STANDARD PROCEDURE EARTH QUAKE DEPARTMENT TASK NUMBER PREPARED BY : APPROVED BY :
OPERATING
ALL DEPARTEMENT HRD-001 Zainal Efendi Human Resource Manager Greg Harrison General Manager
General-Objectives: To have a clear understanding and working knowledge of the reporting procedure and Earth Quake evacuation plan. To know the evacuation route and assembly points. To ensure all guests and staff are evacuated in a timely and orderly fashion without causing harm or undue panic. Above all else the first priority is the preservation of life. The Earth Quake evacuation leader will be based upon seniority at the time of the advent, for example, GM, AGM, ADSM, HRM, Manager on Duty, Duty manager. All departments heads and supervisors will be responsible for ensure all staff and guest within their area are evacuated. Untuk memiliki pemahaman yang jelas dan pengetahuan kerja serta prosedur pelaporan dan rencana evakuasi Gempa Bumi. Untuk mengetahui rute evakuasi dan titik aman terbuka /point darurat. Untuk memastikan semua tamu dan staf dievakuasi secara tepat waktu dan tertib tanpa menyebabkan kerusakan atau kepanikan yang berlebihan. Dimana Kelangsungan kehidupan adalah prioritas utama. Para pemimpin evakuasi Gempa bumi akan didasarkan pada senioritas pada saat munculnya, contoh, GM, AGM, DOS, HRM, Duty Manajer. Semua kepala departemen dan supervisor akan bertanggung jawab untuk memastikan semua staf dan tamu aman di daerah mereka masing - masing dievakuasi. Specific-Objectives: The preservation of life of guest and staff by means of evacuation to the Emergency Assembly Points located at security post A and at the temple at the front of the hotel, and security post C located at the rear of the property . Kelangsungan kehidupan seluruh tamu dan staf dimana bermaksud melakukan evakuasi ke Poin Darurat / titik aman yang terletak dibeberapa pos, pos keamanan A terletak pada Pura didepan hotel, dan pos keamanan C terletak di bagian belakang properti. Scope: The entire area of the property including front house and back house that is the Front Desk, Lobby, Guest Rooms, Stairwells, Corridors, Pool, Azza Restaurant, Azza kitchen, TAO Beach House, TAO kitchen, ALILA Spa & Gym, Office, Locker, toilets, canteen. Seluruh area properti termasuk area depan dan area belakang yang merupakan Bagian dari Penerimaan Tamu, Lobby, Kamar Tamu, tangga, Koridor, Kolam, Restoran Azaa, dapur Azaa, Restaurant TAO Beach House,
dapur
TAO,
Salila
Spa
&
Gym,
Kantor,
Ruang
Ganti,
toilet,
kantin.
Task & Duty / Tugas & Kewajiban: TAO STAFF Tao staff are to inform all guests in the beach house, beside the pool, on the roof top bar, kitchen and office staff of the situation and request that make their way directly and orderly to the nearest exit, Staff are to immediately evacuate themselves from all buildings. TAO staffs are to then direct guest to the grass area beside the security post. If an earth quake is happen then all staff and guest are to go directly to the nearest open area or to security pos in front of TAO. TAO staf menginformasikan kepada semua tamu di area restaurant, di samping kolam renang, area bar, area dapur dan staf kantor, memberikan jalan secara langsung dan teratur ke pintu keluar terdekat, Semua staf agar segera mengevakuasi diri dari semua bangunan. TAO staf kemudian mengarahkan semua tamu menuju ruang terbuka terdekat atau pos satpam yang terletak di depan TAO. Front Office: Before evacuating the duty manager will collect the in house guest list, all Front Office staff will then orderly make their way to the emergency assembly point/s, without placing themselves in danger FO team will assist and direct guest to the emergency assembly point, ensuring that all guests and staff alike stay away of the glass canopy at all times. Once reach the assembly point FO will coordinate with GM, DOS, and HRM, to coordinate for the next action based upon the situation. Sebelum bertugas mengevakuasi manajer akan mengumpulkan daftar tamu, semua staf Kantor Depan akan teratur membuat jalan mereka ke titik aman terbuka, tanpa menempatkan diri mereka dalam bahaya, tim akan membantu dan mengarahkan tamu ke titik aman, menjamin bahwa semua tamu dan staf menghindar dari atap kaca pada setiap saat. Setelah di titik aman terbuka FO staff akan berkoordinasi dengan, GM, DOS, dan HRM, untuk mengambil langkah selanjutnya sesuai dengan keadaan pada saat itu. Engineering: All Engineering staff evacuates in an orderly to gather the guest and assist to a safety open area located in front of the building. Ensure all the guest & staff to stay away from the glass roof and building ruins. Once reach the assembly point will coordinate with GM, DOS, and HRM, for the next action based upon the situation. Engineering staff mengevakuasi secara teratur dan memberikan petunjuk arah menuju ke titik aman terbuka, yaitu area di depan bangunan hotel. Memastikan bahwa semua tamu dan staf menghindari area atap kaca dan runtuhan bangunan. Setelah tiba di area aman terbuka akan berkordinasi dengan GM, DOS dan HRM untuk mengambil langkas selanjutnya sesuai dengan keadaan saat itu. SPA: Before evacuating, Spa staffs are required to assist guest from the treatment
rooms and sauna. Spa staff and guests are to assemble on the walk path way between the wall and the spa building. SPA staff assisting the guest to the nearest open area i.e: security post in front of TAO or to the security post near the lobby area. Once reach the assembly point will coordinate with GM, DOS, and HRM, for the next action based upon the situation. Sebelum mengevakuasi, staf spa diminta untuk membantu tamu keluar dari ruang perawatan dan sauna. Staff Spa dan tamu berkumpul dan berjalan menggunakan jalan kecil diantara dinding dan bangunan spa. SPA staf mengarahkan langsung ke area terbuka terdekat seperti: pos satpam di depan TAO atau pos satpam dekat lobi. Setelah tiba di area aman terbuka akan berkordinasi dengan GM, DOS dan HRM untuk mengambil langkah selanjutnya sesuai dengan keadaan saat itu. Housekeeping: All Housekeeping staff is to evacuate in an orderly direct and assist the guest into a safety open area. Ensure that all the guest and staff to stay away from roof and the building ruin. Inform the guest to not use the elevator and instruct them to go directly to the safety open area i.e: security post at TAO or security post near the lobby. Once reach the assembly point will coordinate with GM, DOS, and HRM, for the next action based upon the situation. Semua staff Housekeeping mengevakuasi secara teratur dan mengarahkan tamu ke titik aman terbuka. Memastikan bahwa semua tamu dan staf menghindari atap kaca dan runtuhan bangunan. Menginformasikan ke tamu untuk tidak menggunakan lift dan segera menuju area terbuka seperti: pos satpam TAO atau pos satpam dekat area lobi. Setelah tiba di area aman terbuka akan berkordinasi dengan GM, DOS dan HRM untuk mengambil langkas selanjutnya sesuai dengan keadaan saat itu. Accounting: All accounting staff is to evacuate in an orderly and directly go to the nearest safety area i.e: security post at the lobby & in front of TAO. Ensure the staff to stay away from the building ruins and not placing themselves in danger. Once reach the assembly point will coordinate with GM, DOS, and HRM, for the next action based upon the situation. Semua staf akuntansi agar mengevakuasi secara teratur ke titik aman terbuka seperti pos satpam di depan TAO atau lobi area. Dan memastikan staf menghindari runtuhan gedung dan tidak menempatkan diri mereka dalam bahaya. Setelah tiba di area aman terbuka akan berkordinasi dengan GM, DOS dan HRM untuk mengambil langkas selanjutnya sesuai dengan keadaan saat itu. Human resource: All HR staff are to evacuate in an orderly making their way to the safety open area, without put their life in danger. Help the guest by giving direction to a safety area; ensure the guests away from glass roof and building debris. Once reach the assembly point will coordinate with GM, DOS, and other department head for the next action based upon the situation. Semua staf SDM mengevakuasi secara teratur membuat jalan mereka ke titik aman terbuka, tanpa menempatkan diri mereka dalam bahaya. Tim SDM akan membantu dan mengarahkan tamu ke titik aman, memastikan bahwa semua
tamu dan staf menghindari atap kaca dan runtuhan gedung. Setelah tiba di area aman terbuka akan berkordinasi dengan GM, DOS dan HRM untuk mengambil langkas selanjutnya sesuai dengan keadaan saat itu. Azaa Restaurant and kitchen: All Azaa staff are to evacuate in an orderly fashion making their way along beside the main pool to the emergency safety point, Azaa staff are not to evacuate through the kitchen, without placing themselves in danger Azaa team will assist and direct guest to the emergency safety point, ensuring that all guests and staff away from the roof glass canopy at all times. Once reach the assembly point will coordinate with GM and other department head for the next action based upon the situation. Semua staf Azaa yang mengungsi secara teratur membuat jalan mereka di samping kolam utama ke titik aman terbuka, Azaa staf tidak boleh melakukan evakuasi melalui dapur, dan tidakmenempatkan diri mereka dalam bahaya Azaa tim akan membantu dan mengarahkan tamu ke titik aman, memastikan bahwa semua tamu dan staf terhindar dari atap kaca. Setelah tiba di area aman terbuka akan berkordinasi dengan GM, DOS dan HRM untuk mengambil langkah selanjutnya sesuai dengan keadaan saat itu. IT Department: IT staff are to evacuate in an orderly fashion making their way to the safety point, without placing themselves in danger IT will assist and direct guest to the safety point. Ensuring that all guests and staff alike stay clear of the glass canopy at all times. Once reach the assembly point will coordinate with GM and other department head for the next action based upon the situation. Staf IT mengevakuasi secara teratur membuat jalan mereka ke titik aman, tanpa menempatkan diri mereka dalam bahaya IT akan membantu dan mengarahkan tamu ke titik aman terbuka, memastikan bahwa semua tamu dan staf terhindar dari atap kaca setiap saat. Jika peringatan tsunami dikeluarkan IT kemudian diminta untuk membantu dalam mengarahkan tamu ke area aman tsunami, sebelum melanjutkan ke perkumpulan itu sendiri. Security: Security will stand by at both emergency assembly points and assist both guest and staff where and when necessary, security are to conduct themselves in an orderly un-fused, guest and staff will be looking for directions and assurance from security. Security will coordinate with the senior manager at the assembly point. Security will also be responsible for communications between the front of the property and the rear of the property. Keamanan akan stand by di kedua titik aman dan membantu tamu juga staf, dimana dan kapan diperlukan, tim keamanan melakukan penertiban, dan staf akan mencari arah dan jaminan dari tim keamanan. Tim Keamanan akan berkoordinasi dengan manajer senior di titik aman. Keamanan juga akan bertanggung jawab untuk komunikasi antara bagian depan properti dan bagian belakang properti. ALL STAFF After the earth quake has stopped, NO ONE IS TO ENTER ANY PART OF THE BUILDING FOR 30 MINUTES. Once the emergency has past all department
heads are to gather at the front of the property, where a door to door inspection, to check on the welfare of guests still inside their rooms, will start from. Water is to be given to all persons located at all three assembly points, staff are to talk to guest and comfort is to be provided where possible. Setelah gempa bumi berhenti, TIDAK SATUPUN ORANG BOLEH MEMASUKI SEMUA BAGIAN BANGUNAN DALAM WAKTU 30 MENIT. Setelah darurat telah dilewati semua kepala departemen berkumpul di depan properti, dipintu ke pintu melakukan pemeriksaan dimulai dari memeriksa keadaan tamu apakah masih ada yang berada di dalam kamar mereka, Air akan diberikan kepada semua orang yang terletak di tiga titik aman, staf berbicara dengan tamu dan memberikan kenyamanan jika memungkinkan. Engineering department will do a structure inspection, people will only be allowed to re-enter the property after ENG has given the all clear. Engineering Team akan melakukan pengawasan struktur, orang hanya akan diizinkan untuk masuk kembali keproperti setelah ENG memberikan kejelasan. NOTE: A lot of the guest and some of our staff will be very upset, these people will be looking for reassurance and comforting, It is of the utmost importance that we remain calm and focused in our task at all times, panic spreads panic. Banyak tamu dan beberapa staf kami akan sangat kecewa, orang-orang akan mencari jaminan dan kenyamanan, Ini adalah hal yang sangat penting bahwa kita harus tetap tenang dan fokus dalam tugas kita setiap saat, panik akan menyebabkan kepanikan. The General Manager is to be informed of all emergencies regardless of the time of day or night!! General Manager harus diberitahu mengenai semua keadaan darurat terlepas dari waktu siang atau malam!
