Debido a que en la sesión en línea de anoche se presentaron dudas acerca de si se debían hacer las 2 actividades del caso estudio les informo lo siguiente:
El mismo caso de estudio “articulación con la media” se utiliza para dos evidencias diferentes: La primera actividad que corresponde a la evidencia 3 de la actividad de aprendizaje 1, se debe entregar esta semana, se debe enviar por el siguiente enlace AP1-AA1-Ev3-Instrumentos de recolección de datos - Caso de estudio y es la siguiente: PARA RESOLVER LA PRIMERA ACTIVIDAD Usted aprendiz del programa “Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información” ha sido seleccionado para dar solución a los inconvenientes que se presentan en la coordinación de Articulación, a través de la implementación de un Sistema de Información que apoye los procesos que allí se realizan. Basados en la información suministrada, deberá diseñar los instrumentos de recolección de información que le permitirán conocer los procesos, datos, usuarios involucrados, etc. que intervienen en las actividades descritas, para dar solución a la problemática presentada. Para conseguirlo realice las siguientes tareas: 1. Establezca los objetivos de la recolección de datos. 1. Objetivo La finalidad de la recolección de datos, para el caso de Articulación con la media, radica en la importancia de identificar en qué puntos se encuentran las falencias de la información que están manejando actualmente. 1.2 Objetivo General Mediante las TICs, proveer tanto para la entidad como para el SENA la oportunidad de administrar la información suministrada por la entidad de manera ágil, eficaz y precisa evitando demoras en el proceso de análisis, verificación y reforma en caso de que presente algún inconveniente con esta. 1.3 Objetivo Específicos a. Permitir mediante un aplicativo la comunicación directa o indirecta de los participantes en el proceso agilizando el proceso, evitando demoras en el gestionamiento de la información otorgada por cualquier de las partes implicadas reduciendo tiempo y generando mayor productividad. b. Administrar de manera acorde u oportuna las advertencias y novedades que se proveen por parte del encargado de supervisar al colegio asignado, Permitiendo mantener un control actualizado sobre la entidad, manejando información actualizada y en los tiempos correspondientes a una oportuna acción.
c. Aplicar a los reportes que se necesitan la automatización requerida para que opere de manera rápida y con información actualizada, para no tener imprevistos correspondientes a datos errados que impidan que los reportes generados ocasionen incoherencias. 2. Identifique los stakeholders involucrados en el proceso. 2. Stakeholders involucrados en el Proceso Los Stakeholders, término usado para agrupar a varios factores de una organización, grupo o empresa. Dígase como los son trabajadores, organizaciones sociales, accionistas, proveedores entre otros. Esto se verá siempre afectados por las decisiones que se tomen en la parte alta de la rama gerencial. Stakeholders involucrados en el caso de Estudio: 2.1 SENA: Participante principal del proceso, o quien tendrá una participación continua. 2.2 Colegio: Participante semi-principal, quien será el que tenga gran cantidad de intervenciones en el proceso. 2.3 Alumnos: Participante secundario, ya que dependen de las decisiones de “Los Colegios”. 2.4 Instructores: Participante secundarios, quienes tendrán que responder ante el “SENA” quien busca tener más control sobre los instructores que están asignados a los colegios adscritos analizando desempeño, puntualidad y seguimiento al contenido establecido. 2.5 Supervisor: Participante secundarios, quien estará vigilando directamente los problemas y novedades de “Los Colegios” y será quien esté a cargo de reportarlos. 2.6 Coordinación de Articulación: Participante secundario / semi-principal, quien será el encargado de recibir las correspondientes anotaciones de parte del “Supervisor” y se encargará de administrarlas de tal forma que se soluciones para no afecte el proceso que lleve el “SENA”. 3. Identifique la técnica de recolección de datos, que crea conveniente, de acuerdo con el objetivo propuesto. 3. Identificación de la Técnica de Recolección de Datos Tomando en cuenta que los participantes del proceso son varios, este punto sería el más importante de todos, dado que sin este requisito se estarían construyendo bases en un “terreno inestable” por llamarlo de alguna forma así. En este caso lo más conveniente es realizar la recolección de la información por medio de una entrevista dado que abarca a los implicados en el proceso, y la mayor parte de la información a recolectar seria la misma para todas. Esto permite tener un control más eficaz en el momento de iniciar el montaje del sistema de información, se trata este tema porque de no hacerlo estaríamos incurriendo en serios problemas de planteamiento de la solución, por no conocer las necesidades de los usuarios del sistema de información.
3.1 Relación con el Objetivo Propuesto Dado que el objetivo propuesto se trata esencialmente de darle un buen manejo a la información, que mejor manera de concretar que obteniéndose de los propios medios que la manejan y administran entre sí para dar por confirmado los debidos procesos. Por eso, al obtenerla directamente de la fuente por medio de le entrevista damos a percibir que será lo que necesitan. Ya solamente dependerá del encargado de cada etapa del proceso, quien se encargue de gestionarla de la manera que le resulte eficaz y le permita obtener los resultados esperados y en caso contrario que le permita tener acceso a la opinión de la contraparte para definir si se encuentra o no en lo correcto. 4. Elabore los instrumentos de recolección necesarios para el levantamiento de información. 4. Instrumentos de Recolección necesarios para el levantamiento de información Para el caso de estudio, podemos evidenciar que los instrumentos a usar luego de la previa recolección de información serían los siguientes dándoles un uso en un punto específico del proceso: 4.1 Recolección de información y planteamiento del problema: Para esta etapa como ya se ha especificado tendremos en uso la entrevista permitiéndonos así conocer ha detalle, tanto la información a usar como el problema por el que realizaremos esta recolección que ya con anterioridad estará investigado. 4.2 Análisis del Problema: En esta usaremos el instrumento escala de valoración, esto para definir la importancia de cada ítem y él porcentaje de interés que le tendremos que aportarle. 4.3 Desarrollo del Proceso: En esta etapa, para mantener un manejo organizado y estructurado de los ítems que se contemplan para el desarrollo, se propone hacer uso del instrumento Lista de Chequeo; donde administremos los ítems pendientes, y dejando de lado los que ya completamos evitando retrocesos, aumentando productividad al dividir tareas.
5. Presente esta información en un documento.
PARA RESOLVER LA SEGUNDA ACTIVIDAD La segunda actividad pertenece a la evidencia 2 de la actividad de aprendizaje 2, se debe enviar por el siguiente enlace AP1-AA2-Ev2-Mapa de procesos y caracterización de proceso del caso de estudio, y es la siguiente: Basado en este caso de estudio y teniendo en cuenta que, el Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”, dentro del proceso Misional “Gestión de Formación Profesional Integral” (SENA, http://comunica.sena.edu.co/red/_img/map01.jpg, 2014) posee la “Articulación entre la Educación Media y la Educación Superior” como un proceso de mejoramiento académico, realice:
1. La construcción del mapa de procesos del área de Articulación (para esto identifique los procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo involucrados siguiendo el ejemplo de los materiales de estudio)
2. El diagrama de flujo o de proceso cruzado (únicamente del proceso seleccionado en el caso de estudio) 3. La caracterización del proceso del caso de estudio. Deben ir adelantando las actividades, como se les menciono en el encuentro el objetivo es terminar las 3 actividades de la fase 1: identificación antes de semana santa para que puedan tener esa semana libre. Las dos evidencias se deben hacer de forma individual, si la quieren hacer en grupo lo pueden hacer, pero recuerden enviar cada uno el archivo por el enlace correspondiente para poder darles calificación y sustentar la nota. Adjunto caso de estudio Gracias por su atención
