Capa

REGULATORY COMPLIANCE DI INDUSTRI FARMASI What?

HOW?

Why? When ?

A. Retno Tyas Utami. 4 Januari 2014

POKOK BAHASAN • Pendahuluan (sistem pengawasan ) • Inspeksi CPOB Regulatori BADAN POM RI • Maturity Industri Farmasi • Summary Evaluasi CAPA Industri Farmasi • Penyusunan CAPA • Format Matriks Corrective and Preventive Action (CAPA) • Pelayanan Publik DitWasProd PT & PKRT terkait CAPA • Improvement Oleh Industri Farmasi

Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SISPOM) 3 lapis Pemerintah

Fungsi regulatori terhadap produk, sarana dan standard

Pelaku Usaha

Penyediaan Obat & Makanan Bermutu

Masyarakat

Perlindungan Diri & Keluarga dari Obat dan Makanan yg Berisiko

KERANGKA REGULATORI DALAM RANGKA MENJAMIN KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU OBAT

Quality Assurance JAMINAN KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU

Dokumentasi, Monitoring dan Evaluasi Pengawasan Pre-Market (Evaluasi dalam proses pemberian NIE)

Elemen Regulatori (fungsi yg komprehensif termasuk inspeksi recall, laboratorium pusat & propinsi)

Elemen Teknik (Spesifikasi mutu, , GMP, GLP, GPP, GDP, GSP, GCP)

Pengawasan Post-Market ( untuk jaminan mutu, keamanan dan kebenaran informasi produk)

Legislasi yang memadai dan penegakan hukum

4

INSPEKSI CPOB REGULATORI BADAN POM RI

GMP PHILOSOPHY AVOID : • Contamination • Mix-up • Cross contamination

• QRM • Documentation • Personel

Prinsip penerapan CPOB  Pertama: jaminan konsistensi produksi yang dapat menghasilkan produk dengan jaminan mutu sepanjang ‘masa hidup’ produk tersebut,  Kedua: adanya standar dan persyaratan berdasarkan kajian risiko yang harus dipenuhi mulai dari bahan awal, selama proses dan akhir produksi serta sesudah dipasarkan, dan,  Ketiga: adanya komitmen dan persamaan persepsi dari semua pihak yang terkait, baik dari sisi profesional dan pimpinan industri farmasi, maupun dari sisi regulator.

Inspeksi Rutin 1. Inspeksi Badan POM RI direncanakan dan dilaksanakan berdasarkan Quality Risk Management dengan perhitungan dan pembobotan faktor risiko yang dimiliki oleh industri farmasi. 2. Parameter/risiko yang dipertimbangkan dalam persiapan program inspeksi tahunan, antara lain: Tipe fasilitas/Sertifikat CPOB yang dimiliki dan tingkat kekritisan produk yang dibuat (kompleksitas pabrik, proses dan produk)  Riwayat industri (profil defisiensi dari inspeksi terakhir, jumlah defisiensi mayor dan kritikal) a.l: •

 Riwayat dan trend produk recall;  Riwayat keluhan/kasus;  Tindak lanjut atau sanksi yang diberikan dan respon yang diberikan

 Aktivitas industri:  Fasilitas digunakan juga untuk produksi produk nonfarmasi;  Menerima kontrak manufaktur; Produksi menggunakan zat aktif yang bersifat toksik, potensi tinggi, berbahaya dan sensitif (hormon, betalaktam, sefalosporin dll.)

Penyimpangan yang sering ditemukan (1): Penyimpangan Bets, a.l: • Penyimpangan dari prosedur pengolahan induk; • Penyimpangan terhadap prosedur pengemasan induk; • Memenuhi spesifikasi dalam proses, produk antara, produk ruahan maupun obat jadi.

Penyimpangan non Bets, a.l: • Sarana penunjang misalnya sistem tata udara, listrik, uap air, dll; • Penyimpangan hasil pemantauan lingkungan; • Penyimpangan terhadap Protap. Tes / Uji : Hasil Uji di Luar Spesifikasi terhadap hasil pemeriksaan produk

Penyimpangan yang sering ditemukan (2): • • • •

•

Penanganan bahan dan kapasitas gudang tidak memandai Program Audit Internal dan Audit Eksternal (Supplier) tidak memadai Program Kalibrasi, Kualifikasi dan Validasi tidak berjalan dengan baik Pengendalian terhadap kondisi yang berpotensi kontaminasi, kontaminasi silang dan mix up tidak memadai Kegiatan rutin pembuatan, pengemasan dan pengujian tidak sesuai dengan dossier registrasi

• • • •

Ketersediaan reference standard laboratorium tidak lengkap Pengujian produk akhir tidak dilakukan untuk setiap zat aktif Pelulusan produk jadi tidak memadai On site Assessment thd data registrasi – Data yang ditemukan onsite tidak sesuai dengan data yang disampaikan kepada Direktorat Penilaian – Bukti fisik produk yang sedang diregistrasi tidak ada atau tidak lengkap – Data dossier lengkap akan tetapi raw data pelaksanaan pengujian terhadap produk tidak lengkap

Penyimpangan terkait HULS Pengendalian Perubahan • Tidak menerapkan change control terhadap perubahan yang dilakukan, antara lain perubahan terhadap: – bahan baku, bahan pembantu dan bahan kemas primer – formulasi – prosedur produksi

Penanganan Penyimpangan • • • •

•

Belum dilakukan identifikasi penyimpangan apa saja yang berpengaruh terhadap produk Personil tidak memahami penyimpangan seperti apa saja yang perlu dilaporkan Penyimpangan tidak selalu dilaporkan dan ditangani segera Tidak selalu dievaluasi dan diinvestigasi maupun dikaji secara komprehensif untuk mencari akar permasalahan terhadap penyimpangan selama proses produksi dan obat TMS di pasaran Penyimpangan non-bets (suhu, kelembaban, sistem tata udara, pemantauan lingkungan) tidak selalu diperhatikan

FREKUENSI INSPEKSI RUTIN Standar: Dalam waktu masa berlaku sertifikat sekurang-kurangnya pernah diinspeksi 2 kali MANAJEMEN RISIKO

FAKTOR-FAKTOR RISIKO

RATING RISIKO

Rekomendasi frekuensi inspeksi rutin ke site pabrik

Tindak Lanjut Inspeksi CPOB MANAJEMEN RISIKO

• Tindak lanjut berdasarkan jumlah temuan kritikal dan mayor Dahulu – Saat ini

Kritikal tindakan pengamanan segera dapat diambil dan inpeksi kembali dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan

Kritikal karena temuan berulang & Mayor tergantung kepada risk assessment akan diikuti dengan inspeksi kembali dalam kurun waktu 6-12 bulan

Minor Merupakan temuan yang tidak dikategorikan sebagai incompliance terhadap CPOB

Tindak lanjut lebih jauh akan diambil jika hasil dari follow up inspection masih menunjukkan ketidakpatuhan terhadap persyaratan CPOB

MATURITY INDUSTRI FARMASI

Maturity of GMP Attitude and Compliance 5. GENERATIVE Compliance is just part of how we do business here

4. PROACTIVE Increasingly Informed

We work sensibly on the problems that we still find

3. CALCULATIVE We have systems in place to manage most compliance risks

2. REACTIVE Compliance is important, so we do a lot every time we have a problem

1. PATHOLOGICAL We haven’t ever been caught, so we must be doing pretty good

Increasingly Trustful

Pertanyaan Pemenuhan Persyaratan CPOB sebagai Indikator Kematangan Sikap CPOB •

Patologis – Tindakan paling minimum apa yang harus kita ambil sehingga setidaknya kita masih bisa bertahan dari inspeksi BPOM dan bisa menjual produk kita? – Bagaimana cara kita menyembunyikan ini dari inspektur BPOM karena kita tak akan sanggup menerima konsekuensi bila ini diketahui? – Apa yang dilakukan oleh IF lainnya? – Jika sebelumnya tidak bermasalah, kenapa kita harus merubahnya sekarang? – Tidak ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

•

Generatif – Kita memperbaiki dan mencegah (CAPA) – Bagaimana kita dapat memastikan kualitas produk (QMS) – Apakah asumsi dalam model risiko saya tepat? (QRS) – Apakah kita menempatkan sumber daya yang tepat dan memadai untuk secara efektif melakukan monitoring dan menghilangkan risiko untuk meningkatkan sistem yang kita miliki? ( MAI) – Pelajaran apa yang dapat kita ambil dari risk assessment terakhir; apakah asumsi yang diambil perlu diupdate? Bagaimana kita dapat melakukan continuous improvement? – Ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

SUMMARY EVALUASI DOKUMEN CAPA INDUSTRI FARMASI

CAPA (Corrective Action and Preventive Action)

Acceptable

Justifiable

Implementable

Contoh GAP dalam EVALUASI CAPA

Persyaratan

Butir persyaratan yang dicantumkan tidak relevan dengan temuan.

Root Cause Analysis Root Cause Analysis hanya berupa pengulangan dari temuan dan bukan analisis dan investigasi untuk mencari root cause. Tidak ada/tidak melakukan root cause analysis. • Misal: penyebab terjadinya suatu temuan selalu dibebankan pada personil dan CAPA berupa pelatihan terhadap personil

Corrective and Preventive Action (CAPA) Tindakan perbaikan tidak memperbaiki sampai ke akar masalah, sehinga potensial terjadi penyimpangan yang sama di tempat sama atau berbeda. Perbaikan hanya sampai pada tahap correction dan belum sampai pada corrective action & preventive action untuk mencegah berulang kembalinya temuan. • Misal: seringkali perbaikan terhadap suatu temuan hanya berupa koreksi suatu kesalahan yang terjadi kemudian dinyatakan closed. Penerapan tindakan pencegahan agar tidak terjadi hal serupa di kemudian hari tidak selalu dipertimbangkan.

Langkah perbaikan yang diambil tidak efektif karena root cause terjadinya temuan seringkali langsung disimpulkan tanpa ada investigasi terhadapnya. • Misal: berangkat dari asumsi-asumsi yang mungkin, industri farmasi langsung melakukan tindakan perbaikan.

Langkah perbaikan tidak sistematis yaitu tidak menjabarkan tahap-tahap pekerjaan yang akan ditempuh untuk melakukan perbaikan. Tidak ada tindakan yang dilakukan.

Batas Waktu Penyelesaian (Timeline) Batas waktu untuk tiap-tiap tahap pekerjaan perbaikan tidak dicantumkan. • Seringkali suatu perbaikan dilakukan melalui tahap-tahap tertentu yang harus ditempuh namun batas waktu penyelesaian untuk tiap tahap ini tidak ditetapkan, misal: untuk renovasi ruangan yang mengubah kelas kebersihan, a.l. melalui tahapan CC, renovasi bangunan, renovasi HVAC & kualifikasi namun tidak ditantumkan time line untuk tiap tahapan tersebut.

Tidak reasonable karena terlalu lama. • Perbaikan yang dapat dilakukan dengan segera tanpa memerlukan waktu yang lama (tidak terkait investasi dan pembangunan atau pengembangan suatu sistem) tidak segera dilakukan, misal: untuk perubahan SOP yang tidak memerlukan studi terlebih dahulu namun ditetapkan timeline 6 bulan.

Tidak logis karena alokasi pengerjaan perbaikan tidak mencukupi (sempit). • Pengerjaan perbaikan dilakukan dengan tergesa-gesa sehingga tidak mempertimbangkan alokasi waktu yang diperlukan untuk melakukan langkah-langkah perbaikan yang perlu ditempuh, misal renovasi HVAC 2 minggu padahal harus melalui tahapan pemasangan & kualifikasi.

Tidak menetapkan batas waktu penyelesaian.

Bukti Perbaikan CAPA

Bukti perbaikan sulit atau tidak dapat dievaluasi oleh evaluator. • bukti perbaikan dalam suatu dokumen tidak cross reference dengan temuan dll.

Bukti perbaikan tidak dilampirkan.

BAGAIMANA MENYUSUN CAPA YANG BAIK ?

Langkah Penyusunan CAPA 1

6

2

Identifikasi Tetapkan masalah secara jelas

Evaluasi Hitung luas masalah dan dampaknya

Implementasi Laksanakan tindakan yang ditetapkan 7

5

Rencana Tindakan Susun daftar tindakan yang dilakukan

Tindak Lanjut Verifikasi dan nilai efektivitasnya

3

4

Investigasi Susun rencana investigasi

Analisis Lakukan analisis secara seksama

1. Identifikasi -- Penjelasan masalah •Deskripsi masalah - singkat tapi lengkap. •Deskripsi harus memuat informasi yang cukup agar masalah (spesifik) yang diuraikan mudah dimengerti.

1. Identifikasi -- Bukti •Daftar informasi spesifik, dokumen2, atau data tersedia yang menunjukkan bahwa masalah benar - benar ada.

2. Evaluasi • Situasi harus dievaluasi untuk menentukan 1) tindakan yang perlu diambil 2) tingkat penindakan yang dibutuhkan. • Suatu evaluasi harus mencakup : –Dampak potensial dari masalah. –Risiko terhadap perusahaan atau pelanggan –Tindakan perbaikan (segera) yang mungkin dibutuhkan

2. Evaluasi-- Dampak potensial •Tentukan dan dokumentasikan secara spesifik mengapa masalah menjadi perhatian kita dan kemungkinan dampaknya terhadap perusahaan dan/atau pelanggan. –Kemungkinan dampak terhadap biaya, fungsi, mutu produk, keamanan, kehandalan, dan/atau kepuasan pelanggan.

2. Evaluasi -- Risiko • Berdasarkan hasil evaluasi dampak, adakan penilaian keseriusan masalah. • Tingkat risiko terkait dengan masalah akan mempengaruhi tindakan yang akan diambil dan prioritasi yang diberikan terhadap situasi tersebut.

2. Evaluasi -- Tindakan perbaikan (segera) • Dampak potensial dan pertimbangan/penilaian risiko mungkin mengindikasikan perlunya pengambilan tindakan segera untuk memperbaiki situasi sampai suatu solusi akhir dapat dilaksanakan. • Dalam kasus tertentu tindakan perbaikan (segera) mungkin sudah memadai. Bila demikian halnya, CAPA dapat diakhiri (‘closed’) setelah mendokumentasikan pertimbangan terhadap keputusan ini dan tindakan lanjut untuk menyelesaikan masalah.

3. Investigasi -- strategi • Tulis instruksi khusus untuk menentukan kontributor dan akar penyebab masalah. • Prosedur ini mengarahkan pengkajian komprehensif dari semua kemungkinan situasi yang terkait dengan masalah dan harus mempertimbangkan : - peralatan

- Material

- personalia

--

Prosedur

- Rancangan / desain

--

Pelatihan

- Perangkat lunak

- Faktor eksternal

4. Analisis -- Analisis akar penyebab problema •Gunakan data untuk melengkapi analisis akar penyebab problema •Ini melibatkan pencarian penyebab problema yang aktual daripada hanya menangani ‘symptom’. •Menemukan penyebab utama problema esensial untuk menentukan CA dan/atau PA yang tepat.

5. Rencana Tindakan (‘Action’) • Dengan menggunakan hasil analisis, metode terbaik untuk memperbaiki situasi (atau mencegah terjadinya pengulangan situasi di kemudian hari) dapat ditentukan. • Semua tugas/pekerjaan yang perlu dieksekusi diidentifikasi dan dimasukkan ke dalam Rencana Tindakan. • Rencana tersebut mencakup perubahan yang harus dilakukan dan menetapkan penanggung-jawab / pelaksana kerja.

5. Rencana Tindakan • Daftar semua aktivitas dan pekerjaan yang harus dilakukan untuk memperbaiki masalah yang ada atau mengeliminasi masalah potensial, dan mencegah terulangnya masalah. • Sangat penting untuk mengidentifikasi semua tindakan yang diperlukan dan bahwa tindakan tersebut sudah memperhatikan tiap kemungkinan penyebab masalah dan situasi yang diakibatkan oleh masalah tersebut.

5. Rencana Tindakan -- perubahan • Perubahan yang dibutuhkan untuk dokumentasi, proses, prosedur, atau modifikasi sistem hendaklah diuraikan. • Perubahan harus dirinci secukupnya sehingga jelas dimengerti apa yang harus dikerjakan dan apa saja hasil perubahan yang didapat.

5. Rencana Tindakan -- Pelatihan (Training) • Pelatihan karyawan merupakan bagian esensial dari tiap perubahan yang dilakukan sehingga harus dijadikan bagian dari Rencana Tindakan. • Agar menjadi efektif, semua modifikasi dan perubahan yang dilakukan harus dikomunikasikan ke tiap orang, departemen, pemasok, d.l.l yang terkait atau yang bakal terkena dampak perubahan tersebut.

6. Tindakan Implementasi •Rencana Tindakan yang telah disusun dieksekusi. Semua pekerjaan dan aktivitas yang telah diidentifikasi dituntaskan. •Buat rangkuman/ringkasan tindakan yang dilakukan. Semua modifikasi terhadap dokumen, proses, d.l.l. didaftarkan.

7. Tindak lanjut • Evaluasi terhadap tindakan yang diambil merupakan salah satu langkah yang paling fundamental dalam proses CAPA. • Evaluasi ini tidak saja memverifikasi penyelesaian (yang sukses) dari pekerjaan dan aktivitas yang diidentifikasi, namun juga menilai ketepatan dan efektivitas tindakan yang diambil.

Format Matriks CAPA Nama Industri Farmasi Alamat Tujuan Inspeksi Tanggal Inspeksi

No.

Temuan

: : : :

Persyaratan1

Root Cause Analysis2

CAPA3

Status4

Batas waktu5 penyelesaian

Keterangan: 1. Diisi dengan persyaratan yang harus dipenuhi sesuai Pedoman CPOB yang berlaku. 2. Hasil analisis akar permasalahan sesuai SOP Penanganan Penyimpangan 3. CAPA perlu dijelaskan secara terperinci langkah-langkah tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. 4. Status diisi dengan sudah selesai atau dalam proses. Bila dalam proses, batas waktu penyelesaian diisi. 5. Batas waktu penyelesaian yang reasonable dan diisi untuk tiap langkah.

Change Control  Untuk melihat ada/ tidak dampak perubahan

Penanggung Jawab

PELAYANAN PUBLIK DITWASPROD PT & PKRT TERKAIT CAPA

Desk CAPA • Desk CAPA dapat dilakukan di: – Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT atau – Balai/Balai Besar POM

• Mekanisme pelaksanaan Desk CAPA: – Berdasarkan hasil evaluasi CAPA oleh Badan POM maka industri farmasi dapat dipanggil untuk melaksanakan Desk CAPA di Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT – Industri farmasi mengajukan diri (melakukan perjanjian) untuk dapat melaksanakan Desk CAPA. – Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT merencanakan pelaksanaan Desk CAPA di Balai/Balai Besar POM.

• Tujuan Desk CAPA : – Mempercepat pemahaman Industri Farmasi terhadap CAPA dan diskusi terkait regulatory advice untuk memenuhi persyaratan CPOB. – Meningkatkan mutual understanding antara Badan POM dan Industri Farmasi.

Verifikasi CAPA •Dilakukan di site terutama bila ada perbaikan fisik yang harus diverifikasi

IMPROVEMENT OLEH INDUSTRI FARMASI

Internal Audit Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 8-INSPEKSI DIRI, AUDIT MUTU DAN AUDIT & PERSETUJUAN PEMASOK – Prinsip “Tujuan inspeksi diri adalah untuk mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri farmasi memenuhi ketentuan CPOB. Program inspeksi diri hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara independen dan rinci oleh petugas yang kompeten dari perusahaan yang dapat mengevaluasi penerapan CPOB secara obyektif. Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara rutin dan, di samping itu, pada situasi khusus, misalnya dalam hal terjadi penarikan kembali obat jadi atau terjadi penolakan yang berulang. Semua saran untuk tindakan perbaikan supaya dilaksanakan. Prosedur dan catatan inspeksi diri hendaklah didokumentasikan dan dibuat program tindak lanjut yang efektif. ”.

Manajemen Risiko Mutu

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 1-Manajemen Mutu Butir 1.6 s/d 1.7 dan Aneks 14 - Manajemen Risiko Mutu

“Sistem Pemastian Mutu didesain secara menyeluruh dan diterapkan secara benar serta menginkorporasi Cara Pembuatan Obat yang Baik termasuk Pengawasan Mutu dan Manajemen Risiko Mutu”.

Penanganan Penyimpangan

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 1Manajemen Mutu Butir 1.2.k) “Sistem Pemastian Mutu yang benar dan tepat bagi industri farmasi hendaklah memastikan bahwa penyimpangan dilaporkan diselidiki dan dicatat”.

Pengendalian Perubahan

Pedoman CPOB Tahun 2012, Bab 12-Kualifikasi dan Validasi Butir 12.46 “Hendaklah tersedia prosedur tertulis yang merinci langkah yang diambil jika ada usul perubahan terhadap bahan awal, komponen produk, peralatan proses, lingkungan kerja (atau pabrik), metode produksi atau pengujian ataupun perubahan yang berpengaruh terhadap mutu atau reprodusibilitas proses. Prosedur pengendalian perubahan hendaklah memastikan bahwa data pendukung cukup untuk menunjukkan bahwa proses yang diperbaiki akan menghasilkan suatu produk sesuai mutu yang diinginkan dan konsisten dengan spesifikasi yang telah ditetapkan”.