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Estrategias para optimizar la

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

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Introducción Cada vez son más los negocios que entienden la necesidad de maximizar el capital con el que trabajan. Más allá de que los recursos incrementen y se reduzca la dependencia en el endeudamiento u otras formas de financiamiento externo, incrementar el flujo disponible te permitirá fortalecer tu balance financiero y el rendimiento operativo en el negocio. Sin embargo, existe una brecha para muchas empresas entre reconocer cómo optimizar el capital de trabajo y entender qué pasos se deben emprender para mejorar la liquidez. Para ayudarte a reducir esta brecha, te proporcionaremos algunas estrategias para incrementar tu capital. La clave es construir una cultura de manejo de efectivo que implique mejorar la relación de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los procesos de gestión de inventario. Un control de inventario eficiente permitirá reducir costos de almacenaje, evitar compras innecesarias y tener producto disponible ante los requerimientos de los clientes. Estos factores en conjunto darán a tu empresa la liquidez necesaria para soportar los embates de un entorno cada vez más competitivo, en el que las fugas de dinero pueden representar el fracaso de un negocio en el corto plazo.

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MANEJO DEL EQUILIBRIO EN EL INVENTARIO

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Teniendo en cuenta las disposiciones de efectivo por egresos, el inventario a menudo constituye una de las mayores partidas del balance contable de una empresa. Como resultado, tiene una influencia significativa en el capital circulante. Determinar cómo tener inventario suficiente para satisfacer la demanda, pero no tanto que afecte el flujo de efectivo, requiere un delicado equilibrio en tu empresa.

equilibrio del stock. Tales procesos te permitirán seguir el rendimiento de las mercancías en el almacén, dar seguimiento a los patrones de demanda, mantener un recuento de inventario precisos y asegurar que los proveedores se sumen a la estrategia.

Una organización debe equilibrar las necesidades del cliente acorde con los objetivos de la empresa en un modelo de gestión integrado en el que el inventario esté en el sitio correcto, en el momento indicado.

Significa que los gerentes deben evitar que haya una sobre compra o que se pierda una venta respecto por la poca existencia de mercancías en el almacén. En su lugar, se deben crear procesos precisos para asegurar pedidos que se basen en la demanda real, lo que permitirá a la empresa mantener niveles mínimos de inventario sin comprometer el servicio al cliente.

Lo que se necesita es un proceso riguroso en el que el nivel de inversión del inventario esté en conjunción con lo que el cliente espera.

Estos esfuerzos deben estar sustentados en base a la adopción de una cultura de gestión de efectivo.

Para mantener niveles óptimos de inventario, son necesarios sistemas robustos para rastrear con precisión las existencias y mantener el control de las mismas. Se requieren procesos internos para gestionar los proveedores y clientes, la cadena de suministro, y para mantener un

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ADOPTANDO MEJORES PRÁCTICAS

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Antes que las empresas puedan mejorar el capital circulante a través de la adopción de iniciativas de planificación de inventario, éstas deberán extender la responsabilidad de gestión de inventario más allá de la función financiera. Cada integrante de la empresa debe desempeñar un papel que involucre una tarea de mejora continua -compras, producción, ventas, marketing- y todos tienen que ser responsables de alguna manera por el éxito o fracaso de la gestión del inventario.

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Como, por ejemplo, a través de la identificación de las necesidades de inventario de nuevos mercados potenciales, el seguimiento a las demandas de los clientes, la detección de las variaciones estacionales y la adhesión a procesos comunes en toda la empresa. Aunque no hay una definición única para todos los enfoques de gestión de inventario, existen técnicas que pueden conducir al éxito.

Algunas de ellas incluyen: Centralizar la gestión de inventarios a través de sucursales regionales o nacionales para reducir los costos de almacenamiento y optimizar el envío a los consumidores finales, independientemente del canal que utilicen para hacer pedidos. Una ventaja adicional es que la centralización de inventario a menudo puede ofrecerte mayores conocimientos sobre los patrones de compra de tus clientes. n

Fortalecer los controles internos de todo el inventario, como transferencias, ajustes, y las prácticas de contratación y de abastecimiento para garantizar que las existencias de mercancía estén protegidas adecuadamente. n

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Automatizar los procesos para mejorar la exactitud e integridad del seguimiento al inventario y ayudar a mantener los niveles óptimos. Es importante actualizar datos precisos para garantizar que todas las partes involucradas en el sistema de gestión tengan una visión en tiempo real de las cantidades disponibles, con costo y localización de mercancías. Sin esta transparencia, se corre el riesgo de que haya una sobre compra porque los clientes no pueden confiar en los datos disponibles. n

La creación de portales de proveedores para que puedan rastrear electrónicamente el estatus de los pedidos, horarios de entrega, cantidad de existencia del producto y los pagos correspondientes. Con el objetivo de reducir el tiempo que demoran esos procesos, los sistemas también deberán minimizar los errores manuales, mejorando la precisión en los pedidos. n

La consolidación de proveedores, para obtener mejores precios, extender los plazos de pago y entrega, y obtener valor agregado y otros beneficios. Este objetivo se cumple en las organizaciones mediante el uso de cuadros de mando que se utilizan para controlar el rendimiento del proveedor a través de una serie de parámetros, por ejemplo, tiempo de espera, tiempo de tránsito de la mercancía, incrementos en precio de la materia prima, la escasez de inventario y tasas de defectos o fallas. n

La negociación de envíos completos mediante los cuales los proveedores podrán entregar mercancías directamente en las instalaciones del cliente en lugar de tener almacenes o centros de distribución de la empresa, lo que permite reducir costos de envío y almacenaje. n

Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) con la finalidad de medir el rendimiento y la mejora a través de la organización. Desde una perspectiva de inventario, las métricas comunes incluyen niveles promedio de inventario, tasas de pedidos, rotación de inventario, pedidos pendientes y capacidad utilizada. Mejoras en los KPI pueden conducir a más oportunidades en el rendimiento del inventario. n

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Una de las formas de mejorar el flujo de efectivo al momento de surtir el inventario es el uso de una tarjeta de crédito para surtir la mercancía, lo cual permitirá destinar dinero en efectivo a otras áreas de la empresa. Algunas de las ventajas del uso de las tarjetas de crédito o empresariales para financiar el stock es que podrás disponer de hasta 40 días para el pago de las compras sin intereses, o extender el periodo con un interés fijo, de acuerdo al banco emisor de la tarjeta. Asimismo, el uso de una tarjeta de crédito te permitirá crear historial para futuros préstamos que puedas necesitar para financiar tus existencias en almacén. n

Elección apropiada de reportes El nivel y el tipo de informes que generes dependerán de las métricas que traces. Por ejemplo, si nos fijamos sólo en un alto nivel de KPI, los informes serán menos detallados que si se supervisa las métricas operacionales, tales como la capacidad

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de utilización, el rendimiento del proveedor, los plazos de entrega, pedidos pendientes y la rotación de inventario. De cualquier manera, la clave está en seleccionar parámetros relevantes para tu negocio que gestiones las inversiones correctas con un mejor rendimiento del capital circulante.



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ESTRATEGIAS PARA MEJORAR EL MANEJO DE INVENTARIOS

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Hay una serie de procesos dentro del manejo de inventarios que, si son optimizados y controlados, pueden ayudarte a liberar efectivo y fortalecer tu capital circulante:

a) Adquisición / abastecimiento Las empresas necesitan tener un proceso adecuado de reemplazo de inventario si esperan maximizar su capital circulante. Aunque el enfoque variará en cada organización, la mayoría de las empresas deben considerar la adopción de procesos para: Realizar pedidos y recepción de inventario: Esto implica seleccionar entre un método centralizado o descentralizado, determinar cuándo tiene sentido distribuir órdenes de pedido individuales contra grandes volúmenes de mercancía para mantener los costos de envío al mínimo, calendarizar órdenes a fin de aprovechar los descuentos y decidir si se hacen pedidos por adelantado para las entregas denominadas “justo a tiempo”. n

Por ejemplo, si tu proveedor de mercancías es un importador, deberás realizar pedidos a gran escala con anticipación. Por el contrario, si se trabaja con los proveedores locales, es posible tener una mayor flexibilidad para las compras individuales y entregas inmediatas.

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Estrategia de cumplimiento del cliente: en lugar de hacer entregas todos los días, puedes reducir costos mediante envíos con menor frecuencia, o puedes ser capaz de retrasar la entrega a algunos clientes. ¿Ha realizado tu empresa una revisión al centro de distribución y las locaciones donde se ubica inventario? ¿El inventario está en un centro de distribución cercano a donde se ubica el cliente? El inventario debe moverse forzosamente entre el centro de distribución y los puntos de venta para evitar costos de carga y manejo, e incluso pagar por espacio de almacenamiento. n



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La creación de cadenas de suministro locales: en años anteriores, muchas empresas se surtían de productos importados en un esfuerzo por contener los costos. Si bien esta estrategia todavía puede ser válida, las empresas dependen cada vez más de proveedores nacionales por tres razones principales: la entrega es más rápida, la calidad del producto es superior, y en un deseo de apoyar a vendedores locales. Si eliges este esquema, trata de negociar el pago en términos más largos o conseguir grandes descuentos para compensar precios posiblemente elevados. n

La planificación de contingencias: ten cuidado a la hora de concentrar a los proveedores en una sola región. Para mitigar el potencial impacto de los desastres naturales u otras interrupciones del negocio, puede tener sentido tener proveedores dispersos geográficamente. n

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Monitorear el desempeño del proveedor: cada vez más empresas utilizan los vínculos de los proveedores para negociar descuentos adicionales o descuentos en caso de incumplimiento. Al establecer cuadros de mando, ten en cuenta el seguimiento de métricas como errores del proveedor, entregas incompletas o retrasadas, calidad del producto, tiempos de respuesta, precios y abandono de los términos contractuales. n



Cálculo de niveles seguros de inventario: Muchas empresas mantienen un abasto de inventario para cubrir los retrasos en las entregas o satisfacer los picos de demanda inesperados. El cálculo de la seguridad en los niveles de inventario, sin embargo, debe ser manejado con cuidado para evitar la existencia de inventario caduco o mantener poco inventario y que se deban surtir pedidos urgentes. Para lo anterior, puedes hacer uso de alertas del sistema cuando los niveles de inventario son bajos, entonces, los encargados de compras revisarán los números para confirmar si se debe realizar un nuevo pedido. De esa manera, puedes evitar de forma automática la colocación de mercancía obsoleta o que está perdiendo la atención del cliente. n

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Prever la demanda: para asegurar un alto nivel de precisión, esto debe ser responsabilidad de las distintas unidades funcionales de la empresa, no sólo del grupo financiero. Las empresas deben tener en cuenta el prestigio de los proveedores para garantizar buenos niveles de stock y que no haya merma. n



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b) Los recuentos de inventario Antes que el inventario se pueda administrar eficazmente, las empresas deben asegurarse de que sus registros sean exactos. Para mejorar la precisión del inventario, las empresas deben: Revisar la frecuencia de existencias en el inventario: es recomendable realizar un conteo sólo una vez al año, con el apoyo de la gestión las unidades de mantenimiento de existencia o almacén (SKU).

Evitar el error de conteo doble: identificar y aislar la mercancía de tránsito lento para evitar su inclusión en los números del inventario final. Decidir cómo identificar y contar las mercancías en tránsito y envío de inventario, y realizar recuentos en diferentes lugares al mismo tiempo para evitar que el personal transporte mercancías a diferentes ubicaciones simultáneamente en un esfuerzo para cubrir las pérdidas.

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Dar salida al inventario obsoleto: el recuento de inventario ofrece un mecanismo para supervisar aquella mercancía que puede estancarse o convertirse en obsoleta, e incluso el inventario que se ha perdido. Los conteos frecuentes te permitirán vender o transferir este inventario mediante la venta forzada, devoluciones, paquetes de promoción, o incluso dando ofertas especiales a tus clientes preferidos.

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Mejorar los controles de inventario: para permitir una mejor contabilidad, hay que dar instrucciones claras a los encargados, proporcionando hojas foliadas para el recuento, disponiendo adecuadamente los productos para evitar duplicidades. Se puede asignar la responsabilidad del recuento a personal interno o a un tercero. n

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Conciliar las diferencias de inventario: durante el conteo es posible que existan variaciones entre el libro mayor y la disponibilidad física. Donde las variaciones sean significativas, las empresas pueden optar por realizar varios recuentos, o investigar si un SKU específico muestra variaciones frecuentes.



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Ajustando el efectivo

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Predecir con exactitud la demanda del cliente y trabajar con los proveedores para ajustar las órdenes de tiempo real no son tareas fáciles. Es por eso que las empresas necesitan procesos estandarizados para dar un seguimiento del rendimiento de inventarios, seguimiento de los patrones de demanda, mantener un recuento exacto de mercancías y asegurar que los proveedores respeten sus compromisos. Contando con el apoyo a nivel ejecutivo, este tipo de iniciativas de gestión de inventario puede liberar capital circulante y fortalecer tu balance contable, obteniendo una mayor liquidez y flujo de dinero. Asimismo, el uso de un producto financiero como una tarjeta de crédito empresarial te permitirá hacer frente al pago de los proveedores sin necesidad de descapitalizarte, siendo una opción de financiamiento que te da un margen para pagar en el corto plazo las inversiones que se requieran para surtir tu almacén.

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Además, en el caso de los clientes, ofrecer también la posibilidad de pago de mercancías con tarjeta de crédito es una forma de incrementar las ventas, puesto que el dinero lo verás en el momento, y ellos también podrán gozar las ventajas de no desembolsar efectivo por tu mercancía, con lo que ambos ganarán. Guardar la información de tarjetas de crédito de tus clientes permite que el cliente repita un pedido de forma conveniente y puede incrementar los ingresos de tu empresa.


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