Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik

MENEKAN TINGGINYA FREKUENSI PEGAWAI YANG TERLAMBAT MASUK KERJA ANTARA JAM 07.01

– 07.15 WIB

PADA BKD KAB GRESIK SEBESAR 80% DALAM WAKTU 13 MINGGU MINGGU

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN GRESIK

Jl. Dr. Wahidin Sudirohusodo No. 245 Telp. (031) 3952811, 3952823, 3952825-30 Fax. (031) 3952744, e-mail:[email protected] G R E S I K

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.













1

ABSTRAKSI

Badan

Kepegawaian

Daerah

Kabupaten

Gresik

dibentuk berdasarkan

Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah serta Peraturan Daerah Kabupaten Gresik Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Gresik. Salah satu fungsi Badan Kepegawaian Daerah adalah pembinaan disiplin kepada Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik dengan tujuan agar pegawai taat dan patuh terhadap tata tertib dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sejalan dengan telah diterbitkannya Peraturan Bupati Gresik Nomor 28 Tahun 2009 tentang Pedoman Peningkatan Disiplin, Pelayanan Publik dan Prestasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik pada Tahun 2009 ini, serta Keputusan Bupati Gresik Nomor : 862/260/HK/437.12/2009 tentang Tim Pelaksana Peningkatan Disiplin, Pelayanan Publik dan Prestasi (PDP3) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik, maka mau tidak mau, suka tidak suka Badan Kepegawaian Daerah harus mendukung dan merealisasikan sepenuhnya Peraturan Bupati dan Keputusan Bupati tersebut. Dalam rangka mengapresiasi program peningkatan disiplin, pelayanan publik dan prestasi, salah satu aspek dari kedisiplinan pegawai di Lingkungan Badan Kepegawaian Daerah yang perlu dibenahi, adalah kedisiplinan untuk mematuhi jam kerja, hal ini disebabkan masih tingginya pegawai yang terlambat masuk kerja sesuai ketentuan, sehingga secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pelayanan administrasi kepegawaian kepada pegawai dan masyarakat di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik. Oleh karena itu Kelompok Budaya Kerja FORMASI yang ada pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kabupaten Gresik, akan akan berupaya untuk mencari strategi yang efektif guna meningkatkan kedisiplinan pegawai khususnya dalam mentaati ketentuan jam kerja, dengan harapan ke depan seluruh pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik sudah tidak ada lagi yang terlambat masuk kerja sehingga apa yang















2

Komunikasi dan Diskusi) Diskusi) Nama Kelompok Budaya Kerja : FORMASI (Forum Komunikasi

Artinya :

Segala Permasalahan dan kendala yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Daerah wajib

dikomunikasikan

dan

didiskusikan

untuk

menemukan

solusi

perbaikannya Susunan Personalia Kelompok Budaya Kerja FORMASI Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik, terdiri atas : NO.

JABATAN DALAM KELOMPOK

NAMA

1

Penanggung Jawab

Drs. KUWADIJO, MM.

2

Fasilitator

Drs. SUTRISNO

3

Ketua

Drs. SUNARKO, M.Pd.

4

Sekretaris

Drs. Ec. M. YAZID NURKHAFIDHI

5

Anggota

1. NASRIYAH, SH. MM. 2. MAISYAROH, S.Sos. MM. 3. DIANNE HETTY W, S.Sos. 4. DANI PUSPASARI, S.Sos. MSi. 5. MERISTA DEDY H, SSTP, MSi. 6. AKHMAD FATHONI, FATHONI, SSTP.

JADWAL PERTEMUAN :

KBK DIBENTUK

: 25 MARET 2009

JUMLAH PERTEMUAN

: 16 KALI

LAMA PERTEMUAN

: 2 JAM

RATA-RATA KEHADIRAN

: 85%

RATA-RATA PENDIDIKAN

: S2

RISALAH

: I (PERTAMA)

Motto Kelompok :















3

TOPIK PILIHAN SASARAN PROGRAM KELOMPOK BUDAYA KERJA ” FORMASI”

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN GRESIK

NO

INSTANSI

KELOMPOK

TOPIK PILIHAN

BUDAYA KERJA

PROGRAM

MASALAH

BUDAYA KERJA

1

BKD KABUPATEN GRESIK

FORMASI

Peningkatan Disiplin

Tingginya

PNS

lingkungan

Pegawai yang terlambat

Badan Kepegawaian

masuk kerja antara jam :

di

Daerah

frekuensi

Kabupaten 07.01 – 07.15 Wib

Gresik

Gresik, 5 Mei 2009 KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN GRESIK

Drs. KUWADIJO, MM. NIP. 19550808 198103 1 018















4

I. IDENTIFIKASI 1. Visi

:

“

Terwujudnya

Manajemen

Kepegawaian

Yang

Berkualitas Prima “ 2. Misi

: a. Mewujudkan sistem administrasi kepegawaian daerah yang prima; b. Mewujudkan

pengembangan

SDM

Aparatur

yang

kompetitif dan profesional dengan memberikan daya dukung yang optimal; c.

Mewujudkan penataan dan pembinaan pembinaan SDM Aparatur yang berbasis kinerja;

d. Mewujudkan

kompetensi

SDM

Aparatur

melalui

penyelenggaraan penyelenggaraan diklat yang berkualitas 3. Sasaran

: Optimalisasi disiplin Pegawai BKD Kabupaten Gresik dalam memberikan

pelayanan

administrasi

kepegawaian

di

lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik 4. Strategi

: - Peningkatan disiplin pegawai masuk kerja sesuai jam kerja; - Peningkatan kebersamaan dan kekompakan seluruh pegawai; - Peningkatan

Kinerja

pegawai

dalam

memberikan

pelayanan administrasi kepegawaian tepat waktu. 5. Tema

: Tingginya frekuensi pegawai terlambat masuk kerja pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik

6. Alasan

: Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik adalah















5

harus menjadi motor utama untuk berdisiplin khususnya tentang ketentuan jam kerja kantor.

II. GAMBARAN UMUM BKD 1. Susunan Organisasi Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah serta Peraturan Daerah Kabupaten Gresik Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Gresik, maka Susunan organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik adalah terdiri atas : (1) Kepala Badan; (2) Sekretariat, terdiri dari: a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; b. Sub Bagian Program dan Pelaporan; c. Sub Bagian Keuangan. (3) Bidang Pengembangan Pegawai, terdiri dari: a. Sub Bidang Formasi dan Pengembangan Pegawai; b. Sub Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai. (4) Bidang Kepangkatan dan Mutasi, terdiri dari: a. Sub Bidang Kepangkatan dan Mutasi Jabatan Struktural; b. Sub Bidang Kepangkatan dan Mutasi Jabatan Fungsional. (5) Bidang Pendidikan dan Pelatihan, terdiri dari : a. Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Penjenjangan Struktural; b. Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Teknis Fungsional. (6) Bidang Data Kepegawaian a. Sub Bidang Dokumentasi dan Pengolahan Data Pegawai; b. Sub Bidang Informasi Kepegawaian. Kepegawaian.

















6

2. Tugas dan dan Fungsi Fungsi Organisasi Organisasi Dalam kedudukannya sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Gresik, Badan Kepegawaian Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Gresik Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Gresik serta Peraturan Bupati Gresik Nomor 49 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik, mempunyai tugas dan fungsi organik dengan tata kerja sebagai berikut : ”MEMBANTU BUPATI GRESIK DALAM MELAK UKAN UKAN PENYUSUNAN

DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAERAH DI BIDANG KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ” Untuk melaksanakan tugas tersebut, fungsi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik adalah: a. Perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan; b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan; c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan; dan d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.















7

IV. JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN

MEI LANGKAH

I

N A

I

Menentukan tema dan judul

II

Menganalisa penyebab

III

Menguji dan menentukan penyebab dominan

IV

Membuat rencana dan melaksanakan perbaikan

V

Meneliti hasil perbaikan

VI

Membuat standar baru

VII

Mengumpulkan data baru dan menentukan rencana berikutnya

L P

O D

K C E H C

N OI T C A

JUNI

JULI

AGUSTUS

KEGIATAN

Keterangan :

II

III

IV

I

II

III

IV

I

II

III

IV

I

II

III

IV















8

1.1.

INVENTARISASI INVENTARISASI MASALAH Berdasarkan inventarisasi dari anggota KBK FORMASI ditemukan beberapa masalah sebagai berikut : N0

MASALAH

USULAN

1.

Frekuensi pegawai tidak masuk Nasriyah, SH, MM. kerja tanpa keterangan

2.

Frekuensi pegawai masuk kerja

3.

Frekuensi pegawai tidak mengikuti apel pagi tanpa keterangan

terlambat M. Dedy Hartadi, SSTP, Msi.

Drs. Ec. M. Yazid Nurkhafidhi

Tabel 1

1.2.

MENENTUKAN TEMA 1.2.1. Data Sheet Rekapitulasi Absensi Pegawai Sumber data

: Rekapitulasi absensi check clock, apel pagi, dan absensi harian

Lokasi

: Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik

Periode

: 1 – 31 April 2009

Pengumpul data

: Drs. Ec. M. Yazid Nurkhafidhi

NO.

MASALAH

FREK

FREK

%

%















9

1.2.2.Diagram 1.2.2. Diagram Pareto Frekuensi

Persentase

405 360

100%

315

87%

270

87% 216

225

64%

180 135 77

90

45

45 0

Masalah I I II III

: : :

II

III

Frekuensi Pegawai terlambat masuk kerja Frekuensi Pegawai tidak mengikuti apel pagi tanpa keterangan Frekuensi Pegawai tidak masuk kerja tanpa keterangan

Diagram 1

Kesimpulan : Berdasarkan hasil tabulasi data dan diagram pareto diatas, maka Kelompok Budaya Kerja FORMASI menentukan tema sebagai berikut : “ Menekan tingginya f rekuensi rekuensi pegawai terlambat masuk kerja “















10

1.3.

MENENTUKAN JUDUL 1.3.1. Data Sheet Pokok Masalah Sumber data

: Rekapitulasi absensi check clock

Lokasi

: Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik

Periode

: 1 – 31 April 2009

Pengumpul data

: Drs. Ec. M. Yazid Nurkhafidhi

NO.

MASALAH

JUMLAH

%

KUMULATIF

1

Frekuensi pegawai terlambat masuk kerja antara jam : 07.0107.15 Wib Frekuensi pegawai terlambat masuk kerja antara jam : 07.16 07.30 Wib Frekuensi pegawai terlambat masuk kerja antara jam : 07.31 07.45 Wib Jumlah Total

132

61

61

47

22

83

37

17

100

216

100

-

2

3

Tabel 3

1.3.2.Diagram 1.3.2. Diagram Pareto Frekuensi

Persentase

Pegawai terlambat masuk kerja jam 07.01270

07.15 wib

















11

Kesimpulan : Berdasarkan diagram pareto diatas Kelompok Budaya Kerja FORMASI Sepakat menentukan judul sebagai berikut : “ Menekan tingginya frekuensi frekuensi pegawai pegawai yang yang terlambat terlambat masuk kerja

antara Jam : 07.01 – 07.15 Wib pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik sebesar 80% dalam waktu 13 minggu “

1.4.

PENENTUAN INITIAL GOALS KBK FORMASI sepakat menetapkan initial goals sebesar 80%, sedangkan alasan penentuan initial goals : 1. Guna menindaklanjuti Peraturan Bupati Gresik Nomor 28 Tahun 2009 tentang Pedoman Peningkatan Disiplin, Pelayanan Publik dan Prestasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik, dimana staf BKD merupakan salah satu ujung tombak dalam penegakan disiplin sehingga dapat menjadi contoh staf pada SKPD lain. 2. Diharapkan dengan disiplinnya pegawai BKD, maka pelayanan administrasi kepegawaian di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gresik akan lebih baik dan memuaskan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.















12

2.1.

STRATIFIKASI PENYEBAB

A. Faktor Manusia A.1 1. Pegawai santai 2. Pegawai tidak ada pekerjaan 3. Beban kerja pegawai kurang A.2 1. Pegawai tidak disiplin 2. Pegawai tidak memahami memahami hak, kewajiban dan larangan pegawai 3. Kurangnya pembinaan mental/ disiplin pegawai C. Faktor Mesin C.1 1. Waktu untuk check clock lama 2. Pegawai antri check clock 3. Aplikasi mesin check clock trouble

B. Faktor Metode B.1 1. Berangkat kerja siang 2. Kurang mentaati peraturan jam kerja 3. Tidak ada sanksi / hukuman disiplin B.2 1. Mengabaikan ketentuan jam kerja 2. Pengawasan melekat kurang optmal 2. Belum ada juklak/jukni j uklak/jukniss waskat baru D. Faktor Material D.1 1. Perjalanan menuju ke kantor lama 2. Naik angkutan umum 3. Tidak memiliki kendaraan pribadi















13

2.2.

DIAGRAM TULANG IKAN

Langkah ini dimaksudkan untuk menemukan faktor penyebab dari persoalan. Hubungan faktor penyebab dan pengaruhnya akan digambarkan dalam diagram tulang ikan, sedangkan dugaan (hipotesis) faktor penyebab dominan ditentukan berdasarkan berdasarkan nilai NGT.

Tidak ada s anks i/ hukuman di s i li n

Beban kerja peg awai awai kurang k urang

Kurang mentaati peraturan jam kerja Berangkat kerja siang B elum ada juk lak/juk lak/juk nis was was kat yang yang baru

Pengawasan melekat kurang optimal Mengabaikan ketentuan jam kerja

Pegawai tidak ada pekerjaan Pegawai santai Kurangnya pembinaan mental/ mental/ dis iplin peg awai wai

Pegawai tidak memahami hak, kewajiban dan larangan pegawai Pegawai tidak disiplin

Frekuensi Pegawai terlambat masuk kerja antara jam : 07.01 – 07.15 wib tinggi















14

2.3.

MENENTUKAN FAKTOR DOMINAN

Untuk menentukan penyebab masalah dari diagram tulang ikan, KBK FORMASI sepakat menggunakan Nominal Group Technique (NGT) sebagai berikut : NILAI NO

PENYEBAB MASALAH

kerja

pegawai

TOTAL Tris

Nrk

7

8

Zid

Nas

May

Ane

Ded

Dan

7

7

6

7

8

7

57

1

Beban kurang

2

Kurangnya pembinaan mental/disiplin pegawai

6

6

5

6

7

6

6

5

47

3

Belum ada juklak/juknis waskat yang baru

4

3

4

4

3

5

3

4

30

4

Tidak ada hukuman disiplin

8

7

8

8

8

8

7

8

62

5

Aplikasi mesin check clock trouble

5

5

6

5

5

4

5

6

41

6

Tidak ada mobil antar jemput Pemda

1

1

1

2

1

1

2

1

10

7

Tidak memiliki kendaraan pribadi

2

2

2

1

2

2

1

2

14

8

Rumah jauh dari kantor

3

4

3

3

4

3

4

3

27

sanksi/

RANK

II III V I IV VIII VII VI















15

3.1.

MENGUJI PENYEBAB DAN AKIBAT 3.1.1. Scatter diagram diagram untuk membuktikan korelasi antara tidak ada sanksi / hukuman disiplin (X1) dengan kurang mentaati peraturan jam kerja (Y1) Indikator :

14

X1 : Jumlah tidak ada sanksi (Kali)

R² = 0.9733

12

Y1 : Jumlah pelanggaran (Kali)

10 8

Kesimpulan :

6 4 2 0 0

5

X1

5

Y1

6

10 11

10

8 10

15

4 5

4 6

Berdasarkan scatter diagram disamping, maka ada korelasi positif kuat dengan r = 0,986. 0,986. Sehingga layak untuk ditangani

5

4

6

8

5

11

6

5

7

9

6

13

















16

1.1.3. Scatter

diagram

untuk

membuktikan

korelasi

antara

kurangnya

pembinaan mental/disiplin pegawai (X3) dengan pegawai belum memahami hak, kewajiban dan larangan pegawai (Y3) : Indikator :

7 5

X3 : Jumlah pegawai belum paham (orang)

4

Y3

6

R² = 0.8403

:

3

Jumlah (orang)

pegawai

terlambat

Kesimpulan :

2 1 0 0

X3

5

7

6

10

5

4

6

Berdasarkan scatter diagram disamping, maka ada korelasi positif kuat dengan r = 0,916. Sehingga layak untuk ditangani 3

4















17

3.1.5. 3.1.5. Scatter diagram untuk membuktikan korelasi antara belum ada juklak/juknis waskat yang baru (X5) dengan pengawasan melekat kurang optimal (Y5) : Indikator :

2.5

X5 : Jumlah pengawasan (kali) Y5 : Jumlah keterlambatan (kali)

R² = 0.4539

2 1.5

Kesimpulan :

1 0.5 0 0

X5

2

5

4

3

6

4

8

6

4

Berdasarkan scatter diagram disamping, maka tidak ada korelasi positif kuat dengan r = 0,673. 0,673. Sehingga tidak perlu untuk ditangani

2

6















18

3.2.

MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN

NO

PENYEBAB DOMINAN

r

%

DERAJAT

1.

Tidak ada sanksi/hukuman disiplin

0,99

26,54

95,6 ⁰

2

Beban kerja pegawai kurang

0,94

25,20

90,7 ⁰

Kurangnya pembinaan mental/ disiplin pegawai Aplikasi mesin check clock trouble trouble

0.92

24,67

88,8 ⁰

0,88

23,59

84,9 ⁰

Jumlah

3,73

100

360 ⁰

3. 4.

Tabel 5

Diagram Pie:















19

4.1.

MERENCANAKAN PERBAIKAN

NO

FAKTOR

PENYEBAB

WHY

1.

Man

Beban kerja Agar pegawai pegawai ada pekerjaan kurang

WHAT

WHERE

WHEN

WHO

Menambah beban kerja, bagi pegawai yang beban kerjanya kurang

Masingmasing Bidang

Mulai Minggu IV Juni 2009

Yazid

HOW





Inventarisasi pegawai pada masing-masing bidang yang beban kerjanya rendah; Pemberian tambahan beban kerja

HOW MUCH

80%















20

NO

FAKTOR

PENYEBAB

WHY

WHAT

WHERE

WHEN

WHO

HOW 



2.

Methode

Tidak ada Agar pegawai sanksi/ mentaati hukuman peraturan jam disiplin kerja

Penerapan sanksi secara optimal, baik lisan maupun tertulis kepada pegawai yang

BKD


Sunar ko



HOW MUCH

Melaksanakan pembinaan mental/disiplin melalui pelaksanaan apel pagi; Mengusulkan pembuatan buku saku PNS yang berisi tentang hak, kewajiban dan larangan. Mengevaluasi pegawai yang telah melaksanakan check in setiap hari;

100%

















21

NO

FAKTOR

PENYEBAB

WHY

3.

Machine

Aplikasi Agar Pegawai mesin check tidak antri clock trouble check clock

WHAT

WHERE

WHEN

Pemeliharaan secara rutin / kuntinyu terhadap mesin check clock

Bidang Pengem bangan Pegawai


WHO

Dedy

HOW 



Mengecek mesin check clock dan asesorisnya setiap hari; Membersihkan dan menjaga keamanan mesin check

HOW MUCH

80%















22

4.2. MELAKSANAKAN PERBAIKAN NO

FAKTOR PENYEBAB

PROSES PERBAIKAN

MONITORING

KEPUTUSAN KBK

MAN 1

Kurangnya beban kerja pegawai



Inventarisasi pegawai pada masingmasing bidang yang beban kerjanya rendah : 1. Mendata pegawai ; 2. Mengklasifikasi pegawai

yang

6 4 2

Setelah dilakukan monitoring selama 1 bulan, KBK FORMASI















23 3.

MACHINE

Aplikasi mesin check clock trouble









Mengecek mesin check clock dan asesorisnya setiap hari;

4

Membersihkan dan menjaga keamanan mesin check clock secara rutin;

2

Menghubungi petugas untuk segera melakukan perbaikan apabila mesin check clock trouble; Mengusulkan penambahan 1 (satu)

3 1 0 1 2 3 4 5

Setelah dilakukan monitoring selama 1 bulan, KBK FORMASI menyatakan berhasil 85%















24

5.1. PERBANDINGAN TERHADAP TEMA Data sheet faktor penyebab masalah sebelum dan sesudah perbaikan NO

MASALAH

SEBELUM

SESUDAH















25

5.2. PERBANDINGAN TERHADAP JUDUL JUDUL NO

1

MASALAH

Frekuensi pegawai terlambat masuk kerja antara jam : 07.01 -07.15 Wib

SEBELUM PERBAIKAN

SESUDAH PERBAIKAN

JML

%

KUM

JML

%

KUM

132

61

61

12

55

55

















26

5.3.

EVALUASI TERHADAP TARGET TEMA















27

Kesimpulan Pencapaian :















28















29

6.1.3.

Metode Penerapan Sanksi















30

6.3. STRATEGI IMPLEMENTASI



























Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Gresik

Recommend Documents