Dr. Meldawaty simamora NIP : 198003142014112001 198003142014112001 Tatacara pelaksanaan Audit mutu Internal di Puskesmas Cikancung Cikancung dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Sebagai pedoman dalam menguji dan menilai kesesuaian dan keefektifan penerapan sistem manajemen mutu dengan pelaksanaan Audit Internal pada periode tertentu baik untuk sebagian maupun keseluruhan proses. Selain itu audit internal dilakukan sebagai bahan tinjauan manajemen dan tindakan perbaikan. Mencakup pelaksanaan pelaksanaan Audit Mutu Internal mulai dari persiapan, pelaksanaan, tindak lanjut sampai dengan pelaporan audit mutu internal. Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2 tentang pelaksanaan audit mutu internal 1.1. Audit mutu internal dilaksanakan minimal 6 (enam) bulan sekali yang direncanakan mempertimbangkan status dan kepentingan proses dan area yang diaudit serta hasil audit sebelumnya. 1.2. Dalam hal penentuan frekuensi pelaksanaan audit, maka yang dapat dijadikan pertimbangan adalah hal-hal sbb : a. Frekuensi atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian
untuk hal-hal sejenis Kebijakan
b. Keluhan Pelanggan c. Permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan d. Hasil audit sebelumnya.
1.3. Jika Program Audit Internal Tahunan tidak terlaksana sesuai dengan yang sudah ditetapkan, Maka MR harus membuat reschedule program audit dan pernyataan alasan perubahan jadwal Audit tersebut 1.4. Audit dilakukan oleh Auditor yang telah mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal serta tidak bertanggung jawab langsung terhadap
area yang diaudit dan audit dilakukan oleh auditor yang menjadi pelanggan proses yang diaudit (jika memungkinkan). 1.5. Hasil Audit Mutu Internal dilaporkan pada Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). 1. MR 2. Tim Auditor Internal
Petugas
Alur proses
Mulai
Penanggung
Catatan
jawab
Mutu
Seluruh personil
Uraian
1. Pembentukan Team Auditor Management Representative (MR) membuat dan menetapkan Koordinator dan
Pembentukan Team Auditor
para auditor pada Daftar Auditor Terpilih berdasarkan Auditor yang sudah mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal menggunakan Daftar Auditor Terpilih (FRMR-10).
Pengisian PTPP & Informasi PTPP ke MR
Tindak Lanjut PTPP ke Pihak Terkait
A
2. Perencanaan Audit Mutu Internal 2.1. Koordinator Audit Internal menetapkan rencana audit mutu internal dengan menerbitkan Jadwal Audit Mutu Internal tahunan dan Jadwal Audit Per Periode, yang selanjutnya diperiksa oleh Managemen Representative dan disetujui oleh Kepala Puskesmas. 2.2. Koordinator Audit Internal menetapkan para Auditor dan menunjuk lead Auditor untuk masing-masing pelaksanaan audit di tiap program layanan. 2.3. Koordinator Auditor mensosialisasikan jadwal Audit kepada para Auditor dan para para auditee. 3. Persiapan Audit 3.1. Koordinator melakukan pemberitahuan kepada auditor dan seluruh program layanan tentang penyelenggaraan audit mutu internal melalui pengumuman dengan melampirkan jadwal audit. 3.2. Auditor mengumpulkan data untuk proses audit dari dokumen Sistem Manajemen Mutu. 3.3. Auditor membuat Daftar Periksa Audit yang akan digunakan sebagai panduan Audit Mutu Internal. 3.4. Koordinator melakukan konfirmasi waktu kesiapan audit dengan auditee sesuai Jadwal Audit Mutu Internal.
A
4. Pelaksanaan Audit 4.1. Opening Meeting Lead Auditor memimpin opening meeting untuk memperkenalkan anggota timnya
OPENING MEETING
beserta tugas-tugas yang akan dilaksanakan, menjelaskan lingkup audit, serta standar dan metode dalam melakukan audit.
Pelaksanaan Audit
Clossing Meeting
B
4.2. Kegiatan Audit 4.2.1 Auditor dapat menggunakan checklist sebagai panduan pelaksanaan selama audit dan menuliskan hasil yang diperoleh. 4.2.2 Auditor harus meninjau semua dokumen mutu dan mencocokkannya dengan penerapan di lapangan. 4.2.3 Hasil yang berupa temuan, dicatat dalam Formulir Permintaan Tindak Perbaikan dan Pencegahan / PTPP (FM-MR-01) dengan ketentuan 1 (satu) ketidaksesuaian menggunakan 1 (satu) lembar Formulir PTPP. 4.2.4 Lead Auditor harus mendiskusikan seluruh temuan dengan auditor sebelum mengumumkan temuan pada closing meeting. 4.3. Closing Meeting 4.3.1. Lead Auditor memimpin closing meeting untuk menyampaikan hasil audit berupa temuan kesesuaian dan ketidak sesuaian selama audit yang telah dituliskan dalam Daftar Periksa Audit (FR-MR-11) dan Formulir PTPP (FM-MR-01). 4.3.2. Auditee menyetujui hasil temuantemuan audit. 4.3.3. Lead Auditor menyerahkan Formulir PTPP kepada auditee untuk dilakukan analisa hasil investigasi masalah, menetapkan rencana perbaikan dan tindakan perbaikan sesuai temuan serta menentukan tanggal target penyelesaiannya. 4.3.4. Formulir PTPP yang sudah diisi oleh auditee diserahkan kepada Lead Auditor. 4.3.5. Lead auditor menyerahkan form PTPP dan Daftar periksa Audit hasil
B
Tindak lanjut Hasil Audit / Tindakan Perbaikan atau Tindakan pencegahan
Pelaporan Audit
pelaksanaan audit kepada Koordinator Audit Mutu Internal. 4.3.6. Koordinator Audit Mutu Internal membuat Log Status Hasil Audit Internal sebgai alat monitoring tindak lanjut dari hasil audit.
5. Tindak lanjut Hasil Audit Audit 5.1. Auditee melakukan perbaikan dan tindakan perbaikan dari semua temuan ketidaksesuaian hasil audit sesuai dengan analisa dan rencana perbaikan dan tindak perbaikan yang sudah dituliskan pada form PTPP. 5.2. Setelah tanggal target penyelesaian jatuh tempo, auditor melakukan verifikasi dengan memeriksa hasil perbaikan dan tindakan perbaikan yang telah dilakukan sesuai Formulir PTPP. 5.3. Auditor bisa meminta perbaikan dan tindakan perbaikan ulang jika perbaikan dan tindakan perbaikan yang telah dilakukan dinilai tidak efektif. 5.4. Melaporkan hasil pemeriksaan yang telah sesuai ke Koordinator Auditor. Koordinator Audit Mutu Internal membuat Log Status Hasil Audit Internal sebagai alat monitoring tindak lanjut dari hasil audit.
6. Pelaporan Audit 6.1. Koordinator Audit Membuat laporan Audit berupa rekapitulasi pelaksanaan audit pada Log Status Audit dan kesimpulan Audit 6.2. Koordinator Audit menyampaikan laporan audit kepada management Representative 6.3. Management Representative Melaporkan Hasil Audit Mutu Internal ke Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
7. Penyimpanan Catatan Audit 7.1. Management Representative menyimpan dan memelihara semua catatan hasil pelaksanaan audit mutu internal. Selesai
Dokumen terkait
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Formulir Permintaan tindak perbaikan dan P encegahan Jadwal Audit Daftar Periksa Audit SOP Pengendalian Dokumen SOP Tindak Perbaikan dan pencegahan SOP Penanganan Layanan Tidak sesuai SOP Tinjauan Manajemen