Tabla de contenido ACTA DE CONSTITUCIÓN CONSTITUCI ÓN DEL PROYECTO
3
ENUNCIAD ENUN CIADO O DEL ALCANC AL CANCE E
4
1. 2. 3. 4. $. &. ).
4 4 4 4 & & &
OBJETIVOS DEL PROYECTO REQISITOS DEL PROYECTO CRITERIOS DE !CEPT!CI"# EDT I#ICI!L ESTI%!CI"# I#ICI!L DE COSTES OR'!#I(!CI"# I#ICI!L DEL PROYECTO S#CIO#ES Y RESTRICCIO#ES RESTRICCIO#ES !S#CIO#ES Y
PLAN DE GESTIÓN GE STIÓN DEL ALCANCE A LCANCE
)
1. 2. 3.
) ) )
IDE#TI*IC!CI"# DEL E#TOR#O DEL PROYECTO DE*I#ICI"# DEL !LC!#CE RE!CI"# Y DE*I#ICI"# DE*I#ICI"# DE L! ED CRE!CI"# Y EDT
PLAN DE GESTIÓN GE STIÓN DEL PLAZO P LAZO
1. 2. 3. 4. $.
IDE#TI*IC!CI"# DE T!RE!S EPE#DE#CI!S Y PRECEDE#CI!S PRECEDE#CI!S DEPE#DE#CI!S Y DR!CIO#ES RES%E# DE -ITOS #ECES!RIOS Y DISPO#IBILID!D DISPO#IBILID!D RECRSOS #ECES!RIOS Y
+ + + 1, 1, 12
PLAN DE GESTIÓN GE STIÓN DEL COSTES CO STES
13
1. 2. 1. 2. 3. 4.
PRESPESTO ESTI%!CIO#ES DE COSTES %!TERI!LES TR!B!JO L#E! B!SE DE COSTE %/TODOS DE *I#!#CI!CI"#
13 13 13 13 14 14
PLAN DE GESTIÓ GE STIÓN N DEL RRHH R RHH
14
1. CO%PETE#CI!S 2. RESPO#S!BILID!DES
14 1$
PLAN DE D E GESTIÓN GEST IÓN DEL DE L COMUNIACIONES COMUNI ACIONES
1)
1. REQISITOS DE CO%#IC!CIO#ES DE LOS I#TERES!DOS 2. *OR%!TOS DE CO%#IC!CI"#
1) 1)
3. *RECE#CI! DE L! CO%#IC!CI"# 4. RE#IO#ES
1) 1)
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
#o0be del oecto Cliente Diecto del oecto *ecAa Iniciaci7n Sino:i: Intee:ado:
Ente5able:
'e:ti7n del oecto Re:ticcione:
Rec=:o: Co0=nicacion e:
O5ani6aci7n de e8ento 9eaati8o: e8ento en :;< de =n enlace 0ati0onial Pae>a Ra0;e6 Caea %? #ie8e: Caea B@cae: !bil 2,, !cetaci7n o ate del cliente del acta Poecto de o5ani6aci7n de lo: eaati8o: e8ento en :; de =n enlace 0ati0onial E0e:a o5ani6adoa Cliente: *a0iliae: de cliente: Tienda de 0oda 9aa ta>e: de no8io:< !=nta0iento de . Poco de .. Joe;a Pel==e;a *ot75aFo E0e:a de Catein5 E0e:a de decoaci7n Goal Re:ta=ante del e8ento E0e:a de tan:ote: Paele;a e5alo: O=e:ta de 0H:ica E0e:a li0ie6a Planicaci7n del e8ento Contato: de e:ta=ante ta>e: de lo: no8io: in8itacione: Goe: 0H:ica Se :e5=i la 0etodolo5;a en diecci7n de oecto: de:cita en P%BOK - La boda :e eali6a en =na FecAa conceta el 2) de >=lio de 2,, - Tend alededo de 1,, in8itado: - La cee0onia :e eali6a en el =eblo de la no8ia a:; co0o el ban=ete =e :e en =n e:acio nat=al al aie libe. -ab 0H:ica a0biental en el 0i:0o. - La 8e:ti0enta :e la tadicional - El cliente de:ea =n eota>e Foto5co de todo el e8ento - Se deben en8ia in8itacione: e:ta: incl=in =na eFeencia a la li:ta de boda:. Pe:==e:to inicial no detallado o el cliente. Se da =n e:==e:to lo 0: a>=:tado o:ible a lo: e=i:ito: del cliente Se inFo0a de lo: a8ance: al cliente 0ediante e=nione: ei7dica: con lo: 0i:0o: Se en8ian la: in8itacione: o coeo odinaio
ENUNCIADO DEL ALCANCE 1. Objetivos del proyecto El proyecto consiste en la organización del enlace matrimonial entre Mario Ramírez y Nieves Carrera. Dicho enlace tendrá nas características especí!cas solicitadas por el cliente" #e se detallarán más adelante. $a gestión del proyecto se realizará sigiendo la metodología del %M&'(. )e de!nirán los responsa*les de llevar a ca*o la organización del evento" así como las empresas e+ternas #e darán soporte al mismo.
2. Requisitos del proyecto $os re#isitos aportados por el cliente son, - $a -echa del enlace será el / de 0lio de 2" y será na *oda de maana. - )e prev4 #e el n5mero de invitados al evento est4 alrededor de 1 personas. - )e enviarán invitaciones de *oda" en las #e se inclirá na re-erencia a la lista de *odas. - $a vestimenta solicitada será al tradicional para este tipo de eventos, vestido *lanco para la novia y tra0e para el novio. - $a ceremonia religiosa y el *an#ete se realizarán en el pe*lo de la novia. El *an#ete se llevará a ca*o en n para0e natral p5*lico de la localidad" con capacidad s!ciente para al*ergar este tipo de eventos. - $a ceremonia religiosa y el *an#ete 6drante la comida7 estará amenizado por n grpo de violinistas. - $os clientes solicitan n reporta0e completo de todo el evento, -otos estdio" -otos de la *oda y video.
3. Criterios de aceptación El prodcto será aceptado por parte de los cliente" mientras se encentren contemplados en el proyecto los re#isitos indicados" aadiendo el prespesto lo más a0stado y económico posi*le.
4. EDT nicial
!. Esti"ación inicial de costes $a estimación inicial de costes se realizará en *ase a los servicios prestados. 8demás para el caso de los prodctos especí!cos elegidos por el cliente 6ropa" zapatos" tipo de men5" etc7" se tilizará n precio medio entre el más *arato y el más caro. 9na vez decidido por parte de los clientes el prodcto en concreto" se actalizará el prespesto convenientemente.
#. Or$ani%ación inicial del proyecto El proyecto será organizado por la empresa contratada 6nosotros7 especializada en organizar este tipo de eventos. 8demás contamos con na lista de proveedores de servicios ha*itales para este tipo de eventos.
Tienda de 0oda: Poco de la i5le:ia
Joe;a
O5ani6ado
Pel==e;a Tienda e5alo: E:t=dio Foto5co
Cliente:
E=io:
O=e:ta
ejecutantes
E0e:a de tan:ote Catein5 E0e:a li0ie6a Po8eedo caa *loi:te;a Re:ta=ante
&. 'sunciones y restricciones )eg5n la disponi*ilidad de los interesados" a#ellos eventos #e re#ieran la participación de los mismos de*erán ser con!rmados previamente con n día de antelación. 8demás el horario en #e están disponi*les los interesados es de lnes a viernes desde las seis de la tarde hasta las neve y el sá*ado de neve de la maana hasta la na.
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE 1. denti(cación del entorno del proyecto Nestra empresa" especializada en la organización de *odas" *atizos" comniones" reniones de empresas" etc" será la encargada de realizar todos los preparativos para el enlace matrimonial entre el )r. Ramírez y la )ra. Carrera. $as características del enlace serán las de!nidas en el apartado del capítlo Ennciado del 8lcance.
2. De(nición del alcance %artiendo del acta de constitción del proyecto y del ennciado del alcance preliminar" ela*oraremos los docmentos relativos a la gestión del alcance.
3. Creación y de(nición de la EDT %ara la ela*oración de la ED:" partiremos igalmente de los docmentos del ennciado del alcance y del plan de gestión del alcance. %ara la descomposición del tra*a0o #e conlleva este tipo de eventos" se desglosarán las tareas por -ncionalidades y prodctos entrega*les de los mismos. 8sí tenemos la sigiente estrctra *ásica de primer nivel, OR)'*+'C,* E-E*TO Ve:t=aio ; :ra0e del novio ; :ra0e de la novia !nillo: Peinado 0a=illa>e *oto5aF;a *loe: decoaci7n Paele;a e5alo: ;
PLAN DE GESTIÓN DEL PLAZO 1. denti(cación de tareas %artimos del docmento anterior donde se de!ne la ED:" donde están per-ectamente identi!cadas las tareas *ásicas de *a0o nivel #e se llevarán a ca*o a lo largo de la e0ección del proyecto.
2. Dependencias y precedencias $as dependencias y precedencias están de!nidas en el diagrama de =antt sigiente,
3. Duraciones %ara de!nir la dración de las actividades se han esta*lecido los periodos #e se vienen dando para este tipo de eventos. $a e+periencia nos dice #e son rangos de tiempo lo s!cientemente amplios" y en my contadas ocasiones" se han prodcido retrasos en los tiempos estimados. En la sigiente imagen se pede ver el detalle de la dración de las actividades de!nidas en la ED:. 1 1.1 1.2 1.3 2 3 4 $ & &.1 &.2 &.3 &.4 ) ).1 ).2 + +.1 +.2 .1 .2 1, 11 12 13
Ve:t=aio
33++ d;a: >estario del novio 13"3? días >estario de la novia 1/"?? días %ago y cierre de vestario días !nillo: 332$ d;a: Peinado 0a=illa>e 1413 d;a: *oto5aF;a 2$++ d;a: *loe: decoaci7n 11)$ d;a: Paele;a e5alo: 4, d;a:
4. Resu"en de itos
1
Ve:t=aio
1.1
>estario del novio
1.1. & 1.1. 1.2
irma de contrato modista
1.2. & 1.2. 1.3 2
irma de contrato modista
2.4
irma de contrato 0oyería
2.)
Entrega de alianzas
2.+ 3
%ago y Cierre contrato alianzas %einado y ma#illa0e
3.$
irma de contrato peinado
3.+
)ervicio pel.ma#. Conclidos
3. 4
%ago y Cierre contrato pel#eríama# otogra-ía
4.3
irma contrato -otógra-o
4.)
Reporta0e completado
4.+
%ago y Cierre contrato -otógra-o
$
lores y decoración
$.$
irma contrato oristería
$.) $.+ $. &
Decoración instalada Entrega ramo novia %ago y Cierre contrato oristería %apelería y regalos
&.1
&.1. & &.1. + &.2 &.2. 3 &.2. $ &.3
irma contrato papelería
&.3. 3 &.3. $ &.4
irma contrato regalo padrino
)
Entrega del tra0e >estario de la novia
Entrega del tra0e %ago y cierre de vestario 8nillos
Regalos entregados %ago y Cierre contrato papelería y regalos 'r#esta y m5sica
).1 ).1. 3 ).1. $ ).1. & ).2
M5sica ceremonia irma contrato m5sica ceremonia
).2. 3
irma contrato m5sica *an#ete
8ctación completa %ago y Cierre contrato grpo M5sica *an#ete
ó
,2M,&M2,, 1,,, @2 1@, 1@2 1, @2 1, @2 1, 11@2 , A@2 , 1//2 2, @2 1/, 1?@2 , 1/2 1, 1//2 2, 1/2 1?, B/2 , ?/2 , 2/2 2, 13/2 1, 1/2 1, 1A?2 1, 1A?2 1, 13/2 11, B/2 1, A/2 2, A/2 2, ?/2 2, @2 12, @2 12, 11@2 12, 1@2 2, 3@2 2, 12@2 1, 1/2 1@, 3@2 1, @2 1, 1/2 1/, ?/2 2, 1/2 1/, 13/2 2, /2 1, A/2 12, ?/2 2, 1/2 1/, 1//2 ,
!. Recursos necesarios y disponibilidad De!nimos los recrsos clasi!cándolos en tra*a0os y materiales. %ara el primer caso" identi!camos los sigientes, REC9R)') DE :R8&8G' 8l#iler vehíclo invitados decoración Fay #e tener en
viernes de 2 a 1 y de @ a 2 de la tarde7.
centa #e nestros disponi*ilidad" #e de!nición de los viernes de seis de la sá*ados de neve de tarde. involcradas tienen estándar 6de lnes a
$os materiales necesarios para la organización del evento son los sigientes,
PLAN DE COSTES 1. /resupuesto
REC9R)') M8:ER<8$E) Hl*m -otográ!co 8lianzas 8l#iler carpa 8l#iler recinto 8l#iler vehíclo novios Ceremonia Envío
GESTIÓN DEL
2. Esti"aciones de costes 1. %ateiale:
El coste de los materiales" se mestran en la sigiente ta*la. )e de*e considerar #e estos costes son estimaciones medias #e dependen del prodcto !nal elegido.
2. $os costes de mestran en la Destacar #e INovioJ y INoviaJ" considerado sponer n gasto participación en actividades.
3. 0nea
coste
:8&$8 C'):E) M8:ER<8$E) 8nillos A. K Comida npcial @. K lores y decoración . K 1". otogra-ía K 'rganización comida A. K 'r#esta y m5sica . K %apelería y regalos . K %einado A. K Reserva hotel noche *odas 1A. K 1". :ra0e novia K :8&$8 C'):E) :R8&8G' :ra0e novio ?. K Novio . Khora :ransporte 3. K Novia . Khora 3A. 'rganizador Khora A. Reporta0e -otográ!co Khora A. M5sica *an#ete Khora 8l#iler vehíclo A. invitados Khora . )ervicio limpieza Khora @. Monta0e carpa Khora
Taba>o tra*a0o se sigiente ta*la. para los recrsos se ha coste cero" al no para ellos s las distintas
base de
4. todos de (nanciación De*ido al alto coste #e pede llegar a sponer el proyecto" se o-rece al cliente la posi*ilidad de -raccionar el pago del importe total de la sigiente manera, - L del total al principio - 3L na semana antes de la *oda - AL restante" n mes desp4s de la *oda. Dado #e los plazos acordados con las organizaciones e0ectantes son distintos a los acordados con el cliente" veamos cál es el saldo disponi*le y cál es la !nanciación #e hay #e ad#irir para hacer -rente a los pagos de los proveedores. El gasto total #e spone el evento alcanza la ci-ra de A23A"/3333 K. 8ntes de #e se comience a pagar a los proveedores" disponemos de na li#idez 6de los pagos del cliente7 de 12@/"?@@/K. %or tanto" para poder a-rontar los pagos al !nalizar el evento" la organización de*erá !nanciar la mitad del importe total del evento. $a organización dispone de varios acerdos con na entidad !nanciera #e nos proporcionará la cantidad necesaria. El inter4s de dicha !nanciación #eda s-ragado con el importe total #e le spone al cliente contratar el evento.
PLAN DE GESTIÓN DEL RRHH 1. Co"petencias De la e0ección del evento" o*tenemos la sigiente lista de competencias, - 'rganización del evento - 8d#isición de vestario - Reserva de la iglesia - '*tención de certi!cados del *atismo y con!rmación - 'rganización crsos prematrimoniales - 8nillos de compromiso - %el#ería - Diseo de las invitaciones - Ela*oración de la lista de *odas - Elección de los regalos para los invitados - Realización de reporta0e -otográ!co - 'rganización del *an#ete npcial - Contratación de transportes - Reserva de hotel - $impieza
2. Responsabilidades $as responsa*ilidades !gran el la ta*la sigiente" relacionando las competencias de!nidas en el apartado anterior con las personas y e#ipos e0ectantes de!nidos. -
:ienda de modas %árroco de la iglesia Goyería %el#ería :ienda de regalos y complementos Estdio -otográ!co 'r#esta Empresa de transportes Fotel Catering Empresa limpieza
%ara generar la ta*la R8M 6matriz de atoridadresponsa*ilidad7 y -acilitar s entendimiento" consideramos a las empresas e0ectantes como n grpo" de tal -orma #e a cada atoridad le corresponderá n responsa*le seg5n la relación no a no #e se mestra a continación,
RESPO#S!BLE :ra0es :ienda de modas
COMUNIACIONES 1. Requisitos de co"unicaciones de los interesados %ara gestionar las necesidades generadas de la organización del evento" tendremos en centa tanto a los clientes" como a las organizaciones e0ectantes. $a in-ormación de*erá ir en am*os sentidos" teniendo en centa en cada momento la necesidad de cola*oración seg5n el proceso en #e se encentre. 8demás el 0e-e de proyecto tiene la tarea de gestionar las comnicaciones entre los dos actores mencionados anteriormente.
2. or"atos de co"unicación $os -ormatos de comnicación #e se van a sar van a ser a trav4s de la comnicación oral" entre los distintos interesados, - Ge-e de proyecto Clientes - Ge-e de proyecto 'rganizaciones e0ectantes - 'rganizaciones e0ectantes Clientes. 8demás si los clientes están de acerdo" se sará
1
3. recuencia de la co"unicación $a -recencia de la comnicación entre los distintos interesados" será la necesaria para poner al corriente tanto a los clientes como a las organizaciones e0ectantes" de los plazos" entregas y citas concertadas.
4. Reuniones 8demás de todo lo e+pesto hasta ahora so*re la comnicación" el 0e-e de proyecto se renirá con las distintas organizaciones e0ectantes" para controlar los plazos de entrega de los prodctos entrega*les. :endrá así mismo reniones semanales con los clientes" como se ree0a en la ED:" para spervisar la marcha del evento" así como para s*sanar las de!ciencias #e el cliente est4 detectando drante la e0ección.