Cap 6 P6 Dharma

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 06 – Material de Lectura v1

SESIÓN

6 5.

ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL CRONOGRAMA (PARTE 2) 

GESTIONANDO RIESGOS



PROBLEMAS Y UMBRALES DEL PROYECTO

MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS DEL PROYECTO



UNA

BIBLIOTECA

DE

ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL CRONOGRAMA (PARTE 2)

5.4. GESTIONANDO RIESGOS La gestión de riesgos permite identificar, categorizar y priorizar los riesgos potenciales asociados con los elementos WBS y los recursos. Puede crear planes de control de riesgos, y asignar una probabilidad de ocurrencia y un elemento WBS a cada riesgo.

5.4.1 AGREGAR RIESGOS Al identificar un riesgo se registra el nombre, estado, tipo, nivel de prioridad y fecha en que fue identificado. También puede especificar qué elemento WBS y recursos son afectados por el riesgo, y el responsable del elemento OBS para controlar el riesgo.



Agregar un riesgo: Elija Proyecto » Riesgos, clic en la barra de opciones Mostrar, luego haga clic en Detalles de riesgo (la marca de verificación cercana al comando debe estar marcada). Haga clic en Agregar , luego clic en la ficha General. Ingrese el nombre del riesgo, luego seleccione el elemento WBS y el recurso que el riesgo afectará. Si no especifica un recurso, el módulo considera todos los recursos del WBS seleccionado. Seleccione el gerente responsable para controlar el riesgo. Los gerentes responsables están definidos en la estructura de desglose de la organización (OBS). Seleccione el tipo de riesgo que esta creando, y especifique el nivel de prioridad para asignar al riesgo.



Agregar una descripción y plan de control del riesgo: Haga clic en la ficha Descripción, luego ingrese una descripción del riesgo. Para introducir una descripción del plan de control del riesgo, haga clic en la ficha Control, luego escriba la descripción en el campo Plan de control de riesgo. Puede usar formato HTML, editando características en ambas fichas; estas características incluyen formateo de texto, insertar imágenes, copiar y pegar información de otros archivos de documentos (mientras conserva el formato), y agregar hipervínculos. 145


Para especificar una fecha de identificación del riesgo diferente de la fecha actual, haga clic en el botón Examinar y seleccione una nueva fecha

FIGURA 1: Agregar Riesgos. 5.4.2 CALCULAR VALORES DE EXPOSICIÓN E XPOSICIÓN El módulo utiliza la probabilidad de ocurrencia de riesgos, la fecha de impacto potencial de un riesgo, y las unidades del recurso y las estimaciones de gastos para calcular los valores netos de exposición de un riesgo. Estos valores de exposición luego son usados para determinar el impacto del riesgo en el costo, flotación y fecha de finalización del proyecto. Los datos actuales del proyecto no son cambiados. 

Calcular valores de exposición de un riesgo: Elija Proyecto » Riesgos. Haga clic en la barra de opciones Mostrar, luego haga clic en Detalles de riesgo (la marca de verificación cercana al comando debe estar marcada). Seleccione el riesgo cuyos valores de exposición desea calcular, luego haga clic en la ficha Impacto. En el área Impacto, especifique la fecha de impacto. El módulo considera solo aquellas actividades del WBS/recurso seleccionado que esta programado para iniciar en la fecha de impacto o después. Escriba el número estimado de mano de obra, equipamiento o de material, las unidades de tiempo y el costo total estimado de los gastos que el riesgo incurrirá, si el riesgo sucede. Ingrese o seleccione un porcentaje estimado de probabilidad si el riesgo ocurriera. El módulo calcula y muestra los valores de exposición del riesgo como: Exposición = Impacto x Probabilidad

146


Los campos de valor Actual contienen el número restante de mano de obra, equipamiento, o material, unidades de tiempo y los gastos restantes actuales, para el WBS y recursos asignados al riesgo seleccionado actualmente.

Este número es calculado usando el WBS, recurso y fecha.

FIGURA 2: Calcular Valores de Exposición de Un Riesgo. 5.4.3 CALCULAR EL IMPACTO DE UN RIESGO El módulo usa el método de estimación de máximo a mínimo (top-down) para aplicar los valores de exposición de un riesgo, y calcular el impacto en el cronograma, costo y duración del proyecto. El módulo aplica estos valores a las actividades que culminen en la fecha de impacto del riesgo o después. Esto no incluye actividades completas, cerradas o hitos. Cuando se aplica los valores de exposición, el módulo usa cualquiera de los elementos y actividades que contiene el WBS, junto con las asignaciones e información de los recursos (tales como tasa y disponibilidad), entonces se programa el proyecto según las preferencias de programación actuales.



Calcular el impacto de un riesgo: Puede programar el proyecto cuyo impacto de riesgo desea calcular, para ello elija Proyecto » Riesgo. Seleccione el riesgo cuyo impacto desea calcular. Haga clic en el botón Calcular impacto, en la barra de comandos. El módulo aplica las unidades de cualquier recurso, luego programa el proyecto utilizando las opciones de programación actuales.

147


Use este cuadro de diálogo para visualizar el efecto del riesgo seleccionado en el cronograma, costo y duración del proyecto

Indica el número de actividades que el riesgo afectará. Este no es el número total de actividades contenidas en el elemento WBS.

FIGURA 3: Calcular el Impacto de un Riesgo.

EJERCICIO 1: Calcular valores de exposición y el impacto de un riesgo Para el desarrollo del ejercicio diríjase al CD del curso » Materiales de Lectura » Sesión 06 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente proyecto haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera P6 : 

Financial System Upgrade

Una vez importado dicho proyecto, realice los siguientes pasos: Usted como Project Manager se encuentra en una reunión de planificación con su equipo de proyecto revisando su Matriz de Probabilidad e Impacto, en la cual nota que los valores del riesgo Product launch date moved up han sido subestimados, para lo cual propone reestimar los valores de exposición con los datos que presenta la siguiente tabla:

Impactos Unid. de mano de obra Gastos

Probabilidad

Estimación Original 400 horas S/. 16 666.65

Reestimación 1000 horas S/. 24 999.98

Estimación Original

Reestimación

30%

60%

Una vez que realizó los cambios responda lo siguiente: 1) En cuánto cambió el valor de exposición de las unidades de mano de obra. ___________________________________________________________ 2) En cuánto cambió el valor de exposición de los gastos.

148


___________________________________________________________ Ahora calcule el impacto de los riesgos y responda: 3) En cuánto cambió el impacto del costo del gasto.

______________________________________________________ NOTA: Para realizar el ejercicio se debe crear una copia del proyecto en el cual se efectuarán los cambios.

5.4.4 CREAR Y ELIMINAR TIPOS DE RIESGO Puede crear tipos de riesgo, o categorías de posibles riesgos, que puede asignar a los riesgos en cualquier proyecto. Puede usar los tipos de riesgos para clasificar y estandarizar los riesgos para todos los proyectos.



Agregar un nuevo tipo de riesgo: Elija Admin » Categorías de admin… Haga clic en la ficha Tipos de Riesgo , luego haga clic en botón Agregar. Escriba el nombre del nuevo tipo de riesgo.

Para mover un tipo de riesgo a arriba o abajo en la lista, haga clic en los botones Desplazar hacia arriba o Desplazar hacia abajo.

FIGURA 4: Agregar un Nuevo Tipo de Riesgo. 

Eliminar un tipo de riesgo: Elija Admin » Categorías de admin… Haga clic en la ficha Tipos de Riesgo , luego seleccione un riesgo. Haga clic en el botón Eliminar, y finalmente clic en el botón Sí para eliminarlo.

5.4.5 PERSONALIZAR DISEÑOS DE RIESGO Use el cuadro de diálogo Columnas, para especificar que visualizar en el diseño de hoja de cálculo del riesgo actual.

columnas

desea

149

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 06 – Material de Lectura v1 

Personalizar columnas de diseño del riesgo: En la ventana Riesgos del proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija Columnas » Personalizar. Modifique las columnas mostradas en el diseño del riesgo haciendo clic en los botones flecha derecha / izquierda para mover los elementos de datos entre las columnas Opciones disponibles y Opciones seleccionadas.

Los botones de flecha doble se usan para agregar o quitar todas las columnas disponibles; los botones de flecha simple se usan agregar o quitar los elementos seleccionados en el diseño actual.

Haga clic aquí, para cambiar el título de la columna del elemento seleccionado.

FIGURA 5: Personalizar Columnas de Diseño de Riesgo. 

Filtrar, agrupar y ordenar diseños de riesgos: Puede seleccionar los riesgos que desea visualizar y especificar como desea mostrarlos, también puede restringir que riesgos visualizar. En la ventana Riesgos del proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar . Elija Filtrar por, o Agrupar y ordenar por, y elija la opción que mejor describa como desea visualizar los riesgos.

150


Este diseño del riesgo esta agrupado por elemento WBS y filtrado por riesgos abiertos para un análisis rápido.

FIGURA 6: Filtrar, Agrupar y Ordenar Diseños de Riesgos. EJERCICIO 2: Personalizar diseños de los riesgos Para el desarrollo del ejercicio diríjase al CD del curso » Materiales de Lectura » Sesión 05 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente proyecto haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera P6 : FinSys (Financial System Upgrade Project) . 

Ahora ubíquese en la ventana Riesgos del proyecto, a la cual tendrá que agregar las siguientes columnas: Fecha de impacto, Probabilidad y Tipo de Riesgo; luego filtre los riesgos del usuario actual y por último haga lo siguiente: 1) Agrupe y ordene los riesgos por WBS y conteste: 

¿Cuál es la Prioridad del riesgo ubicado en el elemento WBS “Project Administration”? ____________________________________________________________



¿Cuál es la Fecha de impacto del riesgo ubicado en el elemento WBS “QA Tests”? _____________________________________________________________

2) Agrupe y ordene los riesgos por prioridad y conteste: 

¿Qué riesgo(s) es/son de baja prioridad? ______________________________________________________________



¿Qué riesgo (s) es/son de prioridad normal? _______________________________________________________________

3) Agrupe y ordene los riesgos por tipo de riesgo y conteste: 151


¿Cuál es el riesgo de tipo Requirement Changes con mayor probabilidad?



____________________________________________________________ ¿Cuál es el riesgo de tipo Technology Integration con menor probabilidad?



____________________________________________________________

NOTA: para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se efectuarán los cambios.

5.5.

PROBLEMAS Y UMBRALES DEL PROYECTO

Los problemas conocidos dentro del plan de proyecto requieren de atención o una acción correctiva. Puede crear problemas manualmente, y generar problemas de forma automática mediante los umbrales de los proyectos. Se puede crear un umbral mediante la elección de un parámetro, como la variación de la fecha de inicio. Después de definir el umbral, el módulo monitorea y genera el umbral de problemas para el usuario. A continuación veremos cómo agregar problemas y umbrales para ayudarlo a administrar los proyectos.

5.5.1 AGREGAR PROBLEMAS La identificación de los problemas dentro de un cronograma debe ser abordada antes que el proyecto se complete. Los problemas se pueden agregar manualmente a los proyectos o se pueden utilizar los umbrales para generarlos automáticamente.



Agregar un problema: Elija Proyecto » Problemas. Haga clic en botón Agregar, en la ficha inferior haga clic en la ficha General. Escriba el nombre del problema. Seleccione al gerente responsable de abordar el problema. Los gerentes responsables están definidos en la Estructura de Desglose Organizacional (OBS).

Nota

En la ventana Temas de discusión del proyecto diríjase a menú Ver » Agrupar y ordenar por, ahí puede ver que se muestran distintas formas de agrupar los problemas, usted puede elegir el más conveniente.

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Puede agrupar y ordenar los problemas para varios elementos de detalle, tales como el proyecto, EPS o WBS. Haga clic en la Barra de Opciones Mostrar, y elija Agrupar y Ordenar por.

Use los campos “Fecha en que se identificó” y “Fecha de resolución” para saber cuánto tiempo tomo un problema abierto y cuánto tiempo tomo resolver los roblemas cerrados.

El estado del problema se coloca automáticamente en modo Abrir, la prioridad en modo Normal. Cambie estos valores como lo requiera.

FIGURA 7: Ventana Riesgos del Proyecto. 

Definir detalles de un problema y añadir notas: Elija Proyecto » Problemas. En la ficha inferior, haga clic en la ficha Detalles, y escriba el valor (numérico) real del problema en el campo Valor Real. Para asociar el problema con un elemento WBS diferente que el elemento WBS principal, haga clic en el botón Examinar y seleccione el elemento. También puede asociar el elemento con un recurso o actividad. Para introducir información adicional sobre el problema, en la ficha inferior haga clic en la ficha Notas; y escriba las notas. También puede utilizar funciones de edición HTML, que incluye formatear textos, insertar imágenes, copiar y pegar información de los archivos de otro documento y agregar hipervínculos.



Enviar un correo electrónico sobre un problema: En la ventana Temas de Discusión de un Proyecto, seleccione Herramientas » Navegador de Problemas, elija el tema sobre el que desea enviar un correo electrónico; y haga clic en Notificar . Para especificar las personas a las que desea enviar el correo electrónico, haga clic en Agregar . Elija la opción Seleccionar un Destinatario, para seleccionar un destinatario de l a lista de recursos o usuarios, y haga clic en Aceptar . Seleccione un destinatario del cuadro de diálogo Asignar Destinatarios. Haga clic en Asignar . Si quiere eliminar un destinatario, hacer clic en Quitar . 153


Escriba un asunto para el correo electrónico, y cualquier comentario adicional sobre el problema en el área Contenidos. Finalmente haga clic en Enviar todo.

Haga clic en agregar destinatario para el correo electrónico, luego elija como desea seleccionar los destinatarios.

FIGURA 8: Enviar un E-mail Acerca de un Problema (I). Para que el envío de correo sea correcto:

Nota



1. Asigne una cuenta de correo destinatario en Primavera P6, dicha configuración la puede realizar ingresando a la Barra de menú Editar » Preferencias del Usuario » seleccione la pestaña Correo. Especifique el protocolo de correo, el servidor de correo saliente y la dirección de correo del usuario (Generalmente es el correo del Administrador de Primavera). 2. Si desea que un recurso de su proyecto reciba notificación con relación al problema por correo electrónico, debe actualizar los datos de éste, ingresando a Empresa » Recursos, seleccione el recurso en cuestión y en la pestaña General ingrese el correo electrónico de dicho recurso. 3. Finalmente en el Cuadro de diálogo Notificar Problema, puede seleccionar los recursos del proyecto a los que desea enviar la notificación del problema (si tienen asignado un correo). 4. No debe olvidar que Primavera P6 sólo envía mensajes a cuentas de correo de dominios privados, como por ejemplo una cuenta de correo de trabajo.

Ver y agregar un historial de los problemas: Elija Proyecto » Problemas, seleccione un problema, haga clic derecho y seleccione Historial de problemas .

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Escriba cualquier comentario adicional sobre el problema, luego haga clic en Agregar.

FIGURA 9: Historial de Problemas. 5.5.2 USANDO EL NAVEGADOR DE PROBLEMAS El Navegador de problemas brinda la información que necesita sobre un problema en particular para que pueda resolverlo rápidamente.



Utilice el navegador de problemas: Seleccione Herramientas » Navegador de problemas. Seleccione el problema cuyos detalles desea ver, haga clic en el botón apropiado para mostrar la información que desea ver sobre el problema. Por ejemplo, haga clic en el botón Seguimiento para abrir rápidamente la ventana Seguimiento; de igual manera ocurre con los botones Actividades, WBS, Recursos y Detalles del Problema.

Si el botón no está disponible significa que el problema no está asociado a ese tema.

FIGURA 10: Navegador de Problemas.

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EJERCICIO 3: Problemas del Proyecto Continúe usando el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del ejercicio 2. Ahora ingrese a la ventana Problemas / Temas de Discusión y agregue las siguientes columnas: Actividad, Fecha en que se identificó, Identificado por y Umbral Inferior; luego filtre los problemas para el usuario actual y conteste: 1) ¿Cuál es la prioridad para el tema de discusión Project Delays?

_________________________________________ __________________

actividad afectada por el tema de discusión Loss of Programming Staff?

2) ¿Cuál es la

_________________________________________ __________________ 3) ¿Cuándo se identificó el tema de discusión Total Float (days) – 7/15/1998?

______________________________________________________ 4) ¿Quién identificó el tema de discusión Unit Testing Late? _________________________________________ __________________

NOTA: Para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se efectuarán los cambios.

5.5.3 AÑADIR UMBRALES Los umbrales del proyecto consisten en parámetros asignados a los elementos del WBS, estos controlan los proyectos y generan problemas. Por ejemplo, puede establecer un umbral con el parámetro % de costo de presupuesto y un valor de umbral superior de 100%. Cuando el costo real del elemento WBS especificado alcanza el 100% del costo presupuestado, el módulo genera un problema.



Añadir un umbral: Elija Proyecto » Umbrales. Haga clic en Agregar; y en la parte inferior haga clic en la ficha General . Seleccione un Parámetro de Umbral, haciendo clic en el botón Examinar. Si introduce un límite de umbral inferior y superior, un problema se genera para cualquier elemento WBS/actividad que queda fuera del rango especificado. Por ejemplo, i ntroduzca -2 días como límite inferior y 10 días como límite superior de un umbral de flotación (holgura) total. Se notificará cuando cualquier elemento WBS/actividad tenga una holgura total igual o inferior a -2 días y mayor o igual a 10 días. El gerente responsable para resolver los problemas generados por el umbral es asignado automáticamente cuando se selecciona el elemento WBS.

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FIGURA 11: Umbrales de Proyecto. 

Especifique el intervalo de tiempo para controlar: Elija Proyecto » Umbrales. Seleccione el umbral cuyos datos desea definir, en la parte inferior haga clic en la ficha Detalles . Haga clic en el botón Examinar de los campos Desde fecha y A la fecha, y seleccione las fechas para las que el umbral debe controlar los elementos WBS o actividades. El módulo sólo comprueba los elementos WBS o actividades cuyas fechas de inicio están después de la fecha de Desde fecha y cuya meta son las fechas antes de A la Fecha .



Ver problemas de umbral: Puede ver rápidamente los problemas generados por un determinado umbral. Seleccione el umbral cuyos problemas quiere revisar, haciendo clic en la ficha Detalles . Seleccione el problema cuyos datos desea ver, y haga clic en Ir a .

FIGURA 12: Ver Problemas Preliminares. 157




Agrupar, Ordenar y filtrar los umbrales: Desde la ventana Umbrales de proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar, y elija Filtrar por o Agrupar y ordenar por, y finalmente elija la opción que describe cómo desea ver los umbrales.

5.5.4 DEFINICIÓN DE PARÁMETROS DE UMBRAL Un umbral consta de un parámetro o tipo, y un valor de umbral inferior y/o superior. El módulo genera un problema automáticamente cuando un parámetro de umbral está por debajo o igual que el umbral inferior o igual o superior al valor del umbral superior. Los siguientes párrafos definen algunos de los parámetros de umbrales disponibles:



Índice de Desempeño de Costo (CPI): El valor del umbral del CPI se expresa como un ratio. Un problema se generara si el índice de desempeño de costo cae más allá que los valores umbral. El CPI es calculado como CPI = Costo del Valor Obtenido/Costo Real. Un valor menor a uno indica que los costos reales han superado el valor del trabajo realizado. Si el valor del umbral más bajo es uno, un problema se genera cuando los costos reales superan el valor del trabajo realizado.



Variación del Costo (CV): El valor del umbral de la Variación del Costo (CV) se expresa como un valor monetario. Un problema es generado si el CV está fuera de los valores del umbral. La variación del costo es calculado como CV = Costo del Valor Obtenido - Costo Real. Un valor negativo indica que los costos reales han superado el valor del trabajo realizado, lo que puede ser considerado como un exceso de costos. Si el valor del umbral inferior es cero, un problema se genera tan pronto como el costo real del trabajo es mayor que el valor del trabajo.



Flotación (Holgura) Libre: El valor del umbral de la Holgura Libre es un número de días especificado. Un problema se genera si la flotación libre de una actividad (el tiempo en que la actividad puede ser retrasada sin retrasar el Inicio Temprano de cualquier actividad sucesora) queda fuera de los valores umbral.



Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI): El valor del umbral del SPI se expresa como un ratio. Un problema se genera cuando este cae fuera de los valores del umbral. El SPI es calculado como SPI = Costo del Valor Obtenido/Costo del Valor Planificado. Un valor menor a uno indica que menos trabajo se llevó a cabo de lo que se programó. Si el valor del umbral es uno, un problema se genera siempre que el valor del trabajo realizado cae por debajo del costo de ejecución del trabajo para esa misma actividad.



Variación del Cronograma (SV): El valor del umbral del SV es expresado como un valor monetario. Un problema es generado si la variación del cronograma queda fuera de los valores umbral. 158


La variación del cronograma es calculado SV = Costo del Valor Obtenido Costo de Valor Planificado. 

Flotación (Holgura) total: El valor del umbral de la flotación total es un número determinado de días. Un problema se genera si la flotación total de una actividad (la cantidad de tiempo que la actividad puede retrasarse sin retrasar la fecha de finalización del proyecto) está fuera de los valores del umbral.



Desviación al finalizar (VAC): El valor del umbral del VAC se expresa como un valor monetario. Un problema es generado si el VAC queda fuera de los valores del umbral. La Variación a la conclusión puede ser expresada como VAC = Presupuesto al finalizar (PAF) - Estimado al finalizar (EAC).

EJERCICIO 4: Umbrales del Proyecto Elija el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) . Ahora ingrese a la ventana Umbrales del proyecto, y agregue las siguientes columnas: Umbral , Total de problemas y Umbral inferior; luego filtre los umbrales del usuario actual y conteste: 1) ¿Cuántos problemas tienen en total los umbrales Finish Date Variance (days) below -5.00d?

___________________________________________________ 2) ¿Cuál es la prioridad para el umbral AV - Accounting Variance ($) below (S/.333.33)?

____________________________________________________ 3) ¿Cuál es el umbral inferior para los umbrales CV - Cost Variance ($) below (S/.333.33)?

______________________________________________________ NOTA: para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se efectuarán los cambios.

5.5.5 MONITOREAR UMBRALES Puede ejecutar todos los umbrales asignados a un proyecto de una sola vez o puede ejecutar sólo los umbrales individuales según sea necesario.



Monitorear todos los umbrales de una vez: Cuando el proyecto está abierto, diríjase a Herramientas » Monitorear Umbrales. Para especificar un nuevo período de tiempo que aplicará a todos los umbrales, marque la opción Utilizar las ventanas de monitores de umbrales originales . Para utilizar el período de tiempo específico para cada umbral marque la opción Utilizar una ventana de monitoreo de umbrales nueva, y haga clic en los botones Examinar en los campos de Desde la fecha y A la Fecha . Finalmente haga clic en Monitorear.

159


FIGURA 13: Monitorear Umbrales. 

Monitorear un umbral específico: Elija Proyecto » Umbrales. Seleccione los umbrales que desea supervisar, y haga clic en el botón Monitorear.

Ejercicio 5: Monitorear Umbrales Elija el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) . Usted como Project Manager se encuentra revisando los umbrales agrupados por elemento WBS, la Gerencia General le pide que haga un monitoreo de los umbrales, una vez hecho el monitoreo conteste lo siguiente: 1) ¿Cuántos problemas se generaron para los umbrales CV - Cost Variance

($) below (S/. 333.33)?

____________________________________________________ 2) ¿Cuántos problemas se generaron en total para los umbrales Finish Date Variance (days) below -5.00d? _________________________________________________________

NOTA: para realizar el ejercicio se debe crear una copia del proyecto en la cual se efectuarán los cambios.

5.5.6 ASIGNACIÓN DE DISEÑOS DE SEGUIMIENTO A LOS UMBRALES Puede asignar un diseño de seguimiento a un umbral para mostrar gráficamente la información que rodea al umbral y los problemas que se generan.



Asignar un diseño de seguimiento a un umbral: Elija Proyecto » Umbrales. Seleccione el umbral al que desea asignar un esquema de seguimiento. En la ficha inferior haga clic en la ficha General . Luego, en el campo Diseño de seguimiento haga clic en el botón Examinar. Seleccione el nombre de diseño de seguimiento que desea asignar y haga clic en el botón Seleccionar.

160


FIGURA 14: Seleccionar Diseño de Seguimiento. 5.6. MANTENIMIENTO DE UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS DEL PROYECTO Use las características de los productos y documentos de trabajo para catalogar y seguir todos los documentos y entregables relacionados al proyecto. Esto incluye guías, procedimientos, estándares, planes, plantilla de diseño, hojas de cálculo, y todo tipo de entregables del proyecto.

5.6.1 VISUALIZAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS Y AGREGAR / ELIMINAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS DE TRABAJO Un documento puede ser una referencia para una actividad, para proveer estándares y guías para efectuar el trabajo de una actividad, o puede ser formalmente identificado como un estándar del proyecto. Un documento puede también ser un producto de trabajo o salida de una actividad, tales como los planes de prueba. Puede también identificar entregables del proyecto, o documentos que serán entregados al usuario final o cliente al final del proyecto. Use la característica de los Productos y documentos de trabajo para mantener la información general sobre los documentos del proyecto, tales como la fecha de revisión, la ubicación y el autor. Almacene los archivos de los documentos en un servidor de archivos de red, un sistema de gestión de la configuración, o un sitio Web, dependiendo de los requerimientos del proyecto. Puede asignar productos y documentos de trabajo desde Detalles del WBS (y asignarlos a elementos WBS específicos para el seguimiento del trabajo) o desde Detalles de Productos y Documentos. También puede indicar si los documentos son públicos o privados.



Visualizar una biblioteca de documentos del proyecto: Elija Proyecto » Productos y documentos de trabajo. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija Detalles de PT y Doc (la marca de verificación cercana al comando debe estar marcada).

161


Agregar un producto o documento de trabajo: Abra el proyecto al cual desea agregar un producto o documento de trabajo. Elija Proyecto » Productos y documentos de trabajo . Haga clic en la etiqueta de la columna Título para que aparezca la jerarquia de documentos (un símbolo de esquema en la etiqueta de la columna Título indica una vista jerarquica). Seleccione el documento que esta encima y al mismo nivel del documento que desea agregar, luego haga clic en Agregar. Haga clic en la ficha General en Detalles de PT y Doc. Escriba un nombre para el documento, y luego agregue la información general del documento.

Haga seguimiento de la versión del documento introduciendo el número correspondiente y la fecha de última actualización.

Establezca las categorías del documento, para ello elija Admin » Categorías de admin; utilice las categorías para organizar los diferentes tipos de documentos.

Marque esta casilla para indicar que el documento es un entregable del proyecto.

Introduzca referencia o número de catálogo del documento seleccionado.

Establezca el estado del documento eligiendo Admin » Categorías de

admin.

FIGURA 15: Agregar un Producto o Documento de Trabajo. 

Ingresar descripción de un documento: Haga clic en la ficha Descripción y escriba una descripción para el documento. Puede usar las características de edición HTML, las cuales incluyen formato de texto, insertar imágenes, copiar y pegar información de otros archivos de documentos (mientras se conserva el formato) y agregar hipervínculos. 162


Eliminar registros de documentos: Elija Proyecto » Productos y documentos de trabajo . Seleccione el documento o grupo de documentos que desea eliminar, luego haga clic Eliminar. Haga clic en Sí cuando se le solicite.

5.6.2 ESPECIFICAR REFERENCIAS DE UBICACIÓN DE DOCUMENTOS Puede especificar dos tipos de referencias de ubicación de documentos, ubicación privada y ubicación pública. Las referencias de ubicación privada pueden ser visualizadas solamente por los usuarios del módulo Gestión de Proyectos. Las referencias de ubicación pública pueden ser visualizadas por todos los participantes del proyecto, incluyendo usuarios de las hojas de tiempo. Por esta razón, las referencias de ubicación pública típicamente se refieren a los archivos almacenados en una ubicación de red ampliamente accesible, una intranet, o el Internet.



Introducir referencias de ubicación de documentos: En la ventana Productos y documentos de trabajo, seleccione el registro del documento para el cual desea ingresar una referencia de ubicación. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija la opción Detalles de PT y Doc (la casilla de verificación cercana al comando debe estar marcada). Haga clic en la ficha Archivos . Si desea definir el documento como privado , escriba la ubicación del archivo en este campo, o haga clic en el botón Examinar para seleccionar la ubicación.

Si desea definir el documento como público , escriba la ubicación del archivo en este cam o, o ha a clic en el botón Examinar ara seleccionar la

FIGURA 16: Introducir Referencias de Ubicación de Documentos. 

Abrir un producto o documento de trabajo: Elija Proyecto » Productos y documentos de trabajo. Seleccione el documento que desee abrir. Haga clic en la ficha Archivos . Para ver el archivo privado de un documento, haga clic en el botón Iniciar, próximo al campo Ubicación privada. Solamente los usuarios del módulo Gestión de Proyectos pueden visualizar este archivo. Para ver el archivo público de un documento, haga clic en Iniciar, próximo al campo Ubicación pública. Todos los participantes del proyecto pueden ver este archivo.

5.6.3 ASIGNAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS DE TRABAJO Puede asignar productos y documentos de trabajo a las actividades y elementos de WBS. Por ejemplo, durante las etapas tempranas de planificación del proyecto, 163


puede asignar un documento a un elemento WBS. Después, puede asignar el mismo documento a una o más actividades como desarrollo del detalle de las actividades del proyecto.



Asignar documentos desde la ventana de Productos y documentos de trabajo: Seleccione el documento que desea asignar. Para asignar múltiples documentos, mantenga pulsada la tecla Ctrl, luego haga clic en cada documento. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija Detalles de PT y Doc. (la casilla cerca a la opción Detalles de PT y Doc debe estar marcada). Haga clic en la ficha Asignaciones . Haga clic en el botón Asignar actividad o Asignar WBS. Del cuadro de diálogo emergente, seleccione la actividad o elemento WBS al cual desea asignar el documento seleccionado. Haga clic en el botón Asignar. Para quitar la asignación de un documento de una actividad o elemento WBS, seleccione el elemento en la ficha Asignaciones , luego haga clic en el botón Quitar .

Para cambiar el orden de clasificación de cualquier columna, haga clic en las etiquetas de columna.

Marque la casilla de verificación para indicar que el documento asignado es un producto de trabajo.

FIGURA 17: Asignar Documentos de la Ventana de Productos y Documentos de Trabajo.

164

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