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Descripción: ACTA DE CONSTITUCION
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Acta de Constitución – Quiosco De Prensa "El Zipizape"
Acta de Constitución del Proyecto Sistema de Gestión de Ventas y Control de Stock “El Zipizape” Fecha: 08/07/2015
Integrante: Castro Tenorio Ricardo
Docente: Ing. Abel Alarcon
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Acta de Constitución – Quiosco De Prensa "El Zipizape"
Tabla de contenido
Información del Proyecto.........................................................................................................4 Datos de Proyecto....................................................................................................................4 Datos de Cliente.......................................................................................................................4 Historial de Revisiones.............................................................................................................4 Antecedentes...........................................................................................................................5 Prolema..................................................................................................................................5 !olución....................................................................................................................................5 "isión.......................................................................................................................................5 Visión........................................................................................................................................5 Pro#ósito y $ustificación del Proyecto.....................................................................................% Descri#ción del Proyecto y &ntre'ales..................................................................................% Re(uerimientos de Alto )ivel................................................... Error! arcador no de#inido$ Re(uerimientos del Producto............................................... Error! arcador no de#inido$ Re(uerimientos del Proyecto.............................................................................................*+ ,-etivos.................................................................................................................................. ,-etivos Generales............................................................................................................. ,-etivos &s#ec/ficos........................................................................................................... Alcance.................................................................................... Error! arcador no de#inido$ Crono'rama............................................................................. Error! arcador no de#inido$ Ries'os del #royecto..............................................................................................................*0 1&vento o condición incierta (ue2 si ocurriese2 tiene un efecto #ositivo o ne'ativo sore los o-etivos del #royecto3...........................................................................................................*0 Plan de Contin'encia.............................................................................................................*0 Pro'rama de Hitos.................................................................................................................*4
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1Un evento si'nificativo #ara el #royecto2 usualmente cuando se a#ruea #or una autoridad un entre'ale im#ortante2 incluir la feca com#rometida3.....................................................*4 Presu#uesto &stimado...........................................................................................................*4 Interesados del Proyecto.......................................................................................................*5 Re(uisitos de A#roación del Proyecto................................... Error! arcador no de#inido$ Asi'nación del Gerente de Proyecto.....................................................................................*5 Gerente de Proyecto...........................................................................................................*5 Recursos Preasi'nados..........................................................................................................6 A#roaciones.........................................................................................................................*
V&R!I7)8 *.9
:&CHA D& R&VI!I7)8 9; $U)I, 9+*5
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La aprobación de la presente acta de constitución del proyecto indica el entendimiento del propósito y contenido descrito en el presente documento, sus referencias y anexos. La firma de este documento, implica la conformidad de cada individuo con el mismo.
Información del Proyecto. Datos de Proyecto &m#resa < ,r'ani=ación Proyecto
>uiosco de Prensa ?&l @i#i=a#e !istema de Gestión de Ventas y Control de !tocB ?&l @i#i=a#e +;<+%<9+*5 *5<**<9+*5 !ra. @ara Gata Ricardo Castro
:eca Inicio :eca :in Patrocinador Princi#al Gerente de Proyecto Datos de Cliente Cliente Director de la ,r'ani=ación Dirección elEfono &"ail Historial de Revisiones
!ra. @ara Gata In'. Ael Alarcón V/ctor "anuel Rendón y a(ueri=o "oreno. Gru#o !;F Gestión de Proyecto. abel$alarcons%ug$edu$ec
&laoración del modelo de Acta de Constitución Redacción de #rinci#ales #untos del A. C. Corrección del Acta de Constitución A#roación del Acta de Constitución
Antecedentes
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&l >uiosco de Prensa @i#i@a#e es una em#resa (ue se dedica a la com#ra y venta de #ulicaciones y revistas2 fue creado en el ao 9+*02 lo cual lleva un control #ermanente de sus com#ras y ventas2 en los ltimos aos a crecido su econom/a2 lle'ando a ser reconocidas sus em#resas a nivel nacional. &s visitada diariamente #or una cantidad considerale de #ersonas. Por lo tanto se lo #uede reali=ar mediante sus #'inas de sitios Je. !e lo reali=a con el fin de mantener a la comunidad2 comunicada de sus #romociones2 ya (ue ltimamente eKisten mayores ventas a diarios. Prolemtica &l >UI,!F, @i#i@a#e actualmente no cuentan con un sistema de control en los diversas reas (ue se lo re(uiere2 es decir (ue los #rocesos (ue se reali=an se los acen de forma manualL ya (ue contratan al #ersonal (ue tiene conocimiento sore la función (ue le sea otor'ado2 ra=ones #or las cuales se listan las actividades (ue reali=an8 *. Mas ventas (ue reali=an a diario se lo ace en #a#el2 y el cliente no tiene idea de detalle de las com#ras. Por ende #or cada com#ra reali=ada no eKiste un com#roante (ue muestre8 la cantidad de com#ras reali=adas2 nomre del #roducto2 #recio2 descuentos2 total de la com#ra2 y muco menos el valor del IVA a descontar. Generando una inconformidad al com#rador #or desconocimiento de lo ad(uirido. 9. &l cierre de ca-a se lo reali=a sin nin'n com#roante (ue valide si la cantidad de dinero es eKacta de la (ue est en ca-a2 'enerando conflictos del dueo y em#leados. N #or ende no se lo #uede verificar al instante ya (ue no ay control del valor (ue in'resa y es devuelto2 y #or lo tanto #ueden sur'ir desalances a la ora de reali=ar los #rocedimientos #ara verificar la 'anancia del total invertido. Ma información (ue es 'enerada a diario2 como las ventas (ue se reali=an se desconoce el ca-ero (ue a reali=ado mayor ventas. 0. Cuenta con un sistema (ue no aastece las necesidades (ue el dueo re(uiere2 ya (ue esta #'ina Je consiste en administrar las #romociones de las mercanc/asL desconociendo el nmero de clientes (ue visitan el sitio Je 1Clientes concurrentes32y #or ende sur'e el desconocimiento de las ventas sore los #roductos (ue se an #ulicado. 4. Mos controles de los #roductos (ue in'resan a ode'a no los ay2 cada semana lle'an los distriuidores a la em#resa #ara acer entre'aL #ero esto se reali=a de manera (ue tanto el distriuidor como la duea cuentan con una llave #ara entrar a de-ar la mercader/a #edidaL eKiste mucas veces inconformidad al reali=ar la devolución de la mercanc/a2 este #rocedimiento se lo reali=a dentro de los *5 d/as laoralesL Aula Virtual UG
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!olución Para dar una orientación 'loal al Plan de Gestión del Alcance del Proyecto informtico de Control de inventario y ventas ?&l @i#i=a#eO2 se definió un modelo de referencia2 (ue se asa en el enfo(ue inte'rado de Ar(uitectura de Venta de su >uiosco con ecnolo'/a de Información y (ue #ermite identificar los #rinci#ales #rocesos del mismo. "isión Ma misión de nuestra em#resa es utili=ar sistemas de 'estión comercial2 (ue #ermitan llevar el control de las actividades del >uiosco de #rensa @i#i=a#e2 #ara ofrecer a nuestros clientes una atención eficiente y efica=2 de alta calidad a a-o costo2 eKceder sus eK#ectativas y motivar a nuestros em#leados #ara ofrecer un servicio de calidad. Visión )os #royectamos a ser el #rinci#al #roveedor de #rensa #ara em#resas y #articulares2 ofreciendo un sistema de 'estión inte'ral2 (ue satisfa'a las necesidades de nuestros clientes. ConvirtiEndonos en el #unto de referencia y #rimera o#ción en todo el territorio nacional. ,-etivos ,-etivos Generales Im#lementar un sistema de Gestión de Com#raVentas y Control Automati=ando toda la 'estión del #roceso2 #ara otener resultados eficientemente y ien administrados2 'aranti=ando un sistema de calidad. ,-etivos &s#ec/ficos
Controlar el in'reso de las #ulicaciones (ue lle'an al al de los distriuidores<#roveedor re'istrando todos los datos referenciados en las 'u/as de remisión 1alaranes3 (ue se emitirn a los distriuidores<#roveedores. Pro#orcionar un control de los 'u/as de remisión 1alaranes3 (ue se les emite a los distriuidores<#roveedores #ara controlar y verificar si se a cum#lido con las rece#ciones de los #edidos corres#ondientes. Reali=ar devoluciones de #edidoL de#endiendo de los #a(uetes corres#ondientes a cada distriuidor #roveedor. &mitir re#ortes de las facturas (ue le env/an los distriuidores #or los #edidos de las mercanc/as 1#ulicaciones3 (ue lle'an semanalmente &mitir facturas #or las ventas
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las ventas reali=adas en el d/a. &star en ca#acidad de 'enerar re#ortes de las facturaciones tanto de ventas normales como de las ventas #or reservaciones2 #ara as/ llevar un me-or control de las ventas reales versus las reservas de los clientes. Generar el flu-o de ca-a efectivo reali=ando com#aración y diferencia entre todos los 'astos #roducidos #or el #a'o de las facturas a los distriuidores<#roveedores versus los in'resos #or las ventas diarias 'eneradas en el d/a
Pro#ósito y $ustificación del Proyecto !atisfacer las necesidades2 deseos y eK#ectativas del cliente2 el #atrocinador y dems interesados. !e #resenta el alcance (ue tendr el #royecto2 los su#uestos sore los (ue se desarrollar2 las restricciones al #royecto y los itos y entre'ales2 el #resu#uesto (ue se re(uiere #ara el desarrollo del #royecto2 (uienes #artici#aran del #royecto y #or ltimo la a#roación del acta de constitución del #royecto. !e reali=ara de forma automati=ada las actividades (ue se #resentan. eniendo en cuenta el 'rado de satisfacción del cliente y (ue cum#la con las actividades re(ueridas #ara cada em#leado (ue 'eneran los #rocesos de facturación2 entre ellas tenemosL !e im#lementara un sistema #or ca-a acia el mismo (ue les #ermitir crear un detalle eKaustivo de lo (ue se est facturando2 !i la venta se da #or EKito se im#rimir un recio #ara (ue este sea entre'ado al cliente como com#roante de la com#ra o en caso de devoluciones #ara #oder im#lementarla con mayor eficiencia. amiEn se detallara en el com#roanteL la mercanc/a (ue ad(uirió2 el #recio #or cada #roducto2 sutotal2 la cantidad2 etc. &sta im#lementación con el fin de (ue al 'enerar cierre de ca-a el sistema reali=ara los res#ectivos alances y se re'ir a las normas im#uestas #or el dueo. !e #romueve con el fin de darle a conocer los in'resos de ca-a al finali=ar la -ornada aciendo uso de la tecnolo'/a móvil. As/ como tamiEn tendr conocimiento sore las ventas #roducidas #or los #roductos (ue se an #ulicado en la JeL con el #ro#ósito tener conocimiento (ue nmero de #ersonas cuentan el local y as/ mismo me-orar los #roductos lan=ados a la Je. &l es#acio f/sico donde est uicado la ode'a se lo va a reali=ar im#lementando un sistema de control de mercader/as in'resadas y devueltas2 todo este #roceso se lo reali=ar #ara llevar control y evitar #Erdidas de mercanc/a e incluso desconformidades. &sto ser notificado al dueo #ara tomar las res#ectivas medidas Aula Virtual UG
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usando tamiEn la #arte de tecnolo'/a móvil. odos estos #rocesos !era desarrollado con el fin de (ue sean viales en el >UI,!F, #ara un mayor control y se'uridadL ya (ue se est llevando dinero de #or medio.
Descri#ción del Proyecto Consiste en llevar la administración de un ne'ocio de #rensa2 (ue los #rocesos #lanteados cum#lan con las es#ecificaciones re(ueridas #ara otener resultados eficientemente y ien administrados2 'aranti=ando un sistema de calidad. iem#o de Duración &l #royecto tiene #revisto un tiem#o de duración de 4 meses2 contados a #artir de la firma del acta de constitución. Ma feca tentativa de inicio es el +; de $ulio del 9+*5 y se estima culminar el mismo el *5 de $ulio del 9+*5. Alcance +b,eti-o
Indicador de ./ito
Para la im#lementación de un !istema de Gestión de Venta se re(uieren8 Estrategias *etodológicas Disear un sistema en el cual lleve el control sistemati=ado #ara (ue ten'a un me-or rendimiento en las actividades en el rea. &ntre'ar un com#roante de recio de com#ra a los clientes2 esto ayudara a tener un re'istro de las ventas reali=adas al finali=ar la -ornada laoral. Res#aldar2 la información en una ase de datos de todas las transacciones reali=adas durante toda la -ornada laoral con el fin de lo'rar un control de las ventas reali=adas. !istemati=ar2 calcular todos los im#uestos de la transacción de las ventas reali=adas todo el #roceso de la contailidad #ara estar al d/a con nuestras oli'aciones triutarias. Controlar el total de ventas sore
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+b,eti-o
Indicador de ./ito
catlo'os #resentados v/a Q& #ara verificar as/ constatar la 'anancia en el mercado. Generar un nmero de secuencia #or cliente visitante en la #'ina Q& esto #ermitir #oder #ermitir (ue el usuario se re'istre #ara enviar #revias #romociones y 'enerar ms #roductividad. Informar mediante dis#ositivos móviles el #roceso de cierre de ca-a #ara mantenerse al tanto de los in'resos del total de ventas #or cada ca-a. Im#lementar un sistema de se'uridad de in'reso en ode'a evitando la #erdida de la llave de in'reso a la ode'a #ara llevar el control de los distriuidores (ue in'resan al lu'ar. Detallar la cantidad de mercader/a vendida o devuelta se #odr verificar si el #roducto es ó#timo #ara la venta o si omitimos su distriución #ara as/ evitando #erdidas innecesarias de dinero. &ntre'ales Entregable
Acta de Constitución del Proyecto
Descripción
Documento (ue resume el desarrollo del #royecto. &l documento firmado constituye la eKistencia del mismo.
Informe del Proyecto
Documento entre'ado (uincenalmente (ue resume el desarrollo2 cum#limiento y avance del #royecto.
Informe de Gastos
Resumen (uincenal de com#ras2 ad(uisiciones y 'astos 'enerados durante el desarrollo del #royecto.
Instalación de !ervidores
Informe (ue detalla el resultado #osterior a la instalación del ardJare.
Instalación de !oftJare y D
Informe (ue detalla el resultado #osterior a la instalación de la ase de datos2 sistema "oodle
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Parametri=ación y Prueas Pre&ntre'a del !istema de Gestión de Ventas #ara el >uisco @i#i@a#e Recursos Preasi'nados
Informe del resultado de la Parametri=ación y #rueas #reliminares. Informe de #reentre'a del sistema.
0ecurso 1u*anos
&(ui#os multidisci#linario y es#eciali=ado en reas acadEmicas $efe Ecnico Com#utacional Desarrolladores Q& Gerente del #royecto Recursos ecnoló'icos Re(ueridos #ara el Proyecto 0ecurso 0e2uerido
Re'istro del Dominio Qe !ervicio de Hostin' !ervidores com#artidos o dedicados anda de ransferencia !istema de Pa'os electrónicos
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Ad(uisición de Dominio
A
I
I
&
Ad(uisición de Hostin'
A
I
I
&
I
C
&
&
Pa'o #or !ervicios Ad(uiridos
A
&
Pre&ntre'a del !oftJare de Aulas Virtuales #ara la Universidad de Guaya(uil
A
&
I
I
A
&
I
I
I
&
&
A
A
&
I
I
Instalación de !ervidores
A#roación final del softJare de Aulas Virtuales #ara la Universidad de Guaya(uil Parametri=ación y Prueas :irma del Acta de :inali=ación del #royecto 8eyenda E 9 0esponsable de e,ecutar 5puede ser co*partida7 A 9 Autoridad de aprobación #inal C 9 Debe ser consultado I 9 Debe ser in#or*ado
Control y Pol/ticas del Proyecto 0euniones:
!e reali=arn reuniones diariamente #resenciales8 de Munes a Viernes de *58++ a *8++ en un lu'ar esco'ido y desi'nado #or el l/der del 'ru#o de traa-o.
0eunión de 6egui*iento del proyecto:
Ma reunión de se'uimiento de del #royecto se reali=arn los Viernes de *80+ a *%8++2 en el sitio (ue se acordó #reviamente con el monitor. Ma asistencia a dica reunión es de carcter oli'atorio2 #or lo (ue en caso de )o asistir al'uno de los inte'rantes (ue de la reunión se a#licarn las re'las definidas #ara la reunión semanal del 'ru#o. Co*unicación:
Ma comunicación oficial se reali=ar a travEs del correo institucional2 cada correo (ue se env/e se deer enviar con co#ia a todos los miemros del 'ru#o. Puntualidad:
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!er #untuales a las reuniones2 si al'n inte'rante del 'ru#o lle'a con ms de *+ minutos de atraso a cual(uier reunión ya sea #resencial o virtual sin #revio aviso2 dico retraso ser considerado como una falta y tendr una tarifa de multa de +25+ centavos de dólar #or cada minuto (ue aya lle'ado tarde. &l dinero ser recolectado #or el l/der del 'ru#o y se consi'narn los minutos tardes as/ como la tarifa #a'ada en el acta de la reunión. &l dinero (ue ser recolectado ser utili=ado al final del #royecto #ara reali=ar un evento de inte'ración del 'ru#o de traa-o. !i al'uno de los inte'rantes )o asiste a una reunión deer #a'ar una tarifa de 5+ dólares. ecanis*o de to*a de decisiones:
Ciertas decisiones se toman entre todos los inte'rantes del 'ru#o2 mediante acuerdo del 'ru#o. !i un inte'rante no se encuentra en al'una reunión donde se lle'ue un acuerdo con el 'ru#o2 se a#roara la decisión tomada2 y deer acatar las decisiones (ue ayan sido tomadas. &n caso de (ue se dea tomar una decisión (ue de#enda en 'ran medida del inte'rante del 'ru#o (ue se encuentre ausente2 el l/der del 'ru#o de traa-o tendr la autoridad #ara #oder a#la=ar la decisión #ara la si'uiente reunión si el as/ lo considera. Asignación de tareas:
Cada inte'rante del 'ru#o tendr la misma car'a de traa-o y cada (uien ele'ir (ue (uiere acer2 esto deido a (ue unos inte'rantes tienen ms eK#eriencia y ailidades en ciertos temas y en otros no. !i eKisten tareas (ue no son tomadas #or nin'n inte'rante del 'ru#o se las reali=ar #or acuerdo del 'ru#o. 0eporte de tareas:
Mos inte'rantes del 'ru#o tienen el com#romiso de tener el avance de tareas todos los lunes antes de la reunión. &l l/der del #royecto ar el se'uimiento res#ectivo en la reunión. Mue'o de culminar la tarea asi'nada2 cada inte'rante deer suir su tarea al re#ositorio del 'ru#o y enviar la notificación al l/der de #laneación2 #ara (ue realice el re'istro de cum#limiento y el informar al l/der de calidad #ara (ue realice el control de calidad y de su visto ueno. !i al'n inte'rante del 'ru#o no env/a la tarea terminada y con el visto ueno de calidad2 se considerar (ue no cum#lió con la tarea asi'nada. Por lo tanto se deer llevar un re'istro de incum#limiento en las asi'naciones medido en oras
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odos los documentos (ue se 'eneren deern ser a#roados #or el l/der de calidad y #osteriormente revisados #or el l/der del 'ru#o antes de ser entre'ados o #ulicados. 0esolución de Con#lictos:
!i el 'ru#o de traa-o se encuentra frente un conflicto entre dos o ms #ersonas dico conflicto #odr/a escalar asta el l/der del 'ru#o #ara (ue lo solucione El #ersonalmente2 o #odr #onerlo como un #unto de la a'enda de la reunión.
Garant/a del Proyecto
Mos tErminos de la 'arant/a deen ser ace#tadas en amas #artes #ara estalecer los alcances total del traa-o y a esto el valor estimado total del desarrollo del #royecto con los #la=os definidos en el crono'rama #ara la terminación del #royecto. Entre-ista$ el cliente o res#onsale del #royecto se com#romete con el #rofesional res#onsale de elaorar el #royecto a reuniones coordinadas de amas #artes #ara estalecer los #untos2 mEtodos y erramientas (ue se va a utili=ar en la elaoración del #royecto #ara esto el contestar un cuestionario de #re'untas el cual sirva #ara amas #artes y estalecer los alcances del #royecto. Anticipo$ Una ve= (ue el cliente ace#ta las #ro#uestas del cómo se va a reali=ar el #royecto reali=a el #a'o del de#ósito en 'arant/a el cual #ermanecer en al'una institución ancaria asta (ue finalice el #royecto2 una ve= (ue se entre'ue el #royecto al cliente o a la #ersona asi'nada como res#onsale del #royecto el #a'o se lierara al #rofesional res#onsale de la elaoración del #royecto.
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Ries'os del #royecto 1&vento o condición incierta (ue2 si o curriese2 tiene un efecto #ositivo o ne'ativo sore los o-etivos del #royecto3
P0I;CIPA8E6 AE;AZA6 DE8 P0+
P0+=A=I8IDAD
IPACT+
&l #royecto no est com#leto en la feca de entre'a
Alta
Alto
Mos arcivos de desarrollo se #ierden.
a-o
Alto
Altercados no menores en el e(ui#o de desarrollo.
"edio
"edio
&l cliente no cum#le con dar entrevistas2 (ue sern im#rescindile #ara el desarrollo del !oftJare y la ace#tación del cliente &l cliente no est conforme con el #royecto
"edio
Alto
a-a
Alto
Plan de Contin'encia
P0I;CIPA8E6 6+8>CI+;E6 A 8A6 AE;AZA6
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Hacer una #lanificación desde un comien=o #ara no tener sor#resas en la finali=ación del #royecto.
Reali=ar un res#aldo diario de los #rocesos (ue se vayan desarrollando en el transcurso del #royecto.
>ue cada Pro'ramador lleve una documentación detallada de los #rocesos o #ro'ramas (ue desarrolle.
Antes de (ue comience el desarrollo del #royecto deer/a reali=arse citas ya #redefinidas con tiem#o al cliente #ara (ue no lo tome de sor#resa si se necesita tocar un tema con esa #ersona. !iem#re se dee de reali=ar un acta donde se detalle los re(uisitos del cliente #ara de esa manera no tener #rolemas futuros.
Pro'rama de Hitos 1Un evento si'nificativo #ara el #royecto2 usualmente cuando se a#ruea #or una autoridad un entre'ale im#ortante2 incluir la feca com#rometida3
1ito Acta de Constitución de Proyecto A#roada Ad(uisición de Dominio Qe Ad(uisición de Hostin' Instalación de !ervidores Pa'o #or !ervicios Ad(uiridos Pre&ntre'a del !oftJare de Aulas Virtuales #ara la Universidad de Guaya(uil A#roación final del softJare de Aulas Virtuales #ara la Universidad de Guaya(uil Parametri=ación y Prueas :irma del Acta de :inali=ación del #royecto
Calidad Durante el desarrollo e im#lantación del #royecto se reali=ar se'uimiento y monitoreo a todos los re(uerimientos y entre'ales #reviamente acordadosL de i'ual forma a los entre'ales. Una ve= culminado el #royecto se #restar so#orte en sitio durante 0+ d/as en orarios de las +6++ a *++. Desde el d/a 0* asta el d/a *;+ #osterior a la culminación del #royecto se dar asistencia remota en orarios de las +6++ a *++. Asi'nación del Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Aula Virtual UG
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;o*bre
Cargo
Gru#o !;F Gestión de Proyecto
Gerente
Departa*ento ) Di-isión Auditoria de !istemas
A#roaciones Aceptado por: $uan ". oór(ue= C.
Aprobado por: In'. Ael Alarcón.
. 3erente del Proyecto: Gru#o !;F Gestión de Proyecto