AUDITORIA OPERATIVA EN EL AREA DE VENTAS DE LA POLLERIA • RECOPILACION DE ANTECEDENTES • ORIGEN DE LA AUDITORÍA La presente Auditoría se realizó a solicitud del Gerente de la Polleria”willy” con el propósito de evaluar de ventas empresa cual permitirá determinar las áreas críticaselyárea de riesgo para de así la laborar unalapropuesta de mejoras en los procesos operativos. • Misión uestro compromiso es con la !amilia" #ombres$ mujeres y ni%os. &on la misión de brindar '(L)&)*A* a trav+s de" ,ervicio (-celente. Productos de gran sabor. &alidad en un agradable ambiente. • Visión Llevaremos una pe/ue%a parte de la gastronomía peruana al mundo • ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (l má-imo órgano gerencial y de operaciones está compuesto por 01 miembro$ 2 Administrador General$ 2 3e!e de 4ecursos 5umanos General$ 2 3e!e de )magen )nstitucional$ 2 3e!e 6perativo General y por 7 je!es 6perativos 8onales9 además cuenta con 1 Administradores por cada local$ di!erenciados en Administrador mayor y Administrador menor. Administrativamente$ la organización está compuesta por una gerencia general y las cuales cuentan respectivamente con dos administradores$ un administrador mayor y un administrador menor :íntegramente capacitados por la gerencia de Pollería ;illy<. Para el cumplimiento de sus objetivos$ los locales cuentan con 2 manual de operaciones donde se detalla y describe cada !unción y área de los locales9 asimismo$ abarca temas relacionados a su negocio como entre Administración$ &ompras$ =ar>eting$ 4ecursos 5umanos$ &apacitación otros9 2 manual de imagen corporativa$ donde se proporciona todos los lineamientos dentro de la operación de su restaurante en lo /ue respecta a la imagen /ue se brinda al p?blico capacitación. • Organigrama
&ada local de Pollería ;)LL@ cuenta con dos administradores$ uno Administrador mayor y otro Administrador menor$ son los responsables Administrativos y ,upervisores de todas las áreas. ,e cuenta con una je!a de caja /ue es la encargada de coordinar los #orarios de su área y recaudar el monto de venta del día • PLAN DE AUDITORÍA (l presente Plan de Auditoría$ se #a elaborado tomando en cuenta los puntos considerados en el contrato de Locación de servicios La nalidad de esta Auditoría es contribuir a mejorar los procesos operativos del área de ventas de la Polleria”willy” /ue permita determinar sus áreas críticas$ de riesgo y sus deciencias. Buscando una mayor eciencia en sus procesos operativos y así contribuir a /ue la Polleria”willy” consolide su posicionamiento de liderazgo a nivel local en servicios. • RESULTADO DE L A REVI SIÓN ESTR ATÉGICA • Desri!ión Sin"#"ia$ Polleria ”willy” tiene como nalidad o!recer a sus clientes el e-/uisito sabor del :pollo a la brasa< /ue está basado en una receta ?nica$ resultado de la mezcla de di!erentes ingredientes$ condimentos y un balance adecuado de los aderezos$ lo /ue nos #a valido el reconocimiento tanto nacional como internacional. &onscientes de la gran aceptación del p?blico$ de los productos y servicios o!recidos$ se tuvo /ue e-pandir como empresa. 5oy por #oy$ la Polleria ”willy” es reconocida como líder en el ramo$ tanto por los productos /ue se o!recen al p?blico :pollo a la brasa y parrilla<$ como por la calidad en el servicio de los trabajadores /ue la integran. (l comienzo de este atractivo negocio data del a%o 2CD7$ cuando una !amilia con muc#a visión !undan el E de agosto primera &amaná. pollería ubicado en una estrat+gica avenida/ue :Av.los Lima 70F < en ellacercado$ ,us !undadores y los trabajadores acompa%aban se embarcaron en esta empresa con la rme voluntad de #acer de ella la mejor del ramo. *esde sus inicios$ la convirtieron en un acogedora pollería $ con características ?nicas en su ar/uitectura y sobre todo satis!aciendo a su clientela no sólo con los más ricos y sabrosos pollo a la brasa e-celente calidad< sino tambi+n con un gran servicio personalizado donde el cliente siempre es lo más importante. (l +-ito se basa en una !órmula comprobada$ la cual incluye un soporte muy pro!esional en cuanto a asesoría desde el inicio de las conversaciones y$ a trav+s del tiempo$ apoyada por el Programa del ,istema.
Misión uestro compromiso es con la !amilia" #ombres$ mujeres y ni%os. &on la misión de brindar '(L)&)*A* a trav+s de" ,ervicio (-celente. Productos de gran sabor. &alidad en un agradable ambiente. Visión Llevaremos una pe/ue%a parte de la gastronomía peruana al mundo • ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (l má-imo órgano gerencial y de operaciones está compuesto por 01 miembro$ 2 Administrador General$ 2 3e!e de 4ecursos 5umanos General$ 2 3e!e de )magen )nstitucional$ 2 3e!e 6perativo General 1 Administradores por cada local$ di!erenciados en Administrador mayor y Administrador menor. Administrativamente$ la organización está compuesta por una gerencia general Para el cumplimiento de sus objetivos$ los locales cuentan con 2 manual de operaciones donde se detalla y describe cada !unción y área de los locales9 asimismo$ abarca temas relacionados a su negocio como Administración$ &ompras$ =ar>eting$ 4ecursos 5umanos$ &apacitación entre otros9 2 manual de imagen corporativa$ donde se proporciona todos los lineamientos dentro de la operación de su restaurante en lo /ue respecta a la imagen /ue se brinda al p?blico capacitación • AUTORIDAD L EGAL La autoridad legal de la pollería ;illy está representado por el je!e operativo general. • RECURSOS AUTORIZADOS La pollería ;illy para el desarrollo de sus operaciones cuenta con diversos proveedores /uieren a su vez serán los encargados de abastecer de verduras$ !ruta$ carne$ pollo$ vinos$ gaseosas$ licores$ etc. Los recursos /ue recaude la pollería ;illy de su venta diaria$ serán depositados diariamente a la cuenta de la banco B&P$ por medio de la cual /ue será la encargada de poder pagar a los trabajadores$ y a sus di!erentes proveedores. ,e limitan los gastos Administrativos y de reparaciones a porcentaje mínimos$ previa autorización de la Administración General.
• SISTEMAS % C ONTROLES &uenta con un so!tware más completo para el control y Administración$ sea cual !uere su tama%o$ distribución o cantidad de mesas. Además$ su entorno de trabajo permite e-portar in!ormación al so!tware contable /ue su empresa utilice y aplicar su uso. Benecios más resaltantes" Absoluto control y e-actitud en las cuentas$ notará /ue desde el primer día de operación. omar decisiones oportunas$ con in!ormación real de costos teóricos y reales$ permitiendo convertir su negocio en algo más rentable$ ratios e indicadores ?tiles. &ontrol preciso de los movimientos de productos de venta y seguimiento de anulaciones yHo alteraciones$ evitando robos operativos. &ompromiso de la empresa de continuar el mejoramiento de los procesos y los m+todos de control$ versión tras versión. A&minis"raión 'm!(e"a$ B?s/ueda inteligente de clientes$ compa%ías$ pedidos$ cuentas$ etc. Administración detallada de &uentas en General y !usión de +stas. Generación y (dición de usuarios. Pre visualizador de 4eportes e )n!ormes. Administrador de &ontrase%as. Res)men &e *ene+i's" Personalizable a las características de su negocio. *esarrollado en ambiente visual y amigable. ,oporte t+cnico permanente. C'n"r'( &e Mesas *ise%ado para ser operado sin la necesidad de utilizar teclado o mouse :Pantalla ouc#I,creen<. Base de *atos robusta y eciente$ gran per!ormance y seguridad de su in!ormación. P)n"' &e Ven"a =ulticajas y Locales. 'ácil y dinámicamente congurable. Productos de Jenta en Grupos y ,ubgrupos. De"a((e e Pag's
&ontrol de &uentas por &obrar por &liente. &ontrol de &uentas &orrientes y líneas de consumo asignables a &lientes )mpresión de pedidos$ a modo de instrucción de preparación$ a las Kreas de Producción asignables. *ivisión de &uentas en m?ltiples documentos por artículos. *ivisión de &uentas en m?ltiples documentos por montos. &ontrol de &ajeros por urnos. 4egistro de Pagos di!erenciados por tipo. &ontrol de &uentas )nternas$ &onsumos de 'uncionarios y Atención a )nvitados. Ven"as !'r M','s- Meseras &ontrol de Propinas por =ozoH=esera. &ontrol de Jentas por =ozoH=esera. Li.)i&aión &e Ca/er' Li/uidación de &ajeroHa. Li/uidación de &ortesías$ Atención a )nvitados y &onsumos de 'uncionarios. (stadístico de Jenta de Platos :paloteo< valorizado. 4an>ing de Jenta de Platos :el plato más vendido<. 4egistro de Jentas. &uentas por &obrar. (stadístico Anual de Jentas. (stadístico de Jenta *iaria. (stado de &uentas &orrientes de &lientes • ASUNTOS M0S IMP ORTANTES IDEN TI1ICADOS DUR ANTE LA REVISIÓN ESTRATÉGICA2 La perspectiva de Aprendizaje y &recimiento$ tiene como objetivo contar con recursos #umanos competentes$ inculcar la cultura del trabajo$ mejorar la comunicación interna y adaptar la tecnología a las necesidades. omando como iniciativa elaborar un plan de capacitación$ !ortalecimiento de valores #umanos$ satis!acción de los clientes del servicio o!recido. Asimismo en cuanto a la perspectiva de cliente$ tiene como objetivos eciencia en el costo$ calidadIprecio$ satis!acción plena de los clientes /ue no visitan tanto nacionales como e-tranjeros$ teniendo como iniciativa la evaluación de los costos actuales$ estrategias de contratación de mozos especializados en el rubro y programas de publicidad y di!usión para el
mercado potencial local. (n cuanto a los riesgos internos de La pollería ;illy se #a determinado debilidades$ tales como )neciente control de los procesos de ventas$ el registro de los pedidos de los clientes no son registrados en comandas /ue cuenten con numeración para una mejor supervisión$ cambios !recuentes por renuncia de los mozos. In3'rmaión a&ii'na( &e in"er#s !ara (a A)&i"'r4a. Para la presente Auditoría se deberá consultar$ además$ toda la in!ormación no incluida en los puntos anteriores$ /ue se consideren de inter+s para completar el conocimiento preliminar de la organización$ tal como$ Actas del *irectorio$ 4evistas especializadas$ )n!ormes de Auditoría anteriores$ legislación vinculada$ etc. • O*/e"i5' Genera( Aplicar una Auditoría 6perativa para evaluar los procesos de ventas$ determinar sus áreas críticas y de riesgo$ sus deciencias e-istentes y elaborar una propuesta de medidas correctivas y mejoras en los procesos operativos en la Pollería ;illy • O*/e"i5's &e La A)&i"'r4a 6bjetivos especícos" (valuar el proceso operativo de las áreas ventas. *eterminar la estructura orgánica de las áreas ventas *eterminar las áreas críticas$ riesgos y posibles deciencias$ en las áreas de ventas$ analizar sus causas y e!ectos. Proponer las medidas correctivas de mejora en los procesos de la Polleria ;illy A(ane &e (a A)&i"'r4a La presente Auditoría se #a elaborado bajo la estructura de la Auditoría 6perativa$ cuya !ormulación incluye en cada una de las secciones todos los aspectos re/ueridos para la presente Auditoría 6perativa$ periodo económico 102M a la Pollería ;illy La Auditoría se iniciará el 02 de noviembre del 102M y termino el 70 de !ebrero del 102E$ con la entrega del in!orme nal correspondiente. Personas /ue participaran en la Auditoría con el rol y competencias re/ueridas" TA6LA 7$ Pers'nas .)e !ar"ii!an 8 'm!e"enias re.)eri&as &A4G6 ,upervisor
A4(A, BK,)&A, I6btencióndelain!ormaciónsobre planeamiento y elaboración del plan de Auditoría.
I Jericación del trabajo de campo de acuerdo con las normas$ criterios$ t+cnicas y procedimientos establecidos en el programa de Auditoría. I (valuación de las evidencias obtenidas en el proceso de Auditoría y preparación de los Auditoría.de control y la Iin!ormes (valuar de el ambiente in!ormación recopilada sobre los aspectos$ objeto de la Auditoría. I *irigir la planicación de la Auditoría y el desarrollo de las estrategias a seguir. I (laboración del plan de Auditoría con apoyo de la ,ociedad de Auditores$ dar con!ormidad de la aplicación de las normas y criterios$ establecidos en el Programa de Auditoría. I Preparación del in!orme de Auditoría
3e!e de comisión N Auditor.
&on!orme normas de vigentes. I Preparar aellas programa trabajo del área /ue es objeto de Auditoría a n de determinar evidencia necesaria y suciente /ue sustente las conclusiones a las /ue se llegará. I )ntroducir y revisar con la sociedad de Auditores el programa de Auditoría /ue se consideren necesarios. I &oordinar con el ,upervisor la distribución del tiempo y la duración de las diversas !ases del trabajo de Auditoría. I (valuación de ventas$ con incidencia endel losárea procesos de ventas. I Apoyo en la preparación de los in!ormes de Auditoría con!orme a las normas vigentes I 4evisar con el ,upervisor$ las deciencias de control interno observadas$ preparando un in!orme a tal n. I 4evisar los papeles de trabajo. I )ntroducir y revisar con el supervisor de la comisión el programa de Auditoría /ue se consideren necesarios.
• METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA La metodología será la establecida en el =anual de Auditoría 6perativa$ la misma /ue se #a considerado dividir en tres !ases" Planeamiento$ (jecución e )n!orme. (l proceso de la !ase de planeamiento empezará con la comprensión de las operaciones /ue realiza la P6LL(4)A ;)LL@ $ aplicándose procedimientos de revisión$ comprensión de la estructura de &ontrol )nterno en sus componentes ambiente de control$ evaluación de riesgos$ actividades de control$ actividades de prevención y monitoreo$ sistemas de in!ormación y comunicación$ seguimiento de resultados y compromiso de mejoramiento$ evaluándose el riesgo in#erente y el riesgo de control con la emisión del Plan de Auditoría y Programa *enitivo de Auditoría. (n esta !ase se establecerá si e-iste conanza en los procesos o si no e-iste conanza en los procesos9 de e-istir conanza en los procesos se aplicarán pruebas de control sustantivas limitadas y si no e-iste conanza de los controles se aplicarán pruebas sustantivas de detalles. La !ase de ejecución dependerá del tipo de pruebas de control /ue incluirá aplicativos in!ormáticos9 llevándose a cabo la evaluación de resultados de las pruebas$ remisión y &omunicación de 5allazgos de Auditoría de ser el caso9 (n la !ase de in!ormes comprenderá la revisión de eventos subsecuentes y elaboración de los in!ormes de Auditoría. Asimismo$ se centrará en la labor de análisis$ inspección$ observación /ue deberá llevar a cabo el e/uipo de Auditoría. RECURSOS DE PERSONAL9 DE TIEMPO % CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES *e acuerdo al cronograma de trabajo el tiempo estimado será de 210 días #ábiles. )niciándose el e-amen de Auditoría con !ec#a 02 de 6J)(=B4( del 102M$ seg?n consta en el Acta de )nstalación correspondiente$ debiendo nalizar el 70 de !ebrero 102E con la entrega de los in!ormes de Auditoría. Por consiguiente de acuerdo a lo presupuestado las !ec#as a ejecutarse se muestran en el Presupuesto de tiempo
Apellido sy nombre 3osep# del &arpio
pro!esió n
nivel
C'n"a& 'r
S)!er5i s'r
4osa *ávila moreno
'n"a& 'r
@e3e &e 'misió n
rabajo de campo :;-:<-;: 7= D4as =: &ias :;-:<-;: 7= D4as =: &ias
(laboraci &osto ón de por #ora in!ormes D4as >: 7?
D4as >:
7:
0REAS CRÍTICAS UE SE AUDITAR0N$ (l área /ue será Auditada es el área de ventas de la empresa !amiliar Pollería
;illy CRITERIOS DE AUDITORÍA A UTILIZARSE$ =anual de imagen corporativa. =anual de 6rganización y 'unciones. =anual de Procesos enemos" Proceso de *irección" I Planeamiento estrat+gico I Planeamiento 6perativo I Plan de =ar>eting Proceso 6perativo I Prestación del ,ervicio I Proceso de venta Proceso de ,oporte" I ecnología de la )n!ormación I Gestión de 4ecursos #umanos I Administración de Bienes I 4elación con el &liente I )nstrucciones 6perativas. IN1ORMACIÓN ADMINISTRATIVA$ IN1ORMES A EMITIR eniendo en cuenta /ue el presente Plan de Auditoría #ay #a sido aprobado$ los documentos a emitir son los siguientes" )'64=(, A (=))4 =emorando de control interno )n!orme largo
*)A , 7:
'(&5A ')AL P4(J),A 70H21H102M
>:
70H02H102E
APRO6ACIÓN % COMUNICACIÓN DEL PLAN ,erá presentado el plan de Auditoría al Gerente zonal N orte para su debida aprobación y posterior comunicación a las áreas vinculadas al e-amen. PROGRAMA DE AUDITORÍA E5a()ar e( Brea 5en"as
*eterminar los procesos operativos del área de ventas. O*/e"i5' Genera($ Aplicar una Auditoría 6perativa para evaluar los procesos de ventas$ determinar sus áreas críticas y de riesgo$ sus deciencias e-istentes y elaborar una propuesta de medidas correctivas y mejoras en los procesos operativos en la empresa !amiliar Pollería ;illy. O*/e"i5's es!e4+'s$ (valuar el proceso operativo de las áreas ventas. *eterminar la estructura orgánica de las áreas ventas. *eterminar las áreas críticas$ riesgos y posibles deciencias$ en las áreas de ventas$ analizar sus causas y e!ectos. Proponer las medidas correctivas de mejora en los procesos de la empresa !amiliar Pollería ;illy. Cri"eri's &e A)&i"'r4a$ Los criterios para el desarrollo de la Auditoría se realizarán considerando las siguientes normas vigentes" ormas de la Auditoría 6perativa. Así como la normativa interna de la empresa !amiliar Pollería ;illy. Procedimientos mínimos de Auditoría para cada objetivo$ de acuerdo al proceso operativo de ventas de la empresa !amiliar Pollería ;illy. O*/e"i5'$ (valuar los procesos operativos del área ventas de la empresa !amiliar Pollería ;illy. mediante la aplicación de una Auditoría 6perativa /ue permite determinar sus áreas críticas$ de riesgo y sus deciencias.
Aplicar cuestionarios de &ontrol )nterno. )denticar la e-istencia de documentos normativos de gestión$ normas especícas y reglamentos establecidos para el área$ como " 6rganigramas (structurales yHo 'uncionales.
=anual de 6rganización y 'unciones. =anual de Procedimientos. • 4eglamento )nterno de rabajo. • (valu+ el 4eglamento )nterno de trabajo y determine si concuerda con los objetivos$ la naturaleza y las necesidades de la empresa. Pr'e&imien"'s2 ,olicite la in!ormación relacionada con el proceso de
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ventas. (valuar el manual de procedimientos y las directivas e-istentes para la supervisión de los procesos. . Jericar si los procesos de selección para los concursos del personal e-iste una de evaluación. ,olicitar los documentos de selección. Jericar si dentro del manual de política y procedimientos se encuentran claramente separadas las di!erentes !unciones y responsabilidades dentro del proceso. Jericar si el sistema adoptado de ventas es el adecuado$ #acer un seguimiento del proceso. Jericar si las comandas de pedidos son documentos pre enumerados. Jeri/ue /ue se realiza con las variaciones obtenidas
lossisistemas y los balotarlo !ísicos. entre Jericar e-isten políticas re!eridas a la supervisión de los pedidos tomados y registrados. Ta*(a N> $ Pr'grama &e A)&i"'r4a
• In3'rme &e A)&i"'r4a IN1ORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL APLICADA AL 0REA VENTAS EN LA POLLERIA ILL%9 PARA UNA MA%OR E1ICIENCIA DE SUS PROCESOS OPERATIVOS2 Peri'&' ;:7= • INTRODUCCIÓN • Origen &e (a A)&i"'r4a La presente Auditoría se realizara con el propósito de evaluar el &ontrol )nterno del área de ventas de la pollería ;)LL@. • Na")ra(e,a 8 ' */e"i5's & e( E amen La presente Auditoría$ se #a elaborado tomando en cuenta los puntos considerados en el contrato de Locación de servicios suscrito entre la pollería /ue corresponde al periodo 102M. La nalidad de esta Auditoría es evaluar la gestión y el control interno del área de ventas de la pollería O;)LL@” y proponer un Programa de &ontrol )nterno para dic#a área con el propósito de /ue proporcione razonable conanza en /ue los objetivos del negocio serán alcanzados y /ue los eventos indeseados serán prevenidos o detectados y corregidos9 6bjetivos de la Auditoría &onsolidando su posicionamiento de liderazgo a nivel nacional en servicios alimentarios de calidad • O*/e"i5' G enera($ Proponer una Auditoría operativa paraenel/ue árealos deobjetivos ventas$ con propósito de /ue proporcione razonable conanza del el negocio serán alcanzados y /ue los eventos indeseados serán prevenidos o detectados y corregidos en la pollería O;)LL@” • O*/e"i5's es!e4+'s$ 2. (valuar el proceso operativo del área de ventas. 1. *eterminar la estructura orgánica del área de ventas. 7. )denticar las áreas críticas$ riesgos y posibles deciencias$ en el área de ventas$ analizar sus causas y e!ectos. F. Proponer las medidas correctivas de mejora en el proceso de ventas de la pollería O;)LL@”
• A(ane &e (a A)&i"'r4a La presente Auditoría se #a elaborado bajo la estructura contenida en la orma )nternacional de Auditoría F00 a la FCC :&646L )(46<$ cuya !ormulación incluye en cada una de las normas todos los aspectos re/ueridos para la presente Auditoría de Gestión$ a la pollería O;)LL@” ,e e!ectuara al Krea de Jentas$ el trabajo se realizará en los ambientes de las ocinas administrativas y en el área. • An"ee&en"es 8 *ase ( ega( Base Legal" Ley 1MDDE N Ley General de ,ociedades. Ley 1FDCM" (stablecen un 4ecargo ?nico de 27 por &iento ,obre el )mporte de 'acturas Que (-tiendan (stablecimientos de 5ospedaje @Ho (-pendio de Bebidas$ &asinos de 3uego$ Bingo$ Bares$ &#i!as$ &entros octurnos$ &lubes ,ociales y 4amos ,imilares. • C'm)niaión &e Fa((a,g's La comunicación de los #allazgos de Auditoría durante el desarrollo del trabajo de campo es el proceso mediante el cual una vez evidenciadas la presuntas deciencias o irregularidades$ se cumple con #acer de conocimiento a las personas comprendidas en los mismos est+n o no prestando servicios en la entidad e-aminada para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaración o comentarios debidamente documentados. ,e comunicó por escrito los #allazgos de Auditoría al personal comprendido en los mismos$ para /ue presenten sus comentarios yHo aclaraciones debidamente sustentados con documentos probatorios$ los mismos /ue al ser recepcionados !ueron evaluados. • Mem'rBn&)m &e C'n"r'( In"ern' *urante el transcurso de nuestro e-amen se emitió el memorándum de &ontrol )nterno el /ue !ue cursado al Administrador de la pollería O;)LL@”$ contendiendo las observaciones calicadas por los Auditores como debilidades de control interno y sus correspondientes recomendaciones$ el memorándum y el reporte de las acciones adoptadas se presentan en el ane-o. • O"r's as!e"'s &e im!'r"ania COMENTARIOS$ • Si")aión &e (a e5a()aión &e( !r'es' '!era"i5' &e( Brea &e 5en"as2 a< Problemas srcinados en el área de caja por operaciones comerciales no supervisadas. b< )ncremento en el costo de ventas. :Jaluación de inventarios decientes<.
c< *isminución en los ingresos. d< Las comandas de pedido no se encuentran enumeradas por n?meros correlativos. e< Las comandas son desec#adas y no entregadas a un supervisor inmediato. • O6SERVACIONES • 'alta en lascon &omandas y de*e numeración para une-puesto posteriorse cruce de de control in!ormación el sistema. lo anteriormente #a podido constatar de la ausencia de normas internas /ue regulan los procesos internos de ventas e!ectuadas. ,e observa /ue de la revisión e!ectuada al área de ventas de la pollería O;)LL@” cuenta con comandas !ísicas donde se detallan el productos y la cantidad de este$ pero no cuenta con un sistema de numeración correlativa para poder realizar el cruce de in!ormación entre las comandas y el sistema. Lo /ue puede srcinar riesgos en la conabilidad de la in!ormación y en robos sistemáticos al no ser registrados los pedidos en el sistema. 'alta de supervisión en los procesos de ventas para una correcta emisión y registro de las comandas. La !alta de supervisión y vericaciones sorpresivas en el área de ventas de la pollería O;)LL@” #a srcinado /ue algunos colaboradores se pueden aprovec#ar de la !alta de supervisión srcinando situaciones como el no registrar los pedidos realizados por los comensales en el sistema y el posterior cobro$ para no ser entregado a caja lo cual se estaría realizando un robo. (ste tipo de situaciones se vendrían a realizar de manera consecutiva en productos como el pedido de ensaladas y la venta de postres$ los cuales al no ser registrados en el sistema y supervisados pasan a ser ventas no registradas :perdidas<$ una parte de las ventas no registradas se recuperan en la empresa a manera de descuento en el pago mensual de los trabajadores y la otra parte es irrecuperable. • CONCLUSIONES ,e concluye /ue la (mpresa adolece de un programa de &ontrol )nterno para el área de ventas$ lo /ue srcina un alto riesgo a /ue se produzcan el no registro en el sistema de las comandas. ,e concluye /ue la (mpresa al no contar con supervisión en el proceso e ventas$ puede ocasionar el incumplimiento de objetivos y metas de la organización a corto y largo plazo. • RECOMENDACIONES )mplementar medidas de supervisión durante todo el proceso de ventas. Rtilizar modelos de comandas numeradas y plenamente identicadas
por colaborador. Aprobar y utilizar los procedimientos de control interno propuestos en el presente programa.
ANEO Mem'rBn&)m &e 'n"r'( in"ern'
Auditoría 6peracional Aplicada Al Krea Jentas *e la pollería O;)LL@”$ Para =ayor (ciencia *e ,us Procesos 6perativos I Periodo 102M I2H In"r'&)ión$ La ,ociedad de Auditoría$ como parte de la Auditoría 6perativa practicada a la pollería O;)LL@”$ se #a practicado de acuerdo al contrato de Locación de servicios suscrito$ #emos e!ectuado la evaluación de la estructura del control interno$ a e!ectos de !ormarse una opinión sobre la e!ectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control$ en el área de ventas. (l control interno es un proceso continuo establecido por los !uncionarios de la entidad y demás personal en razón de sus atribuciones y competencias !uncionales$ /ue permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en !unciónde objetivos como" promover la e!ectividad$ eciencia$ economía en las operaciones$ proteger y conservar los recursos p?blicos$ cumplir las leyes$ reglamentos$ y otras normas aplicables y elaborar in!ormación conable y oportuna /ue propicie una adecuada toma de decisiones. uestra evaluación de la estructura de control interno$ no revela necesariamente laspruebas debilidades el registros Krea de Jentas$ en virtud al carácter selectivotodas de las sobreenlos y la in!ormación e-aminada9 sin embargo$ producto de este e-amen se #a determinado algunas observaciones calicadas por la &omisión de Auditoría como debilidades de control interno$ las mismas /ue #an sido incluidas en este =emorándum$ tomando el criterio de e!ectividad y economía para las medidas correctivas a adoptar. A continuación detallamos las debilidades de &ontrol )nterno y sus recomendaciones$ detectadas al nalizar nuestra evaluación del &ontrol )nterno$ del Krea de Jentas de la pollería O;)LL@”$ y proceda a su inmediata implementación de acuerdo a las indicaciones en la respectiva recomendación" II2H O*ser5ai'nes 8 Re'men&ai'nes$ O*ser5aión N :7 'alta de control y de !ormatos adecuados de las comandas *e la revisión e!ectuada se observa /ue el detalle de las comandas no es íntegramente registrado al sistema. ,ituación /ue se agrava muc#o más debido a /ue la comanda /ueda en poder del mesero y nunca es vericada por el administrador con lo /ue se #a consignado en el sistema$ srcinándose un alto riesgo en /ue e-istan productos /ue sean vendidos y estos no sean cobrados por la empresa en provec#o personal del mesero. 4ecomendación" Asignar comandas plenamente identicadas$ numeradas y con copias para cada colaborador9 vericando de !orma selectiva el ingreso al
sistema. @a /ue estas son la !uente !ísica para /ue se pueda contrastar con las entregadas en las di!erentes áreas. O*ser5aión N :;2 'alta de supervisión a los procesos de ventas. La empresa no cuenta con un programa de control interno /ue permita al administrador supervisar los procesos mediante la aplicación de procedimientos y t+cnicas de auditoría /ue eliminen los riesgos e-istentes. 4ecomendación" Aplicar el programa de Auditoría al área de ventas propuesto y evaluar su ecacia en el tiempo. 4eporte de las acciones correctivas /ue se #an adoptado en virtud al memorándum de control interno Las debilidades de control interno /ue se revelan en el =emorándum de &ontrol )nterno$ !ueron puestas de conocimiento del administrador de la pollería O;)LL@”$ con la nalidad de /ue se dispusiera la adopción de acciones correctivas en aplicación de las recomendaciones !ormuladas en dic#o documento. J2;2 DISCUSIÓN La pollería O;)LL@”$ necesita mecanismos /ue permitan un mejor control de los procesos de producción y ventas$ la aplicación de procedimientos y t+cnicas de la Auditoría operacional permitirá evaluar la situación actual de las áreas mencionadas y determinar la eciencia de sus procesos operativos. *entro de ese conte-to es /ue$ se usará la Auditoría operacional$ sus t+cnicas y procedimientos$ para evaluar los estos procesos a n de determinar las áreas críticas o de riesgo y tomar las medidas correctivas necesarias para su mejora y mayor eciencia. @ como objetivos especico Proponer una Auditoría 6perativa para el área de ventas$ con el propósito de /ue proporcione razonable conanza en /ue los objetivos del negocio serán alcanzados y /ue los eventos indeseados serán prevenidos o detectados y corregidos en la pollería O;)LL@”.
CONCLUSIONES *e la aplicación de una Auditoría se determinó /ue la pollería O;)LL@” cuenta con un organigrama bien establecido$ /ue le permite tener una segregación de !unciones en sus di!erentes áreas. Las áreas críticas encontradas en la realización del Sujo grama$ #an permitido corregir y tener un mayor control por parte de la administración en el proceso de ventas y recepción de productos. ,e determinó la utilización de comandas !ísicas correlativas para un mejor seguimiento en el registro de los pedidos$ comparándolos con las del sistema. ,e determinó /ue la estructura orgánica en el área de ventas está denida con un je!e de área el cual no realiza ning?n seguimiento al registro de las comandas$ al igual /ue los administradores. La mejora en el proceso de ventas permitirá tener un incremento de los ingresos recaudados$ sin perdidas por los productos vendidos y no registrados en el sistema.
RECOMENDACIONES ,e sugiere aprobar y utilizar los procedimientos de control interno propuestos e implementar medidas de supervisión durante todo el proceso de ventas$ en especial durante el registro y envió de los pedidos al sistema así como la recepción del pedido y entrega al cliente$ para evitar el incumplimiento de objetivos y metas de la empresa. ,e concluye utilizar modelos de comandas numeradas y plenamente identicadas por colaborador para identicar los pedidos realizados por mesa y dar un seguimiento al proceso de la toma del pedido y la entrega de este así como de la realización de pedidos adicionales$ para /ue no puedan a!ectar al proceso de !acturación.
