Gestion des coûts dans Sage X3 Table des matières
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Introduction ............................................................. ................................................................................................................................... ........................................................................ .. 2
2
Notion d’appel d’offre d’offre ..................................................................................................................... .................................................................................................................... 2
3
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5
6
2.1
Demandes.................................................................... ................................................................................................................................ ............................................................ 2
2.2
Réponses ..................................................................... ................................................................................................................................. ............................................................ 2
2.3
Relance ............................................................ ............................................................................................................................... ........................................................................ ..... 2
2.4
Génération Ligne tarif ........................................................... ............................................................................................................. .................................................. 3
Contrôle de Gestion : notion d’article-coût d’article-coût .................................................................................... 3 3.1
Paramétrage ............................................................... ............................................................................................................................ ............................................................. 3
3.2
Coûts standard d’un article ................................................................................................... article ..................................................................................................... .. 4
3.3
Contrôle de gestion : Calcul coûts prévisionnel .................................................................... ...................................................................... .. 5
3.3.1
Coût standard ................................................................. .................................................................................................................. ................................................. 5
3.3.2
Coût standard actualisé ............................................................. ................................................................................................... ...................................... 6
3.3.3
Coût budget ........................................................ ..................................................................................................................... ............................................................. 6
3.3.4
Coût simulé ......................................................... ...................................................................................................................... ............................................................. 6
Contrôle de Gestion : coûts de fabrication .......................................................... ..................................................................................... ........................... 7 4.1
Paramétrage des taux horaires ......................................................... ............................................................................................... ...................................... 7
4.2
Calcul coût prévisionnel OF ............................................................... ..................................................................................................... ...................................... 7
4.3
Rapport sur les coûts prévisionnels d’un OF ........................................................... OF ........................................................................... ................ 8
4.4
Consultation coût prévisionnel ......................................................... ............................................................................................. .................................... 10
4.5
Calcul prix de revient fabrication .................................................................... .......................................................................................... ...................... 10
4.6
Consultation prix de revient .............................................................. .................................................................................................. .................................... 10
4.7
Coût de revient industriel.................................................................. ...................................................................................................... .................................... 10
4.8
Valorisation en-cours ............................................................ ............................................................................................................ ................................................ 10
4.9
Comptabilisation d’encours OF .......................................................................................... OF ............................................................................................. ... 11
Contrôle de gestion : Analyse performance ......................................................... .................................................................................. ......................... 11 5.1
Comparaison coûts ................................................................. ................................................................................................................ ............................................... 11
5.2
Historique coûts ......................................................... .................................................................................................................... ........................................................... 11
5.3
Historique prix de revient.................................................................. ...................................................................................................... .................................... 11
Conclusion dans le cas CEREAL .................................................................. ...................................................................................................... .................................... 12
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Introduction
CEREAL souhaite pouvoir comparer le prix estimé, le prix de fabrication et le prix de vente des articles fabriqués. Chaque prix comporte une part matière (les composants achetés ou sous-ensembles fabriqués) et une part main d’œuvre (les temps nécessaires à la fabrication). Prix estimé : Matière = prix d’achat estimé (d’après PMP, DPA ou tarif fournisseur) Main d’œuvre = temps alloué Prix de vente : Matière = prix d’achat estimé x coefficient Main d’œuvre = temps t emps alloué x Taux horaire Prix de fabrication : Matière = prix d’achat réel x consommations réelles de l’OF Main d’œuvre = temps passés sur l’OF La part main d’œuvre (temps alloués allo ués et temps passés) est bien renseignée par le service Méthodes et la fabrication, fabrication, mais la part achat n’est actuellement pas complètement renseignée. Notamment, CEREAL souhaite pouvoir entrer dans le système le prix pri x d’achat estimé des composants, ceci afin de pouvoir comparer le prix estimé de la pièce à son prix de revient fabrication (PRF). Ce document effectue la synthèse des recherches effectuées par CEREAL et des explications données par notre prestataire concernant la gestion des coûts dans Sage X3, l’idée étant d’exploiter au maximum les possibilités offertes en standard par Sage X3 dans ce domaine.
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Notion d’appel d’offre
Le service Achats a commencé à saisir des tarifs article/fournisseur. Il est possible dans Sage X3 de gérer les demandes de prix faites aux fournisseurs, et de générer les tarifs à partir de leurs réponses. C’est la notion d’appel d’offre.
2.1 Demandes Achats > Appels d’offre > Demandes
Cette fonction permet de consulter un fournisseur ou une sélection de fournisseurs (ou prospects) sur les conditions pratiquées en termes de prix, de quantité, de délais de livraison ... ou toute autre information (texte) pour un ou plusieurs articles (Référencés ou non).
2.2 Réponses Achats > Appels d’offre > Réponses
Cette fonction permet d’enregistrer les réponses des fournisseurs à un appel d’offre. Les objectifs de l’enregistrement des réponses sont multi ples : ples : Pouvoir faire un comparatif des réponses des différents fournisseurs
Utiliser ces réponses pour créer automatiquement des tarifs
Utiliser ces réponses lors de la passation de commande
2.3 Relance Achats > Appels d’offre > Relance Document1
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Cette option permet simplement d’enregistrer le nombre de relances faites à un fourniss eur pour obtenir sa réponse à un appel d’offre ainsi que la date de la dernière relance effectuée.
2.4 Génération Ligne tarif Achats > Appels d’offre > Génération Ligne tarif
Cette fonction permet de générer des lignes sur des fiches de tarifs ex istantes ou de nouvelles fiches de tarif à partir des lignes de réponses faites par un fournisseur à un appel d’offre. Ce traitement peut être lancé dés lors que les réponses ont été enregistrées et jugées satisfaisantes.
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Contrôle de Gestion : notion d’article-coût 3.1 Paramétrage Paramétrage > Paramètres généraux > Valeur paramètres > GPAO Le prix utilisé par Sage dans ses calculs dépend du paramétrage choisi. Actuellement (au 12/05/2010) le dossier CEREAL est paramétré de la façon suivante : -
Le Prix de revient final (PRF) prévu est valorisé au PMP
-
Le Prix de revient final (PRF) réel est valorisé au prix des mouvements (ce qui est le plus juste si le FIFO fonctionne correctement)
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3.2 Coûts standard d’un article Contrôle de gestion > Données de base > Coûts standard Cette fonction permet de créer manuellement, de supprimer, de modifier, de consulter, de paramétrer le calcul des différents types de coûts prévisionnels d'un couple article - site valide à la date de consultation. Les coûts prévisionnels sont : Le coût standard Le coût standard Actualisé Le coût simulé Le coût Budget
Chaque type de coût prévisionnel peut être soit calculé (DPA, PMP…), soit saisi (information paramétrée au niveau de la fiche article-site ou au niveau de la fonction Coût Standard). Si le coût est saisit (par exemple, utilisation du coût standard ou standard actualisé) , il faut s’assurer périodiquement que les coûts saisis collent à la réalité. Exemple : Un client de notre prestataire a créé un rapport qui liste tous les coûts standards qui s’écartent de plus de 10% du PMP, afin de périodiquement mettre ses coûts à jour.
Le Coût Standard : -
Il permet de déterminer le coût prévisionnel d’ d ’un article sur l’ l’année en cours.
-
Il sert de référence dans l'établissement du Prix de Revient Final, dans la détermination de la valorisation des mouvements des produits semi-finis et des produits finis.
-
Il est unique pour une année donnée: seul le dernier calcul de coût standard pour une année donnée est conservé. Le coût des années précédentes est historié.
Le Coût Standard Actualisé : -
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Il correspond à un nouveau coût standard réactualisé en fonction d'une évolution technique du produit, évolution de la gamme, une évolution des coûts matières, main d'œuvre en cours d'année. 4
-
Il est possible de calculer plusieurs coûts standards actualisés dans la même année et d'historier ces différentes versions.
Le Coût Budget : -
Il correspond au calcul de coût effectué pendant l'année N pour l'année (N+1) afin de pouvoir en début d'année N+1 le transférer au niveau du coût standard de l'année.
-
Seul le dernier coût budget est conservé, lors d'un nouveau calcul de coût budget pour l'année N, le précédent calcul est écrasé. Le calcul de coût des années précédentes est historié.
Le Coût Simulé : -
Il correspond au calcul de coût effectué pour afin d'établir des budgets, d'établir des évolutions du produit (nomenclature, gamme, procédés techniques,…).
-
Plusieurs versions du coût simulé peuvent être historiées pour une même année.
Le module Contrôle de gestion dispose d'un ensemble d'utilitaires de comparaison des coûts, d'historique des coûts, de copie de coûts prévisionnels.
3.3 Contrôle de gestion : Calcul coûts prévisionnel prévisi onnel Les coûts d’un article sont consultables via le bouton « Article-coût » de la fiche article. L’utilisation des fonctions de « Contrôle de gestion / Calcul de coût co ût » prévisionnel permet d’initialiser/actualiser d’initialiser/actualiser les coûts à l’aide du DPA ou du PMP.
3.3.1
Coût standard
Contrôle de gestion > Calcul coûts prévisionnel > Coût standard Le coût standard est généralement utilisé afin de valoriser le stock et les mouvements d'un produit semi-fini ou fini. Le coût standard est unique pour un article - site et par an. Cette fonction permet de calculer le coût standard d'un article, d'une sélection d'articles, de l'ensemble des articles du site à partir d'une alternative de gamme de type ty pe coût, d'une nomenclature de type coût, avec ou sans mise à jour immédiate, d'éditer un document récapitulant ou détaillant le calcul. Le calcul de Coût standard utilise lors du traitement les données de la gamme (temps) et les données des sections de valorisation des postes de charge associés à la gamme. Lorsque le calcul est effectué sur un article matière première, le traitement revient en fait à déterminer les frais généraux d'entrée sur l a matière. L'utilisateur dispose de plusieurs possibilités de calcul pour établir un coût standard : un choix de quantités de calcul, un choix de valorisation matière première, des frais généraux, du mode d'imputation des coûts fixes. Le calcul sans descente de nomenclature consiste à lire les coûts des composants au premier niveau et à les répercuter dans le coût du composé. Il se justifie pour une mise à jour quand les coûts des sous niveaux ont déjà été calculés.
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3.3.2
Coût standard actualisé
Contrôle de gestion > Calcul coûts prévisionnel > Coût standard actualisé Le coût standard actualisé est généralement utilisé afin de préparer la mise en place d'un nouveau coût standard suite à une revalorisation matière, coût horaire, etc. Les coûts standard actualisés créés la même année, pour le même article et le même site sont sauvegardés et peuvent être consultés par la fonction Historique des coûts (cf. documentation Historique des coûts). Le calcul du coût standard actualisé peut être associé à une interface comptable, ceci permettant, lors de la mise à jour d'un nouveau coût standard actualisé, de réévaluer la valeur de stock des produits semi-finis et produits finis. Cette fonction permet de calculer le coût standard actualisé d'un article, d'une sélection d'articles, de l'ensemble des articles du site à partir d'une alternative de nomenclature de type coût et d'une alternative de gamme de type coût, avec ou sans mise à jour immédiate, d'éditer un document récapitulant ou détaillant le calcul. Le calcul de Coût standard Actualisé utilise lors du traitement les données de la gamme (temps) et les données des sections de va lorisation des postes de charge associés à la gamme. Lorsque le calcul est effectué sur un article matière première, le traitement revient en fait à déterminer les frais généraux d'entrée sur la matière. L'utilisateur dispose de plusieurs possibilités de calcul pour établir un coût standard : un choix de quantités de calcul, un choix de valorisation matière première, des frais généraux, du mode d'imputation des coûts fixes. Le calcul sans descente de nomenclature consiste à lire les coûts des composants au premier niveau et à les répercuter dans le coût du composé. Il se justifie pour une mise à jour quand les coûts des sous niveaux ont déjà été calculés.
3.3.3
Coût budget
Contrôle de gestion > Calcul coûts prévisionnel > Coût budget Le coût budget est généralement utilisé afin de préparer les coûts prévisionnels pour l'année N+1. Il n'existe qu'un seul coût budget par an, par article et par site (comme le coût standard)
3.3.4
Coût simulé
Contrôle de gestion > Calcul coûts prévisionnel > Coût simulé Le coût simulé est généralement utilisé afin de préparer une estimation de coût en fonction de projet (nouvelle nomenclature, nouveau composant, nouvelle gamme opératoire). Comme le coût standard actualisé, le coût simulé peut être recalculé à tout moment.
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Contrôle de Gestion : coûts de fabrication 4.1 Paramétrage des taux horaires Contrôle de gestion > Données de base > Sections de valorisation La saisie des taux horaires se fait dans les sections de valorisation :
Pour qu’un taux horaire soit pris en compte, il faut ensuite associer à chaque poste de charge la section de valorisation correspondante :
Chez CEREAL, les sections ont été importées i mportées depuis ASAP.
4.2 Calcul coût prévisionnel OF Contrôle de Gestion > Coûts de fabrication > Calcul coût prévisionnel OF Cette fonction peut être lancée sur un OF particulier ou sur une sélection d'OF en passant par les filtres. Elle permet de calculer différents coûts correspondant à différents stades de l'OF en vue d'analyse d'écarts et de choix de valorisation de la déclaration de production.
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Ces différents coûts sont les suivants :
Coût Prévisionnel Théorique : Il correspond au coût standard mais calculé pour la quantité de produit prévue. Il utilise la nomenclature et la gamme de l’article. C'est aussi ce qui est édité sur le détail PRF dans la colonne Prévu quand on choisit comme Origine calcul écarts les données standards.
Coût Prévisionnel de Lancement : C'est le coût prévu par rapport aux données de l'OF : il utilise la nomenclature et la gamme de l’OF. Il est équivalent à ce qui est édité sur le détail du PRF dans la colonne Prévu quand on choisit comme Origine calcul écarts les données de l'OF.
Coût Prévisionnel de Production : Ce coût est semblable au coût prévisionnel de lancement mais est calculé en fonction de la quantité réellement produite : Il utilise les matières consommés et les temps passés sur l’OF .
Les Coûts Prévisionnel Théorique et Prévisionnel de Lancement servent à valoriser la déclaration de fabrication (selon paramètre général CSTRCPORD). Ils sont calculés soit à la demande soit en automatique lors de la création et/ou la modification d'OF (selon paramètre CLCWOCAUT). Le coût Prévisionnel de production ne peut être calculé que sur un OF soldé. Une impression peut être demandée en fin de c alcul. Un certain nombre de consultations permettent de connaître l'historique des prix de revient et prix prévisionnels pour un article, de comparer le PRF par rapport aux autres type de coûts du site ou d'un autre site.
4.3 Rapport sur les coûts prévisionnels d’un OF Production > Planification > Ordre de fabrication Sélectionner l’OF puis cliquer sur le menu Option/Coût prévisionnel :
Demandez ou non le recalcul des coûts selon votre choix. Imprimez le rapport. Si des taux horaires n’ont pas été renseignés, des messages « pas de section de valorisation pour ce poste xxxxxx » apparaissent. Cela n’empêche pas le rapport d’être généré
mais les coûts de main d’œuvre seront pas/mal calculés. Remarque : Suite à l’import des données depuis ASAP, tous les temps main d’œuvre sont saisis dans « Machine ».
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Ce rapport comporte plusieurs parties : -
Le prévisionnel théorique : o
part matière : prix prévu x quantités prévues dans la nomenclature article
o
part main d’œuvre : d’œuvre : temps alloué dans la gamme article x taux horaire
o
-
1 ligne pour le temps fixe (temps réglage)
1 ligne pour le temps proportionnel au nombre de pièces (temps opératoire)
Résumé :
Le prévisionnel de lancement o
part matière : prix prévu x quantités prévues dans la nomenclature OF
o
part main d’œuvre : d’œuvre : temps alloué dans la gamme OF x taux horaire
o
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1 ligne pour le temps fixe (temps réglage)
1 ligne pour le temps proportionnel au nombre de pièces (temps opératoire)
Résumé :
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4.4 Consultation coût prévisionnel Contrôle de Gestion > Coûts de fabrication > Consultation coût prévisionnel Cette consultation permet d'obtenir pour un ordre de fabrication et un article lancé, la ventilation par type de coût des prix de revient prévisionnels de l'OF consulté.
4.5 Calcul prix de revient fabrication Contrôle de Gestion > Coûts de fabrication > Calcul prix de revient fab Cette fonction permet de déterminer le prix de revient de fabrication (PRF) d'un ordre de fabrication clos et de faire ressortir un écart entre le coût réel et le coût standard (coût se basant sur les données de la nomenclature) ou le coût se basant sur les données de l'ordre de fabrication. Le calcul du PRF peut s'effectuer sur un ordre de fabrication unique ou suivant des conditions exprimées dans un filtre sur la table des OF. Un calcul de PRF ne peut être calculé qu'une fois. En cas de facturation de sous-traitance tardive, il est possible de recalculer le PRF par la fonction "Régularisation SST". Une impression peut être demandée en fin de calcul. Un certain nombre de consultations permettent de connaître l'historique des prix de revient pour un article, de comparer le PRF par rapport aux autres type de coûts du site ou d'un autre site.
4.6 Consultation prix de revient Contrôle de Gestion > Coûts de fabrication > Consultation prix de revient Cette consultation permet d'obtenir pour un ordre de fabrication et un article lancé, la ventilation par type de coût du prix de revient de fabrication de l'OF consulté. Cette consultation n'est disponible que si le PRF a été mis à jour.
4.7 Coût de revient industriel Contrôle de Gestion > Coûts de fabrication > Coût de revient industriel Cette fonction permet de consulter la situation valorisée de l'OF et de comparer les coûts réalisés par rapport à ceux qui étaient prévus lors du lancement.
4.8 Valorisation en-cours Contrôle de Gestion > Coûts de fabrication > Valorisation en-cours Cette fonction permet de valoriser l'en-cours de fabrication sur un ou plusieurs ordres de fabrication, suivant des paramètres de calcul. L'en-cours de fabrication correspond à la valeur des produits en cours de réalisation pour lesquels de la matière a été co nsommée, des temps ont été saisis, des entrées en stock ont été effectuées. Il n'existe pas de fichier de sauvegarde de la valeur de l'encours, une édition peut être imprimée en fin de traitement. La valeur de l'en-cours est déterminée par ( la valeur consommée - la valeur va leur entrée).
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La valeur consommée représente : La valeur des matières et semi-finis consommées La valeur des heures consommées (heures machine, heures main d'œuvre) La valeur de la sous-traitance réceptionnée La valeur des frais généraux La valeur entrée représente la valeur des produits f inis entrée en stock.
4.9 Comptabilisation d’encours OF Contrôle de Gestion > Coûts de fabrication > Comptabilisation Comptabilisation d’encours OF
Cette fonction permet de passer en comptabilité les enregistrements d'encours d'OF qui ont été constitués au fur et à mesure des suivis de fabrication ainsi que les éventuels enregistrements d'écarts ou de régularisation générés lors du calcul de prix de revient de fabrication. On peut passer en comptabilité des encours d'OF qui ne sont pas encore clos. On peut passer également les encours générés depuis les suivis sans OF. Tous les éléments intervenant dans la fabrication sont passés en comptabilité par ce moyen : sorties matières, entrée des produits en stock, dépenses opératoires (machine, main d'œuvre et sous-traitance), et frais généraux ; les mouvements de stocks issus de la Gestion de production ne sont donc pas comptabilisés par l'interface des stocks.
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Contrôle de gestion : Analyse performance 5.1 Comparaison coûts Contrôle de gestion > Analyse performance> Comparaison coûts Cette fonction permet pour un article donné de comparer deux coûts prévisionnels ou prix de revient. Cette fonction permet de mesurer les écarts en pourcentage ou en montant, avec une comparaison unitaire ou en montant total, elle montre sur des onglets différents les différents écarts par nature (Matière, Machine, Frais Généraux).
5.2 Historique coûts Contrôle de gestion > Analyse performance> Historique coûts Cette fonction présente l’historique des coûts prévisionnels (standard, standard actualisé, budget, simulé). L’historique des coûts standards actualisés et des coûts simulés est consultable pour une même année, l’historique des de s coûts standard et budget est consultable par coût.
5.3 Historique prix de revient Contrôle de gestion > Analyse performance> Historique prix de revient Cette fonction présente l’historique des coûts de Revient de Fabrication d’un article donné. Des fonctions contextuelles permettent d’accéder au détail de chaque calcul de prix de revient ainsi qu’à l’ordre de f abrication correspondant. Seuls les PRF mis à jour sont consultables dans l’historique du PRF.
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Conclusion dans le cas CEREAL 1. L’utilisation du coût standard actualisé permet de saisir un « prix alloué » à chaque article mais il n’est pas possible de faire des saisies par taille de lot. Aucun lien n’existe entre le tarif fournisseur et le coût standard actualisé (ce qui n’est d’ailleurs d’ai lleurs pas simple s’il existe plusieurs fournisseurs possibles). Or, si nous avons des clients avec des tailles de lots figées ou sans matière, le gros de notre production fonctionne avec des tailles de lots variables La taille de lot compte ! 2. La marge (différence entre prix de vente et prix de revient) est calculée par Sage et apparait sur chaque ligne de commande de vente (en mode FICHE).
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