CONCEPTO DE COMUNICACIÓN
Los seres humanos somos fundame fundamentalmen ntalmente te social sociales, es, vivimos en permane permanente nte interacción con un ambiente, el cual está constit constituido uido por todo lo que nos rodea, y las formas como procesamos la información de este entorno sobre nosotros lo identificamos como comunicación, ya que corresponde a un proceso de intercambio de valoraciones que finalmente se traducen en conductas. La comunicación es entonces, uno de los medios más importantes que poseemos para descubrir y demo demostr strar ar la pert pertine inencia ncia de nues nuestra trass opci opciones ones de cond conduct ucta. a. Medi Mediante ante la comu comunic nicaci ación ón podemos facilitar el crecimiento y desarrollo del otro u otros, o su destrucción, es lo que comúnmen comú nmente te se ide identi ntific ficaa por los inv investi estigado gadores res de la comu comunica nicació ciónn com comoo “an “aniqui iquilam lamient ientoo simbólico”, puesto que es bien sabido que, a menos que se halla desarrollado un profundo sentido de autoestima y autorrealiación en el individuo, de manera responsable, las palabras de los demás, para describir nuestras relaciones con ellos y con el mundo en general, pueden de hechoo fav hech favorec orecer er una cond conduct uctaa y man mantene tenerla rla o senc sencill illamen amente te desb desbast astar ar el “ego “ego”” del otro. Mediante la comunicación se establece una importante red de significaciones que ayudan a definir nuestro propio yo en relación con el conte!to cultural.
COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
Las organiaciones hoy en d"a necesitan mantenerse actualiadas, cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas# y de esta forma cumplir con las demandas de los mercados actuales. actuales. $ara eso es necesario comprometerse comprometerse a nivel corporativo corporativo que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicación de las empresas que le permiten permiten alcanar los ob%etivos ob%etivos institucionales institucionales y ser competitivos competitivos en relación relación a las demás organiaciones. La comunicación organiacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral en la actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organiaciones para identificar los requerimientos y logros de la organiación y los colaboradores de la misma. La comunicación organiacional llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de traba%o. La principal finalidad de la comunic comunicaci ación ón organi organiaci acional onal es primor primordia diall para alcana alcanarr los ob%eti ob%etivos vos instit instituci ucional onales# es# elementos elementos que en con%unto con%unto dan paso al desarrollo organiacional y de los colaboradores colaboradores que se van preparando para alcanar su me%or desempe&o en los mercados.
COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna, interna, son todas las actividades realiadas por la organiación, para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a trav's del buen uso de los diferentes medios de comunicación e!istentes en la organiación. La comunicación interna da lugar a( )laborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y estimulación en las actividades laborales.
$oder conocer en gran medida a la organiación y familiariarse con ellas. *econocimiento del desempe&o de los colaboradores +omentar el intercambio de información comunicación- en toda la organiación. La empresa es responsable de fomentar un clima organiacional positivo para beneficio de toda la organiación. )l clima organiacional es básicamente en ambiente personal y de "ndole f"sico a partir del cual se realian las actividades empresariales.
COMUNICACIÓN EXTERNA.
La comunicación e!terna, son todas las actividades realiadas por la organiación, cuyo propósito es mantener relaciones con el e!terior, en la actualidad a este tipo de comunicación se le conoce como relaciones públicas.
ESCENARIOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación organiacional generalmente se puede presentar en los siguientes tres escenarios ndrade, /001-( )scenario f"sico. 2entro de este escenario se puede considerar el interno y e!terno, y se consideran todos los elementos decorativos de la organiación y tambi'n los llamados informativos, por e%emplo( los s"mbolos de “no pasar”, “sólo personal autoriado”, etc'tera. )scenario social. )ste escenario incluye a la totalidad de factores que se relacionan con las personas y además de la interacción e!istente entre las mismas, como e%emplo de este escenario se puede considerar el empleo de papeles de cada miembro dentro de una reunión laboral. )scenario institucional. *elaciona los mensa%es que la organiación emite a sus miembros, proveedores, clientes, y demás personas involucradas# e%emplos de este tipo de comunicación en este escenario son básicamente( memorándums, avisos en piarra, publicidad, entre muchos más.
FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
2entro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas v"as, desde un nivel %erárquico menor a uno más alto, as" como hacia los niveles %erárquicos de los lados. 3ormalmente se hab"a contemplado con mayor fuera a la comunicación de forma descendente, pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la organiación solamente fluya la información del nivel %erárquico superior a uno inferior, e!istirán problemas de comunicación de gran impacto en la organiación. )n t'rminos generales para que la comunicación sea efica en la empresa, es importante que sur%a del empleado, es decir, comunicación de forma ascendente. 3o hay que olvidar la importancia del flu%o horiontal en la comunicación, esto sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de %erarqu"a o
similar# as" como tambi'n e!iste la comunicación diagonal se presenta entre los traba%adores de distintos niveles %erárquicos, aún sin que haya una dependencia entre departamentos o niveles-.
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
)ste tipo de comunicación se presenta en los niveles %erárquicos altos y con dirección espec"fica hacia los niveles de %erarqu"a inferior, generalmente esta comunicación se presenta en las organiaciones cuya autoridad es centraliada y sumamente autoritaria. 2entro de la comunicación descendente los principales medios utiliados para el proceso de comunicación están v"a mando instrucciones de forma oral al personal- se presenta( a trav's de los discursos, reunión con el personal, v"a telefónica. )n cuanto a la comunicación v"a escrita los medios más utiliados son(
Memorándum 4artas 5nformes Manual de operaciones +olletos *eportes, entre muchas más.
6na de las caracter"sticas principales de este tipo de información es el hecho de que la información se vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la l"nea de mando y de los niveles %erárquicos. demás el hecho de que una administración de a conocer y solicite el cumplimiento de pol"ticas de traba%o o procedimientos, no e!iste una garant"a para el cumplimiento y logro de los mismos# ya sea por fallas en la comunicación, situaciones imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de disciplina de los empleados involucrados. nte estas circunstancias es indispensable la e!istencia de un sistema que permita retroalimentar la información recibida.
$or último es importante se&alar, que la información que se dirige de forma descendente en una organiación suele avanar lentamente, trayendo como consecuencias tardana en la llegada de la información a su destino, creando situaciones de frustración a la administración de la empresa.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
diferencia de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación organiacional se presenta cuando los traba%adores transmiten información a sus %efes. )s decir, esta información fluye de niveles inferiores a niveles de %erarqu"a superior. 2esgraciadamente el flu%o de la información en esta v"a de transmisión no siempre llega a los niveles más altos de forma completa y ob%etiva, ya que conforme va ascendiendo la información los receptores van mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no esperadas por la gerencia o la administración. )sto se presenta comúnmente en las organiaciones, cuando un operador no alcana a cumplir las metas, o e!isten problemas que afectan directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa# es en estas situaciones que los encargados de estas áreas de traba%o por temor, conveniencia, o respeto a los niveles superiores de mando, no dan a conocer muchas veces datos reales de producción, financieros, o de desempe&o. La comunicación ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que mientras la segunda es autoritaria, la primera se presenta en empresas cuyo ambiente y proceso de comunicación permite la participación de los empleados y mantiene pol"ticas democráticas para la intervención de los mismos. Los medios más utiliados para la transmisión de la información de forma ascendente son(
*eunión periódica )ntrevista personaliada 4"rculo de 4alidad 7"a telefónica trav's de encuestas 8istema de que%as y sugerencias 9uones, cartas y mensa%es a la administración-.
RELACIONES ENTRE ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN
La organiación y la comunicación se encuentran estrechamente vinculadas dentro del funcionamiento que busca resultados positivos entre necesidades y satisfactores. 8us v"nculos vienen dados a trav's de los componentes(
$ol"ticos, de una acción estrat'gica global 8ocioculturales, de los valores y de las representaciones simbólicas de las acciones reguladas por normas $sicológicos, los establecidos mediante las acciones diálogicas entre los participantes o miembros de la organiación.
CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA COMUNICACIÓN
bierta( para comunicarse con el medio ambiente e!terior de manera interactiva. )volutiva( no rutinaria ni e!cesivamente formalista, a fin de mane%ar con eficacia su desarrollo frente a lo imprevisto. +le!ible( para permitir igualmente y de manera oportuna comunicaciones formales e informales. :ener finalidad e!pl"cita( que proporcione un hilo conductor, coherente a la comunicación formal. utorresponsabiliante( para todos los miembros, con la finalidad de evitar la búsqueda de un “poder artificial”, por parte de algunos mediante la retención de información. )nerg'tica( para crear, por s" misma, mediante información, formación educativa y comunicación, potencialidades internas que pueden ser llevadas a una finalidad práctica. $ara que est' organiada, y no desfasada, la comunicación en una organiación debe estar asociada a ob%etivos y planes con%untos, circule en todas las direcciones y trav's de todos los canales, pueda valerse de instrumentos seleccionados en función de los ob%etivos a lograr, integre necesidades con circunstancias espec"ficas de los respectivos conte!tos interactuantes, de manera abierta entre lo informal y las estructuras. 6na intervención significativa que aborde el problema de la comunicación en la organiación, es un acto pol"tico, insertado en una lógica a mediano y largo plao, nunca visto desde ópticas cortoplacistas a las cuales están acostumbrados muchos gerentes de organiaciones. 4ualquier acción de reorganiación de la comunicación, implica un cambio en los estados e!istentes. $ara realiar este cambio con '!ito, lo primero será diagnosticar lo disponible, o e!istente, a fin de analiar las venta%as de lo que conviene reforar y los puntos negativos a transformar. )sta acción de evaluación ha de considerar cuatro variables de funcionamiento( )studio de las estructuras( organigrama, sociograma, procedimientos, organiación y mecanismos de coordinación del traba%o, flu%os de información y comunicación, estructuras f"sicas y t'cnicas, condiciones de traba%o y de seguridad. )studio de las estrategias( verificar si la estrategia e!iste, si es pertinente y coherente, si sus directrices generales son conocidas por todos los actores de la organiación. )studio de la cultura( revisión de la historia de la organiación, de sus personalidades más relevantes, de los sistemas de valores, costumbres colectivas, ritos y estilos de administración, formas de lengua%e, %ergas internas y de las caracter"sticas demográficas. )studio de los comportamientos( mediante la observación de opiniones y percepciones, imágenes y representaciones individuales y colectivas, que unido a la observación de las prácticas reales dará una importante información sobre los grados de implicación de los actores en el funcionamiento de la organiación. :ambi'n permitirá descubrir y delimitar los estilos de relaciones y modos de comunicación informal e!istentes, descubrir las caracter"sticas de la comunicación, vistas por los distintos actores.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
La comunicación organiacional es uno de los elementos más importantes dentro del desarrollo empresarial# con el pasar del tiempo las empresas han notado su importancia, aumentando la participación de los comunicadores y periodistas dentro de las instituciones. 8in una correcta comunicación es imposible lograr metas, aumentar productividad y generar los resultados que se deben alcanar. La comunicación interna aporta en muchos aspectos de la organiación( sirve como herramienta de motivación de los empleados, construye y fortalece la identidad corporativa. 8in una identidad corporativa bien formada es imposible que los clientes e!ternos tengan una buena imagen corporativa. 8in imagen corporativa no hay reconocimiento, ni ventas, por ende, mucho menos ganancias. La comunicación en las empresas muchas veces es mal entendida como un simple hábito de entregar circulares, enviar mails y pegar letreros en carteleras. )sto, si bien hace parte de la comunicación corporativa, no lo es. La comunicación en las organiaciones va más allá( busca comprender las necesidades de los distintos públicos ob%etivos y darle solución a estas por medio del me%or canal de comunicación. unque muchos empresarios aún no tengan muy claro el papel de los comunicadores dentro de la empresa, es de vital importancia que conocan los beneficios que obtendr"an si gestionaran de manera correcta las comunicaciones y, a trav's de estrategias, lograrán aumentar la productividad empresarial. La investigación de la comunicación en la organiación es una tarea que no puede cumplirse sin una gestión coherente con la organiación, que implique la coordinación de estrategias de acción y el sistemático planeamiento de intervenciones conducentes a la realiación de diagnósticos de los estados e!istentes y de las necesidades y posibilidades de cambio en el funcionamiento, estructuras, cultura y comportamiento organiacional. 2eberá estar basada en una pol"tica de administración participativa y democrática, del saber hacer y saber ser, realmente dialógico, concebida dentro del paradigma interaccionista y de la teor"a contingente, que logre integrar los enfoques del proceso de comunicación más pertinentes con los ob%etivos de la organiación y del sistema, o conte!to, donde esta interactúa. Las acciones combinadas de comunicación y organiación servirán para me%orar los comportamientos de los actores, mediante la reestructuración de los mecanismos de intercambio y la búsqueda de un m"nimo de cohesión cultural que facilite los procesos de adaptación a los imprevistos del ambiente interno y e!terno, sin perder de vista los planes comunes y la misión de la organiación. )n este sentido se habla de “organiaciones que aprenden”.
