MUESTREO DE MATERIAS PRIMAS – PROCEDIMIENTO TÍPICO OBJETIVO Verificar de acuerdo a estándares y normas de calidad, la integridad, identidad y estado de las materias primas que se reciben en la planta y que son utilizadas en la fabricación de productos farmacéuticos ó cosméticos. ALCANCE El procedimiento aplica al personal encargado del muestreo y se hace cada vez que se reciben materias primas en la bodega desde proveedores aprobados ó autorizados nuevos; o cuando se requieran nuevos muestreos para verificación de resultados. RESPONSABILIDAD El Coordinador de Logística es el responsable de que se ejecuten todas las labores que tienen que ver con el muestreo de materias primas. El Auxiliar de Logistica es responsable del muestreo de materias primas y de dar cumplimiento al presente procedimiento. El Coordinador Control Calidad y Coordinador de Logística son responsables de validar la información suministrada en los formatos que aplican para este procedimiento. PROCEDIMIENTO 1.
REQUERIMIENTOS GENERALES
1.1.
La materia prima a muestrear debe estar revisada y rotulada de acuerdo a lo definido en el procedimiento de “RECEPCIÓN DE MATERIALES (MATERIAS PRIMAS, MATERIALES DE ENVASE, EMPAQUE E INSUMOS)” .
1.2.
La materia prima a muestrear en su mayoría debe contar con certificado de análisis y ficha de seguridad.
1.3.
El muestreo se debe realizar en el área llamada muestreo farmacéutico y se debe garantizar que la muestra tomada para análisis corresponde con lo solicitado.
2.
DOTACION
2.1.
El personal encargado del muestreo de materias primas al momento de ingreso a la zona de muestreo debe ponerse el uniforme de área blanca, además de utilizar:
Tapabocas de tela y/o desechable Máscara con filtros para vapores ó gases según sea el caso (cuando aplique) Guantes de látex ó vinilo. Guantes de nitrilo (cuando aplique) Gafas de seguridad Guantes de nitrilo (cuando aplique)
2.2.
Los implementos desechables utilizados en el muestreo, tales como: guantes de látex ó vinilo o nitrilo, se deben desechar, una vez finalice el muestreo.
3.
CAPACITACION El Coordinador de Planeación y Logística con el apoyo del Coordinador de Control de Calidad capacita continuamente al personal encargado del muestreo de materias primas, de forma teórica y práctica, siguiendo las Buenas Prácticas de Laboratorio (B.P.L.) y las Buenas Prácticas de Manufactura (B.P.M.).
4.
MATERIALES QUE SE PUEDEN REQUERIR EN EL MUESTREO Bisturí Espátulas acanaladas de acero inoxidable Cucharones de acero inoxidable de mango largo Frascos (plásticos ó de vidrio) limpios, estériles (cuando aplique) y secos de capacidad apropiada, con sus correspondientes tapas y/ó bolsas plásticas estériles (para materias primas que requieren recuento microbiológico). Atomizador plástico con Alcohol Etílico al 70 %. Caja porta muestras Lapicero Cortafríos para desgrafar. Toallas de papel o paños limpios. Destornillador Cinta de enmascarar Cinta transparente ancha Tijeras Embudos plásticos Linterna con buena iluminación Ficha ó hoja de seguridad de la materia prima a muestrear Zunchos plásticos Bolsas plásticas transparentes
NOTA: El uso de los materiales depende de la materia prima a muestrear, por lo tanto no todos los materiales de la lista son de uso permanente. 5. REQUERIMIENTOS DE MUESTREO 5.1.
PARA ANALISIS FISICOQUIMICO
5.1.1. Todas las materias primas que intervienen en la formulación del producto requieren muestreo y análisis. 5.1.2. Para las materias primas que no vayan a ser utilizadas como excipientes y que sean grado reactivo analítico, se avalan con el certificado analítico del proveedor por parte del Coordinador de Control de Calidad. No requieren muestreo para análisis. 5.1.3. Avalar las materias primas auxiliares (que no intervienen en la formulación del producto) e insumos (jabón desinfectante, sustancias desinfectantes) con el certificado analítico del proveedor por parte del Coordinador de Control de Calidad. No requieren muestreo para análisis.
5.1.4. Tomar muestra por cada lote enviado de proveedor y/ó por cada envío aún del mismo lote de proveedor en fechas superiores a tres (3) meses de la llegada inicial. 5.1.5. Para el muestreo de sustancias corrosivas, irritantes o tóxicas, proceder de acuerdo a lo indicado en el rotulo del recipiente ó en su ausencia según se especifique en la correspondiente ficha ó hoja de seguridad. 5.2.
PARA ANALISIS MICROBIOLOGICO Solo requieren muestreo las materias primas definidas en la requisición de servicio del cliente.
5.3.
PARA RETENCION Se garantiza que se envía un único recipiente con el total de la muestra solicitada. Una vez el laboratorio contratado para análisis ejecuta los ensayos guarda el sobrante.
6.
RECOMENDACIONES
6.1.
Durante el muestreo se debe tener especial cuidado en evitar la contaminación ó confusión de las materias primas sometidas a muestreo. Tomar precauciones tales como el uso de elementos de protección cuando se manipulen materiales tóxicos, potentes y peligrosos.
6.2.
Limpiar los implementos de muestreo antes y después de usarlos.
6.3.
Mantener diferentes tipos de envases limpios y secos, para muestreo, según la cantidad indicada de muestra en la siguiente tabla: MATERIA PRIMA
Sólidos - Principios activos Sólidos -Excipientes Colorantes Esencias Líquidos (Glicerina, sorbitol, Propilenglicol, Polietilenglicol) Otros Líquidos
CANTIDAD APROXIMADA TIPO DE MATERIAL FISICOQUIMICO 30 g Para identificación: 3 g Vidrio (color ámbar) (materiales Farmatech) Vidrio (voluminosos: 30 g Dióxido de silicio coloidal: En bolsa plástica) 15 g Vidrio (color ámbar) 100 ml Vidrio (color ámbar)
30 g 30 g 30 ml
Vidrio (color ámbar)
120 ml
60 ml
Vidrio (color ámbar) Vidrio y/o plástico: Envase de boca ancha Vidrio y/o plástico
60 ml 30 ml
Vidrio (color ámbar)
30 ml
200 g
Alcohol Etílico Líquidos Viscosos (Polisorbato 20, 60 y 80 )
2,5 l 200 ml 280-300 cápsulas
Bolsa plástica (voluminoso)
TIPO DE MATERIAL
30 g
120 ml
Semisólidos
Capsulas de gelatina dura
CANTIDAD APROXIMADA MICROBIOLOGICO
Bolsa estéril
30 g
280-300 cápsulas
6.4.
En el caso específico de los ácidos se debe usar para muestrear guantes de nitrilo, mascarilla de seguridad con filtros para gases.
6.5.
Los implementos utilizados deben ser lavados y almacenados en sitio limpio, seco y protegidos con bolsa plástica para la toma de la siguiente muestra.
6.6.
Las materias primas que vienen en forma de suspensión deben agitarse para obtener una muestra homogénea, siempre y cuando la capacidad del recipiente así lo permita.
6.7.
Las materias primas fotosensibles e higroscópicas deben ser muestreadas con las condiciones establecidas por el fabricante ó proveedor. Establecer en los casos que se requiera el uso de deshumidificadores y protección de la luz.
6.8.
Los principios activos deben ser muestreados adicionalmente para identificación fisicoquímica, tambor por tambor.
6.9.
Verificar el estado e identificación de los recipientes muestreados y no muestreados por medio de inspección visual, comprobando que el envase y el sello no hayan sido alterados y revisando la concordancia entre la rotulación del envase y las etiquetas del proveedor. Cualquier daño en los envases u otro problema que pueda influir negativamente en la calidad de un producto debe registrarse con el fin de que se tomen acciones.
6.10. Cuando una materia prima venga en recipientes o bultos mojados, rotos o con algún defecto, que no haya sido detectado en el recibo; muestrear por separado, procurando tomar muestra de la zona afectada y hacer la observación, informar al Coordinador de Control de Calidad quien rotulará el contenedor “ RETENIDO” mientras se toma una decisión por parte de Gestión de Calidad. 6.11. Como norma general, no se debe muestrear ningún principio activo del que no se tenga ficha de seguridad y se haya verificado que es posible muestrear/usar sin riesgo para las personas/equipos/instalaciones y/o el propio insumo. 7.
MUESTREAR Este muestreo aplica para análisis fisicoquímico y microbiológico de materias primas no estériles.
7.1.
El Auxiliar de Almacenamieto asignado y responsable del muestreo de materias primas, una vez recibida la información de la entrada de materias primas y los documentos, debe dirigirse al Coordinador de Control de Calidad con el fin de que este último revise el certificado de analisis de proveedor y autorice ó no el muestreo. Para emitir su concepto, el Coordinador de Control de Calidad revisa que el material que se esta recibiendo cumpla con la calidad solicitada y revisa con el Auxiliar de Almacenamiento la ficha de seguridad diligenciada.
7.2.
El Coordinador de Control de Calidad evalua las condiciones que debe tener en cuenta el Auxiliar de Almacenamiento para el muestreo, con base a la cantidad de material que ingresa por lote al almacén (cantidad de contenedores), calcular el tamaño de la muestra a tomar aplicando tablas de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 2859-1 para muestreo simple, inspección normal, nivel inspección II (Ver página 23 y 24) método aceptado internacionalmente y elaborado con base a datos científicos. Determine la unidad de estudio: Ubique en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 2859-1, página 23 “Tabla 1. Letra código de tamaño de muestra”, en la columna “tamaño del lote” la
casilla que incluya la unidad de estudio y desplácese sobre la fila de dicha casilla de manera horizontal hasta la colu mna “niveles generales de inspección”, “II”. Allí queda determinada la “letra código de tamaño de la muestra” . Determine el tamaño de la muestra (n): Ubique en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 2859-1, página 24 “Tabla 2A. “Planes de muestreo simple para inspección normal (Tabla Maestra)”. En la columna “Letra código de tamaño de la muestra” ubique la letra definida en el ítem anterior, desplácese sobre la fila de dicha casilla de manera horizontal hasta la columna “tamaño de la muestra”.
El Auxiliar de Almacenamiento realiza el muestreo, tomando aleatoriamente la muestra de la unidad de estudio como se indica en el ítem 7.8. 7.3.
El Auxiliar de Almacenamiento realiza la inspección y evalúa los defectos: Clasifica los defectos encontrados en: Críticos (NAC: Nivel Aceptable de Calidad: 0,65), Mayores (NAC: 1,5), y Menores (NAC: 4,0).
7.4.
Inicie el diligenciamiento de los rótulos de identificación “MUESTRA PARA ANALISIS”) para los recipientes que contendrán las muestras y los rótulos de muestreado. Dirigirse a la bodega con la documentación de ingreso de las materias primas.
7.5. 7.6.
Revisar el rótulo de identificación original de cada uno de los recipientes recibidos, el cual debe contener: Nombre completo de la Materia Prima. Fabricante y/o proveedor. Número de Lote. Cantidad. Opcionalmente: Fecha de Manufactura y Fecha de Vencimiento, condiciones de almacenamiento y norma: USP - NF, BP, EP y Codex Francés. Inspeccionar cada uno de los recipientes y verificar: Empaque exterior (Original, reempaque, reciclaje de empaques, etc.) Sello ó cinta de seguridad, que sea el original, revisa que no haya sido alterado. Empaque interior Descripción de la materia prima y que esté libre de partículas extrañas. Diligenciar el Formato de “MUESTREO DE MATERIALES Y DECISION DE EMPLEO” , con la información obtenida en los numerales antes citados. Revisar que haya concordancia entre el rotulo de proveedor, certificado de análisis de proveedor y colocar el rótulo de “CUARENTENA”
7.8.
El Auxiliar de Almacenamiento selecciona al azar el número de recipientes a muestrear y lo traslada a la zona de muestreo.
7.9.
Antes de trasladar la materia prima al área de muestreo, el personal de Bodega, debe limpiar cada recipiente a muestrear utilizando alcohol etílico al 70% y un paño.
7.10. Antes de ingresar el material al área de muestreo, verificar que el área está limpia y sanitizada y libre de otras materias primas diferentes a las del muestreo. Adicionalmente verificar antes del primer muestreo a realizar en el día, los diferenciales de presión, temperatura y humedad y documentarlo. 7.11. Ingresar al área de muestreo y tener la precaución de ponerse los elementos de protección personal necesarios para el muestreo a llevar a cabo. 7.12. Seleccionar el ó los implementos necesarios para llevar a cabo el muestreo. 7.13. Cuando ingrese los recipientes a la esclusa contigua a la cabina de muestreo, impregnarlos con alcohol etílico al 70%. Se debe realizar la limpieza externa a todos los recipientes a muestrear. 7.14. Abrir cada recipiente (una por una las bolsas internas, nunca todas al tiempo), en el momento de tomar la muestra. 7.15. Realizar primero el muestreo a la materia prima que requiere control microbiológico según especificaciones ó ficha de especificaciones y posteriormente tomar la muestra para análisis
fisicoquímico. Adicionalmente realice primero el muestreo de excipientes y por ultimo de principios activos. 7.16. En el caso de colorantes, esencias, fragancias ò materiales volátiles, se debe limpiar, sanitizar y realizar muestreo exclusivo para estos materiales. 7.17. Verificar el aspecto de la materia prima e informar cualquier irregularidad inmediatamente al Coordinador de Control de Calidad.Tomar la muestra según cantidad indicada en el ítem 6.3; en frascos ó bolsas limpias y secas de diferentes sitios del contenedor. Recolectar la muestra para análisis fisicoquímico retención y una segunda muestra para análisis microbiológico únicamente, cuando sea requerido. 7.18. Cerrar los empaques internos con un amarrador multipropósito (Zunchos). Cerrar nuevamente el recipiente (tapa) exterior, rotular con “MUESTREADO” adicionalmente limpiar el recipiente muestreado con alcohol etílico al 70% para eliminar posibles residuos de material. 7.19. En los recipientes que se muestree colocar el rotulo “SALDO” especificando la cantidad real que queda en el recipiente. 7.20. Pesar e identificar cada uno de los recipientes de muestra con el Formato “MUESTRA PARA ANALISIS”. 7.21. Informar al Auxiliar de Almacenamiento para que retire los contenedores del área de muestreo y proceda a almacenarlos en el lugar designado para ello. 7.22. Llevar la muestra rotulada, a Gestión de Calidad junto con la documentación. 7.23. Documentar en el la Bitácora de operaciones de MUESTREO, la cantidad de material retirado para análisis, con el fin de que esta información sea utilizada para el informe de gestión y descargar el material del inventario. 7.24. Dejar en el Laboratorio de Control de Calidad con el original de certificado de análisis de proveedor, a la espera del resultado de análisis. 7.25. Una vez definido el estado de calidad del material se debe informar al personal de logística y proceder a pegar en la bodega los rótulos de estatus de calidad para el material analizado por el auxiliar de calidad. ANEXO 1. L i s t a d o
D e D ef e c t o s d e M a t e r i a P r i m a
MATERIA PRIMA DESCRIPCION DEL DEFECTO 1.ASPECTO GENERAL DE LA ENTREGA No conforme con la orden de compra. Cantidad fuera de límites establecidos en la orden de compra Entrega de varios lotes de un mismo material para pedidos inferiores a 500 Kg Empaque exterior que no asegura la integridad de la materia prima Rotulación carente o incorrecta de información básica (nombre, fabricante, No. de lote, fecha de vencimiento)
NIVEL DE ACEPTACION (N.A.C)
CLASE DE DEFECTO
0,65
Critico
4,0 1,5
Menor Mayor
0,65
Critico
1,5
Mayor
No uniformidad en los tambores o contenedores Empaque exterior deteriorado o reutilizado 2. MEZCLAS (tipo de material, texto, color y tamaño) Presencia de material diferente al especificado 3. ESPECIFICACIONES Fecha de vencimiento inferior a 1 año No cumple con todas las especificaciones fisicoquímicas y/o microbiológicas de la monografía individual o farmacopea dada 4. DOCUMENTACION No se recibe certificado de análisis de la materia prima por lote, identificado correctamente Certificado de análisis de la materia prima no expresa grado de calidad y/ó norma bajo la cual se analiza Certificado de análisis borroso ó con información ilegible
4,0 1,5
Menor Mayor
0,65
Critico
1,5 0,65
Mayor Critico
1,5
Mayor
4,0
Menor
4,0
Menor
ANEXO 2: Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 2859-1 para muestreo simple, inspección normal, nivel inspección II (Páginas 23 y 24)
