CONCEPTOS EN LA PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Cuarta edición
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CONCEPTOS EN LA PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Cuarta edición
Ellen F. Monk Universidad de Delaware Bret J. Wagner Western Michigan University
Australia • Brasil • Japón • Corea • México • Singapur • España • Reino Unido • Estados Unidos
Conceptos de planificación de recursos empresariales, Cuarta edición Ellen F. Monk y Bret J. Wagner Editor en Jefe: Joe Sabatino Las adquisiciones de alto nivel Editor: Charles McCormick, Jr.
Director de producto: Kate Mason Editor Desarrollo: Mary Pat Shaffer Senior de comunicaciones de marketing: Libby Shipp Coordinador de Marketing: Eileen Corcoran Dirección Diseño, Dirección de Producción y Composición: PreMediaGlobal
Medios Editor: Chris Valentine Cubrir de crédito: Mujer con tablet: Howard Kingsnorth / The Image Bank / Getty Images
planta de grano: Copyright: © John Foxx / Stockbyte / Thinkstock Saco de grano y las manos: Copyright: © Brand X Pictures / Thinkstock Cortar el campo con maquinaria, cosecha noche: Copyright: © iStockphoto / Thinkstock
De grano (de soja) que vierte de la máquina en bin: Copyright: © iStockphoto / Thinkstock Carro en el puente: Derechos de autor: © Hemera / Thinkstock Muchacha que sostiene la barra de granola: Colección © iStockphoto.com / Fina Coordinador de fabricación: Julio esperas
Impreso en los Estados Unidos de América 1 2 3 4 5 6 7 16 15 14 13 12
CONTENIDOS BREVES Prefacio
xv
Capítulo 1 Funciones de negocio y procesos de negocio
1
Capitulo 2 El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
19
Capítulo 3 Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
49
Capítulo 4 La producción y cadena de suministro Management Information Systems
77
Capítulo 5 Contabilidad en Sistemas ERP
117
Capítulo 6 Procesos de recursos humanos con el ERP
159
Capítulo 7 Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
183
Capítulo 8 RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
215
Glosario
243
Índice
249
TABLA DE CONTENIDO Prefacio Capítulo 1 Funciones de negocios y procesos de negocio Áreas funcionales y procesos de negocio Las áreas funcionales de la operación Procesos de negocios Áreas funcionales y procesos de negocio de una empresa muy pequeña Marketing y ventas Gestión de la cadena de suministro Contabilidad y Finanzas Recursos humanos Sistemas de Información Área Funcional Marketing y ventas Gestión de la cadena de suministro Contabilidad y Finanzas Recursos humanos Resumen del capítulo Términos clave Ceremonias Para más estudio e investigación
Capítulo 2 El desarrollo de sistemas de gestión empresarial La evolución de los Sistemas de Información Ordenadores, periféricos y desarrollo de software Los primeros intentos para compartir recursos Las raíces de fabricación de ERP Impulso de la Administración para la adopción de ERP Software ERP emerge: SAP y R / 3 SAP comienza a desarrollar módulos de software SAP R / 3 Nuevas direcciones en ERP PeopleSoft Orácle SAP ERP Implementación de SAP ERP Software Características de SAP ERP ERP para Empresas Medianas y Pequeñas Las respuestas del software a los cambios del mercado La elección de consultores y proveedores La Importancia y Beneficios de Software ERP y Sistemas
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16 16 16 17
19 20 21 22 22 23 25 26 26 27 27 28 28 31 33 34 34 35 36
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Tabla de contenido
Preguntas sobre ERP ¿Cuánto cuesta un sistema ERP? En caso de que cada negocio Comprar un ERP paquete? Es inflexible software ERP? Lo Retorno Puede una empresa puede esperar de su inversión ERP? ¿Cuánto tiempo se tarda en ver un retorno de una inversión de ERP? ¿Por qué algunas empresas tienen más éxito con ERP que otros? La continua evolución de ERP Resumen del capítulo Términos clave Términos Para más estudio e investigación
Capítulo 3 Sistemas de información de marketing y el proceso de órden de venta Descripción general del ajustador Snacker Problemas con el proceso de ventas de ajustador Snacker Citas ventas y pedidos relleno fin Contabilidad y facturación Pago y Devoluciones Venta y distribución en ERP Actividades de pre-venta Proceso de Ventas Aprovisionamiento de inventario Entrega Facturación Pago Un orden estándar de SAP ERP Tomando una Orden de SAP ERP Precios de descuento en el ERP de SAP Integración de Ventas y Contabilidad Customer Relationship Management (CRM) Actividades básicas de CRM Software CRM de SAP Los beneficios de CRM Resumen del capítulo Términos clave Términos Para más estudio e investigación
Capítulo 4
La producción y cadena de suministro
Descripción general de producción Proceso de fabricación del ajustador Secuencia de Producción del ajustador Los problemas de producción del ajustador Problemas de comunicación Los problemas de inventario Contabilidad y Problemas de Compras ejercicio 4.1
36 36 37 38 39 39 40 41 44 44 45 45
49 50 51 52 53 55 55 56 56 56 57 57 57 57 58 58 64 65 66 67 68 72 74 74 75 76
77 78 79 79 80 80 80 81 82
Tabla de contenido
El proceso de planificación de la producción El enfoque de SAP ERP para planificación de la producción Pronóstico de ventas ejercicio 4.2 Planificación de Ventas y Operaciones Planificación de Ventas y Operaciones en SAP ERP La desagregación de los Plan de Ventas y Operaciones en SAP ERP ejercicio 4.3 Gestión de la demanda ejercicio 4.4 Materiales Requirements Planning (MRP) Lista de materiales El plazo de entrega y el tamaño del lote ejercicio 4.5 ejercicio 4.6 Materiales Requirements Planning en SAP ERP programación detallada Proporcionar datos de producción a la Contabilidad ejercicio 4.7 ERP y Proveedores La Cadena de Suministro EDI y ERP Las Medidas de éxito ejercicio 4.8 Resumen del capítulo Términos clave Ceremonias Para más estudio e investigación
Capítulo 5 Contabilidad en Sistemas ERP Actividades de contabilidad El uso de ERP para la información contable Toma de Decisiones Operativas Problema: Gestión de Crédito Gestión de Crédito Industrial Procedimientos de gestión de crédito mecánico Gestión de crédito en SAP ERP ejercicio 5.1 Análisis de la rentabilidad del producto Mantenimiento de registros inconsistentes Inventario de cálculo del coste Sistemas inexactos Inventario del fondo de Contabilidad de Costos ERP y contabilidad de costes de inventario Ejemplo Cálculo del coste del producto ejercicio 5.2 Análisis de costes del producto en SAP ERP Costes por procesos y ERP
82 83 84 85 85 88 93 95 95 97 97 97 98 101 101 101 105 107 108 108 109 110 112 112 114 114 114 115
117 118 121 123 123 124 124 127 127 127 128 128 129 130 131 131 132
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Tabla de contenido
Problemas de consolidación de los datos de las filiales Conversión de moneda Las transacciones entre compañías Informes de gestión con los sistemas ERP Flujos de datos en los sistemas ERP Flujo de documentos para el Servicio al Cliente Built-In-Gestión de informes y herramientas de análisis El colapso de Enron Resultado del escándalo de Enron Características principales de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 Implicaciones de la Ley Sarbanes-Oxley de los Sistemas ERP archivado Las autorizaciones de usuario Grupos de tolerancia La transparencia financiera ejercicio 5.3 Tendencias en la Información Financiera-XBRL Resumen del capítulo Términos clave Ceremonias Para más estudio e investigación
Capítulo 6 Procesos de Recursos Humanos con el ERP Los problemas con los procesos de recursos humanos del ajustador Proceso de reclutamiento El proceso de entrevistas y la contratación Recursos Humanos funciones después de Contratación Recursos Humanos con software ERP Características avanzadas de SAP ERP Recursos Humanos Gestión del tiempo Procesamiento de nómina Gestión de viajes Formación y Desarrollo de Coordinación Características adicionales de Recursos Humanos de SAP ERP Gestión del Tiempo Mobile Gestión de Ausencia Familiar y Médica Gestión de beneficios a las parejas La administración de incentivos a largo plazo Planificación de costes de personal La gestión y la nómina de empleados globales Administración por objetivos Resumen del capítulo Términos clave Ceremonias Para más estudio e investigación
133 134 135 136 136 137 138 139 140 141 142 143 145 146 147 150 150 151 152 152 157
159 160 161 162 164 167 172 172 173 173 175 177 177 177 177 177 178 178 178 180 180 180 181
Tabla de contenido
Capítulo 7
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, y ERP Implementación 183
Modelado de procesos Los modelos de proceso Diagramas de Flujo Más en forma del proceso de informes de gastos ejercicio 7.1 Extensiones de Mapeo de Procesos Cadena de proceso de eventos (EPC) Diagramas ejercicio 7.2 La mejora de procesos La evaluación de la mejora de proceso antes de su implementación Herramientas de flujo de trabajo de ERP Los sistemas que implementan ERP Los costos y beneficios del sistema ERP Implementación y Gestión del Cambio Herramientas de implementación Concepto infraestructura de sistemas Resumen del capítulo Términos clave Ceremonias Para más estudio e investigación
Capítulo 8
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
Identificación por Radio Frecuencia (RFID) Inteligencia de Negocios / Business Analytics In-Memory Computing Informática móvil De acceso a Internet a Cloud Computing SAP e Internet NetWeaver Herramientas y capacidades NetWeaver NetWeaver en el Trabajo para personal especializado ejercicio 8.1 SaaS: Software como Servicio SAP Business ByDesign Ventajas del uso de SaaS Desventajas del uso de SaaS ejercicio 8.2 Opción 1: La compra de ordenadores y derechos de software para un sistema ERP Opción 2: El uso de un proveedor de SaaS para ofrecer software ERP Calcular el VAN y hacer una recomendación Resumen del capítulo Términos clave Ceremonias Para más estudio e investigación
Glosario Índice
184 184 185 187 187 189 196 197 198 200 203 205 206 206 210 211 211 211 214
215 216 219 220 224 226 226 226 227 228 228 229 229 230 231 233 234 235 235 238 238 238 239
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PREFACIO Este es un libro acerca de Enterprise Resource Planning (ERP); se trata también de cómo funciona un negocio y cómo encajan los sistemas de información en las operaciones comerciales. Más concretamente, se trata de mirar los procesos que conforman una empresa de negocios y ver cómo el software ERP puede mejorar el rendimiento de estos procesos de negocio. software ERP es complicado y costoso. A menos que una empresa utiliza para ser más eficientes y eficaces en la entrega de bienes y servicios a sus clientes, un sistema ERP sólo será una pérdida de recursos de la empresa. Nuestra experiencia en la enseñanza de los sistemas ERP ha puesto de manifiesto que los estudiantes universitarios de negocio no siempre entienden cómo funcionan los negocios, y los estudiantes universitarios avanzados-y aun muchos estudiantes de MBA-no realmente comprender los pro-blemas inherentes a los sistemas no integrados. Estos estudiantes también no comprenden los procesos de negocio y cómo las diferentes áreas funcionales deben trabajar juntos para lograr objetivos de la empresa. Como resultado, muchos estudiantes no entienden cómo un sistema de información debe ayudar a los gerentes de empresas a tomar decisiones. En consecuencia, nos dispusimos a escribir un libro que hace lo siguiente: • •
•
Describe las áreas funcionales de negocio básico y explica cómo se relacionan Ilustra la forma no integrada de sistemas de información no apoyan las funciones de negocio y procesos de negocio que atraviesan los límites de áreas funcionales Demuestra cómo los sistemas integrados de información pueden ayudar a una empresa pros-per mediante la mejora de los procesos de negocio y proporcionando los gerentes de empresas con datos precisos, coherentes, y actual
Hemos encontrado que nuestro enfoque en los procesos de negocio ha sido bien recibido.
El enfoque de este libro La cuarta edición de los conceptos de planificación de recursos empresariales refleja el estado actual del mercado de software ERP y otras áreas de la información de mercado Technol-gía que afectan a los sistemas ERP, al tiempo que añade ejemplos actualizados de forma compa-NEI están utilizando sistemas integrados para resolver problemas de negocios y lograr un mayor éxito. El libro consta de ocho capítulos: •
Capítulo 1, “Funciones de negocios y procesos de negocio”, explica el purposes para, y los requisitos de los sistemas de información, el negocio principal funcional áreas de marketing y ventas, gestión de la cadena de suministro, Contabilidad y
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Prefacio
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•
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Finanzas y Recursos Humanos. En este capítulo también se describe cómo un proceso de negocio corta a través de las actividades dentro de las áreas funcionales de negocio y por qué los gerentes deben pensar en hacer los procesos de negocio funcionan. Capítulo 2, “El desarrollo de sistemas de gestión empresarial,” ofrece una breve historia de la informática empresarial y los acontecimientos que condujeron a los sistemas ERP de hoy en día. Capítulo 2 concluye con una visión general de las cuestiones de ERP y una introducción al software de SAP ERP. Capítulo 3, “Sistemas de Información de Marketing y el proceso de órdenes de venta”, describe el área de Marketing y Ventas funcional, y resalta los pro-blemas que surgen con los sistemas de información no integrados. Para hacer que los conceptos fácil de entender, se introduce el ejemplo funcionando ajustador Snacker. Después de explicar los problemas del ajustador Snacker con sus sistemas no integrados, se muestra cómo un sistema ERP puede ayudar a una compañía a evitar estos problemas. Muestra las pantallas de SAP ERP se utilizan para ilustrar los conceptos. Debido a que el uso de ERP puede, naturalmente, llevar una compañía en cada vez más amplio de integración de sistemas, un análisis de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), concluye el capítulo. Capítulo 4, “Producción y Cadena de Suministro de Sistemas de Información de Gestión”, describe cómo los sistemas ERP apoyar las actividades COORDINATed de todas las organizaciones implicadas en la conversión de materias primas en productos de consumo en el estante de venta al por menor la gestión de cadena de suministro. Al igual que en el capítulo 3, los problemas causados por el sistema de información no integrada del ajustador Snacker se exploran, seguido por una discusión de cómo el software ERP puede ayudar a resolver estos problemas. Capítulo 5, “Contabilidad de Sistemas ERP”, describe los procesos de contabilidad y cómo los sistemas ERP soportan esos procesos. En este capítulo se distingue claramente entre contabilidad financiera (FI) y las cuestiones de contabilidad de gestión (CO).
Se incluye una descripción general del colapso de Enron y la Ley SarbanesOxley resultante, junto con el impacto de la ley sobre los sistemas de información, específicamente los controles de gestión y capacidades de auditoría. XBRL y su relación con los sistemas ERP y de información financiera-se explora, junto con la transición a las normas contables IFRS. Capítulo 6, “procesos de recursos humanos con el ERP”, abarca la gestión de recursos humanos. Mientras que el módulo de software de recursos humanos es el componente menos integrada de todos los sistemas ERP, que incluye numerosos procesos que son críticos para el éxito de una empresa, incluidas las cuestiones estratégicas como la planificación de la sucesión. Capítulo 7, “Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación de ERP”, presenta conceptos básicos de diagramas de flujo primero, seguido por el modelo de proceso EPC altamente estructurado. Cuestiones de aplicación concluyen el capítulo. Creemos que la mejora de procesos, no implementación a gran escala, debe ser el foco en un curso de introducción ERP-ductoria.
•
Capítulo 8, “RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube” cubre las tecnologías actuales que están afectando los sistemas ERP. En esta edición, el texto cubre identificación por radiofrecuencia (RFID), negocio Intel-gencia (BI) y la computación en memoria, la informática móvil, y la nube. Dado que la tecnología cambia rápidamente, este capítulo proporciona una introducción a estos temas de actualidad, en lugar de un tratamiento exhaustivo de los sujetos, y el instructor es probable que desee para proporcionar suplementos actuales.
Prefacio
¿Cómo se puede utilizar este libro? Esta cuarta edición continúa nuestra meta de mantener el texto a un nivel introductorio. El libro puede ser utilizado en un número de maneras: •
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El libro, o capítulos seleccionados, podrían ser utilizados para una de tres semanas de tratamiento ERP-ment en Sistemas de Gestión de Información de grado, sistemas de información contable, o cursos de dirección de operaciones. Del mismo modo, los libros o capítulos seleccionados podrían ser utilizados en cursos de MBA, como la fundación sistemas de información o dirección de operaciones de golf. Aunque los conceptos presentados aquí son básicas, el instructor astuto puede construir sobre ellos con el material más sofisticado para desafiar al estudiante de MBA avanzada. Muchos de los ejercicios en el libro requieren investigación para su solución, y el estudiante de MBA podría hacer éstos con cierta profundidad. El libro podría servir como un texto introductorio en un curso dedicado enteramente a ERP. Sería proporcionar al estudiante una base de cómo los sistemas ERP ayudan a las empresas a integrar las diferentes funciones de la empresa. El instructor puede utilizar el capítulo 8 como punto de partida para la enseñanza de las implicaciones estratégicas de alto nivel de ERP y temas relacionados. El instructor puede perseguir estos y otros temas utilizando sus propios recursos, tales como estudios de casos y el actual. Debido al enfoque en temas de negocios y procesos de negocio fundamental, el libro también se puede utilizar en un nivel de segundo curso de Introducción al Negocio.
A excepción de un curso de alfabetización informática, no asumimos ninguna formación académica o negocio en particular. Los capítulos 1 y 2 ponen a cabo la mayor parte del negocio es necesario y bases de cálculo, y el resto de los capítulos se basan en esa base.
Las características de este texto Para traer conceptos de ERP a la vida (y realista) este libro utiliza las ventas, fabrición, compras, recursos humanos, contabilidad y ejemplos para la empresa ajustador Snacker. Por lo tanto, el estudiante puede ver los problemas, no sólo en un nivel abstracto, pero dentro del contexto de las operaciones de una empresa. Creemos que este enfoque hace que los negocios pro-blemas y el papel ERP puede desempeñar en la solución que sea más fácil de entender. ejercicios del libro tienen al estudiante analizar los aspectos de los sistemas de infor mación de ajustador-Snacker de varias maneras. Los ejercicios varían en su dificultad; algunos pueden ser resueltos de una manera directa, y otros requieren un poco de investigación. No todos los ejercicios deben ser asignados. Esto le da la flexibilidad en la elección de instructor de conceptos a destacar y cómo evalúan los conocimientos de los estudiantes. Algunos ejercicios exploran los problemas del ajustador Snacker, y algunos piden al estudiante que vaya más allá de lo que se enseña en el libro y para investigar un tema. Una solución podría requerir que el estudiante para generar una hoja de cálculo, realizar cálculos, documentar el razonamiento de nivel superior, presentar los resultados de la investigación por escrito, o participar en un debate.
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El libro incluye un elemento adicional diseñado para llevar los conceptos de ERP a la vida: Otro punto de vista características, que son breves estudios de casos detallados, que se centran en los problemas que enfrentan las empresas en el mundo real. Hemos ilustrado conceptos y aplicaciones de ERP, mostrando cómo SAP ERP se ocuparía de los problemas tratados en el libro. Las capturas de pantalla de las herramientas clave de SAP ERP se muestran a lo largo de ilustrar los conceptos de ERP. Muchos de los ejercicios de la reserva pide al estudiante a pensar acerca de cómo un problema se abordará el uso de software ERP.
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Prefacio
Materiales instructor Los siguientes materiales suplementarios están disponibles cuando este libro se utiliza en un entorno de aula. Todas las herramientas de enseñanza disponibles con este libro se proporcionan al instructor en un solo CD-ROM. La mayoría también se puede encontrar en línea enwww.course.com. materiales instructor están protegidos con contraseña. •
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asistencias Manual del instructor electrónica Manual-El instructor de la clase de preparación-aración al proporcionar sugerencias y estrategias para enseñar el texto, esquemas de capítulos, notas técnicas, pruebas rápidas, temas de discusión, y los términos clave. Soluciones-respuestas para poner fin-de-capítulo preguntas y se proporcionan ejercicios. planes de estudio-La muestra de programas de estudios de la muestra y esquemas de los cursos se ofrecen como una base para comenzar la planificación y la organización de su curso.
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ExamView Prueba de Banco-ExamView permite a los instructores crear y administrar impresos, ordenador (basado en LAN), y exámenes de Internet. El Banco de prueba incluye cientos de preguntas que corresponden a los temas tratados en este texto, lo que permite a los estudiantes para generar guías de estudio detallado que incluyen las páginas se refieren-cias para su posterior revisión. Los componentes de prueba basados en la informática e Internet permiten a los estudiantes a tomar exámenes en sus ordenadores, y también ahorrar el tiempo de instructor por cada examen de clasificación automática. El Banco de prueba también está disponible en versiones de Blackboard y WebCT publicado en línea enwww.course.com.
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Las presentaciones de Microsoft PowerPoint-diapositivas de PowerPoint para cada capítulo se incluyen como material didáctico para la presentación en clase, para poner a disposición de los estudiantes en la red para su revisión capítulo, o para ser impreso para su distribución en el aula. Los instructores pueden añadir sus propias diapositivas acerca de temas adicionales que introducen a la clase. Tecnología-aprendizaje a distancia Curso se enorgullece en presentar los bancos de prueba en línea en WebCT y Blackboard para proporcionar la experiencia más completa y dinámica de aprendizaje posible. Los instructores se les anima a aprovechar al máximo el curso, tanto en línea como fuera de línea. Para obtener más información sobre cómo acceder al banco de pruebas en línea, póngase en contacto con su representante de ventas local de Course Technology. Se proporcionan figura archivos de figuras y archivos de la tabla de cada capítulo para su uso en el aula. Hands-on SAP ejercicios de ejercicios están disponibles para las instituciones miembros a través de la Alianza Universidad de SAP. Estos ejercicios usan una base de datos que fue construido para la compañía ficticia ajustador Snacker.
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• •
CAPÍTULO
1
Funciones de negocios y procesos de negocio OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Nombre las principales áreas funcionales de operación utilizados en los negocios
•
Diferenciar entre un proceso de negocio y una función de negocio
•
Identificar los tipos de datos de cada área funcional principal produce
•
Identificar los tipos de datos de cada una de las necesidades principales áreas funcionales
•
Definir los sistemas integrados de información, y explicar por qué son esenciales en el entorno empresarial competitivo a nivel mundial de hoy
INTRODUCCIÓN Planeación de Recursos Empresariales (ERP) Los sistemas son programas de software básicos utilizados por las empresas para integrar y coordinar la información en todas las áreas de la empresa. ERP (pronunciado “ERP”), estos programas ayudan a las organizaciones a gestionar los procesos de negocio de toda la empresa, utilizando una base de datos común y compartido herramientas de informes de gestión. Un proceso de negocio es un conjunto de actividades que se lleva uno o más tipos de entrada y crea una salida, como un informe o pronóstico, que es de valor para el cliente. software ERP es compatible con el funcionamiento eficiente de los procesos de negocio mediante la integración de tareas relacionadas a ventas, marketing, fabricación, logística, contabilidad, y demás áreas de negocio. Además de esta integración de funciones cruzadas, que está en el corazón de un sistema ERP, Estas empresas conectar sus sistemas ERP, utilizando diversos métodos, para coordinar los procesos de negocio con sus clientes y proveedores. En capítulos posteriores, aprenderá cómo los empresarios exitosos utilizar programas de ERP para mejorar la forma de trabajo se realiza dentro de una empresa y entre empresas. Capítulo 1 proporciona un fondo para el aprendizaje de software ERP.
Capítulo 1
Las áreas funcionales y procesos de negocio Para entender ERP, primero hay que entender cómo funciona un negocio. Dejar's empezar por examinar un negocio típico's áreas de operación. Estas áreas, llamadas áreas funcionales de operación, son amplias categorías de actividades comerciales.
Las áreas funcionales de la operación La mayoría de las empresas tienen cuatro áreas funcionales principales de funcionamiento: marketing y ventas (m / s), la cadena de suministro (SCM), Contabilidad y Finanzas (A / F), y Recursos Humanos (HR). Cada área se compone de una variedad de funciones de negocio más estrechas, que son actividades específicas a esa área funcional de operación. Ejemplos de las funciones de negocio de cada área se muestran en la Figura 1-1.
Funcional Area de operación
Marketing y Ventas
Cadena de suministro contabilidad y administració n Financiar
la comercialización de un Adquisitivo bienes y producto materias primas materiales
Financiero la contabilidad de pagos de clientes y a los proveedores
Asignación de tomando ventas Recepción costos bienes y pedidos materias primas y control materiales Cliente apoyo
Transporte y la logística
Planificación y presupuestos
Cliente
programación Ciclos de producción
Flujo de fondos
Humano recursos
reclutamiento y contratación
Formación
Nómina de sueldos
Negocio funciones
relación administración Ventas previsión
Fabricación bienes
Publicidad
Planta mantenimiento
beneficios
administración
Gobierno conformidad
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 1-1
Los ejemplos de las áreas funcionales de la operación y sus funciones de negocio
Funciones de negocio y procesos de negocio
Históricamente, las empresas han tenido estructuras organizativas que separaban el 3
Areas funcionales. Las escuelas de negocios se han organizado de manera similar, por lo que cada área funcional se ha enseñado como un curso separado. En una empresa que separa las áreas funcionales de esta manera, marketing y ventas podrían estar completamente aislado de Gestión de la cadena de suministro, a pesar de que el personal de marketing y ventas venden lo que los empleados en Supply Chain Management y procure producen. Por lo tanto, es posible concluir que lo que ocurre en un área funcional no está estrechamente relacionado con lo que sucede en otros. Como aprenderá en este capítulo, sin embargo, las áreas funcionales son interdependientes, cada uno de los datos que requieren de los otros. Cuanto mejor sea una empresa puede integrar las actividades de cada área funcional, más éxito tendrá en la actualidad's entorno altamente competitivo. La Asociación de Advance Collegiate Schools of Business (AACSB)-la junta de acreditación de las escuelas de negocios universitarias-ahora es la promoción de la integración entre las áreas funcionales de la empresa para la educación superior. La integración también contribuye a la mejora de la comunicación y el flujo de trabajo. Cada área'sistema de información s depende de los datos de otras áreas funcionales. Un sistema de información (IS) incluye a las personas, procedimientos, software y ordenadores que almacenan, organizar, analizar y entregar información. En este capítulo se ilustra la necesidad de intercambio de información entre las áreas funcionales y los efectos sobre el negocio si esta información no está integrado. En secciones posteriores, también puede ver algunos ejemplos de procesos de negocios típicos y cómo estos procesos rutinariamente cruzan áreas funcionales.
Procesos de negocios Más gerentes están ahora pensando en términos de procesos de negocios más que las funciones de negocio. Recordemos que un proceso de negocio es un conjunto de actividades que lleva uno o más tipos de entrada y crea una salida que es de valor para el cliente. El cliente de un proceso de negocio puede ser un cliente externo tradicional (la persona que compra el producto terminado), o puede ser un cliente interno (como un compañero de otro departamento). Por ejemplo, lo que se vende a través de marketing y ventas está ligada a lo que es adquirido y producido por Supply Chain Management. Este concepto se ilustra en la Figura 1-2.
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 1-2
los procesos de negocio de muestras relacionadas con la venta de un smartphone
Capítulo 1
4
Pensar en términos de procesos de negocio ayuda a los gerentes miran a su organización por parte del cliente's perspectiva. Considere el ejemplo ilustrado en la Figura 1-2 de un cliente que quiere comprar un nuevo teléfono inteligente. El cliente quiere información acerca de la compañía's productos para que pueda seleccionar un teléfono inteligente y diversos accesorios de alta tecnología para el teléfono. Ella quiere colocar su pedido de forma rápida y sencilla, y tal vez incluso organizar la financiación a través de la empresa. Se espera que la entrega rápida del modelo correcto de teléfono inteligente, y ella quiere que la atención al cliente las 24 horas para cualquier problema. El cliente no está preocupado por cómo se comercializa el teléfono inteligente, ¿cómo se adquirieron sus componentes, cómo fue construido, o cómo el camión de reparto se encuentra la mejor ruta a su casa. El cliente quiere la satisfacción de tener lo último en tecnología de telefonía móvil a un precio razonable. Las empresas deben considerar siempre el cliente's punto de vista en cualquier transacción. ¿Cuál es la diferencia entre una función de negocios y un proceso de negocio del cliente's punto de vista? Supongamos que el cliente's teléfono móvil se daña durante el envío. Debido a que sólo un área funcional está involucrado en la aceptación de la devolución del artículo dañado, la recepción de la devolución es una función de negocio-específicamente, es parte de la función de gestión de relaciones con los clientes de marketing y ventas. Debido a que varias áreas funcionales están involucrados en la reparación y devolución del teléfono móvil de nuevo al cliente, el manejo de la reparación es un proceso de negocio. Por lo tanto, en este ejemplo, el cliente está tratando con muchos de la compañía's áreas funcionales en el proceso de compra y obtener un teléfono inteligente.Una interacción con el cliente de éxito es uno en el que no se requiere que el cliente (ya sea interna o externa) para interactuar por separado con cada función de negocio involucrados en el proceso. Si las empresas no están coordinando sus funciones de negocios, un cliente podría recibir información contradictoria y es probable que pronto se convertiría en insatisfechos. gerentes de empresas exitosas ven a sus operaciones de negocio desde la perspectiva de un cliente satisfecho y se esfuerzan por presentar uno consistente (y positivo)“cara” al cliente. Para la compañía de telefonía móvil para satisfacer a sus clientes, debe asegurarse de que sus áreas funcionales de operación están integrados. la tecnología de telefonía móvil cambia rápidamente, y los dispositivos de la compañía telefónica vende cambian con frecuencia. Para ofrecer a los clientes con información precisa, las personas que realizan la función de ventas deben tener información actualizada sobre los últimos teléfonos móviles disponibles para la venta; de lo contrario, un cliente puede pedir un smartphone que la empresa's planta de fabricación ya no produce. Las personas que realizan la función de fabricación necesitan recibir los datos de un cliente's orden del smartphone con rapidez y precisión del empleado (o sistema de pedidos en línea) que realiza la función de ventas, por lo que el derecho de teléfono puede ser empaquetado y enviado a tiempo para el cliente. Si el cliente está financiando el teléfono inteligente a través de la empresa de telefonía móvil, los empleados que realizan la función de pedido de cliente debe reunir información sobre el cliente y procesar rápidamente, por lo que la financiación puede ser aprobado a tiempo para apoyar el envío del teléfono. Compartir datos de forma eficaz y eficiente entre y dentro de las áreas funcionales conduce a procesos de negocio más eficientes. Los sistemas de información que se han diseñado áreas para compartir datos funcionales se denominan sistemas integrados de información. Trabajando a través de este libro de texto le ayudará a entender los beneficios de los sistemas integrados de información y los problemas que pueden ocurrir cuando los sistemas de información no están integrados. La investigación ha demostrado que los sistemas integrados de información pueden ayudar a los administradores un mejor control de sus organizaciones. Con el flujo de información mejorada, la comunicación entre las partes de la empresa mejora,
Funciones de negocio y procesos de negocio
aumento de la productividad, y los costes disminuyen. En efecto, la integración de los sistemas de información puede hacer para una organización global más eficaz-Por lo tanto, los procesos de negocio más eficientes. Figura 1-3 ilustra la vista de proceso de las operaciones comerciales.
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 1-3
Una vista del proceso de las operaciones comerciales
Las empresas toman insumos (recursos) en forma de material, personal y equipos, y transformar estos insumos en bienes y servicios para los clientes. La gestión eficaz de estas entradas y los procesos de negocio requiere información exacta y actualizada. Por ejemplo, el personal de ventas tiene un cliente'Para s, y la producción de los empleados programar la fabricación del producto. Los empleados de logística programar y llevar a cabo la entrega del producto. Si se necesitan materias primas para hacer el producto, la producción le solicita personal de compras que disponga su compra y entrega. Logística recibirá la materia prima, verificar su recepción a la contabilidad por lo que el vendedor puede ser pagado, y entregar la mercancía a la producción. En todo momento, la contabilidad mantiene registros de las transacciones correspondientes.
OTRA MIRADA Sistemas de Información Integrados El mundo de hoy es la información impulsada. Obtener la información correcta a la persona adecuada puede hacer una gran diferencia en términos de una empresa's línea de fondo. Sin embargo, algunos sistemas están demasiado complicado para ser totalmente integrado? A pesar de que la industria de servicios financieros gasta más en tecnología de la información que cualquier otra industria ($ 500 mil millones mundiales en 2009), muchas instituciones financieras no tienen sistemas de información completamente integrados. ¿Por qué esto es tan? Las razones son muchas. Los bancos fueron las primeras organizaciones en adoptar sistemas de información, por lo que muchos de sus sistemas son sistemas heredados (de edad) que sería difícil y costoso para actualizar. Además, muchos bancos han pasado por varias fases de adquisición, que en sí mismo se traduce en sistemas de información duplicadas. las regulaciones gubernamentales sobre las instituciones financieras también han provocado adicional (continuado)
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Capítulo 1 6
Los sistemas. Y muchas organizaciones financieras escriben sus propios sistemas patentados para la negociación en el mercado, pensando que les da una ventaja sobre sus competidores. Algunos de los productos financieros más sofisticados, como los fondos de cobertura y los derivados, se generan a través de programas complejos. Además, una gran cantidad de seguimiento financiero se lleva a cabo en hojas de cálculo, que no se pueden conectar a cualquier sistema integrado. El resultado final de estos sistemas no integrados es la falta de datos consistentes a través de los sistemas, que pueden conducir a una evaluación inexacta de riesgo. La mayoría de los sistemas financieros escritas hoy se pulen para negociación rápida, no para la regulación o por anomalías de seguimiento que podrían dar lugar a problemas. Algunos expertos en TI afirman que las redes financieras globales son ahora inestable y que los programas de comercio cuantitativos rápidos en lugar podría conducir rápidamente a resultados potencialmente desastrosos.
Pregunta: 1.
Qué creen que algunos de los problemas asociados a la crisis financiera de 2008 se podría haber evitado si las empresas financieras tenían información más integrada? Si es así, cómo, o si no, ¿por qué no?
Áreas funcionales y procesos de negocio de un negocio muy pequeño A continuación, vamos a ver la forma en que los procesos de negocio implican más de un área funcional, utilizando una pequeña empresa ficticia como un ejemplo-una cafetería que es el propietario. Vamos a examinar los procesos de negocio de la tienda de café y ver por qué la coordinación de las áreas funcionales ayuda a lograr procesos de negocio eficientes y eficaces. Verá el papel que desempeña la información en esta coordinación y cómo la integración del sistema de información mejora su negocio. A pesar de que solo unas pocas personas pueden ejecutar una pequeña tienda de café, el funcionamiento de la empresa requiere de una serie de procesos. La coordinación de las actividades dentro de las diferentes áreas funcionales requiere información precisa y oportuna.
Marketing y ventas Marketing y Ventas (M / S) Estas areas incluyen el desarrollo de productos, la determinación de los precios, la promoción de productos a los clientes, y teniendo clientes'pedidos. Marketing y ventas también ayuda a crear una previsión para asegurar el buen funcionamiento de la cafetería ventas. En su mayor parte, se trata de un negocio de efectivo, pero todavía se necesita para realizar un seguimiento de sus clientes para que pueda enviar folletos u ocasionales notas de agradecimiento a clientes de la repetición. Por lo tanto, sus registros no sólo deben mostrar la cantidad de las ventas, sino también identificar a los clientes que repiten. El desarrollo de productos se puede hacer de manera informal en un negocio tan simple; a recopilar información sobre quién compra qué tipo de café y tenga en cuenta lo que dicen los clientes sobre cada uno
producto. También analizar los registros históricos de ventas para detectar tendencias que no son obvias. La decisión de vender un producto también depende de cuánto cuesta producir el producto. Por ejemplo, algunos clientes podrían estar pidiendo un café de comercio justo descafeinado o un té chai. Para determinar si el nuevo producto puede ser producido y vendido de forma rentable, puede analizar los datos de gestión de la cadena de suministro, incluyendo la producción
Funciones de negocio y procesos de negocio
información (como el costo de la compra de una máquina de café extra para hacer el especial 7 comercio justo cerveza descafeinado) y datos de gestión de materiales (el costo de los granos de café descafeinado y té chai). Esta es una muy pequeña tienda de café, y usted sabe la mayor parte de su clientela. Por lo tanto, a pesar de que tiene un negocio de efectivo, buenos clientes de la repetición se pueden ejecutar una pestaña-hasta cierto punto. Por lo tanto, sus registros deben mostrar cuánto debe cada cliente, así como su crédito disponible. Es muy importante el acceso a los datos y precisa en el momento de un cliente's solicitud de crédito. Dado que los registros de contabilidad y finanzas que se debe acceder como parte del proceso de venta, la función de contabilidad tiene un papel crítico que desempeñar en el proceso de venta.
Gestión de la cadena de suministro Las funciones de gestión de la cadena de suministro (SCM) incluyen el desarrollo de planes de producción, ordenando a las materias primas de los proveedores, la recepción de la materia prima en la instalación, fabricación de productos, mantenimiento de las instalaciones, y el envío de productos a los clientes. En nuestro ejemplo cafetería, las funciones de gestión de la cadena de suministro implican hacer el café (de fabricación / producción) y la compra de materias primas (de compra). La producción está previsto para que, en lo posible, el café está disponible cuando sea necesario, sin exceso que debe eliminarse. Esta planificación requiere previsiones de ventas del área funcional de marketing y ventas. Las previsiones de ventas son las estimaciones de la demanda futura de productos, que es la cantidad de un producto a los clientes va a querer comprar. Un pronóstico's exactitud se puede mejorar si se basa en datos históricos de ventas (por ejemplo, factores tales como el clima frío o eventos sociales locales del centro impactarían el pronóstico para un período de tiempo determinado). Por lo tanto, las previsiones de marketing y ventas desempeñan un papel importante en el proceso de planificación de la producción.Los planes de producción también se utilizan para desarrollar los requisitos de las materias primas (granos de café, bolsitas de té, edulcorantes, crema y leche) y envases (vasos, pajitas, agitadores, platos y servilletas). Debe generar materiales y envases pedidos brutos de estos requisitos. Si las predicciones son correctas, usted no perderá ventas debido a la escasez de material, ni va a tener exceso de inventario que podrían echar a perder.Gestión de la cadena de suministro y marketing y ventas deben elegir una receta para cada producto vendido bebidas, tales como la cantidad de granos de café utilizados para preparar cada una taza de café. La receta estándar es un insumo clave para decidir cuánto ordenar de cada materia prima, que es una función de compras. El acceso a esta receta también es necesaria para mantener buenos registros de fabricación, permitiendo a los administradores dentro del área funcional de Gestión de la Cadena de Suministro (trabajando con los de Contabilidad y Finanzas) para descomponer los costos a un costo por taza. Los gerentes pueden comparar cuánto cuesta realmente para hacer una taza de café, en comparación con la cantidad de la receta debe tener costo.
Contabilidad y Finanzas Contabilidad y Finanzas (A / F) realiza la contabilidad financiera para proporcionar resúmenes de los datos operacionales en los informes de gestión, y también es responsable de tareas tales como cuentas de control, planificación y presupuesto, y la gestión del flujo de caja. las funciones de contabilidad y finanzas incluyen la grabación de datos en bruto sobre las transacciones de ventas, compras de materias primas, nómina y recepción de dinero en efectivo de los clientes. Los datos brutos son simplemente los números recogidos de ventas, manufactura y otras operaciones-sin ningún tipo de manipulación,
Capítulo 1
cálculo o arreglo para la presentación. Esos datos se resumen en la 8
maneras significativas para determinar la rentabilidad de la tienda de café y para apoyar la toma de decisiones. Tenga en cuenta que los datos de contabilidad y finanzas son utilizados por marketing y ventas, así como por la gestión de la cadena de suministro. Los registros de ventas son un componente importante de la previsión de ventas, que se utiliza en la toma de decisiones de personal y en la planificación de la producción. Los registros de cuentas por cobrar, que se utiliza para determinar si se concede crédito a un cliente en particular, también se utilizan para supervisar la política de concesión de crédito general de la cafetería. Usted necesita asegurarse de que tiene suficiente dinero en efectivo para la compra de materias primas, así como para financiar la compra de nuevos equipos, como por ejemplo una máquina de café adicional para el café descafeinado de comercio justo.
Recursos humanos Incluso un simple negocio necesita empleados para apoyar la comercialización y venta y Gestión de la Cadena de Suministro áreas funcionales, lo que significa que la empresa debe contratar, formar, evaluar y compensar a los empleados. Estas son las funciones de Recursos Humanos (HR).En la cafetería, el número de empleados necesarios y el momento de la
contratación dependen del nivel de las ventas de café y té. Recursos Humanos utiliza las previsiones de ventas para planificar las necesidades de personal. Un ayudante a tiempo parcial podría ser necesario en horas o días punta pronosticadas, pero ¿cuánto se debe prestar un ayudante a tiempo parcial? Eso depende de las condiciones del mercado de trabajo y las leyes estatales que prevalece, y es Recursos Humanos' de tareas para controlar esas condiciones.Habrían aumentado las ventas justificar la contratación de un trabajador a tiempo parcial en el salario prevaleciente? O, en caso de que piense en adquirir formas más automatizados de hacer el café, por lo que una persona que trabaja por sí sola podría ejecutar la tienda? La resolución de estas preguntas requiere la colaboración de marketing y ventas, gestión de la cadena de suministro, y Contabilidad y Finanzas.La tienda de café, mientras que un negocio relativamente simple, tiene muchos de los procesos necesarios en las organizaciones más grandes, y estos procesos implican actividades en más de un área funcional. De hecho, es imposible hablar de los procesos en un área funcional sin discutir los enlaces a otras áreas funcionales-conexiones que invariablemente requieren el intercambio de datos. Los sistemas que están integrados empleando software ERP proporcionan el intercambio de datos que sea precisa entre las áreas funcionales.
ÁREA FUNCIONAL SISTEMAS DE INFORMACIÓN Esta sección describirá entradas y salidas posibles para cada área funcional de un negocio (referirse de nuevo a la Figura 1-2 para revisar las entradas y salidas relacionadas con la venta de un teléfono inteligente muestra). Tenga en cuenta los tipos de datos necesarios tenga en cuenta que los sistemas de información mantienen relaciones entre todas las áreas funcionales y procesos.
Marketing y ventas
Funciones de negocio y procesos de negocio
9
Como se muestra en la Figura 1-4, la comercialización y venta de área (M / S) necesidades de información de todas las otras áreas funcionales para completar efectivamente las actividades de negocio de los que es responsable.
Requerimientos legales y la información de los trabajos Cliente
HR
Órdenes de venta
Necesidades de contratación y información del personal
Estado del pedido
Las previsiones de ventas y las órdenes de venta
SMC
Órdenes de venta(Data)
M/S
Producto los datos sobre la disponibilidad y el estado del pedido
Costo / beneficio
análisis A/F
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 1-4
El marketing y ventas intercambia datos de áreas funcionales con los clientes y con los recursos humanos, contabilidad y finanzas, y las áreas de gestión de la cadena de suministro funcionales
Los clientes se comunican sus órdenes al personal de ventas en persona o por teléfono, correo electrónico, fax, Internet, y así sucesivamente. En el caso de los sistemas basados en la Web, datos de los clientes y los pedidos se almacenan automáticamente en el sistema de información; de lo contrario, los datos deben ser introducidos manualmente, escribiendo datos en un teclado de ordenador o sistema de punto de venta, o mediante el uso de un lector de código de barras o un dispositivo similar. Las órdenes de venta se deben pasar a Supply Chain Management para fines de planificación y contabilidad y finanzas para la facturación. datos de pedidos de ventas son también valiosos para el análisis de las tendencias de ventas para la toma de decisiones empresariales. Por ejemplo, la comercialización y la gestión de ventas puede utilizar un informe que muestra la tendencia de un producto's de ventas para evaluar los esfuerzos de marketing y para determinar estrategias para la fuerza de ventas. Marketing y ventas también tiene un papel en la determinación de precios de los productos, lo que requiere una comprensión de la competencia en el mercado y los costes de fabricación del producto. Fijación de precios podría ser determinado con base en un producto'costo unitario s, además de algunos porcentaje de utilidad. Por ejemplo, si un producto cuesta $ 5 por unidad de hacer, y la dirección quiere un margen de beneficio del 40 por ciento, el precio de venta debe ser de $ 7 por unidad. ¿Dónde los datos de costos unitarios vienen? La determinación del costo de fabricación de un producto requiere información de Contabilidad y Finanzas, el cual, a su vez, se basa en datos de gestión de la cadena de suministro. Las personas son un activo valioso para la empresa y las necesidades de marketing y ventas para interactuar con Recursos Humanos para intercambiar información sobre las necesidades de contratación, requisitos legales y otros asuntos. Por ejemplo, al marketing y ventas tiene una abertura para un vendedor secundaria, Recursos Humanos hará la publicidad de la oferta de empleo. Recursos Humanos podría también
Capítulo 1 10
Comunicar información acerca de las políticas de reembolso de gastos a los vendedores cuyos trabajos requieren viajar. Para resumir, las entradas de marketing y ventas podrían incluir lo siguiente: • • • • •
Datos de los clientes Datos de los pedidos datos de tendencia de ventas Por unidad de coste Empresa política de gastos de viaje
Salidas de marketing y ventas podrían incluir lo siguiente: • • •
estrategias de ventas el precio del producto las necesidades de empleo
Gestión de la cadena de suministro La cadena de suministro (SCM) también necesita información de los diversos áreas funcionales, como se muestra en la Figura 1-5.
Materias primas disponibilidad y entrega
Requerimientos legales y la información de los trabajos HR
Los pedidos de prima materiales y
las necesidades de contratación y información del personal
embalaje SMC Producción planes, materiales, y el inventario
Producto disponibilidad de datos y el estado del pedido
Los datos de ventas y fabricación análisis de costos
Las previsiones de ventas y ventas pedidos
M/S
A/F
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 1-5
Los intercambia datos de área funcional de gestión de la cadena de suministro con los proveedores y con los recursos humanos, marketing y ventas, y las áreas funcionales de Contabilidad y Finanzas
Las empresas manufactureras a menudo desarrollan planes de producción de diversa duración y detalle, como de corto alcance, de medio alcance, y planes a largo plazo. Planes podrían desarrollarse para la expansión de la capacidad de fabricación (en base a las previsiones de ventas), la contratación de nuevos trabajadores, y el pago de horas extra para los trabajadores existentes. Los planes de producción se basan en la información sobre la venta de productos (actual y proyectada), que viene de marketing y ventas. La función de compras basa sus órdenes de prima
Funciones de negocio y procesos de negocio
materiales en los planes de producción, los envíos previstos, los plazos de entrega y existentes 11
niveles de inventario. Con datos precisos acerca de los niveles de producción requeridos, la materia prima y envases pueden ser ordenadas según sea necesario, y los niveles de inventario pueden mantenerse bajos, el ahorro de dinero. Por otro lado, si los datos son inexactos o no corriente, la fabricación puede quedarse sin materia prima o envasado; un déficit de este tipo se llama un desabastecimiento. La escasez de este tipo pueden cerrar la producción y causar que la compañía pierda las fechas de entrega. Para evitar la falta de existencias, la gestión podría optar por llevar material adicional prima y embalaje, conocido como stock de seguridad, lo que puede dar lugar a un exceso de inversión en inventario. Si ciertos productos sensibles al tiempo se mantienen demasiado tiempo, que pueden echar a perder y tendrán que ser destruidos lugar de ser vendidos con fines de lucro. La exactitud del pronóstico determina la cantidad de existencias de seguridad requerido para reducir el riesgo de falta de existencias a un nivel aceptable. La menos precisa el pronóstico, se requiere más el stock de seguridad. un pronóstico preciso y planificación de la producción pueden reducir la necesidad de inventario adicional y capacidad de fabricación. Además, Supply Chain Management puede compartir su información de planificación con la empresa'proveedores s para que puedan planificar sus operaciones de manera más eficiente, lo que debería permitir a los proveedores para reducir el precio que cobran la empresa para sus productos. registros de cadena de suministro pueden proporcionar los datos necesarios para la contabilidad y finanzas para determinar la cantidad de cada recurso (materiales, mano de obra, materiales y gastos generales) se utilizó para hacer productos terminados en el inventario. datos de gestión de la cadena de suministro pueden apoyar la función de marketing y ventas, proporcionando información sobre lo que se ha producido y enviado. Por ejemplo, los minoristas en línea como Amazon proporcionan información detallada sobre pedidos de los clientes a través de sus sitios web, y algunos envían correos electrónicos automatizados para notificar a los clientes cuando sus órdenes han enviado. empresas de transporte, tales como UPS y FedEx, proporcionan información en línea de seguimiento de envío. Mediante la introducción de un número de seguimiento, el cliente puede ver cada paso del proceso de envío por señalar que el paquete'código de barras que se escaneó s. dominó's pizza permite a los clientes que ordenan a través de su sitio Web para realizar un seguimiento del progreso de su pedido de pizza-desde la preparación hasta la cocción para la entrega. Por lo tanto, la información de producción precisa y oportuna es compatible con el proceso de venta y puede aumentar la satisfacción del cliente. De hecho, Amazon ocupa el primer lugar en el Grupo Temkin's 2011 encuesta de la experiencia del cliente. Dos de los tres componentes de la encuesta se refieren al proceso de negocio: la experiencia funcional (lo bien que el cliente era capaz de hacer lo que querían hacer) y la experiencia accessiblility (lo fácil que era para interactuar con la empresa). Un buen desempeño en una encuesta de este tipo requiere una integración sin problemas de los procesos de gestión de la cadena de suministro y marketing y ventas. Gestión de la cadena de suministro también interactúa con Recursos Humanos. Por ejemplo, gestión de la cadena de suministro pasa a la contratación de la información de recursos humanos, y Recursos Humanos informa de Gestión de la cadena de suministro de la empresa's despido y recuperar la política, lo que podría pertenecer a los trabajadores de la planta. Para resumir, las entradas para la gestión de la cadena de suministro pueden incluir lo siguiente: • • • •
los datos de ventas de productos Los planes de producción Niveles de inventario Despido y recordar política de la empresa
Salidas para la gestión de la cadena de suministro pueden incluir lo siguiente: • •
pedidos de materia prima órdenes de embalaje
Capítulo 1
• • •
12
datos sobre el gasto de recursos Los informes de producción e inventario La contratación de la información
Contabilidad y Finanzas Contabilidad y Finanzas (A / F) necesidades de información de todas las otras áreas funcionales para completar sus tareas con precisión, como se muestra en la Figura 1-6.
pagos
Cliente
Requerimientos legales y la información del trabajo; nómina y beneficios los datos de gastos HR
facturas y notas de crédito
Los datos de ventas y fabricación análisis de costos
las necesidades de contratación y información del personal
A/F
Costo / beneficio análisis
Los planes de producción; materiales y datos de inventario
Órdenes de venta datos M/S
SMC
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 1-6
Los intercambios de área funcional de datos de Contabilidad y Finanzas con los clientes y con los recursos humanos, marketing y ventas, y Gestión de la Cadena de Suministro áreas funcionales
el personal de contabilidad y finanzas grabar la empresa's transacciones en los libros de contabilidad (que a menudo son registros computarizados). Por ejemplo, se registran las cuentas por cobrar cuando las ventas se hacen y los ingresos en efectivo cuando los clientes envían en los pagos. Además, se registran las cuentas por pagar cuando las materias primas se compran y salidas de efectivo cuando pagan por los materiales. Por último, el personal de contabilidad y finanzas resumen los datos de la transacción para preparar informes sobre la empresa'posición financiera y la rentabilidad. Los empleados en otras áreas funcionales proporcionan datos a la Contabilidad y Finanzas: marketing y ventas proporciona datos de ventas, gestión de la cadena de suministro proporciona datos de producción e inventario, y Recursos Humanos proporciona la nómina y se benefician los datos de gastos. La exactitud y oportunidad de los datos de contabilidad y finanzas dependen de la precisión y puntualidad de los datos de las otras áreas funcionales. El personal de comercialización y ventas requieren datos de Contabilidad y Finanzas para evaluar el crédito del cliente. Si una orden hará que un cliente exceda su límite de crédito, marketing y ventas deben ver que el cliente's saldo de deudores
Funciones de negocio y procesos de negocio
(La cantidad adeudada a la empresa) es demasiado alto y mantenga los nuevos pedidos hasta que el cliente's 13 equilibrio se baja. Si Contabilidad y Finanzas es lento para las ventas de discos, las cuentas por cobrar saldos serán inexactas, y marketing y ventas podrían aprobar crédito para los clientes que ya han superado sus límites de crédito y que nunca podrían pagar sus cuentas. Si Contabilidad y Finanzas no registra los clientes' pagos a tiempo, la compañía podría negar el crédito a los clientes que en realidad deben menos de su límite de crédito, lo que podría dañar la compañía's relaciones con los clientes. Para resumir, las entradas para Contabilidad y Finanzas podrían incluir lo siguiente: • • • • • •
Pagos de los clientes Cuentas por cobrar de datos Las cuentas por pagar Los datos de ventas La producción y el inventario de datos datos de la nómina y gastos
Las salidas de Contabilidad y Finanzas podrían incluir lo siguiente: • • •
Los pagos a los proveedores Reportes financieros datos de crédito de los clientes
Recursos humanos Al igual que las otras áreas funcionales, de Recursos Humanos (HR) las necesidades de información de los otros departamentos para completar de manera eficiente su actividad, como se muestra en la Figura 1-7.
las necesidades de contratación y información del personal
A/F
nómina y beneficiar a expensas de datos; los requisitos legales y informacion del trabajo Requerimientos legales y la información de los trabajos La contratación de las necesidades y personal información SMC
Requerimientos legales y la información de los trabajos
HR La contratación de las necesidades y personal información
M/S
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 1-7 El área funcional intercambia datos de Recursos Humanos con las áreas funcionales de contabilidad y finanzas, marketing y ventas, y Gestión de la Cadena de Suministro
Capítulo 1
Tareas relacionadas con la contratación de empleados, beneficios, capacitación y cumplimiento del gobierno son 14
todas las responsabilidades de un departamento de recursos humanos. personal de recursos humanos necesitan predicciones precisas de las necesidades de personal de todas las unidades funcionales. Además, Recursos Humanos tiene que saber qué habilidades se requieren para llevar a cabo un trabajo en particular y la cantidad de la empresa puede permitirse el lujo de pagar a los empleados. Estos datos también provienen de todas las unidades funcionales. Las leyes estatales y federales requieren que las compañías de observar muchas regulaciones gubernamentales en la contratación, formación, retribución, promoción y terminación de los empleados-y estas regulaciones deben ser observadas en toda la empresa. Por lo general, también es Recursos Humanos'responsabilidad de asegurar que los empleados reciben formación de manera oportuna y que obtener la certificación (y recertificados) en las habilidades clave, tales como la manipulación de materiales y el funcionamiento del equipo. Recursos Humanos también deben desembolsar los sueldos, salarios, aumentos, y bonificaciones. Por estas y otras razones, Recursos Humanos corporativo necesita información oportuna y precisa de otras áreas. Recursos Humanos deben crear datos e informes de uso de gestión precisos y oportunos. Por ejemplo, los recursos humanos debe mantener una base de datos de las habilidades requeridas para hacer trabajos particulares, así como la tasa de pago vigente para cada posición. Cuando la compañía evalúa empleados' el rendimiento y la compensación, el análisis de estos datos pueden ayudar a prevenir la pérdida de valiosos empleados debido a los bajos salarios. Para resumir, las entradas de recursos humanos podrían incluir lo siguiente: • •
las previsiones de personal habilidades de datos
Las salidas de recursos humanos podrían incluir lo siguiente: • • • •
cumplimiento de las regulaciones formación de los empleados y la certificación base de datos de habilidades evaluación de los empleados y la compensación
Como se muestra en la Figura 1-4 a través de la figura 1-7, una cantidad significativa de datos es mantenido por y compartida entre las distintas zonas funcionales. La puntualidad y la exactitud de estos datos son fundamentales para cada área's éxito y a la empresa's capacidad de obtener un beneficio y generar un crecimiento futuro. software ERP permite a todas las áreas funcionales para compartir una base de datos común, de manera precisa, información en tiempo real está disponible. En el capítulo 2, vamos a trazar la evolución de los sistemas de gestión de datos que llevaron a ERP.
Funciones de negocio y procesos de negocio
OTRA MIRADA 15
Sistemas de Información Integrados Las grandes organizaciones que tratan con cientos o miles de proveedores tienen una tarea difícil para mantener el flujo de información a la persona adecuada en el momento adecuado. En un momento dado, Lockheed Martin Aeronáutica, con $ 13.2 mil millones en ventas (2010) y más de 29.000 empleados, fue corriendo 75 sistemas heredados, algunos que datan de la década de 1970. Para mantener la eficiencia, manteniendo contentos a los clientes y asumir más pedidos de aviones, la compañía decidió implementar un sistema de planificación de recursos empresariales. Lockheed Martin'sistema final s permite a los proveedores manejan más de sus propias transacciones accediendo al nuevo sistema ERP a través de un portal web seguro existente. Por ejemplo, usando el portal, un proveedor puede ahora realizar un seguimiento de cada paso de un pedido. Además, el proveedor puede ver las tendencias de la producción de Lockheed Martin, y planificar su propia producción para satisfacer Lockheed Martin's necesidades-en efecto, anticipando las órdenes. A través de esta integración de muchos sistemas en un único sistema ERP grande, Lockheed Martin fue capaz de reducir costos y conectar proveedores en todo el mundo en su sistema, lo que permite a la empresa ser más eficiente. En otro sector, Tumi, Inc., la compañía de equipaje y productos de viaje, estaba ejecutando varios sistemas heredados que fueron escritos “en la empresa,”lo que significa que fueron programadas por el personal de la empresa. Los diferentes sistemas de procesos tales como tomar un pedido, que ejecuta el almacén, y completando los estados financieros cubiertos. Ninguno de los sistemas estaban vinculados; Por lo tanto, la transmisión de información de un sistema a otro era un proceso lento y engorroso. Tumi no podía llenar sus pedidos a tiempo, tenía exceso de inventario en el almacén, y era con frecuencia incapaces de satisfacer a los clientes'los plazos de envío. Para abordar estas cuestiones-y para apoyar mejor a la empresa'planes de expansión s-Tumi hizo un esfuerzo consciente para hacer que la tecnología de la información de un impulsor del negocio, y la empresa trajo a un sistema ERP para integrar las funciones de negocio. Con el nuevo sistema ERP integrado, Tumi ha sido capaz de ampliar su negocio, disminuir el inventario en un 30 por ciento, reducir su espacio de almacenamiento en un 38 por ciento, y aumentar las ventas en un 25 por ciento. Tumi'gestión s cree que una de las empresas's principales puntos fuertes radica en sus sistemas integrados. La fabricación es ahora reacciona con rapidez cuando la demanda aumenta, y el pronóstico es más preciso. Pregunta: 1.
El uso de Internet, la investigación de cuántos proveedores se utilizan normalmente para la fabricación de grandes aviones comerciales. Lista de 10 dichos proveedores y lo que hacen. ¿Cómo sería un sistema ERP integrado, como el de Lockheed Martin, ayudar a manejar todos esos proveedores?
Capítulo 1
16
Resumen del capítulo •
Las compañías que fabrican y venden productos tienen procesos de negocio que implican cuatro áreas funcionales principales: Marketing y Ventas (M / S), la cadena de suministro (SCM), Contabilidad y Finanzas (A / F), y Recursos Humanos (HR). Estas áreas de operación de realizar las siguientes funciones: •
Marketing y ventas de productos desarrolla, fija los precios de productos, promueve productos a través de la publicidad y la comercialización, toma pedidos de los clientes, es compatible con los clientes, y crea las previsiones de ventas.
•
Gestión de la cadena de suministro desarrolla planes de producción, ordena a las materias primas de los proveedores, recibe la materia prima en la instalación, fabrica productos, mantiene instalaciones y envía productos a los clientes.
•
Contabilidad y Finanzas realiza la contabilidad financiera para proporcionar resúmenes de los datos operacionales en los informes de gestión, y también es responsable de tareas tales como cuentas de control, planificación y presupuesto, y la gestión del flujo de caja.
•
Recursos Humanos recluta, contrata, entrena y compensa los empleados, garantiza el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales, y supervisa la evaluación de los empleados.
•
Cada área funcional es servida por un sistema de información. Los sistemas de información de captura, proceso y almacenamiento de datos para proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones.
•
Los empleados que trabajan en un área funcional a menudo necesitan datos de otras áreas funcionales. Idealmente, los sistemas de información de área funcional se integran, por lo que los datos compartidos son precisos y oportunos.
•
Hoy en día, los gerentes de negocios tratan de pensar en términos de procesos de negocio que integran las áreas funcionales, promoviendo así la eficiencia y la competitividad. Un aspecto importante de esta integración es la necesidad de compartir información entre las áreas funcionales, y con los socios comerciales. software ERP proporciona esta capacidad por medio de una sola base de datos común. érminos clave Contabilidad y Finanzas (A / F)
sistema integrado de información
función de negocio
Marketing y Ventas (M / S)
procesos de negocio
datos en bruto
Enterprise Resource Planning (ERP)
stock de seguridad
áreas funcionales de operación
pronóstico de ventas
Recursos Humanos (HR)
Agotar
sistema de información (IS)
Supply Chain Management (SCM)
Ceremonias 1. Distinguir entre una función de negocios y de un proceso de negocio. Describir cómo se corta un proceso de negocio a través de líneas funcionales en una organización. ¿Cómo puede un administrador de organizar su personal en términos de procesos de negocios más que los departamentos funcionales? ¿Qué beneficios traería a este tipo de organización? ¿Qué retos se plantean sería? 2.
¿Cómo podía una universidad de organizar su negocio en torno a la educación procesos de negocio en vez de las funciones de negocio? ¿Cuáles serían los beneficios para los estudiantes?
3.
Suponga que su tío plantea abejas de la miel en su granja. Usted le ayuda a empaquetar la miel y lo venden en Internet. Reproducir la Figura 1-1 para este ejemplo la pequeña empresa. Añadir una descripción de una sola frase para cada función en lo que respecta a la venta de esta miel artesanal en línea.
4.
Vaya al sitio Web de Amazon (http://www.amazon.com), y paso a través del proceso de compra de un artículo sin tener que comprar el artículo. En base a esta experiencia, describir los flujos de información entre el Marketing y Ventas, Contabilidad y Finanzas y Gestión de la Cadena de Suministro en Amazon. ¿Es fácil para comprar ese artículo?
5.
El uso de Internet, la investigación de las regulaciones de su estado para el empleo de los adolescentes-como la edad mínima para el empleo. Haga lo mismo para un estado vecino. Son las dos regulaciones estatales lo mismo? ¿Por qué sería importante para los Recursos Humanos para comunicar esta información a un departamento de contratación?
6.
Piense en la última vez que compró un artículo electrónico de alta tecnología. ¿Cómo funciona el proceso de compra de este artículo a través de varias líneas de corte funcionales de la tienda? ¿Qué información de su recibo tendría que estar a disposición de las funciones de la empresa? ¿Qué funciones de negocio necesitaría esa información? ¿Cómo podría su ayuda recibo en el proceso de devolución de ese artículo?
7.
Supongamos que posee y dirige una pequeña tienda de helados ubicado en los terrenos de una piscina privada. Desea maximizar las ventas y decidir que permite a los clientes comprar a crédito podría ser un gran impulsor de las ventas ya que la mayoría de la gente viene a la piscina sin dinero en efectivo. ¿Qué información se necesita para realizar un seguimiento de asegurarse de que un cliente determinado no supere su límite de crédito de $ 20. ¿Qué problemas pueden ocurrir?
.
CAPÍTULO
2
EL DESARROLLO DE SISTEMAS ERP OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Identificar los factores que llevaron al desarrollo de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
•
Describir las características distintivas modulares de software ERP
•
Discutir los pros y los contras de la implementación de un sistema ERP
•
Resumir los desarrollos en curso en ERP
INTRODUCCIÓN En el entorno empresarial competitivo de hoy, las empresas tratan de ofrecer a los clientes productos y Servicios más rápidos y menos caro que sus competidores. ¿Cómo lo hacen? A menudo, la clave es un sistema integrado de información eficiente. El aumento de la eficiencia de los sistemas de información en los resultados una gestión más eficiente de los procesos de negocio. Cuando las empresas tienen negocios eficiente procesos, que pueden ser más competitivos en el mercado.
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ayudar a una empresa a integrar sus operaciones que actúa como un entorno informático de toda la compañía que incluye una base de datos compartida que suministran datos consistentes a través de todas las funciones de negocio en tiempo real. (El tiempo real término se refiere a los datos y procesos que están siempre al día).
Capitulo 2 Este capítulo le ayudará a entender cómo y por qué los sistemas ERP llegaron a existir y qué 20
puede ser el futuro de los sistemas de información de negocios. El capítulo sigue esta secuencia: •
Revisión de la evolución de los sistemas de información y relacionados con causas para el reciente desarrollo de los sistemas ERP
•
La discusión de los pocos proveedores de software ERP que dominan el mercado; el líder de la industria actual, producto de software líder de la industria fabricante de software alemán SAP AG, SAP ERP, se discute como un ejemplo de un sistema ERP.
•
Revisión de los factores que influyen en la decisión de una empresa para la compra de un sistema ERP
•
Descripción de los beneficios del ERP
•
Visión general de las preguntas más frecuentes relacionadas con los sistemas ERP
•
La discusión del futuro del software ERP, incluyendo el énfasis se coloca en aplicaciones móviles y accesibilidad de los datos
LA EVOLUCIÓN DE SISTEMAS INFORMACIÓN Hasta hace poco, la mayoría de las empresas tenían sistemas de información no integrados que apoyaron sólo las actividades de las áreas funcionales de negocio individual. Por lo tanto, una empresa podría tener un sistema de información de marketing, un sistema de información de producción, etc.-cada uno con su propio hardware, software y métodos de procesamiento de datos e información. Los sistemas de información configurados de esta manera se conoce como silos, ya que cada departamento tiene su propia pila, o silo, de información que no está conectada a la siguiente silo; silos también se conocen como tubos de la estufa. Tales sistemas no integrados podrían funcionar bien dentro de cada área funcional individual, pero para ser competitiva, una empresa deben compartir los datos entre todas las áreas funcionales. Cuando una empresa's sistemas de información no están integrados, costosas ineficiencias pueden resultar. Por ejemplo, supongamos que dos áreas funcionales tienen sistemas de información separados, no integrados. Para compartir datos, un empleado en un área funcional tiene que imprimir los datos de otro zona y luego introducir los datos en su área'sistema de información s. No sólo tiene esta entrada de datos el doble de tiempo, sino que también aumenta significativamente la posibilidad de errores de entrada de datos. Alternativamente, este proceso puede ser automatizado por tener un sistema de información de datos de escritura en un archivo para ser leído por otro sistema de información. Esto reduciría la probabilidad de errores, pero que sólo se podía hacer periódicamente (por lo general durante la noche o un fin de semana) para minimizar la perturbación de las transacciones comerciales normales. Debido al lapso de tiempo en la actualización del sistema, los datos transferidos rara vez sería hasta la fecha. Además, los datos pueden ser definidos de manera diferente en diferentes sistemas de datos; por ejemplo, los productos podrían ser
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
se refiere por diferentes números de piezas en diferentes sistemas. Esta variación puede crear problemas adicionales en información oportuna y precisa intercambio de información entre las áreas funcionales. Parece obvio hoy que un negocio debe haber integrado el software para gestionar todos Areas funcionales. Un sistema ERP integrado, sin embargo, es un hardware increíblemente compleja y un sistema de software que no era factible hasta la década de 1990. Los sistemas ERP actuales evolucionaron como resultado de tres cosas: (1) el avance de la tecnología de hardware y software (potencia de cálculo, memoria y comunicación) que se necesita para apoyar el sistema, (2) el desarrollo de una visión de sistemas integrados de información, y (3) la reingeniería de las empresas para pasar de un enfoque funcional a un enfoque de procesos de negocio. Ordenadores, periféricos y desarrollo de software hardware y software de ordenador desarrollado rápidamente en los años 1960 y 1970. Los primeros ordenadores comerciales prácticos fueron los ordenadores centrales de la década de 1960. A pesar de estos equipos comenzaron a cambiar la forma en que se llevó a cabo negocios, que no eran lo suficientemente potente como para proporcionar datos integrados en tiempo real para la toma de decisiones de negocio. Con el tiempo, los equipos consiguieron rápidos, más pequeños y más baratos-que lleva a la actualidad's proliferación de dispositivos móviles. El rápido desarrollo de las capacidades del hardware de ordenador ha sido descrita con precisión por Moore's Ley. En 1965, los empleados de Intel Gordon Moore observó que el número de transistores que podría ser integrado en un chip de ordenador duplicado cada 24 meses. Esto significaba que en los años 1960 y 1970 de las capacidades de hardware del equipo se duplican cada 24 meses, y esta tendencia ha continuado, como se muestra en la Figura 2-1. Procesadores Intel 1000000000
Core i7 Itanium 2
100000000 Pentium 4
10000000
Pentium II
Número de transistores
Pentium 80486
1000000 80386 80286
100.000 8086
10000 8080 4004
1000 1970
1975
1980
1985
1990
1995
2000
2005
Año
Línea fuente: “La Evolución de una revolución” ftp://download.intel.com/pressroom/kits/Intel ProcessorHistory.pdf,”Intel. FIGURA 2-1
El aumento real de transistores en un chip se aproxima a la Ley de Moore
2010
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Capitulo 2
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Durante este tiempo, el software de ordenador también estaba avanzando para aprovechar las crecientes capacidades de hardware del equipo. En la década de 1970, el software de base de datos relacional fue desarrollado, que proporciona a las empresas la capacidad de almacenar, recuperar y analizar grandes volúmenes de datos. software de hoja de cálculo, una herramienta de trabajo fundamental hoy en día, se hizo popular en la década de 1980. Con hojas de cálculo, los gerentes podrían realizar análisis de negocio complejas sin tener que depender de un programador de computadoras para desarrollar programas personalizados.Los desarrollos de hardware y software de los años 1960, 1970 y 1980, allanó el camino para el desarrollo de los sistemas ERP. LOS PRIMEROS INTENTOS PARA COMPARTIR RECURSOS A medida que los ordenadores se hicieron populares en los negocios en la década de 1980, se hizo evidente que los usuarios necesitan una manera de compartir equipos periféricos (como impresoras y discos duros, que eran bastante caro a principios de 1980) y, más importante, de los datos. En ese momento, la información empresarial importante estaba siendo almacenada en los ordenadores individuales, pero no había manera fácil de compartir la información de manera electrónica.A mediados de la década de 1980, la evolución de telecomunicaciones permite a los usuarios compartir datos y periféricos en redes locales. Por lo general, estas redes eran grupos de ordenadores conectados entre sí en una sola ubicación física. Esto significaba que los trabajadores puedan descargar datos desde un ordenador central a sus PCs de escritorio y trabajar con los datos en sus escritorios. Este ordenador central-arreglo de equipo local ahora se llama una arquitectura cliente-servidor. Servidores (ordenadores centrales) se hicieron más poderosos y menos costoso y siempre escalabilidad. Escalabilidad significa que la capacidad de una pieza de equipo se puede aumentar mediante la adición de un nuevo hardware. En el caso de una red cliente-servidor, la capacidad de agregar servidores hace que la red escalable-extendiendo así la vida de la inversión en hardware. La escalabilidad es una característica de las redes cliente-servidor, pero por lo general no de los sistemas basados en mainframe. A finales de la década de 1980, gran parte del hardware y el software necesario para apoyar el desarrollo de los sistemas ERP estaba en su lugar: ordenadores rápidos, acceso en red, y la tecnología de base de datos avanzada. Recuerde del capítulo 1 que los programas ERP ayuda a las organizaciones a gestionar los procesos de negocio de toda la empresa utilizando una base de datos común, que posee una gran cantidad de datos. El software que sostiene que los datos de una manera organizada, y que permite la fácil recuperación de los datos, es el sistema de gestión de base de datos (DBMS). A mediados de la década de 1980, el DBMS necesarios para gestionar el desarrollo de software ERP complejo existían. El último elemento necesario para el desarrollo de software ERP era comprensión y aceptación por parte de la comunidad de negocios.
Las raíces de fabricación de ERP El concepto de un sistema integrado de información se concretó en el piso de la fábrica. La fabricación de software avanzado durante los años 1960 y 1970, evolucionando desde simples
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
Los sistemas de seguimiento de inventario a las necesidades de material software de planificación (MRP). MRP es una metodología de producción-programación que determina el tiempo y la cantidad de ciclos de producción y comunicados de órdenes de compra para cumplir con un programa de producción principal. 23 software de MRP permitió un gerente de planta para planificar la producción de materiales y materias primas requisitos, trabajando hacia atrás desde la previsión de ventas, la predicción de las ventas futuras. El gerente de la planta primera se veía en Marketing y Ventas'previsión de demanda de los clientes, a continuación, miró el calendario de producción necesaria para satisfacer esa demanda, calcula las materias primas necesarias para cumplir con los niveles de producción requeridos, y por último, proyecta el costo de esas materias primas. Para una empresa con muchos productos, materias primas y recursos compartidos de producción, este tipo de proyección era imposible sin una computadora para realizar un seguimiento de varias entradas. Las funciones básicas de MRP podrían ser manejados por ordenadores centrales; sin embargo, el advenimiento de intercambio electrónico de datos (EDI)-el intercambio directo de ordenador a ordenador de documentos estándar de negocios-permitió a las empresas manejan el proceso de compra electrónica, evitando los costes y los retrasos resultantes de la orden de compra de papel y sistemas de facturación. El área funcional que ahora se conoce como Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) se inició con la puesta en común de los programas de producción de largo alcance entre los fabricantes y sus proveedores.
Impulso de la Administración para la adopción de ERP Las dificultades económicas de finales de 1980 y principios de 1990 causaron muchas empresas a reducir su tamaño y se reorganizan. Estas revisiones generales de la compañía fueron un estímulo para el desarrollo de ERP. Las empresas necesitan encontrar alguna manera de evitar el siguiente tipo de situación (que habían tolerado por mucho tiempo): Imagine que usted es el CEO de alpinismo, Inc., un armador al aire libre que atienden a la deportista joven y de moda. Montañismo, Inc. es rentable y mantener el ritmo de la competición, pero la compañía's sistemas de información son desintegrados e ineficiente (como lo son los sistemas de sus competidores). El departamento de marketing y ventas crea un rastro de papel que consume tiempo y difícil de manejar en la negociación y cierre de ventas con los minoristas. Para programar la producción en fábrica, sin embargo, el director del Departamento de Fabricación necesita información precisa y oportuna sobre los pedidos de ventas reales y proyectados desde el gerente de marketing y ventas. Sin esta información, el gerente de producción debe hacer una conjetura acerca de los productos para producir-y cuántos-con el fin de mantener los bienes que se mueven a través de la línea de producción. A veces una conjetura sobreestima la demanda, ya veces se subestima la demanda. La sobreproducción de un determinado producto podría significar que su compañía está pegado con un producto del que hay un mercado cada vez menor debido a los cambios de estilo o cambios en la demanda estacional. Cuando su compañía almacena producto-tales como botas de montaña-mientras espera que un comprador, usted incurre en gastos de almacén. Por otro lado, baja producción de un cierto estilo de arranque podría dar lugar a productos no estar listo para una fecha de entrega prometida, lo que lleva a
los clientes insatisfechos y, posiblemente, los pedidos cancelados. Si intenta ponerse al día en órdenes,'ll tiene que pagar horas extras trabajadores de las fábricas o recurrir a los gastos extra de envíos rápida entrega.
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Capitulo 2
Finanzas y Contabilidad
Flujo de información
Logística
Flujo de información
Fabricación
Flujo de información
Ventas
Flujo de información
Márketing
La alta dirección
Flujo de información
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Finalmente, la gestión de las grandes empresas decidieron que ya no podían permitirse el tipo de ineficiencias ilustra el ejemplo de Montañismo-ineficiencias causadas por el modelo funcional de la organización empresarial. Este modelo tenía raíces profundas en los negocios de Estados Unidos, empezando por el modelo de organización de General Motors desarrollado por Alfred P. Sloan en la década de 1930. El modelo de negocio funcional se muestra en la Figura 2-2 ilustra el concepto de silos de información, que limitan el intercambio de información entre los niveles de funcionamiento más bajas. En su lugar, el intercambio de información entre los grupos que operan es manejado por la alta dirección, que podría no estar bien informado sobre un área funcional individual.
flujo de materiales y productos Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 2-2
Información y flujos de materiales en un modelo de negocio funcionales
El modelo funcional fue muy útil durante décadas, y que fue un éxito en los Estados Unidos, donde había una competencia limitada y donde la flexibilidad y la rápida toma de decisiones no eran requisitos para el éxito. En los mercados que cambian rápidamente de la década de 1990, sin embargo, el modelo funcional llevó a organizaciones-top pesados y con exceso de personal incapaz de reaccionar rápidamente a los cambios. El momento adecuado para ver un negocio como un conjunto de procesos multifuncionales, como se ilustra en la Figura 2-3. En este modelo de organización, el modelo de negocio funcional, con sus silos separados de información, se ha ido. Ahora flujos de información entre los grupos que operan sin la alta dirección'participación s. En una empresa orientada al proceso, el flujo de información y la actividad de gestión es “horizontal” a través de funciones, en línea con el flujo de materiales y productos. Esta
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 2-3
Información y flujos de materiales en un modelo de procesos de negocio
flujo horizontal promueve la flexibilidad y la rápida toma de decisiones. Michael Hammer's libro de 1993 lugar de interés, Reingeniería de la Corporación: Un Manifiesto por la Revolución de los negocios, estimuló los administradores para ver la importancia de la gestión de procesos de negocio. Libros como Hammer's, junto con los tiempos de dificultades económicas de la década de 1980, dio lugar a un clima en el cual los gerentes comenzaron a ver el software ERP como solución a los problemas de negocio. En los últimos años, un nuevo impulso a la adopción de sistemas ERP ha venido de empresas'esfuerzos para estar en cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, una ley federal aprobada en respuesta al fraude contable descubierto en grandes empresas como Enron y WorldCom, entre otros. La ley, que se cubre con más detalle en el capítulo 5, exige a las empresas para justificar los controles internos en toda la información. En la siguiente sección, usted aprenderá sobre el desarrollo del primer software ERP. SAP fue la primera compañía en desarrollar software para sistemas ERP y es el actual líder del mercado en las ventas de software ERP. A partir de 2011, SAP tiene más de 109.000 clientes, 53.000 empleados y ventas de $ 12,5 mil millones al año.
SOFTWARE ERP SURGE: SAP y R / 3 En 1972, cinco ex analistas de sistemas IBM en Mannheim, Alemania-Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Hasso Plattner, Klaus Tschira, y Hans-Werner Hector-formada Systemanalyse und Programmentwicklung (Análisis de Sistemas y Desarrollo de Programas), o SAP-pronunciado “SAVIA”. Más tarde, el acrónimo fue cambiado a Systeme, Anwendungen und in der Productos Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y
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Productos en Procesamiento de Datos.) La industria de la computación del tiempo era bastante diferente de la de hoy. IBM controlaba el mercado de los ordenadores con su equipo 360 de mainframe, los cuales sólo 512 KB de memoria principal tenía. En este entorno de ordenador central, los fundadores de SAP reconoció que todas las compañías de desarrollo de software informático enfrentan los mismos problemas básicos de negocios, y cada desarrollaron único, pero similar, las soluciones para sus necesidades de procesamiento de nóminas, contabilidad, gestión de materiales, y otras áreas funcionales de negocio. SAVIA's objetivo era desarrollar un producto de software estándar que podrían ser configurado para satisfacer las necesidades de cada empresa. Según el fundador Dietmar Hopp, SAP's concepto desde el principio era para establecer estándares en tecnología de la información. Además, los fundadores querían datos disponibles en tiempo real, y querían que los usuarios trabajen en una pantalla de ordenador en lugar de con la salida impresa voluminosa. Estos objetivos eran elevados y prospectivas para 1972, y tardó casi 20 años para alcanzarlos.
SAP comienza a desarrollar módulos de software Antes de salir de IBM, Plattner y Hopp habían trabajado en un sistema de procesamiento de pedidos para el ICI La compañía alemana de química. El sistema de procesamiento de pedidos fue tan exitoso que los administradores de ICI también querían un sistema de gestión de materiales y la logística-un sistema para el manejo de la compra, recepción y almacenamiento de materiales-que podrían integrarse en el nuevo sistema de procesamiento de pedidos. En el curso de su trabajo por ICI, Plattner y Hopp ya había desarrollado la idea de desarrollo de software modular. Los módulos de software son programas individuales que se pueden adquirir, instalar y ejecutar por separado, pero todos los módulos de extraer datos de una base de datos común. En el curso de su trabajo conjunto, Plattner y Hopp comenzaron a considerar la idea de dejar de IBM para formar su propia empresa para que estuvieran libres de perseguir su propio enfoque para el desarrollo de software. También pidieron Claus Wellenreuther, un experto en la contabilidad financiera que acababa de salir de IBM, para unirse a ellos, y el 1 de abril de 1972, SAP fue fundada. En el momento Plattner, Hopp y Wellenreuther establecieron la empresa, ni siquiera podían permitirse el lujo de comprar su propio equipo. Su primer contrato, con ICI, para desarrollar los materiales de seguimiento de y sistema de gestión logística, incluido el acceso a ICI's computadora central en la noche-una práctica que se repiten con otros clientes hasta que adquieren su primer equipo en 1980. En ICI, los fundadores de SAP desarrolló su primer paquete de software, diversamente llamado Sistema R, RF System (para la contabilidad financiera en tiempo real), y R / 1. Para mantenerse al día con el desarrollo continuo de la tecnología de la computadora central, en 1978 SAP comenzó a desarrollar una versión más integrada de sus productos de software, llamado el sistema R / 2. En 1982, después de cuatro años de desarrollo, SAP lanzó su paquete de software ERP R / 2 mainframe. Las ventas crecieron rápidamente en la década de 1980, y extendieron su software SAP's capacidades y expanden en los mercados internacionales. Esto no fue tarea fácil, ya que el software tenía que ser capaz de adaptarse a diferentes idiomas, monedas, prácticas contables, y las leyes fiscales. Para 1988, SAP ha establecido filiales en numerosos países extranjeros, puesto en marcha una empresa conjunta con la empresa de consultoría Arthur Andersen y vendido su sistema número 1.000. SAP también se convirtió en SAP AG, una compañía pública.
SAP R / 3 En 1988, SAP dio cuenta del potencial de la arquitectura de hardware de clienteservidor y comenzó el desarrollo de su sistema R / 3 para tomar ventaja de la tecnología cliente-servidor. La primera
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
versión de SAP R / 3 fue lanzado en 1992. Cada versión subsiguiente del software SAP R / 3 contenida nuevas características y capacidades. La arquitectura cliente-servidor utilizado por SAP
permitido R / 3 se ejecute en una variedad de plataformas informáticas, incluyendo UNIX y 27 Windows NT. 27El sistema SAP R / 3 también fue diseñado utilizando un enfoque de arquitectura abierta. en abierto arquitectura, Se alienta a las compañías de software de terceros para desarrollar productos de software add-on que se pueden integrar con el software existente. La arquitectura abierta también hace que sea fácil para las empresas integrar sus productos de hardware, tales como escáneres de códigos de barras, asistentes digitales personales (PDA), teléfonos celulares y los sistemas globales de información con el sistema SAP.
Nuevas direcciones en ERP A finales de 1990, los años 2000 o Y2K, motivado muchas empresas con problemas para mover a los sistemas ERP. Como se puso de manifiesto que la facturación fecha del 31 de diciembre de 1999 al 1 de enero de 2000, podría hacer estragos en algunos sistemas de información, las empresas han buscado la manera de consolidar datos y sistemas ERP proporcionan una solución. El problema Y2K originó a partir de atajos de programación realizados por programadores en las décadas anteriores. Con la memoria y el espacio de almacenamiento de una pequeña fracción de lo que es hoy en día, los primeros programadores desarrollaron un software que utiliza la menor cantidad de recursos informáticos como sea posible. Para ahorrar memoria, los programadores en los años 1970 y 1980 normalmente escribieron programas que se usan sólo dos dígitos para identificar un año. Por ejemplo, si una factura fue publicada el 29 de octubre de 1975, el programador podría simplemente almacenar la fecha 29/10/75, en lugar de 29.10.1975. Si bien esto puede no parecer un gran ahorro de almacenamiento, para empresas con millones de transacciones que deben ser almacenado y manipulado, se suman. Estos programadores nunca imaginaron que el software escrito en la década de 1970 todavía sería correr grandes empresas e instituciones financieras en 1999. Estos viejos sistemas se conocen como sistemas heredados.-o invertir en un sistema ERP que no sólo resolvería el problema Y2K, pero potencialmente proporcionar una mejor gestión de sus procesos de negocios. Por lo tanto, el problema Y2K condujo a un aumento dramático en el negocio para proveedores de ERP a finales de 1990. Sin embargo, el rápido crecimiento de la década de 1990 fue seguido por una caída ERP a partir de 1999. En 1999, muchas empresas estaban en las etapas finales de o bien una aplicación ERP o modificación de su software existente. Muchas empresas que aún no habían decidido pasar a un sistema ERP Y2K compatible esperaron hasta después de que el nuevo milenio para mejorar sus sistemas de información. Para el 2000, SAP AG tenía 22.000 empleados en 50 países y 10 millones de usuarios de 30.000 instalaciones en todo el mundo. En ese momento, SAP también tenía competencia en el mercado de ERP, es decir, de Oracle y PeopleSoft.
PeopleSoft PeopleSoft fue fundada por David Duffield, un ex empleado de IBM que, como SAP's fundadores, enfrentados oposición a sus ideas de gestión de IBM. PeopleSoft comenzó ofreciendo software para recursos humanos y contabilidad de la nómina, y logró un éxito considerable, incluso con empresas que ya estaban utilizando SAP para la contabilidad y la producción. De hecho, PeopleSoft's éxito causó SAP para hacer modificaciones importantes en su módulo de Recursos Humanos. En 2003, PeopleSoft fortalece su oferta en el área de la cadena de suministro con la adquisición de proveedor de software ERP JD Edwards. Luego, a finales de 2004, Oracle tuvo éxito en su intento de hacerse cargo de PeopleSoft. Hoy en día, PeopleSoft, bajo
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Oracle, es una elección popular software para la gestión de los recursos humanos y las actividades financieras en las universidades. Actualmente Oracle ofrece PeopleSoft'solución s ERP bajo el PeopleSoft Aplicaciones empresariales de nombre; que ofrece soluciones de JD Edwards ERP como JD Edwards EnterpriseOne y JD Edwards World. ORÁCLE Oracle es SAP's mayor competidor. Oracle comenzó en 1977 como Software Development Laboratories (SDL). Sus fundadores, Larry Ellison, Bob Miner y Ed Oates, ganó un contrato de la Agencia Central de Inteligencia (CIA) para desarrollar un sistema, llamado Oracle, para gestionar grandes volúmenes de datos y extraer información de forma rápida. Aunque el proyecto fue cancelado antes de Oracle se ha desarrollado un producto de éxito, los tres fundadores de SDL vieron el potencial comercial de un sistema de base de datos relacional. En 1979, se convirtió en SDL Relational Software, Inc., y lanzó su primer producto de base de datos comercial. La compañía cambió su nombre otra vez, a Oracle, y en 1986 lanzó la base de datos relacional Oracle cliente-servidor. La compañía continuó mejorando su producto de base de datos, y en 1988 lanzó Oracle Financials, un conjunto de aplicaciones financieras. Administración. Oracle Financials fue la base para lo que se convertiría en Oracle's producto ERP. Gran parte de Oracle's reciente crecimiento de las aplicaciones ERP ha sido a través de la adquisición. Además de PeopleSoft y JD Edwards, Oracle adquirió en 2005 Siebel, una importante empresa de software de gestión de relaciones con clientes (CRM). (CRM se analiza con más detalle en el capítulo 3.) En 2010, Oracle completó la adquisición de Sun Microsystems, uno de los principales fabricantes de hardware y software que desarrolló la plataforma de desarrollo de software de Java. Según el CEO de Oracle, Larry Ellison, con esta última adquisición, “Oracle será la única empresa que puede diseñar un sistema integrado-aplicaciones a discodonde todas las piezas encajan y trabajan juntas para que los clientes no tienen que hacerlo ellos mismos. Nuestros clientes se benefician ya que sus sistemas de costes de integración se reducen mientras el rendimiento del sistema, la fiabilidad y la seguridad aumentan.” En 2010, en un esfuerzo por consolidar su base de clientes en una sola plataforma de software, Oracle lanzó Fusion Applications, que es un paquete de software diseñado para dar a su PeopleSoft, JD Edwards y Siebel clientes una ruta de actualización modular y flexible para un único ERP Oracle solución. Los conceptos de un sistema de planificación de recursos empresariales son similares para los grandes proveedores de ERP, como SAP y Oracle, y por los muchos pequeños proveedores de software ERP. Debido a SAP's liderazgo en la industria de ERP, este libro de texto se centra principalmente en SAP's ERP productos de software como un ejemplo de un sistema de planificación de recursos empresariales. Tenga en cuenta que la mayoría de otros proveedores de software ERP proporcionan una funcionalidad similar, con algunos que tienen puntos fuertes en ciertas áreas. SAP ERP software (versiones anteriores eran conocidos como R / 3, y más tarde, ERP mySAP) tiene cambiado con los años, debido a la evolución del producto-y para fines de marketing. Las últimas versiones de los sistemas ERP de SAP y otras empresas permiten a todas las áreas de negocio para acceder a la misma base de datos, como se muestra en la Figura 2-4, la eliminación de datos redundantes y las comunicaciones GAL.
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
Márketing y Ventas
datos central Contabilidad y Finanzas
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Cadena de suministro administración
Humano recursos
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 2-4
El flujo de datos dentro de un sistema de información integrado
Tal vez lo más importante, un sistema ERP permite que los datos se introducen una sola vez, y después se utilizan en toda la organización. En los sistemas de información, los errores ocurren con más frecuencia en que los seres humanos interactúan con el sistema. Los sistemas ERP asegurar que los datos se introducen una sola vez, en los que tienen más probabilidades de ser exacta. Por ejemplo, con acceso a tiempo real de los datos, un vendedor de tomar una orden puede confirmar la disponibilidad del material deseado. Cuando el vendedor entra en la orden de venta en el sistema, los datos de los pedidos están disponibles inmediatamente a Supply Chain Management, por lo Manufactura pueden actualizar los planes de producción y gestión de materiales pueden planificar la entrega del pedido. Si se han introducido correctamente los datos de la orden de venta por el vendedor, entonces el personal de gestión de la cadena de suministro están trabajando con los mismos datos, correcta. Al principio de este capítulo, que ha aprendido cómo funcionan los módulos de software. Figura 2-5 muestra los principales módulos funcionales en el sistema SAP ERP actual, también conocido como SAP ECC 6.0 (Enterprise central Componente 6.0), y representa cómo los módulos proporcionan la integración. Las funciones básicas de cada uno de los módulos son los siguientes: •
•
•
La venta y distribución (SD) del módulo de órdenes de registros de ventas y entregas programadas. La información sobre los clientes (fijación de precios, dirección y las instrucciones de envío, datos de facturación, etc.) se mantiene y se accede desde este módulo. El módulo de Gestión de materiales (MM) gestiona la adquisición de materias primas a proveedores (compras) y la posterior manipulación de inventario de materias primas, desde el almacenamiento a trabajar en curso mercancía hasta la entrega de los productos acabados para el cliente. El módulo de planificación de la producción (PP) mantiene la información de producción. Aquí producción y su programado, y las actividades de producción reales se registran.
Capitulo 2
FI Financiero Contabilidad
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QM
PS
Calidad administraci ón
Proyecto Sistema
PP
WF Flujo de Trabajo
PM Planta Mantenimient o
SD
Producción Planificació n
MM
Ventas & Distribución
HR
materiales administració n
AM
Humano recursos
Activo administración
CO Controlador
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 2-5
• • • • •
Módulos dentro del entorno de los sistemas de información de SAP ERP integrado
La Gestión de la Calidad (QM) planes de módulos y actividades de control de calidad, tales como los registros de las inspecciones y certificaciones de productos materiales. El módulo de Mantenimiento (PM) gestiona los recursos de mantenimiento y planificación de mantenimiento preventivo de maquinaria de la planta con el fin de minimizar las averías de equipos. El módulo de Gestión de Activos (AM) ayuda a la empresa gestionar las compras de activos fijos (instalaciones y maquinaria) y depreciación correspondiente. El módulo (HR) Recursos Humanos facilita el reclutamiento de empleados, contratación y formación. Este módulo también incluye la nómina y beneficios. El módulo de Sistema de proyectos (PS) facilita la planificación y el control de la nueva investigación y desarrollo, proyectos de construcción y de marketing (I + D). Este módulo permite que los costes se recogerán en contra de un proyecto, y se utiliza con frecuencia para administrar la implementación del sistema SAP ERP. PS maneja elementos de configuración a fin, que son de bajo volumen, productos altamente complejos, como los buques y aeronaves.
Dos módulos financieros, contabilidad financiera (FI) y Controlling (CO), se muestran en la Figura 2-5 como abarcando los módulos descritos anteriormente. Eso se debe a que casi todas las actividades de la empresa tiene un impacto en la posición financiera de la empresa:
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
•
•
La Gestión financiera (FI) se registran las transacciones del módulo en las cuentas del libro mayor. Este módulo genera estados financieros para externa los informes. El módulo de Controlling (CO) sirve para fines de gestión interna, la asignación de los costes de fabricación de los productos y de los centros de costes por lo que la rentabilidad de la empresa'actividades de C pueden ser analizados. El módulo de CO apoya la toma de decisiones empresariales.
El módulo (WF) de flujo de trabajo no es un módulo que automatiza una función de negocio específica. Más bien, es un conjunto de herramientas que se pueden utilizar para automatizar cualquiera de las actividades en el ERP de SAP. Se puede realizar un análisis de flujo de trabajo y los empleados del sistema (por correo electrónico) si tienen que tomar medidas. El módulo de flujo de trabajo funciona bien para los procesos de negocio que no son actividades diarias, sino que se producen con frecuencia suficiente como para merecer la pena el esfuerzo para implementar el módulo de flujo de trabajo-tales como la preparación de facturas de los clientes. En resumen, ERP integra las áreas funcionales de negocios entre sí. Antes de ERP, cada área funcional operado de forma independiente, utilizando sus propios sistemas y métodos de información para registro de las transacciones. software ERP también hace que los informes de gestión y hacer más rápida y uniforme en toda la organización decisión. Además, ERP promueve el pensamiento acerca de los objetivos corporativos, en lugar de centrarse únicamente en los objetivos de un solo departamento o área funcional. Cuando la alta dirección se consulta sobre las razones de la implementación de sistemas ERP, la respuesta predominante es el control. Con la capacidad para ver los datos integrados en toda su empresa's operación, los gerentes utilizan sistemas ERP para el control que proporcionan, permitiendo a los administradores para configurar correctamente los objetivos corporativos.
Implementación de SAP ERP Software Un sistema de información verdaderamente integrado requiere la integración de todas las áreas funcionales, pero por diversas razones, no todas las empresas que adoptan el software de SAP uso de todos los módulos de SAP ERP. Por ejemplo, una empresa sin fábricas wouldn't seleccione los módulos relacionados con la fabricación. Otra empresa podría considerar su departamento de Recursos Humanos's operaciones a ser tan separada de sus otras operaciones que sería deciden no integrar su área funcional de Recursos Humanos. Y otra compañía pueda creer que su producción y logística software desarrollado internamente le da una ventaja competitiva. Por lo que podría poner en práctica los módulos de SAP ERP Contabilidad Financiera y de Recursos Humanos, y luego integrar su sistema de producción y logística desarrollado internamente en el sistema SAP ERP. En general, una empresa's nivel de integración de datos es mayor cuando la empresa utiliza un proveedor a suministrar todos sus módulos de ERP. Cuando una empresa utiliza módulos de diferentes proveedores, software adicional debe ser creado para obtener los módulos de trabajar juntos. Con frecuencia, las empresas a integrar diferentes sistemas que utilizan procesos de transferencia de datos de los lotes que se realizan periódicamente. En esos casos, sin embargo, la empresa ya no tiene datos precisos disponibles en tiempo real en toda la empresa. Por lo tanto, una empresa debe asegurarse de que la decisión de utilizar múltiples proveedores-o para mantener un sistema heredado-se basa en el análisis de negocios de sonido, no en una resistencia al cambio. Las actualizaciones de software de sistemas no integrados se hacen más problemático porque aún hay que trabajar para conseguir el software de diferentes proveedores para interactuar. SAVIA'plataforma de desarrollo s NetWeaver (discutido en el capítulo 8) facilita la integración de SAP ERP con otros productos de software.
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Capitulo 2
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Cualquier gran aplicación de software es un reto-y los sistemas ERP no son una excepción. Hay innumerables ejemplos de implementaciones de gran defecto, y es fácil entender por qué. Muchos departamentos diferentes están involucrados, como son los muchos usuarios del sistema, programadores, analistas de sistemas, y otros miembros del personal. Sin compromiso de la dirección, grandes proyectos están condenadas al fracaso. Más cuestiones de aplicación se discuten en el Capítulo 7. Después de una empresa elige sus principales módulos, se debe hacer un increíble número de decisiones sobre cómo configurar el sistema. Estas opciones de configuración permiten a la empresa para personalizar los módulos que ha elegido para adaptarse a sus necesidades. Por ejemplo, en el módulo de Gestión financiera (FI), un negocio puede ser que necesite para definir límites en el valor en dólares de las transacciones comerciales que ciertos empleados pueden procesar. Esta es una consideración importante para minimizar el riesgo de fraude y abuso, y es sólo un ejemplo de las muchas decisiones que enfrenta una empresa en el inicio de una aplicación importante de ERP.
OTRA MIRADA Grupos de tolerancia En la configuración del sistema SAP, una empresa puede definir grupos de tolerancia, que son rangos específicos que definen límites de transacción. Un ejemplo de un grupo de tolerancia se muestra en la Figura 2-6. Como parte del proceso de configuración, una empresa puede definir cualquier número de grupos de tolerancia con una gama de límites, y puede entonces asignar empleados a estos grupos de tolerancia.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 2-6 transacción
Un ejemplo personalización: grupos de tolerancia para establecer límites de
(continuado)
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
Mientras que SAP ha definido la metodología grupo de tolerancia como su método para colocar límites de un empleado, la configuración permite a una empresa la flexibilidad de más sastre 33esta metodología para otros usos. Supongamos una empresa de artículos deportivos hace un pedido en Enero por 1.000 chalecos salvavidas. La empresa recibe solamente 995 en el envío por parte del fabricante, que llega en marzo. Esta entrega, aunque es corta cinco chalecos salvavidas, está lo suficientemente cerca a la orden original que se acepta como completa. La diferencia de los cinco chalecos salvavidas representa la tolerancia. Al definir el grupo de tolerancia para aceptar una variación de un pequeño porcentaje del embarque, la compañía ha determinado que no merece la pena seguir los cinco chalecos salvavidas adicionales. La tolerancia podría indicar una escasez, como en este ejemplo, o un exceso en un orden. Por lo tanto, un orden de 1.005 chalecos salvavidas también sería dentro de la tolerancia. grupos de tolerancia deben ser definidos y documentados, en parte para hacer frente a los problemas de fraude. La empresa de artículos deportivos debe saber la razón de una orden corta:
Pregunta: 1.
¿Puede usted pensar en otras áreas de una empresa que habría que tener algunos límites establecidos en las variaciones o pagos? ¿Por qué sería beneficioso para establecer los grupos de tolerancia?
Características de SAP ERP No sólo era SAP ERP el primer software para conseguir la integración de ERP en tiempo real, tiene otras características dignas de mención. Sus características más importantes son su idoneidad para las grandes empresas, el alto costo, la automatización de las actualizaciones de datos, y la aplicabilidad de las mejores prácticas-todos los cuales se describen a continuación. El sistema SAP ERP original, dirigido empresas muy grandes. Antes del desarrollo de los sistemas ERP, se suponía que estos gigantes nunca podrían haber integrado los sistemas debido a la enorme cantidad de energía necesaria para integrarlos computación. El aumento de las velocidades de computación, sin embargo, significó que las grandes empresas en una variedad de industrias, incluyendo la fabricación, el gas y el petróleo, las compañías aéreas, y consultoría, podrían tener sistemas integrados de información. La adquisición de un sistema de software ERP SAP es muy caro. Además del costo del software, muchas empresas tienen que comprar nuevo hardware para dar cabida a este tipo de programas de gran alcance. Para una compañía Fortune 500, el software, el hardware y los costes de consultoría puede superar fácilmente los $ 100 millones. Las grandes empresas también pueden gastar $ 50 millones de $ 100 millones de dólares cuando es el momento de actualizar a una nueva versión de su software ERP. La plena aplicación de todos los módulos puede tomar años. De hecho, la mayoría de las empresas ven las implementaciones de ERP como un proceso continuo, no un proyecto de una sola vez. A medida que se completan las implementaciones en un área de una empresa, otras áreas pueden iniciar una aplicación o actualizar una aplicación anterior. El diseño modular de SAP ERP se basa en los procesos de negocio, tales como la gestión de pedidos de ventas, manejo de materiales requisito, y el reclutamiento de los empleados. Cuando se introducen los datos en el sistema, los datos de todos los archivos relacionados en la base de datos central se actualizan automáticamente. Sin la intervención humana adicional se requiere para hacer los cambios. Antes del desarrollo de SAP ERP, las empresas a menudo buscan vendedores para escribir software para adaptarlo a sus procesos de negocio. Como experiencia en el desarrollo de sistemas de información de SAP acumulada,
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Sin embargo, la empresa comenzó a desarrollar modelos de cómo ciertas industrias'procesos de negocio deben ser manejados. Por lo tanto, SAP ERP's diseño incorpora las mejores prácticas para una amplia variedad de procesos. Una buena práctica es la mejor manera, más eficiente de manejar un determinado proceso de negocio. Si una empresa'prácticas de negocio s no siguen una de las mejores prácticas incorporadas en el diseño de SAP ERP, entonces el negocio debe rediseñar sus prácticas para que pueda utilizar el software. Aunque algún tipo de personalización es posible durante la implementación, muchas empresas todavía tienen que cambiar algunas de las formas en las que trabajan para encajar el software.
ERP para las medianas empresas y más pequeños Para 1998, la mayoría de las compañías de Fortune 500 ya se habían instalado sistemas ERP, por lo que los proveedores de ERP vuelto a centrar sus esfuerzos de marketing en empresas de tamaño medio (aquellas con menos de 1.000 empleados). pequeñas y medianas empresas representan un mercado maduro, rentable. Por ejemplo, en 2001, las pequeñas y medianas empresas en los Estados Unidos aumentaron su gasto de TI en más del 4 por ciento respecto al año anterior. Para atraer a este nuevo mercado, SAP desarrolló SAP Business All-in-One, un solo paquete que contiene los paquetes específicos, preconfigurados de SAP ERP a medida para determinadas industrias, como la automotriz, banca, productos químicos, petróleo y gas. Ya que se adapta a las industrias específicas, SAP Business Allin-One se puede instalar con mayor rapidez que el producto ERP estándar.Para hacer frente a las necesidades de las empresas más pequeñas, como los que tienen menos de 500 empleados, SAP adquirió el sistema ERP de TopManage sistemas financieros basados en Israel en 2002, y rebautizado este paquete SAP Business One. Las capacidades de SAP Business One se han incrementado en los últimos años tanto a través de un desarrollo interno de SAP y la adquisición de otras compañías de software, tales como iLytix sistemas AS, lo que sumado nuevas capacidades de información a SAP Business One. En julio de 2011, SAP anunció que SAP Business One estará disponible en un nuevo basado en suscripción, organizada ofreciendo a través de los partners de SAP. Además, SAP ha desarrollado su producto BusinessByDesign, que es un producto ERP hospedado por SAP y se accede a través de un navegador Web. Es un ejemplo del software-comoservicio-enfoque (SaaS) que elimina la necesidad de una empresa para comprar y mantener el software y el hardware para ejecutar una aplicación ERP. SaaS no elimina la necesidad de configurar el software para gestionar una empresa's procesos o la necesidad de formar a los usuarios del sistema, pero reduce la necesidad de personal de soporte para operar el sistema ERP. SaaS se discute con más detalle en el capítulo 8. SAP y Oracle tienen una competencia significativa para los clientes de pequeñas empresas de una serie de empresas de software ERP más pequeñas, como Sage Business Solutions, exacta, Infor y Epicor. En 2000, el gigante del software Microsoft adquirió Grandes Llanuras, un proveedor de software ERP, como la entrada en el mercado de ERP para pequeñas empresas. Microsoft cuenta actualmente con cinco productos ERP ofrecidos bajo la etiqueta de Microsoft Dynamics.
LAS RESPUESTAS DEL SOFTWARE A LOS CAMBIOS DEL MERCADO A mediados de la década de 1990, muchas empresas se quejaron de la dificultad de implementar el sistema SAP R / 3. SAP se enfrentó a una aplicación cancelado por Dell Computers, una extensa aplicación en Owens Corning, y una demanda por la empresa ahora extinta drogas FoxMeyer. Cadbury experimentó un superávit muy publicitado de las barras de chocolate al final de 2005, debido, en parte, a una implementación de SAP ERP con problemas. En respuesta a estas y otras dificultades de aplicación, SAP desarrolló la aplicación SAP Acelerado (ASAP)
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
metodología, un marco para los sistemas de ejecución, para facilitar el proceso de implementación. SAP ha continuado el desarrollo de la metodología de implementación; la última versión, productos que se ejecutan en hardware separado y que extraer datos del sistema SAP ERP. En muchos casos, estos productos ofrecen versiones más flexible y potente de las herramientas disponibles en el sistema SAP ERP. SAVIA's Business Warehouse (BW) producto es un ejemplo de una solución de este tipo. Los clientes que necesitan más capacidad y flexibilidad para analizar los datos más allá de las herramientas y los informes estándar en el SD, PP, y los módulos de FI pueden agregar Business Warehouse (BW). El software BW se ejecuta en un servidor independiente y permite al usuario definir los métodos de análisis e informes únicas e integrar información de otros sistemas. Las herramientas utilizadas para analizar los datos en el sistema BW son conocidos como inteligencia empresarial (BI). Como un ejemplo del uso de la inteligencia de negocio que se pueden obtener mediante el uso de SAP's módulo de Almacén de negocios, SAP ha anunciado recientemente su herramienta de análisis de datos en memoria, SAP HANA (De alto rendimiento analítica Appliance), una tecnología que probablemente revolucionará Business Intelligence. En lugar de almacenar datos en unidades de disco duro, SAP'sistema HANA s almacena los datos en la memoria para un acceso más rápido de manera espectacular. SAP HANA permitirá a las empresas para analizar las operaciones comerciales y grandes volúmenes de datos transaccionales y analíticos en tiempo real. El sistema SAP ERP proporciona algunas herramientas para gestionar las interacciones con clientes y analizar el éxito de las campañas de promoción, pero SAP también vende una aplicación separada llamada Customer Relationship Management (CRM), que ha extendido las capacidades de servicio al cliente. SAVIA's producto CRM está diseñado para competir con los sistemas de CRM de los competidores, como Oracle's aplicación Siebel CRM. SAP abordó la cuestión del intercambio de datos a través de Internet con su plataforma de integración NetWeaver, lo que proporciona un medio unificadas para conectar los sistemas SAP con otros sistemas ya Internet. Como todas las tecnologías, el software ERP y productos relacionados están cambiando constantemente. Por lo tanto, el reto para una empresa es no sólo para evaluar un proveedor de ERP's ofertas de productos actuales, sino también para evaluar sus estrategias de desarrollo y planes de producto.
SELECCIÓN DE CONSULTORES Y VENDEDORES Debido a que los paquetes de software ERP son tan grandes y complejas, una persona no puede comprender plenamente un único sistema ERP; también es imposible para un individuo para comparar adecuadamente los varios sistemas. Por lo tanto, antes de elegir un proveedor de software, la mayoría de las empresas estudian sus necesidades y luego contratar a un equipo externo de consultores de software para ayudar a elegir el proveedor adecuado de software (s) y el mejor enfoque para la implementación de ERP. Trabajando en equipo con el cliente, los consultores aplican sus conocimientos para la selección de un proveedor de ERP (o proveedores) que mejor se adapta a sus clientes's necesidades. Después de recomendar un proveedor, los consultores suelen recomendar los módulos de software que mejor se adapten a la empresa'operaciones s, junto con las configuraciones
dentro de esos módulos que son más apropiadas. Esta planificación previa debe incluir no sólo a los consultores y una empresa'departamento de TI s, pero la gestión de todas las áreas funcionales de la empresa también.
Capitulo 2
EL significado y las ventajas del software y de los sistemas ERP 36
La importancia de la ERP se encuentra en sus muchos beneficios. Recordemos que los sistemas integrados de información puede dar lugar a procesos de negocio más eficientes que cuestan menos que los de los sistemas no integrados. Además, los sistemas ERP ofrecen los siguientes beneficios: • ERP permite fácil integración global. Barreras de tasas de cambio de divisas, el lenguaje y la cultura se pueden salvar de forma automática, por lo que los datos pueden ser integrados a través de fronteras internacionales. • ERP integra a las personas y los datos al tiempo que elimina la necesidad de actualizar y reparar muchos sistemas informáticos separados. Por ejemplo, en un punto, Boeing tenía 450 sistemas de datos que se alimentan los datos en su proceso de producción; la empresa tiene ahora un único sistema de registro de datos de producción. • ERP permite a la dirección realidad gestionar las operaciones, no sólo su seguimiento. Por ejemplo, sin ERP, obteniendo una respuesta a“¿Cómo vamos?”requiere obtener datos de cada unidad de negocio y luego analizar esos datos para obtener una imagen completa e integrada. El sistema ERP ya tiene todos los datos, lo que permite al director que se centran en la mejora de procesos. Este enfoque mejora la gestión de la empresa en su conjunto, y hace que la organización sea más adaptable cuando se requiere un cambio. Un sistema ERP puede reducir drásticamente los costes y mejorar la eficiencia operativa. Por ejemplo, EZ-FLO International, Inc., un fabricante de productos de fontanería de gestión familiar y distribuidor, había estado experimentando un crecimiento de dos dígitos y necesitaba una plataforma de negocios escalable para soportar su crecimiento global. La compañía ha seleccionado SAP Business All-in-One a medida para la distribución al por mayor. Como resultado de las capacidades de los procesos integrados, EZ-FLO ha sido capaz de mejorar en gran medida sus procesos de gestión de inventario y ha eliminado su cuenta de inventario anual, que solía tomar 100 empleados dos días en completarse. Además, la compañía ha reducido los tiempos de entrega de fabricación en sus plantas domésticas por dos semanas. Estas mejoras en los procesos dirigidos a la mejora del servicio al cliente, y un aumento del 20 por ciento en el número de nuevos clientes-con un crecimiento del 12 por ciento en ventas por cliente. Welch Foods, Inc., es la transformación y comercialización subsidiaria de la Cooperativa Nacional de la Uva, una organización de 1.200 viticultores Estados Unidos y Canadá. En 2004, Welch's decidió implementar Oracle's E-Business Suite para tomar mejores decisiones con respecto a la mezcla de productos, producción y comercialización. para Welch's, una ventaja clave del sistema ERP es que proporciona una “única fuente de verdad” en los costos de producción y de los clientes y la rentabilidad del producto, lo que permite Welch'equipo de gestión s para tomar mejores decisiones de negocio.
PREGUNTAS SOBRE ERP ¿Cuánto cuesta un sistema ERP? El costo total de una implementación del sistema ERP incluye varios factores, incluyendo los siguientes: • • •
La escala del software ERP, que se corresponde con el tamaño de la empresa que sirve La necesidad de un nuevo hardware capaz de ejecutar software ERP compleja consultores' y analistas' matrícula
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
•
Cantidad de tiempo requerido para la implementación (que provoca la interrupción del negocio)
•
La formación (que cuesta tiempo y dinero)
Una gran empresa, uno con más de 1.000 empleados, es probable que gastar $ 100 millones a $ 500 millones para un sistema ERP con las operaciones que involucran a múltiples países, monedas, idiomas y las leyes fiscales. Tal instalación puede costar tanto como $ 30 millones en derechos de licencia de software, $ 200 millones en honorarios de consultoría, millones adicionales para la compra de nuevo hardware, e incluso más millones para formar a los directivos y empleados-y la plena aplicación del nuevo sistema podría tomar de cuatro a seis años. Una empresa de tamaño medio (una con menos de 1.000 empleados) podría gastar $ 10 millones a $ 20 millones en los costos totales de implementación y tener su sistema ERP en funcionamiento en unos dos años. Una empresa más pequeña, una con menos de $ 50 millones en ingresos anuales, podría llegar a pagar alrededor de $ 300.000 para una implementación de ERP, y uno con unos ingresos de 100 $-250 millones podría gastar alrededor de $ 1.4 millones. Para estas empresas más pequeñas, las implementaciones suelen tardar unos 10 meses.
En caso de que cada negocio Comprar un ERP paquete? Los paquetes ERP implican, por su diseño, una cierta manera de hacer negocios, y que requieren que los usuarios seguir a esa manera de hacer negocios. Para un negocio en particular, algunas de sus operaciones-o ciertos segmentos de sus operaciones-podría no ser un buen partido con las limitaciones inherentes en el ERP. Por lo tanto, es imprescindible para que una empresa para analizar su propia estrategia de negocio, organización, cultura, y la operación antes de elegir un enfoque de ERP.
Dow Chemical pasó siete años y cerca de la mitad de mil millones de dólares que aplican un sistema de empresa basada en la unidad central; ahora se ha decidido empezar de nuevo en una versión cliente-servidor.”En otro ejemplo, Kmart en 2002 canceló $ 130 millones debido a un proyecto de la cadena de suministro ERP fallado. En ese momento, Kmart no estaba contento con su software de cadena de suministro existente, y se trató de poner en práctica otro producto demasiado rápido. Durante años, el gigante minorista estadounidense Wal-Mart decidió no comprar un sistema ERP, sino más bien para escribir toda su software interno. Walmart's filosofía era que el proceso de negocio estratégica global debería conducir la tecnología. La compañia'Se animó al personal de TI s considerar el aspecto de comercialización de un proceso en primer lugar, y luego dejar que el seguimiento de la tecnología. Sin embargo, en 2007, Walmart cambió su curso y decidió implementar SAP Financials. El CIO de Walmart se dice que dijo que la implementación de SAP's paquete financiero permitiría a la compañía a crecer en muchos países, entre ellos China. Los sistemas ERP están apareciendo en algunas industrias improbables. El gobierno de Singapur está llevando a cabo un proyecto de ERP que unirá 20 profesionales de la salud diferentes bajo un mismo sistema, que se estima en un 20 por ciento más eficiente y eliminará una gran cantidad de información duplicada. Junto con los módulos normales que un sistema ERP contiene, como finanzas y gestión de recursos humanos, este sistema de salud de la empresa incluirá registros médicos electrónicos y módulos de gestión clínica.
A veces, una empresa no está listo para ERP. En muchos casos, surgen dificultades de implementación de ERP cuando la administración no entiende completamente sus procesos de negocio actuales y no puede tomar decisiones de implementación en el momento oportuno. Una ventaja de
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un sistema ERP es que puede reducir los costos mediante la racionalización de los procesos de negocio. Si una empresa no está preparado para cambiar sus procesos de negocio para hacerlos más eficientes, a continuación, lo hará encontrarse con una gran factura de gastos de software y consultoría, sin mejoría en el desempeño organizacional.
OTRA MIRADA Sostenibilidad y ERP Los sistemas ERP ayudan a las empresas realizar un seguimiento de su consumo de energía. SAP y Walmart no sólo se han unido para la aplicación de la gigante minorista'Es software financiero, sino que también están promoviendo un frente unificado en la sostenibilidad-centrándose en la reducción de la contaminación, mientras que el aumento de las ganancias-mediante el uso de software ERP. Muchos clientes de SAP han reducido el consumo de energía; por ejemplo, 7-Eleven redujo su uso de energía de enfriamiento 12 por ciento, Dannon redujo sus costos de combustible por 22 por ciento con una mejor gestión de su sistema de transporte, y Kendall-Jackson fabricantes de vino cortar su factura de iluminación por 40 por ciento-todo a través del uso de información mejorada de su sistema ERP. Las empresas pueden utilizar el software para realizar un seguimiento e informar sobre su consumo de energía; Sin embargo, con el fin de hacer cambios, una empresa debe determinar la línea de base de su consumo de energía. Por ejemplo, Wal-Mart se sorprendió al descubrir que sólo el 8 por ciento de su huella de carbono estaba bajo el control directo de la empresa, el 92 por ciento restante estaba en la empresa'cadena s de suministro. Desde 85 por ciento de Walmart'proveedores s Run SAP, Walmart vieron una oportunidad para fomentar el ahorro de energía por parte de las empresas que suministran las tiendas Walmart. aplicación de software sostenibilidad de SAP permite Walmart y sus proveedores para realizar un seguimiento de su consumo de energía, las emisiones y el consumo de otros recursos naturales.
Pregunta: 1.
¿Qué tan importante es la sostenibilidad de una empresa'Es línea de fondo? ¿Qué le parece la imagen?
Es inflexible software ERP? Aunque muchas personas afirman que los sistemas ERP (especialmente el sistema ERP SAP) son rígidos, SAP ERP sí ofrece numerosas opciones de configuración que ayudan a las empresas personalizar el software para adaptarlo a sus necesidades particulares. Además, los programadores pueden escribir rutinas específicas para aplicaciones especiales en SAP's lenguaje interno de programación, llamado de programación de aplicaciones de negocios Avanzada (ABAP). La plataforma de integración, NetWeaver, ofrece una mayor flexibilidad en la adición de componentes de SAP y no SAP para una empresa'infraestructura de TI s. Las empresas tienen que tener cuidado con la cantidad de programación a medida que incluyen en sus implementaciones, o podrían encontrar que simplemente han vuelto a crear sus sistemas de información existentes en un nuevo paquete de software en lugar de obtener los beneficios de la mejora de procesos de negocio integrados. En su implementación de PeopleSoft, FedEx Corporation instalado los sistemas para funciones de recursos financieros y humanos con
poca o ninguna modificación. Una vez que un sistema ERP está en su lugar, tratando de configurarlo de nuevo, conservando la integridad de datos es costoso y consume tiempo. Es por ello que la planificación previa a la aplicación rigurosa es tan
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
importante. Es mucho más fácil de personalizar un programa ERP durante la configuración del sistema, antes de que se han almacenado los datos. 39
Lo Retorno Puede una empresa puede esperar de su inversión ERP? Los beneficios financieros proporcionados por un sistema ERP puede ser difícil de calcular porque a veces ERP aumenta los ingresos y disminuye los gastos en formas que son difíciles de medir. Además, algunos cambios tienen lugar durante un largo período de tiempo que son difíciles de rastrear tales. Por último, el sistema de información de edad no puede ser capaz de proporcionar buenos datos sobre el desempeño de la empresa antes de la implementación de ERP, lo que hace difícil la comparación. Aún así, el rendimiento de una inversión ERP puede ser medido e interpretado de muchas maneras: •
• • • • •
Debido ERP elimina el esfuerzo redundante y datos duplicados, se puede generar un ahorro en gastos de operaciones. Y debido a que un sistema ERP puede ayudar a una empresa producir bienes y servicios más rápidamente, más ventas se pueden generar todos los meses. En algunos casos, una empresa que no implementa un sistema ERP puede ser forzado a salir del negocio por competidores que tienen un sistema ERP-¿cómo se calcula la ventaja monetaria de permanecer en el negocio? Un sistema ERP del buen funcionamiento puede salvar una empresa's de personal, proveedores, distribuidores y clientes una gran frustración-un beneficio que es real, pero difícil de cuantificar. Debido a que tanto el ahorro de costes y aumento de los ingresos se producen durante muchos años, es difícil poner una cifra exacta en dólares a la cantidad acumulada de la inversión original ERP. Debido a que las implementaciones de ERP toman tiempo, puede haber otros factores que afectan a la empresa de negocios's costos y rentabilidad, por lo que es difícil aislar el impacto del sistema ERP solos. Los sistemas ERP proporcionan datos en tiempo real, permitiendo a las empresas para mejorar la comunicación con los clientes externos, que pueden mejorar las relaciones con clientes y aumentar las ventas.
¿Cuánto tiempo se tarda en ver un retorno de una inversión de ERP? Un retorno de la inversión (ROI) es una evaluación de un proyecto de inversión'valor s, se calcula dividiendo el valor del proyecto's beneficios por el proyecto's costos. Un sistema ERP's retorno de la inversión puede ser difícil de calcular debido a los muchos costos y beneficios intangibles anteriormente mencionados. Algunas empresas ni siquiera tratan de hacer el cálculo, sobre la base de que el paquete es tan necesario como tener electricidad (que no está justificada como un proyecto de inversión). Las empresas que hacen que el cálculo del ROI han visto resultados muy variables. Algunas empresas de consultoría de ERP se niegan a hacer las implementaciones de ERP a menos que su compañía cliente realiza un retorno de la inversión. Peerstone Las investigaciones realizadas en más de 200 empresas que utilizan sistemas SAP o ERP Oracle y encontró que el 38 por ciento de los encuestados no realizan evaluaciones formales de ROI. En el estudio Peerstone Investigación, el 63 por ciento de las compañías que realizar el cálculo informó un ROI positivo para ERP. Las empresas manufactureras son más propensos a ver un ROI positivo que las organizaciones gubernamentales o educativas. Sin embargo, la mayoría de las empresas no financieras informaron que los objetivos eran la principal motivación para sus instalaciones de ERP. Setenta y uno por ciento de las empresas encuestadas dijo que el objetivo detrás de la instalación de ERP se ha mejorado la visión de gestión. Aunque Nestlé EE.UU. tuvo problemas con su implementación de ERP, se estima un
ahorro de $ 325 millones de dólares, después de pasar seis años y más de $ 200 millones en la aplicación.
Capitulo 2
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Toro, un fabricante cortadora de césped al por mayor, gastó $ 25 millones y cuatro años para implementar un sistema ERP. Al principio, fue difícil retorno de la inversión para Toro de cuantificar. Entonces el surgimiento de una base de clientes más amplia de minoristas nacionales, tales como Sears y Home Depot, hizo más fácil de cuantificar los beneficios. Con este mayor número de clientes, Toro'sistema ERP s le permitió ahorrar $ 10 millones en costos de inventario al año-el resultado de una mejor producción, almacenamiento y métodos de distribución. Una reciente encuesta de empresas pequeñas y medianas mostró que sólo el 48 por ciento siempre hacer una evaluación retorno de la inversión, y sólo el 25 por ciento siempre se repite el cálculo después de la implementación. Estos pequeños y medianos propietarios de negocios creen que sólo necesitan un ERP para apoyar su negocio, incluso si no se realiza el cálculo del ROI.
¿Por qué algunas empresas tienen más éxito con ERP que otros? Los primeros informes de aplicación ERP indican que sólo un pequeño porcentaje de las empresas experimentó una implementación óptima de sus nuevos sistemas ERP e inmediatamente comenzó a recibir los beneficios que esperaban. Sin embargo, es importante poner dichos informes en perspectiva. Todos los tipos de implementaciones de software pueden sufrir demoras, sobrecostos y problemas de rendimiento-no sólo los proyectos de ERP. Tales retrasos han sido un gran problema para la industria es desde los primeros días de la informática empresarial. Sin embargo, vale la pena pensar específicamente acerca de por qué pueden ocurrir problemas de instalación del ERP. Se pueden encontrar numerosos casos de problemas de implementación en las noticias. WL Gore, el fabricante de tejido Gore-Tex, tenía problemas para implementar su sistema de PeopleSoft para el personal, nómina y beneficios. El fabricante demandó PeopleSoft, Deloitte & Touche LLP y Deloitte Consulting para la incompetencia. WL Gore acusó a los consultores por no entender el sistema y salir de su departamento de personal en un lío. consultores de PeopleSoft fueron traídos para resolver los problemas después de la implementación, pero el costo del arreglo WL Gore otros cientos de miles de dólares. Hershey Foods (ahora The Hershey Company) tenían un lanzamiento aproximada de su sistema ERP en 1999, debido a su uso de lo que los expertos llaman el “Big Bang”enfoque de la ejecución, en el que enormes piezas del sistema se implementan todos a la vez. Las empresas rara vez utilizan este enfoque porque es muy arriesgado. Hershey'departamentos s de procesamiento de pedidos y envío tuvieron problemas técnicos que se lleva a fijar hasta septiembre. Debido a eso, Hershey ha perdido una gran parte del mercado de los dulces de Halloween de ese año. Por lo general, un despliegue lleno de baches y de bajo rendimiento de la inversión son causados por problemas de la gente y las expectativas equivocadas, no fallos en el ordenador:
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Algunos ejecutivos ciegamente esperan que el nuevo software va a curar los problemas fundamentales del negocio que no son curables por cualquier software. La raíz de un problema puede estar en los procesos de negocio principales defectuosas. A no ser que la empresa cambia sus procesos de negocio, que sólo será informatizando una manera ineficaz de hacer negocios. Algunos ejecutivos y gerentes de TI don't toma el tiempo suficiente para un análisis adecuado durante la fase de planificación y ejecución.
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Algunos ejecutivos y gerentes de TI escatiman en la educación y formación de los empleados.
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Algunas compañías no ponen la propiedad o la rendición de cuentas para el proyecto de implementación de las personal que operará el sistema. Esta falta de propiedad puede conducir a una situación en la que la aplicación se convierte en un proyecto de TI en lugar de un proyecto de toda la empresa.
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A menos que un proyecto tan grande como una instalación de ERP es promovido desde arriba hacia abajo, que está condenado al fracaso; altos ejecutivos deben estar detrás de un proyecto 100 ciento si va a tener éxito. Un reciente estudio académico tratar de identificar los factores críticos de éxito de las implementaciones de ERP mostró que un buen gestor de proyectos era crítico y fundamental para el éxito de un proyecto. Además, el entrenamiento fue crucial-junto con un promotor del proyecto, es decir, alguien que podría no estar en el papel de CEO, pero que trae el entusiasmo y el liderazgo de un proyecto. implementación de ERP trae una enorme cantidad de cambio para los usuarios del sistema. Los gestores tienen que gestionar de forma eficaz que el cambio con el fin de garantizar una aplicación uniforme.
Muchos expertos en implementación de ERP hacen hincapié en la importancia de la educación y la capacitación adecuada para los empleados y gerentes. La mayoría de la gente naturalmente se resistirán a cambiar la forma de hacer su trabajo. Muchos analistas han señalado que el apoyo activo de alta dirección es crucial para la aceptación y aplicación de tales cambios en toda la empresa con éxito. Algunas empresas separan de buen grado con los fondos para el software y el hardware nuevo, pero no lo hacen adecuadamente presupuesto para formación de los empleados. software ERP es complejo y puede ser intimidante al principio. Este hecho por sí solo avala la necesidad de una formación adecuada. Gartner Research recomienda asignar el 17 por ciento de un proyecto's presupuesto a la formación. Las empresas que inviertan menos de 13 por ciento en la formación son tres veces más propensos a tener problemas con sus implementaciones de ERP. El costo incluye formación de los empleados sobre cómo utilizar el software para hacer su trabajo, los empleados' el tiempo de inactividad no productiva durante el entrenamiento, y-muy importante-educar a los empleados acerca de cómo los datos que controlan afectan a toda la operación del negocio. Nestlé aprendió muchas lecciones de la implementación de un sistema ERP. Su, $ 210 millones del proyecto de seis años se dirigía inicialmente para el fracaso porque Nestlé didn't incluyen en el equipo de implementación de cualquier empleado de los grupos operativos afectados. Los empleados dejan la empresa, la moral estaba baja, y llamadas al servicio aumentaron. Después de tres años, la aplicación ERP se detuvo temporalmente. Nestlé EE.UU.'s vicepresidente y CIO en ese momento, Jeri Dunn, se enteraron de que los grandes proyectos de implementación de software no son realmente sobre el software, sino que son sobre la gestión del cambio. “Cuando se mueve a SAP, que está cambiando la forma de trabajar.... Usted está disputando sus principios, sus creencias, y la forma en que lo ha hecho cosas por muchos, muchos años,”dijo Dunn. Después de abordar los problemas iniciales, en última instancia, Nestlé cosechó los beneficios de su instalación ERP. Para muchas empresas, se necesitan años antes de que puedan sacar el máximo provecho de la amplia variedad de capacidades de sus sistemas ERP. La mayoría de las instalaciones de ERP hacen generar rendimientos, y la cobertura de noticias se centra ahora en cómo las empresas obtienen valor de sus sistemas existentes o están actualizando y añadiendo funcionalidad a sus sistemas ERP existentes. Del Monte Foods necesario para cumplir con Walmart's y Target's requisitos para el seguimiento de paquetes utilizando dispositivos de identificación por radiofrecuencia (RFID), por lo que aproximadamente un año después de su instalación del sistema ERP, la compañía ataron sus aplicaciones RFID en su plataforma SAP existente y está trabajando para hacer que su cadena de suministro más eficiente.
La continua evolución de ERP La comprensión de las implicaciones sociales y empresariales de las nuevas tecnologías no es fácil. Howard H. Aiken, el ingeniero pionero equipo detrás de la primera digitales a gran escala
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Capitulo 2
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ordenador, el Harvard Mark I, predijo en 1947 que se necesitarían sólo seis ordenadores digitales electrónicos para satisfacer las necesidades informáticas de todo Estados Unidos. Hewlett-Packard dejó pasar la oportunidad de comercializar el equipo creado por Steve Wozniak que se convirtió en la manzana I. y fundador de Microsoft, Bill Gates no apreciar la importancia de Internet hasta 1995, momento en el cual Netscape controló la mayor parte del mercado de los navegadores de Internet. (Gates, sin embargo, no remodelar radicalmente Microsoft en torno a una estrategia de Internet a finales de la década de 1990. Su navegador Internet Explorer es ahora más comúnmente utilizado que cualquier otro.) Por lo tanto, incluso las personas que son más conocedores de una nueva tecnología no siempre entienden plenamente su capacidades o cómo cambiará negocios y la sociedad. Los sistemas ERP han sido de uso común sólo a partir de mediados de la década de 1990. Como este joven la tecnología continúa madurando, los proveedores de ERP están trabajando para resolver los problemas que afectan a la capacidad de adaptación a los clientes. El crecimiento de la potencia de cálculo de los dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas va a crear más oportunidades para las empresas de ERP para desarrollar aplicaciones que proporcionan a los clientes con datos instantáneos al tiempo que mejora su eficiencia.
OTRA MIRA OTRA MIRADA ERP permite para la panadería de expansión Chain Au Bon Pain, la cadena de panadería y cafetería ubicado en Boston, opera 200 puntos de venta en los Estados Unidos y Asia. En los últimos tres años, la revista de la Salud ha llamado Au Bon Pain uno de América's top cinco cadenas más saludables restaurante de comida rápida. La compañía tenía un interés en la expansión, y Tim Oliveri, la empresa'Es director financiero, quería Au Bon Pain para ser capaz de reaccionar a los cambios del mercado con mayor rapidez al tiempo que reduce sus costes. La compañia's sistemas de información existentes de la herencia se la detiene, pero la compañía's decisión de implementar un sistema ERP SAP está ayudando a alcanzar estos objetivos. El nuevo sistema ERP reemplazado sistemas dispares, algunos de los cuales estaban en formato de papel. Este sistema integrado de la empresa trae la entrada principal a la oficina de apoyo a través de un número de diferentes implementaciones de módulos. Con el mismo sistema, la empresa es capaz de reducir su ciclo de presentación de informes financieros de semanas a días, y el sistema permite una mejor gestión de Au Bon Pain's fuerza de trabajo a través de un portal basado en la Web. Además, el nuevo sistema facilita un mayor cumplimiento de las regulaciones financieras y una mejor gestión de ventas, junto con la compra electrónica de todas las materias primas. Un impulso para la instalación de este sistema ERP era que la administración sea capaz de digerir la información sobre las condiciones del mercado, y reaccionar rápidamente para abrir nuevas tiendas o renovar las tiendas existentes. Por ejemplo, los cafés en la ciudad de Nueva York han sido objeto recientemente de renovaciones importantes, lo que resulta en aumento de las ventas de dos dígitos. Más cafés se han previsto para abrir pronto.
Pregunta: 1.
Supongamos que posee y dirige una pequeña tienda de café local. Tu haces todo el ordenamiento de ingredientes para su tienda de café a mano-utilizando lápiz, papel, correo electrónico y teléfono. Todos sus ventas se registran a mano en un libro, y transcritas para la presentación de los impuestos de pequeñas empresas. ¿Cómo es posible que un sistema ERP pequeña ayudar a su empresa a ser más eficiente? ¿Cómo sería un sistema ERP permitirá hacer?
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
OTRA MIRADA 43
El comprador se guarda: Comprobar que Contrato La historia de la industria del software ERP está plagado de implementaciones fallidas. Una de las últimas demandas es por la Universidad Estatal de Montclair, en Nueva Jersey, que está demandando a Oracle para una implementación fallida. Originalmente, la escuela se contrajo con Oracle (PeopleSoft) para comprar un paquete de ERP para $ 4,3 millones con un adicional de $ 15.75 millones de dólares para la implementación. Al año siguiente, después de algunos retrasos, Oracle buscó un adicional de $ 8 millones para completar el proyecto. Universidad de Montclair negó el cargo adicional, y Oracle dejó el proyecto. Ahora Montclair es la estimación que va a dar un adicional de $ 20 millones para completar la implementación. Los expertos coinciden en que las demandas de este tipo no son productivas; en realidad nadie gana. Es esencial que los clientes pagan la inspección cercana al contrato legal establecido entre ellos y el proveedor de software. software ERP es extremadamente complejo, y es a menudo difícil de hacer las preguntas correctas en la negociación de los contratos. Lo más importante, el cliente debe comprender sus propios procesos de negocio y ser capaz de transmitirlas al proveedor de software. El cliente también debe aceptar que sus procesos de negocio tendrán que cambiar para adaptarse al software. Por si fuera poco, el precio de los muchos paquetes ERP es muy compleja, con una variedad de diferentes modelos de licencias para elegir. La conclusión es: Entender el contrato que está firmando.
Pregunta: 1.
Investigar el tema de los contratos de ERP en Internet. ¿Cómo podrían los proveedores de ERP que sea más fácil para los clientes para entender sus modelos de licencia? ¿Qué podrían hacer los clientes para asegurar un contrato contiene todas las eventualidades posibles?
Capitulo 2
Resumen del capítulo 44
• Varios desarrollos en los sistemas ERP de negocios y tecnología permitió evolucionar a su forma actual: •
La velocidad y la potencia del hardware de computación aumentaron de manera exponencial, mientras que el costo y el tamaño disminuyeron.
•
arquitectura cliente-servidor temprana proporcionó el marco conceptual para múltiples usuarios que comparten datos comunes.
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Cada vez más sofisticado software facilita la integración, especialmente en dos áreas: Contabilidad y Finanzas y planificación de necesidades de material.
•
Dado que las empresas crecieron en tamaño, y el entorno empresarial se hizo más complejo y competitivo, los gerentes de empresas comenzaron a exigir sistemas de información más eficientes y competitivos.
•
SAP AG produjo un complejo programa, ERP modular llamado R / 3. El software puede integrar todo el negocio de una empresa mediante el uso de una base de datos común que vincula todas las operaciones, lo que permite optimizar las operaciones intercambio de datos en tiempo real y.
•
SAP R / 3, que ahora se llama ERP de SAP, es módulos que ofrecen software modulares para Ventas y Distribución, Gestión de materiales, planificación de producción, gestión de calidad, y otras áreas.
•
software ERP es costoso comprar y requiere mucho tiempo para poner en práctica, y que requiere una formación significativa de los empleados, pero las ganancias pueden ser espectaculares. Para algunas empresas, sin embargo, el retorno de la inversión puede no ser inmediata o incluso calculables.
•
Los expertos prevén que el enfoque futuro de ERP estará en aplicaciones para dispositivos móviles y proporcionando acceso instantáneo a grandes volúmenes de datos.
Términos clave Advanced Business Application Programación (ABAP) Módulo de Gestión de Activos (AM) mejores prácticas arquitectura cliente-servidor Controlling (CO) módulo sistema de gestión de base de datos (DBMS)
arquitectura abierta Mantenimiento módulo (PM) Planificación módulo de producción (PP) Sistema proyecto de módulo (PS) Gestión de la Calidad del módulo (QM) R/3
intercambio electrónico de datos (EDI)
retorno de la inversión (ROI) Ventas y distribución de módulos (SD)
Contabilidad financiera módulo (FI)
SAP ERP
Recursos Humanos módulo (HR)
escalabilidad
sistema legal
silo
requerimientos de materiales (MRP)
grupo de tolerancia
El desarrollo de sistemas de gestión empresarial
Ceremonias 1. La ley de Moore se dice que es más de una tendencia, en lugar de una representación de lo real número de transistores en un chip de silicio. ¿Cuál es el estado actual de la Ley de Moore? Si no se mantiene exactamente cierto, ¿qué significa esto para el futuro de la industria de la computación? 2.
¿Cuáles son las principales características de un sistema ERP? ¿Cuáles son algunas de las características de nuevo desarrollo de sistemas ERP?
3.
Imagine que su tío posee y opera una empresa de construcción. La compañía es propietaria de una serie de piezas muy caras de maquinaria, tales como retroexcavadoras, para la construcción de casas y edificios de apartamentos. Hasta ahora, su tía ha “tomado el cuidado de los libros”, manteniendo los registros financieros a mano. Sin embargo, el negocio está mejorando, y ha conseguido muy atrás en la presentación de impuestos, pago de facturas, y así sucesivamente. Escribir un ensayo persuasivo a su tío acerca de por qué se necesita un sistema ERP y cómo ayudaría no sólo con la carga de la facturación, nóminas, y la presentación de impuestos, sino también con el seguimiento de maquinaria cara de la empresa. El uso de Internet para la investigación.
4.
Mucho se ha escrito en los medios de comunicación acerca de los sistemas ERP, tanto en forma impresa y en línea. El uso de recursos de la biblioteca o Internet, informe sobre la experiencia positiva de una empresa con la implementación de un sistema ERP, y en la experiencia decepcionante de otra compañía.
5.
Algunos de los ejemplos que se muestran en este capítulo son de un sistema tradicional de ERP de SAP. Considere algunos sistemas ERP más pequeños. Buscar en Internet en el Business One de SAP, y un sistema más pequeño adicional, tales como software o software de Pronto exacta. Comparación de dos de los sistemas, y la lista de las similitudes entre las ofertas de tipo de módulo. ¿Hay diferencias claras entre ellos?
6.
el sitio web de la revista CIO visita, www.cio.com, y llevar a cabo una búsqueda en ERP. Con base en los resultados de búsqueda, elegir un ejemplo de una implementación de ERP, y escribir un memo a su instructor que describe la aplicación. Discutir la manera en que usted piensa que la compañía que adopta el sistema ERP podría haber mejorado su aplicación.
7.
[Ejercicio de reto] A partir de la biblioteca electrónica de su universidad, obtener una copia del artículo, “Factores críticos de éxito en la gestión basada en la aplicación de sistemas de gestión empresarial”, de Joseph Bradley (Revista Internacional de Sistemas de Información Contable, Volumen 9, núm. 3, páginas 175-200, septiembre de 2008). Escribir un documento de tres páginas en los resultados de este estudio en relación con los factores críticos para el éxito de una implementación de ERP. Elija cinco factores que usted piensa que son más importantes, y enfocar su escritura en los cinco.
45
Capitulo 2
46
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CAPÍTULO
3
MARKETING Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EL PROCESO DE VENTA OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Describir los procesos de ventas no integrados de la compañía ficticia ajustador Snacker
•
Explicar por qué los sistemas de información de marketing y ventas no integrados conducen a la ineficiencia de toda la empresa, mayores costos, pérdida de beneficios, y la insatisfacción del cliente
•
Discutir la venta y distribución en el sistema SAP ERP, y explicar cómo el intercambio de datos integrada aumenta la eficiencia en toda la empresa
•
Describe cómo procesa SAP ERP una orden de venta estándar
•
Describir los beneficios de la gestión de relaciones con los clientes (CRM)
INTRODUCCIÓN En este capítulo, usted comenzará a aprender acerca de las operaciones del ajustador Snacker (FS), una ficticia empresa que fabrica barras de bocadillos saludables. Como se verá, los sistemas de información actuales de la empresa no están integrados, lo que causa problemas en todas las áreas funcionales. Durante el resto de este libro, vamos a utilizar ajustador Snacker para ilustrar los conceptos de sistemas de información en general y ERP conceptos, en particular.
Capítulo 3 Al igual que con muchas empresas, marketing y ventas es el punto focal de muchas de las actividades del ajustador.
50
¿Por qué? Debido a Marketing y Ventas es responsable de la venta de productos de la compañía, y aquellos las ventas son la única fuente de ingresos de la compañía. Eso significa que el personal de marketing a menudo guían el las estrategias clave de la empresa y las tácticas de la toma de decisiones con respecto a cuestiones tan importantes como: •
¿Qué productos debemos producir?
•
La cantidad de cada producto debemos producir?
•
¿Cómo podemos promover y publicitar nuestros productos?
•
¿Cómo debemos distribuir nuestros productos para la máxima satisfacción del cliente?
•
¿Qué precio deberíamos cobrar por nuestros productos? Sobre una base, la comercialización del día a día y de ventas está implicada en la generación de los datos clave de transacción
(Incluidos los datos de ventas de la grabación), la creación de facturas de los clientes, y la asignación de crédito a los clientes. Como se vio en los capítulos anteriores, la disponibilidad de una base de datos común es una de las ventajas de contar con un sistema integrado de información, ya que los datos en el sistema son consistentes a través de la diferentes módulos. La integración puede conducir a problemas, sin embargo. Si los datos no son correctos, el error servirán en todos los módulos.
Como se señaló anteriormente, los sistemas de información de marketing y ventas de cerrajero no están actualmente bien integrado con otros sistemas de información de la compañía. Debido a esto, el uso de toda la compañía de datos de la transacción es ineficiente, como se verá más adelante en este capítulo. También aprenderá de cómo ajustador Los sistemas de comercialización y ventas podrían mejorarse mediante el uso de software ERP. Comenzamos mirando una visión general de las operaciones de la empresa.
DESCRIPCIÓN GENERAL Más en forma Snacker fabrica y vende dos tipos de barras de bocadillos nutritivos: NRG-A y B-NRG. La NRG-A bar revendedores“energía avanzada,” y se jacta de NRG-B “Organismo de Fomento de proteínas.” Cada barra contiene una mezcla de los siguientes ingredientes: •
Dry mezcla de base: la avena, el germen de trigo, proteína en polvo, y especias
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
• •
mezcla de base húmedo: miel y aceite de canola Vitaminas y minerales
Cada tipo de barra contiene ingredientes únicos adicionales: NRG-A contiene pepitas de algarroba y pasas, y NRG-B contiene avellanas y dátiles. 51 Ajustador's fuerza de ventas está organizado en dos grupos: la división de distribución y de la directa División de ventas. La división de distribución vende a los intermediarios que distribuyen las barras de pequeñas tiendas, operadores de máquinas expendedoras y tiendas de alimentos saludables. La División de Ventas Directas vende directamente a los grandes supermercados, tiendas de artículos deportivos y otros grandes almacenes de cadena. Las dos divisiones operan por separado el uno del otro, en efecto, rompiendo la comercialización y el área funcional de ventas en dos piezas. Cada división tiene una estructura organizativa que interactúa con ajustador'S otras áreas funcionales, tales como Contabilidad y Finanzas y Gestión de la Cadena de Suministro. Las dos divisiones de ventas difieren principalmente en términos de volumen de pedidos y condiciones de precio. La División de Venta Directa ofrece descuentos por volumen a los clientes para fomentar las ventas más grandes órdenes, que son más eficientes para procesar. La división de distribución cobra a los clientes un precio fijo inferior debido a que las órdenes son generalmente grandes. Cada ordenindependientemente de su tamaño- genera costos relacionados con el papeleo, el transporte y la manipulación de la orden. Por lo tanto, una orden de 500 casos de bares incurre en los mismos costes de manipulación como un orden de 10 casos. Sin embargo, la orden grande podría generar $ 5,000 en ganancias, mientras que la pequeña orden puede generar sólo $ 100. Ambas divisiones envían a sus clientes que solicitan las facturas del total equilibrar dentro de los 30 días y ofreciendo un descuento del 2 por ciento si el cliente paga dentro de 10 días (2-10/30 netos). Además de vender bares bajo la marca ajustador Snacker, la compañía también empaqueta los bares en las envolturas de marca blanca para algunas cadenas de tiendas.
PROBLEMAS CON EL PROCESO DE VENTAS mecánico snacker Muchos de ajustador's de órdenes de venta tienen algún tipo de problema, como la fijación de precios incorrectos, llamadas excesivas al cliente de los retrasos de información, procesamiento de pedidos, se perdió las fechas de entrega, y así sucesivamente. Estos problemas se deben a ajustador tiene tres sistemas de información independientes: el sistema de órdenes de venta, el sistema de almacenamiento y el sistema de contabilidad. La información de cada sistema es compartido por vía electrónica a través de la transferencia de archivos periódicas (sistema de pedido de venta al sistema de contabilidad) o manualmente mediante impresión en papel (estado de crédito del departamento de contabilidad de empleado de ventas). El elevado número de transacciones manuales crea muchas oportunidades para que los errores de entrada de datos. Además, no toda la información almacenada en los tres sistemas está disponible en tiempo real, lo que resulta en precios incorrectos y la información de crédito. En cada división de ventas, ajustador tiene cuatro vendedores que trabajan en la carretera, además de dos empleados que trabajan en la oficina de ventas. Los vendedores trabajan a comisión y tienen un margen de maniobra en ofrecer a los clientes“descuentos discrecionales”para hacer una venta. El proceso de venta todo implica una serie de pasos que requieren coordinación entre Ventas, almacén, contabilidad, y recibir, como se muestra en la Figura 3-1. (Tenga en cuenta que la producción no está directamente involucrado en el proceso de ventas porque ajustador planes de producción utilizando una estrategia de fabricación contra stock, con el producto que se envía a los clientes de inventario de almacén en lugar de ser fabricado para pedidos específicos.)
51
Capítulo 3
Ventas orden
52
Almacén Ventas
Recoger, empacar, y enviar
Precio citar
Más en forma de Snacker proceso de ventas
Recepción Factura Devoluciones
Contabilidad Pago
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 3-1
El proceso de venta al ajustador Snacker
Citas ventas y pedidos Dar a un cliente una cotización de precios y luego tomando el cliente's orden debe ser un proceso sencillo, pero al ajustador no lo es. Para un nuevo cliente, el proceso de venta comienza con una llamada de ventas, lo que podría ser a través del teléfono o en persona. Al final de la llamada de ventas, el vendedor prepara una cita escrita a mano en una forma que genera dos copias. La cita original llega a los consumidores y el medio copia se envía por fax primero y luego enviada a la oficina de ventas; el vendedor conserva la copia de fondo para sus registros. En el formato de cotización es un número de teléfono gratuito que el cliente puede llamar para realizar un pedido. Una serie de problemas se puede producir con este proceso, incluyendo las siguientes: •
•
El vendedor podría hacer que un error en la oferta de ventas. Por ejemplo, un vendedor de la división de ventas directa puede ofrecer tanto un descuento por volumen y un descuento discrecional. Si el vendedor no tiene cuidado, los dos descuentos combinados podrían ser tan profunda que la compañía tiene poco o ningún beneficio en el orden. Los vendedores por fax una copia de sus presupuestos de ventas a la oficina de ventas, pero a veces un cliente llama para hacer un pedido antes de transmitir el fax.
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
En tales casos, el empleado de ventas no tiene conocimiento de los términos de la venta (que se detallan en la cotización) y debe pedir al cliente que repita la información. Por otra parte, incluso si la cita se ha enviado por fax, los datos no podría haber sido introducidos en la base de datos de clientes, por lo que la 53
•
cliente todavía podría tener que repetir la información del pedido. Esta situación también puede conducir a una orden duplicado. El fax recibido por la oficina de ventas es una copia de una forma escrita a mano, y podría no ser legible.
Cuando los clientes hacen un pedido, por lo general solicitar información sobre la fecha de entrega. Para obtener una fecha de envío, el empleado de ventas debe ponerse en contacto con el supervisor de almacén y preguntar si el cliente's pedido puede ser enviado inmediatamente desde el inventario, o si el envío se retrasará hasta un futuro ciclo de producción se entregaron en el depósito. Sin embargo, debido a que el supervisor del almacén es generalmente demasiado ocupado para obtener un recuento inventario actualizado, el total de todas las órdenes en espera de ser llenado, y averiguar cuántas otras órdenes están en proceso en la oficina de ventas, que sólo puede estimar la fecha de envío. Una vez que el empleado de ventas tiene el supervisor del almacén's estimado fecha de envío, se determina el método de envío y la forma de entrega tiempo tomará. A continuación, el empleado comprueba el cliente's estado de crédito. Para los nuevos clientes, el empleado rellena un formulario de crédito, cheques de papel que incluye datos de los clientes básicos y la cantidad de la orden. La forma va a contabilidad, donde los contadores realizan la verificación de crédito y luego regresar la forma de crédito de verificación que muestra el cliente's límite de crédito. Si la orden es de un cliente existente, el empleado comprueba un informe de papel de contabilidad que muestra el cliente's saldo actual, límite de crédito, y el saldo disponible. Sin embargo, debido a que el informe se genera por semana, podría no reflejar un cliente's pagos u órdenes más recientes. Si un cliente's crédito disponible es menor que la cantidad de la orden actual, asumiendo que no hay otras órdenes pendientes, el empleado llama al cliente para determinar la acción que el cliente desea tomar (reducir la cantidad de la orden, de prepago, o disputa la cantidad de crédito concedido). Una vez que los detalles de la orden se han finalizado, el empleado de ventas entra en el orden en el sistema de entrada de pedidos. El programa de ordenador realiza cuatro tareas importantes. En primer lugar, se almacena el cliente's datos de la orden, que se utilizan posteriormente para analizar el rendimiento de ventas a nivel de división. En segundo lugar, se imprime una lista de empaque y etiquetas de envío para el almacén de usar para recoger, empacar y enviar el cliente's orden. En tercer lugar, se produce un archivo de datos de todas las operaciones actuales para el Departamento de Contabilidad a utilizar para la preparación de facturas (este archivo se utiliza también para la financiera, fiscal y contabilidad de gestión, que se discute en el capítulo 5). Y en cuarto lugar, el archivo de datos se copian en una memoria USB cada noche para subir en la empresa'sistema de contabilidad s PC-based.
Capítulo 3
54
en el almacén, personal de producción podrían transferir cajas de presentación individuales directamente al almacén, o puede ser que primero empacar las cajas de presentación en los casos de envío. Para pedidos pequeños (menos de un caso de envío completa), el preparador de pedidos va al almacén con un carro de mano y tira el número de cajas de presentación que aparece en el embalaje lista. Si no hay suficientes cajas de presentación individual en el almacén para llenar la orden, el selector puede romper abierto una caja de envío para obtener el número requerido de cajas de presentación. Si lo hace, se supone que debe informar al supervisor del almacén para que pueda actualizar los registros de inventario-pero a veces se pasa por alto este paso. El selector entonces trae las cajas de presentación de nuevo a la zona de envasado orden pequeña, donde se empaquetan en una caja etiquetada-con la lista de empaque cerrado-y preparados para su transporte por un pequeño cargador paquete. Para pedidos grandes (uno o más casos de envío), el selector utiliza una carretilla elevadora para mover el número apropiado de cajas de transporte a la zona de envasado a gran orden. Trabajadores etiquetan para el envío, las cargan en un palet, y la fijación a la paleta con plástico retractilado para su protección. Estas paletas se envían ya sea por uno de ajustador's dos camiones de reparto o de un (LTL) portador menos-que-camión común. Más en forma de base de datos utiliza un programa de PC para gestionar los niveles de inventario en el almacén. El programa ajusta las cifras de nivel de inventario sobre una base diaria, utilizando los datos de los registros de producción (que muestran lo que se ha añadido al almacén), las listas (que muestran lo que se ha enviado desde el almacén) de embalaje, y cualquier otras fuentes de datos (tales como envío los casos que se han abierto para tirar cajas de presentación). Cada mes, el personal del almacén lleva a cabo un recuento de inventario físico para comparar el inventario real en la mano con lo que los registros de inventario en el programa de base de datos. Ajustador's conteos mensuales de inventario muestran que los registros de inventario son más del 95 por ciento de precisión. Aunque el 95 por ciento de precisión puede no suena tan mal, que tienen 5 por ciento significa que los errores ajustador regularmente tiene problemas de llenado de órdenes. Debido bares son algo perecedero, ajustador mantiene los niveles de inventario bastante bajo. Los niveles de inventario cambian rápidamente durante el día, y más en forma's sistema actual no proporciona un buen método para comprobar la disponibilidad de inventario. Como resultado, un selector podría ir a los estantes para recoger un pedido y descubrir que no hay suficientes bares para llenar la orden. En este caso, hay varios resultados posibles: •
•
•
• •
Puede haber más de ese tipo de bar en la zona de producción-listo para ser transferido al almacén-en cuyo caso el selector podía esperar hasta que el inventario se recibe en el almacén para terminar de recoger el pedido. Para un cliente importante que adquiere bares tiendas de marca, la producción podría cambiar los envoltorios y etiquetas caja de presentación actualmente en la línea de producción para el cliente's marca para producir barras suficientes para completar el pedido. En otras situaciones, el cliente puede estar dispuesto a tomar un envío parcial que consiste en lo que está en la mano, con el resto enviado cuando esté disponible-que se conoce como un pedido pendiente. O bien, el cliente lo prefiere, puede llevar la mercancía a la mano, cancelar el saldo de la orden, y realizar un nuevo pedido más tarde. Si el cliente's empresa tiene suficiente inventario disponible, el cliente puede preferir esperar hasta que todo el orden se puede enviar, con el consiguiente ahorro en gastos de envío.
Para determinar qué hacer en esta situación, el preparador de pedidos podría tener conversaciones con el supervisor del almacén, supervisor de producción, y empleado de ventas. Cualquiera que sea la decisión final, el supervisor del almacén tiene que ponerse en contacto con el empleado de ventas para que pueda notificar a la
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
al cliente (que no siempre ocurre cuando las cosas están ocupados) y el Departamento de Contabilidad para que puedan cambiar la factura.
Contabilidad y facturación 55
La facturación al cliente es problemático también. En primer lugar, los datos del sistema de entrada de pedidos actual sólo se carga en el sistema de contabilidad al final de cada día, por lo que el departamento de contabilidad no tiene información sobre las nuevas órdenes de venta hasta el día siguiente. Además, los empleados deben realizar manualmente los ajustes tanto en el sistema de entrada de pedidos y el sistema de contabilidad para los envíos parciales y por cualesquiera otros cambios que se han producido durante el proceso de las órdenes. Muchas veces estas correcciones no se hacen en ambos sistemas, causando discrepancias que deben ser corregidas al final del mes, momento en el que es más difícil para las partes involucradas a recordar lo que sucedió. correcciones de pedidos retrasados también a veces resultan en las facturas finales o inexactas. Si la factura completa está esperando para ser enviado por correo cuando el almacén notifica contabilidad de un envío parcial, a continuación, una nueva factura debe estar preparada. En cualquier caso, una factura finalmente se envía al cliente, separada del envío.
Pago y Devoluciones Ajustador's procedimiento para la tramitación de los pagos a menudo produce resultados frustrantes para los clientes. Casi todos los clientes pagan la factura dentro de los 10 días para recibir el descuento del 2 por ciento. Si los errores se han producido en el proceso de venta o de llenado de órdenes-de la cita original de entrar en el orden en el programa de pedidos de ventas para llenar el orden en el almacén-el cliente recibirá una factura incorrecta. A pesar de que ajustador ofrece a los clientes dos copias de facturas, muchos clientes no devuelven una copia de la factura con su pago, según las instrucciones. Los errores dan lugar a veces el cliente incorrecto's cuenta de que se le atribuye. Ajustador's devuelve procesamiento también es deficiente. debido ajustador'bares de aperitivos s no contienen conservantes, tienen una vida útil relativamente corta. De este modo, la compañía tiene una política de crédito en las cuentas de los clientes de bares devueltos que han excedido su“vender por” fecha (esta es una política generosa, porque es imposible saber quién-Ajustador o el cliente-es responsable de las barras no se venden antes de que caduquen). Más en forma también da crédito para casos dañados o defectuosos devueltos por los clientes. Los clientes se supone que llamar ajustador para obtener un número de autorización de devolución de material (RMA) para simplificar el proceso de acreditación. Cuando los casos son devueltos a ajustador, el departamento de recepción completa una hoja de material devuelto escrita a mano, con indicación del cliente que vuelve'Nombre s, el material devuelto, y el número de RMA. Sin embargo, muchos clientes no piden el número de RMA, o no incluirlo con su material devuelto, lo que hace que sea más difícil para el Departamento de Contabilidad dar crédito a la cuenta correspondiente. Mala caligrafía en la hoja de material devuelto también crea problemas para la contabilidad. Cuando una cuenta se convierte en mora, ajustador envía una carta de reclamación, que es el término para una carta notificando a un cliente que su cuenta es de pago vencido y solicitar si el pago no haya sido enviado. A medida que la cuenta se vuelve más delincuente, las cartas de reclamación por lo general se vuelven más directa y amenazante. Si un cliente's cuenta no ha sido debidamente acreditado, sin embargo, el cliente puede recibir una carta de reclamación por error, o puede recibir una llamada por si superan el límite de crédito después
de realizar un nuevo pedido. Tales situaciones dañan buena voluntad con los nuevos y repetidos clientes. En las siguientes secciones, aprenderá un sistema ERP podría mejorar el proceso de ventas para personal especializado Snacker.
Capítulo 3
Venta y distribución en ERP Un sistema ERP puede mejorar una empresa's proceso de pedido de venta de varias maneras. Debido a que un sistema ERP utiliza una base de datos común, se puede reducir al mínimo los errores de entrada de datos y proporcionar información precisa
56
información en tiempo real para todos los usuarios. Un sistema ERP también puede realizar un seguimiento de todos los datos de transacción (tales como facturas, listas de empaque, números RMA, y pagos) que participan en el proceso de pedido de cliente. Vamos a ver cómo un sistema ERP, SAP ERP-en particular, su módulo de Ventas y Distribución-gestiona el proceso de pedido de venta. (Otro software ERP se encarga del proceso de una manera similar.) En SAP ERP, transacciones y eventos importantes se les asigna un número para propósitos de registro. La evidencia electrónica de una transacción en SAP ERP se llama
“documento.” El módulo de SAP ERP Ventas y Distribución trata el proceso de pedido de venta como un ciclo de eventos. SAP ERP define hasta seis eventos para cualquier venta: • • • • • •
actividades de pre-venta procesamiento de órdenes de venta abastecimiento de inventario Entrega Facturación Pago
Actividades de pre-venta El primer paso en el proceso de ventas y distribución de SAP ERP es las actividades de pre-venta. En esta fase, los clientes pueden obtener información de precios sobre la empresa's productos, ya sea a través de una consulta o una oferta de ventas. La diferencia entre una investigación y un presupuesto es que una cita es un escrito, documento vinculante; el vendedor garantiza al comprador que, durante un período de tiempo determinado, que puede comprar el producto al precio cotizado. Una investigación es simplemente una declaración de precios, sin ninguna garantía implícita. En cualquier caso, el evento se registra en la base de datos central. actividades de pre-venta también incluyen actividades de marketing, tales como contactos de seguimiento de clientes-incluyendo las llamadas de ventas, visitas y envíos. Una empresa puede mantener los datos del cliente en el sistema ERP y generar listas de correo basados en las características específicas de los clientes, lo que aumenta los esfuerzos de marketing específicas.
Proceso de Ventas En el sistema SAP ERP, gestión de pedidos es la serie de actividades que deben tener lugar para registrar una orden de venta. El pedido de venta puede partir de una cita o una investigación generada en la etapa de pre-venta. Cualquier información que se recogió por parte del cliente para apoyar la cita (nombre de contacto, dirección, número de teléfono) se incluye inmediatamente en el orden de venta.
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
Durante la gestión de pedidos, el sistema SAP ERP comprueba las cuentas por cobrar tablas en la base de datos de SAP ERP para confirmar el cliente's crédito disponible. SAP ERP agrega el valor del pedido al cliente'saldo de crédito s, y luego compara el resultado con el cliente'límite de crédito s (también disponible en la base de datos). Si el cliente tiene suficientes 57
crédito disponible, el orden se ha completado. Si no es así, el sistema SAP ERP solicita personal de ventas para rechazar la orden, llamar al cliente para comprobar los pagos recientes, o Contabilidad de contacto para discutir las circunstancias atenuantes.
Aprovisionamiento de inventario Cuando se graba un pedido, el sistema SAP ERP comprueba la empresa's registros de inventario y los registros de planificación de producción para ver si el material solicitado está disponible y se puede enviar en la fecha que desea el cliente. Este (ATP) el registro de entrada disponibles para promesa incluye el tiempo del envío esperado, teniendo en cuenta los fines de semana y días festivos. En el sistema ERP de SAP, la disponibilidad se comprueba automáticamente, y el sistema puede recomendar un aumento en la producción planificada si se espera un déficit. SAP también mantiene un registro de todas las órdenes abiertas, por lo que incluso si el producto para un fin particular, se encuentra todavía en el almacén, el sistema no permite que sea vendido a otro cliente.
Entrega En el sistema SAP ERP, la creación de una entrega significa la liberación de los documentos que utiliza el almacén para recoger, empacar y enviar los pedidos-en lugar de la definición tradicional de la transferencia de bienes. El proceso permite que las entregas sean creadas por lo que las actividades de almacén y el transporte marítimo se llevan a cabo de manera eficiente (por ejemplo, la combinación de órdenes similares para recoger, o la agrupación de pedidos basado en el método de envío y destino). Una vez que el sistema ha creado los documentos para la selección, empaque y envío, los documentos se transfieren al módulo de gestión de materiales, donde las actividades de almacén de picking, embalaje y envío se llevan a cabo.
Facturación A continuación, el sistema SAP ERP crea una factura por la copia de los datos de la orden de venta en el documento de factura. Contabilidad puede imprimir este documento y enviarlo por correo, por fax, o transmitir electrónicamente al cliente. Los libros de contabilidad también se actualizan en este punto. Para registrar la venta, SAP ERP débitos (aumentos) de cuentas por cobrar y las ventas de créditos, así actualizar los registros contables de forma automática.
Pago Cuando el cliente envía un pago, este pago debe ser registrado en el sistema SAP. Si el pago se realiza electrónicamente, que puede ser procesada automáticamente por el sistema SAP ERP, que registra el pago como un documento de pedido de venta electrónico, carga la cuenta de dinero en efectivo, y créditos (reduce) el cliente'equilibrio s cuenta. Si el cliente envía un cheque, un empleado debe introducir manualmente la información de pago, momento en el que el sistema actualiza toda la información relacionada a la venta. El registro oportuno de esta operación tiene un efecto sobre la puntualidad y la exactitud de las comprobaciones de crédito posteriores para el cliente.
Capítulo 3
Una orden estándar EN SAP ERP Ahora vamos a examinar cómo ajustador's proceso de pedido de venta trabajaría con un sistema SAP ERP en su lugar. Usted aprenderá cómo este sistema ERP puede hacer ajustador's proceso de pedido de venta más precisa 58
y eficiente. Observe que el ERP permite a los procesos de negocio a través de las líneas cortadas área funcional.
Tomando una Orden de SAP ERP La Figura 3-2 muestra una pantalla de entrada de pedidos en SAP ERP's Empresa Central Component 6.0 del sistema. Los campos importantes en esta pantalla se resumen en la Figura 3-3.
Vendido a partido: Cuando se introduce el número de identificación del cliente Número PO: El número asignado por el cliente para este pedido de cliente Req. deliv. Fecha: La fecha en que el cliente desea recibir la orden
Material y Cantidad: Lo que el cliente está ordenando
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-2
la pantalla de entrada de pedidos SAP ERP
campo de entrada de datos
Explicación
Vendido a partido
número de identificación asignado al cliente
numero postal
El número asignado por el cliente para la transacción de venta; esto es diferente Del número de pedido asignado por el vendedor (usando SAP ERP) para las ventas transacción. En un proceso de papel, el número de orden de compra es por lo general una número secuencial preimpreso en el formulario de pedido de compra
Req. deliv. fecha
La fecha de entrega para el orden solicitado por el cliente; el sistema SAP ERP evaluará la capacidad para cumplir con esta fecha y sugerir alternativas, si es necesario
Material
El número de identificación asignado en el sistema SAP ERP para el artículo solicitado por el cliente
ordene la cantidad
El número de unidades del material que el cliente está solicitando
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 3-3
campos de entrada de datos en la pantalla de entrada de pedidos
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
En SAP ERP, una orden empleado de ventas debe introducir el código numérico para clientes'nombres y el producto vendido, en lugar de utilizar nombres de clientes y de artículo del producto. Debido a que más de un cliente podría tener el mismo nombre, un número único asignado por la compañía cada cliente en la base de datos. Este número actúa como el identificador primario para la 59
cliente. La misma lógica se aplica a distinguir un objeto del inventario de otro. En la terminología de bases de datos, tales códigos se llaman campos clave. Para la mayoría de los campos de entrada de datos, el sistema SAP ERP determina si una entrada es válida. Figura 3-4 muestra cómo SAP ERP muestra el sistema de's 34 tipos de documentos de pedido de cliente predefinidos. El vendedor de la orden de ventas puede elegir el tipo correcto de entre éstos.
Documento de ventas: Saty Tipo
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-4
Algunos de los tipos de documento de pedido de cliente predefinidos en SAP ERP
Si bien puede sonar como si una orden de empleado de ventas debe recordar una gran cantidad de números de código para utilizar el sistema SAP ERP, este no es el caso. Por ejemplo, cuando un empleado de orden de venta tiene que encontrar a un cliente en el sistema SAP ERP, él o ella puede hacer clic en el campo PP-A Vende y para mostrar un icono de búsqueda a continuación, haga clic en el icono de búsqueda para abrir la ventana de búsqueda se muestra en la figura 3-5.
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Capítulo 3 Al hacer clic en el campo Vendido a partido produce un icono de búsqueda
60
Al hacer clic en el icono de búsqueda llama una ventana de búsqueda con numerosas opciones
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-5
pantalla de búsqueda de clientes
El uso de las diferentes pestañas en esta ventana de búsqueda, el empleado puede buscar un cliente utilizando diferentes criterios (por ejemplo, parte del cliente's dirección, tales como la ciudad) para reducir la lista producida por la búsqueda. La realización de una búsqueda usando los criterios de Canal de distribución (especificando la distribución directa) y la División (especificando bocado división de ventas de barras) produce una lista de clientes (que se muestra en la Figura 3-6) de la que el empleado puede escoger el cliente correcto.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-6
Resultados de búsqueda de clientes
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
En el sistema ERP de SAP, una gama de información se almacena sobre cada cliente en múltiples tablas. Estos datos se conocen como los datos maestros de clientes. Los datos maestros son los datos que se mantienen bastante estables, como el nombre y domicilio del cliente. Los datos maestros se mantienen en la base de datos central, y están disponibles para todos los módulos de SAP ERP, incluyendo SD (Ventas y 61
Distribution), FI (Financial) y CO (Controlling). Información sobre los materiales es en las tablas-colectivamente llamados datos maestro de materiales- que son utilizados por el MM (Gestión de Materiales) y PP (Planificación de la producción) módulos además del módulo de ventas y distribución. El sistema SAP ERP permite a una empresa para definir diferentes formas de agrupar sus clientes y vendedores. Estas agrupaciones se denominan estructuras organizativas. Una estructura organizativa importante para personal especializado Snacker es el canal de distribución. Con ERP SAP, el Canal de distribución permite al usuario definir diferentes formas de materiales que se venden y distribuyen a los clientes. La estructura de canales de distribución también permite diferentes tipos de relaciones con clientes diferentes, y permite a la empresa especifica los aspectos de la relación, tales como precios, método de entrega y cantidades mínimas de pedido. La definición de un canal de distribución mayorista y un canal de distribución de ventas directas para personal especializado ayudaría a asegurar que los clientes'pedidos tienen un precio correctamente. La Figura 3-7 muestra una pantalla de pedido de venta completado para un pedido de West Hills Athletic Club de 10 casos de barras de NRG-A y 10 casos de barras de NRG-B.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-7
pantalla de pedido con los datos completa
Capítulo 3
West Hills's número de orden de compra (PO) para esta operación de venta es WH83128. Este es un número único proporcionado por el cliente (West Hills) que le permite realizar un seguimiento de pedidos con sus proveedores. Si el cliente tiene una pregunta sobre un pedido, es probable que hacer referencia a ese número de pedido en su investigación. Nótese también que la pantalla de orden muestra el nombre del cliente (West Hills Athletic Club) y los nombres de los productos (NRG-A y NRG-B), a pesar de que no se introdujeron directamente durante el proceso de pedido. ¿Cómo llegaron en la pantalla en este momento? Una vez introducido el código de empresa o producto, el empleado puede solicitar fácilmente el sistema SAP ERP para buscar en la base de datos y acceder a toda la información necesaria para completar el pedido. De este modo, el sistema SAP ERP simplifica las tareas de entrada de datos, reduciendo el tiempo de entrada de datos y la posibilidad de error. Cuando el sistema ERP SAP es instruido para salvar a un pedido de cliente, se realiza el inventario de abastecimiento-es decir, se lleva a cabo controles para garantizar que el cliente'ventas s pedido pueda ser entregado en la fecha de entrega solicitada. Recuerde que antes cuando un cliente quería saber cuándo una orden podría ser entregado, el empleado de ventas tuvo que hacer una serie de llamadas telefónicas. En el sistema ERP de SAP, este proceso se realiza automáticamente. El sistema realiza una comprobación tanto en el inventario y la producción, y que toma en cuenta el tiempo necesario para el envío. Cuando la fecha de entrega solicitada no se puede cumplir, el sistema ERP SAP propone automáticamente alternativas al vendedor de la orden de venta. Por ejemplo, la Figura 3-8 muestra lo que el empleado de orden de venta será ver si sólo cinco casos de barras de NRG-A estarán disponibles en la fecha de entrega solicitada. El sistema SAP ERP proporciona el vendedor de la orden de venta con tres alternativas: 1. 2. 3.
Reducir la cantidad de la orden de los casos NRG-A a cinco, que puede ser entregado por la fecha de entrega solicitada. el envío de retardo de las barras de NRG-A durante tres días, cuando 10 casos estarán disponibles. Enviar cinco casos en la fecha de entrega solicitada y enviar cinco casos en una fecha posterior.
tres opciones propuesto por SAP ERP
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-8
propuestas de pedido
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
La mejor situación sería que la empresa podría satisfacer al cliente's petición, pero cuando eso no es posible, el sistema SAP ERP integrado puede proporcionar al empleado con información precisa sobre la capacidad para cumplir con el cliente's requisitos. con ajustador's sistemas no integrados, que podría tomar días para el cliente para descubrir que su solicitaron 63
fecha de entrega no se podrían cumplir. Cuando un pedido de venta se guarda, el sistema SAP ERP asigna un número de documento de la transacción pedido de venta. En el sistema ERP de SAP, un documento es un registro electrónico de una transacción comercial, y se crea un número de documento para cada transacción comercial.
Cuando la orden de venta está listo para ser procesado por el almacén, un documento de entrega será creado con su propio número de referencia único, que el sistema se enlazará con el documento de pedido de venta. Por último, cuando se prepara la factura (factura) para el cliente, el proyecto de ley's se creará número único (llamado el número de factura) y vinculado a todos los demás números asociados con la orden de venta. El sistema SAP ERP tiene un mecanismo para el seguimiento de los números de los documentos asociados a cada orden de venta que los empleados puedan realizar un seguimiento del estado de un pedido mientras está en proceso o investigación que después de enviar. El conjunto enlazado de números de documentos relacionados con un pedido de cliente, también conocido como la pista de auditoría, se llama el flujo de documentos en SAP ERP. Figura 3-9 muestra el flujo de documentos para un pedido completado.
Contabilidad documento 90000002 es vinculado a 5 órdenes de venta
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-9
La herramienta de flujo de documentos, que une los documentos de órdenes de venta
Si un pedido incluye envíos parciales, pagos parciales, y créditos material devuelto, el flujo de documentos puede ser bastante complejo. Sin un sistema integrado de información, la pista de auditoría puede ser difícil de establecer, especialmente si muchos documentos en papel están involucrados. Con un sistema integrado como SAP ERP, números de documento están unidos entre sí por vía electrónica. No sólo el programa de flujo de documentos todos los documentos relacionados con una orden de venta, pero el usuario puede ver los detalles de cada documento, simplemente haciendo doble clic en una línea en el flujo de documentos. Por ejemplo, si West Hills Athletic Club optó por aceptar la entrega de cinco casos de barras NRG-a en su fecha de entrega solicitada y cinco casos en los que estuvieran disponibles, una orden empleado de ventas puede comprobar fácilmente en la situación de los cinco casos retardada utilizando documento fluir.
Capítulo 3
número asignado por el sistema ERP de SAP, etc.) y luego revisar el documento de entrega para los casos con retraso. Como otro ejemplo, un cliente puede tener una pregunta acerca de una factura que ha recibido. El empleado puede buscar en el sistema ERP de SAP para la factura, y el flujo de documentos mostrará toda la actividad que dio lugar a la factura. Con una no integrada 64
Precios de descuento en el ERP de SAP Cuando una empresa se instala un sistema ERP, puede configurarlo para una serie de estrategias de precios. Por ejemplo, varios tipos de descuentos pueden ser permitido (en base a número de artículo o por todos los conceptos, sobre la base de precio unitario o valor total del pedido, con o sin los gastos de envío e impuestos, por cliente individual, por una clase de cliente, etc. ). Como medida de seguridad, el sistema puede imponer límites en el tamaño de los descuentos para mantener los vendedores de ofrecer descuentos no rentables o no aprobados. Supongamos que un vendedor quiere dar un determinado cliente un descuento del 10 por ciento discrecional en las barras de NRG-A. Sin embargo, se permitió que el vendedor para descontar esas barras? Es que de descuento apropiada para ese cliente? Si es así, será el descuento será tan profundo que la venta será rentable para personal especializado? Un sistema ERP responde automáticamente a estas preguntas. Fijación de precios, el proceso de determinar cuánto cobrar a un cliente en particular, puede ser muy complejo. Para dar cabida a las diversas formas en que las compañías ofrecen descuentos en los precios, SAP ha desarrollado un mecanismo de control que llama la técnica de condiciones. Si bien la discusión detallada de la técnica de condiciones está más allá del alcance de este texto, la figura 3-10 muestra cómo un descuento se aplica automáticamente en el sistema SAP ERP.
Precio neto por el orden, incluyendo descuentos El precio base es de $ 240 / caso
Descuento es 10% El costo de producción de los 10 casos es $ 1,992
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-10
condiciones de las tarifas para el pedido de venta
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
La pantalla muestra el precio que está ofreciendo a ajustador West Hills Athletic Club por 10 casos de barras NRG-A. El precio base es de $ 240 / caso, y West Hills se está dando un descuento del 10 por ciento de forma automática. La pantalla en la Figura 3-11 muestra que el sistema ERP SAP se ha configurado para dar sesenta y cinco
West Hills Athletic Club un descuento del 5 por ciento para ordenar más de $ 1,000 en un tipo particular de snack bar, y un 10 por ciento de descuento si la orden para un tipo particular de snack bar es más de $ 1,500 en valor.
Si una línea en la la orden está sobre $ 1.000, el descuento es 5 por ciento Si una línea en la la orden está sobre $ 1.500, el descuento es 10 por ciento
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-11
West Hills Athletic Club descuento en el precio
Si nos fijamos de nuevo en la figura 3-10, se puede ver el sistema SAP ERP aplica automáticamente el descuento del 10 por ciento (ya que la cantidad total de la orden era más de $ 1,500), por lo que el precio neto de 10 casos de barras NRG-A es $ 2.160 . La figura 3-10 muestra también que ajustador todavía obtener un beneficio en este orden, debido a que el costo de producción de 10 casos de barras NRG-A es $ 1,992. Integración de Ventas y Contabilidad en ajustador's viejo sistema, los registros de ventas no estaban integrados con la empresa'registros contables s, por lo Contabilidad menudo no tienen la información más arriba-hasta la fecha. Por el contrario, los sistemas ERP integran de Contabilidad con todos los procesos de negocio, por lo que cuando se registra un pedido de venta, los datos contables relacionados se actualizan automáticamente. En el flujo de documentos se muestra en la Figura 3-9, Contabilidad documento 90000002 es parte del proceso de pedido de cliente. El empleado puede seleccionar esta línea y, a continuación, haga clic en el botón Visualizar documento para obtener el detalle de la contabilidad se muestra en la figura 3-12.
Capítulo 3
Document o contable 90000002,
66
accesible desde el documento pantalla de flujo
Cuentas afectadas por la orden de venta
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-12
detalle de Contabilidad para la orden de venta West Hills
Este documento muestra que, como resultado de este pedido de cliente, West Hills Athletic Club tiene ajustador pagado $ 4,815. La cuenta de ingresos (número de cuenta 600000) registra ventas ingresos de $ 5,350 dólares, que se desglosa en los ingresos de las barras de NRG-A ($ 2.400) y los ingresos para las barras de NRG-B ($ 2,950). Estas cantidades representan la lista los precios de los bares de tapas en el pedido. El descuento del 10 por ciento se aplica a la NRGA bares ($ 240) y las barras de NRG-B ($ 295) dólares y se registra en la cuenta de Descuento Los más vendidos (Número de cuenta 610000). Debido a que los documentos contables se crean automáticamente con la orden de venta, el departamento de contabilidad está usando los mismos datos que las ventas Departamento, que se traduce en hasta a información actualizada y precisa. Si necesita un marketing informe sobre el tamaño de los descuentos que se ofrecen en la actualidad, el sistema puede generar fácilmente una informe de los datos, y será actualizada y precisa, así. Ahora que ha visto cómo un sistema ERP puede ayudar a una empresa's proceso de pedido de venta, vamos a examinar cómo los datos obtenidos durante ese proceso podrían ser utilizados para ayudar aún más ajustador construir relaciones comerciales a largo plazo con sus clientes y mejorar el rendimiento del negocio. Gestión de clientes (CRM) Las compañías sin una buena conexión entre sus trabajadores y sus clientes se ejecutan el riesgo de perder el negocio. Tome ajustador Snacker, por ejemplo. Digamos que un vendedor pide a un buen cliente, Salud Express. El vendedor ofrece Health Express grandes descuentos para la compra de un cierto número de barras de NRG. Al mismo tiempo, el departamento de marketing se está ejecutando una venta
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta 67 en NRG bares. Comercialización Health Express envía un volante anunciando el precio con descuento, que es menos de lo que el vendedor acaba de ofrecer en persona. Mientras tanto, el vicepresidente del ajustador juega al golf con el director general de Salud Express y ofrece otro descuento. La conexión o relación con el cliente es confundido porque el cliente está recibiendo inconsistente información. software de gestión de relaciones con clientes (CRM) puede ayudar a las empresas a optimizar sus interacciones con los clientes para asegurar un mensaje consistente. Un sistema ERP ofrece una empresa un beneficio adicional más allá de la integración de sistemas: extensas y completas cantidades de datos disponibles para el análisis. Mediante la adición de otras herramientas de software. CRM On-Demand, El software y equipos informáticos residen con el proveedor de CRM; no se instala en la casa.) En 2006, SAP respondió a la competencia de bajo demanda proveedores con CRM OnDemand. Este producto era esencialmente una versión hospedada de su CRM con algunos cambios menores. En 2011, introdujo SAP Sales OnDemand, basado en BusinessByDesign su plataforma, que es un producto de CRM con un enfoque en las ventas. Con el objetivo de proporcionar “una sola cara para el cliente,” El principio básico de CRM es que cualquier empleado en contacto con el cliente debe tener acceso a toda la información sobre la compañía's interacciones pasadas con el cliente. En una organización de ventas tradicional, la información sólo puede estar disponible para un individuo, que podrían no compartirla con la organización. Si ese individuo sale de la empresa, se pierde la información.
Actividades básicas de CRM En general, el software CRM es compatible con las siguientes actividades y herramientas: •
•
•
•
Uno-a-uno comercialización-Una vez que se clasifica un cliente, por ejemplo, sobre la base de los productos que compran y el volumen en el que compran esos productos, la empresa puede adaptar los productos, promociones y precios en consecuencia. Los clientes se pueden ofrecer productos relacionados con lo que ahora están comprando (venta cruzada), o la empresa podría optar por promover los productos de mayor margen en la misma línea (up-selling) a los clientes. automatización de la fuerza de ventas (SFA)-Utilizando el software de CRM, las apariciones de los contactos del cliente se registran en la empresa'base de datos de s. La función de SFA de software de CRM puede enrutar automáticamente ciertos clientes que entran en contacto con la empresa a un representante de ventas en particular. Las empresas también pueden utilizar SFA herramientas para pronosticar las necesidades del cliente, basados en el cliente's la historia y las transacciones, y para alertar a los representantes de ventas en consecuencia. A veces esto software se llama “software de gestión de plomo” debido a que una transacción puede ser rastreado desde la ventaja inicial de post-venta de seguimiento. gestión de campañas de ventas-Esta característica permite a una compañía de software a organizar una campaña de marketing y compilar sus resultados automáticamente. enciclopedias de marketing-Esta característica sirve como una base de datos de la literatura promocional sobre productos. El material puede ser enviado a los representantes de ventas o clientes, según sea necesario.
Capítulo 3
•
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automatización de centro de llamadas-Cuando los clientes llaman a una empresa para obtener asistencia con una empresa's productos, los representantes pueden consultar una base de datos de información de gestión del conocimiento que contiene sobre el producto. Algunos software de gestión del conocimiento acepta consultas en lenguaje natural. Si el empresa debe desarrollar una nueva solución en respuesta a una consulta de cliente único, esa información puede ser añadido a la base de conocimientos, que se convierte así “más inteligente.”
Software CRM de SAP Una serie de herramientas que proporcionan funcionalidad CRM existe dentro del sistema SAP ERP. Por ejemplo, para asegurarse de que la información sobre los contactos de ventas está disponible en toda la organización, el sistema SAP ERP proporciona una herramienta de gestión de contactos, que se muestra en la figura 313. Esta herramienta es esencialmente una base de datos de información de contacto personal.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-13
SAP ERP gestor de contactos
Otra herramienta de CRM en el sistema SAP ERP es el gestor de la actividad de ventas; un ejemplo se muestra en la Figura 3-14 muestra lo que la empresa quiere lograr con una llamada de ventas particular. Esta herramienta es compatible con un enfoque estratégico y organizados para la actividad de ventas
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
planificación, y lo más importante, puede ayudar a asegurarse de que las actividades de seguimiento se llevan a cabo. 69
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 3-14
SAP gestión de actividades de ventas de ERP
Mientras que las herramientas de CRM en el sistema ERP de SAP, si se emplea adecuadamente, puede ayudar a gestionar relaciones con los clientes, las empresas que abarca el concepto de CRM a menudo emplean un sistema de CRM independiente que se comunica con el sistema ERP. Una ventaja de este enfoque es que la planificación y el análisis realizado en el sistema CRM no interfieran con el funcionamiento del sistema ERP, que procesa principalmente grandes volúmenes de transacciones comerciales. Figura 3-15 muestra cómo SAP CRM se refiere al sistema ERP SAP, así como SAP's Business Warehouse (BW) y Advanced Planner and Optimizer (APO) módulos. El sistema SAP CRM se comunica con los sistemas SAP ERP, BW, y APO en el desarrollo y ejecución de sus planes, lo que permite SAP CRM no sólo para facilitar una empresa's de las interacciones con sus clientes, sino que también permiten a la empresa para analizar los datos del cliente y mejor servir al cliente.
Capítulo 3
70
SAVIA CRM sistem a
SAVIA ERP sistema
Negocio Almacén módulo (BW)
Avanzado Planificador y Optimizer módulo (APO)
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 3-15
infraestructura del sistema SAP CRM
Como se ha descrito anteriormente, el sistema SAP ERP procesa las transacciones comerciales y proporciona la mayor parte de los datos en bruto para CRM. SAVIA's Business Warehouse (BW) es un sistema flexible para la presentación de informes y análisis de los datos transaccionales que hace uso de técnicas de minería de datos. La minería de datos es el análisis estadístico y lógico de grandes conjuntos de datos de la transacción, en busca de patrones que pueden ayudar a la toma de decisiones y mejorar las ventas y servicio al cliente. Mediante el análisis de las transacciones de venta que utilizan la minería de datos, las empresas pueden descubrir tendencias y patrones a utilizar en la planificación de las actividades de marketing. El Advanced Planner and Optimizer (APO) es un componente de SAP'sistema que permite la planificación eficiente de la cadena de suministro Cadena s Suministro (SCM). APO's papel en el proceso de CRM es proporcionar los niveles más altos de atención al cliente a través de sus capacidades disponibles para promesa (ATP) a nivel mundial. En el sistema SAP ERP estándar, el ATP
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capacidades de funcionar sobre una base de ubicación por ubicación. Si el producto o material de un cliente quiere no es disponible en la ubicación que normalmente sirve al cliente, entonces el vendedor de la orden de ventas puede comprobar si el material en otras instalaciones, pero esto debe hacerse sobre una base instalación por instalación. Con ATP mundial, el sistema comprueba automáticamente todos 71
instalaciones y determina la instalación más rentable utilizar para cumplir con el cliente's solicitud. SAVIA's enfoque de CRM es proporcionar un conjunto de herramientas para gestionar las tres áreas básicas de tareas o puestos de trabajo, en relación con los clientes: marketing, ventas y servicio. Estas áreas de tareas contribuyen al cultivo de la relación con el cliente. Este cultivo pasa por cuatro fases, según lo definido por SAP: prospección, la adquisición, el mantenimiento y retención. En la prospección, se evalúa un nuevo cliente potencial (o potencial nueva oportunidad de negocio con un cliente existente), y se planifican las actividades de desarrollo (correos electrónicos, llamadas de ventas, correos, etc.) para desarrollar el negocio prospectivo. tareas de marketing predominan en esta fase.
En la adquisición, los vendedores desarrollan las perspectivas de negocio en clientes. Comercialización sigue siendo la tarea fundamental, pero las tareas de ventas (consultas de procesamiento, citas, y, finalmente, las órdenes de venta) se convierten en cada vez más importante en esta fase. Una vez que las ventas se establecen con el cliente, el negocio se convierte en uno de servicio de la cuenta. En la fase de mantenimiento, tareas de ventas siguen siendo importantes, pero las tareas de servicios (incluyendo soporte técnico, garantía de funcionamiento, las devoluciones de productos, los problemas de calidad de fijación y tramitación de reclamaciones) son fundamentales para mantener la satisfacción del cliente.La velocidad a la que se convierten en clientes potenciales es bastante baja; por lo tanto, una parte crítica del proceso es retener clientes. En SAP CRM, el ciclo de desarrollo de clientes (prospección, la adquisición, el mantenimiento, y la retención) se apoya en los canales de contacto, los métodos de la empresa utiliza para comunicarse con sus clientes. Un centro de interacción proporciona un contacto a través de una variedad de medios de comunicación (teléfono, fax y correo electrónico). Las tecnologías móviles e Internet están proporcionando un porcentaje cada vez mayor de los contactos con los clientes. Por ejemplo, los canales de contacto pueden ayudar a un agente de servicio al cliente en el teléfono y le pedirá su preguntar a los clientes diversas cuestiones relacionadas con la cuenta. Otro conjunto de herramientas de SAP CRM es Marketing y Administración de campañas. Las empresas invierten importantes sumas de dinero en campañas de marketing, que son las actividades promocionales que dan a conocer el producto y la empresa. La planificación exitosa, ejecución y evaluación son fundamentales para obtener el máximo efecto de estos esfuerzos. La figura 3-16 muestra cómo SAP CRM apoya la comercialización y gestión de campañas. La mitad superior de este diagrama representa las actividades de planificación, mientras que la mitad inferior representa las actividades de ejecución y evaluación. Estas actividades son apoyadas por la mayoría de los productos de software de CRM.
71
Capítulo 3
Campaña de marketing y planificación
72
la creación del grupo objetivo • Modelado • la creación de segmentos • Selección
• Planificación • Presupuesto • Supervisión
análisis de la campaña Teléfono Móvil Email Web
BW ejecución de la campaña la gestión de la actividad
• éxito medición • Los datos de terceros • Perfiles
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 3-16
la planificación y la campaña de marketing
Marketing y planificación de la campaña incluye la programación de tareas, asignación de recursos y presupuestos. Estas tareas de planificación se ejecutan conjuntamente con las tareas de creación del grupo objetivo, que utilizan datos del sistema SAP ERP (tal vez usando SAP BW) para categorizar la empresa's clientes, ofreciéndoles promociones de productos y servicios más individual. Ejecución campaña de Gestión de las Actividades es un conjunto de herramientas dentro de SAP CRM para ayudar a controlar la ejecución de la campaña de marketing, que puede incluir el manejo de las llamadas de ventas, correos, correos electrónicos personalizados, y actividades de promoción basadas en la Web dirigidas al grupo objetivo de clientes. Estas actividades pueden ser monitoreados durante toda la campaña para asegurarse de que se terminen. Por ejemplo, el estado de una llamada telefónica al cliente planificada permanecerá abierta hasta que se complete la llamada. La herramienta de análisis de la campaña en SAP CRM permite a la empresa evaluar el éxito de la campaña para que pueda incorporar mejoras en la próxima campaña de marketing. Los empleados de marketing pueden utilizar una serie de medidas para determinar el éxito de la campaña, incluyendo el seguimiento de las tasas de generación de plomo y de respuesta. El personal puede utilizar las herramientas de SAP BW, por las consultas que se ejecutan, para apoyar este análisis.
Los beneficios de CRM software de CRM puede proporcionar a las empresas con los siguientes beneficios: • Costos mas bajos-CRM puede conducir a eficiencias operativas, tales como mejores tiempos de respuesta en las operaciones del centro de llamadas y un mejor uso del tiempo de la fuerza de ventas, que reducen los costos. • Mayores ingresos-La segmentación de los clientes lleva a vender mejor las oportunidades y aumentar los ingresos. • Mejora de la estrategia y la medición del desempeño-Instalación y operación de un sistema ERP requiere dirección y el personal a pensar en la empresa como una
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
todo. Esta actitud se prolonga en el trabajo de CRM. Con un sistema de CRM en su lugar, la administración puede pensar en diferentes medidas de rendimiento; por ejemplo, los vendedores deben ser recompensados por exceder las cuotas de ventas, y la gente de marketing recompensados por la búsqueda de nuevos clientes-o, en caso de ambas 73
recibir recompensas que se basan en alguna medida de la satisfacción del cliente? El primer enfoque, típico de días antes de CRM y ERP, puede llevar a un pensamiento funcional no integrado. El último enfoque-ahora factible con CRM y ERP-puede conducir a todo el personal a pensar en términos de un esfuerzo de toda la compañía para satisfacer a los clientes.
OTRA MIRADA CRM y Social Media herramientas de gestión de relaciones con los clientes ahora también incluyen canales de medios sociales que consisten no sólo de los más prominentes-tales como Facebook y Twitter-sino también a los blogs, wikis, YouTube y otros sitios web especialmente diseñados. Por ejemplo, Salesforce.com, una compañía que ofrece software de CRM a través de Internet, tiene un producto que se busca para los productos y las marcas específicas que se menciona en las redes sociales-información importante para las empresas, ya sea la venta de esas marcas o competir con esas marcas. Las compañías interesadas en hacer la mayor parte de estas nuevas herramientas de CRM necesitan un grupo dedicado de personal para manejar estos nuevos canales, los cuales deben estar conectados con otros canales de CRM. los canales de medios sociales no puede estar solo, y no pueden sustituir a los otros canales de comercialización más tradicionales. El aumento de la popularidad de las redes sociales significa que las empresas deben encontrar formas de abordar estas nuevas vías de comunicación con sus clientes. Una empresa necesita para sacar el máximo provecho de cualquier oportunidad de conectarse con sus clientes, pero estas nuevas oportunidades puede ser un reto. Cualquier respuesta a un mensaje de Facebook o un tweet debe ser inmediata; los clientes no esperan menos. expectativas de los clientes han aumentado durante el tiempo de respuesta; Sin embargo, las inversiones en los procesos y procedimientos sociales CRM medios de comunicación se están quedando. Además, las empresas todavía tienen que calcular el retorno de la inversión para las inversiones en herramientas de CRM de medios sociales. La investigación de Gartner ha demostrado que el 30 por ciento de las grandes empresas implementará algún tipo de medios de comunicación social con el CRM en los próximos dos años con el fin de mejorar el servicio al cliente. Tanto SAP y Salesforce.com tienen herramientas de medios sociales integrados en su software de CRM. Salesforce.com ha anunciado recientemente un nuevo producto llamado Data.com, que puebla CRM con información de contacto de medios sociales, en efecto, hacer que cada dirección para cada contacto hasta la fecha. También tienen un nuevo componente de su CRM llamada Chatter, que es un sistema de tipo Twitter para rápidas comunicaciones internas de la compañía.
Pregunta: 1.
Las empresas están perdiendo su control sobre el mantenimiento de sus propias relaciones públicas por los medios sociales e Internet. Lo que desafía a las empresas se enfrentan con la llegada de estas nuevas vías de comunicación?
Capítulo 3
Resumen del capítulo •
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los sistemas de información no integrados más en forma de Snacker están en la raíz de un proceso de pedido de venta ineficiente y costoso. Debido a que la información no es compartida en tiempo real, los clientes están
a menudo le pide que repita la información inicial de órdenes de venta. Como un pedido se procesa, errores en fijación de precios, controles de crédito, y la facturación se producen con frecuencia, una imagen de la empresa a presentar pobres clientes. El software integrado ERP ayudaría ajustador evitar errores mediante el almacenamiento de todos los clientes datos en una base de datos central que se comparte en tiempo real por todos los empleados de la compañía. •
Un sistema ERP como SAP ERP trata de una venta como una secuencia de funciones relacionadas, incluyendo la toma de pedidos, la fijación de precios, la disponibilidad del producto, comprobando la línea de crédito del cliente, la organización de la entrega, la facturación al cliente y cobrar los pagos. En SAP ERP, todas estas transacciones o documentos, están vinculados electrónicamente, por lo que el seguimiento del estado de un pedido (envíos parciales, devoluciones, pagos parciales, y así sucesivamente) se logra fácilmente.
•
La instalación de un sistema ERP significa hacer varias decisiones de configuración, que reflejan la visión de gestión de cómo las transacciones deben registrarse y posteriormente utilizados para la toma de decisiones. Por ejemplo, el sistema puede ser configurado para limitar la venta de descuentos en los precios, lo que evita la fijación de precios no rentables.
•
base de datos central de un sistema ERP contiene tablas de datos maestra de datos relativamente permanente sobre los clientes, proveedores, materiales y de inventario, así como las tablas de datos de transacción, que almacenan datos relativamente temporales, tales como órdenes de venta y facturas.
•
gestión de relaciones con los clientes (CRM) se basan en el valor de la organización ERP proporciona; en concreto, aumentan la flexibilidad de atención al cliente de base de datos común respecto de la empresa. Hay varios tipos de software de CRM están disponibles, algunos de los proveedores de ERP (como SAP) y algunas de las compañías de software de terceros. software de CRM puede conducir a ahorros operativos, pero la mayoría de las empresas comprarlo porque creen que la creación de mejores relaciones con los clientes se traducirá en mayores ingresos. Usos de CRM han evolucionado desde que el software fue lanzado inicialmente; lo que comenzó como un repositorio de contacto con el cliente ha ampliado sus capacidades para incluir sofisticada inteligencia empresarial. CRM puede ser instalado en la casa o bajo demanda.
Términos clave gestión de relaciones con los clientes (CRM) software minería de datos
CRM On-Demand estructura organizativa
Sistemas de información de marketing y el proceso de órdenes de venta
Ceremonias 1. Suponga que usted es el nuevo gerente de marketing de ajustador Snacker, contratado para limpiar algunos de los problemas de la empresa, tal como se indica en el comienzo de este capítulo. Usted acaba de comenzar este trabajo, y que está recibiendo a conocer a su equipo de ventas y procesos de la empresa. describir todos los problemas que se observan en la forma en la fuerza de ventas del ajustador toma actualmente y llena una orden. Ahora convencer a la dirección superior de la necesidad de mejorar el sistema existente y poner un sistema ERP en su lugar. 2. Si ajustador instala un sistema ERP, ¿cómo iban a reorganizar su división de ventas para ser más eficiente? Sea específico acerca de cómo se reorganizar las divisiones, o consolidarlas. 3. procesos de contabilidad de pedidos de venta actuales mecánico consiste en registrar las ventas en cada división y luego enviar periódicamente ciertos datos de ventas de Contabilidad para la facturación y de información financiera. Los datos completos del pedido de venta se mantienen en cada división de ventas para fines de análisis de negocios. Supongamos que los diferentes divisiones de la deliciosa Foods Company comprar barras de NRG-A y B-NRG de cada una de las divisiones de ventas de cerrajero. Para complicar las cosas, algunas divisiones de deliciosa comprar barras de marca blanca del ajustador. (Delicioso posee puntos de venta de tiendas de conveniencia.) Gestión de ajustador ha pedido un análisis de la cuenta de deliciosos alimentos. Ellos quieren determinar si hay oportunidades para expandir la relación de la empresa con deliciosa; Sin embargo, quieren evaluar la rentabilidad de la relación antes de proceder. El equipo de gestión quiere ver qué productos vende cada división en Yummy, cuánto se vendió, y en qué condiciones. Supongamos que en el sistema actual de ajustador, están disponibles todos los datos requeridos solamente en el nivel de la división de ventas. ¿Qué pasos serán necesarios para tirar de este análisis de toda la compañía juntos? (Revisar como cada división vende sus productos. ) ¿Cree que un gerente de la división de ventas será ganas de compartir todos los datos con su contraparte en la otra división? ¿Usted piensa que podría haber cierta renuencia? ¿Por qué? 4. Continuando con el ejemplo deliciosos alimentos, ahora asumir que ajustador tiene un sistema SAP ERP instalado. Cada división de ventas registra las ventas de la misma manera. Existen registros de ventas en tiempo real y se mantienen en la base de datos común de la empresa. ¿Qué pasos serán necesarios para tirar de este análisis de toda la compañía juntos? Qué se puede esperar que las divisiones se reunirá con el nuevo sistema con entusiasmo o renuencia? 5. Suponga que usted es un nuevo pasante de verano en el ajustador Snacker, trabajando directamente bajo el CIO. Su primer trabajo es escribir una nota que describe el pobre flujo de información entre tres áreas funcionales de la empresa: marketing y ventas, contabilidad y finanzas, y la gestión de la cadena de suministro. Centrarse en la falta de flujo de información hacia y desde marketing y ventas, en particular. 6. ¿De qué manera un sistema ERP como SAP simplificar mirando hacia arriba el número de clientes, el establecimiento de una fecha de entrega y cobro de un precio único para un cliente determinado? Incluir una discusión de datos maestros.
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Capítulo 3
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CAPÍTULO
4
PRODUCCIÓN Y GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO DE INFORMACIÓN OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Describir los pasos en el proceso de planificación de la producción de un fabricante de alto volumen, como ajustador Snacker
•
Describir los problemas de producción y gestión de materiales del ajustador Snacker
•
Explicar cómo un proceso de planificación de la gestión de la cadena de suministro estructurado mejora la eficiencia y la toma de decisiones
•
Entender cómo los datos de planificación de la producción en un sistema ERP pueden ser compartidos con los proveedores para aumentar la eficiencia de la cadena de suministro
INTRODUCCIÓN En el capítulo 2, es sabido que Enterprise Resource Planning (ERP) tiene sus raíces en los materiales la planificación de necesidades de software y procesos (MRP). la planificación de necesidades de materiales, y la extensión de ese proceso a los socios en la cadena de suministro, son partes importantes de ERP de hoy. Los sistemas. De hecho, la gestión eficaz de la cadena de suministro es fundamental para el éxito de las empresas, tales como Snacker más en forma. En este capítulo, vamos a examinar en primer lugar cómo ajustador gestiona sus actividades de producción, y a continuación, vamos a explorar algunas funciones de gestión de la cadena de suministro en un sistema ERP. También se nos se verá en el concepto más amplio de la gestión de la cadena de suministro.
Capítulo 4 En el capítulo 3, nos fijamos en proceso de pedido de venta de ajustador, y se asumió que tenía suficiente ajustador bares en su almacén para llenar una orden típica. Como la mayoría de las operaciones de fabricación no integradas, Sin embargo, más en forma a menudo tiene problemas de programación de la producción. En consecuencia, a veces su almacén 78
no se almacena adecuadamente, y pedidos de los clientes no pueden ser llenados en forma oportuna la moda que lleva una insatisfacción de los clientes y las ventas perdidas. En este capítulo, explorará la cadena de suministro del ajustador problemas de gestión y aprender cómo ERP puede ayudar a resolverlos.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PRODUCCIÓN Para satisfacer la demanda del cliente de manera eficiente, instalador tiene que desarrollar una estimación de la demanda de los clientes, y luego desarrollar un programa de producción para satisfacer la demanda prevista. El desarrollo de un plan de producción es una tarea complicada, pero el resultado final responde a dos preguntas sencillas: • •
¿Cuántos de cada tipo de snack bar debemos producir, y cuando? ¿Qué cantidad de materia prima que debe pedir para que podamos cumplir con ese nivel de producción, y cuándo deben ordenada?
El desarrollo de un buen plan de producción es sólo el primer paso: ajustador también debe ser capaz de ejecutar el plan y hacer ajustes cuando la demanda del cliente no cumple con el pronóstico. Un sistema ERP es una buena herramienta para el desarrollo y ejecución de los planes de producción, ya que integra las funciones de planificación de la producción, compras, gestión de materiales / almacenamiento, gestión de calidad, ventas y contabilidad. Para apoyar aún mejor gestión de la cadena de suministro, las empresas pueden conectar los sistemas ERP con los sistemas de información de proveedores y clientes, así. En este capítulo, utilizaremos ejemplos de hojas de cálculo para ilustrar la lógica que ajustador debe utilizar para planificar y programar la producción de sus NRG bares. En primer lugar, vamos a ver ajustador's proceso de producción actual, así como algunos de los problemas asociados que se deben a ajustador's sistemas no integrados. Vamos a utilizar hojas de cálculo para explorar más a fondo la lógica de la planificación y programación requerida en cada etapa del proceso de planificación de la producción, y luego vamos a examinar las pantallas de SAP ERP que implementan esta lógica en un entorno ERP. A lo largo del capítulo, se desarrollará una comprensión más profunda de por qué el uso de un sistema integrado de información es superior a la utilización de sistemas no integrados. El objetivo de la planificación de la producción es para programar una producción económicamente lo que una empresa puede enviar mercancías a sus clientes por los plazos de entrega prometidos de la manera más rentable. Hay tres enfoques generales para la producción:
La producción y cadena de suministro Management Information Systems
•
presupuesto. Ejemplos de artículos de fabricación contra pedido son aviones y equipo industrial grande. Montar a la orden-Los productos que se producen utilizando una combinación de procesos de fabricación sobre acciones y hacer a la medida; el producto final se ensambla para una orden específico entre una selección de componentes de fabricación contra stock. Personal 79
las computadoras son un típico producto a montar a su gusto.
Proceso de fabricación del ajustador usos del ajustador de fabricación contra stock técnicas de producción para producir sus bares. El proceso de fabricación se ilustra en la Figura 4-1.
Mezclador
Snack-bar línea de producción Mezclador Materia prima almacén
Formar
Hornear
Paquete
Productos terminados almacén
Mezclador
Mezclador
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-1
proceso de fabricación del ajustador
La línea de producción de aperitivos bar puede producir 200 bares por minuto-o 12.000 bares por hora. Cada barra pesa 4 onzas, lo que significa la línea produce 48.000 onzas (o 3.000 libras) de barras por hora. Toda la línea de producción funciona en un turno al día. La siguiente sección describe ajustador's proceso de producción en más detalle. Secuencia de Producción del ajustador Las materias primas se toman del almacén a uno de los cuatro mezcladores. Cada mezclador mezcla la masa en lotes de 500 libras. La mezcla de un lote de masa requiere 15 minutos de tiempo de mezcla, además de otros 15 minutos para descargar, limpio, y cargar el mezclador para el siguiente lote de masa; Por lo tanto, cada mezclador puede producir dos lotes de 500 libras de masa por hora. Eso significa que los cuatro mezcladores pueden producir un total de 4.000 libras de masa por hora-más de la línea de producción puede procesar. Debido a que sólo tres mezcladores tienen que estar funcionando a la vez para producir 3,000 libras de bares por hora, a una avería del mezclador no cerrará la línea de producción. Después de mezclar, la masa se descarga en una tolva (bin) al comienzo de la línea de producción de aperitivos bar. Un mecanismo de formación moldea la masa en bares, que tendrá un peso de 4 onzas cada uno. A continuación, un proceso automatizado realiza las barras formadas en una cinta transportadora a través de un horno que cuece al horno de las barras durante 30 minutos. Cuando las barras salen del horno, se envasan individualmente en un envoltorio de aluminio, y cada grupo de 24 bares se empaqueta en una caja de presentación. Al final de la línea de snack-bar, cajas de presentación son apiladas sobre paletas (para pedidos grandes las cajas de presentación se embalan primero en cajas de envío, que luego se apilan en las paletas).
Capítulo 4
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Cambio de la línea de producción de un tipo de snack bar a la otra toma 30 minutos-para la limpieza de los equipos y el cambio de los envoltorios, cajas y mostrar casos de envío. Cada noche, un segundo turno de empleados limpia todo el equipo a fondo y lo configura para el día siguiente'la producción de s. Por lo tanto, el cambio de la producción de NRG-A en un día a NRG-B al día siguiente se puede realizar al final del día sin una pérdida de capacidad. (La capacidad es la máxima cantidad de barras que se pueden producir.) Por otro lado, la
producción de dos productos en un solo día resulta en una pérdida media hora de la capacidad durante el cambio.
Los problemas de producción del ajustador Más en forma no tiene problemas para hacer barras de bocado, pero tiene problemas para decidir cuántos barras para hacer y cuándo hacen ellos. El proceso de fabricación en el ajustador adolece de una serie de problemas, que van desde problemas de comunicación y problemas de inventario a las inconsistencias contables, derivados principalmente de la naturaleza no integrada de sus sistemas de información. Problemas de comunicación fallas en la comunicación son un problema inherente en la mayoría de las empresas, y que se magnifican en una empresa con un sistema de información no integrada. Por ejemplo, en el ajustador, Marketing y personal de ventas hacen un mal trabajo de intercambio de información con personal de producción. Marketing y ventas con frecuencia excluye la producción de las reuniones, se niega a consultar a la hora de planificar la producción promociones de ventas, ya menudo no logra siquiera Producción de alerta de las promociones previstas. Marketing y ventas en general también se olvida de notificar a la producción cuando se necesita una orden excepcionalmente grande. Cuando la producción debe cumplir un aumento inesperado de la demanda, suceden varias cosas. En primer lugar, los inventarios de almacén se agotan. Para compensar, la producción debe programar el trabajo de horas extras, lo que se traduce en mayores costos de producción de los productos. En segundo lugar, debido a que algunos materiales (como ingredientes, envoltorios y cajas de presentación) son productos personalizados comprados a un solo proveedor, un aumento repentino de la demanda de ventas puede provocar escasez o incluso una falta de existencias de estos materiales. Conseguir estos materiales a FITTER's planta podría requerir el envío apresurado, aumentando aún más el costo de producción. Por último, los picos inesperados de la demanda resultan en altos niveles de frustración para el personal de producción. evalúan al personal de producción en su desempeño-el éxito que tendrán en el control de costes, manteniendo las líneas de producción en funcionamiento, el control de calidad, y operar de forma segura. Si no pueden mantener los costos de producción, personal de producción reciben evaluaciones pobres. Los gerentes son especialmente frustrado cuando una necesidad inmediata de las horas extraordinarias sigue un período de baja demanda. Con una antelación de una promoción de productos de marketing y ventas, producción podría utilizar períodos de inactividad para acumular inventarios en previsión del aumento de las ventas.
Los problemas de inventario Como se señaló anteriormente, ajustador's semana a semana y planificación de la producción del día a día no está vinculado de manera sistemática a los niveles de ventas esperadas. Al decidir cuánto producir, el gerente de producción se aplica reglas desarrolladas a través de la experiencia. Su principal indicador es la diferencia entre la cantidad normal de inventario de productos terminados que debe ser abastecido y los niveles de inventario reales de los productos terminados en el almacén. Por lo tanto, si los niveles de NRG-A o inventario de NRGB parecen bajas, las planificaciones de producción más barras para la producción. Sin embargo, ella no quiere demasiados bares en el inventario porque tienen una
La producción y cadena de suministro Management Information Systems
la vida útil limitada. Su juicio también está influenciado por la información que escucha informal de personas en marketing y ventas sobre los niveles de ventas esperadas. El gerente de producción's de datos de inventario se mantienen en una base de datos Access. Los registros de datos no se actualizan en tiempo real y hacer inventario no bandera que se ha vendido, pero aún no enviados. (Tal inventario no está disponible para la venta, por supuesto, pero los empleados no pueden 81
determinar esto mirando la base de datos; De este modo, los trabajadores no saben el nivel de inventario que está disponible para su entrega en un momento dado). Esto es problemático si la división de distribución genera inusualmente grandes pedidos o grandes volúmenes de órdenes. Por ejemplo, dos grandes órdenes división mayorista que llegan al mismo tiempo, pueden agotar todo el inventario disponible de barras NRG-A. Si la producción es la fabricación de barras de NRG-B en ese momento, se debe detener la producción de esos bares para que pueda cumplir con los pedidos de NRG-A. Esto significa retrasar la producción de barras de NRG-B y la pérdida de capacidad de producción debido al cambio de la producción no planificada. El gerente de producción carece de un método sistemático no sólo para la reunión prevista demanda de ventas, sino también para ajustar la producción para reflejar las ventas reales. Marketing y ventas no comparte los datos de ventas reales con el departamento de producción, en parte porque esta información es difícil de reunir en el momento oportuno y en parte debido a la falta de confianza entre los departamentos de ventas y de producción (como resultado de experiencias negativas anteriores). Si la producción tuvo acceso a las previsiones de ventas e información de órdenes de venta en tiempo real, el gerente podría hacer los ajustes oportunos a la producción, si es necesario. Estos ajustes permitirían que los niveles de inventario para llegar mucho más cerca de lo que realmente se necesita.
Contabilidad y Problemas de Compras Producción y Contabilidad no tienen una buena manera de calcular los gastos del día a día del ajustador'la producción de s. Los costes de fabricación se basan en el número de barras que se producen cada día, un número que se mide al final de la línea de producción de aperitivos bar. Para el propósito de calcular los costes de fabricación, más en forma utiliza costos estándar, que son los costes normales de fabricación de un producto; costos estándar se calculan a partir de datos históricos, se toma en cualquier cambio en la industria manufacturera que han ocurrido desde la recogida de los datos históricos. Para cada lote de barras que produce, ajustador puede estimar los costes directos (materiales y mano de obra) e indirectos (gastos generales de fábrica). El número de lotes producidos se multiplica por el costo estándar de un lote, y la cantidad resultante se carga a los costes de fabricación. La mayoría de las empresas de fabricación utilizan costos estándar de alguna manera, pero el método requiere que las normas se ajustan periódicamente para ajustarse a los costes reales. (Estos ajustes serán discutidos en el Capítulo 5) ajustador's reales materiales y mano de primas costos a menudo se desvían de los costos estándar, en parte, porque ajustador no es bueno en el control de las compras de materias primas. El gerente de producción no puede dar el gerente de compras un buen pronóstico de producción, por lo que el gerente de compras trabaja en dos vías: En primer lugar, se trata de mantener los inventarios de materias primas de alta para evitar la falta de existencias. En segundo lugar, si se ofrece buenos descuentos por volumen en la cantidad de materias primas tales como la avena, comprará a granel, especialmente para los artículos que tienen largos tiempos de espera para la entrega. Estas prácticas de compra hacen que sea difícil tanto para pronosticar el volumen de las materias primas que estarán en la mano y para calcular un costo promedio de los materiales comprados para la planificación de la rentabilidad.
Capítulo 4
Por lo tanto, la producción y contabilidad deben comparar periódicamente los costos estándar con los costes reales y luego ajustar las cuentas para las inevitables diferencias, que siempre es un trabajo tedioso y desagradable. La comparación debe hacerse en cada cierre mensual, pero ajustador menudo pone fuera hasta el cierre al final de cada trimestre, cuando sus patrocinadores financieros requieren estados financieros legítimos. Los ajustes necesarios son a menudo bastante 82
grande, dependiendo de los volúmenes de producción y los costos durante el trimestre.
ejercicio 4.1 a. A ofrece la cadena de tiendas de conveniencia para comprar una cantidad muy grande de sus barras de salud de marca propia (las barras de NRG-B con un envoltorio personalizado). La cadena quiere un precio más bajo de lo normal, porque el orden propuesto es cuádruple del tamaño de su orden regular. El director de marketing pide a los gerentes de Producción, Compras y contabilidad si los términos del acuerdo propuesto serán rentables. Serán los responsables de estas áreas será capaz de proporcionar una respuesta fiable a corto plazo? b. El gerente de producción señala que los niveles de inventario de almacén actuales son bastante altas, por lo que la línea de producción no necesita ser ejecutado por un total de ocho horas cada día durante la semana siguiente. Por varias razones, sin embargo, que planea ejecutar la línea durante ocho horas al día de todos modos. Si la línea se apaga trabajadores aún tendrían que ser pagado durante el tiempo de inactividad y los gastos generales se siguen incurriendo así. Ejecución de la línea de tiempo completo disminuye el coste medio de las barras realmente producidas (costes indirectos se pueden distribuir en más bares). Además, algunas materias primas almacenadas se echan a perder si no se utilizan pronto. Es el jefe de producción's razonamiento lógico? ¿Por qué o por qué no?
EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN En esta sección, se examinará un proceso sistemático para el desarrollo de un plan de producción que se aprovecha de un sistema ERP. hojas de cálculo se presentan para explicar e ilustrar los pasos clave y las pantallas correspondientes en el sistema ERP de SAP siguen los datos de hoja de cálculo. planificadores de la producción son los empleados que interactúan con el sistema de inventario y pronosticar las ventas para determinar cuánto producir. Planificadores siguen tres principios importantes:
•
El uso de un pronóstico de ventas, y teniendo en cuenta los niveles de inventario actuales, crear un agregado (combinado) plan de producción para todos los productos. planes de producción de agregados ayudan a simplificar el proceso de planificación de dos maneras: En primer lugar, se hicieron planes para grupos de productos en lugar de los productos individuales.
La producción y cadena de suministro Management Information Systems
planificadores de producción agregada productos en grupos de productos para reducir el número de variables que deben considerar en el desarrollo de un plan de producción. Grupos de producción en desarrollo puede ser complicado. Por ejemplo, los fabricantes de cereales, para poder agrupar paquetes de distintos tamaños, o pueden agrupar marcas de productos (tales como niños'cereales, cereales de salud, y así sucesivamente). Una compañía de productos de consumo puede agrupar por producto 83
tipo (por ejemplo, champú, detergente para la ropa, y pañales desechables). El plan de producción agregada para personal especializado combinará los dos únicos productos, NRG-A y bares NRG-B, en un grupo para ilustrar el proceso. El plan será desarrollado mediante un incremento de tiempo mensual. En última instancia, será desagregado el plan de producción mensual para determinar semanales órdenes de las materias primas y los horarios diarios de producción.
El enfoque de SAP ERP para planificación de la producción El enfoque ERP SAP para el proceso de planificación de la producción se muestra en la Figura 4-2. Consulte esta figura en toda esta discusión para rastrear las etapas del proceso de planificación de la producción. Pronóstico de ventas
inventario inicial
La planificación de ventas y operaciones
Gestión de la demanda
Detallado MRP
programación
Adquisitivo
Producción
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-2
El proceso de planificación de la producción de SAP ERP
La información en cada etapa del proceso de producción fluye a través de los pasos siguientes, que se explican en detalle en las próximas secciones: • •
Pronóstico de ventas es el proceso de predecir la demanda futura de una empresa's productos. Ventas y planificación de operaciones (SOP) es el proceso de determinar lo que producirá la empresa. En el diagrama, la previsión de ventas e iniciar
Capítulo 4
los niveles de inventario son entradas para este proceso. A primera vista, podría parecer que una empresa debe simplemente hacer productos para que coincida con las ventas previstas, pero el desarrollo del plan de producción suele ser más complicado de lo que debido a la capacidad debe ser considerado. Muchos productos tienen demanda estacional, y para satisfacer la demanda durante los períodos pico, planificadores de producción deben decidir si 84
•
•
•
•
•
para construir los niveles de inventario antes de la demanda pico, aumentar la capacidad durante el período pico, subcontratar la producción, o usar alguna combinación de estos enfoques. En la etapa de gestión de la demanda, el plan de producción se divide en unidades de tiempo más pequeñas, como las cifras de producción semanales o incluso diarias, para satisfacer la demanda de productos individuales. El proceso de planificación de necesidades de materiales (MRP) determina la cantidad y la sincronización de las órdenes de las materias primas. Este proceso responde a las preguntas: “¿Qué materias primas que se debe ordenar para que podamos cumplir con un determinado nivel ¿de produccion?” y “¿Cuándo se debe pedir estos materiales?” En el paso de la compra, la cantidad y la información de temporización del proceso de MRP se utiliza para crear materias primas órdenes de compra, que se transmiten a los proveedores calificados. El proceso de programación detallada utiliza los planes de producción desarrollados durante la etapa de gestión de la demanda como una entrada para un programa de producción. El método de programación detallada utilizado depende del entorno de fabricación. Para Fitter, el programa de producción detallada determinará cuando la línea de producción se cambiará entre la NRG-A y NRG-B bares. El proceso de producción utiliza el programa detallado para administrar las operaciones diarias, respondiendo a las preguntas: “¿Qué deberíamos estar produciendo?” y “Lo personal es lo que necesitamos para producir esos productos?”
Pronóstico de ventas Actualmente, más en forma Snacker no tiene manera formal de desarrollar un pronóstico de ventas y compartirlo con la producción. SAVIA'sistema ERP s le permitiría adoptar un enfoque integrado a la previsión de ventas. Cada vez que una venta se registra en SAP's ERP Ventas y módulo de distribución (SD), la cantidad vendida se registra como un valor de consumo para ese material. Estos valores de consumo pueden ser actualizados sobre una base semanal o mensual, según se desee. Si se necesita más detalle, el sistema de información logística que forma parte de SAP ERP puede registrar las ventas con más detalle (por ejemplo, por la oficina de región o de ventas), o los datos pueden ser almacenados en el sistema separado Business Warehouse (BW) para obtener más detallada análisis. Con un sistema integrado de información, están disponibles para el pronóstico de los datos de ventas históricos precisos.
La producción y cadena de suministro Management Information Systems Pronóstico de ventas año anterior (casos) promoción de ventas (casos) la base del año anterior (casos) Crecimie 3,0% nto: proyección Base (casos) Promoción (casos) previsión de ventas (casos)
Ene. 5734
Feb. 5823
marzo 5884
abril 6134
Mayo 6587 300
junio 6735 300
5734
5823
5884
6134
6287
6435
172 5906
175 5998
177 6061
184 6318
189 6476
5906
5998
6061
6318
6476
193 6628 500 7128
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-3
pronostica que las ventas de cerrajero de enero a junio
Los datos de ventas en la Figura 4-3 son para los casos de envío, que contienen 12 cajas de presentación con 24 bares cada uno, para un total de 288 bares. Nota en la Figura 4-3 que el pronóstico se inicia con el año anterior's niveles de ventas, para reflejar ajustador's fluctuaciones estacionales de ventas (ventas son más altas en el verano, cuando más personas están activos). También tenga en cuenta que había una promoción especial de la comercialización del año pasado. El impacto estimado de esta promoción se registró un aumento en las ventas de 300 casos para mayo y junio. Para obtener cifras precisas de base para el año pasado'ventas, este aumento de promoción deben ser restados del año anterior's números de ventas. Ajustador's Departamento de Marketing y Ventas anticipa un crecimiento del 3 por ciento en las ventas respecto al año pasado, sobre la base de las tendencias actuales y en la investigación publicada en publicaciones comerciales. Además, ajustador será lanzar una promoción especial de la comercialización a finales de mayo para aumentar las ventas en el comienzo de la temporada de verano. Como se muestra en la Figura 4-3, ajustador expertos en marketing creen que la promoción se traducirá en un aumento de ventas de 500 casos para junio.
ejercicio 4.2 Siguiendo el formato de la hoja de cálculo en la Figura 4-3, desarrollar una hoja de cálculo para pronosticar ajustador's ventas de julio a diciembre. Se determina la proyección base con el año anterior'valores s (que se muestran en la Figura 4-4), y el factor de la tasa de crecimiento estimada del 3 por ciento. Supongamos que la promoción de marketing especial el año pasado dio lugar a un aumento en las ventas de 200 casos para julio, y que una promoción especial de la comercialización de este año tendrá como resultado un aumento en las ventas para julio de 400 casos. El volumen de Septiem ventas julio Ago. bre Oct. Nov. Dic. año anterior 6702 6327 6215 6007 5954 5813 Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. Figura 4-4
ventas de cerrajero para el año pasado, julio a diciembre
Planificación de Ventas y Operaciones Ventas y planificación de operaciones (SOP) es el siguiente paso en el proceso de planificación de la producción. La entrada a este paso es la previsión de ventas proporcionada por marketing y ventas. La salida es un plan de producción diseñada para equilibrar la demanda con la capacidad de producción. El plan de producción se convierte en la entrada a la siguiente etapa, la gestión de la demanda. El objetivo es desarrollar un plan de producción que satisfaga la demanda sin exceder la capacidad y que mantiene
85
Capítulo 4
“razonable” los niveles de inventario (ni demasiado altas ni dos bajos). Este proceso requiere juicio y experiencia. Un plan de ventas y las operaciones se desarrolla a partir de una previsión de ventas, y se determina la forma de fabricación puede producir eficientemente bienes suficientes para satisfacer las ventas proyectadas. en ajustador's caso, no hay manera de hacer esta determinación, porque ajustador no produce una 86
estimación formal de las ventas. Si ajustador tenía un sistema ERP, el cálculo se hace como se describe aquí. Sabemos que ajustador puede producir 200 bares por minuto, por lo que se puede estimar la capacidad de producción requerida por la previsión de ventas. La figura 4-5 muestra ajustador's de ventas y plan de operaciones para los primeros seis meses del año. La planificación de ventas y operaciones Pronóstico de 1) ventas 2) Plan de producción 3) Inventario 4) Días laborables 5) Capacidad (casos de envío) 6) Utilización 7) NRG-A (casos) 8) NRG-B (casos)
70,0% 30,0%
Dic.
Ene.
Feb.
marzo
abril
Mayo
junio
100
5906 5906 100 21 6999
5998 5998 100 20 6666
6061 6061 100 23 7666
6318 6318 100 21 6999
6476 6650 274 21 6999
7128 6950 96 22 7333
84% 4134 1772
90% 4199 1799
79% 4243 1818
90% 4423 1895
95% 4655 1995
95% 4865 2085
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-5
más en forma de plan de ventas y operaciones de enero a junio
La primera línea en la figura 4-5 es la previsión de ventas, que es la salida del proceso de la previsión de ventas se muestra en la Figura 4-3. La siguiente línea es el plan de producción, la cual se desarrolla el planificador de producción-de una manera de ensayo y error-mediante la observación del efecto de diferentes cantidades de producción en las líneas en la hoja de cálculo que calculan los niveles de inventario y utilización de la capacidad (la cantidad de capacidad de la planta que está siendo consumida). La tercera línea, inventario, calcula lo que el inventario debe estar basado en el inventario de los períodos anteriores, pronóstico de ventas, y el plan de producción. El plan en este ejemplo se supone un inventario de 100 casos a partir de finales de diciembre. Adición de producción de 5.906 casos de este inventario y restando las ventas previstas de 5.906 casos dejará un inventario de 100 casos a finales de enero, si las cosas van según lo previsto. El planificador de la producción se ha desarrollado un plan que mantiene un inventario planificada mínima de aproximadamente 100 casos. Este inventario, llamado el stock de seguridad, está previsto por lo que si la demanda supera la previsión de ventas por no más de 100 casos, las ventas se pueden cumplir sin alterar el plan de producción. Nótese que en mayo, el plan de producción es mayor que la previsión de ventas de mayo y el inventario es 274. ¿Por qué? Debido a que el planificador quiere construir inventario para manejar el aumento de la demanda en junio, que resulta del aumento estacional normal en las ventas de snack bar y una demanda adicional de las actividades de promoción previstas. La cuarta línea muestra el número de días hábiles que presenta un mes, una entrada basada en el calendario de la empresa. Utilizando el número de días de trabajo en un mes, la capacidad disponible cada mes se calcula en términos del número de casos de envío: • 200 bares por minuto × 60 minutos por hora × 8 horas por día = 96.000 bares por dia • 96.000 bares por día ÷ 24 bares por caja ÷ 12 cajas por caja = 333,3 casos por día
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•
Multiplicando el número de días de trabajo en un mes multiplicado por la capacidad de producción de 333,3 casos por día envío le da la capacidad mensual en los casos de envío, que se muestra en la línea 5.
Con la capacidad disponible (suponiendo que no hay horas extras) ahora se expresa en términos de envío de los casos, es posible determinar la utilización de la capacidad de cada mes entre dividiendo la cantidad plan de producción (línea 2) por la capacidad disponible (línea 5). El resultado se expresa como el porcentaje de utilización (línea 6). Este cálculo de la capacidad indica si ajustador tiene la capacidad necesaria para cumplir con el plan de producción. Mientras que los niveles más altos de utilización de la capacidad significan que ajustador está produciendo más con sus recursos de producción, este porcentaje debe mantenerse por debajo de 100 por ciento para permitir las pérdidas de producción debidas a los cambios de producto, averías de los equipos, y otros problemas de producción inesperados. El plan de ventas y las operaciones en la Figura 4-5 muestra que ajustador's más alto nivel de utilización de la capacidad es de 95 por ciento en mayo y junio. El último paso en la planificación de ventas y operaciones es desagregar el plan, es decir, para dividirlo en planes para productos individuales. Líneas 7 y 8 en la Figura 4-5 desagregan la producción prevista se muestra en la línea 2, basado en la descomposición de 70 por ciento NRG-A y bares NRG-B 30 por ciento. Este desglose 70/30 se estableció utilizando los datos de ventas anteriores para estos productos. Las cantidades mensuales de producción en las líneas 7 y 8 son el resultado del proceso de planificación de ventas y operaciones, y son la entrada principal para el proceso de gestión de la demanda. Supongamos que ajustador es regularmente capaz de alcanzar niveles de producción en 90 por ciento de la capacidad. Si la previsión de ventas requiere de más del 90 por ciento de capacidad, gestión ajustador puede elegir entre las siguientes alternativas para desarrollar un plan de producción: •
•
•
•
Más en forma podría optar por no satisfacer toda la demanda de ventas previsto, o podría reducir las actividades de promoción de ventas disminuyen. Para aumentar la capacidad, ajustador podría planificar el uso de la producción de las horas extraordinarias. Hacer eso, sin embargo, que aumentaría los costes laborales por unidad. Los niveles de inventario se podrían construir en meses anteriores, cuando los niveles de ventas son más bajos, para reducir los requisitos de capacidad en los meses posteriores. Hacer eso, sin embargo, aumentaría los costos de mantener inventario y aumentar el riesgo de que NRG barras se mantienen en existencia podrían pasar a su fecha de caducidad antes de ser vendidos por los minoristas. Para encontrar el equilibrio correcto, la gestión podría intentar un enfoque híbrido para el problema de capacidad: reducir ligeramente las promociones de ventas, aumentar la producción en meses anteriores, y un plan para la parte de la producción de horas extras.
Las cantidades de producción mensuales (en las líneas 7 y 8 de la Figura 4-5) crear algunos inventario en mayo para satisfacer junio'ventas s; Además, es probable que en mayo y junio de alguna producción de horas extraordinarias, por utilización de la capacidad es superior al 90 por ciento.
87
Capítulo 4
Planificación de Ventas y Operaciones en SAP ERP En SAP ERP, la previsión de ventas puede incorporar datos históricos de ventas desde el módulo de Ventas y Distribución (SD), o el pronóstico puede ser creado mediante la entrada de los planes desarrollados en el módulo de Controlling (CO). En el módulo de CO, las metas de utilidades para la empresa pueden ser
88
establecer, que luego pueden ser utilizados para estimar los niveles de ventas necesarias para cumplir con los objetivos de beneficios. La Figura 4-6 muestra las ventas y las operaciones de pantalla de planificación desde el sistema SAP ERP. los
título de esta pantalla es “Crear plan de corte basto.”planificación global es un término común en la fabricación de la planificación agregada. Como se describió anteriormente, los planes de corte basto se desagregan para generar los programas de producción detalladas.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-6
Las ventas y las operaciones de pantalla de planificación de SAP ERP
La previsión de ventas se introduce en la primera fila (de venta) del plan de corte basto. Los datos pueden ser introducidos manualmente por el usuario, un pronóstico de ventas puede ser transferido de un análisis de rentabilidad realizado en el módulo CO, o el usuario puede realizar un pronóstico en esta pantalla, la consulta de datos históricos de ventas desde el sistema SAP ERP. La segunda fila, la producción, representa la producción que se planea para satisfacer la previsión de ventas. Las cifras de producción también se pueden introducir manualmente o el sistema SAP se pueden generar valores que cumplan con los objetivos de ventas. La tercera fila muestra el inventario como el nivel de la. El sombreado gris de esa fila indica que es el resultado calculado. La cuarta fila permite la entrada de un stock objetivo
La producción y cadena de suministro Management Information Systems
nivel. Si el usuario introduce un valor en esta fila, a continuación, SAP ERP propondrá los niveles de producción para satisfacer el nivel de stock objetivo. Una vez introducido el nivel de stock objetivo, el sistema calculará el número de días' valor de la oferta, por lo que la quinta fila (Días'suministro) es un resultado calculado. La sexta fila permite al usuario especificar un nivel de stock objetivo en términos del número de días de demanda se cubriría, conocidos como días Objetivo'suministro. el SAP 89
sistema utiliza el calendario de fábrica, que especifica vacaciones de la empresa y paradas planificadas, para determinar el número de días de trabajo en un mes en el cálculo de los días Objetivo' suministro. Si el plan de ventas (la primera línea en la Figura 4-6) se va a desarrollar el uso de las herramientas de pronóstico, el sistema ERP SAP puede proporcionar el planificador con los valores históricos de ventas en base a los datos de ventas almacenados en el sistema. Sin un sistema integrado como SAP, el planificador probablemente tendría que solicitar las cifras de ventas del departamento de ventas, y él o ella podría no estar seguro de cómo eran exactos los datos. La figura 4-7 muestra cómo el sistema SAP ERP muestra las cifras de ventas históricos.
ventas siempre del módulo SD Campo en el planificador puede el valor de venta “correcta”
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-7
las cifras de ventas históricos en SAP
Además de proporcionar los valores históricos de ventas desde el módulo de ventas y distribución, esta pantalla permite al planificador “correcto”los valores de las ventas. Por ejemplo, las ventas pueden haber sido baja en el pasado debido a las condiciones climáticas inusuales, o el planificador pueden saber que las ventas hubieran sido mayores si la empresa fue capaz de satisfacer toda la demanda. Las cifras de ventas utilizados para la predicción debe representar la mejor estimación de la demanda lo que era en el pasado, no necesariamente lo eran las ventas reales.
Capítulo 4
90
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-8
La previsión de opciones de modelo en SAP ERP
Esta pantalla permite al usuario especificar un número de la previsión de parámetros, incluyendo si el modelo debe permitir tendencias y variaciones estacionales. Una vez que el sistema de SAP ERP genera un pronóstico, el planificador puede ver los resultados de forma gráfica, como se muestra en la Figura 4-9. Mientras que el sistema ERP SAP también ofrece las medidas estadísticas estándar de precisión de los pronósticos, el juicio humano es con frecuencia la mejor determinante de si los resultados del pronóstico tienen sentido.
La producción y cadena de suministro Management Information Systems
91
Previsión de ventas
los valores históricos de ventas valor “corregido”
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-9
La previsión de resultados que se presentan gráficamente en SAP ERP
Otra característica de las ventas de SAP ERP y las operaciones de proceso de planificación es la integración de la planificación de la capacidad de corte basto. Una pantalla de ejemplo se muestra en la figura 4-10.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-10
Ventas y plan de operación con cálculo de la capacidad de corte basto en SAP ERP
Capítulo 4
92
planificación de la capacidad de corte basto aplica técnicas de capacidad de estimación de simples (como los que se muestran en el ejemplo de hoja de cálculo en la figura 4-5) para el plan de producción para ver si el plan de producción es factible. Con frecuencia, las técnicas de planificación de la capacidad de corte basto se aplican a los recursos críticos-esas máquinas o líneas de producción donde la capacidad es por lo general limitado. Para una empresa con un proceso de fabricación sencilla, estas estimaciones puede ser muy precisa. Para los procesos de fabricación más complejas, estas estimaciones no serán completamente exacta, pero se asegurará de que los planes de producción son al menos razonable. Los administradores pueden utilizar SAP ERP's herramientas de planificación más sofisticados a nivel de programación detallada, cuando los planes que se desarrollan en realidad se convertirán en las decisiones de fabricación. Mientras que un sistema ERP integrado como SAP puede proporcionar herramientas sofisticadas para apoyar las ventas y las operaciones de proceso de planificación, el plan sólo tendrá éxito si las partes interesadas están comprometidas con el proceso. Si el marketing y ventas y fabricación no pueden ponerse de acuerdo sobre las previsiones de ventas, promociones y planes de producción, entonces la empresa encontrará un exceso de existencias se algunos artículos, corriendo de los demás, y tener que gastar mucho dinero en la producción de las horas extraordinarias y el envío apresurado. Las ventas y las operaciones de planificación dependerá del desarrollo de una cultura de cooperación entre marketing y ventas y fabricación; que requiere un apoyo continuo, estímulo, y la aplicación de la alta dirección. Como aprenderá en el capítulo 7, el cambio de una empresa's cultura suele ser un reto mucho más difícil que el desafío técnico de la instalación de nuevo hardware y software.
OTRA MIRADA Planificación de Ventas y Operaciones para Bancos de Sangre Ventas y planificación de operaciones (SOP) se utilizan normalmente en fines de lucro de fabricación; sin embargo, un reciente artículo publicado en la Revista de Gestión de los Servicios de Sangre sugiere que podría haber ventajas significativas para la aplicación de conceptos de ventas y operaciones de planificación para el proceso de los bancos de sangre. La cadena de suministro necesario para suministrar sangre es importante y complejo. Por ejemplo, el América sin fines de lucro's Blood Centers es una red de más de 600 centros de donación de suministro de más de 3.500 hospitales y centros de salud en América del Norte. En el artículo “Los beneficios para los bancos de sangre de un proceso de planificación de ventas y operaciones,”autores Donald A. KEAL y Phil Hebert hacen que el argumento de que las ventas y planificación de operaciones conceptos son aplicables a los sistemas de los bancos de sangre. La principal razón, argumentan, es que las ventas y las operaciones de planificación es un proceso“que une los planes estratégicos de alto nivel para las operaciones del día a día.” A través del uso de las ventas y las operaciones de planificación, los administradores pueden gestionar mejor el cambio al abordar proactivamente los problemas y las oportunidades potenciales Una de las características únicas de los bancos de sangre es que hay clientes en ambos extremos de la cadena de suministro. Los donantes de sangre son los proveedores, ((Continuado))
La producción y cadena de suministro Management Information Systems
Los autores proporcionan un ejemplo de cómo la planificación de ventas y operaciones podrían afectar la oferta y la demanda de un determinado producto de la sangre, las plaquetas de un solo donante (SDP). Como con cualquier negocio, un banco de sangre debe identificar rápidamente las variaciones en la oferta y la demanda prevista y tomar medidas para disminuir los efectos negativos potenciales de esas variaciones. Por ejemplo, si la demanda de los PES en un centro de sangre cae 93 por debajo proyecciones, “el exceso de los PES pueden ser exportados si tienen suficiente tiempo de conservación restante, o los donantes pueden ser reprogramado para reducir la oferta. Si SDP demanda picos, reclutamiento y colecciones pueden tener que trabajar horas extras para reclutar más donantes.” Los bancos de sangre pueden no ser empresas con fines de lucro, pero no pueden operar con pérdidas tampoco. Los autores señalan que una ventaja de un proceso de planificación de ventas y operaciones es que requiere la medición del desempeño. Mediante el uso de mediciones, tales como RONA (rendimiento del activo neto), un centro de sangre puede ayudar a los centros de sangre evitar situaciones en las que“el coste por unidad (CPU) recogido es más alto que el costo de ventas de una unidad para la salud proveedor de cuidado o lo que una unidad importada costaría.” Uno de los principales retos para la aplicación del proceso de planificación de ventas y operaciones de los bancos de sangre es la exactitud de los datos. Los autores señalan que no es raro tener inconsistencias de datos entre el sistema de gestión de la sangre y del sistema financiero. Sin datos precisos y consistentes, los resultados del proceso de planificación de ventas y operaciones que no serían válidos.
Pregunta: 1.
Escribir una nota al director de un centro de donación de sangre en su área geográfica de recomendar la aplicación de las ventas y las operaciones de proceso de planificación para su sistema de bancos de sangre. Explicar los beneficios de un sistema de este tipo, y asegúrese de que identificado y tratado argumentos que podrían hacerse en contra de su propuesta. Específicamente abordar la cuestión de las medidas de rendimiento en un entorno sin fines de lucro.
La desagregación de los Plan de Ventas y Operaciones en SAP ERP Como se mencionó anteriormente, las empresas suelen desarrollar planes de ventas y operaciones para grupos de productos. Los grupos de productos son especialmente importantes para las empresas que tienen cientos de productos, porque el desarrollo de planes únicos para los centenares de productos individuales es extremadamente lento. Por otra parte, sería difícil de desarrollar que muchos planes diferentes de manera coordinada teniendo también en consideración la capacidad de producción. Ajustador'grupo s producto es muy simple; 70 por ciento del grupo se compone de barras de NRG-A, y 30 por ciento se compone de NRG-B bares. Figura 4-11 muestra cómo se definen los grupos de productos en el sistema SAP ERP. El sistema permite a cualquier número de productos que se asignará a un grupo de productos. Los grupos de productos pueden tener otros grupos de productos como miembros, así, por lo agregaciones complicados pueden ser definidos.
Capítulo 4
94 grupo NRG consta de 70% NRG-A bares y 30% NRG-bares B
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-11
estructura de grupo de productos en SAP ERP
Cuando el plan de ventas y operaciones es desagregado, las cantidades plan de producción especificado para el grupo se transfieren a los productos individuales que forman el grupo, de acuerdo con los porcentajes definidos en la estructura de grupo de productos. Los resultados del proceso de desagregación se pueden ver en la pantalla Lista de necesidades / stocks se muestra en la Figura 4-12.
la demanda prevista para NRG-A las barras de las ventas y las operaciones del plan
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-12
Lista de necesidades / stocks para las barras de NRG-A después de desagregación
La producción y cadena de suministro Management Information Systems
La pantalla Lista de necesidades / stocks muestra el nivel de inventario para un individuo producto, incluyendo todas las adiciones y reducciones planificadas. En la figura 4-10, la producción plan para noviembre es 6.377. El setenta por ciento de 6377 es 4464, que se muestra en Figura 4-12 como un requisito independiente (IndReq). Los requisitos son independientes la salida de la desagregación del plan de ventas y operaciones, y se utilizan en 95
maestro programación de la producción para determinar el programa para la producción de producto terminado.
ejercicio 4.3 Usando las ventas ajustador previsto para julio a diciembre que ha creado en el Ejercicio 4.2, desarrollar una hoja de cálculo de las ventas y planificación de operaciones para esos mismos meses. Utilice el formato de la hoja de cálculo se muestra en la Figura 4-5. El número de días de trabajo para cada mes se muestra en la figura 4-13.
dias
20
23
21
21
21
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-13
El número de días de trabajo en el ajustador, julio a diciembre
Para su plan de producción, trate de mantener la utilización de la capacidad en un 95 por ciento o menos. Desagregar el plan para el grupo en los planes de NRG-A y barras de NRG-B, utilice un 70 por ciento de las ventas de barras de NRG-A y 30 por ciento para las barras de NRG-B.
Gestión de la demanda El paso de la gestión de la demanda del proceso de planificación de la producción vincula el proceso de planificación de ventas y operaciones con los procesos de planificación de necesidades de programación y de materiales detallada. La salida del proceso de gestión de la demanda es el programa maestro de producción (MPS), que es el plan de producción para todos los productos terminados. Para Fitter, el programa maestro de producción es una entrada en el proceso de programación detallada, que determina que prohíbe la empresa debe hacer y cuando debería hacerlos. El programa maestro de producción es también una entrada al proceso de planificación de los requerimientos de material, que determina qué materias primas a fin de apoyar el programa de producción. El proceso de gestión de la demanda se divide ajustador's valores mensuales planificación de la producción en períodos de tiempo más finos. Figura 4-14 muestra enero's plan de producción por semana y por día.
Capítulo 4
1 / 3-1 / 7 1 / 10-1 / 14
1 / 17-1 / 21 1 / 24-1 / 28
1/31
2 / 1-2 / 4
96
984 422
984 422
984 422
984 422
1037 444
jan 3
jan 4
jan 5
jan 6
jan 7
21 197 84
21 197 84
21 197 84
21 197 84
21 197 84
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-14
plan de producción del ajustador de enero: Las primeras cinco semanas de producción son seguidos por una desagregación día a día de la Semana 1
Ajustador utilizará el plan semanal (que se deriva de la plan de ventas y el funcionamiento en la figura 4-5) para la compra de la gestión de materiales. planes diarios serán utilizados para el producto (s) que van a ser producido en la línea de snack-bar. Para obtener los resultados que se muestran en la figura 4-14, se realizaron los siguientes cálculos: •
Para el plan semanal, el plan de MPS para las barras de NRG-A en la semana 1 se calculó como: (4.134 casos en enero de [la demanda mensual de la Figura 4-5] ÷ 21 días de trabajo en mes de enero) × 5 días de trabajo en la Semana 1 = 984,3 casos por semana.
Esta cifra se redondea a 984 casos en la figura 4-14. •
Debido a que la Semana 5 consiste en el último día de enero y los primeros cuatro días de febrero, el MPS para las barras de NRG-A en la semana 5 se calculó como: • • •
(4.134 casos en enero [de demanda mensual] ÷ 21 días hábiles en el mes de enero) × 1 día laborable en la semana 5 = 196,9 casos (4.198 casos en febrero [de demanda mensual] ÷ 20 días hábiles en el mes de febrero) × 4 días laborables en la semana 5 = 839.6 casos Semana 5 Total = 196.9 + 839.6 = 1,036.5 casos
En la figura 4-14, los casos el programa maestro de producción (MPS) para la semana 5 se redondearon al 1037 para las barras de NRG-A. En la figura 4-14, los valores plan de producción diarias para NRG-A y NRG-B bares se calcularon tomando el valor mensual plan de producción y dividiéndolo por el número de días de trabajo en el mes.
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Observe que el proceso de gestión de la demanda implica ninguna intervención del usuario. La entrada es de las ventas y planificación de operaciones paso. El software de SAP ERP también utiliza la información del calendario de fábrica (días laborables de la semana y mes) para calcular el MPS. Más en forma actualmente no hacer este tipo de planificación, ya que no tiene forma de formalmente pronostican ventas de acciones de datos entre el marketing y producción. La empresa no puede relacionarse 97
sus posibles ventas a su capacidad y al tiempo disponible para hacer el producto. Por lo tanto, ajustador no puede producir un programa maestro de producción precisa. El MPS es una entrada a los procesos de planificación y programación detallada de necesidades de materiales. Requisitos de los materiales de planificación (MRP) se discute a continuación, seguido por una discusión de programación detallada.
ejercicio 4.4 Desarrollar un plan de producción semanal para agosto, como el que para enero muestra en la figura 4-14. Para los períodos de ventas semanales, la última semana incluirá dos días en septiembre. La información calendario de fábrica se muestra en la figura 4-15.
8 / 1-8 / 9 / 1-9 / 5 8 / 8-8 / 12 8 / 15-8 / 19 8 / 22-8 / 26 8 / 29-8 / 31 2 4 5 5 5 3 2 20 20 20 20 20 23
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-15
calendario de fábrica del ajustador para agosto
Materiales Requirements Planning (MRP) planificación de necesidades de materiales (MRP) es el proceso que determina la cantidad y el momento de la producción o la compra de subconjuntos y materias primas necesarias para apoyar el programa maestro de producción. El proceso de planificación de necesidades de materiales responde a las preguntas,“¿Qué cantidades de materias primas debemos pedir para que podamos cumplir con ese nivel de producción?” y “Cuando se deben solicitar estos materiales?” En esta sección, se verá cómo ajustador podría planificar con precisión sus compras de materias primas si tuviera un sistema ERP. en ajustador's caso, todos los componentes del producto (con sus ingredientes, envolturas, snack bar y cajas de presentación) se compran, por lo que la compañía podría utilizar los requerimientos de materiales proceso de planificación para determinar el momento y la cantidad de órdenes de compra. Para entender la planificación de necesidades de materiales, hay que entender la lista de materiales, el material's tiempo de espera, y el material's mucho de tamaño, lo que vamos a discutir en las siguientes secciones. Lista de materiales La lista de materiales (BOM) es una lista de los materiales (incluyendo cantidades) necesarios para hacer un producto. La lista de materiales para un lote de 500 libras de las barras de NRGB NRG-A o se muestra en la figura 4-16.
Capítulo 4 Cantidad Ingrediente
98
NRG-A
NRG-B
Avena (lb.) El germen de trigo (lb.)
300
250
50
50
Cinnamon (lb.)
5
5
Nuez moscada (lb.)
2
2
Clavo (lb.)
1
1
Honey (gal.) El aceite de canola (gal.)
10
10
7
7
Vit./min. polvo (lb.) chips de algarroba (lb.)
5
Pasas (lb.) La proteína en polvo (lb.)
5
50 50 50
Avellanas (lb.)
30
Fechas (lb.)
70
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-16
La lista de materiales (BOM) para NRG barras del ajustador
La lista de materiales para personal especializado's NRG bares es bastante simple ya que todos los ingredientes se mezclan juntos para formar la masa; no hay pasos intermedios. Muchos otros productos, sin embargo, se producen uniendo partes componentes en subconjuntos que luego se unieron para formar el producto final. Evidentemente, es más complicado para calcular las necesidades de materia prima para productos con listas de materiales más complejos. El plazo de entrega y el tamaño del lote La lista de materiales se puede utilizar para calcular la cantidad de cada materia prima que se requiere para producir un producto terminado. Determinar el momento y la cantidad de órdenes de compra, sin embargo, requiere información sobre los plazos de entrega y tamaño de lote. Por ejemplo, si un fabricante ordena un elemento de fabricación contra stock, el plazo de ejecución es el tiempo total necesario para el proveedor para recibir y procesar la orden, llevar el material fuera de stock, empaquetarlo, cargarlo en un camión, y entregarlo al fabricante. El fabricante también podría incluir el tiempo necesario para recibir el material en su almacén (descarga del camión, la inspección de las mercancías, y mover las mercancías en un lugar de almacenamiento). Tamaño de lote se refiere al proceso de determinación de cantidades de producción (para materias primas producidas en la casa) y cantidades de la orden (para los artículos comprados). en ajustador'caso s, muchas materias primas sólo puede pedirse de un proveedor en ciertas cantidades a granel. Por ejemplo, como ajustador utiliza grandes cantidades de avena, de la manera más rentable para la compra de la avena es en cantidades tolva de camiones a granel, lo que significa que el material debe ser pedido en cantidades de 44.000 libras. El germen de trigo, sin embargo, se usa en cantidades más pequeñas, y para evitar tener germen de trigo convertirse en rancio, ajustador pedidos en contenedores a granel de 2,000 libras. La proteína en polvo se envasa en bolsas de 50 libras que se cargan 25 a un palet, por lo que la manera más rentable para ordenar polvo de proteína es por la carga de la plataforma (1.250 libras). Dejar's vistazo a los requerimientos de materiales proceso de planificación de uso de la avena, que tienen un plazo de ejecución de dos semanas y se debe pedir en cantidades tolva de camiones (múltiplos de 44.000 libras). Para determinar cuándo y cómo se deben pedir muchas libras de avena, lo haremos
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Comenzamos con el plan maestro de producción semanal para las barras de NRG-A y NRG-B, y luego vamos a completar los siguientes pasos: 1. Convertir las cantidades de NRG bares de los casos a lotes de 500 libras. 2. Multiplicar el número de lotes por las cantidades libras por lotes (que se dan en la lista de materiales) para obtener los requerimientos brutos para cada materia prima. 3. Restar los inventarios y órdenes de compra de las materias primas existentes que ya han sido realizadas desde las necesidades brutas, para determinar los requerimientos netos. 4. Planificar los pedidos en múltiplos del tamaño del lote de 44.000 libras, lo que permite el tiempo de espera de dos semanas requerido para la avena, para cumplir con los requerimientos netos en el paso 3. Estos cálculos se resumen en la figura 4-17. Este punto de vista de los datos con frecuencia se llama un registro MRP, que es la forma habitual de ver el proceso de MRP en el papel. La avena Plazo de ejecución = 2 semanas MPS NRG-A (casos) NRG-B MPS NRG-A (500 lotes lb.) NRG-B Necesidades brutas (lb) Recibos programados recibos previstos en la mano 29650 pedidos planificados
Semana 1 984 422 142 61 57850
Semana 2 984 422 142 61 57850
semana 3 984 422 142 61 57850
44000
44000
15.800
1950
88.000 32.100
88.000
44000
44000
semana 4 984 422 142 61 57850
44000 18.250
semana 5 1037 444 149 64 60.700
44000 1550
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-17 El registro MRP para la avena en NRG bares, Semanas 1 a 5 Las dos primeras filas de la ficha MRP son los MPS que era la salida de la etapa de gestión de la demanda (que se muestra en la figura 4-14). Estas cantidades de producción NRG se muestran en términos de casos de envío. El primer paso es convertir el MPS de envío de casos a lotes de 500 libras. Cada caso del envío pesa 72 libras (no incluido el envasado), de manera de convertir los casos de envío para lotes de 500 libras, multiplicar el número de casos de envío por 72 libras por caso, y luego dividir por 500 libras por lotes. Por lo tanto, la producción de 984 casos de envío de barras de NRG-A en la semana 1 del año requerirá 142 lotes, como se muestra en la tercera fila de la figura 4-17. La siguiente fila en la figura 4-17 es necesarios en cifras brutas. Las cifras necesarios en cifras brutas se calculan multiplicando la cantidad MPS (en lotes de producción) por las libras de avena necesarios para un lote de bares. Ajustador utiliza 300 libras de avena por lote de NRG-A bar y 250 libras de avena por lote de la barra de NRG-B. Esta información se deriva de la lista de materiales (figura 4-16). Por lo tanto, para la Semana 1, ajustador necesita:
• • •
NRG-A: 142 lotes × 300 lb. por lote = 42.600 avena lb. NRG-B: 61 lotes × 250 lb. por lote = 15.250 avena lb. Total = 57.850 libras de avena
La siguiente fila en la figura 4-17 se Programado recibos. Esta fila muestra el calendario esperado de órdenes de materiales que ya han sido colocados, lo que significa que el proveedor tiene
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Capítulo 4
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ha dado la orden de compra y está en el proceso de cumplimiento de la misma. Hay un tiempo de espera de dos semanas para la avena, por lo que para la avena estén disponibles en la semana 1 y la semana 2 del año, las órdenes de avena se deben colocar en las dos últimas semanas del año anterior.La siguiente fila, los ingresos previstos, muestra cuando las órdenes previstas llegarán. La fila recibos planificada está directamente relacionada con la fila pedidos planificados en la parte inferior del registro. Una orden planificada es uno que no se ha colocado con el proveedor, pero tendrá que ser colocado para evitar la producción se quede sin materiales. Porque hay un tiempo de espera de dos semanas para las órdenes de avena, las cantidades en la fila órdenes planeado estarán disponibles para la producción en dos semanas, que está indicado por una entrada en la fila recibos planificada. Las flechas en la figura 4-17 muestran la relación entre pedidos planificados y recibos planificadas. Por ejemplo, el cálculo de necesidades materiales de planificación sugiere que un pedido de 88.000 libras de avena debe ser colocado en la Semana 1, de modo que llegará en la semana 3. Para decirlo de otra manera: el orden previsto para 88.000 libras de avena en la semana 1 no será disponible para su uso hasta la semana 3, que se muestra por la recepción prevista de 88.000 libras en la semana 3. Sólo hay un orden, pero se presenta en dos lugares en el registro MRP. La siguiente fila en la figura 4-17 es la fila mano On. El primer número de esta fila (29650) es el inventario de avena en la mano en el comienzo de la semana 1. El En número de la mano en la columna de la semana 1 (15800) es una proyección del inventario que estará en la mano al final de Semana 1 (y por tanto al principio de la semana 2)-lo que representa el inventario inicial, necesidades brutas y los ingresos planificados y programados. En el caso de la Semana 1, el inventario inicial de 29.650 libras, además de las 44.000 libras de recepciones programadas, menos el requerimiento bruto de 57.850, 15.800 libras de hojas de avena disponibles en el inicio de la Semana 2. La última fila es la fila de Planificación de órdenes. Esta es la cantidad que el cálculo de MRP recomienda el pedido, y es el resultado del proceso de planificación de necesidades de compra que utiliza para determinar qué orden para producir el producto, y el momento de pedirlo. Muchas veces, un planificador tendrán que intervenir para decirle al sistema para ajustar el orden previsto. Por ejemplo, observe que la cantidad disponible de la avena en la Semana 2 está a sólo 1.950 libras. En el mejor de los casos, asume la línea está produciendo la barra de NRG-B (como la barra utiliza menos avena). En 250 libras por lotes, 1.950 libras de avena serían suficientes para la avena 7 lotes completos. La línea de producción puede producir 6 lotes una hora, así 7 lotes de masa sería sólo el apoyo de la línea de producción durante 70 minutos. Si el orden programado no llega lo suficientemente temprano en el primer día de la Semana 2, la línea de producción podría ser cerrado. Cuando la orden de compra previsto que llegue en la semana 1 estaba listo para ser colocado (dos semanas antes del comienzo de la Semana 1), el planificador debería haber evaluado ese orden, teniendo en cuenta el nivel de inventario baja proyectada para el comienzo de la Semana 2. El planificador podría haber decidido realizar un pedido de dos cargas de camión tolva de avena, en lugar del orden previsto para una carga. O podría haber asegurado que la recepción programada se muestra en la Semana 2 en realidad sería entregado al final de la Semana 1.factores de planificación tales como los plazos de entrega son sólo estimaciones, así que los planificadores deben evaluar los pedidos planificados sugeridas por las necesidades materiales de planificación de cálculo antes de permitir que el programa para convertir automáticamente en órdenes de compra.
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Nótese una vez más la necesidad de un software para ayudar con este tipo de cálculo. Por supuesto, un ser humano puede hacer estos cálculos, pero con muchos productos y materiales constituyentes, los cálculos llegado a ser muy tedioso y propenso a error. Incluso para una pequeña empresa como ajustador, haciendo los cálculos con velocidad razonable y precisión requiere ayuda del software. Nótese también la información necesaria para hacer el MRP 101
cálculo: comenzando con una previsión de ventas, el software funciona hasta el plan maestro de producción y luego a un horario de las materias primas necesarias.
ejercicio 4.5 Desarrollar un registro MRP, similar a la de la figura 4-17, para el germen de trigo para las cinco semanas de enero. El germen de trigo se debe pedir en cantidades a granel de contenedores, por lo que los pedidos planificados debe ser en múltiplos de 2.000 libras. Use un plazo de ejecución de una semana y un inventario inicial a la mano de 3.184 libras; asumir que una orden de 8.000 libras está programado para la recepción durante la Semana 1. ¿Hay semanas en que usted, como un planificador, consideraría hacer un pedido por encima o por debajo del mínimo requerido? ¿Por qué? (Suponga que no hay problemas con la capacidad de almacenamiento o vida útil.)
ejercicio 4.6 Ajustador'política de compras s ha sido llevar a altos niveles de inventario para evitar la falta de existencias. ¿Por qué los niveles de inventario pueden ser más bajos con un sistema ERP integrado y basado en la compra de MRP? Si usted tuviera que calcular la ventaja financiera de este cambio, ¿cómo hacerlo?
Materiales Requirements Planning en SAP ERP La lista MRP en SAP ERP se parece mucho a una lista de necesidades / que has visto en la figura 4-12 (para barras de NRG-A). La lista MRP muestra los resultados de los cálculos de MRP, mientras que la Lista / Requisitos de la muestra los resultados más los cambios que se han producido desde que se generó la lista MRP (pedidos planificados convierten en órdenes de compra u órdenes de producción, recibos de materiales, etc.) . Debido a que los cálculos de planificación de necesidades de materiales son mucho tiempo para procesar de una empresa productora de cientos de productos que utilizan miles de piezas, el proceso de planificación de necesidades de materiales por lo general sólo se repite cada pocos días-o tal vez a la semana. La lista de necesidades / Stock, sin embargo, permite a los usuarios del sistema para ver lo que está sucediendo (y lo que sucederá) con un material en tiempo real. Comparación de los datos que se muestran en el registro MRP en la figura 4-17 con la lista de planificación de necesidades para la avena en la figura 4-18 y en la lista de necesidades / Stock en la figura 4-19.
Capítulo 4
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-18
La pantalla Lista MRP en SAP ERP
La lista MRP en la tercera columna de la figura 4-18 muestra las órdenes de compra (POItem), órdenes planificadas (PldOrd), y los requisitos dependientes (DepReq). necesidades secundarias representan la demanda de avena creados por las órdenes previstas para bares-la demanda de avena depende de los planes de producción para bares. El proceso de planificación de necesidades de material crea órdenes previsionales para satisfacer estas necesidades secundarias. Las órdenes planificadas son las recomendaciones de sistema para crear órdenes (en este caso, las órdenes de compra) para la avena.
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-19
La pantalla Lista de necesidades / Stock en SAP ERP
La lista de necesidades / de la muestra en la figura 4-19 muestra las órdenes de compra (POitem), órdenes planificadas (PldOrd), y las necesidades secundarias (DepReq), sino que también muestra las solicitudes de pedido (PurRqs). Cuando un planificador decide que es hora de que una orden previsional para convertirse en una orden de compra, el orden previsto se convierte en una solicitud de pedido, que es una solicitud de compra para crear una orden de compra. El planificador puede convertir una orden previsional en una solicitud de pedido en la pantalla Lista de necesidades / Stock haciendo doble clic en la línea de orden previsional. Esta acción llama a los datos adicionales para la ventana de MRP Element, que se muestra en la figura 4-20.
Capítulo 4
liberación de orden planificado y las fechas de recepción Opción para convertir
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Para solicitud de pedido planificada
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-20
Conversión de una orden previsional a una solicitud de compra
Desde esta ventana, el planificador puede crear una solicitud de pedido o revisar el orden diseñado y hacer cambios antes de crear la solicitud. SAP ERP también proporciona la capacidad de pedidos planificados en procesos de masa mediante la conversión de los grupos de órdenes previstas para las órdenes de compra al mismo tiempo. El proceso de planificación de necesidades de materiales también puede ser configurado para crear automáticamente las solicitudes de compra; por ejemplo, todos los pedidos planificados creados dentro de una semana del cálculo de MRP podrían ser convertidos automáticamente a solicitudes de pedido. Una vez que se crea una solicitud de pedido, un empleado del departamento de compras debe convertirlo en una orden de compra. Uno de los pasos importantes en la creación de una orden de compra es elegir el mejor proveedor para suministrar el material. Un sistema de información integrado como SAP puede facilitar este proceso. La figura 4-21 muestra la pantalla Fuente general, que proporciona acceso a información que puede ayudar al empleado a la compra de seleccionar el proveedor.
Opciones para evaluar a los proveedores
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-21
Fuente Descripción general de la pantalla de selección de proveedores
Desde esta pantalla, el empleado de compras puede ver información acerca de cada proveedor, simular el precio (el sistema SAP calcula el precio de cada proveedor, que podría incluir descuentos por cantidad y costos de transporte), y mirar a la evaluación de proveedores- la compañia's calificación del vendedor. El sistema SAP ERP puede ser configurado para vendedores de tasa en base a una serie de criterios de rendimiento, incluyendo la calidad de los productos suministrados
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y la entrega a tiempo. Las puntuaciones de evaluación para cada proveedor se actualizan automáticamente a medida que se reciben los materiales. El sistema integrado de información de Compras permite a tomar la mejor decisión sobre un proveedor basado en la información relevante hasta a la fecha. Una vez que el empleado de compras decide qué proveedor de usar, la orden de compra es transmitida al vendedor. El sistema SAP ERP puede imprimir una orden de papel que se puede 105
enviado por correo al vendedor. Más probable, sin embargo, el sistema se puede configurar para enviar por fax la orden al proveedor, transmitir electrónicamente a través de EDI (intercambio electrónico de datos), o enviarlo por correo electrónico.
programación detallada Por último, y mucho's examinará la última parte del proceso de producción, programación detallada. El plan de producción agregada de los grupos de productos desarrollados en las ventas y las operaciones de planificación se desagrega a los productos individuales en incrementos de tiempo más finos a través del proceso de gestión de la demanda. En la programación detallada, un plan detallado de lo que ha de ser producido necesita desarrollarse, teniendo en cuenta la capacidad de la máquina y la mano de obra disponible. programación detallada es compleja y no se presenta aquí en forma de hoja de cálculo, pero vamos a discutir los conceptos y temas importantes. Una decisión clave en la programación detallada de la producción es determinar cuánto tiempo la producción se ejecuta para cada producto debe ser. Más largas series de producción significan que se requieren menos configuración de la máquina, lo que reduce los costos de producción y aumentar la capacidad efectiva de los equipos. Por otro lado, más cortos ciclos de producción se pueden utilizar para reducir los niveles de inventario de productos terminados. Por lo tanto, la longitud de ciclo de producción requiere un equilibrio entre los costes de instalación y costos de inversión para reducir al mínimo los costos totales para la empresa. Debido a que la capacidad de los mezcladores de producción del ajustador es mucho mayor que la de la línea de producción de aperitivos bar, programación de la producción mezclador no es un problema. Debido a que la masa debe ser mezclado antes de la línea de producción de snack-bar puede empezar, los empleados que se ejecutan en los mezcladores ajustador comienzan a trabajar 30 minutos antes de que los empleados que ejecutan la línea de producción. Durante ese tiempo, cuatro lotes de masa se pueden mezclar para que estén listos cuando la línea de producción comienza. Con un poco de una ventaja y un calendario detallado para la línea de producción, es una cuestión simple para el personal usuario mezcladores para mantenerse por delante de la línea de producción. Por lo tanto, el paso clave para personal especializado es desarrollar un programa de producción detallado para la línea de producción de aperitivos bar. El proceso de fabricación que utiliza ajustador se conoce como la fabricación repetitiva. entornos de fabricación repetitiva típicamente tienen líneas de producción que se conmutan de un producto a otro producto similar. La mayoría de los bienes de consumo envasados se producen en entornos de fabricación repetitiva. En la fabricación repetitiva, líneas de producción están programadas para un período de tiempo, más que para un número determinado de artículos, aunque es posible estimar el número de elementos que se producirán durante un período de tiempo.
Capítulo 4
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-22
Cuadro de planificación de la fabricación repetitiva en SAP ERP
Esta pantalla permite al planificador para ver la capacidad, la longitud programa de producción, y la cantidad producida en una sola pantalla. Entre el 1 de noviembre y 8 de noviembre de barras de NRG-A están siendo producidos por 3½ días, y NRG-B bares están siendo producidos por 4½ días. La cuarta línea de la pantalla inferior muestra que se produjo un total de 1.050 casos de barras de NRG-A bocado del 1 de noviembre hasta el 4 de noviembre (300 + 300 + 300 + 150 = 1050), y entonces la producción va a cambiar a NRGbarras B del 4 de noviembre a 8 de noviembre (esta pantalla asume turnos de producción continúan a través del fin de semana). La sección superior de la pantalla muestra los requisitos de capacidad de la línea de producción para el plan en la sección inferior de la pantalla. El plan muestra requerirá 90,090% de la capacidad disponible de 8 horas por día para todos los días excepto el 4 de noviembre, cuando el requisito de capacidad será de 96,153%. La segunda línea en la sección superior de la pantalla (Requerido repetitiva de Bakeline) muestra el número de horas de capacidad utilizados por el plan (redondeado a la hora más cercana), mientras que la tercera línea (Disponible repetitiva de Bakeline) muestra la capacidad prevista de la línea de hornear. En algunas empresas, la responsabilidad de los costos de inventario pertenece a un grupo de gestión de materiales, y el rendimiento de utilización de la capacidad es responsabilidad de una producción del grupo. En general, el grupo de Gestión de Materiales quiere series cortas de producción para mantener los niveles de inventario abajo, mientras que el grupo quiere Producción de producción largos para mantener alta utilización de la capacidad. En estas circunstancias, la decisión con respecto a producción a largo plazo puede convertirse en una fuente de disputas de la organización, en lugar de una decisión que minimiza los costes totales para el beneficio de la empresa. Este conflicto señala otra ventaja de la planificación de la producción en un sistema ERP. Debido a que el objetivo de la empresa es maximizar el beneficio, la duración de los ciclos de producción debe ser decidido por evaluar el costo de instalación de equipos y mantenimiento de las existencias. Un sistema de información integrado simplifica este análisis mediante la recopilación automática
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la información contable que permite a los gerentes a evaluar mejor horario compensaciones en función de los costos para la empresa.
Proporcionar datos de producción a la Contabilidad En el capítulo 1, que ha aprendido que, para que una compañía tenga éxito áreas funcionales deben compartir 107
datos. Contabilidad necesita saber qué Manufacturing ha producido y qué recursos se utilizaron en la producción de esos productos, para determinar qué productos, si los hay, están produciendo un beneficio-y luego proporcionar información para la gestión para determinar cómo aumentar los beneficios. En las plantas de fabricación, los sistemas ERP no se conectan directamente con las máquinas de producción. Por ejemplo, en ajustador's caso, SAP ERP no podía leer directamente el número de barras que salió desde el segmento de empaquetamiento de la línea de snack-bar. Los datos deben recogerse de alguna manera y luego entraron en ERP SAP para propósitos de contabilidad de inventario. Los datos se pueden introducir en SAP ERP a través de un PC en el taller, escaneados utilizando códigos de barras o RFID (discutido en más detalle en el capítulo 8), o introducirse utilizando un dispositivo móvil. SAP ERP es un sistema de arquitectura abierta, lo que significa que puede trabajar con herramientas automáticas de recopilación de datos comercializados por empresas de hardware y software de terceros. En un sistema ERP integrado, el impacto contable de una transacción material puede ser registrado automáticamente. Por ejemplo, cuando un cargamento de avena llega a la planta de ajustador, alguien en el departamento de recepción debe verificar el material y la cantidad y calidad del envío antes de ser aceptada. Una vez ajustador acepta el envío, recepción debe notificar al sistema SAP ERP de la llegada y aceptación del material. Esta comunicación se realiza por completar una transacción de entrada de mercancías, que se muestra en la figura 423.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 4-23
pantalla de entrada de mercancías en SAP ERP
Capítulo 4
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El departamento de recepción debe coincidir con la entrada de mercancías con la orden de compra que lo inició, para asegurarse de que los materiales exactos ordenados se han recibido, por lo que la contabilidad puede pagar al vendedor. Es posible que la cantidad de material introducida en la entrada de mercancías a difiere de la cantidad especificada en la orden de compra. Dependiendo de los ajustes de configuración,
el sistema ERP SAP podría bloquear la entrada de la recepción si la diferencia es demasiado grande. Cuando el recibo se registra con éxito, el sistema ERP SAP registra inmediatamente el aumento de los niveles de inventario para el material. En el lado de contabilidad del sistema, esto hace que el valor del inventario se muestra en la cuenta del libro mayor para aumentar automáticamente. Esta es una característica importante de un sistema integrado de información: la entrada de mercancías se registra una vez, pero la información está disponible de inmediato para la fabricación y Contabilidad-y la información es consistente. Un sistema integrado de información también tiene la capacidad de adaptarse a los cambios en los costes de material. Si el coste de la materia cambia con frecuencia, el sistema puede ser configurado para volver a evaluar el valor de todo el inventario del material que tiene la empresa. Por ejemplo, supongamos ajustador tiene 10.000 libras de canela que compró en $ 3 por libra. La compañía valoraría su inventario de canela en $ 30.000. A continuación, supongamos que el precio de la canela se eleva a $ 4 por libra, y las compras del ajustador de 1.000 libras de canela al precio más alto. ¿Cuál es el valor de las 11.000 libras de canela que ahora posee ajustador? El sistema ERP SAP puede estar configurado para utilizar una fórmula media móvil de reevaluar el inventario en base a los precios actuales del mercado. Dependiendo de la naturaleza exacta de la fórmula, la canela estaría valorada en algún lugar entre el 3 $ por libra previamente asumido y los $ 4 por libra que acaba de ser pagado. El sistema puede realizar este cálculo de forma automática se recibe cada material tiempo. El uso de un sistema ERP para registrar los datos no significa necesariamente que los datos contables en taller más precisa. El sistema ERP permite a los empleados para introducir datos en tiempo real, pero el sistema exige a los empleados para seguir el proceso. Si los empleados pueden tomar material del inventario sin dejar constancia de la transacción, entonces la información en tiempo real en el sistema ERP no sirve para nada. Las tecnologías como los escáneres de códigos de barras y etiquetas RFID pueden ayudar en este proceso, pero los datos precisos requieren tanto un sistema de información capaz y empleados debidamente formados y motivados. Sin embargo, cuando se hace correctamente, la captura de datos para fines de fabricación e inventario en el taller significa que se captura al mismo tiempo, a efectos de gestión contables y de inventarioeliminando cualquier necesidad de conciliar los registros contables y de fabricación.
ejercicio 4.7 Brevemente describa cómo la implementación de SAP ERP podría cambiar la relación entre la producción y el almacenamiento en forma.
ERP Y PROVEEDORES Más en forma es parte de una cadena de suministro que se inicia con los agricultores que cultivan trigo y avena y termina con un cliente que compra una barra de NRG de una tienda al por menor. Anteriormente, las empresas utilizan la licitación pública para lograr los bajos precios de los proveedores, que con frecuencia condujeron a una
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relación de confrontación entre los proveedores y sus clientes. En los últimos años, más empresas han comenzado a darse cuenta de que son parte de una cadena de suministro, y si la cadena de suministro es más eficiente, todos los participantes en la cadena pueden beneficiarse. La colaboración con frecuencia se puede lograr más que la competencia, y los sistemas ERP puede desempeñar un papel clave en la planificación colaborativa. 109 Trabajar con proveedores de manera colaborativa requiere confianza entre todas las partes. Una empresa abre sus registros a sus proveedores y suministradores puede leer ciertos datos de la empresa porque los formatos de datos comunes. Trabajar con los proveedores de esta manera reduce el papeleo y tiempos de respuesta. Las reducciones en el papeleo, ahorro de tiempo, y otras mejoras de eficiencia se traducen en ahorro de costes para la empresa y los proveedores. ERP permite a las empresas y proveedores compartir información (ventas, inventario, planes de producción, etc.) en tiempo real en toda la cadena de suministro. Esto permite que todas las partes a eliminar de los costos de la cadena de suministro que no agregan valor al producto (como el inventario, las horas extraordinarias, los cambios y deterioro), al mismo tiempo mejorar el servicio al cliente.
La Cadena de Suministro La cadena de suministro término describe todas las actividades que se producen entre el cultivo o extracción de materias primas y la aparición de productos acabados en el estante de la tienda. La cadena de suministro para personal especializado's NRG barras comienza con los agricultores que cultivan avena y trigo, y termina con
un cliente que compra una barra de una tienda al por menor. En una cadena de suministro tradicional, la información se pasa a través de la cadena de suministro de forma reactiva, como participantes cambian sus pedidos de productos- como se ilustra en la figura 4-24.
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 4-24
cadena de suministro de materias primas a cliente
Por ejemplo, un minorista ve un aumento en las ventas de ajustador's bares y órdenes de una mayor cantidad de barras desde el mayorista. Si un número de minoristas a aumentar sus pedidos, el mayorista aumentará sus órdenes de ajustador. Cuando se pone ajustador pedidos mayores a los mayoristas, se debe aumentar la producción para satisfacer la creciente demanda. Para aumentar la producción, más en forma ordenará más materias primas de los proveedores. Debido a los lapsos de tiempo inherente a una cadena de suministro tradicional, podría tardar semanas- o incluso meses-para obtener información sobre ajustador'Es creciente necesidad de materias primas para llegar a ajustador'proveedores s. proveedores de materias primas podrían requerir tiempo para aumentar su producción para satisfacer ajustador's órdenes más grandes, dando como resultado una escasez temporal para el proveedor. Y los acontecimientos inusuales, tales como la“efecto Oprah” (Cuando un producto está avalado por un nombre famoso
Capítulo 4
y causa un enorme aumento de la demanda) también puede dar lugar a la escasez. Por ejemplo, el Kindle de Amazon agotó rápidamente después del famoso programa de entrevistas Oprah Winfrey afirmó que era uno de sus artículos favoritos. Por el contrario, si los participantes en la cadena de suministro son parte de un proceso integrado, la información sobre el aumento de la demanda de los clientes se puede pasar rápidamente a través de la cadena de suministro, de modo que cada eslabón de la cadena puede reaccionar rápidamente a los cambios. EDI y ERP El desarrollo de las estrategias de la cadena de suministro no requiere necesariamente un sistema ERP. Antes de sistemas ERP estaban disponibles, las empresas podrían estar vinculados con los clientes y proveedores a través de los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI). Recuerde del Capítulo 2 que el EDI es el intercambio de equipo a equipo comercial de documentos estándar (tales como órdenes de compra) entre dos empresas. Un sistema ERP bien desarrollado, sin embargo, puede facilitar la gestión de la cadena de suministro debido a que los sistemas de planificación de la producción y de compra necesarios ya están en marcha. Además, la integración de los datos contables en el sistema ERP (descrito en el capítulo siguiente) permite la administración para evaluar los cambios en el mercado y tomar decisiones acerca de cómo esos cambios deben afectar el plan de producción. Con un sistema ERP, compartiendo los planes de producción a lo largo de la cadena de suministro puede ocurrir en tiempo real.
OTRA MIRADA Complejidades de la gestión de la cadena de suministro Durante las últimas décadas, una serie de tendencias de la industria se han centrado en la fabricación de cadenas de suministro más eficiente y eficaz. El primero de ellos se inició en la década de 1980 cuando las técnicas desarrolladas en la Toyota Motor Company, que ahora se conoce comúnmente como a la fabricación magra, comenzaron a ser aceptados y copiado por empresas de todo el mundo. La principal idea incorporada en la manufactura esbelta-o el Sistema de Producción Toyota (TPS)-Se debe eliminar dichos residuos. Si bien esto parece obvio, el TPS identifica el inventario resultante de“superproducción”como residuos. Gran parte de la práctica industrial, especialmente en los Estados Unidos, se centró en la idea de que la eficiencia debe medirse haciendo que cada producto de la máquina a su máxima capacidad. El enfoque TPS fue que una empresa debe producir exactamente lo que se requiere cuando se requiere. El TPS enfatizó“Halar” sistemas, en los que la demanda del cliente desencadena la producción, en lugar de “empujar” sistemas, donde se utilizan frecuentemente métodos de planificación como MRP para empujar el material a través de la cadena de suministro para el cliente en previsión de la demanda. Una segunda tendencia importante ha habido una disminución en la integración vertical de las empresas. La integración vertical significa el grado en que una empresa produce los componentes y conjuntos utilizados en los productos que fabrica. En la industria automotriz, la integración vertical alcanzó su pico con el complejo de fabricación de River Rouge Henry Ford y, donde el mineral de hierro se deposita en un extremo de la instalación y coches terminados rodó por el otro. En los años 1920 y 1930, Ford poseía minas de mineral de hierro y cargueros de mineral, plantaciones de caucho, y una serie de empresas e industrias que suministran sus plantas de montaje de automóviles. El objetivo era lograr alta calidad y bajo costo. Hoy en día, la eficiencia (continuado)
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y la tecnología ha llevado a muchos fabricantes a reducir su nivel de integración vertical. De acuerdo con Steve Rodgers, presidente del AMPA, los canadienses Fabricantes piezas de automóvil' Asociación, “Del 65 al 75 por ciento del coste total de componentes de un coche viene a proveedores externos.” Los fabricantes de automóviles se centran ahora en el diseño general de el vehículo y permitir que los proveedores para desarrollar la experiencia en los sistemas 111 de frenado, interiores, y así sucesivamente, que a su vez están conectados a los diseños. Una tercera tendencia es la racionalización de suministro base, un esfuerzo para determinar la “apropiado”número de proveedores de una empresa debe tener. Muchas grandes empresas tienen miles de proveedores. Sin embargo, el concepto de racionalización dice que las mejores relaciones con los proveedores se pueden desarrollar cuando hay menos proveedores para gestionar, y los costos se reducen cuando un menor número de proveedores tienen mayores volúmenes de producción. En 2008, Ford's vicepresidente senior de Compras Globales anunció que Ford estaría reduciendo su base de suministro de más de 2.000 proveedores de 700 a 800 durante un período de años. estas tendencias-eficiencia en la fabricación, la reducción de la integración vertical, y la racionalización base de suministro-han puesto en práctica por los fabricantes en un número de industrias en los últimos 30 años y han dado lugar a una mayor eficiencia y reducción de costos. Pero estos ahorros no han llegado sin un costo: aumento de la exposición a la interrupción. Este aumento del riesgo se destacó por el terremoto y el tsunami en Japón el 14 de marzo de 2011. Además de la trágica pérdida de vidas humanas y la destrucción de la propiedad, el desastre obligó a muchas empresas globales para reducir severamente o cerrar la producción. empresas de base japonesas como Toyota fueron obviamente afectados, pero la naturaleza integrada de las cadenas de suministro globales significaba que el efecto del sismo recorrió todo el mundo. Por ejemplo, los tres grandes constructores de barcos en el mundo se encuentran en Corea y son dependientes de acero japonés, y la industria del acero japonés se vio afectada significativamente por el desastre central nuclear de Fukushima, que fue provocada por el tsunami que siguió al terremoto. (Las explosiones, colapsos de fuego, y el núcleo de la central eléctrica convirtieron en el peor desastre nuclear desde la explosión de Chernobyl 1986). Toyota, que ha llevado a muchas de estas tendencias la cadena de suministro, ahora está planeando para liderar el camino en la reducción de riesgo de la cadena de suministro. En septiembre de 2011, se anunció planes para crear una sólida cadena de suministro que se recuperan al cabo de dos semanas en el caso de otra interrupción masiva. Este plan consta de tres pasos fundamentales. En primer lugar, Toyota tiene la intención de impulsar una mayor estandarización de las partes a través de los fabricantes de automóviles japoneses para que puedan compartir componentes comunes, lo que podría, a su vez, se fabrican en varios lugares. El segundo elemento en el plan es el desarrollo de tecnología que proporcionaría más opciones para piezas que requieren materiales únicos o componentes que sólo están disponibles a partir de una sola fuente. Finalmente, Toyota planea hacer que cada región del mundo independiente en su consecución de las piezas de manera que un desastre en Japón no afectaría a la producción en el extranjero.
Capítulo 4
Las Medidas de éxito Mediciones de rendimiento (a veces conocido como métricas) se han desarrollado para mostrar los efectos de una mejor gestión de la cadena de suministro. Una medida se denomina tiempo de ciclo de efectivo a efectivo. Este término se refiere al tiempo entre el pago de las materias primas y
112
recoger dinero en efectivo por parte del cliente. En un estudio, el tiempo de ciclo de efectivo a efectivo para las empresas con procesos de gestión de la cadena de suministro eficientes fue un mes, mientras que el ciclo promedio de 100 días para aquellas empresas sin una gestión eficaz de la cadena de suministro. Otra métrica es costes totales de gestión de la cadena de suministro. Estos costos incluyen el costo de compra y gastos de inventario, procesamiento de pedidos, y el apoyo a una empresa's sistemas de información. En un estudio, las empresas con procesos de gestión de la cadena de suministro eficientes costos equivalente al 5 por ciento de las ventas incurren. Por el contrario, las empresas sin gestión de la cadena de suministro efectúen gastos de hasta el 12 por ciento de las ventas. Otros indicadores se han desarrollado para medir lo que está sucediendo entre una empresa y sus proveedores. Por ejemplo, Staples, la compañía de la oficina de abastecimiento, mide tres facetas de la relación. velocidad de llenado inicial es el porcentaje de un orden que el proveedor proporciona en el primer envío. Otra métrica es tiempo de la orden inicial de plomo, que es el tiempo necesario para que el proveedor llenar la orden. Por último, el Staples mide el rendimiento del tiempo de funcionamiento. Esta medición rastrea la frecuencia con el proveedor se reunió acordadas las fechas de entrega.
Las mejoras en métricas tales como éstos dan lugar a mejoras en las mediciones de costes globales de la cadena de suministro.
ejercicio 4.8 Asumir un fabricante de equipos de jardinería residencial está considerando invertir en hardware y software que va a mejorar los vínculos con los proveedores. Gestión de espera ahorrar 5 por ciento de las ventas por el endurecimiento de la cadena de suministro en el primer año, 3 por ciento en el segundo año, y 1 por ciento en el tercer año. La compañia's ventas anuales son $ 1 mil millones. La compañia'Es director financiero insiste en que la inversión debe pagar por sí mismo en el ahorro de costes en tres años. Para cumplir con este requisito, cuánto se debe permitir el director de información para gastar en la mejora de la cadena de suministro? Explica tu respuesta.
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OTRA MIRADA Cadena de suministro verde que va El gigante minorista Wal-Mart está tratando de obligar a sus proveedores a “ir verde” como parte de su los esfuerzos para construir una cadena de suministro global ambientalmente sostenible más. Como lo hizo con promoción de EDI y RFID en las primeras etapas de esas tecnologías, Walmart está llevando la curva con sus esfuerzos de sostenibilidad. En 2008, Walmart'CEO s, Lee Scott, dijo a un gran reuniendo en China, “Una empresa que engaña a las horas extraordinarias y de la edad de su trabajo, que vertederos de sus desechos y productos químicos en nuestros ríos, que no paga sus impuestos o cumplir su contratos-en última instancia, hacer trampa en la calidad de sus productos. Y el engaño en el calidad de los productos es el mismo que engañar a los clientes. No vamos a tolerar que por lo Walmart.”
Como parte de esta iniciativa, Walmart estudiar sus 100.000 proveedores y en última instancia, crear una “índice de sostenibilidad del producto,” lo que permitirá a la compañía evaluar a los proveedores en sus esfuerzos de sostenibilidad. Proveedores ansiosos de mantener Walmart como una al cliente estará motivado para mejorar su calificación en el índice de sostenibilidad. Algunos expertos piensan que Walmart puede cambiar el clima de negocios en la sostenibilidad. De acuerdo a Profesor de Harvard Rosabeth Moss Kanter, Walmart's determinación de utilizar su considerable influencia para elevar los estándares de sostenibilidad ambiental “espectáculos que una sola empresa que utiliza su influencia única puede acelerar la acción pública para reducir gases de efecto invernadero y el cambio climático inverso.” Walmart's nueva iniciativa se traduce en una nueva carga para los proveedores. por alguna estimaciones, la empresa'los esfuerzos por mejorar la sostenibilidad podrían aumentar el costo de productos por 1-3 por ciento, debido, en parte, a los nuevos requisitos de que los proveedores de la etiqueta Productos con un índice de verde. Sin embargo, estos costos pueden ser compensados si los proveedores, como parte de su los esfuerzos para reducir su impacto sobre el medio ambiente, también pueden mejorar su cadena de suministro eficiencia.
Pregunta: 1. ¿Cree que los consumidores estarán dispuestos a pagar aumento de los precios para garantizar su productos se fabrican y envasan de forma sostenible? ¿Usted estaría dispuesto a pagar el costo adicional? ¿Cuánto más?
113
Capítulo 4
Resumen del capítulo •
Un sistema ERP puede mejorar la eficiencia de los procesos de producción y de compra. La eficiencia comienza con marketing y ventas que comparten un pronóstico de ventas. Un plan de producción es creado en base a ese pronóstico y compartido con la compra de materias primas por lo que puede ser ordenado correctamente.
•
Las empresas pueden hacer una planificación de producción sin un sistema ERP, pero un sistema ERP que contiene los requisitos materiales de planificación capacidad de permitir que una compañía eslabón de la producción de Compras y Contabilidad. Este intercambio de datos aumenta la eficiencia general de la empresa.
•
Las empresas están construyendo en sus sistemas ERP y la filosofía de sistemas integrados para la práctica de gestión de la cadena de suministro, una estrategia mediante la cual una empresa se ve a sí mismo como parte de un proceso más amplio que incluye a los clientes y proveedores. Utilizando la información de manera más eficiente a lo largo de toda la cadena puede resultar en ahorros de costes significativos. Debido a la complejidad de la cadena de suministro global, el desarrollo de un sistema de planificación que coordina eficazmente la tecnología de la información y las personas y que puede ayudar a una empresa gestionar la incertidumbre es un reto considerable.
114
Términos clave lista de materiales (BOM)
registro MRP
capacidad
el desempeño puntual
dinero en efectivo a efectivo tiempo de ciclo
fabricación repetitiva
velocidad de llenado inicial
planificación global
pedido inicial tiempo de espera
costos estándar
Ceremonias 1. En el que las industrias es importante gestión de la cadena de suministro? En el que las industrias no es verdad? ¿Por qué o por qué no? 2. Recuerde del capítulo 1 que unos recortes de procesos de negocio a través de líneas funcionales. Cuando un cliente pide un producto, como un automóvil hecha a la medida, la función de gestión de la cadena de suministro debe interactuar con otras áreas funcionales de una empresa para completar este orden. Enumerar las áreas funcionales que intervienen en este proceso. ¿Qué información debe pasar entre esas áreas y gestión de la cadena de suministro para llenar las necesidades del cliente? 3. Crear una lista de dos columnas, y en la primera columna, la lista de proceso de gestión de la cadena de suministro defectuoso del ajustador. En la segunda columna, la lista de las formas en que un sistema ERP podría aliviar algunos de estos problemas. 4. Las métricas se utilizan para medir las mejoras en la gestión de la cadena de suministro. ¿Cuáles son los beneficios del seguimiento de las métricas? ¿Con qué frecuencia deberían calcularse y registrarse? ¿Depende de la industria? ¿Depende el entorno competitivo? ¿Por qué?
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5. ¿Cuáles son las fuentes potenciales de riesgo en la cadena de suministro de ajustador? Cómo ajustador debe preparar para minimizar estos riesgos. La investigación de este tema en Internet, y el uso de ejemplos para apoyar su razonamiento. 6. Comparación de gestión de relaciones con los clientes y gestión de la cadena de suministro. Cómo son ¿similar? ¿En qué se diferencian? ¿En qué áreas funcionales qué tienen el mayor impacto? En responder, tenga en cuenta los tipos de tecnologías utilizadas en cada uno.
115
Para más estudio e investigación Beal, Vangie. “SAP adquiere hemisferio derecho para el software de visualización 3-D”. Enterpriseappstoday.com. 8 septiembre, 2011. Kim, Chang-Ran. “Toyota apunta a la cadena de suministro a prueba de terremotos.” Reuters, 6 septiembre, 2011. Goetz, Michael. “PROVEEDORES, Cars, No fabricantes de automóviles.” Sympatico.ca. 4 marzo, 2011. http://autos.sympatico.ca/features/8233/group-project-suppliers-make-cars-not-automakers. Keal, Donald y Phil Hebert. “Los beneficios para los bancos de sangre de una Planificación de Ventas y Operaciones Proceso de “Diario de Gestión de Servicios de Sangre 50, (diciembre de 2010):. 27852787. Lee, Don, y David Pierson. “El daño del terremoto a una producción de obleas de silicio japonesa Planta Ilustra los Problemas de fabricación que puede sobrevenir cuando las empresas reducen su red de proveedores.”Los Angeles Times, 06 de abril, 2011. Overby, Stephanie. “Gestión de la Cadena de Suministro al Rescate.” CIO 16 de marzo de 2010. www.cio.com/article/580113/Supply_Chain_Management_to_the_Rescue. Shuldiner, Herb. “Ford corte profundo en la base de suministro.” AutoWorld de Ward 1 de diciembre de 2008. Wallgum, Thomas, “por qué el efecto Oprah puede acabar con las mejores cadenas de suministro.” CIO, 10 septiembre, 2009. www.cio.com/article/501830/Why_the_Oprah_Effect_Can_Take_ Down_the_Best_Supply_Chains.
Wallgum, Thomas. “Wal-Mart Ordenes Proveedores para ir verde y algunos ven Rojo”. CIO, 20 de julio, 2009.www.cio.com/article/497559/Wal_Mart_Orders_Suppliers_to_Go_Green_and_ Some_ee_Red. Wallgum, Thomas. “Estrategia Verde de Wal-Mart: abastecer de blancos de cambio de imagen de la cadena Los fabricantes chinos.” CIO, Octboer 24, 2008.www.cio.com/article/456625/Wal_Mart_s_Green_ Strategy_Supply_Chain_Makeover_Targets_Chinese_Manufacturers? Page = 1 & taxonomyId = 3015.
CAPÍTULO
5
CONTABILIDAD EN SISTEMAS ERP OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Describir las diferencias entre la contabilidad financiera y de gestión
•
Identificar y describir los problemas asociados con la contabilidad y la información financiera en los sistemas de información no integrados
•
Explican cómo los sistemas ERP pueden ayudar a resolver problemas de contabilidad e información financiera que se producen en un sistema no integrado
•
Entender cómo el la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 y el escándalo de Enron han afectado a los sistemas de información de contabilidad
•
Delinear los beneficios contables y de gestión de información que se derivan de tener un sistema ERP
•
Explicar la importancia de Extensible Business Reporting Language (XBRL) en los informes financieros
INTRODUCCIÓN En los capítulos anteriores, usted aprendió acerca de las actividades de áreas funcionales, tanto en general como en particular: En Las actividades de marketing y ventas; y en el capítulo 4, que aprendió acerca de Gestión de la Cadena de Suministro. En este capítulo, usted aprenderá acerca de las actividades en otra área funcional, Contabilidad y Finanzas. Verá cómo Contabilidad y Finanzas está estrechamente integrado con todas las otras áreas funcionales y cómo la ayuda actividades de contabilidad en la toma de decisiones.
Capítulo 5
ACTIVIDADES DE CONTABILIDAD actividades de contabilidad generalmente se pueden clasificar como la contabilidad financiera o contabilidad de gestión. Un área adicional de contabilidad, contabilidad de impuestos, está más allá del alcance de este texto. Debido a que la contabilidad de impuestos es principalmente la presentación de informes externos de las actividades de una empresa en el Servicio de Impuestos Internos, los datos recogidos para la contabilidad financiera sirve de base para la contabilidad de impuestos.
118
La contabilidad financiera consiste en documentar todas las transacciones de una empresa que tienen un impacto en el estado financiero de la organización y luego usar esas transacciones documentadas para crear informes para inversores y las partes externas y agencias. Estos informes, normalmente llamados estados financieros, deben seguir las reglas y directrices de diversos organismos, como la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), la Comisión de Valores de Estados Unidos (SEC), y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) prescritos. estados financieros comunes incluyen los balances y cuentas de resultados. El balance es un resumen de los saldos de cuentas, tales como dinero en efectivo a cabo; las cantidades adeudadas a la empresa por los clientes; el coste de las materias primas y los inventarios de producto terminado; el valor de los activos fijos tales como edificios; las cantidades adeudadas a los proveedores, bancos y otros acreedores; y las cantidades que los inversores han invertido en la empresa. Un balance proporciona una visión general de la salud financiera de una empresa en un punto en el tiempo, una consideración clave para los acreedores e inversores de una empresa. La Figura 5-1 muestra un balance de ejemplo para ajustador Snacker. Ajustador Hoja de Balance Snacker 31 de de diciembre de, 2011 (en miles de dólares) Bienes Efectivo
$ 5.003
Cuentas por cobrar
$ 4.715
inventarios
$ 9.025
Planta y equipo
$ 6,231
Tierra
$ 1.142
Los activos totales Pasivo Cuentas por pagar Pagar
$ 26.116
$ 6.400 $ 10.000
Responsabilidad total Capital contable
$ 16.400
Capital aportado
$ 2.000
Ganancias retenidas
$ 7.716
Equidad del total de accionistas Total pasivo y capital contable
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 5-1
balance de ejemplo para ajustador
$ 9,716 $ 26.116
Contabilidad en Sistemas ERP
La declaración de estado de resultados o de pérdidas y ganancias (P & L), muestra los ingresos y gastos de la empresa y la ganancia o pérdida por un período de tiempo (normalmente un trimestre o un año). La rentabilidad es importante para los acreedores e inversores. También es una información importante para los gerentes a cargo de las operaciones del día a día. En general, un administrador de beneficios vistas como indicadores de éxito y pérdidas como indicadores de problemas que hay que resolver. La figura 5-2 muestra un estado de resultados de la muestra para personal especializado. 119 Más en forma Declaración de Ingresos Snacker Para el año 31 de diciembre de 2011 (en miles de dólares) Ingresos Los ingresos por ventas
$ 36.002
Los ingresos totales Gastos El costo de ventas expensas Ventas, generales y gastos administrativos
$ 36.002
$ 25.691 $ 4,251
el gasto en investigación y desarrollo
$ 962
Gastos por intereses
$ 521
Gastos totales
$ 31.425
Ingresos antes de impuestos
$ 4,577
Ingreso por gastos de impuesto
$ 1.144
Lngresos netos
$ 3.433
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 5-2
cuenta de resultados de muestra para personal especializado
Normalmente, las empresas preparan estados financieros trimestrales, a veces con más frecuencia. Para preparar estas declaraciones, una empresa debe “cerrar sus libros”, lo que significa que los saldos de las cuentas temporales o nominales (como ingreso, gasto, la ganancia y la pérdida) se transfieren a la cuenta de utilidades retenidas. Las cuentas nominales cerrados tendrán un saldo de cero desde el que se inicia la acumulación de ingresos y gastos en el próximo período. asientos de cierre están hechas para transferir los saldos y establecer ningún saldo de las cuentas nominales. Para ello, los empleados deben comprobar las cuentas para asegurarse de que son exactos y actualizados. Si los sistemas de información de una empresa rutinaria generar datos precisos y oportunos, el cierre de los libros puede ir sin problemas. Si no es así, “Ajuste” las inscripciones deben hacerse, en cuyo caso,
Capítulo 5
Una de las ventajas de un sistema integrado de información es que simplifica el proceso de cierre de los libros y la preparación de los estados financieros. personal de contabilidad no es necesario reunir datos de diferentes sistemas debido a que todos los datos necesarios están contenidos en un sistema centralizado. La figura 5-3 muestra cómo el balance mecánico y de pérdidas y ganancias se verían en el sistema SAP ERP. 120
Hoja de balance
De pérdidas y ganancias La comparación del año actual al año anterior
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-3
Balance y cuenta de resultados para personal especializado en el sistema ERP de SAP
En un sistema ERP, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias son los informes de bases de datos que se pueden generar de forma rápida en cualquier momento, y debido a que los datos para preparar los informes se leen de las tablas de la base, estos informes son siempre al día. Otra característica de la hoja de balance ERP y P & L afirmación es la capacidad de mostrar rápidamente los datos en diferentes niveles de detalle, como se muestra en la Figura 5-4. Además, un sistema ERP permite al usuario crear variantes de los estados financieros, que son estados financieros en otros formatos, preparados para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios.
Contabilidad en Sistemas ERP
121
Capacidad para expandirse nivel de detalle
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-4
Balance y cuenta de resultados en SAP ERP, con varias categorías de activos ampliado para mostrar más detalles
ofertas de contabilidad de gestión con la determinación de los costos y la rentabilidad de las actividades de una empresa. Mientras que la información de alto nivel que aparece en el estado de cuentas y los ingresos de una empresa muestra si una empresa obtiene un beneficio global, el objetivo de la contabilidad de gestión es proporcionar a los administradores con información detallada para tomar decisiones informadas, la creación de presupuestos, determinar la rentabilidad de un producto en particular, la zona de venta, o campaña de marketing, y así sucesivamente. Contabilidad de gestión produce información que los gerentes utilizan para controlar las actividades del día a día de una empresa y desarrollar planes a largo plazo para las operaciones, marketing, las necesidades de personal, pago de la deuda, y otras cuestiones de gestión. Debido a que la contabilidad de gestión proporciona informes y análisis para uso interno,
El uso de ERP para la información contable Recuerde del capítulo 1, que en el pasado, la mayoría de las empresas tenían sistemas de información funcional separados: un sistema de información de marketing, un sistema de información de fabricación, y así sucesivamente, cada una con su propia forma de recolección de datos y su propio sistema de archivos para grabar datos. Desde la década de 1960, legiones de contadores, analistas y programadores han intentado, sin éxito, a menudo, para que funcionen los sistemas no integrados, como los capítulos anteriores ilustran. Las empresas construyen estos sistemas no integrados principalmente para manejar las necesidades de las áreas funcionales individuales, y en segundo lugar para proporcionar datos a la contabilidad de manera que
Capítulo 5
Contabilidad podría “llevar los libros”, es decir, mantener un registro de todas las transacciones financieras. El intercambio de datos, sin embargo, por lo general no se produjo en tiempo real, por lo que los datos de contabilidad eran a menudo fuera de fecha. Además, dado que los datos compartidos no eran a menudo la única información que necesita de contabilidad para preparar informes para la gestión, contadores y empleados de áreas funcionales generalmente tenían que pasar un tiempo considerable haciendo investigaciones adicionales para crear esos informes. Un sistema ERP, con su base de datos centralizada, evita estos problemas. Por ejemplo, 122
supongamos productos terminados son transferidos de la línea de montaje para el almacén. Un empleado en el almacén puede grabar fácilmente la transacción, utilizando un terminal o un escáner de código de barras. En SAP ERP, el módulo de gestión de materiales vería el evento de transferencia como un aumento en el inventario de productos terminados disponible para su envío; el módulo de contabilidad sería ver el evento como un aumento en el valor monetario del inventario de productos terminados. Con el ERP, todo el mundo utiliza la misma base de datos para registrar los datos de funcionamiento. Esta base de datos se utiliza para generar informes de gestión, elaboración de los estados financieros, y crear presupuestos. En la contabilidad, cuentas de una empresa se mantienen en un disco llamado el libro mayor. En el sistema SAP ERP, de entrada en el libro mayor se produce simultáneamente con la transacción de negocios en el módulo específico. Muchos módulos de SAP ERP causan datos de la transacción que se introducirán en el libro mayor, incluyendo: •
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Ventas y Distribución (SD): el módulo SD registra una venta y luego crea una entrada de cuentas por cobrar (un documento de contabilidad general que indica que un cliente debe dinero por los bienes recibidos por el cliente). Gestión de materiales (MM) -Los controles MM módulo de compras y registra cambios en el inventario. La recepción de los bienes de una orden de compra crea una cuenta por pagar entrada en el libro mayor, lo que indica que la empresa tiene la obligación de pagar por los bienes que ha recibido. Cada vez que el material se mueve dentro o fuera del inventario (materiales comprados llegan del proveedor, las materias primas se sacan de inventario para apoyar la producción, o productos acabados van desde la producción hasta el inventario), libros de contabilidad general se ven afectados. Gestión financiera (FI): el módulo FI gestiona las cuentas por cobrar y cuentas por pagar artículos creados en el SD y módulos MM, respectivamente. El módulo FI es también donde las cuentas del libro mayor se cierran al final de un período fiscal (trimestre o un año), y se utiliza para generar estados financieros. Controlling (CO) -El módulo CO seguimiento de los costos asociados con la producción de productos. Para obtener un beneficio, una empresa debe tener una imagen precisa de sus costos del producto para que pueda tomar decisiones correctas sobre la fijación de precios de productos y promociones, así como las inversiones de capital. Recursos Humanos (HR): el módulo de recursos humanos gestiona el reclutamiento, contratación, compensación, terminación y despido de HR.
Contabilidad en Sistemas ERP
PROBLEMA OPERATIVO toma de decisiones: GESTIÓN DE CRÉDITO Fuera de fecha o datos contables inexactos que resultan de los sistemas de información no integrados pueden causar problemas cuando una empresa está tomando decisiones operacionales, como se ilustra en la discusión de los retos de gestión de crédito del ajustador en el capítulo 3. En esta sección, vamos a ver de crédito industrial concesión, en general, y luego vamos a examinar la problemas en los procedimientos de concesión de créditos de cerrajero en más detalle.
123
Gestión de Crédito Industrial Las empresas suelen vender a los clientes a crédito; Sin embargo, la buena gestión financiera requiere que sólo tanto de crédito se extenderá a un cliente. En algún momento, el cliente debe pagar parte de la deuda para justificar la fe que el vendedor ha demostrado (y por lo que el vendedor puede convertir las cuentas por cobrar en dinero en efectivo). gestión del crédito requiere un equilibrio entre la concesión de crédito suficiente para apoyar las ventas y la garantía de la empresa no pierde demasiado dinero mediante la concesión de crédito a los clientes que terminan el impago de sus obligaciones de crédito. En la práctica, los vendedores gestionar esta relación mediante el establecimiento de un límite de la cantidad de dinero que una cliente puede deberse a la vez, y luego el seguimiento de ese límite como los nuevos pedidos entran y se reciben los pagos. Por ejemplo, el vendedor podría decirle a un comprador que su límite de crédito es $ 10.000, lo que significa que la mayor parte se puede deber el vendedor es $ 10.000. Si el comprador llega de esa cantidad, el vendedor no aceptará las órdenes de venta adicionales hasta que vale la pena un poco de su deuda. Al hacer una venta a crédito, el vendedor hace una entrada en los libros para aumentar la cuentas por cobrar y los saldos de ventas. Por lo tanto, cuando las cuentas del comprador saldo por cobrar en los libros del vendedor llega a $ 10.000, el comprador debe hacer algún pago. Continuando con el ejemplo, supongamos que el comprador al vendedor llama a la orden de $ 3.000 por valor de bienes. Si las cuentas del comprador saldo por cobrar ya $ 8.000 es, el vendedor no debe aceptar la orden de $ 3.000, ya que traería las cuentas por cobrar al equilibrio $ 11.000, lo que excede el límite de crédito del comprador. En lugar de rechazar el pedido, el vendedor de representante de ventas podría sugerir que el comprador a reducir el tamaño de la orden, o preguntarle para enviar en un pago antes de procesar el pedido, reduciendo así la deuda del comprador. Claramente, para hacer que este sistema funcione, un representante de ventas necesita tener acceso a arriba-hasta la fecha cuentas por cobrar saldos para todos los clientes.
Capítulo 5
Estos problemas no deben surgir con un sistema de información integrado. Cuando se hace una venta, el sistema aumenta inmediatamente las cuentas del cliente saldo por cobrar. Cuando la empresa recibe y registra un pago, el saldo de cuentas por cobrar se reduce inmediatamente. Debido a que la base de datos subyacente está disponible para Contabilidad y Marketing y Ventas, representantes de ventas tienen acceso a la información del saldo del cliente hasta a la fecha. Por lo tanto, los representantes de ventas no tienen que hacer una solicitud a la contabilidad de las cuentas del cliente saldo por cobrar. 124
Con estos antecedentes, podemos ahora considerar cómo ajustador encarga de la gestión de crédito, utilizando sistemas no integrados.
Procedimientos de gestión de crédito mecánico Como se describe en el capítulo 3, cuando un nuevo orden viene a ajustador, un empleado de ventas se refiere a una copia impresa semanal del actual límite de equilibrio y de crédito de un cliente para ver si el crédito debe concederse. Suponiendo que el pedido del cliente no presentaría problemas de crédito con límite, el empleado de ventas entra en la venta en el sistema de entrada de órdenes de venta, que es un programa de ordenador autónomo. Los datos de ventas se transfieren a la contabilidad de la transferencia de archivos al final de cada día. Un empleado de contabilidad utiliza los datos transferidos desde el sistema de ventas para preparar facturas de los clientes. Contabilidad debe hacer ajustes para los envíos parciales antes de crear una factura. La precisión del proceso de ajuste depende de si el almacén transmite los cambios con el fin de contabilidad en el momento oportuno. Después de la creación de la factura, Contabilidad hace que los asientos contables de reconocimiento de ingresos estándar: un débito en las cuentas por cobrar y un crédito para las ventas de la cantidad facturada. Empleados de contabilidad también procesan los pagos de clientes. Empleados de recibir y manejar manualmente los controles. Entran los datos en el programa de contabilidad, lo que aumenta el saldo de caja y la disminución de las cuentas de saldo por cobrar. Estos datos son posteriormente utilizados para hacer cambios a las cuentas individuales de los clientes, lo que reduce la cantidad que los clientes tienen con ajustador. Si el tiempo lo permite, se publican las cuentas (y se hace el depósito bancario) en el día de pago es recibido; de lo contrario, las entradas se realizan tan pronto como sea posible al día siguiente. Por lo tanto, no puede haber un retraso entre el momento ajustador recibe un cheque de un cliente y la reducción real de las cuentas del cliente saldo por cobrar, lo que puede conducir a errores en la gestión del crédito. Ahora vamos a ver cómo SAP ERP podría mejorar el proceso de gestión de crédito del ajustador.
Gestión de crédito en SAP ERP El sistema SAP ERP permite a una empresa para establecer un límite de crédito para cada cliente. Una empresa puede configurar cualquier número de opciones de crédito de verificación en el sistema ERP de SAP, incluso cuando para comprobar el crédito de un cliente (por ejemplo, en la creación de la orden, en la creación del documento de entrega, o en la salida de mercancías) y quién debe notificar cuando una orden causaría que un cliente excede su límite de crédito (por ejemplo, el personal de dependiente de ventas o ,
Contabilidad en Sistemas ERP
Con frecuencia, las empresas no configura el sistema para avisar a vendedores de la orden de ventas, ya que no están equipados para corregir el problema y porque el problema de crédito es un problema entre cuentas por cobrar Departamento de la empresa vendedora y las cuentas de los clientes pagar en el Departamento. Por el contrario, una persona en la función de gestión de crédito regularmente revisa todos los pedidos de cliente bloqueados y resuelve el problema de crédito directamente con el cliente. Figura 5-5 muestra también que la verificación de crédito es dinámico y tiene un horizonte de dos meses. 125
Esto significa que sólo los próximos dos meses de órdenes de venta serán utilizados en el cálculo de la verificación de crédito. Los clientes pueden realizar pedidos de una programación a largo plazo, pero sólo aquellos que será enviado en el corto plazo son generalmente considerados en la verificación de crédito.
dinámica de crédito Comprobar con Reacción C seleccionado Dos meses Verificación de crédito horizonte
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-5
configuración de gestión de crédito
La Figura 5-6 muestra el proceso de comprobación de crédito en la Figura 5-5 aplicada a un cliente específico, Salud Express. Salud Express tiene un límite de crédito de $ 1.000 y actualmente ha utilizado $ 590 de este límite. Si Health Express hace un pedido de bares que asciende a más de $ 410, el pedido será bloqueado.
Capítulo 5
Límite de crédito 126
Cantidad de crédito utilizada
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-6
gestión de crédito para Health Express
Figura 5-7 muestra la pantalla de SAP ERP donde bloqueado ventas órdenes se enumeran. La mayoría de las empresas tienen un empleado que es responsable de revisar los pedidos de ventas bloqueados (tal vez cada dos horas) y tomar acciones correctivas. La ventaja de utilizar SAP ERP para la gestión de crédito es que el proceso es automatizado y están disponibles en tiempo real de los datos. El usuario puede doble clic en el pedido de venta para ver información de la compañía, tales como contactos, o para ver el historial de pagos.
Opciones para liberar, reasignar, rechazan o reenviar un pedido de cliente bloqueados
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-7
Bloqueado orden de venta
Con el sistema actual del ajustador, el secretario del pedido de cliente debe comprobar manualmente crédito. Si el empleado no lo hace, a continuación, un cliente que es un mal riesgo puede recibir más crédito. Sin embargo, aun cuando el empleado hace realizar la comprobación de crédito manual, la decisión de crédito puede ser hecha con frecuencia por error, ya que los datos no son actuales. Con el sistema ERP de SAP, el cheque es automática, los datos están actualizados, y es una simple cuestión de revisar las órdenes de ventas bloqueados.
Contabilidad en Sistemas ERP
ejercicio 5.1 1.
2.
Crear un documento que describe el procedimiento de gestión de crédito actual del ajustador. Escribir este documento, de modo que podría ser utilizado para entrenar a un nuevo empleado en el proceso de gestión de crédito. Crear una versión revisada de su documento para reflejar las mejoras en los procesos que se produciría si ajustador estaban realizando los controles de crédito usando un sistema de información integrado.
ANÁLISIS rentabilidad del producto Los gerentes de negocios utilizan los datos de contabilidad para realizar análisis de rentabilidad de una empresa y sus productos. Cuando los datos son incorrectos o incompletos, los análisis son erróneas. Hay tres razones principales para inexacta o incompleta de datos: el mantenimiento de registros inconsistentes, sistemas de inventario costando inexactas, y problemas de consolidación de los datos de las filiales. En las siguientes secciones se verá en cada una de estas causas, utilizando como ejemplo ajustador.
Mantenimiento de registros inconsistentes Cada una de las divisiones de ventas del ajustador mantiene sus propios registros y seguimiento de los datos de ventas de manera diferente. formulario de pedido de ventas de la división de ventas directo incluye un código para la región de ventas apropiado (Noreste, Sureste, y así sucesivamente). formulario de pedido de ventas de la división de distribución incluye un código para el estado. Supongamos que un ejecutivo ajustador pide un informe que resume las ventas de dólares mensuales para todos los estados del Atlántico medio (es decir, algunos estados de la zona de venta del Noreste mecánico y de algunos estados de la región sudeste) para cada mes del año anterior. Ni los registros de división están configurados para responder fácilmente a esa pregunta. Por el contrario, un contador ajustador tendría que ir a los documentos de venta de origen de la División de ventas directas y, mirando a la dirección de envío, determinar si la venta fue a una empresa en un estado del Atlántico Medio. Si es así, el contador tendría que añadir manualmente la información relevante para esta venta a una hoja de cálculo electrónica. Para la división de distribución, el contador podría ejecutar informes de ventas de resumen de cada estado en la región del Atlántico medio por mes y agregar estos datos manualmente el informe de hoja de cálculo. Una vez se reunieron todos los datos, podría ser formateado para crear los informes deseados. Ahora, supongamos que la gestión del ajustador quiere evaluar la eficiencia de las operaciones de producción. Producción utiliza los registros en papel, por lo que, de nuevo, los datos deben ser tomados de los registros en papel y se introdujeron en una hoja de cálculo. Como sucede a menudo, esos registros en papel podrían ser inexactos o no, por lo que la validez del informe final cuestionable y la creación de la hora de consumir informe. Hay muchas variaciones sobre este tema. Es concebible que las divisiones de una empresa podría mantener los mismos datos sobre una función, pero si el sistema de cada división fue creada en un momento diferente, cada uno podría un sistema de archivos diferente. A menudo, para responder a una pregunta sobre el rendimiento global de la empresa, al menos uno de ellos debe ser rekeyed en una hoja de cálculo (O algún otro programa middleware) para el análisis combinado. Si bien es posible obtener una respuesta, ello lleva mucho más tiempo con los sistemas no integrados. Con un sistema ERP, este tipo de esfuerzo se minimiza o elimina porque ambas divisiones grabar y almacenar sus datos en la misma forma, en la misma base de datos. Lo ideal es que los procesos de la compañía serían cambiados para adaptarse a las mejores prácticas del software cuando está instalado. Como parte del proceso de configuración del sistema, los gerentes de cada división haría
127
Capítulo 5
ponerse de acuerdo sobre cómo se recogen y almacenan los datos. A continuación, las cuestiones relativas rendimiento de la empresa podrían ser contestadas en pocos minutos por cualquier contador (o gerente o vendedor, para el caso) que entiende cómo ejecutar una consulta en el lenguaje de base de datos o cómo utilizar las herramientas integradas de gestión de información. Inventario de cálculo del coste Sistemas inexactos 128
calcular correctamente los costos de inventario es una de las tareas de contabilidad más importantes y difíciles en cualquier empresa de fabricación. Los gerentes necesitan saber cuánto cuesta hacer que los productos individuales, para que puedan identificar qué productos son rentables y cuáles no lo son. En la siguiente sección, primero revisar los fundamentos de la contabilidad de costes de inventario. A continuación, vamos a explorar cómo un sistema ERP puede mejorar la exactitud de la contabilidad de costes de inventario. Por último, vamos a discutir la razón de ser de costeo basado en actividades como método para mejorar aún más la precisión de la contabilidad de costes de inventario. Inventario del fondo de Contabilidad de Costos costo de un artículo manufacturado tiene tres elementos: (1) el costo de las materias primas, (2) el costo de mano de obra empleada directamente en la producción del artículo, y (3) todos los demás costos, que normalmente se denominan por encima. los gastos generales de fabricación incluyen los servicios públicos de fábrica, mano de obra de fábrica en general (como custodios o guardias de seguridad), salarios de los gerentes de fábrica, almacenamiento, seguros y otros costos relacionados con la manufactura. Materiales y mano de obra son a menudo llamados costes directos porque las cantidades constitutivas de cada uno en un producto terminado se pueden estimar con bastante precisión. Por otra parte, los elementos generales son costes indirectos, que son difíciles de asociar con un producto específico o un lote de productos específicos. En otras palabras, la relación causa-efecto directa entre un costo de gastos generales (tales como el costo de calor y luz) y haciendo un producto en particular (barras NRG-A) es difícil de establecer. Sin embargo, los gastos generales son parte de la fabricación de productos, por lo que las empresas deben tener alguna forma de asignar estos costos indirectos a los productos que fabrican. Un método común es el uso de las horas totales de la máquina, en el supuesto de que los gastos generales se incurre para ejecutar las máquinas que hacen los productos. Con este enfoque, los gastos generales de un cierto período de tiempo se suman y luego se divide por las horas de máquina totales esperados para ese período de tiempo para obtener una tasa de sobrecarga por hora máquina. Este valor se utiliza entonces para asignar los gastos generales a los productos. Supongamos ajustador utiliza este enfoque y calcula su tasa de gastos generales en $ 1,000 por máquina horas. Si ajustador puede hacer 10.000 bares en una hora, a continuación, cada barra se asignaría $ 0,10 de gastos generales ($ 1,000 ÷ 10.000). Por aspersión también se puede asignar a un producto utilizando las horas de trabajo directos o los costes de material. Empresas como ajustador que producen bienes para el inventario suelen registrar el coste de fabricación durante un período de uso de un costo estándar. Como se explica en el capítulo 4, los costos estándar para un producto se establecen mediante el estudio de los patrones de costes directos e indirectos históricos en una empresa y teniendo en cuenta los efectos de los cambios actuales de fabricación. Al final de un período contable, si los costos reales difieren de los costos estándar, los ajustes a las cuentas deben hacerse para mostrar el costo real del
inventario de propiedad en el balance general y el costo del inventario vendido en el estado de resultados.
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dado el número presupuestado de unidades. Esa cantidad sería costo estándar de ajustador de un bar. Supongamos que durante un mes determinado, ajustador hace 1 millón de barras de NRG-A. Utilizando el costo estándar, que aumentaría su cuenta de balance de inventario por $ 750.000. Además, se supone que la compañía vende 800.000 bares en el mes. En la cuenta de resultados, el costo de las ventas se mostraría como $ 600.000 (800.000 x $ 0.75). La cuenta de inventario se redujo en $ 600.000, debido a que la empresa ya no tiene esas unidades para vender. Si los costes reales en el mes igualaron los costos estándar, sin balance o ingreso 129
serían necesarios ajustes del estado. Los costos reales que nunca exactamente iguales a los costos esperados, sin embargo, por lo que casi siempre son necesarios ajustes. Las diferencias entre los costos reales y los costos estándar se llaman las variaciones del coste. Tenga en cuenta que las variaciones de costos pueden surgir con los costos directos e indirectos. Estas variaciones se calculan comparando los gastos reales para el material, mano de obra, servicios públicos, alquiler, y así sucesivamente, con los costos estándar predichos. Si la empresa mantiene registros de los diversos elementos por separado, la compilación de ajustes de varianza puede ser difícil. Si los productos son fabricados por unión de las piezas que se realizan en diferentes lugares de fabricación, y los sitios utilizan diferentes sistemas de información, los ajustes pueden ser muy imprecisos. ERP y contabilidad de costes de inventario Muchas empresas con sistemas de contabilidad no integrado analizar su coste variaciones con poca frecuencia debido a la dificultad de hacerlo. Como resultado, estas empresas a menudo no saben cuánto cuesta realmente para producir una unidad de un producto. Como ilustra el siguiente ejemplo, saber exactamente cuánto los costos de producción pueden ser muy importantes. Supongamos ajustador tiene la oportunidad de vender 300.000 bares NRG-A a un nuevo cliente. Esta es una orden enorme para personal especializado. El cliente quiere un precio de $ 0.90 por barra. costo estándar de más en forma por barra es de $ 0,75 a base de una información que es de dos meses de edad. Más en forma sabe que los costes de fabricación bares han aumentado significativamente en los últimos meses. Más en forma no quiere vender a pérdida por unidad, pero también no quiere perder una orden grande o un buen potencial cliente a largo plazo. Debido a la dificultad de recopilar todos los datos para calcular las variaciones de costos, ajustador sólo analiza las variaciones del coste trimestral, y los nuevos datos no estará disponible durante un mes más. Debe aceptar la orden ajustador grande? Si ajustador tenía un sistema ERP, los empleados de toda la compañía habrían registrado un gasto en la base de datos de toda la empresa, ya que se produjeron. Los métodos de asignación de costos a los productos y de las variaciones de computación se han construido en el sistema cuando se configura. De este modo, el sistema podría calcular las variaciones automáticamente cuando sea necesario. Esto simplificaría el proceso de ajustar las cuentas y la gestión del ajustador tendría siempre, hasta a la fecha de información precisa sobre las variaciones del coste. Más en forma podría tomar una decisión informada sobre si se podría vender rentablemente bares por $ 0.90 cada uno. Por otra parte, con un proceso de planificación de ventas y operaciones funcionando adecuadamente, ajustador podría determinar si tiene la capacidad para completar el pedido a tiempo, también.
Capítulo 5
Ejemplo Cálculo del coste del producto Supongamos ajustador quiere actualizar los costos estándar para sus barras de NRG-A. Mediante el análisis de los últimos costos indirectos de la compañía relacionados con los productos producidos, contadores de costos del ajustador han calculado las nuevas tasas de gastos generales. Debido a que los costos de las materias son mucho mayores que los costos de mano de obra directa en el ajustador, la compañía ha decidido aplicar gastos generales de producción como porcentaje de los costos de materiales directos. La nueva tarifa para gastos generales de producción es 100 por ciento 130
de los costos de materiales directos.
Figura 5-8 muestra el análisis de costes del producto para la NRG-A bar. El análisis de coste se basa en siete casos de barras, que es la cantidad de barras que se pueden producir por un lote de 500 libras de masa. La receta para un lote de 500 libras de barras de NRG-A se muestra en la figura 4-16 en el Capítulo 4. Esta información se repite en el análisis de costes de la figura 5-8, junto con el costo por unidad de cada uno de estos materiales . NRG-Un análisis de costos de la barra Producto (7 casos) Directo Costo por Unidad de unidad material medida NRG-A de medida costo
Ingrediente Avena Germen de trigo
lb lb
300 50
$ 0.20 $ 0,30
$ 60.00 $ 15.00
Canela
lb
5
$ 3.00
$ 15.00
Nuez moscada
lb
22
$ 4.50
$ 9.00
Clavos de olor
lb
Miel
galón
canola
1 10
10
$ 5,50
$ 5,50
$ 6,40
$ 64.00
galón
7
$ 1.70
$ 11.90
Vit./min. polvo Aperitivo de algarroba
lb lb
55 50
$ 18.45 $ 2.10
$ 92.25 $ 105.00
Pasas el coste del material directo total gastos generales de producción (100% de material directo Total)
lb
50
$ 3.20
$ 160.00
Mano de obra directa Costes de producción (COGM) Las ventas y los gastos administrativos
$ 537,65 $ 537,65
54.50 1,129.80
(30% de COGM) El costo de las mercancías vendidas (CMV)
1,468.74
COGM por caso
$ 161.40
El costo de ventas por caja
$ 209,82
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 5-8
análisis de costes del producto para NRG-Una barra
338.94
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ingredientes da un costo total de material directo de $ 537.65 para un lote de 500 libras. La aplicación de la tasa de gastos generales de producción del 100 por ciento de este costo material directo da un costo de gastos generales de producción igual al costo de material directo, o $ 537.65. Como se muestra en la Figura 5-8, el costo mano de obra directa para mezclar la masa y hornear los bares de tapas es de $ 54.50. Es importante tener en cuenta que el costo laboral es sólo alrededor del 10 por ciento del costo material directo, por lo que ajustador ha optado por aplicar los gastos generales de producción basado en el material directa solamente. La suma de los materiales directos, indirectos de producción, y mano de obra directa es el costo de los bienes 131
fabricado (COGM). Actualmente, ajustador utiliza una tasa del 30 por ciento de los costes de producción para estimar los costos administrativos y de ventas. La adición de las ventas y los costos administrativos al COGM da el costo de los bienes vendidos (COGS). Debido a que el costo de ventas y COGM se estima en base a la lista de materiales (receta) del Capítulo 4 que produce siete casos de bares de tapas, las cifras deben ser divididos por siete para dar el COGM y de los dientes en función de cada caso. La figura 5-8 muestra que estos son $ 161,40 y $ 209,82, respectivamente.
El análisis de costo del producto le permite determinar si la venta de 300.000 bares NRG-A a un nuevo cliente a un precio de $ 0.90 por barra ganaría un beneficio para personal especializado. Dado que hay 24 bares en una caja y 12 cajas en un caso, el coste actual de una NRG-A bar es: $ 209: 82 = caso D24 = bares cajas boxÞð12 = caseÞ
¼ $ 0: 73 bar =
Sobre la base de este cálculo, se puede ver que el ajustador puede vender las barras en $ 0,90 y una ganancia de $ 0.17 por barra.
ejercicio 5.2 Estimar el COGM y de los dientes en una base por caso para la barra de NRG-B utilizando la información de producción en la figura 4-16 y los costes siguientes productos: La proteína en polvo (lb.)
$ 4,40
Avellanas (lb.)
$ 1,64
Fechas (lb.)
$ 3.55
Usa los mismos costos de mano de obra directa y porcentajes generales que se muestran en la NRG-Un análisis del coste del producto bar en la Figura 5-8. Análisis de costes del producto en SAP ERP Una gran empresa puede producir miles de productos complicados, y la tarea de recopilar la información necesaria para desarrollar los costos del producto puede ser un gran desafío. Una de las ventajas de un sistema de información integrado como SAP ERP es que la información oportuna, precisa está disponible en el sistema de información.
Capítulo 5
En el sistema ERP de SAP, un costo del producto se basa en una variante del coste del producto. En ERP SAP, el término variante se utiliza para significar una versión de un plan o análisis. Una variante del coste del producto es básicamente el procedimiento para el desarrollo de un análisis de coste del producto; muchas variantes pueden ser creadas para diferentes requisitos de planificación. Una vez que una variante de coste del producto es 132 desarrollado, sólo toma unos segundos para que el sistema SAP ERP para reunir la información necesaria para crear un cálculo del coste del producto. Figura 5-9 muestra el resultado de un análisis de costos de los productos en el sistema SAP ERP. Esta pantalla no sólo proporciona el análisis de costos, sino que también permite al usuario explorar los detalles acerca de cómo se calculó el análisis de costos.
Los materiales utilizados en el cálculo del coste del producto
Los resultados de costes del producto (COGM y dientes)
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-9
resultado del análisis de los costos de producción en SAP ERP
La herramienta de costo del producto SAP ERP reduce enormemente el tiempo necesario para desarrollar estimaciones de costos y aumenta su precisión, ya que obtiene sus datos directamente de los módulos del sistema, donde los datos son en tiempo real. Costes por procesos y ERP Una tendencia en la contabilidad de costes de inventario es hacia costeo basado en actividades. En costeo basado en actividades, los gastos generales se asignan a los productos basados en las actividades de fabricación que dieron origen a los costes. Contadores identificar las actividades asociadas con la generación de gastos generales, y se mantienen registros sobre los costos y sobre las actividades. Las actividades son vistos como causas (conductores) de los gastos generales. Este punto de vista trata a los gastos generales como más directa que los métodos de contabilidad de costos tradicionales los han tratado. En un intento para asignar los costos más precisamente a los productos individuales, costeo basado en actividades trata de evitar
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procedimientos de asignación áspera. Aunque no todos los gastos generales se pueden vincular a los productos por sus actividades, muchos pueden ser. costeo basado en actividades se utiliza a menudo cuando la competencia es dura, los gastos generales son altos, y los productos son diversos. Una empresa que utiliza el costeo basado en la actividad puede determinar qué productos tienen el mayor margen de ganancia, información que es crucial para la toma de decisiones estratégicas en las líneas de productos. Considere este ejemplo de las operaciones del ajustador. Supongamos que el almacenamiento de las materias primas se considera una actividad. También suponen que las actividades de almacenamiento difieren entre NRG-A y NRG-B bares porque los ingredientes son diferentes, y que algunas de estas actividades de almacenamiento son más mano de obra que otros. En un sistema ERP, ajustador sería realizar un seguimiento de las diversas actividades de almacenamiento (la frecuencia con que se producen) y el costo de cada uno. Al determinar la rentabilidad de cada tipo de bar, contadores de costos del ajustador de calcular los costos de almacenamiento basados en el número de actividades de almacenamiento requeridos por cada tipo de barra. Este cálculo de costos es más precisa que el cálculo de un coste medio de almacenamiento basado en los costes de almacenamiento y horas totales de la máquina y, a continuación, la asignación de esa cantidad a cada tipo de bar. Es concebible que, si las actividades difieren bastante de un bar a otro, uno podría ser significativamente más o menos rentable que la otra. Este hecho sería revelado por el enfoque de costeo basado en actividades, pero no por los enfoques tradicionales de contabilidad de costos. costeo basado en actividades de contabilidad requiere más que con los métodos tradicionales de costeo porque una empresa tiene que hacer costeo basado en actividades, además de costeo tradicional, y porque el costeo basado en la actividad requiere una empresa para realizar un seguimiento de los casos de actividades, no sólo los costes. Para muchas empresas, el coste y el esfuerzo necesarios para implementar el costeo basado en la actividad se justifica por el valor de la información producida. Las empresas suelen utilizar cálculo de costos para los propósitos estratégicos basados en la actividad, mientras que el uso tradicional de costeo para llevar la contabilidad y los impuestos. Tener un sistema de información integrado permite a una empresa a hacer ambos tipos de contabilidad mucho más fácilmente. Un estudio de empresas con y sin ERP reveló que: (1) empresas de ERP tenían casi el doble de bases de asignación de costes para usar en la toma de decisiones de gestión, y (2) los gerentes de las empresas de ERP calificaron su sistema de contabilidad de costos mucho más altos. empresas ERP también tienen más fe en los números de sus sistemas de contabilidad. Un estudio de los contables de gestión reveló algunos hallazgos interesantes en lo que se refiere a la forma en que perciben sus sistemas ERP. Los investigadores que realizaron este estudio solicitaron respuestas de aproximadamente 500 miembros de la IMA, la asociación de contadores y profesionales de las finanzas en los negocios. Los sistemas ERP fueron examinadas por los gerentes de contabilidad como siendo mejor que no tener los sistemas ERP en las áreas de tener los atributos de una “base de datos única y completa, proporcionando datos sobre una base de tiempo real, y difundir la información pertinente a la gestión de las operaciones.” Además, se encontró que los sistemas ERP para ayudar en la resolución de conflictos en los objetivos, la estandarización de los procesos básicos, y el control de los costos del producto. Los sistemas ERP en el campo de la contabilidad también ayudan a reducir el tiempo para la toma de decisiones y mejorar la toma de decisiones que. En el lado negativo, Problemas de consolidación de los datos de las filiales Algunas compañías tienen operaciones especiales que hacen que el cierre de sus libros al final de un período contable un reto. Las empresas que tienen filiales o sucursales frente a dicha impugnación, y la mayoría de las grandes empresas tienen más de una entidad legal. Debido a que el equipo ejecutivo de una empresa debe entender el panorama en términos de las operaciones generales
134
Capítulo 5
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y la rentabilidad, saldos de cuentas para cada entidad deben ser compilados y enviados a la oficina central estados financieros consolidados de modo e informes para la empresa en su conjunto se puede generar. Usted podría pensar que esto no sería más que un problema aritmético: añadir hasta dinero en efectivo para todas las entidades, cuentas por cobrar para todas las entidades, y así sucesivamente a través de las cuentas. El trabajo, sin embargo, es más difícil que eso. Los problemas pueden surgir debido a una variedad de temas, incluyendo los siguientes: Cuentas expresados en moneda de otro país deben ser convertidos a dólares estadounidenses (en el caso de una empresa matriz estadounidense), y las transacciones entre una empresa y sus filiales deben ser eliminados de las cuentas. Conversión de moneda El siguiente escenario ilustra los problemas de la conversión de moneda, que es el proceso de conversión de los saldos de cuenta expresadas en una moneda en saldos expresados en otra moneda. Supongamos un euro vale $ 1,25 (Estados Unidos), y la filial europea de la compañía informa en efectivo de 1 millón de euros al final del año. Cuando los saldos de la filial europea se consolidan con las de la empresa matriz en Estados Unidos a finales del año, se registraron $ 1,250,000. El mismo tipo de traducción se llevaría a cabo para todas las cuentas de la filial europea. Un factor de complicación es que los tipos de cambio fluctúan diariamente; Sin embargo, un sistema ERP puede ser configurado para acceder a tipos de cambio diarios y traducir automáticamente las transacciones diarias.
OTRA MIRADA Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) La norma de información actual para los estados financieros en los Estados Unidos es de US GAAP (Principios Contables Generalmente Aceptados), creado por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera. órganos de gobierno, tales como la SEC, requieren que las compañías que comercian en las bolsas de valores de Estados Unidos para informar de sus finanzas utilizando la norma de información US GAAP. Sin embargo, en un esfuerzo por lograr un estándar mundial en la contabilidad, para el año 2016 que cotiza en bolsa las empresas de Estados Unidos es probable que se requiera reportar sus estados financieros bajo un conjunto de normas llamado las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que son un conjunto de internacional normas contables emitidas por el Consejo de normas Internacionales de contabilidad (IASB). Un único conjunto de normas de información es importante para los inversores de Estados Unidos debido a que muchas grandes empresas en los Estados Unidos, como Intel, Coca-Cola, y McDonalds, generan más de la mitad de sus ingresos fuera de los Estados Unidos. Además, muchos inversores están invirtiendo en empresas de todo el mundo y están interesados en la comparación de los estados financieros de los países. Más empresas extranjeras también se están fusionando con las de otros países, lo que proporciona un incentivo para los países de todo el mundo para pasar a un estándar común para los informes. Anteriormente, las empresas extranjeras que cotizan en las bolsas de valores de Estados Unidos fueron requeridos por la SEC para informar de sus finanzas en los US GAAP o para proporcionar una traducción entre las NIIF y US GAAP; la SEC permite ahora a aquellas empresas que sólo reportan el uso de las NIIF. Recientemente, el FASB y el IASB han estado trabajando en la fabricación de las dos normas, IFRS y US GAAP, más cerca. Este trabajo se conoce como convergencia, ya que implica la eliminación
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diferencias entre los dos estándares, lo que permite una fácil transición a las empresas a IFRS. Un sistema ERP puede ayudar a las empresas a adoptar las NIIF porque los módulos financieros de Los sistemas ERP son capaces de informar sobre múltiples estándares. Muchas empresas serán reportar sus estados financieros bajo IFRS y al mismo tiempo para la presentación de informes de impuestos locales propósitos bajo un estándar diferente (en este caso PCGA de EE.UU.). Los sistemas ERP pueden manejar los requisitos paralelos para la presentación de los registros financieros.
Pregunta: 1.
El uso de Internet, encontrar un artículo que describe la transición de una compañía estadounidense de US GAAP a IFRS. ¿Cómo puede ayudar un sistema ERP facilitar la transición de las organizaciones?
Las transacciones entre compañías Las transacciones que se producen entre una sociedad matriz y una de sus filiales (o entre diferentes filiales), conocido como transacciones entre compañías, deben ser eliminados de los libros de la empresa matriz ya que la transacción no representa ninguna transferencia de fondos dentro o fuera de la empresa . A modo de ejemplo, supongamos que Acme Inc. posee Bennett fabricación, y Bennett vende materias primas a Acme por $ 1 millón. Acme continuación, utiliza los materiales para hacer su producto. venta de Bennett a Acme es el costo de ventas de Acme. Desde el punto de vista de un forastero, el dinero simplemente ha pasado de una parte de la empresa consolidada a otro. Una empresa no puede obtener un beneficio mediante la venta a sí mismo. Las empresas a menudo hacen negocios con sus filiales, y para este tipo de empresas, transacciones entre compañías producen con frecuencia. Hacer un seguimiento de las transacciones y hacer los ajustes puede ser un desafío para los contadores.
OTRA MIRADA Hojas de cálculo: un pobre sustituto Muchos usuarios de tecnología de la información se sientan cómodos utilizando hojas de cálculo como Excel de hacer grandes proyectos de análisis de datos y presentación de informes. Y, como Nick Gomersall (un especialista en sistemas ERP y Contabilidad de la GL Company) notas, es fácil formar un vínculo entre el sistema ERP de la compañía y un ordenador personal a través del cual un usuario final puede descargar los datos de transacción ERP en una hoja de cálculo. Estas hojas de cálculo se utilizan a menudo para el análisis y presentación de datos en lugar de la incorporada en la funcionalidad de informes de la de sus herramientas de Business Intelligence (BI) sistema ERP o porque estas herramientas de información son nuevos y, a veces desafiando a aprender. Estas hojas de cálculo “delincuentes” pueden crear un riesgo considerable para una empresa en términos de falta de consistencia, fiabilidad y control. Por ejemplo, un estudio realizado por la firma de contabilidad KPMG, encontró que cuando las hojas de cálculo contenían más (continuado)
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Capítulo 5
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de 200 líneas, la probabilidad de un error era casi 100 por ciento. Como resultado, las decisiones sobre la base de estas hojas de cálculo son propensos a ser defectuoso. Además, las hojas de cálculo financieras de los ordenadores portátiles tomadas fuera de la empresa crean un riesgo de pérdida de datos sensibles. Gomersall aboga por que las empresas utilizan las aplicaciones de inteligencia “contabilidad”, que utilizan el procesamiento en tiempo real en lugar de procesamiento por lotes para extraer datos de los sistemas ERP y que incluyen una función de plantillas de informes que se pueden utilizar para comprender mejor en las ganancias corporativas. Sin embargo, estas aplicaciones no siempre están disponibles, o utilizan en su totalidad, y muchas empresas no son conscientes de la magnitud de “delincuentes” el uso de hojas de cálculo. De acuerdo con un analista de investigación de Gartner, las organizaciones de TI mayoría de las empresas no proporcionan soporte técnico para Excel, y con frecuencia son “conscientes de la medida en la que las hojas de cálculo sofisticados y complejos están siendo utilizados dentro de la empresa. A menos que explícitamente dirigido por un oficial de cumplimiento a ejercer un mayor control sobre el uso de hojas de cálculo, la mayoría de los administradores de TI a evitar entrometerse demasiado profundamente en el área de aplicaciones desarrolladas por el usuario “. La mayoría de los CFO (directores financieros) son conscientes de la medida en la que las hojas de cálculo y análisis de datos manual están involucrados en el cierre de los libros de la empresa. De hecho, la zona de cierre de los libros y la reconciliación son dos áreas donde tangibles contabilidad puede mejorar su sincronización y precisión, sacando el máximo provecho de las capacidades de sistema ERP de la compañía.
Pregunta: 1.
Haga una lista de los pros y los contras de la utilización de hojas de cálculo para el análisis financiero dentro de una corporación. Por otra parte, formar dos equipos en el aula y debatir los pros y los contras.
Informes de gestión con los sistemas ERP La naturaleza integrada de un sistema ERP y el uso de una base de datos común y una función de informes de gestión proporcionan numerosos beneficios. Aunque el reporte de la información contable es una función de cuenta común, a menudo es muy difícil para las empresas para generar los informes adecuados para la situación correcta. Sin un sistema ERP, el trabajo de seguimiento de todos los datos necesarios para un informe financiero es una tarea monumental. Con un sistema ERP, una gran cantidad de información está disponible para propósitos de información.
Flujos de datos en los sistemas ERP Como se ha visto en capítulos anteriores, con un sistema ERP, todas las transacciones en todas las áreas funcionales de la empresa se publican en una base de datos centralizada. Vale la pena volver a insistir en que la base de datos es de la compañía “libros”. No hay un conjunto separado de libros de marketing y ventas o de producción o compras. Por lo tanto, a pesar de que es de uso común para referirse a “flujos de datos” en un sistema ERP, en realidad es un nombre inapropiado. Los datos no fluyen de un módulo a otro ERP, ya que están todos en un solo lugar: la base de datos. Cada área ve los mismos registros. Podría ser mejor
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hablar de “acceso a datos” que de “flujos de datos” cuando se habla de cómo estas áreas utilizan la base de datos común.
Flujo de documentos para el Servicio al Cliente Como se vio en el capítulo 3, cada transacción que se ha escrito en SAP ERP tiene su propio número único que permite un acceso rápido a los datos. Si necesita buscar una transacción en el ERP de SAP, lo hace por referencia al número de documento, que actúa como una 137 índice para las entradas de la tabla de base de datos apropiadas. En SAP ERP, números de documentos para transacciones relacionadas se asocian en la base de datos. Esto proporciona una pista de auditoría electrónica para los analistas que tratan de determinar el estado de un pedido. El mejor ejemplo de este concepto es la vinculación de los números de los documentos para una orden de venta. Figura 5-10 ilustra el concepto de flujo de documentos para una transacción de venta.
Línea fuente: SAP AG. Figura 5-10
flujo de documentos de una transacción de venta en SAP ERP
Los eventos relacionados mostrados en la Figura 5-10 el progreso de la siguiente manera: 1. 2.
3.
4.
Cuando se hizo el pedido, se creó el documento de pedido de cliente 120. El sistema registra la entrega, que es la transferencia de los requisitos de la orden al módulo de Gestión de materiales; la entrega se denota por documento 80000060. El orden de picking, que es el documento que le indica al personal del almacén los elementos que componen el orden, se creó y se le dio número de documento 20.120.108. Los productos fueron retirados del inventario en el mismo día, un evento registrado por número de documento 4900000171.
Capítulo 5
5.
6.
138
Después de la emisión de los bienes, una factura se generó por lo que el cliente podría ser facturado; la factura se le dio número de documento 90.000.048. Al mismo tiempo, se generaron los asientos contables para la venta. El número de documento de contabilización es 90000000.
La pantalla de flujo de documentos se puede utilizar para profundizar para ver los detalles de uno cualquiera de estos eventos. El término de perforación se refiere a la capacidad de ver los detalles detrás de un resumen de información. Por ejemplo, el usuario puede hacer doble clic en el número de orden (120) y ver los detalles de la orden-productos solicitados, cantidad, nombre del cliente, y así sucesivamente. Desde esa pantalla, el usuario puede hacer doble clic en los números de producto o el número de cliente para más detalles sobre los productos o cliente. Para ver los débitos y créditos en el asiento contable, el usuario puede doble clic en el documento contable para ver las entradas de programas. Los usuarios pueden acceder al flujo de documentos desde cualquier pantalla de SAP que se utiliza en el proceso de pedido de venta. Si un cliente tuviera que llamar y preguntar por el estado de un pedido, el representante de ventas podría tener acceso al flujo de documentos y ver si la mercancía había sido enviado. Si el cliente llama con preguntas sobre una factura, el representante podría utilizar el flujo de documentos para acceder a los documentos relacionados con esa factura, como la orden de compra original o de la orden de picking. Este tipo de investigación se puede hacer rápidamente con SAP ERP. Con los sistemas no integrados, el establecimiento de la pista de auditoría y la investigación de los documentos de origen puede ser muy difícil y lleva mucho tiempo.
Built-In-Gestión de informes y herramientas de análisis registros contables están en la base de datos común de un sistema ERP. La ventaja de utilizar una base de datos es que los empleados de contabilidad pueden consultar los registros para producir informes estándar, así como responder a las preguntas ad hoc. Una cuestión especial es aquella que es espontánea. Por ejemplo, un gerente ajustador podría entrar en la oficina del analista y pedir un informe de ventas para el tercer trimestre por división y por producto. paquetes de contabilidad tradicionales no están optimizados para configurar y ejecutar consultas en los registros contables, pero los paquetes de bases de datos son. Cuando los registros se mantienen en una base de datos que se pueden consultar por el lenguaje de base de datos incorporada. Por lo tanto, analista de ajustador que quiere identificar las 10 órdenes más grandes colocados por Health Express en el último año podría ejecutar una consulta en el ERP de SAP para mostrar la respuesta. En principio, esta consulta podría acceder directamente a los registros de transacciones para obtener la respuesta, lo que significaría que los analistas se ejecutan consultas tendrían acceso a los registros al mismo tiempo que las transacciones corrientes se están grabando. Esta competencia por los recursos puede reducir la velocidad de procesamiento, incluso en un sistema de base de datos grande, tales como los utilizados por los paquetes ERP. Desde el principio, SAP se dirigió a la necesidad de minimizar las demandas en el sistema de base de datos a partir de consultas sobre los registros de transacciones, proporcionando capacidades especiales de información dentro del sistema ERP en forma de tablas de bases de datos que almacenan los datos agregados. Por ejemplo, una tabla puede almacenar los datos de ventas resumidos por el cliente sobre una base semanal o mensual. Utilizando los datos de estas tablas especiales reduce la demanda de la base de datos ya que menos datos necesitan ser extraídos de la base de datos; los datos proceden de tablas de bases especiales creadas para la presentación de informes, no de las tablas utilizadas para procesar las transacciones de ventas
Contabilidad en Sistemas ERP
Como se mencionó en el capítulo 2, SAP y otros fabricantes mejoran la capacidad de analizar los datos sin reducir el rendimiento del sistema mediante la creación de productos Business Warehouse (BW). Un sistema BW es un sistema de información totalmente independiente que extrae datos desde el sistema ERP. Con BW, los usuarios tienen la capacidad de crear informes y realizar análisis en un sistema que no compiten por los recursos del sistema con los procesos de transacción. Sin embargo, los sistemas actuales BW no se requiere la agregación de datos, un proceso que es complicado y consume tiempo. Además, la agregación de datos crea límites en lo que los datos pueden ser analizados. 139
Una nueva era de análisis de datos está amaneciendo con la introducción de la informática en memoria. Con la informática en memoria, no se requiere la agregación de los datos, lo que elimina el proceso que consume tiempo que limita los análisis. Con la computación en memoria, registros detallados (en lugar de los datos agregados) se mantienen en un sistema separado de modo que el rendimiento del sistema ERP no se ve afectada, y porque el sistema funciona en los registros de datos detallados, no hay límite en los tipos de análisis que puede ser llevado a cabo. Capítulo 8 proporciona más detalles sobre la computación en memoria. Como las secciones anteriores ilustran, un sistema ERP es un componente clave en la creación de informes de gestión. los informes de contabilidad de gestión ayudan a los gerentes de la empresa entienden cómo la empresa es ganar dinero, qué productos son rentables, donde pueden necesitar ser reducida, y así sucesivamente costes. informes contables financieros se utilizan para informar a las partes externas-accionistas y agencias gubernamentales-lo bien que la compañía está haciendo financieramente. La importancia de los informes contables precisos no puede ser exagerada, como se verá en la siguiente sección.
El colapso de ENRON El 16 de octubre de 2001, Enron Corporation, a continuación, uno de los mayores comerciantes de electricidad y gas natural del mundo, reportó una pérdida en el tercer trimestre de $ 618 millones y reveló una reducción de $ 1.2 mil millones en fondos propios, en parte relacionada con las transacciones entre la empresa y varias asociaciones a cargo de su director financiero (CFO), Andrew Fastow. Hasta ese momento, Enron había sido una empresa de rápido crecimiento que se revolucionando el negocio de comercio de energía y haciendo millonarios a sus inversores. CEO Jeffrey Skilling, quien renunció el 14 de agosto de 2001, por razones personales, había ayudado a transformar la empresa a partir de una compañía de la tubería de gas natural a un comercializador global y comercializador de energía. En el camino, El 17 de octubre, un día después de Enron informó su enorme pérdida en el tercer trimestre, la SEC, que se dedica a proteger a los inversores y mantener la integridad de los mercados de valores, envió una carta a Enron pidiendo información sobre la pérdida. prácticas de negocio de alto vuelo de Enron comenzaron inmediatamente a desentrañar. El 22 de octubre de 2001, Enron anunció que la SEC estaba llevando a cabo una investigación sobre un posible conflicto de intereses en relación con las relaciones de la empresa con las asociaciones dirigidas por Fastow CFO. Las acciones de Enron se hundieron más de un 20 por ciento en las noticias. Dos días más tarde, Enron expulsó CFO Fastow en un intento de restaurar la confianza de los inversores. El 8 de noviembre, Arthur Andersen, firma de auditoría financiera de Enron, recibió una citación federal para documentos relacionados con Enron, y el 2 de diciembre de Enron hizo la presentación más grande protección del Capítulo 11 de bancarrota en Estados Unidos historia.
Capítulo 5
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electricidad corredor de comercio y otras materias primas. Como un corredor, Enron entró en contratos separados con vendedores y compradores de energía, la fabricación del dinero en la diferencia entre el precio de venta y el precio de compra. Debido a Enron mantenía sus libros privada, que era el único partido que sabía tanto de los precios. negocio de Enron evolucionado con el tiempo, que se extiende a las prácticas que permitieron a los clientes para asegurarse contra una serie de factores de riesgo, incluidos los cambios en las tasas de interés, el tiempo y la incapacidad de un cliente para pagar. El volumen de estos contratos financieros con el tiempo se hizo mucho mayor que el volumen de contratos para entregar realmente los productos básicos. Para gestionar el riesgo en estos contratos, Enron empleó un equipo de personas con doctorados en matemáticas, física y economía. La gestión del riesgo equilibra las oportunidades ofrecidas por una empresa contra los riesgos inherentes a tomar ese negocio. Mientras que el negocio de Enron se hizo más compleja y sus acciones se dispararon, la compañía crea asociaciones entre Enron y compañías involucradas en tecnologías de banda ancha a Internet, tecnología informática, y la energía, por nombrar algunos. Mientras que algunas de las asociaciones fueron establecidas legítimamente, otras fueron creadas con el único propósito de enmascarar mil millones de dólares en deuda, permitiendo a los administradores de Enron para cambiar la deuda fuera de los libros. Las asociaciones que Fastow ingeniería fueron objeto de discusión mucho antes de la quiebra de Enron. En 1 Un informe de junio de 1999, artículo en la revista CFO, Ronald Fink señaló que el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera estaba mirando a cambios en las reglas que afectarían a las empresas que utilizan técnicas creativas de financiación, tales como los utilizados por Enron. Enron era propietario de una serie de filiales, pero se aseguró de que no poseía más del 50 por ciento de las acciones de votos, lo que le permitió mantener la deuda y los activos de estas subsidiarias off propios libros de Enron. Si Enron no había utilizado estas prácticas de contabilidad creativa, la empresa habría tenido que informar de un porcentaje mucho mayor de la deuda, lo que habría aumentado los costos que Enron pagó a pedir dinero prestado. Durante años, los estados financieros de Enron habían sido auditadas por Arthur Andersen, una firma de contabilidad de gran prestigio. Como auditor de Enron, Andersen publicó informes anuales que certifiquen la validez de los estados financieros de Enron; se supone que funciona como un observador imparcial y reportero incorruptible. 16 de octubre de 2001, comunicado de prensa de Enron caracteriza numerosos cargos contra los resultados del tercer trimestre, ya que “no recurrente”, a pesar de que Andersen había determinado que Enron no tenía una base para concluir que los cargos sería de hecho no recurrente. Andersen aconsejó Enron contra el uso de ese término y documentó sus objeciones internamente en caso de litigio, pero la empresa no informó de sus objeciones o tomar cualquier otra medida para corregir la declaración pública. El 7 de marzo de 2002, Arthur Andersen fue acusado de obstrucción a la justicia. Tal vez la parte más concluyente de la obstrucción de la justicia acusación relacionada con la destrucción de los documentos de Andersen. El 23 de octubre de 2001, el día después de Enron reconoció públicamente la investigación de la SEC, el personal de Andersen en Houston fueron llamados a reuniones obligatorias donde fueron instruidos por los socios de Andersen y otros, para destruir de inmediato la documentación relacionada con Enron; Andersen empleados se les dijo que deben trabajar horas extras si es necesario para llevar a cabo la destrucción. Durante las próximas semanas, los empleados en varias oficinas en todo el mundo Andersen emprendieron una iniciativa concertada para triturar toneladas de documentación en papel y eliminar cientos de archivos informáticos relativos a Enron. Resultado del escándalo de Enron Los efectos del escándalo de Enron se hicieron sentir tanto dentro como más allá de la empresa. Muchos de los accionistas de Enron eran empleados de Enron que invirtieron en sus cuentas 401K
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Acciones de Enron. Los accionistas perdieron un estimado de $ 40 mil millones de dólares, en muchos casos, las personas que perdieron sus ahorros de toda la vida. Una demanda colectiva en contra de las instituciones financieras que tenían tratos con Enron (incluyendo Canadian Imperial Bank of Commerce, JP Morgan, y Citigroup) produjo más de $ 7 mil millones en los asentamientos, aunque las tarifas legales consumen una parte importante de esto. Miles de trabajadores de Enron perdieron sus puestos de trabajo, y 31 individuos fueron o bien cargan o se declararon culpables de cargos criminales. J. Clifford Baxter renunció como vicepresidente de Enron en 141 2 de mayo de 2001. Fue encontrado muerto a tiros en su coche el 15 de enero de 2002, en un aparente suicidio. En 2006, Andrew Fastow, ex director financiero de Enron, fue condenado a seis años de prisión. Su sentencia se había limitado a un máximo de 10 años como parte de un acuerdo entre las partes en las que accedió a testificar contra el ex director general Jeffrey Skilling y CEO Ken Lay. La esposa de Fastow, Lea, también recibió una condena de un año de prisión por presentar una declaración de impuestos falsa. En octubre de 2006, Jeffrey Skilling fue declarado culpable de 19 cargos de conspiración, fraude, abuso de información privilegiada, y hacer declaraciones falsas a los auditores. Se le ordenó pagar casi $ 45 millones en un fondo de restitución para las víctimas de Enron, y fue condenado a 24 años de cárcel. A pesar de que está apelando su condena, comenzó a cumplir su sentencia a finales de 2006. El 15 de junio de 2002, los miembros del jurado condenados la firma de contabilidad Arthur Andersen de obstrucción a la justicia mediante la destrucción de los documentos de Enron, mientras que en el aviso de una investigación federal. ejecutivos de Andersen habían afirmado que los documentos fueron destruidos como parte de tareas generales de limpieza, y no como un ardid para mantener los documentos de Enron alejado de los reguladores. Eso octubre de juez de distrito Melinda Harmon condenado Andersen al máximo: una multa de $ 500.000 y cinco años de libertad condicional. Esos eventos fueron decepcionante, sin embargo, ya que el primero gigante auditoría había sido prácticamente desmantelada por entonces. Una vez que una empresa de clase mundial con más de 85.000 empleados a nivel mundial, Andersen ya se ha reducido a casi nada. A principios de 2012, Andersen no ha declarado en quiebra o se ha disuelto, pero ya no es una empresa activa. Como resultado del fracaso de Enron, así como las quiebras de alto perfil de WorldCom y Global Crossing, el Congreso de Estados Unidos aprobó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002. Este acto se pretende evitar que el tipo de fraude y abuso que llevó a la caída de Enron. Características principales de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 La Ley Sarbanes-Oxley está diseñado para fomentar la rendición de cuentas de alta dirección en empresas que cotizan en bolsa en los Estados Unidos. Con frecuencia, los altos ejecutivos involucrados en escándalos corporativos afirman que no tenían conocimiento de los abusos que se producen en su empresa. Título IX de la Ley Sarbanes-Oxley requiere que los estados financieros presentados a la SEC incluyen una declaración firmada por el director general y el director financiero, certificando que el estado financiero cumple con las normas de la SEC. En concreto, las declaraciones deben certificar que “la información contenida en el informe periódico presenta razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera y los resultados de las operaciones del emisor.
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Capítulo 5
Título II de la Ley de direcciones independencia del auditor. Entre otras cosas, esta sección de la ley limita los servicios que no son de auditoría que un auditor puede proporcionar a un cliente de auditoría; los servicios distintos de auditoría prohibidos incluyen los siguientes: •
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• • • • • •
Contabilidad u otros servicios relacionados con los registros contables o estados financieros Sistemas de información financiera de servicios de diseño e implementación Servicios jurídicos
Servicios de expertos relacionados con la auditoría Funciones administrativas las funciones de recursos humanos Cualquier otro servicio que la Compañía Junta de Supervisión de Contabilidad Pública (PCAOB) determina que sea permisible. (El PCAOB fue creado en el Título I de la Ley con amplios poderes para regular las auditorías y auditores de las empresas públicas).
Título IV de la Ley abarca mejorada revelaciones financieras y especifica requisitos más estrictos para la información financiera. Sección 404 del Título IV requiere que el informe anual de una empresa pública contiene el informe de control interno de la gestión. El informe de control debe describir responsabilidad de la administración para establecer y mantener un adecuado control interno sobre la información financiera, y también debe evaluar la eficacia de la estructura de control interno de la empresa y los procedimientos. Sección 409 del Título IV se refiere a la puntualidad de los informes, y puede exigir a las empresas a presentar un informe de la SEC dentro de los dos días de un disparador importante evento de ejemplo para la finalización, de una adquisición o un incumplimiento por parte de un cliente importante.
IMPLICACIONES DE LA Ley Sarbanes-Oxley PARA SISTEMAS ERP La Ley Sarbanes-Oxley ha tenido consecuencias importantes para el diseño de sistemas de información de las empresas que cotizan en bolsa. Para cumplir con el requisito de informe de control interno, una empresa debe primero documentar los controles que se encuentran en su lugar y luego verificar que no están sujetas a error o manipulación. Un sistema de información integrado proporciona las herramientas necesarias para implementar controles internos, siempre y cuando el sistema está configurado y gestionado correctamente. Sin embargo, incluso la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley y la disponibilidad de la tecnología ERP estado de la técnica no pueden evitar que el tipo de fraude insidiosa y sistemática que estuvo involucrado en el escándalo de Enron. Un sistema ERP se basa en una base de datos central con información precisa. Los sistemas ERP que sea difícil de ocultar tratos fraudulentos, y tal vez los problemas de Enron habría sido más evidente para las partes interesadas de la empresa tenía la empresa puso en marcha un sistema ERP. Sin embargo, es poco probable que un sistema ERP o de la Ley Sarbanes-Oxley pueden evitar todos los fraudes.
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OTRA MIRADA Sarbanes-Oxley diez años fuera Diez años han pasado desde la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, y hasta la fecha, la SEC -el organismo encargado de procesar a violaciónes de la ley, ha presentado casos contra sólo 20 empresas acusadas de violar la ley. La columna vertebral del acto fue 143
mayor responsabilidad colocado en ejecutivos de la compañía. La ley permite a la SEC para apoderarse de pago de los directores ejecutivos y financieros de las empresas que se encuentran haber presentado estados financieros fraudulentos, incluso si los ejecutivos no estaban directamente implicados en el fraude. Sin embargo, algunos expertos, como Jack T. Ciesielski, presidente de RG Associates y el editor de Contabilidad Observador del analista, creen que el acto es una “herramienta de aplicación en estado latente” y no es un impedimento, ya que no está realmente siendo usado. Un reto principal para hacer cumplir la ley Sarbanes-Oxley es que gran parte de la lengua en el proyecto de ley fue mal redactada y es ambigua. Además del pequeño número de casos presentados en virtud de la ley Sarbanes-Oxley, la mitad de las empresas que han sido acusados de haber sido pequeñas empresas, y muchos casos aún no se han resuelto. Recientemente, sin embargo, algunas empresas más grandes han sido acusados de violaciónes de la ley. Por ejemplo, Navistar fue acusado por la SEC con exagerar sus ingresos de 2001 a 2005, y, como resultado, el primer ejecutivo de la compañía, junto con el ex ejecutivo financiero en jefe, se vieron obligados a dar de nuevo stock que habían ganado durante ese periodo de tiempo. Del mismo modo, el ex CEO de Diebold (un fabricante de cajeros automáticos) se vio obligado a pagar dinero en efectivo y de valores después de la SEC acusó a la compañía exagerar sus resultados a lo largo de cinco años. Y en un caso reciente contra Beazer Homes y dos de sus ex ejecutivos, la SEC recibió $ 8 millones y 119.000 acciones de Beazer de valores. Si bien estos casos hacen involucrar a las empresas más grandes, con los ejecutivos ven obligados a devolver al menos una parte de su remuneración, muchos creen que la aplicación aún es insuficiente. De acuerdo con Harvey Goldschmid, profesor de la Facultad de Derecho de Columbia y ex comisionado de la SEC, “El truco es crear elementos de disuasión y la rendición de cuentas en el sistema. Usted no lo hace si eres suave en los individuos “.
Pregunta: 1.
Utilizar la Internet para investigar las últimas noticias que rodea a la Ley Sarbanes-Oxley. Haga una lista de empresas que han sido acusados de actividades fraudulentas en los últimos tres años. ¿Hay algún patrones de un aumento o disminución en el fraude en los últimos años?
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-11
opciones de transacción para los datos maestro de materiales
Esta pantalla ofrece opciones para crear, modificar y visualizar, pero no simplemente borrando-la alternativa más cercana es una opción para los datos de la bandera de eliminación. Antes de los datos del material se pueden eliminar desde el sistema ERP de SAP, el usuario debe crear un registro auditable de su existencia. Los datos se eliminan del sistema SAP ERP sólo después de que se han registrado a los medios de comunicación (backup en cinta, DVDR) para el almacenamiento permanente. Estos datos almacenados de forma permanente, o archivo, permite a los auditores para reconstruir la situación financiera de la empresa en cualquier momento en el pasado. datos Supongamos que podrían suprimirse libremente de un sistema ERP. Un empleado sin escrúpulos podría crear un proveedor ficticio, contabilizar una factura del proveedor, tienen pago realizado para la factura falsa a una cuenta bancaria en Suiza, y luego eliminar todos los registros de esta transacción. Sería muy difícil de detectar el fraude y probablemente imposible de averiguar quién lo cometió, porque ya no existen los registros. No sólo el sistema SAP ERP requiere el archivado de datos antes de que se pueden eliminar, pero también mantiene un registro de cuando se crean o modifican los datos. Figura 512 muestra el registro de cambio para el maestro de materiales. Cada vez que un usuario cambia el maestro de materiales, el registro de cambio sigue el cambio en los datos, que les cambiaron, y cuando se produjo el cambio. Por ejemplo, en la figura 5-12, se puede ver que Cindy hizo cambios en los datos básicos del material (tales como la descripción, unidades de medida, o el peso), el 28 de abril, 2010.
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-12
Cambiar el registro maestro de materiales para
Las autorizaciones de usuario Otra forma en que un sistema ERP puede prevenir el robo de empleados es a través de autorizaciones de usuario y la separación de funciones. SAP ERP cuenta con herramientas de administración de usuarios sofisticados que permiten diferentes niveles de gestión de autorización, para garantizar que los empleados sólo pueden realizar las transacciones necesarias para sus puestos de trabajo. El sistema controla las autorizaciones de usuario a través de su perfil de generador, que proporciona un método sencillo para la selección de las funciones de un usuario se debe permitir llevar a cabo. Figura 5-13 muestra un papel predefinido en el sistema ERP SAP para un usuario cuyo trabajo implica el manejo de material de datos maestros y listas de materiales. Este empleado puede realizar cualquier transacción que se muestran en el menú de papel en la figura 5-13.
Capítulo 5
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-13
Funciones de visualización de pantalla en SAP
Administrar el uso autorizado puede ser una de las tareas más complejas en un sistema ERP. La broma en el mundo de las autorizaciones es “Si usted está haciendo su trabajo, no estamos haciendo nuestro.” Puede ser un reto para proporcionar a los usuarios con las autorizaciones adecuadas en el momento oportuno, pero la mayoría de las compañías tomar la posición que es mejor errar por el lado de la precaución, tomando un poco más de tiempo para conceder el nivel adecuado de autorización, de que los usuarios tengan demasiada autoridad rápidamente. Grupos de tolerancia Como otra manera de hacer que los empleados no exceden su autoridad en las transacciones financieras, las empresas que utilizan un sistema ERP puede establecer límites en el tamaño de la transacción de un empleado puede procesar. En el sistema SAP ERP, esto se realiza mediante grupos de tolerancia. Como se vio en el capítulo 2, los grupos de tolerancia son los límites predefinidos que definen los límites de transacción. grupos de tolerancia se utilizan para establecer límites sobre el valor en dólares para un solo elemento en un documento, así como sobre el valor total del documento. Igual de importante, que se utilizan para establecer un límite en las diferencias de pago. Por ejemplo, supongamos que un cliente ha sido facturado por $ de 1.005 pero accidentalmente envía un cheque por $ 1.000 a pagar la factura. El costo de
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solicitar y procesar un segundo pago correspondiente al $ 5.00 costaría dos partes más de $ 5.00. En este caso, es mejor aceptar el cheque de $ 1.000 como pago total y dar cuenta de la diferencia como una varianza. Figura 5-14 muestra la pantalla de SAP ERP Cambiar vista para grupos de tolerancia. La sección diferencias de pago permitidos en esta figura muestra que el sistema permitiría al usuario procesar un pago que era un error de no más de 1 por ciento o $ 10,00. En la figura 5-14, el campo de grupo está en blanco, lo que indica que este grupo es el grupo de tolerancia predeterminado. Si un empleado no está asignado a ningún otro 147
grupo de tolerancia, entonces por defecto de los límites en el grupo predeterminado se aplican. Al igual que con las autorizaciones, es una política de seguridad para definir un grupo de tolerancia predeterminada con límites bajos y errar en el lado de menos autoridad en lugar de más autoridad.
Ningún grupo especificado, por lo que este es el valor por defecto tolerancia
Configuración predeterminada permite la publicación de documentos para $ 1,000 o menos
Los pagos pueden diferir por $ 10 o 1%
Línea fuente: SAP AG. Figura 5-14
grupo de tolerancia predeterminado
La transparencia financiera Una característica clave de cualquier sistema ERP es la capacidad de profundizar en un informe para llegar a los documentos fuente (transacciones) que se utilizaron para crear el informe. Por ejemplo, si las cifras de ventas de una región se ven inusualmente alta, el usuario puede verificar los resultados haciendo doble clic en la figura en el informe de perforar hacia abajo para revisar las órdenes de venta específicos que constituyen las cifras globales de ventas. La capacidad de profundizar desde el interior de informes para llegar a la información de transacciones hace que sea más fácil para los auditores para confirmar la integridad de los informes. Figura 5-15 muestra un saldo de la cuenta del libro mayor para el consumo de materia prima. Esto explica la contabilidad general para todo el uso de materia prima a la empresa.
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-15
G / L (libro mayor) saldo de la cuenta de consumo de materias primas
Para ver la fuente de las cifras de este informe, un usuario puede hacer doble clic sobre la figura 8,810.00 para el saldo acumulado de la fila Consumo de gastos de materia prima para que aparezca la pantalla de visualización de artículos Cuenta línea, se muestra en la Figura 5-16. La figura 5-16 muestra que dos elementos constituyen la materia prima consumo total de $ 8,810.00.
detall e botón
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-16 Los documentos que conforman el balance / cuenta de mayor para el consumo de materias primas
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Un gerente puede ser intrigado por el gasto de $ 10 y quiere más información sobre lo que lo causó. Al hacer clic en el botón Detalles en la pantalla de visualización de artículos Cuenta Line nos lleva a una información más detallada sobre el gasto $ 10, como se muestra en la figura 5-17. Cincuenta libras de material se cargaron a costar centro R010, que es un centro de costos de investigación y desarrollo. 149
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 5-17
Detalles sobre $ 10 artículo en línea de cuenta G / L para el consumo de materias primas
Desde esta pantalla se pueden mostrar aún más detalles. Con unos pocos clics del ratón, un auditor puede pasar de un estado resumido de la cuenta del libro mayor de pantallas que muestran los detalles relacionados con un empleado del Departamento de Investigación y Desarrollo de tomar 50 libras de avena del inventario para el desarrollo de productos. Con un sistema ERP correctamente configurado y gestionado, enlaces directos entre los estados financieros de la empresa y las transacciones individuales que componen las declaraciones ayudan a un auditor detectar más fácilmente el fraude y el abuso.
Capítulo 5
ejercicio 5.3 Suponga que usted es el gerente del departamento de contabilidad de ajustador, que todavía no tiene un sistema ERP. ¿Qué cambios hay que realizar en sus prácticas de contabilidad para obtener la empresa en cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley? Escribir una propuesta a su gerente explicando su plan para estar listo para la cantidad adicional de los informes necesarios. Para este ejercicio, se supone que ajustador no tiene un sistema ERP en su lugar. 150
EVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA-XBRL Los departamentos de finanzas de la mayoría de las empresas están bajo la presión de una variedad de fuentes. La crisis financiera de 2008, junto con la recesión mundial ha afectado a casi todas las compañías. Los márgenes de ganancia están siendo exprimidos, la volatilidad del mercado ha llevado a un aumento del riesgo, y las nuevas regulaciones del gobierno son más numerosos y complejos. Como se señaló anteriormente, el software ERP puede ayudar a las empresas manejar con eficacia los desafíos tales como el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley. Otra norma, presentada por la SEC en 2009, es el Interactive Data para mejorar la regla de Información Financiera, que requiere la aplicación gradual de las etiquetas XBRL en los documentos de información financiera. Extensible Business Reporting Language (XBRL) es un lenguaje basado en estándares para la comunicación electrónica de datos comerciales y financieras. XBRL es un subconjunto del lenguaje de marcado extensible (XML), el nuevo lenguaje de programación de Internet. XML utiliza etiquetas que definen los datos contenidos en ellos. De manera similar a los tipos de datos asignados a los registros de una base de datos, etiquetas XML se aplican significado específico a los datos dentro de una página Web. datos XML con codificación puede ir directamente desde una página Web en una base de datos sin tener que pasar a través de middleware o, peor aún, ser rekeyed en el sistema. Esto reduce la posibilidad de errores. En comparación, la mayoría de las páginas de Internet actuales están escritos en lenguaje de marcado de hipertexto (HTML). HTML especifica sólo cómo aspecto de los datos (mediante la asignación de estilos de texto, color, ubicación de los gráficos, etc.) cuando se observa a través de un navegador. XML cambia esos datos en información con significado y utilidad. Para la información financiera, XBRL proporciona una, etiqueta de identificación legible por ordenador para cada elemento de los datos financieros. Por ejemplo, “ganancia neta de la compañía” tiene su propia etiqueta XBRL único. Aparte de las nuevas regulaciones, hay otras razones por las que XBRL se va imponiendo. Los informes escritos en XBRL se procesan más rápido porque las etiquetas incrustadas se relacionan directamente con una base de datos, y los informes financieros XBRL pueden ser más fácilmente validados electrónicamente y luego en comparación con otros informes. Más importante aún, los inversores y otras partes interesadas tienen que ver con la transparencia en la información. Para evaluar el riesgo de una inversión dada, el inversor debe comprender los aspectos financieros de la inversión. Si un informe es oscuro u oculto información, entonces no es fácil evaluar el riesgo. XBRL se traduce en una mayor transparencia de la información. XBRL es controlado por un grupo sin fines de lucro de 600 empresas y otras organizaciones internacionales, incluyendo agencias gubernamentales. El grupo es responsable de la creación y estandarización de estas etiquetas financieros. Además de la SEC, entidades como los EE.UU.
Contabilidad en Sistemas ERP
Resumen del capítulo •
Las empresas necesitan sistemas de contabilidad para registrar las transacciones y generar estados financieros. actividades de contabilidad generalmente se pueden clasificar como la contabilidad financiera o contabilidad de gestión.
•
La contabilidad financiera consiste en documentar todas las transacciones de una empresa que tiene un impacto en el estado financiero de la organización y, a continuación, utilizando los documentados 151
transacciones para crear informes para inversores y las partes externas y agencias. ofertas de contabilidad de gestión con la determinación de los costos y la rentabilidad de las actividades de una empresa. El objetivo de la contabilidad de gestión es proporcionar a los administradores con información detallada para que puedan tomar decisiones informadas, crear presupuestos, determinar la rentabilidad de un producto en particular, la zona de venta, o campaña de marketing, y así sucesivamente. •
Un sistema de contabilidad debe permitir a un usuario un resumen de los datos de manera significativa por lo que los datos pueden ser utilizados para ayudar a los administradores en su trabajo del día a día y en la planificación a largo plazo.
•
los sistemas de información no integrados son más propensos a resultar en datos de contabilidad que sea inexacto o no corriente, que pueden afectar la toma de decisiones y por lo tanto la rentabilidad.
•
El cierre de los libros significa que los saldos de las cuentas temporales o nominales (como ingreso, gasto, la ganancia y la pérdida) se transfieren a la cuenta de utilidades retenidas. Un sistema de información integrado simplifica el proceso de cierre de los libros y la preparación de los estados financieros. El uso de un sistema integrado de información y una base de datos común para registrar los datos de contabilidad tiene importantes beneficios de contabilidad de costos de inventario. el mantenimiento de registros más precisa posible, lo que puede conducir a cálculos de costos de productos más precisos. Estos, a su vez, pueden ayudar a los gerentes a determinar qué productos son rentables y cuáles no lo son.
•
El uso de un sistema integrado y una base de datos común para registrar los datos de la contabilidad tiene importantes beneficios de control de reporte. Con un sistema ERP, un usuario puede utilizar las herramientas de consulta integradas para crear informes, así como profundizar en los informes a los documentos de origen (transacciones) que se utilizaron para crear el informe.
•
La Ley Sarbanes-Oxley de 2002, aprobada en la raíz del colapso de Enron y otras quiebras de alto perfil, promueve la rendición de cuentas por la gestión que requiere la aprobación financiera adicional y presentación de informes. Dado que los sistemas ERP pueden ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos de esta legislación, el acto ha aumentado la demanda de presentación de datos integrada.
•
Extensible Business Reporting Language (XBRL), un subconjunto de XML (Extensible Markup Language), es un lenguaje basado en estándares para la comunicación electrónica de datos comerciales y financieras. Para la información financiera, XBRL proporciona una, etiqueta de identificación legible por ordenador para cada elemento de los datos financieros. Por ejemplo, “ganancia neta de la compañía” tiene su propia etiqueta XBRL único.
Capítulo 5
Términos clave cuentas por pagar
Libro mayor
Cuentas por cobrar
estado de resultados
costeo basado en actividades
costos indirectos
archivo
las transacciones entre compañías
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variación de costo
(IFRS)
conversión de moneda
contabilidad de gestión
costos directos
gastos generales
profundizar
variante de costes del producto
Extensible Business Reporting Language (XBRL)
pérdidas y ganancias (P & L) declaración
Extensible Markup Language (XML)
US GAAP (Generally Accepted Accounting principios)
contabilidad financiera
Ceremonias 1. Delinear la forma de manejo de un sistema ERP de transacciones afecta contabilidad general de una empresa. Lista de tres módulos de SAP específicos y cómo causan cambios en el libro mayor. 2. Este ejercicio pone a prueba su conocimiento de la información necesaria para trazar una venta a través de un ciclo de ventas de ERP de varios pasos: pedido de venta, compra de componentes de inventario, entrega, facturación y pago. Supongamos que un pedido ha sido realizado con su compañía y entró en su sistema ERP. Los siguientes eventos tienen lugar a continuación: a. b. c. d. e. f. g. h.
El sistema comprueba automáticamente el crédito del cliente y se le hace para ser aceptable. La orden se registran para la fecha de entrega solicitada. El sistema programa la producción de la mercancía. (No hay suficiente inventario para el envío de la acción.) El sistema programa las órdenes de las materias primas de los proveedores para producir la mercancía solicitada. Las materias primas se reciben y almacenan. Los bienes son producidos y reservados para el envío al cliente. El sistema programa la entrega y una factura se imprime y se incluyen con el envío. Los productos son puestos en el camión de reparto Envío notifica contabilidad de los detalles del envío. Un mes más tarde, el cliente envía el pago, que se registra en la contabilidad.
Para cada uno de estos eventos, una lista de la información que debe ser registrada en la base de datos común. No es necesario saber cómo utilizar una base de datos para hacer esto, ni tampoco se necesita para entender la contabilidad. Por ejemplo, para el paso de crédito-cheque, pensar en lo que la información que se necesita para llevar a cabo una verificación de crédito de un cliente determinado.
Contabilidad en Sistemas ERP
3. Suponga que usted es el gerente de Contabilidad de ajustador, que es propiedad privada de una familia y dirigido por un consejo de administración. Los miembros de la junta se establecen para visitar la empresa mañana por la mañana y les gustaría ver los datos de ventas para hoy, como un ejemplo de un día típico. Su jefe le llama y le pide que trabajar con los empleados en su equipo para completar la tabla que se muestra en la figura 5-18, en previsión de la visita de mañana los miembros de la junta. 153 Los datos de ventas 29 de de septiembre de # Bares vendidos NRG-A NRG-B Total
Distribuidor
Las ventas directas
División
División
Total
$ Valor de barras vendidos NRG-A NRG-B Total # Los clientes que venden NRG-A NRG-B Total
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 5-18
Tabla de informe de ventas
Teniendo en cuenta las prácticas actuales de procesamiento de datos de pedidos de venta de cerrajero, ¿por qué será ésta una tarea difícil para completar? Explicar las prácticas comerciales que podrían causar dificultades en la recopilación de forma rápida y precisa los datos. ¿Por qué esta tarea sea fácil de completar si ajustador tenía un sistema ERP? Para responder a esta pregunta, revisar los capítulos 3 y 4 para ver cómo se procesan las órdenes de venta. 4. El siguiente ejercicio pondrá a prueba su comprensión del sistema de crédito de comprobación actual del ajustador. En cada situación, se le da datos de antecedentes y la información sobre los documentos en el sistema.
Capítulo 5
SITUACIÓN 1 Datos de fondo
154
El día de hoy
06.29.13
Actual precio de lista, NRG-A
$ 1.50 / bar
precio de lista actual, NRG-B
$ 1.60 / bar
Saldo de deudores al comienzo del día laboral, la corporación ABC
$ 9.000
límite de crédito, la Corporación ABC
$ 12.000
Orden actual Producto
NRG-A
Cantidad
4 casos (1.152 bares)
Precio
Lista
Envie a
sede de ABC
fecha deseada
05.07.13
A continuación el número de factura
A1001
Los documentos en el sistema No hay documentos relacionados con ABC están en el sistema.
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. a. b.
Dada la información actualmente en el sistema, ningún crédito será concedido o denegado por el orden actual de la corporación ABC? Si el sistema de procesado de datos de una manera más oportuna, cambiaría la respuesta de si o no el crédito se concede?
Contabilidad en Sistemas ERP
SITUACIÓN 2 Datos de fondo El día de hoy
03.07.13
Actual precio de lista, NRG-A
$ 1.50 / bar
precio de lista actual, NRG-B
$ 1.60 / bar
Saldo de deudores al comienzo del día hábil, KLM Corporación
$ 6.000
límite de crédito, KLM Corporación
$ 8.000
155
Orden actual Producto
NRG-B
Cantidad
5 casos (1.440 bares)
Precio
Lista
Envie a
sede de KLM
fecha deseada
07.08.13
A continuación el número de factura
A1200
Los documentos en el sistema Orden de compra KLM 82.332 por tres casos (864 bares) de NRG-A. Esta orden está en el programa de entrada de órdenes de venta, pero no ha sido transferido al programa de contabilidad (por lo tanto, Contabilidad todavía no sabe acerca de esta venta).
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. c. d.
Dada la información actualmente en el sistema, ningún crédito será concedido o denegado por el orden actual de KLM Corporation? Si el sistema de procesado de datos de una manera más oportuna, lo crédito ser concedido o denegado?
Capítulo 5
SITUACIÓN 3 Datos de fondo
156
El día de hoy
07.13.13
Actual precio de lista, NRG-A
$ 1.50 / bar
precio de lista actual, NRG-B
$ 1.60 / bar
Saldo de deudores al comienzo del día hábil, ACORN Corporación
$ 6.000
límite de crédito, ACORN Corporación
$ 6.000
Orden actual Producto
NRG-A
Cantidad
150 cajas (3.600 bares)
Precio
Lista
Envie a
la sede de ACORN
fecha deseada
07.15.13
A continuación el número de factura
A1300
Los documentos en el sistema Un cheque de ACORN fue recibida en el correo de ayer y entró en el sistema de contabilidad. El cheque es de $ 2.000, aplicado a las facturas de las ventas de junio. Los empleados de ventas están trabajando en la impresión de crédito con límite preparados a principios de la semana (hace dos días).
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. e. f.
Dada la información actualmente en el sistema, ningún crédito será concedido o denegado por el orden actual de ACORN Corporation? Si el sistema de procesado de datos de una manera más oportuna, lo crédito ser concedido o denegado?
5. Los sistemas ERP ahorrar tiempo para los contadores de muchas maneras. Algunos investigadores esperaban que las oportunidades de trabajo para los contadores disminuirían con la implementación de un sistema ERP. En realidad, los contadores se necesitan más que nunca en la industria. Utilizar un sitio web de búsqueda de empleo en línea y ver los puestos de trabajo disponibles para los contadores. ¿Cuántos puestos requieren experiencia con los sistemas ERP? ¿Alguno de los puestos requieren capacidades de análisis de datos que involucran tecnología de Business Warehouse? 6. Las empresas suelen preparar los presupuestos división- y de toda la compañía anuales que muestran los resultados proyectados mensuales, tales como: ventas, costo de ventas, niveles de inventario, dinero en efectivo, y otros datos clave. Tales presupuestos son eficaces para la planificación y control de las operaciones si se diseñan ya que los presupuestos “flexibles”. Un presupuesto flexible se actualiza como las condiciones cambian de mes a mes, por lo que los objetivos siguen siendo razonables y útiles para evaluar el desempeño. Si no se mantiene hasta la fecha, los presupuestos no son útiles para la planificación y el control de las operaciones.
Contabilidad en Sistemas ERP
ayuda a la gestión de cumplir su planificación y un mejor control de los roles. ¿Por qué cree presupuesto flexible sería más fácil de lograr con un sistema ERP? Una lista de sus razones, y explique. 7. El uso de Internet, la investigación del estado de las regulaciones del gobierno de los Estados Unidos en relación con las necesidades de las empresas que cotizan en bolsa a adoptar estas normas. La web de la SEC sitio (www.sec.gov) es una buena fuente de información sobre este tema. Informe de cualquier cambios a la requisitos. 8. procedimientos no integradas de producción y adquisición de opinión en forma, que se describen en el Capítulo 4. ¿Cómo serían sus trabajo de programación, producción y procedimientos de compra actuales resultar en variaciones de los costos estándar? ¿Por qué ajustador tener problemas para la investigación de estos costos a fin de mes “para ajustar los costos estándar por unidad” para “precisos costes reales por unidad”? 9. Investigar la adopción de XBRL por las empresas, e informar sobre el estado de aplicación de XBRL en este punto en el tiempo.
Para más estudio e investigación Barnhart, Todd M. “La cadena de suministro financiera.” Revista Darwin, abril de 2004. Bloomberg News. “El abogado que negoció Asentamientos Enron de retirarse.” 28 agosto, 2007. El economista. “Sarbanes-Oxley: cinco años bajo el pulgar” 26. Julio, 2007. www.economist.com/business/displaystory.cfm?story_id=9545905&CFID=19771870& CFTOKEN = 7.941.782.
Fink, Ronald. “Balancing Act: ¿Una nueva regla de Contabilidad Dirigido a fuera de balance viaje Financiación hasta Enron?” CFO 1 de julio de 1999. Inundación, María. “La convicción Andersen afirmó.” Houston Chronicle, 1 de julio de 2004. Gaskin, James E. “XML mayoría de edad.” InternetWeek.com, 3 de abril de 2000. Goff, John. “Puede ser que sean gigantes.” CFO. 12 enero del 2004.www.cfo.com/article.cfm/3011295? f = relacionados. Hays, Kristin. “Ex-director financiero de Enron Fastow condenado a 6 años de prisión.” Houston Chronicle, 26 de Septiembre del 2006. Herm, Marcus. “XML - Una oportunidad para la Pequeña y Mediana Empresa.” Software AG. http://webmethods.com/xml/library/herm.htm. Johnson, Carrie. “Lay de Enron muere de ataque al corazón.” Washington Post, 6 de Julio de 2006. www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2006/07/05/AR2006070500523.html. Edad de información. “Creep hoja de cálculo.” 27 mayo de 2008.www.informationage.com/research/ información-integridad / 331821 / hoja de cálculo-creep.thtml. Kimmel, Paul D., Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso. Herramientas de contabilidad financiera para la toma de decisiones de negocios, 5ºedición. Nueva Jersey: Wiley; 2009. KPMG LLP. “Sarbanes-Oxley Sección 404: Evaluación de la Gestión de Control Interno y las Normas de Auditoría propuestas.” Libro Blanco, marzo de 2003.www.kpmg.ca/en/services/audit/documents/SO404.pdf. KPMG LLP. “Sarbanes-Oxley:. Una mirada más cercana” Libro Blanco, enero de 2003. Krumweide, Kip R., y Win G. Jordan. “Aprovechar la promesa de los sistemas de recursos de la empresa.” Strategic Finance, octubre de 2000, 49-52.
157
Capítulo 5
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Predicador, Debbie. “Sarbanes-Oxley: Una bendición en disfraz de negocios.” Ebizq.net. 17 de julio del 2005. www.ebizq.net/topics/com_sec/features/6116.html. SAP.com. “SAP ERP Financials:. NIIF Cumplimiento” 2011. www.sap.com/solutions/business-Suite / erp / finanzas / ifrs.epx. SAP.com. “SAP Caso de éxito: NB Power:. La reestructuración diferido provoca flexibilidad impresionante de SAP Consulting” 2004.www.sap.com/platform/netweaver/pdf/ CS_NB_Power.pdf. SAP.com “SAP ofrece nuevas XBRL Publishing Software para permitir más fácil la comunicación de datos financieros y de negocios.” 18 febrero, 2009. www.sap.com/news-reader/index.epx? pressid = 10.944. Sarbanes-Oxley, HR 3763, Título III, Sección 302, §1350 (a) (3). Sarbanes-Oxley, HR 3763, Título IX, Sección 906, §1350 (c). Comisión de Valores de EE.UU. “El Abogado del inversor: ¿Cómo la SEC protege a los inversionistas, mantiene la integridad del mercado, y facilita la formación de capital.”www.sec.gov/ sobre / whatwedo.shtml. VanVuren, Ken, W. Mark Wilder, y Rick Elam. “Una investigación empírica de la eficacia de los sistemas ERP según la evaluación de contables de la gerencia.” Diario de Asuntos Comerciales y Públicos, (otoño de 2006): 57-76. El Correo de Washington. “Cronología de colapso de Enron.” 9 julio de 2004.www.washingtonpost.com/ wp-din / artículos / A25624-2002Jan10.html. Blanco, Clinton Jr. La guía y libro de trabajo para la comprensión de XBRL, 5º edición de Newark: SkipWhite.com; 2011. XBRL Internacional. “Fundamentos de XBRL”.www.xbrl.org.
CAPÍTULO
6
RECURSOS HUMANOS procesos con ERP OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Explicar por qué el papel del departamento de recursos humanos es fundamental para el éxito de una empresa
•
Describir los procesos clave gestionados por los departamentos de recursos humanos
•
Describir cómo un sistema de información integrado puede apoyar los procesos eficaces de recursos humanos
INTRODUCCIÓN Los empleados de una compañía son su recurso más valioso, lo que significa que los recursos humanos (HR) departamento desempeña un papel fundamental dentro de una organización. El departamento de recursos humanos e responsable de muchas de las actividades que realiza una empresa para atraer, contratar, recompensa, tren, y de vez en cuando, despedir a los empleados. Las decisiones tomadas en el departamento de recursos humanos puede afectará a todos los departamentos de la empresa. Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de un experimentaron, mano de obra cualificada, y muchas organizaciones han empezado a utilizar el término humana la gestión del capital (HCM) para describir las tareas asociadas con la gestión de la fuerza laboral de una empresa.
A medida que la empresa crece, la necesidad de un departamento de recursos humanos organizados y eficaces se vuelve cada vez más importante. Las responsabilidades de un departamento de recursos humanos por lo general Incluya lo siguiente:
Capítulo 6 •
Atraer, seleccionar y contratar a nuevos empleados utilizando la información de hojas de vida, referencias, y las entrevistas personales
•
La comunicación de información sobre las nuevas posiciones y empleados de toda la organización y más allá
160
• Asegurar que los empleados tienen la adecuada educación, capacitación y certificación para completar con éxito sus funciones •
Manejo de las cuestiones relacionadas con la conducta del empleado
•
Haciendo empleados seguro de entender las responsabilidades de su puesto de trabajo
•
Revisar el desempeño de los empleados y determinar los aumentos de salario y bonos
•
Administrar el salario y los beneficios provistos a cada empleado y confirmar que los beneficios adecuados se desembolsan a empleados nuevos y actuales
•
Comunicar los cambios en los salarios, beneficios o las políticas para los empleados
•
Apoyar los planes de gestión de los cambios en la organización (expansión, jubilaciones, reorganizaciones, etc.) empleados de modo competentes están disponibles para apoyar los procesos de negocio Asegurar que estas tareas se llevan a cabo y que la información relacionada con los recursos humanos válida se comunica en toda la organización requiere un sistema que controla de forma eficaz el flujo de información. En este capítulo, vamos a explorar el papel de un sistema integrado de información en recursos humanos.
PROBLEMAS CON procesos de recursos humanos mecánico Snacker más en forma's tiene sólo tres empleados en su departamento de Recursos Humanos, y surgen algunos problemas simplemente debido a la gran cantidad y variedad de responsabilidades de departamento (de contratar y despedir a la gestión de beneficios para la salud), así como el número de personas con las que interactúa Recursos Humanos. La falta de integración entre todos los departamentos a menudo da lugar fuera de fecha, y la información inexacta, inconsistente. Al igual que con ajustador'S otros departamentos, Recursos Humanos' sistemas de información no están bien integrados con la empresa's otros sistemas de información. El departamento se basa
Procesos de recursos humanos con el ERP en gran medida de los registros en papel y un sistema de archivo manual, lo que crea problemas porque la información no es fácilmente accesible o fácil de analizar. El departamento de Recursos Humanos's de reclutamiento, contratación, tras su implantación y procesos operaría de manera más eficiente con un sistema integrado de información.
Proceso de reclutamiento Cuando un departamento dentro de ajustador tiene una abertura para un nuevo empleado, el departamento el supervisor comunica esta necesidad al Departamento de Recursos Humanos llenando una formulario de oferta de empleo de papel que describe la posición, enumera las cualidades de un candidato debe tener, especifica el tipo de posición (, a tiempo parcial temporal, a tiempo completo, o de prácticas), y los países cuando la posición estará disponible. Con esta información, los recursos humanos reciba la aprobación final del presidente del ajustador para comenzar el proceso de reclutamiento. Debido a que no existe un sistema de información central, los detalles sobre la forma de oferta de empleo son con frecuencia incompatibles entre sí mismos, a veces dentro de los departamentos. Por ejemplo, los requisitos para una posición de oficina en un departamento incluye experiencia con Microsoft Word, mientras que en otro departamento, la especificación es para la experiencia con Microsoft Office. Por lo general, un trabajo publicado inicialmente está internamente para los empleados actuales tienen la primera oportunidad de solicitar la posición. Si no hay empleados actuales son aceptables para la posición, entonces los mensajes del ajustador de la posición externa. Los problemas pueden ocurrir a lo largo ajustador'proceso de reclutamiento s. En primer lugar, la descripción de las calificaciones de trabajo requeridas puede ser incompleta o inexacta-a veces porque el supervisor tiene prisa, a veces debido a que el supervisor no está al tanto de todas las funciones requeridas para el puesto, y, a veces, porque el supervisor asume que todos los candidatos tendrán ciertas habilidades básicas. En segundo lugar, si la forma de oferta de empleo se pierde o no correctamente colocado, el Departamento de Recursos Humanos no sabe que la posición está disponible, mientras que el supervisor asume que la documentación está en proceso. Cuando esto sucede, el departamento puede terminar de pocos jugadores, creando problemas de productividad, así como la posibilidad de la tensión o la animosidad entre los departamentos. Obviamente, este problema es más probable que ocurra cuando ofertas de trabajo se hacen circular por el papel. Con un sistema integrado de información, información del trabajo ya está disponible y es más fácil de controlar. Aunque ajustador no utiliza las agencias de reclutamiento o de los sitios de trabajo en Internet, tales como Monster.com para encontrar candidatos, se hace uso de varios otros métodos. La compañía publica sus puestos de trabajo vacantes en la empresa'sitio Web s, en los periódicos locales, y, en el caso de los puestos de dirección, en publicaciones nacionales. Además, un representante del Departamento de Recursos Humanos asiste a ferias de empleo y reclutas en los campus universitarios de los posibles candidatos. De vez en cuando, se hacen derivaciones por otros empleados en forma, ya veces personas en busca de las posiciones abiertas al ajustador envían currículos no solicitados. La presentación y hacer el seguimiento de hojas de vida y aplicaciones es un desafío permanente. Más en forma cuenta con decenas de puestos de trabajo con diferentes títulos y descripciones, y la compañía recibe docenas de hojas de vida y aplicaciones cada día. El departamento de Recursos Humanos debe clasificar y archivar todas las aplicaciones y hojas de vida de acuerdo con la descripción apropiada. Por ejemplo, si la hoja de vida de un ingeniero mecánico se presenta accidentalmente con hojas de vida de los candidatos a puestos de trabajo en el departamento de contabilidad, el error no puede ser descubierta a tiempo para incluir el ingeniero en el proceso de búsqueda. En este caso, puede ajustador
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Capítulo 6
162
No contratar a la mejor persona para el puesto de ingeniería, y el error podría dañar ajustador's competitividad, así como su reputación. Mantener el solicitante's de datos en un formulario de papel significa que la recuperación de los datos del solicitante y que sirva para evaluar los candidatos también es un reto. Para generar una lista de posibles candidatos, Recursos Humanos evalúa las hojas de vida y solicitudes que recibe en respuesta a una oferta de trabajo; También revisa las solicitudes que han sido archivados por menos de un año. Estas hojas de vida y aplicaciones deben ser fotocopiados y luego circular a través del departamento que realiza la solicitud de empleo. Con frecuencia, más de una persona en el solicitando departamento revisa las aplicaciones, y debido a que los datos del solicitante están en el papel, los administradores de revisar los archivos de forma secuencial solicitante, retardando el proceso de revisión.
El proceso de entrevistas y la contratación En ajustador, el servicio solicitante desarrolla una breve lista de candidatos para la posición mediante la selección de un máximo de tres candidatos, en base a los datos proporcionados por el Departamento de Recursos Humanos. Recursos Humanos en contacto con los candidatos de la lista corta, horarios de entrevistas, y crea un archivo para cada candidato. Un candidato's archivo incluye un formulario que muestra el momento en que se recibió la solicitud, la posición (s) solicitada por el candidato, y la fecha y hora de las entrevistas. Si esta no es la primera vez que el candidato ha solicitado un trabajo con la empresa, la forma indica el estado más reciente del candidato: si el candidato fue entrevistado y rechazado, si el candidato rechazado una oferta de trabajo, y así sucesivamente. Si el candidato acepta la oferta entrevista, el departamento de Recursos Humanos hace los arreglos para el candidato de trabajo, incluidos los arreglos de viaje y un calendario de actividades de la entrevista. Un representante del Departamento de Recursos Humanos lleva a cabo una entrevista que incluye una discusión del solicitante's experiencia y cuestiones relevantes para el puesto para el que se aplica el candidato. El supervisor del departamento en el que existe la posición también entrevistas del candidato y otros empleados en el departamento por lo general se les da tiempo para hablar con el candidato también. Para la mayoría de los puestos profesionales en ajustador, el candidato es entrevistado por el director de la planta y, con frecuencia, el presidente de la compañía. Después de que el proceso de la entrevista inicial, a Recursos Humanos' miembro del personal actualiza el candidato's archivo para indicar si él o ella es todavía una posibilidad de alquiler. En algunos casos, está prevista una segunda entrevista. Una vez que alguien en Recursos Humanos ha entrevistado a todos los candidatos de la lista corta, un representante del Departamento de Recursos Humanos y el supervisor del departamento solicitante clasifican los candidatos de la lista corta. Si hay un candidato aceptable, el empleado de Recursos Humanos hace que esa persona una oferta de trabajo verbal a través del teléfono. Si el candidato acepta la oferta verbal, una carta oferta por escrito se envía, que el candidato debe firmar y devolver. Una vez que el candidato seleccionado haya aceptado formalmente la oferta por escrito, su archivo se actualiza de nuevo, lo que demuestra que el candidato ha aceptado la oferta. La persona de Recursos Humanos a continuación, programa una verificación de antecedentes y pruebas de drogas para el candidato, determina que el empleado's Fecha de inicio y hace planes para el nuevo empleado's sesión de orientación.
Procesos de recursos humanos con el ERP Un calendario de citas de grupo (disponible en sistemas de correo electrónico y los sistemas ERP como SAP) permite a los usuarios comprobar los demás'calendarios para programar reuniones. Sin una herramienta como el calendario, la programación de entrevistas es con frecuencia un proceso engorroso, lo que requiere que el empleado de Recursos Humanos para coordinar el programa de la entrevista entre el candidato y el personal adecuado en el ajustador. Debido a esto se hace por correo electrónico y teléfono, puede tomar días ya veces semanas para programar una entrevista. Un problema similar se produce después de las entrevistas se han completado. Reunión retroalimentación de todas las partes involucradas y clasificación de los candidatos requiere tiempo y pueden requerir múltiples reuniones. La gestión de los planes de viaje y el reembolso de los candidatos para su gastos de viaje son también tareas engorrosas. Más de una vez, ajustador ha perdido un candidato prometedor a otra compañía debido a retrasos en el ajustador de entrevista y el proceso de contratación. Más en forma contrata a una empresa de consultoría de recursos humanos para llevar a cabo las pruebas de drogas y llevar a cabo la verificación de antecedentes para verificar que los candidatos no han falseado ninguna información y no tienen antecedentes penales graves. Más en forma externaliza este trabajo debido a las habilidades especiales que se requieren. Si la verificación de antecedentes y examen de drogas son satisfactorios, se añade esta información para el candidato'archivo s, y la oferta de trabajo se destaca. Si el consultor encuentra evidencia de la información falsificada o problemas legales o el candidato no pasa la prueba de drogas, el archivo se actualiza asimismo, y la oferta de trabajo se rescinde con una explicación por escrito. En un nuevo empleado's primer día de trabajo, él o ella asiste a una reunión de orientación, que incluye completar el papeleo adicional que comprende los términos y condiciones de empleo, la retención de impuestos y beneficios. Todos los empleados instalador tiene que firmar un formulario que indica que el empleado se le ha dado una copia de-y está de acuerdo en cumplir-la compañia'políticas y procedimientos s. El nuevo empleado debe completar un formulario del IRS W-4, que le dice al empleador la cantidad correcta de impuestos a retener del empleado's cheque de pago. A continuación, un representante de Recursos Humanos revisa ajustador's del plan de beneficios. Más en forma ofrece un plan comprensivo de las ventajas que ofrece a los empleados una gama de opciones para los planes de salud, seguros de vida, planes de jubilación y cuentas de ahorros médicos. El empleado's dependientes también pueden estar cubiertos por ajustador'plan de seguro de salud s. Si el empleado elige cobertura para dependientes, a continuación, el departamento de Recursos Humanos debe obtener información básica sobre cada dependiente incluir en el empleado'archivo s. Debido a que los empleados deben proporcionar una cantidad significativa de datos detallados para gestionar adecuadamente la compensación y beneficios, no es sorprendente que con frecuencia tiene problemas ajustador que se inscriben los nuevos empleados en los planes de beneficios correctos y el establecimiento de las deducciones de nómina adecuados. A menudo puede tomar meses para gestionar el nuevo empleado's de compensación y beneficios correctamente. Los problemas de inscripción pueden generar muchas llamadas telefónicas que consumen mucho tiempo a la gestión de Recursos Humanos-las llamadas que no serían necesarias con un sistema integrado.
OTRA MIRADA Recursos Humanos datos en la nube La computación en nube, se analiza con más detalle en el capítulo 8, es el uso de los servicios prestados por otra empresa de computación. Los programas y los datos se almacenan en los servidores operados por la compañía de computación en la nube y se puede acceder a través de Internet. Esta disposición puede ser (continuado)
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Capítulo 6
164
rentables y flexibles, pero las empresas deben tener en cuenta varios factores importantes (la primera de las cuales es la seguridad de datos) al momento de decidir si se debe utilizar la computación en nube para los datos sensibles, tales como los registros de recursos humanos. Numerosas leyes impactan en una empresa's relación con sus empleados, y gran parte de los datos mantenidos por los recursos humanos'propósitos es sensible y se rige por las leyes de privacidad que varían según el país. Las empresas deben desarrollar procedimientos para controlar el acceso a esta información. Si una empresa'Toda la información sobre los recursos humanos se almacena en la nube, es mucho más difícil asegurar que los datos se manejen de manera que cumpla con las leyes de privacidad. Una empresa no puede asumir simplemente que el proveedor de cloud computing ofrece este
seguridad. Por ejemplo, en 2011, las autoridades alemanas de protección de datos adoptaron una “guía de orientación” la computación en nube que hace hincapié en que el alemán computación en la nube los clientes son responsables de cumplir con todos los requisitos de protección de datos de conformidad la ley alemana. Este cumplimiento incluye todos los subprocesadores que intervienen para proporcionar nube servicios de computación. Por lo tanto, no es suficiente para que una empresa de simplemente aceptar la nube proveedor de computación's seguridad de que sus sistemas sean seguros. Nube de computación clientes debería “registros de acceso, recorren el centro de datos, ir a través de los cuestionarios de centros de datos y ver que tiene el administrador's contraseña,” de acuerdo con Grady Summers, principal, seguridad de la información, en Ernst & Young. “Asegúrese de que el proveedor de servicios puede satisfacer los requisitos reglamentarios, así.”
preguntas: 1.
2.
¿Qué modificaciones serían necesarios para una empresa's procedimientos estándar de seguridad recursos humanos para abordar el uso de un sistema de información de recursos humanos basada en la nube? ¿Qué documentación le requerirá al proveedor de servicios? Serán las leyes y regulaciones que afectan a los sistemas de recursos humanos basados en la nube se vuelven más estandarizados y más simple en el futuro, o habrá un aumento en la complejidad con un aumento en los costos asociados? Proporcionar el razonamiento detrás de su respuesta.
Recursos Humanos funciones después de Contratación Un departamento de recursos humanos tiene responsabilidades que continúan más allá de la contratación y el empleo comienzo de un empleado. El departamento de recursos humanos debe mantener una línea continua de la comunicación con el empleado y su supervisor para asegurarse de que el empleado está funcionando bien. El empleado también puede presentar una respuesta escrita a la revisión, enumerando los desacuerdos o explicaciones. El empleado'gerente de departamento s se espera para revisar la respuesta de la evaluación del desempeño y el empleado, y puede añadir un comentario escrito por separado. El paquete completo se envía entonces al Departamento de Recursos Humanos, en el que todos los documentos se convierten en parte del empleado'archivo s. Estos archivos son de importancia crítica si un empleado no cumple adecuadamente durante un período de tiempo. Si un empleado debe ser terminado, la empresa necesita documentación suficiente para demostrar que la terminación se justifica; de lo contrario, si
Procesos de recursos humanos con el ERP
el empleado demanda a la empresa por despido improcedente, la empresa puede tener problemas que justifican la decisión de terminación. Debido ajustador no tiene un sistema de información eficaz, es difícil de manejar datos de la evaluación de desempeño. Esto hace que sea más difícil para el Departamento de Recursos Humanos para identificar problemas con un empleado y tomar medidas correctivas (tales como el asesoramiento rendimiento en el trabajo o una transferencia) antes de que los problemas conducen a la terminación. con ajustador's sistema basado en papel, un empleado's archivo puede ser visto por una sola persona a la vez, y es posible perder la pista de un empleado's archivo-temporal o permanentemente. Además, es difícil mantener un control adecuado de la información personal cuando está mantenido en los archivos de papel. La rotación de personal puede ser un problema significativo para una empresa. El costo de contratar a un empleado ha sido estimada a partir de miles de dólares a más de $ 50.000. Al evaluar el costo de contratar a un empleado, una empresa debe tener en cuenta tanto los costes directos de contratar a un empleado y los costos menos tangibles que se producen durante un nuevo empleado'primer año más o menos. Por ejemplo, mientras que los nuevos empleados están aprendiendo sus puestos de trabajo, otros empleados tienen que tomar tiempo de sus trabajos normales para entrenar a ellos, lo que puede influir negativamente en su productividad. Otro costo que es difícil de cuantificar es un empleado's experiencia y conocimiento del trabajo, que se pierde cuando él o ella sale de una empresa. Por ejemplo, si un gerente de compras deja una empresa, entonces, de la gerente's conocimiento sobre relaciones con los proveedores se pueden perder. La compañía tendría un registro de los contratos firmados con varios proveedores, pero los detalles de las negociaciones que llevaron a cada contrato que no puede ser documentado. Tales datos pueden ser cruciales en la negociación con éxito el próximo contrato. El gerente puede haber desarrollado buenas relaciones con un proveedor determinado y saber a quién contactar en caso de problemas. Estas relaciones no se especifican como parte de la posición de gerente de compras, pero se acumulan con el tiempo con la persona que ocupe la posición. Cuando las empresas experimentan altas tasas de rotación, pierden el conocimiento y las habilidades que pueden ser cruciales para mantenerlos competitivos. La rotación de empleados está fuertemente ligado a la satisfacción en el trabajo y la remuneración. Si los empleados tienen puestos de trabajo satisfactorias y están bien compensados, que son menos propensos a abandonar la empresa. Los recursos humanos pueden ayudar a mantener un ambiente de trabajo satisfactorio a través de una serie de medios, tales como mediante la celebración de programas de capacitación para supervisores y gerentes, la realización de encuestas de satisfacción de los empleados periódica, y la recolección de datos de encuestas de salida de los empleados. Los recursos humanos también tiene un papel crítico que desempeñar en la compensación, que debe estar relacionado con las habilidades y tareas requeridas por el trabajo y el desempeño del empleado. Una función importante de un departamento de recursos humanos es asegurar que los niveles de compensación son competitivos y son aplicadas de manera equitativa a todos los empleados. El no hacerlo puede dar lugar a altas tasas de rotación, así como demandas por discriminación.
OTRA MIRADA En Novartis, la reputación no encontró Realidad Después de 10 años de estar en la revista Working Mother's “100 mejores compañías para madres trabajadoras”lista, Novartis farmacéutica resolvió una demanda de acción de clase discriminación de género en 2010 por $ 175 millones de dólares. El asentamiento cubrió más de 6.000 hembra
165
Capítulo 6
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representantes de ventas actuales y anteriores que la supuesta discriminación sistémica en el pago, promociones y otras condiciones de trabajo en Novartis. ¿Cómo pasó esto? Novartis tuvo numerosos programas diseñados para ayudar a las madres que trabajan. Como se señaló en un artículo de 2009 en la revista Working Mother, Novartis ofrece“almuerzo y aprender” sesiones sobre temas pediátricos que van desde el sueño a la nutrición. los compañía también ofrece una variedad de beneficios de cuidado de niños, incluyendo descuentos en cuidado a tiempo completo en las cadenas nacionales de guardería en el hogar y cuidado de enfermos, y la compañía hizo una contribución cuidado de niños $ 1.000 a cualquier persona que ahorró $ 4.000 en un cuidado de los niños antes de impuestos cuenta. Por desgracia, estos programas innovadores al parecer no reflejan la cultura de la organización de ventas de Novartis. La demanda de acción de clase incluye numerosos cargos de acoso sexual y la negación injusta de los aumentos de sueldo y promociones. Como se señaló en un artículo del Wall Street Journal, el tribunal consideró que las nuevas madres o mujeres embarazadas fueron señalados. Por ejemplo, una madre se pasó a través de la promoción porque la compañía sintió que no sería capaz de salir de casa para los viajes que participan en el trabajo porque tenía cuatro hijos. En otro caso, una mujer que fue muy valorado en sus evaluaciones de la compañía fue pasado por alto para la educación superior de gestión. Y algunas mujeres embarazadas se les dio una carga de trabajo adicional debido a un gerente pensó que la política de permiso de maternidad en Novartis era demasiado generoso. Además del pago financiero a los demandantes, el acuerdo requiere Novartis para implementar una serie de cambios en sus procesos de recursos humanos, incluyendo: •
La revisión de sus políticas y procesos para la investigación de las demandas por discriminación La implementación de los cambios especificados a su sistema de evaluación del desempeño y la realización de una formación obligatoria para todos los directivos con respecto a ese sistema de La creación de un proceso de apelación para los empleados que no están de acuerdo con sus calificaciones de desempeño La implementación de cambios en su formación programa de desarrollo de la gestión La implementación de cambios en su seguimiento y monitoreo de las oportunidades de promoción
•
• • •
preguntas: 1.
Además de los daños evaluados en contra de ella en el caso de la discriminación, ¿qué otros costes se generaron por Novartis en asociación con esta demanda? ¿Cómo estos se comparan con el costo financiero de la conciliación? ¿Cómo podría un sistema integrado de información de recursos humanos puede utilizar para detectar el potencial discriminación salarial antes de que sea sistemática?
Procesos de recursos humanos con el ERP
RECURSOS HUMANOS Con el software de ERP Ahora que está familiarizado con los numerosos procesos de negocio necesarios para gestionar una empresa's capital humano, puede empezar a pensar en cómo el software ERP puede mejorar los procesos-dando lugar a una mejora general en una empresa's rendimiento. Con un sistema integrado, una empresa puede almacenar información de los empleados electrónicamente, eliminando las pilas de papeles y archivos que permiten la recuperación de información difícil. Un buen sistema de información permite a los miembros del personal de recursos humanos para recuperar empleado relevante la información en cuestión de segundos y mantener controles adecuados de información tan sensible no está comprometida y reglas de privacidad no son violados. Un sistema integrado de información es un componente clave en este proceso.
OTRA MIRADA Análisis de datos para mejorar el rendimiento y Reclutamiento en el deporte profesional Una organización's departamento de recursos humanos suele ser responsable de una gran cantidad de datos y equipos deportivos no son una excepción. Muchos equipos de recopilar y analizar grandes volúmenes de datos con la esperanza de mejorar el rendimiento del jugador y el reclutamiento de jugadores de alta calidad.
Recientemente, Gartner Research nombró análisis de datos uno de los más importantes “tecnologías estratégicas”en 2011, y el club de rugby London Irish puede dar fe de ello. Durante los juegos, el equipo recopila datos de vídeo (incluyendo los datos GPS) para analizar factores tales como distancias corren y la fuerza G de varios tackles. Análisis de lesiones se puede correlacionar con este rico conjunto de datos a enseñar a los jugadores a utilizar técnicas que reduzcan al mínimo la posibilidad de lesiones. Este rico conjunto de datos no sólo ayuda en la dirección futura del juego sino que también ayuda en la formación. Sin embargo, el director de negocios del equipo, Chris Miles, añade una advertencia,“Usted puede'análisis t usar para reemplazar el juicio-lo apoya.”El club de fútbol Manchester City (fútbol) también utiliza el análisis de datos para evaluar el rendimiento durante el juego. Las medidas del club alrededor de 180 acciones durante un juego, pero no se basa únicamente en el análisis de datos. Al igual que con el equipo de rugby, entrenador de la intuición sustituye a cualquier resultado de datos. En Inglaterra, los jugadores son a menudo objeto de comercio de club de fútbol a otro, con la esperanza de la mejora de un equipo's rendimiento. El comercio es común debido a la fuerte presión sobre los clubes de ganar. De ahí que los clubes de fútbol pasan una gran cantidad de dinero para obtener los mejores jugadores experimentados. Con la esperanza de cultivar nuevos, los jugadores más jóvenes, y aliviar algunos de los enormes gastos de las operaciones de jugadores experimentados, una nueva regla-llama la regla del jugador de cosecha propia- ha sido promulgada por el Inglaterra'S.League fútbol de élite. Esto requiere que los equipos tienen al menos ocho jugadores que han estado con el equipo durante tres temporadas a partir antes de que el jugador volvió 21. Con menos oportunidades para mejorar los equipos a través de los oficios, los equipos deben tomar mejores decisiones de reclutamiento para tener éxito. Prozone, una herramienta de software se accede a través de la nube, permite a los equipos para analizar los datos de rendimiento de los jugadores y realizar análisis Y si en las rutas posibles. Se necesitan datos de rendimiento de fútbol-como el vídeo, tiros, pases porcentuales, Balones robados, junto con la edad y la nacionalidad, y utiliza las estadísticas para determinar los índices de rendimiento. Prozone comercializa el producto como“software reclutador.”
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preguntas: 1.
2.
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Suponga que usted es el gerente de recursos humanos de ajustador. ¿Qué métricas o las mediciones se puede desarrollar para evaluar el potencial de un solicitante de una la producción de puesto de supervisor? Una posición de gerente de ventas? Un jefe ¿contador? Elija un tipo de deportes te gusta ver. ¿Qué elementos de jugador el rendimiento habría que realizar un seguimiento para analizar? Haga una lista de al menos 20 atributos. ¿Estos atributos también funcionan bien para el reclutamiento de nuevos jugadores? explicar su responder.
Con éxito utilizando un sistema de recursos humanos ERP requiere la gestión de una cantidad significativa de información detallada. El módulo (HR) de SAP ERP Recursos Humanos proporciona herramientas para la gestión de una organización's funciones y responsabilidades, las definiciones, la información personal de los empleados, y las tareas relacionadas con la gestión del tiempo, nóminas, gestión de viajes, y la formación de los empleados. La Figura 6-1 muestra la pantalla SAP Datos Personales, que es donde los datos básicos para un empleado se gestiona en el sistema SAP.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 6-1
Los datos personales almacenados en el software de SAP Recursos Humanos
Procesos de recursos humanos con el ERP
La mayoría de las empresas tienen un organigrama o un plan que ayuda a definir las responsabilidades de gestión. Sin un sistema ERP, el organigrama general sólo define las relaciones entre los empleados administrativos. Con un sistema ERP, es posible crear un organigrama con más detalle que apoya las tareas de recursos humanos, tales como la contratación de empleados y la planificación de cambios en la organización. SAP ERP proporciona una herramienta Plan de Organización y personal que se utiliza para definir una empresa'estructura de gestión s y las posiciones dentro de la estructura de la organización como un todo. La herramienta plan de personal Organización y también los nombres de la persona que posee cada uno posición. La Figura 6-2 muestra cómo la estructura organizativa ajustador podría definirse en SAP ERP. La figura muestra que ajustador consta de tres principales unidades de organización: Fabricación, Comercialización y Administración. Las unidades organizativas de Contabilidad y Administración de Capital Humano son parte de la organización administrativa. Dentro de la unidad organizativa gestión de capital humano son tres posiciones: el gerente y dos analistas.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 6-2
plan de organización y personal en SAP ERP
SAP ERP distingue entre una persona, tarea, trabajo, y la posición. En SAP, una persona es un individuo único que mantiene una posición y que realiza tareas, que son las responsabilidades asignadas relacionadas con un trabajo o una posición específica. Las tareas pueden ser asignados a una posición directamente, o pueden ser agrupados juntos en un puesto de trabajo. Un trabajo es una clasificación general de las tareas que se realizan de forma rutinaria juntos. Por ejemplo, el trabajo de jefe de departamento podría ser
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se define mediante la asignación de tareas tales como la evaluación de desempeño de los empleados y preparar informes mensuales de presupuesto. Una posición es una asignación empleado individual dentro de la organización. Las tareas se pueden asignar directamente a una posición, o pueden ser asignados a la posición mediante la asignación de un puesto de trabajo a esa posición. Por ejemplo, la posición de gerente de compras podría definirse con el trabajo de jefe de departamento asignado a él. El gerente de compras sería entonces responsable del rendimiento de los empleados examinar y preparar informes presupuestarios mensuales tareas. La posición de gerente de compras también podría tener tareas como la revisión mensual el gasto asignado a él directamente. La Figura 6-3 muestra las relaciones entre las personas, tareas, trabajos y posiciones en una organización de marketing.
Márketing administrativo asistente
persona
posición Preparar informes de ventas
Administrativo
asistente
tra baj o Tareas
Emily Mejor
revisión cargos de tiempo
revisión reporte de gastos
Preparar informes sobre el presupuesto
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 6-3
Las relaciones entre las personas, posiciones, puestos de trabajo y tareas
En la Figura 6-3, el trabajo de auxiliar administrativo se le asigna un número de tareas, tales como la revisión de los cargos de tiempo empleado, la revisión de los informes de gastos de los empleados, y la preparación de informes mensuales de presupuesto para el departamento. Estas son las tareas de la empresa requiere de ningún auxiliar administrativo, si ese trabajo es en la comercialización, ingeniería, o la producción. En SAP, el trabajo de auxiliar administrativo puede definirse una vez-mediante la asignación de tareas específicas-y que la definición se puede utilizar para crear puestos de auxiliar administrativo en diferentes unidades organizativas. El asistente del trabajo administrativo en la comercialización es una posición, mientras que el asistente trabajo administrativo en la contabilidad es una posición diferente. tareas adicionales se pueden agregar a un puesto de asistente administrativo para adaptarlo a las necesidades específicas de la unidad organizativa. Por ejemplo, en la figura 6-3, la posición de la comercialización de auxiliar administrativo tiene la tarea de la comercialización específica de la preparación de informes de ventas; un auxiliar administrativo en la contratación no sería necesario para llevar a cabo esa tarea.
Procesos de recursos humanos con el ERP
La figura 6-4 muestra la pantalla SAP ERP donde las tareas son asignadas a puestos de trabajo; en este caso, la tarea“Preparar informes sobre el presupuesto” está asignado al puesto de trabajo “Asistente administrativo.”
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Tarea
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 6-4
La asignación de una tarea a un puesto de trabajo en SAP ERP
Si las tareas asociadas a los trabajos y posiciones están bien definidos y actual, los reclutadores de recursos humanos pueden determinar más fácilmente si los candidatos tienen las cualidades necesarias para un trabajo. La determinación de una compensación adecuada para una posición también se simplifica si las tareas requeridas para cada posición en una empresa están claramente y consistentemente definidas. datos completos y precisos de recursos humanos simplifican un gerente'deberes s. El gerente's herramienta de escritorio dentro del módulo de Recursos Humanos de SAP proporciona acceso a todos los datos de recursos humanos y las transacciones en un solo lugar. Figura 6-5 muestra la porción de Datos Personales del Administrador's de escritorio, que proporciona todos los datos mantenidos en el módulo de Recursos Humanos para todos los empleados que dependen de la gerente-que en este caso es ajustador's presidente, Sara Decker. En la Figura 6-5, la
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Gestión del Capital Humano unidad organizativa se expande para mostrar los empleados individuales en esa unidad.
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la estructura organizativa y los empleados
Funciones en el área de tareas
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 6-5
Escritorio de SAP Manager proporciona un único punto de acceso a las funciones de recursos humanos
datos de recursos humanos incluye a los empleados'información personal, por lo que el control del acceso a esos datos es crítica. Una ventaja de un sistema de información integrada sobre un sistema basado en papel es que el control de acceso a los datos está automatizado; los administradores pueden utilizar el sistema para determinar qué usuarios deben tener acceso a diversos datos.
AVANZADO SAP ERP CARACTERÍSTICAS DE RECURSOS HUMANOS Discutir en detalle los numerosos procesos SAP Recursos Humanos está más allá del alcance de este texto; Sin embargo, algunas de las funciones avanzadas del módulo de Recursos Humanos, incluyendo la gestión del tiempo, el procesamiento de nóminas, gestión de viajes, y la formación y el desarrollo de la coordinación se presentan en las siguientes secciones.
Gestión del tiempo Los empleados por hora, que se les paga por cada hora trabajada, debe registrar las horas de trabajo para que puedan ser pagados. Los empleados asalariados no se pagan en función del número de horas trabajadas, pero por lo general su tiempo todavía deben ser rastreados. Para los propósitos de contabilidad de costos, a menudo es importante ser capaz de atribuir un empleado's tiempo para un objeto de coste-tal como un centro de coste (que puede ser un departamento o división), proyecto o orden de fabricación-y cualquier tiempo no trabajado se debe atribuir a las vacaciones o salir. Los Recursos Humanos de SAP
Procesos de recursos humanos con el ERP
módulo utiliza hojas de Cross tiempo de aplicación (CATS) a los tiempos de trabajo de los empleados de registro y proporcionar datos a otros módulos, incluyendo los siguientes: • •
•
módulo de SAP Controlling-Supervisa y administra los costos módulo de nómina de SAP-Calcula el pago del empleado; datos de nómina se transfiere entonces al módulo de contabilidad financiera para el procesamiento de nóminas (emisión de cheques de pago, así como efectuar los pagos de impuestos, pagos de seguros de salud, las contribuciones de jubilación, etc.) módulo de SAP Planificación de la producción-Determina si es suficiente mano de obra 173
disponibles para apoyar los planes de producción
Procesamiento de nómina procesamiento de la nómina es probablemente la función más importante de un departamento de recursos humanos. Los empleados son, como es lógico, muy particular sobre el cobro de la cantidad correcta en el momento correcto. Sin un manejo adecuado del proceso de nómina, los empleados no pueden ser pagados por todas las horas que trabajaron, podrían no ser pagados a la tasa apropiada, o podrían tener dinero demasiado o demasiado poco retenido de su sueldo para los impuestos y beneficios. Los errores en la nómina pueden causar significativa insatisfacción en el trabajo. Los dos procesos clave en la determinación de la remuneración recibe un empleado son cálculo de los elementos de la remuneración y la determinación de las deducciones legales y voluntarias. Los elementos de la remuneración de un empleado's pago incluye el salario base, bonos, gratificaciones, pago de horas extras, pago por enfermedad, vacaciones y tolerancias El empleado ha ganado durante el período de pago. Las deducciones legales y voluntarias son retenciones de cheque de pago, incluidos los impuestos (federales, estatales, locales, de Seguridad Social y Medicare), préstamos de la empresa, y se benefician contribuciones. determinar adecuadamente el pago para un empleado requiere datos de entrada precisa y correcta evaluación de elementos de la remuneración y deducciones. El proceso de determinar cada empleado's de pago se llama un proceso de nómina. En el cálculo de la nómina, el sistema SAP ERP evalúa los datos de entrada y toma nota de cualquier discrepancia en un registro de errores. los empleados de nómina revisar el registro de errores, haga las correcciones necesarias, y repetir el proceso de nómina hasta que no se registran errores. A continuación, el cálculo de la nómina se utiliza para generar los recibos de pago de los empleados, el proceso de transferencias electrónicas de fondos a los empleados individuales' cuentas bancarias, se someten los pagos de impuestos a las entidades gubernamentales correspondientes, y realizar otros cálculos como es requerido por los recursos humanos y contabilidad.
Gestión de viajes Muchas empresas gastan una cantidad considerable de dinero en viajes de los empleados, y los viajes gestión y sus gastos asociados pueden ser una tarea significativa. Una solicitud de viaje, que puede tener su origen con el empleado o el empleado'gestor de s, es el primer paso en el proceso de gestión de viajes. solicitudes de viaje por lo general requieren la aprobación de la gestión, y el nivel de organización a la que el viaje debe ser aprobado puede depender de la duración, la ubicación y el costo de los viajes. Una vez que la gestión ha aprobado el viaje, los empleados deben realizar sus reservas de viaje. Dado que los costos de automóviles avión, hotel y alquiler pueden variar ampliamente, las empresas requieren frecuentemente empleados para hacer las reservas, ya sea a través de una agencia de viajes de empresa o una agencia de viajes que tiene contrato con la compañía. El empleado debe guardar los recibos de los gastos incurridos durante el viaje con el fin de completar un informe de gastos y recibir el reembolso.
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hoteles, coches y preferencias-e integrar estos datos con el módulo de nómina (para administrar los reembolsos) y con la contabilidad financiera y los módulos de control (a los gastos de viaje propiamente registro). Las empresas que utilizan el sistema SAP ERP de gestión de viajes también pueden hacer uso de una aplicación basada en Web que permite a los empleados a presentar informes de gastos a través de un navegador Web. gestión de viajes es también cada vez más fácil-y móviles-con SAP'producto de viaje s OnDemand, que es organizada por SAP y se accede a través de Internet. (Como se ha indicado en el capítulo 2, este modelo de entrega de software, llamado software como un servicio, o SaaS, es un subconjunto de la nube la informática y se analiza con más detalle en el capítulo 8.) Con Travel OnDemand, los empleados pueden utilizar sus teléfonos inteligentes para clasificar automáticamente sus gastos de viaje, simplemente tomando una fotografía de cada recibo. Entonces, el sistema lee el recibo y lo coloca en la categoría de gastos correcta. Por ejemplo, un recibo de un restaurante se clasifican en las comidas, mientras que un recibo de billete de tren se coloca debajo de transporte. Cuando el empleado regresa a la oficina después de un viaje, el informe de gastos ya está casi completa. Esta es una gran ayuda a los empleados que pasan gran parte de su tiempo en la carretera; la molestia de recoger recibos y llenar el papeleo es a menudo una fuente de importante fuente de insatisfacción en el trabajo para los empleados que viajan con frecuencia. En adición,
OTRA MIRADA Lo nuevo en la gestión del capital humano (HCM) Los objetivos y las aspiraciones de una empresa's empleados deben estar alineados con los objetivos estratégicos de las organizaciones. Sorprendentemente, la investigación muestra que el 95 por ciento de los empleados no son conscientes o no entiende su compañía'objetivos estratégicos. Además, los empleados recién contratados a menudo no funcionan tan bien como se esperaba debido a que el empleado's objetivos personales no están alineados con los de la organización. Ahora existen herramientas que permiten la contratación de las organizaciones para evaluar los posibles candidatos no sólo en su inteligencia, sino también en otros, más difícil de definir características, tales como la motivación y el comportamiento. Una vez que se contrató a un empleado, las nuevas herramientas de evaluación de desempeño permiten a las empresas evaluar los empleados de una manera coherente en toda la organización. Tradicionalmente, los gerentes individuales dentro de una empresa realizan evaluaciones, que podría estar basada en criterios que sean incompatibles entre diferentes administradores. Esta variación puede causar problemas cuando los empleados son evaluados en todos los departamentos, tal vez por una promoción interna o un nuevo trabajo. Herramientas que mejoran la consistencia de las evaluaciones ayudan a aliviar este problema. Muchas compañías también están trabajando para mejorar su proceso de evaluación del rendimiento a través del uso de la“Evaluación de 360 grados,” en la que los empleados realizan sus propias evaluaciones, y también se evalúan no sólo por sus directivos, sino también por sus compañeros de trabajo, y tal vez incluso a sus clientes. Aunque muchas organizaciones siguen utilizando hojas de cálculo para analizar su fuerza de trabajo, los que utilizan el software de SAP ERP tienen la ventaja de predicción rápida. El uso de SAP's nueva in-memory computing función (HANA), el módulo de gestión de capital humano puede ahora manejar grandes volúmenes de datos de los empleados-tales como los datos relacionados con la contratación, promoción y terminación-para predecir la composición de tres y cinco años de la mano de obra. SAP es (continuado)
Procesos de recursos humanos con el ERP
la planificación de la expansión de las redes sociales en el módulo de gestión de capital humano en un futuro próximo también.
Pregunta: 1.
¿De qué manera se podrían mejorar las redes sociales software de gestión de capital humano? 175
Formación y Desarrollo de Coordinación El componente de Desarrollo de Personal del módulo SAP ERP Recursos Humanos permite a las empresas planificar y ejecutar actividades de desarrollo y formación de los empleados que maximizan un empleado's capacidad de contribuir a la organización. Debido a los avances en la tecnología pueden hacer rápidamente un empleado'conocimiento obsoleto s, los empleados no permanecerá productiva sin continuar los esfuerzos de desarrollo y formación. Además, muchos de los puestos requieren certificaciones que debe ser actualizada, y con frecuencia se requiere la educación continua para la recertificación. Sin un sistema eficaz de información de recursos humanos, la gestión de la formación, el desarrollo y la certificación de las necesidades de una empresa's empleados pueden ser a la vez tiempo y propenso a errores. En el sistema ERP de SAP, desarrollo de los empleados es impulsado por las calificaciones y requisitos. Los requisitos son capacidades o habilidades asociadas con una posición, mientras que las calificaciones son las habilidades o capacidades asociadas con un determinado trabajador. Requisitos y las condiciones se refieren al mismo concepto desde una perspectiva diferente. Mediante el uso de la herramienta de desarrollo de SAP personal, un gerente puede comparar un empleado's calificaciones con los requisitos de una posición a la que aspira el empleado. Esta comparación permite al gestor para identificar las brechas y planificar los esfuerzos de desarrollo y formación para cerrar esas brechas. También puede servir como base para la evaluación de los empleados, y puede ayudar a motivar a los empleados, proporcionando un objetivo y los medios para lograrlo. Una de las empresas más importantes razones deben gestionar el desarrollo y la formación de los empleados es la necesidad de planificación de la sucesión. Un plan de sucesión se expone la estrategia para la sustitución de los empleados clave cuando salen de la empresa o se mueven a otra posición dentro de la empresa. El éxito de una empresa depende en gran medida de las habilidades, capacidades y experiencia de su equipo directivo. Esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas como ajustador. clientes inteligentes han sido conocidos para evitar el establecimiento de relaciones a largo plazo con las empresas que no tienen planes de sucesión bien desarrollados. Los componentes de la carrera y planificación de la sucesión del módulo de SAP ERP Recursos Humanos permiten a los profesionales de recursos humanos para crear, implementar y evaluar escenarios de planificación de sucesión. Los departamentos de recursos humanos utilizan herramientas de planificación de carrera cuando se trabaja con los empleados individuales, la identificación de objetivos potenciales de carrera y la elaboración de planes de carrera. Las empresas utilizan herramientas de planificación de sucesión para encontrar gente para llenar las posiciones no ocupadas. Planificación de la sucesión permite a los empleados de recursos humanos para satisfacer las necesidades de personal mediante la identificación proactiva de los empleados de candidatos dentro de la empresa y asegurar que sus planes de formación y desarrollo de los prepararán para la nueva posición en cuanto esté disponible. El uso de las herramientas de planificación de carrera y sucesión en un sistema ERP asegura que los recursos humanos tendrán empleado precisa y oportuna y datos de posición en el desarrollo de dichos planes. El sistema también permite realizar un seguimiento personal de recursos humanos e integrar los cambios de
personal (como nueva con mayor facilidad la identificación de objetivos potenciales de carrera y la elaboración de planes de carrera. Las empresas utilizan herramientas de planificación de sucesión para encontrar gente para llenar las posiciones no ocupadas. Planificación de la sucesión permite a los empleados de recursos humanos para satisfacer las necesidades de personal mediante la identificación proactiva de los empleados de candidatos dentro de la empresa y asegurar que sus planes de formación y desarrollo de los prepararán para la nueva posición en cuanto esté disponible. El uso de las herramientas de planificación de carrera y sucesión en un sistema ERP asegura que los recursos humanos tendrán empleado precisa y oportuna y datos de posición en el desarrollo de dichos planes. El sistema también permite realizar un seguimiento personal de recursos humanos e integrar los cambios de personal (como nueva con mayor facilidad la identificación de objetivos potenciales de carrera y la elaboración de planes de carrera. Las empresas utilizan herramientas de planificación de sucesión para encontrar gente para llenar las posiciones no ocupadas. Planificación de la sucesión permite a los empleados de recursos humanos para satisfacer las necesidades de personal mediante la identificación proactiva de los empleados de candidatos dentro de la empresa y asegurar que sus planes de formación y desarrollo de los prepararán para la nueva posición en cuanto esté disponible. El uso de las herramientas de planificación de carrera y sucesión en un sistema ERP asegura que los recursos humanos tendrán empleado precisa y oportuna y datos de posición en el desarrollo de dichos planes. El sistema también permite realizar un seguimiento personal de recursos humanos e integrar los cambios de personal (como nueva con mayor facilidad Planificación de la sucesión permite a los empleados de recursos humanos para satisfacer las necesidades de personal mediante la identificación proactiva de los empleados de candidatos dentro de la empresa y asegurar que sus planes de formación y desarrollo de los prepararán para la nueva posición en cuanto esté disponible. El uso de las herramientas de planificación de carrera y sucesión en un sistema ERP asegura que los recursos humanos tendrán empleado precisa y oportuna y datos de posición en el desarrollo de dichos planes. El sistema también permite realizar un seguimiento personal de recursos humanos e integrar los cambios de personal (como nueva con mayor facilidad Planificación de la sucesión permite a los empleados de recursos humanos para satisfacer las necesidades de personal mediante la identificación proactiva de los empleados de candidatos dentro de la empresa y asegurar que sus planes de formación y desarrollo de los prepararán para la nueva posición en cuanto esté disponible. El uso de las herramientas de planificación de carrera y sucesión en un sistema ERP asegura que los recursos humanos tendrán empleado precisa y oportuna y datos de posición en el desarrollo de dichos planes. El sistema también permite realizar un seguimiento personal de recursos humanos e integrar los cambios de personal (como nueva con mayor facilidad El uso de las herramientas de planificación de carrera y sucesión en un sistema ERP asegura que los recursos humanos tendrán empleado precisa y oportuna y datos de posición en el desarrollo de dichos planes. El sistema también permite realizar un seguimiento personal de recursos humanos e integrar los cambios de personal (como nueva con mayor facilidad El uso de las herramientas de planificación de carrera y sucesión en un sistema ERP asegura que los recursos humanos tendrán empleado precisa y oportuna y datos de posición en el desarrollo de dichos planes. El sistema también permite realizar un seguimiento personal de recursos humanos e integrar los cambios de personal (como nueva con mayor facilidad
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empleados y empleados actuales a partir de salir o ser promovido a una nueva posición), y se da a todos los usuarios autorizados acceder fácilmente a los datos.
OTRA MIRADA Planificación de la sucesión ejecutiva para el cargo de CIO 176
Al igual que con cualquier búsqueda de ejecutivos, encontrar el CIO derecha (director de información) puede ser muy difícil, puesto que a menudo los requisitos para una empresa individual's son CIO algo subjetivo. El promedio CIO tiene una duración de tres a cinco años en una empresa, y alrededor dos tercios del tiempo de reemplazo se encuentra fuera de la organización. En E. & J. Gallo Bodega, la corriente CIO, Kent Kushar, ha hecho que sea un punto para trabajar con el Humano Los recursos del Departamento de encontrarse un sucesor. Encontró un candidato posible en departamento de ventas y de marketing, vicepresidente llamado Kevin Barnes. Barnes entendido Gallo's estrategia de vincular la tecnología con un enfoque orientado al cliente. Barnes fue enviado en un curso de formación CIO, por así decirlo. El curso, dirigido por la Universidad de Harvard El profesor Jim Cash, es un curso de capacitación de seis meses con talleres, teleconferencias, y asesores personales. El costo del curso es de $ 35.000, pero los que terminan por lo general encontrarse listo para entrar en un trabajo CIO. CIO experimentados han elaborado una lista de las ideas clave para la creación de un buen plan de sucesión, como se explica en la revista, CIO: • Realizar evaluaciones de las necesidades-Centrarse en las habilidades y el tipo de liderazgo de tecnología de la información que la empresa requerirá en el futuro. software de HCM puede ayudar a una empresa a estandarizar la evaluación de los posibles candidatos para posiciones de liderazgo. Y además, descubre que va a retirarse en los próximos años. • Determinar hasta qué punto abajo de la escala del plan irá-Idealmente, las sucesiones planes también deben ser desarrollados para los mandos intermedios, así que si alguien deja la compañía, la transición a la promoción es lisa. Una vez más, HCM software se puede utilizar para rastrear el conjunto de habilidades de cada empleado para identificar aquellos que están listos para moverse hacia arriba. • Evaluar las habilidades, desempeño y metas para el crecimiento-Actuación Las evaluaciones de los empleados pueden realizar esta tarea. en el Marriott Internacional, un empleado'Evaluación s rendimiento se compara con un conjunto de la empresa “dimensiones clave.” Esto ayuda a Marriott para no sólo hacer planificación de la sucesión, sino también para asegurar que sus empleados se utilizan para su potencial completo. • identificar el potencial-Esta tarea se realiza generalmente por la alta dirección,
tales como el CIO. Mientras que el potencial puede ser difícil de evaluar, el envío internacional compañía, UPS, tiene una forma estandarizada de evaluación de los empleados en cuatro áreas de liderazgo-negocio, la gente, los resultados, y el auto. Esta evaluación equilibrada es compartida con todos los grupos en toda la organización y se utiliza en la evaluación de personas para puestos de gestión de alto nivel. • Ponga los líderes potenciales de la prueba-Dar a los empleados oportunidades para mostrar sus potenciales y desarrollar nuevas fortalezas. UPS gira de nivel superior de TI (continuado)
Procesos de recursos humanos con el ERP
•
gerentes de TI a través de diferentes funciones y áreas de negocio para ganar experiencia. CIO pueden preparar a futuros líderes poniéndolos a cargo de proyectos o reuniones. Mantener criterios de sucesión coherente y actualizada-Los planes de sucesión deben formar parte de una organización's cultura. De acuerdo con George Hall, vicepresidente de Marriott, “Planificación de la sucesión no es un medio para un fin; eso'es el final en sí. Eso'Es realmente lo que se cae de hacer otras cosas correctamente.”
preguntas: 1.Assume que ajustador tiene que reemplazar su actual CIO que se retira. Haga una lista de los pros y los contras de la contratación de un nuevo director de TI fuera de la empresa en lugar de promover a alguien de dentro de la empresa. ¿Cuál cree que es el enfoque correcto? Explica tu respuesta. 2. ¿Cuáles son los riesgos para la empresa si no para crear un plan de sucesión?
Recursos humanos adicionales CARACTERÍSTICAS DE SAP ERP el personal de recursos humanos debe seguir el ritmo de la rápida evolución sociales, tecnológicos y legislativos que afectan al mundo empresarial. Debido a eso, el módulo de Recursos Humanos de SAP se ha ampliado para incluir características que ayudan a los administradores con las tareas de recursos humanos que sólo recientemente se han convertido en importante para las empresas. Gestión del Tiempo Mobile Muchos empleados, especialmente el personal de ventas que pasan una cantidad significativa de tiempo en la carretera, no pueden tener acceso regular a un PC. SAVIA's herramienta móvil de gestión del tiempo permite a los empleados usar teléfonos inteligentes u otros dispositivos móviles para registrar sus tiempos de trabajo, ausencias de discos, o introducir una solicitud de licencia. Gestión de Ausencia Familiar y Médica El módulo de Recursos Humanos alivia parte de la carga administrativa impuesta por la Familia federal y la Ley de Licencia Médica (FMLA) de 1993. Las empresas pueden programar el módulo de Recursos Humanos para determinar si un empleado tiene derecho a tomar licencia FMLA y para deducir automáticamente esas ausencias el empleado's Deje permisible. Gestión de beneficios a las parejas Muchas compañías ofrecen beneficios para las parejas de hecho (solteros). El módulo de Recursos Humanos ahora es compatible con la gestión de los beneficios para las parejas de hecho y sus hijos. El sistema proporciona a las empresas una mayor flexibilidad en la personalización de las opciones de cobertura para dependientes de los planes de salud, elegibilidad para la inscripción de las personas dependientes, y la designación de los beneficiarios. La administración de incentivos a largo plazo
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Capítulo 6
El módulo de Recursos Humanos proporciona más opciones para el procesamiento de incentivos a largo plazo. Por ejemplo, el módulo de SAP permite a las empresas de nómina para el cálculo de impuestos con precisión cuando los empleados ejercitan las opciones sobre acciones y vender sus acciones en la compañía. El módulo de Recursos Humanos puede ser programado para compartir esos datos de incentivos con Contabilidad Contabilidad de manera que se puede completar la información financiera necesaria.
Planificación de costes de personal 178
Los cambios en una organización (incluyendo expansiones, adquisiciones y reducción de personal) pueden afectar Los gastos relacionados con los empleados, que suelen ser una parte importante de una empresa's costos. La herramienta de planificación de costes de personal permite al personal de recursos humanos para definir y evaluar escenarios de planificación para generar estimaciones de costos. La realización de la planificación de costes permite que los recursos humanos para pronosticar las estimaciones de costos mediante la integración de datos con otros módulos de SAP ERP.
La gestión y la nómina de empleados globales Las empresas que gestionan un equipo de empleados en todo el mundo se enfrentan a muchos problemas complicados, incluyendo los planes de gestión de reubicación, visados y permisos de trabajo, la vivienda, los impuestos y el pago de bonificación en una variedad de países. SAP ERP ha mejorado las características para apoyar la gestión de estas cuestiones, la funcionalidad personalizada para más de 50 países-ayudando a las empresas a asegurar que sus procesos de nómina cumplen con las normas legales vigentes y los convenios colectivos en los ambientes de negocios locales.
Administración por objetivos El concepto de dirección por objetivos (MBO) se esbozó por primera vez por Peter Drucker en su libro de 1954 The Practice of Management. En MBO, se anima a los administradores centrarse en los resultados, no las actividades, y para“negociar un contrato de objetivos”con sus subordinados sin dictar los métodos exactos para su consecución. SAP ERP apoya el enfoque MBO a través de un proceso que incorpora la evaluación del desempeño. Los resultados de la evaluación pueden afectar a un empleado's compensación, generando pago anual plantea que puede ser importante, dependiendo del empleado's rendimiento. El proceso de MBO en SAP ERP también permite a los administradores incluyen los resultados de los objetivos alcanzados en el empleado's calificaciones perfil.
OTRA MIRADA Gestión de FMLA Según la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA) de 1993, los empleados elegibles pueden tomar hasta 12 semanas de tiempo sin goce de sueldo por año para recuperarse de una condición médica grave o para cuidar a un miembro enfermo de su familia inmediata o un nuevo hijo. En Banner Health, una empresa con los hospitales y centros de salud en siete estados, alrededor del 5 por ciento de los empleados hacen uso de la licencia FMLA. La compañía ha calculado el coste de dicho permiso en cerca de $ 1 millón por año, sin incluir el costo de los días de enfermedad regulares, vacaciones, licencia por duelo, y así sucesivamente. De hecho, el personal de Recursos Humanos de la bandera piensa que la estimación de costos probablemente no refleja disfrutadas por otro 1 por ciento de los empleados cuyo tiempo no se hace un seguimiento con precisión. Algunas ausencias no se realiza un seguimiento porque no están debidamente documentados. Por ejemplo, si un empleado tiene tiempo libre para la migraña (continuado)
Procesos de recursos humanos con el ERP
dolores de cabeza durante el año, pero los dolores de cabeza no se producen en una serie continua de 12 semanas, las ausencias no pueden ser documentados como parte de la FMLA. Por ausencias de seguimiento con el software de gestión del capital humano, los empleados podrían ser alentados a ver médicos especialistas antes de recibir tratamiento que podría reducir las ausencias futuras. Parte del desafío de documentar las ausencias de FMLA es la complejidad de la tarea. En primer lugar, además de la FMLA, hay muchas leyes estatales que rigen los derechos de licencia médica, tales como la Ley de Derechos Familiares de California (CFRA). En segundo lugar, las normas de la FMLA son complejas. Por ejemplo, la siguiente es una pequeña sección de la FMLA que define intermitente o Obviamente, la comprensión y la adecuada contabilización de licencia FMLA es compleja. Software para gestionar hojas de FMLA, como SAP'Es FMLA Banco de trabajo, puede ayudar a las empresas Haz lo siguiente: • Determinar la elegibilidad FMLA Basado en un empleados las horas trabajadas y contratar fecha. • Realizar un seguimiento simultáneo e intermitente licencia FMLA simultáneamente con otra dejar tipos, tales como vacaciones o licencia personal. • Generar los formularios y documentos necesarios para la gestión de eventos de FMLA. • médico tienda's certificaciones y enviar alertas cuando nuevas certificaciones son necesario. • Reducir la probabilidad de investigaciones del Departamento de Trabajo y empleado demandas. El último punto es especialmente importante para los profesionales de recursos humanos. En el reciente caso legal Narodetsky v. Cardone Industries, el tribunal sostuvo que humana Los gerentes de recursos pueden estar personalmente obligado a violaciónes de FMLA en una organización. Pregunta: 1.
2.
El uso de Internet, investigar el coste del absentismo para las empresas en los Estados Unidos. ¿Cómo pueden los humanos ayudan a las empresas de software de gestión de capital para reducir sus costos de esto? El uso de Internet, encontrar al menos dos cambios a la ley FMLA desde su creación en 1993.
Capítulo 6
Resumen del capítulo
180
•
Los empleados son los activos más valiosos de una empresa. Sin empleados cualificados y motivados, una empresa no puede tener éxito.
•
El departamento de recursos humanos tiene la responsabilidad de garantizar que la empresa puede atraer, evaluar y, contratar a los empleados-los adecuados que le permitan alcanzar sus objetivos. Los recursos humanos también es responsable de la remuneración de los empleados, evaluaciones, capacitación y desarrollo, planificación de la sucesión, y la terminación.
• administrar, compartir, controlar y evaluar los datos necesarios para gestionar el capital humano de una empresa se simplifican mediante un sistema de información integrado. •
Algunas de las características avanzadas del módulo de Recursos Humanos de SAP incluyen herramientas para facilitar la gestión del tiempo, el procesamiento de nóminas, gestión de viajes, y la formación y el desarrollo de la coordinación (incluida la planificación de la sucesión).
•
Las características adicionales del sistema de Recursos Humanos de SAP frente a los rápidos cambios sociales, tecnológicos y legislativos que afectan al mundo empresarial.
Términos clave registro de errores
elemento de la remuneración
la gestión del capital humano (HCM)
requisito
trabajo
lista corta
Ceremonias 1.
Ir al sitio de la carrera y el empleo de Internet de su escuela y encontrar una posición que le gustaría tener. ¿Qué tipo de información debe ser recogido por la empresa contratante para determinar si un candidato es adecuado para este trabajo? Enumerar las habilidades que usted piensa que sería necesario para esta posición. ¿Tiene las habilidades? Si no es así, ¿cómo se puede adquirirlos?
2.
Supongamos que se está diseñando un sistema para resumir información de antecedentes profesionales enviados al departamento de recursos humanos de una empresa. Crear una lista de la información que crea que puede ser útil para recoger de las hojas de vida.
3.
El uso de Internet para hacer su investigación, describir una posición en una empresa que le gustaría tener después de cinco años de experiencia laboral. Enumerar los requisitos que usted piensa que sería necesario para mantener esta posición.
4.
Supongamos que usted es un gerente de departamento de Contabilidad y Finanzas del ajustador. Lo humano recursos de información considera que se necesita para gestionar eficazmente sus empleados Contabilidad y Finanzas?
5.
Enumerar los pasos de un proceso de reclutamiento típico. Resaltar los pasos que implican la interacción con el candidato potencial de empleo. Identificar problemas en el proceso que podrían conducir a un candidato para desarrollar una opinión negativa de la empresa. ¿Cómo podría un sistema de información eficaz
Procesos de recursos humanos con el ERP
reducir el potencial de estos problemas? Incorporar en sus experiencias de respuesta que pueda haber tenido en busca de un trabajo.
Para más estudio e investigación Ferguson, Tim. "¡Gol! ¿Cómo Análisis de datos Unidades de equipos deportivos a la victoria.”Silicon.com.6 de diciembre de 2010. www.silicon.com/technology/software/2010/12/06/goal-how-data-
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CAPÍTULO
7
Proceso de modelado, MEJORA DE PROCESOS Y APLICACIÓN ERP OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Utilizar técnicas básicas de diagramas de flujo para mapear un proceso de negocio
•
Desarrollar un diagrama de la cadena de tratamiento de sucesos (EPC) de un proceso de negocio básico
•
Evaluar el valor añadido de cada paso en un proceso de negocio
•
Desarrollar sugerencias de mejora de procesos
•
Discutir las cuestiones clave en la gestión de un proyecto de implementación de ERP
•
Describir algunas de las herramientas clave que se utilizan para administrar un proyecto de implementación de ERP
INTRODUCCIÓN El tema de la gestión de procesos de negocio subyace en gran parte de la discusión en este texto. En esto capítulo, vamos a explorar herramientas, tales como diagramas de flujo y cadenas de proceso, que puede ser utilizado para describir. Procesos de negocios. Usted aprenderá cómo estas herramientas, que no son específicos de ERP, pueden ayudar a gerentes a identificar elementos del proceso que necesitan ser mejoradas. Vamos a terminar por el estudio del herramientas de modelado de procesos
Capítulo 7
modelado de procesos
184
Por ahora, debe quedar claro que los procesos de negocio pueden ser bastante complejas. Agregando a que la complejidad es el hecho de que los individuos con diferentes habilidades y capacidades son responsables de la ejecución de procesos de negocio. Para los procesos de negocio sean eficaces (lograr los resultados deseados) y eficiente (lograr los resultados deseados con el mínimo uso de recursos), los procesos deben estar claramente definidos, y los individuos deben recibir una formación adecuada para llevar a cabo sus funciones, y para entender cómo sus roles incluirse en el proceso general de la empresa. Vamos a utilizar el modelo de proceso término para describir cualquier representación abstracta de un proceso. Un modelo de proceso puede ser tan simple como un diagrama de cajas y flechas o como complejo como un software informático que permite la simulación de procesos. representaciones gráficas son generalmente fáciles de entender que las descripciones escritas, y las herramientas de modelado de procesos proporcionan una manera de describir un proceso de negocio por lo que cualquiera que vea el modelo puede entender fácilmente el proceso. Con frecuencia, los modelos de procesos son desarrollados por un equipo de empleados que participan en el proceso. La interacción necesaria para desarrollar un modelo de proceso a menudo revela malentendidos y se asegura de que todos los miembros del equipo están “en la misma página.” Un modelo de proceso bien desarrollado proporciona un buen punto de partida para el análisis de un proceso para que los participantes puedan diseñar e implementar mejoras. Los modelos de proceso también se puede utilizar para entrenar a los empleados que apoyen el proceso de negocio. Los modelos de proceso Diagramas de Flujo Los diagramas de flujo son las más simples de las herramientas de modelado de procesos. Un diagrama de flujo es cualquier representación gráfica del movimiento o el flujo de productos de materiales concretos o abstractos, documentos, lógica, y así sucesivamente. Los diagramas de flujo se originó con los matemáticos y los informáticos, que los utilizan para rastrear el camino lógico de un algoritmo. En los primeros días de la programación informática, recursos informáticos eran limitadas, y ejecutar un programa utilizan recursos considerables. Como resultado, la mayoría de los programadores gastan una cantidad significativa de tiempo a definir claramente la lógica de sus programas utilizando diagramas de flujo antes de que realmente escribir el código y probar el programa. Un diagrama de flujo es una representación clara, gráfica de un proceso de principio a fin, independientemente de si ese proceso es un algoritmo o de un procedimiento de fabricación. Los diagramas de flujo se ha utilizado en aplicaciones de negocio desde la década de 1960 para ayudar a los empresarios a visualizar flujos de trabajo y la responsabilidad funcional dentro de las organizaciones. Hoy en día el mapeo de procesos término a menudo se utiliza indistintamente con diagramas de flujo, siendo que el mapeo de procesos la distinción se refiere específicamente a las actividades que ocurren dentro de un proceso de negocio existente. El mapa del proceso se desarrolla “como es” la representación de un proceso, con el objetivo de exponer las debilidades que necesitan ser abordados. Una vez que una empresa desarrolla un mapa de procesos, se puede realizar un análisis de brecha, que es una evaluación de las diferencias entre la forma en la actualidad el proceso y cómo funciona la organización quiere que funcione. Diagramas de Flujo utiliza un conjunto estandarizado de símbolos para representar diversas actividades comerciales. Se puede utilizar una amplia gama de símbolos para el mapeo de proceso, pero el conjunto básico se muestra en la Figura 7-1
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
Límites (comienzo / final de proceso)
Operación
Decisión
Dirección de la lógica
1
conector
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-1
símbolos de diagramas de flujo básicos
La siguiente sección describe el proceso del ajustador Snacker de reembolsar el personal de ventas para sus gastos de negocios; vamos a utilizar este ejemplo para ilustrar el mapeo de procesos. Más en forma del proceso de informes de gastos María es un vendedor ajustador que viaja con frecuencia por su trabajo. Después de María incurre en gastos de viaje en su tarjeta de crédito personal, se completa un informe de gastos de papel, hace una copia para sus registros, se une recibos de cualquier gasto más de $ 25, y envía el informe a su jefe de zona en la sucursal. El gerente, Kevin, revisa el informe y, o bien lo aprueba o lo envía de nuevo a María con una nota pidiendo una explicación, verificación o modificación. Una vez Kevin aprueba el informe de gastos, se envía por correo a la oficina corporativa. Después de que el asistente administrativo ordena el correo en la oficina corporativa, se reenvía el informe de gastos a la cuenta por pagar empleado de cuentas (A / P), que realiza una comprobación preliminar del informe. El secretario contactos Kevin para cualquier aclaración necesaria, a continuación, reenvía el informe de gastos al auditor informe de gastos, quien lo revisa. Si hay un problema con el informe, el auditor lo envía de nuevo a María, quien lo revisa y lo devuelve. Entonces el auditor entra en el informe en el sistema de contabilidad basado en PC mecánico y de los archivos de una copia impresa con los recibos en un archivador, organizado por el nombre del empleado. Al final de cada semana, un A / P empleado utiliza el sistema de contabilidad basado en PC para imprimir cheques de nómina, pagos a proveedores, y gastos Los cheques de reembolso. Cuando María recibe su cheque de reembolso, ella lo deposita en su cuenta de cheques y envía un pago a la compañía de tarjetas de crédito, lo que da crédito a su cuenta de tarjeta. La Figura 7-2 muestra el mapa de procesos para la primera parte del proceso actual de informes de gastos ajustador Snacker.
185
Capítulo 7
Gastos incurridos
empleado prepara informe de gastos
copias de los empleados informe y recibos
186 agregados de los empleados recibos de todos Los gastos> $ 25 de
mails de los empleados informe de gastos a gerente de ventas modifica los empleados informe de gastos
Gerente de ventas informe de revisión
Gastos informe aprobado ?
No
Gerente de ventas electrónicos informan a los empleados
Sí mails gerente de ventas informe de gastos a oficina corporativa
1 Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-2
mapa de procesos parciales para el proceso de informes de gastos del ajustador
El establecimiento de los límites del proceso es uno de los pasos más importantes en el mapeo de procesos. Los límites de proceso definen qué actividades se van a incluir en el proceso, y que se consideran parte del entorno-externo al proceso. Es importante definir claramente las actividades que son parte del proceso y los que son externos al proceso. Sin límites claramente definidos, un proyecto puede expandirse hasta el punto en que puede llegar a ser inmanejable. Muchas de las actividades relacionadas con gastos de personal de ventas se consideran fuera de los límites del mapa de procesos de informes de gastos de ajustador. Por ejemplo, podría proporcionar ajustador adelantos en efectivo o emitir tarjetas de crédito corporativas para gastos de viaje. Los empleados podrían tener que hacer reservas para los viajes en avión u hoteles
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP a través de una agencia de viajes corporativa. La compañía podría exigir a los empleados a utilizar un hotel preferido, o podría tener políticas específicas en relación con el alquiler de coches, incluyendo las compañías preferidas de alquiler, clases de coches aprobados, seguros y de prepago de gas. Si bien todas estas consideraciones son importantes y deben ser documentados en alguna parte, el proceso de mapeado en la Figura 7-2 es el proceso de informes de gastos; los límites del proceso no incluyen estas actividades adicionales relacionadas con los viajes. La inclusión de estas consideraciones externas en el mapa de procesos aumentaría en gran medida el tamaño del proyecto proceso de mapeo y poner 187 el proyecto de mejora de procesos en situación de riesgo. El mapa completo proceso para el proceso de informes de gastos comienza después de los gastos de viaje se ha incurrido y termina con la recepción por el vendedor de un cheque de reembolso. Estos puntos de partida y de finalización son el proceso límites para el proceso de informes de gastos. Todos los procesos deben tener un solo punto de comenzar y un punto final. En la Figura 7-2, el límite proceso que comienza está representado por la figura ovalada que contiene el texto “Los gastos incurridos.” A continuación, el mapa de procesos muestra cuatro bloques de operación que definen la tareas realizadas por el empleado en la realización del informe de gastos. El número de bloques de operación utilizado y el nivel de detalle en las descripciones son una cuestión de preferencia y dependerá de la finalidad para la que se crea un mapa de procesos. Si el mapa de procesos será utilizan para mejorar un proceso de negocio, y los miembros del equipo de mejora de procesos son familiarizados con el proceso, entonces se necesita menos detalle. De hecho, demasiado detalle podría oscurecer las principales características del proceso. Por otro lado, si el mapa de procesos se utilizará para documentar el proceso de formación de nuevos empleados de ventas, se requiere más detalle para garantizar que los nuevos empleados pueden utilizar el mapa de procesos para seguir el proceso correctamente. Figura 7-2 también contiene un diamante decisión. Un rombo de decisión hace una pregunta que puede ser contestada con Sí o No. En este caso, el rombo de decisión pregunta si el gerente de ventas aprueba el informe de gastos. Sólo hay dos posibles opciones Sí y No. Se pueden tentador para los novatos para crear mapas de procesos con decisión diamantes que tienen más de dos resultados; Sin embargo, hacerlo puede dar lugar a la lógica confusa. Todos los procesos de negocio pueden ser definidos usando uno o más diamantes de decisión, cada uno con sólo dos resultados. Finalmente, debido a la Figura 7-2 sólo muestra parte del proceso de informes de gastos, el diagrama de flujo termina con un conector. La mayoría de los procesos de negocio son demasiado complicados como para caber en una sola hoja de papel. Conectores proporcionan una manera de continuar mapas de procesos de una hoja a la siguiente. ejercicio 7.1 Complete el mapa de procesos para el proceso de informes de gastos ajustador Snacker comenzó en la Figura 7-2, usando la descripción del proceso previsto al comienzo de esta sección y los símbolos proceso de mapeo que se muestran en la Figura 7-1. Extensiones de Mapeo de Procesos El desarrollo de herramientas de proceso de mapeo de la tecnología, específicamente ordenador, interfaces- gráfica de alta calidad ha permitido evolucionar más allá de los simples símbolos de diagramas de flujo. Una herramienta útil es modelado jerárquico, que es un tipo de mapeo de proceso en el que un proceso de negocio puede ser descrito en mayor o menor detalle, dependiendo de la tarea en cuestión. Figura 7-3 ilustra un modelo jerárquico de proceso de informes de gastos de ajustador.
Capítulo 7 Gastos incurridos
empleado prepara informe de gastos Gastos incurridos copias de los empleados informe y recibos empleado prepara informe de gastos
188
Gerente de ventas informe de revisión
modifica los empleados informe de gastos
Gastos informe aprobado ?
Gerente de ventas electrónicos informan a los empleados
No
Sí
agregados de los empleados recibos de todos Los gastos> $ 25 de
mails de los empleados informe de gastos a gerente de ventas
Gerente de ventas informe de revisión
modifica los empleados informe de gastos
Gastos informe aprobado ?
Gerente de ventas electrónicos informan a los empleados
mails gerente de ventas informe de gastos a oficina corporativa
1
No
Sí mails gerente de ventas informe de gastos a oficina corporativa
1 Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-3
modelado jerárquico del proceso de informes de gastos del ajustador
Para fines de entrenamiento, es importante documentar los pasos detallados que un vendedor debe seguir para completar un informe de gastos; Sin embargo, los detalles pueden hacer que el mapa de procesos engorrosos para las actividades de mejora de procesos. En el modelado jerárquico, los cuatro pasos que el vendedor sigue para completar un informe de gastos se pueden condensar en un solo paso: “empleado completa informe de gastos.” El software de modelado jerárquico proporciona al usuario la flexibilidad para moverse fácilmente de un nivel más alto, vistas menos detalladas a nivel más bajo puntos de vista con más detalles. modelado jerárquico puede ayudar en el mapeo de procesos, permitiendo a un usuario crear un amplio, vista de alto nivel de un proceso y a continuación, agregar más detalle como se analiza el proceso. Otro tipo de técnica de proceso de mapeo ampliamente utilizado y ampliamente reconocido es de diagramas de flujo de despliegue (también conocido como diagramas de flujo swimlane). Este tipo de diagrama de flujo representa los miembros del equipo en la parte superior, con cada paso alineado verticalmente bajo el empleado o equipo apropiado. Figura 74 muestra el proceso de informes de gastos ajustador como un diagrama de flujo de implementación. Esta técnica de proceso de mapeo tiene la ventaja de identificar claramente las tareas de cada persona en el proceso.
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
vendedor
Ventas gerente
A/P empleado
Auditor
Gastos incurridos
empleado prepara informe de gastos
copias de los empleados informe y recibos
189
agregados de los empleados recibos de todos Los gastos> $ 25 de
mails de los empleados informe de gastos a
Gerente de ventas informe de revisión
gerente de ventas
modifica los empleados informe de gastos
Gastos informe aprobado ?
Sí
No Gerente de ventas electrónicos informan a los empleados
mails gerente de ventas informe de gastos a oficina corporativa
1 Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-4
Despliegue o swimlane, diagramas de flujo del proceso de informes de gastos del ajustador
Cadena de proceso de eventos (EPC) Diagramas software ERP de SAP apoya a cientos de procesos de negocio, y SAP ha desarrollado modelos gráficos para muchos de estos procesos de negocio utilizando el formato de la cadena de tratamiento de sucesos (EPC). El formato EPC utiliza sólo dos símbolos para representar un proceso de negocio. La ventaja del formato EPC es que coincide con la lógica y la estructura de diseño de software ERP de SAP. La técnica de modelado EPC está disponible como una herramienta de software a través de ARIS de Software AG (Arquitectura del Sistema Integrado de Información) de la plataforma. En el modelado EPC, las dos estructuras se utilizan para representar los procesos de negocio son los eventos y funciones. La figura 7-5 muestra las representaciones gráficas de eventos y funciones en
Capítulo 7 modelado de EPC. Eventos reflejan un estado o el estado en el proceso y están representados por un hexágono alargado, y las funciones reflejan la parte del proceso donde el cambio se produce y están representados por rectángulos con esquinas redondeadas.
Objeto Gastos incurrido
190 Pasado participio Evento
Verbo Preparar informe de gastos Objeto Función
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-5
la cadena de proceso de eventos (EPC) componentes
Una convención de nomenclatura estándar para las funciones y eventos también se utiliza en el modelado de EPC. Por ejemplo, la convención para nombrar eventos es Participio a objetos, como se muestra en los siguientes ejemplos: Objeto
Pasado participio
Gastos
incurrido
Informe de gastos
aprobado
Copia fuerte
archivado
Para las funciones, la convención de nomenclatura es verbo-objeto, como se muestra en los siguientes ejemplos: Verbo
Objeto
Preparar
informe de gastos
revisión
informe de gastos
Correo
cheque de reembolso
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
Figura 7-6 muestra un diagrama EPC simple para parte del proceso de gasto de reporte de ajustador. diagramas EPC comienzan y terminan con eventos. Además, los eventos deben ser seguidas por funciones, y las funciones deben ser seguidas por los acontecimientos.
Gastos incurrido
191 Preparar informe de gastos
Informe de gastos terminado
expensas electrónico informe
Informe de gastos recibido
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-6
EPC diseño básico
Además de la conexión directa de los acontecimientos a las funciones, diagramas EPC emplean tres tipos de conectores de ramificación. Bifurcación se realiza cuando la lógica o bien proviene de más de una fuente o el producto a más de un resultado potencial. Los tres tipos de conectores son AND, OR y OR exclusiva (XOR). Figura 7-7 muestra cómo el y el conector de funciones. La figura indica que el informe de gastos debe ser registrada y una copia debe ser presentada.
Capítulo 7
Entrar informe de gastos Y conector
192
Copia fuerte archivado
Informe de gastos grabado
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-7
Y el conector en un diagrama EPC
El conector O indica que podrían producirse uno o más posibles resultados; no es exclusiva. La figura 7-8 muestra una aplicación de la o el conector, que indica que después de un pago se procesa, el vendedor es notificado, o se notifica el gerente de ventas, o tanto el vendedor y gerente de ventas son notificados.
Proceso pago O conector
vendedor
notificado
Gerente de ventas
notificado
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. Figura 7-8
conector o en un diagrama EPC
La figura 7-9 muestra cómo el conector XOR puede ser usado para representar la decisión del gestor sobre si aprobar el informe de gastos. A diferencia del conector OR, XOR es el conector exclusivo; un solo evento puede ocurrir después de un conector XOR. Figura 7-9 indica que sólo un evento puede ocurrir después de revisar el informe de gastos: se aprueba o no se aprueba.
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
revisión informe de gastos conector XOR
Informe de gastos aprobado
Informe de gastos rechazado
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. Figura 7-9
conector XOR en un diagrama EPC
Las figuras 7-7 a través de 7-9 muestran una función de conexión a dos eventos utilizando un conector de derivación; Sin embargo, no es siempre el caso de que las funciones de plomo en el conector, ni tampoco múltiples eventos siguen siempre el conector. Por ejemplo, ajustador podría requerir que los vendedores completos informes de gastos al final de un viaje de ventas a corto, pero al final de cada semana si es un viaje dura más de una semana. Esta condición se ilustra en la figura 7-10, donde la preparación del informe de gastos puede ser desencadenada por cualquiera de los dos eventos: el final del viaje o al final de la semana. También es posible que más de dos eventos podrían activar la función.
Viaje terminado
Semana extremos
Preparar informe de gastos
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-10
O conector con dos eventos de activación
Figura 7-11 muestra todas las combinaciones posibles de conexión. Tenga en cuenta que no es posible tener un solo evento conectarse a múltiples funciones con OR o XOR conectores, porque los acontecimientos representan un estado o estado. Cuando los conectores o y XOR conducen a múltiples
193
Capítulo 7
los resultados (funciones o eventos), entonces se requiere una decisión para decidir qué camino (s) debe ser seguido y un evento no pueden producir una decisión.
disparador de evento Soltero
Evento
función de disparo Múltiple
Event o
Soltero
Evento
Función
Múltiple
Función
Función
Y
194 Función
Función
Event o
O
Event o
Función
Evento
Función
Evento
Función
Función
No permitid o Event o
Función
Event o
XOR
Evento
Evento
Evento
Función
Evento
Función
Función
No permitid o Función
Event o
Evento
Evento
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-11
Posible conector y combinaciones de activación
Finalmente, la Figura 7-12 muestra la división y la consolidación de un camino a través del proceso. En este caso, el vendedor ajustador puede presentar su informe de gastos en línea si tiene acceso a Internet; de lo contrario, se debe enviar un informe en papel. Tenga en cuenta el mismo tipo de conector que se utiliza para dividir la ruta debe ser utilizado para consolidarla.
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
Gastos incurrido
Comprobar disponibilidad de Internet
195
Internet disponible
Internet no disponible
Preparar informe en línea
Preparar documento de informe
Informe presentada electrónicame nte
Informe blindado
revisión informe de gastos
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-12
La división y la consolidación de caminos
El diagrama básico EPC se puede aumentar con información adicional. En la terminología de la CPE, esta información adicional se llama un elemento de datos. Por ejemplo, la Figura 7-13 muestra la primera parte de un diagrama de EPC para el proceso de informes de gastos ajustador; El diagrama también muestra elementos de datos ( “informe no aprobado multicopia gasto”) y elementos de organización ( “Comercial”, “gerente de ventas”). Los elementos adicionales permiten
Capítulo 7
Para una descripción más completa del proceso, la documentación de los “quién” y “qué” aspectos del proceso.
Gastos incurrido
196
no aprobado multicopia informe de gastos
Preparar informe de gastos
vendedor
Informe de gastos terminado
expensas electrónico informe
vendedor
Informe de gastos recibido
no aprobado multicopia informe de gastos
revisión informe de gastos
Ventas gerente
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-13
diagrama EPC con elementos de organización y de datos
ejercicio 7.2 Uso de la descripción del proceso proporcionado anteriormente en el capítulo, completar el diagrama EPC del proceso de informes de gastos ajustador muestra en la figura 7-13. Añadir tanto los elementos lógicos (eventos, funciones, y conectores) y los elementos de organización.
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
LA MEJORA DE PROCESOS herramientas de proceso de mapeo proporcionan la capacidad para describir los procesos de negocio en un formato comprensible universalmente. En general, la tarea de mapear un proceso requiere un equipo formado por personal clave que están involucrados en el proceso. Con frecuencia, el acto de describir con precisión el proceso, y la comprensión de cómo interactúan las áreas funcionales, hacen que sea obvio para el equipo qué medidas son necesarias para mejorar el proceso. Esto es especialmente cierto para las organizaciones que se han centrado previamente en las responsabilidades funcionales en lugar de los procesos de negocio. Usando la técnica simple de análisis de valor también puede generar proceso de mejora ideas. En el análisis de valor, cada actividad en el proceso se analiza por el valor que se añade a el producto o servicio. El valor añadido es un aumento en el valor de una de servicio de producto o, desde la perspectiva del cliente. Las actividades se pueden añadir: • • •
valor-valor real para los que el cliente está dispuesto a pagar Negocio de valor Valor que ayuda a la empresa siga su negocio Ningún valor-Una actividad que debe ser eliminado
El proceso de informes de gastos ajustador no proporciona un valor real, porque los clientes del ajustador no les importa si los empleados de ventas reciben un reembolso rápido y preciso de sus gastos de negocios. Sin embargo, el proceso de informes de gastos se le añade el valor del negocio, y debe proporcionar este valor a un costo mínimo. La determinación del valor de un bien o servicio es fácil, es lo que alguien está dispuesto a pagar por ello. Evaluar el valor de una parte de una actividad de negocio, sin embargo, no es una ciencia exacta, porque las partes de un proceso que no se pueden vender en el mercado abierto. A pesar de que es una tarea difícil, la evaluación de cada actividad sobre la base del valor proporcionado puede poner de relieve las oportunidades de mejora. Actividades que cuestan más que su valor añadido debe ser mejorado. El concepto de análisis de valor se puede ampliar a una evaluación de tanto el tiempo y el costo de cada paso del proceso. Para cada paso en el proceso actual, a estimar el tiempo real y el costo. A continuación se estima el tiempo de valor añadido y el costo-determinación de la cantidad del tiempo real es la adición de valor y la cantidad del costo vale la pena pagar. Vamos a utilizar la función de “Correo informe de gastos” del proceso de informes de gastos de ajustador para ilustrar el análisis de valor. Esta función podría costar más de $ 50, que incluye no sólo el costo del sobre y franqueo, sino también el tiempo invertido por el vendedor para enviar por correo el informe de gastos. El análisis de valor incluye el tiempo transcurrido para enviar el informe de gastos, incluyendo el tiempo que tarda el vendedor para encontrar un buzón, el momento en que el servicio postal tarda en entregar el informe de gastos a la sede de la empresa, y el tiempo que tarda el correo interno de la compañía sistema para entregar el informe de gastos para el gerente de ventas. Supongamos que para personal especializado el tiempo transcurrido es típicamente tres días. Para llevar a cabo el análisis de valor, que determinaría la cantidad de tiempo y el costo es un valor añadido. Para determinar este valor, debe ver la actividad “informe de gastos de correo” en términos de lo que realmente se está logrando. En este caso, no es la transmisión física de papel que importa. Enviar por correo el informe de gastos es un medio para transmitir los datos de gastos y la documentación. Correo electrónico podría minimizar el tiempo y costo requerido para transmitir esos datos; Por lo tanto, enviar un informe de gastos a un costo de $ 50, para llegar en tres días, sólo está proporcionando valor por valor de monedas de un centavo (que es el costo de enviar un correo electrónico) en una función que podría ser ejecutado en cuestión de segundos. En cuanto a la hora actual y el costo de cada proceso
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Capítulo 7
paso, a continuación, preguntando: “Lo que en realidad se está logrando, y lo que es el valor?” puede ayudar a identificar áreas para la mejora de procesos. Cada paso en un proceso de negocio debe ser impugnada para determinar si se está proporcionando valor. H. James Harrington, en su libro de Mejora de Procesos de Negocio, sugiere que las empresas hacer las siguientes preguntas acerca de sus procesos de negocio para identificar áreas de mejora: • • • 198
•
• • • • • •
• •
¿Hay controles y equilibrios innecesarios? No inspeccionar la actividad o aprobar el trabajo de otro? ¿Es necesaria más de una firma? Se requieren varias copias? Son copias almacenadas sin razón aparente? Son copias enviadas a las personas que no necesitan la información? ¿Hay correspondencia escrita innecesario? ¿Hay personas o entidades involucradas que impiden la eficacia y eficiencia del proceso? ¿Los procedimientos organizativos existentes normalmente impiden el funcionamiento eficiente, eficaz y oportuna de los deberes? ¿Alguien está aprobando algo que ya aprobados (por ejemplo, la aprobación de los gastos de capital que fueron aprobados como parte de un presupuesto)? Es la misma información que se recoge en más de una hora o el lugar? Se mantienen las bases de datos duplicados?
Harrington también sugiere el uso de los siguientes enfoques para mejorar los procesos de: • • • • • • • • •
Realizar actividades en paralelo (por ejemplo, aprobaciones). Cambiar la secuencia de actividades. Reducir las interrupciones. Evitar la duplicación o fragmentación de las tareas. Evitar flujos complejos y cuellos de botella. Combinar actividades similares. Reducir la cantidad de manipulación. Eliminar los datos no utilizados. Eliminar las copias.
La evaluación de la mejora de proceso antes de su implementación Si bien la identificación de mejoras en los procesos pueden ser difíciles, su implementación es aún más difícil. Interrumpir el proceso actual para hacer cambios pueden ser costoso y consume mucho tiempo, y los gerentes con frecuencia son reacios a arriesgarse a tratar las ideas, en especial de mejora de procesos si las ideas requieren un cambio significativo en la forma en que se ha completado una actividad. Una forma de mitigar este riesgo es utilizar el modelado de procesos dinámicos para evaluar cambios en el proceso antes de su aplicación. modelado de procesos dinámicos toma un diagrama de flujo básico de procesos y la pone en movimiento, utilizando técnicas de simulación por ordenador para facilitar la evaluación de los cambios en los procesos propuestos. La simulación por ordenador genera repetidamente variables aleatorias (tales como pedidos de clientes) que interactúan con un modelo lógico de los procesos de negocio para predecir el comportamiento del sistema real.
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OTRA MIRADA Gestión de Procesos de Negocio-A Responsabilidad empresarial Aunque muchas personas pueden pensar en la automatización de un proceso como una responsabilidad de TI, no lo es. Es una responsabilidad empresarial. Los usuarios de negocios dentro de una organización deben estar de acuerdo en lo que los antiguos procesos de negocios son antes de que la organización puede comenzar a pensar en la adopción y la automatización de procesos de negocio completamente nuevos. Eso es exactamente lo que ocurrió con la Real Sociedad Farmacéutica de Gran Bretaña (RPSGB). El RPSGB es la organización profesional para los profesionales del farmacéutico en Gran Bretaña. Las responsabilidades del RPSGB incluyen la investigación de quejas en contra de los farmacéuticos y técnicos en farmacia, y la recomendación de la persecución penal, cuando sea apropiado. proyecto de gestión de procesos de negocio de la RPSGB comenzó en respuesta a los desafíos de la organización estaba experimentando con el sistema de base de datos Access que maneja las quejas. Para el año 2006, la base de datos podría manejar no más eficazmente el volumen de quejas del RPSGB estaba recibiendo, por lo que la organización estableció un equipo para introducir un nuevo software para ayudar a gestionar su proceso de queja. Inicialmente, el equipo no podría decidir que procesa el nuevo software debe automatizar. Los miembros del equipo también estaban en desacuerdo sobre qué nivel de automatización que se requería y en qué tipo de documentación necesaria para ser mantenida. Por lo tanto, el equipo decidió que necesitaban para definir los procesos de negocio actuales de la organización antes de determinar cómo hacer que el proceso de gestión de las quejas más eficiente. El proceso de quejas se inicia cuando se presenta una queja en contra de un farmacéutico. Por ejemplo, las quejas pueden ser provocados por un farmacéutico o grosero, más en serio, por un farmacéutico borracho dispensar el medicamento equivocado. Algunos tipos de quejas requieren acciones específicas, que fueron documentadas con el mapa de procesos. Sólo después de que el equipo había asignado todos los procesos actuales y la manera de hacerlos más eficientes identificados se aplica el software para automatizar estos procesos. El equipo también trabajó con el gobierno británico para asegurar que los nuevos procesos tenían la flexibilidad para cambiar rápidamente si se aprobaron nuevas normas que rigen la industria farmacéutica en el Parlamento. Todo el proyecto tardó casi dos años en completarse. Durante ese tiempo, el RPSGB centró la energía considerable en la gestión del cambio para convencer a los interesados que el cambio de los procesos valió la pena. En este caso, muchos empleados fueron más fácilmente convencidos de los méritos del proyecto porque la legislación que requeriría que ciertos cambios en el proceso iba a ser aprobada poco. El nuevo sistema automatizado reduce en gran medida la dependencia de la RPSGB en el papel, y ayudó a la organización a lograr su objetivo de tener el 80 por ciento de todos los casos que requieren más acciones que se presenten con el Comité de Investigación de la organización dentro de los tres meses siguientes a la finalización de la investigación inicial. Preguntas:
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1. 2.
¿Por qué es importante entender sus procesos de negocio actuales antes de tratar de mejorarlas? ¿Por qué podría ser difícil para un grupo de trabajadores para llegar a un acuerdo acerca de lo que sus procesos de negocio actuales son?
Capítulo 7
INSTRUMENTOS DE FLUJO DE TRABAJO ERP
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La mayoría de los procesos de negocio se llevan a cabo con regularidad, permitiendo a los empleados responsables del proceso de llegar a ser eficiente en las tareas involucradas en el proceso. Por ejemplo, el proceso de pedido de cliente es fundamental para un negocio de fabricación; los vendedores, vendedores de la orden de ventas, gerentes de almacén, de cuentas por cobrar, y otros pasan la mayor parte de su jornada de apoyo al proceso. Si el proceso es diseñado y administrado de manera eficiente, y los empleados la formación adecuada, los trabajadores experimentarán suficiente repetición para ser eficientes en sus tareas diarias. Algunos procesos de negocio, sin embargo, se llevan a cabo sólo de manera esporádica. A menudo, tales procesos son ineficientes, especialmente cuando los procesos implican más de un área funcional. El trabajo puede “caer a través de las grietas”, no necesariamente por negligencia, pero debido a la falta de repetición. Por ejemplo, el proceso de establecimiento de límites de crédito puede ocurrir sólo ocasionalmente y puede requerir la coordinación entre el departamento de ventas, el cual identifica a nuevos clientes y recoge los datos básicos (nombres de contactos, direcciones, términos y condiciones del contrato) y el Departamento de Cobranzas, que evalúa una historial de crédito del cliente para establecer un límite de crédito. A menos que los empleados a manejar el proceso de establecer un límite de crédito adecuadamente, la orden de un nuevo cliente puede ser bloqueado por un período de tiempo inaceptable. Para los procesos esporádicos como el presente, herramientas de flujo de trabajo son programas de software que automatizan la ejecución de procesos de negocio y la dirección de todos los aspectos de un proceso, incluyendo el flujo del proceso (los pasos lógicos en el proceso de negocio), las personas involucradas (la organización), y los efectos (la información del proceso que documenta los pasos del proceso). software ERP proporciona un sistema de gestión de flujo de trabajo que apoya y acelera los procesos de negocio. Permite a los empleados para llevar a cabo procesos de negocio complejos y realizar un seguimiento del estado actual de un proceso en cualquier momento. La herramienta de flujo de trabajo de SAP ERP, denominado SAP Business Workflow, vincula a los empleados a las transacciones comerciales que deban llevarse a cabo. En un proceso normal de negocios, un empleado utiliza su conocimiento para determinar qué transacciones para procesar en qué momento. A veces este trabajo se desencadena por una fuente externa, como una llamada de un cliente que hace que el vendedor de la orden de ventas para llevar a cabo la operación de creación de órdenes de venta. En otros casos, un empleado utiliza una herramienta de información para determinar lo que es necesario procesar transacciones. Por ejemplo, como se discutió en el capítulo 5, la gestión del crédito industrial se lleva a cabo mediante el bloqueo de los pedidos de cliente cuando hay un problema de crédito. El informe de órdenes de ventas bloqueados (se muestra en la Figura 5-7) es el informe de que un empleado puede utilizar para decidir qué transacciones deben ser procesados para resolver el problema de crédito. En el caso de los procesos esporádicos, la herramienta SAP Business Workflow conecta de forma proactiva los empleados con las transacciones comerciales utilizando tareas del sistema de correo electrónico y el flujo de trabajo interno de SAP, que son mensajes de correo electrónico que pueden incluir información básica, notas y documentos, así como enlaces directos a las transacciones comerciales . El sistema SAP puede supervisar las tareas de flujo de trabajo, y si las tareas no se completan a tiempo, el sistema de flujo de trabajo puede tomar automáticamente varias acciones, incluyendo el cambio de la prioridad de tarea de flujo de trabajo y el envío de recordatorios por correo electrónico a los empleados responsables de la obra.
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Considere las solicitudes de vacaciones. Los empleados que realizan tareas operativas críticas dentro de una organización pueden ser obligados a solicitar tiempo libre del trabajo por adelantado. El proceso de solicitud de tiempo libre es probable que un proceso relativamente poco frecuente que puede crear problemas de funcionamiento y moral de los empleados si no se maneja adecuadamente. Como tal, es un candidato ideal para una herramienta de flujo de trabajo. En SAP, el flujo de trabajo del constructor se utiliza para definir el proceso detrás de un flujo de trabajo. Además de definir los pasos de un proceso de negocio, el software identifica a las personas involucradas en el proceso y de definir otros parámetros de proceso. La figura 714 muestra una pantalla Generador de flujo de trabajo para el flujo de trabajo que gestiona la solicitud de un empleado para el tiempo libre. 201
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 7-14
SAP ERP flujo de trabajo del constructor
En el primer paso en este proceso, un empleado completa la Notificación Crear de la pantalla de ausencia (mostrado en la figura 7-15) para solicitar tiempo libre del trabajo.
Capítulo 7
202
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 7-15
Crear Notificación de pantalla Ausencia
Una vez que el empleado completa esta pantalla, la solicitud de tiempo libre se convierte en un elemento de flujo de trabajo en el lugar de trabajo de negocios para el supervisor del empleado. El lugar de trabajo de negocios es una interfaz para acceder a una variedad de funciones de SAP, incluyendo correo electrónico, un calendario, y el flujo de trabajo similar a otros paquetes de software de comunicación y colaboración integrales como el software Lotus Notes de IBM o Microsoft Outlook. La figura 7-16 muestra una solicitud de tiempo libre en la bandeja de entrada de flujo de trabajo de negocios puesto de trabajo gestión. Desde esta pantalla, el gerente puede aprobar o rechazar la solicitud. Si la solicitud es aprobada, el empleado recibe la notificación de la aprobación por correo electrónico. Si la solicitud es denegada, el administrador puede incluir una nota explicando la razón de ser. La solicitud rechazada se enviará a la bandeja de entrada de flujo de trabajo del empleado, cuando se determine que se puede modificar la solicitud o de cancelarla.
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 7-16
El lugar de trabajo de negocios del encargado con la tarea de flujo de trabajo
herramienta de flujo de trabajo de SAP ofrece una serie de características útiles. Los empleados pueden seguir el progreso de las tareas de flujo de trabajo que tienen un interés en la revisión de su estado en cualquier momento. El sistema puede ser programado para enviar recordatorios al empleado (s) responsable de una tarea después de un período de tiempo predeterminado. Los administradores también pueden construir flexibilidad en tareas de flujo de trabajo en términos de quién puede realizar la tarea. Por ejemplo, supongamos que el cobrar (A / R) Departamento de Cuentas tiene tres empleados que pueden establecer límites de crédito. El Un gestor / R podría crear una tarea de flujo de trabajo para establecer el límite de un nuevo cliente y enviarlo a la bandeja de entrada de flujo de trabajo de los tres empleados de A / R. Cuando uno de los empleados completa la tarea, el sistema elimina de las tres bandejas de entrada de flujo de trabajo. Para los procesos de negocio, del día a día regulares, no se requieren herramientas de flujo de trabajo. Sin embargo, para aquellos procesos esporádicos que se repiten con frecuencia suficiente como para justificar el desarrollo de los costos de flujo de trabajo herramientas son una forma eficaz de mejorar la eficiencia y eficacia del proceso.
Implementación de sistemas ERP En el capítulo 2, que aprendió sobre algunos de los problemas y desafíos en la implementación de sistemas ERP. La implementación fue particularmente difícil a finales de 1990, ya que muchas empresas se apresuraron a poner en práctica los sistemas ERP para evitar el problema Y2K. El crecimiento explosivo de la demanda de las implementaciones de ERP en ese momento provocó una escasez significativa de consultores experimentados. Desde el año 2000, el ritmo de las implementaciones se ha ralentizado considerablemente. La mayoría de las empresas de Fortune 500 tienen
Capítulo 7
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implementado un sistema ERP. El área de crecimiento actual en las implementaciones de ERP se encuentra en la pequeña a mediana empresa del mercado, y los vendedores han estado desarrollando productos, incluyendo Microsoft Dynamics y SAP Business One, adaptados a este mercado. Recordemos que la implementación de ERP es un proceso continuo, no es una tarea de una sola vez. Los sistemas ERP son extremadamente complicadas, y ninguna compañía aprovecha al máximo todas las capacidades de un sistema. Debido a los desafíos en la implementación inicial de un sistema ERP, muchas empresas limitan el alcance de los proyectos de implementación a sólo lo que es absolutamente necesario para operar el negocio, y con razón. Después de la aplicación se ha completado y el sistema está funcionando sin problemas, muchas empresas buscan mejorar aún más sus procesos de negocio mediante actualizaciones y ampliaciones sobre su sistema ERP originales implementación. Estos proyectos de seguimiento de implementación, mientras más pequeño que la implementación inicial ERP, todavía requieren una gestión eficaz.
OTRA MIRADA Mejora de procesos de negocio en Multi-Chem ¿Qué se hace cuando su organización crece tan rápidamente que los documentos empiezan a caer a través de las grietas? Las empresas inteligentes a su vez a la gestión de procesos de negocio para ayudarles a conseguir sus organizaciones correr más eficiencia. Multi-Chem, una compañía internacional de venta de productos químicos especiales para la industria del petróleo y el gas, fue lo que hizo en un intento de mejorar sus procesos de negocio. La compañía tiene su sede en San Angelo, Texas, y tiene más de 700 empleados. Debido a su rápido crecimiento, los procesos de aprobación de documentos de la empresa habían convertido lenta e ineficaz. Documentos, como las solicitudes de vacaciones, sólo estaban goteando a través de un proceso de aprobación ineficiente e incluso algunos fueron languideciendo en los escritorios de los trabajadores.
La solución elegida por Multi-Chem fue Director de Procesos de BP Logix. Internamente, Multi-Chem se refiere al nuevo sistema como eDocs. La empresa se centró primero en la creación de un nuevo formulario de solicitud de personal, que se utiliza para los nuevos empleados y las nuevas posiciones. Con el nuevo sistema, MultiChem fue capaz de diseñar una forma fácil de usar que simplifica el proceso de contratación, y debido a la nueva forma y el proceso fue tan intuitivo, que fue ampliamente aceptada por los empleados. Y a través del uso del sistema de pistas de auditoría, el seguimiento de las autorizaciones se ha simplificado. Otras fases de implementación incluyen el desarrollo de nuevos documentos y flujos de trabajo de aprobación de gastos de capital, formación de los empleados, y la creación de perfiles de clientes. eDocs sistema de Multi-Chem continúa para guardar el dinero de la compañía y el tiempo. Todos los empleados están utilizando eDocs, y el sistema se ha convertido en una parte fundamental de su trabajo.
Pregunta: 1.
Piense en un ejemplo de un proceso de negocio ineficaz basado en papel, tales como uno que puede ver en el consultorio de un médico tradicional. ¿Cómo podría un sistema electrónico de documentos que utiliza el flujo de trabajo de mejorar la eficiencia de este proceso?
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
Los costos y beneficios del sistema ERP Como se vio en el capítulo 2, la aplicación ERP es caro (con costos oscilan entre $ 10 millones y $ 500 millones, dependiendo del tamaño de la empresa). Los costos de una implementación de ERP incluyen los siguientes: •
•
•
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•
licencias de software software de honorarios-ERP es bastante caro, y la mayoría de los proveedores de ERP carga los derechos de licencia anual basado en el número de usuarios. Consultoría implementaciones honorarios-ERP requieren el uso de consultores con los conocimientos necesarios para configurar el software para apoyar los procesos de negocio de la compañía. Los buenos consultores tienen amplia experiencia en la forma de ERP Los sistemas funcionan en la práctica, y pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones que evitan la entrada de datos excesiva, mientras que captura la información necesaria para tomar decisiones de gestión. proyectos tiempo-ERP miembros del equipo de proyecto requieren que las personas clave dentro de la empresa para guiar la aplicación. Estos son los miembros del equipo que tienen un conocimiento detallado de las actividades de la empresa. Trabajan en estrecha colaboración con los consultores para asegurarse de que la configuración del software de ERP es compatible con las necesidades de la compañía, lo que significa que estos trabajadores son frecuentemente separados de sus responsabilidades diarias. los miembros del equipo de formación de los empleados necesitan entrenamiento proyecto en el software de ERP para que puedan trabajar con éxito con los consultores en la implementación. Los miembros del equipo también trabajan con frecuencia con los consultores de formación para desarrollar y ejecutar programas de formación específicos de la empresa para todos los empleados. Sin pérdidas de productividad independientemente de la buena una implementación de ERP, las empresas normalmente se pierden productividad durante las primeras semanas y meses después de cambiar a un nuevo sistema ERP.
Para justificar los costos asociados con un sistema ERP, una empresa debe identificar un beneficio económico significativo que se genera por el uso del software, pero la única forma en que una empresa puede ahorrar dinero con un sistema ERP es, al usarla para apoyar más eficiente y procesos de negocio eficaces. Esto significa que un proyecto de implementación no sólo debe volver a crear los procesos actuales de la empresa y los sistemas de información, a pesar de que es una posibilidad ya que SAP proporciona el código fuente con su paquete de ERP. Además de la gestión de datos maestros, como los datos materiales, datos de clientes, datos del proveedor, y así sucesivamente, una empresa también debe transferir datos de la transacción, que incluye las órdenes de venta y órdenes de compra, muchos de los cuales son propensos a estar en varias etapas de procesamiento- una tarea difícil.
205
Capítulo 7
GESTIÓN DE APLICACIÓN Y CAMBIO
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¿Cómo se asegura una compañía que su inversión ERP vale la pena en una mayor rentabilidad? El desafío clave no está en la gestión de la tecnología, sino en la gestión de personas. Un sistema ERP cambia la forma de trabajar, y para que el sistema sea efectivo, el cambio puede tener que ser dramático, más allá de la forma en que los empleados interactúan con el software a la manera en que realizan sus tareas. Por otra parte, los procesos de negocio que son más eficaces requieren un menor número de personas. ya no serán necesarios algunos empleados. No es poca cosa para pedir a la gente a participar en un proceso que no sólo puede cambiar sus actividades del día a día, pero también podría eliminar sus puestos de trabajo actuales. La gestión de los aspectos del comportamiento humano del cambio de organización se llama la gestión del cambio organizacional (OCM). No hay que subestimar la importancia de este aspecto del proceso de implementación. Una de las claves para manejar OCM es darse cuenta de que la mayoría de personas no les importa el cambio, importa ser cambiados. Si la implementación de ERP es un proyecto que está siendo forzado sobre los empleados, que se resisten. Si los empleados ven como una oportunidad de hacer la empresa más eficiente y eficaz mediante la mejora de los procesos de negocio y si estas mejoras en el proceso hará que la empresa sea más rentable y, por tanto, proporcionar más seguridad en el empleo, existe una mayor probabilidad de que los empleados apoyarán los esfuerzos de implementación . Como se mencionó anteriormente, la mejor manera de mejorar un proceso de negocio es tener las personas más familiarizadas con el proceso de apoyarse en su experiencia y creatividad para desarrollar ideas de mejora de procesos. Cuando los empleados han contribuido a un cambio de proceso, tienen un sentido de propiedad y serán más propensos a apoyar el cambio. HERRAMIENTAS DE IMPLEMENTACIÓN Muchas herramientas están disponibles para ayudar a gestionar los proyectos de implementación. El mapa del proceso, descrito anteriormente, es tal vez el más crítico. Para una implementación de ERP para ir sin problemas y proporcionar un valor, es fundamental que una empresa entiende tanto sus procesos actuales y el estado deseado de los procesos después de la implementación. SAP Solution Manager proporciona un conjunto de herramientas y la información que ayuda a las empresas a gestionar la implementación de SAP ERP. En Solution Manager, el proyecto de implementación de ERP se presenta en un mapa de implantación, que consta de las siguientes cinco fases: • • • • •
Preparación de proyecto (15 a 20 días) Business Blueprint (25 a 40 días) Realización (55 a 80 días) Preparación final (35 a 55 días) ¡En vivo y soporte (20 a 24 días)
Figura 7-17 muestra un ejemplo de esta hoja de ruta. El lado izquierdo de la Solución pantalla del administrador muestra una estructura de menú jerárquico que organiza cada paso en la aplicación, y en el lado derecho de la pantalla son los elementos detallados, las descripciones, documentos, documentos, herramientas y así sucesivamente para apoyar a cada paso.
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Línea fuente: SAP AG. FIGURA 7-17
Hoja de Ruta de aplicación en Solution Manager de SAP
La primera fase de la hoja de ruta La implementación es preparación del proyecto. Algunas de las tareas en la fase de preparación del proyecto incluyen la organización del equipo técnico, la definición de la infraestructura del sistema (los servidores de un ordenador, hardware de red y periféricos necesarios para operar el sistema ERP), la selección de los proveedores de hardware y de bases de datos, y lo más importante, la definición de la ámbito del proyecto, lo que el proyecto es llevar a cabo. Un problema común en las implementaciones de ERP es la corrupción del alcance, que es la expansión no planificada de las metas y objetivos del proyecto. la corrupción del alcance hace que el proyecto siga con el tiempo y por encima del presupuesto y aumenta el riesgo de una implementación sin éxito. Definir el alcance del proyecto antes de tiempo ayuda a prevenir este problema. En la segunda fase, personal modelo, los miembros del equipo del proyecto producir documentación detallada de los requisitos del proceso de negocio de la compañía. Los resultados de la fase Business Blueprint en una descripción detallada de cómo la empresa tiene la intención de ejecutar su negocio con el sistema SAP ERP. El mapa del proceso es crítico en la fase de diseño detallado. Los resultados de la fase de anteproyecto operativo se guiará consultores y miembros del equipo del proyecto en la configuración del sistema SAP ERP (que se produce en la tercera fase). Durante la fase de diseño detallado, los miembros del equipo técnico determinan el método de transferencia de datos de los sistemas informáticos existentes de la empresa (los llamados sistemas de legado), que pueden ser reemplazados por el sistema ERP o puede seguir funcionando con el sistema ERP a través de una interfaz.
Capítulo 7
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En la fase de realización (la tercera fase), los miembros del equipo del proyecto trabajan con consultores para configurar el software de ERP en el sistema de desarrollo. En una implementación de SAP, una empresa utiliza tres sistemas SAP separados a lo largo de la un proceso de sistema de desarrollo de aplicación para configurar el software de SAP para que coincida con el diseño detallado, una prueba (o aseguramiento de la calidad) sistema de evaluación de la configuración del software, y una sistema de producción, en la que la empresa corre el software final. El equipo también desarrolla cualquier código ABAP necesarios, u otras herramientas (como los paquetes de software de terceros) y crea las conexiones necesarias en los sistemas heredados. La cuarta fase, Preparación final, es fundamental para el éxito del proyecto de implantación. Las tareas en esta fase incluyen: •
• • • •
Probando el rendimiento del sistema para los procesos críticos de negocio (que determinan si se puede manejar el volumen de transacciones) en el sistema de aseguramiento de la calidad La creación de la mesa de ayuda donde los usuarios finales pueden obtener apoyo Configuración de funcionamiento del sistema de producción y transferencia de datos desde los sistemas heredados La realización de formación del usuario final Ajuste de la fecha ¡En vivo
Cuando se produce la corrupción del alcance de un proyecto, es comúnmente no se descubrió hasta bien entrado la fase de realización, cuando el equipo comienza a perder los plazos y los costos comienzan a superar el presupuesto. En el momento de la corrupción del alcance se descubre y se entiende su impacto, a menudo hay poca gestión puede hacer para corregir el problema, ya que la mayor parte del tiempo y el presupuesto se han gastado. En algunos casos, la administración selecciona para acortar u omitir la fase de preparación final, lo que significa que las pruebas del sistema y la formación de los empleados se reduce o se elimina. Por desgracia, con la prueba reducida, los errores en la configuración del sistema pueden no ser descubiertos hasta que se pone en uso. Del mismo modo, la reducción de entrenamiento, los empleados pueden no saber cómo utilizar correctamente el sistema, lo que puede crear una cadena compleja de problemas, debido a la naturaleza integrada del sistema. En la quinta y última fase, ¡En vivo y soporte técnico, la empresa comienza a utilizar el nuevo sistema ERP. gerentes sabios tratan de programar la fecha ¡En vivo durante un período en que la compañía está menos ocupado. Un servicio de asistencia personal adecuado es fundamental para el éxito de la fase ¡En vivo porque los usuarios tienen la mayoría de las preguntas durante las primeras semanas de trabajo con un nuevo sistema. Los miembros del equipo del proyecto y consultores SAP ERP se deben programar para trabajar al servicio de asistencia durante las primeras semanas del periodo ¡En vivo. Aunque la prueba significativa del sistema y la configuración se debería haber hecho en todo el proyecto, no es posible probar todas las configuraciones y evaluar a fondo el rendimiento del sistema.
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OTRA MIRADA Implementaciones de ERP Ayuda sin fines de lucro Direct Relief International, una organización no lucrativa que proporciona suministros médicos y de asistencia a las personas afectadas por la pobreza, los desastres, y los disturbios civiles en todo el mundo, ha utilizado su reciente puesta en marcha de una red de la comunidad en línea para ayudar a los necesitados. Mientras que muchas organizaciones no lucrativas son bien intencionados, a menudo carecen de la información que necesitan para ser eficaz. Por ejemplo, a raíz de la catástrofe del terremoto de Haití en enero de 2010, muchos contenedores de suministros médicos se sentaron en los aeropuertos, incapaz de alcanzar su destino. Con su red en línea, que se construye sobre una base de software de SAP, 209 Direct Relief fue capaz de suministrar las víctimas del terremoto con más de $ 50 millones en apoyo debido a la atención de la organización de la cadena de suministro y logística detalles. Direct Relief implementado inicialmente algunos módulos de SAP ERP en 2008, con una segunda fase en 2010. En la segunda etapa, una nueva interfaz de red de la comunidad en línea fue construida usando Portal NetWeaver de SAP. Además, se utilizaron CRM, BusinessObjects, y herramientas de Business Warehouse de SAP para crear la red en línea, lo que trae donaciones, junto con la necesidad. El objetivo de Direct Relief era traer la eficiencia de una empresa con fines de lucro a su organización no lucrativa. Después de los usuarios están registrados y evaluados, se puede iniciar sesión en un portal seguro para donar medicamentos y servicios médicos voluntarios. Aquellos que solicita la ayuda puede hacer lo mismo para determinar qué suministros y servicios están disponibles. La red se puso inicialmente a los usuarios en sólo los Estados Unidos; Sin embargo, el nuevo sistema tuvo tanto éxito que desde entonces se ha expandido a 70 países. De acuerdo con el presidente y CEO de Direct Relief, Thomas Tighe, la organización no lucrativa ha sido “capaz de aumentar el flujo de la ayuda proporcionada, ayudar a más personas a un costo menor, y producir informes más precisos”, todo lo cual ayuda a la organización que coincida con las necesidades de un grupo en particular a la de un proveedor de la requerida producto o servicio. El nuevo sistema también demostró que es escalable. Durante la crisis del terremoto de Haití, las donaciones realizadas a través de la red se duplicó en un período de dos semanas, y en el transcurso de unos pocos días, el número de usuarios del sistema (que donan y suministro) han crecido un 300 por ciento. Ross Comstock, el director de TI, también explica cómo el nuevo sistema es muy fácil de usar, “Debido a que nuestros donantes de productos están ofreciendo productos que están en ya muchos casos en nuestro almacén, decidimos adaptar la funcionalidad de comercio electrónico para tenerlo cara aguas arriba, así, para que podamos tomar las donaciones de productos a través de él, que creo que es bastante innovador.”La eficiencia de funcionamiento de un sistema en tiempo real con una sola base de datos y procesos integrados ha dado sus frutos en ayudar a los necesitados.
preguntas: 1.
2.
¿Cree usted que la implementación de un sistema ERP en una organización sin fines de lucro es diferente que en una tradicional empresa con fines de lucro? ¿Por qué? Enumerar por lo menos tres formas en que un sistema ERP pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro, y apoyar sus respuestas usando artículos de noticias que ilustran los problemas que los que resuelve ERP.
209
Capítulo 7
Concepto infraestructura de sistemas Para una implementación de ERP, SAP recomienda un paisaje sistema como el que se muestra en la figura 7-18. En este entorno del sistema, hay tres sistemas SAP completamente separados, designados como Desarrollo (DEV), Garantía de Calidad (QAS), y Producción (PROD).
DEV
QAS
PINCHAR
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Guía transportes Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 7-18
infraestructura de sistemas para la aplicación SAP ERP
El Sistema de Desarrollo (DEV) se utiliza para desarrollar parámetros de configuración del sistema, así como mejoras especiales utilizando código ABAP. Estos cambios se registran automáticamente en el directorio de transporte, que es un lugar especial de archivo de datos en el servidor DEV. Los cambios registrados en el sistema DEV se importan en el sistema de aseguramiento de la calidad (QAS), donde se ponen a prueba para asegurarse de que funcionan correctamente. Si se necesitan correcciones, que se hacen en el sistema DEV y luego transportados de nuevo al sistema QAS para la prueba. Una vez que los parámetros de configuración y programas ABAP pasan las pruebas en el sistema QAS, todos los ajustes, los programas y los cambios son transportados al sistema de producción (PROD), que es el sistema de la compañía utilizará para ejecutar sus procesos de negocio. El uso de sistemas separados es importante durante la implementación inicial de un sistema ERP de SAP, y es aún más importante después de la fase Go Live. Todos los paquetes de software tienen actualizaciones ocasionales, y que tienen sistemas disponibles para probar estos cambios antes de aplicarlos a un sistema de producción puede prevenir problemas. Si una empresa quiere utilizar las funciones del sistema SAP ERP que no estaban incluidos en la implementación inicial del proyecto, entonces la empresa debe tener un proceso como el que ofrece SAP para gestionar los cambios futuros del sistema de producción de una manera controlada.
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP
Resumen del capítulo •
sistemas ERP proporcionan las herramientas de análisis y de comunicaciones necesarios para apoyar los procesos de negocio eficientes y eficaces. modelado de procesos es una herramienta fundamental para los procesos de negocio entender y analizar.
•
El mapeo de procesos es una herramienta de modelado de procesos que utiliza representaciones gráficas para documentar los procesos de negocio. Otras metodologías proceso de modelado incluyen modelado jerárquico, diagramas de flujo de implementación, y la cadena de tratamiento de sucesos (EPC) de diagramas. El análisis del valor es una técnica que se puede utilizar para generar ideas de mejora de procesos, y proceso dinámico modelación utiliza un software para evaluar mejoras en los procesos previos a la implementación.
•
herramientas de flujo de trabajo ERP proporcionan la capacidad de supervisar y facilitar los procesos de negocio esporádicos trabajo tan importante no “caen a través de las grietas”.
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La mayoría de los desafíos a la implementación de ERP implican la gestión de personal y sus reacciones a los cambios, en lugar de a solucionar problemas técnicos. La gestión de los aspectos del comportamiento humano del cambio de organización se llama la gestión del cambio organizacional (OCM).
•
Gerente de Soluciones de SAP es un conjunto de herramientas y la información que ayuda a las empresas a gestionar la implementación del software ERP SAP. En Solution Manager, el proyecto de implementación de ERP se presenta en un mapa de implantación, que consta de cinco fases.
•
infraestructura de sistemas de SAP se introdujo para mostrar cómo los cambios en el sistema ERP durante la implementación (y más allá) son gestionados. En este entorno del sistema, hay tres sistemas SAP completamente separados, designados como Desarrollo (DEV), Garantía de Calidad (QAS), y Producción (PROD).
211
Términos clave diagramas de flujo de despliegue (swimlane diagramas de flujo)
mapeo de procesos modelo de proceso
El desarrollo del sistema (DEV) modelado de procesos dinámicos
Sistema de producción (PROD) Aseguramiento de la calidad del sistema (QAS)
cadena de proceso de eventos (EPC) la corrupción del alcance diagrama de flujo directorio de transporte análisis de las deficiencias valor añadido modelado jerárquico análisis de valor la gestión del cambio organizacional (OCM) herramientas de flujo de trabajo fronteras de los procesos tarea de flujo de trabajo Ceremonias 1.
Desarrollar un mapa de procesos para el siguiente proceso de inscripción al curso obsoleta en su lugar en una universidad local: •
Los estudiantes primero deben llenar formularios detallando sus clases deseadas. Ellos traen los formularios completados a la oficina de asesoría académica, en donde, trabajando con un asesor, que crean un documento de selección de cursos. Entonces, el estudiante rellena un formulario legible por ordenador con
Capítulo 7
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el número del curso y la sección para todas las clases aprobadas por el asesor. Este formulario se envía a la oficina de registro en el que se introduce en un lector de documentos, que lee electrónicamente los formularios completados; Los datos se escriben en el disco horario del curso principal. Al final del periodo de inscripción de dos semanas, los datos del disco horario del curso principal se introduce en el programa de la programación maestra, que asigna a los estudiantes a los cursos. El programa de programación está diseñada para maximizar el número de estudiantes que reciben sus cursos solicitados sin salirse de los límites de capacidad de clase. Una vez que el programa de la programación maestra se ha actualizado para todos los estudiantes, el programa produce tres documentos: (1) los horarios individuales de cada estudiante, (2) las listas iniciales de los estudiantes para cada
212 •
2.
clase, y (3) el informe Planificación de resumen de la administración. Después que los estudiantes reciben sus horarios, que se les permita caer o agregar clases por un período de dos semanas. Para agregar o eliminar una clase, un estudiante debe obtener primero el permiso del profesor de la enseñanza de la clase. Una vez que se obtiene la firma en la caída / añadir forma, el estudiante trae el formulario al centro de cómputo donde el dependiente introduce el cambio en el sistema de programación, que a su vez actualiza el disco de máster. El empleado entonces imprime un nuevo horario para ese estudiante.
Desarrollar un mapa de procesos swimlane para el proceso de pedido en línea para Active la empresa de bicicletas, se muestra a continuación. Cada una de las siguientes funciones debe ser uno swimlane: ventas, contabilidad, almacén, y el transporte marítimo. •
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El proceso comienza cuando un cliente envía un formulario de pedido en línea para bicicletas activo a través de la Web. El cliente proporciona su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de modelo de la bicicleta de su deseo, y el número de tarjeta de crédito. Cuando el cliente hace clic en el botón Confirmar en la pagina web, sistema activo de bicicletas consigue la aprobación para la transacción de la compañía de tarjetas de crédito. Si la carga de crédito es aprobada, el sistema asigna un número de pedido de cliente, se muestra un resumen del pedido para el cliente para imprimir, y envía un correo electrónico de confirmación al cliente. Si se niega la carga de crédito, se le pide al cliente para proporcionar una forma de pago diferente. Entonces, el sistema genera una factura de dos partes, una forma de liberación de valores, y una forma de embalaje de deslizamiento de dos partes. La forma de liberación de reservas se envía al Departamento de Almacén, y la lista de empaque de dos partes y una copia de la factura se envía al departamento de envíos. La otra copia de la factura se mantiene en un expediente de explotación en el departamento de contabilidad que se presente más tarde con el certificado de envío. En el almacén, los empleados utilizan el formulario de liberación de reservas para tirar el inventario adecuado para llenar la orden. Suponiendo que hay stock suficiente (para los propósitos de este ejercicio se puede asumir que hay suficiente stock), la bicicleta se embala en una caja especial para el envío, con mayor protección para que no se dañe durante el transporte. El uso de la forma de liberación de valores, las entradas de datos personal del almacén en el programa de gestión de inventario para actualizar el archivo de inventario principal. El empleado de almacén también debe tener la información de la forma de liberación de valores y manualmente llenar un certificado de envío, que se envía al departamento de contabilidad para una revisión, además, que los artículos están siendo liberados desde el almacén. El inventario en caja, junto con la lista de empaque, entonces se envía al departamento de expedición. En el departamento de envío, una copia del albarán de dos partes se coloca en el gabinete de archivo del departamento de envíos, y uno se incluye con las mercancías que se envían al cliente.
Modelado de Procesos, Mejora de Procesos, e Implementación ERP •
3.
Desarrollar un mapa de procesos para el siguiente proceso de solicitud para la cita: •
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4.
De vuelta en el Departamento de Contabilidad, el certificado de envío se corresponde con la copia de la factura, y la base de datos de contabilidad se actualiza para registrar la terminación de la orden. El programa de contabilidad presenta a continuación una solicitud de pago a la compañía de tarjetas de crédito, y tanto el certificado de envío y la factura se presentó en la oficina de contabilidad.
Su empresa ensambla lavadoras asequibles de piezas compradas. Sus clientes compran en grandes cantidades a ti y luego relabel las lavadoras con su propia marca. Los clientes normalmente quieren características únicas para sus arandelas, y que a menudo 213 presentar una solicitud de nuevas características u otros cambios en el diseño, lo que resulta en una nueva siendo creada modelo. Los clientes inician el nuevo proceso de diseño mediante la presentación de una petición de oferta (RFQ), que es un documento que proporciona todos los detalles para la nuevo modelo de lavadora, que incluye la cantidad que se ordenó. Tu compañía responde a la petición de oferta con una cotización por escrito, que detalla el costo de un orden que responde a los requisitos de la petición de oferta. Muchos departamentos diferentes, así como la fabricantes de las partes componentes de la máquina de lavado, están implicados en la creación de La frase. El departamento de ventas debe trabajar en estrecha colaboración con el Departamento de cálculo de las obras Departamento de Compras, y el Departamento de la Asamblea para proporcionar una competitiva citar al cliente. Crear un diagrama de flujo swimlane para documentar el flujo de información entre los departamentos y los socios externos en la creación de la cita, el uso la siguiente información: Los siguientes departamentos internos están involucrados en el proceso de solicitud de ofertas: • Ventas-Recibe la solicitud del cliente para un presupuesto; crea la cita final y lo envía al cliente. • Asamblea-Prepara documentos de producción que detallan el trabajo, herramientas y equipos necesarios para producir la nueva lavadora. • Adquisiciones: crea solicitudes de cotización para los vendedores de inclusión de nuevos componentes necesarios para el nuevo diseño. • Cálculo del coste (contabilidad) -Computes la estimación final del costo. Las siguientes partes externas están involucrados en el proceso de solicitud de ofertas: • El cliente envía una solicitud para un presupuesto; recibe la petición de oferta completado. • Proveedor recibe la solicitud para una cita en el costo de los componentes, calcula sus costos, y presenta una oferta.
Desarrollar un diagrama de la cadena de tratamiento de sucesos (EPC) para el siguiente proceso de reclutamiento de personal en Yellow Brook Fotografía: •
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El proceso de selección actual de amarillo Brook Fotografía tarda aproximadamente 90 días. Comienza cuando un administrador completa un pedido y lo envía al departamento de Recursos Humanos. El departamento de Recursos Humanos revisa y asigna un número a la solicitud y la devuelve a la gerencia para su aprobación. Él o ella lo aprueba, obtiene las firmas de autorización requeridas, y luego lo devuelve a Recursos Humanos. A continuación, Recursos Humanos crea una oferta de trabajo y anuncia la posición internamente a través de la intranet de la empresa, tablones de anuncios, o un aglutinante de ofertas de trabajo actuales. Recursos Humanos recoge las respuestas internamente durante ocho días. Después de eso, Recursos Humanos solicita hojas de vida de fuentes externas por la publicidad en los periódicos y
Capítulo 7
•
en línea. Recursos Humanos continuación prescreens las hojas de vida y reenvía la información sobre los candidatos cualificados para el director de recursos humanos para su revisión. El director de recursos humanos dice Recursos Humanos, que los candidatos deben ser entrevistados. Recursos Humanos lleva a cabo entrevistas telefónicas breves de los candidatos recomendados por el director de recursos humanos; si la entrevista telefónica es prometedor, horarios de Recursos Humanos de una entrevista en el sitio. Los candidatos entrevista con el director de recursos humanos y con un miembro del personal de Recursos Humanos. Recursos Humanos registra las entrevistas en un registro de flujo solicitante. Una vez que se selecciona un candidato para alquiler, Recursos Humanos y el director de recursos humanos preparar una oferta, y se inicia una investigación de antecedentes sobre el candidato. A continuación, el director de recursos humanos debe aprobar la oferta y obtener las firmas de aprobación requeridos en un trabajo
214 ofrecer ficha de homologación. Posteriormente, el director de recursos humanos se extiende la oferta verbalmente al candidato, mientras que Recursos Humanos envía la oferta por escrito, incluyendo una fecha de inicio del empleo. Una vez que el solicitante acepta la oferta, un examen de drogas está prevista para el candidato, que también debe firmar la carta de oferta y devolverlo a Recursos Humanos. En ese momento, Recursos Humanos notifica al director de recursos humanos de la aceptación del candidato. Por último, si la prueba de drogas es negativo, el nuevo empleado completa orientación de nuevos empleados en el primer día de trabajo.
Para más estudio e investigación Bonneau, Lauren. “Direct Relief introduce tecnología del mundo comercial para el mundo humanitario.” InsiderPROFILES, 2, núm. 4 (octubre de 2011): 24-29. Cordes, Ronald M. “Diagramas de Flujo: la herramienta esencial de la calidad.” Calidad Digest. Enero de 1998. www.teamflow.com/qdjan98.html. Coronado, Fernando. “Multi-Chem confía en la solución de BPM para mejorar los procesos operativos.” Business Process Trends. 1 febrero, 2011.http://www.bptrends.com/publicationfiles/ 2.1.11-CSMulti-Chem-Depende% 20on% 20BPM-Coronado-final.pdf. Hammer, Michael y James Champy. Reingeniería de la Corporación: Un Manifiesto por Revolución de los negocios. Nueva York: Harper Collins. 1993. Harmon, Paul. “Royal farmacéuticos Estudio de caso.” Business Process Trends. 4 mayo, 2010. www.bptrends.com/publicationfiles/05-10-CS-Royal%20Pharmaceuticals-Metastorm.doc2.pdf. Harrington, H. James. Mejora de Procesos de Negocio: La estrategia de penetración para Total Calidad, Productividad y Competitividad. Nueva York: McGraw-Hill, abril de 1991.
CAPÍTULO
8
RFID, inteligencia empresarial (BI), la informática móvil, y la nube OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Después de completar este capítulo, usted será capaz de: •
Definir RFID y su papel en la logística y ventas
•
Definir la inteligencia de negocio (BI), y dar ejemplos de sus usos
•
Explica cómo la computación en memoria cambiará el uso de BI
•
Discutir la importancia de las aplicaciones móviles a empresas
•
Describir la computación en nube y por qué se está convirtiendo en importante para los proveedores de ERP
•
Explica cómo el (SOA) concepto de arquitectura orientada a servicios ha cambiado desarrollo de ERP
•
Describir los servicios web, y delinear los componentes exclusivos de NetWeaver
•
Definir software como servicio (SaaS), e identificar las ventajas y desventajas del uso de este modelo de entrega de software
INTRODUCCIÓN En este capítulo se examina temas avanzados relevantes para la planificación de recursos empresariales (ERP). Como usted ha leído en los capítulos anteriores, un sistema ERP permite a una empresa para llevar a cabo tareas que no se pueden hacer bien, en todo caso, sin un sistema de este tipo. Tradicionalmente, los sistemas ERP han sido aplicaciones de software que se ejecutan en sistemas informáticos propios de la empresa, y el enfoque de ER, ha estado en la gestión de las transacciones comerciales. En este capítulo, se verá cómo las tecnologías tales
como identificación por radiofrecuencia (RFID) están aumentando la cantidad de datos que está contenida en ERP sistemas, cómo las tecnologías de inteligencia de negocio se están convirtiendo estos datos en información valiosa, y cómo la computación en nube y las tecnologías móviles están cambiando en el que se almacenan los datos de ERP y cómo se está entregado.
Identificación por radiofrecuencia (RFID)
216
la tecnología de identificación por radiofrecuencia, conocido comúnmente como RFID, se está convirtiendo en una herramienta cada vez más eficientes para el seguimiento de objetos a través de una cadena de suministro. Un dispositivo de RFID, que puede ser unido a los productos, es un pequeño paquete (o etiqueta) compuesta de un microprocesador y una antena. La ubicación de un artículo con una etiqueta de RFID puede ser determinada usando un lector de RFID, que emite ondas de radio y recibe señales de vuelta de la etiqueta. El lector también a veces se llama un interrogador, ya que “interroga” la etiqueta. Debido a que los microprocesadores han seguido cada vez más potente y menos costoso en el tiempo, el costo de la tecnología RFID se está acercando a un nivel en el que cada vez es lo suficientemente barato para ser rentable para muchas empresas. Hoy en día, la mayoría de los materiales todavía se siguen utilizando los códigos de barras y lectores de códigos de barras. Sin embargo, las etiquetas de códigos de barras pueden degradar en condiciones meteorológicas adversas, y un empleado debe apuntar un lector de código de barras directamente en un código de barras para leerlo. La tecnología RFID no necesita esta conexión de la línea de visión, y puede soportar la mayoría de las tensiones ambientales. Walmart ha estado en la vanguardia del movimiento para integrar la tecnología RFID en la cadena de suministro. En 2003, Walmart anunció que requeriría su parte superior 100 proveedores para comenzar etiquetar palets y cajas con etiquetas RFID, lo que permitiría Walmart para rastrear de manera más eficiente los productos a través de su red logística. (Un informe patrocinado por Walmart de la Universidad de Arkansas' Tecnología de la Información del Instituto de Investigación concluyó que la RFID reduce minorista situaciones de falta de stock en las tiendas un 16 por ciento.) Sin embargo, a principios de 2007 comenzaron a aparecer informes de que la iniciativa RFID de Walmart no estaba progresando según lo planeado. Aunque Walmart negó públicamente que estaba experimentando problemas con su tecnología RFID, en octubre de 2007, la compañía anunció un cambio importante en su estrategia RFID, cambiando su enfoque a la utilización de los dispositivos RFID en sus tiendas y no en sus centros de distribución. Por desgracia, Walmart aún enfrenta la realidad de que el coste de las etiquetas RFID seguía siendo demasiado alto para poner en artículos individuales, a pesar de que es el área de la cual vendría el mayor beneficio. La principal oportunidad para la tecnología RFID para reducir fuera de situaciones de valores no está en la cadena de suministro entre el fabricante y el almacén de la tienda individual, sino entre la trastienda de la zona y los estantes de las tiendas. Walmart inició su iniciativa tercer RFID en julio de 2010, anunciando que comenzaría a pedir a los proveedores para colocar RFID extraíble etiquetas inteligentes en los artículos de ropa individuales. Según Raúl Vázquez, el ejecutivo a cargo de las tiendas Walmart en el oeste de los Estados Unidos, la “capacidad de agitar la varita y tienen un sentido de todos los
productos que están en el suelo o en la trastienda en cuestión de segundos es algo que se siente puede realmente transformar nuestro negocio.”El potencial retorno de la inversión de las tecnologías que pueden mejorar
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
la exactitud del inventario es particularmente alta en un entorno minorista de ropa, especialmente en términos de evitar situaciones fuera de stock. Una historia puede tener 100 pares de pantalones vaqueros azules en bastidores pantalla, pero si no hay un par de tamaño de un cliente, a continuación, una venta no es posible. Un proyecto piloto 2007 en American Apparel Inc. resultó en incrementos de ventas de 14,3 por ciento en las tiendas que utilizan la tecnología RFID. etiquetas RFID a nivel de la prenda también tienen el potencial de reducir el robo de empleados, haciendo que sea más fácil para comprobar el inventario almacén y determinar qué elementos faltan.Las empresas farmacéuticas también están evaluando el uso de la tecnología RFID para cumplir con los requisitos para combatir la falsificación de medicamentos. Las agencias reguladoras como la FDA están desarrollando normas que exijan a las empresas realizar un seguimiento de los productos farmacéuticos hasta el nivel de paquete. California está liderando esta tendencia con su legislación ePedigree que se tener efecto sobre una base escalonada desde el 1 de enero de 2015, a través de 1 de julio de 2017. Un ePedigree es un registro electrónico que contiene información sobre cada transacción en la cadena de suministro que resulta en un cambio de propiedad de la droga prescripción dada, del fabricante inicial a los rendimientos de los minoristas. Para lograr esto, los fabricantes deben crear un número de serie único para el tamaño de paquete más pequeño que puede ser vendido a un consumidor. También se está empleando la tecnología RFID para realizar un seguimiento de los dispositivos médicos. Por ejemplo, Meijer Centro del Corazón de Spectrum Health está utilizando la tecnología RFID para realizar un seguimiento de tubos de malla de stents de alambre que se implantan en las arterias cardíacas debilitados o estrechadas para mantenerlos abiertos. El Centro del Corazón Meijer implanta miles de stents cada año, y la gestión del inventario de los stents es un reto. Los stents son pequeños, pero pueden llegar a costar hasta $ 2,000 cada uno. Además, los stents tienen una fecha de caducidad. En el pasado, se utilizaron sistemas manuales para manejar los stents, un proceso que consume tiempo que era propenso error. la precisión del inventario en el sistema antiguo era del 95 por ciento de precisión, una cifra que podría sonar bien a primera vista, pero no si tenemos en cuenta que si el centro del corazón maneja 2.000 stents por año (a $ 2,000 cada uno), un error de inventario de un 5 por ciento se convierte en un $ 200.000 problema. Con el nuevo sistema, los stents se guardan en armarios con RFID. Unido a cada stent es una etiqueta RFID, que le proporciona un número de identificación único. Para retirar un stent para su uso, una enfermera desliza su tarjeta de identificación a un dispositivo conectado a la caja. A través del dispositivo, la enfermera puede entonces acceder a una lista de pacientes en la base de datos del hospital. La enfermera identifica al paciente que requiere el stent, y el gabinete se desbloquea. Entonces toda la enfermera tiene que hacer es quitar los stents requeridos desde el gabinete; la tecnología RFID pistas que los stents se han eliminado para el paciente. Además del seguimiento de la eliminación de inventario, el sistema envía la información sobre los stents utilizados en el sistema de información del hospital para los pagos de los pacientes. El sistema también controla los niveles de inventario y desencadena un pedido de nuevos stents cuando sea necesario. Si no se utilizan algunos de los stents que se han eliminado de un paciente, la enfermera puede devolver los stents para el gabinete, y el
dispositivo RFID acreditará automáticamente la cuenta del paciente. El sistema también registra las fechas de vencimiento para que los empleados puedan asegurarse de que los stents se utilizan antes de su fecha de caducidad. Con el nuevo sistema de armarios RFID, la precisión del inventario de espectro para el inventario de stent es ahora casi el 100 por ciento.
217
Capítulo 8
OTRA MIRADA RFID y la cultura corporativa
218
American Apparel es una empresa única, incluso para los estándares de la industria de la moda. La empresa fue fundada en 1989 por Dov Charney, que empezó en el negocio de la ropa como un estudiante de la universidad de vender camisetas. Con el tiempo, Charney construido American Apparel en una empresa integrada verticalmente de manera que hace que su ropa en Los Ángeles en lugar de importarlo de los fabricantes en los países de bajos salarios. Además de fabricar sus propias ropas, American Apparel diseña sus propias prendas de vestir, que vende a través de una red de tiendas propias. La compañía también crea la totalidad de su materiales de publicidad y comercialización (que son conocidos para la generación de controversia climatizada). Sin embargo, mientras que la ropa americana estaba cultivando una imagen de la cadera en el mundo del comercio minorista, se desarrolla también una reputación de ser blando con el hurto en tiendas. Los ex empleados alegan que se pidió a los gerentes a hacer la vista gorda a los hurtos por lo que el “tipo de persona” estaría usando ropa American Apparel. Además, la laxitud de los controles internos sobre el envío y la entrega combinados con los empleados jóvenes almacenar presuntamente contratados más por su apariencia que por su capacidad de gestión llevado a altos niveles de robo de los empleados. En un ensayo inicial de las etiquetas RFID en las prendas en 2007, American Apparel se encontró que el inventario de “contracción”, una reducción de inventario debido a un error humano, robo o daño-era 20 por ciento, el doble del promedio de la industria minorista. robo de los empleados era claramente una parte importante de este alto nivel de encogimiento. Al tiempo que reduce el robo es una parte importante de la iniciativa RFID de American Apparel, mejor servicio al cliente es el objetivo principal. Con RFID, American Apparel se puede utilizar un proceso de reposición continua para garantizar la disponibilidad en las estanterías de sus productos. RFID también mejora la disponibilidad y control de inventario on-the-rack en American Apparel mediante la reducción de la identidad equivocada. Muchos de los estilos de American Apparel parecen similares, y la introducción manual de datos de inventario aumenta los problemas de exactitud de inventario. Las tiendas con la tecnología RFID ahora tienen la precisión del inventario por encima del 99 por ciento, y en muchas tiendas, la tecnología RFID ha pagado por sí mismo dentro de los 6 meses, basado en el ahorro de costes de inventario. “Nos medir todo, y tienen la responsabilidad de cada artículo. Cada elemento cuenta, y cuando cambiamos esa cultura, los empleados empezar a tratar mejor los productos “, dice Stacey Shulman, El vicepresidente de American Apparel de la tecnología. El 8 de febrero de 2012, American Apparel informó que se tiene la intención de equipar a todos sus 285 tiendas con tecnología RFID.
preguntas: 1.
2.
La tecnología RFID permite a una empresa para realizar un seguimiento con mayor precisión el rendimiento de los empleados, de los errores en el manejo de inventario para el robo. ¿Cómo se sentiría de trabajar en una empresa que utiliza tecnología RFID para supervisar el rendimiento? Cree usted que este uso de la tecnología es buena para la cultura de una empresa? ¿En qué otras industrias de la tecnología RFID podría tener un impacto similar a la observada en American Apparel?
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
Análisis de negocio INTELIGENCIA / negocio La combinación de tecnologías como RFID y la informática móvil (que se describe en la siguiente sección) con datos tradicional sistema ERP es proporcionar a las empresas con un crecimiento exponencial de los datos empresariales. Si bien estos datos juega un papel fundamental en las operaciones del día a día de una empresa, sino que también proporciona una oportunidad para que una empresa para llevar a cabo sofisticados análisis para determinar maneras de mejorar su negocio. inteligencia de negocio (BI), también conocida como análisis de negocios, es un término usado para describir una variedad de diferentes aplicaciones y tecnologías utilizadas para extraer y analizar grandes cantidades de datos para ayudar en la toma de decisiones. BI incluye herramientas de minería de datos y herramientas de consultas, que a menudo son interactiva y visual. El crecimiento de las tecnologías de generación de datos, tales como RFID, combinado con mejoras en las herramientas de BI, ha llevado a un crecimiento significativo en el mercado de BI. Anterior219 a 2008, casi todos los negocios ERP de SAP provienen de las aplicaciones tradicionales en suite ERP. Sin embargo, en el período de 2008 a 2011, el porcentaje del negocio que venía de BI se elevó a 50 por ciento. La figura 8-1 muestra un marco para cómo SAP ve BI. Fuentes de datos
capacidades analíticas
Acceso
Analítico aplicaciones
Social medios de comunic ación
Empresa
Negocio
inteligencia
actuación administración
Colaboración Empresa Gobernancia, información riesgo, y administración conformidad Datos almacenamiento
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 8-1
SAP Business Intelligence (BI) Marco
En el lado izquierdo del diagrama son los potenciales fuentes de datos de BI, que están creciendo en número y en el volumen de los datos producidos. Por ejemplo, las fuentes como Facebook, Twitter y otras aplicaciones de medios sociales pueden proporcionar información sobre la reacción de los consumidores a los nuevos productos. La sección central representa las capacidades analíticas de BI; que incluye elementos tales como aplicaciones de análisis e inteligencia de negocios, que son conjuntos similares de herramientas de análisis de datos. En el marco de SAP, aplicaciones analíticas son herramientas de análisis de datos aplicados a específica
Capítulo 8
220
industrias, tales como servicios financieros, fabricación, productos de consumo, el comercio minorista y los servicios públicos o en áreas funcionales, tales como la gestión de la cadena de suministro, finanzas, recursos humanos, TI, y el servicio, ventas y comercialización. SAP BI incluye un conjunto de herramientas para la exploración, análisis y presentación que se pueden aplicar a una amplia gama de cuestiones comerciales. gestión del rendimiento empresarial es el concepto de desarrollo de objetivos estratégicos para la organización y luego la recopilación de datos para evaluar cómo la organización está llevando a cabo en relación con esos objetivos. La categoría de gobierno, riesgo y cumplimiento representa un grupo de actividades centradas en asegurar una organización está funcionando ética y legalmente. se lleva a cabo. Riesgo, o la gestión de riesgos, se compone de los procesos para identificar los riesgos a la organización (,, seguridad de la información, interrupciones en la cadena de suministro financieros tecnológicos, etc.) y desarrollar planes para minimizar el daño potencial a estos riesgos. significa el cumplimiento conforme a los requisitos establecidos, que podrían ser las especificaciones del cliente para bienes o servicios, los requisitos de información (que se analizan en el capítulo 5), o las regulaciones estatales y federales, tales como las relativas a la seguridad de los productos de Sarbanes-Oxley. El almacenamiento de datos es la tecnología que se utiliza para almacenar los grandes volúmenes de datos utilizados en el análisis. gestión de la información empresarial es un término relativamente nuevo que describe las funciones de negocio y tecnología que manejan la información como un activo corporativo. La sección final del diagrama de la figura 8-1 se titula “Acceso”, y que describe cómo los usuarios acceder BI. Anteriormente, esto se debió principalmente a través de los ordenadores personales, pero con el crecimiento de la tecnología móvil, una creciente variedad de dispositivos ahora se puede utilizar para tener acceso a BI.
EN LA MEMORIA COMPUTING Hasta hace poco, los sistemas de BI han accedido normalmente datos que se almacenan en los servidores de almacenamiento de datos, que utilizan la tecnología de disco duro para almacenar datos. Los datos almacenados en servidores de almacenamiento de datos por lo general consisten en datos de un sistema ERP o de otras fuentes agregada. Para acelerar el acceso a estos datos, los datos en un almacén de datos se estructuran como cubos de datos multidimensionales, que permiten las relaciones en los datos para ser analizados rápidamente. Por ejemplo, una empresa puede que desee ver en las ventas a través del tiempo, por la tienda, y por productos. Esto significa que las ventas de análisis a lo largo de tres dimensiones, y tendría que estar estructurada como un cubo tridimensional los datos de ventas. Si la compañía también estaba interesado en el estudio de estas ventas por región geográfica, sería necesario un cubo de datos de cuatro dimensiones. Hay dos retos principales con el uso de una estructura de cubo multidimensional. En primer lugar, se necesita un nivel significativo de experiencia técnica para construir un cubo, lo que significa que un especialista en lugar de un usuario final por lo general deben completar esta tarea. En la práctica, el usuario final y un especialista en TI por lo general tienen que colaborar para construir el cubo de datos multidimensional correcta, y con frecuencia no hablan el mismo idioma, es decir, el usuario final piensa en términos de problemas de negocios, mientras que el especialista piensa en términos de tecnología de base de datos. En segundo lugar, el cubo multidimensional es una estructura que restringe necesariamente cómo se pueden analizar los datos.
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
El tiempo necesario para acceder a los datos de la memoria es una pequeña fracción del tiempo necesario para acceder a los datos de un disco duro. La medida de rendimiento primario para sistemas de almacenamiento de datos es la latencia, que es el tiempo entre cuando se hace una petición para datos de un dispositivo de almacenamiento y cuando se entrega el de datos. Para el almacenamiento de disco duro, latencia típico es actualmente alrededor de 13 milisegundos. Para la memoria, la latencia es de alrededor de 83 nanosegundos. Para entender la importancia de esta diferencia de velocidad, pensar en memoria de la computadora como un avión de combate F-18 que puede viajar a una velocidad de 1.190 millas por hora y la memoria en el disco como una babosa de plátano con una velocidad máxima de 0.007 millas por hora. Con una diferencia sustancial en la velocidad, la pregunta obvia es ¿por qué utilizar los almacenes de datos de memoria de disco? La respuesta es la capacidad de almacenamiento. almacenamiento en disco duro ahora se mide en terabytes,
datos que la memoria para un coste comparable. Mientras que los discos duros pueden almacenar muchos más datos221 que los chips de memoria, el coste y la capacidad de la memoria en ordenador han alcanzado niveles en los que en memoria BI es cada vez más factible. La compresión de datos es otra tecnología que hace en memoria BI posible. Figura 82 muestra los datos de una tabla de datos de ERP SAP se utiliza para almacenar datos maestros de material. Se trata de una típica mesa de SAP ERP; se compone de 223 campos de datos, que son los títulos de las columnas. Muchos columnas son en blanco o tener
valores cero
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 8-2
tabla de datos maestro de materiales
Como se muestra en la Figura 8-2, muchos de los campos, o columnas, en la tabla de datos están en blanco o contienen valores de cero. Mediante el almacenamiento de los datos como columnas en lugar de filas, en memoria sistemas pueden reducir el tamaño de los datos mediante la eliminación de la gran cantidad de valores en blanco o cero por simplemente observando sus posiciones en la tabla. En esencia, el sistema dice “toda esta columna es cero” o “los próximos 100 artículos en esta columna son iguales a cero.” Cuando se mira a través de las filas de la tabla, el número de cero o valores en blanco no son tan grandes, por lo que el ahorro de tomando nota de cero o valores en blanco no son tan grandes. Con la compresión de datos proporcionada por el almacenamiento columna, ahora es factible almacenar grandes volúmenes de datos en la memoria sin agregación. Esto significa que no se requieren cubos multidimensionales. Un usuario final puede analizar los datos de BI “sobre la marcha” sin necesidad de un especialista en TI para traducir los datos en cubos multidimensionales.
Capítulo 8
222
SAP no es el único proveedor de ERP con capacidad en memoria. En febrero de 2012, Oracle lanzó su solución en memoria de análisis de negocios llamada Exalytics. Tanto de SAP y soluciones en memoria de Oracle están diseñados para analizar lo que ahora se denomina “Big data.” Big data se refiere a la enorme cantidad de datos que ahora está disponible para el uso de BI de todas las fuentes disponibles, incluyendo los sistemas ERP, sitios web, bases de datos corporativas, la investigación científica, Twitter y otras aplicaciones de redes sociales. Big data necesita rápida la computación sea utilizable, y en memoria informática permite el procesamiento rápido. nuevos chips diseños, tales como patatas fritas hechas de carbono en lugar de silicio, pueden ser la respuesta a la creación de máquinas aún más rápidas. procesamiento de la computación se está moviendo hacia la memoria y lejos del procesador, según los expertos en el campo, tales como John E. Kelly, la cabeza de investigación de IBM. grandes datos está generando mucho interés y las inversiones de gran compañías. La inversión total en la tecnología de datos grande es en los mil millones de dólares, que incluye las inversiones de muchas empresas que no sean de SAP y Oracle, como IBM, Microsoft y Hewlett-Packard. Muchos sienten que BI y sus capacidades son activos estratégicos a una organización que se puede utilizar para mejorar el crecimiento futuro y la viabilidad, y algunos expertos dicen ahora que las empresas deben estar contratando un oficial de datos jefe que se puede vincular los datos con la potencia de cálculo y la estrategia de la organización. Según Gartner Research, en 2011, sólo el 30 por ciento de los empleados de las organizaciones con las herramientas de BI fueron en realidad el uso de ellos. Esta baja tasa de utilización es debido al hecho de que el software de BI es a menudo difícil de usar y lento de realizar, y los datos son a veces una importancia limitada para los usuarios finales. Gartner anticipa que a medida que las herramientas de BI son más fáciles de usar, las organizaciones con capacidades de BI tendrán aproximadamente el 50 por ciento de sus trabajadores que utilizan el software de todo el mundo por los ingresos del año 2015 en la inteligencia de negocio, aplicaciones analíticas, y el mercado de software de gestión del rendimiento se elevó al 16 por ciento $ 12.2 mil millones en 2011 a $ 10.5 mil millones en 2010, según un informe de Gartner. SAP es el líder del mercado de BI y análisis con una cuota de mercado del 24 por ciento. El informe también mostró que el análisis de BI fue la prioridad más alta tecnología para los CIO en 2012.
OTRA MIRADA Recovery.gov Incluso el gobierno federal se está metiendo en el campo de BI. En el marco de la Ley de Recuperación y Reinversión de 2009 (también conocida como la “Ley de Recuperación”), el sitio Web Recovery.gov fue creado para servir como “sitio web oficial del Gobierno de Estados
Unidos que proporciona un fácil acceso a los datos relacionados con el gasto de la Ley de Recuperación y permite la notificación de un posible fraude, desperdicio y abuso.”con una interfaz interactiva, fácil de usar y un conjunto de herramientas de BI altamente interactivos, el sitio permite que el ciudadano medio para revisar fácilmente los diversos destinos de los impuestos se destinen bajo la Ley de recuperación. Las herramientas de BI del sitio permiten a los usuarios preexistentes opinión tablas y
gráficos o crear su propia cuenta. Los filtros están disponibles para los datos, y los resultados pueden ser enviadas por correo electrónico o exportar. RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
Línea fuente: Recovery.gov. FIGURA 8-3 Top 10 de los premios de Recovery.gov para los estados de la Ley de Recuperación Pregunta: 1.
Ir al sitio Web Recovery.gov, y ejecutar una serie de análisis para comparar el gasto Ley de Recuperación para su estado con el de un estado vecino. Determinar los tres primeros proyectos financiados en cada estado, y proporcionar una breve descripción de los mismos en un memorándum a su instructor.
OTRA MIRADA Real-Time Business Intelligence (BI) BI se utiliza ahora para la monitorización en tiempo real de los sistemas y es capaz de enviar alertas en función de los resultados de la BI. United Parcel Service (UPS) utiliza el procesamiento de eventos complejos e informatizados para monitorear las transacciones relacionadas con los millones de paquetes diarios que los buques en todo el mundo. En su viejo sistema, los informes se ejecutan cada noche para monitorear las cargas del servidor en los equipos que mantienen estas transacciones importantes. Si se produce un problema, UPS podría encontrar información sobre él a la mañana siguiente. Con BI en tiempo real, que incluye cuadros de mando y análisis fáciles de entender, los problemas se identifican de inmediato, y los correos electrónicos automáticos son enviados a alertar a los empleados de cualquier problema con los sistemas informáticos de la empresa. Otro ejemplo del uso de BI en tiempo real está en Insurance.com, donde su nuevo sistema IBM Cognos Now ayuda a la empresa a hacer frente a sus transacciones de comercio electrónico. Con Cognos Ahora, Insurance.com es capaz de monitorear el desempeño de la red y realizar los cambios necesarios inmediatamente. Por ejemplo, cuando una nueva llamada al centro de llamadas de Insurance.com, los análisis del sistema de inteligencia de negocio para los agentes y alertas disponibles del software de CRM, que dirige la llamada a uno de los agentes libres.
Pregunta: 1.
¿Cómo podría en tiempo real BI ayudar a una organización como ajustador monitorear sus sistemas de TI? Sea específico en su respuesta.
Capítulo 8
INFORMÁTICA MÓVIL Con la venta de los teléfonos inteligentes y Tablet PC superiores a la de los ordenadores personales en 2011, muchas organizaciones se enfrentan a la necesidad de desarrollar y desplegar sus propias aplicaciones móviles. A menudo, estos esfuerzos son impulsados por las expectativas de los trabajadores jóvenes que, después de haber crecido con la informática móvil y una miríada de aplicaciones para dispositivos móviles, tales como Facebook, están asombrados de los sistemas existentes de algunas empresas. Se predice que para el año 2015, habrá más de 6,7 mil millones de teléfonos inteligentes en el mundo, y una encuesta de 2011 realizada por la revista CIO encontró que el 54 por ciento de las empresas que respondieron se planea aumentar su gasto en aplicaciones móviles. Las personas confían en los teléfonos inteligentes para redes sociales e información de compras, con las líneas de trabajo y el juego menudo borrosa. Con teléfonos inteligentes-40 los tiempos de hoy más poderosos que los de 2000 y la computación en nube (discutido en la siguiente sección) hacer que los datos disponibles dondequiera que una persona es, no es sorprendente que haya presión sobre las empresas para aumentar su apoyo de aplicaciones para móviles. Hay, sin embargo, muchos desafíos que enfrentar. Por ejemplo, los teléfonos inteligentes vienen en una amplia gama de formatos y operan en una variedad de sistemas operativos y aplicaciones móviles necesitan ser desarrolladas con esto en mente. Muchos expertos coinciden en que el desarrollo de aplicaciones eficaces, las empresas no pueden simplemente tomar las aplicaciones informáticas y modificarlos para su uso en dispositivos móviles. Más bien, las aplicaciones móviles necesitan desarrollarse desde cero para tener en cuenta las limitaciones en tamaño de pantalla y la capacidad de entrada del usuario. Las empresas también deben establecer una hoja de ruta para la implementación, decidir qué aplicaciones pueden tener un alto costo y bajo valor (eliminar) o de bajo costo y alto valor (adoptar). Hay muchas preguntas que contestar así: En caso de que una compañía de exigir a sus empleados a utilizar los dispositivos provistos por la empresa, o se debe permitir a los empleados a suministrar sus propios teléfonos inteligentes? Si los empleados están autorizados a utilizar su propio teléfono inteligente, una empresa debe limitar la elección de los dispositivos o permitir a los empleados elegir el dispositivo que van a utilizar? Accenture Consulting, por ejemplo, estima que 85.000 de sus empleados utilizan teléfonos inteligentes, de los cuales más de la mitad son proporcionados por el empleado. Si un empleado proporciona su propio dispositivo, que va a apoyar? Cuyo vehículo se utilizarán? La seguridad es siempre una preocupación, especialmente porque la mayoría de las brechas de seguridad son causados por los usuarios no por la tecnología. Se ha estimado que sólo poco más de la mitad de todos los usuarios de teléfonos inteligentes establecer su seguridad de las contraseñas en sus teléfonos. Si una empresa no soporta directamente un dispositivo que podría no ser capaz de asegurar que se toman las medidas de seguridad adecuado, lo que podría permitir posibles violaciones de datos. Algunas organizaciones están tratando de gestionar los dispositivos móviles de los servidores centrales, así que si un dispositivo se pierde o es robado, los datos sensibles pueden ser removidos o el dispositivo se puede limpiar. Aunque las aplicaciones de dispositivos móviles suelen ser considerados como herramientas para proporcionar a los usuarios información, los dispositivos móviles también pueden ser la fuente de información. Por ejemplo, la creciente sofisticación de los teléfonos inteligentes está llevando a la gente a utilizar sus dispositivos GPS-para smartphones, en vez de dedicados de navegación. usuarios de teléfonos inteligentes también pueden suscribirse a los servicios de información de tráfico que pueden utilizar sensores estáticos o cámaras de tráfico para aumentar los mapas incorporados que los usuarios puedan evitar accidentes y el tráfico de hora punta. Cada vez más, esta
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
información de tráfico también está siendo proporcionada por otros usuarios de teléfonos inteligentes. Por ejemplo, cuando un usuario de los mapas de Google para su aplicación móvil elige para permitir la opción Mi ubicación, que muestra la ubicación del usuario en el mapa, envía los bits de datos anónimos a Google la descripción de la rapidez con que el usuario está en movimiento. Al combinar los datos de miles de teléfonos móviles alrededor de una ciudad en un momento dado, Google puede proporcionar una imagen precisa de las condiciones de tráfico en tiempo real. a continuación, se proporciona este tráfico de datos a los usuarios móviles en las capas de tráfico de Google Maps.
OTRA MIRADA 225
Corporativo y militar Aplicaciones Las empresas están utilizando aplicaciones móviles (apps) de una forma única, y muchas empresas están creando sus propias tiendas de aplicaciones internas. Por ejemplo, la compañía farmacéutica, Pfizer, tiene una aplicación que ayuda a los empleados que viajan a otros empleados encontrar y contactar Pfizer, que también están viajando. Aflac, una compañía de seguros, tiene una aplicación que permite a los ajustadores de reclamaciones para ver los datos y coordinar las reclamaciones de seguros en un dispositivo móvil sin tener que ir a un equipo e inicie sesión en el sistema principal de la empresa. Para la recuperación de desastres, Deloitte Consulting creó una aplicación llamada de bambú, que se puede insertar información de emergencia a los teléfonos inteligentes de los trabajadores en caso de una emergencia. Deloitte está implementando la aplicación internamente, y en el futuro, la empresa planea ofrecer a sus clientes. El ejército también es un usuario potencial importante de dispositivos y aplicaciones móviles especializadas. Harris, una empresa de electrónica y comunicaciones está trabajando en una aplicación para computadoras de tableta, como el iPad de Apple, para controlar la cámara a distancia en un vehículo aéreo no tripulado (UAV). Si bien hay problemas de durabilidad con el uso de una tableta comercial en ambientes hostiles, podría tener sentido económico utilizar una tableta de $ 400 en un caso robusto en lugar de un receptor inalámbrico $ 10.000. Si una pastilla se rompa, es mucho más barato para reemplazar. Además, debido a que estos dispositivos son familiares para muchos soldados jóvenes de su experiencia personal, se reducen los costes de formación. En abril de 2011, Textron anunció que el Ejército de Estados Unidos comenzaba pruebas de SoldierEyes, un análisis de batalla basados en teléfonos inteligentes y el sistema de la compañía ha estado desarrollando el seguimiento. De acuerdo con Textron, esta aplicación permitiría a cada soldado para actuar como un sensor. Con esta aplicación, los soldados podrían recolectar y reportar los datos de misión crítica en tiempo real, la incorporación de fotos y de vídeo, que pueden estar vinculados a la ubicación geográfica del soldado. Con SoldierEyes, esta información puede ser comunicada (a través de la nube de aplicaciones SoldierEyes) al comando existente, control, comunicaciones, inteligencia y los sistemas de vigilancia a través de redes celulares y Wi-Fi 3G / 4G. Para las áreas remotas donde estas redes no están disponibles, Textron ha desarrollado una red segura campo de batalla móvil celular llamado FASTCOM, que se puede utilizar aviones tripulados y no tripulados, Pregunta: 1.
Elija un sector en el que es posible que eventualmente le gustaría trabajar. Pensar en tres tipos de aplicaciones móviles que podrían utilizarse para ayudarle a trabajar de manera más eficiente en esa industria. El uso de Internet para averiguar si esas aplicaciones han sido desarrolladas por cualquier empresa. Presente sus resultados en un informe de una página a su instructor.
Capítulo 8
DE habilitados para Internet a la nube La computación en nube se puede definir en términos simples como la entrega de un producto de software a un usuario a través de Internet. El usuario normalmente acceda al producto de la nube a través de un navegador web o un peso ligero (que significa pequeño y simple) la aplicación de un ordenador o dispositivo móvil. La computación en nube no es un concepto completamente nuevo, sino que simplemente representa la última etapa del desarrollo de la informática y la Internet. Para entender mejor cómo el cloud computing tendrá un impacto en el desarrollo de sistemas ERP, es útil revisar el desarrollo de los sistemas ERP de SAP con el advenimiento de la Internet. SAP e Internet 226
En 1996, SAP presentó su estrategia conjunta con Microsoft Internet. El núcleo del primer esfuerzo de SAP para integrar Internet con sus productos era de Internet Transaction Server (ITS) un sistema de software basado en servidor que habilita la comunicación eficiente entre un sistema ERP SAP e Internet. Para proporcionar un contexto para el estado de Internet en este momento, en 1996, Amazon.com tenía sólo un año de edad, y las agencias de viajes en línea Expedia y Travelocity fueron ambos a ser fundada. Muchos otros servicios de Internet que damos por sentado hoy en día no existen en este momento. En mayo de 1999, SAP anunció mySAP.com, una nueva estrategia diseñada para alinear completamente la empresa y su cartera de productos. El objetivo de esta iniciativa fue la de combinar las soluciones de comercio electrónico con las aplicaciones ERP de SAP existentes, utilizando la tecnología web de última generación. En 2000, SAP comenzó a construir en la visión mySAP.com mediante la adición de la capacidad de los mercados electrónicos y portales corporativos. NetWeaver En 2004, SAP introdujo su primera versión de SAP NetWeaver, una colección de componentes que soportan las transacciones comerciales a través de Internet, proporcionando conectividad sin fisuras de diversas aplicaciones. Al final del año, más de 1.000 clientes habían adquirido el producto. Con la introducción de NetWeaver, SAP anunció que estaba planeando sus futuras iniciativas en torno al concepto de la arquitectura orientada al servicio (SOA empresarial), con el objetivo de hacer que la totalidad de su servicio de aplicaciones empresariales basadas en ofrecer a sus clientes con la mayor flexibilidad posible. necesidades de comercio electrónico, está provocando para conectar sus aplicaciones de negocio, tales como los sistemas ERP, tanto interna como externamente a través del Internet. Software diseñado con una arquitectura SOA puede ser rápidamente desplegado y reconfigurado como las condiciones de negocio requieren cambios en las aplicaciones, bases de datos, y otras obras de infraestructura alojada en centros de datos propiedad de una empresa. La combinación de herramientas de software que permite a varios sistemas y aplicaciones de una organización para comunicarse con otras aplicaciones se llama Servicios web. NetWeaver de SAP es una plataforma de servicios web que permite a los proveedores diversas aplicaciones para compartir datos a través de Internet. Las empresas siguen calentar a la idea de los servicios Web y SOA. informe de investigación de edad de la información “de TI eficaz” encontró que el 50 por ciento de las empresas tienen algún tipo de estrategia SOA. Uno de los beneficios de la adopción de SOA es la posibilidad de agregar rápidamente nuevas aplicaciones, por lo que la organización sea más sensible. SOA también se basa en estándares abiertos, lo que permite una más fácil integración de software y ofreciendo la posibilidad de reutilizar código de computadora, que puede reducir el tiempo y costo de implementación de nuevos sistemas. Este aspecto de la SOA es ciertamente atractivo, especialmente cuando se compara con los sistemas tradicionales que
suelen ser engorrosos
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
y requiere mucho tiempo para poner en práctica. Sin embargo, la implementación de SOA no es fácil. El grupo de analistas de TI Ovum informó que uno de cada cinco empresas estadounidenses de aplicación SOA han experimentado “inesperada complejidad.” El retorno de una inversión SOA es a menudo difícil de determinar. De acuerdo con un estudio publicado por Nucleus Research, sólo el 37 por ciento de las 106 organizaciones encuestadas afirmó que sus proyectos SOA tenían un ROI positivo. Los encuestados indicaron que el principal beneficio de SOA era la capacidad de reutilizar código informático.
Herramientas y capacidades NetWeaver plataforma NetWeaver de SAP es una colección de módulos, incluyendo Enterprise Portal, Infraestructura móvil, inteligencia empresarial, gestión de datos maestros y Exchange Infraestructura. pantalla, el uso de enlaces para conectar a los usuarios de todas las principales aplicaciones necesarias para realizar su trabajo. Enterprise Portal actúa como un punto central de acceso a la intranet de una empresa (su red segura, interna), que opera a través de un enlace seguro en un navegador. Por ejemplo, un usuario en el Departamento de Finanzas podría establecer Enterprise Portal con enlaces a los procesos de transacción financiera SAP ERP, así como enlaces a las métricas anuales de la sociedad, los índices bursátiles, correo electrónico, un calendario, y otra información importante para esa persona de trabajo. La ventaja de tener un portal personalizado es su eficiencia. Un usuario sólo tiene que iniciar sesión en un sistema a obtener toda la información necesaria para realizar su trabajo. Sin un portal, los usuarios a menudo tienen que iniciar sesión en varios sistemas, tales como un sistema ERP, correo electrónico, el intercambio de la industria, o en los sitios de los proveedores. La transferencia de información entre sistemas es con frecuencia difícil. Con el Enterprise Portal, toda la información está disponible a través de los servicios web proporcionados por NetWeaver. Todos los enlaces importantes se presentan en una pantalla, y la transferencia de datos se simplifican con la capacidad de “arrastrar y relacionar” los datos de un área a otra. módulo de Infraestructura Móvil de NetWeaver permite a los usuarios acceder y trabajar con los datos a través de dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y los buscapersonas. Infraestructura móvil proporciona acceso remoto a los datos dentro del sistema SAP de la empresa y otros sistemas de información. Las ventajas son evidentes. Un vendedor podría usar su teléfono inteligente para ver información de orden histórico de un cliente mientras que en el medio de una llamada de ventas con ese cliente. Conexión de SAP AG y VoiceObjects añade capacidad de voz a NetWeaver, lo que permite a los usuarios introducir datos en el sistema SAP CRM mediante comandos de voz desde sus teléfonos celulares. La vinculación de la SAP y sistemas VoiceObjects AG puede hacerse sin middleware o ningún cambio en el software. Otra faceta de NetWeaver es la vinculación con Business Intelligence (BI) de almacenamiento de datos de SAP y herramientas analíticas. Con el Enterprise Portal, BI puede ser entregado de una manera personalizada. Se puede integrar la información procedente de diversas fuentes y procesos, tanto dentro como fuera de la empresa. BI funciona con cualquier software de gestión de base de datos y cualquier sistema operativo que se ejecuta NetWeaver.
Otro módulo NetWeaver, gestión de datos maestros, proporciona consistencia de datos en el sistema SAP de una empresa. NetWeaver permite una interfaz de red sin costuras para asegurar la sincronización de datos adecuada. Mientras que esta interfaz simplifica el proceso de sincronización de datos, no es automática a los usuarios con los conocimientos necesarios y habilidades siguen siendo necesarios para gestionar este proceso.
227
Capítulo 8
Módulo Exchange Infrastructure de NetWeaver permite diferentes aplicaciones para compartir datos. Al adherirse a la calidad de la infraestructura de Exchange, las empresas pueden eliminar la necesidad de escribir código para permitir diferentes aplicaciones para compartir datos. Por ejemplo, utilizando la infraestructura de Exchange, una empresa puede mantener su actual sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) y sin problemas integrar que con su sistema ERP. Servidor de aplicaciones Web de SAP, el entorno de desarrollo que es la base de NetWeaver, da Exchange Infrastructure su personalización.
NetWeaver en el Trabajo para personal especializado Ahora vamos a examinar cómo podría ayudar NetWeaver ajustador. Supongamos que ajustador tiene un sistema SAP ERP y que dos vendedores superiores del ajustador, Amy Sánchez y Donald Brown, son
228
ocupados vendiendo NRG barras directamente a los clientes y para los distribuidores. Amy trabaja desde su casa, y ella inicia sesión en el sistema SAP con su ordenador portátil, utilizando la GUI de SAP. Ella no sabe mucho sobre el sistema SAP, ni que tenga que hacerlo. Ella necesita saber cómo colocar pedidos de los clientes y comprobar en su estado. Cuando Amy va en una llamada de ventas, trae su calculadora y bloc de notas con ella para determinar los precios de cotización y anotar los detalles del pedido. Cuando vuelve a casa, se conecta esos números en el sistema SAP y confirma sus citas. Amy le gustaría tener alguna información adicional sobre cómo los vendedores de otras regiones están haciendo y lo mezcla de bares que están promoviendo, pero ella no sabe cómo acceder a alguno de los datos. Ella también le gustaría ver si hay nuevas maneras de poner a sus clientes. Donald Brown vende barras de BRG mecánico a los distribuidores, y él ha sido elegido por su manager para probar SAP NetWeaver para su posible aplicación en el ajustador. Con esta nueva capacidad, jornada de trabajo de Donald ha cambiado drásticamente. Durante la prueba, Donald inicia sesión en su Enterprise Portal, que se adapta para su trabajo, usando su ordenador de la oficina. Cuando lo hace, él puede ver su correo electrónico, las cifras de ventas de sus 10 principales clientes, datos sobre la producción y el inventario, la actual cotización de bolsa para personal especializado en la bolsa de valores NASDAQ, el precio de mercado actual de avena, germen de trigo, y miel, y el reporte del clima local. Hoy en día, Donald hará una llamada de ventas importante para una cadena de supermercados regional. Él toma su teléfono inteligente y algunas tarjetas de visita adicionales, y se dirige hacia la puerta. Durante el almuerzo con el gerente de compras para la cadena de supermercados, Donald es capaz de check-up-to-the-minute detalles de órdenes de venta actuales y puede confirmar las promesas para enviar barras adicionales para el cliente la próxima semana, gracias a la infraestructura móvil de SAP. De vuelta en la oficina, Donald llama al módulo de Business Intelligence de NetWeaver. A partir de ahí, se puede ejecutar algunos informes para saber qué bares se están vendiendo mejor en todo el país, agrupados por región y época del año. También puede analizar las ventas de barras de bocadillos utilizando minería de datos, encontrar patrones de ventas que pueden ayudar a planificar las llamadas de ventas futuras. agrupados por región y época del año. También puede analizar las ventas de barras de bocadillos utilizando minería de datos, encontrar patrones de ventas que pueden ayudar a planificar las llamadas de ventas futuras. agrupados por región y época del año. También puede analizar las ventas de barras de bocadillos utilizando minería de datos, encontrar patrones de ventas que pueden ayudar a planificar las llamadas de ventas futuras.
ejercicio 8.1 1.
2.
Ahora que ha leído acerca de las características de NetWeaver de SAP y ha aprendido cómo Amy Sánchez y Donald Brown desempeñan sus funciones en el ajustador, tratar de convencer CEO de ajustador para implementar NetWeaver en toda la organización. Escribir una nota al director general que señalan sus argumentos. El CEO está impresionado con su trabajo, sino que ha pedido un ROI (retorno de la inversión) análisis. ¿Cómo te empezar a hacer eso? ¿Qué números que necesita, y que son las personas que tendría que entrevistar para obtener esos números?
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
SAAS: software como servicio El software como servicio (SaaS) es un modelo de entrega de software en el que un producto de software está alojado por una empresa como SAP-en sus servidores y se accede por los clientes a través de un navegador Web. Algunas personas describen SaaS como una utilidad, de forma similar a un teléfono o compañía eléctrica. Es simplemente una manera de vender y distribuir el software que utiliza el Internet. Aunque las definiciones varían, este libro trata de SaaS como un subconjunto de la computación en nube. Por ejemplo, Amazon y Apple están promoviendo el almacenamiento de datos “en la nube”, pero las aplicaciones que utilizan esos datos se almacenan en el dispositivo, actualizan periódicamente desde la nube (Internet). Un informe reciente de Forrester Research afirma que la parte de análisis de SaaS llegar a ser muy importante para los usuarios de este modelo de entrega de software. Los usuarios pueden también ser229 en busca de aplicaciones SaaS que pueden integrar los medios de comunicación social con otra de una empresa fuentes de información. Según el informe, en adoptar SaaS también deben considerar la forma en que sus proveedores de servicios pueden manejar aplicaciones para móviles. SAP Business ByDesign Un ejemplo de SaaS para el mercado de ERP es de SAP Business ByDesign. Por primera vez en 2007, Business ByDesign es un sistema ERP completo entregado a los clientes a través de la nube. Para pequeñas y medianas empresas, que reduce el coste total de propiedad del software y permite una implementación rápida y sin problemas. Los clientes pueden optar por tener SAP manejar la implementación de Business ByDesign, o pueden gestionar la aplicación a sí mismos. Como se muestra en la Figura 8-4, la pantalla principal de BBD muestra fácil de entender rutas de menú.
Línea fuente: SAP AG. FIGURA 8-4
pantalla principal de SAP Business ByDesign
Las pequeñas organizaciones como PlaNet Finance, que ofrece microcréditos a los clientes en 30 oficinas internacionales, a menudo encuentran que Business ByDesign es una buena opción para sus necesidades. Con Business ByDesign, planeta fue capaz de reducir sus costos y mejorar la presentación de informes a los donantes. En términos de costo, el paquete completo Business ByDesign se ejecutará sobre una empresa
Capítulo 8
$ 90 por mes por usuario. Hay diferentes facetas de Business ByDesign, que se ilustran en la Figura 8-5.
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 8-5
capacidades clave de SAP Business ByDesign
Ventajas del uso de SaaS Muchas compañías encuentran una serie de ventajas con el uso del modelo SaaS, incluyendo:
•
•
asequibilidad-Empresas iniciales que antes no podían permitirse el lujo de comprar un sistema de ERP o de otra aplicación, puede ahora “arrendamiento” uno sobre una base mensual, evitando el alto costo de obtener el hardware y el software y la contratación y el personal de apoyo a la formación, lo que reduce su TCO (coste total de propiedad). El menor costo de implementar el software proporcionado a través de SaaS significa que las empresas pueden explorar si un paquete de software en particular va a trabajar para ellos sin un gran gasto, por adelantado. El tiempo de aplicación más corto el tiempo requerido para la implementación suele ser más corto con el modelo SaaS ya que el usuario no tiene que preocuparse por las cuestiones técnicas; el proveedor tiene servidores, sistemas de telecomunicaciones,
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
•
y personal altamente entrenado ya en su lugar. El proveedor de SaaS se encarga de todo el mantenimiento, incluyendo la ejecución de copias de seguridad, la formación, y la personalización del sistema. Menores costos de soporte y complejidad Las empresas que hacen uso del modelo SaaS no necesitan contratar personal de TI adicionales para implementar nuevos sistemas y aplicaciones. los proveedores de SaaS también pueden ejecutar los sistemas de información de manera más eficiente porque lo hacen a gran escala; pueden distribuir los costos fijos durante muchos usuarios, logrando así economías de escala que se traducen en un menor coste total de propiedad. Además, un proveedor de SaaS por lo general tiene un tiempo más fácil atraer, formar y retener una fuerza de trabajo con talento que una pequeña empresa de fabricación como ajustador. 231
Desventajas del uso de SaaS Hay algunas desventajas potenciales para el uso de SaaS, y las empresas deben tener en cuenta estas cuidadosamente antes de elegir un proveedor de SaaS: •
Security-Las empresas que utilizan SaaS están convirtiendo sus sistemas de información a un tercero. Ellos deben estar seguros de que el proveedor de SaaS tiene un alto nivel de seguridad. Un proveedor de SaaS tendrá típicamente datos de varios clientes en una sola pieza de hardware. Los datos de cada cliente deben ser protegidos de otros clientes. Aunque este es un área legítima de preocupación para los clientes que buscan para pasar al modelo SaaS, la realidad es que los proveedores de SaaS a menudo tienen mejores sistemas de seguridad en el lugar de muchas pequeñas empresas lo hacen.
•
Ancho de banda de tiempo-El / respuesta de canal de telecomunicaciones del proveedor de SaaS a sus clientes debe ser lo suficientemente rápido para manejar múltiples usuarios, y el SaaS debe tener suficiente hardware para proporcionar las capacidades de procesamiento del ordenador necesarios. proveedor de flexibilidad-El SaaS debe ser flexible en el trabajo con sus usuarios y satisfacer sus solicitudes de modificaciones y mejoras del software. No hay proveedores de software SaaS-volantes generalmente pueden proporcionar sistemas básicos bien, pero pidiendo configuraciones inusuales pueden causar problemas, y el proveedor de SaaS podrían no permitir terceros add-ons. Además, el proveedor podría no quieren desarrollar software a medida, o puede que no sea asequible para una pequeña empresa. Técnica, no se centran-Un negocio de proveedor de SaaS van a entender los aspectos técnicos del software se está entregando, pero pueden no
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tener suficiente conocimiento de procesos de negocio, en cuyo caso tendrá que definir los procesos de negocio y tomar decisiones de configuración del cliente.
Capítulo 8
OTRA MIRADA Sistemas Plex Comunidad Nube
232
Fundada en 1995, Plex Sistemas desarrolló a partir de un proyecto iniciado en un proveedor de automoción. La compañía ha ampliado su base de clientes y desarrolla software para una variedad de compañías de fabricación. En particular, Plex proporciona una solución ERP completa, basada en la nube para las empresas de fabricación. Plex se trasladó a la computación en nube en 2000 y desarrolló su estrategia de nube utilizando el modelo de múltiples usuarios frente a un entorno alojado. En un entorno alojado, se crea un sistema separado y gestiona para cada cliente, mientras que en un modelo multi-arrendatario, sólo hay un sistema y cada cliente es un inquilino en el sistema. Plex eligió este enfoque, ya que quería aprovechar ampliaciones de cliente.
Debido a que sólo hay una copia del sistema Plex, siempre que se hace una mejora de ella, la actualización está disponible para todos los inquilinos. Plex se asegura que las mejoras están diseñadas añadir funcionalidad que podría ser valiosa para múltiples clientes, pero los clientes no están requerido para adoptar todas las actualizaciones. Los clientes pueden elegir si adopta o no un cambio a través de ajustes de configuración simples. Mientras que los entornos de fabricación son complejos, Plex decidió que los usuarios necesitan un diseño de interfaz simple para la planta de producción. La sencilla interfaz hace que el software fácil de usar. Además, la interfaz es configurable por lo que los usuarios individuales pueden organizar los iconos y botones y controlarlos con las autorizaciones de usuario, ya que están provistos de herramienta de construcción de la pantalla de Plex. Una pantalla Plex muestra se muestra en la Figura 8-6.
Línea fuente: Plex Systems.
FIGURA 8-6
pantalla Plex Muestra
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
Otra característica única del software de Plex es su modelo de precios. Muchas empresas ERP precios de sus software en una base por usuario. Plex vio un problema con este enfoque: se animó a las empresas a limitar el número de personas que interactuarían con el software. Plex, sin embargo, ha querido animar a los clientes a utilizar el software. Además, la compañía quería que coincida con su precio a los costes reales de las transacciones procesadas. En un modelo de licencia de asiento, un cliente puede minimizar los usuarios, sino que tenga el mismo volumen de transacciones como cliente con muchos más usuarios. Plex precios de su software basado en el tamaño de la empresa, tanto si se mide por ingresos de la empresa o el número total de empleados. Plex ajusta la cantidad de la suscripción de un ciclo anual. Si una empresa sufre un descenso en el negocio y sus ingresos o el número de empleados es Reducido entonces su suscripción se reduce. Por supuesto, si el cliente crece, también lo hace su suscripción. 233 Plex ha observado un fenómeno interesante con sus clientes. Al principio, el nuevo clientes son reticentes a utilizar un sistema de nube que están preocupados por la integridad de los datos cuando todos los clientes residen en un único sistema. Pero después de un tiempo, los clientes suelen darse cuenta de que otros clientes Plex en realidad forman una comunidad, y la colaboración dentro de la comunidad Plex proporciona un valor. En lugar de ser una compañía de software que es ventas y marketing impulsado, Plex se ha convertido en una empresa donde los usuarios y la comunidad de usuarios, conducen directamente la innovación, y beneficiar a todos los clientes. preguntas: 1.
¿Cómo van a afectar a las grandes empresas SaaS ERP como SAP y Oracle? Serán sus capacidades de tamaño y de investigación permitirá a SAP y Oracle para obtener el dominio del mercado de SaaS, o serán Sistemas ERP ser proporcionados por un número creciente de pequeñas empresas, como Plex, cada uno proporcionando paquetes ERP especializados adaptados especialmente para las industrias específicas?
2.
Serán las compañías Fortune 500, finalmente, salir de SAP ERP para sistemas SaaS? Van a adoptar productos SaaS de los proveedores más pequeños? Van a utilizar Business ByDesign? O serán empresas como SAP y Oracle migrar sus grandes paquetes ERP actuales a un entorno SaaS?
ejercicio 8.2 Volviendo al ejemplo de empresa, ajustador, se supone que bajo su CIO recién nombrado, ajustador ha tomado la decisión de adquirir un sistema ERP. Ahora, el CIO debe decidir cómo implementar el sistema. Después de hablar con varios proveedores de software ERP, el CIO ha determinado que el ajustador tiene dos opciones para la implementación de software ERP: 1. 2.
Comprar una licencia para el software ERP, comprar el hardware necesario para ejecutarlo, y contratar a los administradores de sistemas y de tren. Ejecutar el sistema ERP de ajustador través de la Web a través de un proveedor de SaaS, la cual brinda servicios de ERP por una cuota mensual.
Ambos tipos de implementaciones tienen ventajas y desventajas, como ya se ha visto. Para la primera parte de este ejercicio, se debe escribir una nota para el CIO enumerar los pros y los contras de cada método. Utilizar una tabla similar a la que se muestra en la Figura 8-7 para organizar sus pensamientos.
Capítulo 8
Ventajas de la compra de software Ventajas del uso de SaaS para ejecutar ERP y computadoras para ERP
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 8-7 SaaS
234
Los argumentos para la compra de sistema ERP y el software frente a la utilización de
Después de revisar su nota, el CIO le ha pedido que proporcionar algunos datos financieros para ayudar a tomar una decisión. A él le gustaría que se prepare una hoja de cálculo que analiza el impacto financiero de los dos escenarios. Es necesario comparar el costo mensual de utilizar el proveedor de SaaS con el costo total de la compra de un sistema ERP que se ejecutan en los servidores de ajustador. Sopesar los pros y los contras de cada método, y luego hacer una recomendación, que el CIO presentará al director financiero de ajustador. A medida que trabaja a través de estos cálculos, tenga en cuenta que los ingresos netos del ajustador es de $ 3.4 millones (se pueden encontrar más detalles en el Capítulo 5). En las secciones siguientes se proporcionan los detalles financieros se deben tener en consideración. Opción 1: La compra de ordenadores y derechos de software para un sistema ERP para establecer su propio sistema ERP, instalador tiene que comprar el siguiente: • • •
•
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servidor de base de datos del servidor El costaría $ 70.000. Aplicación de servidor-ajustador necesita un servidor para ejecutar la aplicación ERP, que costaría alrededor de $ 40.000. PC-Algunos de los PCs existentes mecánico se podrían cargar con interfaz gráfica de usuario del software de ERP y ser usado para acceder al sistema. Debido a que más empleados ajustador se conectarán al nuevo sistema, sin embargo, ajustador necesitará 10 computadoras adicionales. El coste total para los ordenadores sería de $ 15.000. Equipo de mantenimiento-ajustador tiene que asegurarse de que todos sus PCs y servidores funcionan correctamente. Para ello, ajustador compraría un contrato de mantenimiento para cubrir todo el hardware. Este contrato le costaría alrededor de $ 1,000 al mes, o $ 12.000 al año, y es adicional a cualquier costo ajustador actualmente incurre para mantener su hardware existente. Licencias de derechos de licencias de derechos sobre el software de ERP para todos los usuarios durante cinco años costaría $ 500.000. El CIO no sabe si serán necesarios nuevos desembolsos a partir del quinto año, y por lo tanto limita el análisis a los años 2013 hasta el 2017. proveedor de instalación-El ERP ayudará a instalar el sistema, pero ajustador también tiene que contratar a consultores para la ejecución de seis meses. A $ 3,000 por día, el coste se estima en $ 486.000.
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
por dos semanas. Esto incluye un consultor de formación a impartir clases en la sede del ajustador. Con los viajes y el alojamiento, el costo total es de $ 23.000. • consultoría-Una vez en marcha el sistema está en funcionamiento, ajustador tendrá que pagar por los consultores para ayudar a mantener el sistema. Más en forma cree que contar con consultores vienen en una vez al mes debe ser suficiente para el manejo de los problemas actuales, tales como la resolución de errores y actualizaciones menores en el sistema. Los honorarios de consultoría se estiman en $ 3.000 por día, con un coste total anual de $ 36.000. • La red y base de datos de administrador-ajustador necesitaría un administrador de red y base de datos a tiempo completo para ejecutar el sistema. Salario, inclusive prestaciones, para un experto en la materia es de $ 200.000 por año. 235 Opción 2: El uso de un proveedor de SaaS para ofrecer software ERP La otra opción disponible para Ajustador es utilizar un proveedor de SaaS para ofrecer software ERP. Los costos estimados para esta opción son los siguientes: •
PC-ajustador estima que todavía tendría que comprar 10 nuevos PCs con esta opción debido a que muchos más usuarios ahora tendrán acceso al sistema informático. El precio de cada PC $ 1,500, para un total de $ 15.000. • mantenimiento El ordenador contrato de mantenimiento en los PCs adicionales sería de $ 600 por mes, o $ 7.200 al año. Debido ajustador no necesitaría adquirir servidores adicionales, los costes de mantenimiento son menores con esta opción. • Software a través de los SaaS proveedor-El costo mensual de la distribución de software ERP a través de la Web ajustador $ 33.333 o $ 400.000 al año. • Formación de los usuarios-Formación de los empleados ajustador es proporcionada por el proveedor de SaaS como parte de la cuota mensual de software. Calcular el VAN y hacer una recomendación En la siguiente parte de este ejercicio, va a configurar una hoja de cálculo a un total de todos los costos de cada opción. En cada escenario, debe lidiar con el valor actual neto (VAN) de dinero. VAN es una forma de averiguar si una inversión es rentable, o en este caso, para comparar desembolso de fondos de un método a otro. VAN aborda el valor temporal del dinero -es decir, se paga un dólar hoy vale más que ser pagado un dólar por año a partir de ahora. Debido al valor temporal del dinero, si una empresa está pidiendo prestado el dinero para una inversión, que tienen que pagar intereses sobre ese dinero. Si tienen dinero en efectivo para financiar la inversión, la compañía todavía tiene que tener en cuenta que el dinero podría ser invertido en otras formas que pagar a la empresa de interés. Al analizar una inversión, una empresa debe tener en cuenta el valor temporal del dinero, y realizando un cálculo del VPN es una forma común de hacerlo mediante el ajuste de ganancia futuro o los gastos en base a un tipo de interés técnico. Si existieran dos opciones de inversión diferentes, el cálculo NPV permite diferentes gastos futuros o de ganancias que se calculan como una cantidad equivalente en el momento actual. Por ejemplo, ganando $ 10.000 dólares dentro de un año podría ser equivalente a tener $ 9,345.79 hoy. VAN se puede calcular lo largo de varios años; en nuestro caso, necesitamos un desembolso de cinco años de los fondos para el proyecto de ERP. En una hoja de cálculo Excel, la sintaxis del cálculo del VAN es = NPV (porcentaje tasa de corte, la gama de valores). Los valores de la gama pueden ser números positivos o negativos. En nuestro caso, son todas las salidas, necesitamos un desembolso de cinco años de los fondos para el proyecto de ERP. En una hoja de cálculo Excel, la sintaxis del cálculo del VAN es = NPV (porcentaje tasa de corte, la gama de valores). Los valores de la gama pueden ser números positivos o negativos. En nuestro caso, son todas las salidas, necesitamos un desembolso de cinco años de los fondos para el proyecto de ERP. En una hoja de cálculo Excel, la sintaxis del cálculo del VAN es = NPV (porcentaje tasa de corte, la gama de
valores). Los valores de la gama pueden ser números positivos o negativos. En nuestro caso, son todas las salidas,
Capítulo 8
pero podemos trabajar con ellos como números positivos. La tasa de corte es la tasa de descuento en el periodo, y es la tasa de retorno mínima aceptable en un proyecto que una empresa va a aceptar. Para este ejemplo, supongamos que una tasa de corte de 20 por ciento. La hoja de cálculo debe comenzar como el que se muestra en la Figura 8-8 (con años continuos hasta el 2017).
2013
2014
2015
2016
2017
236
SaaS
Línea fuente: Curso Tecnología / Cengage Learning. FIGURA 8-8
Las comparaciones de costos: compra frente SaaS
Para completar esta parte del ejercicio, realice los pasos siguientes: 1.
2.
3.
Calcule el costo de los dos métodos de implementación de un sistema ERP durante cinco años. Utilice la hoja de cálculo se ilustra en la figura 8-8 como su guía. Usa los cálculos del VAN para hacer referencia a la tasa de corte se muestra en la parte inferior de la hoja de cálculo. Variar la tasa de corte, siguiendo las instrucciones de su instructor proporciona. Considere el uso de diferentes tasas críticas de rentabilidad para cada opción. ¿Por qué podrían diferentes tasas de vallas ser aplicable para esta decisión? Escribir una nota, con la hoja de cálculo adjunta, a la CIO. Responder a esta pregunta: ¿Qué método ajustador debe elegir, y por qué? Sopesar los pros y los contras de cada método, y hacer una recomendación, que el CIO presentará al director financiero de ajustador. Asegúrese de considerar tanto los aspectos cualitativos y cuantitativos de los aspectos de la elección.
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
Su instructor puede asignar los siguientes ejercicios adicionales: 1.
2.
Utilizar los recursos de Internet o la biblioteca para investigar el uso de los proveedores de SaaS. Búsqueda de casos de empresas que han tenido éxito en el uso de un sistema ERP a través de un proveedor de SaaS. Describe una historia de éxito en un informe a su instructor. Piense si usted dar consejos diferente a una compañía más pequeña de lo que sería para una empresa de tamaño medio o para una gran empresa, con respecto al uso de los proveedores de SaaS. ¿Por qué?
237
Capítulo 8
Resumen del capítulo •
Tecnologías tales como identificación por radiofrecuencia (RFID) y teléfonos inteligentes están alimentando un crecimiento explosivo en la cantidad de datos disponibles para las empresas para procesar. Estos datos pueden proporcionar un valor empresarial real, pero el reto es cómo gestionar y evaluar estos datos para obtener conocimiento del negocio.
•
inteligencia de negocio (BI) están creciendo en sofisticación y poder. Las tecnologías como la computación en memoria proporcionarán una mayor velocidad y flexibilidad para los usuarios de BI y aumentarán el número de empleados de una empresa que puede hacer uso de BI.
•
la tecnología de la informática móvil está aumentando el uso de los datos del ERP y BI por lo que es más conveniente para acceder a los datos cuando y donde sea necesario.
•
La computación en nube es la entrega de un producto de software a un usuario a través de Internet. El usuario normalmente acceda al producto de la nube a través de un navegador web o un peso ligero (que significa pequeño y simple) la aplicación de un ordenador o dispositivo móvil.
•
servicios web y arquitectura orientada a servicios ofrecen una combinación de herramientas de software que permite a varios programas dentro de una organización para comunicarse con otras aplicaciones.
•
plataforma de servicios web de SAP NetWeaver es, que es una colección de componentes que soportan las transacciones comerciales a través de Internet, proporcionando conectividad sin fisuras de diversas aplicaciones a través de Internet. NetWeaver también incluye módulos tales como Enterprise Portal, Infraestructura móvil, inteligencia empresarial, gestión de datos maestros y Exchange Infrastructure.
•
El software como servicio (SaaS) es un modelo de entrega de software en el que un producto de software está alojado por una empresa como SAP-en sus servidores y se accede por los clientes a través de un navegador Web. El modelo SaaS permite a las empresas utilizar ERP sin una gran inversión inicial, por lo que los sistemas ERP disponibles para las empresas más pequeñas. Las soluciones SaaS permiten mejoras más rápidas en el software a través de las comunidades de usuarios. Existen riesgos asociados con el uso de un proveedor de SaaS, sin embargo, y la decisión de comprar o alquilar deben sopesarse cuidadosamente.
Términos clave inteligencia de negocio (BI)
identificación por radiofrecuencia (RFID)
computación en la nube
arquitectura orientada al servicio (SOA)
Ceremonias 1.
Supongamos que acaba de graduarse y ha conseguido un trabajo en el ajustador como su nuevo gerente de ventas. La persona ha sustituido acaba de retirarse después de 35 años en el trabajo. Usted está ansioso por poner a utilizar algunas de las habilidades que aprendió en la escuela, sobre todo el trabajo que hizo en la informática móvil y SaaS. Escribir una nota a su nuevo jefe, el vicepresidente de marketing y ventas, sobre las virtudes de SaaS y la informática móvil, y explicar por qué ajustador
RFID, Business Intelligence (BI), la informática móvil y la nube
debe desarrollar un plan para adoptar una estrategia móvil para la gestión de ventas utilizando SaaS a través de dispositivos móviles. 2.
Hacer una investigación sobre el Internet para encontrar las opiniones actuales sobre los pros y los contras del uso de SaaS. Tratar de encontrar algunos ejemplos de historias de éxito y fracaso. ¿En qué circunstancias cree usted que el uso de un SaaS tiene sentido?
3.
Una lista de las ventajas de utilizar los dispositivos móviles desde el punto de vista de un vendedor ajustador. A continuación, una lista de los retos del desarrollo y soporte de las aplicaciones móviles desde el punto de vista del personal de TI del ajustador. Suponemos que la compañía está realizando su propio sistema ERP. ¿Cuál debería ser la estrategia de la empresa? ¿Por qué?
4.
Dentro de la memoria de la tecnología informática está cambiando la cara de BI. Crear una presentación de PowerPoint presentación que lleva la tripulación ajustador hasta la velocidad en esta tecnología emergente. 239
5.
La investigación de la situación actual de las aplicaciones móviles para teléfonos y tabletas en el mundo empresarial. Escribe un resumen de dos páginas de cómo se utilizan estas aplicaciones, y citar ejemplos específicos. Asegúrese de incluir sus referencias con el resumen.
6.
El uso de la biblioteca o fuentes de Internet, escribir una actualización sobre el estado de la legislación de la FDA que rodea los envases de RFID en las drogas. ¿Hay preocupaciones sobre la privacidad?
Para más estudio e investigación Barrett, Larry. “¿Quién ganará el SAP, Oracle batalla?” Internetnews.com. 23 de agosto, 2007. www.Internetnews.com/ent-news/article.php/3695956. Barth, David. “La parte positiva de la sentado en el tráfico: Crowdsourcing carretera congestión de datos.” 25 agosto, 2009.http://googlemobile.blogspot.com/2009/08. Bustilo, Miguel. “Wal-Mart Radio Etiquetas realizar el seguimiento de la ropa.” Wall Street Journal. 23 de julio del 2010. http://online.wsj.com/article/SB10001424052748704421304575383213061198090.html. Eddy, Nathan. “BI, Gestión de funcionamiento del mercado de software superaron los $ 12B.” EWeek.com. 3 de abril de del 2012.www.eweek.com/c/a/IT-Management/BusinessIntelligence-Performance-Gestión-Software-Mercado-Superó-12-mil millones-en-2011. Fox, Jason. “Poner orden en el caos de la movilidad.” SAP Insider, 12, no. 4 (octubre / noviembre / diciembre de 2011): pp. 22-24. Giles, Martin. “Más allá de la PC.” The Economist. 8 octubre, 2011.www.economist.com/node/ 21531109. Hamblen, Matt. “IPads, tabletas y teléfonos inteligentes Android unirse al ejército.” Computerworld. 16 de marzo del 2011.www.computerworld.com/s/article/9214624/iPads_Android_tablets_and_ smartphones_join_the_military.
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Capítulo 8
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240
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241
GLOSARIO proceso de negocio.
Contabilidad y Finanzas (A / F)
La forma mejor y más eficiente de manejar un determinado
lista de materiales (BOM) los "receta" la lista materiales (incluyendo cantidades) necesarios para hacer un producto.
función de negocio Una actividad empresarial dentro Un funcional área de los negocios que se cuentas por pagar encarga de la grabación datos sobre las transacciones, incluyendo ventas, crudo compras de materiales, nómina y recepción de dinero en efectivo de los clientes.
de una área funcional de operación.
(BI), también conocida como análisis de negocios, es un término usado para describir una
La información contable que registra la cantidad que la compañía debe por bienes que haya recibido de un proveedor.
Cuentas por cobrar Informacion de cuenta que registra la cantidad que un cliente debe por bienes recibidos por el cliente.
costeo basado en actividades Una forma avanzada de la contabilidad de costes de inventario en el que los gastos generales se asignan a los productos basados en las actividades de fabricación que dieron origen a los costes.
Programación de aplicaciones avanzadas de negocio (ABAP) El SAP ERP pista de auditoría
interno
computación en la nube técnica de condiciones
lenguaje de programación.
hoja de balance archivo Almacenar permanentemente datos.
Controlling (CO) módulo
Módulo de Gestión de Activos (AM) Un módulo de SAP ERP que ayuda a una empresa gestionar las compras de activos fijos (instalaciones y maquinaria) y depreciación correspondiente.
mejores prácticas
Vinculado conjunto de números de documentos relacionados con un pedido.
Un resumen de los saldos de las cuentas de una empresa incluye el circulante en poder, las cantidades adeudadas a la empresa por los clientes, el costo de inventario en la mano, los activos fijos tales como edificios, las cantidades Inteligencia de Negocio adeudadas a los proveedores, las cantidades adeudadas a los acreedores, y asciende los propietarios han invertido en el empresa.
variación de costo
los datos maestro de clientes los datos
gama de diferentes aplicaciones y tecnologías utilizadas para extraer y analizar grandes cantidades de datos para ayudar en la toma de decisiones.
procesos de negocio Una colección de actividades que tiene uno o más tipos de entrada y crea una salida que es de valor a un cliente. La creación de la salida podría implicar actividades de las diferentes áreas funcionales.
capacidad La cantidad de un elemento que puede ser producida.
dinero en efectivo a efectivo tiempo de ciclo El tiempo que transcurre desde cuando los proveedores son pagados por materias primas a dinero en efectivo se recoge del cliente (utilizado en parámetros de gestión de la cadena de suministro).
arquitectura cliente-servidor Un centro por ordenador arreglo de equipo local en el que los datos almacenados en un ordenador central (un servidor) se descargan en un ordenador local (un cliente del servidor) donde se procesan los datos. Históricamente, la arquitectura clienteservidor sustituye arquitectura basada en la unidad central de muchas empresas.
La entrega de un producto de software a un usuario a través de Internet.
Un mecanismo de control de SAP que aloja las diversas formas en que las compañías ofrecen descuentos en los precios. Un módulo de SAP ERP que se utiliza para fines de gestión interna. los
software asigna los costes de fabricación de la empresa a los productos ya los centros de costos, el costo facilitando análisis. La diferencia entre los costos reales y los costos estándar.
conversión de moneda La conversión de los saldos de cuenta-estados financieros expresados en una moneda a los saldos expresados en otra moneda.
permanentes sobre cada uno de los clientes de una empresa; datos maestros de clientes se almacenan en tablas de bases de datos centrales de SAP ERP. Los datos maestros son utilizados por muchos módulos de SAP ERP.
244
Glosario
gestión de relaciones con los clientes (CRM) Una colección de herramientas de software
su aplicación al poner en marcha un proceso de diagrama de flujo básico utilizando técnicas de simulación por ordenador de
que utilizan datos de sistema ERP de la compañía para mejorar las relaciones de la empresa con sus clientes. software de CRM permite a las siguientes actividades: clientes segmentación, marketing unoa-uno, la automatización de la fuerza de ventas (SFA), la gestión de ventas de la campaña, enciclopedias de marketing y centros de llamadas de automatización.
minería de datos El análisis estadístico y lógico de grandes conjuntos de datos de la transacción, en busca de patrones que pueden ayudar a la toma de decisiones y mejorar las ventas del cliente y servicio al cliente. La minería de datos se hace a menudo con datos en un almacén de datos.
almacén de datos Una base de datos, independiente de una base de datos operativa de la compañía, que contiene subconjuntos de datos desde el sistema ERP de la compañía. Los usuarios a analizar y manipular los datos en el almacén. Por lo tanto, de que no interfieran con el funcionamiento de la base de datos que se utiliza para registrar las operaciones de la empresa.
sistema de gestión de base de datos (DBMS) los La tecnología de base de datos que almacena los registros de una manera organizada y permite la fácil recuperación de los datos.
entrega En SAP, la liberación de los documentos de que una almacén utiliza para recoger, empaquetar y enviar los pedidos.
diagramas de flujo de despliegue (diagramas de flujo swimlane) Un método de diagramas de flujo en la que los miembros del equipo se representan en la parte superior, con cada paso del proceso alineado verticalmente bajo el empleado o equipo que trabaja en ella.
El desarrollo del sistema (DEV) En un sistema SAP paisaje, uno de los tres sistemas SAP separadas; DEV se utiliza para desarrollar parámetros de configuración del sistema mediante código ABAP.
costos directos Los costos de un producto acabado, tales como mano de obra o costos de materiales, que pueden estimarse con bastante precisión.
flujo de documentos El conjunto vinculado del documento números relacionados con una orden; una pista de auditoría.
profundizar En SAP, para ver los detalles detrás de una Resumen de la información haciendo doble clic en un elemento en pantalla.
modelado de procesos dinámicos Un método de la evaluación de cambios en el proceso antes de
cadena de proceso de eventos (EPC)
facilitar la evaluación de cambios en los procesos propuestos.
intercambio electrónico de datos (EDI) UN la transferencia de equipo a equipo de documentos estándar de negocio que permite a las empresas para manejar el proceso de compra electrónica, evitando los costes y los retrasos resultantes de los sistemas basados en papel.
gestión de información empresarial los funciones de negocios y tecnología que manejan la información como un activo corporativo.
Enterprise Resource Planning (ERP) UN sistema que ayuda a una empresa gestionar los procesos de negocio como el marketing, producción, compras y contabilidad de una manera integrada. ERP hace esto mediante el registro de todas las transacciones en una base de datos común que es utilizado por los sistemas de información en toda la empresa y proporcionando herramientas de gestión de informes compartidos.
registro de errores Un registro de las discrepancias que se producen durante una ejecución de nómina. Un modelo gráfico de una proceso de negocio que utiliza sólo dos símbolos: eventos
y funciones.
Extensible Business Reporting Language (XBRL) Un lenguaje basado en estándares para la comunicación electrónica de datos comerciales y financieras.
Extensible Markup Language (XML) Un lenguaje de programación de Internet que utiliza etiquetas que definen los datos contenidos en ellos.
contabilidad financiera procesos contables que lidiar con la documentación de las transacciones de una empresa que tienen un impacto en el estado financiero de la organización. Las transacciones documentadas constituyen la base de los estados financieros para fiestas y agencias externas.
Contabilidad financiera módulo (FI) Un módulo en el ERP de SAP que registra las transacciones en las cuentas del libro mayor y genera estados financieros para propósitos de información externa.
diagrama de flujo Cualquier representación gráfica de la el movimiento o flujo de artículos concretos o abstractos.
áreas funcionales de operación Un amplio categorización de las actividades de negocio, incluyendo marketing, ventas, producción y contabilidad.
Una evaluación de las disparidades entre la situación actual de una análisis de las organización y sus objetivos a largo deficiencias plazo.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) Un
Libro mayor El registro contable de primaria un
tiempo de espera
negocio.
conjunto de contabilidad internacional
normas.
modelado jerárquico La capacidad de flexibilidad describir un proceso de negocio en mayor o menor detalle dependiendo de la tarea en cuestión.
sistema legal
la gestión del capital humano (HCM) Otro plazo para los recursos humanos que se describen las tareas asociadas con la gestión de la fuerza laboral de una empresa.
tamaño de lote
Recursos Humanos (HR) Un área funcional de negocio que gestiona el reclutamiento, entrenamiento, evaluar y compensar a los empleados.
Recursos Humanos módulo (HR) Un módulo de SAP ERP que facilita el reclutamiento de empleados, la contratación, la formación y el procesamiento de nóminas y beneficios.
IFRS Ver Internacional de Información Financiera Normas.
estado de resultados Un estado financiero que muestra los ingresos de una empresa y los gastos y ganancias o pérdidas durante un periodo de tiempo; también llamado estado de ganancias y pérdidas (P & L).
costos indirectos artículos generales de costos que son difícil de asociar con un producto específico.
sistema de información (IS) La gente, procedimientos, software y equipos que almacenar, organizar y entregar velocidad de información. llenado inicial El porcentaje de un orden que el proveedor proporciona en el primer envío.
pedido inicial tiempo de espera El tiempo necesario para la proveedor para llenar una orden (utilizado en parámetros de gestión de la cadena de suministro).
sistema integrado de información Una información sistema que permite el intercambio de datos comunes en toda la organización. Los sistemas ERP son sistemas integrados porque todos los datos operativos se encuentran en una base de datos central, donde se puede acceder a los usuarios de una organización.
transacciones entre compañías Una transacción que
se produce entre una empresa y una de sus filiales.
registro MRP
Glosario
trabajo En SAP, una clasificación general de las tareas que se realizan rutinariamente juntos.
programación que determina el ritmo y la cantidad de 245 comunicados de producción y órdenes de compra para cumplir con un programa maestro de producción. Este proceso utiliza el
Lista de materiales, los datos del tamaño del lote, y el plomo material de veces.
métrica Las mediciones de rendimiento; discutido El tiempo total necesario para un proveedor para recibir y procesar un pedido, tomar el material fuera de stock, empaquetarlo, cargarlo en un camión, y entregarlo al fabricante. Un sistema de información más antigua y, a menudo anticuados.
estructura de los datos en un almacén de datos que permite relaciones en los datos para ser analizados rápidamente.
procesos contables que tienen que ver con la determinación de los costos y la rentabilidad de las actividades de una empresa.
Marketing y Ventas (M / S) El área funcional de negocios que es responsable del desarrollo de productos, la determinación de los precios, la promoción de productos a los clientes, tomar pedidos de los clientes, y la creación de las previsiones de ventas.
programa maestro de producción (MPS) los plan de producción para productos terminados.
Gestión de materiales (MM) Un módulo de SAP ERP que gestiona la adquisición de materias primas a proveedores (compras) y la posterior manipulación y almacenamiento de materias primas, productos en proceso y productos terminados.
de
datos relativamente permanentes acerca de los materiales que se almacenan en tablas de bases de datos centrales de SAP ERP. Estos datos son utilizados por otros módulos de SAP ERP SD, MM, y.
metodología de producción-
ser comprado, instalado y funcionar por separado, sino que todas las extraer datos de la base de datos común.
cubos de datos multidimensionales La
contabilidad de gestión
requerimientos de materiales (MRP) UN
módulos Los programas individuales que pueden
La forma habitual de mostrar a los requisitos materiales de planificación del proceso (MRP) en el papel.
El proceso de determinación de compra y órdenes de producción cantidades.
datos maestro materiales
en este libro en relación con los efectos de los esfuerzos de gestión de cadena de suministro.
G
losario
RM On-Demand
C
oftware de CRM y el ordenador
equipo que se encuentra con el proveedor de CRM en lugar de ser instalado en el local.
el desempeño puntual Una medida de la frecuencia con una proveedor cumpla acordados fechas de entrega (utilizados en parámetros de gestión de la cadena de suministro). arquitectura
abierta Un software que permite integración con software de terceros. SAP ERP es un ejemplo de software de arquitectura abierta. El término también se puede aplicar a los productos de hardware. la gestión del cambio organizacional (OCM)
246
La gestión de los aspectos del comportamiento humano del cambio organizacional.
g estructura organizativa En SAP, el método se a utiliza para definir las relaciones entre los grupos de s organización, tales como compañías, las plantas, los lugares de almacenamiento, divisiones de ventas y t canales de distribución. o s generales costo de las operaciones de una empresa, tales ya que los costes de los servicios públicos de fábrica, mano de obra general de la fábrica, la gestión de la fábrica, almacenamiento, seguros y otras actividades relacionadas con la fabricación. Los gastos generales se cálculo de la llama a menudo un costo indirecto de la nómina producción.
El proceso de determinación de las retribuciones de cada empleado.
persona En SAP, el individuo único que tiene una posición.
Mantenimiento módulo (PM) Un módulo de SAP ERP que permite la planificación de mantenimiento preventivo de maquinaria de la planta y la gestión de los recursos de mantenimiento, por lo que se reducen al mínimo las averías de equipos.
posición En SAP, un empleado individual asignación en una organización. Las tareas pueden ser asignados directamente a la posición, o mediante la asignación de puestos de trabajo a la posición.
fronteras de los procesos mapeo de procesos En el mapeo de procesos, una definición de las actividades que se incluirán en el proceso y lo que se considera parte del entorno. Un tipo de diagramas de flujo que representa gráficamente las actividades que ocurren dentro de un proceso de negocio existente.
modelo de proceso Cualquier representación abstracta de una proceso.
variante de costes del producto El procedimiento para el desarrollo de un análisis de
s
cación módulo de producción (PP)
Planifi
n módulo
en el ERP de SAP que mantiene la información de producción; producción y su programado, y las actividades de producción reales se registran.
Sistema de producción (PROD) En un sistema SAP paisaje, uno de los tres sistemas SAP separadas; el sistema real que la empresa utiliza para ejecutar sus procesos de negocio. pér didas y ganancias (P & L) declaración er ingreso d
eclaración.
S Un módulo de SAP ERP que permite la planificación y el control de los nuevos proyectos de I + D de marketing, construcción y. Este módulo permite que los costes se recogerán en contra de un presupuesto del proyecto, y se puede utilizar para gestionar la implementación de ERP en sí. istema proyecto de módulo (PS)
coste del producto; muchas variantes pueden ser creadas para diferentes requisitos de planificación.
calificación Una habilidad o capacidad asociada con una empleado específico.
Aseguramiento de la calidad del sistema (QAS) En un SAP infraestructura de sistemas, uno de los tres sistemas SAP separadas; el sistema en el que se realiza la prueba.
Gestión de la Calidad del módulo (QM) Un módulo en el ERP de SAP que ayuda a las compañías a planificar y actividades de control de calidad de grabación, tales como inspecciones y certificaciones de productos materiales.
R / 3 El primer sistema integrado de información lanzado por el alemán SAP proveedor de software en 1992; ahora llamado SAP ERP. Este sistema ERP contiene los siguientes módulos principales, que pueden ser implementadas como un grupo o de forma selectiva: Ventas y Distribución (SD), Gestión de materiales (MM), planificación de la producción (PP), gestión de calidad (QM), Mantenimiento (PM), Recursos humanos (HR), Gestión financiera (FI), Controlling (CO), Gestión de activos (AM), Sistema de proyectos (PS), y el flujo de trabajo (WF).
identificación por radiofrecuencia (RFID) UN tecnología de seguimiento que utiliza un pequeño dispositivo de paquete, o una etiqueta, que incluye un microprocesador y una antena que se puede conectar a los productos. La ubicación de un artículo con una etiqueta de RFID puede ser determinada usando un lector de RFID, que emite ondas de radio y recibe señales de vuelta de la etiqueta.
datos en bruto Los datos sobre las ventas, fabricación, y otra operaciones que no han sido analizados o manipulados para su presentación.
elemento de la remuneración Parte de un empleado de pagar, tales como el salario base, bonos, gratificaciones, horas extras, pago por enfermedad, vacaciones y tolerancias El empleado ha ganado durante el período de pago.
fabricación repetitiva Una de fabricación ambiente en el que las líneas de producción se conmutan de un producto a otro producto similar.
Glosario costos estándar
RFID Ver identificación de frecuencia de radio.
El costo esperado de la fabricación de un producto durante un periodo particular. costos estándar para un producto son establecidos por (1) el estudio de los patrones históricos de costos (directos e indirectos) en una empresa y (2) teniendo en cuenta los efectos de los cambios actuales de fabricación.
planificación global Un término común
deducción reglamentaria y voluntaria Un
en fabricación para la planificación agregada.
cheque de pago retención, tales como los impuestos (federales, estatales, locales, de Seguridad Social y Medicare), préstamos de la empresa, y las contribuciones beneficiar.
requisito Una habilidad o capacidad asociada con una posición.
retorno de la inversión (ROI) Una evaluación de una el valor del proyecto calcula dividiendo el valor de los beneficios del proyecto por el costo del proyecto.
pronóstico de ventas Una estimación del futuro producto la demanda, que es la cantidad de un producto a los clientes va a querer comprar.
Ventas y distribución de módulos (SD) Un módulo en el ERP de SAP que registra los pedidos de ventas y entregas programadas.
stock de seguridad materia prima adicional y embalaje mantenerse a disposición para ayudar a evitar la falta de existencias.
Agotar Un déficit de fabricación que se produce cuando las materias primas o los envases se agoten.
plan de sucesión Delineando la estrategia para la sustitución de los empleados clave cuando salen de la empresa.
cadena de suministro Todas las actividades que
versiones eran conocidos como R / 3 y mySAP ERP.
se producen entre el crecimiento o la extracción de materias primas y la aparición de productos terminados en el estante de la tienda.
escalabilidad Una característica de una información
Supply Chain Management (SCM) UN área
sistema que indica la capacidad del sistema se puede ampliar mediante la adición de servidores a la red, en lugar de sustituir todo el sistema. La escalabilidad es una característica de las redes cliente-servidor, pero por lo general no de los sistemas basados en mainframe.
funcional que incluye el desarrollo de los planes de producción, ordenar y recibir materias primas, productos de fabricación, mantenimiento de las instalaciones, y los productos de envío.
la corrupción del alcance La expansión no
diagramas de flujo.
planificada de un metas y objetivos del proyecto, lo que provoca que el proyecto siga con el tiempo y por encima del presupuesto, así como el aumento del riesgo de una implementación sin éxito.
tarea En SAP, una responsabilidad asignada
SAP ERP software ERP producido por SAP; anterior
arquitectura orientada al servicio (SOA) Software que permite a los sistemas de intercambio de datos sin enlaces de software complicado, también llamados servicios web.
lista corta Los mejores candidatos para una posición, cada uno de los cuales serán entrevistados.
silo Un sistema de información no integrada configuración en la que las áreas funcionales de negocios individuales tienen cada uno su propio hardware, software y métodos de procesamiento de datos e información.
diagramas de flujo swimlane Ver despliegue
relacionada con una trabajo especifico.
grupo de tolerancia Una gama que define los límites en las transacciones que un empleado puede procesar.
directorio de transporte En un entorno de sistemas SAP, una ubicación de archivo de datos especial en el servidor que almacena DEV cambios en el entorno del sistema.
US GAAP (Principios Contables Generalmente Aceptados) El estándar actual para la presentación de informes estados financieros en los Estados Unidos.
valor añadido Un aumento en un producto o de el valor del servicio, desde la perspectiva del cliente.
software como servicio (SaaS) A la entrega de
análisis de valor Un análisis de cada actividad en
software modelo en el que un producto de software es presentado por una empresa en sus servidores y se accede por los clientes a través de un navegador Web.
una procedimiento para determinar el valor de la actividad se suma al producto o servicio.
módulos de software Ver módulos.
integración vertical La medida en que una compañía produce los componentes y conjuntos utilizados en los productos que fabrica.
servicios web Una combinación de herramientas de software que permite a varios programas dentro de una organización para comunicarse con otras aplicaciones.
248
Glosario
información, apuntes y documentos, así como enlaces directos a las transacciones comerciales.
Workflow módulo (WF) Un módulo de SAP ERP
herramientas de flujo de trabajo Los programas
que se puede utilizar para automatizar cualquiera de las actividades en el ERP de SAP. Se puede realizar un análisis de flujo de trabajo y los empleados a continuación rápidas (por correo electrónico) si tienen que tomar medidas.
de software que automatizan la ejecución de un proceso de negocio.
tareas de flujo de trabajo Dentro del flujo de trabajo de SAP ERP módulo, mensajes de correo electrónico que puede incluir básica
XBRL Ver Extensible Business Reporting Idioma.
XML Ver Extensible Markup Language.
ÍNDICE facturación, 57
UN AACSB (Asociación de Advance Collegiate Schools of Business), 3 ABAP (Advanced Business Application Programming), 38, 39, 205
ausentismo, 179 Accenture Consulting, 224 contabilidad. Ver módulo también A / F (Contabilidad y Finanzas) gestión, 121 problemas, 81-82 los datos de producción para, 107-108 ventas y, 55, 65-66 Descripción general de sistemas, 117-158 cuentas entrada pagar, 122 cuentas por cobrar entrada, 122 costeo basado en actividades, 132, 133 módulo A / F (Contabilidad y Finanzas), 2-3, 7, 8, 12-13. Ver también la contabilidad Aiken, Howard H., 41-42 AM (Asset Management) Módulo, 30, 122 Amazonas, 11, 226 Sangre Centros de Estados Unidos, el 92 American Apparel, 217, 218 Y conector, 191 Anderson, Arthur, 26 APO (Advanced Planner and Optimizer) módulo, 69-71 Apple Computer, 42 aplicaciones, 225. Ver también la computación móvil; archivos de software, 143, 144 ARIS (Arquitectura del Sistema Integrado de Información) plataforma, 189 Arthur Andersen, 139, 140, 141 ASAP (SAP acelerado), 34-35 ATP capacidades (disponibles para promesa), 57, 70-71 Au Bon Pain (empresa), 42 pistas de auditoría, 63
segundo balances, 118 aplicación de bambú, 225 ancho de banda, 231 Barnes, Kevin, 176 Baxter, J. Clifford, 141 BI (Inteligencia de Negocios) se describe, 219 visión general, 215-241 En tiempo real, 223 herramientas, 135
blogs, 73 bancos de sangre, 93-94 BOM (lista de materiales), 97, 98, fase Blueprint 131 negocios, 206, 207, 209 funciones de negocios descrito, 2 visión general, 1-17 muestra, 4 Procesos de negocios). Ver también procesos descritos, 1 áreas funcionales y, 2-6 visión general, 1-17 muestra, 3-3 empresas muy pequeñas y, 6-8 módulo BW, 35, 69, 70, 84, 139
do Cadbury, 34 llamar a la automatización del centro, 68 la capacidad, el uso del término, 80 Cash, Jim, tiempo de ciclo 176efectivo a efectivo, 112 Gatos (Hojas Cruz tiempo de aplicación), 173 CFRA (Ley de Derechos de Familia de California), 179, 206-210 gestión de cambios CIA (Agencia Central de Inteligencia), 28 Ciesielski, Jack T., 143 CIO (Chief Information oficiales), 176-177, 222, 233-234, 236 computing, 22, 26-27, 28 cloud computing, 163-164, 215-241 cliente-servidor se describe, 226 Sistemas Plex y, 232-233 visión general, 226-228 CO (Controlling) módulo, 30, 31, 88, 122 Columbia Escuela de Derecho, 143 Comstock, Ross, 209 técnica de condiciones, 64, 65 Congreso (Estados Unidos), 141 consultores, 35, 205 Módulo de Control, 173 de convergencia, 134135 costo (s) de CRM, de 72 años directa, 128 de los bienes manufacturados (COGM), 131 de los bienes vendidos (COGS), 131 indirecta, 128
la mano de obra, 80, 81-82 por unidad (CPU), 93 Estándar, 81 varianzas, 129
250
Índice verificaciones de crédito, 53 la gestión del crédito, 123-127 CRM (Customer Relationship Management). Ver también los clientes actividades, de núcleo, 67-68 beneficios de, 72-73 coste de, 72 describen, 67 Netweaver y, 227 bajo demanda, 67 información general, 66-73 SAP y, 35 la conversión de moneda, 134, 135 clientes). Ver también CRM (Customer Relationship Management) ciclo de desarrollo, 71 de datos maestros, 61 servicio, flujo de documentos para, 137-138
re Dannon, 38 datos Analytics, 167 archivar, 143-144 consolidación, de las filiales, 133-134 cubos, 220, 221-223 flujos, 136-137 minería, 70 prima, 7, 8 sincronización, 227-228 base de datos (s) administradores, 235 sistemas de gestión (DBMS), 22 servidores, 233 entrega, 57 Dell Computers, 34 Deloitte Consulting, 40, 225 gestión de la demanda, 84, 96-97 paso programación detallada, 84, 105-107 sistema de DEV (Desarrollo), 210 Diebold, 143 los costes directos, 128 proceso de desagregación, 93-95 canales de distribución, 60-61 documento de flujo, 63, 137-138 beneficios a las parejas, 177 Domino Pizza, 11 profundizar, 138 Drucker, Peter, 178 Duffield, David, 27 Dunn, Jeri, 41 modelado de procesos dinámicos, 198
mi E. & J. Gallo Winery, 176 terremotos, 209 EDI (intercambio electrónico de datos), 23, 110, 113 sistema de eDocs, 204 Ellison, Larry, 28
formación de los empleados, 205 Enron, 25, 139-142 gestión de información empresarial, la sostenibilidad ambiental 220, 113 EPC (cadena de eventos proceso) diagramas, 189, 190-196
ePedigree ley, 217 Epicor, 34 ERP (Enterprise Resource Planning). Ver también SAP ERP descrito, 1 la evolución de los sistemas de gestión de datos y, 14, 20-25 implementación, 203-210 las inversiones, los rendimientos esperados de, 39-40 impulso de la administración para adoptar, 23-25 raíces de fabricación, 22-23 y medianas empresas, 34-35 nuevas direcciones en 27 paquetes, cuando compren, 37 preguntas sobre, 36-42 significación / beneficios de 36-37, las empresas más pequeñas y, 34-35 proveedores y, 108-109 sistemas, desarrollo de 19-48, registros de error, 173 Excel (Microsoft), 135 Módulo Exchange Infrastructure, 228 OR exclusiva conector (XOR), 191, 192, 193 informes de gastos, 185-189 EZ-FLO International, 36
F Facebook, 73 familiar y médica, 177, 178-179 FASB (Financial Accounting Standards Board), 118 FDIC (Federal Deposit Insurance Corporation), 150 FedEx, 11, 38 FI (Contabilidad Financiera) módulo de, 30, 31, 35, 122. Véase también la contabilidad financiera Fase de preparación final, 206, 208 contabilidad financiera, 118, 147-150. Ver módulo también FI (Contabilidad Financiera) Fink, Ronald, 140 diagrama de flujo (s) implementación / swimlane, 188 se describe, 184, 185-186 símbolos, 185 FMLA, 177, 178-179 (Ley de Licencia Familiar y Médica) Ford, Henry, 110 Forrester Research, 229 Compañías Fortune 500, 33, 34, 203-204 FoxMeyer, 34 el fraude, los riesgos de, 32 Areas funcionales descrito, 2 sistemas de información, 8-14 visión general, 2-6 muy pequeñas empresas y, 68 Fusion Applications (Oracle), 28
GRAMO PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), 134, 135 análisis de las deficiencias, 184 Gartner Research, 41, 73, 136, 167, 222 Gates, Bill, de 42 años libro mayor, 122 General Motors, 24 GL Company, 135 Global Crossing, 141 ¡En vivo y soporte de fase, 206, 208 “Go Green” esfuerzos, 113 Gomersall, Nick, 135 Google Maps, 225 Grandes Llanuras, 34
MARIDO Haití, 209 Hall, George, 177 Hammer, Michael, de 25 años hardware evolución de, 21-22 Sistema R / 3 y, 26-27 Harmon, Melinda, 141 Harrington, H. James, 198 Harris (de la empresa), 225 Harvard Business Review, 37 La Universidad de Harvard, 176 HCM (gestión del capital humano), 159, 174-175 Hebert, Phil, 92 Héctor, Hans-Werner, 25 Hershey, 40 Hewlett-Packard, 42, 222 modelado jerárquico, 187, 188-189 proceso de contratación, 162-166 Home Depot, 40 Hopp, Dietmar, 25, 26 HR (Recursos Humanos), 13-14, 31, 38, 159181. Ver también los procesos de recursos humanos describen, 8 sistemas de información y, 9-10 visión general, 2-3 módulo, 30, 122, 168, 171-173, 175-176 procesos de recursos humanos HR. Ver también HR (Human
recursos) características avanzadas de 172-177, 160-166, con problemas
yo IASB (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad), 134 de IBM (International Business Machines), 25-27, 202, 222, 223 NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), 134, 135 cuentas de resultados. Ver pérdidas y ganancias (P & L) declaraciones costos indirectos, 128
Índice gestión del crédito industrial, 123-127 tasa de llenado inicial, 112 tiempo inicial para el plomo, 112 en memoria de computación, 220-223 sistemas integrados de información, 4, 56, 15, 135 transacciones entre compañías de Internet, a principios de importancia, 42 del navegador Internet Explorer (Microsoft), 42 proceso de entrevistas, 162-164 inventario. Ver también SCM (Supply Chain Administración); valores contabilidad y, 128-133 el sistema de costes, inexacta, 128-133 desagregación y, 93-95 sistemas de información y, 79-82 formularios de entrada de orden y, con 59 problemas, 80-81 proceso de producción y, 82-108 proceso de pedido de cliente y, 54 abastecimiento, 57 facturación, 55 iPad (Apple), 225 IRS (Servicio de Impuestos Internos), 118, 163 IS (sistema de información) descrito, 3 evolución de, 14, 20-25 área funcional, 8-14 integrado, 4, 5-6, 15 comercialización, 49-76 producción, 77-115 Israel, 34
J Japón, 111 JD Edwards, 27-28 trabajo, el uso del término, 169
K Kanter, Rosabeth Moss, 113 Keal, Donald A., 92 Kendal-Jackson, 38 campos clave, 59 Kmart, 37 Corea, 111 Kushar, Kent, 176
L costos de mano de obra, 80, 81-82 Lay, Ken, 141 políticas de despido, 11 plazos de entrega, 98, 99-101 sistemas heredados, 27, 32 licencias, 205, 234 Lockheed Martin Aeronáutica, 15 incentivos a largo plazo, 177-178 tamaño de lote, 98, 99-101
251
252
Índice
O METRO
ordenadores centrales, 26 hacer a la medida el enfoque, 78-79 make-to-Stock enfoque, 78, 79 informes de gestión, 136-139 contabilidad de gestión, 121 fabricación, 79-80, 105, 106, 110. Ver también la producción Marriott International, 176 márketing. Ver también M / S (marketing y ventas)
enciclopedias, 67 sistemas de información, 49-76 uno-a-uno, 67 planificación, 71-72 Marriott, 177 módulo de gestión de datos maestros, 227 datos maestro de materiales, 61 DPO (Dirección por objetivos), 178 Meijer Heart Center, 217 de memoria, 26, 27, 220-223 métricas, 112. Véase también las medidas de rendimiento Microsoft Corporation, 34, 222, 226 Microsoft Excel, 135 Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office 42, Microsoft Outlook 161, 202 Miles, Chris, 167 aplicaciones militares, 225 Miner, Bob, 28 MM (Gestión de Materiales) Módulo, 29, 122 informática móvil, 215-241 módulo de infraestructura móvil, 227 Montclair State University, 43 Ley de Moore, 21 MPS (programa maestro de producción), 95, 96-97 MRP (planificación de necesidades de material), 84, 97-105 describen, 23 lista, 101-105 registro, 99
M / S (marketing y ventas), 9, 12, 23. Véase también la comercialización problemas de comunicación y, 80 describen, 6 información general, 2-3, 6-7 cubos de datos multidimensionales, 220, 221-223 mySAP ERP. Ver SAP ERP
norte . Narodetsky v Cardone Industries, 179 NASDAQ, 228 desastres naturales, 209 evaluación de las necesidades, 176 Nestlé, 39, 41 Netscape, 42 plataforma NetWeaver (SAP), 31, 35, 209, 226-228 organizaciones sin fines de lucro, 209 Novartis, 165-166 NPV (valor presente neto), 235-236
Oates, Ed, 28 OCM (gestión del cambio organizacional), 206 Office (Microsoft), 161 Oliveri, Tim, 42 CRM on-demand, 67 el desempeño puntual, 112 arquitectura abierta, 27 toma de decisiones operativas, 123127 planificación de operaciones, 8895 O conector, 191, 192, 193 Oracle, 28, 36, 39, 43, 222 estructuras organizativas, 61 Expectativas (Microsoft), 202 gastos generales, 128 Owens Corning, 34
PAG pagos, 55, 57 módulo de nómina, 173, 178 PCAOB (Public Company Accounting Oversight Board), 142 Peerstone Research, 39 PeopleSoft, 27-28, 38, 40, 43 actuación evaluaciones, 176 medidas, 72-73, 112 del tiempo de funcionamiento, 112 persona, el uso del término, 169 Herramienta de planificación de costes de personal, 178 componente de Desarrollo de Personal, 175 Pfizer, 225 Plattner, Hasso, 25, 26 Plex Systems, 232-233 PM (Mantenimiento) módulo, 30 PO (orden de compra) números, 62, 100, 102 posición, uso del término, 170 PP (Planificación de la producción) del módulo, 29, 35, 131, 173. Véase también la producción la fijación de precios condiciones, 64-65 descuento, 64-65 proceso (s). Ver también los procesos de negocio límites, 186, 187 mejoras, 183-214 mapeo, 184, 187-189 modelos, 183, 184, 185 a 214 del sistema PROD (Producción), 210 de productos (s) variante de coste, 132 análisis de rentabilidad, 127-136 producción. Ver también PP (Planificación de la producción) los datos del módulo, que proporcionan, para la contabilidad, sistemas de información 107-108, 77-115 visión general, 78-82 proceso de planificación, 82108, 173 problemas, 80-82, 79-80 secuencias pérdidas y ganancias (P & L) declaraciones, 119, tiempo miembro del equipo de proyecto 120, 205
Preparación de Proyectos de fase, 206, 207 PS módulo (Sistema de proyectos), 30 de compra, 81-82, 84
Q sistema QAS (Quality Assurance), 210 QM (Quality Management) Módulo, 30 calificaciones, 175 aseguramiento de la calidad, 208
R datos en bruto, 7, 8 en tiempo real, el uso del término, 19 Fase de realización, 206, 208 políticas de recuerdo, 11 el mantenimiento de registros, inconsistente, 127-128 Ley de Recuperación y Reinversión, software 222-223 reclutador, 167 proceso de reclutamiento, 161-162 elementos de la remuneración, 173 fabricación repetitiva, 105, 106, 175 requisitos de los tiempos de respuesta, 231 RFID (dispositivos de identificación por radiofrecuencia), 41, 107, 113, 215, 216, 217-218 complejo de fabricación de River Rouge, 110 RMA (autorización de devolución de materiales), los números 55 Rodgers, Steve, 111 ROI (retorno de la inversión), 39, 40 RONA (rendimiento del activo neto), la planificación de 93 desbastada o redondeada, 88 RPSGB (Real Sociedad Farmacéutica de Gran Bretaña), 199
S SaaS (software-as-a-service), 34, 229, 230, 235237 stock de seguridad, 11, 86 Soluciones Sage comerciales, 34 ventas contabilidad y, integración de, 65-66 gestión de campañas, 67, 71-72 previsiones, 7, 82, 83-85 formularios de entrada de pedidos, 58-66 proceso de pedido, 49-76 pedidos, bloqueados, 126 planificación, 88-95 citas, 52-53 SAVIA. Ver también SAP ERP; módulos específicos Business All-in-One, 34, 36 ByDesign de negocios, 229-230 Business One, 34, 204 Almacén de negocios, herramienta 35 Business Workflow, el software CRM 200203, 68-71 CEE (Empresa Componente Central), 29, 58-64
Enterprise Portal, 227 formación de, 25-26 LIS herramienta (Sistema de Información Logística), 138
Índice herramienta de escritorio del gerente, 171 NetWeaver plataforma, 31, 35, 209, 226228 herramienta Plan de Organización y personal, 169 SIS herramienta (Sistema de información de ventas), 138 Solution Manager, 206-207 Sistema R / 3, 26, 27, 28, 34 Viajes OnDemand, 174 Flujo de trabajo del constructor, 201 SAP ERP. Ver también SAP contabilidad y, 122, 124-127 archivado y, 143-144 descrito, 28 flujo de documentos y, 137-138 características, 33-34 implementación, 31-33 visión general, 28-31 análisis costo del producto, 131-132 planificación de la producción y, 82-108 ventas y planificación de operaciones y, 88-95 pedidos estándar en, 58-64 autorizaciones de usuario, 145-146 Acta, 25, 141-150 Sarbanes-Oxley, 177178 escalabilidad, 22 SCM (Supply Chain Management), 8-12, 23, 29, 70 se describe, 8 sistemas de información y, 9, 77-115 visión general, 2-3 arrastramiento del alcance, 207 Scott, Lee, 113 SD (Ventas y distribución) de módulo, 29, 35, 5657, 84-85, 122 SDL (Laboratorios de desarrollo de software), 28 Sears, 40 SEC (Comisión de Valores), 118, 134, 139-141 seguridad, 231 SFA (automatización de la fuerza de ventas), 67 lista corta, 162 Siebel, 28 silos, 20 Skilling, Jeffrey, 141 Sloan, Alfred P., 24 SOA (arquitectura orientada a servicios), 226, 227 medios de comunicación social, 73 software. Ver también el software específico evolución de, 21-22 derechos de licencia, 205 módulos, 26 SoldierEyes, 225 SOP (ventas y operaciones de planificación), 83-84 hojas de cálculo, 135136, 236 costos estándar, 81 deducciones legales y voluntarias, 173 valores. Véase también el inventario proceso de desagregación y, 93-95 niveles objetivo, 88-89 desabastecimiento, 11 planificación de la sucesión, 175, 176-177 proveedores, 108-109 cadena de suministro, 109, 110-111. Ver también SCM (Supply Chain Management) sostenibilidad, 38, 113 Sybase, 224
253
254
Índice concepto de paisaje sistema, 210 Sistema R / 3 (SAP), 26, 27, 28, 34
T tarea, el uso del término, 169 Temkin Group, 11 pruebas, 208 Textron, 225 gestión del tiempo, 172-173, 177 grupos tolerancia, 32, 33, 146-147 TopManage sistemas financieros, 34 Toyota, 110, 111 formación, 234-335 gestión de viajes, 173-174 Tschira, Klaus, 25 Tumi, Inc., 15 Gorjeo, 73
T UAV (vehículo aéreo no tripulado), 225 UNIX, 27 UPS (United Parcel Service), 11, 176, 223 autorizaciones de usuario, 145-146 formación de usuarios, 234-335
Vázquez, Raul, 216 vendedores, eligiendo, 35 integración vertical, 110, 111
W Walmart, 37, 38, 113, 216 navegadores web, 42, 150 servicios web, 226 Welch Foods, 36 Wellenreuther, Claus, 25, 26 WF (Workflow) módulo, 31 Wi-Fi, 225 wikis, 73 Winfrey, Oprah, 109-110 WL Gore, de 40 años tareas de flujo de trabajo, 200 herramientas de flujo de trabajo, 200, 201-203 WorldCom, 141 Wozniak, Steve, de 42 años
X XBRL (Extensible Negocios Idioma del informe), 150 XML (Extensible Markup Language), 150
Y problema Y2K, 27, 203 YouTube, 73
V valor añadido, el uso del término, 197 análisis del valor, 197
