PEMERINTAH KABUPATEN PONOROGO DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS SAMBIT
Jl. Arif Rahman Rahman Hakim Hakim No. 11 Sambit Telp. ( 0352 ) 311 084 Email :
[email protected] [email protected] PONOROGO
Kode Pos 63474 KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SAMBIT NOMOR 188.4/015 / 3502190227 / SK/2017 TENTANG PEDOMAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN BESERTA REKAMAN DI UPT PUSKESMAS SAMBIT
KEPALA UPT PUSKESMAS SAMBIT
Menimbang
:
a. bahwa, dalam rangka memastikan agar seluruh kegiatan di Puskesmas terselenggara secara konsisten dan reliabel, diperlukan kebijakan, pedoman/ panduan, kerangka acuan dan prosedur kerja yang perumusannya mengacu pada dokumendokumen eksternal yang relevan; b.
bahwa,
dalam
rangka
mewujudkan
tertib
administrasi
di
Puskesmas, diperlukan pendokumentasian dan pengendalian dokumen dan rekaman; b. bahwa, sebagaimana dimaksud huruf a dan b maka perlu dilakukan
pendokumentasian
dan
pengendalian
dokumen
beserta rekaman di UPT Puskesmas Sambit yang dituangkan dalam suatu surat keputusan Kepala Puskesmas;
Mengingat
:
1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan ; 2. Peraturan Presiden RI No 72 Tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional (Lembaran Negara RI Tahun 2012 No 193) 3. Peraturan Menteri Menteri Kesehatan Republik Indonesia PERMENKES No: 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 tentang Rekam Medis ; 4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
MEMUTUSKAN Menetapkan
:
KESATU
:
PENDOKUMENTASIAN
DAN
PENGENDALIAN
DOKUMEN
BESERTA REKAMAN DI UPT PUSKESMAS SAMBIT ; KEDUA
:
Jenis-jenis
dokumen
dan
rekaman
yang
didokumentasi
dan
dikendalikan sebagaimana dimaksud Diktum KESATU selengkapnya tertuang dalam Lampiran 1 dari keputusan ini; KETIGA
:
Pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap pendokumentasian dan pengendalian dokumen di Puskesmas sebagaimana dimaksud Diktum KESATU dn KEDUA selengkapnya tertuang dalam Lampiran 2 dari keputusan ini;
KEEMPAT
: Ketentuan umum yang berkaitan dengan kegiatan pendokumentasian dan
pengendalian
dokumen
sebagaimana
dimaksud
Diktum
KESATU Diktum KEDUA, dan Diktum KETIGA selengkapnya dijabarkan dalam Lampiran 3 dari keputusan ini; KELIMA
: Pendokumentasian dan Pengendalian dokumen di UPT Puskesmas Sambit wajib mentaati sistem pengendalian dokumen
yang telah
ditentukan didalam keputusan ini; KEENAM
:
keputusan dengan
ini ketentuan
berlaku apabila
sejak
tanggal
dikemudian
hari
ditetapkan terdapat
perubahan akan diadakan perubahan sebagaimana mestinya;
Ditetapkan di : Ponorogo Pada tanggal : KEPALA UPT PUSKESMAS SAMBIT
Dr. ZULFITA RIYANTI Pembina NIP.19721108 200212 2 004
LAMPIRAN 1 : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS NOMOR
: 188.4/015 / 3502190227 / SK/2017
TANGGAL
:
JENIS DOKUMEN YANG DIDOKUMENTASI DAN DIKENDALIKAN DI UPT PUSKESMAS SAMBIT
I.
Dokumen Internal merupakan dokumen yang diperlukan sebagai regulasi maupun rekaman proses penyelenggaraan sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat. Dimana dokumen tersebut meliputi : A. Dokumen Regulasi 1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas, c. Pedoman/ manual mutu, d. Pedoman/ panduan teknis yang terkait dengan manajemen, e. Standar operasional prosedur (SOP), f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) 1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan 2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) g. Kerangka Acuan Kegiatan. 2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Pedoman untuk masing-masing UKM, c. Standar operasional prosedur (SOP), d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM. 3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis, b. Pedoman Pelayanan Klinis, c. Standar operasional prosedur (SOP) klinis,
d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/ Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu serta Keselamatan Pasien. B. Dokumen Rekaman 1. Laporan hasil kegiatan 2. Dokumen monitoring dan evaluasi 3. Perangkat rapat/ pertemuan yang meliputi : a. Undangan b. Daftar hadir c. Notulensi d. Laporan Hasil Kegiatan e. Dokumentasi kegiatan II.
Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang digunakan sebagai acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen internal Puskesmas, yaitu meliputi : 1. Peraturan perundang-undangan 2. Buku referensi 3. Buku Pedoman 4. Panduan/ petunjuk teknis
5. Dll
LAMPIRAN 2 : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS NOMOR
: 188.4/015 / 3502190227 / SK/2017
TANGGAL
:
PIHAK-PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PENDOKUMENTASIAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPT PUSKESMAS SAMBIT
NO
PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB
JENIS DOKUMEN Dokumen Internal :
A. Dokumen Regulasi 1. Penyelenggaraan
manajemen
Puskesmas a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas, Sekretariat manajemen mutu
c. Pedoman/ manual mutu, d. Pedoman/ panduan teknis yang terkait
Sekretariat manajemen mutu
dengan manajemen, e. Standar operasional prosedur (SOP), f. Perencanaan
Tingkat
Puskesmas
(PTP)
Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu
1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan 2) Rencana
Pelaksanaan
Kegiatan
Sekretariat manajemen mutu
(RPK) g. Kerangka Acuan Kegiatan. 2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
Sekretariat manajemen mutu
a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Pedoman untuk masing-masing UKM, c. Standar operasional prosedur (SOP), d. Rencana Tahunan untuk masingmasing UKM,
Sekretariat manajemen mutu
e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiaptiap UKM. 3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan
Sekretariat manajemen mutu
Perorangan (UKP) a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis, b. Pedoman Pelayanan Klinis, c. Standar operasional prosedur (SOP)
Sekretariat manajemen mutu
klinis, d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/ Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu serta Keselamatan Pasien.
Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu
B. Dokumen Rekaman 1. Laporan hasil kegiatan 2. Dokumen monitoring dan evaluasi
Sekretariat manajemen mutu
3. Perangkat pertemuan yang meliputi : a. Undangan b. Daftar hadir c. Notulensi d. Laporan Kegiatan e. Dokumentasi kegiatan
Dokumen Eksternal :
1. Peraturan perundang-undangan
Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu
2. Buku referensi 3. Buku Pedoman 4. Panduan/ petunjuk teknis
Sekretariat manajemen mutu
5. dll
Pengelola kegiatan (Daftar Dokumen) Pengelola kegiatan (Daftar Dokumen)
Pengelola kegiatan (terkendali) Pengelola kegiatan Pengelola kegiatan Pengelola kegiatan Pengelola kegiatan
Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu Sekretariat manajemen mutu
LAMPIRAN 3 : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS NOMOR
: 188.4/015 / 3502190227 / SK/2017
TANGGAL
:
KETENTUAN UMUM PENDOKUMENTASIAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN BESERTA REKAMAN DI UPT PUSKESMAS SAMBIT
1. Pengendalian dokumen UPT Puskesmas Sambit meliputi kegiatan : 1) Identifikasi Kebutuhan Dokumen, 2) Penyusunan Dokumen, 3) Pengesahan Dokumen Distribusi, 4) Sosialisasi Dokumen, 5) Pencatatan Dokumen , 6) Revisi dan Penerbitan Ulang, 7) Penarikan Dokumen, 8) Penyimpanan dokumen, 9) Penataan Dokumen 2. Dokumen internal merupakan dokumen yang disusun atau dibuat oleh Puskesmas, baik yang berfungsi sebagai regulasi maupun sebagai panduan dalam melakukan suatu aktivita/ pekerjaan; 3. Dokumen ekternal adalah: peraturan, kebijakan, surat keputusan, buku, standar, pedoman, maupun panduan/ petunjuk teknis
yang digunakan sebagai acuan/
referensi di dalam penyusunan dokumen internal Puskesmas; 4. Pengendalian dokumen menerapkan hal- hal sebagai berikut : Penomoran/ Pengkodean Dokumen 1. Surat Keputusan : Penomoran/ pengkodean Surat Keputusan Kepala Puskesmas mengacu kepada Peraturan Bupati No. 6 Tahun 2011, yaitu : 188.4/ Nomor Urut/ Kode Puskesmas/Tahun 2. Standar Operasional Prosedur (SOP) Penomoran/ pengkodean dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan menggunakan struktur penulisan : Nomor Urut/ Kelompok-Jenis/ Tahun. Sedangkan rincian struktur penulisan nomor/ kode dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :
NO A
KELOMPOK/ JENIS
PENOMORAN/ PENGKODEAN
Administrasi Manajemen 1. Manajemen Operasional
NO/ADMEN-OPR/THN
2. Manajemen Sumber Daya a. Sumber Daya Manusia
NO/ ADMEN -SDM/THN
b. Bangunan dan Peralatan
NO/ADMEN -SARPRAS/THN
c.
Kefarmasian
NO/ ADMEN -FARMASI/THN
d.
Keuangan
NO/ ADMEN -KEU/THN
3. Mutu (MT) B
NO/ADMEN-MT/THN
Program (UKM) 1.
Promosi Kesehatan (Promkes)
NO/UKM-PROMKES/THN
2.
Kesehatan Ibu dan Anak_Keluarga
NO/UKM-KIA_KB/THN
Berencana (KIA_KB) 3.
Perbaikan Gizi Masyarakat (Gizi)
NO/UKM-GIZI/THN
4.
Pencegahan dan Pemberantasan
NO/UKM-P2/THN
Penyakit (P2) 5.
Penyehatan Lingkungan (PL)
NO/UKM-PL/THN
6.
Keperawatan Kesehatan Masyarakat
NO/UKM-CHN/THN
(CHN) 7.
Upaya Kesehatan Sekolah (UKS)
NO/UKM-UKS/THN
8.
Upaya Kesehatan Jiwa (Jiwa)
NO/UKM-JIWA/THN
9.
Upaya Kesehatan Kerja (UKK)
NO/UKM-UKK/THN
10. Upaya Kesehatan Usia Lanjut
NO/UKM-LANSIA/THN
(Lansia)
3
11. Upaya Kesehatan Indera (Indera)
NO/UKM-INDERA/THN
12. Upaya Kesehatan Tradisional (Batra)
NO/UKM-BATRA/THN
13. Upaya Kesehatan Olah Raga (OR)
NO/UKM-OR/THN
A. Pelayanan (UKP) 1. Poli Umum (Umum)
NO/UKP-UMUM/THN
2. Unit Gawat Darurat (UGD)
NO/UKP-UGD/THN
3. Pengobatan Gigi dan Mulut (Gilut)
NO/UKP-GILUT/THN
4. Pelayanan Laboratorium (Lab)
NO/UKP-LAB/THN
5. Rawat Inap (RI)
NO/UKP-RI/THN
B. Singkatan untuk Penulisan Index 1.
Kebijakan, disingkat : Kb,
2.
Surat Keputusan, disingkat : SK,
3.
Manual Mutu, disingkat : MM
4.
Kerangka Acuan, disingkat : KA
5.
Standar Operasional Prosedur, disingkat : SOP,
6.
Daftar tilik, disingkat : Dt,
7.
Dokumen ekternal, disingkat: Dek.
C. Penyimpanan Dokumen/ arsip. 1.Masa simpan dokumen rekam medis di sarana merupakan tanggal terakhir pasien mendapat perawatan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan selama 10 (sepuluh) tahun. Setelah batas waktu tersebut, maka rekam medis dapat dimusnahkan dengan mengikuti aturan yang telah ditentukan untuk pemusnahan dokumen; 1.
Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda: a.
Umum: resep umum,
b.
Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan,
c.
Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi.
