Access a c i t á m r o f n I
Avançado
Escola Virtual
Informática
Accesss Acces Avançado Avanç ado
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Ficha técnica ® Reservados todos os direitos patrimoniais e de reprodução à Fundação Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA InfoSERVER S.A. Departamento de Treinamento COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco PROJETO GRÁFICO E REVISÃO Setor Geração de Recursos Didáticos PUBLICAÇÃO: 2010
APRESENTAÇÃO Esta apostila compõe o material didático dos cursos de Informática referentes ao Pacote Ofce 2007, composto pelos aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook e Internet.
Na sequência, apresentamos denições, orientações técnicas, procedimentos e exercícios práticos, fundamentais para qualicar prossionalmente jovens e adultos, para que possam ter autonomia no uso da ferramenta, dominar as competências exigidas pelo mercado de trabalho e, assim, favorecer sua empregabilidade em qualquer área ocupacional.
Lembramos que as profundas transformações ocorridas no mundo do trabalho, a velocidade da informação, a comunicação, a globalização, a difusão de novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho são alguns exemplos das mudanças que vêm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competências frente às prossões.
Diante desse contexto, a informática é parte fundamental dessa transformação, visto que está presente em todos os setores da sociedade: no comércio, na indústria, na saúde, na educação etc.
Enm, as informações aqui apresentadas servirão para alicerçar a base do conhecimento requerida para a construção das competências e habilidades propostas na qualicação de Operador de Microcomputador.
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SUMÁRIO 1. IMPORTAÇÃO E VINCULAÇÃO DE DADOS...................................................................9 1.1 Quando convém importar dados? .......................................................................9 1.2 Importar ou vincular: qual a diferença? ............................................................10 1.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text).............................10 1.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel................................................. 13 1.5 Importar dados de outros formatos ..................................................................17 1.5.1 Importar dados de banco de dados ODBC...............................................17 1.5.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook ........................................21 1.6 Vincular dados ................................................................................................24 2. EXPORTAÇÃO DE DADOS ........................................................................................25 2.1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text) ................................26 2.2 Exportar dados para uma planilha do Excel .......................................................27 2.3 Exportar dados para PDF ou XPS .....................................................................28 2.4 Exportar dados para outros formatos: ..............................................................30 2.4.1 Exportar dados para o Microsoft Access ..................................................30 2.4.2 Exportar dados para ODBC ....................................................................31 3.COLETA DE DADOS .................................................................................................33 3.1 Criar email .....................................................................................................33 3.2 Gerenciar respostas ........................................................................................35 4. GUIA FERRAMENTA DE DADOS ...............................................................................37 4.1 Grupo Analisar ................................................................................................37 4.1.1 Documentar o banco de dados ...............................................................37 4.1.2 Analisar o desempenho do banco de dados ............................................. 38 4.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados ............................................................44 4.2.1 Gerenciador do menu Controle ...............................................................44 4.2.2 Criptografar o arquivo com senha ...........................................................48 4.2.3 Criar arquivo do tipo ACCDE ..................................................................49 4.2.4 Suplementos.........................................................................................50 4.3 Grupo Mover dados.........................................................................................52 4.3.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server........................................52 5. MACROS ................................................................................................................53 5.1 Criar macro simples ........................................................................................54 5.2 Associar uma macro a um evento de formulário ................................................ 55 5.3 Macros Condicionais ........................................................................................57 5.4 Macros de Grupo ............................................................................................60 6. PERSONALIZAÇÃO DO APLICATIVO .........................................................................61 6.1 Criar um menu principal ..................................................................................61 6.2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário .......................................61 5
7. ADMINISTRAÇÃO DO BANCO DE DADOS..................................................................64 7.1 Compactação do banco de dados .....................................................................64 7.2 Trabalho em ambiente de multiusuários ............................................................65 7.2.1 Formas de compartilhamento do banco de dados ....................................65 7.2.2 Proteção de registros.............................................................................70 8. SEGURANÇA NA VERSÃO 2007 ................................................................................72
EXERCÍCIOS ..............................................................................................................73
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INTRODUÇÃO
Seja bem-vindo ao Access 2007 – Avançado!
No curso de Access 2007 Básico, você teve uma visão sobre a criação, armazenagem e manipulação de informações. Agora, você conhecerá novos recursos para aprimorar seu banco de dados: coletar, administrar, importar, vincular e exportar dados; utilizar macros e ferramentas de dados; personalizar o aplicativo etc.
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1. Importação e vinculação de dados 1.1 Quando convém importar dados? Imagine que você esteja desenvolvendo um banco de dados no Microsoft Access e outro usuário possua algumas informações vitais em outra base de dados. Digitar todos os dados novamente levaria algum tempo. O ideal é importá-los e, em seguida, fazer alterações para otimizar o banco de dados. Como nas demais versões do Microsoft Access, aqui, você também pode importar ou vincular dados de tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access, além de outros aplicativos, como Microsoft Excel, gerenciadores de banco de dados Dbase, Microsoft FoxPro ou Paradox no formato de listas HTML ou XML, que podem encontrar-se em seu computador local, em um servidor de rede ou em um servidor Internet. Para importar dados, utilizamos o grupo Importar da guia Dados Externos.
Figura 1
Access
Excel
Lista do SharePoint
Arquivos de Texto
Permite importar dados de outra base de dados do Microsoft Access.
Permite importar dados cuja origem é uma planilha eletrônica do Microsoft Excel.
Permite importar dados de listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint.
Permite importar dados no formato TXT, CSV, TAB ou ASC.
XML
Permite importar dados no formato XML ou XSD.
Mais
Permite importar dados no formato ODBC (SQL Server), HTML, Outlook, dBase, Paradox ou Lotus 1-2-3.
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1.2 Importar ou vincular: qual a diferença? Na importação, gera-se uma cópia das informações em uma nova tabela no banco de dados atual, sendo que a tabela ou arquivo de origem não sofre alterações. Já no processo de vinculação de dados, as informações são lidas do aplicativo de origem e é criado um vínculo (ligação) entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem. Assim, além de permitir a leitura dos dados, promove também sua atualização, ou seja, altera-se algo em uma planilha do Microsoft Excel ou Access que serviu de origem. Automaticamente, as alterações se reetem nas tabelas do Microsoft Access. Ao importar dados, não é possível anexá-los a tabelas existentes (exceto ao importar arquivos de texto ou planilhas). Contudo, uma vez importada uma tabela, é possível efetuar uma consulta de acréscimo para adicionar dados à outra tabela. A partir de outro banco de dados do Microsoft Access, também é possível importar outros objetos, como formulários ou relatórios.
1.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text) Alguns gerenciadores de banco de dados geram informações no formato de texto (*.RTF e *.TXT) e esses dados podem ser lidos e convertidos para uma tabela. Para qualquer arquivo no formato de texto, seja TXT, RTF, CSV, sejam outros, faça o seguinte após abrir o banco de dados desejado ou criar um novo: 1. Na guia Dados Externos, grupo Importar, clique no botão Arquivo de Texto .
Figura 2
10
2. Indique o local e o nome do arquivo de texto a ser importado e clique no botão Procurar. 3. Especique como armazenar as informações:
Opção
Descrição
Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual.
Permite gerar nova tabela no banco de dados atual.
Acrescentar uma cópia dos registros à tabela.
Permite acrescentar os registros a uma tabela existente. É preciso tomar certo cuidado com a tabela, pois ela deverá ter os mesmos campos e formatos dos dados de origem.
Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada.
Permite vincular dados da fonte de origem. Assim, qualquer alteração na tabela de origem se reetirá, imediatamente, na tabela de destino.
4. Clique no botão OK . 5. Verique o formato do arquivo de origem, que pode ser delimitado (dados separados por vírgula, ponto e vírgula, tabulação ou outros caracteres); ou ter largura xa (permite demarcar cada uma das colunas existentes na origem).
Figura 3
11
6. Clique no botão Avançar. 7. Caso tenha escolhido a opção Largura xa, você deverá demarcar cada uma das colunas com um clique no local desejado. Em seguida, clique no botão Avançar.
Figura 4
8. Indique o nome de cada uma das colunas (campos) existentes com um clique sobre ela, preencha a opção Nome, informe se ele deve ser classicado (opção Indexado), bem como o tipo dos dados. Se necessário, utilize a opção Não importar (Ignorar) , para que determinadas colunas não apareçam na nova tabela.
Figura 5
12
9. Clique no botão Avançar. 10. Dena se deseja uma chave primária (nesse caso, será acrescida uma nova coluna com registros do tipo numeração automática); sem chave primária (opção ideal, pois, após a importação, permite denir, no design da tabela, que campo deverá ser chave primária). Se preferir, indique um campo que deseja ver como chave primária (opção Escolher minha própria chave primária). 11. Em seguida, clique no botão Avançar.
12. Informe o nome que a nova tabela deverá receber e clique no botão Concluir.
1.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel Uma opção econômica do pacote Ofce da Microsoft é poder manter uma versão completa (professional) com os aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access e OneNote em determinadas máquinas e, nas demais, uma versão mais simples (standard), que, praticamente, contém a maioria dos aplicativos já listados, exceto o Microsoft Access. Nesse caso, algumas bases de dados podem ser gerenciadas pelo Microsoft Excel, que é bem mais simples do que o Microsoft Access, pois, na verdade, trata-se de uma planilha eletrônica e não de um gerenciador de banco de dados. Assim, quando a origem dos dados for o Microsoft Excel, escolha a opção Excel do grupo Importar, guia Dados Externos, e faça o seguinte:
1. Informe a origem da base de dados e clique no botão Procurar.
Figura 6
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2. Após indicar a localização, escolha uma das opções de armazenamento das informações: Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual.
Quando você deseja importar os dados para o mesmo banco de dados em que está trabalhando.
Acrescentar uma cópia dos registros à tabela.
Utilizada sempre que outra tabela em seu banco de dados já possui a estrutura necessária para receber os dados importados.
Vincular à fonte de dados criando tabela vinculada.
Permite vincular as informações, mantendo um link entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem.
3. Caso a pasta de trabalho tenha várias planilhas, na etapa seguinte, o assistente lhe pede que informe qual das planilhas contém os dados que deseja importar. Selecione a planilha desejada e clique no botão Avançar.
Figura 7
4. Na etapa seguinte, o Access lhe pergunta se a primeira linha contém os títulos de sua tabela. Marque a opção Primeira linha contém títulos e clique no botão Avançar. Uma vez marcada essa opção, ele reconhecerá como nomes de campos o conteúdo da primeira linha da planilha.
5. Clique no botão Avançar. 14
Figura 8
6. Na etapa seguinte, o assistente lhe permite modicar as opções de campo, tais como Nome e a propriedade Indexado. Clique no botão Avançar.
Figura 9
15
7. A seguir, o Microsoft Access permite denir ou não a chave primária da tabela. Selecione a opção Escolher minha própria chave primária e clique no botão Avançar.
Figura 10
8. Na última etapa, o assistente lhe permite atribuir um nome à nova tabela de seu banco de dados. Digite o nome desejado e clique no botão Concluir.
Figura 11
16
9. Caso não tenha ocorrido nenhum problema na importação, será exibida a mensagem a seguir. Você poderá ainda salvar as etapas de importação para posterior utilização.
Figura 12
1.5 Importar dados de outros formatos 1.5.1 Importar dados de banco de dados ODBC O Open Database Connectivity (ODBC) oferece um padrão de programação de acesso a dados, permitindo aos aplicativos acessar uma variedade de banco de dados utilizando Structured Query Language (SQL). Para esse acesso, o administrador da rede deve instalar e congurar um drive ODBC. Atualmente, vários aplicativos possuem a habilidade de utilizá-lo, como o MS-Word, MS-Excel, Ms-Access, Paradox, Crystal Report, Visual Basic etc. Para importar arquivos no formato ODBC, faça o seguinte:
1. Na guia Dados Externos, utilize a opção Mais. 2. Dê um clique na opção Banco de Dados ODBC. 3. Especique se os dados devem ser importados (opção Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual ), ou se devem ser vinculados (opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada ). Em seguida, clique no botão OK .
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Figura 13
4. Indique se a fonte de dados se encontra em um arquivo cuja conexão deve ser gerada (utilize a guia Fonte de dados de arquivo e clique no botão Nova), ou se os dados já se encontram em sua máquina (guia Fonte de dados de máquina).
Figura 14
18
5. Caso tenha escolhido a opção Nova (para criar nova conexão), indique sua origem (driver a ser congurado):
Figura 15
6. Em seguida, clique em Avançar. 7. Indique o nome e o local onde a conexão deve ser salva e clique no botão Procurar.
Figura 16
19
8. Clique no botão Avançar. 9. Veja as referências da conexão que foram geradas e clique no botão Concluir.
Figura 17
10. Para congurar o driver ODBC gerado, clique no botão Opções e, em seguida, no botão OK , para que ele seja congurado na pasta atual.
Figura 18
20
11. Veja que a conexão será gerada na pasta indicada logo no início.
Figura 19
12. Agora, basta dar um clique sobre o nome da fonte e, em seguida, no botão OK para se conectar ao drive recentemente gerado.
1.5.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook Para importar dados provenientes de uma pasta do Microsoft Outlook, faça o seguinte:
1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique no botão Mais
.
2. Em seguida, clique na opção Pasta do Outlook . 3. Indique se os dados devem ser importados para nova tabela, acrescidos a uma tabela existente ou vinculados à fonte de dados. Em seguida, clique no botão OK .
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Figura 20
4. Indique a localização dos dados (pasta de origem no Microsoft Outlook).
Figura 21
5. Em seguida, clique em Avançar. 6. Assim como nos arquivos do tipo TXT e RTF, indique o nome da coluna (campo), o tipo dos dados e se a coluna deve ser importada ou não. Em seguida, clique em Avançar.
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Figura 22
7. Indique se deseja ou não criar uma chave primária e, em seguida, clique no botão Avançar.. Avançar
8. Forneça um nome para a nova tabela e clique no botão Concluir, para que a nova tabela seja gerada.
Figura 23
23
1.6 Vincular dados Esse recurso é bastante utilizado quando o ambiente de trabalho é de multiusuários, pois a origem de dados está em um servidor e desejamos receber diariamente diariament e informações atualizadas nas tabelas. tabel as. O processo é o mesmo utilizado uti lizado para importar. importar. No entanto, devemos selecionar a opção Vincular opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada . Escolha o tipo de importação, como Microsoft Access ou Microsoft Excel, indique a localização dos dados de origem e clique no botão Procurar, como fez na opção de importação.
Figura 24
Ao optar por Vincular por Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada , informe dados como nome da planilha (guia) ou nome da área a ser vinculada, da mesma forma utilizada na importação. Após seguir todas as etapas de vinculação, a nova tabela possuirá um ícone como este:
Vamos praticar! Exercícios 1 e 2
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2. Exportação de dados Outra situação bastante comum, quando se trabalha com base de dados, é aquela em que o usuário ainda não se habituou à utilização do banco de dados e se sente mais confortável com funções e grácos do Microsoft Excel. Assim, precisa enviar esses dados para a planilha eletrônica ou para outros aplicativos.
As opções de exportação de dados d ados são as seguintes:
Figura 25
Excel
Lista do SharePoint
Permite enviar os dados do objeto atual para uma planilha eletrônica do Microsoft Excel. Permite enviar os dados do objeto atual para listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint.
RTF
Permite enviar os dados no n o formato RTF, RTF, que podem ser lidos por processadores de texto como o Microsoft Word por exemplo.
TXT
Permite enviar os dados no n o formato TXT, TXT, que podem ser lidos por outras bases de dados.
XML
Permite exportar dados no formato XML ou XSD.
Mais
Permite enviar os dados do objeto atual para o formato Microsoft Access, XML, banco de dados ODBC (SQL ( SQL Server), HTML, dBase, Paradox ou Lotus 1-2-3 e ainda mesclar com o Microsoft Word para gerenciamento de mala direta.
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2.1 Exportar dados para um arquivo de texto t exto (Txt e Rich Text) Para formatar tabelas ou consultas para o formato de texto, faça o seguinte:
1. Clique sobre a tabela ou consulta a ser exportada. 2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Arquivo de Texto .
Figura 26
3. Especique o nome e o formato do arquivo de destino e clique no botão Procurar Procurar.. 4. Indique as opções de exportação (com formatação e layout, abrir o destino após a exportação) e clique no botão OK . 5. Indique a codicação a ser utilizada e clique no botão OK .
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Figura 27
6. Caso tenha habilitado a opção Abrir o arquivo de destino depois que a operação de exportação for concluída , você verá o novo arquivo txt em sua tela.
Figura 28
2.2 Exportar dados para uma planilha do Excel Imagine a seguinte situação: estar bastante acostumado ao trabalho com planilhas eletrônicas e não ter se acostumado a utilizar o construtor de expressões no Microsoft Access. O que fazer? Simples: basta exportar os dados de tabelas ou consultas para planilhas do Microsoft Excel. Veja como proceder: 1. Clique sobre o nome do objeto a ser exportado.
2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, dê um clique na opção Excel 27
Figura 29
3. Indique o local e o nome que a planilha deverá receber. Para facilitar a localização, clique no botão Procurar.
4. Indique o formato de arquivo que a pasta deverá ter. 5. Especique as opções de exportação: se deverá ser com formatação e layout; se a planilha deverá ser aberta após a exportação. E se você tiver selecionado alguns registros antes de iniciar a exportação, poderá levar somente esses registros selecionados em lugar de toda a tabela ou consulta. 6. Para iniciar a exportação, dê um clique no botão OK.
2.3 Exportar dados para PDF ou XPS Em muitas situações, você poderá necessitar da impressão de seus dados com layout xo, como relatórios jurídicos, boletins, newsletters etc. Portanto, precisará de alguns arquivos destinados à leitura e impressão. O Microsoft Ofce System oferece alguns suplementos gratuitos, a m de exportar ou até mesmo salvar esse tipo de arquivo (layout xo). Esses formatos são conhecidos como PDF e XPS. Primeiramente, é necessário instalá-los. Um arquivo PDF (Portable Document Format) é um formato de layout que preserva toda a formação do arquivo, possibilitando seu compartilhamento, ou seja, tudo o que for exibido online será impresso da mesma forma, não podendo ser alterado sem segurança. Um arquivo no formato XPS (XML Papel Specication) também preserva as formatações e foi criado, especialmente, para trabalhar com o Windows Vista.
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Vejamos como instalar o suplemento: 1. Obtenha a ajuda do Microsoft Access sobre exportar PDF ou XPS. 2. Dê um clique no link Suplemento Salvar como PDF ou XPS da Microsoft para programas do Microsoft Ofce 2007 para acessar a página da central de downloads da Microsoft.
3. Siga as instruções de download. 4. Após a execução do arquivo, você terá a opção PDF ou XPS no grupo Exportar da guia Dados Externos. Para exportar um arquivo para um desses formatos, faça o seguinte: 1. Dê um clique sobre o objeto (formulário, consulta, tabela etc.) e, em seguida, clique no botão PDF ou XPS.
2. Forneça a localização do novo arquivo (PDF ou XPS) e clique no botão Publicar, para que os dados sejam exportados.
Figura 30
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Veja que, em todas as opções de importação ou exportação, todas as etapas podem ser salvas, a m de agilizar seu trabalho.
2.4 Exportar dados para outros formatos 2.4.1 Exportar dados para o Microsoft Access Imagine que você possua outro banco de dados que requeira informações existentes na tabela de clientes e deseje exportar tais registros. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique no botão Mais
da guia Dados Externos, grupo Exportar.
2. Indique o nome e a localização do arquivo que receberá os dados e clique nos botões Procurar e OK .
Figura 31
3. Indique o nome que o objeto deverá receber ao ser exportado e clique no botão OK . Em seguida, é só abrir o outro banco de dados para ver uma cópia dos registros exportados.
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2.4.2 Exportar dados para ODBC Na maioria das vezes, quando o trabalho é executado em redes corporativas, pode acontecer de sua base de dados utilizar ferramentas mais poderosas para o gerenciamento das informações, como o Oracle e o Microsoft SQL Server entre outros. Portanto, os dados devem ser lidos ou convertidos para a ferramenta necessária a m de serem analisados. Na verdade, o ODBC é um protocolo utilizado para a conexão de um banco de dados do Microsoft Access a uma fonte de dados externa. Para isso, são necessárias algumas informações, como o local do servidor, o nome do banco de dados, o logon do usuário e sua senha. 1. Para exportar, novamente dê um clique sobre o objeto a ser exportado e, em seguida, clique no botão Mais e em Banco de Dados ODBC , no grupo Exportar, guia Dados Externos:
Figura 32
2. Escolha a fonte de dados apropriada (Fonte de dados de máquina). Caso não esteja listada, utilize a opção Nova ou verique a conguração com o administrador de sua rede. 3. Dê um clique no botão Nova para efetuar a conexão com a base de dados e indique o formato dos dados. Em seguida, clique no botão Avançar. 31
Figura 33
4. Digite o nome da fonte de dados ou pressione o botão Procurar. Indique a localização da fonte e clique em Salvar. 5. Para concluir a conexão, clique no botão Concluir.
Figura 34
32
6. Entre com as informações necessárias para a conexão (logon, senha etc.). Clique sobre a nova conexão (por exemplo, teste.dsn) e no botão OK para iniciar a exportação.
Vamos praticar! Exercício 3
3. Coleta de dados Um dos recursos interessantes da nova versão do Microsoft Access é poder coletar dados de outros usuários que estão no mesmo prédio, ou até mesmo em outros países. Com isso, tornou-se fácil incluir um formulário para entrada de dados e processar as informações. Para que tais tarefas sejam realizadas, é necessário que, além do Microsoft Access, você tenha o Microsoft Outlook instalado e, se possível, também o Microsoft InfoPath (gerenciador de formulários online).
3.1 Criar email Para criar um email para a coleta de dados, faça o seguinte:
1. Clique no botão Criar Email
, grupo Coletar Dados, guia Dados Externos.
Figura 35
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2. Leia as instruções da caixa de diálogos e, em seguida, clique no botão Avançar.
3. Escolha a opção Formulário HTML e clique em Avançar. Se possuir o InfoPath instalado, a opção será habilitada para você.
Figura 36
4. Escolha os campos que deverão constar no formulário para a coleta de dados, dando um clique sobre o nome do campo e um clique na seta para a direita. Em seguida, clique em Avançar. 5. Especique o local de armazenamento das respostas. Se conar nas informações coletadas, escolha a opção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a nnn (nome do objeto) . Em seguida, clique em Avançar.
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Figura 37
6. Indique o assunto e o corpo inicial da mensagem e, em seguida, clique em Avançar. 7. Para criar a mensagem a ser enviada e acessar o Microsoft Outlook, use o botão Criar e faça as alterações necessárias na mensagem, bem como informe o endereço eletrônico de cada usuário. Em seguida, clique no botão Enviar, para que a mensagem seja enviada aos usuários.
3.2 Gerenciar respostas Assim que os usuários receberem seu email, irão fornecer as novas informações de acordo com os dados do formulário que você criou. Ao clicar no botão Responder, o novo pedido será preenchido (objeto exportado para coleta dos dados) e uma nova mensagem lhe será encaminhada, a m de processar todas as informações. Para processar as informações, faça o seguinte:
1. Clique no botão Gerenciar respostas , grupo Coletar Dados, guia Dados Externos, e você poderá utilizar as seguintes opções: • Rever os detalhes da mensagem (detalhes como nome da mensagem, tabela e local onde serão armazenadas)
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• Detalhes da mensagem (campos incluídos no formulário e congurações da mensagem) • Exibir ou alterar as opções da mensagem (rever as opções de envio da mensagem processada) • Reenviar a mensagem (para enviar novamente a mensagem a todos os usuários que a receberam anteriormente) • Excluir a mensagem ou Excluir esta mensagem de email 2. Abra o Microsoft Outlook e veja se há novas mensagens na nova pasta Resposta da Coleta de Dados do Access. 3. Em seguida, você poderá dar um clique com o botão direito do mouse sobre a resposta recebida, utilizar a opção Exportar dados para o Microsoft Access e clicar no botão OK para iniciar a exportação para o objeto desejado.
Figura 38
4. Ao pressionar o botão OK , o registro será acrescido à tabela.
Vamos praticar! Exercício 4
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4. Guia ferramenta de dados 4.1 Grupo Analisar Ao gerenciar informações em bancos de dados complexos, é fundamental analisálas para conferir a duplicidade de dados, a correta aplicação de tabelas, bem como relacionamentos e dependência entre os objetos. Para isso, basta utilizar o grupo Analisar da guia Ferramenta de Banco de Dados.
Figura 39
4.1.1 Documentar o banco de dados Um recurso fundamental no desenvolvimento de banco de dados é manter a documentação completa dos objetos utilizados, bem como suas características (propriedades) e relacionamentos. Assim, caso outro usuário passe a gerenciar as informações, poderá analisar a documentação e vericar relações de dependência (quem depende do quê) e, principalmente, campos existentes. Você poderá documentar um ou vários objetos. Ou ainda, se preferir, todos os objetos existentes em seu banco de dados. Para criar a documentação, faça o seguinte:
1. Clique no botão Documentador do Banco de dados
Figura 40
37
.
2. Selecione todos os objetos que deseja documentar e, em seguida, clique no botão OK .
Figura 41
4.1.2 Analisar o desempenho do banco de dados Outra opção interessante é vericar o desempenho de determinado objeto, como, por exemplo, a divisão dos dados em mais de uma tabela, ou outras sugestões que podem ser obtidas clicando-se no botão Analisar Desempenho . Dependendo do objeto selecionado, você visualizará a janela de divisão de tabelas ou análise de desempenho do objeto.
Analisar e dividir tabelas Imagine que você tenha criado uma tabela extensa e deseje dividi-la em duas ou mais. Antes de fazer essa divisão, será necessário vericar o desempenho da tabela. Por exemplo:
38
Figura 42
Para isso, faça o seguinte:
1. Selecione a tabela e utilize o comando Analisar tabela existente
Figura 43
39
.
2. Se precisar de um exemplo de como a análise será feita, clique em Mostre-me um exemplo e, em seguida, em Avançar. 3. Uma das tarefas sugeridas pelo Microsoft Access é a divisão da tabela. Novamente, se precisar de exemplos, proceda da mesma maneira. Para continuar, dê um clique em Avançar.
Figura 44
4. Indique a tabela que contém os dados repetidos. Para isso, dê um clique sobre o nome da tabela desejada e, em seguida, clique no botão Avançar.
Figura 45
40
5. Você poderá decidir sobre quais os campos que devem ser divididos em uma ou mais tabelas, ou deixar que o Microsoft Access decida. Escolha a opção desejada e, em seguida, clique em Avançar.
Figura 46
Uma vez que o aplicativo tenha tomado a decisão, irá apresentá-la na tela como mostra a gura 47.
Figura 47
41
6. Para agrupar de forma diferente, dê um clique no botão Dicas são as instruções.
e verique quais
7. Se algum campo não estiver na tabela desejada, basta dar um clique sobre o nome desse campo e arrastá-lo até o local da tabela em que deseja ver os dados:
Figura 48
8. Depois de arrastar os campos para os novos locais (quando não estiverem de acordo com suas necessidades), indique um nome para as tabelas. Para isso, dê um clique duplo sobre o nome da tabela e indique esse nome para cada uma delas. Em seguida, clique no botão Avançar.
Figura 49
42
9. Caso não exista um relacionamento para as tabelas cujos campos em negrito aparecem como exclusivos, ou seja, não possuem duplicatas e muito menos conteúdo em branco (são considerados, portanto, como chave primária), este é o momento de indicá-lo.
Figura 50
10. Para alterar o campo de chave primária, dê um clique sobre o nome do campo que deverá ser chave primária e, em seguida, clique no ícone com a chave dourada. Novamente, utilize o botão Avançar. 11. Após analisar todos os dados, você poderá exibir na tela uma consulta para examinar os dados. Se achar conveniente, use a opção Sim e crie a consulta. Em caso contrário, clique em Não para não criar a consulta. Em seguida, clique no botão Concluir, para que as tabelas sejam geradas.
Figura 51
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4.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados Um grupo bastante utilizado no trabalho com banco de dados é o Ferramentas de Banco de Dados , que possui as seguintes opções:
Figura 52
4.2.1 Gerenciador do Menu de Controle Assim que o trabalho com todos os objetos do banco de dados estiver concluído, você poderá criar um menu de controle para facilitar o acesso às informações. Para isso, faça o seguinte:
1. Utilize a opção Gerenciador de Menu de Controle da guia Ferramentas de Banco de Dados.
Figura 53
2. Caso um menu não tenha sido localizado, o Microsoft lhe solicita que conrme a criação de um. Basta clicar no botão Sim. 3. O primeiro passo é criar novas páginas (formulários) com todas as opções possíveis.
Figura 54
44
4. Para isso, utilize o botão Novo e indique o nome que a página deverá receber.
Figura 55
5. Faça o mesmo para gerar novas páginas em seu menu. Por exemplo, uma opção para receber os formulários, uma para os relatórios, uma para diversos e, assim, sucessivamente. 6. Agora, você deverá editar cada uma das páginas recentemente criadas. Por exemplo, inclua formulários na página nomeada como Formulários. 7. Para isso, dê um clique em Formulários e, em seguida, no botão Editar.
Figura 56
45
8. Para incluir as opções nesse controle, clique no botão Novo.
9. Na caixa Texto, indique o texto que deverá ser visualizado ao lado do botão de comando, bem como a ação a ser executada na caixa Comando. Em seguida, na caixa Formulário, informe que formulário deverá ser aberto.
Figura 57
10. Clique no botão OK . 11. Repita os passos de 8 a 10 para incluir mais formulários. 12. Não se esqueça de incluir um botão que retorne ao menu principal. Para isso, crie novo menu cujo comando deverá habilitar a opção Ir para menu de controle.
Figura 58
13. Ao terminar de editar todas as opções de Formulários, dê um clique no botão Fechar. 14. Em seguida, edite a página Relatórios da mesma forma, ou seja, indique quais são os relatórios que deverão ser abertos. 15. Após editar todas as páginas, edite o menu de controle principal, selecionando-o e clicando no botão Editar.
46
Figura 59
16. Indique todas as páginas que foram criadas (Formulários, Relatórios, Diversos e Fechar Banco de Dados). Para isso, dê um clique em Novo, indique o texto correspondente, o comando Ir para menu de controle e o nome da página criada anteriormente (por exemplo, Formulários).
Figura 60
17. Em seguida, clique em OK . 18. Após acrescentar todas as páginas da mesma maneira, utilize o botão Fechar. 19. Para encerrar a criação do menu de controle, use novamente o botão Fechar e veja o novo formulário que foi adicionado ao seu banco de dados e que receberá o nome Menu de controle.
47
Figura 61
4.2.2 Criptografar o arquivo com senha Para tornar mais seguro seu banco de dados, é possível criptografar suas informações e ainda inserir uma senha. Para isso, faça o seguinte:
1. Abra o arquivo no modo exclusivo. 2. Clique no botão Ofce. 3. Clique na opção Abrir. 4. Clique no nome do arquivo a ser aberto. 5. Clique na seta do botão Abrir. 6. Altere a opção de abertura como Abrir exclusivo.
Figura 62
48
7. Clique na guia Ferramentas de Banco de Dados.
8. Clique no botão Criptografar com senha. 9. Entre com a senha e informe-a novamente na opção vericar.
Figura 63
10. Salve o arquivo e abra-o novamente, para que a nova senha seja solicitada.
4.2.3 Criar arquivo do tipo ACCDE\ Imagine que você tenha acabado de criar um excelente banco de dados, com vários botões e com recursos de acesso por meio de comandos, cujo usuário não tenha muito o que pensar, pois você já o fez por ele. Agora, imagine que você tenha resolvido instalar o aplicativo na máquina do cliente e que ele, simplesmente, não possua o Microsoft Access instalado. Como ele poderá resolver essa situação: comprando o aplicativo e pagando pelo sistema desenvolvido? A solução é simples. Transforme o banco de dados atual em um arquivo ACCDE, conhecido como MDE na versão anterior. Para isso, faça o seguinte:
1. Clique no botão Criar ACCDE
.
2. Em seguida, indique o local e o nome do arquivo e clique no botão Salvar. 3. Se preferir, salve esse arquivo gerado em pendrive ou CD e grave as informações para levá-las ao cliente. 4. Para abrir o banco de dados, basta dar um clique duplo sobre o arquivo gerado e o cliente terá a impressão de que o Microsoft Access foi instalado, embora com algumas ressalvas (novos objetos não podem ser excluídos, alterados ou inseridos). 5. Para fazer alterações, será necessário que você manipule os novos objetos, utilizando o Microsoft Access e o arquivo fonte (tipo ACCDB).
49
Figura 64
4.2.4 Suplementos Muitas vezes, você pode querer implantar mais funcionalidade em seu banco de dados. Por exemplo, comandos e recursos especiais como esquemas XML, marcas inteligentes etc. Ao instalar o pacote Ofce, vários são os suplementos instalados para vericá-los. Clique no botão Ofce, no botão Opções do Access e, em seguida, em Suplementos:
Figura 65
50
Você encontrará as seguintes opções:
Suplementos de aplicativo ativos
Lista os suplementos registrados e executados no momento.
Suplementos de aplicativo inativos
Lista os suplementos presentes no computador, mas ainda não carregados. Por exemplo, as marcas inteligentes ou os esquemas XML estarão ativos somente quando o documento que faz referência a eles estiver aberto.
Suplementos relacionados a documentos
Lista os arquivos de modelo referidos pelos documentos abertos no momento.
Suplementos de aplicativo desabilitados
Lista os suplementos desabilitados automaticamente por estarem causando pane nos programas do Ofce.
Para gerenciar suplementos, utilize a opção Gerenciar e indique qual deles deseja, como, por exemplo, Suplementos de COM. Em seguida, clique no botão Ir.
Figura 66
Selecione os suplementos disponíveis e, em seguida, clique no botão OK para executar o suplemento. Na caixa de diálogos, você terá a localização e o nome do suplemento, bem como seu comportamento.
51
4.3 Grupo Mover dados 4.3.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server A maior parte das organizações costuma manter um gerenciador de banco de dados mais complexo, pois há milhares de informações a serem manipuladas em segurança. Para isso, pode acontecer de você precisar migrar dados para o Microsoft SQL Server. Para executar a movimentação de dados, use o botão SQL Server do grupo Mover Dados, existente na guia Ferramentas de Banco de Dados.
Figura 67
Informe se os dados devem ser enviados para um banco de dados já existente ou se será necessário criar um novo. E siga as orientações do assistente.
52
5. Macros O Microsoft Access reconhece certos eventos que podem causar execução de macro ou procedimento de evento. Por exemplo, são considerados eventos abrir um relatório, inserir novos dados em um controle de formulário e mover o foco para um registro diferente em um formulário. Eventos podem ocorrer para formulários, controles, registros e seções em relatórios. Na execução de uma macro, será feita uma ação, conhecida como evento, ao se dar um clique em um botão ou duplo clique e ao se pressionar determinada tecla. Portanto, você deverá associar ao procedimento uma ação a ser realizada. Abaixo, vejamos uma lista de eventos que podem ser executados, quando trabalhamos com macros: Evento Antes de Atualizar
Ocorrência Antes de os dados alterados em um controle ou registro serem atualizados.
Ao Abrir
Quando um formulário é aberto, mas antes de o primeiro registro ser exibido. No caso de relatórios, o evento ocorre antes de um relatório ser visualizado ou impresso.
Ao Alterar
Quando o conteúdo de uma caixa de texto ou parte do texto de uma caixa de combinação é alterado. Pode ocorrer na movimentação de uma página para outra, quando há um controle de guias.
Ao Aplicar Filtro
Quando o usuário ativa o botão Aplicar Filtro, Filtrar por Seleção ou Remover Filtro.
Ao Carregar Ao Clicar Ao Clicar Duas Vezes
Quando um formulário é aberto e seus registros são exibidos. Quando o usuário pressiona o botão do mouse sobre determinado objeto, liberando-o em seguida.
Quando o usuário dá duplo clique sobre um controle.
Ao Entrar
Antes de o controle receber o foco de outro controle do mesmo formulário.
Ao Excluir
Quando o usuário efetua ação de exclusão de um registro, mas antes de o registro ser realmente excluído.
Ao Fechar
Quando um formulário ou relatório é fechado e removido da tela.
Ao Sair Após Atualizar No Atual
Antes de um controle perder o foco para outro no mesmo formulário. Depois que os dados alterados em um controle ou registro são atualizados. Quando o foco é movido para um registro. Dessa forma, esse mesmo registro passa a constar como registro atual. Ou até mesmo quando um formulário é atualizado, ou quando uma consulta é repetida.
53
Uma macro é um conjunto de uma ou várias ações utilizadas para automatizar tarefas. Por exemplo, em seu dia a dia, você abre determinado formulário e sempre maximiza a janela para efetuar algumas ações. Com a macro, você não terá mais esse trabalho, pois ela executará todos os processos, da identicação do formulário à seleção de determinado registro, otimizando o processo.
5.1 Criar macro simples Para criar uma macro, faça o seguinte:
1. Na guia Criar, grupo Outro, clique em Macro e, em seguida, no botão Macro
.
Será apresentada a seguinte janela com três colunas: Ação (tarefa a ser executada), Argumentos (propriedades da tarefa ou ação) e Comentário (descrição ou observações da tarefa que está sendo realizada).
Figura 68
2. Dê um clique na coluna Ação e, em seguida, utilize a caixa de combinação existente para selecionar uma ação a ser executada. Por exemplo, AbrirFormulário:
Figura 69
54
3. Em Argumentos da ação , dena o nome do formulário que deverá ser aberto e o Modo de dados.
Figura 70
4. Salve a macro no botão Salvar
.
5. Para executar a macro, clique no botão Executar .
5.2 Associar uma macro a um evento de formulário Conforme foi visto anteriormente, uma macro sempre está associada a um evento. Para criar essa associação, faça o seguinte:
1. Abra um formulário no modo Design. 2. Desabilite o assistente de controle por meio do botão Construtor 3. Crie um botão de comando. 4. Ative a folha de propriedades do botão de comando. 5. Na guia Evento, dê um clique no evento Ao clicar.
Figura 71
55
.
6. Dê um clique no botão Construtor de
.
7. Selecione a opção Construtor de macros e, em seguida, clique em OK .
Figura 72
8. Automaticamente, você verá a janela de macros sendo exibida.
Figura 73
9. Na coluna Ação, escolha Abrir Formulários. 10. Em Propriedades da macro , dê um clique sobre a propriedade Nome do formulário ou utilize a tecla . 11. Indique o nome do formulário a ser aberto. Não é necessário digitar o nome, basta utilizar a caixa de combinação da propriedade para encontrar uma lista de formulários criados.
56
12. Indique seu modo de exibição no item Exibir. 13. Ao fechar a janela de macros, você deverá fornecer um nome para ela.
14. Salve o formulário e execute-o no modo Formulário para vericar se, ao dar um clique no botão recentemente criado, o formulário será aberto.
5.3 Macros Condicionais Muitas vezes, desejamos executar uma tarefa ou uma série de ações, mas apenas quando determinada condição for verdadeira. Por exemplo, se o campo for deixado em branco, exiba uma mensagem para o usuário e, logo a seguir, ative o foco para o mesmo controle. 1. Na estrutura de uma macro, clique no botão Condições
da guia Design.
2. Na coluna Condição, dê um clique com o botão direito do mouse e, em seguida, clique em Construir.
Figura 74
3. Dê um clique duplo em Funções. 4. Dê um clique duplo em Funções internas. 5. Dê um clique duplo na função ÉNulo e visualizará o seguinte:
57
Figura 75
6. Dê um clique em <> (argumento da função ÉNulo). 7. Dê um clique duplo em Formulários.
8. Dê um clique duplo em Todos os formulários. 9. Dê um clique duplo em frm clientes (formulário de clientes). 10. Dê um clique duplo clique no controle CódigoDoCliente.
Figura 76
58
11. Dê um clique em OK . 12. Essa expressão indica que, se, por acaso, o campo CódigodoCliente estiver em branco, a macro deverá executar alguma ação. Portanto, em Ação, indique CaixaDeMensagem.
13. Preencha as propriedades da ação como no exemplo abaixo:
Figura 77
14. Para que a macro continue sendo executada, digite três pontos (como reticências), logo abaixo da primeira condição. 15. Em ação, indique IrParaControle.
Figura 78
16. Na propriedade Nome do controle , indique o controle denominado NomeDaEmpresa, ou seja, caso o controle CódigoDoCliente esteja em branco, o cursor deverá ser posicionado em NomeDaEmpresa. 17. Nova ação deverá ser executada, se o campo estiver em branco. Portanto, novamente, digite os três pontos como condição.
18. Em Ação, indique PararMacro (para parar a execução da macro).
Figura 79
19. Salve a macro e a associe ao evento após atualizar o controle CódigoDoCliente.
59
5.4 Macros de Grupo Algumas macros podem conter mais de uma ação a ser executada, ou um grupo de macros em uma única, facilitando muito o trabalho. 1. Na janela de macros, ative o botão Nomes de macros
.
2. Uma nova coluna será visualizada no lado esquerdo da ação, denominada Nome da macro. 3. Digite um nome para a macro, conforme sugestão do exemplo seguinte:
Figura 80
4. A ação de cada macro deve ser a mesma, ou seja, abrir relatório, e sempre no modo de visualização de impressão. O que varia é que cada uma delas abre um relatório diferente.
5. Grave a macro como Grupo. 6. Feche a janela de macros. 7. Crie três botões de comando: cmdAbreClientes , cmdAbrePedidos e cmdAbreProdutos. 8. No evento, ao clicar no botão cmdAbreClientes , ative a macro Grupo. Clientes.
9. Faça o mesmo para os demais botões.
Figura 81
Vamos praticar! Exercício 6 e 7 60
6. Personalização do aplicativo A nova versão do Microsoft Access não possui barras de ferramentas. Portanto, o melhor é procurar gerar formulários que permitam acesso a determinados relatórios, formulários e outros objetos, como se fosse um menu com vários botões, cada um executando determinada tarefa. Logo em seguida, informar ao Microsoft Access que, ao ser aberto o arquivo, o formulário com esse menu principal deverá ser aberto automaticamente. Vejamos o que é possível fazer para tornar o aplicativo mais ágil e fácil de gerenciar por parte do usuário.
6.1 Criar um menu principal Crie um formulário chamado Menu Principal, que deverá conter todos os botões por onde os usuários acessarão formulários e relatórios de seu aplicativo, conforme mostra o seguinte exemplo:
Figura 82
Para isso, não se esqueça de utilizar as macros, pois elas auxiliam em tarefas corriqueiras como essa de abertura de formulários, relatórios e outros ltros aplicados em seu banco de dados.
6.2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário Após criar todos os objetos necessários, você deve informar ao Microsoft Access que ele deverá abrir determinado formulário (frmPrincipal ), sempre que o banco de dados for aberto. Para isso, faça o seguinte:
61
1. Clique no botão Ofce e, em seguida, no botão Opções do Access . 2. Clique na categoria Banco de Dados Atual:
Figura 83
3. Na opção Exibir Formulário, indique que formulário deverá ser aberto (aquele que contém todas as opções de acesso aos demais objetos). Assim, seja com duplo clique, seja utilizando a opção Abrir a janela de inicialização do Microsoft Access , automaticamente, após a abertura do aplicativo, o formulário será aberto. Veja outras informações interessantes que podem ser utilizadas na categoria Banco de Dados Atual:
62
Opção
Descrição
Título do aplicativo
Nome que será exibido na barra de títulos do banco de dados no lugar de Microsoft Access.
Ícone do aplicativo
Ícone que será exibido ao lado do nome do arquivo no lugar do ícone padrão.
Exibir formulário
Nome do formulário que servirá como menu principal.
Exibir barra de status
Quando desmarcada, não exibe a barra de status na inicialização do aplicativo.
Opções de Janela de Documento
Janelas Sobrepostas: possibilita abertura e exibição de várias telas simultaneamente. Documentos com Guias: possibilita a utilização de guias para alternar entre os objetos abertos do banco de dados. Com essa opção marcada, é exibida apenas uma opção por vez. Exibir Guias do Documento: ativa ou desativa a exibição das guias na parte superior de qualquer objeto do banco de dados aberto.
Usar Teclas Especiais do Access
Ativa ou desativa os atalhos listados a seguir: F11 (exibe ou oculta o painel de navegação), CTRL+G (exibe a janela atual do editor de Visual Basic), ALT+F11 (abre o editor de Visual Basic) e CTRL+BREAK (impede o Access de recuperar registros do servidor, quando trabalhamos em um projeto no SharePoint).
Compacta ao Fechar
Executa, automaticamente, a compactação e a recuperação dos dados, quando o banco de dados é fechado.
Remover informações pessoais das propriedades de arquivo durante o salvamento
Remove as informações pessoais das propriedades do arquivo automaticamente, sempre que este é salvo.
Usar controles com temas do Windows em formulários
Ativa ou desativa a utilização do tema do Windows nos controles de formulários e relatórios, quando o tema atual é diferente do padrão.
Habilitar o modo layout neste banco de dados
Ativa ou desativa a exibição do botão modo Layout na barra de status do Access e nos menus de atalho.
Habilitar alterações de design para tabelas no modo Folha de Dados
Ativa ou desativa a alteração do design das tabelas no modo Folha de dados.
Procurar campos de números truncados
Quando ativada, exibe números que excedam o tamanho da coluna como ##### e, quando desativada, exibe apenas parte dos valores (até o limite de largura da coluna).
Formato do armazenamento de propriedades da imagem
Preserva formato da imagem de origem (arquivo menor): armazena imagens utilizadas em seu formato original, reduzindo o tamanho do banco de dados. Converte todos os dados de imagem em bitmaps (compatível com Access 2003 e versões anteriores): utilizada para exibir imagens em banco de dados criados em versões anteriores.
63
Na área de navegação, você encontrará:
Opção
Descrição
Exibir Painel de Navegação
Ativa ou desativa a exibição do Painel de Navegação.
Opções de Navegação
Abre a caixa de diálogo Opções de Navegação, utilizada para alterar as categorias e grupos que são exibidos no Painel de Navegação.
Observação: Todas as opções denidas só terão efeito quando o banco de dados for inicializado. Para que essas opções sejam desprezadas e o banco de dados apareça normalmente, no processo de abertura do aplicativo, mantenha pressionada a tecla SHIFT.
Vamos praticar! Exercício 8
7. Administração do banco de dados Podemos administrar o banco de dados por meio de recursos como sua compactação, documentação e divisão.
7.1. Compactação do banco de dados Muitas vezes, ao excluir um ou mais registros de um banco de dados, poderá ocorrer uma desfragmentação, gerando espaço desnecessário e causando lentidão na leitura dos dados. Para facilitar esse processo, podemos compactar o banco de dados e repará-lo. Para compactar o arquivo, clique no botão Ofce, em Gerenciar, opção Compactar e Reparar Banco de Dados . Com isso, inicia-se o processo de compactação. Ao nal do processo, não será exibida mensagem alguma e o banco de dados será reiniciado. Você pode congurar o Microsoft Access para compactar o arquivo automaticamente ao sair. Para isso, basta clicar no botão Ofce, em Opções do Access , Banco de Dados Atual, e marcar Compactar ao Fechar.
64
Figura 84
7.2 Trabalho em ambiente de multiusuários Para que vários usuários possam utilizar o mesmo banco de dados em computadores diferentes, compartilhando informações, é necessário usar redes.
7.2.1 Formas de compartilhamento do banco de dados Um banco de dados é composto por vários objetos, como tabelas, relatórios etc. Normalmente, ao compartilhar informações (dados), você irá trabalhar com tabelas, pois somente elas contêm todos os dados. Já os demais objetos contêm layouts. Um banco de dados pode ser compartilhado pelos seguintes métodos: • Divisão do banco de dados • Compartilhamento de dados em pastas na rede • Utilização de site do SharePoint
Divisão do banco de dados Na divisão de um banco de dados, os dados existentes em tabelas são inseridos em um arquivo denominado Back-end, e os demais itens, em arquivo do tipo Front-end, que
65
contém os links para as tabelas existentes em outro arquivo. Na versão 2007 do Microsoft Access, para dividir um banco de dados, você deverá fazer o seguinte:
1. Criar um novo banco de dados em branco no Access. 2. Na guia Dados Externos, clique em Access, no grupo Importar. 3. Na caixa de diálogo Obter dados externos , clique em Procurar para localizar e selecionar o banco de dados que deseja dividir. Marque a caixa de seleção Importar tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos no banco de dados atual e clique em OK . 4. Na caixa de diálogo Importar objetos, clique em Selecionar tudo, na guia Tabelas, e clique em OK. 5. Armazene o novo banco de dados Back-end em um compartilhamento de rede e verique se todos os usuários têm permissões completas para o compartilhamento. 6. Crie um segundo banco de dados em branco no Access, que irá funcionar como Front-end. 7. Na guia Dados Externos , clique em Access, no grupo Importar.
8. Na caixa de diálogo Obter dados externos , clique em Procurar para selecionar o banco de dados que você criou. Marque a caixa de seleção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em OK . 9. Selecione todas as tabelas clicando na opção Selecionar Tudo e em OK . 10. Inicie novamente a importação dos demais objetos. Para isso, clique na guia Dados Externos e, em seguida, em Access.
11. Na caixa de diálogo Importar objetos, clique em Selecionar tudo , na guia Formulários, Consultas, Relatórios, Macros e Módulos e, depois, em OK . 12. Na caixa de diálogo Importar Objetos, clique em Selecionar tudo , na guia Formulários. Repita essa etapa em todas as outras guias, exceto na guia Tabelas, pois as tabelas já foram vinculadas. Agora, você precisará importar somente o restante dos objetos e, em seguida, clicar em OK . 13. Veja que as tabelas estão vinculadas e os objetos remanescentes já foram importados. Quando um usuário abrir um formulário, ele será aberto localmente, em seu próprio computador, não sendo enviado pela rede. Assim, os únicos dados que estarão na rede serão os dados contidos nas tabelas vinculadas.
66
Compartilhamento de dados em pastas de rede Essa é a opção de menor complexidade, pois o banco de dados é armazenado em uma unidade (pasta) da rede, de modo que os demais usuários possam utilizá-lo simultaneamente, com todos os objetos sendo compartilhados. Para compartilhar dados em pastas de rede, faça o seguinte: 1. Compartilhe a pasta desejada.
Figura 85
2. Acesse o Access, clique no botão Ofce e em Opções do Access.
3. Na categoria Avançado, utilize a seção Modo de abertura padrão e selecione a opção Compartilhado.
67
Figura 86
4. Clique em OK . 5. Copie o banco de dados na pasta compartilhada, para que os usuários tenham permissão de utilizar o arquivo no modo de compartilhamento.
Utilização de site do SharePoint Essa opção será bastante útil se sua empresa possuir um servidor que execute o Windows SharePoint Services. Isso facilita o trabalho, pois, nesse caso, os dados são publicados no servidor e vinculados a listas do SharePoint. Além disso, todos os objetos do banco de dados são compartilhados e cada usuário recebe uma cópia dele. Para sua utilização, é necessário dispor do Windows Server 2003 ou versão posterior. O nível de segurança dessa opção é muito maior do que o de outros métodos de compartilhamento e também é possível vincular e compartilhar formulários e relatórios. Para compartilhar informações, será possível publicar o banco de dados em listas do SharePoint ou mover as tabelas para as listas e, em seguida, estabelecer um vínculo entre elas. Para publicar o banco de dados, faça o seguinte:
1. Clique no botão Ofce e na opção Publicar. 2. Clique em Servidor de Gerenciamento de Documentos. 68
Figura 87
3. Indique o local da rede onde está o gerenciador (computador e pasta). 4. Essa informação será necessária somente na primeira vez em que o arquivo for publicado. Após a publicação, será gerada uma biblioteca contendo todas as informações sobre a publicação. Com esses procedimentos, os dados podem ser compartilhados por outros usuários da rede. Para mover os dados para listas do SharePoint e vinculá-las, faça o seguinte:
1. Clique na opção Mover para o SharePoint , na guia Dados Externos, no grupo Listas do SharePoint.
Figura 88
69
2. Indique o site do SharePoint que deseja utilizar e siga todas as etapas do assistente. Forneça as informações e, em seguida, clique em Avançar. 3. Utilize a opção Listas, no Início Rápido, ou, se preferir, Exibir todo o conteúdo do site, para que a página do navegador seja atualizada e as listas sejam exibidas.
7.2.2 Proteção de registros Ao trabalhar com uma rede ou listas do SharePoint, convém ter em mente que os dados serão compartilhados. Portanto, pode ser necessário proteger alguns deles. Nesse caso, é melhor certicar-se das opções de proteção dos registros. Para isso, faça o seguinte:
1. Clique no botão Ofce, Opões do Access, e selecione a opção Avançado. 2. Na categoria Avançado, você encontrará as opções para proteção de registros:
Figura 89
70
Sem proteção
Como padrão, o Access não protege o registro que está sendo editado no momento. Se um usuário tentar salvar um registro que está sendo alterado por outro, recebe uma mensagem com opções para sobrescrever as alterações, descartá-las ou copiálas para a área de transferência.
Todos os registros
Durante o tempo em que o objeto estiver aberto, serão protegidos todos os registros no formulário ou na folha de dados que está sendo editada. Essa opção deve ser utilizada apenas em casos especiais, como necessidade de alterar a estrutura de uma tabela, o que impede outros usuários de ter acesso a seus dados.
Registro editado
O registro é protegido, de forma que nenhum outro usuário possa alterá-lo, sendo fornecida a informação de que esse registro está sendo editado por outro usuário. Nesse caso, é permitido a vários usuários visualizar e atualizar tabelas ao mesmo tempo.
Para proteger registros editados, é importante desabilitar a opção A brir Banco de Dados com Bloqueio de Nível de Registro , existente na mesma categoria. Caso seja necessário, será possível proteger registros utilizando um formulário. Para isso, abra o formulário no modo Design e ative suas propriedades. A diferença é que, nesse caso, você protegerá somente os registros do formulário.
Figura 90
Vamos praticar! Exercício 8 71
8. Segurança na versão 2007 A partir da versão 2007 do Microsoft Access, o nível de segurança de usuário não está mais disponível. Portanto, sempre que um arquivo criado em versões anteriores do aplicativo for aberto, você terá, na guia Ferramentas de Banco de Dados , as opções Usuários e Permissões e também Opções de Replicação , não disponíveis na nova versão. Por essa razão, não convém alterar o formato de seu arquivo para versões anteriores.
Figura 91
A melhor forma de manter a segurança é criptografar o banco de dados com senha, tornando os dados ilegíveis para outros programas, de modo que o usuário tenha que inserir uma senha para utilizá-lo. Outra forma é armazenar o banco de dados em servidores de banco de dados, como, por exemplo, Microsoft SQL Server. Assim, o Microsoft Access servirá somente para a criação de consultas, formulários e relatórios vinculados aos dados da tabela existente no servidor. Outra alternativa de segurança é utilizar o site Microsoft Windows SharePoint Services, que também oferece recursos de implementação dos níveis de segurança.
72
Access
Avançado
s o i c í c r e x E
Exercícios Você poderá registrar os comandos utilizados na linha abaixo de cada item.Exercício 1
Exercício 1 1. Acesse o Access e crie um banco de dados em branco na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc. Dê a ele o nome de Exercícios.
2. Importe os dados da planilha Folha, que está gravada na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc, para uma nova tabela no Access. • Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna. • Informe o nome e o tipo de dados de cada campo. • Habilite a opção Sem Chave primária. • Salve a tabela com o nome Importação_Excel.
3. Abra a nova tabela com os dados importados.
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4. Feche o banco de dados sem salvar as alterações.
Exercício 2 1. Abra o banco de dados Exercícios.
2. Importe os dados do arquivo Folha.txt, que está gravada na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc, para uma nova tabela no Access. • Selecione o formato Delimitado. • Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna. • Altere o tipo de dados do campo salário para Unidade Monetária. • Habilite a opção Sem Chave primária. • Salve a tabela com o nome Importação_dados_texto.
3. Abra a nova tabela com os dados importados.
4. Feche o banco de dados sem salvar as alterações.
Exercício 3 1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc.
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2. No grupo Objetos de Suporte , selecione a tabela Funcionários.
3. Exporte os dados dessa tabela para o Excel: • Habilite as opções Exportar dados com formatação e layout e Abrir o arquivo de destino depois que a exportação for concluída .
4. Visualize a planilha e feche o Excel.
5. Agora, exporte a mesma tabela para o banco de dados Exercícios.
6. Abra o banco de dados Exercícios e verique que a tabela Funcionários já faz parte dele.
7. Salve o banco de dados.
Exercício 4 1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc.
2. No grupo Objetos de Suporte , selecione a tabela Pedidos.
77
2. No grupo Objetos de Suporte , selecione a tabela Funcionários.
3. Crie um email para coletar dados, utilizando um formulário HTML, e os insira na tabela diretamente. • Habilite a opção Coletar apenas novas informações. • Selecione todos os campos menos os seguintes: Identicação de Funcionários e Identicação de Clientes. • Habilite a caixa de seleção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a pedidos. • Habilite a opção Digitar endereços de email no Microsoft Outlook . • Digite o assunto da mensagem e introdução, como se pode visualizar na imagem abaixo:
78
4. O resultado nal deverá ser semelhante ao da seguinte imagem:
79
5. Envie o email ao instrutor e verique se ele o recebeu.
Lembre-se de que, após o destinatário responder ao email, você terá que acessar a pasta Resposta da Coleta de Dados do Access no Microsoft Outlook , vericar se há novas mensagens e exportar os dados para o Access, para que eles sejam efetivamente inseridos na planilha.
Exercício 5 1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc no modo exclusivo.
2. Criptografe o banco de dados com a senha curso.
3. Feche o banco de dados e abra-o novamente.
4. O resultado deverá ser o seguinte:
80
Exercício 6 1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc.
2. Você deverá criar macros que permitam visualizar um intervalo de datas ao abrir um relatório. Para isso, faça o seguinte: a. No formulário Detalhes do Pedido, insira uma nova página e dê a ela o nome de Relatórios.
b. Insira três botões de comandos sem utilizar o Assistente de Controle. Nomeie os botões da seguinte forma: • Nome do botão: cmdPed07 / Legenda: Pedidos de 2007 • Nome do botão: cmdPed08 / Legenda: Pedidos de 2008 • Nome do botão: cmdPed09 / Legenda: Pedidos de 2009 c. Para cada um dos botões, crie uma macro que abra o relatório Rel_Pedidos no modo visualização da impressão e ltre os registros de acordo com o ano solicitado. d. Salve as macros como mcrVerPed07, mcrVerPed08 e mcrVerPed09.
e. Salve o formulário e execute os comandos.
Exercício 7 1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que está gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios.
2. Faça com que o banco de dados atual abra um menu principal ao ser carregado. Para isso, no local apropriado, indique o formulário Caixa de Diálogo Logon.
81
3. Feche o banco de dados e abra-o novamente para visualizar o menu principal.
Exercício 8 1. Abra o banco de dados Northwind 2007 e compacte-o.
2. Habilite a opção Todos os Registros em Proteção de Registros Padrão.
3. Salve o banco de dados.
4. Abra o banco de dados novamente e tente alterar qualquer registro.
82
