SISTEM PENCATATAN PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN TIMOR TENGAH SELATAN
Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana S-2 Minat Utama Sistem Informasi Manajemen Kesehatan Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat Jurusan Ilmu-Ilmu Kesehatan
SILVESTER LADOLIMA NIM : 07/261085/PKU/09386
PROGRAM PASCA SARJANA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2009
i
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
i
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
i
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
ii
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan limpahan berkat dan kasih setia-Nya sehingga dapat menyelesaikan penulisan tesis yang berjudul “Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan”. Tesis ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam mencapai derajat Magister di Bidang Sistem Informasi Manajemen Kesehatan pada Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. Penulis menyadari banyak sekali bantuan berupa tenaga, biaya dan sumbangan pemikiran serta dukungan moril dari berbagai pihak dalam menyelesaikan tesis ini. Penulis pada kesempatan ini mau menyampaikan rasa terima kasih dan apresiasi yang tulus kepada Bapak dr. Lutfan Lazuardi, M.Kes, Ph.D selaku pembimbing pertama dan Bapak Anis Fuad, DEA, selaku pembimbing kedua yang telah mengorbankan waktu, tenaga dan memberikan sumbangan pemikiran dan dorongan moril kepada penulis. Selebihnya
pada
kesempatan
ini
pula
penulis
ingin
menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang dengan tulus ikhlas telah banyak membantu penulis dalam menempuh studi dan menyelesaikan tesis ini yakni kepada : 1. Bapak Prof.dr. Hari Kusnanto J.,Dr.PH selaku Direktur Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Sekolah Pasca Sarjana UGM
beserta
jajarannya. 2. Ketua dan Pengelola Minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan beserta seluruh dosen dan staf yang telah banyak membantu, memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan saran selama penulis mengikuti pendidikan dan penulisan tesis ini. 3. Bapak dr. Markus Ng. Righuta, selaku Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan dan staf yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melanjutkan pendidikan pada
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
iv
Program Studi Pasca Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Gadjah Mada. 4. Seluruh teman-teman mahasiswa SIMKES 2007 yang telah banyak memberikan bantuan berupa dorongan moril dan pemikiran kepada penulis. 5. Teristimewa penulis persembahkan rasa terima kasih untuk ayahanda (alm.) dan ibunda tercinta yang telah memberikan dukungan doa. 6. Juga dipersembahkan buat isteri tercinta Mery Aruan, anakku Gisela dan Christian yang senantiasa penuh pengertian, sabar, pengorbanan yang semestinya selalu bersama mereka, tapi mengikuti pendidikan di Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat 7. Semua pihak yang tidak sempat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan pendidikan dan penulisan tesis ini. Penulis menyadari dalam menyelesaikan penulisan tesis ini masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang sifatnya membangun penulis sangat harapkan. Semoga tesis ini dapat memberikan manfaat terutama sebagai masukan bagi peningkatan dan pengembangan sistem informasi kesehatan dimasa yang akan datang
Yogyakarta, Juni 2009
Penulis
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
v
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................Error ! Bookmark not defined. PERNYATAAN............................................................................................. Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR…………………………………………………………….iii DAFTAR ISI………………………………………………………………………v DAFTAR GAMBAR....................................................................................vii DAFTAR TABEL……………………………………………………………….viii DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................ix INTISARI………………………………………………………………………….x ABSTRACT……………………………………………………………………...xi BAB I PENDAHULUAN...............................................................................1 A. Latar Belakang ................................. ................... ................... ......... 1 B. Perumusan Masalah................................ .................. ................... ... 5 C. Tujuan Penelitian........... ................... ................... ................... ......... 6 D. Manfaat Penelitian................ .................. ................... ................... ... 6 E. Keaslian Penelitian ............... .................. ................... ................... ... 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA………………………………………………….9 A. TELAAH PUSTAKA......................................................................... 9 1. Sistem Informasi Kesehatan............. ................... ................... ......... 9 2. PUSKESMAS ..................................................................................9 3. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS).................... 10 4. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) 11 5. Sumber Daya Manusia (SDM)............................. ................... ....... 14 6. Kepemimpinan...............................................................................15 7. Perilaku..........................................................................................17 8. Motivasi dan Sikap ........................................................................18 9. Kerangka Teori ................................. ................... ................... ....... 20 B. Landasan Teori................................. ................... ................... ....... 24 C. Kerangka Konsep................. .................. ................... ................... .26 D. Pertanyaan Penelitian....................................................... ............. 27 BAB III METODE PENELITIAN……………………………………………...28 A. Jenis Penelitian ................................ ................... ................... ....... 28 B. Lokasi dan Subyek Penelitian........................................................ 29 C. Definisi Operasional....................................... .................. .............. 30 D. Instrumen Penelitian....... ............................................................... 32 E. Cara Pengumpulan Data .................. ................... ................... ....... 32 F. Cara Analisis Data..................................................... ................... .33 G. Etika Penelitian..................... .................. ................... ................... .34 H. Jalannya Penelitian ................................ ................... ................... .34 I. Kesulitan dan Kelemahan Penelitian................... ................... ....... 35 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN………………………..36
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
vi
A. Hasil Penelitian.................................................... ................... ....... 36 1. Gambaran umum wilayah penelitian ................... ................... ....... 36 2. Karakteristik Responden......................... ................... .................... 38 3. Karakteristik Puskesmas .................. ................... ................... ....... 38 4. Proses Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan...............39 5. Aspek Teknis ................................................................... .............. 44 6. Aspek Sistem/kelembagaan .......................................................... 48 7. Aspek Perilaku...................... ................... .................. ................... .54 8. Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas.................57 B. Pembahasan .................................................................................63 1. Proses pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan........ ....... 63 2. Aspek Teknis ................................................................... .............. 64 3. Aspek Sistem/Kelembagaan.......................... .................. .............. 66 4. Aspek Perilaku...................... ................... .................. ................... .69 5. Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas .................. 71 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN………………………………………...75 A. Kesimpulan................................. .................................................. .75 B. Saran.............................................................................................76 DAFTAR PUSTAKA..............................................................................77 Lampiran 1 :........................................................................................79 Lampiran 2 :........................................................................................80 Lampiran 3 :........................................................................................81 Lampiran 4………………………………………………………………….82 Lampiran 5.........................................................................................84 Lampiran 6 :........................................................................................86 Lampiran 7.........................................................................................88 Lampiran 8 : ................. ................... ................... .................. .............. 90 Lampiran 9 :........................................................................................92 Lampiran 10 : DOKUMENTASI.................. ................... ................... .94
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Gambar 2 Gambar 3 Gambar 4 Gambar 5 Gambar 6 Gambar 7
Grafik pengiriman laporan bulanan puskesmas Prisma Analisis Kinerja Sistem Informasi Kesehatan Konsep atau alur pikir penelitian Peta wilayah kerja Dinas Kesehatan Kabupaten TTS Alur proses pelaksanaan SP2TP Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Dinkes Kabupaten Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Puskesmas
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Tabel 4 Tabel 5 Tabel 6 Tabel 7 Tabel 8 Tabel 9 Tabel 10 Tabel 11 Tabel 12
Gambaran Penelitian sejenis Tingkat pendidikan responden Karakteristik puskesmas terpilih Aktivitas dan hambatan proses pelaksanaan SP2TP Ketersediaan fasilitas pendukung SP2TP Ketersediaan aturan berupa SK. Juklak/Juknis Observasi pelaksanaan SP2TP Administrasi pelayanan dengan SP2TP Kelengkapan database penunjang pelayanan Database kegiatan pelayanan di puskesmas Kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan SP2TP Kinerja pelaksanaan SP2TP dengan kinerja baik dan kurang
. .. . . .
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran
1 2 3 4
Lampiran 5 Lampiran6 Lampiran 7
Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10
Penjelasan menjadi subyek penelitian Pernyataan kesediaan menjadi subyek penelitian Panduan wawancara mendalam Pedoman wawancara mendalam untuk pengelola data puskesmas Pedoman wawancara mendalam untuk kepala puskesmas Pedoman wawancara mendalam untuk pengelola data dinas kesehatan kabupaten Pedoman wawancara mendalam untuk Kasubdin Yankes/Yanmed, Kasie Puskesmas, Kasubag Program dan Pelaporan Pedoman wawancara mendalam untuk Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Checklist observasi di puskesmas Dokumentasi kearsipan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
x
INTISARI
Latar Belakang : Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP/SIMPUS dapat juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis. Tujuan : Mengeksplorasi pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas berdasarkan analisis kinerja Sistem Informasi Kesehatan (SIK), baik dari aspek teknis dan non teknis Metode Penelitian : Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas. Hasil Penelitian : Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak. Kesimpulan : Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan sudah berjalan, walaupun secara kualitas belum optimal karena belum didukung oleh aspek teknis dan non teknis yang berkualitas dan memadai. Kata Kunci : SP2TP/SIMPUS, Penampilan/kinerja SIK, Kualitas sistem dan informasi
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
xi
ABSTRACT Background : Implementation of the Integrated Recording and Reporting System of the Public Health Center (SP2TP) is just limited to data, which are results of an interaction between community and health facility. The SP2TP/SIMPUS can also help in planning the health programs of the public health center. However, it was unable to implement as expected, even the presence of the recording and reporting system was seen as a relatively burdening one for staff in the public health center. Therefore, evaluation must be done to study the implementation of the Recording and Reporting System and to find problems technically and non-technically faced in the public health center. Purpose : To explore the Recording and Reporting System of the Public Health Center based on analysis on performance of the Health Information System (SIK) in view of both technical and non-technical aspects. Method : This is a descriptive study with a case study design using a qualitative method to explore relevant information as much as possible and the process of implementing the Recording and Reporting System of the Public Health Center. Result : The process of implementing the SP2TP in the Health Service of South Timor Tengah Regency underwent obstacles, particularly related to knowledge and behavior of data administrators and users that less supported the success of the SP2TP. The quality of technical aspects, including the mastery of the SP2TP, data processing, infrastructures, and the capacity of human resources, were inadequate and less paid sufficient attention. Meanwhile, systemic aspects in organizational context, which were related to behavioral aspects, particularly of roles, tasks, and responsibilities actually manifested in attitudes, motivations and real actions in the implementation of the SP2TP and the utilization of data in a consistent manner, did not appear. Conclusion : The Recording and Reporting System of the Public Health Center has actually been implemented in South Timor Tengah Regency, but the quality was relatively low, because the implementation was sufficiently not supported by the quality adequate technical and nontechnical aspects. Keywords : The SP2TP/SIMPUS, Performance of the Health Information System, System and information quality
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
1
BAB I PENDAHULUAN A.
Latar Belakang
Keadaan Geografis dan topografis Kabupaten Timor Tengah Selatan merupakan daerah pegunungan dan berbukit dengan kemiringan rata-rata diatas 50 %. Kabupaten Timor Tengah Selatan mempunyai luas wilayah 3.947,0 km² dan terdiri dari 23 Kecamatan, 227 desa dan 13 kelurahan. Berdasarkan hasil registrasi penduduk tahun 2007 jumlah penduduk Kabupaten Timor Tengah Selatan berjumlah 425.895 jiwa, dengan rata-rata pertumbuhan penduduk per tahun sebesar 1,12 %. Pola persebaran penduduknya secara umum tidak merata, hal ini disebabkan oleh keadaan geografis yang berbukit-bukit, dan faktor lingkungan alam yang mempengaruhi kehidupan masyarakat setempat. Sarana dan prasarana yang menunjang pelayanan kesehatan di Kabupaten Timor Tengah Selatan meliputi jumlah puskesmas sebanyak 24 buah, RSUD 1 buah, RSIA 1 buah dan Balai Pengobatan swasta 4 buah, Puskesmas Pembantu 64 buah, polindes 167 buah dan posyandu berjumlah 703 buah. Untuk fasilitas transportasi berupa puskesmas keliling sebanyak 23 unit dan sepeda motor sebanyak 154 unit. Jarak terjauh dari ibukota kabupaten ke puskesmas dapat ditempuh dengan kendaraan roda empat atau roda dua kurang lebih 6 sampai dengan 8 jam perjalanan. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan (Puskesmas, Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling, Bidan di desa dan Posyandu). Dengan demikian belum cukup untuk menggambarkan keadaan dan masalah kesehatan masyarakat di wilayah puskesmas/kecamatan. Oleh karena data atau informasi dari
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
2
SP2TP harus dikonfirmasi dan dipadukan dengan data/informasi lainnya di
kecamatan,
bahkan
dengan
data
yang
bersifat
”community
based ”(misalnya sensus, survey, studi) sehingga dapat dimanfaatkan untuk
pengambilan
keputusan
pada
berbagai
jenjang
administrasi
kesehatan. Kabupaten Timor Tengah Selatan yang merupakan salah satu kabupaten di Provinsi Nusa Tenggara Timur yang masih tertinggal dalam bidang data dan sistem informasi kesehatan, dimana kondisi data dan sistem
informasi
kesehatan
masih
dilakukan
perprogram
dan
terfragmentasi. Dalam upaya untuk mengatasi sistim informasi kesehatan yang masih terfragmentasi ini, upaya yang dilakukan bersama dengan lembaga bantuan internasional (GTZ) mengadakan pembenahan dan penataan
kembali
sistem
informasi
kesehatan
sesuai
dengan
perkembangan dan arus kemajuan yang terjadi serta tuntutan perbaikan sistem manajemen data base. Perbaikan dan penataan di tingkat kabupaten dan puskesmas dilakukan dengan upaya untuk penyempunaan format-format pelaporan dan cara pengisiannya sesuai ICD X
secara
manual, begitu pula ditingkat puskesmas. Bentuk kegiatannya adalah kegiatan sosialisasi dan pelatihan-pelatihan yang difasiltasi oleh GTZ, dengan harapan petugas terbiasa dengan model pelaporannya, sebelum kehadiran SIMPUS elektronik. Secara umum sistem informasi kesehatan khusus yang di puskesmas biasanya
sering juga disebut dengan Sistem Informasi
Manajemen Puskesmas (SIMPUS), saat ini sudah tersedia. SIMPUS menyediakan data dan informasi yang dapat digunakan untuk membantu proses manajemen dan meningkatkan manajemen puskesmas menjadi lebih berhasil-guna dan berdaya-guna. Sistem informasi manajemen puskesmas dapat membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
3
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas yang dilaksanakan sampai saat ini didukung oleh data yang bersumber pada Sistem Pencatatan
Pelaporan
Terpadu
Puskesmas
(SP2TP),
yang
telah
digunakan sejak tahun 1981. SP2TP merupakan mekanisme pencatatan dan pelaporan bersumber data rutin hasil dari
kegiatan program
kesehatan di Puskesmas. Dalam SP2TP terdapat tidak kurang dari 42 buku register atau formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan. Mekanisme
pengiriman
pelaporan
terpadu
puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai Desember dalam tahun yang sama. Adapun laporan yang dikirim dari puskesmas ke kabupaten meliputi (a) laporan bulanan (LB1 data kesakitan, LB2 data obat-obatan, LB3 data gizi, KIA, imunisasi dan pengamatan penyakit menular, LB4 data kegiatan puskesmas), (b) laporan sentinel (LB1 S dan LB2 S) (c) laporan tahunan (LT-1) data dasar puskesmas, (LT-2) data kepegawaian dan (LT-3) data peralatan. Semua input data di kabupaten melalui Sub Bagian Umum, dilanjutkan ke Subdin Yankes/Yanmed dan ke program-program yang ada di dinas kesehatan kabupaten. Dari hasil kajian Dinas Kesehatan Kabupaten bersama GTZ disimpulkan sebagai berikut : Bahwa sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas merupakan salah satu kegiatan di Puskesmas yang selama ini dirasakan cukup membebani petugas puskesmas oleh karena berbagai alasan. Tugas rangkap, pencapaian target program, waktu terbatas, banyaknya jenis format pencatatan dan pelaporan, tidak tersedianya sarana penunjang, tidak konsistensi pelaporan dan tumpang tindih (DinKes. Kab. TTS, 2007) Terbatasnya sumber daya manusia khususnya yang menangani sistem informasi kesehatan, terbatasnya teknologi penunjang serta rendahnya penguasaan tekonologi tersebut, sistem yang kaku merupakan faktor teknis penghambat dalam pencapaian kinerja pencatatan pelaporan puskesmas yang baik. Selain itu sistem informasi kesehatan kurang didukung dari aspek teknis, aspek sistem/lingkungan dan aspek perilaku
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
4
dalam konteks organisasional yang secara struktur dan kelembagaan lebih fokus kearah penanganan program-program kesehatan. Untuk menggambarkan kondisi tersebut diatas dapat dilihat pola pengiriman data laporan bulanan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten tahun 2007 seperti pada grafik dibawah ini :
Persentase r utinitas pengriman laporan bulanan dari puskesmas (n=23) 100% 90% 80% s a m s e k s u P %
70% 60% 50% tidak
40%
kadang
30%
rutin
20% 10% 0% LB 1
LB 2
LB 3 : Gizi
KIA
IMUN
P2M
LB 4 : RAJAL PKM
GIGI
Kunjungan
Jenis Laporan Bulanan
Gambar 1. Grafik pengiriman laporan bulanan puskesmas.
Dari pola grafik yang ada maka dapat dilihat bahwa puskesmas yang mengirimkan data laporan bulanan SP2TP dapat digolongkan sebagai berikut ; (a) rutin mengirimkan tiap bulan, (b) kadang-kadang mengirimkan dan (c) tidak mengirimkan sama sekali. Dari jumlah puskesmas sebanyak 23 unit, sebagai contoh gambaran puskesmas yang mengirimkan data laporan bulanan SP2TP
secara rutin ke Dinas
Kesehatan Kabupaten pada tahun 2007 sebagai berikut; untuk laporan LB1 yang rutin mengirimkan 16 puskesmas (69,5 %), LB 2 yang rutin mengirimkan 23 puskesmas (100 %), LB 3 terdiri dari Laporan Gizi yang rutin mengirimkan 12 puskesmas (52,2 %), Laporan KIA
yang rutin
mengirimkan 14 puskesmas (60,8 %), Laporan Imunisasi yang rutin
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
5
mengirimkan 17 puskesmas (73,9 %)sedangkan LB 4 terdiri dari Laporan Rawat Jalan yang rutin mengirimkan 8 puskesmas (34,7%), Laporan Perkesmas yang rutin mengirimkan 11 puskesmas (47,8 %), Laporan Gigi yang rutin mengirimkan 4
puskesmas (17,4) dan Laporan Kunjungan
yang rutin mengirimkan 4 puskesmas (17,4%). Yang menarik dari semua jenis laporan bulanan diatas, hanya laporan bulanan obat (LB2/LPLPO) yang secara rutin membuat dan mengirimkan laporan setiap bulan. Hal ini disebabkan karena laporan obat sudah
menggunakan
aplikasi,
sehingga
memudahkan
di
dalam
pengawasan dan pengendalian. Selain itu laporan obat langsung dibawah kendali pengelolaan Gudang Farmasi Kabupaten serta mempunyai aturan yang tegas terhadap pengelolaan obat. Apabila ada puskesmas yang tidak memasukkan laporan bulanan obat, maka sanksinya adalah puskesmas tersebut tidak mendapatkan pelayanan permintaan dan pengambilan obat. Oleh karena itu perlu dilakukan suatu evaluasi untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas agar dapat memberikan gambaran nyata keadaan puskesmas dan diharapkan dapat dimanfaatkan
untuk
pengambilan
keputusan
dalam
upaya
untuk
perbaikan dan peningkatan program. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan penelitian sebagai berikut ”Bagaimana pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
6
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Secara
umum
pelaksanaaan
penelitian sistem
ini
bertujuan
pencatatan
ingin
dan
mengevaluasi
pelaporan
terpadu
puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan.
2. Tujuan Khusus a. Mengeksplorasi
aspek teknis
pada
pelaksanaan
sistem
pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas b. Mengeksplorasi aspek sistem/lingkungan
pada pelaksanaan
sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas c. Mengeksplorasi perilaku pimpinan, tenaga pengelola data dalam dukungannya terhadap pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas D. Manfaat Penelitian 1. Bagi pemerintah daerah Dapat menjadi masukan bagi pemerintah daerah khususnya stakeholders
bidang kesehatan didalam mendukung ketersediaan
sumber daya data dan informasi kesehatan di Kabupaten Timor Tengah Selatan. 2. Bagi Dinas kesehatan Dapat menjadi masukan bagi para pengelola data dan para pengambil keputusan baik di tingkat puskesmas
dan kabupaten
dalam upaya pengembangan dan penerapan sistem informasi kesehatan baik di puskesmas maupun kabupaten secara elektronik. 3. Bagi pengembangan ilmu pengetahuan Dapat
digunakan
sebagai
referensi
pustaka
dan
dapat
menambah wawasan ilmu pengetahuan di bidang sistem informasi kesehatan.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
7
E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan di Kabupaten Timor Tengah Selatan, sampai dengan saat ini belum pernah ada. Penelitian yang dilakukan oleh peneliti lain namun ada kesamaan dengan penelitian ini mengenai evaluasi sistem informasi adalah sebagai berikut : 1.
West et al . (2004) melakukan penelitian tentang evaluasi manfaat implementasi pengumpulan data beban kerja berbasis komputer di pelayanan kesehatan primer ( primary health care) di daerah pedesaan terpencil di Skotlandia dengan menggunakan metode evaluasi kualitatif dan hasilnya menunjukkan bahwa kondisi yang terjadi di daerah terpencil informasi tentang budaya (culture) dan local contextual menyebabkan masalah dalam implementasi sistem informasi seperti kurangnya logistik, luasnya cakupan wilayah, kurangnya berbasis komputer.
2.
Ridwan (2006) melakukan penelitian tentang evaluasi penggunaan perangkat lunak pada konsultasi gizi di Puskesmas Kota Pontianak dengan metode penelitian kualitatif dengan rancangan deskriptif dan hasilnya menunjukkan bahwa belum semua puskesmas menggunakan perangkat lunak pada konsultasi gizi.
3.
Sudarianto
(2007)
melakukan
penelitian
tentang
evaluasi
penerapan sistem informasi transaksi puskesmas (SITRAPUS) di Kabupaten Bantaeng, Provinsi Sulawesi Selatan dengan metode penelitian kualitatif dengan rancangan fenomenologi dan hasilnya menunjukkan
bahwa
proses
penerapan
SITRAPUS tidak
melibatkan para pengguna secara mendalam dalam perancangan sistem dan pengguna masih kesulitan mengoperasikan SITRAPUS karena pengoperasiannya masih manual, softwarenya belum memuat seluruh program yang ada di Puskesmas. Untuk mengetahui lebih jelas
persamaan dan perbedaan
penelitian diatas dengan penelitian ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
8
Tabel 1 Gambaran Penelitian sejenis
Struktur penelitian Penelitian sejenis 1. West et al . (2004)
Penelitian Penelitian ini
Judul penelitian
Evaluasi manfaat Sistem pencatatan dan implementasi pengumpulan pelaporan puskesmas data beban kerja berbasis di Dinas Kesehatan komputer di pelayanan Kabupaten Timor Tengah kesehatan primer Selatan Metode penelitian Kualitatif Kualitatif Rancangan Deskriptif Studi Kasus Obyek penelitian Pelayanan kesehatan terpencil Dinas kesehatan dan puskesmas Lokasi penelitian Skotlandia Kabupaten Timor Tengah Selatan 2. Ridwan (2006) Judul penelitian Evaluasi penggunaan Sistem pencatatan dan perangkat lunak pada pelaporan puskesmas konsultasi gizi di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan Metode penelitian Rancangan Obyek penelitian
Kualitatif Deskriptif Puskesmas
Lokasi penelitian
Kota Pontianak
Judul penelitian
Metode penelitian Rancangan Obyek penelitian Lokasi penelitian
3. Sudarianto Evaluasi penerapan Sistem Informasi Transaksi Puskesmas di Kabupaten Bantaeng
Kualitatif Studi Kasus Dinas kesehatan dan puskesmas Kabupaten Timor Tengah Selatan Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan
Kualitatif Kualitatif Fenomenologi Studi Kasus Dinas Kesehatan dan Dinas kesehatan dan Puskesmas puskesmas Kabupaten Bantaeng, Kabupaten Timor Tengah Provinsi Sulawesi Selatan Selatan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A.
TELAAH PUSTAKA
1. Sistem Informasi Kesehatan Sistem informasi kesehatan merupakan bagian fungsional sistem kesehatan secara komprehensif, yang memberikan pelayanan kesehatan secara merata, terpadu, yang meliputi pelayanan kuratif, rehabilitatif, preventif
dan
promotif.
Sistem
informasi
kesehatan
harus
dapat
menghasilkan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan diberbagai tingkatan administrasi pelayanan kesehatan. Pengembangan sistem informasi yang diterapkan oleh Pusat Data dan Informasi Departemen Kesehatan RI adalah jaringan yang berbasis on line mulai dari pusat sampai kabupaten dengan harapan muatan data yang dicatat dan dilaporkan dari tingkat puskesmas dan jaringannya disesuaikan dengan kebutuhan di tingkat puskesmas dan kabupaten/kota. Minimal data yang harus dicatat dan dilaporkan meliputi data Profil Kesehatan sebanyak 165 indkator, data SPM sebanyak 73 indikator, dan data inventori sebanyak 138 indikator serta ditambah dengan indikator lokal spesifik 2. PUSKESMAS Kepmenkes nomor 128/Menkes/SK/II/2004 menyatakan bahwa puskesmas merupakan Unit Pelaksana Tehnis (UPT) Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
yang
bertanggung
jawab
menyelenggarakan
pembangunan kesehatan di suatu wilayah. Menurut peraturan daerah (perda) Kabupaten Timor Tengah Selatan nomor 21 tahun 2001 menyatakan bahwa puskesmas merupakan unit pelaksana tehnis dinas kesehatan Kabupaten yang bertanggung
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
10
jawab terhadap penyelenggaraan pelayanan kesehatan masyarakat di wilayahnya. Puskesmas adalah konsep dasar pelayanan kesehatan primer untuk masyarakat, sesuai dengan definisinya yaitu pelaksana tehnis dinas kesehatan kabupaten yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pembangunan kesehatan di wilayahnya, maka puskesmas merupakan penanggung jawab upaya kesehatan tingkat pertama yang selalu dan setiap saat dekat dengan pelayanan kemasyarakatan. Puskesmas memiliki tujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerjanya agar terwujud derajat kesehatan yang setinggitingginya bagi masyarakatnya. Dalam melaksanakan kewenangannya serta tugas pokok dan fungsinya puskesmas, melaksanakan upaya pelayanan kesehatan dasar yang memiliki daya ungkit tinggi untuk peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang meliputi enam dasar utama (the basic six ), yaitu (1) upaya promosi kesehatan, (2) upaya kesehatan lingkungan, (3) upaya KIA dan KB, (4) upaya pencegahan dan P2M, (5) upaya pengobatan, (6) upaya rehabilitatif. Selain itu ada upaya pelayanan tambahan untuk meningkatkan derajat kesehatan dengan melibatkan stakeholder yang peduli terhadap program kesehatan di puskesmas dan jaringannya. 3. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Pengertian Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) merupakan suatu tatanan manusia atau peralatan yang menyediakan informasi
untuk
membantu
proses
manajemen
puskesmas
untuk
mencapai sasaran kegiatannya( DepKes RI,1997). Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) memiliki tujuan untuk meningkatkan kualitas manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data dari SP2TP dan informasi lain yang menunjang.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
11
Upaya
pencatatan
dan
pelaporan
yang
dilaksanakan
di
puskesmas merupakan penyelenggaraan sistem informasi kesehatan puskesmas. Di dalam penyelenggaraan upaya ini seakan-akan berjalan sendiri dan belum bersinergis atau terintegrasi dengan upaya kesehatan lainnya. Seandainya ada hubungannya hanya sebatas pada upaya pengumpulan data. Pekerjaan pencatatan dan pelaporan diartikan secara terbatas yaitu sekedar mengumpulkan data, mengolah/merekap data dan mengirimkan laporan. Sebagian dibuat dalam bentuk media
untuk
presentasi berupa table, grafik yang dipaparkan pada papan informasi atau dalam bentuk buku laporan tahunan puskesmas yang pada akhirnya setelah masa berlaku data sudah lewat (kedaluwarsa), semuanya disimpan dalam bentuk arsip dan jarang dipakai. Sumber-sumber informasi diatas adalah Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas atau yang dikenal dengan nama SP2TP, yang meliputi catatan-catatan kartu individu, rekam medis keluarga dan bukubuku register serta laporan mingguan, bulanan, semesteran, tahunan dan wabah. Sumber informasi lainnya adalah hasil survey lapangan, riset/penelitian, laporan dari lintas sektor dan laporan sarana kesehatan swasta. 4. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah segala bentuk pencatatan dan pelaporan yang berhubungan dengan Sumber daya manusia, pelayanan kesehatan, sarana dan prasarana, peralatan penunjang yang ada di puskesmas. Pelaksanaan
Sistem
pencatatan
dan
pelaporan
terpadu
puskesmas (SP2TP) terdiri dari unsur pencatatan, pelaporan dan pengolahan serta pemanfaatan data. Kegiatan pokok puskesmas yang dilakukan di dalam gedung maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas tempat tidur, dan puskesmas pembantu serta bidan di desa harus dicatat dan dilaporkan .
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
12
Dengan demikian perlu adanya mekanisme pencatatan dan pelaporan yang
baik
serta
formulir
yang
tersedia
cukup
dan
cara
pengisian/pelaporan yang benar dan teliti. Adapun pemanfaatan dari Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) dan informasi lainnya untuk (1) menunjang proses manajemen tingkat puskesmas, sebagai bahan penyusunan rencana tahunan puskesmas, sebagai bahan penyusunan rencana kerja operasional puskesmas serta bahan untuk pemantauan, evaluasi dan pembinaan (2) Dinas Kesehatan Kabupaten, sebagai bahan dalam penyusunan
perencanaan
tahunan,
penilaian
kinerja
puskesmas
berdasarkan beban kerja dan pencapaian hasil kegiatan puskesmas, sebagai bahan untuk pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan program di wilayahnya, serta untuk menentukan prioritas masalah, upaya pemecahan dan tindak lanjutnya(3) membantu kelancaran perencanaan (P1), penggerakkan pelaksanaan (P2) dan pengawasan, pengendalian dan penilaian (P3) program-program serta sebagai masukkan dalam diskusi-diskusi
Musyawarah
perencanaan
dan
pembangunan
(Musrenbang). Keberadaan SP2TP untuk menjawab ketersediaan data dasar di puskesmas yang meliputi SDM/tenaga, bangunan, peralatan dan sarana penunjang di puskesmas dan jaringannya yang valid, reliable untuk kebutuhan perencanaan dan pengambilan keputusan oleh oleh kalangan sendiri, stakeholder dan pihak-pihak yang membutuhkan. Ruang lingkup Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas
mencakup
semua
kegiatan
yang
dilaksanakan
oleh
Puskesmas, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, termasuk bidan di desa. Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat dalam SP2TP adalah seluruh kegiatan di puskesmas yang meliputi data (1) umum dan demografi di wilayah kerja puskesmas (2) ketenagaan (3) Sarana dan (4) kegiatan pokok puskesmas yang dilakukan didalam gedung dan diluar gedung puskesmas.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
13
Variabel atau indikator yang dilaporkan adalah data atau infomasi yang sensitive, mudah diperoleh, spesifik, dan sederhana, serta bermanfaat untuk pemantauan dan evaluasi yang dapat menggambarkan aksesibilitas, masalah, manajemen dan dampak dari pada program. Sistem pelaporan SP2TP mempergunakan system tahun kalender, dengan periode pelaporan dari puskesmas ke kabupaten adalah bulanan dan tahunan. Sedangkan periode pelaporan ke tingkat provinsi dan pusat adalah triwulan. Berdasarkan keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat
nomor
590/BM/DJ/Info/V/1996
tentang
Penyederhanaan
SP2TP, formulir laporan telah disederhanakan dalam upaya untuk mengurangi beban kerja bagi petugas puskesmas, jadi diharapkan tidak adanya laporan lain dari puskesmas selain SP2TP, dan data/variabel yang dilaporkan
tersedia
dalam
formulir
pencatatan.
Dengan
demikian
data/variabel yang dilaporkan diharapkan dapat dipercaya serta dapat diterima tepat waktu (Depkes RI 1997). Adapun format pelaporan yang tersedia didalam SP2TP meliputi : a. Laporan bulanan, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut : a.1. Laporan bulanan data kesakitan (LB-1) a.2. Laporan bulanan obat-obatan (LB-2) atau LPLPO a.3. Laporan bulanan gizi, KIA, Imunisasi, dan pengamatan penyakit menular (LB-3) a.4.Laporan bulanan kegiatan puskesmas meliputi kunjungan puskesmas, rawat tinggal, perawatan kesehatan masyarakat, pelayanan medik dasar, kesehatan gigi, pelayanan JPKM, kesehatan sekolah, kesehatan olahraga, PKM, kesehatan lingkungan dan laboratorium (LB-4). b. Laporan bulanan sentinel, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut : b.1. Laporan bulanan sentinel penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi, Ispa dan Diare (LB-1S)
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
14
b.2. Laporan bulanan sentinel KIA, gizi, dan penyakit akibat kerja (LB-2S), laporan bulanan ini dibuat oleh puskesmas dengan rawat tinggal c. Laporan tahunan, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut : c.1. Laporan tahunan data dasar puskesmas (LT-1) c.2. Laporan tahunan data kepegawaian (LT-2) c.3. Laporan tahunan data perlatan (LT-3) 5. Sumber Daya Manusia (SDM) Menurut Tarumingkeng (2008), menyampaikan bahwa sumber daya manusia adalah faktor sentral di dalam organisasi, apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi dan misi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaannya visi dan misi tersebut dikelola oleh manusia. Simamora (2006) mengemukakan bahwa sumber daya manusia adalah asset organisasi yang paling penting dan membuat sumber daya organisasi lainnya bekerja, sumber daya manusia penting
karena
mempengaruhi efisiensi dan efektivitas dari pada organisasi, serta merupakan pengeluaran pokok perusahaan dalam menjalankan bisnis. Rachmawati (2008) berpendapat bahwa sumber daya manusia adalah semua yang berhubungan dengan sistem rancangan formal dalam suatu organisasi untuk menentukan efektivitas dan efisiensi untuk, mewujudkan
sasaran
organisasi.
Dimana
sumber
daya
manusia
merupakan faktor strategis dan sangat penting di dalam menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Setiap organisasi di dalam kehadirannya tentunya mempunyai bermacam-macam tujuan dan harapan yang ingin dicapai. Tujuan dan harapan tersebut bisa diraih dengan dukungan dan pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Semua sumber daya yang ada pada organisasi yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia. Pada dasarnya
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
15
keberhasilan organisasi tergantung bagaimana kesiapan sumber daya manusianya, pengelolaannya baik jumlah dan kualitas yang cukup dan mempunyai visi dan misi jelas. 6. Kepemimpinan Wijono (1997) menyatakan pada umumnya bahwa kepemimpinan (leadership)berkaitan dengan pokok atau inti dari pada manajemen. Kepemimpinan berkaitan pula dengan kemampuan motivasi, komunikasi dan membina hubungan antar manusia. Seorang pemimpin harus memotivasi dirinya sendiri dan orang lain agar mau bekerja untuk tujuan. Pemimpin
yang
mampu
berkomunikasi
dan
mampu
berhubungan
manusiawi dengan orang lain (human relations) dengan baik akan lebih mudah mempengaruhi dan menggerakkan orang lain sesuai dengan keinginannya dalam mencapai tujan yang dikehendaki. Tanpa kepemimpinan yang baik, sulit bagi seorang manajer atau pemimpin
menjalankan
fungsi
manajemen
dengan
semestinya.
Perencanaan yang baik, organisasi yang memadai, anggaran yang besar, sarana dan prasarana yang lengkap belum tentu menjamin bahwa akan memperoleh hasil kegiatan (output ) yang diinginkan Kepemimpinan dapat didefinisikan sebagai kegiatan mempengaruhi orang lain untuk bekerja keras dengan penuh kemampuan untuk mencapai tujuan kelompok atau dapat didefinisikan pula sebagai bentuk hubungan dimana satu orang yakni pemimpin mempengaruhi pihak lain untuk bekerja sama secara sukarela dalam mengerjakan tugas-tugas yang berhubungan untuk mencapai hal yang diinginkan oleh pimpinan tersebut. Wewenang, tugas dan fungsi manajer dapat diuraikan sebagai berikut : a. Wewenang manajer meliputi wewenang formal maupun wewenang informal (wewenang pribadi) : a.1. Wewenang formal adalah wewenang yang sah yang dimiliki oleh seorang pemimpin karena kedudukannya. Dengan wewenang ini
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
16
pemimpin
dapat
bawahannya
sesuai
mengarahkan,
memotivasi,
kehendaknya
untuk
memerintah
mencapai
tujuan
organisasi. Wewenang dapat berupa wewenang dari atas ( top down authority ) maupun dari bawahan (bottom up authority ). a.2. Wewenang informal atau wewenang pribadi adalah suatu wewenang yang ada pada diri seseorang karena kewibawaannya. Misalnya karena lebih senior, pendidikan lebih tinggi, kebapakan, karena prestasi, dedikasi, loyalitas dan tidak tercela. Wewenang formal dapat didelegasikan atau dilimpahkan ke pejabat/pemimpin yang lain sedangkan wewenang informal tidak dapat dilimpahkan. b. Tugas manajer dapat diuraikan sebagai berikut : b.1. Seorang manajer memikul tanggung jawab. b.2. Seorang manajer harus menjaga keseimbangan dalam mencapai tujuan yang bersaing b.3. Manajer adalah seorang pemikir yangn konseptual b.4. Manajer bekerja melalui orang lain b.5. Manajer adalah seorang penengah b.6. Seorang manajer adalah serang politisi b.7. Manajer adalah seorang diplomat b.8. Manajer adalah pengambil berbagai keputusan yang pelik c. Fungsi kepemimpinan dapat digambarkan sebagai berikut : c.1. Membuat keputusan c.2. Meminta kesetiaan pegawai c.3. Inisiatif ( prakarsa), inovatif, dan kreatif c.4. Memanfaatkan sarana dan prasarana c.5. Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada bawahan c.6. Memberikan hukuman dan penghargaan c.7.
Memberikan
petunjuk,
menegur,
memperbaiki atau meluruskan.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
memerintah,
melarang,
17
7. Perilaku a. Perilaku Manusia Wijono (1997) mengutarakan bahwa perilaku manusia dapat dipelajari dengan bermacam-macam cara antara lain dengan penelitian sejarah, agama, filsafat dan pengalaman-pengalaman empiris. Namun yang dimaksud dalam ilmu perilaku manusia adalah ilmu pengetahuan yang
menyelidiki
perilaku
berdasar
fakta-fakta
dengan
metode
keilmuan, seperti psikologi adalah ilmu yang mempelajari perilaku manusia normal dari berbagai aspek, terutama yang penting adalah berkaitan dengan proses belajar, berpikir, bekerja, persepsi dan pemecahan
masalah.
Juga
tentang
pembentukan
kepribadian,
tindakan dan motivasi. b. Perilaku Organisasi Wijono
(1997)
mengatakan
perilaku
organisasi
yang
mempelajari perilaku manusia dalam organisasi dirasakan semakin penting diketahui oleh para manajer. Ada yang menyebutnya sebagai perilaku administrasi dan sebagainya yang sejenis, namun terdapat kesamaan pandang yaitu bahwa kesemuanya mempelajari perilaku manusia
dalam
organisasi
yang
menyangkut
dengan
proses
kerjasama, berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. c. Sains Perilaku Menurut Simamora (2006) menyatakan bahwa era sains perilaku (behavioral science) muncul sebagai dampak meluasnya pemikiran mazhab hubungan manusia yang meliputi beragam temuan akademik dari berbagai disiplin ilmu antara lain psikologi, ilmu politik, sosiologi, dan biologi. Sains perilaku lebih terfokus pada organisasi secara keseluruhan, dan kurang pada individu-individunya. Sains perilaku mengkaji bagaimana tempat kerja mempengaruhi individu dan bagaimana individu karyawan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
mempengaruhi tempat
18
kerja. Banyak yang meyakini bahwa bidang-bidang modern perilaku
organisasi
(organization
behavioral ),
dari
pengembangan
organisasional (organizational development), dan manajemen sumber daya manusia (human resources management) bertumbuh dari era sains perilaku. 8. Motivasi dan Sikap a. Motivasi Azwar
(1996)
menyatakan
bahwa
motivasi
perkataan motif (motive) yang artinya rangsangan,
berasal dari
dorongan
atau
pembangkit tenaga yang dimiliki seseorang sehingga orang tersebut memperlihatkan perilaku tertentu. Sedangkan yang dimaksudkan dengan motivasi adalah upaya untuk menimbulkan rangsangan, dorongan dan ataupun pembangkit tenaga pada seseorang
dan
ataupun pada sekelompok masyarakat tersebut mau berbuat dan bekerjasama secara optimal melaksanakan sesuatu yang telah direncanakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Dari pengertian diatas dapat dipahami bahwa pekerjaan motivasi hanya akan berhasil dengan sempurna jika dapat : a.1. Diusahakan agar tujuan yang organisasi yang telah ditetapkan juga menjadi tujuan perorangan dan ataupun kelompok masyarakat yang akan melaksanakan kegiatan. Sebab jika tujuan tersebut tidak dimiliki atau tidak sejalan, maka akan sulitlah diharapkan seseorang atau sekelompok masyarakat mau berbuat sebagaimana yang dihgarapkan. a.2. Diusahakan agar perbuatan yang diharapkan untuk dilakukan tersebut adalah sesuai dengan kemampuan yang
dimiliki
masyarakat. terbatas,
seseorang Seandainya
tetapi
tetap
dan
ataupun
kemampuan
dipaksakan
sekelompok yang
untuk
nmelakukan
kegiatan, niscaya akan mudah timbul kegagalan.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
dimiliki
19
a.3. Perangsang pada motivasi, dimaksudkan agar seseorang mau dan bersedia melakukan seperti yang diharapkan, kadang kala perlu disediakan perangsang ( incentive). Dalam motivasi perangsang ini dibedakan atas dua macam yakni : (1) perangsang positif ( positive incentive) ialah imbalan yang menyenangkan yang disediakan untuk karyawan yang berprestasi. Rangsangan positif ini banyak macamnya antara lain hadiah, pengakuan, promosi
dan
ataupun melibatkan karyawan tersebut pada kegiatan yang bernilai gengsi yang lebih tinggi, (2) Perangsang negatif (negative
incentive)
ialah
imbalan
yang
tidak
menyenangkan berupa hukuman bagi karyawan yang tidak berprestasi dan ataupun yang berbuat tidak seperti yang diharapkan. Macam dan jenis perangsang negatif banyak antara lain denda, teguran, pemindahan tempat kerja (mutasi) dan ataupun pemberhentian dari pekerjaan atau tugas. Tentunya agar pekerjaan administrasi dapat berjalan dengan lancar, pemberian perangsang untuk memotivasi i ni harus disesuaikan dengan kemampuan serta kondisi yang dihadapi. Segala sesuatu yang bersifat
terpaksa
atau
dilakukan
secara
berlebihan
tidak
mendatangkan hasil sebagaimana yang diharapkan sesuai dengan tujuan. b. Sikap Menurut Wijono (1997) sikap (attitude) dapat diartikan sebagai suatu cara bereaksi seseorang terhadap suatu rangsangan yang timbul
dari
seseorang
atau
situasi
tertentu.
Sikap
seseorang
merupakan perpaduan pengalaman masa lampau dengan keadaan lingkungan saat ini. Sikap memiliki tiga komponen utama yaitu kognitif, afektif dan perilaku
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
20
Kognitif adalah proses pengamatan terhadap sesuatu (orang, barang, tempat dan sebagainya) sehingga kita dapat mengenalnya. Afektif adalah komponen yang menyangkut pencarian alasan mengapa
ada
anggapan
bahwa
sesuatu
itu
baik,
buruk,
menyenangkan dan tidak menyenangkan dan sebagainya. Sedangkan perilaku berkaitan dengan interaksi seseorang dengan orang lain atau sesuatu hal. Sikap seseorang terhadap sesuatu hal tertentu dapat menghasilkan suatu perilaku tertentu. 9. Kerangka Teori Wijono (1997) mengatakan bahwa terdapat dua jenis dalam penelitian evaluasi yaitu Penelitian evaluasi formatif yang menekankan pada proses dan evaluasi sumatif yang menekankan pada produk. Evaluasi formatif ingin mendapatkan umpan balik dari suatu aktivitas dalam proses, sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan program atau produk. Evaluasi sumatif menekankan pada efektivitas pencapaian program yang berupa produk tertentu. Patton (1991) mengatakan bahwa evaluasi proses dimaksudkan untuk menguraikan dan memahami dinamika internal berjalannya suatu program. Tidak hanya aktivitas formal dan hasil yang diharapkan, tetapi juga menyelidiki pola-pola tidak normal dan akibat yang tidak diharapkan dalam
konteks
yang
penuh
dari
implementasi
program
dan
perkembangannya. Pada umumnya berguna untuk penyebarluasan gagasan dan meniru program di bawah suatu kondisi, dimana program tersebut
telah
dilakukan
sebagai
proyek
percontohan
atau
dipertimbangkan sebagai model yang berguna untuk ditiru di tempat lain. Azwar (1996) menyampaikan bahwa evaluasi/penilaian dapat ditemukan pada setiap tahap pelaksanaan program, maka penilaian secara umum dapat dibedakan atas tiga jenis sebagai berikut :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
21
a. Penilaian pada tahap awal program Penilaian yang dilakukan disini adalah pada merencanakan suatu program (formative evaluation). Tujuan utamanya adalah untuk meyakinkan bahwa rencana yang akan disusun benarbenar telah sesuai dengan masalah yang ditemukan, dalam arti dapat
menyelesaikan
masalah
tersebut.
Penilaian
yang
bermaksud mengukur kesesuaian program dengan masalah dan atau kebutuhan masyarakat ini sering disebut pula dengan studi penjajakan kebutuhan (need assessment study). b. Penilaian pada tahap pelaksanaan program Penilaian yang dilakukan disini adalah pada saat program sedang dilaksanakan (promotive evaluation). Tujuan utamanya adalah
untuk
mengukur
dilaksanakan tersebut
apakah
program
yang
sedang
telah sesuai dengan rencana tersebut
atau tidak, atau apakah terjadi penyimpangan-penyimpangan yang dapat merugikan pencapaian tujuan dari program tersebut. Pada
umumnya
ada
dua
bentuk
penilaian
pada
tahap
pelaksanaan program ini, ialah pemantauan ( monitoring ) dan penilaian berkala (periodic evaluation). c. Penilaian pada tahap akhir program Penilaian yang dilakukan disini ialah pada saat program telah selesai dilaksanakan (summative evaluation). Tujuan utamanya secara umum dapat dibedakan atas dua macam yaitu untuk mengukur keluaran (output) serta untuk mengukur dampak (impact) yang dihasilkan. Dari dua macam penilaian akhir ini, diketahui bahwa penilaian keluaran lebih mudah dari pada penilaian
dampak,
karena
pada
penilaian
dampak
membutuhkan waktu yang lebih lama. Peranan dan arti dari ketiga macam penilaian ini sama pentingnya. Karena sebenarnya hasil yang diperoleh dari ketiga macam penilaian ini amat berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Dengan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
22
dilaksanakan penilaian, akan dapat dihindari terjadinya sesuatu yang siasia yang dalam bidang administrasi yang terpenting adalah mencegah terjadinya penghamburan sumber daya, tata cara, dan kesanggupan (tenaga, dana, sarana, dan metode) yang keadaannya memang sangat terbatas. Menurut Donabedian (1979) bahwa karakteristik evaluasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu : a. Masukan (input) yaitu atribut, atau ciri-ciri tempat pemberi pelayanan
(personil,
keuangan,
peralatan
dan
sarana/prasarana) b. Proses yaitu semua aspek kegiatan pelayanan kesehatan. c. Keluaran (output ) yaitu semua hasil akhir dari pelayanan kesehatan. Pendekatan sistem pada evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagianbagian sumber daya masukan, proses, keluaran, umpan balik dan dampak yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi satu sama lainnya. Menurut
LaFond
&
Fields
(2003)
mengatakan
Evaluasi
penampilan sistem informasi kesehatan dapat pula dilakukan dengan fokus penilaian pada 3 (tiga) aspek yakni (a) aspek teknis, (b) aspek sistem/lingkungan
dan
(c)
aspek
perilaku.
Ketiga
aspek
tersebut
dipengaruhi oleh beberapa faktor penyebab (determinant) antara lain sebagai berikut : a. Aspek teknis,
faktor determinannya
adalah: disain sistem,
form pengumpulan data, teknologi dan pengetahuan dan keterampilan personil. b. Aspek Sistem/lingkungan faktor determinannya
adalah:
Kepemimpinan, Struktur, Budaya, Role/regulasi dan sumber daya
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
23
c. Aspek Perilaku faktor determinannya adalah: sikap, motivasi dan nilai Evaluasi dengan pendekatan penampilan ( perfomance) sistem informasi kesehatan dapat dilihat dari tiga aspek yakni : aspek teknis, aspek sistem/lingkungan dan aspek perilaku dimana ketiga aspek tersebut merupakan
suatu
rangkaian
hubungan
atau
relasi
mempengaruhi satu sama lainnya. Pola analisis dan
yang
evaluasi kinerja
sistem informasi kesehatan seperti pada gambar sebagai berikut :
Gambar 2. Prisma Analisis Kinerja Sistem Informasi Kesehatan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
saling
24
B. Landasan Teori Lafond & Fields (2003) mendefinisikan Sistem Informasi Kesehatan Rutin
sebagai suatu informasi yang diperoleh pada rentang waktu
tertentu, selama satu tahun atau kurang melalui mekanisme yang dirancang untuk mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan. Definisi ini termasuk sistem pengumpulan dan penggunaan data statistik pelayanan kesehatan, data administrasi dan keuangan, data surveilens dan epidemiologi, data tindakan kesehatan berbasis komunitas dan data kejadian penting atau kejadian luar biasa. Kinerja sistem informasi kesehatan rutin didefinisikan sebagai sebuah proses untuk menghasilkan data yang berkualitas, dengan tujuan utamanya
adalah
tersedianya
informasi
yang
berkualitas
untuk
pengambilan keputusan di sektor kesehatan. Kinerja dari sistem informasi kesehatan rutin, tidak saja diukur hanya berdasarkan kualitas dari data yang dihasilkan namun juga berdasarkan bukti penggunaan data tersebut secara terus menerus untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Untuk mendapatkan sistem informasi kesehatan rutin yang baik terutama dalam hal ketersediaan data dan pemanfaatan data sering kali diperlukan suatu strategi dan intervensi mengenai beberapa kemungkinan faktorfaktor yang mempengaruhi kinerja. Kerangka kerja analisis “PRISMA” menjelaskan ada tiga faktor penting yang didasarkan pada asumsi bahwa kapasitas yang meningkat pada sistem informasi kesehatan rutin diperlukan suatu intervensi yang berkaitan
dengan
faktor-faktor
lingkungan
dan
perilaku
yang
mempengaruhi kinerja, begitu juga faktor-faktor teknis. Informasi yang dihasilkan dan pemanfaatannya secara baik dan terus menerus memerlukan suatu strategi yang difokuskan pada tiga hal yaitu meningkatkan kualitas teknis dari proses datanya, sarananya, membangun kapasitas individu untuk memahami dan menggunakan data. Faktor lingkungan kaitannya dengan upaya untuk
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
memperkuat sistem
25
atau
konteks
organisasional
yang
mendukung
pengumpulan
dan
penggunaan data. Begitu pula dengan faktor perilaku menekankan pada pengetahuan
dan
kemampuan
pada
proses
pengumpulan
dan
penggunaan data. Didalam aspek perilaku melibatkan konsep yang tidak nyata yaitu motivasi, tingkah laku dan nilai yang dipegang seseorang yang berhubungan dengan informasi kesehatan, kinerja, tanggung jawab dan hierarki Upaya untuk menganalisis atau mengevaluasi penampilan sistem informasi kesehatan dapat dilakukan dengan fokus penilaian pada tiga aspek yakni (a) aspek teknis, (b) aspek sistem/lingkungan dan (c) aspek perilaku. Ketiga aspek tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor penyebab (determinant) antara lain sebagai berikut : 1. Aspek teknis, faktor determinannya adalah: disain sistem, form pengumpulan data, teknologi dan pengetahuan dan keterampilan personil. 2. Aspek
Sistem/lingkungan
faktor
determinannya
adalah:
Kepemimpinan, Struktur, Budaya, Role/regulasi dan sumber daya 3. Aspek Perilaku faktor determinannya adalah: sikap, motivasi dan nilai.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
26
C. Kerangka Konsep Model evaluasi yang akan digunakan untuk menilai sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan adalah mengintegrasikan pikiran dan teori dari Patton (1991), Azwar (1996), Wijono (1997), Donabedian (1979) dan LaFond & Fields (2003) yang dimodifikasi. Evaluasi dalam penelitian ini difokuskan pada aspek teknis yang meliputi : Disain/rancangan sistem, ketersediaan format pencatatan dan pelaporan, teknologi dan pengetahuan dan ketrampilan personil sedangkan aspek sistem/kelembangaan meliputi : kepemimpinan, Role/regulasi, sumber daya, struktur, protap, tupoksi dan pembinaan dan pengawasan.serta aspek perlaku yang meliputi : sikap, motivasi dan nilai. Untuk
menjadi
gambaran
di
dalam
penelitian
ini,
dapat
dideskripsikan konsep atau alur pikir seperti gambar di bawah ini : Aspek Teknis : a. Disain/rancangan sistem b. Ketersediaan format dan kartu c. Teknologi d. Penget. dan ketrampilan personil Aspek Sistem/lingkungan: a. Kepemimpinan b. Role/regulasi c. Sumber daya d. Struktur e. Protap f. Tupoksi g. Pembinaan dan supervisi
Penampilan Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP2TP)
Aspek Perilaku : a. Sikap b. Motivasi c. Nilai Gambar 3. Konsep atau alur pikir penelitian
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
27
D. Pertanyaan Penelitian a. Bagaimana aspek teknis untuk pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan? b. Bagaimana aspek sistem/kelembagaan untuk pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan? c. Bagaimana
pengaruh aspek perilaku terhadap
pelaksanaan
sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
28
BAB III METODE PENELITIAN A.
Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan
studi
kasus
dengan
menggunakan
metode
kualitatif,
maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan. Menurut Yin (2002), studi kasus adalah suatu inkuiri empiris yang menyelidiki fenomena di dalam konteks kehidupan nyata, bilamana batasbatas antara fenomena dan konteks tampak dengan tegas dan dimana multi sumber bukti dimanfaatkan. Menurut Utarini (2005), metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemahaman masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau menyajikan deskripsi lengkap dari suatu fenomena yang diamati dalam konteks yang nyata. Patton (1991) menjelaskan, pemilihan metode kualitatif dengan mempertimbangkan
bahwa
metode
kualitatif
mengizinkan
evaluator
mempelajari isu-isu, kasus-kasus, atau kejadian-kejadian terpilih secara mendalam dan rinci. Fakta bahwa pengumpulan data tidak dibatasi oleh kategori
yang
sudah
ditentukan
sebelumnya
atas
analisis
untuk
menyokong kedalaman dan kerincian data kualitatif. Metode kualitatif secara khusus menghasilkan kekayaan data yang rinci tentang banyak jumlah orang yang terbatas dan kasus. Data kualitatif menyediakan kedalaman dan kerincian melalui pengutipan secara langsung dan deskripsi yang teliti tentang situasi program, kejadian, orang, interaksi, dan perilaku yang teramati.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
29
B. Lokasi dan Subyek Penelitian
1. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian akan dilaksanakan
di Kabupaten Timor
Tengah Selatan, Provinsi Nusa Tenggara Timur. Alasan peneliti memilih tempat ini dengan pertimbangan bahwa kabupaten tersebut menjadi salah satu tempat pilot proyek pelaksanaan pengembangan Sistim Informasi Kesehatan Daerah Kabupaten/Kota, dalam kerjasama dengan lembaga donor (GTZ Kupang). Unit analisisnya adalah empat puskesmas
terpilih
dengan
syarat
(a)
puskesmas
terjauh,
(b)
puskesmas terdekat, (c) puskesmas yang terbanyak kunjungannya, (d) puskesmas yang paling sedikit kunjungannya dan dinas kesehatan kabupaten. 2. Subyek Penelitian Penetapan subyek di dalam penelitian ini menggunakan tehnik purposive sampling (dengan pertimbangan-pertimbangan tertentu) yang diambil dari empat puskesmas, dan dinas kesehatan kabupaten. Adapun subyek penelitiannya sebagai berikut : a. Petugas pengelola data puskesmas : 4 orang b. Kepala Puskesmas : 4 orang c.
Pengelola data kabupaten : 2 orang,
d. Kasubdin Yankes/Yanmed 1 orang, e. Kasie Puskesmas 1 orang, f.
Kasubag Program dan Pelaporan : 1 orang
g. Kepala Dinas 1 orang.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
30
C. Definisi Operasional
1. SP2TP adalah segala bentuk pencatatan dan pelaporan yang berhubungan dengan Sumber daya manusia, pelayanan kesehatan, sarana dan prasarana, peralatan penunjang yang ada di puskesmas. 2. Kinerja SP2TP adalah persepsi pengguna tentang hasil kerja yang dicapai berupa laporan yang berkualitas 3. Kualitas informasi adalah persepsi pengguna tentang perolehan informasi yang lengkap, relevansi dan bermanfaat sesuai dengan kebutuhannya a. Lengkap adalah persepsi pengguna bahwa informasi yang didapatkan lengkap sesuai kebutuhan. b. Relevansi adalah persepsi pengguna bahwa informasi yang diperoleh relevan dan menjawab kebutuhan pekerjaan. c. Manfaat adalah persepsi pengguna bahwa informasi yang diperoleh
dirasakan
bermanfaat
dalam
melaksanakan
pekerjaan. 4. Sumber Daya adalah ketersediaan sumber daya yang meliputi sumber daya manusia dan sumber daya dana guna mendukung pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas a. Sumber daya manusia adalah tersedianya petugas pengelola data dan informasi dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas b. Sumber daya dana adalah tersedianya dana operasional kegiatan untuk
mendukung
pelaksanaan
pencatatan
dan
pelaporan
puskesmas 5. Kepemimpinan
(leadership)
adalah
seni
untuk
mengkoordinasi,
menggerakkan dan memotivasi individu-individu serta kelompokkelompok dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas ;
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
31
a. Koordinasi dan penggerakan adalah upaya upaya untuk melibatkan pihakpihak tertentu didalam pelaksanaan SP2TP, misalnya Bappeda, Pemda dan DPR, LSM/NGO. b. Motivasi adalah keinginan atau niat pimpinan untuk mengevaluasi proses pelaksanaan SP2TP, hal ini ditunjukkan dengan adanya kegiatan pertemuan monitoring dan evaluasi yang dlakukan secara berkala terhadap pelaksana kegiatan. 6. Prosedur tetap adalah tersedianya dokumen pedoman atau panduan tertulis tentang
pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pelaporan
puskesmas 7. Struktur organisasi adalah tersedianya dokumen gambaran rentang kendali tugas serta kewenangan dan tanggungjawab 8. Tugas pokok dan fungsi adalah tersedianya d dokumen okumen pemberian pemberia n tugas dan
pekerjaan
sesuai
dengan
kemampuan,
kompetensi
dan
tanggungjawab 9. Role/regulasi Role/regulasi adalah tersedianya tersedianya aturan atau atau dasar hukum (SK, Juklak, Juknis)
yang mengatur hubungan
tata kerja dalam pelaksanaan
pencatatan dan pelaporan puskesmas 10. Pembinaan dan supervisi adalah adanya upaya melakukan pembinaan dan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas 11. Disain/rancangan Disain/ranc angan
sistem
adalah
keterlibatan
pengguna
dalam
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem dimulai dari penyiapan rancangan, identifikasi berbagai alternatif sistem dan memilih rancangan yang tepat sesuai kebutuhan 12. Ketersediaan Ketersediaa n
format dan kartu adalah tersedianya bahan berupa
format dan kartu untuk pencatatan dan pelaporan kegiatan di puskesmas. 13. Teknologi
adalah
teknologi
yang
dipakai
untuk
kelancaran
pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas, berupa teknologi komputer baik itu perangkat keras dan perangkat lunak.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
32
14. Pengetahuan dan keterampilan keter ampilan personil per sonil adalah adal ah cara berpikir dan bekerja personil yang terampil dan sistimatis sistimati s dalam
melaksanakan melaksanaka n
pencatatan dan pelaporan puskesmas 15. Perilaku adalah sikap, peranan dan tindakan
pimpinan maupun
petugas pengelola data terhadap pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas 16. Sikap adalah suatu cara bereaksi/merespons be reaksi/merespons dari pimpinan pi mpinan dan pengelola data
terhadap pelaksanaan pencatatan dan pelaporan
puskesmas 17. Motivasi adalah adal ah dorongan atau k einginan dari pimpinan dan pengelola data
untuk
bekerja
sesuai
tugas
dan
tanggungjawab
dalam
melaksanakan pencatatan dan pelaporan puskesmas 18. Nilai adalah adal ah sesuatu yang bermanfaat/ bernilai yang y ang didapatkan didapatk an dari pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas D. Instrumen Penelitian Instrumen penelitian yang dipakai adalah pedoman wawancara mendalam
(indepth
interview),
daftar
pertanyaan
yang
berisikan
pertanyaan-pertanyaan terbuka terkait dengan evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas, dan pedoman observasi dengan check list, tape recorder, kamera dan catatan lapangan dan dokumentasi. E. Cara Pengumpulan Pengumpulan Data
Menurut Patton (1991) di dalam metode kualitatif, terdapat tiga cara untuk pengumpulan data, yaitu (1) wawancara mendalam, (2) observasi dan (3) dokumentasi. dokumentasi. Didalam penelitian peneliti an ini proses pengambilan
data direncanakan direncanaka n
dengan wawancara mendalam dan menggunakan pedoman wawancara dan pertanyaannya, serta alat perekam berupa tape recorder untuk setiap wawancara yang dilakukan, selain itu melakukan observasi dengan check
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
33
list untuk membandingkan dan melengkapi data yang diperoleh dari wawancara mendalam. F. Cara Analisis Data Utarini (2006) mengemukakan bahwa proses pengumpulan data bukanlan merupakan akhir dari metode kualitatif, yang paling kritis justru adalah analisis data, interpretasi dan penyajian data yang bertujuan memberikan
makna
data
yang
dikumpulkan,
mereduksi
informasi,
mengidentifikasi pola-pola yang bermakna dan menyusun kerangka guna mengkomunikasikan esensi data yang dikumpulkan. Penelitian ini akan menggunakan metode perbandingan tetap (constant comparative method) dari Glasser dan Strauss (cit. Moleong, 2006) adalah sebagai berikut : 1. Mentranskripsikan Mentranskri psikan hasil wawancara dan hasil observasi 2. Mereduksi data (menyederhanakan (menyederhana kan data) yaitu mengidentifikasi mengidenti fikasi bagian terkecil temuan data yang memiliki makna, dan membuat coding untuk memudahkan penelusuran sumber data, coding pada tahap awal disebut open coding karena sifatnya mendekati mendekati data aslinya. 3. Kategorisasi data yaitu memilah data-data dari open coding kemudian
dikelompokkan
kedalam
bagian-bagian
yang
mempunyai kesamaan, dan setiap kategori dianalisa kembali menjadi rangkuman kategori dan selanjutnya diberi label ( axial coding ). ). 4. Mensintesiskan data yaitu mencari hubungan data antara kategori satu dengan kategori lainnya, kemudian dianalisis dan diberi label kembali hingga membentuk suatu teori baru (theoretical coding). 5. Merumuskan data berdasarkan berdasark an proporsional
sebagai
pernyataan yang paling
kategori
diinterpretasikan dalam laporan penelitian
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
utama
kemudian
34
6. Membandingkan dan memeriksa ulang data yang diperoleh dari sumber data yang berbeda pada subyek penelitian. 7. Menyajikan data secara naratif yaitu menceritakan data yang dihasilkan dari setiap subyek penelitian kemudian menarik kesimpulan G. Etika Penelitian
Menjamin kerahasiaan, hak atau kewajiban subyek penelitian adalah etika utama yang disampaikan kepada calon subyek. Disamping itu peneliti menyampaikan bahwa penelitian ini adalah penelitian ilmiah dan untuk kepentingan penyelesaian pendidikan atau studi. H. Jalannya Penelitian 1. Tahap persiapan a. Work shop usulan proposal b. Konsultasi dengan pembimbing akademi untuk penentuan judul dan pembimbing penelitian untuk tesis c. Konsultasi dengan pembimbing dalam penyusunan proposal penelitian d. Melakukan studi pustaka sebagai bahan acuan dalam penelitian e. Menyusun proposal f.
Menyiapkan pedoman wawancara dan observasi
g. Mengajukan izin penelitian 2. Tahap pelaksanaan a. Pengumpulan data primer di puskesmas dan
Dinas Kesehatan
Kabupaten Timor Tengah Selatan, dengan melakukan wawancara terhadap subyek penelitian. b. Melakukan observasi dan pengumpulan data sekunder c. Pengolahan data dan analisa data d. Penyusunan hasil penelitian
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
35
I.
Kesulitan dan Kelemahan Penelitian
1. Kesulitan Penelitian Pada saat awal wawancara dilaksanakan terdapat kekhawatiran dari beberapa responden akan hasil wawancara yang diperkirakan akan dipublikasikan, tetapi setelah diberikan penjelasan akan kerahasiaan identitas, responden bersedia memberikan pendapat dan tanggapannya tentang pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas (SP2TP). Kesulitan berikutnya adalah karena adanya hubungan pekerjaan antara peneliti dengan responden sehingga terjadi keseganan untuk memberikan informasi yang lebih rinci dan mendalam.
2. Kelemahan Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus dengan teknik cross sectional studi yang dilakukan pada waktu tertentu saja, sehingga peneliti tidak melihat proses pelaksanaan SP2TP secara keseluruhan, karena terbatasnya waktu dan tenaga.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
36
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mendalam dengan judul evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan. 1.
Gambaran umum wilayah penelitian Pelaksanaan penlitian ini dilakukan di wilayah Dinas Kesehatan
Kabupaten Timor Tengah Selatan dan empat puskesmas yang dipilih yakni Puskesmas Kota SoE (puskesmas dengan kunjungan terbanyak), Puskesmas Kualin (puskesmas dengan kunjungan yang paling sedikit), Puskesmas
Nulle (puskesmas yang terdekat) dan Puskesmas Hauhasi
(puskesmas yang terjauh). Fokus penelitian ini ditujukan kepada pihak manajemen dan petugas pengelola data baik itu di dinas kesehatan kabupaten dan empat puskesmas yang dipilih. Secara umum dari segi topografi Kabupaten Timor Tengah Selatan merupakan daerah bergunung dan berbukit dengan kemiringan rata-rata diatas 50 %. Secara administratif Kabupaten Timor Tengah Selatan mempunyai luas wilayah 3.947,0 km² dan terdiri dari 23 Kecamatan, 227 desa dan 15 kelurahan. Gambaran keadaan umum dari keempat puskesmas yang dipilih untuk penelitian ini sebagai berikut : a. Puskesmas Kota SoE, wilayah kerja Puskesmas Kota SoE mempunyai jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu sebanyak 2 unit, polindes sebanyak 13 unit dan mempunyai 13 kelurahan. b. Puskesmas Kualin, wilayah kerja Puskesmas Kualin mempunyai jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu sebanyak 3 unit, polindes sebanyak 5 unit dan mempunyai 7 wilayah desa.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
37
c. Puskesmas Nulle, wilayah kerja Puskesmas Nulle mempunyai jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu sebanyak 5 unit, polindes sebanyak 10 unit dan mempunyai 11 wilayah desa. d. Puskesmas
Hauhasi,
wilayah
kerja
Puskesmas
Hauhasi
mempunyai jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu sebanyak 3 unit, polindes sebanyak 6 unit dan mempunyai 8 wilayah desa Sebagai gambaran kondisi wilayah kerja dari Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan seperti pada peta di bawah ini :
Kab. TTU
Kec.Fatumnasi
Kab. Belu Kec. Kokbaun
Kec. Polen Kec. Amanatun Utara Kec. Toianas Kec. Amanuban Timur
Kec. Mollo Utara Kec. Oenino
Kab. Kupang
Kec. Boking
Kec. Mollo Selatan
Kec. Mollo Barat
Kec. Amanuban Barat Kec. Kota Soe .
Kec. Amanatun Selatan Kec. Kie Kec. Nungkolo Kec. Amanuban Tengah
Kec. Batuputih
Kec. Kuanfatu
Kec. Kotolin Kec. Kolbano
Kec. Amanuban Selatan
Laut Timor
Kec. Kualin
Bground.shp . Kab. Belu Kab. Kupang Kab. TTU Laut Timor G_kecamatan1.shp Kec. AmanatunSelatan Kec. AmanatunUtara Kec. Amanuban Barat Kec.Amanuban Selatan Dinkes/Puskesmas Kec. Amanuban Tengah Kota SoE Timur Kec. Amanuban Kec. Batuputih Kec.Boking Puskesmas Nulle Kec.Fatumnasi Kec. Kie Kec. Kokbaun Kec.Kolbano Kec.KotaSoe Kec. Kotolin Pusk esmas Kualin Kec. Kualin Kec. Kuanfatu Kec.MolloBarat Kec.MolloSelatan Puskesmas Kec.Mollo Utara Hauhasi Kec.Nungkolo Kec.Oenino Kec.Polen Kec.Toianas N
Legenda :
W
20
0
20
40 Miles
Gambar 4. Peta wilayah kerja Dinas Kesehatan Kabupaten TTS.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
E
S
38
2.
Karakteristik Responden Dari 14 responden terpilih yang diwawancarai terdiri dari 5 orang
laki-laki (35,71 %) dan 9 orang perempuan (64,29 %). Untuk tingkat pendidikan responden dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 2. Tingkat Pendidikan Responden
No
Tingkat Pendidikan
Jumlah
%
1
SLTA
1
7,1
2
D1
2
14,2
3
D3
4
28,9
4
Sarjana Kesehatan Masyarakat
3
21,4
5
Dokter Umum
3
21,4
6
S2 Kesehatan Masyarakat
1
7,1
Jumlah
14
100
Berdasarkan tabel diatas, yang paling banyak yaitu responden yang mempunyai tingkat pendidikan diploma tiga sebanyak 4 orang (28,9 %), dan yang paling sedikit yakni tingkat SLTA dan S2 Kesehatan Masyarakat masing-masing sebanyak 1 orang (28,9 %). Menurut tugas, fungsi dan tanggung jawab responden tersebut dapat dikelompokkan menjadi, pengambil kebijakan dinas kesehatan 4 orang (28,9 %), pengambil kebijakan puskesmas 4 orang (28,9 %), pengelola data dinas kesehatan 2 orang (14,2 %), dan pengelola data puskesmas 4 orang (28,9 %). 3.
Karakteristik Puskesmas Keempat puskesmas yang diambil sebagai subyek di dalam
penelitian ini yakni puskesmas yang mempunyai karakteristik seperti pada tabel sebagai berikut :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
39
Tabel 3 . Karakteristik puskesmas terpilih
No Puskesmas
Kunjungan/hari
Jarak dari kota kab
Waktu tempuh
1
Kota SoE *
90 orang/hari
± 1 Km
± 10 menit
2
Kualin **
17 orang/hari
± 70 Km
± 4 - 5 jam
3
Nulle ***
60 orang/hari
± 8 Km
± 30 menit
4
Hauhasi ****
25 orang/hari
± 110 Km
± 6 - 8 jam
Keterangan : * = puskesmas ** = puskesmas *** = puskesmas **** = puskesmas
yang terbanyak kunjungan pasien dengan kujungan pasien sedikit yang terdekat yang terjauh
Dari tabel diatas diketahui puskesmas Kota SoE dan Puskesmas Nulle merupakan puskesmas dengan rata-rata kunjungan pasien paling banyak dan paling dekat dengan ibukota kabupaten, hal ini berkaitan dengan jumlah penduduk yang banyak dan ketersediaan sumber daya yang cukup. Sedangkan
Puskesmas Kualin dan Pusksemas Hauhasi
merupakan puskesmas yang paling sedikit rata-rata kunjungan pasien perhari dan letaknya jauh dari ibukota kabupaten dengan segala keterbatasan sumber dayanya. Selain itu untuk kelancaran pelaksanaan program sehari-hari di puskesmas
masing-masing
didukung
dengan
ketersediaan
tenaga
kesehatan yakni Puskesmas Kota SoE sebanyak 29 orang, Puskesmas Kualin sebanyak
7 orang, Pukesmas Nulle sebanyak 19 orang dan
Puskesmas Hauhasi sebanyak 5 orang. Jumlah penduduk sebagai sasaran pelayanan pada masing-masing puskesmas yakni Puskesmas Kota SoE : 34.401 orang, Puskesmas Kualin :19. 323 orang, Puskesmas Nulle : 31.788 orang dan Puskesmas Hauhasi : 12. 121 orang. 4.
Proses Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
adalah
berfungsinya
sistem
pencatatan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
dan
pelaporan
secara
40
berkesinambungan,
teratur
sebagai
bentuk
pertanggungjawaban
pelaksanaan kegiatan di puskesmas dan jaringannya. a. Proses pelaksanaan SP2TP. Pelaksanaan SP2TP yakni beroperasinya kegiatan pencatatan dan pelaporan guna didapatkannya semua data hasil pelaksanaan kegiatan di puskesmas (temasuk didalamnya puskesmas pembantu, puskesmas keliling, polindes dan pos kesehatan desa) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat, seperti yang disampaikan oleh responden berikut : ”Aaaa...proses pelaksanaan kegiatan SP2TP yang dilakukan selama ini yakni, pengumpulan data dimulai dari pustu/polindes lalu dikirimkan ke puskesmas. Selanjutnya dari puskesmas diteruskan ke dinas kesehatan kabupaten sesuai dengan kesepakatan”. (Responden 1 )---Petugas kabupaten ” Untuk Puskesmas Kota SoE dimulai dari bidan desa/polindes dan pustu, setiap tanggal 28 dalam bulan mengirimkan laporannya ke puskesmas, dan sesuai dengan kesepakatan setiap tanggal 5 dalam bulan laporan puskesmas dikirim ke dinas kesehatan kabupaten”. (Responden 7)---Petugas puskesmas Proses
pelaksanaan
SP2TP
mulai
dari
jaringan
pelayanan
kesehatan yang terkecil yakni dari polindes/bidan desa sampai dengan dinas kesehatan kabupaten dapat disampaikan seperti pada gambar dibawah ini : Polindes/pustu - Mengumpulkan data - Merekap data
Puskesmas - Mengumpulkan - Merekap data - Diolah
Feedback/umpan balik Gambar 5. Alur proses pelaksanaan SP2TP
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Dinas Kesehatan - Menerima data - Distribusi data - Merekap data - Diolah
41
Proses pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Timor Tengah Selatan dilihat sebagai suatu kegiatan rutinitas sesuai kebiasaan yang terjadi selama
ini
tanpa
memperhatikan
prosedur
dan
mekanisme
yang
sebagaimana mestinya sehingga hasilnya tidak maksimal. Kondisi tersebut seperti yang digambarkan pada tabel dibawah ini :
Tabel 4. Aktivitas dan hambatan proses pelaksanaan SP2TP
Tingkatan
Aktivitas
Kondisi saat ini
Hambatan
Pencatatan
- Rutinitas/kebiasan
- Belum ada juknis
- Beban kerja
- Tenaga terbatas
- Manual
- Fasilitas terbatas
-
Rutinitas/kebiasan
- Belum ada juknis
-
Beban kerja
- Tenaga kurang
-
SDM non terlatih
- Belum ada latihan
-
Manual
- Teknologi kurang
- Pertemuan berkala
-
Jarang/tidak pernah
- Koordinasi&pengawasan
- Feedback
-
Jarang/tidak pernah
- Koordinasi&pengawasan
- Pembinaan & supervisi
-
Jarang/tidak pernah
- Koordinasi&komunikasi
- Advokasi & koordinasi
-
Jarang/tidak pernah
- Pemahaman kurang
- Pencatatan
-
Belum satu pintu
- Belum ada struktur
-
Belum terintegrasi
- Pemahaman kurang
-
Rutinitas/kebiasan
- Kurang paham juknis
-
Beban kerja
- Tenaga kurang
-
SDM non terlatih
- Belum ada latihan
-
Manual
- Teknologi kurang
- Pertemuan berkala
-
Jarang/tidak pernah
- Koordinasi&pengawasan
- Feedback
-
Jarang/tidak pernah
- Koordinasi&pengawasan
- Pembinaan & supervisi
-
Jarang/tidak pernah
- Koordinasi&komunikasi
- Advokasi & koordinasi
-
Jarang/tidak pernah
- Disorientasi SP2TP
instansi Pustu, Polindes
Puskesmas
- Pencatatan
Dinas Kesehatan
Berdasarkan hasil wawancara tentang proses kerja yang dilakukan oleh para pengelola data, baik itu kabupaten maupun puskesmas belum sesuai dengan petunjuk teknis SP2TP, artinya belum terintegrasi dengan baik, terdapat hambatan teknis misalnya, laporan sering nyasar bahkan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
42
hilang, laporan tidak tepat waktu,
dan berbagai alasan lainnya, hal ini
seperti yang diinformasikan oleh responden : ”.......... laporan untuk program kesehatan keluarga misalnya nyasar ke yanmed atau ke program lainnya dan ada kecenderungan bahwa laporan tsb bisa hilang. Adanya keluhan dan bantahan dari puskesmas karena sudah mengirimkan laporan ke kabupaten........, SDM yang ada di sub bagian umum tamatan SMA dan kurang paham terhadap jenis-jenis laporan”. (Responden 5)---Petugas kabupaten. ”Sebagai tenaga penghimpun data di puskesmas Nulle, setiap tanggal 3 atau 4 dalam bulan, mendatangi program-program untuk mengecek kesiapan dan kelengkapan laporan program, .......... hambatan yang ditemui yakni laporan tidak tepat waktu atau sering terlambat, laporan belum lengkap”.(Responden12)---.Petugas puskesmas Proses kerja oleh tenaga pengelola data dalam pelaksanaan sistem pencatatan
dan
pelaporan
menemui
berbagai
permasalahan
atau
hambatan teknis yakni untuk tingkat kabupaten laporan sering nyasar bahkan hilang karena salah penanganan. Sedangkan tingkat puskesmas permasalahannya yakni laporan sering terlambat atau tidak tepat waktu dan tidak lengkap. b. Peranan SP2TP. Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas mempunyai peranan yang penting didalam ketersediaan sumber data atau informasi ( evidance based )
bagi
upaya
pelayanan
kesehatan
kepada
masyarakat.
Berdasarkan hasil wawancara tentang pentingnya sistem pencatatan dan pelaporan dapat digambarkan oleh responden sebagai berikut : ”Jelas sangat penting, dengan laporan SP2TP kita dapat menghasilkan data atau sumber informasi yang dapat dijadikan sebagai data based untuk mengevaluasi pelaksanaan program, melihat kemajuan program, perencanaan program dan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan” (Responden 2)---Petugas kabupaten. ”Ya.. hemat saya penting sekali, laporan SP2TP dapat menyediakan informasi yang dapat dijadikan sebagai sumber data (data based) untuk mengetahui trend kasus, memantau kemajuan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
43
program dan untuk Petugas puskesmas
perencanaan
program”.(Responden
8)---
Pentingnya data, terhadap para pengambil kebijakan baik di dinas kabupaten maupun puskesmas, semuanya mengatakan bahwa data atau informasi penting untuk perencanaan kegiatan/program, pelaksanaan monitoring dan evaluasi, bahan pengambilan keputusan serta upaya untuk tindak lanjut dan pemecahan masalah guna mendukung tugas pokok dan fungsi dalam pelayanan. c. Manfaat SP2TP. Pemanfaatan data
SP2TP secara proporsional harus dikaitkan
dengan prioritas program, keterpaduan pelayanan baik itu dengan lintas program dan lintas sektor terkait, masalah penyakit yang berpotensi KLB/wabah
serta
upaya
efektivitas
pelayanan.,
seperti
ungkapan
responden : ”Ya…SP2TP sangat bermanfaat untuk kebutuhan pelayanan kesehatan yakni untuk melihat peningkatan trend kasus, untuk sistem kewaspadaan dini, untuk evaluasi kemajuan program, sebagai data based untuk perencanaan, untuk memprediksi keadaan kesehatan dan pencapaian target pelayanan kesehatan”. (Responden 4)---Petugas kabupaten ”Bermanfaat sekali untuk kebutuhan pelayanan kesehatan di puskesmas yakni sebagai data untuk perencanaan dan penyusunan program, untuk melihat peningkatan trend kasus dan pola penyakit, menjadi bahan untuk sistem kewaspadaan dini, sebagai bahan untuk evaluasi kemajuan program”.(Responden 9)--Petugas puskesmas Pemanfaatan informasi yang diperoleh dari data SP2TP mejadi dasar
atau
pedoman
kemungkinan
terjadinya
peningkatan
manajemen
untuk
pemantauan,
KLB/wabah, di
dinas
dan
penilaian, untuk
kesehatan
puskesmas.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
mendeteksi
perbaikan
kabupaten
dan
maupun
44
5.
Aspek Teknis Aspek teknis merupakan aspek yang terkait dengan ketersediaan
sistem dan aspek pendukung lainnya seperti ketersediaan format dan kartu, teknologi serta ketersediaan tenaga yang profesional, terampil di bidang sistem informasi kesehatan. Untuk menggambarkan aspek teknis terhadap kondisi pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Kabupaten Timor Tengah Selatan sebagai berikut : a. Disain Sistem. Disain sistem menentukan bagaimana sistem akan mencapai tujuan dan didahului dengan analisis sistem untuk mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. SP2TP yang beroperasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan merupakan sistem jadi atau sistem siap pakai yang merupakan
produk
departemen
kesehatan.
Dalam
aplikasi
atau
pelaksanaan tentunya sistem ini ada kelemahan dan kelebihannya, seperti yang diungkapkan responden: ”……….Puskesmas Kota SoE, kelemahannya yaitu (a)belum ada tenaga khusus untuk menangani SP2TP(b) kurang memperhatikan pengisian dan pengolahan data (c) belum adanya aplikasi SIK (d) sarana terbatas (e) koordinasi, pengendalian dan pengawasan belum optimal”.(Responden 7)---Petugas puskesmas “Kelebihannya; dipilih mejadi puskesmas uji coba pengembangan SIK, selain itu SP2TP dapat dijadikan rujukan untuk perencanaan, monitoring dan evaluasi maupun pengambilan keputusan”.(Responden 7)---Petugas puskesmas Rancangan sistem yang dibuat tidak sesuai dengan kondisi dan kemampuan,
serta
sumber
daya
yang
tersedia,
sehingga
pada
implementasi sistem tersebut mengalami berbagai permasalahan yang pada akhirnya sistem tersebut kurang maksimal dalam upaya untuk menghasilkan data yang berkualitas.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
45
b. Ketersediaan format dan kartu. Format dan kartu mutlak dibutuhkan sebagai bahan yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan semua hasil kegiatan yang dilaksanakan pada berbagai tingkatan pelayanan kesehatan. Pengadaan format dan kartu untuk mendukung pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan
dilakukan
oleh
dinas
kesehatan
kabupaten,
tapi
pada
kenyataan apabila ada kekurangan, pihak puskesmas menggandakan atau menambahkan sendiri sesuai dengan kebutuhan, seperti yang disampaikan berikut : ”Ya.. berkaitan dengan ketersediaan format dan kartu untuk mendukung kelancaran pencatatan dan pelaporan tentunya tersedia sesuai dengan kebutuhan. Pengadaannya menggunakan sumber dana yang berasal dari Dana Alokasi Umum. dan dilakukan oleh bidang yankes/yanmed lalu dibagikan ke puskesmaspuskesmas” (Responden 3)---Petugas kabupaten ”Ketersediaan format dan kartu menggunakan sumber dana yang berasal dari Dana Alokasi Umum dari dinas kesehatan kabupaten. Dari segi jumlah apabila ada kekurangan diupayakan untuk digandakan sendiri oleh puskesmas dengan sumber dananya dari jamkesmas.” (Responden 13)---Petugas puskesmas Belum adanya perencaraan yang akurat oleh dinas kesehatan kabupaten tentang jumlah dan ketersediaan format dan kartu guna mendukung
pelaksanaan
SP2TP
di
puskesmas
bahkan
terkesan
membebani, sehingga bisa mengganggu kesinambungan pelaksanaan sistem itu sendiri. c. Teknologi. Faktor teknologi di dalam pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan sangat diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dari berbagai aspek, misalnya ketepatan, akurasi dan kecepatan. Teknologi atau fasilitas yang tersedia untuk mendukung operasional pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Timor Tengah Selatan dapat berupa komputer, dan aplikasi atau software yang dapat digunakan untuk mendukung efektivitas pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
46
Untuk mengetahui ketersediaan fasilitas teknologi di Kabupaten Timor Tengah Selatan dan empat puskesmas yang diteliti dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 5. Ketersediaan fasilitas pendukung SP2TP
No
Nama Unit
Ketersediaan teknologi/ fasilitas penunjang Komputer/printer Mesin tik
Listrik
1
Dinkes Kabupaten
Ada (15 unit)
Ada(5 unit)
ada (24 jam)
2
Pusk Kota SoE *
Ada (2 unit)
Ada(1 unit)
ada (24 jam)
3
Pusk Kualin **
tidak ada
Ada(1 unit)
tidak ada
4
Pusk Nulle ***
Ada (1 unit)
Ada(1 unit)
ada (24 jam)
5
Pusk Hauhasi ****
tidak ada
Ada(1 unit)
ada (12 jam)
Keterangan : * = puskesmas ** = puskesmas *** = puskesmas **** = puskesmas
yang terbanyak kunjungan pasien dengan kujungan pasien sedikit yang terdekat yang terjauh
Dilihat dari tabel diatas, Puskesmas Kota SoE dan Puskesmas Nulle merupakan puskesmas yang mempunyai fasilitas komputer/printer dan listrik, hal ini terkait dengan tata letak kedua puskesmas tersebut yang berada sekitar ibukota kabupaten. Sedangkan untuk Puskesmas Hauhasi dan Puskesmas Kualin letaknya cukup jauh dari ibukota kabupaten, dan ketersediaan fasilitas komputer/printer maupun listrik sangat minim bahkan tidak ada. ”Puskesmas kami terletak dijantung kota kabupaten, jadi untuk ketersediaan fasilitas penunjang seperti komputer dan perangkat lainnya ada, hanya saja pemanfaatannya untuk SP2TP belum maksimal. Pengisian laporan SP2TP tetap secara manual, artinya ketersediaan komputer belum terlalu banyak membantu mengingat belum tersedianya aplikasi software SP2TP”.(Responden 7)--Petugas puskesmas ”Puskesmas Kualin letaknya paling jauh dengan kota kabupaten, fasilitas penunjang misalnya listrik berfungsi hanya 12 jam, jam
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
47
kerja listriknya tidak berfungsi, komputer dan printer tidak ada, yang tersedia hanya mesin tik dan alat tulis. pengisian laporan SP2TP dilakukan secara manual, dengan bantuan mesin tik dan tulisan tangan”.(Responden 9)---Petugas puskesmas Ketersediaan fasilitas penunjang berupa komputer dan jaringannya belum membawa perubahaan yang berarti, khususnya untuk membantu dalam meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan. d. Pengetahuan dan ketrampilan personil. Personil mumpuni
dalam
yang
mempunyai
pelaksanaan
kapasitas
kegiatan
dan
kompetensi
pencatatan
dan
yang
pelaporan
merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan sistem pelaporan yang berkualitas dan kredibel. Dari hasil wawancara didapatkan bahwa semua pengelola data dan laporan adalah tenaga kesehatan dengan spesifikasi pendidikan bervariasi yakni SMF, D1 Gizi, Akper, SKM dan Dokter Umum, yang ditugaskan bertanggung jawab terhadap proses pelaksanaan SP2TP. Pelatihan dan magang yang berkesinambungan sebagai upaya memperkuat kemampuan dan motivasi bagi tenaga pengelola data jarang dilakukan. Kenyataan sehari-hari mereka semua lebih fokus pada tugas pokoknya sebagai pemegang program kesehatan, seperti diungkapkan responden dibawah ini : ”........ Mengelola data masih dilihat sebagai pekerjaan sampingan karena mereka lebih fokus pada program. Ke depan diharapkan pengelolaan SP2TP diberikan pada tenaga yang secara khusus untuk mengelola data serta mendapatkan semacam tunjangan khusus sehingga mereka fokus pada pekerjaan”.(Responden 10)--Petugas puskesmas ”.........di kabupaten maupun di puskesmas belum ada tenaga yang profesional khusus untuk SP2TP. Pekerjaan mengelola data masih dilihat sebagai pekerjaan sampingan, .......... tenaga khusus untuk mengelola data dan diberikan tunjangan sehingga mereka fokus dan profesional pada pekerjaan tsb”.(Responden 5)---Petugas kabupaten.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
48
Untuk mengoptimalkan pengelolaan data sebaiknya ada tenaga khusus dan profesional di bidang sistem informasi kesehatan serta diberikan tanggung jawab dan tunjangan khusus/fungsional, sehingga fokus terhadap sistem pencatatan dan pelaporan. 6.
Aspek Sistem/kelembagaan Aspek
sistem
kelembagaan
yang
meliputi
konteks
sistem
kesehatan dan konteks organisasional, kaitannya dengan peran dan tanggung jawab dalam upaya untuk meningkatkan sistem manajemen informasi kesehatan, dipengaruhi oleh faktor-faktor dibawah ini : a. Kepemimpinan. Kepemimpinan merupakan suatu upaya untuk mempengaruhi atau menggerakkan orang lain (staf) agar bekerja keras menyelesaikan tugastugas, dengan penuh kemampuan dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan. Sesuai dengan tugas, tanggungjawab dan kewenangan yang dimiliki oleh oleh seorang pemimpin dalam pelaksanaan SP2TP tentunya mempunyai upaya untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan kegiatan tersebut, seperti yang disampaikan berikut : ”Koordinasi dan advokasi selama ini sudah berjalan, namun belum terlalu optimal, untuk itu ke depan perlu dilakukan konsolidasi dan pembenahan ulang baik pada tataran internal dan eksternal kita”. (Responden 1)---Petugas kabupaten ”Selama ini koordinasi internal dan pengawasan yang terjadi belum begitu bagus baik itu koordinasi antar program di kabupaten maupun pengawasan terhadap puskesmas . Hal ini didukung dengan belum satu pintunya data, sharing data dan belum terintegrasi dengan baik”. (Responden 3)---Petugas Kabupaten “Koordinasi internal dan pengawasan yang terjadi belum begitu bagus baik itu koordinasi dengan dinas kesehatan kabupaten dan koordinasi antar program di puskesmas. Pengawasan baik itu terhadap pustu dan polindes belum berfungsi secara baik ”. (Responden 10)---Petugas puskesmas Koordinasi, advokasi dan pengawasan berjalan belum optimal pada semua level baik itu ditingkat kabupaten maupun tingkat puskesmas.Untuk
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
49
itu diperlukan upaya perbaikan dan peningkatan mutu manajemen sistem secara
kontinu
sangat
membantu
sistem
agar
tetap
eksis
dan
berkesinambungan. b. Role/regulasi. Aspek legalitas yang diwujudkan pada ketesediaan aturan atau dasar hukum berupa surat keputusan, Juklak/juknis yang mengatur hubungan tata kerja dan tanggungjawab untuk keberhasilan suatu program. Sesuai dengan
hasil
wawancara
yang
dilakukan
terhadap
responden
di
kabupaten dan puskesmas telihat pada tabel berikut :
Tabel 6. Ketersediaan aturan berupa SK, Juklak/Juknis
No
Nama Unit
Ketersedian Aturan SK tim SIK
Juklak/Juknis
1
Dinas Kesehatan Kabupaten
ada
ada
2
Puskesmas Kota *
tidak ada
tidak ada
3
Puskesmas Kualin**
tidak ada
tidak ada
4
Puskesmas Nulle***
tidak ada
tidak ada
5
Puskesmas Hauhasi****
tidak ada
tidak ada
Keterangan : * = puskesmas ** = puskesmas *** = puskesmas **** = puskesmas
yang terbanyak kunjungan pasien dengan kujungan pasien sedikit yang terdekat yang terjauh
Dari tabel diatas diketahui bahwa SK tim SIK dan Juklak/juknis hanya ada dilevel dinas kesehatan kabupaten sementara untuk di level puskesmas mengatakan bahwa baik SK tim SIK maupun Juklak/Juknis tidak
ada,
sehingga
pada
pelaksanaan
kegiatan
pencatatan
dan
pelaporan di puskesmas, mereka bekerja apa adanya sesuai dengan kebiasaan yang berjalan selama ini.Hal ini tentunya sangat berpengaruh pada kinerja petugas, dalam upaya untuk mendapatkan suatu laporan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
50
yang berkualitas. Untuk ketersediaan role/regulasi di dinas kesehatan kabupaten dan puskesmas berupa SK tim SIK dan juklak/juknis , seperti terungkap : ”Aaam....regulasi yang kami buat untuk menunjang pelaksanaan SP2TP adalah dengan menetapkan dan membentuk team Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dengan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan”.(Responden 1)---Petugas kabupaten ”............ (1) pengadaan juknis SP2TP (sampai saat ini puskesmas kami belum ada juknisnya) (2) penegasan dan penataan kembali SP2TP agar sesuai dengan juknisnya yang tertuang dalam SK Dirjen Binkesmas nomor 590 tahun 1996, menurut informasi juknis tsb hanya tersedia di dinas kesehatan kabupaten,.................”. (Responden 10)---Petugas puskesmas Surat Keputusan dan Petunjuk Teknis atau Petunjuk Pelaksanaan merupakan dasar hukum dan pedoman untuk mengelola SP2TP. Keempat puskesmas yang diteliti semuanya tidak ada juknis/juklak maupun surat keputusan untuk mendukung dalam bekerja sebagai dasar dalam bertindak dan pengambilan keputusan. c. Struktur Organisasi. Gambaran struktur organisasi untuk menggerakkan pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan, berupa tersedianya dokumen pmbagian tugas dan tanggungjawab. Berikut struktur organisasi dinas kesehatan kabupaten sesuai dengan PP 41 tahun 2007 dan SK Dirjen Binkesmas no 590 tahun 1996 seperti tertera pada gambar di bawah ini : Kepala Dinas Penanggung jawab Kabid Yanmed Koodinator Kasie Puskesmas Pelaksana Program Yankes/Yanmed Anggota Sekretariat Anggota Program Kesling dan PSM Anggota, dst
Gambar 6. Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Dinkes Kabupaten
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
51
Secara struktur organisasi, pengelolaan pencatatan dan pelaporan di tingkat kabupaten sudah ada seksi tersendiri, yakni sub bagian program dan pelaporan berada di bawah struktur Sekretariat dinas kesehatan kabupaten, tapi pada pelaksanaan sampai dengan saat ini masih berada di seksi puskesmas, subdin yankes/yanmed, seperti terungkap : ”............., namun pada kenyataan struktur organisasi belum befungsi optimal, begitu pula struktur yang terkait dengan kelembagaan di dinas kesehatan kabupaten. Saya berharap ada satu seksi khusus yang menangani SP2TP, agar data terfokus pada seksi itu dan tidak menyebar pada masing-masing program”.(Responden 6)---Petugas puskesmas Struktur organisasi di dinas kesehatan kabupaten harus diperjelas dan sebaiknya berada pada seksi khusus yang berkenaan dengan sistem pelaporan yakni Seksi Program dan Pelaporan, sehingga fokus program sesuai dengan tupoksi yang diemban. Struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan di puskesmas, juga belum optimal dan belum berjalan secara benar. Semua komponen yang ada di puskesmas bekerja tanpa dilandasi dengan sistem pembagian tugas dan tanggungjawab yang rinci. Sesuai dengan SK Dirjen Binkesmas no 590/1996, menetapkan alur fungsi struktur oganisasi yang berkaitan dengan sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas sebagai berikut : Kepala Puskesmas Penanggungjawab
Pengelola Data Koordinator
Program KIA Anggota
Program Gizi Anggota
Program Sanitasi Anggota, dst
Gambar 7. Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di puskesmas.
Hasil wawancara dengan responden yang berasal dari puskesmas mengungkapkan bahwa fungsi struktur organisasi belum sesuai dengan kedudukan dan tanggungjawab, seperti terungkap :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
52
”............namun kenyataannya struktur organisasi puskesmas belum berjalan optimal karena berbagai hal antara lain; tingkat pengetahuan, tidak ada petunjuk teknis, beban kerja yang banyak dan tenaga terbatas, begitu pula fungsi struktur yang terkait dengan kelembagaan di puskesmas”. (Responden 7)---Petugas puskesmas Struktur organisasi di dalam pengelolaan data di puskesmas perlu dipertegas dan diperjelas dengan menempatkan orang atau petugas yang tepat dan bertanggungjawab sehingga struktur tersebut dapat berfungsi dengan baik dan berhasil. d. Prosedur Tetap (Protap). Tersedianya protap sebagai pedoman atau acuan di dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan suatu syarat
mutlak
bagi
keberhasilan
pencatatan
dan
pelaporan
yang
berkualitas. Dari hasil wawancara dibuktikan bahwa semua puskesmas menyampaikan bahwa dokumen protap belum ada, kegiatan yang berjalan selama ini dikerjakan karena faktor kebiasaan dan mengikuti contoh yang sudah ada, seperti terungkap : ”....... selama ini protap belum dijalankan secara benar khususnya di tempat kami, selama ini kami bekerja karena faktor kebiasaan dan mengikuti contoh yang sudah ada. Mengenai dokumen tertulis tentang protap itupun kami belum punya”.(Responden 8)---Petugas puskesmas Pedoman dalam bekerja berupa ketersediaan dokumen protap secara tertulis sangat diperlukan dan selalu siap di meja kerja, sehingga apabila dibutuhkan,
pengelola data tidak bingung dalam bekerja dan
bertindak serta mengikuti pedoman yang tersedia. e. Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi). Ketersediaan dokumen untuk mengatur tata pelaksanaan tugas dan pekerjaan, ruang lingkupnya dan tanggungjawab. Berdasarkan hasil wawancara dengan responden di dinas kesehatan kabupaten bahwa konsistensi kepatuhan terhadap penggunaan protap belum optimal, sementara
hasil
wawancara
dengan
responden
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
di
puskesmas
53
mengatakan bahwa mereka belum mempunyai dokumen tupoksi sebagai acuan dalam bekerja. ”Aaa... aspek kelembagaan baik itu protapnya, struktur dan tupoksi sesuai juknis SP2TP sudah berjalan khususnya di dinas kesehatan, namun belum optimal, begitupula dengan puskesmas belum optimal dalam pelaksanaannya,”.(Responden 1)---Petugas kabupaten ”.........Kepatuhan terhadap tupoksi selama ini belum dijalankan secara benar, kami bekerja karena faktor kebiasaan dan mengikuti contoh yang sudah ada, alasannya utama belum ada juknis/pedoman”.(Responden 14)---Petugas puskesmas Uraian tugas dalam tupoksi bagi semua komponen yang berkaitan penyelenggaraan
SP2TP
harus
jelas,
apa
yang
mau
dikerjakan,
batasannya apa, serta pertanggunganjawab dan konsekwensi pekerjaan tersebut.
Diperlukan
upaya
penegasan
kembali,
melakukan
kajian
sehingga secara konsisten baik di dinas kesehatan dan puskesmas untuk melaksanakan SP2TP sesuai juknisnya f. Pembinaan dan Supervisi. Pembinaan dan supervisi dalam upaya kesinambungan program perlu dilakukan secara berkala dan konsisten. Pembinaan dan supervisi bermakna
melakukan
pengawasan
dan
pengendalian
terhadap
pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan pada berbagai jenjang administrasi pelayanan. Pelaksanaan pembinaan dan supervisi selama ini jarang dilaksanakan bahkan tidak pernah dilakukan, berikut komentar responden: “Pembinaan dan supervisi dari propinsi ke kabupaten maupun dari kabupaten ke puskesmas jarang dilakukan bahkan boleh dikatakan pada akhir-akhir ini tidak ada. Hal ini karena berbagai keterbatasan yakni dana, disorientasi terhadap SP2TP (lebih ke program)”.(Responden 2)---Petugas kabupaten “Pembinaan dan supervisi dari kabupaten ke puskesmas jarang dilakukan bahkan boleh dikatakan pada akhir-akhir ini tidak ada, sehingga dapat mempengaruhi kualitas dari hasil laporan,”(Responden 8)---Petugas puskesmas
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
54
Pembinaan dan supervisi yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan
merupakan
faktor
penting
dalam
upaya
untuk
memberikan pemahaman dan ketrampilan dalam pengelolaan data, baik itu pada level kabupaten maupun puskesmas.khususnya prosedur dan tata pengelolaan laporan yang benar. 7.
Aspek Perilaku Perilaku
organisasi
yang
biasa
disebut
sebagai
perilaku
administrasi mempunyai pandangan tentang perilaku manusia dalam organisasi yang menyangkut dengan proses kerjasama, berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Aspek perilaku didalam pelaksanaan
sistem
pencatatan
dan
pelaporan
puskesmas
di
Kabupaten Timor Tengah Selatan dapat dilihat dari faktor-faktor dibawah ini : a Sikap. Sikap adalah sesuatu yang kompleks, yang bisa didefinisikan sebagai pernyataan-pernyataan evaluatif, baik yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan, atau penilaian mengenai obyek, manusia, atau peristiwa-peristiwa. Sikap merupakan cara reaksi tehadap pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas terkait dengan penguasaan pengetahuan dan kemampuan pada proses pengumpulan dan penggunaan data. Cara bersikap sebagai pemimpin atau pengambil keputusan, melalui upaya yang berhubungan dengan kebijakan dan komitmen untuk keberhasilan program, seperti komentar responden : ”………. kebijakan dan komitmen yang kami tempuh ke depan adalah dengan (a) menerapkan SP2TP sistem satu pintu (b) melibatkan stake holders/NGO/LSM yang peduli dengan sistem informasi kesehatan (c) Advokasi dan pendekatan dengan para pengambil keputusan di daerah/dukungan politis”. (Responden 1)--Petugas Kabupaten Pengelolaan data yang belum terintegrasi secara baik memerlukan komitmen untuk menata manajemen sistem pengelolaan data secara
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
55
benar dan terpadu. Selain itu upaya untuk melibatkan stake holders serta pendekatan dan advokasi kepada para pengambil kebijakan di daerah merupakan solusi lain bagi kesinambungan pelaksanaan SP2TP. Perwujudan peranan dan sikap yang penting untuk kesinambungan dan kelancaran pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas adalah kegiatan pertemuan berkala dan upaya umpan balik sebagai bentuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan kegiatan tersebut : ”Ya... pertemuan berkala sangat penting, untuk mengkaji sejauh mana perkembangan program baik keberhasilan maupun kegagalannya, menilai kesinambungan program SP2TP, feed back untuk perbaikan dan peningkatan program. Pertemuan berkala belum berjalan dengan baik, dan frekwensinya sangat terbatas dan tidak konsisten”. (Responden 1)---Petugas kabupaten ”…...... pertemuan berkala khusus untuk SP2TP sangat terbatas bahkan tidak pernah dilakukan. Kalaupun ada pertemuan biasanya disisipkan pada pertemuan program pada setiap awal bulan, keadaan ini tidak efektif, dan kita tidak bisa menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan SP2TP secara periodik”(Responden 13)---Petugas puskesmas Pertemuan berkala merupakan forum yang sangat penting untuk evaluasi kegiatan, melihat perkembangannya dan melakukan upaya umpan balik bagi kesinambungan serta keberhasilan program. Pertemuan berkala secara khusus untuk mengevaluasi program SP2TP tidak pernah dilakukan. Dilihat dari cara bersikap petugas pengelola data, mereka lebih fokus kepada pekerjaan karena loyalitas terhadap tugas yang dibebankan oleh pimpinan sesuai kemampuan yang ada, artinya bekerja semampunya tanpa target atau standart yang jelas : ”Kami sebagai tenaga pengelola data di puskesmas, ……. bagi kami bukan masalah suka atau tidak suka terhadap pekerjaan tsb, tapi bagaimana kami berusaha mengamankan dan menjalankan apa yang ditugaskan oleh pimpinan sesuai dengan kemampuan yang ada”.(Responden 12)---Petugas puskesmas Aspek kesetiaan pada penugasan pimpinan dalam melaksanakan tugas sebagai tenaga pengelola data dapat dilihat sebagai suatu nilai
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
56
yang positif, tapi harus diimbangi dengan penguasaan akan tugas dan pekerjaan
tersebut
sehingga
dapat
menghasilkan
laporan
yang
berkualitas. b Motivasi. Motivasi merupakan dorongan atau keinginan untuk bekerja sesuai dengan tugas dan tanggungjawab, namun pada kenyataan motivasi yang diwujudnyatakan dalam tindakan atau aksi belum terlalu memberikan harapan untuk keberhasilan pelaksanaan SP2TP di puskesmas maupun di dinas kesehatan kabupaten. Motivasi dapat dilihat dari aksi atau tindakan nyata berupa kebijakan dan komitmen yang diambil dan motivasi dalam bekerja, seperti yang disampaikan responden berikut : ”Kebijakan dan komitmen yang ditempuh adalah mengubah pola kerja yang lama dengan orientasi pada perbaikan dan mengacu pada (a) sistem atau juknis pelaksanaan SP2TP (sampai saat ini puskesmas kami belum ada juknisnya), ……. (e) meningkatkan alokasi dana untuk operasional SP2TP”(Responden 7)---Petugas puskesmas ”Ya…. kebijakan dan komitmen yang kami buat :……… (c) melakukan koordinasi dengan dinas kesehatan kabupaten, NGO/LSM (d) meningkatkan alokasi dana untuk operasional SP2TP”.(Responden 9)---Petugas puskesmas Advokasi, koordinasi dan pengawasan berjalan belum optimal pada semua level baik itu ditingkat kabupaten maupun tingkat puskesmas. Motivasi atau dorongan untuk melakukan advokasi, koordinasi dan pengawasan dari pengelola data dan pengguna informasi dipengaruhi oleh pemahaman serta pengetahuan tentang proses pelaksanaan SP2TP serta manfaat dari kegiatan tersebut. c Nilai. Nilai merupakan pandangan atau anggapan atau kepercayaan mengenai sesuatu itu baik atau buruk. Nilai mengandung kepercayaan bahwa suatu tindakan dan perbuatan dianggap patut ataupun tidak patut
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
57
dilakukan oleh seseorang berdasarkan pertimbangan baik secara individu maupun sebagai masyarakat. Pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Kabupaten Timor Tengah Selatan diharapkan dapat memberi nilai atau manfaat pelaksanaan
program
secara
keseluruhan.
Secara
umum
bagi dapat
disampaikan bahwa nilai yang didapatkan dalam pelaksanaan SP2TP cukup dirasakan walaupun belum optimal, seperti diungkapkan responden berikut : “Walaupun belum optimal, namun menurut kami bermanfaat sekali untuk kebutuhan pelayanan kesehatan di puskesmas karena bisa dipakai untuk evaluasi kemajuan program, ……… sebagai data based untuk perencanaan dan penyusunan program/kegiatan”. (Responden 8)---Petugas puskesmas Nilai atau manfaat yang didapatkan dari pelaksanaan SP2TP dipengaruhi oleh tindakan dari pengelola data dan kaitannya dengan
pengguna data
peran, tanggungjawab, uraian tugas dan kewajiban,
dimana pola dan proses pelaksanaan program
yang belum dikelola
secara baik sehingga menghasilkan informasi yang belum maksimal pula. 8.
Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas Kinerja sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan
sebuah proses untuk menghasilkan data, dengan tujuan utamanya yaitu tersedianya informasi atau data yang berkualitas untuk upaya tindakan dan pengambilan keputusan. Salah satu indikator untuk mengetahui kualitas
data
adalah
kelengkapan
datanya,
sesuai
dengan
hasil
pengamatan peneliti, pada tahap pelaksanaan SP2TP di beberapa puskesmas terpilih didapatkan hasil seperti pada tabel dibawah ini :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
58
Tabel 7. Oservasi Pelaksanaan SP2TP
No
Obyek Observasi
P1
P2
P3
P4
1
Persediaan format dan kartu
V
V
V
V
2
Fasilitas pendukung : a. Listrik
V
V
X
X
b. Komputer
V
V
X
X
c. Mesin tik
V
V
V
V
3
Penyimpanan data (lemari/rak)
V
V
V
V
4
Ketersediaan dokumen protap
X
X
X
X
5
Struktur organisasi/dokumen pembagian tugas
X
X
X
X
6
Dokumen uraian tugas/tupoksi
X
X
X
X
7
Dokumen mekanisme pelaporan
X
X
X
X
Keterangan : V= ada X= tidak
P1 P2 P3 P4
= puskesmas kunjungan terbanyak = puskesmas kunjungan paling sedikit = puskesmas terdekat = puskesmas terjauh
Dari empat puskesmas yang diobservasi, semua puskesmas mempunyai persediaan format dan kartu, sementara fasilitas pendukung berupa listrik dan komputer hanya ada pada dua puskesmas (Kota SoE, Nulle) sedangkan dua puskesmas (Hauhasi, Kualin) lainnya tidak ada. Untuk faslitas mesin tik dan fasilitas penyimpanan data semua puskesmas memilikinya, tapi pada Puskesmas Kualin dan Hauhasi data belum tertata dengan baik. Sedangkan untuk ketersediaan dokumen baik itu protap, struktur organisasi, tupoksi dan mekanisme laporan semuanya tidak punya. Untuk
kelancaran
administrasi
masyarakat diperlukan beberapa macam
sistem
pelayanan
kepada
buku registrasi seperti buku
register pendaftaran pasien, buku register rawat jalan dan buku register obat atau LPLPO. Database atau
kearsipan yang diamati
berkaitan
dengan sistem pelayanan di puskesmas seperti terungkap pada tabel di bawah ini :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
59
Tabel 8. Administrasi Pelayanan Dengan SP2TP
No Obyek Observasi
P1
P2
P3 P4
1
Pendaftaran pasien : Register kunjungan
V
V
V
V
2
Pemeriksaan dan diagnosis : Register rawat jalan
V
V
V
V
3
Apotek : Register obat (LPLPO)
V
V
V
V
Keterangan : V= ada X= tidak
Dari empat
P1 P2 P3 P4
= puskesmas kunjungan terbanyak = puskesmas kunjungan paling sedikit = pusesmas terdekat = puskesmas terjauh
puskesmas yang diobservasi oleh peneliti bahwa
semua pasien yang datang dicatat pada register kunjungan, selanjutnya untuk hasil pemeriksaan dan diagnosis pasien dicatat pada register rawat jalan, sedangkan pengarsipan bagi pasien yang sudah ambil obat dicatat pada register obat atau LPLPO. Sedangkan database untuk menunjang proses pelayanan, berupa data kependudukan, data ketenagaan dan data fasilitas pendukung dan data keuangan, dapat digambarkan pada tabel berikut :
Tabel 9. Kelengkapan Database Penunjang Pelayanan No Obyek Observasi
P1
P2
P3
P4
1
V
V
V
V
X
X
X
X
a. Data tenaga
V
V
V
V
b. Data mutasi tenaga
V
V
V
V
Data Peralatan & keuangan : a. Keuangan
V
V
V
V
b. Peralatan
V
X
V
X
Data kependudukan : a. Family folder b. Mutasi penduduk
2
3
Data ketenagaan :
Keterangan : V = Ada X = Tidak ada
P1 = puskesmas kunjungan terbanyak P2 = puskesmas kunjungan sedikit P3 = puskesmas terdekat P4 = puskemas terjauh
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
60
Dari tabel diatas, data kependudukan berupa family folder semua puskesmas ada datanya, sedangkan data kependudukan tentang mutasi penduduk semua puskesmas tidak punya. Dilihat dari aspek kelengkapan data ketenagaan baik itu data tenaga maupun data mutasi tenaga semuanya lengkap. Sementara untuk data keuangan semua puskesmas tersedia datanya, sedangkan untuk data peralatan hanya dua puskesmas yang lengkap, dua puskesmas lainnya tidak lengkap. Database
yang
berhubungan
dengan
sistem
pelayanan
dipuskesmas meliputi data LB 1 (data kesakitan), LB 2 (data obat-obatan), LB 3 (KIA, Gizi, Imunisasi dan P2M), LB 4 (kunjungan, perkesmas, pelayanan dasar gigi, rawat inap, JPKM/jamkesmas, laboratorium, UKS, PKM, kesehatan lingkungan, kesehatan olahraga, PSM/pemberdayaan keluarga). Databese tersebut bisa dipakai untuk membantu Dinas Kesehatan Kabupaten dalam menyusun perencanaan tahunan, bahan penilaian kinerja dan keberhasilan puskesmas berdasarkan
beban kerja dan
pencapaian hasil kegiatan puskesmas, sebagai bahan untuk pemantauan, evaluasi
dan
pengendalian
program
dan
sebagai
bahan
untuk
menentukan prioritas masalah dan upaya pemecahan serta tindak lanjutnya. Semua data atau informasi dari sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas yang tersedia bisa dijadikan bahan dalam musyawarah perencanaan dan pembangunan tingkat kecamatan maupun musyawarah perencanaan dan pembangunan tingkat kabupaten ataupun jenjang diatasnya. Data atau informasi bisa juga dipakai sebagai bahan dalam pengambilan pengembangan
keputusan program
dalam dan
upaya
peningkatan
untuk
perbaikan
penataan
dan
manajemen
organisasi. Untuk itu kelengkapan database pelayanan di puskesmas terpilih, dapat dijadikan indikator kinerja bagi kualitas sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas seperti pengamatan peneliti berikut ini :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
61
Tabel 10.
Database Kegiatan Pelayanan di Puskesmas
No Obyek Observasi
P1
P2 P3 P4
1
LB 1 - data kesakitan
L
TL
L
L
2
LB 2 - data obat-obatan : - Stock obat
L
L
L
L
- Permintaan obat
L
L
L
L
- Pemakaian obat
L
L
L
L
L
L
L
L
TL
L
TL
3
a. LB 3 - data KIA : - Data pelayanan ibu &anak
- Data tumbuh kembang anak L
4
b. LB 3 - Gizi
L
L
L
L
c. LB 3 - Imunisasi
L
L
L
L
d. LB 3 - Pengamatan penyakit menular
L
TL
L
L
LB 4 meliputi : - Kunjungan
L
L
L
L
- Perkesmas
L
TL
L
L
- Pelayanan dasar gigi
L
TL
L
TL
- Rawat inap
TL
TL
TL
TL
- JPKM/Jamkesmas
L
L
L
L
- Laboratorium
L
TL
L
TL
- UKS
L
TL
L
L
- PKM
L
TL
L
L
- Kesehatan lingkungan
L
TL
L
L
- Kesehatan olahraga
TL
TL
TL
TL
- Pemberdayaan keluarga/PSM
TL
TL TL TL
15
60
Prosentase TL (tidak lengkap) Keterangan : L = lengkap (Jan s/d Des 08) TL= tidak lengkap( < 12 bulan)
15
30
P1 = puskesmas kunjungan terbanyak P2 = puskesmas kunjungan sedikit P3 = puskesmas terdekat P4 = puskesmas terjauh
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa puskesmas yang paling banyak kunjungan pasien dan puskesmas yang paling dekat, yakni Puskesmas Kota SoE dan Puskesmas Nulle memiliki tata pengelolaan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
62
data yang cukup baik (85 % lengkap) sehingga hampir semua data kegiatan pelayanan di puskesmas lengkap dan tersedia dan tertata dengan baik. Sedangkan untuk puskesmas yang jumlah kunjungan pasien paling sedikit dan puskesmas yang paling jauh, yakni Puskesmas Kualin kelengkapan dan ketersediaan datanya 40 %, dan kearsipannya belum tertata dengan baik, begitu pula Puskesmas Hauhasi kelengkapan dan ketersediaan datanya 70 % dan kearsipannya belum tertata dengan baik. Puskesmas Hauhasi kelengkapan dan ketersediaan data cukup tinggi yakni 70 % karena tenaga pengelola datanya seorang dokter yang menguasai sistem pencatatan dan pelaporan dan disiplin dalam menata dan mengelola data. Bagi puskesmas dengan kunjungan terbanyak (P1), laporan yang tidak lengkap meliputi kegiatan rawap inap, kesehatan olahraga dan pemberdayaan masyarakat, hal ini disebabkan karena program atau kegiatannya tidak ada. Puskesmas dengan kunjungan yang paling sedikit (P2), laporan yang tidak lengkap terdiri dari data kesakitan, data tumbuh kembang anak, pengamatan penyakit menular, perkesmas, pelayanan dasar gigi, rawat inap, laboratorium, UKS, PKM, kesling, kesehatan olahraga dan pemberdayaan masyarakat, disebabkan karena tenaga di Puskesmas Kualin (tahun 2008) hanya 3 orang dan praktis banyak kegiatan yang tidak dikerjakan. Untuk puskesmas terdekat (P3), laporan yang tidak lengkap meliputi kegiatan rawap inap, kesehatan olahraga dan pemberdayaan masyarakat, hal ini disebabkan karena program atau kegiatannya tidak ada. Sementara puskesmas yang terjauh (P4) yaitu Puskesmas Hauhasi, laporan yang tidak lengkap meliputi data tumbuh kembang anak, pelayanan dasar gigi, rawat inap, laboratorium, kesehatan olahraga dan pemberdayaan masyarakat, disebabkan karena tenaga terbatas, maka kegiatannya pun terbatas.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
63
B.
Pembahasan
1. Proses pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Sesuai dengan peranan dan fungsi dari pelaksanaan SP2TP yakni didapatkannya semua data hasil pelaksanaan kegiatan di puskesmas (temasuk didalamnya puskesmas pembantu, puskesmas keliling, polindes dan pos kesehatan desa) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai dengan kebutuhan
secara
benar,
berkala,
dan
teratur
guna
menunjang
pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Dari hasil wawancara dengan responden dan hasil temuan lapangan, terungkap bahwa proses pelaksanaan SP2TP belum berjalan dengan baik sesuai dengan mekanisme dan garis program yang sudah ditentukan. Proses kerja yang terjadi selama ini, baik itu kabupaten maupun puskesmas, sudah berjalan walaupun hasilnya belum terlalu optimal, hal ini disebabkan karena pelaksanaan SP2TP belum sesuai dengan pedoman dan petunjuk teknis, hal ini dibuktikan dengan sistem pengelolaan data yang belum optimal artinya belum terintegrasi dengan baik dan masih terdapat beberapa hambatan teknis misalnya, laporan sering nyasar bahkan hilang, laporan tidak tepat waktu dan laporan tidak lengkap. Pelaksanaan SP2TP mulai dari prosesnya sampai dengan hasil dilakukan secara manual dimulai dari tingkatan pelayanan kesehatan yang terdekat dengan masyarakat mulai
bidan desa, polindes, pustu,
poskesdes, dan puskesmas sampai dengan jenjang pelayanan kesehatan diatasnya. Kegiatan pokok puskesmas yang dilakukan di dalam gedung maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas tempat tidur, dan puskesmas pembantu serta bidan di desa harus dicatat dan dilaporkan. Penggunaan laporan yang dihasilkan dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) dan informasi lainnya yakni untuk menunjang proses manajemen tingkat puskesmas, sebagai bahan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
64
penyusunan rencana tahunan puskesmas, sebagai bahan penyusunan rencana kerja operasional puskesmas serta bahan untuk pemantauan, evaluasi dan pembinaan. Hal ini sesuai dengan petunjuk teknis tentang pelaksanaan SP2TP (Depkes RI, 1997). Sistem pencatatan dan pelaporan yang berkualitas tentunya dapat dilihat dari faktor ketersediaan data dan pemanfaatan data secara konsisten dan berkesinambungan. Dilihat dari kondisi dan situasi yang terjadi saat ini dilapangan, peranan dan manfaat SP2TP belum maksimal sebagai database, yang dapat digunakan untuk perencanaan, evaluasi, dan pengambilan keputusan, hanya saja belum optimal karena bebagai permasalahan. Secara umum persoalan yang paling menonjol adalah kemampuan atau profesionalitas dari para pengguna yang masih lemah, masih terbatasnya jumlah sarana, sistem organisasi SP2TP yang belum optimal, sehingga kualitas informasi dan pemanfatannya tidak maksimal. Data atau informasi yang dihasilkan dan dimanfaatkan secara baik dan terus menerus memerlukan suatu strategi khusus yang difokuskan pada tiga aspek yaitu meningkatkan kualitas teknis, yang meliputi proses datanya, sarananya, membangun kapasitas individu. Faktor lainnya yakni memperkuat sistem atau konteks organisasional dan faktor perilaku yang menekankan
pada
pengetahuan
dan
kemampuan
pada
proses
pengumpulan dan penggunaan data (Lafond & Filelds, 2003). 2. Aspek Teknis Aspek teknis berhubungan dengan ketersediaan sistem dan aspek pendukung lainnya seperti ketersediaan format dan kartu, teknologi serta ketersediaan tenaga yang profesional, terampil di bidang sistem informasi kesehatan. Ketersediaan sistem didalam mendukung pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan, sudah ada sejak tahun 1981, namun didalam perjalanannya mengalami berbagai upaya penyempurnaan dan perbaikan sesuai dengan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
65
kebutuhan dan perkembangan zaman. Kondisi ini sesuai dengan teori tentang disain sistem, yakni model sistem informasi sebagai sesuatu yang ditentukan oleh pengguna atau manajer (Anderson, 1994). Dalam pandangan ini, sistem informasi dianggap bersifat endogen terhadap organisasi, yaitu dimana para anggota organisasilah yang memegang kontrol
terhadap
aspek
teknis
dari
sistem
tersebut
dan
dapat
mengendalikan konsekuensi dari implementasinya. Menurut teori ini, perubahaan terjadi secara rasional seiring dengan dikenalinya kebutuhankebutuhan yang ada dan masalahpun dapat terselesaikan. Dari uraian diatas, maka dalam implementasi SP2TP di Kabupaten Timor Tengah Selatan belum sesuai dengan makna pengenalan sistem secara mendalam terhadap kebutuhan-kebutuhan yang ada. Pengguna informasi belum mampu mengendalikan perubahaan yang dihasilkan oleh SP2TP, sehingga peranan dan manfaatnya belum optimal dalam pelaksanaan program. Ketersediaan sarana berupa format dan kartu maupun fasilitas penunjang dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Timor Tengah Selatan belum sesuai dengan harapan, artinya tersedianya sarana belum menjawab kebutuhan dan masih ada kekurangannya. Begitu pula dengan ketersediaan SDM yang profesional, hampir semua pengelola data di Kabupaten Timor Tengah Selatan latar belakang pendidikannya adalah tenaga kesehatan, dan fokus kegiatan lebih pada penanganan program atau kegiatan, sementara pengelolaan data hanya sebagai sampingan. Kegiatan pendidikan, pelatihan dan magang yang berkualitas diharapkan mampu meningkatkan kapasitas petugas pengelola data, namun jarang dilakukan bahkan tidak ada. Bagaimanapun orang seharusnya tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya yaitu pendidikan formal, karena belajar adalah suatu proses seumur hidup (long life process). Oleh karena itu program pelatihan dan pengembangan karyawan harus bersifat berkesinambungan dan dinamis sesuai dengan kebutuhan dan manfaatnya
untuk penguasaan pengetahuan dan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
66
ketrampilan,
serta
tanggungjawab
terhadap.pelaksanaan
program
(Rachmawati, 2008). Namun pada kenyataan kegiatan pelatihan yang dilaksanakan secara terus menerus untuk meningkatkan kapasitas petugas pengelola data di Kabupaten Timor Tengah Selatan jarang dilakukan, kalaupun ada tidak terancana dengan baik dan waktunya tidak pasti dan tidak komprehensif. 3. Aspek Sistem/Kelembagaan Kepemimpinan di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, dalam upaya untuk mengelola sumber daya, menggerakkan dan mempengaruhi
orang
lain
untuk
mencapai
tujuan,
dalam
tataran
organisasi secara umum sudah dijalankan, tapi keberpihakan manajemen secara
khusus terhadap pelaksanaan SP2TP dengan memperhatikan
sumber daya secara benar sampai dengan saat ini belum optimal. Berbagai masukan dan saran lewat kerjasama dan koordinasi dengan berbagai pihak yang peduli tentang sistim informasi kesehatan dari waktu ke waktu, tentunya dapat merubah pola pikir baik pihak manajemen maupun staf. Peranan kepemimpinan di dalam kesuksesan pelaksanaan SP2TP cukup penting untuk menggerakkan semua potensi organisasi untuk mendapatkan hasil yang optimal yakni laporan yang berkualitas. Menurut
Wijono
(1997)
menyatakan
bahwa
kepemimpinan
(leadership)berkaitan dengan pokok atau inti dari pada manajemen. Kepemimpinan berkaitan pula dengan kemampuan motivasi, komunikasi dan membina hubungan antar manusia. Seorang pemimpin harus memotivasi dirinya sendiri dan orang lain agar mau bekerja untuk tujuan. Pemimpin
yang
mampu
berkomunikasi
dan
mampu
berhubungan
manusiawi dengan orang lain (human relations) dengan baik akan lebih mudah mempengaruhi dan menggerakkan orang lain sesuai dengan keinginannya dalam mencapai tujan yang dikehendaki.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
67
Suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik dan benar apabila diatur dengan suatu pedoman, aturan atau regulasi yang jelas berupa Surat
Keputusan,
Petunjuk
Pelaksanaan
atau
Petunjuk
Teknis.
Ketersediaan regulasi untuk menuntun pelaksanaan kegiatan SP2TP hanya tersedia pada level kabupaten berupa SK tim SIK maupun Juknis, sementara level puskesmas belum ada dan mereka bekerja dengan berpedoman pada contoh yang sudah ada ataupun karena kebiasaan dari petugas yang satu ke petugas yang lainnya. Pada hal menurut SK Dir. Binkesmas no.590/BM/DJ/Info/1996, pada hakekatnya petunjuk teknis ini memberikan acuan atau pedoman dalam pengolahan, penyajian, dan interpretasi data SP2TP di tingkat puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan, perencanaan dan tindak lanjut pemecahan masalah guna menunjang tugas pokok dan fungsi (Depkes RI, 1997). Sebuah organisasi akan berfungsi dengan baik apabila didukung oleh sumber daya yang memadai dan berkualitas. Sumber daya inti dalam penggerakan organisasi yakni sumber daya manusia, sumber daya dana dan sumber daya sarana dan prasarana. Kesiapan sumber daya khususnya sumber daya manusia dan sumber daya dana, hubungannya dengan pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, masih merupakan masalah baik dari segi kuantitas dan kualitas. Ketersediaan sumber daya manusia untuk mengelola SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan dari segi kuantitas tidak bermasalah artinya jumlahnya cukup, namun dari segi kualitas bermasalah dan kurang profesional, karena semua tenaga pengelola data adalah tenaga kesehatan dan fokus kerjanya yaitu mengurus program sedangkan pekerjaan mengolah data dilakukan apabila ada waktu yang luang. Sebuah organisasi di dalam kehadirannya tentunya mempunyai bermacam-macam tujuan dan harapan yang ingin dicapai. Tujuan dan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
68
harapan tersebut bisa diraih dengan dukungan dan pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Seluruh sumber daya yang ada pada organisasi yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia. Keberhasilan sebuah organisasi tergantung bagaimana kesiapan sumber daya manusianya, pengelolaannya baik jumlah dan kualitas yang cukup dan mempunyai visi dan misi jelas (Rachmawati, 2008). Alokasi sumber daya dana di dalam pelaksanaan program SP2TP di
Dinas
Kesehatan
Kabupaten
Timor
Tengah
Selatan,
belum
mendapatkan perhatian secara proporsional, artinya belum ada alokasi pembiayaan secara khusus untuk kesinambungan kegiatan SP2TP, yang terjadi adalah apabila dibutuhkan dana untuk operasional SP2TP, disiasati dari program yang lain. Agar pelaksanaan program SP2TP itu berhasil, maka sesuai dengan
teorinya
mengatakan
bahwa
kegiatan
manajemen
untuk
menghimpun semua sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dan dimanfaatkan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi (Muninjaya, 2004). Sistem kelembagaan dalam organisasi sangat dibutuhkan untuk mengatur tata kerja dan tata kegiatan dan pola komunikasi pada organisasi tersebut. Sistem kelembagaan berupa struktur organisasi, prosedur tetap dan Tugas pokok dan fungsi perlu diatur dalam aturan perundang-undangan.
Tata
aturan
perundang-undangan
berkenaan
dengan sistem kelembagaan di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan
berupa Peraturan Pemerintah, Surat Keputusan dan
Peraturan Daerah sudah ada, namun belum diterapkan atau diaplikasikan sebagaimana yang diatur didalamnya. Permasalahan yang dihadapi yaitu lemahnya kesiapan sumber daya manusia untuk implementasi aturan dan keterbatasan-keterbatasan sumber daya lainnya. Kondisi saat ini Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan mempunyai struktur khusus tentang pelaporan yaitu sub bagian pogram
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
69
dan pelaporan yang berada di Sekretariat (PP 41 tahun 2007), namun belum berfungsi karena hingga pada saat penelitian, posisi penanganan SP2TP masih berada di bawah seksi puskesmas, bidang yankes/yanmed. Dengan kata lain struktur organisasi untuk menggerakkan penanganan sistem informasi kesehatan di Kabupaten Timor Tengah Selatan belum berfungsi sebagaimana mestinya sesuai dengan struktur yang baru. Untuk prosedur tetap dan tugas pokok dan fungsi berkaitan dengan pelaksanaan SP2TP sesuai dengan SK Dirjen Binkesmas no 590/1996 tersedia, namun keberadaannya hanya tersedia di dinas kesehatan kabupaten, sementara puskemas tidak tersedia. Pelaksanaan pengolahan data yang dilakukan selama ini didasarkan pada pengalaman, kebiasaan dan mengikuti contoh yang sudah ada. Pembinaan dan supervisi terhadap pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan baik dari propinsi ke kabupaten maupun dari kabupaten ke puskesmas jarang ada bahkan tidak ada, alasannya adalah karena keterbatasan dana. Pembinaan dan supervisi dalam pengawasan pelaksanaan program perlu dilakukan secara
terus
menerus.
Menurut
Wijono
(1997)
mengungkapkan
pembinaan dan pengawasan dilakukan dengan mengamati pelaksanaan seluruh aspek program untuk menjamin agar semua kegiatan yang sedang dilaksanakan
berjalan sesuai dengan rencana. Peningkatan
pembinaan dan pengawasan pada hakekatnya akan membawa ataun berdampak
pada
peningkatan
kemampuan
pelaksanaan
dan
pengendalian kegiatan. 4. Aspek Perilaku Begitu pula dengan faktor perilaku menekankan pada pengetahuan dan kemampuan pada proses pengumpulan dan penggunaan data. Didalam aspek perilaku melibatkan konsep yang tidak nyata yaitu motivasi, sikap atau tingkah laku dan nilai yang dipegang seseorang yang
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
70
berhubungan dengan informasi kesehatan, kinerja, tanggung jawab dan hierarki. Sikap dari para pengambil keputusan dan pengelola data terhadap proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan belum sesuai dengan tujuan akhir dari SP2TP yakni menghasilkan sistem informasi kesehatan yang berkualitas. Motivasi dan tingkah laku dari pimpinan dan pertugas pengelola data tergambar dari upaya-upaya yang dilakukan saat ini, dan bisa ditunjukkan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan jumlah dan frekwensi yang sangat terbatas, misalnya pembinaan dan supervisi yang minim, pertemuan berkala yang jarang bahkan tidak pernah dilakukan, tidak adanya umpan balik, tidak dibagikannya juknis ke puskesmas dan belum adanya kepedulian dan keberpihakan yang serius terhadap program SP2TP. Nilai atau manfaat yang didapatkan dari pelaksanaan SP2TP adalah bagaimana proses itu berjalan, mendapatkan informasi yang berkualitas dan digunakan secara konsisten untuk perencanaan dan evaluasi program bahkan untuk pengambilan keputusan. Agar informasi menjadi lengkap dan akurat maka data atau informasi dari SP2TP harus dikonfirmasi dan dipadukan dengan data/informasi lainnya di kecamatan, bahkan dengan data yang bersifat ”community based ”(misalnya sensus, survey,
studi)
sehingga
dapat
dimanfaatkan
untuk
pengambilan
keputusan pada berbagai jenjang administrasi kesehatan dan pihak-pihak yang berkepentingan (Depkes RI,1997). Hasil penelitian mengatakan bahwa baik di dinas kesehatan kabupaten maupun di puskesmas mamahami peranan dan manfaat dari SP2TP, namun belum optimal dalam tindakan atau aksi nyata untuk menggunakan sistem informasi untuk perencanaan dan evaluasi, hal ini dapat terjadi karena faktor kapasitas, pengetahuan, pemahaman dan kemauan baik dari pihak pimpinan maupun tenaga pengelola data.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
71
5. Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas Kinerja sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas dapat diukur dengan suatu indikator yakni kualitas informasi yang dihasilkan, baik dari segi
kelengkapannya,
relevansinya
dan
pemanfatannya.
Kualitas
informasi yang dihasilkan dari berfungsinya proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan belum optimal sesuai dengan konsep awalnya. Hal ini dipengaruhi oleh belum tersedianya SDM yang profesional di bidang sistem informasi kesehatan, terbatasnya sarana dan prasarana penunjang, terbatasnya alokasi dana, belum adanya aplikasi atau software khusus SP2TP, masih lemahnya keberpihakan dan orientasi pada program SP2TP. Kinerja merupakan fungsi dari motivasi, ability (kemampuan) dan role perception (pemahaman peran) atau pemahaman seseorang atas tugas dan perilaku yang diperlukan untuk mencapai kinerja yang tinggi. Dan seseorang dikatakan mempunyai pemahaman peran yang tinggi bila ia
tahu
dengan
persis
tentang
bagaimana
mengerjakan
dan
menyelesaikan tugasnya dengan sebaik-baiknya. Pada hal menurut teori data atau informasi yang dihasilkan dan dimanfaatkan secara baik dan berkesinambungan dipengaruhi oleh tiga aspek penting yakni meningkatkan kualitas teknis, yang meliputi proses datanya, sarananya, membangun kapasitas individu. Kedua faktor lainnya yakni memperkuat aspek sistem atau konteks organisasional dan aspek perilaku yang menekankan pada pengetahuan dan kemampuan pada proses pengumpulan dan penggunaan data (Lafond & Filelds, 2003). Untuk memahami kinerja pelaporan yang dihasilkan dapat dilihat faktor kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan sistem pencatatan pelaporan
puskesmas
ditinjau
dari
aspek
teknis,
aspek
sistem
kelembagaan/lingkungan dan aspek perilaku dapat diperhatikan pada tabel berikut :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
72
Tabel 11. Kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan SP2TP
Komponen Teknis
Sistem
Perilaku
Kelebihan Ada SDM Tersedia Komputer Leadership
P1 Kelemahan Belum terlatih Pemakaian belum optimal Kebijakan dan komitmen belum pro SP2TP
Kelebihan Ada SDM Tersedia mesin tik Leadership
P2 Kelemahan Belum terlatih Secara manual Kebijakan dan komitmen belum pro SP2TP
Kelebihan Ada SDM Tersedia Komputer Leadership
Pengolahan SP2TP berdasarkan contoh yang ada/rutinitas
Tidak punya Juknis serta pembinaan dan pengawasan kurang
Pengolahan SP2TP berdasarkan contoh yang ada/rutinitas
Tidak punya Juknis serta pembinaan dan pengawasan kurang
Pengolahan SP2TP berdasarkan contoh yang ada/rutinitas
Keterlibatan NGO/LSM Koordinasi, advokasi dan pengawasan Peranan dan taggung jawab
Konsistensi MOU kurang Terbatasnya kemampuan pesonal Pemahaman pentingnya data kurang Beban kerja dan penghargaan kurang
Keterlibatan stake holder Koordinasi, advokasi dan pengawasan Peranan dan taggung jawab
Belum optimal
Keterlibatan stake holder Koordinasi, advokasi dan pengawasan Peranan dan taggung jawab
Sikap dan motivasi bekerja
P1 = puskesmas kunjungan terbanyak P3 = puskesmas terdekat
Sikap dan motivasi bekerja
Terbatasnya kemampuan pesonal Pemahaman pentingnya data kurang Beban kerja dan penghargaan kurang
Sikap dan motivasi bekerja
P3 Kelemahan Belum terlatih Pemakaian belum optimal Kebijakan dan komitmen belum pro SP2TP Tidak punya Juknis serta pembinaan dan pengawasan kurang Belum optimal Terbatasnya kemampuan pesonal Pemahaman pentingnya data kurang Beban kerja dan penghargaan kurang
Kelebihan Ada SDM Tersedia mesin tik Leadership
Pengolahan SP2TP berdasarkan contoh yang ada/rutinitas Keterlibatan stake holder Koordinasi, advokasi dan pengawasan Peranan dan taggung jawab Sikap dan motivasi bekerja
P2 = puskesmas kunjungan sedikit P4 = puskemas terjauh
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
73
Dari aspek teknis, sumber daya manusia yang profesional sebagai penggerak dalam pengelolaan SP2TP tidak tersedia karena belum ada upaya penguatan kapasitas terhadap petugas kesehatan yang selama ini berkecimpung dalam penanganan laporan. Ketersediaan teknologi berupa komputer belum dioptimalkan fungsinya dan
hanya dipakai untuk
mengetik surat, belum dipakai untuk pengelolaan data Untuk
aspek
sistem,
leadership/kepemimpinan
didalam
pelaksanaan SP2TP belum berpihak pada upaya untuk meningkatlkan kinerja dari sistem pencatatan dan pelaporan. Upaya koordinasi, advokasi dan pengawasan belum dijalankan secara baik dalam rangka untuk mendapatkan dukungan atau keterlibatan dalam pelaksanaan sistem.
P4 Kelemahan Belum terlatih Secara manual Kebijakan dan komitmen belum pro SP2TP Tidak punya Juknis serta pembinaan dan pengawasan kurang Belum optimal Terbatasnya kemampuan pesonal Pemahaman pentingnya data kurang Beban kerja dan penghargaan kurang
73
Dari aspek teknis, sumber daya manusia yang profesional sebagai penggerak dalam pengelolaan SP2TP tidak tersedia karena belum ada upaya penguatan kapasitas terhadap petugas kesehatan yang selama ini berkecimpung dalam penanganan laporan. Ketersediaan teknologi berupa komputer belum dioptimalkan fungsinya dan
hanya dipakai untuk
mengetik surat, belum dipakai untuk pengelolaan data Untuk
aspek
sistem,
leadership/kepemimpinan
didalam
pelaksanaan SP2TP belum berpihak pada upaya untuk meningkatlkan kinerja dari sistem pencatatan dan pelaporan. Upaya koordinasi, advokasi dan pengawasan belum dijalankan secara baik dalam rangka untuk mendapatkan dukungan atau keterlibatan dalam pelaksanaan sistem. Dari
aspek
perilaku,
peranan,
tugas
dan
tanggungjawab
dihubungkan dengan upaya pengelolaan dan penggunaan data belum signifikan karena rendahnya motivasi kerja, hal ini disebabkan karena pengetahuan dan ketrampilan kurang, pembinaan dan pengawasan kurang dan tidak adanya penghargaan atau insentif. Sesuai dengan pengamatan pada tiga aspek diatas dalam pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas, semuanya dapat berdampak pada kinerja pelaporan puskesmas. Untuk mengetahui beberapa puskesmas yang mempunyai kinerja baik
dan beberapa
puskesmas mempunyai kinerja kurang terhadap pelaksanaan SP2TP, dapat dilihat dari aspek teknis, sistem dan perilaku seperti pada tabel berikut :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
74
Tabel 12. Kinerja pelaksanaan SP2TP dengan kategori baik dan kurang
Komponen
Kinerja baik
Teknis
Sistem
Kinerja Kurang
a. Tersedia komputer
a. Tidak ada komputer
b. SDM banyak
b. SDM terbatas
c. Akses mudah
c. Akses sulit
d. Fasilitas tersedia
d. Fasilitas kurang
Leadership stabil
•
Konsultasi mudah
•
•
Konsultasi relatif sulit
•
•
Pembagian tugas merata
•
Tupoksi kurang merata
•
Beban kerja relatif kurang
•
Beban kerja banyak
Keterlibatan NGO/LSM
NGO/LSM belum terlibat
•
Perilaku
•
Peran
dan
Leadership kurang stabil
•
tanggung
jawab
Peran dan tanggung jawab
•
terhadap pekerjaan merata •
Motivasi
pemanfaatan
terhadap pekerjaan kurang
tinggi •
merata
data
Motivasi
•
kurang
Ketekunan kerja cukup tinggi •
Berdasarkan
tabel
puskesmas-puskesmas
diatas
dengan
dapat
pemanfaatan data
Ketekunan kerja kurang
diambil
pelaksanaan
kesimpulan
SP2TP
baik,
bahwa karena
puskesmas-puskesmas tersebut dilihat dari aspek teknis, aspek sistem kelembagaan dan aspek perilaku mendukung, berfungsi dan tersedia. Sedangkan puskesmas-puskesmas dengan pelaksanaan SP2TP kurang karena puskesmas-puskesmas tersebut dilihat dari aspek teknis, aspek sistem kelembagaan dan aspek perilaku kurang mendukung, dan bahkan tidak tersedia.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
75
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A.
Kesimpulan
Dari uraian hasil penelitian dan pembahasan, dapat ditarik kesimpu sebagai berikut : 1.
Pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data belum mendukung untuk keberhasilan SP2TP, terutama perilaku terhadap proses pengumpulan dan penggunaan SIK serta motivasi untuk membuat keputusan berdasarkan fakta.
2.
Aspek Teknis berkaitan dengan pengenalan dan pemahaman terhadap SP2TP secara baik belum terjadi. Ketersediaan format dan kartu apabila kurang apabila kurang dibebankan kepuskesmas. Dari segi teknologi berupa komputer dan jaringannya
belum banyak
manfaatnya karena petugasnya belum siap. Tenaga yang terampil dan profesional dibidang SP2TP belum ada. 3.
Aspek
Sistem
Kelembagaan,
terutama
kaitannya
dengan
kepemimpinan yang fokus dan berpihak pada program SP2TP, dan upaya untuk menggerakkan semua potensi sumber daya organisasi belum optimal. 4.
Aspek Perilaku, berupa respons terhadap program SP2TP, baik oleh pengelola dan pengguna data belum optimal di dalam tindakan nyata. Jadi belum terjadi sikap yang konsisten antara pemahaman pengetahuan
dan
pelaksanaan
SP2TP.
memanfaatkan
tindakan
nyata
Tingkah
untuk
laku
mendukung
secara
sadar
proses untuk
data dalam pengambilan keputusan belum terjadi
baik itu pengambil kebijakan maupun petugas pengelola data. 5.
Kinerja sistem
pencatatan dan pelaporan berupa informasi yang
dihasilkan belum sesuai dengan indikator yang diharapkan yaitu informasi yang berkualitas, baik dari segi kelengkapan, relevansinya dan pemanfaatannya.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
76
B.
Saran
Dalam rangka peningkatan dan perbaikan pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas pada masa yang akan datang, pada kesempatan ini peneliti menyampaikan saran-saran sebagai berikut : 1.
Perlu dilakukan penataan kembali struktur pengelolaan data secara benar.
2.
Perlu penguasaan dan
pemahaman secara benar dan mendalam
tentang peranan dan manfaat SP2TP, sehingga mendapat perhatian secara sungguh-sungguh serta merencanakan alokasi sumber daya yang proporsional sesuai dengan kebutuhan operasionalnya. 3.
Perlu penataan dan penguatan sistem kelembagaan, kepemimpinan yang paham dan peduli terhadap kelancaran dan kesinambungan pelaksanaan SP2TP,.
4.
Perlu disiapkan regulasi sebagai dasar hukum yang mendukung pelaksanaan SP2TP,dalam bentuk juknis dan surat keputusan.
5.
Perlu dilakukan pelatihan dan magang secara terencana dan berkesinambungan guna mendapatkan SDM yang terampil dan profesional di dalam pengelolaan data
6.
Perlu dilakukan
pembinaan dan supervisi serta pengendalian
secara teratur guna pengendalian pengawasan terhadap kelancaran dan kesinambungan pelaksanaan SP2TP. 7.
Diperlukan adanya insentif yang layak untuk meningkatkan motivasi kerja bagi para pengelola data.
8.
Diperlukan
upaya
penataan
secara
komprehensif
terhadap
pengelolaan SP2TP, sehingga dapat menjadi masukkan bagi pengembangan dan penerapan sistem informasi kesehatan secara elektronik di Kabupaten Timor Tengah Selatan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
77
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, A. (1996) Pengantar Aministrasi Kesehatan. Edisi Ketiga Jakarta
Donabedian, A. (1979) Aspects of medical care administration specifying requirement for health car e. Harvard University Press. Massachusetts, London Depkes.RI (2003) Keputusan Menteri Kesehatan RI 004/Menkes/SK/I/2003 tentang Kebijakan dan Desentralisasi Bidang Kesehatan. Jakarta Depkes
RI. (1997a) Pedoman Puskesmas.Jakarta
Sistim
Informasi
Depkes RI.(1997b) Petunjuk Pelaksanaan Sistim Pelaporan Terpadu Puskesmas. Jakarta
Nomor Strategi
Manajemen
Pencatatan
dan
Depkes RI. (1997c) Petunjuk Penglahan dan Pemanfaatan data SP2TP. Jakarta Dinkes Kabupaten Timor Tengah Selatan (2007) Profil Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan. SoE/Kab.TTS Lafond, A, and Fields (2003) The Prism: Introducing an Analytical Framework for Understanding Performance of Routine Health Information Systems in Developing Countries: A Workshop on Enhancing the Quality and Use of Health Information at the District Level Eastern Cape Province, SouthAfrica, Tersedia dalam http://www.changesproject.org/pubs/prismpapersafrica.pdf (diakses 3 Nopember 2008, jam 13.00 wib) Moleong, Lexy J. (2006) Metode Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi, PT Remaja Rosdakarya. Bandung Muninjaya, G.A.A (2004) Manajemen Kesehatan. EGC, Jakarta Patton, Q.M. (1991) Metode Yogyakarta
Evaluasi
Kualitatif . Pustaka Pelajar.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
78
Pemda Kab.TTS (2001) Perda tentang Struktur Tugas Kantor, Dinas, Badan dan Bagian pada lingkungan Sekretariat Daerah Kab.TTS . SoE/TTS Rachmawati Ike Kusdyah. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Andi. Yogyakarta Ridwan U. (2006) Evaluasi penggunaan perangkat lunak pada konsultasi gizi puskesmas Kota Pontianak. Tesis Magister (Un published). Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Simamora, Henry (2006) Manajemen Sumber Daya Manusia. STIE YKPN Edisi ketiga, Cetakan II. Yogyakarta Sudarianto (2008) Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Transaksi Puskesmas (SITRAPUS) di Kabupaten Bantaeng Provinsi Sulawesi Selatan. Tesis Minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Tarumingkeng, R.C., (2008) Peran Strategis Manajemen Sumber Daya Manusia, Tersedia dalam http://www.Ukrida.com (Diakses 24 Oktober 2008 jam 09.30 wib) Utarini, A. (2005) Metode Penelitian di dalam panduan penyusunan tesis . Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta. Wijono,D. (1997) Manajemen Kepemimpinan dan Organisasi Kesehatan. Airlangga University Press. Surabaya. West C. Farmer J. & Whyte B. (2004) Implementing computerized workload Data Collection in Rural Primary Health Care. Australian Journal of Rural Health (2004) 12,11-16 Yin, R.K., (2002) Studi kasus desain dan metoda . PT Raja Grafindo Persada. Jakarta.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
79
Lampiran 1 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.IKM lt 3, sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 – 549432, Email:
[email protected] Website : http://simkes.ugm.ac.id
KUISIONER PENELITIAN PENJELASAN UNTUK MENJADI SUBYEK PENELITIAN
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Sdra/i di Kabupaten Timor Tengah Selatan Dengan hormat, Dengan segala kerendahan hati, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu/Sdra/i untuk menjadi subyek penelitian kami dengan Judul : Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, dengan jujur, tanpa ada paksaan dari siapa pun dan tanpa ada praduga, sebab semua ini kami lakukan untuk perbaikan dan pengembangan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas ini ke depan. Semua informasi dan jawaban yang kami dapatkan semata-mata untuk kepentingan penelitian, oleh sebab itu kami akan menjamin kerahasiaan jawaban Bapak/Ibu/Sdra/i. Atas kerelaan dan kesediaan Bapak/Ibu/Sdra/i untuk meluangkan waktunya menjawab pertanyaan yang ada dalam daftar isian ini, kami sampaikan banyak terimakasih. Hormat kami Peneliti, Silvester Ladolima
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
80
Lampiran 2 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.IKM lt 3, sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 – 549432, Email:
[email protected] Website : http://simkes.ugm.ac.id
PERNYATAAN KESEDIAAN MENJADI SUBYEK PENELITIAN (INFORMED CONSENT) Untuk penelitian dengan judul : Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan. Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama :……………………………… Umur :……………………………… Pendidikan :……………………………… Pekerjaan/Jabatan :……………………………… Alamat :……………………………… Setelah mendapatkan penjelasan tentang maksud dan tujuan serta manfaat penelitian ini, dengan ini kami menyatakan bersedia berpartisipasi menjadi subyek penelitian yang dilakukan oleh Saudara Silvester Ladolima dari Minat SIMKES Sekolah Pasca Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sesungguhnya tanpa paksaan dari siapapun.
Peneliti,
Silvester Ladolima
SoE, ……………………….2008 Informan,
(………………………………..)
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
81
Lampiran 3 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.IKM lt 3, sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 – 549432, Email:
[email protected] Website : http://simkes.ugm.ac.id
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan. Prolog : Selamat pagi/siang/sore bapak/ibu, Kami mau memperkenalkan diri kami, nama Silvester Ladolima, peneliti dari Universitas Gadjah Mada. Kami sampaikan terima kasih atas kesediaan dan partisipasi bapak/ibu dalam penelitian ini. Informasi yang akan kami dapatkan dalam memperoleh gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas dalam upaya untuk perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi kesehatan, khususnya di Kabupaten Timor Tengah Selatan. Tujuan : Mendapatkan gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan Mekanisme : 1. Salam (perkenalan, ramah tamah, ucapan terima kasih atas partisipasinya) 2. Menjelaskan maksud dan tujuan wawancara 3. Menjelaskan penggunaan alat perekam 4. Waktu wawancara berkisar antara 60 – 90 menit 5. Suasana wawancara tetap diupayakan untuk santai, tenang, dan tidak terganggu 6. Membuat perjanjian untuk klarifikasi ulang hasil wawancara 7. Akhiri wawancara dengan salam an ucapan terima kasih
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
82
Lampiran 4 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Pelapo ran Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kesehatan Kabupaten Timor Ti mor Tengah Selatan Tanggal wawancara Tempat wawancara Waktu wawancara
: : :
I. Identitas Responden 1. Nama : 2. Pendidikan : 3. Unit Kerja : II. Pertanyaan Pertanyaan untuk petugas pengelola data puskesmas 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas a. Bagaimana pendapat anda tentang proses proses pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana proses kerja anda sebagai sebagai pengelola SP2TP? 2. Aspek tehnis a. Bagaimana menurut anda tentang ketersediaan format dan kartu untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: pengadaannya? jumlahnya? waktu? lengkap? b. Bagaimana menurut anda tentang mekanisme pelaporan?Probing : Laporan dari kegiatan-kegiatan di puskesmas? laporan dari pustu, polindes, poskesdes? Waktu? Lengkap? c. Bagaimana menurut anda tentang biaya operasional untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing : sumbernya dari mana? jumlahnya? untuk apa saja? d. Bagaimana menurut anda tentang fasilitas penunjang untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing :listrik berfungsi berapa jam? kondisi komputer? printer? mesin ketik? dipakai ? e. Bagaimana menurut anda tentang tenaga yang profesional dalam pelaksanaan SP2TP? Probing : Jelaskan ? pelatihan/magang yang pernah diikuti? 3. Aspek sistem/kelembagaan sistem/kel embagaan a. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: jelaskan? kepatuhan kepatuhannya? nya? b. Bagaimana Bagaimana menurut anda tentang pentingnya struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: jelaskan? sebagai apa?kewenangan dan tanggung jawab?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
83
c. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: jelaskan? uraian tugasnya? d. Bagaimana menurut anda tentang tentan g pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: materi pertemuan? dokumennya? tindak lanjut? periodenya? 4. Perilaku Bagaimana dengan peran dan dukungan anda untuk keberhasilan pelaksanaan SP2TP ?Probing : suka dengan pekerjaan tsb? penghargaan?insentif? penugasan pimpinan?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
84
Lampiran 5 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Pelapo ran Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kesehatan Kabupaten Timor Ti mor Tengah Selatan Tanggal wawancara Tempat wawancara Waktu wawancara
: : :
I. Identitas Responden 1. Nama : 2. Pendidikan : 3. Unit Kerja : II. Pertanyaan Pertanyaan untuk untuk kepala kepala puskesmas puskesmas 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas a. Bagaimana pendapat pend apat anda tentang proses pelaksanaan pelaksa naan SP2TP? b. Menurut bapak apakah ada kelemahan dan kelebihan didalam pelaksanaan SP2TP? c. Menurut anda apakah penting Sistem Pencatatan dan pelaporan puskesmas ? d. Bagaimana pendapat anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan di puskesmas? 2. Aspek tehnis a. Bagaimana Bagai mana ketersediaan format dan kartu untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? b. Bagaimana mekanisme pelaporan di puskesmas? c. Bagaimana Bagaimana dengan dukungan fasilitas penunjang penunjang untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? d. Bagaimana pendapat anda tentang personal yang profesional didalam mendukung pelaksanaan SP2TP? 3. Aspek sistem/kelembagaan sistem/kel embagaan a. Bagaimana dengan kebijakan anda tentang pelaksanaan pelak sanaan SP2TP? b. Bagaimana dengan pembinaan dan dan supervisi dari pihak pihak dinas kesehatan kabupaten? c. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? d. Bagaimana Bagaimana fungsi struktur organisasi organisasi untuk kelancaran kelancaran pencatatan dan pelaporan? e. Bagaimana dengan tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? f. Bagaimana Bagaimana dengan alokasi alokasi biaya operasional operasional untuk kelancaran kelancaran pencatatan dan pelaporan? g. Bagaimana dengan den gan ketersediaan ketersedia an SDM untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
85
h. Bagaimana pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? 4. Perilaku a. Bagaimana pendapat anda tentang kebijakan dan komitmen yang ditempuh dalam pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana pendapat anda tentang upaya koordinasi dan advokasi baik internal dan eksternal untuk keberhasilan pencatatan dan pelaporan puskesmas? c. Bagaimana pendapat anda tentang penggunaan sistem informasi kesehatan untuk pengambilan keputusan?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
86
Lampiran 6 : PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan Tanggal wawancara Tempat wawancara Waktu wawancara
: : :
I.
Identitas Responden 1. Nama : 2. Pendidikan : 3. Unit Kerja : II. Pertanyaan untuk pengelola data dinas kesehatan kabupaten 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas a. Bagaimana pendapat anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana proses anda bekerja dengan adanya laporan SP2TP yang masuk dari puskesmas ? c. Bagaimana pendapat anda tentang kesulitan/permasalahan yang dihadapi kaitannya dengan laporan SP2TP? 2. Aspek tehnis a. Bagaimana mekanisme pelaporan di Dinas kesehatan kabupaten? b. Bagaimana dengan dukungan fasilitas penunjang untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten? c. Bagaimana pendapat anda tentang personal yang profesional didalam mendukung pelaksanaan SP2TP? d. Menurut anda apakah diperlukan pelatihan/magang/refreshsing untuk meningkatkan kinerja? 3. Aspek sistem/kelembagaan a. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan ingkat kabupaten? b. Bagaimana fungsi struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten? c. Bagaimana dengan tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten? d. Bagaimana dengan alokasi biaya operasional untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten? e. Bagaimana pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten? 4. Aspek Perilaku a. Bagaimana dengan hubungan dan komunikasi dengan pihakpihak terkait (program/puskesmas) didalam pelaksanaan SP2TP ?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
87
b. Bagaimana dengan upaya feedback/umpan balik terhadap pelaksanaan SP2TP? c. Bagaimana dengan upaya untuk penggunaan informasi kesehatan untuk perencanaan dan peningkatan program? d. Apakah ada dukungan/apresiasi terhadap tugas dan tanggung jawab didalam pelaksanaan kegiatan di tingkat kabupaten(misalnya insentif bulanan)?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
88
Lampiran 7 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan Tanggal wawancara Tempat wawancara Waktu wawancara
: : :
I.
Identitas Responden 1. Nama : 2. Pendidikan : 3. Unit Kerja : II. Pertanyaan untuk Kasubdin Yankes, Kasie Puskesmas,Kasubag program dan pelaporan 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas a. Bagaimana pendapat anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? b. Menurut anda apakah penting Sistem Pencatatan dan pelaporan puskesmas ? c. Bagaimana pendapat anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan? 2. Aspek tehnis a. Bagaimana ketersediaan format dan kartu untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? b. Bagaimana mekanisme pelaporan di Dinas kesehatan kabupaten? c. Bagaimana dengan dukungan fasilitas penunjang untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? d. Bagaimana pendapat anda tentang personal yang profesional didalam mendukung pelaksanaan SP2TP? 3. Aspek sistem/kelembagaan a. Bagaimana dengan kebijakan anda tentang pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana dengan pembinaan dan supervisi dari pihak dinas kesehatan propinsi/kabupaten? c. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? d. Bagaimana fungsi struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? e. Bagaimana dengan tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? f. Bagaimana dengan alokasi biaya untuk penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan? g. Bagaimana dengan ketersediaan SDM untuk penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
89
h. Bagaimana dengan pentingnya pertemuan berkala kelancaran pencatatan dan pelaporan?
untuk
4. Aspek Perilaku a. Bagaimana dengan koordinasi internal dan pengawasan terhadap pelaksanaan SP2TP ? b. Bagaimana dengan upaya feedback/umpan balik terhadap pelaksanaan SP2TP? c. Bagaimana dengan upaya untuk penggunaan informasi kesehatan untuk perencanaan dan peningkatan program?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
90
Lampiran 8 : PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan Tanggal wawancara Tempat wawancara Waktu wawancara
: : :
I.
Identitas Responden 1. Nama : 2. Pendidikan : 3. Unit Kerja : II. Pertanyaan untuk Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas a. Bagaimana pendapat bapak tentang proses pelaksanaan SP2TP? b. Menurut bapak apakah ada kelemahan dan kelebihan didalam pelaksanaan SP2TP? c. Menurut bapak apakah penting Sistem Pencatatan dan pelaporan puskesmas ? d. Bagaimana pendapat bapak tentang manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan. 2. Aspek tehnis a. Bagaimana ketersediaan format dan kartu untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? b. Bagaimana mekanisme pelaporan di Dinas kesehatan kabupaten? c. Bagaimana pendapat bapak tentang fasilitas penunjang untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan puskesmas? d. Bagaimana pendapat bapak tentang personil yang profesional didalam pelaksanaan SP2TP? 3. Aspek sistem/kelembagaan a. Bagaimana regulasi untuk menunjang pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana pembinaan dan supervisi yang dilakukan secara berkala dari pihak dinas kesehatan propinsi/kabupaten? c. Bagaimana pendapat bapak terhadap ketersediaan SDM untuk penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan puskesmas? d. Bagaimana pendapat bapak alokasi biaya untuk penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan puskesmas? e. Bagaimana pendapat bapak tentang aspek kelembagaan (Protap, struktur dan tupoksi)terhadap kelancaran pencatatan dan pelaporan?
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
91
f.
Bagaimana pendapat bapak akan pentingnya pertemuan berkala untuk mengevaluasi pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan? 4. Perilaku a. Bagaimana pendapat bapak tentang kebijakan dan komitmen yang ditempuh dalam pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana pendapat bapak tentang upaya koordinasi dan advokasi baik internal dan eksternal untuk keberhasilan pencatatan dan pelaporan puskesmas? c. Bagaimana pendapat bapak tentang upaya untuk melibatkan pihak-pihak terkait (NGO/LSM) untuk membantu dalam pelaksanaan SP2TP? d. Bagaimana pendapat bapak tentang penggunaan sistem informasi kesehatan untuk pengambilan keputusan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
92
Lampiran 9 : CHECK LIST OBSERVASI DI PUSKESMAS Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan Hari /Tanggal Tempat Waktu
: : :
1. Pelaksanaan SP2TP : No 1 2
3 4 5 6 7
Obyek Observasi Stock Formulir dan kartu Fasilitas pendukung : a. Listrik b. Komputer c. Mesin ketik Penyimpanan data/arsip Ketersediaan protap Struktur organisasi Tupoksi Mekanisme pelaporan
Fokus Observasi Pada semua unit (sebutkan) Ada/tidak, operasi jam (sebutkan) Ada/tidak Ada/tidak Dimana……..(sebutkan) Tersedia protap (ada/tidak) Pembagian tugas (ada/tidak) Uraian tugas (ada/tidak) Lihat dokumen
2. Pelayanan dengan SP2TP No 1
Obyek Observasi Registrasi/pendaftaran pasien
2
Pemeriksaan dan diagnosis
3
Apotek
Fokus Observasi Pemakaian register……………. (sebutkan) Pemakaian register ………………. (sebutkan) a. Pemakaian register………….. (sebutkan) b. Proses pelayanan obat c. Proses pembuatan laporan
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
93
3. Penelusuran database : No
Obyek Observasi Data Base a.
b.
c.
d.
Data kependudukan - Family folder - Mutasi penduduk Data ketenagaan - Data Tenaga - Data Mutasi tenaga Data Fasilitas pendukung dan keuangan - Inventaris peralatan - Keuangan Data pelayanan puskesmas - LB1 (data kesakitan) - LB 2 (data obat-obatan) Data stock obat-obatan Data permintaan obat Data pemakaian obat - LB 3 (KIA) Data pelayanan ibu dan anak Data tumbuh kembang anak - LB 3 (Gizi) - LB 3 (Imunisasi) - LB 3 (Pengamatan penyakit menular) - LB 4 Kunjungan Perkesmas Pelayanan dasar gigi Rawat inap JPKM Laboratorium UKS PKM Kesehatan lingkungan Kesehatan olahraga Pemberdayaan keluarga • • •
• •
• • • • • • • • • • •
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Fokus observasi Kelengkapan database SP2TP Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak
Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak