EL ORGANIGRAMA
Integrantes: Fanny Ahumada Recabarren Tania Díaz Vásquez Ignacio Lizana Carreño Joy Medina Bravo Grupo: 5 Profesor: Sr. Ibar Vargas Venegas Programa: Ingeniería en Sistemas Computacionales
11 de Junio de 2009
Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar RESUMEN
Existen muchas definiciones de organigrama dependiendo de los autores, como definición general el organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones, departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación. Para la preparación de un organigrama es necesario seguir una serie de actividades se deben reunir información con respecto al número de personas a incluir, esto a modo de control de la creación del organigrama, otro dato es el número de niveles que se necesitan para el organigrama y las unidades que comprende cada nivel, se investigarán los puestos que corresponden a cada unidad y sus respectivas plazas, se debe definir las relaciones entre las unidades definidas anteriormente. En caso de elaborar organigramas funcionales se requiere información sobre las funciones que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama. Al momento de la creación, se debe tener en cuenta la situación de la empresa si es una organización nueva, la única fuente de información la constituyen los estudios y proyectos realizados. En cambio, si la organización ya existe las fuentes de información pueden ser los archivos de la institución, empleados y funcionarios además de los lugares donde se realiza el trabajo. Es necesario señalar que para la elaboración y/o actualización de un organigrama es importante la iniciativa de la unidad encargada a petición o por órdenes superiores. Además se requiere de personal compenetrado con la materia por lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo. La planeación de actividades para construir un organigrama se debe plasmar en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede emplearse una Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. Este trabajo debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se recomienda ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. A modo de control, se realiza un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar ÍNDICE
RESUMEN
2
ÍNDICE 4 INTRODUCCIÓN
7
1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA
8
1.1. CONCEPTO
8
1.2. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA
9
1.3. FUNCIONES
9
1.4. VENTAJAS
10
1.5. DESVENTAJAS
11
1.6. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS
11
2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS
12
2.1. CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS
12
2.1.1. Por su naturaleza
12
2.1.2. Por su ámbito
12
2.1.3. Por su contenido
13
2.1.4. Por su presentación
14
3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
18
3.1. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN
18
3.2. TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA 19 3.2.1. Información sobre unidades
19
3.2.2. Información sobre relaciones
19
3.2.3. Información sobre funciones o labores
19
3.2.4. Fuentes de información
19
3.2.3.2. Organización existente
20
3.2.5. Métodos de recolección de datos
20
3.2.6. Registro de datos
20
3.2.7. Análisis de datos
20
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3.2. REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA
20
3.2.1. Precisión
20
3.2.2. Vigencia
21
3.2.3 Uniformidad
21
4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS
22
4.1. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL
22
4.1. FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS
23
4.1.1. Rectángulos
24
4.1.2. Círculo
24
4.1.3. Elipse
24
4.1.4. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua
25
4.1.5. Líneas
25
4.1.6. Los nombres
27
4.2. REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES
29
4.3. FORMA
29
4.4. DIMENSIÓN
29
4.5. ORDENAMIENTO
29
4.6. LÍNEAS DE CONEXIÓN
30
4.7. RELACIONES
30
4.7.1. Relación principal de autoridad (relación lineal)
30
4.7.2. Relación de autoridad funcional
31
4.7.3. Relación de asesoría
31
4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE ORGANIGRAMAS
33
4.8.1. Autorización para realizar el estudio
33
4.8.2. Integración del equipo de trabajo
33
4.8.3. Determinación del programa de trabajo
34
4.8.4. Capacitación de información
34
4.8.5. Clasificación y registro de la información
34
4.8.6. Análisis de información
35
CONCLUSIONES
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar BIBLIOGRAFÌA
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Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar INTRODUCCIÓN En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos: 1. Describir
los
puestos
de
trabajo
así
como
la
asignación
de
responsabilidades. 2. Establecer las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad. Estos niveles de jerarquía se denominan estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al más bajo respectivamente. La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organización por tanto es importante conocer cuáles son las clases de organigramas que hay para saber cuáles son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa. Conocer los diferentes tipos de organigrama es de vital importancia para las empresas para conocer sus distintos estilos valga la redundancia.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA 1.1.
CONCEPTO Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico). Es la
representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, acción y responsabilidad de cada servicio. A continuación se analizarán las definiciones de algunos autores más destacados •
Benjamín Franklin: Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución, un área o unidad administrativa, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
•
Guillermo Gómez Ceja: Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan.
•
Harold Koontz: Toda estructura organizacional, eficiente o deficiente, puede representarse en forma gráfica ya que es un simple diagrama que señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.
•
Galindo Munch y García Martínez: Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización. Muestra las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad existentes dentro de ella.
•
Reyes Ponce, Agustín. Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones, departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación. 1.2.
FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA La finalidad de los organigramas son las siguientes: •
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
•
Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.
•
Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
•
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
•
Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
•
Refleja los diversos tipos de trabajo que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
•
Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: a) Los cargos existentes en la compañía. b) Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c) Como la autoridad se le asigna a los mismos.
1.3.
FUNCIONES
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar • Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. •
Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
•
Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. La función principal del organigrama es descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización, comunicar la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos. 1.4.
VENTAJAS Las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas son las
siguientes: 1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. 2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción. 3. Muestra quién depende de quién. 4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles. 5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal. 1.5.
DESVENTAJAS Los organigramas presentan importantes limitaciones: 1. Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un conjunto de relaciones informales. 2. Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. 3. Muchos organigramas muestran las estructuras en forma ideal y no necesariamente muestran la realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.
1.6.
LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS Una limitación es que expresan únicamente las relaciones formales entre las
unidades que integran las dependencias o entidades obviando las relaciones informales y los recursos humanos. No se puede representar el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre la diversas unidades que componen la dependencia. Al representar solo la estructura formal los organigramas pueden presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de información en instrumentos complementarios.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS 2.1.
CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo
a los siguientes criterios: Naturaleza, Ámbito, Contenido y Presentación. 2.1.1.
Por su naturaleza
1. Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. 2. Macro administrativos: Involucran a más de una organización. 3. Meso administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector. 2.1.2.
Por su ámbito
2.1.2.1. Generales Contienen información representativa de una organización hasta un determinado nivel jerárquico dependiendo de su magnitud y características. Representan toda la organización y sus interrelaciones. Son conocidos como carta maestra.
Figura 2-1. Organigrama General
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 2.1.2.2. Específicos Muestran la estructura de una unidad administrativa o área de la organización. Representan la organización de un departamento o sección de una empresa.
Figura 2-2. Organigrama Específico 2.1.3.
Por su contenido
2.1.3.1. Integrales Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Figura 2-3. Organigrama Integral
2.1.3.2. Funcionales Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Incluyen las unidades y sus interrelaciones, indican las principales funciones que tienen asignadas las unidades.
Figura 2-4. Organigrama Funcional 2.1.3.3. De puestos, plazas y unidades Indican, para cada unidad, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Figura 2-5. Organigrama de puestos, plazas y unidades
2.1.4.
Por su presentación
2.1.4.1. Verticales Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desarticulando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Es el más usado en la administración y se recomienda su uso en los manuales de organización.
Figura 2-6. Organigrama Vertical 2.1.4.2. Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.
Figura 2-7. Organigrama Horizontal 2.1.4.3. Mixtos La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. Administración
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Figura 2-8. Organigrama Mixto 2.1.4.4. De bloque Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos.
Figura 2-9. Organigrama en Bloque 2.1.4.5. Circular El círculo central corresponde a la autoridad máxima y alrededor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Departamento de Perfumería Departamento de Productos
Departamento de Jabones División Manufactura
Departamento de Tesorería
Departamento de Propaganda
PRESIDENTE
División Financiera
División Comercial Departamento de Ventas
Departamento de Presupuestos
Departamento de Contabilidad
Departamento de Estudios De Mercado
Figura 2-10. Organigrama Circular Tabla 2-1. Cuadro resumen de los tipos de organigramas. a. Contenido
Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran el organismo social. Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las funciones principales que éstos realizan. De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos
b. Ámbito de aplicación
establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos. Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones. EspecÌficos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la
c. Presentación
organización de una unidad o área de la empresa. Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde él más alto hasta el más bajo. Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de arriba hacia abajo. Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales. De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios reducidos. Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS 3.1.
CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN •
Los organigramas deben ser claros y no tener un número excesivo de cuadros y puestos.
•
No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es iniciarlos con el Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
•
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
•
Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: 1. Títulos de descripción condensada de las actividades. 2. Nombre del funcionario que formuló las cartas. 3. Fecha de formulación. 4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 5. Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración. Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 3.2.
TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA
3.2.1.
Información sobre unidades
1. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control. 2. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo de la unidad en que radique la autoridad total y las unidades que comprenden cada nivel. 3. Se investigarán los puestos que corresponden a cada unidad y las plazas que comprenden cada puesto. 3.2.2.
Información sobre relaciones Debe precisarse con cuales otras unidades y qué tipo de relaciones tienen cada uno
de las unidades de cada uno de los niveles de la estructura administrativa. 3.2.3.
Información sobre funciones o labores Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre
las funciones que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama. 3.2.4.
Fuentes de información La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones: 1. Planificación de una organización nueva. 2. Representación de una organización existente.
3.2.3.1. Planeación de la organización
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar En el caso de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados. 3.2.3.2. Organización existente En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser: 1. Los archivos de la institución. 2. Los empleados y funcionarios. 3. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo. 3.2.5.
Métodos de recolección de datos 1. Investigación documental (leyes, reglamentos, reformas, boletines). 2. Cuestionarios escritos. 3. Entrevistas con jefes y empleados. 4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)
3.2.6.
Registro de datos Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso. 3.2.7.
Análisis de datos La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e
interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama. 3.2. 3.2.1.
REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA Precisión
Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar En los organigramas, las unidades de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. 3.2.2.
Vigencia Deben reflejar la situación actual, razón por la cual deben ser constantemente
actualizados. También se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización y el nombre de la unidad responsable de su elaboración. 3.2.3
Uniformidad Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia
o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 4.
DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS
Al construir un organigrama se debe tener presente: 1. Delimitar con precisión las Unidades. 2. Señalar de forma completa las relaciones existentes. 3. Escribir correctamente el nombre de las Unidades y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico. 4. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de Línea o Ejecución, Estado Mayor o Staff y coordinación. 5. Las unidades que no tienen definida con claridad su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama. 6. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. 7. Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente. 4.1.
UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL La ubicación depende de las particularidades y relaciones de trabajo de cada
organismo o institución. Las teorías modernas de organización tienden a recomendar las estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos. Los tres niveles en que se divide la estructura de organización son: directivo, "staff" y operacional. En la ubicación de las unidades por nivel debe considerarse lo siguiente: a. En la parte superior del organigrama se presentan las unidades del nivel directivo (alto nivel gerencial del organismo). b. En la parte intermedia del organigrama se ubican las unidades con funciones de apoyo al nivel directivo y a la institución en general ("nivel de staff"). El Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Staff prestan servicio especializado en la organización, desarrollan funciones de asesorías y/o de servicios auxiliares .El nivel de "staff" se subdivide en dos: •
Subnivel Asesoría o Consultoría: Se ubican inmediatamente bajo el nivel directivo.
•
Subnivel de Servicios Auxiliares: se ubican inmediatamente bajo el nivel asesorativo o consultivo.
c. En la base del organigrama aparecen las unidades del nivel operacional que son las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en términos de misión o de su razón de ser en ley.
Figura 4-1. Ejemplos de organigrama 4.1.
FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Las figuras geométricas representan unidades de trabajo que componen la estructura de organización dibujada en la gráfica. Deben representar la relación especial con organismos relacionados a dicha organización. También sirven para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones de las diferentes figuras en un organigrama no tienen ningún significado especial, pero se recomienda representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensión. 4.1.1.
Rectángulos Representan llas unidades administrativas 2) Rectángulo formado por línea continua 3) Rectángulo formado por línea entrecortada 4) Rectángulo con lados dobles
4.1.2.
Círculo Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un
número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. 1) Círculo formado por línea continua 2) Círculo formado por línea entrecortada 4.1.3.
Elipse Representa un organismo subsidiario de otro. Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdicción de otro
organismo, pero tiene personalidad jurídica propia. Se entiende que está en una jerarquía menor que el organismo que lo creó. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su función es ayudar al organismo matriz a Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar cumplir con su misión, ya que lleva a cabo una labor especializada y específica. Es una situación que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio. 4.1.4.
Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua Es una figura que se utiliza frecuentemente para reflejar estructuras de
organización grandes. Se puede utilizar para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado con alguna otra figura, símbolo o signo en particular. Se puede utilizar para representar, entre otras: •
Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.
•
La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin desarrollar, cuando éstos quieran destacarse.
•
Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la entidad, mantienen con ella alguna relación especial no permanente.
•
Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con carácter permanente.
4.1.5.
Líneas Las líneas que unen las distintas unidades en el diagrama indican los diferentes
tipos de relaciones existentes entre éstos. Los organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones. •
LÌneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
•
LÌneas llenas verticales indican autoridad sobre.
•
LÌneas horizontales señalan especialización y correlación.
Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar • LÌneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales. •
LÌneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. Si la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Si la
línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo. Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas: 4.1.5.1. El punto de origen y de terminación de la línea El punto de origen indica donde radica la autoridad y el punto de término indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad. Dado que el vínculo jerárquico supone una relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneas que lo representan terminen en flechas. Se recomienda no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la relación entre dos o más unidades, se debe evitar interrumpir la línea que une otras unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, ésta deberá hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupción de la línea continua. 4.1.5.2. Tipo de línea La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda. a) LÌnea continua: Ilustra la relación jerárquica normal de autoridad, responsabilidad y subordinación que existe entre las unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestión y otro. b) LÌnea discontinua: Representa varios tipos de relaciones especiales entre componentes de una institución, es decir, para representar las relaciones que no suponen subordinación, ni aún funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama el significado que se daría a cada una de ellas. Debe tenerse presente, además, que Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar las líneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo posible, para los diagramas analíticos. Entre estas líneas encontramos: •
Línea formada por pequeños trazos (-----)
•
Línea formada por puntos (.....) - Representa la relación formal de coordinación, y la de control técnico.
•
Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.) -Representa la relación bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito será presidido por el ejecutivo del otro organismo.
c) Otras lÌneas: Se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con:
4.1.6.
•
Líneas continuas y flechas
•
Líneas discontinuas y flechas
•
Líneas discontinuas
Los nombres Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la
organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente: a. El nombre de la unidad deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea. b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que están correctamente identificadas. Las unidades deberán designarse con nombres que indiquen el quehacer de la unidad. c. El nombre de la unidad debe describir la función que realiza para facilitar la comunicación y el uso de la gráfica. Tabla 4-2. Tabla comparativa de la forma de Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Correcto
Incorrecto
Oficina de Auditoria
Oficina del Auditor
Oficina de Contraloría
Oficina del Contralor
Oficina de Asesoramiento Legal
Oficina de Asesoramiento
4.1.6.1. Criterios para la denominación de las unidades de trabajo a) Las unidades del nivel de staff se denominan oficinas, especialmente las de carácter asesorativo y consultivo. b) Las unidades del nivel operacional se denominan división, áreas, negociado, etc. c) Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente usados como denominaciones de unidades de trabajo. •
El término programa se utiliza para esbozar la estructura programática o presupuestaria de una institución. Ninguna de esas estructuras tiene necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en esencia lo que se define al denominar unidades de trabajo.
•
El término unidad es de carácter genérico utilizado comúnmente para identificar cualquier componente de trabajo de una institución.
d) Las denominaciones "departamento", "administración" y "rama" no deben utilizarse para el nombre de unidades o componentes internos de trabajo de los organismos gubernamentales para así evitar confusiones. •
El término departamento, se utiliza exclusivamente para designar aquellos organismos principales creados por ley para atender funciones básicas inherentes a la responsabilidad del Gobierno para con el Pueblo y que son de primordial importancia para el País.
•
El término administración, es aplicable a los organismos gubernamentales que trabajan con relativa autonomía en el Gobierno.
•
El término rama se utiliza para denominar, con carácter genérico, cada una de las partes, esferas o componentes grandes y básicos de trabajo del
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar Gobierno, como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama Ejecutiva. 4.2.
REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES Los rectángulos se utilizan para representar unidades. No es recomendable el uso
de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen difícil la comprensión del organigrama. La importancia de los cargos dentro del organigrama se da en la posición donde se ubica en el organigrama y la relación con las demás unidades (No importa el tamaño de la figura). Se debe anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente, conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama. 4.3.
FORMA Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades. 4.4.
DIMENSIÓN Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones
semejantes.
4.5.
ORDENAMIENTO
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación. 4.6.
LÍNEAS DE CONEXIÓN Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgánica, las cuáles se representan por medio de líneas. 4.7.
RELACIONES Las principales relaciones son:
4.7.1.
Relación principal de autoridad (relación lineal) Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a
través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización. Recomendaciones: •
Utilizar un trazo grueso para las líneas que se interconectan con los rectángulos.
•
Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que rompe con el principio de autoridad-responsabilidad además de crear la impresión de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
•
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea.
•
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
•
Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama. La importancia o jerarquía de un órgano no se amplifica marcando más las líneas.
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Figura 4-2. Representación de la relación autoridad lineal. 4.7.2.
Relación de autoridad funcional Representa la relación de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al
método específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un organismo especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de líneas. La autoridad funcional deberá presentarse por medio de líneas cortas de trazo discontinuo.
Figura 4-3. Representación de la relación autoridad funcional
4.7.3.
Relación de asesoría Existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos
especializados a unidades de línea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar con una autoridad técnica derivada de su preparación y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de línea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitírselas como órdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un órgano superior, para que éste, a su vez, la gire con carácter de orden o mandato. Existen dos tipos de esta clase de relación: 4.7.3.1. Relación de asesoría interna Es la que proporcionan las unidades asesoras que forman parte de la estructura organizacional. Estas unidades están conformadas con recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos de la organización. Su ubicación en el organigrama se suele representar por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben. 4.7.3.2. Relación de asesoría externa Es la que suministra asesoría a las unidades de línea pero desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta. Su ubicación en el organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente. 4.7.3.3. Relación de coordinación Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico, o bien, entre el órgano central y las unidades técnico -administrativas desconcentradas. La relación de colaboración deberá representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.
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Figura 4-3. Representación de la relación de coordinación
4.8.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE ORGANIGRAMAS Los pasos básicos para la preparación de organigramas son:
4.8.1.
Autorización para realizar el estudio La unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia
iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores. Esta autorización debe emanar de los niveles de decisión, toda vez que se traducirá en el apoyo con que debe contar quien realice la recopilación de la información para el diseño del organigramas. 4.8.2.
Integración del equipo de trabajo La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia,
por lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo. Administración
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar 4.8.3.
Determinación del programa de trabajo Es necesario que la planeación de actividades para construir un organigramas se
plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede emplearse una gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. 4.8.4.
Capacitación de información Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo, así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio. También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde , a través de la investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización. La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a: •
Los órganos que integran dichas áreas.
•
El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
•
Las relaciones que guardan entre ellos.
•
La naturaleza de estas relaciones.
•
Las funciones que realizan y, en su caso.
•
Los puestos y el número de plazas que lo integran.
4.8.5.
Clasificación y registro de la información Este trabajo debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se
recomienda ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la utilización de equipos de cómputo, específicamente paquetería
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo o procesadores de texto con la opción de manejo gráfico. 4.8.6.
Análisis de información Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de
detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar CONCLUSIONES El organigrama es la gráfica que muestra la relación de los departamentos de una empresa, a través de las líneas de autoridad. Es el esquema de la organización; el cual se simboliza con rectángulos que indican las diferentes áreas de la empresa. Es el modelo bidimensional de la estructura organizativa, que permite su fácil visualización así como la interpretación de la posición resultante en dicha división, de acuerdo con el propio código de la organización. Nos proporciona una fiel representación de la división del trabajo, y la visualización rápida de los siguientes aspectos: 1. Las posiciones dentro de la organización. 2. Cómo se agrupan las unidades. 3. Cómo fluye entre ellas la autoridad. También nos permite establecer las relaciones dentro de lo definido como organización informal; aunque la elección del tipo de organigrama depende de la finalidad y de la clase de presentación que se pretende. En cuanto al grado de detalles y de precisión, el organigrama clásico es decididamente el más adecuado. Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.
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Universidad Técnica Federico Santa María Sede Viña del Mar BIBLIOGRAFÌA
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