INFORMES DE GESTIÓN LOGÍSTICA
El presente documento expone un modelo de procedimiento para el diseño de un sistema de trazabilidad, cuyo objeto es el seguimiento de un producto desarrollado en una unidad de negocio. Este documento tiene como objetivo presentar al aprendiz un modelo de procedimiento necesarioa la hora de realizar un modelo de trazabilidad.
1.Contextualización Los informes de la gestión logística permiten resumir, analizar e informar las características de los subsistemas de la cadena logística en una organización, por lo que es importante tener en cuenta que la calidad de un informe está determinada por la naturaleza de la información solicitada y generada. A continuación, vamos a ver algunos aspectos importantes de los informes logísticos. 2.La información en un sistema En una organización que cuente con un sistema logístico se tendrá que analizar la información resultante de los diferentes procesos que lo componen. El flujo de la información puede ser horizontal, vertical, transversal, interno y externo, dependiendo del origen y el destino de la organización. Analizaremos el mapa de proceso de una empresa que se encarga de la recepción, envío y entrega de documentos a nivel local en una ciudad determinada. Podemos ver tres grandes columnas dentro de la organización, que corresponden a la organización del sistema logístico: aprovisionamiento o abastecimiento, producción, transporte y distribución, además de un proceso de gestión de inventarios que es transversal a todos. En la figura 1, podemos ver el flujo de información.
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igura 1. Mapa de procesos de una organización de correspondencia. Fuente SENA FLUJO DE INFORMACIÓN
1.Técnicas de recolección de información Bernal (2006) establece que la recolección de información puede realizarse mediante fuentes primarias o secundarias; las primarias son aquellas que nos permiten acercarnos directamente al objeto de estudio, mientras que las secundarias nos relacionan con este por medio de bibliografías, estudios, libros, casos, información de internet, etc. Existen diferentes técnicas de recolección de información y, acorde con el objetivo que se establezca, se debe seleccionar la herramienta más adecuada para tal fin. Entre las técnicas más utilizadas, encontramos la entrevista, la encuesta y la observación directa.
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3.1 Valor de la documentación La entrevista se realiza entre las partes que desarrollan un tema en concreto y esta puede ser de cualquier orden (problemas de distribución, almacenaje, compras, despachos, calidad de materias primas, etc.); se debe establecer un objetivo claro y específico para poder realizar su valoración y análisis. La entrevista puede basarse en unos puntos particulares y luego abordar nuevos temas, según el criterio del entrevistador. La entrevista se realiza entre las partes que desarrollan un tema en concreto y esta puede ser de cualquier orden (problemas de distribución, almacenaje, compras, despachos, calidad de materias primas, etc.); se debe establecer un objetivo claro y específico para poder realizar su valoración y análisis. La entrevista puede basarse en unos puntos particulares y luego abordar nuevos temas, según el criterio del entrevistador. La encuesta consta de preguntas preestablecidas que permiten determinar las características o comportamientos de situaciones o hechos. Por lo general, las preguntas son de carácter cerrado o de selección de una serie de alternativas. La observación consiste en captar los fenómenos o características del medio para estudiar, analizar, proponer o informar sobre alguna situación específica. Se pueden observar, por ejemplo, las condiciones de mantenimiento de la maquinaria de una planta o las condiciones físicas de una bodega, entre tantos factores que podemos encontrar en la cadena logística. Toda la información recolectada debe ser sustentada por medio de pruebas para el informe logístico; se puede sustentar mediante documentos, análisis, estudios, datos o a través de todo aquello que pueda evidenciar una situación. Dentro de la toma de información, se deben establecer las variables del proceso que se va a medir; estas pueden referirse a materiales, maquinaria, mano de obra, medios logísticos utilizados, métodos, etc.
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4.Informes logísticos El contenido del informe logístico dependerá del tipo de organización y el objetivo que tenga dicho informe. A continuación, veremos algunos tipos de informes logísticos: 4.1.Informe de auditoría logística: Para Ballou (2004), consiste en el informe de la revisión periódica de las actividades debido a los posibles errores en los sistemas de información, gestión o seguridad. Se utiliza para establecer nuevos puntos de referencia contra los datos que se generan, para corregir los errores del desempeño de las actividades o establecer planes de mejora. Un tipo específico de este informe es el de la auditoría BASC para las empresas que se acreditan bajo este sistema de seguridad, el cual audita gestión documental y seguridad física de la manipulación de la carga desde el origen hasta su destino. Existe la auditoría de función total, la cual permite incluir una evaluación de todo el personal, la estructura organizacional y el diseño de la red logística en general, cambios sustanciales en la demanda, servicio al cliente, características de los productos, costos logísticos y políticas de precios. Se evalúan todos los aspectos de la organización y se pretende un análisis general del o los sistemas de la organización.
4.2.Auditoría de inventario: Ballou (2004) establece que las auditorías son esenciales en los sistemas de inventarios. Un sistema convencional de control de inventarios realiza los ajustes a los registros debido a la reducción drástica de la demanda, reabastecimiento, devoluciones del producto. Sin embargo, pueden existir eventos que causen diferencia entre los registros de inventarios y los reales (hurtos, devoluciones, etc.). Un conteo físico de inventarios determinará el nivel real de los artículos. En estos eventos se realizan los ajustes y queda nuevamente un inventario preciso.
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4.3 Auditoría de facturas de transporte y contabilidad de operación Varias empresas optan por realizar seguimiento y control de los costos de transporte, y auditar las facturas de transporte y la contabilidad de las operaciones logísticas. Esto evita errores en las tarifas, en la descripción de productos y rutas. En el transcurso de las operaciones de la organización, se generan varios informes que permiten medir; muchos se encuentran disponibles de forma rutinaria para el responsable de logística. Contamos, por eje mplo, con informes como los stocks de inventario, la utilización del transporte y almacén, los costos de transporte y almacenamiento. Para tener un control de la función logística se sugieren 3 informes de medición claves. 5.Informe de costos y servicio Según Ballou (2004), su objetivo es mostrar los costos de distribución y suministro físicos, así como los niveles de servicio a los clientes obtenidos en el transcurso de la operación. La idea es que la valoración basada en actividades ofrecezca una representación precisa de los costos logísticos; se incluyen costos de oportunidad para los inventarios. Esto permite la adecuada comparación de inventario, transporte y manejo de materiales. Este informe de costos y servicio presenta comparaciones entre periodos anteriores o presupuesto; proporciona el tipo de información agrupada necesaria para el control general de la función logística. Cuando se requiere más información para el control de costos o servicio, el especialista en logística es capaz de obtener la información que generó la cifra acumulada. Esto solucionaría tener una situación fuera de control.
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6. Informe de productividad Para Ballou (2004), este informe permite indicar la eficiencia de las actividades logísticas; Se utilizan índices o indicadores de evaluación tales como el costo logístico en relación con las ventas, el costo de actividad con el logístico real, el costo estándar promedio, el costo del presupuesto y los recursos logísticos vs. recursos reales ajustados al rendimiento. Aquí, se muestra el desempeño de las actividades y se genera un índice de desempeño de acuerdo con los recursos de entrada y el tamaño de las empresas que existan en comparación con la empresa analizada.
7. Informe logístico general Un informe logístico es un escrito por medio del cual se comunican, a los entes encargados, las actividades desarrolladas durante el año en todos los procesos de la organización para posicionar un producto, crear una estrategia de mejora o generar la toma de decisiones frente a la demanda del mercado. En la actualidad, la alta gerencia exige a sus directivos informes de gestión para presentar al final del año un informe exigido por la ley. Los informes de gestión logística deben incluir una introducción, un asunto, e indicar a quién van dirigidos. El desarrollo debe contener una estructura, ser específico; pueden usarse fotografías para que las situaciones
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8. Conclusiones •Los informes de gestión logística permiten a la organización evaluar los sucesos, identificar la incidencia
de las decisiones tomadas a lo largo del año o del periodo de análisis. Adicional a esto, se logra identificar qué problemas quedaron sin resolver o cómo mantener los buenos resultados para ser mejores en el próximo periodo, logrando el posicionamiento del producto y el reconocimiento organizacional. •Los informes logísticos le permiten a la alta dirección, los gerentes o juntas directivas, cuan -
tificar, controlar y mejorar los procesos y tener elementos para la toma de decisiones. 9. Fuentes Ballou, R. H. (2004). Logistica. Administración de la cadena de suministro (5 ed.). México: Pearson Educación. Bernal, nomía,
C. A. (2006). Metodología de la Investigación para la humanidades y ciencias sociales. Neucalpan, México:
adminsitración, ecoPerson Educación.
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