UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE MONAGAS ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIV ADMINISTRATIVAS AS DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA AUDITORIA III SECCIÓN 01
A%*"$or&a A*-"'"s$ra$".a Profesora: Ba!"##eres: María Campos Víctor
Castillo C.I.: 18.829.575 Parra Wendys C.I.: 19.911.383 ía! "aenmys C.I.: 2#.935.591 $aldri! %rancismar C.I.: 22.719.5#& P're! (at)eryn C.I.: 23.&.*9* +l,arr-n Marielena C.I.:2*.125.279 a/arro $re0orio C.I.:23.531.11& Mata i!denys C.I.: 23.&.912 Ma$%r&'( A)r"# *e +01,
Í'*"e Introdccin........................................................................................................1 I. a +ditoría +ditoría +dminist +dministrati/a rati/a.... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... ............ ............2 .....2 +ntecedentes de la +ditoria +dministrati/a:....................... +dministrati/a:.................................................. ........................... 2 Campo de +plicacin de la +ditoria +dministrati/a:......................................* Consideraciones $enerales de na +ditoria +dministrati/a:..........................5 +dministrati/a:..........................5 II. 4,eti/os 4,eti/os66 +lcance +lcance e Importanc Importancia ia de la +dito +ditoria ria +dmin +dministrat istrati/a... i/a........ .............. ..........& .& III. ierencias entre la +ditoria +ditoria +dministrati/a +dministrati/a y la +ditoría %inanciera.........8 IV. IV. reas reas 4,eto de +plicaci +plicacin n de la +ditoria +ditoria +dminis +dministrati trati/a........... /a.........................12 ..............12 tapas de la +ditoría +dministrati/a.................... +dministrati/a........................................ ........................................ .................... 13 V. Instrmen Instrmentaci tacin n de la +ditoria +ditoria +dministra +dministrati/a.. ti/a....... .......... .......... .......... .......... ................ ...............1& ....1& 1. 'cnicas 'cnicas de ;ecolecci ecoleccin n de atos..... atos.......... .......... .......... .......... .......... ............... .................... ...................1& .........1& 2. Medicin Medicin.... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............... ..................... .............. ...18 18 3. Papeles Papeles de tra,ao... tra,ao....... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... ............. .................. .............. ....19 19 *. /idenci /idencia.... a......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... ................ ...................2# ........2# 5. <per/isi <per/isin n del tra,ao... tra,ao........ .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .............. ..............2# .....2# VI. lementos lementos a Considerar Considerar en la la,orac la,oracin in de inormes inormes de +ditoria +ditoria +dministrati/a................ +dministrati/a.................................... ....................................... ....................................... ............................................ ........................ 21 VII. =so >e se le da a los ;esltados ;esltados de la la +ditoria +dministrati/a........ +dministrati/a.............. .......23 .23 VIII.l Per?l del +ditor +dministrati/o y s ;ol ;ol como +sesor de e0ocios.......25 e0ocios... ....25 Conclsin........................................................................................................28 @i,lio0raía..................... @i,lio0raía......................................... ........................................ ....................................... ........................................... ........................ 29
Í'*"e Introdccin........................................................................................................1 I. a +ditoría +ditoría +dminist +dministrati/a rati/a.... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... ............ ............2 .....2 +ntecedentes de la +ditoria +dministrati/a:....................... +dministrati/a:.................................................. ........................... 2 Campo de +plicacin de la +ditoria +dministrati/a:......................................* Consideraciones $enerales de na +ditoria +dministrati/a:..........................5 +dministrati/a:..........................5 II. 4,eti/os 4,eti/os66 +lcance +lcance e Importanc Importancia ia de la +dito +ditoria ria +dmin +dministrat istrati/a... i/a........ .............. ..........& .& III. ierencias entre la +ditoria +ditoria +dministrati/a +dministrati/a y la +ditoría %inanciera.........8 IV. IV. reas reas 4,eto de +plicaci +plicacin n de la +ditoria +ditoria +dminis +dministrati trati/a........... /a.........................12 ..............12 tapas de la +ditoría +dministrati/a.................... +dministrati/a........................................ ........................................ .................... 13 V. Instrmen Instrmentaci tacin n de la +ditoria +ditoria +dministra +dministrati/a.. ti/a....... .......... .......... .......... .......... ................ ...............1& ....1& 1. 'cnicas 'cnicas de ;ecolecci ecoleccin n de atos..... atos.......... .......... .......... .......... .......... ............... .................... ...................1& .........1& 2. Medicin Medicin.... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ............... ..................... .............. ...18 18 3. Papeles Papeles de tra,ao... tra,ao....... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... ............. .................. .............. ....19 19 *. /idenci /idencia.... a......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... ................ ...................2# ........2# 5. <per/isi <per/isin n del tra,ao... tra,ao........ .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .............. ..............2# .....2# VI. lementos lementos a Considerar Considerar en la la,orac la,oracin in de inormes inormes de +ditoria +ditoria +dministrati/a................ +dministrati/a.................................... ....................................... ....................................... ............................................ ........................ 21 VII. =so >e se le da a los ;esltados ;esltados de la la +ditoria +dministrati/a........ +dministrati/a.............. .......23 .23 VIII.l Per?l del +ditor +dministrati/o y s ;ol ;ol como +sesor de e0ocios.......25 e0ocios... ....25 Conclsin........................................................................................................28 @i,lio0raía..................... @i,lio0raía......................................... ........................................ ....................................... ........................................... ........................ 29
I'$ro*%"/' a 0ran mayoría de las or0ani!aciones6 entienden por aditoria6 la re/isin de ss estados ?nancieros para eectos de dictamen de los mismos y la e/alacin de s control interno. Por lo tanto esta clase de +ditoria6 se re?ere Anica y eBclsi/amente al control nAmero o aspectos canti?ca,les en dinero. Por esa ra!n a esta se s e le conoce con el nom,re de +ditoria %inanciera. %inanciera. e podemos de?nirla a ras0os 0enerales como n eBamen inte0ral o parcial de na or0ani!acin con el propsito de precisar s ni/el de desempeDo y oportnidades de meora. a si0iente in/esti0acin ,sca compro,ar lo anteriormente eBpesto6 a s /e! de ampli?car el conteBto de la +ditoria en 0eneral otor0-ndole así n car-cter donde se distin0e a la +ditoria +dministrati/a por s /alor en la orma en >e se e/alAa como se administra y opera na or0ani!acin para apro/ec)ar al m-Bimo los recrsos6 sa,iendo adem-s >e para la proesin conta,le en el sector aditoria es realmente my importante reconocer los principios ,-sicos de la +ditoria +dministrati/a6 ra!n por la cal se )ace indispensa,le el desarrollo para el estdio de s contenido.
I.
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I La A%*"$or&a A*-"'"s$ra$".a =na aditoria administrati/a es la re/isin total o parcial de na or0ani!acin con el propsito de precisar s ni/el de desempeDo y per?lar oportnidades de meora para inno/ar /alor y lo0rar /entaa competiti/a sstenta,le. =na aditoria administrati/a no se prodce en el /acío. %orma parte de na estrate0ia de cam,io >e re>iere na clara decisin del m-s alto ni/el y n consenso de /olntades destinado a lo0rar >e na or0ani!acin ad>iera la capacidad para transormarse y crecer de manera e?ciente. l pnto de partida es el con/encimiento no constitye n ?n en sí misma6 sino >e estli0ada a todo n proceso de desarrollo institcional6 por lo >e la aportacin de distintos pntos de /ista y eBperiencias6 la toma de conciencia 0enerali!ada y el eercicio de la atocrítica en todos los ni/eles6 son determinantes para >e esta )erramienta peda alcan!ar los resltados esperados. l an-lisis sistem-tico de todos y cada no de los aspectos in/olcrados en s eeccin demanda esta,lecer toda na inraestrctra >e )a0a posi,le el Eo de inormacin s?ciente6 rele/ante6 oportna y /era!6 para disponer en el momento y en el l0ar adecado de elementos de decisin y calidad idneos. sta ,ase de inormacin de,e permitir amal0amar la )istoria6 el presente y el tro6 articlar el concepto con los )ec)os6 las intenciones con los o,eti/os6 la /isin con las posi,ilidades y los escenarios con las -reas de inEencia. s el marco desde el cal de,en partir todas las inerencias6 apreciaciones y acciones pro,atorias de la sitacin >e 0arda na or0ani!acin.
A'$ee*e'$es *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a: ay n )ec)o poco conocido dentro de la )istoria de la +dministracin. e aylor y %ayol6 en países distintos tra,aaron en ss teorías al mismo tiempo6 la o,ra de aylor se conoci pede decirse >e de inmediato6 mientras >e los escritos de %ayol permanecieron 0ardados drante al0An tiempo en %rancia6 siendo p,licados en stados =nidos en 19256 siete aDos desp's >e aylor alleciera en 1918. Veamos lo >e scedi en na primera etapa. n s o,ra cl-sica titlada F+dministracin $eneral e IndstrialF6 %ayol )a,la,a de las seis nciones ,-sicas >e se reali!an en cal>ier or0ani!acin. n ella6 el ator de?ni >e Fel meor m'todo para eBaminar na or0ani!acin y determinar las meoras necesarias es el es$%*"o *e s% -ea'"s-o a*-"'"s$ra$".oF6 cita pionera de lo >e )oy se conoce como +ditoria +dministrati/a. 2
Para 19356 Games Mc(insey6 considerado como otro de los pioneros de esta disciplina6 escri,i >e toda empresa Fde,e reali!ar na ato aditoria peridica de s ncionamientoF6 lo cal constity la primera reerencia ormal so,re el tema6 en la cal se o,ser/an dos elementos importantes. Por n lado6 se )a,la de la re/isin del desempeDo como na tarea intrínseca en las empresas6 y por otro lado6 seDala >e 'sta de,e )acerse con al0na re0laridad. )eodore G. (reps6 a la sa!n proesor de la =ni/ersidad de e la re/isin del ncionamiento de,ía )acerse en seis -reas or0ani!acionales6 a sa,er: empleo6 prodccin6 consmidores6 /entas6 nmina y di/idendos e intereses. a importancia de s opinin radica en >e así se comen!aron a estrctrar los procesos de re/isin administrati/a en -reas particlares o especí?cas del ne0ocio. 4tro )ec)o )istrico importante para el desarrollo conceptal de la aditoría administrati/a e la decisin de los directi/os de la ort)Hestern Mtal ie Insrance en 19*76 na empresa del ramo ase0rador estadonidense. Para ese entonces6 la ,aa credi,ilidad de los clientes en las ase0radoras6 los lle/ a pedir a ss ase0rados >e constityesen na comisin de cinco personas >e re/isaran el desempeDo de los altos eecti/os y constatasen s ape0o a la 'tica de los ne0ocios. o slo e na estrate0ia para dierenciarse de ss competidores sino >e dio ori0en a lo >e )oy se denomina aditoria de ncionamiento. n na se0nda etapa )istrica6 aparece el ator oHard @oHen >ien en 1953 propso >e las oc)o -reas ncionales m-s importantes >e de,ían re/isarse en na empresa eran: precios6 salarios6 in/esti0acin y desarrollo6 p,licidad6 relaciones pA,licas6 relaciones )manas6 relaciones con la comnidad y esta,ilidad del empleo. e para la ec)a6 pocos aDos desp's de ?nali!ar la e a,arca,a 1# -reas or0ani!acionales >e de,ían re/isarse: nciones econmicas6 estrctra de la empresa6 porcentae de 0anancias6 )onestidad )acia los accionistas6 in/esti0acin y desarrollo6 directores6 capacidad eecti/a6 3
políticas ?scales6 e?ciencia de la prodccin y empe de las /entas. Propso adem-s6 n es>ema /alorati/o de 1# mil pntos so,re la calidad de la 0erencia. l tra,ao de Martindell6 resmi'ndolo6 consisti en aplicar por primera /e! el cestionario como instrmento de in/esti0acin en esta disciplina administrati/a ele/ el nAmero de -reas de eBamen )aci'ndolas m-s amplias y6 por Altimo6 dio n primer paso para el esta,lecimiento de modelos cantitati/os de apreciacin del desempeDo administrati/o. oy en día6 al anti0o institto se le llama +merican Mana0ement +ssociation +M+. Para 19&76 el Pro. William $reenHood6 de la scela de +dministracin de la ien en 197# p,lica s o,ra +ditoria administrati/a en donde recopila los dispersos conceptos de otros atores6 los or0ani!a y anali!a6 ,ati!ando esta ne/a disciplina de ese modo y creando ss ,ases ?los?cas y conceptales. a lectra de este teBto es o,li0ante para todo el >e desee eercer como aditor administrati/o.
Ca-o *e A#"a"/' *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a: a +ditoria +dministrati/a pede instrmentarse en todo tipo de or0ani!acin prodcti/a6 sea esta pA,lica6 pri/ada o social. Por s eBtensin y compleidad6 es necesario entender como est-n ordenadas estas or0ani!aciones para responder a las demandas de ser/icios y prodctos del medio am,iente y6 so,re todo6 de >e manera se articlan6 lo cal nos o,li0a a precisar s ?sionomía. rea de inEencia y dimensin. + continacin se presenta la inormacin por sector especí?co. 1.
l eecti/o 4r0anismos atnomos $o,iernos estadales $o,iernos mnicipales
*
2. e respecta a este sector6 la +ditoria +dministrati/a se tili!a tomando en centa la ?0ra rídica6 o,eto6 tipo de estrctra6 elementos de coordinacin y relacin comercial. eDa6 Mediana empresa y $ran empresa. ,K
Co's"*era"o'es Ge'era#es *e %'a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a: as consideraciones 0enerales de na +ditoria +dministrati/a son las si0ientes: •
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Propsito: el propsito de la aditoria administrati/a consiste en e/alar el ndamento de la administracin6 mediante la locali!acin de irre0laridades o anomalías y el planteamiento de posi,les alternati/as de solcin. a ?nal primordial es apoyar a los ni/eles de sper/isin a lo0rar na administracin m-s eecti/a6 mediante la presentacin de resltados >e sr0en de na pr-ctica de aditoria drante el desarrollo de la aditoria administrati/a se podr- reali!ar di/ersos estdios especí?cos Jdel or0anismos socialK6 para determinar a ondo las dierencias >e sean casantes de la pro,lem-tica6 presente o tro. +lcance: la aditoria administrati/a pede a,arcar na ncin especí?ca o ,ien6 se le pede dar n eno>e de sistema y pede a,arcar na nidad o 0rpo de nidades >e orman n or0anismo social.
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Campo de aplicacin: esto o,edece a >e ss principios son 0enerales y aplica,les en cal>ier or0anismo o nidad administrati/a. a ncin de la aditoria administrati/a consiste en reali!ar el an-lisis y dictamen de las acti/idades >e lle/an a ca,o na nidad administrati/a para /eri?car >e se asten a los o,eti/os y políticas esta,lecidas6 así como para compro,ar la tili!acin racional de los recrsos t'cnicos6 materiales y ?nancieros y el apro/ec)amiento del personal en el desarrollo operacional y e/alar las medidas de control >e ase0ren6 los resltados esperados. tapas: el proceso de la aditoria administrati/a re>iere para s desarrollo de catro etapas y son la si0ientes: 1. Planeacin 2. Bamen 3. /alacin *. Presentacin Ventaas: 1. +plicacin de conocimientos proesionales6 con 0ente de eBperiencia y capacitados en determinada -reas especí?cas. 2. +plicaciones actali!adas de conocimientos6 pes el aditor esto,li0ado a conocer los a/ances t'cnicos del -rea administrati/a: así6 como estar al tanto de la solcin de pro,lemas >e le permitan resol/er con rapide! y e?ciencia6 las sitaciones >e detecte. 3. ensin especi?ca de pro,lemas en /irtd de >e el aditor de,e dedicarse a n tra,ao concreto y especi?co concretar s atencin6 eser!o y tiempo6 para lo0rar los resltados deseados. Imparcialidad: el aditor proporcionar opiniones y icios imparciales6 pes conoce sitaciones6 las cales de,er-n de >edar li,res de pericios o intereses personales de la empresa. conomía en el costo: el aditor proporciona ser/icios proesionales cali?cados sin a0ra/ar permanentemente los costos6 pesto >e 0eneralmente se contrata por n tra,ao especí?co.
II O)2e$".os( A#a'e e I-or$a'"a *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a O)2e$".os *e #a a%*"$or"a a*-"'"s$ra$".a :
&
Por ss características6 la aditoria administrati/a constitye na )erramienta ndamental para implsar el crecimiento de las operaciones6 toda /e! >e permite detectar en >' -reas se re>iere de n estdio m-s prondo6 >e acciones se pede tomar para s,sanar de?ciencias6 como sperar o,st-clos6 como imprimir mayor co)esin al ncionamiento de dic)a -reas y6 so,re todo6 reali!ar n an-lisis casaeecto >e concilie en orma con0rente los )ec)os con las ideas. n /irtd de lo anterior6 es necesario esta,lecer el marco para de?nir los o,eti/os con0rentes cya co,ertra encamine las tareas )acia resltados especí?cos. ntre los criterios m-s so,resalientes para lo0rarlo se peden mencionar: aK e Control: destinados a orientar los eser!os en la aplicacin de la aditoria y e/alar el comportamiento or0ani!acional en relacin con est-ndares preesta,lecidos. ,K e Prodcti/idad: enca!an las acciones de la aditoria para optimi!ar el apro/ec)amiento de los recrsos de acerdo con la din-mica administrati/a institida por la or0ani!acin. cK e 4r0ani!acin: determinar >e el crso de la aditoria apoye la de?nicin de la estrctra6 competencia6 nciones y procesos a tra/'s del maneo e?ca! de la dele0acin de atoridad y el tra,ao en e>ipo. dK e e la aditoria pede constatar >e la or0ani!acin est- inmersa en n proceso >e la /incla cantitati/amente y calitati/amente con la eBpectati/as y satisaccin de ss clientes. eK e Calidad: disponen >e la aditoria tienda a ele/ar los ni/eles de actacin de la or0ani!acin en todos ss contenidos y -m,itos6 para >e prod!ca ,ienes y ser/icios altamente competiti/os. K e Cam,io: transorman la aditoria en n instrmento >e )ace m-s permea,le y recepti/a a la or0ani!acin. 0K e aprendi!ae: permiten >e la aditoria se transorme en n mecanismo de aprendi!ae institcional para >e la or0ani!acin peda asimilar ss eBperiencias y las capitalice para con/ertirlas en oportnidades de meora. )K e oma de ecisiones: tradcen la pesta en pr-ctica y los resltados de la aditoria en n solo instrmento de soporte del proceso de 0estin de la or0ani!acin. iK e Interaccin: posi,ilitan el maneo inteli0ente de la aditoria en ncin de la estrate0ia para relacionar a la or0ani!acin con los competidores reales y potenciales6 así como con los pro/eedores y clientes. 7
K e Vinclacin: acilitan >e la aditoria se constitya en n /ínclo entre or0ani!acin y n conteBto 0lo,ali!ado. A#a'e *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a :
l -rea de inEencia >e a,arca la aditoria administrati/a comprende la totalidad de na or0ani!acin en lo correspondiente a s estrctra6 ni/eles6 relaciones y ormas de actacin. sta connotacin inclye aspectos tales como: •
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atrale!a rídica: marco rídico >e da conteBto y sir/e de ,ase normati/a a las acciones de na or0ani!acin. Criterios de ncionamiento: patas >e dicta na or0ani!acin para enca!ar s desempeDo. stilo de administracin: orma de 0estin de na or0ani!acin. no>e estrat'0ico: mecanismos y estrate0ias >e si0e la or0ani!acin para la conseccin de ss ?nes. e se ,ica na or0ani!acin. $iro indstrial: acti/idad en la >e se desen/el/e na or0ani!acin. m,ito de operacin: -rea o -m,ito de accin en >e na or0ani!acin reali!a s acti/idad. amaDo de la empresa: dimensin de la or0ani!acin. Amero de empleados: planta la,oral >e dispone na or0ani!acin. ;elaciones de coordinacin: ni/el de interaccin e inte0racin de las acti/idades de los dierentes -m,itos de la or0ani!acin. esarrollo tecnol0ico: 0rado de desarrollo de la tecnolo0ía de la inormacin. e se le da los clientes internos y eBternos de la or0ani!acin. 8
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ntorno: elemento era de las ronteras de la or0ani!acin >e eercen inEencias en ss acciones y orma de operar. $eneracin de ,ienes6 ser/icios6 capital y conocimientos: 0estin de los recrsos de na or0ani!acin a tra/'s de procesos para )acerla competiti/a.
I-or$a'"a *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a:
Cal>ier acti/idad )mana6 siempre est- seta a la e/alacin por medio de la comparacin Jen mc)as ocasiones inconscienteK. e nos )acen ormar n icio respecto a esa acti/idad. e se reali!an en na empresa. Para eectar na e/alacin de la e?ciencia6 lo m-s ape0ado a la realidad y con toda oportnidad6 or!osamente se tiene >e acdir a na serie de ciencias y t'cnicas6 tales como estadísticas6 in/esti0acin de operaciones6 an-lisis actorial6 encestas6 entre/istas6 cestionarios6 entre otros. e son imposi,les de medir en orma o,eti/a. Por lo anterior6 consideramos >e la importancia de la aditoria administrati/a6 es >e introdce oportnamente en la empresa el car-cter o,eti/o en nestras operaciones.
III D"fere'"as e'$re #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a 3 #a A%*"$or&a 4"'a'"era Vista la aditoría administrati/a en orma inte0ral6 /emos >e eBiste na relacin natral con la ?nanciera. e )ec)o6 la aditoría administrati/a se desarrolla en na parte my importante de la aditoría 9
interna6 la cal se eectAa como na eBtensin 0radal del tra,ao tradicional del contador. +ntes de esta,lecer la dierencia >e eBiste entre am,as aditorías6 es necesario de?nir >e es la aditoría ?nanciera y esta,lecer s o,eti/o. La A%*"$or&a 4"'a'"era:
s n eBamen sistem-tico de los li,ros y re0istros de n or0anismo social6 con el ?n de determinar o /eri?car los )ec)os relati/os a las operaciones ?nancieras y los resltados de 'stas para poder inormar so,re los mismos. a aditoría ?nanciera mira )acia el pasado6 o sea6 /ersa so,re las transacciones >e ya se )an eectado. Por eemplo: los inormes de aditoría de estados ?nancieros son medios para satisacer a ,ancos6 pro/eedores6 accionistas6 etc.6 a esta t'cnica le interesan los desperdicios6 errores6 rades pasados6 etc.6 y se enocan a la mera sitacin ?nanciera. O)2e$".os *e #a a%*"$or&a 5'a'"era:
< o,eti/o es con?rmar n estado de asntos ?nancieros6 /eri?car >e los principios de la conta,ilidad )ayan sido aplicados en orma consistente y eBpresar na opinin acerca del maneo ?nanciero.
D"fere'"a e'$re #a A%*"$or&a 4"'a'"era 3 #a A*-"'"s$ra$".a Cara$er&s$"as Pro/s"$o
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A%*"$or&a 5'a'"era Bpresar na opinin so,re los estados ?nancieros y
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1#
A%*"$or"a +preciar la calidad de la administracin. Calidad tanto
determinar el maneo ?nanciero.
indi/idal como colecti/a de los clientes. Calidad de los procesos mientras los >e opera n or0anismo social. a sitacin a sitacin ?nanciera. administrati/a. acia los estados acia la sitacin ?nancieros de las administrati/a y empresas desde el operati/a de los pnto de /ista or0anismos sociales retrospecti/o. en el pasado6 presente y tro. as normas de M'todo cientí?co: aditoría t'cnicas de 0eneralmente in/esti0acinnormas aceptadas. de aditoría. Principalmente @-sicamente internos eBternos Jaccionistas6 Jla direccin sperior6 0o,iernoacreedoresK. 0erentes6 ncionalesK. ;e>erida le0almente. ;e>erida opcionalmente. ;e0lar por lo menos Peridica6 pero s na /e! al aDo. periodicidad es inde?nida en la mayoría de los casos.
A#a'e
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Or"e'$a"/'
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M6$o*o
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I'$eresa*os
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Nees"*a*
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fre%e'"a
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Nees"*a* *e 7%e #a A%*"$or&a A*-"'"s$ra$".a 3 #a 4"'a'"era se o-#e-e'$e'
a aditoría ?nanciera c,re eBclsi/amente n aspecto particlar y concreto de lo >e de,e ser na aditoría inte0ral6 como lo es la aditoría administrati/a. Cando se lle/a a ca,o eBclsi/amente la aditoría ?nanciera6 se estdiri0iendo Anicamente a na parte mínima de la ncin 0eneral de la empresa6 y por tanto6 al no contemplar el todo6 simplemente se est-n /iendo eectos y no casas. C-ntas /eces los inormes de aditoría de estados ?nancieros clminan con n dictamen de ra!ona,ilidad de dic)os estados pero casi 11
nnca aportan las casas administrati/as >e est-n pro/ocando na mala o de?ciente administracin. os estados ?nancieros son el prodcto de n proceso de inormacin de,idamente inte0rado y6 desde le0o6 la inormacin y la comnicacin en na empresa no son materia del -rea ?nanciera6 sino del -rea administrati/a. C-ntas /eces el maneo inadecado de políticas es consecencia de na inormacin ?nanciera de?ciente. a propia or0ani!acin ?nanciera es prodcto de la or0ani!acin administrati/a6 y el desconocimiento de 'sta ocasiona el maneo inadecado de la estrctra conta,le y ?nanciera6 mc)os pro,lemas ocasionan a la empresa n de?ciente sistema de control y s aplicacin al -m,ito ?nanciero. Partiendo de na adecada seleccin e inte0racin de recrsos )manos6 )a,r- >e determinar la )a,ilidad y la capacidad re>erida de 'stos6 para alcan!ar los o,eti/os y planes ?ados. +dem-s esta inte0racin es importante para el 'Bito en la ela,oracin y maneo de los estados ?nancieros. a mayoría de las /eces6 los pro,lemas de inormacin ?nanciera no son del maneo nm'rico y especí?co de la inormacin6 sino de la persona >e es incapa! de manear esos nAmeros. +ctalmente6 la ela,oracin de estados ?nancieros est- ,asada en m'todos como la 0ía de conta,ili!acin6 instrcti/os de operacin6 diseDo y planeacin de ormas6 etc.6 >e son rto de la acti/idad administrati/a y no conta,le. +)ora ,ien6 si recordamos la de?nicin de la aditoría administrati/a6 podremos opinar >e al compararla con el concepto de aditoría ?nanciera no eBistiría nin0na consin6 ya >e esta Altima se re?ere slo a re0istros6 li,ros e inormes de conta,ilidad sin em,ar0o6 si re/isamos el pro0rama cl-sico de na aditoría ?nanciera6 encontramos la necesidad de reali!ar n eBamen del control interno6 y 'ste es n aspecto de consin >e es necesario aclarar. sto es precisamente el control interno: el pnto de coincidencia de am,as aditorías6 pero con distintos sos. a aditoría ?nanciera se a,oca a anali!ar el control interno6 eBclsi/amente para determinar las pre,as y procedimientos >e 'sta tili!ar-. n cam,io6 la aditoría administrati/a se a,oca a anali!ar y e/alar el control interno6 para determinar los 0rados de e?ciencia y e?cacia >e la administracin de na empresa tiene. n t'rminos 0enerales6 podemos resmir las relaciones entre la aditoría ?nanciera y la administrati/a6 seDalando >e: 12
E# Co'$ro# I'$er'o( %'$o *e o"'"*e'"a *e #as a%*"$or&as
1. a primera tra,aa principalmente so,re el eBamen de re0istros y li,ros de car-cter conta,le6 o sea6 eBamina los eectos de las decisiones administrati/as6 pero sin lle0ar a )acer n an-lisis eB)asti/o de ss casas. 2. n cam,io la se0nda pretende n conocimiento inte0ral de la empresa determinando el por>'6 o sea6 la casa de los enmenos >e aectan los resltados reEeados en los estados ?nancieros y >e6 como ya sa,emos6 son moti/o de n eBamen por parte de la aditoría ?nanciera. Re#a"/' e'$re #a A%*"$or&a A*-"'"s$ra$".a 3 #a 4"'a'"era
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e lo anterior dedcimos >e >ien reali!a na aditoría ?nanciera6 slo podr- detectar en esa in/esti0acin simples eectos y /isali!ar eBclsi/amente na parte del pro,lema6 por lo >e se )ace necesario >e la aditoría ?nanciera sea na parte m-s de la aditoría administrati/a para >e al /er el todo se pedan determinar las casas6 y eectar n icio completo de n pro,lema >e no pede ser reselto simplemente a tra/'s del an-lisis de na de ss partes. Con esto >eda de mani?esto >e am,as aditorías de,en complementarse con la intencin de conse0ir n o,eti/o >e sea comAn a am,as t'cnicas6 y con el de proporcionar la inormacin necesaria para >e la direccin peda lle/ar a ca,o na adecada toma de decisiones.
IV 8reas O)2e$o *e A#"a"/' *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a as -reas de aplicacin de la aditoría administrati/a son my amplias6 a,arcan mc)as6 pes6 ella est- relacionada con el proceso administrati/o de na or0ani!acin y por tanto6 pede ser administrada cal>ier acti/idad >e se realice en n 0rpo6 >e tilice recrsos )manos y >e ,s>e n o,eti/o. e modo >e estas acti/idades peden ser o,eto de na in/esti0acin e/alati/a por medio de la aditoria administrati/a. ntre las -reas ncionales o ,-sicas de na empresa en la cal pede ser aplicada est-n: %inan!as6 Prodccin6 Mercadotecnia y +dministracin de los ;ecrsos manos. sta no es dierente a la aplicada a n m'todo6 procedimiento6 pro0rama o a la empresa en s totalidad. 1*
a aditoría administrati/a pede e/alarse desde el eno>e del proceso administrati/o6 donde se pede e/alar la planeacin >e se )a )ec)o y >e se )ace en la ncin6 s estrctra or0ani!acional6 la direccin >e desempeDan ss directi/os y los controles >e se )ayan esta,lecido para lo0rar mantener operaciones e?cientes dentro de na entidad. e de na otra manera se planean6 or0ani!an6 diri0en y controlan6 an>e se )aya desarrollado de manera pr-ctica. e allí >e el proceso administrati/o en s 0eneralidad nos permita a,ordar cal>ier tipo de acti/idad6 ya sea para s diseDo o rediseDo con el ?n de meorarlo. +)ora ,ien6 en este -m,ito se podrían mencionar n sinnAmero de acti/idades propias de cal>ier or0ani!acin6 tomando en centa desde las m-s sencillas )asta las compleas6 es decir6 desde n sencillo procedimiento como el empacado de mercancías o el procedimiento de entre0a de correspondencia interna en na o?cina6 en t'rmino medio podría darse por eemplo6 el proceso de /enta de na empresa indstrial o del control de calidad de n restarante6 lle0ando a acti/idades m-s compleas como la ncin de la administracin de recrsos )manos o la ncin del departamento de compras de na 0ran cadena de departamentos de na tienda. +nado a esto6 entra dentro del tema n aspecto my importante a considerar dentro de la aditoria administrati/a como son las:
E$aas *e #a A%*"$or&a A*-"'"s$ra$".a l proceso de la aditoria administrati/a se podría identi?car con las etapas de la ncin administrati/a de control6 es por eso >e a continacin se presentaran distintos atores >e )an propesto pasos >e 0ían de manera clara a >ienes realicen esta e/alacin. .$ ;ose J1932K presenta de manera no my sistemati!ada los si0ientes pasos para reali!ar la aditoria administrati/a: In/esti0acin de la estrctra or0ani!acional de la empresa. ;e/isar al0nos aspectos particlares. +nali!ar las nciones de prodccin6 distri,cin6 desarrollo6 conta,ilidad6 ?nan!as6 aspectos le0ales y relaciones indstriales. • • •
William P. eonard J19599 propone de manera m-s representati/a lo >e considera como los pasos de la aditoria administrati/a: Bamen de las -reas a aditar. •
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• • •
/alacin de lo o,ser/ado. Presentacin oral y escrita de los resltados.
or,ecL nos propone lo si0iente: stdio preliminar. Planeacin de la aditoria. ;eali!acin de la aditoria. • • •
;,io y ern-nde! plantean n procedimiento m-s detallado: Planeacin >e implica el estdio6 dia0nstico administrati/o6 de?nicin de o,eti/os6 alcance6 personal necesario6 tiempo re>erido y )erramientas. Bamen >e consiste en o,tener inormacin. /alacin de la inormacin o,tenida. Presentacin del inorme a los interesados. •
• • •
a +sociacin acional de Cole0ios de icenciados en +dministracin tam,i'n propone na serie de pasos y consideraciones: ntre/ista pre/ia con el ncionario principal de la nidad >e se aditar-. stdio 0eneral >e clmina con n dia0nstico administrati/o. Presentacin de los aditores ante los ncionarios in/olcrados. la,oracin del pro0rama de tra,ao. ;ecoleccin de datos docmentados. 4,tencin de inormes por medio de entre/istas y o,ser/aciones. /alacin sando medios o,eti/os y el criterio del aditor. ;esmen /er,al y escrito de los resltados de la aditoria administrati/a. •
• • • • • • •
=na /e! >e )emos anali!ado el pnto de /ista y el eno>e de todos estos atores6 podemos constrir na propesta >e sir/a de 0ía y >e sea m-s amplia y orientadora en relacin con los pasos o etapas en la reali!acin de la aditoria administrati/a. + continacin6 presentamos lo anali!ado anteriormente en n ,os>eo de 8 etapas o pasos >e en0lo,an de manera 0eneral la aditoria administrati/a: 1 ra,aos preliminares: consisten en na serie de entre/istas con nestro cliente6 teniendo como o,eti/o dar a conocer las características ,-sica del tra,ao >e se /a a reali!ar6 >' es lo >e >iere el cliente6 y >' )ar- el aditor. Para ello se plantean pre0ntas como: NPor >' se solicita la aditoríaO6 NC-l es s 1&
propsitoO6 N+ >' nidad ser- aplicadaO6 N
proporcionar na /isin 0eneral de la empresa y en cmo ella perci,e y practica la administracin como proceso metodol0ico. a in/esti0acin pre/ia tiene /arios propsitos6 no de ellos e conocer de manera 0eneral la empresa o la nidad >e ser- aditada. 4tro propsito es con?rmar lo eBpesto por el cliente en canto al pro,lema identi?cado y s ma0nitd6 así como pre/er al0nas sitaciones >e pedan sr0ir drante la aditoría. l aditor se apoyara en la inormacin docmentada.
3. la,oracin del pro0rama de la aditoria administrati/a: consiste en
planear las acti/idades. ste pro0rama seDalar- las acti/idades >e de,en reali!arse6 las ec)as de inicio y clminacin de las acti/idades6 el tiempo >e drar-n6 las personas >e las reali!aran y los instrmentos de recopilacin de la inormacin empleados.
4. 4,tencin de la inormacin: el aditor o,tendr- toda la inormacin
posi,le so,re el caso estdiado6 recrriendo a entre/istas6 o,ser/aciones y encestas6 dependiendo del tipo de inormacin >e re>iera. a inormacin no solo ser- de índole interna sino eBterna en casos necesarios.
5. +n-lisis6 clasi?cacin y e/alacin de la inormacin: en canto al
an-lisis y s clasi?cacin podr- reali!arse ,ao m'todos estadísticos6 pero la e/alacin de los )ec)os de la inormacin es n asnto m-s delicado6 pes6 es allí donde el aditor pone en e0o s /erdadero /alor.
6. Conclsiones y recomendaciones: para >e n aditor lle0e a este
paso6 necesita de talento6 conocimientos6 eBperiencia y criterio para interpretar correctamente la inormacin. e0o procede a plasmar las conclsiones emanadas de s tra,ao intelectal. @as-ndose en la ciencia administrati/a y en la normati/idad de la empresa se proponen las recomendaciones o s0erencias con las cales se les dar- solcin al pro,lema.
7. la,oracin y presentacin del inorme ?nal: esta pede reali!arse drante el desarrollo de la aditoría6 peden )a,er inormes parciales6 en las >e se le dedicar- atencin especial al estar cerca del ?nal de la aditoría. n este inorme se eBpondr- de manera clara y concisa los resltados de dic)a aditoría. l cliente reci,e 17
este inorme en donde espera encontrar las /aliosas recomendaciones >e 0aranti!an n meor ncionamiento en la administracin de s empresa. l inorme ?nal an>e es de car-cter escrito de,e presentarse apoyado de na eBposicin /er,al. 8. Implementacin y se0imiento: mc)os atores consideran esta ase
como al0o opcional6 otros piensan >e el aditor de,e actar como asesor en las implementaciones de la empresa. e cal>ier orma6 lo m-s importante es >e esto >ede acordado desde el inicio de la aditoría.
V I's$r%-e'$a"/' *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a Conclida la parte preparatoria se procede a la instrmentacin de la aditoría6 etapa en la cal se tienen >e seleccionar y aplicar las t'cnicas de recoleccin >e se estimen m-s /ia,les de acerdo con las circnstancias propias de la aditoría6 la medicin >e se empleara6 el maneo de los papeles de tra,ao y e/idencia6 así como la sper/isin necesaria para mantener na coordinacin eecti/a.
1 T6'"as *e Reo#e"/' *e Da$os Para reca,ar la inormacin re>erida en orma -0il y ordenada6 se pede emplear al0na6 o na com,inacin6 de las si0ientes t'cnicas: aK In/esti0acin docmental: Consiste en locali!ar y seleccionar docmentos >e pedan aportar elementos de icio a los aditores6 adem-s sir/e de ,ase para la ela,oracin de otras t'cnicas6 como el cestionario y la entre/ista. as entes docmentales peden ser internas o eBternas. ntre las entes internas est-n por eemplo: acta constitti/a6 políticas y re0lamentos6 or0ani0ramas6 actas de asam,leas de socios y accionistas6 con/enios6 o?cios o circlares6 descripciones de pesto6 in/entarios6 estados ?nancieros6 aditorias anteriores o in/esti0aciones propias6 etc. ntre las eBternas peden ser de tilidad los datos estadísticos del Institto acional de stadística6 los decretos y normas nacionales e internacionales6 estdios de mercado de p,licacin 0ratita6 reportes so,re las tendencias del mercado >e p,lican or0anismos or0ani!aciones nacionales o internacionales6 las tendencias econmicas6 entre otras m-s. 18
,K 4,ser/acin directa: s el acercamiento y re/isin del -rea ísica donde se desarrolla el tra,ao de la or0ani!acin6 para conocer las condiciones de tra,ao y el clima or0ani!acional imperante6 en este caso para 0ardar e/idencia se peden /ideo0ra,ar los )ec)os. cK +cceso a redes de inormacin: Consiste en la re/isin de la redes6 para detectar inormacin normati/a operati/a de clientes6 socios6 pro/eedores6 empleados6 or0ani!aciones del ramo6 a s /e! acilita el intercam,io de datos y mantener na relacin interacti/a con el entorno. +l0nas de estas redes son 0ratitas y otras implican na in/ersin. dK ntre/ista: Consiste en renirse con na o /arias personas y cestionarlas para o,tener inormacin. ste medio es de los m-s tili!ado ya >e se tiene contacto directo con el entre/istado6 del >e adem-s de o,tener respestas se peden perci,ir ss actitdes y reci,ir comentarios. e na entre/ista ncione se tiene >e cidar /arios aspectos6 como: tener claro el propsito6 ela,orar na a0enda de tra,ao y concretar la cita con anticipacin. e permita conse0ir6 de orma concisa6 inormacin >e reEee las in>ietdes de la or0ani!acin en sentido 0eneral o especí?co. a entre/ista pede ser estrctrada o no estrctrada. a primera6 se distin0e por s ri0ide!6 se orienta a n determinado o,eto de estdio y est- pre/iamente diseDada la se0nda6 denominada tam,i'n a,ierta6 no est- seta a na estrctra prediseDada6 por lo >e el entre/istado se eBpresa con toda li,ertad6 e inclsi/e lle0a a tomar la iniciati/a. s recomenda,le >e s aplicacin sea com,inada para o,tener meores resltados. eK Cestionarios: os cestionarios representan n recrso idneo para captar la inormacin de la or0ani!acin en todas ss /ersiones6 -m,itos y ni/eles6 toda /e! >e permiten no slo la recopilacin de datos6 sino la
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percepcin del medio am,iente6 la cltra or0ani!acional predominante y el ni/el de calidad del tra,ao en ncin de s 0ente. Consiste en recopilar inormacin por medio de pre0ntas escritas6 prede?nidas6 secenciales y separadas por capitlo o tem-ticas especi?ca. a calidad de la inormacin >e se o,ten0a depender- de s estrctra y orma de presentacin. e inclyen casillas6 ,lo>es y colmnas6 >e acilitan s re/isin y an-lisis. Como )erramientas de dia0nstico y e/alacin permiten asociar aspectos t'cnicos con el desempeDo. Permite captar inormacin >e en cestionarios no es acti,le de perci,ir6 ya >e a,re el ran0o de respesta6 ordena la inormacin de orma m-s accesi,le6 permite comparar conceptos6 sistemati!ar los re0istros y acilita la prondidad del eno>e para anali!ar los resltados. +socia con Eide! los indicadores >e orientan el proceso de aditar a en orma m-s /ers-til6 toda /e! >e los tradce en na plataorma >e relaciona conceptos con comportamientos y alternati/as de accin con estrate0ias. Inte0ra casas y eectos de manera t-cita6 lo >e se constitye en n /alioso soporte para el proceso de toma de decisiones. acen m-s permea,le y prondo el proceso de e/alacin por>e no solo contempla las /aria,les ,ao an-lisis6 sino el impacto >e estas tienen en otras /aria,les o -reas de operacin6 creando na cadena de actores6 indicadores6 re0istros y consecencias. 2#
+ Me*""/' Para consolidar la instrmentacin6 es necesario >e los )ec)os se pedan e/alar relacion-ndolos con na medida6 la cal parte de los indicadores esta,lecidos para el proceso administrati/o y de los elementos especí?cos6 así como del propsito estrat'0ico y atri,tos ndamentales asociados con no y con otro. a escalas >e se empleen con este ?n6 cmplen con la ncin de 0aranti!ar la con?a,ilidad y /alide! de la inormacin >e se re0istra en los papeles de tra,ao6 y >e6 posteriormente6 ser/ir-n para compro,ar la /eracidad de las o,ser/aciones6 conclsiones y recomendaciones contenidas en el inorme de la aditoría. aK scala de Medicin: =na escala es na caracteri!acin de los o,etos a medir a tra/'s de na /aria,le cantitati/a y calitati/a. a constrccin de 'sta6 implica addicar n /alor a n connto de eBpresiones o icios6 >e peden ser positi/os6 ne0ati/os o netrales y >e nos /an a eBpresar la maniestacin indi/idal del entre/istado ante na /aria,le determinada.
,K Indicadores: os indicadores son n elemento estrat'0ico del proceso de e/alacin de la orma de 0estin or0ani!acional. < so como sistema permite )acer comparaciones y proyectar retrospecti/a o prospecti/amente la inormacin para 0enerar alternati/as altamente si0ni?cati/as para los procesos de toma de decisiones. Ca,e destacar6 >e en el proceso de implementacin de la aditoría6 la seleccin de indicadores es ndamental por>e redce la s,eti/idad en la orma de asi0nar /alores o pntos con n criterio estimati/o6 pondera o,eti/amente el peso de los actores ,ao an-lisis y se constitye en na 0ía de actacin para >ienes participan en ella.
Pae#es *e $ra)a2o Para ordenar6 a0ili!ar e imprimir co)erencia a s tra,ao6 el aditor tiene >e )acerlo en lo >e se denomina papeles de tra,ao6 >e son los re0istros en los >e consi0na las t'cnicas y procedimientos aplicados6 las pre,as reali!adas6 la inormacin o,tenida y las conclsiones alcan!adas. 21
stos papeles proporcionan el soporte principal >e6 en s momento6 el aditor )a,r- de incorporar en s inorme6 ya >e inclyen o,ser/aciones6 )ec)os ar0mentos para respaldarlos adem-s apoyan la eeccin y sper/isin del tra,ao. e,en de ormlarse con claridad y eBactitd6 considerando los datos reerentes al an-lisis6 compro,acin6 opinin y conclsiones so,re los )ec)os6 transacciones6 o sitaciones detectadas. am,i'n se indicaran las des/iaciones >e presentan respecto de los criterios6 normas o pre/isiones de prespesto6 en la medida >e esta inormacin soporte la e/idencia la cal /alida las o,ser/aciones6 conclsiones y recomendaciones contenidas en el inorme de aditoría. os papeles de tra,ao tienen >e ela,orarse sin perder de /ista >e s contenido de,e inclir: • • • •
• • • • •
Identi?cacin de la aditoría. l proyecto de aditoría. ndices6 cestionarios6 c'dlas y resAmenes del tra,ao reali!ado. Indicaciones de las o,ser/aciones reci,idas drante la aplicacin de la aditoría. 4,ser/aciones acerca del desarrollo de s tra,ao. +notaciones so,re inormacin rele/ante. +stes reali!ados drante s eeccin. ineamientos reci,idos por -rea o ase de la aplicacin. ;eporte de posi,les irre0laridades.
Para )omo0eni!ar s presentacin e inormacin6 y acilitar el acceso a s conslta6 los papeles no de,en so,recar0arse con reerencias my operati/as sino consi0nar los tpicos rele/antes6 estar redactados en orma clara y ordenada6 y ser lo s?cientemente slidos en ss ar0mentos para >e cal>ier persona >e los re/ise peda se0ir la secencia del tra,ao. +simismo6 son n elemento pro,atorio de >e la e/idencia o,tenida6 los procedimientos y t'cnicas empleados son s?cientes y competentes. +n>e los papeles de tra,ao >e prepara el aditor son con?denciales6 podr- proporcionarlos cando reci,a na orden o citatorio para presentarlos6 por lo >e de,e res0ardarlos por n periodo s?ciente para cal>ier aclaracin o in/esti0acin >e pdiera emprenderse y6 tomando en centa s tilidad6 para aditorías s,secentes.
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a e/idencia es la compro,acin e)aciente de los )alla!0os drante el eercicio de la aditoría6 por lo >e constitye n elemento rele/ante para ndamentar los icios y conclsiones >e ormla el aditor. Por tal moti/o6 al renirla se de,e pre/er el ni/el de ries0o6 incertidm,re y conEicto >e peda traer consi0o6 así como el 0rado de con?a,ilidad6 calidad y tilidad real >e de,e tener en consecencia6 es indispensa,le >e el aditor se ape0e en todo momento a la línea de tra,ao acordada6 a las normas en la materia y a los citerior >e drante el proceso de eeccin /ayan sr0iendo. a e/idencia pede ser ísica6 docmental6 testimonial y analítica. Para >e 'sta sea Atil y /-lida de,e ser s?ciente6 competente6 rele/ante y pertinente. s ndamental >e el aditor docmente y reporte al responsa,le de la nidad de control interno6 al titlar de la or0ani!acin y al líder del proyecto las si0ientes sitaciones: •
• • • •
Pro,lemas para o,tener na e/idencia s?ciente6 prodcto de los re0istros incorrectos6 operaciones no re0istradas.6 arc)i/os incompletos y docmentacin inadecada o alterada. ransacciones reali!adas era del crso normal. imitaciones para acceder a los sistemas de inormacin. ;e0istros incon0rentes con las operaciones reali!adas. Condicionamiento de las -reas para sministrar e/idencias.
n todas las oportnidades6 al aditor de,er- proceder con prdencia6 preser/ando s inte0ridad proesional y conser/ando los re0istros de s tra,ao6 inclyendo los elementos compro,atorios de las inconsistencias detectadas.
, S%er."s"/' *e# $ra)a2o Para tener la se0ridad de >e se si0e y respeta el pro0rama apro,ado6 es necesario eercer na estrec)a sper/isin so,re el tra,ao >e reali!an los aditores6 dele0ando la aditoria so,re >ien posea eBperiencia6 conocimiento y capacidad. e esta manera6 a medida >e se descienda el ni/el de responsa,ilidad6 el aditor >e enca,ece na tarea6 tendr- siempre la certe!a de dominar el campo de tra,ao y los elementos de decisin para /i0ilar >e las acciones o,ede!can a na l0ica en ncin de los o,eti/os de aditoría. a sper/isin6 en las dierentes ases de eeccin de la aditoría6 comprende: 23
• • • • • •
;e/isin del pro0rama de tra,ao. Vi0ilancia constante y cercana al tra,ao de los aditores. +claracin oportna de ddas. Control del tiempo in/ertido en ncin del estimado. ;e/isin oportna y minciosa de los papeles de tra,ao. ;e/isin ?nal del contenido de los papeles de tra,ao para cerciorarse de >e est-n completos y cmplen con s propsito.
VI E#e-e'$os a Co's"*erar e' #a E#a)ora"/' *e "'for-es *e A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a s n docmento >e mestra la sitacin administrati/a o conta,le de la empresa6 eBpresa los comentarios m-s rele/antes >e se presentaron en la re/isin practicada como: a calidad6 alcance y desarrollo del inorme6 indicarel eBcelente contenido del resltado6 esta presentacin de,er- ser oportna para >e se tomen medidas y las sper/isar-n aditores6 sper/isores o ees de -reas6 para dar n ,en se0imiento a las recomendaciones )ec)as por el aditor. l inorme de aditoría operacional Q administrati/a es el docmento mediante el cal6 se conocen los resltados de las re/isiones >e eectAan los aditores de na dependencia o entidad. Constitye el prodcto terminado de la aditoria operacional Q administrati/a6 pes es la orma de dar a conocer a la empresa6 todos los )ec)os o circnstancias importantes o,ser/adas en la re/isin6 así como tam,i'n eBponerles las s0erencias de car-cter 0eneral >e permitan meorar el desempeDo de las mismas. Por las características de este tipo de aditoria6 el inorme de,e tener la natrale!a e>i/alente a n dia0nstico6 en el cal se plasmen los )alla!0os deri/ados del tra,ao6 relacionados con la e?ciencia operati/a6 y el eecto y las consecencias de los pro,lemas detectados. Con0rentemente con lo anterior6 de,e precisarse >e no es posi,le >e como resltado ?nal del tra,ao se presente na opinin ndamentada tipo dictamen so,re estados ?nancieros6 so,re el 0rado de e?ciencia eBistente en la empresa. + dierencia de la aditoria operacional6 el resltado ?nal de la aditoria administrati/a6 implica necesariamente proporcionar s0erencias especí?cas6 el diseDo de las ormas6 procedimientos y sistemas necesarios6 la instalacin de ellos y posteriores /isitas de sper/isin todo ello con el propsito de >e las ideas presentadas ncionen a plenitd y aporten los ,ene?cios deseados. l inorme so,re la aditoria es el prodcto terminado del tra,ao reali!ado y recentemente es lo Anico >e conocen los altos ncionarios de la empresa aditada. < contenido de,e enocarse a mostrar o,eti/amente6 los 2*
pro,lemas detectados en relacin con la e?ciencia operati/a de la empresa6 con los controles y procedimientos esta,lecidos y con el desempeDo de ss ncionarios6 lo >e coincide ndamentalmente con la ?nalidad del eBamen reali!ado. T"os *e I'for-e:
os tipos de inormes son: 1. l inorme 0eneral: inclye el -rea responsa,le6 na introdccin6 los antecedentes6 las t'cnicas empleadas6 el dia0nstico6 la propesta6 la estrate0ia de implementacin6 el se0imiento6 las conclsiones6 recomendaciones y los aneBos. 2. l inorme eecti/o: inclye el -rea responsa,le6 el periodo de re/isin6 o,eti/os6 alcance6 metodolo0ía6 resmen y conclsiones. l inorme de aspectos rele/antes es el >e destaca6 solamente6 las -reas >e re>ieren de atencin por s desempeDo de?ciente. Co'$e'"*o r"'"a#:
Contenido: l contenido del inorme /aría de acerdo al tipo de empresa6 ya >e contendrelementos >e estandaricen s presentacin en canto a s orma y diseDo6 y no en s contenido. +l reali!ar n inorme administrati/o se de,e tomar en centa lo si0iente: aK Propsito de la aditoria: e se reali!aron en orma adicional6 y las -reas >e 'stos )ayan comprendido6 de acerdo al con/enio ori0inal y al pro0rama de tra,ao de la aditoria. ,K ec)os rele/antes 0enerales: n esta seccin se destacar-n las o,ser/aciones m-s trascendentales a ni/el de resltados detectados drante el transcrso de la aditoria. +l )acer la eBposicin de la pro,lem-tica6 se estiplar-n er-r>icamente6 de acerdo a s importancia. cK ec)os rele/antes departamentales o seccinales: n este pnto del inorme6 se eBpondr-n los pro,lemas encontrados en cada na de las -reas especí?cas >e inte0ran el or0anismo. Para esto es necesario >e cada na de las secciones se )a0a n inorme separado indicando las allas6 e inclir esta inormacin >e es de inter's tanto para la direccin como para el departamento en cestin. dK ;ecomendaciones: +>í se ormar-n las recomendaciones planteadas a ni/el de s0erencia6 como posi,les solciones a las anomalías detectadas6 pero sin lle0ar a s instrmentacin6 a reser/a de na sitacin >e lo amerite por la premra de solcin.
considerar6 para )acer cal>ier s0erencia recomendacin6 la acilidad de s desarrollo. n esta etapa del inorme6 se peden inclir comentarios del plan de reor0ani!acin >e se piense lle/ar a ca,o na /e! >e se acepten y disctan las recomendaciones. eK Conclsiones: e se )ayan tomado para correccin de las irre0laridades. s importante inclir los comentarios6 o,ser/aciones particlares y pntos de /ista. K +neBos: odo docmento >e sir/a como e/idencia para ar0mentar lo maniestado en el cerpo del inorme6 o con?rmar al0na ase/eracin6 de,er- ser inclido en esta parte. Para acilitar la lectra e interpretacin de los aneBos6 estos de,en de ser presentados en el mismo orden en >e se desarrollaron las secciones6 eBtendi'ndolos en orma pro0resi/a ya sea por letras o nAmeros. • • • • • • • •
$r-?cas. Cadros. %ormas. ia0ramas de Eo. Cestionarios. oas de tra,ao. oas de datos Jentre/istasK. Pro0ramas de tra,ao.
Presentacin: n la presentacin del inorme de la aditoria administrati/a se tomar- en centa lo si0iente: •
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e reEee la se0ridad de lo >e esteBponiendo.
l aditor no de,e descidar na /eri?cacin ?nal de la inormacin contenida en el inorme6 coment-ndola con s e>ipo de tra,ao y en al0nas ocasiones con al0ien de la empresa. Para el r. %a,i-n Martíne! Ville0as Sl inorme de,e con/encer a >ien >ienes /a diri0ido de >e el tra,ao de aditoria administrati/a es n instrmento necesario >e de,e tili!arse consistentemente para >e la administracin de na empresa siempre sea din-mica y e?ca!T. 2&
VII Uso 7%e se #e *a a #os Res%#$a*os *e #a A%*"$or"a A*-"'"s$ra$".a + tra/'s del so del inorme de aditoría administrati/a podemos o,tener inormacin como tam,i'n a persadir y a o,tener resltados para el ,ene?cio de la entidad6 es por ello >e se pede esta,lecer >e6 a tra/'s6 de la +ditoria +dministrati/a se lo0ra: 1. Inormar: e los resltados son /-lidos y tienen ra!n de ser. J+ceptacinK. 3. 4,tener resltados: Consiste en presentar recomendaciones para cam,ios positi/os JaccinK. l inorme cmple mc)as nciones altamente importantes6 tanto para el aditor como para la administracin. ic)as nciones de,en ser cidadosamente consideradas drante el desarrollo de la aditoría y en la determinacin de como redactar el docmento seDalado. •
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Conclsiones ,asadas en la aditoria: l inorme sir/e para renir la e/idencia o,tenida drante la aditoría operacional administrati/a6 con la presentacin de )alla!0os y conclsiones representa el resltado ?nal del tra,ao de aditoría. ;eportar condiciones: l inorme reporta a la or0ani!acin n resmen de las principales -reas >e re>ieren meoras esto es6 el inorme pede ser /isto como na )erramienta de >e se /ale la administracin para conocer ss operaciones y para e/alar s eeccin. l inorme seDala >e -reas est-n ,ien y c-les peden ser sscepti,les de optimi!ar.
I-or$a'"a *e# I'for-e:
< importancia radica en >e la inormacin >e nos presenta este inorme es la actal sitacin administrati/a de la empresa en orma inte0ral y dic)a inormacin est- ,asada en el proceso administrati/o6 inormando con respecto a cada na de las etapas6 entre ellas: 1 Planeacin: Inorma de la posicin >e la empresa 0arda con respecto al tro6 lo cal implica inormacin so,re ss o,eti/os6 27
políticas y pro0ramas de accin6 seDalando como se )an lo0rado y >' es lo >e se espera alcan!ar en los eercicios /enideros 2. 4r0ani!acin: Inorma so,re la e?cacia de la estrctra or0-nica y de todos ss componentes. Indica si los sistemas6 procedimientos y m'todos de operacin si son adecados o se peden meorar. +sí mismo6 inorma de la ?acin de responsa,ilidades y de las -reas de atoridad del elemento directi/o6 para determinar si son adecadas para conormarse al desarrollo de los planes. 3. ireccin: Inorma so,re la actacin de todo el cerpo administrati/o6 indicando si los diri0entes de todos los ni/eles )an alcan!ado real y positi/amente los resltados deseados por medio de la direccin acertada de ss s,ordinados. *. Control: Inorma de cmo est-n controlando todas las nciones6 acti/idades y operaciones de la empresa. +simismo6 proporcionan inormacin so,re las normas y est-ndares para precisar la e?cacia de eeccin. am,i'n inorma de todas a>ellas des/iaciones a los planes ori0inales >e re>ieran inmediata atencin. a ?nalidad del inorme es lle/ar a ca,o dentro de la empresa todas las meoras contenidas en el inorme ?nal na /e! >e )ayan sido disctidas y aceptadas por la administracin y el personal relacionado con esas meoras.
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VIII E# Per5# *e# A%*"$or A*-"'"s$ra$".o 3 s% Ro# o-o Asesor *e Ne
l aditor administrati/o es la persona responsa,le de conceptali!ar6 eectar y lo0rar los resltados necesarios para meorar el desempeDo de la or0ani!acin >e )a decidido tili!ar la )erramienta de la aditoria administrati/a. Por tal moti/o es na persona proesional >e se dedica a estdiar6 anali!ar y dia0nosticar la estrctra y ncionamiento 0eneral de na or0ani!acin. s importante destacar >e se0An la le0islacin Vene!olana6 la reali!acin de dic)a aditoría est- reser/ado a los icenciados en +dministracin. l 'Bito de los resltados esperados de la aditoría administrati/a depende en 0ran medida de la eBperiencia del aditor y s preparacin proesional. Per5# *e# a%*"$or A*-"'"s$ra$".o: 29
Bisten ciertas características proesionales y )a,ilidades >e el aditor administrati/o de,e poseer para poder reali!ar eecti/amente na aditoria administrati/a. •
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n canto a conocimientos acad'micos: podemos mencionar >e n aditor re>iere de estdios a ni/el t'cnico6 licenciatra6 post0rado6 entre otros. esarrollar na actitd positi/a y )a,ilidades de comnicacin. l aditor administrati/o de,e poseer adem-s las si0ientes )a,ilidades: an-lisis6 o,ser/acin6 comportamiento 'tico6 o,eti/idad e imparcialidad. e,e apro/ec)ar las características6 conocimientos y calidades para esta,lecer el alcance6 la estrate0ia y las t'cnicas >e )a,rde aplicar6 así como la e/alacin de los resltados y la presentacin de los inormes correspondientes.
E# a%*"$or a*-"'"s$ra$".o o-o asesor *e 'e
Pede decirse >e 'ste aditor como asesor de ne0ocio es a>el proesional >e desp's de dominar las t'cnicas de la aditoría administrati/a6 se le clasi?ca y se le especiali!a por -reas de tra,ao6 de acerdo con las nciones administrati/as m-s re>eridas. +dem-s de lo dic)o anteriormente6 es importante destacar >e el papel del aditor administrati/o es el de n SasesorT >e plantea na recomendacin adecada6 en orma adecada y en el momento adecado. Mc)as /eces6 la alta 0erencia de na empresa solicita la asesoría de n aditor administrati/o para >e se encar0e de la implementacin de las recomendaciones >e el mismo encomend.
E# Co'$a*or P=)#"o o-o Asesor *e Ne
e el Contador PA,lico opta por esta orma de ser/ir a ss clientes6 de,e tener presente >e s o,eti/o ineldi,le ser- 0enerar n /alor a0re0ado a la in/ersin de los accionistas.
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Para poder dar ese ser/icio es indispensa,le >e el asesor cente con eBperiencia y conocimiento de las empresas6 no solo a ni/el terico sino pr-ctico6 >e le permita acompaDar a ss clientes a )acer realidad los conseos y solciones >e )a propesto6 para >e el cliente reci,a el ,ene?cio real de esta asesoría. e el contador PA,lico de,e tener para realmente estar en posi,ilidad de entender y así poder aydar a ss clientes. s tam,i'n necesario tener na mente a,ierta y amplitd de criterio6 >e apoyados en t'cnicas modernas de administracin y en los a/ances de la tecnolo0ía le permita tener capacidad de adaptacin al cam,io para >e la empresa sal0a m-s ortalecida de estos retos y procesos. 4tro aspecto en el >e de,e tra,aar el contador pA,lico como asesor de ne0ocios es >e para poder lo0rar lo seDalado de,e ser n especialista6 >e realmente sea n eBperto reconocido. 2. ra,aar con 4tros specialista: l Contador PA,lico como +sesor de ne0ocios de,e pensar en el ,ene?cio inte0ral del cliente y cmo no eBiste n proesional eBperto en todo es necesario >e 'ste sea capa! de interactar con otros especialistas en ,ene?cio de s cliente. 3. o >e el Contador PA,lico +porta: en primer l0ar s eBperiencia proesional como administrador de ne0ocio6 el )a,er tra,aado en el campo real dentro de las empresas como empleado6 aditor y como asesor le da n marco reerencial ini0ala,le. a eBperiencia 0anada a tra/'s de mc)os aDos de tra,ao en e>ipo6 el >e ten0a na edcacin proesional contina >e ase0re la actali!acin6 conocimientos propios de s proesin6 son na ,ase slida para el entendimiento de la estrctra de la entidad.
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Co'#%s"/' a aditoría administrati/a es prodcto de na necesidad >e )a /enido tomando orma a lo lar0o de la )istoria de la administracin6 por>e se le considera na )erramienta idnea para eBaminar el desempeDo de na or0ani!acin y detectar oportnidades de meora. < eeccin le permite /isali!ar a na or0ani!acin en s connto6 considerando ss características articlares y campo de tra,ao6 lo >e la con/ierte en n actor estrat'0ico para el cam,io. a aditoría administrati/a pede ser de?nida como na re/isin total o parcial de na or0ani!acin con el propsito de precisar s ni/el de desempeDo y per?lar oportnidades de meora para inno/ar /alor y lo0rar /entaa competiti/a sstenta,le. + partir de este concepto se peden de?nir o,eti/os para enmarcarla. e la aditoria es din-mica6 la cal de,e aplicarse ormalmente toda empresa6 independientemente de s ma0nitd y o,eti/os an en empresas pe>eDas6 en donde se lle0a a considerar inoperante6 s aplicacin de,e ser secencial constatada para lo0rar e?ciencia.
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