11 Procedimiento Prestamo a Empleados

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMOS Y ANTICIPOS A EMPLEADOS

Universidad Autónoma Del Caribe

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Elaborado por: Ing. Danny Ortega, Asistente de Calidad

Revisado por: Dr. Libardo Polo, Director de Información Financiera y Control

GF-01-PR-11 Versión 2 Página: 1/8 07/04/2010 Aprobado por: Dr. Libardo Polo, Director de Información Financiera y Control

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO Y ANTICIPOS ANTICIPOS A EMPLEADOS

GESTIÓN FINANCIERA La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROLADA






1. OBJETO: Atender los trámites adelantados por los empleados referentes a las solicitudes de préstamos y/o anticipos que requieran con la institución, para ser descontados de la nómina.

2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con el préstamo de dinero y/o anticipo de algunas de sus prestaciones sociales a los empleados de la Universidad que cumplan con las condiciones y requisitos exigidos para el préstamo y/o anticipo. Inicia con la solicitud del servicio y finaliza con la emisión del cheque y el registro como novedad en nómina para los respectivos y posteriores descuentos.

3. RESPONSABLES: Son responsables por el correcto desarrollo de este procedimiento en cada una de sus fases: -

El solicitante, por diligenciar el formato de solicitud de préstamo y/o anticipo y presentarlo en las diferentes instancias para obtener la información necesaria para el trámite del mismo.

-

El asistente de nómina, por entregar la información pertinente al solicitante para el estudio de su solicitud, y dejarlo registrado en el formato especificado.

-

El auxiliar contable, por evaluar la capacidad de endeudamiento del solicitante y emitir un concepto de viabilidad.

-

La Secretaria Principal de Recursos Humanos por gestionar ante las autoridades competentes los requisitos legales para la aprobación del préstamo.

-

El Director de Información Financiera y Control, por aprobar de acuerdo con la disponibilidad de recursos y el concepto de viabilidad emitido por el auxiliar contable.

-

La Rectoría, por autorizar los trámites de préstamos y/o anticipos a prestaciones sociales solicitados por los empleados, a partir de la información presentada por las direcciones de recursos humanos y de información financiera y control

4. DEFINICIONES: 4.1 Requisitos de préstamo: Los préstamos a empleados sólo aplican para aquellos que cumplan con:

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GF-01-PR-11



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07/04/2010 Aprobado por: Dr. Libardo Polo, Director de Información Financiera y Control

Contratación laboral directa con la Universidad - Régimen anterior y ley 50 Cesantías para soportar el préstamo. Capacidad de pago

4.2.

Anticipos: los anticipos otorgados son sobre SUELDO, PRIMAS y VACACIONES

5. DESARROLLO 5.1. Descripción por fases: 1. Diligenciar solicitud: El solicitante interesado en tramitar un préstamo diligencia el formato de préstamos y anticipos a empleados disponible en el punto de consulta, y para el diligenciamiento debe obtener información de las siguientes instancias, en el orden descrito: Recursos Humanos: La Asistente de Nómina apoya al solicitante en el diligenciamiento del formato, para ello el asistente de nómina consulta en el sistema de información financiero y administrativo, y verifica la capacidad de endeudamiento del solicitante analizando los ítems de descuentos judiciales y extrajudiciales, como embargos y descuentos por cooperativa. Así mismo revisa el perfil de préstamo del empleado, verificando su tipo de contratación y valor de las cesantías que tiene a la fecha. A partir de la evaluación de la información del empleado, el asistente de nómina registra esta información en los espacios correspondientes del formato. Fondo de Empleados y Profesores (FEP): El funcionario del FEP emite un estado de cuenta del empleado y un concepto de viabilidad a partir de esa información. Adicionalmente, registra en el formato de solicitud de préstamo la información referente al saldo de la deuda que presenta actualmente el empleado, junto con los valores de las cuotas de pago que está comprometido. Departamento de Contabilidad: El auxiliar contable consulta en las bases de datos del sistema de información financiero y administrativo, la capacidad de endeudamiento del solicitante analizando los siguientes ítems: - Tipo de deudas con la Universidad: • • • •

Préstamos para medicinas Préstamos para educación Préstamos por calamidad doméstica Anticipos de nómina, primas entre otros.

- Descuentos de nómina autorizados por la Universidad y el empleado: Préstamos por libranzas Préstamos por el Fondo de Empleados • •







A partir de esta información, el auxiliar contable registra en el formato de préstamos y anticipos a empleados la información de los saldos que adeuda el empleado en cada uno de los conceptos consultados .

2. Evaluación del Director de Información Financiera y Control: a partir de la información consignada en la solicitud, el Director de Información Financiera y Control se encarga de determinar la capacidad de pago del solicitante para informarlo a la Rectoría. Luego se comunica con el solicitante para que radique el formato en la Rectoría.

3. Evaluación de Rectoría: El solicitante entrega al asistente de rectoría los documentos para su evaluación. La Rectoría se encarga de revisar la información consignada en el formato de préstamo y anticipos a empleados y los respectivos documentos anexos, con el fin de determinar el valor que se autoriza para el préstamo solicitado. El asistente de Rectoría remite a la dirección de información financiera y control el formato de préstamo con el resultado de la autorización o no del mismo.

4. Recepción en Dirección Financiera: La Dirección de información Financiera y control recibe los documentos y se comunica directamente con el solicitante para informarle sobre el valor autorizado para el préstamo solicitado. Si el empleado solicitante está de acuerdo con el valor autorizado procede a diligenciar los espacios de Valor del préstamo autorizado, Valor de cuotas (indicando si es quincenal o mensual) y el número de meses. En caso contrario la solicitud y sus anexos son archivados. Adicionalmente envía una copia de la solicitud aprobada a la Dirección de Recursos Humanos para proceder al trámite que les corresponde, y le informa al solicitante que debe dirigirse a la dirección de Recursos Humanos para continuar con la diligencia.

5. Gestión legal: La Secretaria principal de la Dirección de Recursos Humanos, a partir de la solicitud aprobada, y sólo para los casos de préstamo, genera una carta al Ministerio de la Protección Social solicitando la autorización de préstamo , con los anexos respectivos. Además, contacta al solicitante para informarle que personalmente debe llevar la carta de autorización de préstamo ante el Ministerio de Protección Social, quienes se encargan de firmarla. Una vez firmada debe ser entregada en Recursos Humanos, para continuar con el trámite: Cuando la secretaria recibe este documento autorizado, envía una copia a financiera para que sea anexado a la solicitud respectiva y se continúe con el desembolso y el original es archivado en la hoja de vida del solicitante.







6. Proceso de pago: con todos los documentos de la solicitud en orden, la Dirección de información financiera y control genera los documentos pagaré y autorización de descuentos, para que sean firmados por el solicitante, previamente a recibir el cheque con el valor del préstamo autorizado. Previo a la firma del cheque correspondiente el auxiliar contable debe registrar el préstamo en la cuenta del empleado beneficiado en el Aplicativo de Descuentos de Nómina dejando constancia con su firma en la Orden de Pago de dicho registro. En todos los casos, préstamo en efectivo, préstamo educativo y anticipos el solicitante debe firmar autorización de descuento y se debe enviar a Recursos Humanos el original para archivarlo en la hoja de vida. En el caso que corresponda a un préstamo para financiar estudios en la Universidad, el auxiliar contable registra el préstamo en la cuenta del empleado en el Aplicativo de Descuentos de Nómina dejando constancia con su firma en la Orden Financiera correspondiente y se le indica al solicitante debe acercarse a la Oficina de Crédito y Cartera para que adelante los demás documentos que son requeridos para la financiación de los estudios. Finalmente, la Dirección de información Financiera y control envía a la Dirección de Recursos Humanos una copia del pagaré y de la autorización de descuento, para que éstos últimos procedan a incorporarlos en la Hoja de Vida del empleado beneficiado.



PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Universidad Autónoma Del Caribe

Elaborado por: Ing. Danny Ortega, Asistente de Calidad



5.2 Diagrama de flujo Diagrama de flujo

Descripción

Responsable

Inicio

1. Solicitar el préstamo

Formato de solicitud de préstamo

1. Diligencia y entrega el formato de solicitud de préstamo. Solicita la información en las diferentes oficinas.

1. Empleado

2. Determina la capacidad de pago del solicitante. Luego informa al solicitante que debe radicarlo en Rectoría.

2. Director de Información financiera y control

3. Estudia y aprueba o deniega la solicitud.

3. Director de Información Financiera y Control

Bases de datos administrativas y financieras

Concepto de viabilidad FEP

Soportes contables

2. Evaluación del Director de información financiera control

3. Evaluación Rectoría

¿Es autorizado?

No

B

Si

A



PROCESO GESTIÓN FINANCIERA


Elaborado por: Ing. Danny Ortega, Asistente de Calidad

Diagrama de flujo


Descripción


Responsable

A

Documentos autorizados

4. Recepción de Dirección Financiera B No

¿Es autorizado?

Si

4. Se comunica con el solicitante para informarle sobre el valor autorizado y remitidos a Gestión humana. Si está de acuerdo firman los documentos, en caso contrario se archivan los documentos. Fin del procedimiento.

4. Dirección Financiera.

5. Gestiona ante el ministerio de la protección social una autorización para préstamo

5. Auxiliar de contabilidad II

6. Adelantan la gestión del pago.

6. Director de Información Financiera y Control y su equipo de trabajo.

Fin

Documentos autorizados y firmados

5. Gestión legal

6. Proceso de pago

Pagaré Aut.descuentos

Fin


GF-01-PR-11



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07/04/2010 Aprobado por: Dr. Libardo Polo, Director de Información Financiera y Control

6. REFERENTES NORMATIVOS - Norma ISO 9001-2008, numerales 4.2.2., 4.2.3, 7.1, 7.2, 7.5.3., 8.2.3., 8.4.

7. REGISTROS Código

Nombre

Tipo

Nivel de Acceso

Almacenamiento

Clasificación

Responsable

GF-01PR-11F01

Formato de solicitud de préstamo y anticipo

Físico

General

Carpeta

Cronológica

Auxiliar de Contabilidad

N.A.

Orden de pago

Físico

General

Carpeta

Cronológica


N.A

Pagaré

Físico

General

Carpeta

Cronológica


N.A.

Carta autorización de descuentos

Físico

General

Carpeta

Cronológica


Frecuencia Cada vez que se presente el servicio Cada vez que se presente el servicio Cada vez que se presente el servicio Cada vez que se presente el servicio


Tiempo de retención Archivo Archivo gestión central Perman ente

Permanen te

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