Ajustes al balance Los ajustes al balance son asientos que se realizan con frecuencia porque, generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobación de sumas y saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general). El inventario general es el recuento y valuación de todos los bienes, derechos y obligaciones, que tiene una empresa o sociedad a una fecha determinada. Los datos para su confección se obtienen en base a la realidad y no de los registros contables. Es obligatorio registrar el inventario general anual dentro de los tres primeros meses de cada año. Las clases de ajustes que existen son: 1. Arqueo de fondos y valores 2. Inventario de mercaderías 3. Depuración de deudores 4. Amortización de bienes de uso 5. Gastos pendientes de pago 6. Gastos pagados por adelantados 7. Ingresos pendientes de cobro 8. Ingresos cobrados por adelantado 9. Omisión de gastos bancarios 10. Documentos protestados o en gestión judicial.
ARQUEO DE FONDOS Y VALORES Es el recuento de dinero, cheques y giros a nuestro favor, existentes en caja. El
arqueo de la cuenta “Caja” puede indicar una diferencia mayor o menor que el saldo
contable. 1) Saldo Real (arqueo) > Saldo Contable. $3500 Fecha
> $3300 F° Detalle
F° Debe
Caja (A+)
Haber 200
Sobrante de Caja (I+)
200
Según arqueo realizado a la fecha 1
2) Saldo Real (arqueo) < Saldo Contable. $3300 Fecha
< $3500 F° Detalle
F° Debe
Faltante de Caja (E+)
Haber 200
Caja (A-)
200 Según arqueo realizado a la fecha
3) Saldo Real (arqueo) = Saldo Contable. No se realiza ajuste (Registración).
ARQUEO DE CAJA CON IMPUTACIÓN DE GASTOS. Normalmente el cajero de cualquier organización entrega dinero de la caja a personas autorizadas para abonar diferentes gastos (en el caso de que no haya Fondo Fijo).
Dichos gastos estarán pagados en efectivo, pero no siempre registrados contablemente. Si no están contabilizados en la caja registradora se encontrara el dinero y los comprobantes de los gastos. En consecuencia, si al momento de efectuarse el arqueo se presenta esta situación la empresa deberá registrar 2 hechos: 1) El resultado del arqueo (faltante o sobrante de caja). 2) Los gastos abonados y aun no contabilizados. Caso Práctico 1) Arqueo con Faltante de Caja. a- al 31/12… el mayor de la cuenta Caja tiene SD de $1100. Realizado el arqueo a esa fecha, encontramos en la caja lo siguiente: - Factura paga de Telefónica de Argentina $177,45. - Ticket por viáticos
$88,55.
- Efectivo
$700,00.
- Total
$966,00. 2
¿Cómo debemos proceder para determinar el resultado del arqueo? - Comparar el Saldo Contable con el Total encontrado (comprobantes + efectivo) Saldo Real (arqueo) < Saldo Contable. $966
< $1100
La realidad nos indica que sólo hay $966, en consecuencia “Faltan $134”. El resultado
del arqueo es un Faltante de Caja de $134. Aclaración: en el asiento debemos registrar el faltante y los gastos efectuados no contabilizados. Fecha
F° Detalle
F° Debe
Haber
Faltante de Caja (E+)
134.00
Servicios (E+)
177.45
Viáticos (E+)
88.55
Caja (A-)
400.00 Según arqueo realizado a la fecha
El mayor actualizado será el siguiente: CAJA D
H
Saldo contable
1100 Por Arqueo y Gtos.
400
Total
1100 Total
400
SALDO DEUDOR $700
Este es el dinero que había realmente en Caja según el dato
3
2) Arqueo con Sobrante de Caja. b- Al 31/12… el mayor de la cuenta Caja tiene SD de $1100. Realizado el arqueo a esa fecha, encontramos en la caja lo siguiente: - Factura paga de Telefónica de Argentina $177,45. - Ticket por viáticos
$88,55.
- Efectivo
$968,00.
- Total
$1234,00.
Comparamos el Saldo Contable con el Total encontrado (comprobantes + efectivo) Saldo Real (arqueo) > Saldo Contable. $1234
< $1100
La realidad nos indica que sólo $1234, y en consecuencia “Sobran $134”. El resultado
del arqueo es un Sobrante de Caja de $134. Fecha
F° Detalle
F° Debe
Haber
Servicios (E+)
177.45
Viáticos (E+)
88.55
Sobrante de Caja (I+)
134.00
Caja (A-)
132.00 Según arqueo realizado a la fecha
El mayor actualizado será el siguiente: CAJA D
H
Saldo contable
1100 Por Arqueo y Gtos.
132
Total
1100 Total
132
SALDO DEUDOR $968
Este es el dinero que había realmente en Caja según el dato
4
INVENTARIO DE MERCADERIAS
Concepto: es el recuento y valuación de las mercaderías a la fecha de cierre del balance. El inventario de mercaderías no siempre coincide con los saldos contables. Esto puede deberse a la existencia de roturas, extravíos, etc., que no fueron contabilizados o por diferencias en la valuación de las mismas. Ejemplo:
1) Saldo Contable mayor que el Saldo Real: 9500 > 9300. DETALLE
DEBE
Faltante de Mercaderías
HABER 200
Mercaderías
200
2) Saldo Contable menor que el Saldo Real: 9300 < 9500. DETALLE Mercaderías Sobrante de Mercaderías
DEBE
HABER 200 200
REGISTRACIÓN Y CÁLCULO DEL COSTO DE MERCADERÍAS. Si durante el ejercicio económico no se contabilizó la salida de mercaderías (no se registró el costo en el momento de la venta), se deberá efectuar el siguiente asiento de Ajuste.
5
Ejemplo: La empresa “Mitre” S.C., inició su actividad con $5000 en
mercaderías durante el ejercicio, compró mercaderías por $1500 y el inventario final (general) es de $3500.
CMV = EXISTENCIA INICIAL + COMPRAS – EXISTENCIA FINAL
CMV = 5000 + 1500 – 3500
CMV = 3000
DETALLE
DEBE
CMV
HABER 3000
Mercaderías
3000
En el caso que las compras de mercaderías realizadas por la empresa se hubieran contabilizado en la cuenta de movimiento “Compras” en lugar de “Mercaderías”, registraremos antes del costo el siguiente asiento de ajuste:
DETALLE Mercaderías Compras
DEBE
HABER 1500 1500
DEPURACIÓN DE DEUDORES. Concepto: se llama así a la tarea de analizar los saldos individuales de cada deudor con el motivo de dejar en la cuenta “Deudores por Ventas” o “Deudores
6
Varios”, sólo aquellos que pagan regularmente y sacar de ella a los clientes que
no están en esa situación. De este análisis pueden surgir cuatro clases de deudores: 1- Deudores Varios o por Ventas: los que tienen su pago al día. 2- Deudores Morosos: aquellos que están atrasados en el pago, pero se estima que pagarán. 3- Deudores en Gestión: son los que se les ha iniciado juicio para el cobro de sus deudas. 4- Deudores Incobrables: se consideran así a quienes por determinados motivos se estima que no pagaran y se dan por perdidos. Ejemplo: La depuración de la cuenta “Deudores por Ventas” nos permite
comprobar la existencia de: a) Deudores atrasados en sus pagos $230. b) Deudores que se les ha iniciado juicio $140. c) Deudores que se estima que no pagarán $100. DETALLE
DEBE
HABER
Deudores Morosos
230
Deudores en Gestión
140
Deudores Incobrables
100
Deudores por Ventas
470
CRÉDITOS DOCUMENTADOS NO COBRADOS A SU VENCIMIENTO Concepto: se llaman así a los documentos a cobrar que no han sido abonados por los clientes a su fecha de vencimiento y cuyo cobro debe iniciarse mediante el protesto y/o juicio ejecutivo.
7
CRÉDITOS A COBRAR VENCIDOS. Concepto: son pagarés en cartera no cobrados a si vencimiento.
Ejemplo: hay pagarés vencidos por $400.
DETALLE
DEBE
Doc. a Cobrar Vencidos
HABER 400
Doc.a Cobrar
400
DOCUMENTOS A COBRAR EN GESTIÓN JUDICIAL. Concepto: son pagarés en cartera a los que se inició juicio ejecutivo para intentar su cobro.
Ejemplo a): del análisis de la cuenta Documentos a cobrar surge que se inició el cobro de un documento por vía judicial de $180.
DETALLE
DEBE
Doc.a Cobrar en Gestión
HABER 180
Doc.a Cobrar
180
Ejemplo b): se inicia el juicio ejecutivo por la cobranza de un documento de $100, ya registrado como vencido.
DETALLE Doc.a Cobrar en Gestión Doc.a Cobrar Vencidos
DEBE
HABER 100 100
8
OMISIÓN DE GASTOS BANCARIOS Concepto: son aquellos gastos bancarios (gastos de mantenimiento de cuenta, intereses, sellados, etc.) que la empresa omitió en su registración contable.
Ejemplo: la empresa omitió registrar una Nota de Débito Nº 438 del Banco Río por $90, que corresponde a gastos de mantenimiento de cuenta.
DETALLE
DEBE
Gastos Bancarios
HABER 90
Banco Río c/c
90
AMORTIZACIÓN DE BIENES DE USO Concepto: Los bienes de uso son aquellos destinados al uso exclusivo de la empresa y no a la venta ya que son necesarios para llevar a cabo su fin y prestar un buen servicio a sus clientes.
Ejemplo: Rodados; Muebles y Útiles; Inmuebles; Instalaciones; Maquinarias, etc. Al ser utilizados, estos bienes sufren un desgaste, que sin duda alguna disminuye su valor. En consecuencia, esta merma año tras año, es cada vez mayor y debe registrarse contablemente. Este desgaste se conoce con el nombre de “depreciación”, “desvalorización” o “amortización”. El porcentaje de amortización dependerá de la cantidad de años de vida útil que t enga el “Bien de uso”. Los porcentajes máximos de Amortización anual son establecidos por
la AFIP, los más frecuentes son:
CONCEPTO Muebles y Útiles Instalaciones
VIDA ÚTIL 10 años. 10 años
PORCENTAJE 10% 10% 9
Maquinarias Rodados Equipos de computación Inmuebles(valor edificado)
10 años 5 años 5 años 50 años
10% 20% 20% 2%
Ejemplo de amortización: se amortizan los siguientes Bienes de Uso de la empresa “Castro Hnos. & Cía.” S.C.
Bien de Uso Rodados Muebles Útiles
Valor de compra o de Costo $18000 y $12000
Vida útil
Porcentaje anual
Amortización anual
5 años 10 años
20% 10%
$3600 $1200
Totales DETALLE Amortizaciones
DEBE
$4800 HABER
4800
Amort. Ac. Rodados
3600
Amort. Ac. Muebles y U.
1200
PRINCIPIO O CRITERIO DE LO DEVENGADO Concepto: significa que se adquirió un derecho/ obligación a percibir/ abonar un importe determinado por un trabajo, servicio u otro motivo sin importar si se cobró/ pagó o está pendiente de cobro/ pago. Es importante recordar que todo derecho de una parte significa en otra una obligación.
Cuando se adquiere un derecho que represente un aumento del patrimonio o se contrae una obligación que corresponda a una disminución del mismo, a pesar de que no se haya efectivizado (cobrado o pagado), es necesario registrar estas operaciones, por las siguientes razones: 10
1) las pérdidas o ganancias deben afectar el ejercicio que corresponde sin importar el momento en que se cobren o paguen. 2) En el caso de no registrarse los asientos correspondientes, se está ocultando un Activo o un Pasivo. El objeto de los asientos de ajustes, que se realizan durante todo el año y en especial en la época de cierre del Balance General, es que cada ejercicio económico muestre únicamente los ingresos y egresos que le corresponden. De acuerdo con este principio o criterio, realizaremos el siguiente cuadro:
GANANCIAS 1) Ganancias Cobradas y Devengadas: 30/9….. Cobramos alquileres del mes de Septiembre por $1400, en efectivo,
según Recibo Nº 226.
11
DETALLE
DEBE
Caja
HABER 1400
Alquileres ganados
1400
2) Ganancias Cobradas y no Devengadas: 01/10…. Cobramos el alquiler del mes de octubre por $1800, en efectivo,
según Recibo Nº 240. DETALLE
DEBE
Caja
HABER 1800
Alquileres Cob.x Adel.
1800
31/10…. Al producirse el devengamiento del alquiler del mes d e octubre.
DETALLE
DEBE
Alquileres Cob.x Adel.
HABER 1800
Alquileres Ganados
1800
3) Ganancias Devengadas y Pendientes de Cobro: 30/9 … Todavía no cobramos alquileres que corresponden al mes de septiembre por $1500.
DETALLE Alquileres a Cobrar Alquileres Ganados
DEBE
HABER 1500 1500
12
10/10…. Supongamos que se cobra el alquiler del mes de septiembre en
efectivo y que se encontraba pendiente su cobro hasta la fecha según operación anterior (Recibo Nº 321).
DETALLE
DEBE
Caja
HABER 1500
Alquileres a Cobrar
1500
PÉRDIDAS. 1) Pérdidas Pagadas y Devengadas: 30-9… Pagamos alquileres del mes de septiembre por $2000, en efectivo, según Recibo Nº 177.
DETALLE
DEBE
Alquileres Perdidos
HABER 2000
Caja
2000
2) Pérdidas Pagadas y no Devengadas: 01/10…. Pagamos el alquiler del mes de Octubre por $2600 en efectivo, según Recibo Nº 489.
DETALLE
DEBE
Alquileres Pag.x Adel.
HABER 2600
Caja
2600
31/10…. Al producirse el devengamiento (finaliza el mes) de los alquileres
pagados en la operación anterior. 13
DETALLE
DEBE
Alquileres Perdidos
HABER 2600
Alquileres Pag.x Adel.
2600
3) Pérdidas Devengadas y Pendientes de Pago: 31/10…. Todavía no pagamos alquileres que corresponden al mes de octubre
por $1900.
DETALLE
DEBE
Alquileres Perdidos
HABER 1900
Alquileres a Pagar
1900
20/11…. Supongamos que se paga el alquiler del mes de octubre en efectivo
por $1900, que se encontraba pendiente de pago hasta la fecha según la operación anterior, según Recibo Nº 715.
DETALLE Alquileres a Pagar Caja
DEBE
HABER 1900 1900
GASTOS PENDIENTES DE PAGO. Concepto: son aquellos gastos producidos durante el ejercicio económico que finaliza y aún no han sido pagados.
Estos gastos deben ser contabilizados, porque las pérdidas y las ganancias deben incidir en el resultado del ejercicio en que se producen, si no se realiza el ajuste, serán considerados pérdidas en el ejercicio siguiente, al pagarlos. 14
Ejemplo: 1) Al cierre del ejercicio se encuentran impagos los siguientes gastos:
Impuestos $270. Sueldos $1900.
DETALLE
DEBE
Impuestos
HABER 270
Sueldos y Jornales
1900
Impuestos a Pagar
270
Sueldos a Pagar
1900
2) En el próximo ejercicio supongamos que se efectúa el pago en efectivo de estos gastos, se realizará el siguiente asiento:
DETALLE Impuestos a Pagar Sueldos a Pagar Caja
DEBE
HABER 270 1900 2170
INGRESOS PENDIENTES DE COBRO. Concepto: son aquellas ganancias que se han producido durante el ejercicio económico que finaliza y aún no se han cobrado.
Estos ingresos deben ser contabilizados, porque las pérdidas y las ganancias deben incidir en el resultado del ejercicio en que se originan, si no se realiza el ajuste, serán consideradas ganancias en el ejercicio siguiente, al cobrarlos. 15
Ejemplo: 1) La empresa “Diarcon” S.A. al 31/12, ganó comisiones durante el mes de diciembre que aún no se cobraron por $240. DETALLE
DEBE
Comisiones a Cobrar
HABER 240
Comisiones Ganadas
240
2) En el próximo ejercicio, cuando se cobren realmente las comisiones del ejercicio anterior, se realizará el siguiente asiento: DETALLE Caja Comisiones a Cobrar
DEBE
HABER 240 240
PLANILLA DE TRABAJO (PREBALANCE).
16