367226952 1 Sk Tentang Pengendalian Dokumen

PEMERINTAH KOTA GUNUNGSITOLI

DINAS KESEHATAN Jln. Arah Nias Tengah Km. 7,7 Desa Faekhu Kec. Gunungsitoli Selatan GUNUNGSITOLI

KEPUTUSAN KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA GUNUNGSITOLI NOMOR : 440/ /K/2018 TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN DI UPTD PUSKESMAS KECAMATAN LINGKUP PEMERINTAH KOTA GUNUNGSITOLI

Menimbang

: a. bahwa dalam d alam rangka penyelenggarakan upaya/program dan kegiatan pelayanan di UPTD Puskesmas Kecamatan secara konsisten, maka perlu disusun pedoman kerja dan prosedur kerja; b. bahwa pedoman p edoman kerja dan da n prosedur kerja serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya Pusat Kesehatan Masyarakat dan kegiatan pelayanan harus disusun, didokumentasikan dan dikendalikan; c. bahwa pengendalian dokumen dan rekaman yang bertalian dengan dokumen akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat perlu dilakukan secara terpusat; d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, b dan c perlu ditetapkan dengan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Gunungsitoli.

Mengingat

:

1. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 (Lembaran Negara ); 2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara ); 3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian (lembaran negara) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undangNomor 43 Tahun 1999 (lembaran negara) 4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.

MEMUTUSKAN : Menetapkan

:

KESATU

:

Menghunjuk petugas pengendali dokumen untuk mengendalikan dokumen di masing-masing UPTD Puskesmas Kecamatan Lingkup Pemerintah Kota Gunungsitoli.

KEDUA

:

Mekanisme pengendalian dokumen dan rekaman dilaksanakan sesuai prosedur pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian rekaman.

The world's largest digital library

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.





KETIGA

:

Kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman di UPTD Puskesmas Kecamatan sebagaimana tercantum dalam lampiran merupakan bagian tidak terpisahkan dari surat keputusan ini.

KEEMPAT

:

Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan akan ditinjau dan diadakan perubahan seperlunya.

Ditetapkan di Gunungsitoli Selatan Pada tanggal September 2018 KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA GUNUNGSITOLI,

WILSER J. NAPITUPULU, S.Si.Apt, MPH PEMBINA TK. I NIP. 19770708 200502 1 001





LAMPIRAN

KEPUTUSAN KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA GUNUNGSITOLI : 440/ /K/2018 : SEPTEMBER 2018 : PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN DI UPTD PUSKESMAS KECAMATAN LINGKUP PEMERINTAH KOTA GUNUNGSITOLI

NOMOR TANGGAL TENTANG

A. Nama A. Nama Petugas pengendali dokumen pada masing-masing UPTD Puskesmas Kecamatan adalah : Nama UPTD Puskesma Kecamatan UPTD Puskesmas Kec. Gunungsitoli UPTD Puskesmas Kec. Gunungsitoli Selatan UPTD Puskesmas Kec. Gunungsitoli Barat UPTD Puskesmas Kec. Gunungsitoli Utara UPTD Puskesmas Kec. Gunungsitoli Idanoi UPTD Puskesmas Kec. Gunungsitoli Alo’oa

Nama /NIP/Pangkat Petugas

B. Tugas pengendali dokumen : a) Bekerjasama dengan tim mutu Puskesmas dalam proses pengendalian dokumen dan rekaman. b) Melakukan penomoran dokumen sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman, berkoordinasi dengan sub Bagian Tata Usaha UPTD Puskesmas Kecamatan. c) Melakukan pencatatan dalam daftar dokumen eksternal maupun daftar dokumen internal. d) Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan. e) Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel “TERKENDALI”. “TERKENDALI”. f) Menarik dokumen lama jika dokumen ini adalah dokumen penggantiserta mengisi formulir usulan penambahan/penarikan dokumen. g) Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel “KADALUWARSA” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama dua tahun. tahun. h) Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Ditetapkan di Gunungsitoli Selatan Pada tanggal September 2018 KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA GUNUNGSITOLI,






LAMPIRAN NOMOR TANGGAL TENTANG

I.

KEPUTUSAN KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA GUNUNGSITOLI : 440/ /K/2018 : SEPTEMBER 2018 : PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN DI UPTD PUSKESMAS KECAMATAN LINGKUP PEMERINTAH KOTA GUNUNGSITOLI

PENGERTIAN A. Dokumen Puskesmas adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di Puskesmas Batu Ampar yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan, meliputi : 1) Dokumen internal : a. Surat Keputusan/Kebijakan (SK) b. Pedoman c. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) d. Standar Operasional Prosedur (SOP) 2) Dokumen Eksternal : a. Dasar hukum berupa Undang-undang, Peraturan dan Keputusan b. Pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi B. Dokumen Induk : 1. Dokumen asli 2. Telah disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan 3. Didokumentasi oleh petugas pengendali dokumen 4. Tidak memiliki cap “TERKENDALI”, “TIDAK TERKENDALI” maupun “KADALUWARSA”. C. Dokumen terkendali : 1. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit pelayanan UKP, UKM dan ADMEN 2. Terdaftar dalam daftar distribusi dokumen 3. Menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan 4. Ditarik bila ada perubahan/revisi 5. Harus ada stempel “TERKENDALI” D. Dokumen tidak terkendali : 1. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak luar UPTD Puskesmas Kecamatan 2. Digunakan untuk keperluan insidentil 3. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan 4. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI” 5. Tercatat dalam daftar dokumen tidak terkendali E. Dokumen Kadaluwarsa/Tidak berlaku : 1. Dokumen yang dinyatakan tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi 2. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan 3. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit 4. Dicatat dalam daftar penarikan dokumen 5. Dokumen induk diberi stempel “KADALUWARSA”, dan dokumen sisanya dimusnahkan 6. Pemusnahan dokumen kadaluwarsa dicatat dalam berita acara pemusnahan dokumen. F. Rekaman/Rekam implementasi : 1. Dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil kegiatan yang dicapai. 2. Dapat dipakai untuk bukti penelusuran, bukti verifikasi, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan 3. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti pelaksanaan kegiatan 4. Rekaman wajib disimpandan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja





A. Penetapan petugas pengendali dokumen Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan menunjuk salah satu anggota tim mutu sebagai petugas pengendali dokumen B. Identifikasi penyusunan/perubahan dokumen Dilakukan pada tahap self assesment. Hasil self assesment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai standar akreditasi yang sudah ada di UPTD Puskesmas Kecamatan. Bila dokumen sudah ada, dapat diidentifikasi apakah dokumen tersebut masih efektif atau tidak. C. Penyusunan dokumen Koordinator Administrasi Manajemen, koordinator UKM, koordinator UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen. Ukuran kertas yang digunakan HVS ukuran F4, jenis huruf Arial 12, spasi 1.15 untuk SOP dan 1.5 untuk SK, KAK dan pedoman, margin office yang yang digunakan margin yang telah disediakan fasilitas komputer. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh penanggung jawab manajemen mutu UPTD Puskesmas Kecamatan dengan mekanisme sebagai berikut : 1. Surat Keputusan/Kebijakan Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan : a. Dibuat oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan berkoordinasi dengan penanggung jawab manajemen mutu, koordinator koo rdinator administrasi dan manajemen, koordinator upaya kesehatan masyarakat dan koordinator upaya kesehatan perorangan b. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan berpedoman pada Pedoman akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Tahun 2015 2. Pedoman peningkatan mutu dan kinerja UPTD Puskesmas Kecamatan a. Dibuat oleh penaggung jawab manajemen mutu bersama dengan Kepala Puskesmas b. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan 3. Pedoman peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien UPTD Puskesmas Kecamatan a. Dibuat oleh tim peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien b. Ditinjau dan diperiksa oleh koordinator UKP bersama dengan penanggung jawab manajemen mutu c. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan 4. Kerangka acuan kegiatan a. Dibuat (per kegiatan di program) dan disiapkan oleh penanggung jawab program b. Ditinjau dan diperiksa oleh koordinator Upaya c. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan 5. Standar Operasional Prosedur a. Dibuat dan disiapkan oleh pelaksana atau penanggung jawab program b. Ditinjau dan diperiksa oleh koordinator Upaya c. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan Dokumen yang telah disusun disampaikan ke Tim mutu masing-masing (Admen, UKM, UKP). Fungsi tim mutu Puskesmas dalam penyusunan dokumen adalah : 1. Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun baik dari segi bahasa maupun penulisan 2. Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi duplikasi/tumpang tindih dokumen antar unit 3. Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan D. Pengesahan dokumen Dokumen disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan.





3.

Urutan penomoran meliputi nomor surat akreditasi, jenis dokumen, kode dokumen, kode UPTD Puskesmas Kecamatan (PKM.BA), bulan, tahun i. Surat Keputusan disingkat SK, contoh : 01/SK/GNS/VIII/2018 ii. Pedoman disingkat Ped, contoh : Admen : 01/Ped-Admen/ GNS/VIII/2018 UKM : 01/Ped-UKM/ GNS/VIII/2018 UKP : 01/Ped-UKP/ GNS/VIII/2018 iii. Kerangka Acuan Kegiatan disingkat KAK , contoh : Admen : 01/KAK-ADM/ GNS/VIII/2018 UKM : 01/KAK-UKM/ GNS/VIII/2018 UKP : 01/KAK-UKP/ GNS/VIII/2018 4. Dokumen eksternal : Nomor/DE-ADM/bulan/tahun Nomor/DE-UKM/bulan/tahun Nomor/DE-UKP/bulan/tahun

F. Sosialisasi dokumen Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana, maka perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut. Khusus bagi SOP, bila terdapat kesulitan, maka untuk melaksanakn SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan. G. Tata cara penyimpanan dokumen 1. Dokumen induk disimpan di sekretariat tim akreditasi Puskesmas, sesuai dengan ketentuan tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman tata naskah. Penyimpanan dokumen harus rapi, sesuai metode pengarsipan, sehingga mudah dicari kembali jika diperlukan 2. Dokumen fotokopi disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas, dimana dokumen tersebut dipergunakan 3. Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang baik agar aman, tidak rusak, mudah ditemukan, mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana. H. Penataan dokumen Untuk memudahkan dalam pencarian, dokumen akreditasi UPTD Puskesmas Kecamatan dikelompokkan masing-masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian serta diberikan d aftar secara berurutan. I. Revisi atau perubahan dokumen 1. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen 2. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan koordinator upaya dan atau wakil manajemen mutu 3. Revisi atau perubahan dokumen dilakukan dalam upaya perbaikan berkesinambungan 4. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke pengendali dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian 5. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan dokumen 6. Tanggal terbit pada cover merupakan tanggal terbit dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP) 7. Dokumen yang direvisi ditarik oleh pengendali dokumen 8. Bila tidak berlaku lagi, maka unit pelayanan wajib mengembalikan dokumen tersebut ke sekretariat tim mutusehingga di unit hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Petugas pengendali dokumen dapat memusnahkan fotokopi dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli tetap disimpan (retensi) selama tiga tahun. J.

Rekaman/Rekam Implementasi







4. Dikumpulkan ke Dinas Kesehatan Kota Gunungsitoli, diarsipkan oleh pelaksana/penanggung jawab kegiatan dan penanggung jawab sistem informasi UPTD Puskesmas Kecamatan. 5. Wajib disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja 6. Penyimpanan/masa retensi dan pemusnahan rekaman sesuai dengan aturan yang berlaku. K. Pemberlakuan dokumen 1. Dokumen berlaku sejak tanggal ditetapkan 2. Dokumen berlaku di lingkungan kerja UPTD Puskesmas Kecamatan L. Akses dokumen 1. Dokumen UPTD Puskesmas Kecamatan dapat diakses oleh seluruh seluruh petugas untuk kepentingan pelayanan 2. Apabila ada pihak luar yang ingin mengakses dokumen internal Puskesmas, harus sepengetahuan dan seijin Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan, penanggung jawab manajemen mutu dan petugas pengendali dokumen.

Ditetapkan di Gunungsitoli Selatan Pada tanggal September 2018 KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA GUNUNGSITOLI,


367226952 1 Sk Tentang Pengendalian Dokumen

Recommend Documents