Perbaikan kinerja a. Pengertian
Kinerja tim, individu, atau organisasi dapat mencapai tujuan seperti yang diharapkan , namun dapat pula tidak mencapai harapan. Perbaikan terhadap kinerja harus dilakukan karena prestasi kerja yang dicapai tidak seperti diharapkan. Dengan melakukan perbaikan kinerja, diharapkan tujuan organisasi di masa depan dapat tercapai dengan lebih baik lagi Namun, perbaikan kinerja tidak hanya dilakukan apabila prestasi kerja tidak seperti diharapkan. perbaikan kinerja harus pula dilakukan walaupun seseorang, tim atau organisasi telah mampu mencapai prestasi kerja yang diharapkan organisasi, tim maupun individu di masa depan dapat menetapkan target kuantitatif yang lebih tinggi atau dengan kualitas yang lebih tinggi. Perbaikan kinerja dilakukan dengan melibatkan segenap sumber daya manusia dalam organisasi dan meliputi seluruh proses manajemen kinerja. Perbaikan kinerja dapat dilakukan terhadap seluruh proses manajemen kinerja. b. Tingkatan kinerja
Masalah kinerja sumber daya manusia dapat d apat terjadi pada beberapa tingkatan yaitu individu, tim, dan organisasi. Pada tingkat individu kesenjangan kinerja terjadi terjadi dalam hal pekerja tidak mampu menyelesaikan menyelesaikan tugas yang diberikan dengan baik atau pada waktu yang ditentukan . pada tingkat tim kesenjangan kinerja terjadi apabila tim tidak mampu menyelesaikan tugas yang diberikan pada waktunya. Tidak terselesaikanya terselesaikanya tugas tim dapat juga terjadi karena interaksi antar pribadi dalam tim tidak mendukung proses dalam kinerja untuk mencapai tujuan. Sementara itu pada tngkat organisasi terjadi apabila tujuan organisasi tidak dapat tercapai, misalnya keinginan mendapatkan keuntungan dan jumlah tertentu tidak dapat terpenuhi. Demikian pula apabila organisasi tidak mampu memberikan pelayanan yang diminta pelanggan. i.
Memaksimalkan Memaksimalkan kinerja kinerja.
Perbaikan kinerja perlu dilakukan dengan berkelanjutan untuk dapat mencapai hasil sepeti yang diharapkan di masa depan. Untuk itu diperlukan langkah tepat agar tercapai hasil yang maksimal. Pada tingkat organisasi diperlukan organisasi yang selalu terdorong untuk mencapai kinerja tinggi. Namun organisasi dijalankan oleh sejumlah sumber daya manusia pada berbagai tingkatan dengan peranan masing-masing. Sumber daya manusia dituntut untuk memberikan kontribusi sebesar- besarnya untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk itu segenap sumber daya manusia perlu digerakkan untuk memaksimalkan kinerja mereka.
1. Memperbaiki kinerja organisasi Untuk memperbaiki kinerja organisasi manajer dan pimpinan perlu mengetahui keterampilan utama yang diperlukan, meningkatkan rasa percaya diri, dapat menentukan tujuan dan sasaran yang jelas serta dapat mengelola fleksibilitas pribadi mereka. a. Mengetahui keterampilan yang diperlukan Globaisasi dan teknologi komunikasi yang semakin baik telah meningkatkan tekanan pada bisnis dan pada giliranya menekankan pada sumber daya manusia. Faktor penting yang diperlukan untuk memaksimalkan kinerja adalah dengan memperbaiki bagaimana kita mengelola diri kita sendiri dan hubungan kerja kita dengan orang lain. Untuk itu perlu keterampilan tersendiri yang perlu dipelajari. b. Meningkatkan kepercayaa diri Kinerja tingkat tinggi perlu kepercayaan tingkat tinggi. Terutama dalam kondisi yang menuntut banyak persyaratan. Keyakinan dan kemampuan pada dir i sendiri diharapkan dapat menemukan solusi terhadap masalah yang dihadapi, dan merasa dapat mencapai hasil yang diharapkan. ketidakyakinan terhadap kemampuanya dapat menurunkan kepercayaan. Dalam setiap tugas spesifik, kemampuan kita dihubungkan dengan tingkat kepercayaan dan kompetensi pada umunya tidak menjadi masalah. Tapi orang kehilangan kepercayaan apabila sesuatu berjalan salah dan kemudian kompetensinya jatuh. c. Menetapkan tujuan dan sasaran Proses menetukan tujuan dan sasaran membantu kita berfikir melalui situasi kompleks dan selalu berubah. Sebaiknya menghindari tindakan reaktif seperti pemadam kebakaran dan menggunakan keterampilan menetapkan tujuan. Menyadari akan hal tersebut akan membuat keterampilan menjadi alamiah, sehingga dapat mengelola masalah dan perubahan dengan lebih mudah. d. Mengelola fleksibilitas pribadi Hasil pekerjaan kita ditentukan dari bagaimana kita mengelola diri kita secara internal. Untuk mencapai kinerja luar biasa diperlukan meningkatkan kepedulian terhadap perubahan yang dapat dilakukam bagaimana kita mendekati situasi dengan maksud mengembangkan fleksibilitas dalam diri. Mengembangkan fleksibilitas dalam menangani situasi pekerjaan dilakukan dengan mengubah aspek dari perasaan, keyakinan dan pemikiran kita.
2. Memperbaiki kinerja sendiri Apabila kita memfokus pada kinerja kita maka kita akan melihat perbaikan dalam hasilnya. Untuk mendapatkan hasil kinerja yang maksimal kita perlu tahu bagaimana cara belajar, mampu mengelola emosi, bersedia melatih diri sendiri, mampu memvisualisasikan, dapat menemukan pendekatan terbaik, dapat membebaskan sumber daya internal, menghilangkan kebiasaan buruk, menganalisis masalah dan dapat mengatur dengan baik. 1) Mempelajari bagaimana cara belajar Kinerja tinggi hanya dapat diperoleh karena mempunyai sejumlah kompetensi. Untuk itu perlu mengenal keterampilan utama yang perlu difokuskan, mempertimbangkan bagaimana mengembangkanya, dan belajar menggunakan teknik melatih mental untuk mengonsolidasikan apa yang dipelajari. Manajemen kinerja mencakup 3 bidang keterampilan yang perlu difokuskan ( John Seymour dan Martin Shervington, 2001:16) : a. Self management skills . Termasuk didalamnya penetapan tujuan dan manajemen waktu. Dengan ini keterampilan manajemen kita tentang bagaimana mengelola diri kita akan tumbuh. b.
Project management skills. Mengembangkan keterampilan ini akan menjadikan
kita apa yang perlu untuk dilakukan dan kapan dilakukan, sehingga dapat menjaga proyek tetap pada jalurnya. c. People maagement skills. Merupakan kemampuan berkomunikasi secara efektif dengan orang yang menentukan keberhasilan proyek. 2). Mengelola emosi Mempelajari keterampilan secara aktif berarti mengelola tahapan emosi, sehingga diperoleh kinerja maksimal. Dengan mengelola keadaan emosional dipekerjaan dengan baik, kita akan mulai menumbuhkan situasi yang menantang dan potensial membuat stres. Ketika mendapatkan stres, keadaan emosional kita memburuk sehingga mempengaruhi pemikiran, pertimbangan dan kinerja. Dari pada merasa stres , maka disarankan belajar menciptakan keadaan emosional yang besifat positif. 3). Meng-coach diri sendiri Kebanyakan diantara kita telah menyadari bahwa pada umunya menpunyai kelemahan dalam mengkritik diri sendiri. Kita perlu mengubah cara kita berbicara terhadap diri sendiri sehingga dapat merubah inner critics menjadi inner coach, dan belajar menggunakan proses self coaching untuk pengembangan pribadi.
4). Visualisasi untuk efektifitas Dalam otak kita terdapat 3 bahasa yaitu auditory, visual dan kinesthetic atau feelings (John Seymour dan Martin Shervington, 2001:22) strategi auditory
(pendengaran) adalah dengan menanyakan pada diri sendiri apakah pilihan terbaik yang mungkin. Sedangkan strategi visual (peragaan) dengan imajinasi dan pilihan yang mungkin . sedangkan kinesthetic (perasaan) dengan memperhatikan situasi yang mendalam dan perasaan tentang pilihan yang terssedia. 5).Menemukan pendekatan terbaik Setiap kejadian hanya mempunyai arti seperti apa yang kita berikan respon menunjukkan tentang cara membentuk situasi. Begitu pula sikap kita tethadap pekerjaan. Mungkin kita melihat sebagai penyelesaian masalah yang tidak pernah berakhir , atau sebagai peluang yang menarik dan menantang. Memelihara sikap positif dalam setiap situasi akan meningkatkan kepuasan terhadap kehidupan kerja lebih baik. 6). Membebaskan sumber daya didalam inner conflict menyerap energi dan motivasi kita, apabila kita dapat
mengidentifikasi dan menyelesaian konflik maka kita dapat membebaskan waktu dan usaha yang dihamburkan. Dengan menyelesaikan inner conflicts maka kita tidak melawan diri kita sendiri dan memboroskan energi sendiri. Konflik internal relatif biasa dan mudah dikenal, seperti perbedaan kepentingan kita dengan orang lain, tuntutan profrsional akan waktu dengan kepentingan keluarga. Konflik internal sering tampak seperti perasaan campur aduk. Keraguan perlu diatasi terlebih dahulu sebelum menyatakan komitmen untuk melakukan tindakan. 7). Belajar mengatasi kebiasaan buruk Kebiasaan buruk dapat mencegah kita mendapatkan sesuatu dengan mudah. Tetapi relatif mudah mengatasi kebiasaan dengan menggantikan prilaku lama dengan prilaku baru yang lebih produktif ini merupakan cara termudah untuk memperbaiki kinerja secara berkelanjutan.
8). menganalisis masalah Masalah sering terlihat dari perspektif terbatas dimana jawabanya mungkin terletak diluar ruang masalah di mana kita berfikir. Karenanya kita perlu meningkatkan ukuran kotak pemikiran kita. Sehingga mendapatkan solusi yang ungkin tidak dapat diperoleh dengan cara sebaiknya. Manajer sering mengalami kebuntuan saat menangani masalah pada tingkat yang salah. Harus diperhatikan apakah masalahnya berada pada tingkat lingkungan, prilaku, harapan ,kemampuan, identitas, atau masalah-masalah nilai. 9). Mengoptimalkan waktu Cara menggunakan waktu akan menentukan kinerja menyeluruh pada giliranya memengaruhi tim kerja. Dengan keterampilan manajer waktu akan segera meningkatkan kinerja. Untuk itu perlu menyiapkan waktu tiap hari untuk memfokus pada prioritas. 3. Membantu orang lain menjadi lebih baik Dalam setiap organisasi tanpa memandang bentuk, usaha kepemilikanya hasil kinerjanya tidak mungkin dapat dicapai oleh pemimpin maupun manager mereka tentu memerlukan banyak dukungan orang lain, terutama dari bawahanya dan anggotanya, sementara itu tidak semua bawahan mempunyai kompetensi, keterampilan dan kemampuan yang memadai untuk menjalankan pekerjaanya.
Berhubungan secara non verbal Penelitian menunjukkan bahwa dampak dari komunikasi 7% berasal dari kata-kata, berbicara atau ucapan 38%, dan 55% diperoleh dari bahasa tubuh. Komunikasi tatap muka, nada suara dan bahasa tubuh mempunyai pengaruh lebih besar dalam bentuk bagaimana orang bereaksi dan saling merespon satu sama lain dari pada kata-kata itu sendiri (Jonh Seymour dan Martin Servington, 2001:36).
Mengevaluasi prioritas Dalam semua aspek bisnis seperti pelayanan pelanggan, pembinaan sumber daya manusia dan manajemen kinerja, orang mempunyai prioritas yang harus dipuaskan untuk itu perlu dipelajari bagaimana mengidentifikasi kebutuhan utama, dalam kondisi untuk memuaskan mereka.
Bekerja dengan sifat kepribadian Dalam banyak dituasi terdapat banyak cara dimana orang akan berprilaku konsisten. Mengenal pola konsistensi kita sendiri dan orang lain akan meningkatkan efektifitas.
Terdapat kebiasaan mental yang digunakan dalam situasi yang berbeda. Beberapa orang mengikuti serangkaian prosedur untuk mencapai tujuanya, sedang yang lainya mempunyai pilihan. Beberapa orang memprakarsai tindakan, sementara lainya bersifat reaktif. Beberapa orang bertujuan mencapai tujuan positif, sedang lainya menghindari masalah negatif.
Mendapatkan persetujuan baik Tidak setiap orang mempunyai pendekatan yang sama dalam bernegosiasi. Dalam kenyataanya terdapat 5 gaya utama yang dipergunakan orang dalam alam bawah sadarnya yaitu kompromi, paksaan, emosi, rasional, dan perundingan.
Mendeteksi dan mencegah masalah Yang paling penting untuk dilakukan adalah menghindari sebelum terjadi. Mencegah terjadinya masalah biayanya lebih efisien dari pada menunggu sampai terjadi. Untuk mengantisipasinya dilakukan dengan isyarat halus dari prilaku orang lain.
Menyelenggarakan pertemuan Dengan mengetahui bagaimana membuat pertemuan bekerja kita dapat mentransformasi produktifitas pribadi dan organisasi, meperbaiki keterampilan dalam pertemuan membuat pertemuan merupakan forum konstruktif, dimana semua masalah dapat didiskusikan secara efektif dan efisien.
Memperbaiki hubungan kerja Manajer perlu keterampilan interpersonal tingkat tinggi untuk mencapai kinerja tinggi dalam lingkungan kerja yang penuh dengan tekanan sekarang ini. Mempelajari keterampilan penting untuk mengetahui kapan dan bagaimana menggeser pandangan untuk bagaimana mamastikan hasil terbaik.
Mengenal isyarat Ketika berbicara dengan seseorang perlu memperhatikan gaya berfikir visual, auditory, kinesthetic , yang menentukan pada setiap waktu tertentu.
Mengenal isyarat diperlukan untuk mendapat kecocokan komuniksi yang sesuai dengan mereka.
Memengaruhi melalui bahasa Komunikasi yang efektif akan mempengaruhi hasil. Kita perlu mengenal kapan harus secara spesifik menyampaikan pertanyaan, dan bagaimana menyesuaikan dengan pola bahasa orang lain sehingga secara efektif memengaruhi mereka.
Meningkatkan gagasan untuk menang Apabila mengiginkan suatu tim unggul, maka perlu ditingkatkan berkembangnya gagasan produktif. Untuk itu dapat dipergunakan strategi berfikir efektif dengan memisahkan peran kreatifitas, realisme, dan saling mengkritik dan memfokus pada masalah tersebut pada waktu yang tepat.
