AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN: PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI DAN UTANG USAHA
A. Akun Dan Kelas Transaksi Dalam Siklus Akuisisi Dan Pembayaran
Tujuan Audit ini adalah untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi akusisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.
Terdapat tiga kelas transaksi yang dimasukkan ke dalam siklus:
1. Akuisisi barang dan jasa
2. Pengeluaran kas
3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian
A. Fungsi Bisnis Dalam Siklus Serta Dokumen Dan Catatan Terkait
Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha.
1. Memproses Pesanan Pembelian
Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Dokumen yang umum digunakan meliputi:
a. Permintaan pembelian (purchase requisition),
b. Pesanan pembelian (purchase order),
c. Faktur vendor (vendor invoice),
d. Memo debet (debit memo),
e. Voucher,
f. File transaksi akuisisi,
g. Jurnal akuisisi atau listing,
h. File induk utang usaha (accounts payable master file),
i. Neraca saldo utang usaha (accounts payable trial balance),
j. Laporan vendor (vendor's statement).
a) Permintaan pembelian
Permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang.
b) Pesanan pembelian
Pesanan pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor.
c) Faktur vendor
Faktur vendor adalah dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi
d) Memo debet
Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan.
e) Voucher
Voucher sering digunakan oleh organisasi dalam menetapkan cara yang formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomer urut.
f) File transaksi akuisisi
File transaksi akuisisi adalah file yang dibuat computer yang meliputi semua transaksi akuisisi yang diproses oleh system akuntansi selama satu periode.
g) Jurnal akuisisi atau listing
Listing atau laporan ini dibuat dari file transaksi akuisisi dan umumnya meliputi nama vendor, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi, seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan atau utilitas.
h) File induk utang usaha
Mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor. File induk ini diperbaharui dari file transaksi akuisisi, retur dan pengurangan, serta pengeluaran kas yang terkomputerisasi.
i) Neraca saldo utang usaha
Mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau voucher pada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat langsung dari file induk utang usaha.
j) Laporan vendor
Dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur, dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir.
2. Memproses dan Mencatat Pengeluaran Kas
Pembayaran atas pembelian barang dan jasa merupakan aktivitas yang signifikan bagi semua entitas. Aktivitas tersebut secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, terutama utang usaha. Dokumen yang terkait dengan proses pengeluaran kas yang diperiksa auditor termasuk:
a. Cek,
b. File transaksi pengeluaran kas (cash disbursement transaction file),
c. Jurnal atau listing pengeluaran kas (cash disbursement Journal or Listing).
a) Cek
Dokumen ini umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo.
b) File transaksi pengeluaran kas
File yang dibuat dengan computer yang mencantumkan semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh system akuntansi selama suatu periode.
c) Jurnal atau listing pengeluaran kas
Listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang mencantumkan semua transaksi selama setiap periode waktu.
3. Akuisisi Telah Dicatat Secara Akurat (keakuratan)
Luas pengujian yang terinci atas akun neraca dan beban tergantung pada evaluasi auditor mengenai keefektifan pengendalian internal, keakuratan transaksi akuisisi yang dicatat. Pengujian yang terinci atas persediaan dapat dikurangi secara signifikan apabila auditor yakin bahwa catatan perpetual memang akurat dan biasanya diuji sebagai bagian dari pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi akuisisi.
4. Akuisisi Telah Diklasifikasikan dengan Benar (klasifikasi)
Pengujian yang terinci dapat dikurangi jika auditor yakin bahwa pengendalian internal sudah memadai untuk memberikan kepastian yang layak menyangkut klasifikasi yang benar dalam jurnal akuisisi. Karena relative mengabiskan waktu bagi auditor untuk mendokumentasikan pengujian atas akuisisi aktiva tetap demi tujuan keakuratan dan klasifikasi.
Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Untuk Pengeluaran Kas
Sampling Atribut untuk Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi.
Terdapat tiga perbedaan yang penting antara akuisisi dan pembayaran dibandingkan dengan siklus lainnya.
1. Terdapat sejumlah besar akun yang terlibat termasuk akun laporan laba rugi dan neraca. Hal ini meningkatkan potensi salah saji klasifikasi yang mungkin akan mempengaruhi laba. Contoh: misklasifikasi antara beban reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap akibatnya auditor sering mengurangi tingkat pengecualian yang dapat ditoleransi terutama untuk atribut klasifikasi.
2. Sudah umum bagi transaksi dalam siklus ini untuk menuntut pertimbangan yang signifikan seperti biaya lease dan kontruksi. Pertimbangan tersebut mengakibatkan meningkatnya kemungkinan salah saji. Akibatnya auditor sering mengurangi tingkat pengecualian yang dapat ditoleransi untuk atribut keakuratan.
3. Jumlah nilai uang setiap transaksi dalam siklus mencakup rentang yang luar. Akibatnya auditor sering memisahkan item-item yang bernilai besar dan tidak biasa serta mengujinya atas dasar 100 persen.
E. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO UTANG USAHA.
Karena semua transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran umumnya mengalir melalui utang usaha, akun ini penting bagi audit atas siklus akuisisi dan pembayaran. Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar atas barang dan jasa yang diterima dalam peristiwa bisnis yang biasa.
Utang usaha harus dibedakan dari kewajiban akrual dan kewajiban berbunga. Kewajiban akan dianggap utang usaha hanya jika total kewajiban itu diketahui dan terhutang pada tanggal neraca. Jika kewajiban mencakup pembayaran bunga, hal tersebut harus dicatat sebagai wesel bayar, utang kontrak, utang hipotik, atau utang obligasi.
Jika pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi terkait menunjukkan bahwa pengendalian telah beroperasi secara efektif, dan jika hasil prosedur analitis memuaskan, auditor mungkin akan mengurangi pengujian atas rincian saldo utang usaha. Akan tetapi, karena utang usaha cenderung material bagi sebagaian besar perusahaan, auditor hampir selalu melaksanakan sejumlah pengujian atas rincian saldo.
1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Utang Usaha (Tahap I)
Focus yang diberikan banyak perusahaan pada perbaikan aktivitas manajemen mata rantai suplainya telah menimbulkan banyak perubahan dalam rancangan system yang digunakan untuk mengawali serta mencatat aktifitas akuisisi dan pembayaran. Usaha untuk merampingkan proses pembelian barang dan jasa telah mengubah semua aspek siklus akuntansi dan pembayaran bagi banyak perusahaan. Pengaturan system tersebut dapat menjadi kompleks. Auditor harus memahami sifat perubahan system tersebut utuk mengidentifikasi apakah risiko bisnis klien dan pengendalian manajemen yang terkait mempengaruhi kemungkinan salah saji yang material dalam utang usaha.
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat Ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)
Seperti halnya Piutang usaha, utang usaha seringkali saldonya berjumlah besar dan terdiri dari sejumlah besar saldo vendor serta relative mahal untuk mengaudit akun tersebut. Karena alasan itu auditor umumnya menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi yang relative tinggi untuk utang usaha. Auditor sering menilai risiko inheren sebagai sedang atau tinggi. Mereka peduli dengan tujuan audit yang berkaitan dengan saldo pisah batas dan kelengkapan karena berpotensi menimbulkan kurang saji saldo akun.
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Merancang serta Melaksanakan Pengujian pengendalian dan pengujian Substantif atas Transaksi (tahap I dan II)
Setelah menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan risiko inheren , auditor menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman terhadap pengendalian internal. Pengujian sustantif bergantung pada keefektifan relative pengendalian internal yang berhubungan dengan utang usaha. Setelah menilai risiko pengendalian, auditor merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substrantif atas transaksi akuisisis dan pengeluaran kas.
4. Merancang dan Melaksanakan Prosedur analitis (tahap III)
tujuan audit atas utang usaha secara keseluruhan adalah untuk menentukan apakah saldo utang usaha telah dinyatakan secara wajar dan diungkapkan secaraa layak. Nilai realisasi tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Penekanan yang penting dalam audit atas kewajiban dan aktiva. ketika memverifikasi aktiva auditor menekankan lebih saji melalui verifikasi dengan konfirmasi, pemeriksaan fisik, dan pemeriksaan dokumen pendukung.auditor tidak boleh mengabaikan kemungkinan aktiva mengalami kurang saji tetapi lebih memperhatikan lebih saji. Karena lebih saji ekuitas pemilik dapat terjadi baik dari lebih saji aktiva atau kurang saji kewajiban, merupakan hal yang alami bagi akuntan public untuk menekankan kedua salah saji tersebut.
Penggunaan tujuan audit yang berkaitan dengan saldo sama dengan yang diterapkan untuk memverifikasi piutang usaha, karena tujuan itu juga dapat diterapkan pada kewajiban dengan tiga modifikasi kecil:
1. Tujuan nilai realisasi tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Nilai realisasi hanya dapat diterapkan pada aktiva.
2. Aspek hak dalam tujuan hak dan kewajiban tidak dapat diterpkan pada kewajiban. Untuk aktiva auditor menggunakan hak klien atas penggunaan dan pelepasan aktiva. untuk kewajiban auditor memperhatikan kewajiban klien atas pembayaran kewajiban.
3. Untuk kewajiban, penekanan diberikan pada pencarian kurang saji dan bukan lebih saji.
Pengujian Kewajiban Setelah Periode
Karena menekankan pada kurang saji dalam akun kewajiban, pengujian kewajiban setelah periode (out-of-period liabilities test) merupakan hal yang penting bagi utang usaha. Luas pengujian untuk mengungkapkan utang usaha yang belum tercatat, sering disebut pencarian utang usaha yang belum tercatat, sangat tergantung pada penilaian risiko pengendalian dan materialitas saldo akun yang potensial. Prosedur audit yang sama digunakan untuk mengungkapkan utang yang belum tercatat dapat diterpkan pada tujuan keakuratan.
Memeriksa dokumentasi yang mendasari pengeluaran kas selanjutnya, auditor memeriksa dokumen pendukung menyangkut pengeluaran kas setelah tanggal neraca guna menentukan apakah pengeluaran kas dilakukan untuk kewajiban periode berjalan. Jika memang untuk kewajiban periode berjalan, auditor harus menelusurinya ke neraca saldo utang usaha untuk memastikan bahwa pembayaran tersebut telah dilakukan.
Memeriksa dokumentasi yang mendasari untuk tagihan yang belum dibayar beberapa minggu setelah akhir tahun, auditor melaksanakan prosedur ini dengan cara yang sama seperti sebelumnya dan untuk tujuan yang sama.prosedur ini berbeda karena dilakukan untuk kewajiban yang belum dibayar mendekati akhir pekerjaan lapangan audit bukan untuk kewajiban yang telah dibayar.
Menelusuri laporan penerimaan yang dikeluarkan sebelum akhir taun ke vaktur vendor terkait, semua barang dagang yang diterima sebelum akhir taun periode akuntansi harus dicantumkan sebagai utang usaha.
Menelusuri laporan vendor yang menunjukan saldo yang jatuh tempo ke neraca saldo utang usaha, jika klien menyimpan file laporan vendor, auditor dapat menelusuri setiap laporan yang memiliki saldo yang jatuh tempo pada tanggal neraca ke listing untuk memastikan bahwa hal itu telah dicantumkan sebagai utang usaha.
Mengirim konfirmasi ke vendor dengan siapa klien melakukan bisnis, walaupun penggunaan konfirmasi untuk utang usaha kurang begitu umum ketimbang untuk piutang usaha, auditor kadang-kadang menggunakannya untuk menguji vendor yang dihapus dari daftar utang usaha, transaksi yang dihilangkan dan saldo akun yang salah saji.
Pengujian pisah batas (cutoff tests) utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat bebrapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca dicantumkan pada periode yang benar. Lima pengujian audit kewajiban setelah periode yang baru saja kita bahas semuanya ,merupakan pengujian pisah batas untuk akuisisi tapi menekankan pada kurang saji.
Hubungan pisah batas dengan observasi fisik persediaan, dalam ,menentukan apakah pisah batas utang usaha sudah benar, sangatlah penting jika pengujian pisah batas dikoordinasikan dengan observasi fisik persediaan.
Perbedaa dalam perjalanan, menyangkut utang usaha, auditor harus membedakan antara akuisisi persediaan atas dasar FOB destination dan atas dasar FOB origin. Untuk FOB destination, hak akan berpindah ke pembeli ketika persediaan diterima, sehingga hanya persediaan yang diterima pada atau sebelum tanggal neraca yang harus dimasukan dalam persediaan dan utang usaha pada akhir tahun. Jika akuisisi dilakukan atas dasar FOB origin,perusahaan harus mencatat persediaan dan utang yang terkait pada periode berjalan jika pengiriman dilakukan pada atau setelah tanggal neraca.
Perbedaan antara faktur vendor dan laporan vendor, auditor harus membedakan antara faktur vendor dengan laporan keuangan ketika memverivikasi jumlah yang terutang kepada vendor. Auditor akan memperoleh bukti yang sangat handal mengenai setiap transaksi ketika mereka memeriksa faktur faktur vendor dan dokumen pendukung terkait setiap laporan penerimaan dan pesanan pembelian.
Perbedaan antara laporan vendor dan konfirmasi perbedaan yang paling penting terletak pada sumber informasinya. Laporan vendor disiapkan oleh vendor (pihak ketiga yang independen) tetapi berada ditangan klien pada saat auditor memeriksanya. Hal ini memberikan klien kesempatan untuk mengubah laporan vendor untuk menyimpan laporan tertentu dari auditor.
Contoh kasus
Pembelian Fiktif Sebagai Kamuflase Laba Yang Lebih Saji.
Computronix Corporation mengumumkan bahwa beberapa pejabat seniornya telah melakukan lebih saji, sehingga akan dilakukan penyesuaian material pada hasil audit laporan keuangan di tahun-tahun sebelumnya. Inti pelanggaran tersebut berupa pengadaan utang dagang fiktif terhadap pembelian peralatan dalam jumlah besar untuk melebihsajikan aset tetap dan menyembunyikan penjualan fiktif.
Pejabat-pejabat tersebut mengelabui bagian pengendalian internal Computronix dengan menelingkung departemen pembelian dan penerimaan sehingga tidak ada seorang pun di Computronix yang menemukan pelanggaran tersebut. Pegawai Computronix biasanya membuat pencatatan yang lengkap dalam pembelian peralatan. Pengendalian internal, dalam mengontrol transaksi pembelian dan pengeluaran kas, biasanya mensyaratkan adanya pemesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur dari vendor sebelum pembayarannya diotorisasi oleh direktur pelaksana atau kontroler/bendahara, dimana keduanya terlibat dalam kejahatan tersebut. Akhirnya, para pejabat tersebut dapat melewati bagian pengendalian atas pengeluaran kas dan mengotorisasi pembayaran atas pembelian yang tidak pernah ada tanpa membuat dokumen dari transaksi fiktif tersebut.
Perusahaan juga membuat penjualan dan piutang fiktif. Perusahaan ini menerbitkan cek untuk melakukan pembayaran terhadap transaksi pembelian fiktif. Cek tersebut disimpan kembali ke akun perusahaan dan dicatat sebagai penagihan atas piutang fiktif. Dengan demikian, tampak bahwa penjualan fiktif telah dilakukan, dan cek tersebut digunakan untuk melunasi pembelian aset fiktif.
Akuisisi barang dan jasa meliputi akuisisi hal lainnya seperti bahan baku, peralatan, perlengkapan, utilitas, perbaikan dan pemeliharaan, penelitian dan pengembangan.
Auditor perlu memahami fungsi-fungsi bisnis dan dokumen dan pencatatan dalam perusahaan sebelum mereka memahami resiko pengendalian dan mendesain pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi.
SOAL 16-31
Untuk pertama kalinya Anda ditugaskan mengaudit Chicago Company untuk tahun yang berakhir 31 Maret 2007. Piutang usaha telah dikonfirmasi pada tanggal 31 Desember 2006 dan pada tanggal tersebut piutang terdiri dari 200 akun dengan total saldo sebesar $956.750.
75 dari akun tersebut yang saldonya berjumlah $650.725 dipilih untuk dikonfirmasi. Semuanya kecuali 20 permintaan konfirmasi telah dikembalikan; 30 telah di tandatangani tanpa komentar, 14 sedikit agak berbeda tetapi telah dijelaskan dengan memuaskan dan 11 konfirmasi mendapat komentar berikut:
1. Kami minta maaf, tetapi kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda menyangkut konfirmasi
piutang kami karena PDQ Company menggunakan sistem voucher utang usaha.
2. Saldo sebesar $1.050 telah dibayar pada tanggal 23 Desember 2006.
3. Saldo sebesar $7.750 telah dibayar pada tanggal 5 januari 2007.
4. Saldo yang ditetapkan diatas telah dibayar.
5. Kami tidak berutang apapun kepada Anda pada tanggal 31 Desember 2006 karena barang yang di
representasikan oleh faktur Anda per tanggal 31 Desember 2006, nomor 15050, sejumlah $11.550,
telah diterima pada tanggal 5 Januari 2007. Dengan syarat FOB destination atau gudang pembelian.
6. Pembayaran di muka sebesar $2,500 yang kami lakukan pada bulan November 2006 harus mencakup
dua faktur bernilai total $1.350 yang ditunjukkan pada laporan terlampir.
7. Kami tidak pernah menerima barang-barang tersebut.
8. Kami menolak tagihan sebesar $12.525.kami rasa tagihan tersebut berlebihan.
9. Jumlah udah benar. Karena barang telah dikirim kepada kami secara konsyinasi, kami akan menunda
pembayaran hingga barang tersebut terjual.
10. Dana sebesar $10.000 yang merupakan setoran menurut suatu lease, akan dibebankan unrtuk sewa
selama tahun 2008, yaitu tahun terakhir lease.
11. Memo kredit Anda tertanggal 5 Desember 2006, membatalkan saldo di aas senilai $440.
Langkah-langkah apa yang akan Anda tempuh untuk menjelaskan kesebelas komentar Diminta tersebut.
JAWABAN 16-31
1. Untuk pengecualian tersebut, Auditor harus memperhatikan 4 prinsip:
Kapan terjadi 'error' pada klien. Karena kemungkinan ada salah komunikasi
antara salah kirim dan waktu terima barang (masalah FOB)
Jumlah 'error' pada klien (jika error terjadi)
Penyebab pengecualian. Dapat terjadi karena salah komunikasi, atau karena
masalah kontrol intern yang kurang baik.
Potensi 'misstatements' karena ada sample yang tak diuji. Auditor perlu
memperkirakan tingkat pengujian yang 'merusak' ini (masalah statistik).
Langkah yang disarankan:
1. a. Periksa dokumen yang mendukung
b. Review buku penerimaan kas setelah 31 December 2006, dan periksa setiap penerimaan kas dari perusahaan PDQ
2. a. Penyebab harus diperiksa. Jika salah posting ke akun, kemungkinan hanya error
b. Karena ini mengindikasikan jeda saat posting dan menyetor penerimaan, maka auditor memberikan saran atas langkah yang benar kepada perusahaan.
3. Cek apakah informasi pelanggan itu sama dengan catatan perusahaan (sudah diterima per Januari).
4. Cek apakah informasi tersebut sudah sama dengan jurnal penerimaan kas.
5. Cek lama pengiriman. Jika ternyata lebih dari 5 hari, maka tak ada indikasi kesalahan. Periksa invoice dan dokumen pengiriman. Bandingkan dengan aturan perusahaan tentang pengiriman.
6. a. Periksa apakah pembayaran telah diterima dan dicatat di jurnal penerimaan kas
b. Jika ternyata nilai penerimaan menutup invoice, maka perlu melakukan penyesuaian.
7. a. Periksa apakah barang sudah dikirim. Jika sudah, maka perlu dicek apakah bukti pengiriman ada.
b. Jika telah dikirim (terbukti), maka pelanggan perlu mengkonfirmasi ulang. Jika pelanggan membantah penerimaan, perusahaan perlu ditanyai tentang masalah ini.
c. Jika pengiriman belum dilakukan, maka perusahaan perlu menyesuaikan kembali LK-nya.
8. Perlu didiskusikan dengan lembaga resmi (pemerintah) dan pelanggan mengenai penyisihan pitutang tak tertagih karena terkait dengan undang- undang (peraturan).
9. Karena pengiriman atas barang konsiyasi belum dicatat sebelum barang terjual, ayat jurnal penjualan perlu dibalik. Juga persediaan dan COGS perlu dikurangi. Sehingga catatan perusahaan akan menjadi benar.
10. Perlu untuk 'mencoret' ayat akun tersebut dan menggantinya ke "sewa dibayar dimuka".
11. Karena menyebabkan jeda, auditor perlu memberikan saran kepada perusahaan untuk menjalankan langkah yg benar.
