Kerja Praktek ini merupakan mata kuliah wajib bagi setiap mahasiswa Teknik Informatika Informatika UTM dengan beban 2 SKS yang bisa digunakan Mahasiswa sebagai sebagai sarana pembelajaran untuk mengimplementasikan ilmu yang didapat dalam dunia kerja. Selain itu mahasiswa diharapkan
dapat
menambah
pengalaman
dan
pengetahuan pengetahuan mengenai mengenai implementasi implementasi informatika informatika dalam dunia kerja yang akan digeluti. 1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan pengamatan penulis di lapangan terdapat beberapa masalah masalah yaitu : 1. Bagaimana Mengimplementasikan Salah satu Bahasa pemrograman pemrograman dalam sebuah aplikasi. aplikasi. 2. Bagaiman merancang dan membuat catatan surat masuk dan surat keluar di DINSOSNAKERTRANS Kab. Sampang. 1.3. Tujuan
1. Untuk memenuhi SKS mata kuliah Kerja Praktik Teknik Informatika. 2. Mengimplementasikan ilmu yang didapat selama melakukan proses perkuliahan. 3. Memberikan pengetahuan kepada mahasiswa tentang penerapan ilmu yang yang didapat dalam dalam dunia kerja. kerja.
2
Kerja Praktek ini merupakan mata kuliah wajib bagi setiap mahasiswa Teknik Informatika Informatika UTM dengan beban 2 SKS yang bisa digunakan Mahasiswa sebagai sebagai sarana pembelajaran untuk mengimplementasikan ilmu yang didapat dalam dunia kerja. Selain itu mahasiswa diharapkan
dapat
menambah
pengalaman
dan
pengetahuan pengetahuan mengenai mengenai implementasi implementasi informatika informatika dalam dunia kerja yang akan digeluti. 1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan pengamatan penulis di lapangan terdapat beberapa masalah masalah yaitu : 1. Bagaimana Mengimplementasikan Salah satu Bahasa pemrograman pemrograman dalam sebuah aplikasi. aplikasi. 2. Bagaiman merancang dan membuat catatan surat masuk dan surat keluar di DINSOSNAKERTRANS Kab. Sampang. 1.3. Tujuan
1. Untuk memenuhi SKS mata kuliah Kerja Praktik Teknik Informatika. 2. Mengimplementasikan ilmu yang didapat selama melakukan proses perkuliahan. 3. Memberikan pengetahuan kepada mahasiswa tentang penerapan ilmu yang yang didapat dalam dalam dunia kerja. kerja.
2
4. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa tentang dunia kerja. 1.4. Manfaat
Adapun manfaat kerja praktek antara lain : 1. Bagi instansi / perusahaan Instansi / perusahaan akan memperoleh masukan mengenai kondisi permasalahan yang dihadapi dan solusi penyelesaiannya. 2. Bagi mahasiswa Mahasiswa akan mendapatkan gambaran nyata tentang dunia kerja dan bagaimana mengimplementasikan ilmu yang didapat dalam dunia kerja. Mahasiswa juga dapat belajar profesional , disiplin dan tanggung jawab dalam
menyelesaikan
permasalahan
yang
terjadi
sarjana
yang
dalam instansi / perusahaan. 3. Bagi Universitas Trunojoyo Madura Mampu
menghasilkan
lulusan
berkompeten berkompeten dan mampu bersaing dalam dunia kerja. Mengenalkan Universitas Trunojoyo Madura melalui kerjasama
akademik
dengan
bersangkutan. bersangkutan.
3
perusahaan
yang
1.5. Ruang Lingkup 1.5.1. Tempat dan Waktu Kerja Praktek
Kerja Praktek ini berlokasi di Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi Kabupaten Sampang Jl. Rajawali, Sampang . Waktu Pelaksanaan dimulai dari tanggal 06 Januari 2014 sampai dengan tanggal 07 Februari 2014 dengan jam kerja yang disesuaikan pada jam kerja kantor di Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi Kabupaten Sampang. 1.5.2. Asumsi
Pengolahan data khususnya surat menyurat di Kantor
Dinas
Transmigrasi
Sosial,
Kabupaten
Tenaga
Kera
Sampang
dan
dilakukan
secara manual dimana setiap surat-menyurat selalu dicatat dalam buku besar. Dengan adanya Aplikasi surat masuk masuk dan surat kelyar kelyar ini akan membantu pekerjaan yang lebih modern dan tentunya lebih efektif dan efisien. 1.5.3. Batasan Masalah
Batasan masalah dari penelitian ini adalah : a. Aplikasi ini dibuat dengan
menggunakan
bahasa pemrograman pemrograman HTML, PHP dan MySQL sebagai basis datanya. 4
b. Sistem bekerja pada ruang lingkup pegawaian saja yang terkait dengan instansi tersebut. c. Sistem
ini
hanya
membahas
mengenai
pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta pendistribusian surat tersebut pada tiap – tiap Bidang. 1.6. Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika penulisan pada laporan Kerja Praktek ini terdiri dari beberapa bab, yaitu : BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat, metodologi dan sistematika penulisan.
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI Pada bab ini mengulas gambaran umum instansi dan Struktur Organisasi dari kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi Kabupaten Sampang.
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini mengulas tentang teori-teori dan hubungannya
dengan
permasalahan
dibahas. BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
5
yang
Bab
ini
menjelaskan
langkah-langkah
penelitian mulai dari identifikasi
masalah
sampai dengan kesimpulan. BAB V
PENGUMPULAN
DAN
PENGOLAHAN
DATA Pada
bab
ini
berisi
tentang
bagaimana
pengumpulan data dan juga pengolahan dari data tersebut. BAB VI
ANALISIS DAN INTERPRETASI Pada bab ini berisi tentang analisis dan interprestasi mengenai aplikasi tersebut.
BAB VI
PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang
kesimpulan
pengembangan
6
dan lebih
saran
untuk lanjut.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1. Profil
Kantor
Dinas
Sosial,
Tenaga
Kerja
dan
Transmigrasi Kabupaten Sampang
Nama instansi : Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sampang Alamat
: Jl. Rajawali
Kecamatan
: Sampang
Kabupaten
: Sampang
Propinsi
: Jawa Timur
Dalam menjalankan tugas dan fungsi pokok tersebut dengan sebaik-baiknya, Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi Kabupaten Sampang dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas sebagai berikut : a. Luas Wilayah
: 30.40 km2
b. Tinggi Dari Permukaan Laut : 5.00 m c. Batas-batasnya: - Utara
:
Berbatasan
dengan
Kecamatan
Kedungdung - Timur
: Berbatasan dengan Kabupaten Pamekasan
- Selatan
: Berbatasan selat madura
- Barat
: Berbatasan dengan Kecamatan Torjun
7
2.2. Visi dan Misi
Visi: Terwujudnya masyarakat sejahtera dengan potensi sumber daya manusia yang memiliki daya saing tinggi guna terciptanya kondisi sosial ekonomi masyarakat yang stabil dengan berdasarkan nilainilai partisipatif Misi:
Pengembangan
sistem
pelayanan
bagi
penyandang masalah kesejahteraan sosial guna mewujudkan peningkatan fungsi sosial dan kesejahteraan masyarakat melalui pola pola
penanganan
peningkatan melalui
yang
efektif.Bahwa
kesejahteraan
pelayanan
masyarakat
kesejahteraan
sosial
merupakan proses yang memerlukan sistem serta
strategi
yang
memadai
sehingga
mampu mendorong terbentuknya pola-pola penanganan peningkatan fungsi sosial yang efektif.
Pemberdayaan sumber potensi kesejahteraan social
secara 8
koordianatif
dan
berkesinambungan
Bahwa
penanganan
kesejahteraan sosial tidak bisa terlepas dari peran dan dukungan sumber potensi maka perlu ada upaya untuk mengkoordinasikan sehingga sumber potensi tersebut dapat berfungsi secara maksimal.
Menumbuhkan prakarsa , kesadaran dan kepedulian masyarakat dalam penanganan penyandang masalah kesejahteraan social
Mengembangkan
pembinaan
dan
pengawasan serta perlindungan tenaga kerja secara
tertib
dan
konsisten.
Bahwa
keberadaan tenaga kerja pada umumnya merupakan kekuatan riil dalam prospek perekonomian sehingga perlu memperoleh penanganan secara tertib dan konsisten baik dalam
bentuk
pembinaan,
pengawasan
maupun perlindungan.
Meningkatkan
kualitas
Sumber
Daya
Manusia yang terampil melalui pelatihan pelatihan berbasis life skill. Bahwa lapangan kerja yang tersedia bagi calon tenaga kerja 9
masih sangatlah minim, sementara masih banyaknya
penganguran
menyebabkan
kondisi ekonomi masyarakat relatif rendah, berkaitan hal tersebut perlu diupayakan penyiapan tenaga kerja yang trampil melalui pelatihan-pelatihan yang berbasis life skill sehingga tercipta tenaga kerja yang mampu bersaing secara kualitatif Pemberdayaan
peningkatan
masyarakat sosial
ekonomi
dalam melalui
pelayanan transmigrasi.
2.3. Struktur Organisasi
Berdasarkan
Peraturan
Bupati
Sampang
tentang
Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sampang Bab III Pasal 5 tentang : 1. Susunan Dinas Sosial, Tenaga Kerja, Transmigasi , terdiri dari : a. Kepala Dinas b. Sekretaris c. Bidang Sosial d. Bidang Tenaga Kerja dan Transmigrasi 10
e. Bidang Hubungan Internasional 2. Bagian
Sekretaris
dan
bidang
– bidang
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), masing – masing dipimpin oleh seorang sekretaris dan kepala
bidang
yang
berada
dibawah
dan
bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
11
Berikut adalah nama-nama pegawai yang menduduki jabatan tersebut di atas, pada tahun 2014: -
Kepala Dinas H. ABD. MALIK AMRULLAH, SH, M.Si NIP. 19620831 199003 1 007
-
Sekretariat Drs. R. MOH. TAUFIK HIDAYAT NIP. 19620704 198803 1 015
-
Kabid. Kesejahteraan Sosial Drs. SYAMSUL HIDAYAT NIP. 19610731 198211 1 001
-
Kabid. Tenaga Kerja dan Transmigrasi BISRUL HAFI, S.Sos., M.Si NIP. 19601223 199103 1 002
-
KasubBag Umum MUSYARROFAH, S.Sos
NIP. 19600121 198203 2 007 -
KasubBag Keuangan HARI WALUYO, SH NIP. 19621007 198403 1 011
-
KasubBag Program HOIRUL ANWARUDDIN, S.Psi NIP. 19760614 199803 1 007
12
2.4. Tugas Pokok dan Fungsi
Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi mempunyai
tugas
pokok
melaksanakan
urusan
pemerintahan daerah di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi. a. perumusan kebijakan teknis di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi. b. penyelenggaraan
urusan
pemerintahan
dan
pelayanan umum di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi. c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi. d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2.4.1
Kepala Dinas Kepala Dinas mempunyai tugas: a.
menyusun rencana program dan kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi;
b. melaksanakan program dan kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi; c.
mengkoordinasikan
pelaksanaan
program
dan
kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi;
13
d. melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan program dan kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi; e.
melaksanakan pembinaan pegawai di lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi;
f.
melaksanakan pembinaan teknis dan administratif pada unit pelaksana teknis dinas dan pejabat fungsional di lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi;
g. memonitor serta mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan agar sasaran dapat dicapai sesuai dengan program kerja dan ketentuan yang berlaku; h. menilai
prestasi
bawahan
sebagai
bahan
pertimbangan dalam pengembangan karier; i.
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya;
j.
menyampaikan laporan hasil evaluasi, saran dan pertimbangan di bidang tugas dan fungsinya kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2.4.2
Sekretariat (1). Sekretariat mempunyai tugas pokok menyusun rencana
kegiatan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan
14
administrasi
umum,
kepegawaian,
keuangan,
perlengkapan dan penyusunan program. (2). Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat mempunyai fungsi: a. pengelolaan umum,
dan
pelayanan
kepegawaian,
administrasi
keuangan
dan
perlengkapan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi dinas; b. pengkoordinasian
pelaksanaan
penyusunan
program dan kegiatan di lingkungan dinas; c. penyelenggaraan hubungan kerja di bidang administrasi dengan satuan kerja perangkat daerah terkait; d. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya. (3). Sekretaris mempunyai tugas: a. menyusun rencana Sekretariat berdasarkan rencana kerja dinas; b. menyelenggarakan
administrasi
umum,
kepegawaian, keuangan dan perlengkapan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi dinas;
15
c. mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan program dan kegiatan di lingkungan dinas; d. menyelenggarakan hubungan kerja di bidang administrasi dengan satuan kerja perangkat daerah terkait; e. mengkoordinasikan
bawahan
agar
terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung; f. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan pertimbangan karier; g. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya; dan h. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan. (1). Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas: a.
menyusun rencana Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan rencana kerja dinas;
b. melaksanakan pelayanan administrasi umum, urusan
dalam,
urusan
surat-menyurat,
ketatalaksanaan dan kepegawaian; c.
mengkoordinasikan
bawahan
agar
terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung; 16
d. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan pengembangan karier; e.
melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya;
f.
melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan.
(2). Kepala Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan mempunyai tugas: a.
menyusun rencana Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan sesuai dengan rencana kerja dinas;
b. melaksanakan
pengelolaan
pengadministrasian dan pembukuan keuangan dinas; c.
menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan keuangan dinas;
d. menyusun
rencana
kebutuhan
dan
mendistribusikan barang perlengkapan; e.
menyiapkan bahan untuk penghapusan barang serta melakukan inventarisasi barang yang dikelola maupun dikuasai dinas;
f.
mengkoordinasikan
bawahan
agar
terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung;
17
g. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan pengembangan karier; h. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya; i.
melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan.
(3).
Kepala
Sub
Bagian
Penyusunan
Program
mempunyai tugas: a.
menyusun
rencana
program
Sub
Bagian
Penyusunan Program sesuai dengan rencana kerja dinas; b. menghimpun
bahan
dalam
rangka
perencanaan program, kegiatan dan anggaran dinas; c.
menyusun
dan
menyampaikan
laporan
kegiatan dinas; d. mengkoordinasikan
bawahan
agar
terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung; e.
menilai hasil kerja bawahan untuk bahan pengembangan karier;
f.
melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya;
g. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan. 18
2.4.3
Bidang Sosial (1)
Bidang
Sosial
mempunyai
tugas
pokok
melaksanakan pembinaan dan pengendalian kegiatan bantuan
sosial,
merencanakan,
mempersiapkan,
menyusun dan menggerakkan potensi masyarakat dalam penanggulangan bencana; (2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat (1), Bidang Sosial mempunyai fungsi: a. pelaksanaan koordinasi dan bimbingan sosial; b. pelaksanaan bimbingan dan koordinasi pemberian perlindungan terhadap korban bencana; c. pelaksanaan pengurusan korban bencana; d. pemberian
dan
pengkoordinasian
bantuan
perlindungam sosial korban kekerasan e. pemrosesan rekomendasi pelaksanaan sumbangan sosial dan undian; f. pelestarian nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan, dan kejuangan serta nilai-nilai kesetiakawanan sosial; g. pembangunan, perbaikan, pemeliharaan Taman Makam Pahlawan; h. pengusulan
penganugerahan
gelar
Nasional dan Perintis Kemerdekaan;
19
Pahlawan
i. penanggungjawab Pahlawan
dan
penyelenggaraan Hari
Kesetiakawanan
Hari Sosial
Nasional tingkat kabupaten; j. penggalian, pengembangan dan pendayagunaan PSKS; k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2.4.4
Bidang Tenaga kerja dan Transmigrasi Bidang Transmigrasi mempunyai tugas pokok di Bidang Ketransmigrasian; Untuk melaksanakan tugas pokok
sebagaimana
dimaksud
Kepala
Bidang
Transmigrasi mempunyai fungsi: a. penyuluhan bidang transmigrasi; b. pendataan, bimbingan dan pelatihan kepada calon transmigran; c. pengangkutan transmigran dari tempat asal sampai ke lokasi transmigrasi; d. koordinasi Kerja Sama Antar Daerah (KSAD) tentang penyelenggaraan transmigrasi; e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Dinas
fungsinya.
20
sesuai
dengan
tugas
dan
2.4.5
Bidang Hubungan Internasional Bidang
Hubungan
Industrial
dan
Pengawasan
Ketenagakerjaan mempunyai tugas menyusun dan melaksanakan
program
kegiatan,
menetapkan
pedoman pembinaan hubungan industrial dan syarat kerja, melaksanakan fasilitasi dan pengembangan kelembagaan
hubungan
pengupahan,
jaminan
industrial, sosial,
syarat
kerja,
kesejahteraan
pekerja/buruh dan penyelesaian perselisihan hubungan industrial,
melaksanakan
fasilitasi
pembinaan,
pemeriksaan dan pengawasan norma kerja, norma jaminan sosial tenaga kerja, norma keselamatan kerja, kesehatan kerja, lingkungan kerja pada perusahaan.
21
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
3.1. Konsep Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar 3.1.1. Aplikasi
Istilah aplikasi berasal dari bahasa inggris "application" yang berarti penerapan, lamaran ataupun penggunaan. Sedangkan secara istilah, pengertian aplikasi adalah suatu program yang siap untuk digunakan yang dibuat untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna jasa aplikasi serta penggunaan aplikasi lain yang dapat digunakan oleh suatu sasaran yang akan dituju. Menurut kamus komputer eksekutif, aplikasi mempunyai arti yaitu pemecahan masalah yang menggunakan salah satu tehnik pemrosesan data aplikasi yang biasanya berpacu pada sebuah komputansi yang diinginkan atau diharapkan maupun pemrosesan data yang diharapkan. 3.1.2. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat). 22
3.1.3. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain. 3.1.4. Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar adalah Sistem yang berfungsi untuk mengelola surat masuk dan surat keluar pada instansi/kantor. Sebagaimana kita ketahui bahwa Surat masuk wajib
dilakukan
registrasi.
Registrasi
surat
dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk. Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat masuk
telah
digantikan
database/aplikasi dilakukan
komputer.
dengan
aplikasi
dengan
Aplikasi
Registrasi
yang
komputer
cukup
dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah. Begitu juga dengan Surat Keluar sanaga penting untuk diarsipkan secara elektronik. Registrasi yang berulang inilah menyebabkan pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena 23
itu,
pemanfaatan
teknologi
informasi
akan
menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak berulang. Unit pengolah melakukan updating berdasarkan disposisi pimpinan. Aplikasi komputer yang menggantikan cara meregister surat dengan sistem buku agenda yang kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem komputer adalah terobosan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi. 3.2. Elemen Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar terdiri dari elemen-elemen
yang
terdiri
dari
orang,
prosedur,
perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer, dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik. a. Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer ,
24
personil
data
entry,
dan
manajer
sistem
informasi/EDP. b. Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai,
instruksi
untuk
instruksi
pengoperasian
penyiapan
untuk
masukan,
karyawan
pusat
komputer. c. Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas
komputer
(pusat
pengolah,
unitmasukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran. d. Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : 1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3) Aplikasi
perangkat
lunak
yang
terdiri
atas
program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. e. Basis data, yaitu file yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan 25
secara fisik seperti diskette, hard disk , magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain sebagainya. f. Jaringan
komputer
adalah
sebuah
kumpulan
komputer, printer, dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga
memungkinkan
pengguna
jaringan
komputer dapat saling bertukar dokumen dan data. g. Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi dengan
yang
transmisi
secara
atau
khusus
pemindahan
berkenaan data
dan
informasi diantara komputer-komputer dan piranti piranti
yang lain
dalam bentuk
digital
yang
dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur
yang
memungkinkan
komputer-
komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
26
Gambar 3.1 Hubungan Elemen Aplikasi Surat 3.3. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur spesifikasi
aplikasi yang
mengimplementasikan
adalah akan sistem
sebuah
teknologi
digunakan informasi.
untuk Arsitektur
aplikasi menjadi suatu desain aplikasi yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lain. Arsitektur aplikasi disebut juga dengan infrastuktur aplikasi. Selain itu, arsitektur aplikasi juga merupakan cara komunikasi komponenkomponen melalui network atau jaringan yang saling terhubung. 3.4. Tujuan Membangun Aplikasi
a. Integrasi sistem 1) Menghubungkan sistem individu/kelompok. 27
2) Pengkolektifan data dan penyambungan secara otomatis. 3) Peningkatan koordinasi dan pencapaian sinergi. b. Efisiensi pengelolaan sistem 1) Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan pengadministrasian data. 2) Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik informasi. 3) Penggunaan dan pengambilan informasi. c. Dukungan keputusan untuk manajemen 1) Melengkapi informasi guna kebutuhan proses pengambilan kebutuhan. 2) Akuisisi informasi eksternal melalui jaringan komunikasi. 3) Ekstraksi dari informasi internal yang terpadu. 3.5. Manfaat Aplikasi
a. Melakukan proses komputasi dengan kecepatan tinggi. b. Mempercepat alur komunikasi dalam organisasi yang murah dan cepat. c. Mengoptimasi proses-proses bisnis semi otomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual. d. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok pada suatu lokasi. 28
e. Menyimpan informasi dalam jumlah besar dalam ruang kecil, tapi mudah diakses. Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah dari pada dikerjakan dengan cara manual.
29
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN
Langkah-langkah yang dilakukan dalam Aplikasi surat masuk dan surat keluar Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi kabupaten Sampang sebagai berikut : 1. Identifikasi masalah dilakukan dengan kerja praktek pada Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab. Sampang, sehingga bisa diperoleh beberapa masalah yang ada kaitannya dengan Aplikasi Surat masuk dan Surat Keluar. 2. Perumusan masalah agar dapat ditemukan inti pokok permasalahan yang dapat dicari solusi jalan keluarnya. 3. Studi Literatur Diperlukan literatur yang berhubungan dengan Aplikasi Surat masuk dan surat keluar melalui studi pustaka di perpustakaan maupun melalui media internet. 4. Perancangan Database Pada tahap ini dilakukan perancangan database dengan mengambil data yang berhubungan sistem. 5. Implementasi Pada tahap ini merupakan tahapan implementasi dari hasil rancangan aplikasi yang telah dibuat. 6. Uji Coba dan Evaluasi 30
Uji coba dan evaluasi dilakukan dengan mencocokkan spesifikasi
masalah
dengan
aplikasi
yang
sedang
dikerjakan, sehingga nantinya hasil yang diperoleh dapat lebih memuaskan. 7. Kesimpulan Membuat suatu kesimpulan dari hasil evaluasi yang telah dilaksanakan.
31
BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1. Pengumpulan Data
Data-data yang dibutuhkan dari instansi terkait adalah data mengenai aplikasi surat masuk dan surat keluar yang telah ada sebelumnya secara manual. 5.2. Pengolahan Data
Sistem pengolahan data dalam instansi tidak hanya untuk menginputkan data surat masuk dan surat keluar, namun dapat dilakukan perubahan data , penghapusan data maupun pencarian data.
32
BAB VI ANALISIS DAN INTERPRETASI
Pada bab ini memaparkan hasil analisis beserta interpretasi dari instrumen yang dipilih, perancangan yang telah dibuat dari model yang diinginkan dan juga data-data penelitian yang telah didapatkan. 6.1. Desain Database dan En tity Rel ational Di agr am
Dalam
sub-bab
ini
menjelaskan
tentang
desain
database sesuai dengan kebutuhan data serta akan dibahas pula mengenai struktur tabel pada database yang telah didesain dan dimasukkan pada masing-masing tabel berdasarkan data yang diperoleh. Untuk lebih jelasnya akan ditampilkan gambaran desain database secara konseptual dan fisik untuk Pengkajian Relational
Teknologi Diagram
yang
yang
diketahui
berupa
dari
Conceptual
Entity Data
Modeling (CDM) dan Physical Data Modeling (PDM). Adapun desain database yang digunakan sebagai berikut: 6.1.1.
Entitas dan Penjelasannya
a. tb_hi : Entitas ini berfungsi untuk menyimpan data
surat
masuk
Internasional. 33
di
bidang
Hibungan
b. tb_naker
:
Entitas
ini
berfungsi
untuk
menyimpan data surat masuk di bidang Tenaga Kerja dan Transmigrasi. c. tb_nomorout : Entitas ini berfungsi untuk menyimpan data nomor urut untuk surat keluar. d. tb_prog
:
Entitas
ini
berfungsi
untuk
menyimpan data surat masuk di sub. bagian program. e. tb_skeluar : Entitas ini berfungsi untuk menyimpan data surat keluar. f. tb_smasuk : Entitas ini berfungsi untuk menyimpan data surat masuk. g. tb_sosial
:
Entitas
ini
berfungsi
untuk
menyimpan data surat masuk di bidang sosial. h. tb_uang
:
Entitas
ini
berfungsi
untuk
menyimpan data surat masuk di sub. Bagian Keuangan i. tb_umum
:
Entitas
ini
berfungsi
untuk
menyimpan data surat masuk di sub. Bagian Umum.
34
6.1.2.
Usecase Diagram
Gambar 6.1 Use Case Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar 6.1.3.
(CDM) Conceptual Data Modelling
Gambar 6.2 CDM Diagram
35
6.1.4.
(PDM) Physical Data Modelling
Gambar 6.3 PDM Diagram
6.2. Rancangan Aplikasi 6.2.1.
Form Index/Beranda
Menu ini adalah halaman awal dari aplikasi yang berisi identitas kantor dan terdapat button start untuk masuk ke program
36
Gambar 6.4 Form Index/Beranda 6.2.2.
Form Home
Pada halaman ini terdapat dua pilihan menu yaitu menu surat masuk dan surat keluar
Gambar 6.5 Form Home
37
6.2.3.
Form Surat Masuk
Berisi daftar catatan surat masuk. Terdapat akses untuk View,Insert, Search, edit, hapus, dan Disposisi.
Gambar 6.6 Form Surat Masuk 6.2.4.
Form View
Pada menu ini pengguna dapat melihat data yang sudah diinputkan (Tampilan Tabel daftar surat masuk).
Gambar 6.7 Form View
38
6.2.4.1.
Form Print
Pada saat menampilkan daftar surat masuk, pengguna juga dapat langsung mencetak.
Gambar 6.8 Form Print 6.2.5.
Form Insert
Pada menu ini pengguna dapat menginputkan data.
Gambar 6.9 Form Insert 39
6.2.6.
Form Edit/Hapus
Pada menu ini pengguna dapat melakukan edit / perubahan dan penghapusan pada data yang sudah diinputkan
Gambar 6.10.1 Form Edit/Hapus
Gambar 6.10.2 Form Edit/Hapus
40
6.2.7.
Form Search
Pada menu ini pengguna dapat melakukan pencarian data.
Gambar 6.11 Form Search 6.2.8.
Form Disposisi
Pada menu ini terdapat beberapa pilihan bidang disposisi. Pada tiap – tiap bidang disposisi terdapat tampilan daftar data juga terdapat menu untuk insert dan search juga terdapat aksi untuk edit dan hapus seperti pada form surat masuk.
Gambar 6.12 Form Disposisi 41
6.2.9.
Form Home keluar
Pada halaman ini merupakan halaman awal dari menu surat keluar. Terdapat dua pilihan menu yaitu catatan surat keluar dan catatan permintaan nomor.
Gambar 6.13 Form Home keluar 6.2.10. Form Catatan surat keluar
Pada form ini untuk menampilakan catatan surat keluar. Pada form ini terdapatkan menu untuk insert, search, dan terdapat aksi untuk edit dan hapus.
42
Gambar 6.14 Form Catatan surat keluar 6.2.11. Form Catatan permintaan nomor
Pada form ini untuk menampilakan catatan permintaan nomor. Pada form ini terdapatkan menu untuk insert, dan terdapat aksi untuk edit dan hapus.
Gambar 6.15 Form Catatan Permintaan Nomor
43
BAB VII PENUTUP
7.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa Sistem Aplikasi surat masuk dan surat keluar yang dilakukan pada Kantor Dinas sosial, tenaga kerja dan transmigrasi kabupaten sampang maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa Sistem Sistem Aplikasi surat masuk dan surat keluar yang telah dibuat cukup baik sesuai standar prosedur penilaian yang ada. Proses pengolahan data juga telah berjalan sesuai dengan rancangan konseptual dan dapat memberikan hasil yang diharapkan yaitu output yang merupakan fitur yang cukup penting dalam sistem ini. 7.2. Saran
Masih perlu dilakukan pengembangan dan perbaikan khususnya untuk tampilan fitur serta penambahan output berupa file sehingga dapat lebih mempermudah admin untuk bekerja. Pengembangan sistem dapat dilakukan dengan membuat suatu sistem Sistem Aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan tampilan dan aplikasi yang lebih baik lagi.
44
DAFTAR PUSTAKA
[1]
[2] [3]
[4]
[5]
Salam, Maia. 2010. Sistem Informasi. URL: http://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sisteminformasi.html. URL: http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf , Septyana, Nanda. 2011. Sistem Informasi Kepegawaian Pada Dinas Perhubungan. URL: http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.213 8.pdf , Ricko. April 2009. Pengertian Web Design. URL: http://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-webdesign/, URL: http://mysql.com/, URL: http://php.net/,
45