Bases teóricas
Sistema
Según (Montilva, 1986, p.1). Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen información, energía o materia.
Para Senn (1992, p.3) un sistema: "es considerar como un todo unitario y organizado de procesos, procedimientos, tareas, métodos y recursos materiales, tecnológicos y humanos interdependientes, de que se vale una organización para alcanzar un objetivo, y es fácilmente identificable por los límites de su medio ambiente".
Basándonos en lo expresado por los autores, se puede decir, que un sistema es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que forman una para alcanzar un objetivo el cual opera sobre datos para alcanzar información.
Información
Para (Paoli, 1983, p.2) La información es el conjunto de mecanismos que permiten al individuo retomar los datos de su ambiente y estructurarlos de una manera determinada.
Pero según Chiavenato (2001, p.27) la información es un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo. En verdad, la información es un mensaje con significado en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona orientación a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con respecto a nuestras decisiones.
Con base a lo anterior, se podría decir, que la información está constituida por un conjunto de datos, que sirven para construir un mensaje acerca de un conocimiento emitido o recibido relativo a un hecho o circunstancia en particular.
Sistemas de Información
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un Sistema de Información interactúa con el recurso humano, el cual está formado por las personas que utilizan el Sistema y el equipo computacional: el cual es el hardware necesario para que el Sistema de Información pueda operar. Según esto un Sistema de Información se considera como el elemento esencial de toda empresa u organización cuyos elementos interactúan con el personal, lo cual lo conforman las personas que utilizan el sistema y el hardware (Senn, 1992, p.4).
Por otra parte, Heredero y otros (2008 p.104) refiere que un sistema de información es todo aquel conjunto de recursos organizados e interrelacionados dinámicamente que permitan el procesamiento de uno de esos recursos la información para que sus usuarios puedan tomar decisiones y ejecutar sus funciones para el cumplimiento de los objetivos empresariales.
De allí se puede afirmar que un Sistema de Información es un medio por el cual fluyen datos que se procesan, se almacenan y sirven para tomar decisiones mediante el suministro de información, en este todos sus componentes se enlazan e interactúan entre sí para alcanzar un objetivo, que sería el buen funcionamiento en las actividades de una empresa o negocio
Características de los Sistemas de Información
Según Montilva, (2002, p.13), las características de los sistemas de información son las siguientes: Es un sistema hombre – máquina, integrado por personas, elementos y equipos.” Aunque es posible la existencia de sistemas de información
sin
equipos
computarizados
(sistemas
de
información
manuales),
éstos
constituyen el elemento principal de un sistema de información automatizado, pues son un mecanismo con la capacidad para simplificar el trabajo de usuarios y minimizar el tiempo de respuesta en las operaciones cotidianas de la organización.
En este aspecto, Rondón (2003, p.55) señala que la relación hombre máquina en un sistema de información depende del nivel de participación del componente humano y su interacción con las máquinas. El objetivo de un sistema de información es proporcionar información capaz de facilitar la ejecución de tareas, operaciones y funciones en una organización. La información requerida por la gerencia es sólo una parte de todo el espectro de información que el sistema puede suministrar. Sin embargo, la toma de decisiones se realiza en todos los niveles organizacionales desde la ejecución de tareas o actividades básicas hasta la planificación de estrategias. Por lo tanto, el sistema de información debe proporcionar información en todos los niveles, a personas autorizadas dentro y alrededor de la organización.
La operación central del sistema de información está constituida por el procesamiento de datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados por las transacciones y entidades (procesamiento de transacciones), y producir y diseminar para la organización y su ambiente (procesamiento de información).En virtud de ello, el desarrollo de sistemas de información ayudará al ser humano en la realización de sus tareas. Optimizará las operaciones dentro de un entorno empresarial. Asimismo, la información servirá como apoyo en la toma de decisiones en la organización.
Objetivos de los Sistemas de Información
Los autores Scott y Cohen (1997, p.18) plantean que los objetivos básicos de los sistemas de información son los siguientes: proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa. Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas a la intuición y solución de problemas aislados. Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.
En ese mismo sentido, Cohen y Asin (2000, p.45) proponen que los sistemas de información tienen como objetivos: Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que esté disponible cuando se necesite. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de decisiones en sus empresas.
Componentes de un Sistema de Información
Los componentes de un sistema de Información pueden clasificarse de acuerdo a su naturaleza, como sigue:
Componentes físicos: según Laudon K. y Laudon J. (1996, p.48), incluyen los siguientes subsistemas:
Subsistema computador: constituido por el equipo de computación y los programas que sirven de apoyo a él. Subsistema de personal: conformado por el componente humano, a saber: usuarios, administradores de base de datos, grupo de desarrollo y soporte. Subsistema programador: son los programas de aplicación para ejecutar el procedimiento de los datos, y los procedimientos para hacer las aplicaciones operativas.
Componentes funcionales: de acuerdo con Montilva (1997, p.18) los componentes funcionales son los siguientes: Subsistema de administración de datos: Encargado del mantenimiento y actualización de los archivos y bases de datos que permiten facilitar el almacenamiento y procesamiento de los mismos. Subsistema de procesamiento de transacciones: Su propósito es capturar, clasificar, calcular y resumir los datos originados por las transacciones de la organización.
Funciones de un Sistema de Información
Los sistemas de información tienen una serie de funciones las cuales dictan su comportamiento. Según Laudon K. y Laudon J. (2004,p.75) son las siguientes: Procesar transacciones: recolectar, clasificar, ordenar, resumir y almacenar los datos producidos por las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
Definición de archivos: almacenar los datos capturados de acuerdo a los siguientes parámetros: Estructura de almacenamiento adecuado A través de un método que facilite el almacenamiento, actualización y acceso de datos. Dispositivos de almacenamiento apropiados.
Mantenimiento
de
esos
archivos:
revisión
periódica,
actualizando
la
información; insertando, modificando eliminando datos.
Generar reportes: está produce la información requerida por los diferentes centros de información de la empresa. Entre los diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes: Reportes de errores: es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas presentadas por el sistema. Reportes de actividad: es aquel que informa de las actividades normales. Reportes regulares: son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc. Reportes de excepción: son aquellos que como su mismo nombre informan de situaciones excepcionales. Reportes especiales: son aquellos que surgen en situaciones especiales. Reportes no planeados: estos son que salen sin previo aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.
Procesar consultas: parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo como el de reportes.
Mantenimiento de la integridad de los datos: los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones es garantizar su protección contra accesos indebidos o no autorizados y modificaciones malintencionadas.
Tipos de Sistemas de Información
Kendall (2005, p.269-270) considera que existen tres tipos de sistemas de información:
Sistema Transaccional: los sistemas transaccionales son sistemas de información computarizados desarrollados para procesar gran variedad de datos para transacciones rutinarias, estos son también conocidos como sistemas de procesamientos de datos. Un sistema de procesamiento de datos es aquel que es capaz de capturar, almacenar, actualizar, procesar y recuperar datos o información, sabiendo que los datos son números, símbolos o cualquier cosa que represente algo. Estos sistemas de información básicamente tienen como finalidad mostrar información procesada, de manera rápida, la cual es importante para el trabajo diario de la empresa. (p.269).
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: según Kendall: “un sistema de apoyo a las decisiones se aparta del sistema de información gerencial tradicional, en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del domini o del tomador de decisiones”. (p.269)
Sistemas Expertos : Según Kendall: “un Sistema experto captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una organización”. (p.270)
Ventajas y desventajas de los Sistemas de Información
Ventajas: para Kendall (2005, p.251) el desarrollo de un sistema de información, brinda ciertas ventajas y beneficios de orden económico, social, y tecnológico, pudiéndose resaltar las siguientes: Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo del proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema implementado.
Se obtiene una reducción de costos, puesto que se racionaliza el trabajo, se reduce el tiempo y dinero dedicado al mantenimiento. Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de información. Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos
y disminución de la
contaminación y daño ambiental. Racionalización y uso eficiente de la energía y la materia prima. Aumento en la seguridad de las instalaciones y la protección a los trabajadores. Así mismo, para Kendall (2005, p.251) plantea que se pueden presentar ciertos inconvenientes o desventajas como: Costos de capacitación del personal. Negativa de ciertas áreas de las empresas a compartir información con otras. El fracaso de los proyectos se debe al mal uso de la información que se recolecta, y a la mala utilización que le dan las empresas a las bases de datos. Problemas
con
la
seguridad
de
los
datos
si
no
se
manejan
con
confidencialidad. Costoso de poner en ejecución. Integración larga. Dificultad de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios. Prolongación del periodo de implantación proyectado. Introducción de vacíos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionará deficiencias en su ejecución. Problemas de definición y ejecución del plan de implementación. (Kendall, 2005, p.252).
Importancia de los Sistemas de Información
Los Sistemas de Información son de gran importancia , ya que estos dan apoyo en la toma de decisiones de pequeñas y grandes empresas, además que por su implantación y uso les asegura éxito empresarial, por consiguiente los Sistemas de Información, se encuentran en un área principal de la empresa, debido a que es una herramienta que colabora con la eficiencia operacional, con la
productividad, con el servicio y la satisfacción del cliente, tomando en cuenta que también es una fuente importante de información y respaldo. Esto le da a la organización ventaja competitivas en el mercado global de los producto y servicio; beneficio de mejoramiento de administración,
control
y almacenaje de
información; eficacia, sencillez y confiabilidad al trabajar con estos Sistemas de Información. (Kendall, 2005, p.10).
Base De Datos
Para Peguero (2001, p.1) una base de datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados organizados independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no predicable en tiempo. Dentro de este orden de ideas, Senn (1992, p.41) define una base de datos como una colección integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que estos sean accesibles para múltiples aplicaciones. Cabe destacar, la importancia de las bases de datos pues son de gran utilidad en el sistema de información automatizado; por medio de ellas es posible el almacenamiento, recuperación y consulta de datos.
Por otra parte para Martin, (1994, p.81) los objetivos de una base de datos son los siguientes: Eliminar la redundancia e inconsistencia de datos, facilitar el acceso a los datos, disminuir el aislamiento de datos, evitar anomalías al momento de un acceso concurrente y minimizar problemas de seguridad.
Ventajas de las Bases de Datos
Según Peguero (2001, p.2), la utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de sistemas de información en las organizaciones, se ha
incrementado notablemente en los últimos años, esto se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación: Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos. Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo. Permite compartir información Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta. Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.
Elementos de una Base de Datos
Cohen (1997, p.71) enumera los elementos de una base de datos de la siguiente manera:
Datos: son la materia prima de las bases de datos. Grandes grupos de datos son los que constituyen los bloques de información que debe manejar la base de datos.
Hardware: el hardware se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde reside la base de datos, así como a los dispositivos periféricos (unidad de control, canales de comunicación, etc.) necesarios para su uso.
Software: está constituido por un conjunto de programas que se conoce como Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data BaseManagementSystem).
Este sistema maneja todas las solicitudes formuladas por los usuarios a la base de datos.
Usuarios: existen tres clases de usuarios relacionados con una Base de Datos: El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicación que utilizan la base de datos. El usuario final, quien acceda a la Base de Datos por medio de un lenguaje de consulta o de programas de aplicación. El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base Administrador), quien se encarga del control general del Sistema de Base de Datos
Control
Para Stoner (1996 p.81), el control es un elemento de proceso administrativo; este incluye todas las actividades empleadas para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Por otra parte, un control de actividades para Ogata (1998, p.3), es aquel proceso desarrollado en empresas cuya actividad se desarrolla en un entorno de fabricación. La producción de este entorno supone un proceso complejo con múltiples etapas intermedias en las que tiene un lugar. El control es parte de la formación de una organización, sin un debido control las actividades originarían un problema a corto o largo plazo, también, es la formar de planear cada suceso en la organización requiere para lograr nuevos objetivos.
Elementos del Control
Según Münch (1998, p.171), el control requiere de los siguientes elementos:
Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. De acuerdo a esto, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.
Medición. Para controlar es indispensable medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
Importancia del Control
Para Münch (1998, p.170), el control es de vital importancia dado lo siguiente: Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas de las desviaciones originadas, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. Reduce costo y ahorra tiempo al evitar errores.
Factura
Según Gómez citado por Peña y Salas, (2005 p.10), la factura es un documento cuya finalidad es comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor. Al emitir la factura, el vendedor se compromete a entregar el bien o servicio y por lo mismo tiene el derecho de recibir el pago correspondiente. El comprador, al recibir la factura adquiere los derechos sobre el bien o servicio pactado y la obligación de realizar el pago de acuerdo a lo establecido en la factura emitida por el proveedor.
Por otro lado Andersen (1997 p.89) plantea que la factura es “el documento o recibo entregado por el vendedor al comprador como prueba de que éste ha adquirido una mercancía determinada o recibido un servicio a un precio dado, y
que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor (...) se especifican los datos personales de ambos, las características de los productos, así como la fecha y el precio de compra” Inventario
De acuerdo a lo descrito por Pantoja (2007, p.21) el inventario está constituido por las partidas del activo corriente listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
Mientras que Mendivi (2002, p.15), señala que “se entiende por inventarios las
mercancías y materiales cuya transformación y/o venta constituyen el objetivo principal del negocio. En el caso de los comercios, los inventarios son las mercancías que adquieren para vender en simple labor de intermediarios”