TEMA 15
Referencias legislativas
Conceptos de documento, registro y archivo; funciones funciones y clases de de archivo; documentación de uso en los centros sanitarios: administrativa y clínica; la historia clínica: funciones, características y contenido Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad, cuya última modificación se ha producido por Ley Orgánica 6/2015, de 12 de junio, de modificación de la Ley Orgánica 8/1980, de 22 de septiembre, de financiación de las Comunidades Autónomas y de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, cuya última modificación se ha producido por Ley 19/2015, de 13 de julio, de medidas de reforma administrativa en el ámbito de la Administración de Justicia y del Registro Civil Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, cuya última modificación se ha producido por Real Decreto-ley 2/2018, de 13 de abril, por el que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, y por el que se incorporan al ordenamiento jurídico español la Directiva 2014/26/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de de 26 de febrero de 2014, y la Directiva (UE) 2017/1564 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de septiembre de 2017 Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears Ley 5/2003 de 4 de abril, de Salud de las Illes Balears, cuya última modificación se ha producido por Ley 13/2017, 29 de diciembre, de Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears para el año 2018
Objetivos
Distinguir entre documento, registro y archivo Analizar la documentación a utilizar en las instituciones sanitarias Examinar la historia clínica, su regulación y el contenido
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1. CONCE CONCEPTOS PTOS DE DOCUME DOCUMENTO, NTO, REGISTRO Y ARCHIV ARCHIVO O 1.1 Documento A. Concepto En sentido etimológico, documento procede de la palabra latina “documentum” (con raíz en “docere”, enseñar), y tiene una doble acepción o traducción; de una parte significa doctrina o enseñanza, y en la segunda acepción significa prueba o testimonio. En este sentido puede considerarse documento todo aquello que sirva de base para un conocimiento o pueda servir de testimonio, con independencia del soporte material en que se contenga. Según la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, “se entiende por documento, a efectos de la presente ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones”. Es esta una definición excesivamente amplia, que apenas nos informa de las características del documento de archivo. Más concreta es la siguiente definición de documento: “toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogido en cualquier tipo de soporte material, y cualquier expresión gráfica que constituya testimonio de funciones y actividades de los hombres y de los grupos humanos, excluidas las obras de creación e investigación editadas, así como aquellas que, por su índole, forman parte del patrimonio bibliográfico”.
El documento, es el lazo y puente entre un sujeto emisor y otro receptor; es el canal a través del cual se comunica o da noticia de algo a alguien. El documento no genera información, sino que la contiene y la transmite. De las definiciones antedichas se deduce que los elementos esenciales del documento son: - Objeto físico que sirve de soporte soporte de la información (cualquier soporte material). - Información, mensaje mensaje o enseñanza que se transmite al sujeto receptor. - Sistema de información al que pertenece. El soporte material que contenga información información,, considerado aisladamente, carece de valor documental; es preciso colocarlo en su contexto histórico (en su tiempo), en un sistema informativo o tener un valor de testimonio o probatorio (documento judicial). Cualquier documento documento se puede incluir dentro de alguno de los apartados siguientes: minuta, original o copia. - Minuta, es el borrador o escrito preparatorio del que parte el original. Actualmente su función puede ser desempeñada por una cinta magnetofónica en la que se grava la minuta verbal del documento.
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- Original, es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en en que se emitió, y puede ser: autógrafo, escrito de puño y letra de su autor; heterógrafo, redactado por otra persona, aunque por voluntad de su autor y, por lo tanto, validado por éste. - Copia, es una reproducción del original. Desde Desde el punto de vista administrativo, las copias pueden ser: a) Simples, cuando es realizada por un particular que carece de autoridad para garantizar su autenticidad. b) Certificada, la hace la Administración competente competente que garantiza la autenticidad mediante una diligencia. c) Compulsada, copia simple simple hecha por el particular y certificada certificada su autenticidad por la Administración.
B. Los documentos en la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears a. Definic Definición ión Según la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears, se entiende por documento cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, incluidos los mecanismos magnéticos e informáticos. Quedan excluidos los ejemplares no originales de ediciones, como las obras de creación y de investigación editadas, editad as, o los que sean considerados exclusivamente patrimonio bibliográfico.
b. Los documentos de titularidad pública • Definición Son documentos de titularidad pública los que producen, reciben o conservan, en el ejercicio de sus funciones: a) El Gobierno y la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears. b) El Parlamento de las Illes Balears. c) Los consejos insulares. d) Las entidades locales. e) La Sindicatura de Agravios, la Sindicatura de Cuentas, el Consejo Económico Económico y Social y el Consejo Consultivo y todas las otras instituciones de la comunidad de las Illes Balears no dependientes de su administración. f) La Universidad de las Illes Balears. Balears. g) Cualquier organismo o institución de carácter público radicado en las Illes Balears y desaparecido antes de la constitución de la comunidad de las Illes Balears, a pesar de que se encuentren en poder de particulares.
Concepto de documento, registro y archivo
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h) Las empresas públicas, los consorcios consorcios y las fundaciones del sector público de la comunidad autónoma de las Illes Balears. i) Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en en lo que se refiere a estas concesiones. j) Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que se refiere a estas funciones. También forman parte de esta documentación, sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los documentos generados y reunidos por las instituciones radicadas en las Illes Balears siguientes: a) Los órganos de la Administración periférica del del Estado. b) Los órganos de la Administración de justicia. c) Las notarías y los registros públicos. d) Las instituciones científicas y culturales y las corporaciones de derecho público con domicilio en las Illes Balears. e) Los órganos de la Unión Europea radicados en las Illes Balears, sin perjuicio de la normativa europea que les sea aplicable. f) Cualquier entidad pública o entidad dependiente de una entidad pública no incluida en las letras precedentes. Se consideran incluidos en la enumeración anterior los documentos generados o recibidos por razón de sus cargos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas.
• Responsabilidades de los titulares de documentos públicos Cada una de las administraciones competentes en materia de archivos y/o las entidades titulares de documentos públicos han de poner en práctica un único sistema de gestión documental. La Junta Interinsular de Archivos fijará en todo caso los criterios y los mecanismos de homogeneización en la gestión documental de los archivos de las Illes Balears. Los centros de archivo de titularidad pública dispondrán de personal suficiente y con la calificación adecuada para cumplir con los objetivos de esta ley.
Con independencia de las técnicas téc nicas o los soportes utilizados, todos los documentos públicos tienen que tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, también la conservación y, si es procedente, la confidencialidad. conf idencialidad. Las administraciones públicas y las entidades titulares de documentos públicos, y específicamente los órganos responsables de custodiarlos, tienen que hacer posible el acceso a estos documentos y tienen que entregar una copia o un certificado de ellos a las personas que en cada caso tengan derecho. En cualquier caso, hay que garantizar el derecho a la reserva de los datos protegidos por la ley.
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• Gestión de los documentos públicos La organización, la evaluación, la conservación y el acceso a los documentos públicos son responsabilidad directa de sus titulares, según lo que prevé esta ley. En el caso de que las administraciones o las entidades titulares de documentos públicos contraten tareas relativas a estas funciones con empresas privadas, se han de reservar la definición del sistema de gestión documental, la dirección y la supervisión de la actividad contratada. En todo caso, hay que ajustarse a lo que dispone el artículo 11.1 de esta ley y la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
• Evaluación de los documentos públicos Una vez concluidas las fases activa y semiactiva, se ha de aplicar a todos los documentos públicos la normativa de evaluación prevista en la gestión documental aplicada por el respectivo subsistema archivístico para los diferentes tipos documentales. Ningún documento público puede ser eliminado fuera de la mencionada normativa.
• Traspaso de funciones entre administraciones y cargos públicos En caso de supresión o traspaso de un ente u organismo público, sus documentos han de incorporarse al archivo de la administración pública que asuma sus funciones. Si no hay ninguna administración que las asuma, los documentos han de incorporarse a un archivo de la l a administración pública de la cual dependía el organismo suprimido o traspasado. Si no se da ninguna de estas circunstancias, los documentos han de pasar al archivo que determine el servicio de archivos de cada consejo insular o, cuando se trata de un archivo de carácter interinsular, a la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la comisión técnica correspondiente. Los documentos producidos o recibidos por los miembros del Gobierno y los altos cargos de las administraciones públicas que, al cesar éstos en sus funciones, no estén en el archivo correspondiente, se han de entregar a quien les suceda en el cargo o se han de ingresar en el archivo de la administración pertinente. Como norma general, los archivos de los organismos públicos suprimidos o traspasados no pueden dividirse. Si sus funciones se separan en diferentes entidades, la Comisión Interinsular de Archivos elaborará un informe sobre la necesidad de traspaso de documentación, sobre cuál debe aplicarse y cómo debe hacerse.
• Privatización de entidades públicas Cuando un organismo público o un ente que dependa de éste pasa a ser de naturaleza privada o pierde la dependencia pública, la documentación anterior al cambio de naturaleza o de dependencia mantiene la titularidad pública. La mencionada documentación, si es de conservación permanente, se ha de transferir al archivo de la administración pública de la cual dependía el organismo o el ente o al que determine la Junta Interinsular de Archivos, previo informe de la comisión técnica insular de archivos correspondiente, o en el caso de archivos de ámbito pluriinsular, de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, en su caso. Excepcionalmente, la administración titular puede acordar que la documentación continúe siendo custodiada por el organismo o ente que haya sido objeto de privatización.
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• Indisponibilidad Los documentos de titularidad pública son inalienables, inembargables, y los derechos de quienes son sus titulares no prescriben. Cuando los titulares de documentos públicos tengan conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros de forma ilegal o ilegítima tienen que adoptar las medidas legales pertinentes para recuperarlos.
b. Los documentos de titularidad privada • Definición A efectos de esta ley, son documentos privados de titularidad privada todos aquéllos que, reunidos o no en archivos, pertenecen a las personas físicas o jurídicas de derecho privado que ejercen sus funciones básicas y principales en las Illes Balears y/o se encuentran en su ámbito territorial. Han de considerarse documentos privados de carácter histórico todos aquéllos que, incluidos en el apartado anterior, la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, declara como patrimonio documental en los artículos 78 y 79. A tal efecto, tienen que considerarse archivos privados históricos aquéllos que, de acuerdo con el apartado anterior, estén formados por documentación básicamente histórica.
• Responsabilidades de los titulares de documentos privados integrantes del patrimonio documental Los titulares de documentos o de archivos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, además de las establecidas por esta ley, las obligaciones siguientes: a) Comunicar su existencia al consejo insular que corresponda o, si procede, a la consejería consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears. b) Mantenerlos en unas condiciones de instalación y descripción adecuadas. c) Entregar una copia del inventario al servicio correspondiente correspondiente de la administración del consejo insular que corresponda o, en su caso, de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears. d) Conservar los archivos y documentos íntegramente, no desmembrarlos ni disgregarlos, excepto en los supuestos en que por reglamento pueda establecerse; en cualquier caso, por resolución de la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, de la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos. e) Permitir, previa solicitud razonada, el acceso a la consulta de las personas personas que acrediten la condición de investigadoras. Con el fin de dar cumplimiento a esta obligación, los titulares de los documentos tienen derecho a depositarlos sin coste en un archivo público del Sistema Archivístico de las Illes Balears, tal como dispone el artículo 52.4 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de patrimonio histórico español.
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f) Comunicar previamente al servicio correspondiente del consejo insular que corresponda o, en su caso, al de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, cualquier cambio en la titularidad o en la posesión de los documentos, así como en su localización física. g) Procurar su inclusión en el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears y en el de la isla que corresponda.
Las administraciones públicas establecerán medidas compensatorias a los titulares de archivos o documentos integrantes del patrimonio p atrimonio documental, en función del análisis individualizado con respecto a los apartados del punto anterior. En todo caso, se garantizará la prestación de asistencia técnica en las cuestiones relativa a la instalación, la conservación y la descripción de los documentos por parte de la administración competente.
c. El depósito del patrimonio documental • Depósitos documentales Con la intención de preservar y conservar en las mejores condiciones el patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos que formen f ormen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, de acuerdo con la capacidad de custodia que tengan, pueden recibir aquellos depósitos de bienes documentales que las administraciones competentes dispongan, mediante la resolución administrativa correspondiente. Respecto de los bienes mencionados en el punto anterior, los archivos receptores tienen que ser seleccionados teniendo en cuenta los factores de conservación, seguridad y capacidad de difusión, sin perjuicio de la aplicación de otros criterios derivados de la gestión, la organización y la descripción documentales. Estos depósitos supondrán la revisión del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears. En caso de clausura de un centro de los que integran alguno de los subsistemas del Sistema Archivístico de las Illes Balears, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá decidir que los fondos del centro clausurado sean depositados en otro archivo, cuya naturaleza tiene que ser adecuada para el depósito de los bienes del centro clausurado.
• Depósito de documentos privados en archivos públicos Las personas propietarias de documentos privados que formen parte del patrimonio documental de las Illes Balears podrán depositarlos en un archivo público. Si en el acuerdo de depósito no consta nada en contra, el archivo receptor queda autorizado a: a) Aplicar las técnicas archivísticas que correspondan, correspondan, según el sistema de gestión documental. b) Facilitar la difusión de los documentos con finalidades culturales. c) Facilitar el acceso a los documentos en las condiciones generales aplicables a la documentación pública. Las administraciones públicas pueden establecer sistemas de compensación por el tratamiento archivístico y el depósito de fondos documentales privados, especialmente si el titular del fondo rescinde el depósito. Concepto de documento, registro y archivo
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En caso de incumplimiento manifiesto de las obligaciones establecidas en el artículo 18, la comisión insular de archivos de cada consejo insular o, cuando se trate de un archivo de carácter interinsular, la Junta Interinsular de Archivos, siempre con el informe previo de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, podrá acordar el ingreso temporal de documentos privados en un centro de archivo público, con el fin de garantizar la preservación de sus valores y de asegurar el cumplimiento de su función social. En estos casos, el archivo público puede hacer, sin necesidad de autorización de la persona titular del fondo, las actuaciones establecidas en el apartado 1.
d. La salida, la conservación y el expurgo del patrimonio documental • Movilidad de los fondos El traslado, la salida o la cesión, por cualquier motivo, de fondos o documentos que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears ha de ser autorizado previamente por los organismos competentes de las administraciones en materia de archivos. El traslado, la salida o la cesión de documentos de propiedad privada depositados en archivos del Sistema Archivístico de las Illes Balears ha de tener en cuenta las condiciones particulares estipuladas para el depósito o convenidas con la propiedad en el convenio suscrito entre la propiedad y la administración. En el caso de que no se hayan pactado dichas condiciones, se ha de aplicar lo prescrito en el apartado anterior. En el caso de los archivos públicos, la dirección o las personas responsables informarán a los organismos competentes de manera razonada sobre la conveniencia o no de los traslados, las salidas o las cesiones, de acuerdo con los criterios técnicos o legales que puedan afectar a los documentos propuestos.
• Digitalización y microfilmación Las administraciones públicas y las instituciones han de promover, dentro del respectivo marco de actuaciones, programas para la digitalización y/o microfilmación del patrimonio documental de las Illes Balears, o cualquiera otra futura técnica con capacidad demostrada para la conservación y la difusión del patrimonio en óptimas condiciones.
• Expurgo de documentos En el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears se ha de hacer constar claramente, en cada caso, aquella documentación que forma parte del patrimonio documental y que, por lo tanto, no puede ser objeto de expurgo. Esta declaración podrá hacerse de forma genérica para partes homogéneas del fondo. Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears pueden hacer expurgos de fondo según los criterios técnicos del órgano responsable de la evaluación documental de su subsistema archivístico, siguiendo las líneas generales acordadas en la Comisión Técnica Interinsular de Archivos, sin que este hecho afecte al patrimonio documental de las Illes Balears.
• Restauración de documentos Se ha de presentar a la Comisión Técnica Interinsular de Archivos una memoria anual de los documentos restaurados.
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En todo caso, la restauración de los fondos a que se refiere el apartado anterior ha de ser siempre realizada por profesionales con titulación y experiencia acreditadas bajo la tutela de la dirección o de la persona responsable técnica del archivo o del subsistema archivístico que corresponda. Las administraciones competentes han de promover la creación y el mantenimiento de talleres de restauración en los archivos punteros de los subsistemas respectivos.
La restauración de la documentación que forma parte del patrimonio documental de las Illes Balears deberá comunicarse al consejo insular correspondiente. Los consejos insulares deberán remitir anualmente a la Comisión Técnica Técnica Interinsular de Archivos una memoria me moria de los documentos restaurados en sus respectivos ámbitos territoriales.
• Reproducciones La realización de copias y reproducciones, por cualquier procedimiento, de los documentos de un archivo integrado en el Sistema Archivístico de las Illes Balears se ha de llevar a cabo teniendo en cuenta las finalidades y las disposiciones siguientes: a) Servir a los intereses de la ciudadanía. b) Facilitar la investigación científica. c) Promover la difusión de estos archivos y de los bienes que se conservan. d) Salvaguardar los derechos de propiedad intelectual de los autores autores del material copiado o reprodureproducido. e) Garantizar la conservación conservación de los documentos. f) No interferir en la actividad normal del archivo. La administración competente ha de establecer las condiciones para autorizar la copia o reproducción por cualquier procedimiento de los documentos custodiados en los centros mencionados.
C. Clases En función del valor que tengan los documentos, se pueden clasificar en:
a. Legales El documento sirve para garantizar derechos. Los documentos, a efectos jurídicos, tienen gran importancia como plasmación de declaraciones de voluntad y medio de prueba de los mismos y, además, en ciertos casos como requisito esencial exigido por la solemnidad de algún acto. En este sentido, se pueden dividir en:
• Públicos Son aquéllos que, autorizados por Notario o funcionario público competente, acreditan los hechos, las manifestaciones de voluntad a que se refieren y su fecha; producen efectos frente a terceros.
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• Privados Son los realizados únicamente con la intervención de las partes interesadas, o con testigos, pero sin mediar notario ni funcionario; producen efectos sólo entre las partes. No obstante, hay que tener en cuenta que, para que un documento tenga valor legal, no es preciso que contenga un hecho de naturaleza estrictamente jurídica.
b. Históri Históricos cos Son documentos que reflejan hechos acaecidos en una época, con la finalidad de dejar constancia de ello para el futuro.
c. Oficiales Documento oficial es un soporte que contiene información emanada de la Administración y es apto para ser incorporado a un expediente. Dentro de los documentos oficiales hay que distinguir entre: documentos administrativos, documentos parlamentarios y documentos judiciales, en razón del poder del que emanen.
• Documentos administrativos Son documentos que han surgido como consecuencia del propio funcionamiento de la Administración. Sin embargo, con el paso del tiempo, gran parte de ellos han adquirido un valor histórico, perdiendo paulatinamente su valor administrativo inicial. El documento administrativo es el emanado de una Administración Pública, y son sus características: - Ser generado por un órgano administrativo. Los escritos de los particulares ante la Administración, aunque producen efectos administrativos, no son documentos administrativos. - Debe ser susceptible de incorporarse a un expediente expediente administrativo. - Normalmente, el medio para fijar su contenido es escrito. Los documentos administrativos pueden agruparse en documentos de comunicación (notificación, requerimiento, citación, emplazamiento), de instrucción (informe y dictámenes), resolutorios (providencias, resoluciones y acuerdos) y de constancia (diligencias y certificaciones).
• Documentos parlamentarios Emanados del parlamento, órganos legislativos, y pueden clasificarse en: - Leyes, proposiciones de ley y convalidación de Decretos-leyes. - Moción de censura, censura, cuestiones cuestiones de confianza, preguntas, preguntas, interpelaciones, interpelaciones, proposiciones proposiciones no de ley. - Planes y programas, reglamentos, resoluciones de las Cámaras, Cámaras, etc.
• Documentos judiciales Emanados de los órganos de la Administración de Justicia, básicamente son:
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- Diligencias y providencias. - Autos y sentencias. - Ejecutoria.
1.2 Registro A. Definición doctrinal Son numerosas las definiciones de “registro” que podemos encontrar: - Padrón y matrícula. - Lugar y oficina donde se registra. - Departamento especial especial en diversas dependencias dependencias de la Administración Pública donde se entrega, anota y registra la documentación referente a dicha dependencia. - Libro a manera de índice donde se apuntan las noticias o datos. datos. Respecto al tema que nos ocupa, podemos decir que “registrar” es inscribir en una oficina determinados documentos y “registro” es el libro en que se hacen dichas inscripciones y anotaciones de los documentos expedidos o recibidos en la oficina u organismo.
En cuanto a los Registros de la Administración Pública, han sufrido numerosas modificaciones modificaciones a lo largo de la historia. Así, por ejemplo, con la aparición de los Ministerios de sapareció el Registro Único existente para toda la Administración Central, instaurándose Registros Generales en cada Ministerio.
b. Aspectos legales La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece que cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares. Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende. El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal. Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano
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o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles. En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse: a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1. b) En las oficinas de Correos, Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca. c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares consulares de España en el extranjero. d) En las oficinas de asistencia en materia de registros. e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
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Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.
1.3 Archivo A. Introducción histórica Nos podemos remontar al antiguo oriente para localizar lo que puede considerarse como tratamiento archivístico de documentación. Los soportes utilizados, tabletas de arcilla en Mesopotamia, dan lugar al papiro egipcio. Estos primeros “archivos” poseían fines básicamente económicos, religiosos o privados, principalmente dotados de un carácter patrimonial. Con la llegada del Imperio Romano se alcanza una mejor organización, destaca el “archeion” sede de la magistratura y donde se conservaban los archivos de ésta, en éste además de los tipos de archivos antes mencionados se añaden los archivos del Estado. Con la caída del Imperio Romano se impone el método oral, con lo cual el archivo entra en una fase de declive, hasta el siglo XII, de la mano de la iglesia, surgen archivos privados de monasterios, iglesias y de grandes señores. A partir del siglo XIII ciudades y cortes reales comienzan a conservar todos los documentos expedidos y recibidos. En el siglo XVI nacen los archivos de Estado (España es la pionera con Simancas) y a partir del XVIII se produce una nueva fase con la concentración de fondos hasta entonces dispersos. A partir del XIX se empieza a desarrollar el estudio archivístico motivado por la valoración histórica de éstos, debido a los nacionalismos, reclamación de lo propio de cada nación. Llegamos así al siglo XX, con la generalización de la archivística y su consagración.
B. Concepto Concept o de Archivo a. Definiciones doctrinales Existen muchas definiciones, según los distintos autores, entre los que podemos destacar: - Jenkinson. Documentos Documentos acumulados por proceso natural, documentos de cualquier tipo, públicos o privados. Conservados para su posterior consulta. Custodiados por las personas responsables de los asuntos en cuestión. - Schellenberg. Cualquier Cualquier tipo de documento documento valorado valorado para su conservación conservación permanente, con fines de investigación o de referencia. - Lodolini. Conjunto de documentos que se forman en el ámbito de una persona persona física o jurídica. Han sido seleccionados para la conservación permanente con fines culturales. - La Ley francesa de archivos lo define como un conjunto de documentos, de cualquier fecha, forma forma y soporte material, producidos o recibidos por toda t oda persona física o moral o bien por todo servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.
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En general cualquier definición de la materia confluye en una serie de aspectos comunes y definitorios que serían: - Es un conjunto de documentos, sin relevancia de la fecha, el soporte material, la forma. - Es generado por cualquier persona física o jurídica. - Se forma por el propio ejercicio de la actividad de la entidad que lo genera. - Se crean crean para dar cobertura a ciertas necesidades: gestión administrativa, información, fuente de investigación o difusión cultural. - La información debe ser conservada de forma organizada, respetando el orden de creación. Para poderse hablar de archivo es necesario que la información esté organizada y sea accesible en cualquier momento.
b. Definición legal La Ley del Patrimonio Histórico Español nos proporciona una definición de archivo en su art. 59, en los dos sentidos que hemos aludido: “Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines, anteriormente mencionados, dichos conjuntos orgánicos”. De esta definición hay que destacar sobre todo la idea de orden u organización, en el sentido de que el Archivo no reúne documentos de naturaleza dispar; se reúnen por las personas jurídicas en el ejercicio de su actividad, una actividad concreta.
C. El acceso a los archivos y documentos en las Illes Balears a. Acceso a los archivos y document documentos os públicos Todas las personas tienen el derecho de acceder de forma gratuita a los documentos custodiados en los archivos del Sistema Archivístico de las Illes Balears. Se establecerán reglamentariamente los precios de los servicios que impliquen un gasto o de los trabajos especiales. El acceso a los documentos públicos sólo puede ser denegado en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas, por razones de conservación o por imposibilidad técnica motivada.
b. Ejercicio del derecho de acceso a los documentos públicos La dirección o las personas responsables técnicas de los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears son las encargadas de aplicar los criterios de acceso a los documentos públicos, de acuerdo con la legislación vigente en la materia. No obstante, las personas interesadas pueden presentar reclamación con respecto a la denegación de acceso a los documentos excluidos de consulta pública. En este caso, el plazo para resolver las solicitudes es el que prevé la normativa vigente respecto al procedimiento administrativo. Si pasado este plazo no se ha dictado resolución, se entiende que la solicitud ha sido desesti-
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mada, sin perjuicio que la persona solicitante pueda reclamar a las administraciones competentes que cumplan con la obligación de resolver. Las administraciones competentes han de permitir el acceso parcial a los documentos que contengan datos que, de acuerdo con la ley, haga falta mantener reservados, siempre que sea posible someter los documentos a procesos técnicos que garanticen plenamente la imposibilidad de acceso a los datos reservados y de reconstrucción de estos datos a partir de la información facilitada. El acceso a los documentos se facilitará en el soporte material disponible que garantice su conservación en las mejores condiciones. En el caso que el ejercicio del derecho de acceso pueda perjud icar la conservación correcta de un documento, ha de facilitarse a la persona solicitante la consulta de una reproducción de este documento. Las administraciones públicas y los archivos integrantes del Sistema Archivístico de las Illes Balears han de dotarse de los recursos y los medios técnicos necesarios para facilitar a la ciudadanía el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.
c. Vigencia de las exclusiones exclusiones de consulta consulta De manera general, las exclusiones, en cuanto a la consulta de documentos públicos, vienen establecidas por la legislación en materia de archivos y documentos. Por reglamento podrán establecerse, con respecto a clases determinadas de documentos, plazos de vigencia diferentes de los previstos en el párrafo anterior.
D. Caracteres del documento de archivo Los documentos de archivo están dotados de unos caracteres esenciales, externos e internos. Los caracteres externos responden al material del documento como soporte o materia mediante el cual se transmite lo contenido en él, pudiendo ser: - Textuales, transmiten el mensaje por medio de la escritura, siendo el más común el papel, aunque suele haber documentos en pergamino, sobre todo en fondos medievales. - Gráficos, en los que el mensaje está representado mediante formas, colores o signos, pudiendo ser escritos o impresos. - Formato, que hace referencia a la configuración configuración física del documento y a la manera en que se ha conservado. - Audiovisuales, cuya característica no es la de reflejar un hecho, sino reproducirlo, por ejemplo: por medio de reproductores de vídeo. - Signos especiales especiales y visibles, tales como sellos, iniciales. Se dan fundamentalmente en documentos antiguos. Los caracteres externos permiten diferenciar los documentos por clases: textuales, gráficos, en imagen, originales, etc. Son caracteres internos aquellos que hacen referencia al contenido del documento, a la forma de cómo se organiza el documento. De entre ellos cabe mencionar: - Lengua, en la que se contiene contiene el escrito del documento (gallego, (gallego, castellano, etc.). - Autor, que es la persona o entidad jurídica en cuyo nombre se redacta el documento.
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- Destinatario, persona o entidad a quien se dirige el documento. - Contenido, tema tema o negocio del que trata, es decir, mensaje que se pretende transmitir. - Origen funcional, que hace referencia a la causa que lo motiva o la función que cumple el órgano que lo origina. - Fecha (data crónica) y lugar (data tópica), en que se elabora el documento. El análisis de los caracteres internos y externos de los documentos permite diferenciar éstos por sus diversas tipologías, que pueden ser diplomáticas o jurídicas. Cada tipo de documento, al repetirse en el tiempo como consecuencia de la actividad administrativa, da lugar a una serie documental, que constituye la agrupación documental más simple que podemos encontrar en un archivo. Desde un punto de vista jurídico, los documentos pueden ser públicos y privados. Son documentos públicos aquellos que se realizan por el funcionario o representante de un Gobierno en el ejercicio de su cargo; o entre particulares, pero con la intervención de una autoridad pública como, por ejemplo, una escritura notarial. Así pues, dentro de los documentos públicos podemos distinguir entre: - Documentos oficiales oficiales o administrativos, que son los que emanan del funcionario o represenrepresentante del Gobierno. - Documentos profesionales, realizados entre particulares con la intervención de quien está revestido de autoridad administrativa. Documento privado, es aquel que se realiza por y entre particulares, sin intervención alguna de autoridad pública, y sobre un asunto particular. De esta diferenciación nacen dos tipos de archivo: los archivos públicos y los archivos privados.
E. Valor legal o administrativo e histórico de los documentos El documento, desde el punto de vista de archivo, podemos decir que tiene dos valores fundamentales, en función del tipo de información que puede proporcionar a lo largo del tiempo de su existencia: - Un valor primario, que se relaciona con su calidad calidad de original, original, y nace nace con la función de ser testimonio, prueba o garantía de un acto de naturaleza jurídica, productor de derechos y deberes. Desde el punto de vista primario u originario, el documento recibe la denominación de “administrativo” o “legal”. - Un valor secundario, que viene dado por su misma esencia de transmisor de una información. Este valor secundario va ligado al uso del documento como fuente de documentación histórica para investigadores, de forma tal, que por el transcurso del tiempo puede llegar a alcanzar la categoría de fuente histórica. De ahí el valor histórico de los documentos. Este valor, contrariamente al valor administrativo o legal, es un valor “en potencia”, y solamente se consolida cuando el documento alcanza la última etapa de su ciclo vital. El ciclo vital por el que pasa el documento, desde su nacimiento en el organismo productor hasta su consideración como fuente histórica, es lo que da lugar a la edad de los documentos: - Edad administrativa, en la que el documento tiene un único valor primario, y su uso y consulta suele ser muy frecuente por las personas que intervienen en su creación.
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- Edad intermedia (entre la administrativa y la histórica), en la que el documento, si bien no tiene un uso diario en la Administración, éste sí es frecuente o al menos ocasional. - Edad histórica, en la que ya predomina claramente su valor secundario como fuente de información histórica a los casi exclusivos fines de la investigación, por cuanto su uso y consulta por la Administración es prácticamente nula. Estas edades del documento son las que nos permiten establecer tres tipos distintos de archivos.
F. El sistema de clasificación En principio es importante señalar la necesidad de que exista una perfecta coordinación y colaboración entre las distintas oficinas productoras de documentación y el archivero, especialmente en la etapa prearchivística que va a condicionar la archivística.
a. Etapa prearchivística Las tareas a desarrollar en la etapa prearchivística serán: - La participación en el proceso de generación del documento. El documento de archivo, al ser reflejo de la actividad del organismo que lo produce, precisa la atenta observación del archivero a efectos de su simplificación. - Normalización de la tipología documental, a efectos estadísticos, estadísticos, de control, de denominación, etc. etc. - Listados de expurgos. El expurgo se puede entender como selección selección o como eliminación de documentos. - Programación de las remesas de documentos del centro productor al archivo, con la que se debe acompañar una hoja de remisión de fondos que tiene por objeto servir de primer inventario de la documentación y dejar constancia en la oficina de los fondos depositados en el archivo.
b. Etapa archivística Ya en la etapa archivística, cumplir debidamente la función del archivo de conservar y servir, implica una protección responsabilizada de los fondos documentales y, entre los aspectos principales, engloba la función de clasificación y ordenación. La clasificación y la ordenación del archivo son dos etapas de una misma fase que responde al concepto de organización, que define Olga Gallego como “la operación por la que se agrupan los documentos individuales en unidades inteligibles y estas unidades entre sí, a fin de que queden relacionadas”. Por organización se entiende el conjunto de operaciones que incluyen la clasificación, orgánica o funcional, de los fondos; la ordenación en sentido estricto de los documentos y series documentales, y la situación de éstos en las unidades de instalación correspondiente. La clasificación es una tarea compleja, para la que se pueden seguir dos criterios: - Orgánico: la unidad administrativa (p.ej.: el INSS) produce una serie documental, que es la base de valoración y tratamiento de la documentación administrativa. - Funcional: la función administrativa que produce un tipo documental concreto concreto (p.ej.: expediente de invalidez). A la hora de la clasificación se prefiere este criterio, por cuanto es más estable ya que, si bien los órganos pueden variar e incluso desaparecer, sus funciones permanecen. Concepto de documento, registro y archivo
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El archivo en esta segunda etapa ha de realizar, además, otras funciones, tales como: - Sistematizar y cumplir el plan de transferencias, es decir, planificar la remisión de documentos desde un tipo de archivos (administrativo) a otro (intermedio), con una determinada periodicidad y en unos plazos determinados. - Selección de documentos, determinando los documentos susceptibles de ser conservados definitivamente, en función de su valor legal l egal o histórico, finalizado el cumplimiento de su validez administrativa. - Descripción de los documentos, documentos, consistente en identificar los caracteres de los documentos y la localización física e intelectual de éstos dentro del archivo. Para facilitar la búsqueda e identificación de los documentos dentro del archivo, se usan como instrumentos: a) Las guías: se da este nombre a una cartulina gruesa que posee una pestaña y que se utiliza para separar los distintos grupos o subgrupos realizados de acuerdo con el sistema de clasificación. b) Los inventarios: el instrumento más importante porque nos da una descripción breve y concisa de las series documentales, sus fechas extremas y el lugar donde se ubican, es decir, la signatura. c) Los catálogos: inventario de todos los documentos puestos en orden. orden.
2. FUNCIO FUNCIONES NES Y CLASES DE ARCHIVO 2.1 Funciones del Registro La función primordial del Registro es dar fe de la existencia de los documentos registrados. Esta función de dejar constancia se manifiesta en tres vertientes:
A. Positiva Se deja constancia de que un documento registrado ha entrado, o bien, ha salido del Organismo donde está el Registro.
B. Negativ Negativa a Se deja constancia de que si un documento no está registrado, es porque no ha entrado o no ha salido del Organismo correspondiente.
C. Cronológica Se da fe de la fecha del documento registrado. No hay que olvidar que la fecha es un dato esencial, incluso la hora, a efectos de vencimiento de plazos para la interposición de recursos, presentación de solicitudes, etc.
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En esta línea, se habla del principio de exactitud y veracidad registral: lo inscrito se presume exacto y veraz. En resumen, podemos decir que las funciones del Registro, en general, son las siguientes: - Descripción del documento registrado. - Sirve de garantía legal, tanto para la Administración como para los administrados. - Realiza funciones inventariales y estadísticas respecto de los documentos. - Sirve como medio de control y tramitación de los expedientes expedientes administrativos. Las funciones citadas se pueden predicar de los Registros de los Organismos Públicos en general. No obstante, además de éstos, hay Registros en Centros Especializados, tales como las Bibliotecas y Servicios de Documentación, cuyas funciones son más amplias en cuanto a que el conocimiento de los documentos es más profundo.
2.2 Funciones del Archivo Aun cuando la función elemental del archivo es garantizar la conservación de los documentos como prueba de las actividades de la Administración, testimonio del derecho y deberes de los ciudadanos, y memoria histórica de la comunidad, lo cierto es que las actividades y funciones de los archivos fundamentalmente son tres, de amplio contenido cada una de ellas y las tres tienen como objeto el documento: - Recoger la documentación. - Conservar y custodiar los documentos. - Servir a la ciencia y a la comunidad.
A. Entrada en archivo La primera de las funciones -recoger/recibir- consiste en la recepción, en las instalaciones del archivo, de la documentación tramitada y recibida por la institución u organismo titular del archivo. Las distintas oficinas o dependencias productoras o receptoras de la documentación deberán remitir para su custodia al archivo aquellos documentos cuya tramitación esté totalmente finalizada. Operación que, como queda dicho, se denomina “transferencia”. La transferencia puede ser de dos tipos: - Ordinaria o directa: es la realizada normalmente en archivos, como acto final de todo procedimiento administrativo, consistente en la recepción de la documentación de tramitación concluida procedente de las diferentes dependencias administrativas, acompañada de las correspondientes hojas de remisión. - Extraordinaria o indirecta: es la que permite la recepción de la documentación documentación al margen margen del procedimiento regular u ordinario, es decir, la documentación ingresa mediante compra, donación, depósito (mediante el que únicamente se cede el uso, no la propiedad) o devolución.
Concepto de documento, registro y archivo
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B. Conserva Conservarr La función de conservar la documentación transferida se traduce básicamente en la necesidad de custodiarla en las mejores condiciones, es decir, garantizando la mayor seguridad y en el orden más adecuado. A efectos prácticos, estos dos principios de conservación pueden ejemplificarse en las siguientes medidas: - Adopción de medidas destinadas a asegurar asegurar la perdurabilidad material de los los documentos: documentos: a) Mantenimiento y control de las instalaciones del Archivo Archivo (seguridad, fácil acceso, acceso, estado de los edificios, instalaciones eléctricas), y dotado del material adecuado (estanterías, salas de lectura, máquinas de reproducción, etc.). b) Medidas preventivas contra los los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos (control de humedad y temperatura, sistemas antiincendio y antirrobo, aplicación de procesos de desinsectación). c) Restauración de documentos deteriorados. d) Reproducción de la documentación más deteriorada, significativa o consultada. e) Adecuada formación del usuario de la documentación, documentación, para que su consulta no suponga un deterioro de la documentación. - Aplicación de los criterios criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación), ordenación), según las normas de la teoría archivística). Sólo así podrá considerarse con propiedad que existe realmente un Archivo y no un simple conjunto almacenado de papeles y otros materiales. Bajo esta condición, conviene indicar que sólo puede conservarse, en el sentido amplio de este término, lo que previamente está organizado. Todo ello contribuirá de forma notable a cumplir con la función de custodia, en cuanto que una documentación organizada será fácilmente localizada, y con la tarea de servicio a los usuarios.
C. Servir. Salida de archivo El objetivo final del archivo, el de servir, entendido como difusión del patrimonio documental, se realiza mediante la acción cultural, difusión y comunicación de la información. Ha de entenderse por “servicio” el conjunto de actividades que tienen por finalidad poner a disposición de los usuarios los documentos y la información en ellos contenida, incluyendo la comunicación y difusión de los mismos.
a. La comunicación de la información Engloba tareas de: - Información, en la que se deben respetar unas prioridades. En primer lugar, está al servicio de la Administración generadora de los documentos, para auxiliarla en el correcto desarrollo de su gestión; en segundo lugar, a los ciudadanos, en cuanto que los documentos son garantía de sus derechos y deberes; en tercer lugar, a los investigadores y público en general. - Préstamo, servicio servicio que, en los archivos públicos, sólo puede ser utilizado por la propia AdmiAdministración que necesita la consulta de la documentación para su estudio, de cara a la resolución de un determinado expediente.
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El préstamo de documentos documentos por parte de un archivo histórico histórico tiene carácter excepcional, excepcional, y cuando se realiza es siempre con ocasión de exposiciones nacionales o internacionales que requieren permisos y garantías especiales para la salida del archivo. - Consulta, en cuyo supuesto la documentación es utilizada en las propias instalaciones del archivo. La consulta puede ser efectuada por cualquiera de los tres tipos de usuarios. - Reproducción de documentos, cuyos cuyos procedimientos más usuales son la fotocopia, fotografía y el microfilm, aun cuando en algún archivo se están utilizando nuevas tecnologías de reproducción, como puede ser el disco óptico. - Certificaciones, que consisten en en la copia literal de documentos, documentos, autentificada por persona o autoridad a la que legalmente se le reconoce competencia que, mediante diligencia, garantiza la exactitud de la copia. En la comunicación debe respetarse el carácter público de los archivos con respecto a la vida privada de los ciudadanos y el secreto de la Administración. La limitación en el acceso a los documentos públicos viene marcada por exigencias de seguridad nacional (que pueda entrañar riesgo para la seguridad o defensa del Estado), o el derecho a la intimidad personal (datos personales, de carácter procesal o clínico). Esta documentación no podrá ser objeto de consulta pública sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si la fecha es conocida o, en otro caso, de cincuenta años a partir de la fecha de los documentos.
b. La difusión Se realiza mediante la publicación de los instrumentos de descripción del archivo, la edición de documentos con fines científicos o didácticos, la organización de exposiciones culturales, visitas dirigidas, cursos y otras actividades pedagógicas, destinadas todas ellas a facilitar el conocimiento de la documentación custodiada en el archivo y a resaltar el patrimonio cultural, en cuanto memoria histórica de la comunidad.
2.3 Clases Son numerosos los criterios que se pueden seguir para clasificar los archivos. Vamos a atender solamente a dos criterios: - A quién corresponde la titularidad del archivo. - La finalidad principal que persiguen.
A. Por su titularidad Podemos clasificar los archivos en:
a. Públicos Recogen documentos tramitados por la Administración Pública y por instituciones de interés público. Los podemos clasificar del modo siguiente, atendiendo también a un criterio histórico:
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• Por su ámbito funcional Se dividen en: Generales
Han existido varios: - Archivo Histórico Nacional. - Archivo de Simancas. - Archivo de Indias. - Archivo de Alcalá de Henares. Especiales
- Los de las Reales Reales Cancillerías de Valladolid y Granada. - El del Palacio Real. - El de las Cortes. - El Archivo Militar de Segovia.
• Por su ámbito territorial Ministeriales
Acostumbran a ser muy modernos, entre ellos tienen especial interés el de Hacienda y Asuntos Exteriores. Regionales
Contienen documentos referentes a los organismos políticos de los antiguos Reinos, entre ellos: - El de la Corona de Aragón. - El de Valencia. - El de Mallorca. - El de Galicia. - El de Navarra. Provinciales
Son muy variados, algunos de ellos contienen fondos de protocolos y de Hacienda. Municipales
Contienen documentos referentes a la actuación municipal; entre ellos son importantes los de Barcelona, Toledo, Sevilla, Murcia y Madrid.
b. Privados Están constituidos por documentos recopilados por personas o entidades privadas, sujetas al derecho privado.
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Se pueden clasificar en:
• Notariales o de protocolo Se puede decir que tienen carácter semipúblico.
• Eclesiásticos Se subdividen en: - Catedralicios: de la Catedral de Oviedo, de Burgos, de Santiago... - Monacales. - Parroquiales.
• Particulares Tales como los de los Duques de Alba y Medinaceli en Madrid.
B. Por su finalidad principal Se pueden clasificar en:
a. Administ Administrativos rativos Conservan los documentos útiles para el funcionamiento de la Administración. Los encargados de su organización son las entidades u organismos que producen o gestionan esos documentos. Atendiendo también al orden cronológico en que aparecen, se pueden clasificar en: De Gestión
Surgen al mismo tiempo que los documentos; en ellos se custodian los documentos que se están tramitando en cada momento. Centrales
Nacen posteriormente para recoger la documentación de los Archivos de Gestión. Actualmente hay uno en cada Ministerio. El Decreto 914/1969, de 8 de mayo, dispone que, anualmente, las dependencias de la Administración Pública, Central e Institucional, remitirán al Archivo Central del Ministerio a que pertenezcan la totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses de Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos. Intermedios
Al haberse agotado la capacidad de la casi totalidad de los Archivos de la Administración del Estado, por haberse interrumpido las remesas periódicas que desde época de Felipe II venían efectuándose, primero al Archivo General de Simancas y luego al Archivo General de Alcalá de Henares, se hace necesario establecer una corriente de documentación que permita garantizar la conservación de los documentos que han de tener un valor histórico y dar el tratamiento adecuado a aquellos otros que Concepto de documento, registro y archivo
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tengan un valor temporal como reflejo de los derechos y deberes del Estado o de los ciudadanos, a la vez que descongestione las oficinas públicas y agilice la actuación administrativa. Inspirándose en esta necesidad, el Decreto citado crea el Archivo General de la Administración Civil, con la misión de recoger, seleccionar, conservar conservar y disponer, para la información e investigación científica, los fondos documentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa. La documentación de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladará al Archivo General de la Administración Civil al cumplirse los quince años de su ingreso en los mismos. No obstante, aquellas series documentales que tengan poco uso y se consulten raramente podrán ser enviadas al Archivo General antes de cumplir el pl azo indicado, con aprobación del Subsecretario del Departamento Ministerial. El Decreto dispone también que el Archivo General formulará propuesta a la Dirección General de Bellas Artes y Archivos para remitir al Archivo Histórico Nacional aquella documentación que con más de veinticinco años de antigüedad carezca, a su juicio, de validez administrativa y tenga valor histórico. La documentación conservada en el Archivo General de la Administración Civil se considerará en todo momento al servicio de los Organismos que la hubieran remitido; el Archivo deberá facilitar cualquier información, copia o certificación que le soliciten, e incluso remitirle la documentación original si así lo requieren. Respecto a la documentación producida por los servicios provinciales de la Administración Central o Institucional, el Decreto establece que las funciones asignadas al Archivo General de la Administración Civil las desempeñarán los Archivos Provinciales.
b. Históri Históricos cos Son los que custodian y conservan la documentación de los archivos intermedios que han perdido por completo sus posibilidades de actividad administrativa y por lo tanto su utilización por los organismos. Su valoración individual es la que aconseja su conservación permanente como patrimonio documental. Archivo Histórico Nacional
Se creó en 1866 (por Real Decreto de 28 de marzo). Está radicado en Madrid. Sus fondos más notables son los procedentes de los antiguos Consejos de Castilla, de Gracia y Justicia, del Real Patronato, de Aragón...; esta sección está constituida por más de cincuenta mil legajos, la mayor parte de las documentaciones, del siglo XVIII y primera mitad del XIX. También tienen importancia los fondos documentales procedentes de los Archivos Eclesiásticos, especialmente Monacales, incautados por el Estado a consecuencia de las leyes desamortizadoras. Asimismo, se conserva la documentación de las antiguas Órdenes de Calatrava, Santiago..., y el archivo del Consejo de Órdenes, creado por los Reyes Católicos. Otra sección a destacar es la que conserva los archivos del Consejo Supremo y de los Tribun ales de Distrito de la Inquisición. Pese a ser el Archivo más moderno, es el de mayor volumen y antigüedad de documentos. Archivo General de Simancas
Es el Real de la Corona de Castilla y está instalado en Simancas (Valladolid), en una fortaleza edificada a fines del siglo XV. En el reino de Castilla, a diferencia con lo que ocurrió en la Corona
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de Aragón, no hubo un auténtico Archivo Real durante la Edad Media. Su instalación se inició hacia 1540. Sus fondos documentales corresponden a un período que va del siglo XV al XVIII. Archivo de la Corona de Aragón
Se halla en Barcelona. Al parecer se remonta al siglo IX, y fue Archivo Condal de Barcelona y, posteriormente, Real de la Corona de Aragón. Sus fondos más importantes lo constituyen los de la Casa Real Catalano-Aragonesa, especialmente el Archivo Real, que hacen de él uno de los archivos medievales más importantes del mundo. Archivo General de Indias
Lo creó Carlos III en 1781 en Sevilla. Reúne toda la documentación referente a las Indias. Sus fondos tienen una importancia excepcional, y a través de ellos se puede seguir la historia de la América española desde el descubrimiento a la independencia. En un principio reunió fondos procedentes del Archivo de Simancas y los de la Casa de Contratación; más tarde se añadieron los del Ministerio de Ultramar y otros. CLASES DE ARCHIVOS POR SU TITULARIDAD
Públicos Por su ámbito funcional - Generales - Archivo Histórico Nacional - Archivo de Simancas - Archivo de Indias - Archivo de Alcalá de Henares - Especiales - Los de las Reales Cancillerías de Valladolid Valladolid y Granada Granada - El del Palacio Real - El de las Cortes - El Archivo Militar de Segovia Por su ámbito territorial - Ministeriales - Regionales - Provinciales - Municipales Privados - Notariales o de protocolo - Eclesiásticos - Catedralicios - Monacales - Parroquiales - Particulares
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POR SU FINALIDAD PRINCIPAL
Archivos Administrativos -
De Gestión
-
Centrales
-
Intermedios
Archivos Históricos -
Archivo general de Simancas
-
Archivo de la Corona de Aragón
-
Archivo General de Indias
2.4 El sistema archivístico archivístico de las Illes Balears Se encuentra regulado en la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears.
A. Definición y la estructura del Sistema Archivístico de las Illes Balears a. Definic Definición ión El Sistema Archivístico de las Illes Balears es el conjunto de órganos de las administraciones públicas, de normas y de subsistemas autónomos, relacionados entre sí por órganos de coordinación, que garantiza: la identificación, la gestión, la conservación, la protección, el acceso y la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears. El Sistema Archivístico de las Illes Balears prevé la descentralización, dada la particularidad de los territorios insulares, la coordinación y la cooperación entre los subsistemas archivísticos para garantizar el mantenimiento de criterios homogéneos de actuación. En cada territorio insular, el respectivo consejo insular será el encargado de la planificación y la coordinación de los archivos de su competencia.
b. Principios de actuación La acción de las administraciones públicas en lo que concierne a los archivos y al Sistema Archivístico de las Illes Balears se ha de regir por los principios siguientes: a) Fomentar la máxima coordinación de todos los archivos integrados integrados en el Sistema Archivístico Archivístico de las Illes Balears, para alcanzar los objetivos de esta ley. b) Tener una atención especial en garantizar, con respecto a los archivos y documentos, los derechos y deberes de las personas que son sus titulares, y también los de la ciudadanía. c) Promover y estimular estimular acciones que sirvan para conocer y divulgar los archivos y documentos de las Illes Balears.
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d) Impulsar la cooperación con las administraciones locales y entre ellas mismas, para favorecer favorecer en su ámbito los objetivos de esta ley. e) Fomentar la implicación de los archivos en la vida cultural de su ámbito territorial. f) Favorecer la actividad de las asociaciones, fundaciones y otras entidades entidades que tengan por objetivo dar apoyo a los archivos.
La gestión de los archivos incluidos en la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears puede contar con la colaboración de instituciones de investigación o de entidades e ntidades que, por sus actividades o f inalidades, guarden relación con estos centros.
c. El tratamiento archivístico de la documentación Los archivos que se integren en el Sistema Archivístico de las Illes Balears aplicarán las mismas normas de descripción, excepto en los casos en que ello no fuera técnicamente posible; y los archivos de cada subsistema aplicarán la misma gestión documental, según lo que se prevé en esta ley. De cualquier modo, se han de cumplir los principios básicos siguientes: a) Se ha de respetar el principio de procedencia y el orden originario de los documentos. b) Los documentos tienen que estar clasificados, ordenados y descritos mediante los instrumentos de control y de información adecuados. Cada fondo tiene que contar con un cuadro de clasificación de la documentación.
d. Estructura Forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears: a) La Junta Interinsular de Archivos. b) La Comisión Técnica Interinsular de Archivos. c) El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma autónoma de las Illes Balears. d) El Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears. e) El Subsistema Archivístico del Consejo Consultivo de las Illes Balears. f) Los subsistemas archivísticos respectivos de cada uno de los consejos insulares. g) Los subsistemas archivísticos de cada una de las entidades locales de las Illes Balears. h) El Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears. i) Los subsistemas archivísticos públicos que puedan constituirse al amparo de esta ley. j) Todos los archivos privados p rivados que soliciten y obtengan la integración en el subsistema subsi stema correspondiente, suscribiendo un convenio administrativo por el cual se comprometan a asumir las obligaciones que se deriven de la participación.
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B. Los órganos de coordinación a. La Junta Interinsular de Archivos Se crea la Junta Interinsular de Archivos como órgano competente para resolver las materias referidas en esta ley, y también, para la coordinación entre los subsistemas que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears. La Junta Interinsular de Archivos estará integrada por los miembros siguientes: a) El presidente o la presidenta, que será el consejero consejero o la consejera competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears. b) Los o las vocales, en número de siete, serán los consejeros o las consejeras insulares competentes en materia de cultura, que ostentarán anualmente y de forma rotatoria la vicepresidencia, que será indelegable en otra persona que no sea consejero o consejera; dos, nombrados por el consejero o la consejera competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears, y un o una representante por cada una de las federaciones de municipios de las Illes Balears. c) El secretario o la secretaria, secretaria, con voz pero sin voto, que nombrará el consejero o la consejera consejera competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears. Las funciones de la Junta Interinsular de Archivos son: a) Aprobar las líneas generales respecto de la gestión documental que ha de regir en los subsistemas integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, a propuesta de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los respectivos órganos consultivos i/o técnicos de los consejos insulares. b) Resolver sobre los archivos de los organismos suprimidos, con funciones traspasadas a otro o privatizados, a propuesta de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los respectivos órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares. c) Resolver sobre el depósito depósito de documentos o de archivos archivos privados depositados en centros de archivo público según lo que se prevé en esta ley, previo informe de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos y de los respectivos órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares. d) Resolver sobre todas las cuestiones en materia de archivos o documentos elevados por por la Comisión Técnica Interinsular de Archivos o de los respectivos órganos consultivos y/o técnicos de los consejos insulares. La Junta Interinsular de Archivos ha de reunirse, como mínimo, una vez al año y cuando lo solicite una de las instituciones representadas o lo determine el presidente o la presidenta. A las reuniones podrán asistir asesores o asesoras, que tendrán voz, pero no voto.
Serán órganos consultivos de la Junta Interinsular de Archivos los organismos que formen parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears, así como las asociaciones profesionales de archivistas de las Illes Balears. La Junta Interinsular de Archivos ha de elaborar y aprobar su reglamento de organización y funcionamiento.
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b. La Comisión Técnica Interin Interinsular sular de Archivos Se crea la Comisión Técnica Interinsular de Archivos como un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos estará integrada por los miembros siguientes: a) El presidente o la presidenta, que será el director o la directora general competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears. b) Los o las vocales, persones técnicas en la materia, serán: dos vocales designados o designadas por cada uno de los consejos insulares, dos vocales designados o designadas por la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears, un o una vocal designado o designada por la Universidad de las Illes Balears, y un o una vocal designado o designada por la Asociación de Bibliotecarios, Archivistas y Documentalistas de las Illes Baleares. c) El secretario o la secretaria, con voz voz pero sin voto, debe ser un funcionario o una funcionaria de la consejería competente en materia de cultura del Gobierno de las Illes Balears. La Comisión Interinsular de Archivos tiene como función asesorar a la Junta Interinsular de Archivos en sus tareas de coordinación, redactar los informes que le sean encomendados a fin f in de homogeneizar los criterios técnicos de gestión documental y elaborar las tablas de evaluación según lo establecido en esta ley. La Comisión Técnica Interinsular de Archivos ha de responsabilizarse de las funciones que a continuación se describen, para acordar las líneas generales de la gestión documental de los subsistemas integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, bajo los siguientes criterios técnicos: a) El acceso acceso a la documentación. documentación. b) La evaluación de la documentación. c) La regulación en materia de archivos y documentos d) La coordinación archivística. e) Cualquier otra función que le encomiende encomiende la Junta Interinsular de Archivos.
C. Los subsistemas archivísticos a. El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears • Definición El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears debe ser el conjunto de órganos, archivos y documentos que se vinculen a él.
• Estructura El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears ha de estar constituido por:
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a) Los órganos y las unidades administrativas coordinadores en materia de archivos y patrimonio documental de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, adscritos a la consejería competente en materia de cultura. b) El Archivo del Reino de Mallorca, sin perjuicio de la legislación estatal que le afecta. c) El Archivo Histórico de Maó, sin perjuicio de la legislación estatal que le afecta. d) El Archivo de la Administración Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears. e) Los archivos centrales de las consejerías. f) Los archivos de los organismos autónomos y de las empresas públicas con con vinculación (o adscritas) a las consejerías del Gobierno de las Illes Balears. g) Los archivos y documentos documentos de titularidad privada que, por su naturaleza o ámbito de actuación pluriinsular, sean de interés cultural notable y suscriban un convenio de carácter administrativo con el Gobierno de las Illes Balears por el cual se comprometan a asumir las obligaciones que se deriven de la participación en el Subsistema Archivístico del Gobierno de las Illes Balears.
• El Archivo del Reino de Mallorca Sin perjuicio de la legislación que como centro de titularidad estatal le es aplicable, es la institución emblemática del Subsistema de Archivos de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, encargada de recoger, conservar, organizar, describir, servir y divulgar los fondos de las instituciones históricas de las Illes Balears y toda la documentación, publica o privada, que se considere de cariz histórico y que, por esta ley, le corresponda. Sus funciones son: a) Recoger, conservar, servir y divulgar aquella documentación que por ley estatal le corresponda. b) Ejercer, de manera coordinada con el servicio o departamento correspondiente correspondiente de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y con el departamento de cultura del Gobierno de las Illes Balears, aquellas funciones que sirvan al impulso, al fomento, a la protección y a la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears. c) Ejercer las funciones de depósito final para aquella documentación generada por los órganos del Gobierno de las Illes Balears que, por su especial valor histórico, sea de utilidad para la investigación, según se determine de manera reglamentaria. d) Recoger, conservar, conservar, servir y divulgar aquella documentación documentación que ingrese, mediante convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.
• El Archivo Histórico de Maó Sin perjuicio de la legislación que como centro de titularidad estatal le es aplicable, el Archivo Histórico de Maó es responsable de recoger, conservar, organizar, describir y divulgar los fondos de las instituciones históricas de Menorca. Además, se encarga de: a) Recoger, conservar, servir servir y divulgar los fondos de los organismos del Estado radicados en Menorca que por ley estatal le correspondan. b) Recoger, conservar, servir y divulgar los protocolos protocolos notariales con más de cien años de antigüedad radicados en la isla.
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c) Recoger, conservar, conservar, servir y divulgar los fondos de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears y los de las empresas públicas con sede en Menorca. d) Recoger, conservar, servir servir y divulgar aquella documentación que ingrese, mediante convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.
• El Archivo General del Gobierno de las Illes Balears Se crea el Archivo General del Gobierno de las Illes Balears, adscrito a la consejería competente en materia de cultura. Su funcionamiento ha de determinarse por vía reglamentaria bajo los siguientes principios: 1. Ser el centro de vanguardia vanguardia de la Administración del Gobierno de las Illes Balears, responsable de recoger, conservar y servir la documentación generada por los órganos descritos en los apartados e) y f) del artículo 33 de esta ley. 2. Tener el carácter de archivo intermedio y conservar la documentación transferida transf erida durante un periodo de treinta años. 3. Elaborar los informes de evaluación evaluación con vistas a la conservación conservación permanente o no de la documentación custodiada, de acuerdo con la Comisión Técnica Interinsular de Archivos. 4. Ejercer, como centro vanguardista vanguardista del sistema y de manera coordinada con el servicio o departamento correspondiente de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y con el departamento de cultura del Gobierno de las Illes Balears, aquellas funciones que sirvan al impulso, al fomento, a la protección y a la difusión del patrimonio documental de las Illes Balears. 5. Ejercer las funciones de depósito final para aquella documentación generada por los órganos órganos del Gobierno de las Illes Balears que, por su especial valor histórico, sea de utilidad para la investigación, según se determine de manera reglamentaria. 6. Recoger, conservar, servir servir y divulgar aquella documentación que ingrese, mediante convenio de carácter administrativo, el Gobierno de las Illes Balears.
• Los archivos centrales de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears Se crean los archivos centrales, a cada una de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears, con las funciones siguientes: a) Coordinar y controlar el funcionamiento de los diferentes archivos de gestión gestión que puedan crearse en las consejerías del Gobierno de las Illes Balears y recoger y organizar los documentos que éstos transfieran una vez finalizado su trámite y cuándo su consulta no sea constante. b) Los archivos centrales son los responsables de la evaluación evaluación y, en su caso, de la eliminación de aquella documentación que no sea de conservación permanente, y de la transferencia al Archivo General del Gobierno de las Illes Balears, de acuerdo con las tablas aprobadas por la Junta Interinsular de Archivos. c) Al frente de cada archivo central ha de haber un archivero o una archivera que pertenezca al cuerpo facultativo correspondiente de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
• La coordinación entre centros Los archivos que pertenecen al Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears han de actuar de manera coordinada en lo que concierne a la evaluación, la transferencia y la eliminación de documentos, así como en la consulta por parte de los organismos productores productores o de los interesados, de acuerdo con lo que prevé al respecto la legislación vigente. Concepto de documento, registro y archivo
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b. El Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears • Archivos que integran el subsistema Además de los órganos de gestión que puedan crearse, el Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears ha de estar constituido por el Archivo General del Parlamento de las Illes Balears que actuará como depósito final de la documentación generada por: a) El Pleno, la Mesa, las comisiones comisiones y la Diputación Diputación Permanente del Parlamento Parlamento de las Illes Balears. Balears. b) Las comisiones comisiones extraordinarias extraordinarias que puedan crearse. crearse. c) Los grupos parlamentarios. d) Los servicios administrativos. e) La Sindicatura Sindicatura de Agravios. Agravios. f) La Sindicatura de Cuentas. El Parlamento de las Illes Balears ha de dotar su subsistema archivístico con una normativa propia.
C. El Subsistema Archivístico del Consejo Consultivo de las Illes Balears El Archivo General del Consejo Consultivo comprende los documentos generados por la Secretaría y por los órganos administrativos en el decurso de las funciones que le encomienda el artículo 13 del Decreto 24/2003, de 28 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento orgánico del Consejo Consultivo de las Illes Balears.
D. Los subsistemas archivísticos de los consejos insulares a. Definic Definición ión Los subsistemas archivísticos de los consejos insulares han de ser, en cada una de estas instituciones, el conjunto de órganos y normas, de archivos y de documentos que se vinculan a ellos, con la finalidad de crear la infraestructura necesaria para garantizar la conservación, la instalación adecuada, la descripción, el servicio y la difusión social de los archivos bajo la competencia de los consejos, para asegurar el acceso de la ciudadanía y de los investigadores o de las investigadoras, de acuerdo con los objetivos de esta ley.
b. Estructura Cada consejo insular establecerá la estructura de su subsistema archivístico, que determinará por vía reglamentaría. Asimismo, como administración competente en materia de archivos y patrimonio documental y por las atribuciones que tiene transferidas, tendrá la facultad de reglamentar, organizar y coordinar los subsistemas insulares de los archivos de su competencia, de acuerdo con los principios siguientes: a) Adaptación de la normativa al contenido contenido de los títulos I, II y III de esta ley. b) Cada consejo creará su comisión técnica técnica insular de archivos, que se describe en el artículo siguiente.
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c) Cada consejo dispondrá de un servicio de archivos o unidad administrativa equivalente para la planificación, gestión y supervisión del subsistema archivístico y de todos los aspectos relacionados con la asistencia técnica a los archivos y con la formación profesional de sus responsables. d) Los archivos generales de los consejos serán los centros centros de vanguardia del subsistema archivístico de cada isla y tendrán ámbito insular y carácter administrativo e histórico. Serán los centros de archivo competentes para recoger la documentación producida por las diferentes instituciones, entidades y personas públicas y privadas de su ámbito territorial que, en virtud de las competencias que tienen atribuidas, les correspondan, y de las otras que se incorporen. e) Los consejos, mediante el servicio de archivos, coordinarán y asesorarán los archivos de los demás subsistemas pertenecientes a su ámbito competencial en todo lo referente a la aplicación de los sistemas de gestión o a la aplicación de los criterios técnicos, de acuerdo con las bases establecidas, y velarán por su cumplimiento. f) Ha de haber una coordinación entre el subsistema archivístico de cada uno de los consejos consejos insulares y el resto de subsistemas archivísticos que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes, Il les, de acuerdo con los criterios que establecen los artículos 27 y 28 de esta ley. g) El servicio de archivos de cada consejo insular coordinará la red de archivos de cada isla, en su caso.
c. Las comisiones técnicas insulares de archivos La Comisión Técnica Insular de Archivos es, en cada consejo insular, el órgano consultivo en materia de archivos y fondos documentales en cada una de las Illes. Las comisiones técnicas insulares de archivos han de estar integradas por los siguientes miembros: a) La presidencia estará ocupada por el consejero consejero ejecutivo o la consejera consejera ejecutiva competente en materia de archivos y patrimonio documental del consejo insular o por la persona en que delegue. b) Las vocalías técnicas serán siete: tres nombradas por el consejero ejecutivo o la consejera ejecutiva competente en la materia; una, en representación del Gobierno de las Illes Balears, nombrada por el consejero o la consejera competente por razón de la materia; dos ocupadas por representantes de los municipios de la isla respectiva, y una en representación de las asociaciones y de los colegios profesionales implicados en la materia. c) El secretario o la secretaria, con voz pero sin voto, debe pertenecer al cuerpo funcionarial del departamento competente por razón de la materia del consejo insular respectivo. Las funciones de cada una de las comisiones técnicas insulares de archivos, en su ámbito territorial, consistirán en: a) Salvaguardar el ejercicio del derecho de acceso a los documentos de las personas y las entidades públicas y privadas. b) Establecer los criterios que rigen el acceso a los documentos públicos de acuerdo acuerdo con lo que prevé esta ley. c) Ser el órgano técnico de consulta en materia de archivos y documentos documentos y, en este sentido, emitir dictamen en los planteamientos públicos sobre archivos o en los planteamientos de coordinación de las actividades de los archivos. d) Asesorar e informar sobre sobre la organización, la creación y la coordinación de los archivos. archivos. e) Dictaminar los sistemas de gestión documental a utilizar, con el el objetivo de racionalizar y unificar el tratamiento de los documentos y conseguir una gestión eficaz y rentable de la documentación Concepto de documento, registro y archivo
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archivística, de acuerdo con los criterios generales de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos. f) Elaborar las tablas de evaluación documental y controlar su correcta aplicación. g) Evaluar y emitir dictamen sobre el el reconocimiento de los archivos y de las colecciones colecciones documentales y sobre su integración en el Sistema Insular de Archivos. h) Evaluar y emitir dictamen sobre la revocación de la condición de archivo o de colección colección documental integrado en el Sistema Insular de Archivos. i) Emitir otros dictámenes sobre las normas o los reglamentos que han de regir el Sistema Insular de Archivos. j) Emitir Emiti r dicta dictamen men sobre las petici peticiones ones de acceso a los documen documentos tos públi públicos cos exclui excluidos dos de consulta. k) Emitir informe sobre las reclamaciones de las personas y de las entidades públicas o privadas que consideren vulnerado su derecho de acceso a documentos. l) Elaborar y mantener el censo de archivos y documentos, documentos, de acuerdo con los criterios generagenerales de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos. m) Establecer los criterios técnicos para la aplicación o la adaptación de las normas internacionales en materia de archivos y documentos. n) Todas las demás funciones que la legislación o los reglamentos le atribuyan.
E. Los subsistemas archivísticos de las administraciones supramunicipales y municipales de las Illes Balears a. Definición y funciones Los subsistemas archivísticos de las administraciones supramunicipales y municipales de las Illes Balears han de ser, en cada una, el conjunto de órganos, archivos y documentos que se vinculen a ellos, con la finalidad de dotar la administración local respectiva de la infraestructura necesaria para garantizar la gestión y conservación de su patrimonio documental. La red de archivos municipales será coordinada por el servicio de archivos de cada consejo insular.
b. Las administraciones supramunicipales Las mancomunidades de municipios constituidas en las Illes Balears han de crear los subsistemas archivísticos según sus necesidades y posibilidades. Los archivos de cada una de las administraciones supramunicipales, además de actuar como depósitos de los fondos acumulados durante su gestión, pueden acoger durante el tiempo que sea necesario, si se encuentran en condiciones de hacerlo y si así lo acuerdan las corporaciones correspondientes, la documentación semiactiva e histórica de aquellos municipios mancomunados que no se encuentren en condiciones de cumplir lo que disponen los artículos 12, 13 y 14 de esta ley. En caso de disolución de una mancomunidad de municipios, su archivo ha de depositarse en el centro que el consejo insular correspondiente determine dentro de su subsistema archivístico. También han de hacerlo los fondos allí depositados, si no es posible devolverlos a su titular por las circunstancias expresadas en el punto anterior.
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c. Las administraciones municipales Cada uno de los municipios de las Illes Balears ha de crear y dotar su propio subsistema archivístico en función de sus necesidades y posibilidades. Los archivos municipales, como ejes de los correspondientes subsistemas, han de implantar y mantener el sistema de gestión documental para el tratamiento de los documentos administrativos en fase activa y semiactiva. También recogen, conservan, describen y difunden la documentación histórica. Los archivos municipales hacen las funciones mencionadas en el punto anterior en relación a la documentación de la administración respectiva, de sus organismos autónomos y de sus empresas públicas, de los consorcios en que tengan participación mayoritaria y de las fundaciones y otras entidades financiadas mayoritariamente por los ayuntamientos de que se trate. Los archivos municipales tienen, además, las funciones siguientes: a) Velar para conservar conservar el patrimonio documental documental de su ámbito territorial. b) Potenciar la organización de actividades de divulgación y fomento de la investigación. c) Colaborar con el consejo insular que les corresponde corresponde en la elaboración del Censo de archivos y documentos de las Illes Balears. Los archivos municipales pueden acoger, si el ayuntamiento lo acuerda con la persona titular correspondiente, documentación de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.
Las entidades locales menores pueden constituir, en su caso, archivos como reflejo de su actividad administrativa, los cuales han de integrarse en el subsistema archivístico municipal que les corresponde y han de estar tutelados por el archivo municipal en lo que concierne a la gestión documental y en la evaluación de los documentos.
F. El Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears Además de los órganos de gestión que puedan crearse, el Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears ha de estar integrado por el Archivo General de la UIB, que actuará como depósito final de: a) Los fondos documentales de los órganos órganos de gobierno y administración de la Universidad de las Illes Balears, incluidos los departamentos, centros docentes, centros de investigación y otros servicios de la Universidad de las Illes Balears. b) Los institutos, las fundaciones y otras entidades vinculadas o participadas por la Universidad de las Illes Balears. c) Los documentos de cariz histórico de las instituciones universitarias anteriores a la creación de la Universidad de las Illes Balears. Sin perjuicio de la legislación sectorial que le afecte, la Universidad de las Illes Balears ha de desarrollar reglamentariamente su subsistema archivístico.
2.5 Especial consideración del archivo de gestión En los Archivos de Gestión se custodian los documentos de plena vigencia administrativa, los que se están tramitando en el momento. Sus principales notas características son las siguientes: Concepto de documento, registro y archivo
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- Se trata de un archivo administrativo, cuyo documentos tienen principalmente este valor. - En él se está recogiendo un fondo documental que se está produciendo en el momento. Otros documentos se transferirán con el paso del tiempo, cuando los actos administrativos hayan adquirido firmeza y se hayan ejecutado totalmente sus pronunciamientos, a otros Archivos (al Archivo Central del correspondiente Ministerio). - Como consecuencia consecuencia de la plena vigencia vigencia de los documentos que en este archivo se conservan, no se puede eliminar ninguno. - Los Archivos Archivos de Gestión no pueden ser consultados libremente por los particulares. El art. 57.1 a) de la Ley del Patrimonio Histórico Español sólo prevé la consulta de los documentos una vez que están en los Archivos Centrales. - Las personas encargadas de estos archivos no son especialistas en temas archivísticos, sino los propios funcionarios que están tramitando los expedientes administrativos. Por esta razón, la organización del archivo obedece principalmente a razones de utilidad: localizar rápidamente los documentos archivados, dada su frecuente y necesaria utilización por los funcionarios. Dadas las características del Archivo de Gestión y la falta de especialización de los funcionarios encargados de él, se hace necesario establecer un sistema de ordenación y clasificación de los documentos, para que el archivo sea plenamente operativo. En este sentido, conviene señalar que con los documentos que no van a trasferirse al Archivo Central, en ocasiones, puede resultar preciso realizar un expurgo (eliminación) de documentos. Se establece que el expurgo nunca puede alcanzar a documentos originales, sino sólo a copias. Por otro lado, la documentación informativa complementaria puede necesitar expurgos periódicos; y respecto de notas internas, duplicados... pueden ser eliminados entre los tres y los cinco años siguientes a su generación. Existen Archivos de Gestión en todas las Administraciones Públicas: la Central, la Autonómica y la Local, a todos los niveles administrativos. Su forma de funcionamiento es muy similar.
3. DOCUMENTACIÓ DOCUME NTACIÓN N DE USO EN LOS CENTRO CENTROSS SANITARI SANITARIOS: OS: ADMINISTRATIVA Y CLÍNICA La palabra “documentación” “documentación” hace referencia al conjunto de actividades encaminadas a facilitar la recopilación, almacenamiento, búsqueda y circulación de documentos y de información. La documentación de uso en las Instituciones Sanitarias está compuesta por todos aquellos documentos que incorporan información sanitaria y que sirven de medio de comunicación entre los profesionales de la salud, los particulares usuarios del sistema y los Organismos Públicos interesados. A pesar de existir una gran cantidad de documentos que circulan en las Instituciones Sanitarias, podríamos hacer dos grandes clasificaciones diferenciando aquellos que contienen información exclusivamente clínica, de los que son meros documentos administrativos, pero de gran importancia para la organización y funcionamiento de las Instituciones Sanitarias.
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3.1 Documentación Administrativa Los documentos que la componen son generados en los servicios administrativos de los centros sanitarios, por lo que a su vez vamos a clasificarlos según el servicio del que proceden.
A. Servicio de Admisión de Ingresos Como en los restantes servicios, en el de admisión de ingresos se realizan una serie de actividades que son recogidas en distintos documentos. De esta forma diremos que la documentación existente es la siguiente: - Registro de datos administrativos: fichas y libros de ingresos y de altas, libro de ambulancias, etc. etc. - Documento acreditativo del censo de pacientes. - Cuadrante de los datos sobre camas disponibles, ocupadas y libres en los centros hospitalarios. - Listados diarios de los Ingresos Ingresos y de las Altas producidas. - Confección de pases de visita.
B. Servicio de Admisión de Consultas - Registro de las solicitudes de consulta. - Libros de citas o anotación en ordenador de las mismas. - Documentación escrita escrita de los informes emitidos por los facultativos de las diferentes consultas. - Cumplimentación de partes de quirófano, de altas y bajas y de partes estadísticos.
C. Servicio de Admisión de Urgencias - Registro de datos administrativos, mediante la cumplimentación del libro de entradas y salidas de urgencias, libro de ambulancias. - Partes de lesiones. - Documentos estadísticos básicos.
D. Servicio de Secretaría Administrativa de Planta - En coordinación con el servicio de admisión, se documentará el control control de los ingresos y de las altas que se produzcan en la planta. - Estadillos de ocupación y disponibilidad de camas para información del servicio de admisión. - Cumplimentación de certificados, informes, partes de altas y bajas.
E. Servicio de las unidades de enfermería de planta - Libro registro de planificación y ejecución de las órdenes de los facultativos sobre medicación, asistencia y exploración.
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- Libro de incidencias y cambio de turnos. - Libro Registro de enfermería.
F. Servicio de Secretaría de la Dirección Médica - Listado de guardias médicas. - Correspondencia. - Informes. - Actas.
3.2 Documentación Clínica Es aquella que conforma la historia de cada paciente desde el primer contacto con las instituciones sanitarias hasta la terminación del proceso de la enfermedad. Recoge todas las incidencias que tengan lugar, tales como exploraciones, analíticas, diagnósticos, medicación, procedimientos quirúrgicos, etc. Por tanto, documentación clínica es el soporte de cualquier tipo o clase que contiene un conjunto de datos e informaciones de carácter asistencial.
A. Informe I nforme de alta Todo paciente, familiar o persona vinculada a él, en su caso, tendrá el derecho a recibir del centro o servicio sanitario, una vez finalizado el proceso asistencial, un informe de alta con los contenidos mínimos que determina el artículo 3. Las características, requisitos y condiciones de los informes de alta se determinarán reglamentariamente por las Administraciones sanitarias autonómicas.
B. El alta del paciente En caso de no aceptar el tratamiento prescrito, se propondrá al paciente o usuario la firma del alta voluntaria. Si no la firmara, la dirección del centro sanitario, a propuesta del médico responsable, podrá disponer el alta forzosa en las condiciones reguladas por la Ley. El hecho de no aceptar el tratamiento prescrito no dará lugar al alta forzosa cuando existan tratamientos alternativos, aunque tengan carácter paliativo, siempre que los preste el centro sanitario y el paciente acepte recibirlos. Estas circunstancias quedarán debidamente documentadas. En el caso de que el paciente no acepte el alta, la dirección del centro, previa comprobación del informe clínico correspondiente, oirá al paciente y, si persiste en su negativa, lo pondrá en conocimiento del juez para que confirme o revoque la decisión.
C. Emisión de certificados médicos Todo paciente o usuario tiene derecho a que se le faciliten los certificados acreditativos de su estado de salud. Éstos serán gratuitos cuando así lo establezca una disposición legal o reglamentaria.
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D. Obligaciones profesionales de información técnica, estadística y administrativa Los profesionales sanitarios, además de las obligaciones señaladas en materia de información clínica, tienen el deber de cumplimentar los protocolos, registros, informes, estadísticas y demás documentación asistencial o administrativa, que guarden relación con los procesos clínicos en los que intervienen, y los que requieran los centros o servicios de salud competentes y las autoridades sanitarias, comprendidos los relacionados con la investigación médica y la información epidemiológica.
4. LA HISTORI HISTORIA A CLÍNICA: FUNCIO FUNCIONES, NES, CARACTE RÍSTICAS Y CONTENIDO 4.1 Definición y archivo de la historia clínica La historia clínica comprende el conjunto de los documentos relativos a los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los médicos y de los demás profesionales que han intervenido en ellos, con objeto de obtener la máxima integración posible de la documentación clínica de cada paciente, al menos, en el ámbito de cada centro. Cada centro archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información. Las Administraciones sanitarias establecerán los mecanismos que garanticen la autenticidad del contenido de la historia clínica y de los cambios operados en ella, así como la posibilidad de su reproducción futura.
Las Comunidades Autónomas Autónomas aprobarán las disposiciones necesarias para que los centros sanitarios puedan adoptar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para arc hivar y proteger las historias clínicas y evitar su destrucción o su pérdida accidental.
4.2 Contenido de la historia clínica de cada cada paciente La historia clínica incorporará la información que se considere trascendental para el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Todo paciente o usuario tiene derecho a que quede constancia, por escrito o en el soporte técnico más adecuado, de la información obtenida en todos sus procesos asistenciales, realizados por el servicio de salud tanto en el ámbito de atención primaria como de atención especializada. La historia clínica tendrá como fin principal facilitar la asistencia sanitaria, dejando constancia de todos aquellos datos que, bajo criterio médico, permitan el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud. El contenido mínimo de la historia clínica será el siguiente: a) La documentación relativa a la hoja clínicoestadística. clínicoestadística. b) La autorización de ingreso. ingreso.
Concepto de documento, registro y archivo
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c) El informe de urgencia. d) La anamnesis y la exploración física. e) La evolución. f) Las órdenes médicas. g) La hoja de interconsulta. h) Los informes de exploraciones complementarias. i) El consentimiento informado. j) El informe de anestesia. k) El informe de quirófano o de registro del parto. l) El informe de anatomía patológica. m) La evolución y planificación de cuidados de enfermería. n) La aplicación terapéutica de enfermería. ñ) El gráfico de constantes. constantes. o) El informe clínico de alta. Los párrafos b), c), i), j), k), l), ñ) y o) sólo serán exigibles en la cumplimentación de la historia clínica cuando se trate de procesos de hospitalización o así se disponga. Cuando se trate del nacimiento, la historia clínica incorporará, además de la información a la que hace referencia este apartado, los resultados de las pruebas biométricas, médicas o analíticas que resulten, en su caso, necesarias para determinar el vínculo de filiación con la madre, en los términos que se establezcan reglamentariamente. La historia clínica se llevará con criterios de unidad y de integración, en cada institución asistencial como mínimo, para facilitar el mejor y más oportuno conocimiento por los facultativos de los datos de un determinado paciente en cada proceso asistencial.
4.3 Usos de la historia clínica La historia clínica es un instrumento destinado fundamentalmente a garantizar una asistencia adecuada al paciente. Los profesionales asistenciales del centro que realizan el diagnóstico o el tratamiento del paciente tienen acceso a la historia clínica de éste como instrumento fundamental para su adecuada asistencia. Cada centro establecerá los métodos que posibiliten en todo momento el acceso a la historia clínica de cada paciente por los profesionales que le asisten. El acceso a la historia clínica con fines judiciales, epidemiológicos, de salud pública, de investigación o de docencia, se rige por lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y en la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad, y demás normas de aplicación en cada caso. El acceso a la historia clínica con estos fines obliga a preservar los datos de identificación personal del paciente, separados de los de carácter clínicoasistencial, de manera que, como regla general, quede asegurado el anonimato, salvo que el propio paciente haya dado su consentimiento para no separarlos.
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Se exceptúan los supuestos de investigación de la autoridad judicial en los que se considere imprescindible la unificación de los datos identificativos con los clínicoasistenciales, en los cuales se estará a lo que dispongan los jueces y tribunales en el proceso correspondiente. El acceso a los datos y documentos de la historia clínica queda limitado estrictamente a los fines específicos de cada caso. Cuando ello sea necesario para la prevención de un riesgo o peligro grave para la salud de la población, las Administraciones sanitarias a las que se refiere la Ley 33/2011, General de Salud Pública, podrán acceder a los datos identificativos de los pacientes por razones epidemiológicas o de protección de la salud pública. El acceso habrá de realizarse, en todo caso, por un profesional sanitario sujeto al secreto profesional o por otra persona sujeta, asimismo, a una obligación equivalente de secreto, previa motivación por parte de la Administración que solicitase el acceso a los datos. El personal de administración y gestión de los centros sanitarios sólo puede acceder a los datos de la historia clínica relacionados con sus propias funciones. El personal sanitario debidamente acreditado que ejerza funciones de inspección, evaluación, acreditación y planificación, tiene acceso a las historias clínicas en el cumplimiento de sus funciones de comprobación de la calidad de la asistencia, el respeto de los derechos del paciente o cualquier otra obligación del centro en relación con los pacientes y usuarios o la propia Administración sanitaria. El personal que accede a los datos de la historia clínica en el ejercicio de sus funciones queda sujeto al deber de secreto. Las Comunidades Autónomas regularán el procedimiento para que quede constancia del acceso a la historia clínica y de su uso.
4.4 La conservación de la documentación clínica Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. No obstante, los datos de la historia clínica relacionados con el nacimiento del paciente, incluidos los resultados de las pruebas biométricas, médicas o analíticas que en su caso resulten necesarias para determinar el vínculo de filiación con la madre, no se destruirán, trasladándose una vez conocido el fallecimiento del paciente, a los archivos definitivos de la Administración correspondiente, donde se conservarán con las debidas medidas de seguridad a los efectos de la legislación de protección de datos. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas. Sin perjuicio del derecho al que se refiere el artículo siguiente, los datos de la historia clínica relacionados con las pruebas biométricas, médicas o analíticas que resulten necesarias para determinar el vínculo de filiación con la madre del recién nacido, sólo podrán ser comunicados a petición judicial, dentro del correspondiente proceso penal o en caso de reclamación o impugnación judicial de la filiación materna. Los profesionales sanitarios tienen el deber de cooperar en la creación y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada y secuencial del proceso asistencial de los pacientes.
Concepto de documento, registro y archivo
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La gestión de la historia clínica por los centros con pacientes hospitalizados, o por los que atiendan a un número suficiente de pacientes bajo cualquier otra modalidad asistencial, según el criterio de los servicios de salud, se realizará a través de la unidad de admisión y documentación clínica, encargada de integrar en un solo archivo las historias clínicas. La custodia de dichas historias clínicas estará bajo la responsabilidad de la dirección del centro sanitario. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen. Son de aplicación a la documentación clínica las medidas técnicas de seguridad establecidas por la legislación reguladora de la conservación de los ficheros que contienen datos de carácter personal y, en general, por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal.
4.5 Derechos de acceso a la historia clínica El paciente tiene el derecho de acceso, con las reservas que más adelante se indicarán, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. El derecho al acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas.
4.6 Derechos relacionados con la custodia de la historia clínica El paciente tiene derecho a que los centros sanitarios establezcan un mecanismo de custodia activa y diligente de
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Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros.
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las historias clínicas. Dicha custodia permitirá la recogida, la integración, la recuperación y la comunicación de la información sometida al principio de confidencialidad con arreglo a lo establecido anteriormente.
4.7 La historia clínica en la Ley Ley 5/2003 de 4 de abril, de Salud de las Illes Balears La historia clínica es el conjunto de documentos agrupados en un expediente que contiene las diversas actuaciones relativas al proceso asistencial de cada enfermo y la identificación de los médicos y del resto de profesionales que intervienen. La historia clínica ha de contener, en todo caso, los datos personales, los de la asistencia y los clínico-asistenciales. Constarán asimismo las acciones, las intervenciones y las prescripciones hechas por cada profesional sanitario. Reglamentariamente se regulará el contenido completo de la historia clínica y los usos de ésta. Los centros sanitarios han de disponer de un modelo normalizado de historia clínica que recoja los contenidos fijados reglamentariamente, adaptados al nivel asistencial que tienen y a la clase de prestación que realizan.
Concepto de documento, registro y archivo
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Esquema 15
CONCEPTOS DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO Documento Concepto Según la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, “se entiende por documento, a efectos de la presente ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones” Los documentos en la Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears Definición Los documentos de titularidad pública Definición Responsabilidades Responsabilidad es de los titulares de documentos públicos Gestión de los documentos públicos Evaluación de los documentos públicos Traspaso de funciones entre administraciones y cargos públicos Privatización Privatizació n de entidades públicas Indisponibilidad Los documentos de titularidad privada Definición Responsabilidades de los titulares de documentos privados integrantes del patrimonio documental El depósito del patrimonio documental Depósitos documentales Depósito de documentos privados en archivos públicos La salida, la conservación y el expurgo del patrimonio documental Movilidad de los fondos Digitalización Digitalizaci ón y microfilmació microfilmación n Expurgo de documentos Restauración de documentos Reproducciones Clases Legales Públicos Privados Históricos Oficiales
Concepto de documento, registro y archivo
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Documentos administrativo administrativoss Documentos parlamentari parlamentarios os Documentos judiciales
Registro Definición doctrinal Aspectos legales
Archivo Introducción histórica Concepto de Archivo Definiciones doctrinales Definición legal El derecho de acceso a los archivos y registros El acceso a los archivos y documentos en las Illes Balears Acceso a los archivos y documentos públicos Ejercicio del derecho de acceso a los documentos públicos Vigencia de las exclusiones de consulta Caracteres del documento de archivo Valor legal o administrativo e histórico de los documentos El sistema de clasificación Etapa prearchivística Etapa archivística
FUNCIONES Y CLASES DE ARCHIVO Funciones del Registro Positiva Negativa Cronológica
Funciones del Archivo Entrada en archivo Conservar Servir. Salida de archivo La comunicación de la información La difusión
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Tema 15
Clases Por su titularidad Públicos Por su ámbito funcional Por su ámbito territorial Privados Notariales o de protocolo Eclesiásticos Particulares Por su finalidad principal Administrativos De Gestión Centrales Intermedios Históricos Archivo Histórico Nacional Archivo General de Simancas Archivo de la Corona de Aragón Archivo General de Indias
El sistema archivístico de las Illes Balears Definición y la estructura del Sistema Archivístico de las Illes Balears Definición Principios de actuación El tratamiento archivístico de la documentación Estructura Los órganos de coordinación La Junta Interinsular de Archivos La Comisión Técnica Interinsular de Archivos Los subsistemas archivísticos El Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears Definición Estructura El Archivo del Reino de Mallorca El Archivo Histórico de Maó El Archivo General del Gobierno de las Illes Balears Los archivos centrales de las consejerías del Gobierno de las Illes Balears La coordinación entre centros El Subsistema Archivístico del Parlamento de las Illes Balears
Concepto de documento, registro y archivo
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El Subsistema Archivístico del Consejo Consultivo de las Illes Balears Los subsistemas archivísticos de los consejos insulares Definición Estructura Las comisiones técnicas insulares de archivos Los subsistemas archivísticos de las administraciones supramunicipales y municipales de las Illes Balears Definición y funciones Las administraciones supramunicipales Las administraciones municipales El Subsistema Archivístico de la Universidad de las Illes Balears
Especial consideración del archivo de gestión En los Archivos de Gestión se custodian los documentos de plena vigencia administrativa, los que se están tramitando en el momento
DOCUMENTACIÓN DE USO EN LOS CENTROS SANITARIOS: ADMINISTRATIVA Y CLÍNICA Documentación Administrativa Servicio de Admisión de Ingresos Servicio de Admisión de Consultas Servicio de Admisión de Urgencias Servicio de Secretaría Administrativa de Planta Servicio de las unidades de enfermería de planta Servicio de Secretaría de la Dirección Médica
Documentación Clínica Es aquella que conforma la historia de cada paciente desde el primer contacto con las instituciones sanitarias hasta la terminación del proceso de la enfermedad. Recoge todas las incidencias que tengan lugar, tales como exploraciones, analíticas, diagnósticos, medicación, procedimientos quirúrgicos, etc. Informe de alta El alta del paciente Emisión de certificados médicos Obligaciones profesionales de información técnica, estadística y administrativa
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Tema 15
LA HISTORIA CLÍNICA: FUNCIONES, CARACTERÍSTICAS Y CONTENIDO Definición y archivo de la historia clínica La historia clínica comprende el conjunto de los documentos relativos a los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los médicos y de los demás profesionales que han intervenido en ellos, con objeto de obtener la máxima integración posible de la documentación clínica de cada paciente, al menos, en el ámbito de cada centro
Contenido de la historia clínica de cada paciente La historia clínica incorporará la información que se considere trascendental para el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Todo paciente o usuario tiene derecho a que quede constancia, por escrito o en el soporte técnico más adecuado, de la información obtenida en todos sus procesos asistenciales, realizados por el servicio de salud tanto en el ámbito de atención primaria como de atención especializada
Usos de la historia clínica La historia clínica es un instrumento destinado fundamentalmente a garantizar una asistencia adecuada al paciente. Los profesionales asistenciales del centro que realizan el diagnóstico o el tratamiento del paciente tienen acceso a la historia clínica de éste como instrumento fundamental para su adecuada asistencia Cada centro establecerá los métodos que posibiliten en todo momento el acceso a la historia clínica
La conservación de la documentación clínica Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial
Derechos de acceso a la historia clínica El paciente tiene el derecho de acceso, con las reservas que más adelante se indicarán, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos
Derechos relacionados con la custodia de la historia clínica El paciente tiene derecho a que los centros sanitarios establezcan un mecanismo de custodia activa y diligente de las historias clínicas. Dicha custodia permitirá la recogida, la integración, la recuperación y la comunicación de la información sometida al principio de confidencialidad con arreglo a lo establecido anteriormente
La historia clínica en la Ley 5/2003 de 4 de abril, de Salud de las Illes Balears La historia clínica es el conjunto de documentos agrupados en un expediente que contiene las diversas actuaciones relativas al proceso asistencial de cada enfermo y la identificación de los médicos y del resto de profesionales que intervienen
Concepto de documento, registro y archivo
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