Akuntansi Hotel September 23, 2011
RUANG LINGKUP HOTEL
Wisatawan : Orang yang memasuki wilayah suatu negara dengan tujuan apapun asal bukan untuk tinggal menetap atau melakukan usaha yang teratur dan mengeluarkan uangnya di negara yang dikunjungi serta tidak memperoleh uang dari negara tersebut.
Ciri-ciri wisatawan: -Perjalanan dilakukan lebih dari 24 jam
-Perjalanan dilakukan hanya untuk sementara waktu
-Orang yang melakukannya tidak mencari nafkah di tempat di negara yang dikunjungi
Hotel menurut Hotel Proprietors Act :
Suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman, dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima.
Hotel menurut Grolier Electronic Publishing, Inc :
Usaha komersial yang menyediakan tempat menginap, makanan, dan pelayanan lain untuk umum.
Karakteristik Hotel :
1.
Usaha musiman
2.
Mempunyai rantai distribusi dan rentang waktu yang pendek
3.
Merupakan industri yang menggunakan tenaga kerja secara intensif
Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :
1.
Room Acomodation
2.
Food & Beverage:
3.
Produk hotel yang yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.
4.
Produk hotel yang yang dikelompokkan dalam dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk untuk acara
banquet (pertemuan), banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir ( souvenir ), ), penukaran valuta asing (money ( money changer ), ), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)
1.
Transient Hotel
2.
Residential Hotel
3.
Resort Hotel
1.
Jenis Hotel : (United State Lodging Industry)
Penggolongan Hotel :
Penggolongan ditandai dengan bintang (bintang 1 sampai 5)
1.
Usaha musiman
2.
Mempunyai rantai distribusi dan rentang waktu yang pendek
3.
Merupakan industri yang menggunakan tenaga kerja secara intensif
Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :
1.
Room Acomodation
2.
Food & Beverage:
3.
Produk hotel yang yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.
4.
Produk hotel yang yang dikelompokkan dalam dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk untuk acara
banquet (pertemuan), banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir ( souvenir ), ), penukaran valuta asing (money ( money changer ), ), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)
1.
Transient Hotel
2.
Residential Hotel
3.
Resort Hotel
1.
Jenis Hotel : (United State Lodging Industry)
Penggolongan Hotel :
Penggolongan ditandai dengan bintang (bintang 1 sampai 5)
2.
Penggolongan berdasarkan kondisi phisik, syaratnya:
-
Besar kecil hotel
-
Kualitas, lokasi dan lingkungan bangunan
-
Fasilitas yang dimiliki hotel untuk tamu
-
Kelengkapan peralatan yang tersedia
-
Kualitas bangunan
-
Tata letak ruang dan ukuran ruang
3.
Penggolongan berdasar Operasional/Manajemen:
-
Struktur organisasi, uraian tugas dan manual kerja
-
Tenaga kerja, spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan
4.
Penggolongan berdasar Pelayanan :
-
Keramahan, sopan, dan menggunakan seragam
-
Pelayanan mengacu kepada kebutuhan dan keinginan tamu
-
Pelayanan dibuka selama 24 jam
1.
Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :
Tarif kamar per room tarif:
2.
Tarif kamar per person tarif:
- Seasional Rates
- Week-End Rates
- Family Plan Rates
- Group Rates
- Commercial Rates
- Airlines Rates
- Day Rates
- Travel Agencies Rates
- Over Flow Rates
- Sistem Plan Rates
Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta
Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar ( European Plan) Plan)
Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan ( American ( American Plan) Plan)
1.
Outside Selling (Luar)
Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :
2.
Inside Selling (Dalam)
Daftar Rekening (Chart of Account):
Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:
1.
Rekening riil (Riil accounts) accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.
2.
Rekening Nominal (Nominal accounts) accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.
Struktur Organisasi Hotel:
1.
Front Office Depatment
2.
Housekeeping Department
3.
F&B Department
Departemen ini dibadi menjadi 2:
a.
F&B Production
b.
F&B Service
4.
Sales&Marketing Department
5.
Accounting Department
6.
Human Resources Department
7.
Engineering Department
8.
Security Department
1.
Financial Controller
Struktur Organisasi Departemen Akuntansi:
2.
Chief Accounting
3.
Credit Manager
4.
Account Receivable
5.
Income Audit
6.
Accounting Payable
7.
General Cashier
8.
Cost Control
9.
Receiving
10. Store (Gudang)
11. Payroll
12. Purchasing
13. Night Audit
14. Book Keeper
Sistem Pembayaran pada Hotel
Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh t amu, yaitu:
1.
Pembayaran dengan cash money
2.
Pembayaran dengan credit card
3.
Pembayaran dengan traveller cheque
4.
Pembayaran dengan voucher
5.
Pembayaran dengan guarantee letter
6.
Pembayaran dengan complimentary
PENDAPATAN
Penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman, penjualan dari outlet-outlet lainnya.
a.
Penjualan Kamar
b.
Penjualan makanan dan Minuman
c.
Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet
Karakteristik penjualan pada usaha hotel yaitu:
1.
Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
2.
Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.
3.
Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock ).
PENJUALAN KAMAR
a.
Jenis Pemesanan Kamar
1. Pemesanan Kamar Bergaransi (Guaranteed Reservations)
Yang termasuk pemesanan kamar bergaransi:
2
b.
Prepayment Advance Deposit
Travel Agent/Airlines
Corporate
Pemesanan Kamar tak Bergaransi (Non Guaranteed Reservations)
Media Pemesanan Kamar
a.
Telepon
b.
Surat
c.
Telex
d.
Faxsimile
e.
Go show
c.
Sumber-sumber Reservasi
1.
Company atau Perusahaan
2.
Travel Agent /Biro Perjalanan
3.
Airlines Agency /Perusahaan Penerbangan
4.
Government /Pemerintahan
5.
Airport Representative
6.
Hotel Guest /Tamu Hotel
7.
Car Rental Company /Perusahaan Penyewaan Mobil
8.
Central Reservation System/Sistem Pemesanan Terpusat
9.
Individual/Perseorangan
a.
Bagan Organisasi yang Terlibat:
Reservation
b.
Front Office ( FO ) dan FO cashier:
c.
Bellboy
d.
Roomboy
e.
Housekeeping
f.
Night Audit
g.
Income Auditor
h.
Account Receivable
i.
General Cashier .
a.
Dokumen yang Digunakan:
Guest bill : digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama
menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
v Master bill
v Extra bill
b.
Reservation Form
c.
Registration Form
d.
Registration Card
e.
Room Count Sheet
f.
Room Sales Recapitulation
g.
Remittance of Fund
Laporan yang Dihasilkan:
1.
Room Sales Recapitulation
2.
Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan
Prosedur Penjualan:
Penjualan Kamar:
Tamu
FO
Melakukan
RSF
reservasi
Bellboy
Night Audit
Setelah tamu registrasi,
kunci kamar diserahkan,
RGF
bellboy mengantar tamu
ke kamar
RGC
GB
Income Audit
Cek
Buat daily of sales
Cek ulang
(Masukkan ke rak,
posting tiap hari)
RCS
RSR
+
Uang
+
GB
ROF
PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN
Kelompok Makanan dan Minuman
a.
Makanan
-
Makanan pembuka ( Appetizers)
-
Sup (Soup)
-
Makanan utama (Main course)
-
Makanan penutup (Dessets)
b.
Minuman
-
Minuman keras (Liquer )
-
Beer
-
Minuman ringan (Soft drink )
-
Minuman hangat (Hot beverage)
a.
Bagian yang Terlibat
Waiter/Waitress
b.
Food and Beverage (F&B) Cashier
c.
Kitchen
d.
Income Auditor
e.
Night audit
f.
FO cashier
a.
Dokumen yang Digunakan:
Menu List : daftar harga dan jenis makana serta minuman
b.
Restaurant and Bar order : mencatat pesanan tamu
c.
Restaurant and Bar bill : mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu
dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
d.
Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai
maupun kredit pada masing-masing shift
e.
Remittance of Fund : merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil
penjualan pada hari itu
a.
b.
Laporan yang Dihasilkan:
Restaurant and Bar Summary of Sales
Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan
Prosedur Penjualan:
Penjualan Makanan dan Minuman Tunai
Tamu
Waiter/ress
Menu
Menu
Order
RBO
(Rangkap 3,
Kitchen
RBO
F&B Cashier
FO
RBO
(Siapkan pesanan)
arsip)
RBB
(Rangkap 3,
RBB
+
arsip)
utk tiap shift
Uang
+
RBSS
Titip pada FO
Uang
ke back office
Esok dibawa
ROF
Penjualan Makanan dan Minuman Kredit
Tamu
Waiter/ress
Menu
Menu
Order
RBO
(Rangkap 3,
(Siapkan pesanan)
Kitchen
RBO
F&B Cashier
RBO
FO
arsip)
RBB
Posting
ke GB
(Rangkap 3,
RBB
(Ttd persetujuan ke
Charge bill)
arsip)
+
RBSS
Titip pada FO
utk tiap shif
Esok dibawa
ke back office
ROF
PENERIMAAN KAS
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.
Penjualan Kamar
Bagian Organisasi yang Terlibat:
a.
Front Office ( FO ) dan FO cashier
b.
Night Audit
c.
Income Auditor
d.
General Cashier .
Dokumen yang Digunakan:
a.
Guest bill
b.
Room Sales Recapitulation
c.
Remittance of Fund
Prosedur :
FO
GB
+
RSR
Night Audit
Income Audit
General Cashier
+
Uang
ROF
Cek
Cek ulang & catat pada
summary, daily sales uang&arsip bukti
Penjualan Makanan dan Minuman
Bagian Organisasi yang Terlibat :
a.
F&B cashier
b.
FO cashier
catat pada general cashier
simpan
2.
Night Audit
3.
Income Auditor
4.
General Cashier
Dokumen yang Digunakan:
a.
Restaurant and Bar bill : mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu
dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b.
Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai
maupun kredit pada masing-masing shift
c.
Remittance of Fund : merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil
penjualan pada hari itu
Prosedur :
F&B
FO
RBB
GB
+
+
SOS
RSR
Night Audit
Income Audit
General Cashier
+
+
Uang
Uang
ROF
ROF
Cek
Cek ulang &
catat pada
summary, simpan
daily of sales
uang&arsip bukti
Catat pada general cashier
Pengumpulan Piutang
Bagian Organisasi yang Terlibat:
1. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan 2.
Collector : melakukan penagihan atas piutang tamu berdasarkan faktur.
3.
General Cashier : menerima semua hasil penagihan piutang dan melakukan pengecekan kembali dan menyetor uang ke bank.
Dokumen yang Digunakan:
1.
Guest bill
2.
Reservation Form
3. Agent Voucher 4.
DPP
5.
Invoice
6.
Cash Receipt
Prosedur
Account Receivable
VA
+
RF
+
Head Department
Collector
General Cashier
GB
Persetujuan
Invoice
+
Penagihan ke agen
Invoice
Invoice
Invoice
+
+
DPP
DPP
DPP
+
+
+
+
CR
CR
CR
CR
Penerimaan Uang Muka
Bagian Organisasi yang Terlibat:
a.
Reservation
b.
Front Office ( FO ) dan FO cashier:
c.
Night Audit :
d.
Income Auditor
e.
General Cashier
+
DPP
Catat pada GCS
info ke AR, lalu
arsip
Dokumen yang Digunakan:
a.
b.
Cash Receipt
Reservation Form
Prosedur :
Reservation
Audit
RF
Agen
FO Cashier
Night
Income
General Cashier
Auditor
Reservasi
RF
+
Uang
&informasikan
RF
RF
+
Uang
Cek
Cek ulang
Catat pada GCS
CR
account receivable,
lalu arsip
ROF
BIAYA
PENGERTIAN BIAYA
Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenue) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
DOKUMEN-DOKUMEN
1.
PURCHASE REQUISITION (PR)
Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.
Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:
a.
Asli dikirim ke seksi cost control
b.
Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing
c.
Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departem en outlet
Contoh pembuatan Purchase Requisition:
Pada tanggal 14 Mei 2006 berdasarkan stock minimum barang petugas gudang meminta kepada seksi pembelian barang supaya dibelikan barang-barang yaitu:
30 pack Maizena 400 gram
18 btl Apricot Brandy
60 kg Coffee Bali 250 gram
15 btl Borzoi Vodka
24 can Custard Powder 100 gram
36 btl Bir Bintang Large
36 can Baking Powder 50 gram
36 box Paper Napkin
Hotel :
Alamat :
PURCHASE REQUISITION
To
: Purchasing Department
From
: Storeroom Department
No
Date
: 001
: 14 Mei 2006
Please order the following items
To be delivered by:………………..
No
1
Unit
Pack
Items
Maizena 400
gram
Qty
Stock
Reqst
On hand
30
10
Average
To date
Unit
Consum
Consum
Price
30
25
Remarks
60
20
60
30
250 gram
24
8
24
10
Custard
36
12
36
15
18
6
18
10
15
5
15
7
36
12
36
12
36
26
36
30
Coffee Bali
2 Kg
Powder 100 3 gram
4 Baking
Powder 50
5 Can
gram 6 Apricot 7 Brandy
8 Borzoi Vodka
Can
Bir Bintang
Large
Paper Napkin
Btl
Btl
Btl
Box
Requested by
Approved by
Head Department Store
General Manager
2.
PURCHASE ORDER (PO)
Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:
d.
e.
Harus didukung dengan purchase requisition
Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)
Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:
a.
Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk
b.
Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
c.
Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)
d.
Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable
e.
Copy Keempat arsip purchasing department
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1.
Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).
2.
Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu,
berat, ukurannya serta spesifikasinya.
Contoh pembuatan purchase order:
Hotel
: ……………………
Alamat
: ……………………
PURCHASE ORDER
Kepada Yth : UD Pelangi
No
: 001
Tanggal : 14 Mei 2006
Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim kebagian penerimaan kami:
Tanggal tiba : 18 Mei 2006
No
Banyak
Satuan
Jenis
Harga
Harga
Barang
Satuan
Total
1
Pack
Maizena 400 gram
30
5.500
165.000
2
Kg
Coffee Bali 250 gram
60
5.000
300.000
3
Can
Custard Powder 100 gram
24
2.500
60.000
4
Can
Baking Powder 50 gram
36
3.000
108.000
5
Btl
Apricot Brandy
18
105.000
6
Btl
Borzoi Vodka
15
115.000
7
Btl
Bir Bintang Large
36
10.000
360.000
8
Box
Paper Napkin
36
27.500
990.000
Total
5.598.000
§ PO ini dianggap batal jika paling lambat tanggal 25 Mei 2006 belum tiba di gudang.
1.890.000
1.725.000
§ Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan (receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).
§ Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.
§ Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.
§ Pembayaran akan dilakukan, setelah barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota tuan/nyoya atau surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.
§ Harap dicantumkan no order kami pada nota tuan/nyonya.
§ PO ini dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.
Purchasing Manager
3.
Cost Control
General Manager
MEMORANDUM INVOICE (MI)
Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik.
Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa Memorandum Invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.
Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku syah apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:
1.
Quantity and Quality Approved
2.
Price approved
3.
Received
Setelah MI ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:
1.
Asli dikirim ke seksi cost control
2.
Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang
3.
Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip)
4.
Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable
5.
Copy Keempat diberikan kepada supplier
Contoh pembuatan Memorandum Invoice:
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Food
No
Date
:001
:18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
Stock No
A1
Unit
Qty
Description
Unit Price
Total
Pack
30
Maizena 400 gr
5.500
165.000
2
Kg
60
Coffee Bali 250gr
5.000
300.000
3
Can
24
Custard Powder 100gr
2.500
60.000
4
Can
36
Baking Powder 50gr
3.000
108.000
Total
633.000
Remarks
Quantity&Quality Control
Price Approved
(……………………..)
Received
(………………………..)
(………………..)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Beverage
No
:002
Date
:18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
Stock No
Unit
Qty
Description
Unit Price
Total
B1
Btl
18
Apricot Brandy
105.000
1.890.000
2
Btl
15
Borzoi Vodka
115.000
1.725.000
3
Btl
36
Bir Bintang large
10.000
360.000
Remarks
Total
Quantity&Quality Control
3.975.000
Price Approved
(………………………)
Received
(………………………..)
(………………..)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Material Supplies
No
:003
Date
:18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
Stock No
C1
Unit
Box
Qty
36
Description
Paper Napkin
Unit Price
Total
27.500
990.000
Remarks
Total
Quantity&Quality Control
Price Approved
(………………………)
4.
990.000
(………………………..)
Received
(……………….)
DAILY RECEIVING REPORT (DRR)
Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Daily Receiving Report dapat dikalsifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1.
Daily Receiving Report untuk Food
2.
Daily Receiving Report untuk Beverage
3.
Daily Receiving Report untuk Material
Tujuan membuat Daily Receiving Report antara lain:
1.
Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima
2.
Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO)
3.
Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of account
4.
Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex)
Contoh pembuatan Daily Receiving Report:
Hotel :
Alamat
:
Daily Receiving Report Food
No
:001
Date
: 18 Mei 2006
Inv No
Oty
Unit
Items
Unit
Total
Price
UD
001
Pelangi
30
60
Pac
Maizena
5500
165.000
Kg
Coffee Bali
5000
300.000
Rem
Fruit&Vegt
Meat
Dairy Product
24
Can
Cust Powder
2500
60.000
36
Can
Baking Powder
3000
108.000
Total:
Prepared by
Received by
(Receiving)
(Store Keeper)
633.000
Checked by
(Cost Control)
Hotel :
Alamat
:
Daily Receiving Report Beverage
No
:002
Date
: 18 Mei 2006
Inv No
Oty
Unit
Items
Unit Price
Total
Rem
Liquer
Beer
Soft drink
UD
002
Pelangi
18
15
36
Btl
Apricot Brandy
105.000
1.890.000
Btl
Borzoi Vodka
115.000
1.725.000
Btl
Bir Bintang
10.000
360.000
Large
Total:
Prepared by
Received by
(Receiving)
(Store Keeper)
Hotel :
Alamat
:
Daily Receiving Report Material Supplies
No
:003
Date
: 18 Mei 2006
3.975.000
Checked by
(Cost Control)
Inv No
Oty
Unit
Items
Unit Price
Total
Rem
27.500
990.000
Inventory
Other
UD
003
Pelangi
36
Box
Paper Napkin
Total
Prepared by
Received by
(Receiving)
(Store Keeper)
5.
990.000
Checked by
(Cost Control)
BINCARD
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
Contoh Pembuatan Bincard:
Stock No A1
Bin No: 100-1
Description
Max
: 40
Maizena 400gr
Min
:10
Date
Unit: Pack
Reference
In
Out
Balance
31 Aprl 2006
Inventory
-
-
10
18 Mei 2006
DRR 001
30
-
40
6.
CARDEX
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang
Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:
1.
Jumlah nilai barang yang tersisa digudang
2.
Tingkat turn over
3.
Harga alokasi per unit barang
4.
Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel
5.
Mengetahui barang yang jarang dipakai
6.
Jumlah barang masuk dan keluar
Contoh Pembuatan Cardex:
Date
Reference
31 Aprl 2006
Inventory
18 Mei 2006
DRR 001
Item: Maizena 400gr
7.
Unit Cost
5.500
Stock No: A1
STOREROOM REQUISITION (SR)
In
Out
Balance
-
-
10
30
-
40
Unit: Pack
Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom Requisition dapat dibedakan menjadi 3 antara lain:
1.
Storeroom Requisition Food
2.
Storeroom Requisition Beverage
3.
Storeroom Requisition Material and Supplies
Storeroom Requisition dibuat oleh masing-masing departemen dan diterima oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang. Didistribusikan kepada:
1.
Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex
2.
Copy pertama ke gudang sebagai arsip
3.
Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut
PEMBELIAN PERSEDIAAN
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:
1.
Menjaga kontinuitas usaha
2.
Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
3.
Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
4.
Membuat perencanaan pembelian yang optimal
5.
Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6.
Mencegah slow moving item
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
1.
Temperatur ruangan
2.
Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3.
Metode penyimpanan barang
4.
Sistem ventilasi
Bagian Yang Terlibat
1.
Departemen yang membutuhkan
2.
Gudang (Storeroom)
3.
Pembelian (Purchasing )
4.
Penerimaan (Receiving )
5.
Cost Control
6.
Hutang ( Account Payable)
Dokumen Yang Digunakan
1.
Purchase Requisition (PR)
2.
Purchase Order (PO)
3.
Memorandum Invoice (MI)
4.
Daily Receiving Report (DRR)
5.
Quatation Analysis Price (QAP)
6.
Bincard
7.
Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang ( receiving ), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.
PENGGUNAAN PERSEDIAAN
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta.
Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.
Bagian Yang Terlibat
1.
Departemen yang membutuhkan
2.
Gudang (Storeroom)
3.
Cost Control
Dokumen Yang Digunakan
1.
Storeroom Requisition (SR)
2.
Bincard
3.
Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
1.
General food/beverage cost , yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman
2.
Stock opname report , laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard
3.
Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost
4.
Daily food costt , merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan antara total cost dengan total sales) yang biasanya dinyatakan dengan persentase
PENGELUARAN KAS
Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kasir yang ada dikantor belakang ( back office) yang biasanya disebut
juga General Cashier
diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department .
Pembayaran Gaji
Bagian Yang Terlibat
1.
Personalia
2.
Accounting Head Department
3.
General Manager
4.
General Cashier
Dokumen Yang Digunakan
1.
Daftar Gaji
2.
Slip Gaji
3.
Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary , merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier
Pembayaran Hutang
Bagian Yang Terlibat
1.
Account Payable/ Hutang
2.
Accounting Head Department
3.
General Manager
4.
General Cashier
Dokumen Yang Digunakan
1.
Voucher Payable
2.
Faktur
3.
Memorandum Invoice
4.
Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan Yang Dihasilkan
General Cashier Summary , merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier