ANALISIS DAN DAN PERANCANGAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT. DISTRO X
1. 1.1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi yang disertai perkembangan internet saling mendukung satu sama lain sehingga melahirkan konsep Teknologi Informasi berbasis internet yang perkembangannya semakin luas dan semakin banyak diterapkan diterapkan dalam bisnis perusahaan perusahaan di berbagai berbagai bidang. PT DISTRO X adalah perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan dan pemesanan baju. Perusahaan ini memiliki pelanggan yang tersebar di Indonesia dan telah menggunakan teknologi komputer untuk mendukung operasinya, tetapi sistem computerized masih terbatas dalam office automation untuk mendukung pemrosesan data, transaksi, operasi bisnis dan belum memanfaatkan teknologi internet dalam hal ini e-Commerce untuk mendukung bisnis dan operasional perusahaan 1.2
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah : Analisis hanya dilakukan pada PT DISTRO X yang berlokasi di Indonesia Indonesi a Tidak membahas mengenai masalah keamanan (security) dalam penggunaan eCommerce dan transaksi secara online Perancangan Web untuk mendukung bisnis perusahaan dari transaksi yang sebelumnya sebelumnya bersifat offline mengarah pada transaksi online demi kemudahan atau kelancaran dalam bertransaksi dan memperoleh informasi.
DISTRO X
1
1.3
Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah : Menganalisis permasalahan yang dihadapi perusahaan mengenai efektivitas transaksi dan penjualan produk-produk perusahaan. Merancang e-Commerce yang terfokus pada e-Selling (penjualan dan transaksi secara online) sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun manfaat dari penelitian ini antara lain : Meningkatkan dan memperluas transaksi dan penjualan produk perusahaan. Memberikan kemudahan kepada para pelanggan dalam memperoleh informasi, melakukan transaksi atau pemesanan secara online. 1.4
Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah : Metodologi Analisis terdiri atas : a. Penelitian atas sistem yang sedang berjalan b. Analisis terhadap temuan dari penelitian c. Studi Pustaka d. Identifikasi persyaratan sistem Metodologi Perancangan a. Rancangan database berbasis object oriented. b. Pembuatan struktur menu. c. Pembuatan spesifikasi database. d. Pembuatan tampilan layar.
DISTRO X
2
2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Penjualan
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars,
2000). Sistem adalah
sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998).
Informasi adalah salah satu jenis sumberdaya yang tersedia
bagi manajer, yang dapat dikelola seperti halnya sumberdaya yang lain. Informasi dari komputer dapat digunakan oleh para manajer, non manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan(McLeod, 2001). Sistem Informasi adalah suatu system dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung orerasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan (McLeod, 2001). Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi barang atau jasa baik secara kredit atau jasa untuk mendapatkan sumberdaya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar (piutang). P enjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama dalam memperoleh pendapatan, baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh kedua belah pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan (Mulyadi, 2001). Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan
informasi
yang
bermanfaat
bagi
pihak
manajemen
dalam
pengambilan keputusan. Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu DISTRO X
3
pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas p enjualan yang berlaku (Niswonger, 1999). 2.2 Internet
Internet adalah sebuah jaringan besar yang terdiri dari berbagai jaringan yang meliputi jaringan bersifat bisnis, pendidikan dan riset serta menghubungkan jutaan komputer didalam jaringan-jaringan tersebut (O¶Brien,1997). WWW adalah sistem client/server yang dirancang untuk menggunakan dokumen hypertext dan hypermedia via Internet. WWW menggunakan HTTP (Hypertext Transfer Protocol) untuk bertukar informasi, image, dan data lain. Dokumen diformat dalam HTML (Hypertext Markup Language) yang digunakan untuk menciptakan halaman dan dokumen yang disajikan pada Web (Ellsworth Jill H. & Ellsworth Matthew V, 1997). URL merupakan singkatan dari Uniform Resources Locator adalah cara standar yang digunakan untuk menentukan situs atau halaman pada internet. URL merupakan cara standar untuk menampilkan informasi tentang j enis isi dan lokasi file : nama file, lokasi komputer di internet, letak file di dalam komputer, dan protokol internet yang digunakan untuk
mengakses file
itu(Ellsworth Jill H. & Ellsworth Matthew V, 1997). 2.3 E-Commerce E-C ommerce
adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan
penjualan atau pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet (Turban, Efraim,2000). E-Commerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga pilar elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik, hubungan elektronik, dan transaksi elektronik (McLeod, Raymond,1998).
DISTRO X
4
2.4 Analisis SWOT
SWOT adalah identifikasi berbagai factor s ecara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. SWOT terdiri dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dianalisa oleh perusahaan tersebut untuk menentukan langkahlangkah strategis untuk perusahaan tersebut. Berikut ini penjelasan Analisis SWOT (Rangkuti,2002) : o Strength Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaing. Misalnya kekuatan pemasaran dan penjualan. o Weakness Kelemahan yang biasanya berbentuk masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya. o Opportunity Peluang merupakan suatu bidang kebutuhan pembeli di mana perusahaan dapat beroperasi secara menguntungkan. Peluang dapat digolongkan menurut daya tariknya dan kemungkinan berhasilnya. o Threats Ancaman merupakan tantangan akibat kecenderungan atau perkembangan yang kurang menguntungkan yang akan mengurangi penjualan dan laba jika t idak dilakukan tindakan defensive (pertahanan). Ada 4 alternatif strategi yang tersedia yaitu (Rangkuti, 2002, p31-32)
: o
Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. o Strategi ST
DISTRO X
5
Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. o Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. o Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensive dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. 2.5 Basis Data
Database adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara logis dan deskripsi dari data, yang dirancang untuk keperluan informasi dari suatu perusahaan (Connolly dan Begg ,2002). Dua tujuan utama dari konsep database adalah untuk memperkecil pengulangan data dan mencapai independensi data. Pengulangan data (data redudansi) adalah duplikasi dari data, yaitu data yang sama yang disimpan dalam bermacam-macam file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan untuk program yang memproses data. Independensi data dilakukan melalui penempatan spesifikasi data dalam tabel-tabel dan kamus yang terpisah secara khusus dari program-program. Program tersebut menunjukkan tabel dalam pemesanan untuk mengakses data. Perubahan struktur data hanya dilakukan sekali di dalam tabel 2.6 Interaksi Manusia dan Komputer
IMK (Interaksi Manusia Komputer) adalah suatu studi mengenai bagaimana manusia berinteraksi dengan komputer dan sampai sejauh mana komputer dikembangkan untuk interaksi yang berhasil dengan manusia. Satu faktor penting dari IMK adalah user-user yang berbeda akan membentuk konsepsi-konsepsi atau model-model mental yang berbeda mengenai cara mereka berinteraksi, belajar dan
DISTRO X
6
menyimpan pengetahuan dan keahlian (model kognitif yang berbeda untuk orang dengan ³left-brained´ dan ³right-brained´). Pada akhirnya, preferensi user akan berubah setelah mereka secara gradual menguasai interface-interface baru (Shneiderman, Ben,1998).
3. ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
PT DISTRO X bergerak di bidang supplier aksesoris mainan untuk produk snack (sebagai fokus utama), stationery (alat-alat tulis, tas sekolah, dan sebagainya), produk elektronik (jam tangan, radio mini, dan sebagainya) dan imitasi (tiruan). Pelanggan dapat memperoleh informasi dan harga produk dari bagian Marketing. Pelanggan juga dapat memesan sesuai desain yang diinginkan. Pelanggan yang ingin memesan produk (order minimum 100 potong baju) dapat menghubungi lewat telepon, email atau datang langsung ke PT DISTRO X yang akan dilayani oleh bagian Marketing (pembatalan pemesanan dapat dilakukan oleh pelanggan dalam waktu 24 jam) dan jika sudah pasti maka akan dibuat Surat Pemesanan Barang (PO) rangkap tiga. Lembar satu untuk diserahkan ke bagian gudang, lembar dua untuk pelanggan dan lembar tiga untuk bagian keuangan. Pelanggan baru (2-3 kali transaksi) harus membayar secara cash, sedangkan pelanggan tetap diberi batas waktu pembayaran 14 - 30 hari sesuai kesepakatan. Bagian gudang akan mengecek persediaan dan database barang. Bila stok kurang atau tidak tersedia maka bagian gudang akan melaporkan permintaan pembelian kepada bagian pembelian, lalu bagian pembelian akan melakukan pembelian barang yang habis tersebut. Selanjutnya bagian gudang mempersiapkan atau packing barang dan menyerahkan PO kepada bagian keuangan yang akan membuat faktur dan diserahkan ke bagian pengiriman. DISTRO X
7
Bagian pengiriman akan membuat surat jalan dan mengirim barang beserta faktur dan surat jalan kepada pelanggan. Barang yang rusak atau tidak sesuai dapat dikembalikan dan bagian keuangan membuat retur penjualan. Untuk pembayaran tunai atau langsung akan diserahkan ke bagian keuangan dan dicap lunas sedangkan pembayaran oleh pelanggan tetap s esuai tanggal jatuh tempo. Pembayaran yang melewati jatuh tempo dikenakan charge 3 %. Pengiriman barang untuk daerah Jakarta menggunakan transportasi dari perusahaan dan untuk pelanggan di luar kota menggunakan jasa ekspedisi dan biaya pengiriman ditanggung pelanggan. Analisis SWOT
Analisis SWOT digunakan sebagai pembanding antara faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) perusahaan yang berguna untuk mengetahui kondisi perusahaan dan sebagai pedoman dalam menentukan kebijakan perusahaan. 1. Strenghts (Kekuatan) - Penggunaan SQL Server dan Delphi untuk mendukung dan memberi kemudahan dalam pengolahan database. - Memiliki pelanggan (sebagian besar adalah perusahaan) yang beragam dan tersebar luas di Indonesia. - Pembagian dan pemisahan struktur organisasi ke dalam divisi agar memudahkan pelaksanaan tugas masing-masing.
DISTRO X
8
2. Weakness (Kelemahan) - Masih ditemui kendala waktu dalam penyampaian informasi (pengiriman data, gambar barang dan sebagainya) - Kurangnya sarana penunjang yang efektif dalam penjualan 3. Opportunities (Peluang) - Pangsa pasar yang besar dan dapat diperluas ke berbagai daerah - Tren yang semakin beragam dan berkembang untuk dapat melakukan diversifikasi Dukungan sarana dan prasarana yang semakin baik (transportasi, teknologi informasi, internet, dan sebagainya) khususnya oleh pemerintah. 4. Threats (Ancaman) - Kinerja perusahaan dan staff yang masih perlu ditingkatkan karena dinilai kurang maksimal - Persaingan harga dan bisnis yang semakin kompleks dan tidak sehat - Kondisi ekonomi & iklim investasi yang belum stabil - Kebijakan pemerintah yang lemah dan kurang efektif sehingga menghambat perkembangan usaha dan investasi
Identifikasi Masalah
Dalam promosi dan pemasaran produk, PT DISTRO X mengunakan sistem sampel dengan menyebarluaskan contoh gambar barang dan informasi produk kepada pelanggan tetap dan baru yang ada di berbagai daerah dengan menggunakan email, fax atau pos. Pengiriman barang menggunakan transportasi perusahaan untuk daerah Jakarta dan sekitarnya, sedangkan untuk luar kota menggunakan jasa ekspedisi. Dari hasil pengamatan, maka dapat kami uraikan mengenai permasalahan yang terjadi yaitu :
DISTRO X
9
PT DISTRO X masih memanfaatkan sistem pemesanan biasa (datang langsung, melalui telepon atau email) sehingga pelanggan masih mengalami kesulitan dan transaksi berjalan lambat. Selain itu juga masalah atau kendala waktu dalam pengiriman gambar produk atau pertukaran informasi dengan pelanggan yang memakan waktu lama terutama untuk pelanggan di luar kota karena dukungan sarana komunikasi dan transportasi yang tersedia kurang efektif. Berdasarkan perbandingan data transaksi atau volume penjualan Bulan November , bulan Oktober telah terjadi penurunan omset penjualan sekitar 40% di Bulan November ini dibandingkan dengan penjualan tahun-tahun sebelumnya. Usulan pemecahan Masalah
Dengan melihat dan menganalisa permasalahan yang terjadi pada perusahaan, maka solusi pemecahan yang dapat dilakukan antara lain : Untuk memudahkan operasi bisnis dan kemudahan transaksi pada perusahaan maka perlu dibuat sistem penjualan b erbasis Web (pemesanan secara online) yang dapat menghemat waktu terutama dalam penyampaian atau pertukaran informasi (data, contoh gambar produk, dan sebagainya), pemesanan produk dan transaksi dapat dilakukan dimana saja setiap saat oleh pelanggan di berbagai daerah Perancangan Web disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan terutama berkaitan dengan informasi produk, pemesanan dan informasi pendukung lainnya yang dapat diakses oleh pelanggan setiap waktu. Perancangan Web pada PT DISTRO X sebagai sarana untuk memperluas pemasaran atau penjualan dengan tujuan meningkatkan volume transaksi dan omset penjualan yang menurun.
DISTRO X
10
4. RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Prosedur Sistem yang Diusulkan Pelanggan mengunjungi website PT DISTRO X untuk melihat daftar produk. Bila pelanggan berminat untuk memesan maka pelanggan harus terlebih dahulu untuk melakukan login bagi member lama, dan bagi member baru diharuskan untuk melakukan registrasi atau daftar untuk mendapatkan User ID Pelanggan sehingga pelanggan dapat melakukan pemesanan. Setelah itu pelanggan dapat memilih produk dan jumlah yang ingin dipesan sesuai dengan ketentuan kemudian pelanggan men-submit pemesanan. Pelanggan akan menerima konfirmasi pemesanan tersebut yang akan dikirim melalui e-mail. Kemudian Marketing akan memproses dan mempersiapkan pesanan pelanggan. Pembayaran dilakukan dengan cara transfer ke rekening PT DISTRO X sesuai batas jatuh tempo. Pembayaran yang melewati jatuh tempo dikenakan charge 3 %. Kemudian pelanggan melakukan konfirmasi pembayaran dengan mengirim bukti transfer melalui fax atau email dan bagian keuangan mengecek pembayaran tersebut dan memberikan keterangan lunas. Admin mengelola dan mengupdate database setiap waktu dan setiap terjadi perubahan pada database.
DISTRO X
11
Laporan rugi/laba Distro X Untuk periode berakhir 31 Desember 2010 Pendapatan:
Penjualan Harga
1,800,000
pokok penjualan:
Persediaan awal
200,000
Pembelian (50 pices)
800,000
Tersedia untuk dijual
1,000,000
Persediaan akhir
100,000
Harga pokok penjualan
900,000
Laba kotor Biaya
900,000
operasional:
Biaya komisi
50,000
Biaya transportasi
50,000
Biaya telpon
70,000
Biaya pengirian barang
100,000
Biaya pembelian tinta (untuk brosur)
50,000
Biaya pembelian kertas (1 rim)
30,000
Total
350,000
Laba operasi
550,000
Biaya hosting Laba/(rugi) bersih
100,000 450,000
DISTRO X
12
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisis dari penelitian yang kami lakukan, berikut simpulan yang dapat kami uraikan: Dengan mengaplikasikan sistem penjualan berbasis web ( Web Base ) PT. DISTRO X dapat melakukan promosi / pengenalan produk produk yang ada secara efisien dan efektif. Kemudahan bagi pelanggan untuk dapat memperoleh informasi secara jelas mengenai produk ± produk yang ada, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ataupun menunggu pengiriman informasi produk. Dapat mengurangi biaya pengiriman informasi produk dan mendukung system yang telah ada. Saran atau masukan yang dapat kami berikan untuk menunjang atau pengembangan sistem selanjutnya adalah sebagai berikut: Melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem, seperti : peningkatan sekuriti atau keamanan dalam bertransaksi, fasilitas transaksi pembayaran, back up dan recovery system, forum online dan fitur-fitur lainnya untuk melengkapi fasilitas yang telah ada. Perlunya upaya publikasi atau mempromosikan Website kepada pelanggan dan dukungan atau pengembangan sumber daya dan staff IT dari PT DISTRO X untuk memperoleh hasil yang lebih maksimal.
DISTRO X
13
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, Thomas M., Begg, Carolyn E. (2002). Database Systems, A Practical Approach to design, implementation and management. Addison²Wesley. Ellsworth, Jill H. and Matthew V. Ellsworth. (1997). Pemasaran Di Internet. Tejemahan Yulianto. Grasindo, Jakarta Mathiassen, Lars, dkk. 2000. Object Oriented Analysis and Design. Marko Publishing. APS, Denmark. Mcleod, Raymond. (1998). Management Information System. Seventh Edition. Prentice Hall, New Jersey. Mcleod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-tujuh : jilid 1. PT. Prenhallindo, Jakarta. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-t iga. Salemba 4, Jakarta. Niswonger, C.Rollin; E.Fess, Philip; S.Warre, Carl. 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi. Jilid-1. Edisi ke-19. Erlangga, Jakarta O¶Brien, James.A. (1997). Intoduction to Information System. Edisi ke-8. Times Mirror Higher Education Group Inc, Chicago. Rangkuti, Freddy. (2002). Analisis SWOT, Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Turban, Efraim, et al. (2000). Electronic Commerce : A Managerial Perspective. Prentice-Hall Inc, USA Shneiderman, Ben .(1998). Designing the user interface : Strategies for Effective Human Computer Interconnection, Third Edition. Addison Wesley Longman, Inc, Massacuhsetts
DISTRO X
14
