Auditoria Hallazgos y Casos practicos

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I NTRODUCCI ÓNALAAUDI TORI A =====================================================

TRABÁJO PRÁCTI CO Hal l azgosycasospr act i cos Vel asquézSi l vi aRaquel

ACOSTAMARI N,Al doRenat o HI DALGO VARGAS,Evel yn LEONHUI LCA,Ji m QUI ÑONEZME MENODOZA,Mar l on RI OSYBARRA,AngelCr i st hi an RODRI GUEZTUANAMA,Eugeni oJesús

2 0 1 5

19deJuni o

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ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA Es de importancia primordial qe el aditor desarrolle totalmente las oportnidades de me!oramiento" para poder in#ormar completa $ claramente so%re los &alla'(os) *or lo tanto" de%e (ra%ar en s memoria los atri%tos de n &alla'(o de aditor+a" qe son los si(ientes, -ONDI-I.N -RITERIO -AUSA E/E-TO • • • •

-ONDI-I.N, Sitaciones actales encontradas) Lo qe es) Este t0rmino se re#iere al &ec&o irre(lar o de#iciencia determinada por el aditor interno" c$o (rado de des1iaci2n de%e ser demostrada $ sstentada con e1idencias) -RITERIO, Unidades de medidas o normas aplica%les) Lo qe de%e ser) Es la norma o est3ndar t0cnico4pro#esional" alcan'a%le en el conte5to e1alado" qe permiten al aditor  tener la con1icci2n de qe es necesario sperar na determinada acci2n  omisi2n de la entidad" en procra de me!orar la (esti2n) -AUSA, Ra'ones de des1iaci2n) 6*or q0 scedi27 Es la ra'2n #ndamental por la cal ocrri2 la condici2n" o el moti1o por el qe no se cmpli2 el criterio o norma) S identi#icaci2n reqiere de la &a%ilidad $ !icio pro#esional del aditor $ es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constrcti1as qe pre1en(a la ocrrencia de la condici2n) Las casas de%en reco(erse de la administraci2n acti1a" de las personas o actores responsa%les de las operaciones qe ori(inaron la condici2n" $ estas de%en ser por  escrito" a los e#ectos de e1itar incon1enientes en el momento de la discsi2n del in#orme" en el sentido de qe desp0s pedan ser ne(adas por los responsa%les" o se di(a qe tales casas #eron redactadas por el aditor actante" sin tener n conocimiento claro $ e5acto de lo ocrrido) E/E-TO, Importancia relati1a del asnto" pre#eri%le en t0rminos monetarios) La di#erencia entre lo qe es $ lo qe de%e ser) Es la consecencia real o potencial cantitati1o o calitati1o" qe ocasiona la o%ser1aci2n" indispensa%le para esta%lecer s importancia $ recomendar a la administraci2n acti1a qe tome las acciones reqeridas para corre(ir la condici2n) Siempre $ cando sea posi%le" el aditor de%e re1elar en s in#orme la canti#icaci2n del e#ecto) AN8LISIS SOBRE *RE9ISAS B8SI-AS DE LOS ATRIBUTOS

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El si(iente esqema es aplica%le al considerar las premisas %3sicas en las qe se %asan los &alla'(os de aditor+a, a: Si -RITERIO es i(al a -ONDI-I.N no &a$ -AUSA ni E/E-TO  %: Si -RITERIO di#iere de -ONDI-I.N si &a$ -AUSA $ E/E-TO c: Si &a$ -AUSA de%er3 e5istir RE-O9ENDA-I.N $ de%er3 e5istir  canti#icaci2n del E/E-TO si es posi%le) -ONDI-IONES 98S -O9UNES ;: <:

Los criterios no se aplican o lo(ran) Los criterios se est3n aplicando o lo(rando parcialmente)

-RITERIOS TÍ*I-OS a:

Disposiciones por escrito,

= Le$es $ re(lamentos) = Instrcciones en #orma de planes estrat0(icos" manales" directi1as"  procedimientos" acerdos" circlares $ otros similares) O%!eti1os" pol+ticas $ metas)  %: Sentido com>n) c: E5periencia del aditor so%re la materia de estdio) d: Opiniones independientes de e5pertos) e: *r3cticas comerciales prdentes) #: Instrcciones escritas) (: E5periencias administrati1as) &: *r3cticas (eneralmente o%ser1adas) i: Indicadores de (esti2n)  !: Índices de desempe?o de a?os anteriores o de entidades compara%les %a!o circnstancias i(ales) -AUSAS TÍ*I-AS a:  %: c: d: e: #: (: &: i:  !: : l: m: n: o:  p: q:

/alta de capacitaci2n) /alta de comnicaci2n @sistema de in#ormaci2n de#iciente:) /alta de conocimiento de los reqisitos) Ne(li(encia o descido) Normas inadecadas" ine5istentes" o%soletas o impr3cticas) -onsciente decisi2n o instrcci2n de des1iarse de las normas) /alta de recrsos &manos" materiales o #inancieros) /alta de %en !icio o sentido com>n) /alta de &onestidad) Inad1ertencia de %ene#icios potenciales) /alta de es#er'o e inter0s s#iciente) /alta de sper1isi2n adecada) /alta de 1olntad para cam%iar) Institci2n de#ectosa o desactali'ada) /alta de dele(aci2n de atoridad) Aditor+a interna de#iciente) Acentada concentraci2n de atoridad) 3

Aq+" es con1eniente aclarar qe no es qe las casas de%en ser escritas tal como se est3n e5poniendo en casas t+picas" lo cal ser+a $a a(re(ar !icios de 1alores por parte de los aditores" $ realmente esto es tra%a!o $a de los a%o(ados en materia de procedimientos administrati1os) No o%stante" tales casas le permitir3n al aditor sitarse en las posi%les respestas a ser dadas por la administraci2n acti1a) E/E-TOS TÍ*I-OS a:  %: c: d: e: #:

*0rdida de in(resos potenciales) Gastos inde%idos) In#ormes o re(istros poco >tiles" poco si(ni#icati1os o ine5actos) -ontrol inadecado de recrsos o de acti1idades) Inse(ridad en el cmplimiento del tra%a!o) Desmoti1aci2n del personal)

TABULA-I.N DE LOS HALLAZGOS La ta%laci2n de los &alla'(os es para identi#icar aqellos qe se relacionan con el mismo tema" con el #in de a(rparlos o" de ser el caso" inte(rarlos en no solo) SELE--I.N DE HALLAZGOS I9*ORTANTES -ando se &an ta%lado los &alla'(os" es decir" inte(rado por temas similares" se procede a identi#icar los qe tienen ma$or importancia para la parte aditada) REDA--I.N DE HALLAZGOS /INALES Tomando en consideraci2n los atri%tos antes mencionados @condici2n" criterio" casa" e#ecto:" se procede a la redacci2n de los &alla'(os) *ara e#ectos de na presentaci2n m3s detallada de c2mo de%en ser redactados los &alla'(os de aditor+a" se(idamente  presentar0 nos cadros qe a$dar3n a la comprensi2n $ orientaci2n de la redacci2n de cada no de los atri%tos qe de%en contener 0stos" de manera tal qe sea entendi%le por el sario del in#orme) El -adro N ; se re#iere a la -ondici2n" esta de%e responder a ciertas pre(ntas qe  permiten %icar con ma$or precisi2n el pro%lema)

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CASOS PRACTICOS

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HALLAZGOS DE AUDITORÍA Empresa Agraria Chiquitoy S A

SU!ILLA "# $%& -ONTROL INADE-UADO EN LOS A-TICOS /IOS)

CO"DICI'"& -omo resltado de &a%er reali'ado na e1alaci2n a los in1entarios de acti1os #i!os" &emos e1idenciado qe no se lle1a n in1entario  permanente de los acti1os #i!os en la empresa" adem3s de no asi(nar  responsa%ilidades para qe lle1en n adecado control so%re los acti1os #i!os)

CRITERIO& Re(lamento para el -ontrol de Acti1os /i!os" apro%ado en la sesi2n  No)F4 cele%rada el ; de no1iem%re de <" art+clos ;" " ;" ;J" ;)

CAUSA& 



De%ido a la #alta de e5periencia del t0cnico conta%le" no &a sa%ido lle1ar n control so%re la depreciaci2n de los acti1os #i!os)  No se &an esta%lecido ni e!ectado acti1idades qe le permita a la Institci2n identi#icar todos los Acti1os /i!os qe le pertenecen)

E(ECTOS&   

*0rdida de recrsos econ2micos en la adqisici2n de acti1os no cstodiados adecadamente o qe $a se poseen) /acilita el so inadecado de los acti1os) Gasto de recrsos econ2micos in1ertidos en acti1o #i!o no  !sti#icado)

RECO!E"DACI'"& 6



Implementar acti1idades de se(imiento qe a$den al adecado cmplimiento de lo indicado en el Re(lamento $ a qe se de#inan de manera ra'ona%le los planes de correcci2n $ los responsa%les)

7

SU!ILLA "# $)& ALTO ÍNDI-E DE ENDEUDA9IENTO)

CO"DICI'"&

En el an3lisis e#ectado a los Estados /inancieros al ; de Diciem%re del <;<" se &a 1eri#icado qe e5isten saldos de operaciones pendientes por pa(ar)

CRITERIO& Las centas por pa(ar a los di1ersos pro1eedores de%en tener n pla'o m35imo de KG d+as)

CAUSA& De%ido a na mala (esti2n en la toma de decisiones por parte del 3rea de administraci2n" &%o n mal mane!o en las dedas a lar(o pla'o qe la empresa de%i2 a#rontar)

E(ECTOS& 



Los 1alores estimados s!etos a cam%io si(ni#icati1o en el lar(o pla'o" tiene n e#ecto #inancieramente pertr%ador so%re el endedamiento qe se encentra a#ectando a la empresa) La empresa si es qe no consi(e pa(ar ss dedas pede perder liqide')

RECO!E"DACI'"& 

Los administradores de%en tomar conciencia de las dedas qe la empresa  posee para qe peda &acer n me!or so de s e#ecti1o)

SU!ILLA "# $*& 9AL 9ANEO DEL REGISTRO DE CENTAS

CO"DICI'"&

-omo resltado de la 1eri#icaci2n $ e1alaci2n al 3rea de 1enta no centa con todos los compro%antes para sstentar los in(resos de la empresa)

CRITERIO& Hec&o qe incmple el contador encar(ado con sstentar todas las 1entas con s respecti1o compro%ante)

CAUSA& De%ido a la #alta de orden $ compro%aci2n de las 1entas &ec&a por el personal encar(ado)

E(ECTOS& Determinando la 1ariaci2n de in(resos e impestos)

RECO!E"DACI'"& A la administraci2n" disponer %a!o responsa%ilidad al contador para compro%ar  $ tener en orden todas las 1entas con s respecti1o compro%ante con el #in de e1itar pro%lemas antes mencionados)

SU!ILLA "# $+& LA E9*RESA NO -UENTA -ON SU/I-IENTES EUI*OS DE SEGURIDAD

CO"DICI'", La empresa no centa con los elementos $ eqipos necesarios para actar en casos de emer(encia @incendios" etc):" pes el 3rea de mantenimiento no le dedica mc&o tiempo a las re1isiones peri2dicas)

CRITERIO,  Norma t0cnica de control in#rin(idaM ) protecci2n de %ienes de acti1o #i!o)

CAUSA& S%estimaci2n de los ni1eles reales $ potenciales de ries(o e inse(ridad $ por  consi(iente no se centa con todos los eqipos $ elementos indispensa%les de se(ridad)

E(ECTO, *osi%ilidad de ma$ores da?os $ per!icios &manos $ materiales en caso de  presentarse da?os siniestros o desastres" e5poniendo los di#erentes recrsos de la empresa)

RECO!E"DACIO"ES& Al personal de se(ridad $ mantenimiento" me!orar $ &acer re1isiones peri2dicas  para detectar posi%les da?os o emer(encias)

CARTA DE CO"TROL I"TER"O

*callpa"
-on relaci2n a la Aditoria a los Estados /inancieros de la Empresa A(raria -&iqito$ S)A) con ci#ras al ; de Diciem%re del <;" &emos e1alado la estrctra del control interno de la Empresa" >nicamente &asta el (rado qe consideremos necesario para tener na %ase so%re la cal determinar la natrale'a" e5tensi2n $ oportnidad de los procedimientos de aditor+a qe ser3n aplicados en el desarrollo de nestro e5amen a los Estados /inancieros)  Nestro e5amen se lle12 a ca%o con el prop2sito de rendir na opini2n pro#esional so%re los estados #inancieros" por lo tanto" no necesariamente re1ela todas las de#iciencias en el sistema de control interno" de%ido a qe est3 %asado en pre%as selecti1as de los re(istros conta%les $ de la in#ormaci2n qe le es relati1a) -onsecti1amente a los antes e5pestos" nos permitimos presentar las cinco o%ser1aciones de car3cter #inal" qe &an sido detectadas &asta la #ec&a $ qe contienen s(erencias $Qo recomendaciones" tanto correcti1as como pre1enti1as" las cales peden coad$1ar en el alcance de las metas $ o%!eti1os de la Empresa A(raria -&iqito$ S)A) Es importante se?alas qe los comentarios re#erentes a las o%ser1aciones se presentan como s(erencias constrcti1as para la consideraci2n de la Empresa A(raria -&iqito$" como parte del  proceso contino de modi#icaci2n $ me!oramiento de la estrctra de -ontrol Interno e5istentes $ de otras pr3cticas $ procedimientos #inancieros)  Nos permitimos recordarles qe la responsa%ilidad por la preparaci2n de los Estados /inancieros" incl$endo las re1elaciones s#icientes" recae en la administraci2n de la Empresa) Esto incl$e el mantenimiento de re(istros conta%les $ controles internos adecados" la selecci2n $ aplicaci2n de  pol+ticas de conta%ilidad $ la sal1a(arda de los acti1os de la empresa) Esta carta estar3 en 1i(or los a?os 1enideros" a menos qe termine" modi#iqe o se sstit$a) *or >ltimo" deseamos mani#estarle nestro m3s sincero a(radecimiento por la a$da $ cola%oraci2n qe &emos reci%ido en todo momento del personal de la empresa) edando a s entera disposici2n para calqier aclaraci2n al respecto" le saldamos) Atentamente" 8l1aro Gasta?adi Terrones Aditor

Responsa%le 9atr+cla N ;K;F

SOCIEDAD AUDITORES PRO(ESIO"ALES -ARTA DE -ONTROL INTERNO EA9EN AL EER-I-IO <; A"TECEDE"TES&

I)

La aditor+a se &a e#ectado a solicitd de la Empresa A(raria -&iqito$ S)A) $ de acerdo a lo pactado contractalmente con #ec&a con #ec&a
II)

O3SER4ACIO"ES &

De la re1isi2n de los Li%ros -onta%les $ la docmentaci2n sstento de los in(resos $ e(resos" al periodo e5aminado correspondiente al e!ercicio <;" &emos determinado qe el re(istros de los Li%ros *rincipales como A5iliares $ el arc&i1amiento de los docmentos sstento de in(resos $ e(resos se &a lle1ado en #orma poco e#iciente re#le!ado en lo si(iente, ;) DE/I-IENTE REGISTRO LIBRO AUILIAR DE -AA, La conta%ili'aci2n de las operaciones de in(resos $ (astos del Li%ro -a!a" se &a e#ectado en #orma de res>menes (en0ricos) No especi#ica el detalle de las co%ran'as $ pa(os reali'ados en #orma indi1idali'ada $ cronol2(ica" drante los  periodos e5aminados) <) NO SE EN-UENTRAN -ONTABILIZADOS EN LOS LIBROS -ONTABLES LAS DICERSAS O*ERA-IONES BAN-ARIAS, Hemos o%ser1ado qe la Empresa no &a re(istrado en los li%ros conta%les todas las operaciones relacionadas con las centas corrientes %ancarias" lo qe &a casado n de#iciente control de los in(resos $ pa(os $ saldos de los #ondos e#ecti1os de la Entidad) Esta de#iciencia &a tra+do como consecencia" qe se descono'can los saldos reales de las centas Bancarias) Se encontr2 los respecti1os Re(istros A5iliares para el control de las operaciones sin sstentos %ancarios de los Bancos Scotia%an $ Banco -ontinental)

) DE/I-IENTE REGISTRO DE LIBRO DE INCENTARIOS  BALAN-E, Hemos o%ser1ado qe en el li%ro de in1entarios $ %alance no se encentra detallado los componentes del r%ro de inme%les" maqinaria $ eqipos" sitaci2n qe no  permite conocer s composici2n por +tems) -on#orme a dispositi1os le(ales 1i(entes de%en lle1ar n control permanente de los  %ienes de acti1o #i!o en li%ros a5iliares" re(istrando en 0l la #ec&a de adqisici2n" el costo" los retiros" la depreciaci2n" el 1alor neto de los %ienes" etc) F) DE/I-IENTE AR-HICO DO-U9ENTARIO, Los compro%antes sstentatorios de in(resos $ (astos no est3n de%idamente codi#icados $ arc&i1ados" por lo qe no es posi%le determinar si est3n completos) *or  e!emplo se encontr2 #actras de meses qe no correspond+an en ss respecti1os arc&i1adores @por  e!em, #actras qe corresponden al mes de !lio en n arc&i1ador  del mes de a(osto): Las #actras de in(resos" est3n sstentados solamente con copias #otost3ticas $ e5isten (ran cantidad de #actras anladas" qe no nos &a sido posi%le 1eri#icar s atenticidad" por no &a%ernos proporcionado las #actras ori(inales respecti1as) III) RECO!E"DACIO"ES ;) Los e!ecti1os de la Empresa A(raria -&iqito$ S) A) de%en prestar ma$or inter0s a la acci2n de control conta%le" disponiendo, De%en disponer qe los Estados /inancieros con ss respecti1os an3lisis de  saldos" le sean reportados" por el contador de la Entidad" mensalmente" para as+  poder tener conocimiento permanente de la sitaci2n econ2mica $ #inanciera de la Empresa A(raria -&iqito$ S) A) Los Re(istros de operaciones conta%les de%e ser e#ectadas mediante los  compro%antes docmentarios sstento en ori(inal) <) *re1io In1entario #+sico de %ienes de Acti1o /i!o $ con#orme a dispositi1os le(ales 1i(entes de%en lle1ar n control permanente" de los %ienes de acti1o #i!o" en re(istros a5iliares" re(istrando en 0l la #ec&a de adqisici2n" el costo" los retiros" la depreciaci2n" el 1alor neto de los %ienes" etc) 3.

La #orma correcta de esta%lecer" la real sitaci2n econ2mica $ #inanciera de la Empresa A(raria -&iqito$ ser+a capacitando de na manera m3s adecada al  personal imparti0ndoles di1ersas patas" desde como arc&i1ar me!or na #actra &asta como presentar n %en Estado /inanciero)