Datos I – CASO INTEGRAL 1
CASO INTEGRAL Cecilia Testa, Fernando Ortega, Francisco Gatti, Jorge Piñones Profesoras Auxiliares cátedra DATOS I, 2011 INTRODUCCIÓN
REPUESTOS FERCEJOR es una empresa dedicada a la Venta Mayorista de Repuestos paraAutos. Se encarga de la Venta, la logística y la distribución de la mercadería. Atiende Atiende desde laciudad de Córdoba a todo el país y el Mercosur, lo que la convierte en la líder del mercado delrepuesto para autos. Su Misión es:“Proveer todo tipo de repuestos para autos al comercio minorista en el momento justo, en el lugarindicado y al mejor precio”. Para cumplir con esa misión, FERCEJOR, brinda el servicio delogística y distribución a sus Clientes. Su Visión es:“Ser reconocida como una empresa de excelencia, altamente eficiente, humana y socialmenteresponsable; referente del mercado del Repuesto en el Mercosur”. Sus Valores son:Flexibilidad, Innovación, Trabajo en equipo, Desarrollo personal y profesional, Seguridad.La empresa ofrece una amplia gama de servicios, tales como: •Venta mayorista de repuestos al mejor precio del mercado. •Distribución y almacenamiento en depósitos propios – incluyendo el servicio dearrendamiento de depósitos. •Transporte de mercadería con servicio "puerta a puerta". Historia En el año 1980 los hermanos Juan y José Fercejor constituyen una pequeña sociedad familiar, enla ciudad de Córdoba para dedicarse dedicarse a la venta de repuestos para autos con el propósito de cubrirel territorio de la provincia de Córdoba
A medida que la empresa fue creciendo compraron un salón que aumentó su capacidad dedepósito, y contando con una flota de dos furgones, comenzaron a diversificar sus actividades: •Transporte de repuestos a los clientes. •Embalaje de los productos transportados. Un par de años después se trasladaron a un predio en la Avenida Circunvalación de la Ciudad deCórdoba y allí construyeron un importante depósito, en el cual podían dejar de manera transitorialos productos que los clientes compraban y que por razones de espacio preferían dejar enFERCEJOR, alquilando parte del depósito para disponer de esa mercadería cuando realmente lanecesitaran. Esto se constituyó en una nueva unidad de negocio: •Almacenamiento de Mercadería de terceros. Con el tiempo se fueron incorporando a la empresa, los hijos de los socios constitutivos quienescontinuaron extendiendo la cartera de clientes y vieron la oportunidad de extender la distribución nosólo en todo el territorio nacional sino también en los países del Mercosur.En principio, se incorporaron servicios de distribución que llegaban hasta el puerto de Rosario ypoco a poco, se fue extendiendo esta red hasta contar hoy, con servicios de transporte que llegana todo el país, Paraguay, Uruguay y Brasil. Este fuerte crecimiento de la actividad de la empresa provocó la necesidad de incorporar máspersonal, así fue como ingresó María la esposa del hijo mayor de José, estudiante avanzada deCiencias Económicas. y se hizo cargo de formar el área administrativa.Entre las tareas coordinadas por María estaban las de la recepción de los pedidos de entrega derepuestos y el armado de las rutas de los recorridos. Otras actividades adicionales, eran laatención telefónica y otras tareas administrativas típicas. De esta forma cuando un cliente tenía unanecesidad puntual se presentaba en la empresa, y allí se tomaba nota en una agenda de papel delos siguientes datos, que hoy son cargados en planillas Excel: •Nombre del cliente; •Domicilio del cliente; •Mercadería a entregar; •Domicilio donde debían entregar el producto; •Especificar si la mercadería debía permanecer en depósito. El organigrama de la empresa se expandió, tal como se muestra a
continuación:
-FUNCIONES Directorio : se encarga de definir la política y objetivos de la empresa. Es quien toma lasdecisiones críticas, tales como lanzamiento de nuevos productos y servicios, decisiones de comprade nuevas líneas de productos, de nuevos rodados para la distribución, del establecimiento denuevos puntos de venta, la autorización de compra de otros bienes de uso, y de toda estrategiaque involucre a la firma en su conjunto.Gerencia de Administración : se encarga de gestionar el cobro a los clientes, el pago aproveedores, el registro de transacciones, gestionar recursos humanos e informar y asesorar alDirectorio en estos temas y la política financiera de la empresa. Además, de esta Gerencia,depende todo lo referido a los Sistemas Informáticos de la empresa como así también almantenimiento del Hardware.Gerencia de Logística : se encarga del transporte, recorridos, entrega de pedidos, gestión dealmacenes y mantenimiento.Gerencia de Ventas: se encarga de ejecutar la política de ventas fijada por el Directorio, realizar lagestión de clientes, coordinar con el Directorio las promociones a realizar e informar y asesorar aéste en esta materia.
ISTEMAS DE INFORMACIÓN Como se dijo, el área Sistemas depende de la Gerencia de Administración y está integrada por unasola persona, con conocimientos “medios” en informática; se encarga de: • Dar soporte a los usuarios en el uso del actual sistema. • Realizar el mantenimiento de las PC, netbooks e impresoras, y de que la red estéoperativa. • Hacer backups periódicamente y actualizar los anti-virus. -Es importante destacar, que enla empresa no existe ninguna política formal de seguridad informática. Tampoco hayrestricciones de accesos al sistema, ni identificación de usuarios. No hay una toma deconciencia seria de los daños que pueden provocar los virus o los accesos indebidos a losdatos, tanto de terceros como de personal desleal. • Asistir a los usuarios, cuando éstos necesitan usar de un modo más avanzado planillas decálculo y procesador de texto, lo que demuestra la falta de capacitación del personal enestas herramientas. • Enviar al Servicio Técnico (tercerizado), equipos con problemas de funcionamiento, siendosu responsabilidad el seguimiento de los mismos. Hardware y Redes La empresa cuenta con una red LAN de arquitectura BUS con 15 puestos de trabajo y un Servidor.Este último es un clon que posee un procesador Intel Pentium IV y 2 GB de memoria RAM. Lospuestos de trabajo también son clones con procesador Pentium 3. Este hardware cumple con lasnecesidades del software actual de la empresa.Cada vendedor posee una netbook y se comunica a través de Internet. Software 1.- SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVASe trata de un Sistema desarrollado por un Analista al principio de la década de los 90, a medidade las necesidades de aquel momento. Fue desarrollado en Fox Base, y funciona sobre sistemaoperativo MS-DOS.El sistema de gestión administrativa incluye los siguientes módulos. Compras: permite la carga de las facturas de compras de mercaderías y servicios y llevar la cuentacorriente de los proveedores. Ventas: permite el ingreso de los datos de los Clientes, la generación del
Pedido de Venta, laimpresión de las Facturas por la venta de mercadería y por el servicio de alquiler de espacios en eldepósito. Finanzas: con este módulo se realiza la administración de Cobranza, permitiendo la imputación dela misma en la cuenta corriente de los clientes, y por consiguiente el ingreso de fondos en efectivoen la Caja y/o el ingreso de valores a la cartera de cheques.Además, permite realizar los pagos tanto a Proveedores de Mercadería con su respectivaimputación en la cuenta corriente del proveedor, como así también, el pago de los gastos defuncionamiento (honorarios profesionales, servicios públicos, combustibles, viáticos, etc.) tanto enefectivo, cheques propios y/o cheques de terceros. Contabilidad:Permite la obtención de los saldos de las cuentas utilizadas a determinada fecha, pero no realiza elbalance, ya que los saldos de algunas cuentas deben ser obtenidos por fuera del sistema,mediante planillas de cálculos y a través de papeles de trabajo de Contaduría. Estos saldos de lascuentas son entregados al final del ejercicio a un Estudio Contable para la preparación del BalanceGeneral. Actualmente el Sistema de Gestión Administrativa carece de soporte por parte de quien lodesarrolló, ya que no vive en el país. Tampoco quedaron a disposición de FERCEJOR, losprogramas fuentes. Es por ello, que muchas tareas deben realizarse a través de planillas decálculo o a través de sistemas independientes, como es el caso del Sistema de Fletes. 2- SISTEMA DE FLETES: Se trata de un programa enlatado, adquirido en el mercado y que funciona de manera aislada delsistema de Gestión Administrativa.Este software genera las Hojas de Ruta y el seguimiento del tránsito de la mercadería. 3- ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS El registro de inventarios se realiza en planillas Excel, con demasiada intervención humana lo que impide tener informacion confiable de las existencias en el deposito. 4- VENDEDORES VIAJANTES: Cada uno cuenta con una netbook en la cual tiene cargadas las listas de precios en Excel; estaslistas son actualizadas desde Casa Central cuando hay variaciones de precios o condiciones deventas y enviadas mediante correo electrónico. Los viajantes también utilizan las netbooks paraenviar mails a clientes o a la Administración de Fercejor, informando las ventas realizadas para quese le reserve la mercadería adquirida por el Cliente. El vendedor por lo general desconoce siefectivamente hay stock de la mercadería que vende, lo que en muchos casos genera conflictoscon los otros vendedores.Las facturas son emitidas desde la Casa Central. 5- HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINASEs un conjunto de
aplicaciones que incluye correo electrónico, buscador de internet, procesador detextos, hojas de cálculo que están disponibles en todas las estaciones de trabajo y a partir de lascuales se generan gran parte de las actividades y procesos de REPUESTOS FERCEJOR. Laempresa carece de licencias de uso de estas herramientas lo que la pone en una situación deriesgo ante posibles inspecciones de Software Legal. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO Si bien la empresa posee varios procesos que colaboran en forma directa o indirecta en lageneración de ingresos, en el planteo de este caso nos centraremos en el desarrollo de solo tresde ellos: “Toma de pedidos”, “Entrega de mercaderías” y “Facturación en cuenta corriente”; acontinuación los describimos. Proceso: Toma de pedidos Cuando un cliente realiza un pedido, Ventas verifica en el sistema que el cliente posea créditodisponible. Si es así, Ventas registra los siguientes datos, caso contrario se rechaza el pedido y seinforma al cliente. •Número de Cliente; •Razón Social; •Fecha de Entrega; •Teléfono; •Domicilio de Entrega; •Detalle de productos solicitados; •Descuento total aplicado •Forma de pago; •Lista de precios utilizada. El sistema asigna un número de pedido y el área de ventas lo envía a logística para preparar laentrega. Proceso: Entrega de mercaderías Este proceso tiene como producto final, el armado de la hoja de ruta y la actualización de lossistemas de información correspondientes, para el registro de la mercadería entregada y de estaforma saber cuál es la mercadería pendiente para armar la siguiente “hoja de ruta”.Para el armado de la hoja de ruta se tiene en cuenta lo siguiente:
•Prioridad del cliente; •Monto del pedido; •Disponibilidad de vehículos; •Ubicación de entrega; •Rutas más cortas; •Rutas más económicas; •Vehículos más eficientes. Una vez seleccionados los pedidos a satisfacer y el transporte a ser utilizado, se arman lospaquetes y se imprime la documentación correspondiente: Hoja de ruta y remitos individuales paraser firmados por los diferentes clientes. Cuando la mercadería se entrega al Cliente, este puede aceptar la totalidad, sólo una parte orechazar la totalidad del pedido. El proceso termina cuando el transportista actualiza el sistema conel resultado que obtuvo para cada una de dichas entregas. Proceso: Facturación en Cuenta Corriente Este proceso genera las facturas en cuenta corriente y su respectiva contabilización. Al tratarse defacturación mayorista, este proceso se ha automatizado de modo tal de generar las facturas enbase a los remitos previamente confeccionados. La empresa tiene como política, generar en formasemanal las facturas correspondientes a los remitos de esa semana, teniendo la precaución defacturar todos los remitos generados en el mes, dado las exigencias de la normativa impositiva alrespecto. Debido a que la empresa actualmente está inscripta como importadora de bienes, ya que algunos repuestos provienen del exterior, la AFIP ha determinado que sus facturas sean confeccionadassiguiendo el nuevo régimen de factura electrónica. El área de sistemas ha iniciado una etapa de análisis para determinar cómo deberá adecuar su proceso de facturación para cumplir con el nuevorégimen de factura electrónica. CONSIDERACIONES FINALES En muchas ocasiones la información que necesita el Directorio para la toma de decisiones se vedemorada y en otros casos, la información que recibe no es confiable, ya que existen demoras enla actualización de los inventarios, en la valuación de los mismos, y en el cotejo de los saldosdeudores y acreedores. En definitiva, el Directorio siente la sensación de “no saber dónde estáparado” según palabras de ellos. Es por eso que se ha encargado a la
Gerencia de Administracióny al área Sistemas que investigue algunas opciones para reemplazar el actual sistema por uno queactualice la tecnología, que abarque a toda la empresa y que le permita contar con informaciónconfiable y oportuna para la toma de decisiones.
