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CONTENIDO
1. OBJE OBJETI TIV VO 2. GLOS GLOSAR ARIO IO 3.
ALCANCE, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4. COMO COMO REALIZ REALIZAR AR LA ACTI ACTIVID VIDAD AD 4.1.ADMINISTRACIÓN 4.1.ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS RECIBIDOS 4.2.ENVÍO DE PRODUCTOS A LAS FINCAS 4.3. MANEJO DE INVENTARIOS 4.4.MANEJO DE ARCHIVO 5. DOCUM DOCUMENT ENTOS OS ASOCIA ASOCIADOS DOS 6. MANEJO MANEJO AMBIEN AMBIENT TAL 7. SALUD SALUD OCUP OCUPAC ACIONA IONALL 8. CONTR CONTROL OL DE DE CAMB CAMBIO IOS S
Distribuido Distribuido al área de: Gerencia Gerencia Administrati Administrativa va y Financiera, inanciera, Contabilid Contabilidad, ad, Compras, Compras, Almacén, Producción, Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
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Coordinadora Florverde Gerente Técnico
Fecha: Ma Marzo rzo 13 13 de 2007
Fecha: Mar Marzzo 13 13 de 2007
Gerente Técnico
Fecha: Ma Marzo 13 de 2007
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1. OBJETIVO Administ Administrar rar los productos productos comprados comprados y coordinar coordinar la logística logística necesaria para que estos lleg llegue uen n a su dest destin ino. o. Gara Garant ntiz izan ando do la prot protec ecci ción ón y la ubic ubicac ación ión co corr rrec ecta ta de los los productos teniendo en cuenta las normas de distribución, conservación y cumpliendo las normas de seguridad para su almacenamiento y manipulación. 2. GLOSARIO: Producto Terminado: Resul esulta tado do de la trans transfo form rmac ació ión n de ma mate teri ria a prima prima para para la obtención de un producto determinado y su empaque correspondiente e identificado. Certificado de Producto: Documento escrito que garantiza que las especificaciones de un producto se cumplen. Almacenaje: Acción en la que se ubica organizadamente los materiales de una bodega b odega con el fin de facilitar su acceso y ubicación. Estado de Rechazo: Estado en el que el producto ingresa al no cumplir con los estándares de calidad definidos como composición de ingrediente activo y/o calidad de material de empaque y envase, luego de recibir los certificados correspondientes; en este caso se debe identificar su estado, evitar su uso y definir las acciones necesarias. Muestreo de Producto: Toma aleatoria de cierta cantidad del producto para poder determinar la calidad del mismo. Material de Envase: Material que se utiliza para almacenar las materias primas y/o productos manufacturados, es el que tiene contacto con el producto como frascos, tarros, bolsas. Material de Empaque: Material que se utiliza para proteger las materias primas y/o produc productos tos manufa manufactu cturado rados, s, como como por eje ejempl mplo o recub recubrim rimien iento to plásti plásticos cos de envase envases, s, icopor, cajas 3. ALCANCE, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Este procedimiento procedimiento esta dirigido al Almacenista Almacenista de insumos, materiales y plaguicidas. Es respo responsa nsabili bilidad dad del Gerent Gerente e Admi Adminis nistra trativ tivo o verifi verificar car el cumpli cumplimie miento nto de este este documento. El almacenista es responsable por la administración de los materiales, insumos plaguicidas y el proceso logístico de entrega a las fincas. 4.1 ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS RECIBIDOS 1. El almacenista al recibir los productos debe verificar que le entreguen una factura o la remisión, la orden de compra, toda la documentación debe estar completa y debidamente aprobada. Dejando evidencia del recibido con fecha y firma. f irma. almacenista ta No debe recibir recibir productos productos que no correspond corresponda a al rel relaciona acionado do en la 2. El almacenis orden de compra 3. El almacenista recibe los productos verificando:
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Etiquetado: Etiqueta correspondiente, codificada con el numero de lote, fecha de fabricación y fecha de vencimiento correspondiente correspondiente al orden del producto Empaque: Debe estar en buen estado, sin roturas, sucio o vencido Embalaje: Cajas correspondientes al producto y en buen estado. Muestrear los plaguicidas diligenciando el registro 4602003 Aseguramiento en la Recepción de Plaguicidas y verificar si la calidad corresponde a lo relacionado en la orden de compra. productos cumplen con los requisitos requisitos estableci establecidos, dos, el almacenista almacenista recibe recibe la 4. Si los productos remisión remisión del proveedor proveedor diligencia diligencia el formato formato Recepción Recepción de productos; productos; elabora elabora la entrada al sistema y anexar a la documentación del producto recibido, colocando el código correspondiente. Diligencia el formato de recepción del producto para que sea firmado por el jefe de compras según el certificado cert ificado entregado por el proveedor. proveedor. 5. Si el producto terminado terminado no cumple cumple con los requisito requisitoss estableci establecidos dos el almacenist almacenista a devuelve el producto al proveedor, diligencia el formato Tratamiento de producto no conforme 6. Si el producto esta dentro de especificaciones, el almacenista hace la entrada al sistema de inventario, del producto, y ubica e identifica la estiba o estantería. En caso caso de entrada entradass equiv equivoca ocadas das de invent inventari ario, o, el almace almacenis nista ta pasa pasa los soport soportes es correspondientes a contabilidad para que audite dicho movimiento y autorice la corrección sobre el inventario. 7. La orden de compra debe permanecer a la mano en el archivo del almacenista durante el tiempo que se tengan unidades del producto correspondiente al número en el inventario; al terminarse las unidades del mismo, la carpeta completa del mismo pasa al archivo central. 8. El almacenista debe garantizar que: El producto almacenado con fecha más antigua sea de más facilidad de acceso al despacho inmediato. Se ubiquen los productos terminados de mayor peso en la parte mas baja de los estantes y los mas livianos en las zonas superiores y los productos líquidos separados de los sólidos El producto recibido debe quedar todo en el mismo lugar Las estibas deben estar en perfecto estado. Cualquier desperfecto que tenga se debe avisar a la Jefe de compras para su reparación o reemplazo 9. Siempre que se realice el transporte de productos desde bodegas a las otras fincas, tener en cuenta el instructivo Transporte interno de plaguicidas El almacenista antes de dar la aprobación para para el cargue de productos debe verificar verificar el estado del vehiculo y diligenciar el formato 4509008 disponible en cada furgón. Si el vehiculo cumple con los ítems relacionados en el anterior formato se aprueba el cargue, de lo contrario de rechaza haciendo firmar el formato al transportador, en calidad de aceptación de la situación, comunicando de inmediato al Jefe de seguimiento y control para que tome las medidas correspondientes. 10. Luego que el almacenista revise la remisión y la factura (en el caso en el que la factura no sea radicada en el mismo sitio de entrega del producto el transporte solo se hará con la remisión) aprobadas por el Gerente Administrativo y financiero, el alma almace ceni nist sta a anal analiz iza a el prod produc ucto to teni tenien endo do en cuen cuenta ta:: prod produc ucto to,, pres presen enta taci ción, ón, cantidades relacionadas en la remisión; Adicional a esto revisa el embalaje que se
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encuentre en perfecto estado. En ningún caso la remisión podrá ser tachada o sobre escrita. proveedo edorr debe debe entre entregar gar la me merc rcanc ancía ía previ previa a a la revis revisión ión de la remis remisión ión y la 11. El prove factura, por parte del almacenista. Así mismo debe hacer firmar la remisión como aceptación del pedido entregado y radicara la factura solicitando la devolución de una copia de esta y debe diligenciar el formato Control de transporte de mercancías haciendo firmar y/o sellar el formato por parte del proveedor. Esto es requisito indispensable para el reconocimiento por parte de la empresa, del cumplimiento en la entrega. 12. El almacenista debe entregar entregar la documentación al auxiliar contable para para su revisión y posterior archivo, debe dejar evidencia en esta revisión. 13. El almace almacenis nista ta debe debe hacer hacer la entrad entrada a del produc producto to al sistem sistema a inmedi inmediata atame mente nte lo recibe. anotando datos exactos del producto recibido Así mismo, debe hacer firmar y sellar la revisión, como aceptación del pedido entregado y radicar la factura. 14. El auxiliar contable recibe los documentos por parte del almacenista y verifica que: − Lo remisionado sea lo que esta recibiendo en físico en cantidad y tipo − Las cajas y los envases correspondan al producto y estén en buen estado 15. El almaceni almacenista sta de la bodega debe hacer cuidadosament cuidadosamente e el ingreso al sistema sistema de inventarios por lotes, incluyendo la fecha y posteriormente debe imprimir la entrada, firmarla y enviarla a contabilidad semanalmente para su revisión. Adicionalmente debe quedarse con un control diligenciado colocando el codigo en el formato de requisición. 16. La organi organizac zación ión de los produc productos tos en todas todas las bodegas bodegas debe debe permit permitir ir que sea fácilmente identificable, minimizar el riesgo de caídas y permitir primero la salida del producto con la fecha de fabricación mas antigua y después el mas reciente.
4.2 ENVÍO DE PRODUCTOS A OTRAS FINCAS 1. El almacenista luego recibe el formato Requisición de productos diligenciado por el jefe de finca indicando las existencias y la la cantidad requerida y su firma; al recibir recibir el formato, formato, el almacenista almacenista verifica verifica las existenc existencias ias del producto, entrega entrega la cantidad solicitada y hace el movimiento de inventarios en el sistema e imprime el código en la requisición; genera los reportes del sistema en donde estará relacionado los datos del producto y anexa una copia de requisición aprobada. 2. Lo Loss enví envíos os de hará harán n dos dos vece vecess por por sema semana na los los días días lune luness y juev jueves es.. En ca caso so de pres presen enta tars rse e enví envíos os no plan planea eado dos, s, esto estoss debe deben n ser ser apro aproba bados dos por por el Asis Asiste tent nte e Técnico, Dejando la evidencia en la solicitud presentada por la finca que debe realizarse en el formato requisición. 3. El producto producto de cada agencia agencia o bodega estará estará identific identificado ado con una hoja que incluy incluya a la ciudad del traslado para no confundir los traslados durante el aislamiento, en la bodega de producto terminado 4. El almace almacenis nista ta debe debe enviar enviar el produ producto cto relac relacion ionado ado con copia copia de la requi requisic sición ión;; adicional a esto debe revisar el embalaje que se encuentre en perfecto estado. El conductor debe confirmar la revisión enviada por po r la almacenista.
5. 6. 7.
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El co cond nduc ucto torr entr entreg ega a los los prod produc uctos tos y la remi remisi sión ón envi enviad ada a por por el alma almace ceni nist sta, a, haciendo firmar el recibido por el responsable con la fecha y hora en el formato. El auxiliar contable verifica que la mercancía relacionada en las facturas sea la que esta recibiendo en físico. Si hay faltantes dentro del traslado recibido, el jefe de Finca llama al almacenista para verificar de nuevo las cantidades enviadas y hace la anotación respectiva en el documento que envía en los furgnes. Si dentro del producto recibido, se encuentran unidades o cajas en mal estado, hace la anotación respectiva en el documento 4305xx de queda para el transportador y comunica al jefe de compras la situación pres presen enta tada da.. Poste osterio riorm rmen ente te hace hace la devo devolu luci ción ón al alma almacé cén n co con n el form format ato o de devoluciones 450xxx . Envía el producto con el furgon, marcando la caja o unidad como no conforme.
4.3.MANEJO DE INVENTARIOS 1 El almacenista debe garantizar que: 2 Al almacenar siempre se dejen los productos de fecha más antigua este debe ser organizado de tal manera que q ue sea el primero en salir. 3 Se ubiquen los productos terminados de mayor peso en la parte más baja de los esta estant ntes es y los los má máss livi livian anos os en las las zona zonass supe superio riorres y los los prod produc ucto toss líqu líquid idos os separados de los sólidos. 4 El lote recibido quede todo en un mismo lugar. 5 Las estibas estén en perfecto estado. Cualquier desperfecto que tengan se deben se retirar para su reparación o reemplazo. 6 El Auxiliar Contable asignado debe verificar las entradas al sistema realizadas por el alma almace ceni nist sta a y co comp mpar ararl arlas as co con n las las sali salida das. s. Debe Debe veri verifi fica carr que que co coin inci cida dan n las las cantidades presentaciones, consecutivo, orden cronológico, y orden numérico, en caso de que existan diferencias, debe levantar un acta y solicitar al almacenista la explicación correspondiente correspondiente con copia a la Gerencia Administrativa y Financiera Financiera para que tome las medidas medidas necesarias. necesarias. Si no se recibe pronta pronta respuesta respuesta y solución a la misma, se informa a la Gerencia General para iniciar una investigación a partir de los soportes encontrados. 7 Estos son los únicos movimientos permitidos en lo referente a la entrada y salida de productos MOVIMIENTO DE ENTRADA AL SISTEMA Entrada de Productos: Esto se refiere a los productos comprados que llegan al almacén Entrada mercancía por Devolución: Esto se refiere a las devoluciones de los clientes de productos, en el modulo de ventas en devoluciones, se genera automáticamente MOVIMIENTO DE SALIDA DE LA BODEGA PRINCIPAL Facturación: Esto se refiere al momento en que se realiza una compra, para este caso la salida se genera automáticamente con la factura. MOVIMIENTOS DE TRASLADO ENTRE BODEGAS DE UNA FINCA Para realizar el traslado de la mercancía entre bodegas de una misma finca. Tener en cuen cuenta ta que que se debe factur facturar ar desd desde e la bodega bodega co corr rres espo pondi ndien ente te a la vent venta, a, de lo contrario se verán cruzado los inventarios y se tendrán problemas de existencias.
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MOVIMIENTOS DE TRASLADO ENTRE BODEGAS DE DIFERENTES FINCAS. Este caso se presenta presenta cuando por ejemplo de Power Power se desea trasladar mercancía mercancía a la bodega de Teucali en este 4.4MANEJO DE ARCHIVO El manejo del archivo de la información financiera debe cumplir con las siguientes condiciones: 1. Realizarse Realizarse mensualmente por las Auxiliares Contables, la revisión de los documentos entre entregado gadoss por el almace almacenis nista ta todos todos deben deben tener tener los soport soportes es y aprobac aprobacion iones es correspondientes. 2. Para verificar que los consecutivos de los formatos Orden de compra, confirmar que el almacenista entregue los registros completos, debe entregar inclusive los que fueron anulados para completar los consecutivos, 3. Todos Todos los registros recibidos deben tener su correspondiente revisión y aprobación. 4. Serán organizado organizadoss en orden cronológico cronológico y garantizand garantizando o solo el almacenamien almacenamiento to de originales, y solo hasta ese momento momento pasaran a archivo. archivo. 5. En el Archivo Archivo central central duraran máximo máximo 5 años después después de los cuales se establec establecerá erá su microfilmación u otra metodología de conservación vigente que determine la empresa. 5. CONTROL CONTROL Y SEGUIM SEGUIMIENT IENTO O 6. Mens Mensua ualm lmen ente te,, el jefe jefe se segu seguim imie ient nto o y co cont ntrrol, ol, eval evalúa úa la efec efecti tivi vida dad d de del del proced procedimi imient ento o de almacén almacén evalua evaluando ndo entradas entradas y salida salidass ale aleato atoriam riament ente e para efectuar la revisión 7. Diligenciar el registro 56010xxx de control y seguimiento de almacén y efectuar las observaciones correspondientes para plantearlas y solucionarlas en el comité de revisión gerencial mensual.
6. DOCUMENTO DOCUMENTOS S ASOCIADO ASOCIADOS S 4601001 4601002
Requisición Solicitud de Pedido
7. MANEJO AMBIENTAL Aspecto ambiental Generación de residuos sólidos
Descripción del aspecto Generación de residuos reciclables como papel, papel carbón, cartón
8. RIESGO RIESGOS S ASOCIAD ASOCIADOS OS Riesgo Descripción
Impacto Ambiental Contaminación el suelo por disposición de residuos sólidos
Control del Impacto Reutilizar Reutilizar papel para elaboración de códigos o en la fotocopiadora, separar el papel carbón y disponerlo en el centro de acopio para su reciclaje.
Control del riesgo
Riesgo ergonómico
Carga dinámica del almacenista
Programa de ergonomía, pausas activas Diseño antropométrico del puesto del trabajo.
RIES RIESGO GO QUÍM QUÍMIC ICO O
Mani Manipu pula laci ción ón de plaguicidas
Utilizar siempre los EPPS Conocer el contenido de la hoja de seguridad de los
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productos
5.
CONTROL DE CAMBIOS VERSI FECHA CAMBIOS ÓN REALIZADOS 2007-03- Creación 00 13
RESPONSABLE Coordinadora Florverde