DESAIN DATABASE DATABASE MENGGUNAKAN MEN GGUNAKAN MODEL DATA DATA REA
A. Penger Pengertia tian n Data Databas basee Pengertian database menurut James A a!!
Data Databa base se adala adalah h adany adanyaa pema pemaha hama man n bahw bahwaa data data peru perusah sahaan aan haru haruss menunjang menunjang kebutuhan kebutuhan informasi semua pengguna pengguna dalam organisasi organisasi tersebut. Karena itu satu aspek penting dalam pemodelan data adalah membuat suatu model yang diyakini mencerminkan realitas organisasi1. Pengertian Database menurut R"mne# dan Steinbart
Menurut Menurut Romney Romney dan Steinbart Steinbart dan staibart staibart database adalah program komputer khusus yang mengelola dan mengendalikan data serta peralatan lainnya, yaitu antara lain data program aplikasi. Sedangkan Sedangkan Menurut kami database database adalah serangkaian serangkaian informasi informasi yang berupa data yang nantinya digunakan oleh organisasi untuk membuat model S! yang mencerminkan informasi yang sebenarnya dari sebuah organisasi ". B. Pr"se Pr"sess Desai Desain n Data Databas basee
Dalam sebuah sistem informasi akuntansi kita harus menyediakan database yang handal karena hal tersebut dapat dijadikan sebagai sebuah panduan yang penting untuk mencari informasi. #una database yang rele$an itu untuk analisis biaya dan perencanaan pajak yang dilakukan pada sebuah organisasi. %erikut adalah langkah&langkah untuk untuk mendesain database seperti gambar di bawah ini '
Analisis 1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+. sistem 2 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
1
emodelan Data terjadi di sini
Desain konseptual
Desain fsik
model data digunakan Implementas i dan
disini
Operasi dan pemeliharaa
#ambar ' roses Desain database
Dari Dari gambar gambar diatas diatas dapat dapat dijelas dijelaskan kan bahwa bahwa tahap&t tahap&taha ahap p proses proses desain desain database dimu!ai dari tahap analisis sistem, dimana pada tahap ini kita mulai dari perencanaan awal yang gunanya untuk untuk kebutuhan para pengguna /user0 untuk untuk merancang merancang sistem yang baru. ahap ahap analisis analisis sitem mempertimban mempertimbangkan gkan tentang kebutuhan pengguna, menjelaskan segala aspek mengenai sistem baru yang
akan
diajuk jukan.
Kemu emudian
dalam
anali alisis
sis sistem
diperlukan
informasimengenai jumlah pengguna dan $olume transaksi yang diharapkan yang dapat digukanan untuk pengambilan keputusan awal yang dapat digunakan untuk kebutuhan perangkat, baik perangkat keras atapun perangkat lunak.
2
emodelan Data terjadi di sini
Desain konseptual
Desain fsik
model data digunakan Implementas i dan
disini
Operasi dan pemeliharaa
#ambar ' roses Desain database
Dari Dari gambar gambar diatas diatas dapat dapat dijelas dijelaskan kan bahwa bahwa tahap&t tahap&taha ahap p proses proses desain desain database dimu!ai dari tahap analisis sistem, dimana pada tahap ini kita mulai dari perencanaan awal yang gunanya untuk untuk kebutuhan para pengguna /user0 untuk untuk merancang merancang sistem yang baru. ahap ahap analisis analisis sitem mempertimban mempertimbangkan gkan tentang kebutuhan pengguna, menjelaskan segala aspek mengenai sistem baru yang
akan
diajuk jukan.
Kemu emudian
dalam
anali alisis
sis sistem
diperlukan
informasimengenai jumlah pengguna dan $olume transaksi yang diharapkan yang dapat digukanan untuk pengambilan keputusan awal yang dapat digunakan untuk kebutuhan perangkat, baik perangkat keras atapun perangkat lunak.
2
Ta$a% &edua yaitu desain konseptual, mengembangkan uraian penalaran
dari sistem yang diusulkan untuk menentukan berbagai alternati$e pemenuhan kebutuhan pengguna sistem, mengembangkan skema logis untuk sistem yang baru pada tingkat konseptual. !gar tujuan sistem dapat tercapai batas&batas sistem baru harus komprehensif. (ika batas&batas terlalu luas proyek pengembangan sistem akan menjadi sangat luas dan akibantya adalah pengimplementasian sistem baru sangat sulit sulit diterapkkan. diterapkkan. !danya !danya tim kerja yang mendesain mendesain batas&batas batas&batas sistem dapat mengupayakan mengupayakan agar prosedur&p prosedur&prosedu rosedurr sistem lamatidak lamatidak terlalu banyak yang dirubah. yaitu,, desa desain in fisik fisik menurut nugr"$" 'i(a#ant" /"++1' Ta$a% Ta$a% &etiga yaitu -+0 -+0 didalam didalam bukuny bukunyaa 2 Sistem Sistem inform informasi asi !kunt !kuntans ansi3 i3 adalah adalah penerja penerjamah mahaan aan persyaratan sistem informasi akuntansi ke dalam spesifikasi rinci sehingga dapat dipergunakan untuk penyusunan kode dan pengujian program komputer 1. ada tahap ini kita harus membuat membuat secara jelas mengenai desain sistem secara tertulis. tertulis. Selain itu desain fisik itu dapat diartikan sebagai penentuan fisik dari komponen& komponen& komponen sebuah sistem informasi akuntansi. Desain fisik biasanya dapat berupa desain desain input input
desai desain n file file datab databas asee
desain desain input input
desain desain program program
desain
rosedur yaitu tahap tahap implem implement entasi asi dan kon$er kon$ersi si segala segala aktifita aktifitass yang yang Ta$a% Ta$a% &eem%at yaitu terkait dengan pentransferan data dari sistem yang sudah ada sebelumya ke sistem informasi informasi akuntansi akuntansi database database yang baru, dari menguji menguji sistem baru sampai sampai pada melatih melatih karyaw karyawan an agar agar para para pegawa pegawaii menger mengerti ti menggu menggunak nakanny annya. a. Kegiat Kegiatan an kon$ersi itu dapat diartikan sebagai perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang yang baru, baru, biasany biasanyaa kon$e kon$ersi rsi tersebu tersebutt mencak mencakup up perang perangkat kat lunak, lunak, perang perangkat kat keras, file data, prosedur&prosedur.
11Nugroho Nugroho Wijayanto Wijayanto,, sistem sistem inormasi inormasi akuntans akuntansi i jakarta! jakarta! erlangga, erlangga, 2""1"Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
#
Ta$a% &e!ima yaitu operasi dan pemeliharaan, salah satu cara
pengembangan sistem adalah mengoperasikan dan memelihara sistem baru. 4ntuk memastikan agar sistem baru telah berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, tim kerja harus melakukan e$aluasi. Selain itu melakukan pengawasan terhadap kinerja sistem dan kepuasan pengguna untuk menentukan kebutuhan untuk membuat peningkatan modifikasi sistem. ara akuntan diharapkan agar dapat berpartisipasi dalam setiap proses desain database dimana para akuntan tersebut dapat membatu dalam hal penge$aluasian proyek dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para penguna. Selain itu para akuntan dibutuhkan untuk menguji ketepatan database yang baru. Sehubungan dengan itu para akuntan banyak yang menjadi pengguna regular dari database bahkan mereka memiliki tanggung jawab atas manajemennya yang di karenakan sering berpartisipasi. ). Pem"de!an data
emodelan data menurut Romney dan Steinbart
adalah ' roses menjelaskan
sebuah database, sehingga ia dengan jujur merepresentasikan seluruh aspek organisasi, termasuk interaksinya dengan lingkungan eksternal1. emodelan data menurut kami adalah ' database yang menjelaskan seluruh aspek baik itu secara ekplisit yang dapat menyimpan data dan selalu berhubungan dengan akti$itas bisnis. D. Diagram ubungan* Entitas
Menurut Romney dan Steinbart diagram hubungan&entitas /entity&relationship& *& R diagram0 adalah ' Sebuah teknik grafis untuk menggambarkan sebuah skema database.
1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
$
Menurut %ara a$!i +
%rady dan 5oonam /"+1+0, diagram hubungan entitas adalah ' eknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh sistem analisis dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan sistem.1 6hitten and %entley /"++7 ' "710, diagram hubungan entitas adalah ' sebuah diagram yang menggambarkan data dalam bentuk entitas&entitas beserta hubungan yang terbentuk antar data tersebut. " Diagram hubungan entitas menurut kami adalah ' sebuah tehnik grafis yang tidak hanya berkaitan dengan skema database tetapi juga menggambarkan data dalam bentuk entitas&entitas dengan menyertakan hubungan yang terkait dengan entitas, hubungan, dan batasan.
E. Pengertian Entitas
*ntitas menurut Romney dan Steinbart adalah ' apa pun mengenai apa yang organisasi ingin kumpulkan dan simpan mengenai informasi. - Sedangkan entitas menurut kami adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data yang memiliki hubungan antar segmen data mengenai peristiwa bisnis. Sebagai contoh 'penjualan ke pelanggan dan pengiriman dari pemasok. %iasanya dalam sebuah database relasional tabel& tabel terpisah akan dibuat untuk menyimpan informasi mengenai setiap entitas yang berbeda dalam diagram *&R biasanya entitas digambarkankan sebagai segi empat.
1 %rady dan loonam 2"1" 2 Whitten dan %enley 2""& # Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
'
%erikut ini diagram *&R menurut nugr"$" 'i(a#ant" +
,
memasok
,
pemas ok
M
M
)aran g
M
disimpan
Diagram E*R
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa simbol segi empat dapat dikatakan sebagai entitas, dan simbol berlian dapat menunjukan hubungan. Simbol garis yang disertai dengan angka 1 menunjukan hubungan satu dan hurum M menunjukan hubungan banyak. ada gambar diatas jelas bahwa setiap pemasok dapat memasok berbagai jenis barang /hubungan 1 dan M0, dan berbagai jenis barang dapat di simpan berbagai lokasi /hubungan M dengan M0.
-. M"de! data REA
Model data R*! menurut Romney dan Steinbart adalah data yang digunakan untuk mendesain database S!. a mengandung informasi mengenai tiga jenis entitas yang fundamental ' sumber daya, peristiwa dan agen. " Model data R*! menurut (ames ! )all adalah sebuah framework akuntansi untuk memodelkan resources, e$ents, dan agents yang penting dalam suatu organisasi dan membuat garis hubungan8keterkaitan diantara ketiganya. engertian Model data R*! menurut kami adalah framework akuntansi yang terdiri dari data yang dapat digunakan
untuk mendesain database S! yang
mempunyai hubugan antara sumber daya, peristiwa dan agen.
1 9ugroho 6ijayanto, sistem informasi akuntansi. jakarta' erlangga, "++1 2 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
# (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
(
lokasi
G. Tiga Jenis Dasar Entitas
Sumber daya yang didapatkan dan digunakan organisasi, peristiwa /akti$itas bisnis0 yang dijalankan organisasi, serta agen yang berpartisipasi dalam peristiwa ini adalah tiga kategori yang berbeda dalam pengklasifikasian entitas, dari mengklasifikasikan entitas inilah yang dinamai Model data R*! . 1. Sumber Da#a res"ur/es0 menurut R"mne# dan Steinbart adalah hal&hal yang memiliki nilai ekonomis untuk organisasi. Sumber Da#a res"ur/es0 menurut James A a!! adalah semua hal
yang memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan. Sumber Da#a res"ur/es0 menurut &ami adalah semua hal yang
dapat memberikan nilai ekonomi baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi perusahaan8organisasi. ". Peristi'a e1ent0 menurut R"mne# dan Steinbart adalah berbagai akti$itas bisnis mengenai informasi apa yang manajemen ingin kumpulkan untuk perencanaan atau tujuan pengendalian. 1 Peristi'a e1ent0 menurut James a!! ada!a$ fenomena yang mempengaruhi
perubahan
/baik
peningkatan
atau
penurunan0
resources seperi disajikan dalam hubungan aliran persediaan /stock flow0. Peristi'a e1ent0 menurut &ami adalah hal&hal yang berkaitan dengan berbagai akti$itas bisnis yang menunjukan hubungan aliran persediaan manajemen
serta untuk
tentang
informasi
melakukan
yang
perencanaan
sudah dan
dikumpulkan untuk
tujuan
pengendalian organisasi. -. Agen agents0 menurut R"mne# dan Steinbart adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam peristiwa dan mengenai bagi
1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
&
siapa informasi diperlukan bagi perencanaan, pengendalian dan tujuan e$aluasi.1 Agen agents0 menurut James A a!! adalah orang&orang atau
department yang terlibat dalam economic e$ents dan support e$ents. " Agen agents0 menurut &ami adalah orang&orang yang terlibat atau
berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi dan peristiwa pendukung untuk tujuan perencanaan,pengendalian dan tujuan e$aluasi. Menurut (ames $a!!
diagram rancangan dasar sebuah diagram R*! sebagai
%erikut ' participate
+ternal e-onomiagent
Stock flow +-onomi.esour-e
+-onomievent Internal e-onomiagent
Duality
participate
#ambar ' %asic R*! model
E/"n"mi/ Res"ur/e
:ang dimaksud dengan peristiwa ekonomi adalah semua hal yang memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan. Secara definisi adalah semua objek baik yang langka maupun yang masih berada dalam kendali perusahaan.sumber daya biasanya digunakan dalam pertukaran ekonomi dengan para rekan bisnis entah mengalami kenaikan atau penurunan akibat pertukaran tersebut. 1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Siste m nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
2 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
*
E/"n"mi/ E1ents .
emodelan R*! mencakup dua peristiwa..
:ang dimaksud dengan
peristiwa ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi perubahan /baik peningkatan atau penurunan0 resources seperi disajikan dalam hubungan aliran persediaan /stock flow0 pada gambar diatas . )al itu disebabkan oleh berbagai macam akti$itas seperti penjualan produk ke pelanggan, penerimaan uang dari pelanggan, dan pembelian bahan baku dari $endor. *conomic e$ents adalah elemen sistem informasi yang sangat penting dan harus ditangkap secara terpilah atau serinci mungkin supaya memberikan suatu database yang lengkap. Su%%"rt e1ents mencakup pengendalian /control0, perencanaan, dan
berbagai akti$itas manajemen yang terkait dengan economic e$ents, tetapi tidak secara langsung memberi efek perubahan resources. ;ontoh support e$ents adalah /10 menentukan ketersediaan in$entori untuk pelanggan sebelum melakukan penjualan, /"0 melakukan $erifikasi terhadap informasi pendukung /dengan melakukan pencocokan tiga dokumen8three&way&match0 sebelum melakukan pembayaran ke $endor, dan /-0 melaukan pengecekan kartu kredit sebelum memproses penjualan.
Agents .
!gen ekonomi adalah orang&orang atau department yang terlibat dalam economic e$ents dan support e$ents. Mereka adalah pihak&pihak baik di dalam maupun di luar organisasi yang memegang kebijaksanaan untuk memutuskan akan menggunakan atau menolak dalam transaksi economic resources. Masing& masing economic e$ent terkait dengan setidaknya satu agent internal atau satu agent eksternal yang terlibat dalam pertukaran8transaksi tersebut. eran masing& masing agent internal dan eksternal dengab pihak luar biasanya terlihat jelas. ;ontohnya, dalam transaksi penjualan, agent internal adalah para karyawan perusahaan dan eksternal agent adalah pelanggan. 9amun, untuk transaksi yang terjadi internal dalam perusahaan, peran agent internal dan eksternal tidak begitu terlihat jelas. Kesepakatan atau kon$ensi dalam pemodelan R*! adalah menganggap transaksi semacam itu adalah seperti transaksi penjualan. ;ontohnya,
/
dalam proses pemindahan produk dari work&in&process ke in$entory barang jadi, maka karyawan bagian work&in&process dianggap sebagai agent yang menjual produk ke karyawan bagian in$entory barang jadi. (adi karyawan yang menyerahkan kendali dan mengurangi resources /dalam hal ini karyawan bagian work&in&process0 adalah internal agent sedangkan karyawan yang baru memegang kendali dan menambah resource /dalam hal ini adalah karyawan bagian in$entory barang jadi0 adalah eksternal agent.
Agent interna! dan e&sterna! (uga ter!ibat dalam support e$ents, namun
jenis pertukaran8transaksi yang terjadi adalah transaksi8pertukaran informasi dan bukan economic resources. ;ontohnya, pelanggan /agent eksternal 0 yang mengecek harga produk menerima informasi dari karyawan penjualan /internal agent0, yang menyerahkan informasi. Dengan mengaitkan agents internal dengan cara ini akan meningkatkan pengendalian dan memungkinkan organisasi menilai berbagai tindakan yang diambil oleh para karyawannya. Dua!itas.
dalam transaksi ekonomi. Dasar pemikiran dibalik transaksi ekonomi adalah bahwa dua agents memberikan resource kepada yang lain dan dengan cara menukar resource yang lain sebagai gantinya. Dalam realitanya, pertukaran tersebut adalah sepasang economic e$ents, yang disajikan melalui asosiasi dualitas.
Sedang&an menurut &ami rancangan dasar sebuah diagram R*! adalah semua
peristiwa yang saling berhubungan baik itu yang berhubungan dengan agen maupun sumber daya ekonomi yang mewakili seluruh kegiatan yang sesuai dengan pemodelan sistem informasi akuntansi.
. Men#usun $ubungan + Ran/angan REA dasar
ola dasar entitas ditentukan oleh sumber daya, peristiwa dan agen.
1"
1. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu sumber daya yang ia pengaruhi ". Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainnya -. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi.
pelaku Arus masuk
enerima sum)er daya
um)er daya
pelaku
0elaku internal 0elaku eksterna
Dualitas ekonomi
pelaku 0elaku internal
Arus keluar um)er daya
em)eri sum)er daya pelaku
0elaku internal
Gambar + ran/angan REA standard
ada gambar yang berbentuk wajik diatas menunjukkan penjelasan jenis hubungan, yang mana agen ikut serta dalam kejadian ini. Merefleksikan fakta dimana organisasi harus menyerahkan satu sumber daya seperti kas, dan untuk mendapatkan sumber daya lainnya seperti persediaan adalah hubungan dualisme ekonomi diantara peristiwa 2mendapatkan3 dan peristiwa 2memberikan3.
11
Merepresentasikan baik arus masuk dan arus keluar sumber daya merupakan hubungan alir stok antara sebuah peristiwa dan sebuah sumber daya.
Aturan ,+ Setia% Entitas Peristi'a arus Ditaut&an &e Setida&n#a Satu Entitas Sumber Da#a
6ajib menghubungkan peristiwa setidaknya ke satu sumber daya yang dipengaruhi. Seperti yang terdapat pada gambar di atas dalam beberapa peristiwa yang dilabeli 2Mendapatkan Sumber Daya !3, sebuah sumber daya yang ditingkatkan kualitasnya. Seperti dalam penerimaan pembayaran dari pelanggan yang meningkatkan jumlah kas dan penerimaan barang dari pemasok yang meningkatkan
kualitas
persediaan
ditangan
termasuk
dari
peristiwa
2mendapatkan3. Dan dalam peristiwa lainnya secara lansung menurunkan kualitas sebuah sumber daya yang dilabeli 2Memberikan Sumber Daya %3. seperti membayar pemasok dan menjual barang, yang menurunkan jumlah kas dan kualitas
persediaan
ditangan
secara
berurutan
termasuk
dari
peristiwa
2memberikan3. )ubungan alir stok yaitu menunjukkan baik arus masuk atau arus keluar sumber daya dan kadang disebut juga sebagai hubungan yang memengaruhi kualitas sumber daya. Meski demikian, kualitas sumber daya secara langsung tidak dapat diubah oleh setiap peristiwa yang ada. Seperti pemesanan ke pemasok yang memperlihatkan komitmen yang nanti menghasilkan pembelian persediaan berikutnya, sama seperti permintaan dari pelanggan yang memperlihatkan komitmen yang nantinya menunjukkan penjualan barang dimasa yang akan datang. etapi dalam gambar diatas tidak terdapat peristiwa komitmen seperti itu. Meskipun organisasi perlu melacak pengaruh dari komitmen tersebut, baik dalam untuk tujuan perencanaan maupun dalam menyediakan jasa yang lebih baik. Misalnya, dalam permintaan pelanggan itu dapat menurunkan kualitas yang tersedia atas barang persediaan spesifik yang dipesannya. ara staf penjualan harus mengetahui peristiwa ini supaya dapat merespon dengan layak pertanyaan dari permintan pelanggan selanjutnya. nformasi mengenai pesanan8permintaan
12
pelanggan untuk merencanakan produksi mungkin yang digunakan oleh perusahaan manufaktur.
Aturan 2+ Setia% Entitas Peristi'a arus Ditaut&an &e Setida&n#a Satu Entitas Peristi'a Lainn#a
ada gambar rancangan REA standard , memperlihatkan bahwa peristiwa Mendapatkan Sumber Daya ! dihubungkan dengan peristiwa Memberi Sumber Daya %, terdapat hubungan dualisme ekonomi yang dilabeli. )ubungan dualisme dapat dijelaskan dengan siklus akuntansi dan biasanya beberapa peristiwa dikaitkan dengan peristiwa yang lainnya.
Aturan 3+ setia% entitas %eristi'a $arus ditaut&an &e setida&n#a dua agen #ang ber%artisi%asi
4ntuk melacak tindakan para pegawai sebuah organisasi harus bersifat akuntabilitas agar dapat mengetahui perilaku pegawai. (ika pertukaran dualisme ekonomi dijalankan oleh pihak luar maka organisasi itu perlu mengawasi status komitmen pegawainya. Seperti tampak pada gambar rancangan R*! standard yang mana sering ditautkannya entitas yang berpartisipasi. egawai yang bertanggung jawab atas sumber daya adalah agen internal sedangkan pegawai yang menerima penyimpanan atau dengan asumsi tanggung jawab adalah agen eksternal.
em)eri persediaan
Siklus pendapatan
endapatka n kas
Menurut &ami siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran
barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen
1#
Siklus em)eri kas
siklus pengeluaran
endapatka n persediaan
Menurut &ami pada siklus ini menggambarkan peristiwa ekonomi seperti
permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang dan peristiwa mendapatkan persediaan yang diminta.
em)eri kas
Siklus pengajian
endapatkan 3aktu
Menurut &ami pada siklus ini menggambarkan kerlibatan pihak manajemen
dalam melakukan pembayaran dengan cara memberi kas terhadap pegawai yang telah meberikan waktunya untuk melakukan suatu pekerjaan.
em)erikan kas
Siklus pembiayaan
endapatkan kas
Menurut &ami pada siklus ini biasanya dalam melakukan peristiwa sekonomi
biasnya pembiyaan yang dikeluarkan seperti membeli barang , dan seringkali tujuan akhirnya adalah mendapatkan kas.
Siklus produksi em)eri 3aktu pega3ai
1$
endapatkan persediaan
em)eri )ahan )aku
em)eri mesin dan
Menurut &ami biasanya siklus produksi memproses transaksi akuntansi
yang mencatatperistiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran. Dan akhir dari proses produksi tersebut adalah mendapatkan persediaan yangdigunakan dalam suatu proses produksi.
I. Mengembang&an Sebua$ Diagram REA
Mengembangkan sebuah diagram R*! bagi satu siklus bisnis spesifik terdiri atas tiga langkah berikut ' 1. Mengidentifikasi peristiwa mengenai informasi apa yang ingin manajemen kumpulkan. ". Mengidentifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh tiap peristiwa dan agen yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut. -. Menemukan kardinalitas dari setiap hubungan.
Lang&a$ , + mengidenti4i&asi %eristi'a #ang re!e1an Mengidentifikasi peristiwa yang menarik bagi manajemen merupakan
siklus tunggal yang digunakan unutk menggembangkan model R*!. Dalam model R*! merepresentasikan pertukaran ekonomi dasar memberi&untuk& mendapatkan. Mengidentifikasi peristiwa mana yang mengandung hubungan
1'
dualisme
ekonomi
dasar memberi&untuk&mendapatkan
merupakan
sebuah
pemahaman yang solid atas akti$itas&akti$itas yang dijalankan dalam setiap siklus bisnis. Sebagai contoh siklus pendapatan, ada akti$itas&akti$itas yang saling berurutan seperti mengambil pesanan pelanggan, maksudnya adalah dia tidak melibatkan akuisisi sumber daya dari atau pro$isi sumber daya ke seorang pihak eksternal. mengisi pesananan pesanan pelanggan, pihak eksternal biasanya menerima stok sumber daya organisasi yang memiliki nilai ekonomis yang bertujuan untuk pengurangan sumber daya. menagih pelanggan, biasanya pada tahap ini sering dilakukannya pertukaran informasi yang dapat mengakan peningkatan atau penurunan kuantitas sumber daya ekonomi, dan mengumpulkan pembayaran dari pelanggan. idak ada peristiwa entri data, karena dalam model R*! digunakan untuk mendesign database pemrosesan transakasi. !pa yang dimodelkan dalam R*! adalah peristiwa bisnis /missal transaksi dan penjualan0 dan fakta bahwa manajemen ingin mengumpulkan informasi mengenai peristiwa itu, bukan entri dari data tersebut. Lang&a$ 2 + mengidenti4i&asi sumber da#a dan agen
Sumber daya yang dipengaruhi peristiwa perlu diidentifikasikan, untuk dapat menjawab pertanyaan' • • •
Sumber daya ekonomi apa yang dikurangi dari peristiwa Sumber daya apa yang didapatan dari peristiwa Sumber daya apa yang dipengaruhi sebuah peristiwa komitmen
4ntuk
dapat
menjawab
pertanyaan&pertanyaan
tersebut
diperlukan
pemahaman yang baik atas siklus bisnis proses. 4ntuk dapat mengidentifikasi sumber daya yang terkait dalam peristiwa, perlu juga untuk mengidentifikasi agen yang terlibat. Setidaknya akan selalu ada satu agen internal dan dalam beberapa kasus seorang agen eksternal yang berpartisipasi dalam setiap peristiwa.Didalam diagram R*! sering terjadi peristiwa pertukaran ekonomi yang melibatkan pihak eksternal dan pihak internal organisasi.
1(
Lang&a$ 3 + Menentu&an Kardina!itas ubungan . Kardina!itas menurut R"mne# dan Steinbart adalah menjelaskan sifat dari
sebuah hubungan database yang mengindikasikan jumlah jumlah keterjadian satu entitas yang mungkin diasosiasikan dengan sebuah peristiwa tunggal dari entitas lain.1 Kardina!itas menurut &ami ada!a$ + sifat hubungan antra dua entitas dengan
mengindikasikan seberapa banyak contoh dari satu entitas dapat ditautkan ke tiap contoh spesifik dari entitas lainnya. erdapat empat kombinasi yang mungkin dari kardinalitas. Kardina!itas minimum dapat bernilai 1 atau + tergantung apakah pada hubungan kedua entitas
adalah keharusan atau opsional. Kardina!itas ma&simum dapat bernilai satu atau banyak tergantung pada apakah tiap contoh entitas ! dapat ditautkan ke setidaknya satu contoh atau secara potensial dapat ke banyak contoh entitas %. Diagram R*! sering merepresentasikan sebuah set pada tiap& tiap entitas. Seperti bagian atau set penjualan merepresntasikan transaksi penjualan contoh yang lebih spesifik adalah tiap&tiap baris dalam tabel pelanggan akan menyimpan informasi mengenai seorang pelanggan tersebut yang biasanya ada pada sebuah database relasional.
Di bawah ini merupakan symbol dari kardnalitas ' Satu dan $an#a Satu
Satu atau !ebi$ 1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
1&
Tida& ada atau !ebi$
Tida& ada atau satu
erdapat - /tiga0 hubungan utama antara satu entitas dengan entitas lainnya. yaitu' Menurut R"mne# dan Steinbart + , ubungan satu*&e*satu ,+,0 Sebuah hubungan antara dua entitas saat kardanalitas maksimum untuk
tiap entitas adalah 1. ubungan satu &e ban#a& ,+N0 Sebuah hubungan antara dua entitas ketika kardanalitas maksimum bagi
satu entitas adalah satu, tetapi entitas lain memiliki kardanalitas maksimum yang banyak. ubungan ban#a&*&e* ban#a& M+N0 Sebuah hubungan antara dua entitas saat maksimum kardanalitas kedua
entitas adalah banyak. Menurut &ami + ubungan satu*&e Satu5 suatu hubungan dimana entitas pertama hanya
mempunyai 1 hubungan pada entitas kedua ubungan satu*&e*ban#a&5 suatu hubungan dimana 1 entitas pertama
bisa mempunyai banyak hubungan pada entitas kedua ubungan ban#a&*&e ban#a&5 setiap entitas pertama dapat mempunyai banyak hubungan pada entitas yang kedua. begitu juga sebaliknya, setiap entitas yang kedua bisa memiliki banyak hubungan pada entitas pertama.
1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
1*
Menurut R"mne# dan Steinbart Sebuah diagram R*! bagi satu siklus
bisnis spesifik memiliki - langkah seperti yang disebutkan diatas, teta%i menurut James a!! pada pemodelan sebuah diagram R*! indi$idual memiliki /empat0
langkah yaitu 1' dentifikasi entitas&entitas e$ent dentifikasi entitas&entitas resource dentifikasi entitas&entitas agent Menentukan asosiasi dan kardinalitas antar entitas rosedur tersebut dilakukan pada setiap fungsi organisasi yang sedang dimodelkan. )asilnya adalah kumpulan dari diagram R*! indi$idu. roses pemodelan kemudian selesai setelah fase integrasi pandangan dimana semua model indi$idu disatukan ke dalam satu model global tunggal. Menurut &ami %em"de!an REA baik itu bagi siklus bisnis spesifik maupun
model R*! indi$idual, yang terpenting adalah kedua&duanya berkaitan dengan resource /sumber daya0, e$ent /peristiwa0, agent /agen0 dan kardanalitas dari setiap hubungan. )"nt"$ Kasus
!pe= Supply ;ompany adalah grosir barang&barang listrik di pusat kota hiladelphia yang menjual ke para pengecer listrik. Dia memiliki in$entori sekitar 1+.+++ item. elanggan memesan melalui phone dan membeli secara kredit melalui konekti$itas line&of&credit yang sudah di set sebelumnya dengan !pe=. ransaksi secara umum melibatkan pelanggan yang mengontak department customer ser$ices terlebih dahulu untuk mem$erifikasi ketersediaan dan mengecek harga item yang dicari. %ila pelanggan memutuskan untuk membeli, dia kemudian dihubungkan ke agent8karyawan penjualan yang menangani pemesanan tersebut. Karyawan bagian pengiriman kemudian mengirimkan barang ke pelanggan melalui jasa pengantaran umum /common carrier0. Karyawan bagian penagihan mencatat penjualan di jurnal penjualan, menyiapkan in$oice, dan mengirimkannya ke pelanggan yang diberu waktu selama -+ hari untuk membayar. 1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
1/
Karyawan bagian piutang /!R0 juga menerima copy in$oice tersebut dan mencatat di ledger piutang /!R ledger0. %erikutnya /dalam -+ hari0 pelanggan mengirimkan check dan remittance ad$ice ke !pe=. Karyawan bagian penerimaan uang menerima check, mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan uang, dan mengupdate akun kas8uang. Remittance ad$ice kemudian diteruskan ke karyawan bagian piutang /!R0, yang mengupdate /mengurangi0 piutang pelanggan
Peme/a$an Masa!a$ #ang ber&aitan dengan m"de! diagram REA indi1idua!.
Lang&a$ , + identi4i&asi entitas*entitas e1ent
5angkah pertama dalam mengembangkan model R*! adalah melakukan identifikasi entitas&entitas e$ent pada fungsi yang sedang dimodelkan. *$ents pada contoh siklus re$enue tersebut bisa diidentifikasi melalui tindakan8akti$itas yang memiliki nilai tambah /added&$alue0 yang diambil oleh para karyawan !pe=. *ntitas&entitas ini adalah Mem$erifikasi Ketersediaan />erify !$ailability0, Menangani esanan /ake ?rder0, Mengirim %arang /Ship roduct0, dan Menerima 4ang /Recei$e ;ash0. Suatu model R*! setidaknya harus meliputi dua, sumber daya ekonomi yang terdiri dari akti$itas memberi dan mendapatkan yang
mengurangi
dan
menambah
sumber
daya
ekonomi
dalam
pertukaran8transaksi. Selain itu, mungkin saja melibatkan support e$ents, yang tidak mengubah sumber daya secara langsung.
*$ent ?rder of *$ent 4eriy avila)ility
5ake order
2"
hip produ-t
.e-eive -ash
Gambar + mengidenti4i&asi entitas*entitas e1ent
6eri4# A1a!i!abi!it# 7 Mem1eri4i&asi Ketersediaan. *$ent >erify !$ailability 8 Mem$erifikasi Ketersediaan adalah support
e$ent karena tidak secara langsung menambah atau mengurangi resource. Keputusan untuk menambahkan entitas ini ke dalam model akan tergantung pada kebutuhan manager akan informasi yang berkaitan dengan pertanyaan pelanggan. nformasi seperti ini bisa membantu untuk menentukan item&item in$entory mana saja yang paling sering diinginkan oleh pelanggan. Mungkin saja hal itu berbeda dengan apa yang dijual !pe= ke pelanggannya. ;ontohnya, analisa terhadap berbagai
pertanyaan
yang
tidak
menghasilkan pemesanan mungkin menunjukkan bahwa pelanggan hanya sedang ingin tahu saja, dan mendapatkan harga yang lebih baik dari para pesaing !pe=. Karena itu kita akan asumsikan bahwa >erify !$ailability 8 Mem$erifikasi Ketersediaan adalah akti$itas yang memiliki nilai tambah /added&$alue0 yang harus dimodelkan pada diagram R*!.
Ta&e Order 7 Menangani Pesanan . ergantung dengan keadaan, ake ?rder 8 Menangani esanan bisa
merupakan economic e$ent atau bisa juga support e$ent. Menangani suatu pesanan pada umumnya hanya melibatkan komitmen pada bagian penjual untuk menjual barang ke pelanggan. )al ini mungkin saja bahkan melibatkan penyesuaian /pengurangan0 in$entori yang tersedia untuk penjualan untuk mencegah barang tersebut dijual atau yang telah dijanjikan ke pelanggan yang lain. 9amun, komitmen ini tidak menyebabkan pengurangan in$entori secara riil dan bukan merupakan pertukaran8transaksi ekonomi. erlebih lagi, bila kemudian
21
klien membatalkan pesanan sebelum barang dikirim,
maka
tidak
ada
pertukaran8transaksi ekonomi yang terjadi. Sebaliknya, bila menangani suatu pesanan menyebabkan pembeli mengeluarkan resource untuk mendapatkan atau membuat produk atas permintaan pelanggan, maka economic e$ent telang berlangsung.
4ntuk
keperluan
maksud
dalam
contoh
ini,
kita
akan
mengasumsikan bahwa tidak ada efek&efek ekonomi yang diturunkan dari e$ent ake ?rder 8 Menangani esanan dan karena ini adalah dukungan e$en.
S$i% Pr"du/t 7 Mengirim&an Barang. Ship roduct 8 Mengirimkan %arang
adalah economic e$ent. ini adalah bagian gi$e dari pertukaran8transaksi ekonomi dan mengurangi in$entory resource secara langsung.
Re/ei1e /as$7 menerima uang . Serupa dengan diatas, dimana menerima uang
merupakan peristiwa ekonomi. ni adalah bagian menerima dari pertukaran sehingga menambah sumber daya uang.
Lang&a$ 2 + Identi4i&asi entitas*entitas res"ur/e
Mengidentifikasi resources yang terkait dengan e$ents yang sudah dipilih untuk dimodelkan. Setiap
peristiwa ekonomi
dalam satu model R*! harus
dihubungkan minimal dengan satu entitas sumber daya yang nilai ekonominya akan berkurang atau bertambah akibat peristiwa tersebut. Dukungan peristiwa juga terkait dengan resources tetapi tidak menimbulkan perubahan nilai resource. !da orang yang mungkin berpendapat secara teori bahwa semua tindakan karyawan, termasuk support e$ents seperti >erify !$ailability 8 Mem$erifikasi Ketersediaan atau ake ?rder 8 Menangani esanan, menggunakan resource yang disebut (asa Karyawan. Dalam kanyataannya, resource ini naik ketika karyawan memberikan layanannya ke organisasi dan secara bersamaan menurun ketika layanan tersebut diterapkan dalam kinerja pekerjaan. Dalam situasi dimana (asa Karyawan dilacak hingga ke akti$itas atau produk khusus, entitas ini akan memberikan data yang bermanfaat dan seharusnya dimasukkan ke dalam model R*!. Karena kita menganggap bahwa ini bukan kasus untuk !pe= Supply, (asa Karyawan tidak akan dimodelkan disini.
22
Dalam siklus pendapatan /re$enue cycle0 !pe=, economic e$ents hanya mengubah dua resources. *$ent Ship roduct 8 Mengirim %arang mengurangi resource in$entory dan e$ent Recei$e ;ash 8 Menerima 4ang menambah resource uang8cash. Support e$ents >erify !$ailability 8 Mem$erifikasi Ketersediaan dan ake ?rder 8 Menangani esanan juga terasosiasi dengan in$entory, tetapi tidak mengubahnya. Resource dan entitas&entitas e$ent yang terkait disajikan
Lang&a$ 3 + Identi4i&asi entitas*entitas agen
Setiap peristiwa ekonomi dalam entitas, pada diagram R*! terasosiasi minimal dengan dua entitas agent. Satu agent internal dan yang lain adalah agent eksternal. !gent eksternal yang terkait dengan semua empat e$ent pada kasus !pe= adalah elanggan. Selain itu, empat agent internal yang terkait dengan empat e$ent tersebut' karyawan customer ser$ice, yang terlibat dalam e$ent >erify !$ailability 8 Mem$erifikasi Ketersediaan. karyawan sales represtati$e /penjualan0, yang terlibat dalam e$ent ake ?rder 8 Menangani esanan. karyawan pengiriman /shipping clerk0, yang terlibat dalam e$ent Ship roduct 8 Mengirim %arang. karyawan penerima uang8cash, yang terlibat dalam e$ent Recei$e ;ash 8 Menerima 4ang.
Lang&a$ 8 + Menentu&an as"siasi dan &ardina!itas antar entitas
!sosiasi adalah sifat dasar dari hubungan antar entitas, seperti yang disajikan oleh garis yang diberi label yang menghubungkan antar entitas tersebut. Kardinalitas /derajat aosiasi antar entitas0 menjelaskan banyaknya kejadian yang
2#
mungkin terjadi dalam satu entitas yang terkait dengan satu kejadian tunggal dalam entitas yang berhubungan tersebut. *mpat bentuk dasar kardinalitas yang mungkin ada' @ero or one /+,10, one and only one /1,10, @ero or many /+,M0, and one or many /1,M0.
Respon to costumer 6ostumer servi-e 4eriy availi)ility
Related to
reAuest
-ostumer
roses order inventory
5ake order
causes
ales rrespresentati
ships
hipping -lerk
reduces hip produ-t
recei$es duality
-ostumer
increase .e-eive -ash -ash 2$
6ash re-eipts -elrk
proceses
Dari gambar di atas &ami menjelaskan proses asosiasi dan kardanalitas antar entitas. Sebagai berikut ' Kardinalitas normal antara entitas ;ustomer 8 elanggan dan ake ?rder 8 Menerima esanan adalah 1,1 dan +,M. ni berarti bahwa pelanggan tertentu bisa saja membuat pesanan sebanyak nol /@ero0 atau banyak /many0 selama periode penjualan dan bahwa setiap pemesanan hanya untuk satu pelanggan. !sosiasi antar entitas ini adalah 1'M dan tidak pernah jadi 1'1 karena ini akan berarti bahwa organisasi membatasi setiap pelanggan hanya boleh membuat satu pesanan saja, yang berarti tidak logis. !sosiasi antar entitas e$ent dan agents internal mengikuti pola yang sama. ?rganisasi menghendaki karyawan&karyawannya terlibat dalam banyak e$ents, tidak hanya satu saja. Kebanyakan kardinalitas pada gambar 1+&B mencerminkan aturan yang cukup jelas. %eberapa hal yang memerlukan
penjelasan
lebih
lanjut
akan
disajikan
berikutnya.
Kardina!itas antara entitas*entitas 6eri4# A1ai!abi!it# 7 Men1eri4i&asi Ketersediaan dan Ta&e Order 7 Menangani Pesanan .
Setiap kejadian dari entitas
>erify !$ailability 8
Mem$erifikasi
Ketersediaan adalah hasil dari pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan. 9amun, kita ketahui dari deskripsi kasus tersebut bahwa tidak semua pertanyaan berlanjut menjadi pesanan pelanggan. Sebaliknya, kita akan menyederhanakan asumsi ini bahwa setiap kejadian ake ?rder 8 Menangani esanan adalah hasil dari suatu pertanyaan. Karena itu kardinalitas pada sisi ake ?rder 8 Menangani esanan dari hubungan tersebut adalah +,1. Sedangkan pada sisi >erify !$ailability 8 Mem$erifikasi Ketersediaan adalah 1,1.
2'
Kardina!itas antara entitas*entitas Ta&e Order 7 Menangani Pesanan dan S$i% Pr"du/t 7 Mengirim&an Barang.
Kardinalitas +,1 pada sisi Ship roduct 8 Mengirimkan %arang dari relasi ini mencerminkan adanya selisih waktu antara pesanan ketika ditangani dengan dikrimkan. Ketika penjualan tidak diproses dengan cepat, kita mengasumsikan bahwa ada pesanan /kejadian ake ?rder 8 Menangani esanan0 yang belum dikirimkan /tidak ada kejadian Ship roduct 8 Mengirimkan %arang0. Selanjutnya, pesanan yang dibatalkan sebelum dikirimkan tidak akan menyebabkan pencatatan Ship roduct 8 Mengiriman %arang.
Kardina!itas antara entitas*entitas S$i% Pr"du/t 7 Mengirim&an Barang dan Re/ei1e )as$ 7 Menerima Uang.
stilah bisnis untuk perdagangan dan kebijakan pembayaran sangatlah beragam. %anyak perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit kepada pelanggan seringkali menerima pembayaran parsial /sebagian&sebagian0 selama beberapa waktu. )al ini akan menyebabkan banyak kejadian untuk penerimaan uang8cash untuk satu kejadian pengiriman. Sebaliknya, banyak perusahaan yang pelanggannya adalah organisasi bisnis biasanya menghendaki pembayaran penuh ketika jatuh tempo. 9amun demikian, para pelanggan bisnis bisa saja menyatukan banyak in$oice pada satu pembayaran uang8cash untuk mengurangi menuliskan check. Karena perusahaan !pe= ini adalah grosir yang melayani para pelanggan bisnis, kita akan mengasumsikan bahwa piutang dibayarkan secara penuh /bukan pembayaran secara parsial0 dan bahwa para pelanggan !pe= bisa saja membayar untuk banyak pengiriman dengan satu kali penerimaan uang8cash saja.
Kardina!itas antara entitas*entitas )as$ 7 Uang dan Re/ei1e )as$ 7 Menerima Uang.
Resource uang8cash dari organisasi terdiri dari beberapa akun yang berbeda, seperti akun general operating, payroll imprest account, petty cash /uang
2(
kecil0, dan seterusnya. Semua itu disatukan ke dalam satu akun tunggal untuk pelaporan keuangan, tetapi digunakan dan dilacak secara terpisah. Kardinalitas yang digambarkan dalam hubungan ini menunjukkan bahwa uang8cash diterima dari banyak pelanggan dan didepositokan menjadi sa tu akun. As"siasi man#*t"*man#. Model pada gambar 1+&B menggambarkan tiga
contoh asosiasi M'M. 9ang %ertama adalah antara antitas&entitas >erify !$ailability 8
Mem$erifikasi
Ketersediaan dan
n$entory
8
ersediaan.
Kardinalitas 1,M ada pada sisi n$entory /ersediaan0 dan kardinalitas +,M terletak sisi >erify !$ailability 8
Mem$erifikasi
Ketersediaan.
)al
ini
menunjukkan bahwa permintaan pelanggan tertentu melibatkan satu atau banyak item in$entory /persediaan0, dan setiap item mungkin telah ditanyakan sebanyak nol /@ero0 atau banyak kali pada periode tersebut. !sosiasi M'M yang kedua ada antara entitas&entitas ake ?rder 8 Menangani esanan dan n$entory /ersediaan0. Kardinalitas 1,M ada pada sisi n$entory /ersediaan0 dan kardinalitas +,M pada sisi ake ?rder 8 Menangani esanan. ni berarti bahwa pesanan tertentu bisa berisi satu atau banyak item in$entory /persediaan0 yang berbeda dan bahwa suatu item tertentu bisa saja tidak pernah dipesan sama sekali /barangkali produk baru0 atau mungkin telah dipesan banyak kali selama periode tersebut. Situasi yang mirip ada antara entitas&entitas Ship roduct 8 Mengirimkan %arang dan n$entory 8 ersediaan. ada masing&masing kasus ini kardinalitas atas dari M menciptakan asosiasi M'M, . Situasi ini adalah hasil dari data yang berulang yang perlu dinormalkan sebelum mengimplementasikan model tersebut ke database relasional. Solusinya adalah dengan membuat tiga tabel penghubung yang berisi primary key dari tabel&tabel yang terasosiasi. abel&tabel penghubung ini juga akan berisi detil&detil yang berkaitan dengan item&item yang ditanyakan, pesanan&pesanan yang ditangani, dan barang&barang yang dikirim.
J. Ma&na Bisnis Kardina!itas
2&
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa tidaklah semaunya pilihan atas kardinalitas tersebut, namun menunjukkan bukti nyata tentang praktik bisnis dan organisasi yang dimodelkan. enjelasan ini diambil selama tahap analisis sistem dan desain konseptual database dari proses desain database.
engam)il 0esanan
0ega3ai
0elangga
0ersediaa
0enjualan
0ega3ai
7as
enerima 0elangga
Sebagian diagram REA untu& si&!us %enda%atan
2*
ada gambar di atas dapat kita lihat bahwa melihat apa yang diungkapkan mengenai siklus pendapatan pada sebuah perusahaan. ertama, mengingat apabila seluruh agen peristiwa adalah 1'9, yaitu
ciri dari sebagian besar organisasi.
Seorang agen lah yang sering berpartisipasi dalam sebuah peristiwa. Misalnya, sebuah perusahaan yang mengharapkan semakin lama seorang pegawai untuk mengulangi dalam menjalankan sebuah tugas tertentu. erusahaaan juga mengharapkan para pelanggannya agar membuat pesanan dan pembelian berulang, sama seperti waktu mereka biasanya menempatkan pesanan dengan pemasok yang sama. 9amun, untuk tujuan akuntabilitas, biasanya peristiwa dikaitkan kepada seorang agen internal tertentu dan seorang agen eksternal tertentu. Dengan begitu, kardianlitas maksimum pada sisi agen atas hubungan agen peristiwa dalam gambar diatas selalu 1. etapi sebuah peristiwa maksimum pada sisi agen hubungan tersebut akan banyak. ada gambar tersebut juga merefleksikan proses bisnis tipikal yang diikuti oleh sebagian besar perusahaan dalam kardinalitas minimum yang diasosiasikan dengan hubungan agen peristiwa. )al ini juga menunjukkan bahwa dari setiap peristiwa harus ditautkan ke seorang agen atau dalam penjualan harus berhubungan dengan seorang pelanggan, dan pembayaran berasal dari seorang pelanggan. Maka kardinalitas minimum 1 pada sisi agen hubungan tersebut. Sebaliknya, gambar tersebut menunjukkan bahwa kardinalitas minimum pada sisi peristiwa atas hubungan agen peristiwa yaitu +. %eberapa alasan kenapa salah seorang agen dalam segala peristiwa tidak perlu
berpartisipasi.
erusahaan
tersebut
mungkin
mengharapkan
dalam
menyimpan informasi tentang pelanggan potensial dan mengganti pemasok yang ia belum menjalankan urusan apapun. Didalam database
terdapat informasi
mengenai para pegawai yang baru dipekerjakan sebelum hari pertama mereka bekerja. 5alu, terdapat perbedaan fundamental pada sifat entitas agen dan entitas peristiwa. erusahaan mengharuskan untuk mengurus informasi tentang agen tanpa batasan, tapi menyimpan informasi hanya tentang peristiwa yang telah terjadi selama tahun fiscal terkini. (adi, entitas agen selaras dengan berkas induk, sementara entitas peristiwa selaras dengan berkas transaksi. si dari entitas
2/
peristiwa biasanya diarsipkan pada akhir tahun fiscal, dan ditahun berikutnya dimulai tanpa contoh atas peristiwa tersebut. Dalam diagram R*! untuk siklus pendapatan juga menggambarkan hubungan M'9 antara sumber daya persediaan dengan berbagai peristiwa yang memengaruhinya. )al ini merupakan situasi tipikal bagi organisasi. Sebagian besar
organisasi
dapat
mencari
persediaan
tersebut
dengan
sebuah
pengidentifikasi seperti nomor suku cadang, nomor barang, atau nomor stockkeeping unit /SK40 dan tidak berusaha untuk mencari setiap contoh fisik atas produk tersebut. Ketika terjadi sebuah penjualan, sistem tersebut dapat mencatat nomor produk yang terjual. (ika akhir pekan, para pelanggan yang berbeda dapat memesan satu lokomotif, maka sistem tersebut dapat menghubungkan nomor produk kepada masing&masing peristiwa penjualan yang berbeda. Maka, kardinalitas maksimum pada sisi peristiwa atas hubungan tersebut banyak. etapi, bagaimana jika perusahaan menjual barang unik atau antic dan hanya satu&satunyaC Dalam hal seperti itu persediaan barang yang langka dapat dijual satu waktu. :ang
menyebabkan kardinalitas maksimum pada sisi
persediaan&penjualan tersebut akan 1. Kardinalitas maksimum pada sisi persediaan atas hubungan tersebut akan tetap banyak, tetapi karena sebagian besar perusahaan akan senang bila menjual sebanyak mugnkin satu barang satu&satunya yang berbeda yang diinginkan pelanggan untuk membelinya. Kini, mempertimbangkan hubungan antara peristiwa menerima kas dan sumber day kas. #ambar diatas menggambarkan sebagai hubungan 1'9, yang merefleksikan prakti terbaik yang diikuti oleh sebagain besar organisasi dengan pengendalian internal terbaik. Setiap tanda penerimaan kas dari pelanggan disetorkan dalam satu rekenign kas, biasanya akun pengecekan umum organisasi tersebut. 5alu bendahara mentransfer uang dari rekening itu ke rekening kas lainnya seperti penggajian, pengecekan, dan in$estasi. Setiap pembayaran pelanggan harus disetorkan kedalam rekening, karena kardinalitas minimum adalah 1 pada sisi sumber daya atas hubungan tersebut begitu juga sebaliknya. K. Keuni&an Diagram REA
#"
Dalam pembahasan sebelumnya mengindikasikan bahwa setiap organisasi memiliki diagram R*! yang unik. Karena praktik bisnis berbeda antar perusahaan begitu juga dengan kardinalitas hubungan. Kenyataannya, sebuah diagram R*! untuk sebuah organisasi harus berubah untuk merefleksikan perubahan pada praktik bisnis. Seperti sebuah perusahaan yang memutuskan untuk memulai membuat sebagian pengiriman untuk mengisi pesanan pelanggan. 5alu pada gambar diagram R*! untuk siklus pendapatan harus dirubah untuk menunjukkan hubungan antar peristiwa Mengambil esanan elanggan dan enjualan sebagai 1'9, bukan hubungan 1'1 yang digambarkan seperti diatas. Sama dengan jika sebuah perusahaan tersebut juga memutuskan untuk mengadopsi sebuah kebijakan penggabungan sebagai pesanan dari satu pelanggan dalam pengiriman besar, kemudian gambar tersebut harus digabungkan untuk menggambarkan hubungan antara dua peristiwa sebagai M'9. Kadang perbedaan dalam praktik bisnis dapat menghasilkan entitas yang dimodelkan berbeda. Meskipun, perkembangan diagram R*! bagi siklus pendapatan sebuah perusahaan tersebut mungkin nampaknya secara relati$e langsung dan intuitif, pemodelan data yang biasanya adalah sebuah proses yang berulang serta rumit. Maka, sering para pemodel mengembangkan sebuah diagram R*! awal yang mengembangkan pemahaman mereka atas proses bisnis organisasi, tetapi untuk mempelajari kapan ditunjukkannya kepada para pengguna yang dikehendaki yang mereka telah mengabaikan dimensi kunci atau salah pemahaman dalam beberapa prosedur peroperasian. (adi, tidak mudah untuk menghapus dan menggambarkan ulang bagian dari diagram R*! berulang kali sebelum menghasilkan sebuah model yang dapat diterima. Salah satu sumber umum dari salah paham adalah penggunaan terminology yang berbeda oleh berbagai subset kelompok pengguna yang ditunjuk. Dalam proses pemodelan data menjadi penting untuk melibatkan pengguna sistem tersebuts sehingga terminology tersebut konsisten.
#1
MENGIMPLEMENTASIKAN MODEL REA DALAM DATABASE RELASIONAL ada pembahasan kali ini kami akan membahas bagaimana cara mengimplementasikan model diagram R*! ke dalam sebuah siklus database. ada pembahasan sebelumnya kami telah memperkenalkan permodelan data R*! dan menjelaskan bagaimana cara mengembangkan diagram R*! untuk sebuah siklus bisnis indi$idual. ada pembahasan ini kami akan lebih berfokus kepada database relasional karena database relasional pada umumnya dikenal oleh sebagian besar mahasiswa bisnis dan database relasional digunakan untuk mendukung sistem pemrosesan transaksi yang terjadi pada perusahaan. etapi, permodelan data R*! tidak hanya dapat digunakan untuk mendesain database relasional, melainkan juga dapat digunakan untuk mendesain database berorientasi objek. ada pembahasan ini kami akan menjelaskan bagaimana berbagai diagram R*!, yang masing&masing dibuat secara terpisah dalam proses pemodelannya, diintegrasikan menjadi satu model tunggal yang berskala enterprise. %agian ini selanjutnya menjelaskan bagaimana model enterprise diimplementasikan kedalam database relasional dan view dari pengguna yang sudah dibuat.
A.
MENGINTEGRASIKAN DIAGRAM REA ANTARSIKLUS
#ambar di bawah ini merupakan diagram R*! siklus pendapatan, pengeluaran dan penggajian yang ditampilkan secara berturut turut. Dalam mengintegrasikan diagram diagram yang terpisah tersebt untuk menyediakan model keseluruhan perusahaan komprahensif tunggal perlu adanya pemahaman tentang kardinalitas pada setiap diagram yang terpisah untuk mengungkapkan kebijakan dan akti$itas organisasi. Seperti yang telah kami bahas sebelumnya kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.
#2
Menurut (ames ! )all siklus pendapatan /"+1+0 adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli.1 Sedangkan menurut Romney dan Steinbart
dan Steinbart siklus
pendapatan adalah rangkaian akti$itas bisnis yang berulang ulang dan proses informasi yang terkait dengan menghasilkan barang dan jasa kepada konsumen dan mengumpulkan uang pembayaran atas penjualan ter sebut." Menurut kami siklus pendapatan adalah kegiatan atau akti$itas bisnis yang secara berulang ulang terus berlangsung dan proses informasi yang menyediakan produk dan jasa kepada pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan produk dan jasa tersebut. Menurut Romney dan Steinbart terdapat empat akti$itas bisnis dasar dalam siklus pendapatan. ahap pertama adalah sales order entry /penerimaan pesanan0 pa ra pe lang ga n. De pa rteme n ba gian pes ana n pe nj ua lan, ya ng be rtan gg un g jaw ab pa da wa ki l di rekt ur ut ama ba gi an pe ma sar an, melakukan proses entri pesanan penjualan. *ntri pesanan penjualan m en ca ku p me me ri ks a
t ig a d an
t ah ap
y ai tu
me nye tuj ui
m en ga mb il k re di t
p es an an
pe la ng ga n,
d ar i
p el an gg an ,
s er ta
me me ri ks a
ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan. aha p ke dua ad al ah Shipping /pengiriman0 memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. roses ini terdiri dari dua tahap yaitu mengambil serta
mengepak pesanan dan mengirim pesanan
tersebut. ahap ketiga yaitu %illing /penagihan0 melakukan penagihan dari konsumen. ahap terakhir yaitu ;ash collections /penagihan kas0 kasir memegang bukti pembayaran konsumen dan menyimpan kas tersebut di bank yang selanjutnya akan dilaporkan pada treasure.
1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+. 2 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
##
Gambar ,:*, Si&!us Penda%atan James A. a!!0 3
Menurut Romney dan Steinbart dan Steinbart siklus pengeluaran adalah seperangkat akti$itas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa.3 erdapat tiga akti$itas bisnis utama dalam expenditure cycle' !kti$itas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan /purchase order0". !kti$itas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. %agian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses
# (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+. 2 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
#$
penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan /recei$ing report0. !kti$itas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari $endor untuk pembayaran. %agian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.
Gambar ,:*2 Si&!us Penge!uaran James A. a!!0
ada bab ini kita akan fokus kepada siklus penggajian. !tas dasar penggunaan waktu dan keterampilan setiap karyawan yang berada di sebuah perusahaan sebagai gantinya setiap karyawan menerima slip gaji. ?leh karena itu, jam kerja setiap karyawan harus dicatat dimulai dari karyawan bekerja hingga karyawan tersebut tidak bekerja lagi diperusahaan tersebut. Setiap pekerjaan karyawan tertentu harus dikaitkan dengan super$isornya, tapi, setiap karyawan atau super$isor mungkin dikaitkan kepada *$ent yang berbeda. Slip gaji yang
#'
dikeluarkan kepada seorang karyawan tertentu dan ditangadatangi oleh seorang kasir tertentu, tetapi dengan banyaknya *$ent Mengeluarkan Kas yang berbeda dari waktu ke waktu memungkinkan setiap karyawan terhubung dengan kasir tersebut. ?leh karena itu, gambar 1B&- menggambarkan hubungan antara !gent dan *$ent sebagai 1'9. Karena setiap *$ent harus dihubungkan ke seorang karyawan tertentu, kardinalitas minimum pada bagian !gent hubungan tersebut selalu 1. Dalam rangka untuk mangakomodasikan penyimpanan data terkait dengan karyawan baru sebelum karyawan tersebut memulai pekerjaannya dan karena entitas *$ent kosong pada awal setiap tahun fiskal baru, maka kardinalitas minimum pada sisi *$ent hubungan tersebut selalu +. Gambar ,:*3 Si&!us Pengga(ian James A. a!!0 ,
#ambar 1B&- menggambarkan model data untuk prosedur penggajian. Model ini terdiri dari dua economic *$ents. #et ime8Mendapatkan 6aktu dan Disburse ;ash8Mengeluarkan Kas. *$ent #et ime8Mendapatkan 6aktu adalah bagian sisi menerima dari pertukaran8transaksi ekonomi. ni melibatkan pekerja 1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
#(
/!gentt internal0 yang memberikan waktunya, yang disajikan oleh resource (asa Karyawan. Super$isor /!gentt eksternal0 mengasumsikan pengendalian resource. %erbeda
dengan
resource
ekonomi
yang
tangible
seperti
uang
dan
in$entori8persediaan, waktu tidak memiliki element aliran barang dan tidak bisa disimpan. *$ent #et ime8Mendapatkan 6aktu menambah jumlah waktu, dan berbagai *$ent kinerja pekerjaan secara bersamaan mengurangi jumlah waktu. (asa karyawan dilacak secara langsung ke barang yang dihasilkan atau jasa yang diberikan ke klien /seperti, konsultasi, jasa hukum, atau akuntansi publik0, adalah masuk akal untuk memodelkan resource semacam ini. Karena jika tidak melacak waktu karyawan untuk akti$itas&akti$itas seperti pelanggan indi$idu yang dilayani atau pesanan&pesanan yang ditangani, memindahkan entitas ini ke tabel database fisik tidak ada gunanya. #aris putus putus pada gambar 1B&- menjelaskan entitas Resource 6aktu Karyawan hampir tidak pernah diimplementasikan dalam database yang sesungguhnya di karenakan dua *$ent yaitu Mendapatkan 6aktu dan 6aktu yang Digunakan menangkap keseluruhan informasi mengenai waktu Karyawan
yang
sangat
mudah
untuk
dikumpulkan
dan
diawasi.
*$ent #et ime8Mendapatkan 6aktu menangkap instance8objek karyawan yang memberikan waktu hariannya melalui mekanisme pencatatan waktu seperti time&clock elektronik. %agi karawayan yang bergaji tetap, proses pencatatan waktu mungkin bisa secara sederhana melibatkan alur waktu. Kardinalitas nol /@ero0 pada asosiasi antara entitas #et ime8Mendapatkan 6aktu dan entitas ekerja dan entitas Super$isor mencerminkan kemungkinan bahwa beberapa karyawan mungkin tidak mengontribusikan waktunya selama periode tersebut. ni terjadi contohnya adalah karyawan baru atau karyawan yang cuti karena sakit.
*$ent Disburse ;ash8Mengeluarkan Kas adalah bagian sisi memberi dalam pertukaran8transaksi ekonomi. !kti$itas ini
meliputi
membagikan
uang8cash ke karyawan /saat ini menjadi !gentt eksternal0 atas jasa yang diberikannya. Karyawan bagian payroll /!gentt internal0 terlibat dalam *$ent ini, yang
mengurangi
resource
uang8cash.
!osiasi
antara
*$ent
Disburse
;ash8Mengeluarkan Kas dan *$ent #et ime8Mendapatkan 6aktu mencerminkan selisih waktu antara waktu yang diberikan karyawan dan pembayaran yang
#&
diterimanya, karena mereka pada umumnya tidak dibayar harian. ada umumnya, karyawan bekerja selama seminggu, dua minggu, atau bahkan sebulan sebelum dibayar. Karena itu, kardinalitas 1,M pada sisi #et ime8Mendapatkan 6aktu dari asosiasi tersebut menyiratkan bahwa setidaknya satu atau mungkin banyak instance #et ime8Mendapatkan 6aktu akan terjadi untuk setiap instance Disburse
;ash8Mengeluarkan
Kas. Kardinalitas
+,1
pada sisi
Disburse
;ash8Mengeluarkan Kas dari asosiasi tersebut menyiratkan bahwa pada waktu tertentu /pertengahan minggu0, instance #et ime8Mendapatkan6aktu akan ada yang belum dibayar. 9amun, setiap instance #et ime8Mendapatkan 6aktu hanya dibayar sekali.
B.
ATURAN UNTUK MENGOMBINASIKAN DIAGRAM REA
Seperti yang kita lihat pada gambar 1B&1, 1B&" dan 1B&-, masing masing gambar tersebut mempunyai akun yang sama, seperti Resource persediaan muncul pada gambar 1B&1 dan gambar 1B&". *$ent mengeluarkan kas muncul pada ketiga diagram. Dari akun akun yang sama tersebut merupakan dasar untuk mengombinasikan diagram R*! yang menggambarkan siklus bisnis indi$idual ke dalam sebuah model R*! tunggal, model komprehensif, dan model keseluruhan perusahaan.
terkait
dalam
arah yang
berlawanan.
Dasar model R*! untuk
menggambarkan koneksi diantara dual *$ents tersebut' gi$e to get /memberi untuk menerima0. )ubungan dualitas ekonomi menjelaskan sebuah Resource diperoleh
atau
dilepas.
6alaupun
demikian
hubungan
tersebut
hanya
menyediakan satu bagian cerita saja mengenai tiap Resource. Seperti #ambar 1B&
#*
1 menunjukkan bahwa persediaan dikurangi /*$ent penjualan0 dalam pertukaran kas /*$ent Menerima Kas0. etapi, gambar 1B&1 tidak memunjukkan cara persediaan tersebut diperoleh, dan juga tidak menunjukkan cara perusahaan menggunakan kas yang mereka peroleh dari para pelanggan. Sebaliknya, #ambar 1B&" menunjukkan cara perusahaan mendapatkan persediaan /*$ent Menerima ersediaan0 dengan menyerahkan kas /*$ent Mengeluarkan Kas0. etapi, gambar 1B&" tidak menunjukkan bagaimana cara perusahaan menggunakan persediaan yang didapat tersebut atau cara perusahaan memperoleh kas yang digunakan untuk membayar para pemasok. ?leh karena itu, diagram R*! untuk siklus indi$idual hanya menyediakan informasi parsial mengenai Resource yang dikendalikan oleh sebua organisasi. #ambar 1B& akan menunjukkan bagaimana tiap Resource diperoleh dan bagaimana Resource tersebut digunakan, dengan cara menggambar ulang sebuah diagram R*! untuk menempatkan Resource umum di antara *$ent yang mempengaruhinya. Dengan melakukannya, maka merefleksikan dualitas penting lainnya yang harus digambarkan dalam sebuah model R*! lengkap atas segala perusahaan. Setiap Resource harus dihubungkan paling tidak ke satu *$ent yang meningkatkan daya tersebut dan paling tidak ke satu *$ent yang menurunkannya.
#/
Gambar ,:*8 Diagram REA Trintegrasi James a a!!0 ,
1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
$"
Menggabung&an Entitas E1ent 9ang Beru!ang
4ntuk siklus bisnis indi$idual, diagram R*! mungkin mengandung beberapa *$ent yang muncul pada diagram R*! siklus lain. Seperti #ambar 1B&" dan gambar 1B&-, kedua gambar tersebut mengantung entitas *$ent Mengeluarkan Kas. Seperti pada kasus Resource, penggabungan dari berbagai *$ent yang sama dapat meningkatkan hasil diagram R*! komprehensif yang dapat lebih mudah dipahami.
?leh
Mengeluarkan
karenanya,
Kas
gambar
dihubungkan
ke
1B& *$ent
menunjukkan
bahwa
Menerima
ersediaan
*$ent dan
Mendapatkan 6aktu. 9amun, jika diteliti lebih lanjut pada gambar 1B& dapat mengungkapkan perbedaan
penting
di
antara
penggabungan
*$ent
yang
berulang
dan
penggabungan Resource yang berulang. enggabungan *$ent yang berulang dapat mengubah kardinalitas minimum yang diasosiasikan dengan *$ent lain serta berhubungan dengan *$ent yang digabungkan tersebut, tetapi penggabungan Resource yang berulang tidak mempengaruhi kardinalitas. ?leh karena itu, kardinalitas antara *$ent Mengeluarkan Kas dan *$ent lain yang terkait berbeda pada #ambar 1B& jika dibandingkan dengan #ambar 1B&" dan #ambar 1B&-, sebaliknya pada #ambar 1B&, kardinalitas antara Resource ersediaan dan pada masing masing dari empat *$ent terkait adalah sama seperti yang digambarkan pada #ambar 1B&1 dan #ambar 1B&". erbedaan ini berada pada semantik yang mendasari sifat hubungan antara entitas yang digabungkan dan entitas lainnya. Sebuah entias Resource biasanya dikaitkan ke berbagai *$ent. ;ontohnya, barang persediaan tidak hanya dihubungkan dengan *$ent Menerima ersediaan, yang diperoleh dari pemasok, tetapi juga dihubungkan dengan *$ent enjualan, ketika persediaan te rsebut dijual kepada pelanggan. Dengan kata lain, entitas Resource dihubungkan ke entitas *$ent pada satu siklus bisnis dan dihubungkan ke entitas *$ent siklus lainnya. ?leh karenanya, tautan tersebut mungkin, tidak satupun kardinalitas pada diagram R*! indi$idual perlu diubah.
$1
)al ini berbeda ketika dalam penggabungan sebuah *$ent di antara siklus bisnis. *$ent yang muncul pada kedua diagram R*! siklus bisnis indi$idual mungkin dihubungkan ke salah satu *$ent yang merupakan bagian dari siklus lain, terapi tidak dapat dihubungkan ke kedua *$ent tersebut. Seperti, pada #ambar 1B&, *$ent Mengeluarkan Kas seperti cek atau transaksi *< tertentu, dapat diasosiasikan dengan penerimaan persediaan sebelumnya daari seorang pemasok atau dengan Mendapatkan 6aktu oleh seorang Karyawan, tetapi cek yang sama tidak dapat digunakan membayar pemasok untuk penerimaan persediaan maupun untuk membayar seorang Karyawan atas upah bekerja harian maupun mingguan. )al ini mengakibatkan, kardinalitas minimum yang diasosiasikan dengan *$ent lain harus + pada diagram R*! terintegrasi, dengan mengabaikan kardinalitasnya pada tiap diagram R*! siklus transaksi indi$idual. 4ntuk memahaminya, ingat bahwa minimum 1 berarti bahwa tiap contoh dari entitas tersebut harus diasosiasikan dengan setidaknya satu contoh entitas lainnya. Dalam hal pengeluaran kas /pencairan kas0 pada #ambar 1B&, misalnya, penggajian minimum 1 untuk *$ent Mendapatkan 6aktu akan berarti bahwa setiap Mengeluarkan Kas harus dihubungkan ke sebuah *$ent Mendapatkan 6aktu yang secara jelas tidak benar, karena mungkin melakukan pengeluaran kas untuk membayar seorang pemasok. 4ntuk alasan yang sama, kardinalitas minimum dari *$ent Mengeluarkan Kas ke *$ent Menerima ersediaan juga harus +. enggabungan dua siklus transaksi pada sebuah *$ent umum mungkin juga mempengaruhi kardinalitas minimum antara *$ent yang digabungkan dan !gent yang berpartisipasi dalam *$ent tersebut. Misalnya, seperti kardinalitas pada #ambat 1B&", kardinalitas minimum antara *$ent Mengeluarkan Kas dan entitas emasok adalah 1, tetapi pada #ambar 1B& kardinalitas minimum antara *$ent Mengeluarkan Kas dan entitas emasok sekarang adalah +. )al ini dikarenakan bahwa sebuah cek /pengeluaran kas0 hanya dapat dituliskan kepada salah satunya misalnya kepada pemasok sebagai pembayaran atas persediaan atau hanya kepada Karyawan sebagai pembayaran atas keahlian yang diberikannya kepada perusahaan. )al ini yang menyebabkan kardinalitas minimum antara *$ent Mengeluarkan Kas dan !gent Karyawan /terbayar0 juga +. ?leh karenanya,
$2
setiap *$ent yang digabungkan yang melibatkan !gent yang berbeda dalam setiap siklus bisnis indi$idual yang digabungkan, kardinalitas minimum antara *$ent tersebut dan !gent !gent itu berubah dari yang biasanya yaitu 1 menjadi +, karena *$ent tersebut mungkin dihubungkan ke salah satu dari dua jenis !gent tersebut, tetapi tidak kepada keduanya.
Men1a!idasi Kete%atan Diagram REA Terintegrasi
*nam aturan yang harus dipenuhi untuk mengintegrasi Diagram R*! /Romney dan Steinbart 0' 1 1. ".
Setiap *$ent harus ditautkan setidaknya ke satu Resource. Setiap *$ent harus ditautkan ke dua !gent yang berpartisipasi dalam
-.
*$ent tersebut. Setiap *$ent harus melibatkan Resource yang harus ditautkan ke sebuah *$ent yang melibatkan perolehan Resource. /ini merefleksikan dualitas
.
ekonomi yang mendasari pertukaran ekonomi 2gi$e to get0. Setiap Resource harus ditautkan setidaknya ke satu *$ent yang menaikkan Resource tersebut dan setidaknya ke satu *$ent yang menurunkan
E.
Resource tersebut. *$ent ! dapat ditautkan ke lebih dari satu *$ent lainnya, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan ke seluruh *$ent lain tersebut, kemudian diagram R*! harus menunjukkan bahwa *$ent ! ditautkan ke minimum +
F.
atas masing masing dari *$ent lain tersebut. Sebuah *$ent dapat ditautkan ke salah satu dari kelompok !gent, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan ke seluruh !gent, kemudian diagram R*! harus menunjukkan bahwa *$ent tersebut ditautkan ke minimum + atas masing masing dari !gent tersebut.
).
MENGIMPLEMENTASIKAN DIAGRAM REA DALAM DATABASE RELASIONAL
1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
$#
Sebuah diagram yang telah dikembangkan, dapat digunakan untuk mendesain sebuah database relasional yang terstruktur dengan baik. Menurut Romney dan Steinbart
erdapat tiga langkah untuk mengimplementasikan
diagram R*! pada database relasional yaitu' 1 1.
%uatlah sebuah table untuk masing masing entitas yang berbeda dalam diagram tersebut dan untuk setiap hubungan banyak ke banyak /many to
many0. ". entukan atribut tabel yang sesuai. -. #unakan kunci asing untuk mengimplementasikan hubungan satu ke satu /one to one0 dan satu ke banyak /one to many0.
Menurut (ames !. )all proses mengintegrasi diagram R*! juga meliputi tiga langkah dasar, yaitu '" 1. ". -.
Menyatukan model model indi$idual Mendefinisikan primary key, foriegn key, dan atribut atribut Membuat database fisik dan membuat pandangan pengguna Menurut
kami
isi
penjelasan
dari
langkah
langkah
dalam
mengintegrasikan diagram R*! menurut Romney dan Steinbart dan menurut (ames !. )all hampir sama, walaupun langkah langkah dalam mengintegrasikan diagram R*! tersebut berbeda. Seperti pada Romney dan Steinbart menjelaskan bahwa pada tahap 1 Romney dan Steinbart
menjelaskan cara membuat tabel
untuk setiap entitas yang berbeda dan tabel hubungan M'9. Sedangkan (ames !. )all menjelaskan tabel tersebut pada langkah " yaitu ketika mendefinisikan primary kery, foriegn key, dan atribut atribut dan langkah 1 menurut (ames !. )all yaitu menyatukan model model indi$idual. %erikut kami akan lebih menjelaskan langkah langkah dasar dalam mengintegrasikan diagram R*! menurut Romney dan Steinbart dan selanjutnya
1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
2 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
$$
kami juga akan menjelaskan langkah langkah dasar dalam mengintegrasikan diagram R*! menurut (ames !. )all
Menurut R"mne# dan Steinbart, Lang&a$ ,+ Buat Tabe! Untu& Setia% Entitas 9ang Berbeda Dan Tabe! ubungan M+N
Sebuah database relasional yang didesain dengan tepat memiliki sebuah tabel untuk tiap tiap entitas yang berbeda dan untuk setiap hubungan banyak ke banyak /many to many0 pada sebuah diagram R*!. #ambar 1B& memiliki 1- entitas yang berbeda, tetapi satu entitas yaitu 6aktu Karyawan, tidak akan diimplementasikan dalam database tersebut karena 6aktu Karyawan hanya memiliki beberapa atribut yang rele$an, dan 6aktu berbeda dari persediaan kas, Resource berwujud lainnya, dan Resource tak berwujud seperti rahasia dagang atau bentuk lain dari kekayaan intelektual yang tidak dapat disimpan. Sisanya, dua belas
entitas
yang
berbeda
yang
diimplementasikan
sebagai
tabel
merepresentasikan
entitas *$ent
diberada
database yaitu'
pada
#ambar
relasional.
Memesan
ujuh
ersediaan,
1B&
perlu
tabel
akan
Menerima
ersediaan, Mengeluarkan Kas, Mendapatkan 6aktu, Mengambil esanan elanggan, enjualan, Dan Menerima Kas. !da dua tabel untuk entitas Resource yaitu ersediaan dan Kas. iga tabel dibutuhkan untuk mengimplementasikan entitas !gent yang berbeda yaitu Karyawan, elanggan, dan emasok /agar mudah dibaca super$isor dilabelkan secara terpisah, tetapi super$isor juga merupakan bagian dari Karyawan0. ada gambar 1B& juga menggambarkan lima hubungan M'9. iga dari siklus pendapatan yaitu Mengambil esanan elanggan ersediaan, enjualan ersediaan, Dan enjualan Menerima Kas. Sedangkan Dua lainnya dari siklus pengeluaran yaitu ersediaan Memesan ersediaan Dan ersediaan Menerima ersediaan. !gar akurat mengimplementasikan #ambar 1B& dalam sebuah 1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
$'
database relasional, 17 tabel pada database yang disetai dengan kunci utama /primary key0, kunci asing /foreign key0, dan atribut lain /!tributtes0 harus dicantumkan dalam abel 1B&1. enentuan primary key dan atribut berasal dari pemahaman terhadap tujuan tabel yang dihasilkan dari analisa rinci dari kebutuhan pengguna. erancang database harus memilih primary key yang secara logik dan unik mendefinisikan atribut&atribut nonkey pada tabel. Dalam beberapa hal, hal ini dicapai dengan kode sekuensial sederhana seperti 9omor n$oice, 9omor ;heck, atau 9omor urchase ?rder. ada beberapa situasi yang lain, block codes,
group
codes,
alphabetic
codes,
dan
mnemonic
codes.
%eberapa jenis atribut tabel adalah umum bagi semua organisasi dan bisa diturunkan dari pengertian umum. %eberapa jenis atribut lain adalah bersifat unik terhadap aplikasi tertentu dan bisa diturunkan dari analisa rinci dan menyeluruh terhadap pandangan pengguna. 9amun, setiap atribut yang diberikan ke suatu tabel harus muncul baik secara langsung atau tidak langsung /nilai yang sudah diperhitungkan0 pada satu atau lebih pandangan pengguna. %ila ada data yang disimpan pada suatu tabel tidak digunakan dalam suatu dokumen, report, atau penghitungan yang digunakan untuk laporan, maka tidak ada gunanya dan tidak perlu menjadi bagian dari database. enempatan primary key dan atribut&atribut pada tabel&tabel relasional harus selalu mengikuti aturan normalisasi. abel&tabel yang dinormalisasi dengan tidak baik akan mengalami gejala&gejala operasional buruk. 9ama tabel yang terdapat pada tabel 1B&1 berkaitan dengan nama entitas pada diagram R*! atau pada tabel hubungan M'9, yang merupakan rangkaian yang ditulis dengan tanda hubung atas entitas entitas yang dilibatkan dalam hubungan tersebut. )al ini mempermudah untuk men$erifikasi bahwa semua tabel yang dibutuhkan telah dibuat serta mempermudah untuk menggunakan diagram R*! sebagai panduan ketika menjalankan query database. Tabe! ,:*, Nama Tabe! Dan Penem%atan Atribut Untu& -igur ,:*8 R"mne# dan Steinbart 0 ,
able
Kunci
4tama
Kunci
$(
!tribut !sing !tribut 5ain
Memesan
/rimary Key0 /
/!tributtes0 anggal,
6aktu,
ersediaan Menerima
pembelian nomor Karyawan 9omor laporan 9omor emasok,
alasan anggal,
waktu,
ersediaan
penerimaan
keterangan,
nomor
nomor
Karyawan,
nomor
pesanan
pembelian,
faktur $endor
nomor
cek Mengeluarkan
9omor cek
9omor
Kas
nomor
pemasok,
(umlah,
deskripsi,
Karyawan tanggal
/terbayar0,
nomor
Karyawan /penandatangan0, Mengambil
nomor rekening 9omor pesanan 9omor pelanggan,
anggal,
esanan
penjualan
nomor Karyawan
keterangan khusus
9omor faktur
9omor pelanggan,
anggal,
nomor
Karyawan,
faktu dikirim /:80
nomor
pesanan
waktu,
elanggan enjualan
Menerima Kas
waktu,
9omor
penjualan 9omor pelanggan,
anggal,
pengiriman uang
nomor
metode pembayaran
Karyawan,
waktu,
nomor rekening Mendapatkan
9omor
6aktu
waktu
kartu 9omor Karyawan,
anggal, jam masuk,
super$isor, nomor jam keluar cek gaji
ersediaan
9omor produk
Deskripsi,
harga
daftar, biaya standar, kuantitas
awal
di
1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
$&
tangan,
kuantitas
keterpersediaan awal,
kuantitas
pemesanan angka Kas
ualng Saldo
9omor rekening
ulang,
pemesanan awal,
jenis
rekening Karyawan
9omor
9ama,
tanggal
Karyawan
dipekerjakan, tanggal lahir, tingkat
elanggan
emasok
9omor
bayaran, jabatan 9ama, alamat G, saldo
pelanggan
rekening awal, batas
9omor pemasok
kredit 9ama, alamatG, saldo rekening
Memesan ersediaan
ersediaan
peringkat kinerja Kuantitas yang
9omor pesanan pembelian,
ersediaan Menerima
awal,
dipesan, biaya unit
nomor produk 9omor laporan
aktual Kuantitas
& penerima,
diterima, kondisi
ersediaan Mengambil
nomor produk 9omor pesanan
Kuantitas
esanan
penjualan,
dipesan
elanggan
nomor produk
ersediaan enjualan
& 9omor
ersediaan enjualan
faktur,
Kuantitas
nomor produk
dijual,
yang
yang
harga
jual
nomor
yangditerapkan
ke
pengiriman uang
faktur
9omor
Menerima Kas
yang
aktual (umlah
faktur,
$*
Lang&a$ 2+ Menentu&an Atribut Untu& Setia% Tabe!
5angkah selanjutanya adalah menentukan atribut mana saja yang akan ditampilkan dalam tiap tabel. 4ntuk mengidentifikasi fakta yang perlu disertakan dalam database tersebut, perancang database perlu mewawancarai para pengguna dan manajemen perusahaan. 4ntuk membantu menentukan tabel yang digunakan untuk menuliskan fakta fakta tersebut perancang database harus menggunakan diagram R*!, hal itu bergantung pada apakah fakta tersebut merupakan kunci utama atau hanya atribut deskriptif. Mengidenti4i&asi Kun/i Utama
Setiap tabel dalam sebuah database relasional memiliki sebuah kunci utama,
terdiri
atas
atribut
atau
kombinasi
atribut
yang
secara
unik
mengidentifikasi tiap baris dalam tabel tersebut. erusahaan sering membuat pengidentifikasian numerik terhadap Resource, *$ent, dan !gent tertentu. engidentifikasi numerik ini merupakan kandidat yang baik bagi kunci utama. Seperti tabel 1B&1 yang menunjukkan nomor faktur sebagai kunci utama untuk tabel penjualan dan nomor pelanggan sebagai kunci utama untuk tabel pelanggan. Kunci utama sebuah tabel yang merepresentasikan sebuah entitas merupakan atribut tunggal. etapi, kunci utama untuk tabel hubungan M'9 selalu terdiri atas dua atribut yang merepresentasikan kunci utama setiap entitas yang ditautkan dalam hubungan tersebut. Misalnya, kunci utama tabel enjualan ersediaan terdiri atas nomor faktur /kunci utama entitas penjualan0 dan nomor produk /kunci utama entitas persediaan0. Kunci utama berbagai atribut tersebut disebut dengan kunci bersambung /concatenated keys0. Menentu&an Atribut Lain Ke Tabe! 9ang Sesuai
Selain kunci utama, atribut tambahan juga ikut disertakan dalam setiap tabel untuk memenuhi ketentuan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi manajemen. !tribut lain yang disertakan dalam sebuah tabel database relasional harus berupa fakta mengenai objek yang direpresentasikan oleh kunci utama atau kunci asing. ?leh karenanya informasi mengenai para pelanggan, seperti nama
$/
dan alamat mereka, terletak pada tabel elanggan karena atribut tersebut menjelaskan objek yang direpresentasikan oleh kunci utama /nomor pelanggan0 dan tabel elanggan, atribut tersebut bukan milik tabel enjualan karena atribut tersebut tidak menjelaskan beberapa properti objek yang direpresentasikan oleh kunci utama tabel tersebut /nomor faktur0. abel 1B&1 telah menunjukkan beberapa atribut yang telah ditentukan pada berbagai tabel yang telah dibuat untuk mengimplementasikan #ambar 1B& dalam sebuah database relasional. !tribut atribut tersebut seperti tanggal setiap penjualan dan jumlah yang dibayarkan oleh seorang pelanggan, diperlukan untuk pemrosesan transaksi yang tepat serta lengkap, pembuatan laporan keuangan, dan laporan manajerial. !tribut lain disimpan karena mereka memfasilitasi manajemen yang efektif atas Resource, *$ent, dan !gent organisasi. Misalnya, menggunakan data mengenai tanggal tiap transaksi penjualan terjadi untuk mendesain jadwal kerja staf. ada tabel 1B&1 juga ikut menyertakan atribut atribut lain dalam beberapa tabel hubungan M'9. 4ntuk memahami mengapa atribut atribut tersebut disimpan dalam tabel tertentu kita perlu untuk memeriksa kembali penempatan atribut atribut tersebut dalam beberapa tabel M'9. Seperti pada tabel enjualan Menerima Kas, perusahaan memperbolehkan pelanggannya tidak hanya membeli secara tunai tetapi pelanggan juga bisa melakukan pembelian secara kredit dan melakukan pembayaran cicilan dengan sisa saldo mereka. ?leh karena itu, pembayaran pelanggan mungkin perlu diterapkan ke beberapa faktur yang berbeda /transaksi penjualan0. ?leh karena itu, atribut 2jumlah yang dipakai3 tidak dapat ditempatkan dalam tabel Menerima Kas karena ia dapat memiliki lebih dari satu nilai /salah satunya untuk setiap faktur yang dibayarkan0 dengan demikian akan melanggar ketentuan dasar database relasional jika setiap atribut dalam setiap baris bernilai tunggal / yakni ketentuan bahwa setiap tabel merupakan sebuah flat file0. Selain itu juga atribut 2jumlah yang dipakai3 tidak dapat ditempatkan dalam tabel enjualan karena kemungkinan pembayaran cicilan juga akan mengakibatkan atribut dapat memiliki nilai multipel /yakni suatu entri untuk setiap pembayaran cicilan terkait dengan penjualan
'"
tertentu0. ?leh karena itu, analisis berdasarkan proses bisnis mengindikasikan bahwa atribut 2jumlah yang diterapkan3 merupakan fakta mengenai pembayaran pelanggan tertentu /pengiriman kas0 dan transaksi penjualan tertentu sehingga atribut tersebut milik tabel M'9 yang menghubungkan dua *$ent tersebut. ada tabel enjualan ersediaan, setiap tabel tersebut mengandung informasi tentang lini baris pada faktur. Meskipun banyak pelanggan yang hanya membeli satu dari setiap jenis produk yang dijual oleh perusahaan, beberapa penjualan kepada para pelanggan menghasilkan kuantitas yang lebih besar. Misalnya, sebuah toko serba ada mungkin membeli lima coar car yang identik untuk tampilan luarnya. !kibatnya, perusahaan harus mencatat kuantitas terjual atas setiap barang. etapi, setiap *$ent penjualan mungkin menyertakan lebih dari satu barang persediaan. ?leh karenanya, atribut 2kuantitas terjual3 mungkin memiliki beberapa nilai pada faktur penjualan tunggal, satu untuk masing masing /nomor produk0 barang berbeda yang dijual. !kibatnya, atribut 2kuantitas terjual3
tidak
dapat
ditempatkan
dalam tabel
enjualan
karena
dapat
mengakibatkan ada lebih dari satu nilai 2kuantitas terjual3 yang diasosiasikan dengan sebuah faktur tertentu. Selain itu, perusahaan menghitung persediaan berdasarkan jenis barang, jadi masing masing produk tidak diidentifikasi spesifik melainkan diidentifikasi dengan nomor produk. !kibatnya, 2kuantitas terjual3 tidak dapat menjadi atribut pada tabel ersediaan karena ia dapat memiliki nilai multipel. Sebelumnya juga telah dianalisis bahwa atribut 2kuantitas terjual3 berkaitan dengan nomor produk spesifik pada sebuah faktur penjualan spesifik pula. ?leh karena itu, atribut 2kuantitas terjual3 milik tabel hubungan M'9 yang menghubungkan entitas persediaan dan penjualan. Data $arga dan bia#a
nformasi mengenai harga dan biaya pada tabel 1B&1 disimpan sebagai atribut pada beberapa tabel yang berbeda. Misalnya, tabel persediaan menyimpan daftar harga yang disarankan untuk barang tersebut, yaitu harga barang tersebut tetap konstan untuk satu periode fiskal tertentu. abel penjualan juga menyimpan harga penjualan aktual yang ber$ariasi pada tahun tersebut, hal ini terjadi sebagai hasil promosi penjualan. Serta hal tersebut juga terjadi untuk biaya pembelian
'1
standar dan aktual atas setiap barang juga disimpan dalam tabel yang berbeda. eranan umumnya adalah bahwa data time independent harus disimpan sebagai atribut Resource atau !gent, sedangkan data $aries across time harus disimpan dengan entitas *$ent atau hubungan M'9 yang menautkan sebuah Resource dan sebuah *$ent. Data Kumu!ati4 Dan Data Da%at Di$itung
ada tabel 1B&1 tidak mengandung data kumulatif, seperti 2kuantitas di tangan /quantity – on – hand 03 dalam tabel persediaan atau data dapat dihitung, seperti 2jumlah total penjualan3 dalam tabel penjualan. )al ini dikarenakan tidak satu pun dari jenis item data tersebut diperlukan karena nilainya dapat diperoleh dari atribut lain yang disimpan. Misalnya, kuantitas barang yang tersedia untuk sebuah barang persediaan tertentu dapat dilihat dari hasil kuantitias barang yang tersedia pada awal periode fiskal ditambah dengan kuantitas total barang yang dibeli pada periode tersebut dikurangi dengan kuantitas barang yang terjual pada periode tersebut. )al ini sama juga dengan jumlah total transaksi penjualan dapat dihitung dengan mengalikan kuantitas terjual dengan harga jual aktual atas setiap barang terjual dan menjumlahkan hasil tersebut untuk setiap baris pada tabel enjualan ersediaan yang memiliki nomor faktur yang sama.
Lang&a$ 3+ Mengguna&an Kun/i Asing Untu& Mengim%!ementasi&an ubungan ,+, Dan ,+N
Sebuah kunci asing adalah atribut sebuah entitas dan ia juga merupakkan kunci utama entitas lain /Romney dan Steinbart0 1. Menurut !bdul Kadir kunci asing adalah sebaranh atribut yang menunjuk kunci primer pada tabel lain. 6alaupun hubungan 1'1 dan 1'9 dapat diimplementasikan sebagai tabel terpisah, biasanya akan lebih efisien jika mengimplementasikan hubungan 1'1 dan 1'9 dengan sarana kunci asing. Misalnya, atribut 2nomor pelanggan3 mungkin muncul di tabel elanggan dan enjualan. !tribut 2nomor pelanggan3 akan menjadi kunci 1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
'2
utama pada tabel elanggan, sedangkan pada tabel enjualan akan menjadi kunci asing. Mengguna&an Kun/i Asing Untu& Mengim%!ementasi&an ubungan ,+,
ada sebuah database relasional, hubungan 1'1 di antara entitas dapat diimplementasikan dengan menyertakan kunci utama entitas sebagai kunci asing pada tabel yang merepresentasikan entitas lain. ilihan jenis tabel untuk menempatkan kunci asing dapat dipilih dengan sesuka hati agar desain database dapat terstruktur dengan baik. etapi, analisis cermat atas kardinalitas menimum hubungan tersebut mungkin membutuhkan jenis pendekatan yang ce nderung lebih efisien. )ubungan 1'1 antara penjualan dan pembayaran pelanggan dapat dilihat pada #ambar 17&7, panel !. Kardinalitas minimum untuk *$ent Menerima Kas adalah mengindikasikan adanya penjualan kredit, dan kardinalitas minimum untuk peristiwwa penjualan adalah 1, mengindikasikan bahwa pembayaran pelanggan hanya terjadi setelah penjualan terlaksana, misalnya tidak ada setoran dimuka. Dalam hal tersebut juga ikut menyertakan nomor faktur atau kunci utama *$ent penjualan sebagai kunci asing pada *$ent Menerima Kas mungkin lebih efisien karena hanya satu tabel tersebutlah yang harus diakses dan diperbarui ketika pemrosesan tiap pembayaran pelanggan. Selain itu, hubungan 1'1 antara dua *$ent yang berurutan, memasukkan kunci utama dari *$ent yang terjadi pertama kali sebagai kunci asing untuk *$ent yang terjadi selanjutnya, mungkin akan meningkatkan pengendalian internal karena Karyawan diberikan akses untuk memperbarui tabel berisi data terkait *$ent kedua yang tidak memerlukan akses terhadap tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi terkait *$ent pertama. Meskipun demikian, pengendalian internal yang memanfaatkan tindakan semacam ini harus imbang terhadap peningkatan kemungkinan kesulitan melakukan Auery database tersebut. Mengguna&an Kun/i Asing Untu& Mengim%!ementasi&an ubungan ,+N
Sama seperti )ubungan 1'1, )ubungan 1'9 juga harus diimplementasikan dalam database relasional dengan menggunakan kunci asing. erdapat satu cara
'#
untuk mengimplementasikan hubungan 1'9. Kunci utama entitas yang terdapat ditautkan ke berbagai entitas lain, harus menjadi kunci asing pada entitas lain tersebut. tersebut. ?leh karenanya, karenanya, pada tabel 1B&1, kunci utama tabel ersonel ersonel enjualan enjualan dan elanggan disertakan sebagai kunci asing pada tabel enjualan. Sama halnya dengan kunci utama tabel Kas, elanggan, dan Kasir yang disertakan sebagai kunci asing pada tabel Menerima Kas. embalikan prosedur ini akan melanggar salah salah satu satu atur aturan an fund fundam amen ental tal dari dari desai desain n data databa base se relas relasio iona nal. l. Misal Misalny nya, a, menempatkan nomor faktur sebagai kunci asing pada tabel elanggan tidak akan berhasil karena ia dapat memiliki lebih dari satu nilai yaitu seorang pelanggan tertentu mungkin dapat memiliki beberapa faktur yang dikarenakan pelanggan tersebut sering membeli produk perusahaan. )al inilah yang menyebabkan hubungan M'9 harus diimplementasikan dengan tabel terpisah. Selama masing masing entitas dapat dihubungkan ke berbagai keterjadian entitas pada sisi lain hubungan, tidak mungkin untuk membua membuatt kunci kunci utama utama entitas entitas menjad menjadii sebuah sebuah kunci kunci asing asing pada pada entitas entitas lain. lain. )ubungan M'9 *$ent enjualan mungkin ditautkan ke banyak barang persediaan yang berbeda. ?leh karenanya nomor produk tidak dapat digunakan sebagai kunci asing pada tabel ersediaan karena ini akan multinilai. Satu satunya cara untuk menghubungkan tabel enjualan dan ersediaan yaitu dengan membuat sebuah tabel baru yang memiliki baris terpisah untuk masing masing kombinasi aktual atas nomor faktur dan nomor produk. ada tabel M'9, sebuah nomor faktur akan muncul dalam banyak baris yang berbeda, satu untuk tiap barang berbeda yang merupakan bagian dari transaksi penjualan. Sebaliknya, sebuah nomor produk terte tertent ntu, u, akan akan munc muncul ul dalam dalam bany banyak ak bari bariss yang yang berb berbed eda, a, seka sekali li untu untuk k tiap tiap transaksi yang berbeda. ?leh karenanya, tidak ada atribut yang dengan sendirinya mengedentifikasi secara unik sebuah baris tertentu. 6alaupun demikian, hanya akan ada satu baris yang memiliki kombinasi nomor faktur dan nomor produk tertentu, sehingga kedua atribut dapat berlaku sebagai kunci utama untuk tabel M'9. Penge/e&an Ke!eng&a%an
'$
!tribu !tributt yang yang dimasu dimasukka kkan n ke dalam dalam databa database se oleh para penggu pengguna na dan manajemen akan menyediakan sarana untuk mengecek dan mem$alidasi proses implementasi. implementasi. Setiap atribut atribut dalam daftar tersebut tersebut harus muncul setidaknya setidaknya pada satu tabel, baik sebagai kunci utama maupun atribut 2lain3. engencekan daftar tersebut terhadap nama kolom tabel mungkin akan mengungkapkan tidak hanya fakta bahwa atribut tertentu belum ditentukan ke tabe tabell yang yang sesu sesuai ai dalam dalam data databa base, se, teta tetapi pi mung mungki kin n akan akan meng mengin indi dika kasik sikan an kebutu kebutuhan han untuk untuk memodi memodifik fikasi asi diagra diagram m R*! itu sendir sendiri. i. Misalny Misalnya, a, ketika ketika perancang database mengencek ganda daftar atribut, ia menemukan bahwa ia tidak memiliki tabel untuk menempatkan atribut 2produk yang didiskusikan pada panggilan penjualan3. Dalam situasi ini, perancang database perlu menghubungi kemb kembal alii para para peng penggu guna na dan dan mana manajem jemen en untu untuk k mema memaha hami mi kemb kembali ali dalam dalam mengumpulkan atribut tertentu tersebut. Kemudian, pihak manajemen berencana menugaskan salah satu Karyawannya untuk menghubungi pelanggan perusahaan untuk untuk pengaturan pengaturan display display sampel. sampel. Manajemen Manajemen ingin mengumpulkan mengumpulkan informasi informasi mengenai demontrasi sampel tersebut untuk menge$aluasi efekti$itasnya. Dalam situasi tersebut, perancang database perlu untuk membuat entitas *$ent *$ent lainny lainnya. a. Kunci Kunci utama utama pada pada *$ent *$ent ini mungki mungkin n 2appoi 2appoinme nment nt number number3. 3. 9omor Karyawan dan nomor pelanggan akan menjadi kunci asing pada tabel tersebu tersebut, t, yang yang juga juga akan akan menye menyertak rtakan an atribut atribut tangga tanggall dan waktu waktu demons demonstra trasi si bersamaan dengan sebuah area teks kosong untuk komentar dari pelanggan. Karena Karena setiap setiap demons demonstra trasi si dapat dapat melibat melibatkan kan berbag berbagai ai produk produk perusah perusahaan aan dan setiap produk tersebut dapat didemonstrasikan dalam berbagai hubungan, maka akan akan ada ada sebua sebuah h tabel tabel M'9 M'9 anta antara ra *$en *$entt ang anggi gilan lan elan elangg ggan an dan dan tabe tabell ersediaan. ersediaan. Rangkaian baris dalam tabel tersebut tersebut dengan dengan appoinment appoinment number yang sama akan mengidentifikasi mengidentifikasi produk mana yang ditunjukkan ditunjukkan pada beberapa beberapa panggilan penjualan tertentu. %eberapa panggilan dari pelanggan mungkin akan menghasilka menghasilkan n pesanan pesanan produk, produk, tetapi mungkin mungkin yang lainnya lainnya tidak. tidak. Selain itu, beberapa pesanan produk akan terjadi tidak melalui panggilan penjualan seperti, pelanggan melihat sebuah iklan. ?leh karenanya, kardinalitas minimum adalah adala h + untu untuk k tiap tiap sisi sisi hubu hubung ngan an terse tersebu butt antar antaraa *$en *$entt ang anggi gilan lan ela elang ngga gan n dan dan
''
Mengambil esanan elanggan. Kardinalitas maksimum pada tiap sisi hubungan terse tersebu butt adal adalah ah 1 untu untuk k meny menyede ederh rhan anak akan an pela pelacak cakan an efek efek dari dari pang panggi gilan lan penjualan tersebut. Kebutuhan perancang database untuk memodifikasi diagaram R*! guna mengakomodasi fakata tambahan, tidaklah biasa. )al ini biasanya berguna untuk membuat tabel tabel dan menentukan atribut ke tabel tabel tersebut, bahkan sebelum sebelum menyelesaika menyelesaikan n secara lengkap sebuah diagram R*!. )al ini membantu membantu mengklarifikasi secara tepat apa yang direpresentasikan tiap entitas yaitu hal yang sering sering kali kali dapat dapat menyel menyelesai esaikan kandile dilema ma terkait terkait kardin kardinalit alitas as yang yang tepat tepat untuk untuk berbagai hubungan. erancang database tersebut database tersebut kemudian dapat memodifikasi dan memperbaiki diagram R*! tersebut untuk memasukkan entitas dan hubungan tambahan untuk mengakomodasi fakta lain yang semestinya ada dalam database, tetapi belum dimasukkan ke tabel tabel yang ada. Ketika semua atribut sudah dimasukkan ke tabel tabel, ketentuan dasar untuk untuk mendes mendesain ain databe databese se relasio relasional nal dengan dengan baik baik dapat dapat diguna digunakan kan sebaga sebagaii pengecekan ketepatan akhir. Ketentuan dasar untuk mendesain database ralasional dengan baik yaitu /Romney dan Steinbart 0 1' 1. ".
Setiap Setiap kolo kolom m dalam dalam sebu sebuah ah bari bariss harus harus berla berlaina inan n nilain nilainya. ya. Kunc Kuncii utam utamaa tida tidak k bole boleh h bern bernil ilai ai nol. nol. Kunc Kuncii utam utamaa adal adalah ah atri atribu butt atau atau kombin kombinasi asi dari dari beberap beberapaa atribu atributt yang yang secara secara unik unik mengid mengidenti entifik fikasi asi baris baris dalam suatu tabel. !gar syarat ini terwujud, kunci utama dari suatu baris dalam sebuah hubungan tidak boleh bernilai nol. Karena nantinya tidak akan ada jalan untuk secara unik mengidentifikasi baris tersebut dan menarik data
-.
yang disimpan dalamnya. Kunci Kunci luar, luar, jika jika tidak tidak bern bernilai ilai nol, nol, harus harus memili memiliki ki nilai nilai yang yang sesuai sesuai deng dengan an
.
nilai kunci utama di hubungan yang lain. Selu Seluru ruh h atri atribu butt yang ang buka bukan n meru merupa paka kan n kunc kuncii dala dalam m sebu sebuah ah tabe tabell haru haruss mendeskripsikan objek yang diidentifikasi oleh kunci utama. Keempat ketentuan dasari ini akan menghasilkan database yang terstruktur
dengan baik yang dapat meninimlkannya serta dapat mengendalikan pengulangan 1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
'(
data, dan data tetap konsisten. Ketentuan dasar ini dapat digunakan untuk pengecekan ketepatan akhir' 1. ".
Setiap tabel harus memiliki sebuah kunci utama !ntribu nonkunci lain pada setiap tabel harus berupa fakta tentang hal yang didesain oleh kunci utama asing serta digunakan untuk menautkan tabel
-.
tersebut ke tabel lain Setiap atribut pada setiap tabel benilai tunggal /yaitu setiap tabel merupakan file flat0. Sel tabel tabel yang beruhubungan tercantum pada abel 1B&1 memenuhi
tiga ketentuan di atas. abel tabel tersebut juga berkaitan dengan #ambar 1B&, sehingga merefleksikan kebijakan bisnis. Keterkaitan ini juga memfasilitasi penggunaan diagram R*! untuk menjadi panduan dalam perancangan atas Auery dan laporan guna memuat dan menampilkan informasi mengenai akti$itas bisnis organisasi tersebut.
Menurut James A. a!!, Lang&a$ ,+ Menggabung&an M"de! ; M"de! Indi1idua!
Dengan diagram&diagram R*! indi$idu yaitu #ambar 1B&1, #ambar 1B&" dan #ambar 1B&- yang telah dibuat dan yang telah kami jelaskan, maka selanjutnya menyatukan diagram diagram indi$idu tersebut menjadi suatu diagram tunggal yang berskala interprise seperti #ambar 1B&.
Dengan
membalikkan diagram diagram siklus pengeluaran seperti dipantulkan dalam cermin, resource umum persediaan dan 4ang8;ash berpusat di tengah. Keduanya diapit oleh dua konstelasi *$ent, yang menambahkan dan menguranginya. ara !gent
membentuk
konstelasi
pada
pinggiran
diagram.
4ntuk menyederhanakan diagram, entitas&entitas *$ent, !gentt, dan resource
yang
redundant
disatukan
menjadi
satu
entitas
tunggal
bila
1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
'&
memungkinkan. ;ontohnya, *$ent Disburse ;ash 8 Membayar 4ang, yang merupakan
elemen
penting
pada
prosedur
ayroll
dan
embayaran
embelian8;ash disajikan hanya sekali di dalam model yang telah disatukan. Selain itu, entitas&entitas 4ang8;ash dan n$entory8ersediaan hanya disajikan sekali saja pada diagram yang telah disatukan. 4ntuk mempertahankan perspektif peranan&peranan yang dimainkan oleh para !gentt internal, mereka disajikan sebagai entitas&entitas indi$idu daripada disajikan secara kolektif sebagai karyawan. erakhir, untuk menghindari garis&garis yang menyilang pada asosiasi antar entitas, !gentt Supplier dan elanggan dimunculkan lebih dari satu kali pada diagram tersebut.
Lang&a$ 2+ Mende4inisi&an Primar# Ke#5 -"reign Ke#5 Dan Atribut
ada langkah ini kita akan memulai mendesain tabel tabel database relasional berdarkan model data yang sudah kita buat. !walnya kita menentukan dulu primary key, foreign key serta atribut atribut tabel. Satu tabel akan dibuat untuk setiap entitas yang $alid pada diagram R*! yang sudah terintegrasi pada gambar 1B&. Menurut (ames !. )all, hal ini memerlukan 1B tabel, dimana ke 1B tabel tersebut akan dijelaskan sebagai berikut''
1+ agent internal yang disajikan pada gambar 1+&1" akan disatukan
menjadi satu tabel *mployee8Karyawan. Dua agent eksternal /elanggan dan Supplier0 masing&masing akan
memerlukan table tersendiri. Dua resource n$entory8ersediaan dan 4ang8;ash masing&masing akan
menjadi satu tabel. Delapan e$ent masing&masing akan memerlukan tabel sendiri. 5ima relasi M'M yang disajikan pada diagram masing&masing akan memerlukan tabel penghubung.
Aturan untu& %rimar# &e# dan atribut eracang database harus memilih primary key yang secara logic dan
uniAue mendefinisikan atribut&atribut nonkey pada tabel. Dalam beberapa hal, hal
'*
ini dicapai dengan kode sekuensial sederhana seperti 9omor n$oice, 9omor ;heck, atau 9omor urchase ?rder. ada beberapa situasi yang lain, block codes, group codes, alphabetic codes, dan mnemonic codes adalah lebih baik. %eberapa jenis atribut tabel adalah umum bagi semua organisasi dan bisa diturunkan dari pengertian umum. %eberapa jenis atribut lain adalah bersifat uniAue terhadap aplikasi tertentu dan bisa diturunkan dari analisa rinci dan menyeluruh terhadap pandangan pengguna. 9amun, setiap atribut yang diberikan ke suatu tabel harus muncul
baik
secara langsung
atau tidak langsung
/nilai yang
sudah
diperhitungkan0 pada satu atau lebih pandangan pengguna. %ila ada data yang disimpan pada suatu tabel tidak digunakan dalam suatu dokumen, report, atau penghitungan yang digunakan untuk laporan, maka tidak ada gunanya dan tidak perlu menjadi bagian dari database. Aturan untu& 4"reign &e# Derajat asosiasi antar tabel /yaitu, 1'1, 1'M, atau M'M0 menentukan
bagaimana foreign key diberikan. %erikut penjelasannya lebih lanjut Ke# %ada as"siasi ,+,. Dalam asosiasi 1'1, salah satu sisi dari asosiasi tersebut
pada umumnya akan memiliki kardinalitas minimum nol /@ero0. Ketika hal ini terjadi, primary key dari tabel yang kardinalitasnya 1,1 sebaiknya ditanamkan sebagai foreign key pada tabel yang kardinalitasnya +,1. %ila aturan ini dibalik akan menghasilkan struktur tabel dimana tabel yang kardinalitasnya 1,1 berisi instance foreign key yang nilainya null /blank0. Meskipun penghubung semacam ini akan tetap berhasil, namun tabel seperti ini adalah desain tabel yang buruk yang bisa menyebabkan inefisiensi dan berpotensi menyebabkan error. 9amun demikian, dengan menaati aturan tadi semua nilai foreign key pada tabel yang kardinalitasnya +,1 /dari asosiasi tersebut0 tidak akan null. ;ontohnya, kita bisa lihat
dari
tabel
1+&1
bahwa
primary
key
untuk
tabel
>erify
!$ailability8Mem$erifikasi Ketersediaan /9omor ermintaan0 ditetapkan sebagai foreign
key
ke
tabel
ake
?rder8Menangani
esanan.
Ke# %ada as"siasi ,+M. Dimana ada asosiasi 1'M dianatara tabel&tabel tersebut,
primary key pada sisi 1 ditanamkan pada tabel yang M. contohnya, primary key tabel *mployee /*mployee 9umber0 ditetapkan sebagai foreign key ke tabel&tabel
'/
>erify
!$ailability,
ake
?rder,
dan
Ship
roduct.
Ke# %ada as"siasi M+M. tabel&tabel pada asosiasi M'M tidak bisa menerima
foreign key yang ditanamkan dari tabel yang ter&relasi. Sebaliknya, desainer database harus membuat tabel baru yang berfungsi sebagai penghubung yang berisi dari kedua tabel foreign key. Dengan membuat satu tabel penghubung diantara tabel&tabel asli, asosiasi M'M diubah menjadi dua buah asosiasi yang 1'M /lihat gambar 1+&H0. abel penghubung sekarang bisa menerima primary key dari tabel&tabel tersebut pada sisi 1 dari dua asosiasi baru tersebut. roses ini menghasilkan key komposit /key gabungan8kombinasi0 yang bertindak sebagai primary key untuk mendefinisikan atribut&atribut /bila ada0 pada tabel penghubung. Masing&masing komponen dari key komposit juga bertindak sebagai foreign key untuk menempatkan record&record yang terkait pada tabel&tabel yang terelasi. 5ima tabel penghubung disajikan pada tabel 1+&1' n$entori&>erify 5ink, n$entory&?rder 5ink, n$entory&Ship 5ink, ?rd&rod&n$en 5ink, dan Rec&rod& n$en 5ink.
Lang&a$ 3+ Membuat Database -isi& Dan Membuat Pandangan Pengguna
ada langkah ini (ames )all menerangkan bahwa tabel tabel relasional fisik harus sudah siap dibuat oleh perancang database dan telah diisi dengan data /abel 1B&101. abel&tabel resource dan agent harus diinisialiasi dengan nilai&nilai data tertentu seperti kuantitas in$entory yang tersedia, nama dan alamat pelanggan, dan data karyawan. System yang baru akan mulai berjalan dengan nilai&nilai awal ini untuk atribut&atribut dari tabel&tabel tersebut. Sebaliknya, tabel&tabel e$ents dimulai dengan data yang kosong dan akan diisi melalui berbagai akti$itas proses transaksi aktual. Database yang dihasilkan tersebut diharapkan dapat membantu kebutuhan informasi para pengguna system. )al ini termasuk kebutuhan para akuntan, para personel operasi, dan manajemen. Reports, layar komputer, dan berbagai 1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
("
dokumen yang meliputi berbagai pandangan8tampulan diturunkan dari berbagai perintah SI5 /structured Auery language0 yang mengakses ke berbagai tabel yang telah dinormalisasi pada database. Meng$asi!&an !a%"ran &euangan dan berbagai !a%"ran a&untansi #ang !ain.
ada system tradisional, laporan keuangan biasanya disiapkan dari akun& akun general ledger yang nilainya diturunkan dari jurnal $oucher. 9amun, jurnal, ledgers, dan doublen&entry accounting, bukanlah entitas pada model R*!. Sebaliknya, mekanisme akuntansi tradisional tersebut direproduksi dari berbagai tabel e$ent. 4ntuk mengilustrasikannya, gambar dibawah ini menyajikan struktur untuk beberapa tabel relasional pada database. Struktur tabel tersebut berkaitan dengan tabel&tabel yang ada pada tabel 1B&1, tetapi beberapa atribut tidak dipakai untuk menyederhanakan gambar tersebut.
Tabe! Meng$itung N"m"r A&untansi dari Tabe! REA James A. a!!0 ,
1 (ames, !. )all. Sistem nformasi !kuntansi. *disi Ketujuh, (akarta' Salemba *mpat, "+1+.
(1
(ames !. )all menjelaskan #ambar diatas tersebut menunjukkan bagaimana angka&angka akuntansi laporan keuangan bisa dikonstruksi dari data *$ent yang mendasari. erhitungannya adalah seperti berikut' •
otal Sales adalah jumlah dari atribut n$oice !mount pada tabel Ship
•
roduct untuk semua item yang sudah dikirim pada atau sebelum tanggal penutupan akhir tahun. !ccounnts Recei$able J otal Sales dikurangi jumlah dari atribut !mount
•
pada tabel Recei$e ;ash untuk semua remittance yang diterima pada atau sebelum tanggal penutupan akhir tahun. ;ost of #oods Sold J jumlah dari Iuantity yang terjual pada tabel
•
penghubung n$entory&Ship yang dikalikan dengan atribut 4nit ;ost pada tabel n$entory. n$entory J atribut Iuantity ?n )and yang dikalikan dengan atribut 4nit ;ost pada tabel n$entory.
(2
D.
MENGGUNAKAN DIAGRAM REA UNTUK MEMUAT IN-ORMASI DARI SEBUA DATABASE
ada bagian sebelumnya telah dibahas bagaimana menggunakan model data R*! untuk memandu desain sebuah Sistem nformasi !kuntansi yang akan secara efisien menyimpan informasi mengenai akti$itas bisnis sebuah organisasi. Selanjutnya pada bagian ini kita akan merujuk pada #ambar 1B& dan abel 1B&1 untuk
menunjukkan
cara penggunaan keseluruhan
diagram
R*! untuk
memfasilitasi pemuatan informasi guna menge$aluasi kinerja. Sejumlah elemen yang dapat ditemukan dalam Sistem nformasi !kuntansi tradisional, seperti jurnal, buku besar, dan informasi mengenai utang piutang. nformasi seperti ini walaupun tidak terdapat didalam sebuah diagram R*!, informasi ini dapat diperoleh dari Auery yang sesuai, Auery ini hanya dibuat sekali dan yang kemudian disimpan dan dapat dijalankan kapanpun diinginkan.
Meng$asi!&an Jurna! Dari
(urnal menyediakan sebuah daftar kejadian transaksi. ada sebuah database relasional didesain berdasarkan model data R*!, entitas *$enta menyimpan informasi mengenai transaksi. ?leh karenanya, informasi yang normalnya ditemukan dalam sebuah jurnal, ia terkandung dalam tabel yang digunakan untuk mencatat data mengenai *$ent. Misalnya, tabel enjualan dan enjualan ersediaan mengandung tentang informasi penjualan barang tertentu kepada pelanggan. (adi, sebuah jurnal penjualan dapat dihasilkan dengan menuliskan sebuah Auery yang merujuk pada kedua tabel untuk menghitung jumlah penjualan yang dibuat dalam suatu periode tertentu. etapi, dalam membuat jurnal penjualan tradisional tidah diharuskan untuk membuat prosedut tersebut karena tindakan tersebut akan menghasilkan daftar seluruh transaksi penjualan, baik penjualan secara tunai maupun penjualan secara kredit. 6alaupun demikian, jurnal penjualan tradisional hanya mencatat penjualan
(#
kredit. ada sebuah database relasional yang dibangun dalam model R*!, seperti #ambar 1B&, pembayaran pelanggan dicatat dalam tabel *$ent Menerima Kas. !kibatnya, sebuah Auery untuk menghasilkajn sebuah jurnal penjualan tradisional yaitu hanya pendataan penjualan yang dibuat secara kredit juga harus menyertakan baik tabel Menerima Kas maupun anjualan Menerima Kas. Sebuah database yang dibangun pada model R*! akan menghasilkan baris pada tebel enjualan untuk tiap penjualan barang ke pelanggan dan baris pada tabel Menerima Kas untuk mencatat penerimaan pembayaran produk dari seorang pelanggan. 4ntuk penjualan secara tunai, kedua baris akan memiliki nilai yang sama pada kolom data dan nomor pelanggan. ?leh karenanya, kelogisan dari sebuah Auery untuk menghasilkan sebuah jurnal penjualan tradisional akan membatasi output untuk menampilkan hanya penjualan yang tidak ditautkan ke *$ent pembayaran pelanggan terkait, dengan kata lain nomor pelanggan yang sama muncul dalam kedua tabel, dan jumlah *$ent Menerima Kas sama dengan jumlah penjualan yang terjadi pada hari yang sama dengan *$ent enjualan. %aris pada tabel Menerima kas dengan tanggal yang lebih lama dibandingkan tanggal transaksi penjualan terkait merepresentasikan pembayaran pada penjualan kredit. roses yang sama dapat diikuti untuk menuliskan Aueri yang akan menghasilkan jurnak khusus lainnya, seperti keseluruha pembeli kredit atau keseluruhan pengeluaran kas yang tidak terkait dengan penggajian. %uku besar adalah file induk yang mengandung informasi kumulatif mengenai akun akun tertentu /Romney dan Steinbart 0 1. ada sebuah database relasional yang didesain berdasarkan model data R*!, entitas Resource mengandung informasi yang temuat dari satu tahun fiskal ke tahun berikutnya. ?leh karenanya, banyak informasi mengenai aset sebuah perusahaan yang biasanya dicatat dalam buku besar yang disimpan dalam tabel Resource pada sebuah database relasional yang merujuk pada R*!. Misalnya, setiap baris pada tabael Resource erlengkapan akan mengandung informasi tentang bagian perangkat atau kelompok mesin tertentu, seperti biaya perolehan mesin, masa manfaat mesin, metode depresiasi yang digunakan, dan nilai sisa estimasian. )al 1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
($
ini pun sama dengan setiap baris dalam tabel Resource Kas yang mengandung informasi mengenai sebuah akun tertentu yang menyimpan kas dan yang memiliki nilai yang sama dengan kas perusahaan tersebut, dan setiap baris tabel Resource erlengkapan menyimpan informasi mengenai barang persediaan tertentu. Setiap akun Resource tersebut dipengaruhi oleh *$ent yang menaikkan dan menurunkan. Seperti erlengkapan dibeli dan kemudian perlengkapan tersebut digunakan, kas diterima dan kas dikeluarkan, persediaan dibeli dan persediaan dijual. ?leh karenanya, Auery untuk menampilkan saldo kumulatif terkini untuk akun akun ini harus merujuk tidak hanya pada tabel yang sesuai bagi
entitas
Resource
tersebut,
tetapi
juga
pada
tabel
*$ent
yang
mempengaruhinya. Misalnya, sebuah Auery untuk menampilkan saldo terkini pada rekening bank tertentu akan merujuk tidak hanya tabel Resource Kas, untuk mengidentifikasi nomor rekening dan saldo awal periode fiskal tertentu, tetapi juga tabel Menerima Kas dan Mengeluarkan Kas, untuk menemukan aliran kas masuk dan aliran kas keluar yang mempengaruhi rekenijng tersebut selama periode fiskal terkini.
Meng$asi!&an La%"ran Keuangan
Diagram R*! yang lengkap dapat digunakan sebagai panduan penulisan Auery untuk menghasilkan informasi yang akan dimasukkan ke dalam laporan keuangan. %anyak akun akun dalam laporan keuangan, seperti Kas, ersediaan, dan !set etap, dipresentasikan sebagai Resource dalam model R*!. 6alaupun demikian dalam #ambar 1B& tidak menunjukkan sebuah entitas yang disebut dengan iutang maupun 4tang. Dikarenakan kedua akun tersebut semata mata merepresentasikan sebuah ketidakseimbangan antara dua *$ent terkait. iutang merepresentasikan transaksi penjualan di mana perusahaan belum menerima pembayaran dari pelanggan dan utang merepresentasikan perusahaan belum membayar pembelian persediaan barang dari pemasok. ?leh karenanya, piutang maupun utang tidak perlu secara eksplisit disimpan sebagai tabel terpisah dalam
('
sebuah database R*!. Klaim tersebut bahkan dapat dihasilkan pengaturan Auery terhadap
tabel !gent dan *$ent yang rele$an. Misalnya, tiga Auery dapat
digunakan untuk menghitung saldo akun seorang pelanggan indi$idual ikuti proses yang serupla, tetapi batasi Auery hanya ke *$ent enjualan dan Menerima Kas yang memiliki nomor pelanggan spesifik sebagai kunci asing. ertama, jumlahkan saldo awal total dalam setiap rekening pelanggan. Kedua, hitung penjualan baru total periode ini dengan melakukan sebuah Auery terhadap hubungan M'9 enjualan ersediaan untuk menjumlahkan kuantitas produk yang terjual dikalikan dengan harga unit. Ketiga, tentukan kas total yang diterima dari para pelanggan periode ini dengan menjumlahkan kolom jumlah pada tabel Menerima Kas. iutang total sama dengan iutang awal /Auery 10 ditambah penjualan baru /Auery "0 dikurangi penerimaan kas /Auery -0. Satu set Auery yang sama akan menghasilkan 4tang total. /Romney dan Steinbart0 1 Membuat La%"ran Mana(eria!
Model data R*! memafasilitasi pembuatan banyaknya $ariasi laporan manajerial karena ia mengintegrasikan data nonkeuangan dan keuangan. Misalnya tabel 1B&1 menunjukkan bahwa entitas enjualan pada #ambar 1B& menyertakan sebuah atribut untuk mencatat waktu penjualan tersebut terjadi. Manajemen dapat menggunakan data tersebut untuk melacak akti$itas penjualan pada kurun waktu hari yang berbeda untuk keperluan rencana staffing yang lebih baik di perusahaan. !tribut nonkeuangan lainnya dapat dimasukkan dalam tabel lainnya. Misalnya, tabel pelanggan dapat dimodifikasi untuk menyertakan sebuah atribut. (ika manajemen dapat mengumpulkan inormasi ini dari para pelanggannya, pihak manajemen mungkin dapat lebih baik dalam menargetkan periklanannya guna memenuhi kepentingan setiap pelanggan indi$idu. Selain itu, abel 1B&1 dapat dimodifikasi dengan mudah untuk mengintegrasikan data dari Resource Resource eksternal. Misalnya, untuk menge$aluasi dengan lebih baik atas kelayakan kredit kepada para pelanggan, manajemen bisa saja memutuskan untuk mengumpulkan informasi dari sebuah !gentsi pemeringkat kredit. nformasi 1 Marshall %. Romney dan Steinbart , aul john steinbart. Sistem nformasi !kuntansi. *disi 1-. (akarta' Salemba *mpat. "+1.
((
tersebut dapat ditambahkan ke database dengan membuat sebuah kolom tambahan pada tabel elanggan untuk menyimpan peringkat kredit pelanggan tersebut. roses yang sama dapat digunakan untuk menyimpan informasi tentang para pemasok yang dapat digunakan untuk proses penyelesaian $endor.
(&