo com que os usuários somente consigam atualizar os dados que estão desbloqueados, na Barra de Ferramentas vá até a guia “Revisão “ Revisão”” e localize o item “Proteger “Proteger Planilha”. Planilha ”.
Em seguida, aparecerá uma tela em que você fornecerá uma senha de segurança. Não é obrigatório o fornecimento de senha para proteção!
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DOUTORES DO EXCEL – EXCEL – (11) (11) 5041-6500 Av. das Nações Unidas, 18801 - Sala 313 - Santo Amaro, São Paulo Excelente! Todo a planilha foi protegida e qualquer pessoa que tentar efetuar alguma alteração se deparará com a seguinte mensagem:
Esta mensagem irá surgir em qualquer célula que for alterada. Porém, conforme mencionado, precisamos que os usuários alterem as células B2 até B5 que representam as quantidades:
Para fazer este ajuste será necessário DESBLOQUEAR as células da quantidade. A primeira coisa é retirar a proteção que acabamos de colocar. Vá até a aba “Revisão” da Barra de Ferramentas e clique em “Desproteger Planilha” e insira a senha (somente se você tiver bloqueado com senha).
Com a planilha desprotegida, precisamos deixar as células da coluna “B” desbloqueadas, desbloqueadas, visto que ao proteger a planilha, estas células devem ficar livre para edição. Portanto, conceito do Excel para proteção de planilhas é: Inicialmente, todas as células da planilha estão “bloqueadas” e ao “proteger” uma planilha, todas as células ficarão realmente “bloqueadas”. Portanto, é necessário desbloquear as células que os usuários poderão editar antes de proteger a planilha. Para desbloquear as células: 1) Com a planilha desprotegida, selecione as células B2 a B5:
2) A opção para desbloquear estas células estão na já conhecida tela “Formatar Células” (Ctrl (Ctrl + 1). 1). Na aba “Proteção”, você deverá “desbloquear” as células selecionadas:
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Atenção ao texto que está nesta tela: “Bloquear “ Bloquear células ou Ocultar fórmulas não terá nenhum efeito até você proteger a pasta de trabalho...”. Ao proteger a planilha novamente, as células das quantidades estarão livres para edição, e as demais colunas estarão bloqueadas para edição.
17.2. Protegendo a exibição de fórmulas Podemos ocultar exibição das fórmulas utilizadas na planilha, ou seja, por mais que o usuário clique na célula, c élula, ele não poderá ver qual a fórmula que “está por trás” daquela célula. Para isso, com a planilha DESPROTEGIDA, acesse a formatação das células que contém fórmulas:
Na aba proteção, habilite o campo “Ocultas”, cuja tradução mais correta seria “ocultar fórmulas”. Ao PROTEGER a planilha novamente, veja v eja que, ao clicar nas células da coluna “VALOR TOTAL” as fórmulas não serão exibidas na exibidas na barra de fórmulas:
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17.3. Editando permissões ao proteger a planilha Ao proteger uma planilha, a seguinte tela é exibida
No campo “Permitir “Permitir que todos os usuários desta planilha possam:” possam: ” você está selecionando o que ficará habilitado para o usuário trabalhar quando a planilha estiver protegida. Por padrão, esta tela sempre vem com as duas primeiras opções selecionadas, que indicam que os usuários podem selecionar as células que estão bloqueadas e desbloqueadas. Para verificar o efeito, desabilite a opção “Selecionar “Selecionar células bloqueadas”, bloqueadas ”, ou seja, o usuário só poderá clicar nas células que estão desbloqueadas:
Esta tela também permite deixar o usuário da planilha utilizar as tabelas dinâmicas. Para isso, a opção “Usar “ Usar relatórios de tabela dinâmica” deve ficar selecionada:
Proteja a planilha e veja o resultado. Perceba que você somente poderá selecionar as células c élulas que estão “desbloqueadas”:
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17.4. Proteção de Arquivos Também é possível proteger um arquivo inteiro através de uma senha, fazendo com que o usuário somente conseguirá abrir a planilha mediante uma senha. A senha de proteção do arquivo está na tela que Salva o arquivo: 1) Clique no Botão do Office (2007) ou no “Arquivo” (2010) e selecione “Salvar Como”. Ao salvar o arquivo, selecione “Ferramentas “ Ferramentas”” e, em seguida, selecione “Opções Gerais...”.
Na próxima tela você poderá optar entre:
Senha de Proteção: O Proteção: O arquivo somente abrirá mediante a senha inserida; Senha de gravação: Se gravação: Se o usuário não souber a senha, ele conseguirá visualizar o arquivo (somente leitura) porém, não conseguirá salvar as alterações realizadas. Ao selecionar um arquivo protegido, a seguinte tela aparecerá:
CUIDADO ao proteger um arquivo com senha, pois se você esquecer a senha, seu arquivo será perdido,. NÃO HÁ COMO RECUPERAR UMA SENHA ESQUECIDA. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 266
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17.5. Como retirar a senha de um arquivo arqui vo Repita o mesmo procedimento acima. Clique no botão do Office O ffice e selecione “Salvar Como” selecione “Ferramentas “ Ferramentas”” e, em e, em seguida, selecione “Opções Gerais”.
Apague as senhas e clique em “Salvar”. Pronto!
17.6. Opções Gerais Esta tela apresenta, além das senhas para proteger o arquivo, duas opções interessantes:
Sempre criar Backup: Backup: a habilitar essa função, toda vez que o arquivo for salvo, um segundo arquivo será mantido com última versão atualizada antes do último salvamento. Este arquivo é gerado automaticamente dentro da mesma pasta em que o arquivo principal foi salvo, com a descrição “Backup” antes do nome do arquivo:
Recomendável somente leitura: leitura: ao habilitar esta função, o usuário receberá a seguinte mensagem ao abrir o arquivo: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 267
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Essa mensagem informa que o arquivo deve ser aberto como “somente leitura”. Ao clicar em “sim” o arquivo será aberto nesse formato (Somente leitura) e nenhuma alteração poderá ser salva no arquivo original.. original Esta opção é altamente recomendável para arquivos que são salvos em uma rede corporativa e que possuem função de consulta ou impressão de relatórios e formulários. Dessa forma, evita-se que o arquivo seja salvo com informações não desejadas pelo administrador.
18.Comentários 18. Comentários dentro das Células O Excel permite inserir comentários dentro das células para facilitar a utilização das planilhas por usuários que não conhecem sua planilha:
A célula que possui comentário fica com um “pontinho” “ pontinho” vermelho do lado superior direito. Para inserir/editar um comentário, basta clicar com o botão direito sobre a célula e selecionar opção desejada:
Uma funcionalidade interessante nos comentários é a possibilidade de alterar a cor de fundo dos comentários e principalmente, inserir imagens dentro da caixa de comentário comentário.. A funcionalidade pode ser utilizada, por exemplo, para ser exibida a foto de produtos. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 268
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Para acessar a funcionalidade, siga os passos: 1) Você deve estar editando um comentário, clique com o botão direito em cima de uma célula que possui um comentário e selecione “Editar Comentário”
2) Clique sobre a borda do comentário com o botão direito do mouse. ATENÇÃO, A FUNCIONALIDADE SÓ ESTÁ DISPONÍVEL SE VOCÊ CLICAR COM O BOTÃO DIREITO EM CIMA DA BORDA DO COMENTÁRIO! Em seguida, clique em “Formatar Comentário”
3) Na tela “Formatar Comentário” selecione a opção “Cores “Cores e Linhas” Linhas”
4) Em seguida, clique no caixa de seleção “Cor” e selecione a opção “Efeitos de preenchimento”
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5) Na próxima tela, selecione a aba “Imagem” e clique no botão “Selecionar Imagem”
6) Após selecionar a imagem e apertar “OK” para sair das telas, será possível redimensionar o tamanho da imagem ajustando a altura e largura do comentário:
19.Inserir 19. Inserir Formas A partir do Office 2007 a Microsoft disponibilizou no pacote Office a opção “Formas” disponível “Formas” disponível na guia “Inserir”:: “Inserir”
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Esta opção traz diversos formatos de desenhos para serem inseridos na sua planilha. Além disso, é possível editar a forma, cor, bordas e principalmente, escrever um texto dentro de cada forma inserida:
Utilize a guia “Ferramentas do Desenho” para editar a forma, alterar o formato entre muitas outras funcionalidades:
Utilize as imagens do “Office.Com” para abrilhantar ainda mais sua planilha: • • • •
Clique com o botão direito em cima da fórmula e selecione a opção Formatar Forma Em preenchimento, selecione “Imagem ou Textura” Clique em “Clip“Clip-Art” Pesquise a imagem!
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20.Hyperlinks 20. Hyperlinks A ferramenta “Hyperlinks” está disponível em todos os programas do Office (Word, PowerPoint, Excel, etc). É com ela que conseguimos criar acesso rápido para: • • • •
Outras planilhas em um mesmo arquivo Intervalos nomeados Sites da Web Outros arquivos
Geralmente, o Hyperlink é inserido em uma forma, para que, ao clicar na forma, o usuário seja direcionado para endereço (hyperlink) configurado. Insira uma forma de um retângulo arredondado para trabalhar com o Hyperlink
Clique com o botão direito em cima da fórmula e selecione “Hyperlin “Hyp erlink” k” (atalho Ctrl+K Ctrl+K)) e a seguinte tela se abrirá:
•
Outras planilhas em um mesmo arquivo: arquivo: para criar um link para outras planilhas no mesmo arquivo, clique no botão “Colocar “Colocar neste documento”. documento”. Na tela ao lado, no grupo “Referência de célula”, selecione a planilha desejada
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•
•
Intervalor Nomeados: quando nomeamos intervalos, será possível criar um link para visualizar esse intervalo rapidamente. Clique em “Colocar neste documento” documento” e na tela ao lado, no grupo “Nomes Definidos”, Definidos”, selecione o nome. Sites da Web: Clique na opção “Página “Página da Web ou arquivo Existente” e no campo “Endereço “Endereço:” :” insira o endereço do site:
Outros arquivos: clique na opção “Página da Web ou arquivo Existente”. Para selecionar uma pasta dentro do seu computador, clique sobre o botão destacado abaixo:
Após inserir o Hyperlink, basta clicar na forma que a ação será executada!
21.Ocultando 21. Ocultando a guia de planilhas É possível ocultar a guia das planilhas com o intuito de deixar a planilha mais “limpa” ou também, evitar que o usuário clique em uma planilha, ou veja a lista de todas as planilhas disponíveis no arquivo:
Para isso, acesse as opçõe Vs 2013
Vs 2010
s do Excel: Vs 2007
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Dentro de opções, selecione a “Avançado”, role a página de rolagem até encontrar o grupo “ Opções de exibição para esta pasta de trabalho” trabalho” e desmarque a opção “Mostrar “ Mostrar guias de planilha” planilha”
22.SmartArt 22. SmartArt A partir da versão 2007 do pacote Office, a Microsoft disponibilizou uma poderosa ferramenta de Design para criar organogramas e outras funcionalidades, disponível na guia “Inserir “ Inserir”: ”:
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Selecione a opção desejada e clique em “OK”. Para editar o texto de uma forma, utilize a caixa “Digite seu texto aqui” ou digite o texto diretamente dentro da forma:
Dentro da guia “Ferramentas SmartArt” que surge ao selecionarmos um SmartArt, está disponível o grupo “Estilos de SmartArt”. Existem muitos modelos disponíveis! Utilize também o botão “Alterar Cores” e Cores” e veja como a ferramenta é rica nas opções
Com alguns cliques é possível criar apresentações bastante profissionais!
Para inserir ou excluir níveis e campos no “SmartArt”, trabalhe com o grupo “Criar Gráfico”, principalmente com a opção “Adicionar Forma”:
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23.Auditoria 23. Auditoria de Fórmulas 23.1. Avaliar 23.1. Avaliar Fórmula Uma fórmula deu problema ou apresentou um valor de erro? Utilize a opção “Auditoria de Fórmulas” para acompanhar passo-a-passo todos os cálculos realizados por uma fórmula e descobrir onde está o problema! Utilize o botão “Avaliar “Avaliar Fórmula” Fórmula” No exemplo abaixo, a tabela da linha 11 soma todos os valores gastos com propaganda de determinado produto:
A célula D11 possui 3 fórmulas PROCV que somam o valor encontrado do produto selecionado. Ao selecionar o produto “C”, a fórmula apresenta um erro:
Vamos utilizar o botão “Avaliar Fórmula” para fazer os cálculos passo-a-passo passo-a-passo e descobrir onde está o erro. 1) Selecione a célula “D11” 2) Clique no botão “Auditoria de Fórmulas”. A tela baixo será exibida:
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3) O que está sublinhado será o passo avaliado. Clique em “Avaliar” e acompanhe o resultado da fórmula passo a passo.
Observe que a segunda fórmula PROCV resulta em um erro! Portanto, o erro está nesta parte da fórmula! Está alterando o valor de uma fórmula e quer visualizar o resultado de uma conta que depende desta fórmula e está em outra planilha? Utilize a opção “Janela de Inspeção”, Inspeção”, clique em “Adicionar inspeção” e selecione a célula que deseja d eseja visualizar! Estas opções estão disponíveis na guia “Fórmula “ Fórmula””
23.2. Localizar Precedentes É possível analisar uma fórmula e verificar quais são as células precedentes (fornecem conteúdo conteúdo à fórmula analisada) com o botão “Localizar “ Localizar Precedentes” Precedentes” Como a célula “E “E11” possui uma fórmula que puxa informações de outras células, vamos analisar quais são essas células que precedem o resultado da fórmula analisada! 1) Selecione a célula “E “E11” 2) Clique no “Rastrear “Rastrear Precedentes” Precedentes” 3) Veja o resultado! Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 277
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Todas as células destacadas precedem o resultado da fórmula analisada (célula “E11”) Utilize o botão “Remover “Remover Setas” Setas” para retirar as setas azuis! 23.3. Localizar Dependentes Para descobrir se uma célula fornece informação para alguma fórmula, utilizamos o botão “ Localizar Dependentes”” Dependentes 1) Seleciona a célula “A3”
2) Clique no botão “Localizar “Localizar Dependentes” Dependentes”
Veja que a célula A3 possui uma fórmula f órmula que depende de seu conteúdo. 23.4. Janela 23.4. Janela de Inspeção A planilha “JANELA DE INSPEÇÃO” possui possui uma fórmula que soma R$1.000,00 ao valor total da planilha “AUDITORIA DE FÓRMULAS”
Quando alteramos o valor de um produto, logicamente, lo gicamente, o total desta que está na planilha “JANELA DE INPEÇÃO” será alterado. Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 278
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É possível deixar uma “janelinha” aberta que exiba o valor de uma célula específica. Assim, não precisamos ficar “indo e voltando” entre e ntre as planilha para descobrir qual o novo valor de uma célula a partir de alguma alteração realizada em outra célula. 1) Clique no botão “Janela de Inspeção”:
2) Na “Janela de Inspeção” clique em “Adicionar inspeção de variáveis”
3) Clique na célula que deseja de seja ficar visível na “Janela de Inspeção”
4) Clique em “Adicionar” Pronto! Agora a “Janela de Inspeção” In speção” ficará visível e você pode selecionar qualquer planilha, alterar o valor das células e já visualizar o resultado de cada alteração! Dica: Se preferir, arraste a tela “Janela de Inspeção” até a barra de fórmula para manter sempre Dica: Se visível a janela em atrapalhar o espaço de trabalho nas planilhas.
23.5. Mostrar Fórmulas: Doutores do Excel – Excel – www.doutoresdoexcel.com.br Proibida a cópia total ou parcial deste material sem a expressa permissão da Doutores do Excel 279
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Clique neste botão para alterar a visualização entre “fórmula” e “resultado”:
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24.Tradução 24. Tradução de Funções Função em Português
Função em Inglês
BINADEC
BIN2DEC
ABS
ABS
BINAHEX
BIN2HEX
ACOS
ACOS
BINAOCT
BIN2OCT
ACOSH
ACOSH
CARACT
CHAR
AGORA
NOW
CÉL
CELL
ALEATÓRIO
RAND
CÓDIGO
CODE
ALEATÓRIOENTRE
RANDBETWEEN
COL
COLUMN
AMORDEGRC
AMORDEGRC
COLS
COLUMNS
AMORLINC
AMORLINC
COMBIN
COMBIN
ANO
YEAR
COMPLEXO
COMPLEX
ÁREAS
AREAS
CONCATENAR
CONCATENATE
ARRED
ROUND
CONT.SE
COUNTIF
ARREDMULTB
FLOOR
CONT.SES
COUNTIFS
ARREDONDAR.PARA.BAIXO
ROUNDDOWN
CONT.VALORES
COUNTA
ARREDONDAR.PARA.CIMA
ROUNDUP
CONTAR
COUNT
ARRUMAR
TRIM
CONTAR.VAZIO
COUNTBLANK
ASC
ASC
CONVERTER
CONVERT
ASEN
ASIN
CORREL
CORREL
ASENH
ASINH
CORRESP
MATCH
ATAN
ATAN
COS
COS
ATAN2
ATAN2
COSH
COSH
ATANH
ATANH
COVAR
COVAR
BAHTTEXT
BAHTTEXT
CRESCIMENTO
GROWTH
BD
DB
CRIT.BINOM
CRITBINOM
BDCONTAR
DCOUNT
CUPDATAANT
COUPPCD
BDCONTARA
DCOUNTA
CUPDATAPRÓX
COUPNCD
BDD
DDB
CUPDIAS
COUPDAYS
BDDESVPA
DSTDEVP
CUPDIASINLIQ
COUPDAYBS
BDEST
DSTDEV
CUPDIASPRÓX
COUPDAYSNC
BDEXTRAIR
DGET
CUPNÚM
COUPNUM
BDMÁX
DMAX
CURT
KURT
BDMÉDIA
DAVERAGE
DATA
DATE
BDMÍN
DMIN
DATA.VALOR
DATEVALUE
BDMULTIPL
DPRODUCT
DATAM
EDATE
BDSOMA
DSUM
DECABIN
DEC2BIN
BDV
VDB
DECAHEX
DEC2HEX
BDVAREST
DVAR
DECAOCT
DEC2OCT
BDVARP
DVARP
DEF.NÚM.DEC
FIXED
BESSELI
BESSELI
DEGRAU
GESTEP
BESSELJ
BESSELJ
DELTA
DELTA
BESSELK
BESSELK
DESC
DISC
BESSELY
BESSELY
DESLOC
OFFSET
BETA.ACUM.INV
BETAINV
DESV.MÉDIO
AVEDEV
DESVPAD
STDEV
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STDEVA
FALSO
FALSE
DESVPADP
STDEVP
FATDUPLO
FACTDOUBLE
DESVPADPA
STDEVPA
FATORIAL
FACT
DESVQ
DEVSQ
FIMMÊS
EOMONTH
DIA
DAY
FISHER
FISHER
DIA.DA.SEMANA
WEEKDAY
FISHERINV
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DIAS360
DAYS360
FONÉTICA
PHONETIC
DIATRABALHO
WORKDAY
FRAÇÃOANO
YEARFRAC
DIATRABALHOTOTAL
NETWORKDAYS
FREQÜÊNCIA
FREQUENCY
DIREITA
RIGHT
FUNERRO
ERF
DIST.BIN.NEG
NEGBINOMDIST
FUNERROCOMPL
ERFC
DIST.HIPERGEOM
HYPGEOMDIST
GRAUS
DEGREES
DIST.LOGNORMAL
LOGNORMDIST
HEXABIN
HEX2BIN
DIST.NORM
NORMDIST
HEXADEC
HEX2DEC
DIST.NORMP
NORMSDIST
HEXAOCT
HEX2OCT
DIST.QUI
CHIDIST
HIPERLINK
HYPERLINK
DISTBETA
BETADIST
HOJE
TODAY
DISTEXPON
EXPONDIST
HORA
HOUR
DISTF
FDIST
IMABS
IMABS
DISTGAMA
GAMMADIST
IMAGINÁRIO
IMAGINARY
DISTORÇÃO
SKEW
IMARG
IMARGUMENT
DISTRBINOM
BINOMDIST
IMCONJ
IMCONJUGATE
DISTT
TDIST
IMCOS
IMCOS
DPD
SLN
IMDIV
IMDIV
DURAÇÃO
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IMEXP
IMEXP
E
AND
IMLN
IMLN
É.NÃO.DISP
ISNA
IMLOG10
IMLOG10
É.NÃO.TEXTO
ISNONTEXT
IMLOG2
IMLOG2
ÉCÉL.VAZIA
ISBLANK
ÍMPAR
ODD
ÉERRO
ISERR
IMPOT
IMPOWER
ÉERROS
ISERROR
IMPROD
IMPRODUCT
EFETIVA
EFFECT
IMRAIZ
IMSQRT
ÉIMPAR
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IMREAL
IMREAL
ÉLÓGICO
ISLOGICAL
IMSENO
IMSIN
ENDEREÇO
ADDRESS
IMSOMA
IMSUM
ÉNÚM
ISNUMBER
IMSUBTR
IMSUB
EPADYX
STEYX
INCLINAÇÃO
SLOPE
ÉPAR
ISEVEN
ÍNDICE
INDEX
ÉPGTO
ISPMT
INDIRETO
INDIRECT
ÉREF
ISREF
INFODADOSTABELADINÂMICA GETPIVOTDATA
ESCOLHER
CHOOSE
INFORMAÇÃO
INFO
ESQUERDA
LEFT
INT
INT
ÉTEXTO
ISTEXT
INT.CONFIANÇA
CONFIDENCE
EXATO
EXACT
INTERCEPÇÃO
INTERCEPT
EXP
EXP
INV.NORM
NORMINV
EXT.TEXTO
MID
INV.NORMP
NORMSINV
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CHIINV
MOD
MOD
INVF
FINV
MODO
MODE
INVGAMA
GAMMAINV
MOEDA
DOLLAR
INVLOG
LOGINV
MOEDADEC
DOLLARDE
INVT
TINV
MOEDAFRA
DOLLARFR
IPGTO
IPMT
MTIR
MIRR
JIS
JIS
MUDAR
REPLACE
JUROSACUM
ACCRINT
MULT
PRODUCT
JUROSACUMV
ACCRINTM
MULTINOMIAL
MULTINOMIAL
LIN
ROW
N
N
LINS
ROWS
NÃO
NOT
LN
LN
NÃO.DISP
NA
LNGAMA
GAMMALN
NOMINAL
NOMINAL
LOCALIZAR
FIND
NPER
NPER
LOG
LOG
NÚM.CARACT
LEN
LOG10
LOG10
NÚMSEMANA
WEEKNUM
LUCRO
YIELD
OCTABIN
OCT2BIN
LUCRODESC
YIELDDISC
OCTADEC
OCT2DEC
LUCROPRIMINC
ODDFYIELD
OCTAHEX
OCT2HEX
LUCROÚLTINC
ODDLYIELD
ORDEM
RANK
LUCROVENC
YIELDMAT
ORDEM.PORCENTUAL
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MAIOR
LARGE
OTN
TBILLEQ
MAIÚSCULA
UPPER
OTNLUCRO
TBILLYIELD
MARRED
MROUND
OTNVALOR
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MATRIZ.DETERM
MDETERM
OU
OR
MATRIZ.INVERSO
MINVERSE
PADRONIZAR
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MATRIZ.MULT
MMULT
PAR
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MÁXIMO
MAX
PEARSON
PEARSON
MÁXIMOA
MAXA
PERCENTIL
PERCENTILE
MDC
GCD
PERMUT
PERMUT
MDURAÇÃO
MDURATION
PGTO
PMT
MED
MEDIAN
PGTOCAPACUM
CUMPRINC
MÉDIA
AVERAGE
PGTOJURACUM
CUMIPMT
MÉDIA.GEOMÉTRICA
GEOMEAN
PI
PI
MÉDIA.HARMÔNICA
HARMEAN
POISSON
POISSON
MÉDIA.INTERNA
TRIMMEAN
POTÊNCIA
POWER
MÉDIAA
AVERAGEA
PPGTO
PPMT
MÉDIASE
AVERAGEIF
PREÇO
PRICE
MÉDIASES
AVERAGEIFS
PREÇODESC
PRICEDISC
MENOR
SMALL
PREÇOPRIMINC
ODDFPRICE
MÊS
MONTH
PREÇOÚLTINC
ODDLPRICE
MÍNIMO
MIN
PREÇOVENC
PRICEMAT
MÍNIMOA
MINA
PREVISÃO
FORECAST
MINÚSCULA
LOWER
PRI.MAIÚSCULA
PROPER
MINUTO
MINUTE
PROB
PROB
MMC
LCM
PROC
LOOKUP
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HLOOKUP
T
T
PROCURAR
SEARCH
TAN
TAN
PROCV
VLOOKUP
TANH
TANH
PROJ.LIN
LINEST
TAXA
RATE
PROJ.LOG
LOGEST
TAXAJUROS
INTRATE
QUARTIL
QUARTILE
TEMPO
TIME
QUOCIENTE
QUOTIENT
TENDÊNCIA
TREND
RADIANOS
RADIANS
TESTE.QUI
CHITEST
RAIZ
SQRT
TESTEF
FTEST
RAIZPI
SQRTPI
TESTET
TTEST
RECEBER
RECEIVED
TESTEZ
ZTEST
REPT
REPT
TETO
CEILING
ROMANO
ROMAN
TEXTO
TEXT
RQUAD
RSQ
TIPO
TYPE
RTD
RTD
TIPO.ERRO
ERROR.TYPE
SDA
SYD
TIR
IRR
SE
IF
TIRAR
CLEAN
SEERRO
IFERROR
TRANSPOR
TRANSPOSE
SEGUNDO
SECOND
TRUNCAR
TRUNC
SEN
SIN
VALOR
VALUE
SENH
SINH
VALOR.TEMPO
TIMEVALUE
SINAL
SIGN
VAR
VAR
SOMA
SUM
VARA
VARA
SOMAQUAD
SUMSQ
VARP
VARP
SOMARPRODUTO
SUMPRODUCT
VARPA
VARPA
SOMASE
SUMIF
SOMASEQÜÊNCIA
SERIESSUM
VF
FV
SOMASES
SUMIFS
VFPLANO
FVSCHEDULE
SOMAX2DY2
SUMX2MY2
VP
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SOMAX2SY2
SUMX2PY2
VPL
NPV
SOMAXMY2
SUMXMY2
WEIBULL
WEIBULL
SUBSTITUIR
REPLACE
XTIR
XIRR
SUBTOTAL
SUBTOTAL
XVPL
XNPV
VERDADEIRO
TRUE
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FIM...
Parabéns por ter completado o curso “Do Básico ao Avançado para o Mercado de Trabalho”
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