1 Nuevas Formas de Trabajar Con TIC

Nuevas formas de trabajar con TIC. —

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Nuevas formas de trabajar

Índice 1- Nuevas formas de trabajar: la oficina en casa .............................................................................................. 4 2.- Groupware o Software colaborativo ................................................................................................................... 5 2.1 Herramientas de comunicación .................................................................................................................. 6 2.2 Herramientas de gestión de tareas y proyectos ............................................................................ 7 2.3. Herramientas KM .................................................................................................................................................11 2.4. Cloud computing ................................................................................................................................................11 3. Nuevas modalidades de contratación: Outsourcing ............................................................................... 12 4. Nuevas Profesiones ........................................................................................................................................................ 13 5. Resumen................................................................................................................................................................................. 15 Bibliografía ..................................................................................................................................................................................16

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Introducción Si analizamos el mercado laboral de la última década podemos ver que han aparecido como los teletrabajadores, como las empresas de outsourcing y como la de experto en Minería de Datos. Y todas estas nuevas modalidades surgen impulsadas por el auge de las TIC. Para que estas modalidades de trabajo tengan éxito, es necesario contar con los medios necesarios para generar y compartir la información y fomentar el trabajo cooperativo. Los  

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del tema son: Analizar las características del Identific ar algunas de las de empleo. Conocer qué significa el término Conocer algunas de las

que facilitan y potencian este tipo y que implicaciones conlleva derivadas de las TIC.



1- Nuevas formas de trabajar: la oficina en casa El auge de las TIC está permitiendo nuevas fórmulas de trabajo más flexibles y adaptadas a las características de la sociedad como el . Esta modalidad consiste en que los trabajadores trabajan desde su casa a través de su PC conectado a Internet. Es lo que se denomina como “ (SOHO: Small Office). Los del teletrabajo recaen tanto en el empresario como en el propio trabajador. Algunos de estos beneficios son: 

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Para los empleados se fomenta una que redunda directamente en la productividad, la motivación y por ende la consecución de objetivos. Se facilita la de personas con discapacidades y la con la vida familiar. Para la empresa se por retrasos, absentismo laboral, ausencias del puesto de trabajo, etc. Es más sencillo el y se reducen gastos derivados de los puestos físicos en la empresa.

Algunos puntos que hay que tener en cuenta para que el Teletrabajo sea una forma de empleo óptima son: 

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La claro en el que se establezcan los objetivos, cronogramas, funciones, equipos de trabajo, etc. Para que tanto el empleado como la empresa conozcan su cometido y puedan llevarlo a cabo sin la incertidumbre de no saber qué hacer en cada momento. La persona que quiere acogerse al teletrabajo debe disponer de una desde los dispositivos donde se vayan a desarrollar las tareas o funciones asignadas. La empresa debe propiciar los accesos necesarios para establecer con el servidor de la empresa y acceder a los documentos, recursos, etc., que se precisen en cada momento Es necesario facilitar que los equipos de trabajo dispongan de las necesarias para permitir el trabajo en equipo de forma satisfactoria.

Pero no hay que olvidar que aunque los beneficios que el teletrabajo nos puede generar son muchos, también podemos encontrar algunos como por ejemplo:

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Realizar su actividad en casa puede conllevar una disminución de las derivadas del trabajo diario con los compañeros, puede generar cierta sensación de aislamiento, soledad, etc.



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Esta modalidad de empleo puede aumentar el Muchas veces nuestra actividad física diaria está directamente ligada al hecho de levantarnos a una hora determinada para ir al trabajo. Si no tenemos una disciplina de ejercicio físico adecuada es posible caer en este sedentarismo. Cuando un trabajador decide realizar su actividad desde casa debe tener habilitado un lugar dentro de su ámbito familiar destinado a tal fin. En ocasiones el lugar de trabajo seleccionado no es el más idóneo para esta actividad. Finalmente entre los inconvenientes que pueden derivarse del teletrabajo podemos hacer referencia a que los horarios flexibles pueden convertirse en , si no se establece una pauta que nos ayude a saber cuándo tenemos que dejar de trabajar.

Este tipo de modalidad de trabajo puede generar , requiere de una mayor atención y de las tareas desarrolladas por los teletrabajadores para analizar si se han cumplido los planning de trabajo, si se ha entregado todo correctamente, etc., y requiere de un para a los teletrabajadores en una praxis de trabajo que permita una colaboración entre los miembros del equipo, una organización de las tareas, funciones, etc.

Afortunadamente hoy contamos con numerosas herramientas que van a permitir que el teletrabajo sea una realidad. A continuación veremos algunas de ellas El teletrabajo es una modalidad de trabajo viable con el desarrollo de las TIC.

2.- Groupware o Software colaborativo El término o hace referencia a las herramientas que permiten el trabajo entre un grupo de personas de la misma o diferente organización, que pueden estar ubicadas en un mismo punto geográfico o distribuido en diferentes lugares. El Groupware o Software Colaborativo cada vez va integrándose en las empresas como herramientas imprescindibles para la consecución de los objetivos debido a que compartir información y conocimiento es un componente fundamental para hacer que los desarrollen sus actividades y proyectos con garantía de éxito. Pero además, los rápidos cambios que están surgiendo en el mundo empresarial con nuevas modalidades de empleo, nuevas necesidades, nuevos nichos de negocio están obligando a las empresas a adoptar herramientas que les ayuden a no desligarse de todos los avances,novedades y cambios generados por las TIC:

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Dentro de las herramientas de colaboración podemos encontrar diferentes tipos como las herramientas de , herramientas de , herramientas de , etc.

2.1 Herramientas de comunicación Las herramientas de comunicación se pueden dividir entre: a)

Herramientas son aquellas herramientas que permiten establecer comunicación con otra persona o grupos de personas sin que esta comunicación conlleve una interacción simultánea. Ejemplos de este tipo de herramientas son el correo electrónico, mensajes de voz, foros, etc. Una característica que define este tipo de herramientas es que permiten enviar mensajes de texto o de voz, archivos, documentos, etc. Una de las características de este tipo de herramientas, que la hacen seguir siendo un recurso imprescindible en las empresas es que son , es decir, no es neceario que los participantes coincidan en el mimo tiempo para que la comunicación tenga lugar.

b)

Herramientas de comunicación que permiten establecer comunicación de forma interactiva y en tiempo real. Ejemplos de este tipo de herramientas son las conferencias de datos o voz, de vídeo o audio, chat, mensajería instantánea, reuniones, etc. A diferencia de las herramientas asíncronas, estas es decir, que para que la comunicación tenga lugar es necesario que todas las partes que se quieren comunicar coincidan en un mismo tiempo. En las empresas este tipo de herramientas están cada vez tomando más protagonismo cuando se trata de coordinar reuniones con grupos distantes geográficamente.

Veamos ejemplos de este tipo de herramientas

: aplicación de correo gratuita fácil de configurar y personalizar (https://www.mozilla.org/es-ES/thunderbird/) : es también un servicio de correo electrónico, es un cliente Open Source orientado principalmente a un ámbito más profesional. Además incorpora herramientas para trabajo colaborativo en la nube entre distintos miembros del mismo equipo. (https://www.zimbra.com/products/)

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Es un software que permite crear reuniones en línea. Este software tiene varias opciones para que los usuarios elijan entre: GoToMeeting tradicional que permite la colaboración en grupos pequeños y demostraciones instantáneas en línea, mientras que GoToWebinar permite a los usuarios el presentar a grandes grupos en línea, ejecuta sondeos y encuestas Q&A. : Es una aplicación similar a GoToMeeting, Mikogo también permite conferencias por internet para grupos de 10 o menos o seminarios que llegan a cientos. : esta es una de las herramientas más conocidas y completas para establecer comunicación. Permite mensajería instantánea, mensajes de voz, intercambio de archivos, compartición de pantallas, audioconferencia, videoconferencia. : Similar a Skype pero que además permite integrase con el correo electrónico, integración con YouTube, integración con el calendario, ceder el control de nuestro equipo para asistencia técnica o soporte por ejemplo. : Es una red social, pero que incorpora herramientas para crear mensajes instantáneos, llamadas, videollamadas, envío de archivos, manejo de grupos, etc. : Este servicio de mensajería se está convirtiendo en fundamental para la comunicación y el trabajo colaborativo, ya que podemos enviar mensajes de texto o de audio cuando queremos transmitir un mensaje de forma más rápida, compartir imágenes o videos.

Las herramientas de gestión de tareas y proyectos ofrecen a los usuarios la posibilidad de organizar sus trabajos de

Las herramientas de comunicación asíncrona como el correo han tenido un espacio muy importante en las empresas y aún hoy siguen siendo la herramienta más utilizada para comunicarse por su soporte, facilidad de acceso, permanencia y durabilidad en el tiempo. No obstante, para el desarrollo de proyectos coordinados, existen otra serie de herramientas que aportan más valor que el correo electrónico.

forma más eficiente.

2.2 Herramientas de gestión de tareas y proyectos Hoy en día están tomando un protagonismo fuerte las herramientas de gestión de proyectos en las empresas. Las razones son variadas pero entre ellas podemos destacar la (muchos equipos de trabajo se encuentran dispersos en diferentes sedes, oficinas, países, etc.), el auge de los profesionales freelance, teletrabajo, etc. En este tipo de proyectos el correo electrónico no es una herramienta adecuada para abarcar los diferentes tipos de tareas que conlleva el desarrollo de un proyecto como la y control de timmings, la asignación de recursos, trabajo en grupo, gestión de la calidad, control de costes y administración del presupuesto, etc.

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Por todo esto, es importante contar con herramientas para trabajar online de forma colaborativa que permitan comunicación / y disponer de un En este grupo de herramientas podemos distinguir las que permiten ( ) y las que permiten . Las herramientas TodoList, están orientadas a en los que un equipo de trabajo va siguiendo el estado de una tarea. Estas herramientas permiten crear diferentes tareas y jerarquizarlas y la mayoría nos permite definir atributos para estas actividades como pueden ser:



La prioridad que queramos establecer en la tarea.



El nivel de riesgo de que no se cumpla la tarea.



Porcentaje de tarea completado.



Tiempo estimado para completar las tareas.



Tiempo empleado hasta el momento sobre la tarea asignada.



Fecha de inicio, fecha de vencimiento, fecha de finalización esperada para la tarea.



A quién se asigna y quién la asigna.



Incluir enlaces a archivos externos, etc.

A continuación mostramos tres ejemplos de este tipo de software:

: https://www.wunderlist.com/es/ Es una aplicación que permite crear listas de tareas y jerarquizarlas en función de su importancia, crear recordatorios, compartirlo con el equipo de trabajo, etc.

: https://webapp.nozbe.com/ Es una herramienta muy completa, es posible personalizar el entorno con un logo corporativo, adjuntar archivos a cada proyecto, sincronizar con Twitter, Dropbox, Evernote y tu calendario de Google, enviar un correo al sistema para crear nuevas tareas, etc. La utilidad de esta herramienta la marca el usuario: puedes usar Nozbe como una simple lista de tareas o para proyectos más complejos que requieren la colaboración de los miembros de tu equipo.

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: https://www.producteev.com/login Esta herramienta permite añadir tareas, dividirlas en subtareas y asignarlas a cada miembro del equipo. Como hemos visto las herramientas Todolist permiten que tenemos asignada para una actividad, o pueden emplearse como para organizar nuestras propias tareas por orden de prioridad, para así saber cuáles requieren de nuestra inmediata atención y cuáles pueden esperar. Suelen ser herramientas muy útiles para llevar un correcto seguimiento de las tareas, evitar olvidos y minimizar errores en la gestión de las tareas.

. Veamos un ejemplo con el que comprenderemos la utilidad de estas herramientas: Sandra es Técnico de Formación en una empresa. Entre sus funciones está la de preparar las sesiones de bienvenida de los nuevos egresados. Esta tarea pese a su aparente sencillez, conlleva la realización de una serie de pasos que deben realizarse de forma ordenada. Sandra para completar su tarea ha decidido utilizar el software Remember the Milk para gestionar sus tareas. En la imagen puedes ver cómo ha conformado el orden de sus tareas, su prioridad y si alguien más está implicado en su resolución. “

”

Fig. 1. Ejemplo de herramienta Todolist.

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Además de las herramientas Todolist, hemos hablado de herramientas de Estas herramientas son más completas que las anteriores, permiten gestionar el ciclo completo de un proyecto. Algunas de las funcionalidades que suelen aportar estas herramientas son: 

Intercambio de ficheros

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Control de los miembros del equipo de trabajo



Control tiempos



Gestión de presupuestos



Asignación de gastos



Facturación



Comunicación en tiempo real (chat, videoconferencia, etc.)

Dependiendo del tipo de programa que se use, tendremos unas funcionalidades u otras. En algunas ocasiones lo más complicado para una empresa es identificar cuál es la alternativa de software que mejor se adapta a sus necesidades.

En la red podemos encontrar multitud de herramientas de gestión de proyectos. Os presentamos algunas de las más famosas: : https://www.wrike.com/ Es una herramienta online de gestión de proyectos y colaboración, diseñado para gestionar la carga de trabajo en empresas y organizaciones de distintos tamaños. El software está disponible en tres versiones: Gratis, Profesional y Empresa. Wrike también está integrado con otros programas como Google Apps, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Drive, Dropbox, Apple Mail, Box, IBM Connections, entre otros. :: www.basecamp.com Basecamp es seguramente la más sencilla e intuitiva. En su interfaz es posible revisar discusiones, tareas, ficheros, hitos, registro de tiempos, compartir archivos, edición colaborativa de documentos… Además, cuenta con apps para plataformas móviles. : https://asana.com/ Asana es una aplicación diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo. Es posible trabajar con Asana a través de la web o en aplicaciones móviles. Fue creada para mejorar la productividad de los empleados de Facebook y la emplean empresas como Twitter, Linkedin, Foursquare, etc.

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2.3. Herramientas KM Las

herramientas

KM

(Knowledge Management System permiten , que soportan la creación, captura, almacenamiento y distribución de la información. Lo que se pretende con estas herramientas es que todos los empleados tengan acceso a la documentación de la empresa, incluyendo el control de versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc. Con este tipo de aplicaciones se permite conectar a las personas y la información permitiendo gestionar eficientemente la inteligencia colectiva de los recursos humanos de la compañía. Algunos ejemplos de software KI, son: : http://www.openkm.com/es/ OpenKMes un gestor documental que permite recopilar información de cualquier fuente digital, colaborar con otros miembros de la empresa en el trabajo con los esos documentos o proyectos, intercambiar documentos e información con nuestros clientes, etc. Es decir, a parte de ser un repositorio de documentos OpenKM es una aplicación que ofrece tanto a los empleados como a los clientes un canal de comunicación continuo, seguro y fliable.

: https://www.alfresco.com/es

Uno de los mayores problemas con el que se encuentran las empresas es la

Esta es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM). Al igual que la anterior, Alfresco es una plataforma sencilla que tiene diversas funcionalidades entre las que se encuentra la gestión documental de la empresa, la existencia de espacios de colaboración y la automatización de procesos.

gestión de la documentación, el control de versiones, etc. Para ello las herramientas KM pueden ser de gran ayuda.

http://www.nuxeo.com/ Nuxeo también es una herramienta de ECM y gestión documental open source. Con esta herramienta se pueden gestionar documentos, realizar versiones, flujos de trabajo asociados a esos documentos, gestionar imágenes y vídeos, integrarlo con Microsoft Office, etc.

2.4. Cloud computing En los últimos años está proliferando una nueva forma de obtener servicios informáticos, en la nube: el .

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Cloud Computing es una tecnología que ofrece servicios a través de internet. Para los usuarios la ventaja es que con este servicio los programas con los que trabajan a través de sus ordenadores, tablets, teléfonos, etc., lo que beneficia enormemente el teletrabajo. Un ejemplo de proveedor muy conocido es que ofrece servicios como la suite ofimática (Google Docs), o Google Calendar para gestionar tu agenda, Google Drive para compartir archivos, etc., a todos los usuarios que estén registrados. La mayoría de los sitios Web, blogs y herramientas de promoción de las empresas se de los recursos, es decir, se alojan “en la nube” . Esta solución permite la van ampliando recursos a medida que se necesiten y de esta manera se evitan los problemas que puede conllevar el incremento de tráfico de un sitio. Cuando se ofrecen aplicaciones de Software completas a través de Internet, con todas las funcionalidades y para todos los clientes estamos hablando de una modalidad llamada (SAAS, Software as a Service). Algunas de las 

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



de emplear herramientas de Cloud Computing son que:

El usuario final servicios.

para acceder a estos

: las aplicaciones en la nube pueden ampliarse fácilmente sin depender de infraestructuras complejas. : los usuarios tienen la seguridad de que en caso de fallo, la empresa proveedora nos asegura la recuperación de la información. : Los usuarios pueden adquirir o dejar de utilizar estas en función de sus necesidades. Esto permite tener siempre los recursos que se necesitan y pagar por ellos en el momento en el que se están utilizando. : este tipo de aplicaciones son accesibles desde todos los



dispositivos. 

: Aunque el usuario trabaja en un sistema externo a su propio ordenador, los proveedores realizan rigurosos controles de seguridad para evitar que la información se pierda.

3. Nuevas modalidades de contratación: Outsourcing Con las TIC, han entrado en juego numerosos procesos especializados que requieren por parte de las empresas personal formado en estas áreas. Es aquí cuando surge el que se trata de una modalidad de contratación consistente en que una

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empresa o negocio ajenas a la ella para responsabilizarse de la ejecución de ciertas actividades altamente especializadas. Según Mora (2012) ·”la externalización es el proceso que le permite a una organización aumentar su capacidad para desarrollar cierta actividad, delegando dicho desarrollo en una empresa que está especializada en el tipo de actividades que se externalizan” . De esta manera, las empresas consiguen equipos de trabajo altamente capacitados y especializados para el desarrollo de determinadas actividades, así como la tecnología necesaria para ello. Una de las que esta modalidad aporta a las empresas es que necesario para manejarla evitando los altos costes de adquirir esta tecnología y formar personal de la organización. Pero en esta modalidad de contratación también encontramos como la , dentro de la empresa, de las actividades subcontratadas, también la externalización hace que las empresas dependan de la estrategia de otra empresa para el desarrollo de sus servicios con los riesgos que esto conlleva. Independientemente de las ventajas o desventajas, para que para esta modalidad de contratación funcione, es necesario que la relación entre la empresa y los outsourcers sea óptima. Es fundamental establecer que permitan una coordinación adecuada para el desarrollo de las actividades que se han externalizado y para ello se puede contar con las herramientas de Software Colaborativo que hemos expuesto anteriormente.

4. Nuevas Profesiones La evolución de las TIC ha generado nuevas profesiones y perfiles profesionales. Todas estas profesiones están ligadas al desarrollo o manejo de herramientas tecnológicas y requieren de una especialización por lo que las hace novedosas. No pretendemos hacer una recopilación de todas las profesiones porque son muchas y en muchos campos diferentes, pero vamos a nombrar las más conocidas: el auge de las redes sociales y su consolidación como herramientas empresariales ha hecho que los CM se conviertan en profesionales muy demandados. Son los encargados de gestionar estas redes sociales. Entre sus funciones cabe destacar las más importantes que son:

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

Creación de contenido

.



Realizar análisis para determinar la mejor hora para publicar el contenido.



Monitorizar todas las



Conocer a su

. , y mantenerlo informado, etc.



Es un nuevo perfil que surge del auge de la web 2.0. Entre las funciones de los responsables de SEO están: 







Analizar la actividad de los Identificar marca

,

y lograr mejorar el volumen y calidad de tráfico de su

las web en los buscadores para que estas sean las primeras en aparecer cuando realizamos una búsqueda de un sitio web, para que los motores de búsqueda lo indexen correctamente.

Es un profesional de Marketing orientado a promocionar un sitio web en motores de búsqueda como por ejemplo Google. Para ello usa métodos de pago como (es una modalidad en la que se paga por el clic hecho en los anuncios que suelen aparecer cuando se realiza una búsqueda en la zona derecha de la página o en zonas de páginas web en forma de banners.), u otros medios como la colocación de anuncios en sitios webs o blogs muy visitados. El SEM debe identificar y analizar las que emplean los usuarios para realizar sus búsquedas y planificar y ejecutar campañas publicitarias para luego evaluar los resultados. es el encargado de extraer la información significativa de grandes bases de datos, eliminar sesgos, establecer tendencias y correlaciones para poder emitir conclusiones que faciliten la mejora de los negocios. Estos son profesionales que ayudarán a tomar y permitirán, fruto de sus informes, que se adopten las medidas necesarias para generar nuevos ingresos. y : el primero se encarga de actualizar los contenidos y material gráfico de una web, el segundo es el responsable de un sitio web y tiene como funciones la de redacción, edición, publicación, etc. Es un experto que intenta explorar brechas de seguridad en los sitios con el fin de evitarlas. Es la figura opuesta al hacker.

La lista de nuevas profesiones es enorme y podríamos nombrar otras como los Ingenieros de contenidos online (encargados del diseño, planificación, instalación, gestión y mantenimiento de las redes de comunicación y sus aplicaciones.), los profesionales ligados al e-learning (desde ingenieros que desarrollan herramientas, hasta administradores de plataforma, diseñadores instruccionales, etc.), los

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desarrolladores de aplicaciones, etc., pero no acabaríamos puesto que son muchos los sectores y las profesiones especializadas que se han generado a raíz del desarrollo tecnológico.

Con esta breve exposición os animamos a seguir investigando sobre estas nuevas profesiones y nichos de mercado donde las Tecnologías han abierto nuevas oportunidades.

5. Resumen En esta lectura hemos analizado tres factores importantes generados fundamentalmente por el cambio en el panorama laboral y empresarial que han introducido las TIC: nuevas modalidades de empleo, nuevas formas de contratación y nuevas profesiones. Estos tres factores llevan asociados una serie de beneficios pero también de inconvenientes: Las nuevas modalidades de empleo como el aumentan la flexibilidad horaria del trabajador al evitar atascos, retrasos derivados del desplazamiento diario al centro de trabajo pero en ocasiones impiden que el trabajador sepa a qué hora tiene que desconectar. Por su parte el permite a las empresas disponer de capital humano especializado sin tener que asumir el alto costo que supone esta formación, aunque puede originar pérdida de talento interno en la propia empresa. Finalmente las abren las puertas a perfiles especializados en TIC muy demandados por las empresas de hoy, y que requieren una gran especialización.

En el día a día de las empresas y los trabajos hoy contamos con herramientas que facilitan la comunicación y coordinación de los equipos de trabajo. Desde las más clásicas como son el correo eletrónico hasta las más novedosas como las herramientas todolist, las de gestión de proyectos, o la posibilidad de tener todos los servicios necesarios a través de Internet con el Cloud Computing.

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Bibliografía MORA, J.J. (2012). Capacity Planning IT: Una Aproximación Práctica, Create space Independent Pub. 2012. ISBN: 9781480208759

BELTRAN, M. (2014). Cloud Computing. Tecnología y Negocio. Jaen: S.A. Ediciones Paraninfo. ISBN 9788428335140

PASCUAL, M.A. (2012) Los secretos del outsourcing. Almeida: Starbook Ed. ISBN 9788415457473

Blog Adobe Digital Marketing, disponible en: http://blogs.adobe.com/digitalmarketing/email/traditional-esps-cutting-todays-emailmarketer/

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