Como Certificar ISO 14001-2015

Calidad & Gestión | CÓMO CERTIFICAR ISO 14001:2015 | Pág. 1 de 15

ISO 14001 2015 Autores: Ing. Roberto Lemo Ing. Hugo González Directores de Calidad & Gestión

2016

http://www.calidad-gestion.com.ar | A. M. de Justo 1150 - Piso 3 - Of. A306 | Puerto Madero | Buenos Aires | Argentina | (+54 11) 5278-5911


CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3 AMBIENTALISMO, GESTIÓN AMBIENTAL E ISO 14001 ............................................. 4 ¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR ISO 14001? ................................................................... 5 ¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR ISO 14001? .......................................................... 7 ADECUADA IMPLEMENTACIÓN .................................................................................. 8 ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES ................................................................. 9 PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN ............................................................................. 11 PARTICIPACIÓN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS ................................ 14 RESUMEN Y CONCLUSIONES ................................................................................... 15



INTRODUCCIÓN El presente informe tiene como objeto tratar los principios y las directrices que permitan a una organización implementar de manera efectiva un sistema de gestión ambiental apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la Norma Internacional ISO 14001:2015 y alcanzar así su certificación. Los conceptos aquí mencionados pueden ser utilizados por todas aquellas organizaciones que deseen desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y la información sobre los aspectos ambientales significativos. No se ha pretendido presentar en este documento propuestas metodológicas para atender o diseñar los procesos de la gestión ambiental, sino presentar una secuencia lógica para diseñar, implementar y poder certificar un sistema de gestión ambiental conforme a Norma. Es importante destacar y aclarar que la gestión ambiental de una organización conforma una disciplina tan amplia que incluye aspectos estratégicos y competitivos de la organización. Sin embargo, estos campos de la gestión ambiental exceden el alcance de los requisitos auditables de manera objetiva y que se consideran a los efectos de la certificación correspondiente. Consecuentemente, tampoco guían a la organización hacia un desempeño ambiental óptimo, sino a una performance ambiental equilibrada con las posibilidades económicas de la organización y su entorno.



AMBIENTALISMO, GESTIÓN AMBIENTAL E ISO 14001 Cuando se habla se sistemas de gestión ambiental, resulta frecuente observar que en algunas organizaciones, intencionadamente o por desconocimiento, se mezclan estos tres conceptos o temas. Consideramos que este es uno de los primeros aspectos a abordar cuando se pretende implementar un sistema de gestión ambiental y lograr la certificación ISO 14001. El Ambientalismo o Ecologismo es un movimiento sociopolítico que propugna la defensa de la naturaleza y la preservación del medio ambiente. La gestión ambiental en su expresión más amplia es la administración y conducción de la organización para que, tanto sus actividades como sus productos y servicios, estén orientados a optimizar el impacto de los mismos sobre el entorno físico, biológico y social. Cuando decimos optimizar, estamos considerando “minimizar los impactos negativos” y “potenciar las efectos positivos”. Un ejemplo de estos dos aspectos: cuando una empresa automotriz reduce mediante diseño las emisiones de los motores de los vehículos que fabrica hace gestión ambiental, aunque no necesariamente ecologismo ya que al mismo tiempo procura vender más unidades. Como vemos esta acción claramente procura preservar el medioambiente (reduciendo la emisión por unidad), pero por otra parte la acción comercial podría considerarse incluso contraria a esa preservación.

Por otro lado, la norma ISO 14001 especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y la información relativa a los aspectos ambientales significativos. O sea que entre las prioridades de esta norma se encuentra el CUMPLIMIENTO CON LA NORMATIVA LEGAL AMBIENTAL APLICABLE y los ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS. Sin duda que aquello que ISO 14001 procura se inscribe dentro de la gestión ambiental, pero es simplemente una parte de la misma. Con respecto a ISO 14001, resulta interesante considerar qué sucede en caso de ausencia de normativa legal aplicable (algo factible solo parcialmente). Por ejemplo, imaginemos una situación donde no existieran reglamentaciones referidas a contaminación sonora, este aspecto tiene un valor muy inferior al mismo caso en un contexto reglamentado. Es decir que el marco legal es determinante de la significancia de un determinado aspecto y esto no es ecologismo o ambientalismo, es meramente cumplimiento legal.

Una de las principales dificultades que se presentan en los Proyectos de diseño, implantación y certificación de un sistema de gestión ambiental radica en la confusión de estos conceptos.



Muchas veces, quienes dirigen las organizaciones justifican la iniciativa de certificar ISO 14001 en su compromiso con el medio ambiente, que puede ser absolutamente cierto. Pero en tal caso, previamente a la certificación, se precisa priorizar la cuestión ambiental por sobre otras cuestiones de la actividad de la organización. En este punto surge una pregunta ¿ISO 14001 contribuye a tener un comportamiento ambiental más responsable? Desde luego, la respuesta es afirmativa, especialmente desde el punto de vista de clientes institucionales (empresas clientes y partes interesadas del entorno cercano), a quienes se les otorga de esta manera un mínimo de confiabilidad en materia legal ambiental. Pero resulta necesario evitar confusiones acerca del verdadero sentido y objetivo del Sistema de Gestión Ambiental, a fin de que el mismo conforme una importante herramienta para la gestión adecuada de la organización. Es importante destacar que la gestión ambiental a nivel de los requisitos de la Norma ISO 14001 está orientada a proteger a la organización, y transitivamente también a sus clientes y otras partes interesadas, de descuidos, omisiones, desviaciones y desatinos relacionados a temas ambientales que determinen costos y pasivos ambientales.

¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR ISO 14001:2015? Las normas de la serie 14000 han sido elaboradas para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión ambiental eficaces. Recordamos la definición de Eficacia como el grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados . (ISO 9000:2005) “

”

Es decir que lo que se procura con la implementación de ISO 14001 , es simplemente lograr lo que la Dirección establece en términos de desempeño ambiental. En este punto aparece un cambio importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Dirección de la organización no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.



En efecto, mientras que hablando de Calidad la propia organización decide cual es el nivel del compromiso que asume frente al Cliente, en materia ambiental el

cumplimiento legal está por encima de cualquier decisión que la organización pueda tomar, de la misma manera incluso la identificación de los aspectos significativos guarda una muy estrecha relación con el marco legal aplicable. Entonces, ¿a qué se reduce la planificación de la gestión ambiental según ISO 14001?. Básicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los mismos la buena práctica ambiental en ausencia de normativa legal vigente. Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del título de la siguiente manera: “Se implementa ISO 14001, para definir e i mplementar procesos que permitan a la organiza ción identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organización incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones” .

Asimismo, la implementación de ISO 14001 debería ayudar a prevenir la comisión de potenciales incumplimientos como consecuencia de prácticas ambientales inapropiadas según los criterios.



Entre las situaciones que más frecuentemente impulsan la decisión de certificar ISO 14001, es posible mencionar a las siguientes: 1. Requisito de Clientes. Los clientes exigen la certificación básicamente por dos motivos: a. Procuran un mecanismo que les confiera un mínimo de confianza en que no serán penalizados por efecto de la responsabilidad solidaria en materia ambiental por sus proveedores. b. Confiabilidad del suministro, es decir que el proveedor no está expuesto a clausuras que afecten la cadena de abastecimiento del cliente. 2. Exigencia de instituciones. Los casos típicos son: a. Instituciones financieras. Generalmente asociadas al financiamiento, ISO 14001 es un buen método para asegurar cumplimiento legal y minimizar el riesgo. b. Requisito corporativo. Cada día son más los Holdings y Corporaciones globales que adoptan el sistema de certificaciones por normas internacionales para proteger sus marcas de una manera eficaz y económica. c. Organismos gubernamentales. Es menos frecuente, ya que por lo general la fiscalización se realiza por otros mecanismos. Sin embargo, la certificación ISO 14001 suele ser un elemento valorado en gestiones ante organismos. Como vemos, en términos prácticos las razones para implementar un sistema de gestión ambiental y certificar ISO 14001, son bien concretas, prácticas y alejadas de una mera vocación altruista en materia ambiental.

¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR ISO 14001:2015? Básicamente implica dotar a la organización de una herramienta simple, efectiva y potente para resguardarla de la generación de pasivos ambientales y para mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales. Es una acción de la dirección que procura y persigue la reducción de riesgos y de costos operativos asociados a los aspectos ambientales. Creemos que si esta acción no se concibe en estos términos se comienza de una manera equivocada, aun cuando la finalidad sea la de cumplir con una exigencia externa. Esto es así, simplemente porque el concepto de economía de recursos también es justamente un criterio ambiental tan válido como la reducción de emisiones. Como siempre proponemos en las implementaciones de sistemas de gestión, ISO 14001 no se trata simplemente de escribir políticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestión ambiental en la organización. Se trata de herramientas para la mejor administración de los recursos, y eso es economía. A nivel operativo, una implementación significa, aparte del ordenamiento propio de los sistemas de gestión correctamente implementados, el establecimiento de algunos procesos fundamentales que son:



1. La identificación de los aspectos ambientales derivados de las actividades, productos y servicios de la organización, 2. La individualización precisa y aplicación correspondiente del marco legal y reglamentario, 3. La actualización de la información, técnica y legal relativa a los aspectos ambientales de interés de la organización, 4. La comunicación con todas las partes interesadas, que en este caso incluyen a toda la comunidad, y 5. El monitoreo y evaluación periódica del cumplimiento legal por parte de la organización. La aplicación correcta y completa de estos procesos conlleva un gran beneficio a cualquier organización, independientemente de los móviles que tenga para hacerlo. En efecto, en general la mayoría de las organizaciones adolecen de la falta incluso de información completa, correcta y analizada respecto a sus obligaciones legales en materia ambiental. Esa simple situación lleva a que, sin saberlo, se comprometan con afectación de su patrimonio en grado incompatible, especialmente, con el éxito empresario. Desde un punto de vista positivo, el producto de los procesos mencionados es valiosísimo para para la elaboración de planes de negocio y mejora del desempeño global de la organización.

ADECUADA IMPLEMENTACIÓN Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo proceso para la cuestión ambiental no necesariamente debería tenerlo. Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión ambiental (en los términos de la ISO 14001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se debe a que mayormente el sistema de gestión ambiental es reactivo frente a las actividades de la organización y al marco legal correspondiente. Al mismo tiempo, los procesos que incluye son más específicos y por consiguiente requieren de mayor especialización para su correcta definición, ejecución y mantenimiento. Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión ambiental por la norma ISO 14001 involucra una serie de pasos que son: 1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión ambiental, 2. Establecer y comunicar la política ambiental, o sea declarar formalmente el compromiso de la organización respecto de su desempeño ambiental. Esta política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización. 3. Identificar todos los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios, 4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa, 5. Evaluar los impactos ambientales correspondientes a las actividades y reconocer los que son significativos basados en la política ambiental adoptada. 6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión ambiental (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad desarrollada),



7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología de medición de los mismos, 8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos, 9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas, 10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas basadas en la política ambiental, Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas ambientales, o al menos con asistencia de expertos en la materia. La implementación del sistema de gestión ambiental, en general, no determina cambios significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión general.

A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión ambiental es en la mayoría de los casos una cuestión accesoria. Muy importante, pero no central del negocio. Por eso no sería razonable decir que se trata de una decisión estratégica la implementación y certificación de ISO 14001, salvo lógicamente casos puntuales.

ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES Además de aquellas situaciones comunes y frecuentes que aparecen cuando una organización intenta ordenarse y comenzar a aplicar procesos y metodologías operativas, las principales fuentes de errores y dificultades en estos proyectos tienen relación con: 

Competencias en temas ambientales y legales,



Responsabilidad y autoridad de los funcionarios intervinientes,



Procesos inadecuados para la organización, y



Fallas en la selección y uso de los indicadores clave de procesos.



Respecto de la necesaria competencia en temas ambientales, lo que sucede es que muchas veces el relevamiento del marco legal y el correspondiente análisis de su aplicación es realizado por personas sin los conocimientos ni la información necesaria para un tema tan importante. Consecuentemente, la calidad del diagnóstico determina la de los resultados del mismo. Es importante contar con buen asesoramiento legal cuanto menos al inicio del proyecto, el cual es determinante para identificar adecuadamente el marco regulatorio en que desempeñan las actividades de la empresa. En cuanto respecta a la responsabilidad y autoridad de los funcionarios que integran el sistema de gestión ambiental, suele suceder que se deposita en manos de personas de menor nivel jerárquico, sin dotarlos de la necesaria autoridad e autonomía. La Dirección de la organización no debe confundir: el tema ambiental es MUY IMPORTANTE. La calidad de los procesos y la adecuación de los indicadores es generalmente una consecuencia de las competencias de quienes los elaboran. Para esto, para el diseño de procesos eficaces y eficientes, es conveniente la participación de Consultores o Asesores de categoría. Nuevamente surge aquí la cuestión económica, algunas empresas escogen las alternativas “baratas” del mercado, algo que al final del camino generalmente termina siendo más costoso.



PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN A nivel operativo, para un proyecto de implementación y certificación de ISO 14001 existe una serie de etapas que deberían desarrollarse. A continuación describimos esas etapas en términos de una secuencia cronológica e indicamos las funciones que deberían ejercer el liderazgo o la responsabilidad por la ejecución de las mismas y recursos externos necesarios. Debe tenerse presente que esto no es una metodología obligatoria, sino simplemente una secuencia típica:

Nº

Etapas del Proyecto

Responsable

Recursos Externos

Dirección

Asesor Externo

Diagnóstico inicial del Sistema de Gestión. Evaluación del sistema de gestión de la organización desde la perspectiva y requisitos de la norma ISO 14001. Toda organización, desde el momento en que existe, tiene un sistema de gestión el cual contiene algunos elementos que el modelo ISO 14000 propone. Es importante saber que se debe rescatar, mantener y mejorar, e identificar cuáles procesos deberán diseñarse para “completar el modelo ISO 14000” Es muy conveniente que el diagnostico sea realizado por un Asesor Externo con adecuado conocimiento de la organización para evitar complacencias que resten objetividad al diagnóstico.

Este Diagnóstico de ISO 14001 debe alcanzar los siguientes

0

objetivos: •

Determinación del grado de cumplimiento de requisitos

normativos: análisis los resultados obtenidos y comparación respecto de los requisitos de la norma de referencia, lo que permite establecer el grado de cumplimento de éstos en el Sistema de Gestión de la empresa, definiendo la brecha existente entre el estado actual del SG y el estado “objetivo” que

representa la norma de referencia. •

Plan de Acción: sobre la base del grado de cumplimiento de

requisitos, se proponen un conjunto de acciones a tomar y tiempos correspondientes, con el objeto de lograr la alineación el SG con los requisitos de referencia, y de este modo alcanzar la certificación de acuerdo a la norma de referencia.



Nº

Etapas del Proyecto

Responsable

Recursos Externos

Información y formación de los funcionarios designados para

1

liderar el tema ambiental sobre la norma ISO 14001.

Representante

La organización debería conocer, por su intermedio, los

Ambiental

Asesor Externo

fundamentos de sistemas de gestión y de la norma de referencia.

2

Identificación de los Aspectos Ambientales propios de la

Representante

actividad, los productos y servicios de la organización.

Ambiental

Identificación del marco legal y regulatorio ambiental, incluyendo

3

las normas corporativas en caso de corresponda. Análisis de aplicación de las normas aplicables.

4

Representante Ambiental

Planificación de la implementación.

Representante

Esta etapa consiste de la elaboración de un Plan de diseño,

Ambiental

implementación y certificación del sistema de gestión ambiental

Asesor Externo

Asesor Externo

Asesor Externo

de la organización. Diseño y Documentación del Sistema de Gestión.

Representante

Esta etapa incluye la elaboración del Manual de Gestión

Ambiental

Ambiental.

5

Estos Manuales especifican al sistema, su estructura

Asesor Externo

organizacional, funciones y roles de cada una de los puestos. Se complementan con procedimientos y otros documentos similares que establecen los métodos, las responsabilidades, los registros e indicadores de desempeño de los procesos.

Capacitación y entrenamiento de los involucrados en los procesos. Todos sus integrantes deben ser conscientes y

6

conocedores de los mismos. Esta etapa completa la anterior, en que se define y documenta el sistema de gestión.

Implementación. Esta etapa generalmente es simultánea con la anterior, consiste en aplicar de manera efectiva, sostenida y disciplinada los

7

procesos definidos. A partir de la implementación, debe monitorearse la eficacia de los procesos definidos. Es decir, observar y evaluar si son adecuados para la organización y si logran los objetivos definidos.

Responsables de áreas de la Organización. Representante Ambiental

Responsables de áreas de la Organización. Representante Ambiental



Nº

Etapas del Proyecto

Responsable

Recursos Externos

Realización de la primer Auditoría interna. La auditoría interna es una visión crítica sobre el sistema

8

diseñado y sobre su implementación.

Equipo de

Es recomendable que sea realizada por auditores externos

auditores

Auditor Senior

experimentados y con conocimiento de la organización y sus procesos Selección del Ente de Certificación El Ente Certificador es clave para el proceso de mejora que la organización inicia a partir de la implementación de su sistema de gestión. Los atributos de calidad de este servicio deberían ser: la

9

experiencia y conocimientos de los auditores, su capacidad para detectar y su habilidad para comunicar hallazgos que nutran al


Asesor Externo

proceso de mejora. El consejo de un Asesor Externo puede ser muy beneficioso. Los asesores, profesionales expertos en estos temas, conocen la clase de respuesta que los Entes Certificadores brindan. Auditoria inicial por Tercera Parte. A veces denominada y confundida con una visita de pre-auditoria

10

(cuya realización podría considerarse también), esta auditoria

Representante

tiene por finalidad verificar la Conformidad del sistema de

Ambiental

Ente Acreditado

gestión diseñado y permite corregir las posibles fallas de diseño antes de la Auditoría de Certificación. Auditoría de certificación. Durante la auditoria los auditores verifican que los hallazgos de la auditoria inicial, potenciales NO Conformidades, hayan sido solucionados. Luego, los auditores se enfocan en la efectiva

11

implementación del sistema de gestión. Es decir que verifican por medio de evidencias objetivas que los procesos se encuentran


Ente Acreditado

debidamente implementados. Las verificaciones se realizan mediante observaciones de campo, entrevistas al personal y fundamentalmente a través de la revisión y análisis de registros. Auditorias de mantenimiento Una vez recibida la certificación y obtenido el certificado, puede comenzar a publicitar su éxito y promocionar su empresa. Para

12

conservar la certificación, lo único que deberá hacer es seguir utilizando el sistema de gestión de la calidad. La entidad de


Ente Acreditado

certificación lo comprobará periódicamente para garantizar que el SGC sigue cumpliendo los requisitos de la norma.



PARTICIPACIÓN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS No todas las organizaciones enfrentan el proceso de implementación y certificación de su sistema de gestión ambiental en la misma situación en términos de recursos, principalmente información y conocimiento, dos elementos indispensables para este tipo de proyecto. Hay organizaciones ricas en conocimiento y talento gerencial, capaces de planificar, ejecutar, analizar, evaluar el desempeño de manera sistemática y lograr la mejorar continuamente en su área específica de negocio. Pero, la cuestión ambiental sin ser un tema inaccesible en general requiere del aporte de expertos especialistas. Es muy conveniente la participación y ayuda de esos profesionales cuanto menos en dos temas: la identificación del marco legal así como su aplicación y la definición de procesos de análisis de aspectos, evaluación de impactos y del cumplimiento legal. Sin duda, un aporte de expertos ahorra tiempo, recursos y problemas al final del proceso. En la mayoría de las organizaciones actuales se observan deficiencias en cuanto a la comprensión del verdadero sentido y objetivo de la gestión ambiental. Como ya explicamos al comienzo esta deficiencia puede transformar a una herramienta eficaz en una carga, que consume recursos y no agrega valor. El seguimiento del avance del proyecto es otro de los campos de acción para el profesional externo. Se trata de un seguimiento activo, es decir que no se limita a “informar”, sino que avanza sobre las causas de los desvíos, el origen de los retrasos y hasta puede generar acciones para corregir esos desvíos. Por último y para las etapas finales del proyecto, es decir las auditorias de tercera parte, el Asesor o Consultor pone en juego todo su expertise para mantener bajo control el proceso de auditoría, ayudar a la comprensión entre auditores y auditados e incluso a generar alternativas y soluciones frente a los hallazgos de los auditores.



RESUMEN Y CONCLUSIONES Es fundamental que la organización comprenda clara y correctamente el rol del sistema de gestión ambiental, evitando confundir gestión con ambientalismo. También es importante diferenciar la gestión ambiental en su sentido más amplio de aquello que comprende ISO 14001. A pesar de no ser un tema central del negocio o actividad, la gestión ambiental en términos de ISO 14001 mantiene su alta relevancia dentro de la gestión general. Esa importancia se percibe claramente cuando las situaciones indeseables se presentan. Por eso, de ninguna manera debe minimizarse el impacto en el negocio y sus resultados financieros. Implementar ISO 14001 correctamente es muy ventajoso para cualquier organización, ya que ayuda a proteger a la organización de errores, descuidos o fallas de alto impacto negativo en su resultado financiero. La organización no debería escatimar recursos en estos proyectos, aplica la lógica que “lo barato cuesta caro al final de todo”. Hay que prever que el cumplimiento legal en materia ambiental siempre exhibe flaquezas, las exigencias en este campo hoy son muy elevadas por lo que el aporte de especialistas es fundamental.

Es recomendable, casi imprescindible contar con un Consultor o Asesor Externo, aun cuando la organización posea personal altamente capacitado y un sistema de gestión maduro. Y siempre será importante hacer una muy correcta selección del mismo.


Como Certificar ISO 14001-2015

Recommend Documents