REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN I.U.T.I.R.L.A. MATURÍN – EDO. MONAGAS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
Profesor: Douglas
Bachiller: Tabata Luis Miguel, C.I. 20.403.799
Maturín, Mayo de 2013
INDICE
Nº
INTRODUCCIÓN ................................................................................. 2 1. Banco de datos. Técnicas destinadas a recopilar y mantener la información necesaria para la administración de personal .......................... 3 2.
Registros
e
insumos
emanados
de
otras
unidades
y
requerimientos de información que necesitan otras secciones de la empresa ...................................................................................................... 7 3. Desarrollo de un sistema de Información Gerencial para el registro y Control de personal en la Organización: Objetivos, estructura, funciones, normas, ambiente, insumos, procesos, productos o servicios, retroalimentación, resultados. ..................................................................... 9 4. Aplicación de la computadora en la recopilación, mantenimiento, comunicación y utilización de la información. ............................................ 13 CONCLUSIONES ............................................................................... 16 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 17
INTRODUCCIÓN
La información es hoy por hoy una poderosa herramienta que dentro de las organizaciones revoluciona el desarrollo de virtualmente todas las actividades, y afectando de manera directa el desempeño de la organización dentro del mercado, en tal sentido, las empresas que dispongan de un sistema de un manejo adecuado de la información alcanzarán niveles más altos de competitividad, garantizando su sobrevivencia y éxito. Las modernas empresas, atribuyen cada día más valor a su capital humano, y el manejo adecuado de este poderoso recurso requiere de un óptimo manejo de la información asociado, con este fin los sistemas de información para los recursos humanos capitalizan con creces sus valor. Según la teoría de las decisiones, la organización es una serie estructurada de redes de información que conectan las necesidades de información de cada proceso con las fuentes de datos. Los bancos de datos son el soporte básico de los sistemas de información. El sistema de información de gestión de personas está planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir la información relacionada con los recursos humanos, de modo que los gerentes puedan tomar decisiones eficaces. Toda la administración por sistemas se apoya en la planeación e implementación de un sistema integrado que ahorre tiempo a las personas. (Chiavenato 2002). En consecuencia, se presenta en este trabajo la información correspondiente para el desarrollo de un sistema de información gerencial para el control y registro del personal en una organización.
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1. Banco de datos. Técnicas destinadas a recopilar y mantener la información necesaria para la administración de personal
Banco de Datos
Según Chiavenato (2000), refiere que la base de datos de todo sistema de información es el banco de datos. Éste funciona como sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtención de información. Los datos sirven de base para la formación de juicios o la solución de problemas. Un dato es sólo un índice o un registro. Por sí mismo los datos tienen poco valor. La información tiene significado e intencionalidad, aspectos fundamentales que la diferencian de los simples datos. El banco de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para procesamiento y obtención de información. El banco de datos es un conjunto integrado de archivos relacionados de manera lógica, y organizados para mejorar y facilitar el acceso de datos y eliminar la repetición innecesaria. La gestión de personas requiere utilizar varios bancos de datos interconectados que permitan obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber: 1. Registro de personal: datos personales sobre cada uno de los empleados. 2. Registro de cargos: datos sobre los ocupantes de cada uno de los cargos. 3. Registro de secciones: datos sobre los empleados de cada sección, departamento o división. 4. Registro de remuneración: datos sobre los salarios o incentivos salariales. 5. Registro de beneficios: datos sobre los beneficios y servicios
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sociales. 6. Registro de entrenamiento: datos sobre los programas de entrenamiento. 7. Registro de candidatos: datos sobre los candidatos de cargo. 8. Registro médico: datos sobre las consultas y exámenes médicos de la admisión, exámenes periódicos, etc. 9. Otros registros, según las necesidades de la organización, de la gestión de personas, de los gerentes de línea y de los empleados.
Técnicas para Recopilar Información
Por lo que se refiere a la recopilación de la información, esta se puede captar mediante los siguientes medios: Observación: a) Introspección del trabajo. Este análisis lo hace el interesado; escribe un informe y lo presenta, para revisión, a su superior inmediato. b) Observación natural. El analista observa a la persona en la forma en que ésta realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efectúa anotaciones. Escribe después un informe. Tiene la desventaja de requerir mucho tiempo y ser subjetiva. c) Observación controlada (método más riguroso de apreciación utilizando incluso mediciones). El analista lleva registros cuidadosos. Es más objetiva que la anterior, pero tiene la desventaja de requerir, al igual que aquella, mucho tiempo. Algunas labores corren el riesgo de no ser observadas: por ejemplo, un reporte que solo se prepare una vez al mes. Cuestionarios: a) De respuestas abiertas (no existen directrices para las respuestas). El ocupante del puesto contesta con sus propias palabras. Tienen la desventaja de depender de la facilidad de expresión de quien ocupa el puesto. Difícil es aplicar con personal que cuenta con escasos estudios
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formales. b) De elección forzosa (se ofrecen al entrevistado varias alternativas para su selección, cuando estas son pocas y fáciles de establecer. Por ejemplo: En este puesto, uno pasa aproximadamente el 75% del tiempo: Sentado Caminando De pie, pero sin caminar Sentándose y levantándose constantemente. Entrevista: - Libre. No existe orden establecido ni directriz; se caracteriza por su espontaneidad. - Dirigida. Se eligen temas de antemano y sobre ellos se encauza la entrevista, no tiene la falta de directrices de la anterior. - Estandarizada. Normalmente se efectúa con base a un cuestionario en el que se establecen con precisión las pautas a seguir para efectos de posteriores comparaciones. Lo ordinario es usar varios medios de recopilación al mismo tiempo: Como una base que sirva al analista para interrogar a los trabajadores y supervisores; el cuestionario presta una ayuda inmejorable; los informes de los primeros son utilísimos para la descripción, los del supervisor para la especificación y para asegurarnos de la integridad y precisión de los elementos recogidos; la observación da viveza a todos los elementos que nos han sido proporcionados.
Técnicas para mantener la información Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.
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Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre-elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos, complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria. Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes: a. la Ficha Personal. b. Ficha Social c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia. d. Parte Diario de Asistencia. e. Papeletas de Autorización de Salidas. f. Tarjetas de Control de Récord laboral. g. File Personal h. Rol Vacacional i. Rol de Cambio de Vigilancia j. Cuadro de Asignación de Personal k. Reglamento Interno de Trabajo Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.
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2. Registros e insumos emanados de otras unidades y requerimientos de información que necesitan otras secciones de la empresa
Un sistema de información gerencial en el área del recurso humano abarca varios subsistemas, los cuales se indican a continuación: * Subsistema de alimentación de recursos humanos, que incluye planeación de recursos humanos, investigación de mercado de mano de obra, reclutamiento y selección. * Subsistema de aplicación de recursos humanos, que implica análisis y descripción de cargos, integración o inducción, evaluación del mérito o del desempeño, movimiento de personal (en sentido horizontal, vertical o diagonal) *
Subsistema
de
mantenimiento
de
recursos
humanos,
que
comprende remuneración (administración de salarios), planes de beneficios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, registros, controles de personal y relaciones laborales. * Susbsistema de desarrollo de recursos humanos, que incluye capacitación y planes de desarrollo de personal. * Subsistema de control de recursos humanos, que abarca base de datos, sistema de información de recursos humanos (recolección y manejo de datos, estadísticas, registros, informes, gráficas) y auditoría de recursos humanos. El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. Su finalidad de esta técnica, es servir de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:
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- Promoción o Ascensos - Conceder Becas - Otorgar Derechos - Compensación por Tiempo de Servicios - Movimientos de Rotación, o Reubicación
La información registrada puede clasificarse como: a. Datos individuales relativos a: ■ Nombre y dirección de cada colaborador y su código o número de identificación laboral. ■ Edad, fecha de nacimiento, etc. ■ Titulo o grado académico. Especialidad obtenida. ■ Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas y motivos de cambio. ■ Evaluaciones de méritos ■ Ascensos ■ Puntualidad ■ Capacitación y Formación: datos académicos del colegio, instituto o Universidad. ■ Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos. ■ Aptitudes e intereses especiales. b. Datos colectivos (Cifras Totales) ■ Solicitudes de empleos ■ Asistencias ■ Movimientos de personal ■ Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual ■ Atención médica ■ Número de horas extraordinarias laboradas ■ Contratos de Personal
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■ Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales ■ Bienestar de Personal: Participación de empleados en actos deportivos
3. Desarrollo de un sistema de Información Gerencial para el registro y Control de personal en la Organización: Objetivos, estructura, funciones,
normas,
ambiente,
insumos,
procesos,
productos
o
servicios, retroalimentación, resultados.
La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio esta perfectamente definida. El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre.
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Sistema de Información Gerencial para el registro y Control del Personal Objetivos: - Registrar, controlar, evaluar y manejar las ocurrencias laborales de los trabajadores desde su entrada a la empresa hasta su salida. - Registrar la Información básica sobre el empleado - Llevar un control del tiempo de trabajo, asistencia o inasistencia del personal. - Controlar el uso de los servicios sociales de la organización como salud y seguridad, pensiones y jubilación, utilización de seguros médicos, reposos médicos, entre otros. Estructura: Un Sistema de Información para registrar y controlar al personal, contiene datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber: • Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal. • Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos. • Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones. • Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración. • Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios. • Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc. Funciones: Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente
empresarial, del ambiente
externo
y del macro-ambiente
experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización.
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Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción. Normas Los sistemas de información sobre la fuerza laboral
sirve para
efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas. Por consiguiente, atiende a las necesidades de los especialistas de recursos humanos. El primer paso consiste en saber exactamente las necesidades de información para la gestión de personas. El sistema de información para la administración de personas cubre los siguientes pasos: a. Planeación estratégica de recursos humanos. b. Formulación de objetivos y programas de acción de recursos humanos. c. Registros y controles de personal para efectos de pago de nómina, manejo de vacaciones, prima por salario, ausencias y retrasos, disciplina, etc. d. Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento y desempeño, higiene y seguridad en el sitio de trabajo, área médica, etc. e. Informes sobre cargos y secciones. Ambiente El sistema de información obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y del macro−ambiente (coyuntura económica, política, etc.). Insumos
Software: Programa
Hardware: Equipo de computación
Procedimientos manuales: recurso manual para introducir la
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información
Base de Datos: Información registrada y que se convierte en el banco de datos del sistema
Modelos para el análisis, planeación, control y toma de decisiones
Procesos Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo. Productos o servicios Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre. Retroalimentación Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentación fluya de manera rápida. Resultados Como su nombre lo indica, en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los
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canales idóneos de la comunicación.
4.
Aplicación
de
la
computadora
en
la
recopilación,
mantenimiento, comunicación y utilización de la información.
Las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas, por lo cual en esta era o siglo se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. Es por esto que los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiada profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. La base de datos de los recursos humanos en una organización es un sistema
de
almacenamiento
y
acumulación
de
datos
debidamente
clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.
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En general, los computadores son útiles en aquellas tareas en las que intervienen una serie de características, lo cual no implica que no puedan ser utilizados aún cuando dichas características no se encuentren presentes. Los computadores son especialmente útiles allí donde sea necesario tratar con: • Grandes volúmenes de datos • Datos comunes • Repetitividad • Distribución de la información • Cálculos complejos • Gran velocidad de cálculo Existen tareas donde la cantidad de datos que es preciso procesar hace prácticamente inviable su tratamiento directamente por una o varias personas. Pensemos por ejemplo en la cantidad de información que se genera en los modernos aceleradores de partículas cuando tiene lugar una colisión. Los sistemas empleados para la captura de información deben ser muy rápidos y potentes para poder almacenar tantos datos como sea posible. Posteriormente es preciso realizar múltiples tratamientos y análisis sobre esos datos que se encontrarán almacenados en algún tipo de memoria masiva. Este tratamiento debe hacerlo un computador, ya que una persona dedicada a tiempo completo no sería capaz de acabar la tarea en cientos de años, aún suponiendo que dispusiera de calculadora. En otros casos nos encontramos con que existen datos comunes que son utilizados por multitud de personas como pueden ser constantes de reacciones químicas, datos astronómicos, atmosféricos, etc. Ante esta situación es conveniente tener servidores centralizados que aglutinen estos datos, y que a medida que los investigadores de los diferentes campos necesiten acceder a ellos, recurran a estos servidores. De esta manera, se evita que la información esté duplicada y además se asegura que ésta sea coherente. Un área donde los computadores son realmente útiles y que evitan un
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trabajo pesado al ser humano es en las tareas repetitivas. Se trata de tareas donde una misma acción se debe repetir miles o millones de veces. Se dice que estamos en la sociedad de la información, esto supone que se generan muchos datos, tanto científicos como de cualquier otro tipo. Para almacenar toda esta información sería preciso contar con un espacio de almacenamiento que pocas personas o empresas pueden costear. Teniendo en cuenta, además, que esta información cambia constantemente, su constante actualización requeriría amplios recursos. Para solucionar este problema y poder acceder a información actualizada y proveniente de múltiples fuentes, se recurre a redes de computadores interconectados donde un computador cualquiera de la red puede acceder a información almacenada en cualquier otro ordenador accesible a través de esa red. Es lo que denominamos distribución de la información. Uno de los factores principales en el gran desarrollo de la ciencia tal y como la entendemos hoy día ha sido la capacidad de realizar cálculos complejos
mediante
los
computadores,
entre
ellos
los
resultados
estadísticos. Finalmente, un factor importante que hace a los computadores realmente útiles es la velocidad a la que son capaces de procesar los datos.
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CONCLUSIONES
Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta. Dicha información y la tecnología de la información forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto con el personal, los recursos económicos, el material y la maquinaria; la interacción de este conjunto de componentes se procesa, almacena y distribuye para el apoyo a la toma de decisiones y al control en una organización, originándose un Sistema de Información (SI). Inicialmente, los sistemas de Información sobre las personas eran privativos de área de Recursos Humanos, cuando ésta monopolizaba las decisiones relacionada con los empleados. Después, se descentralizaron los sistemas de información de recursos humanos e incluyeron a los gerentes de línea para que éstos pudieran tomar decisiones respecto de los subordinados. Recientemente, los sistemas de información se están abriendo también a los empleados, para que reciban información y retroalimentación sobre su propio desempeño y situación en la organización. La gestión de personas requiere de mucha información acerca de las personas, para que los especialistas de staff y los gerentes de línea puedan tomar decisiones eficaces y adecuadas. Cuanta más información, tanto menor es la incertidumbre de las decisiones que se van a tomar.
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BIBLIOGRAFÍA
Origen E Importancia De La Funcion De Administracion De Personal. BuenasTareas.com. Recuperado 12, 2012, de http://www.buenastareas.com /ensayos/1-1-Origen-e-Importancia-De-La-Funcion/6862082.html Chiavenato I. (1999). Administración de Recursos Humanos. 5ª Edición. Edit. Mc Graw Hill. Colombia Chiavenato, I. (2002) Gestión del Talento Humano 1ª Edición, Editorial Mc Graw-Hill Interamericana, Colombia
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