PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DOKUMEN UPT.PUSKESMAS UPT.PUSKESMAS SIMPANG SIMPANG ULIM DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH TIMUR
A. Pendah Pendahulu uluan an
Dokume Dokumen n Puskesm Puskesmas as merupa merupakan kan data data manajem manajemen en UPT Puskes Puskesmas mas,, sehing sehingga ga data data maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak sampai tercecer. Untuk Untuk memu memudah dahkan kan dida didalam lam peng pengelo elolaa laan n dokum dokumen en
pentin penting g ditent ditentuka ukan n
sistem sistem
pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya, sebagi pedoman didalam pengelolaan dokum dokumen en di UPT Puskesma Puskesmass Simpan Simpang g Ulim, Ulim, baik baik dokume dokumen n yang yang bertal bertalian ian dengan dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu itu seba sebaga gaii acuan acuan dida didalam lam peng pengel elol olaa aan n doku dokume men n maka maka wajib wajib disu disusu sun n Pedo Pedoma man n Pengendalian Dokumen Puskesmas. . Dasar Pengendalian Puskesmas Didalam penetapan pedoman pengendalian dokumen Puskesmas Simpang Ulim sebagai dasarnya adalah!
". Undang#Un Undang#Undang dang $o. %& tahun '(() tentang tentang *esehatan. *esehatan. '. Peratu Peraturan ran pemerin pemerintah tah $omor $omor + tahun tahun '((% tentang tentang pedoman pedoman organi organisasi sasi perangk perangkat at daerah daerah -embar -embaran an $egara $egara Tahun ahun '((% '((% nomor nomor ", Tambah ambahan an -embara -embaran n $egara $egara $omor '&'. %. Peraturan Peraturan pemerintah pemerintah /epublik /epublik 0ndonesi 0ndonesiaa $omor %+ Tah Tahun un '((1 tentang tentang Pembagian Pembagian Urusan Urusan Pemerin Pemerintah tahan an antara antara Pemerin Pemerintah tah Daerah Daerah Propin Propinsi si an Pemeri Pemerinta ntah h Daerah Daerah *abupaten 2 *ota. . Peraturan Peraturan Daerah Daerah *abupaten *abupaten A345 A345 T06U/ T06U/ $omor $omor 7 Tah Tahun un 7. tentang tentang 8. 6anajemen 6anajemen *earsipan, *earsipan, Alamsyah, Alamsyah, 9ramedia 9ramedia Pustaka Pustaka Utama,"))8 Utama,"))8.. &. Sistem kearsipan, kearsipan, 6anajem 6anajemen en Perkanto Perkantorkan, rkan, Depkes./0. Depkes./0.'(() '(().. 1. *epmenkes *epmenkes nomor nomor!! '&)2 6enkes2 6enkes2 Per 2 0002 '((+, '((+, Tent Tentang ang /ekam /ekam 6edik, 6edik, +. *eputusan *eputusan 6enteri 6enteri *esehatan *esehatan nomor nomor 88 tahun '("%, '("%, tentang tentang pekerjaan pekerjaan perekam perekam medik, ). Standar Standar Akredi Akreditasi tasi Puskesmas Puskesmas *riteria *riteria '.%." '.%."". ". 4lemen 4lemen Penilaia Penilaian n , 1
3.
Pengertian Pedoman Pengendalian Dokumen.
". Pedoman Pengendalian dokumen UPT. Puskesmas Simpang Ulim dengan sistem pengelolaan dokumen2 surat menyurat dan rekamam implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. '. Dokumen ekternal adalah! buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan2 re:erensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas, %. Dokumen2 arsip akti:
dokumen yang :rekuensi pemakaian masih tinggi2 masih
dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit# unit pelayanan, . Dokumen2 arsip inakti: dokumen yang :rekuensi pemakaiannya sudah rendah2 sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. 8. 6aster dokumen
akreditasi yang telah lengkap2 telah dinomori, disyahkan dan
ditanda#tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas. &. *elompok dokumen kelompok jenis# jenis dokumen2 rekaman contoh kelompok SOP;,
D. *etentuan Pengendalian Dokumen. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal# hal sebagai berikut! ". Pengkodean dokumen kelompok pelayanan! a. Administrasi 6anajemen dengan kode! A., ";
ab 0, A20;,
';
ab 00, A200;,
%;
ab 000, A2 000;,
b. Pelayanan Upaya *esehatan 6asyarakat U*6; kode ! , "; ab 0<, 2 0<;, 2
'; ab <, 2 <;, %; ab <0, 2 <0;,
;
Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan upaya contoh upaya
*0A= 2 *0A, upaya promkes = 2 Promkes, dan lain# lain;, c. Pelayanan *linis2 Upaya *sehatan Perorangan U*P;, kode ! 3, ";ab <00, 32 <00;, ';ab <000, 32 <000;, %;ab 0>, 32 0>;, d. Standar Prosedur Operasional, disingkat! SOP., , e. Da:tar tilik disingkat! Dt, :. *erangka Acuan disingkat! *A, g. Surat *eputusan disingkat! S*, h. 3ontoh! )((2 no surat keluar2 bulan2 th2 Akred.2SPO.pembukuan2 i. *ebijakan disingkat! *b, j. Dokumen ekternal disingkat! Dek, k. 6anual 6utu disingkat 66. l. Pedoman PD, m. Audit 0nternal disingkat A0.a n. Dan lain sebagainya77. '. Penyimpanan Dokumen2 arsip. a. Dokumen rekam klinik2 medik inakti: wajib disimpan sekurang# kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu "( tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
3
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda! "; Umum! resep umum, '; Askes! untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan, %; 9ratis2 ?amkesmas2 ?amkesda2 ?amsostek2 ?ampersal untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi, %. Penyimpanan dokumen2 arsip
perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan
dokumen2 arsip aturan Pemerintah Daerah *abupaten Aceh Timur . Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing# masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen admen; menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program, 8. Sistem penomoran! a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah *abupaten Aceh Timur b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing# masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean, d. Urutan penomoran meliputi! *ode pelayanan, *ode dokumen, ulan, Tahun dan nomor urut dokumen! e. 3ontoh! 2 0<2SOP., 2 &2 "%2 ((8 ! *ode pelayanan upaya, 0
Penataan Dokumen dan /ekaman Dokumen sistem penataannya dikelompokan sesuai dengan jenis dokumen yang ada dan penyimpanannya dimasing# masing pelayanan, sedanngkan rekaman2 hasil pelaksanaan kegiatan dimasukan kedalam :ile secara berurutan untuk memudahkan didalam telusurnya.
@. Peminjaman Dokumen.
4
Peminjaman dokumen dari antar unit2 lintas unit dengan mempergunakan ekpedisi peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas sektor atau dinas atasan harus memekai surat resmi dan melewati ketetatausahaan. 7 9. @ormat# @ormat. Untuk menyeragamkan :ormat yang digunakan di UPT.Puskesmas Simpang Ulim dilampirkan :ormat# :ormat sebagai berikut! ".
@ormat Standar Prosedur Operasional, SOP., ;,
'.
@ormat rekam klinis2 6edik,
%.
@ormat resep,
.
@ormat rujukan ekternal,
8.
@ormat rujukan internal,
&.
@ormat persetujuan tindakan,
1.
@ormat penolakan tindakan,
+.
@ormat permintaan rujukan ekternal,
).
@ormat penolakan rujukan ekternal
"(. @ormat permintaan pulang paksa, "". @ormat penolakan pasien pulang, "'. Dan sebagainya7
5
6
