Business Process Management BPM Sesión 3 y 4
Eddie Morris
[email protected] Anexo 2316
Reingeniería de Procesos PASO NO.0 Revisar la estrategia empresarial empresarial PASO NO.1 Identificar los objetivos impulsados por el cliente del proceso PASO NO.2 Hacer el mapa del proceso actual y medirlo
PASO No.4 No. 4 Benchmark para innovar y proveer alternativas
PASO No.3 Analizar y modificar el proceso actual
PASO No.5 No. 5 Diseño Social Diseño Técnico
PASO No.6 Implantar el nuevo proceso
Los procesos en la empresa
P R O V E E D O R E S
C L I E N T E S
A
B
G C
D
E
F
Selección de Procesos Cómo se decide en qué procesos hacer Reingeniería ?
OBJETIVOS PRIMARIOS Impacto Estratégico
Valor Agregado
Priorizar procesos De acuerdo a los siguientes criterios:
Susceptibilidad al cambio
Desempeño
Impacto en la empresa
Impacto en el cliente
Calificar de 1 a 5 1:
Tiene poco impacto
5:
Gran impacto
Ejemplo de Priorización ATRIBUTOS / CRITERIO
Impacto en la Empresa
Impacto en la estrategia
Susceptibilidad al cambio
Impacto en Costos
Impacto en Clientes
TOTAL
20%
10%
10%
30%
30%
100%
5
5
4
5
5
4.9
3
3
3
4
3
3.4
3
2
3
4
3
3.2
PROCESO
Proceso de Comercialización
Proceso de Abastecimiento
Proceso de Administración de Equipos
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DONDE: 5= Gran Impacto 1= Tiene poco impacto
Preparación del proceso de reingeniería
¿Cuáles son los objetivos y expectativas de los directivos? ¿Cuáles son las metas del proyecto? ¿Quienes deben estar en el equipo de trabajo? ¿Qué comunicar para lograr apoyo y confianza?
Organización del equipo
Patrocinador
Líder Facilitador asesor en reingeniería
Función 1
Función 2
Función 3
Sistemas y O&M
Comprender el procesos Diagramas
Nombre Descripción Cliente
Definición de los Macro Procesos
Definición de los Procesos
e t r o p e R : s o i d e m o r P s o p m e i T a í d 1
e d n ó i c a r o b a l E a m r f i y l a n i e f m r o f n I . a i c n e r e g - b u S a l e d
n ó i s i v e R o t n e i m i u g e S : s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 2 a 1 e m r o f n i e d n ó i s i v e R y r o s i v r e p u S r o p . r o d a n i d r o o C
. e t r o p e r e d o í v n E
n ó i c u c e j E
: s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 0 2 a 5 1
n ó i c a c i i n f a l P
e t r o p e R
: s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 5 1
: s o i d e m o r P s o p m e i T a í d 1
n ó i c c e p s n I . r a l u c o
e d n ó i c p e c e R e d s o t n e m u c o d . n ó i c n e t a
e d n ó i c a r o b a l E a m r f i y l a n i f e m r o f n I . a i c n e r e g - b u S a l e d
e d s i s i l á n A . n ó i c c e p s n i
e d d u t i c i l o S . e t n e i d e p x e
. e t r o p e r e d o í v n E
e d n ó i c a r o b a l E e m r o f n i
e d o d a m r A y e t n e i d e p x e e d n ó i c a m a r g o r p . n ó i c c e p s n i
n ó i s i v e R o t n e i m i u g e S : s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 2 a 1 e m r o f n i e d n ó i s i v e R y r o s i v r e p u S r o p . r o d a n i d r o o C
n ó i c u c e j E
: s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 0 2 a 5 1
n ó i c a c i i n f a l P
: s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 5 1
n ó i c c e p s n I . r a l u c o
e d n ó i c p e c e R e d s o t n e m u c o d . n ó i c n e t a
e d n ó i c a r o b a l E a m r f i y l a n i e f m r o f n I . a i c n e r e g - b u S a l e d
e d s i s i l á n A . n ó i c c e p s n i
e d d u t i c i l o S . e t n e i d e p x e
. e t r o p e r e d o í v n E
e d n ó i c a r o b a l E e m r o f n i
e d o d a m r A y e t n e i d e p x e e d n ó i c a m a r g o r p . n ó i c c e p s n i
Definición de Flujo de Datos
. s a í d 7 3 : l a t o t o i d e m o r p o p m e i T
. s a í d 7 3 : l a t o t o i d e m o r p o p m e i T n ó i c a n g i s A . s e t n e i d e p x e e d
e t r o p e R : s o i d e m o r P s o p m e i T a í d 1
n ó i s i v e R o t n e i m i u g e S : s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 2 a 1 e m r o f n i e d n ó i s i v e R y r o s i v r e p u S r o p . r o d a n i d r o o C
n ó i c u c e j E
: s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 0 2 a 5 1
n ó i c a c i i n f a l P
: s o i d e m o r P s o p m e i T s a í d 5 1
n ó i c c e p s n I . r a l u c o
e d n ó i c p e c e R e d s o t n e m u c o d . n ó i c n e t a
e d s i s i l á n A . n ó i c c e p s n i
e d d u t i c i l o S . e t n e i d e p x e
e d n ó i c a r o b a l E e m r o f n i
e d o d a m r A y e t n e i d e p x e e d n ó i c a m a r g o r p . n ó i c c e p s n i
. s a í d 7 3 : l a t o t o i d e m o r p o p m e i T n ó i c a n g i s A . s e t n e i d e p x e e d
Nombre Descripción Cliente Puestos participantes Documentos
n ó i c a n g i s A . s e t n e i d e p x e e d
Nombre Descripción Formatos
Comprender las caracteristicas del proceso
Proceso
DefiniciónCrítico de los Macro Procesos
Procedimiento Crítico
Diagrama de Bloques
Diagrama de bloques
Ayuda a identificar las operaciones claves del proceso
Requiere investigación previa
Comprender la totalidad del proceso
Identificar los departamentos claves del proceso
Permite identificar los límites del proceso
Gestión Comercial
Captación de Cliente
Entrega del Servicio
Diagrama de Bloques
Gestión Comercial
Macroproceso
Entrega del Servicio
Captación de Cliente
Procesos Subprocesos
Prospección
Desarrollo de Bases
Cierre
Validación o/c
Distribución Entrega de Trabajo del Servicio
SIPOC Diagram Supplier(s)
Proveedor es del proceso (internos o externos)
Inputs
Process
Insumos del proceso: materiales, información, documentos, etc.
Outputs
Resultados del proceso: materiales, información, documentos, etc. (con Valor Agregado)
Customer(s)
Clientes del proceso (internos o externos
Diagrama de bloques del Proceso 13
DIAGRAMA SIPOC PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCESO
SALIDAS
CLIENTES
(A) ASISTENTE DE VOLANTE VERIFICA DOC. Y ENTREGA # ATENCIÓN
AGENCIAS DE ADUANAS
IMPORTADORES
(B) Documentación de retiro:
ADUANAS (Sunat)
DUA Conocimiento de embarque Volante de despacho
Otros:
PERSONAL DE VENTANILLA
Tarifarios Reportes de ordenes de servicios Información de Aduanet
ASISTENTE DE FACTURACIÓN VERIFICA FORMALIDADES ADUANERAS Y EMITE FACTURA
(C) ASISTENTE DE FACTURACIÓN EMITE ORDEN DE RETIRO
Orden de retiro Factura Ticket de balanza
(D) SUPERVISOR DE OPERACIONES AUTORIZA INGRESO DE TRANSPORTE Y COORDINA MOVILIZACIÓN DE CARGA
EMPRESAS TRANSPORTISTAS
Mercaderías entregadas
(E) OPERADOR DE GRÚA MOVILIZA CARGA A CAMIÓN
PERSONAL DE OPERACIONES
(F)
AGENCIAS DE ADUANAS
RETIRO DE MERCADERÍA
14
Ejemplo: Diagrama de Bloques - Pesquera
15
Diagrama de bloques Proceso a actual de abastecimiento
0.5 HORAS
INICIO
AREA OPERATIVA ELABORA SU
EL PEDIDO ES ENVIADO A LA
PEDIDO
GERENCIA DEL AREA
2 HORAS
1 HORA
ORDEN DE SALIDA
SE REGISTRA LA
ENVIADA AL JEFE
REQUISICION A
DE LOGISTICA
ATENDER
ESPERA
1 HORA
GERENCIA DE AREA
PEDIDO ES ENVIADO
REVISA EL PEDIDO
A COMPRAS
0.5 HORAS
O.25 HORAS
ESPERA
0.25 HORAS
8 HORAS
PEDIDO ES ENVIADO
si existe
ALMACEN
No existe
0.5 horas
A ALMCEN
VERIFICA STOCK
8 horas
EL PEDIDO ES
EL PEDIDO SE
EL PEDIDO SE
ARCHIVO DEL
APRUEBA EL PEDIDO
ATENDIDO EN ALMACEN
PREPARA PARA LA ENTREGA
ENTREGA AL AREA SOLICITANTE
PEDIDO Y LA ORDEN SALIDA
2 HORAS
0.25 H ORAS
1 HORA
O.25 HORAS
COMPRAS VERIFICA STOCK
No existe
0.5 HORAS X
A
JEFE DE LOGISTICA
0.5 HORAS
Si existe
FIN
0.25 H ORAS
Simbología para el análisis de procesos PASO
SIMBOLO DESCRIPCION Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en forma directa al proceso
Operación Transporte
Cualquier acción que desplaza información u objetos, incluyendo personas
Demora
Retraso no programado de materiales, partes o productos. Cualquier tiempo de espera de las personas
(no programada) Inspección
Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y autorizaciones
Almacenaje
Retraso programado de materiales, partes o productos
(demora programada) Retrabajo
R
Cualquier paso innecesario y repetido de operación
Análisis del proceso SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN ACTIVIDADES/PASOS
TIPO DE ACTIVIDAD
VA CONTROL PASO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
ACTIVIDADES
VA
ELABORACION DEL PEDIDO ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA ESPERA REVISION DEL PEDIDO ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS VERIFICACION DE STOCK ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN VERIFICACION DE STOCK CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. ESPERA APROBACION DEL PEDIDO REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA PREPARACION DEL PEDIDO ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA
TOTAL
OTROS (*)
TIEMPO EFECTIVO (**)
CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)
X X X X X X X X X X X X X
5
4
4
2
1
X X X 4.25
2.00
20.25
1.00 1.00 0.50 0.50 0.50 8.00 0.50 8.00 0.25 0.25 0.50 1.00 0.25 2.00 2.00 26.50
Diagrama de flujo INGRESO DE DATOS ENTREGA DE PLANILAD A DM.VENTAS ENTREGA DE TARJETAS FICHAS A EMPR. DIGITADORA ARCHIVO DE FICHAS
CONFECCION DE REMESAS
RECOJO DE PRODUCCION
ENTREGA DE REMESASFICHAS
REVISION
CONSOLIDACION DE LA INFORMACION
DIGITACION DE FICHAS
ENTREGA DE DISKETTE A SISTEMAS
VERIFICACION DE DISKETTE
ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS
REPORTE DE REMESAS
Diagrama del proceso
Hasta 21 dias
Gerente de Zona
Recepción Validación
Conferencia de Ventas
Distribución
O/C
Consultora
Pedido
Call Center
Digitación
Hasta 4 dias
Consumidor
Web
Base de Datos Facturación
Picking, Packing
Principales errores que se cometen en los procesos de reingenier ía Las diez principales formas de fracasar en la reingeniería son: 1. 2. 3. 4. 5.
No aplicar la reingeniería, pero decir que “se está haciendo”. No centrarse en los procesos. Dedicar una gran cantidad de tiempo al análisis de la situación actual. No contar con un fuerte liderazgo que apoye la recreación de los procesos. No ser lo suficientemente atrevido a la hora de rediseñar y reconfigurar los procesos. 6. Pasar directamente del diseño conceptual a la implantación. 7. Implantar lentamente la reingeniería. 8. Ignorar las preocupaciones del personal, no tomando debidamente en cuenta aspectos psicológicos, entre ellos la resistencia al cambio. 9. Adoptar un estilo de implantación convencional. 10. Centrarse sólo en los aspectos técnicos del cambio, dejando de lado los cambios en materia de participación, supervisión, liderazgo, trabajo en equipo, y capacitación. Fuente: Lefcovich, Mauricio. Preguntas y respuestas sobre reingeniería de procesos. Argentina: El Cid Editor | apuntes, 2009. p 33.
Trabajo •
Seleccionar una empresa
•
Elabore una breve descripción de la empresa
•
Identifique 3 procesos candidatos para rediseño
•
Seleccionar un proceso justificando dicha selección
•
Describa la Misión del proceso
•
Elaborar la Ameba del proceso
•
Identificar los clientes internos y externos
•
Identificar las expectativas de cada cliente
•
Identificar los problemas principales del proceso
•
Elaborar los diagramas de bloques del procesos (hasta el 3er nivel)
•
Elaborar diagrama de procedimientos Fecha de entrega: Siguiente Sesión
Caso: KODAK
Se seleccionarán los grupos que presentarán el trabajo y el caso respectivamente. Fecha de entrega: Siguiente sesion
