Evaluasi Kegiatan
Wisuda Angkatan ke-1
SMK Visi Media Indonesia
Tahun 2013/2014
KETUA PELAKSANA
Segala puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
kemampuan kepada kami untuk menyelesaikan serangkaian kegiatan wisuda
angkatan ke-1 tahun 2014.
Bertema The Creative Pioneers diharapkan mampu melahirkan generasi-
generasi pelopor yang kreatif. Sehingga kelulusan pertama mampu memberikan
dampak positif bagi peningkatan kreatifitas di bidang animasi dan
broadcasting.
Kegiatan wisuda dilaksanakan pada hari Jumat, 6 Juni 2014 dari pukul
13.30 sampai 16.00 WIB bertempat di Dreamligt World Media, Ungaran.
Rangkaian kegiatan tersebut bertujuan sebagai pelepasan peserta didik
serta pengucapan syukur atas kelulusan pertama yang di capai oleh SMK Visi
Media Indonesia.
1. Launching Panitia
Bulan April 2014 terbentuk kepanitiaan yang menjalankan prosesi wisuda
angkatan ke-1.
Terbentuknya kepanitiaan tersebut bertujuan untuk:
a. Merencanakan, mengelola, melaksanakan, memonitoring dan mengevaluasi
seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan khususnya Kegiatan
Prosesi Wisuda SMK Visi Media Indonesia
b. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan
suatu kegiatan
c. Mengelola materi kegiatan
d. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif dan kooperatif bagi
pelaksanaan kegiatan organisasi
e. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan
dengan kegiatan
f. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang
terlibat dalam kegiatan.
Susunan Panitia Pelaksanaan Wisuda
SMK Visi Media Indonesia
1. Penganggungjawab : Augustinah, S.Pd. M.Si
2. Ketua Panitia : Firdaus Azwar Ersyad, S.Sn
3. Sekretaris 1 : Sulistiyowati, S.Pd
4. Sekretaris 2 : Adisti Evandari
5. Bendahara : Andiek Padiyanto, A.md
6. Sie Acara : Sri Kristiana, S.Si
7. Sie Humas dan Publikasi 1 : Aditya Indra Wibawa, S.Pd
8. Sie Humas dan Publikasi 2 : Andika Dwi, S.Pd
9. Sie Perlengkapan dan dekorasi 1 : Hendri Listiawan, S.Sos
10. Sie Perlengkapan dan dekorasi 2 : Agus Nugroho, S.Pd
11. Sie Konsumsi 1 : Veny Nur Aini, S.Pd
12. Sie Konsumsi 2 : Irma Wati, S.Pd
13. Sie Dokumentasi dan transportasi : Taruna Budiono, S.I.Kom
14. Sie Dana dan Sponsorship 1 : Suci Wahyuningsih, S.Pdk
15. Sie Dana dan Sponsorship 2 : Putut Sanyata, A.Md
16. Sie keamanan dan parkir : Rokhmani dan Hery
17. Pembantu Umum : OSIS SMK VISI MEDIA
2. Rapat Kordinasi Seksi.
Koordinator setiap seksi akan mempermudah koordinasi kepanitiaan.
Kegiatan tersebut ditujukan untuk mengetahui perkembangan kinerja dan
strategi yang harus dijalankan.
Rapat kordinasi dengan semua panitia dilakukan 1 kali selebihnya
koordinasi di sela-sela hari kerja. Masalah yang muncul dapat diselesaikan
secara bersama-sama dan lebih mudah walaupun terdapat banyak kendala.
3. Rapat Besar Panitia
Rapat besar panitia dilaksanakan guna memberikan kesiapan dan
kematangan kepada semua panitia dalam pelaksaan wisuda. Mendekati
pelaksanaan wisuda rapat besar baru dapat terlaksana. Rapat besar tersebut
juga termasuk rapat final yang melibatkan pihak VMI dan DWM. Hal ini
sangat disayangkan karena kurang adanya komunikasi antara kedua belah pihak
sehingga persiapan yang seharusnya dapat dilakukan jauh-jauh hari menjadi
sangat mendesak sehingga berpengaruh besar terhadap pelaksanaan acara
wisuda. Progres setiap seksi disampaikan pada rapat besar panitia.
Permasalahan yang muncul menjadi tanggungjawab bersama untuk diselesaikan.
Dalam rapat besar terbentuk susunan kepanitiaan bersama antara VMI dan
DWM
Susunan Kepanitiaan Bersama
Wisuda SMK Visi Media Indonesia
Penganggungjawab : Augustinah, S.Pd. M.Si
Ketua Panitia : Firdaus Azwar Ersyad, S.Sn
Sekretaris 1 : Sulistiyowati, S.Pd
Sekretaris 2 : Adisti Evandari
Bendahara : Andiek Padiyanto, A.md
Sie Acara : Sri Kristiana, S.Si
Sie Humas dan Publikasi 1 : Aditya Indra Wibawa, S.Pd
Sie Humas dan Publikasi 2 : Andika Dwi, S.Pd
Sie Perlengkapan dan dekorasi 1 : Hendri Listiawan, S.Sos
Sie Perlengkapan dan dekorasi 2 : Agus Nugroho, S.Pd
Sie Konsumsi 1 : Veny Nur Aini, S.Pd
Sie Konsumsi 2 : Irma Wati, S.Pd
Sie Dokumentasi dan transportasi : Taruna Budiono, S.I.Kom
Sie Dana dan Sponsorship 1 : Suci Wahyuningsih, S.Pdk
Sie Dana dan Sponsorship 2 : Putut Sanyata, A.Md
Sie keamanan dan parkir : Rokhmani dan Hery (VMI); Karmin, Yono
(DWM)
Pembantu Umum : OSIS SMK VISI MEDIA
IT/Multimedia : Hendri Listiawan, S.Sos (VMI)
Noel (DWM)
Grafis/Animasi : Aditya Indra Wibawa, S.Pd (VMI)
Andre, Leo (DWM)
Setting panggung : Hendri Listiawan, S.Sos (VMI)
Yadi (DWM)
Audio visual : Aditya Sanjaya (DWM)
Penerima Tamu : Sulistiyowati, S.Pd (VMI)
PKL (DWM)
Logistik : Yayuk (DWM)
MC : Ester (DWM)
Musik : Yosie (DWM)
4. Koordinasi dengan yayasan
Kami melakukan kordinasi dengan yayasan terkait semua hal yang berkaitan
dengan wisuda. Adanya kordinasi dengan yayasan tentu akan lebih mengarahkan
acara prosesi wisuda.
SEKRETARIS
Tugas Sekretaris antara lain:
1. Membuat surat seperti: permohonan pembicara, moderator, permohonan
membuka acara, permohonan dana, permohonan kerjasama kepada instansi
tertentu, peminjaman gedung dan peralatan dan kegiatan kesekretariatan
yang relevan
2. Membuat SK kepanitiaan
3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
4. Menyiapkan sertifikat untuk panitia (jika diperlukan)
5. Membuat tanda kepanitiaan (jika diperlukan)
6. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
7. Membuat list kebutuhan dan anggaran
8. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
9. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Realisasi
Secara keseluruhan berjalan dengan lancar. Hanya saja ada beberapa kendala
diantaranya: permintaan surat dadakan yang terkadang membuat kami harus
berpikir lebih, permintaan list nama wisudawan beserta profil yang telah
disiapkan ternyata tidak jadi digunakan, permintaan nomor tempat duduk
wisudawan yang telah disiapkan ternyata tidak jadi terpakai, pembuatan
susunan acara untuk tamu undangan serta orang tua wisudawan yang sangat
mendadak sehingga hasil sangat tidak maksimal. Hal ini disebabkan tidak
adanya list kebutuhan yang diperlukan.
Harapan
Masalah komunikasi antar panitia dari VMI dan DWM diharapkan terjalin lebih
baik, sehingga tidak sering terjadi miskonsepsi antar kedua pihak. Dan
harapan ke depan dari setiap bidang sebaiknya membuat list surat atau data
yang sekiranya akan diperlukan dan mengajukan diajukan jauh-jauh hari,
sehingga hasil lebih maksimal lagi sehingga kendala serta masalah yang
fatal dapat diminimalkan.
Untuk undangan ke dinas pemerintahan, sebaiknya Bp. Eko Nugroho yang
mengundang.
BENDAHARA
Tugas bendahara antara lain:
a. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya
b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya
untuk menunjang pelaksanaan kegiatan, sesuai dengan kebijaksanaan dan
petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia
c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang
dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan
yang digariskan oleh ketua panitia
d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana
e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan
g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan
h. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Realisasi
Walaupun semua biaya dapat teratasi namun ada beberapa hal yang menjadi
kendala adalah kurangnya pengumpulan dana yang belum tuntas karena beberapa
wisudawan belum melakukan pembayaran. Sehingga dana yang akan diperlukan di
tutup dari dana lain.
Harapan
Keuangan perlu diclearkan dan acara wisuda untuk tahun ke depan
dimasukkan dalam program kerja kesiswaan, sehingga dapat dipastikan waktu
dan biayanya. Diharapkan masalah biaya wisuda disampaikan kepada orang tua
dari awal sehingga ada kepastian waktu dan kesiapan dari orang tua
wisudawan.
ACARA
Tugas Sie Acara antara lain:
a. Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat
waktu, acara, pengisian acara, perlengkapan dan tempat)
b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya
c. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan (ahli dalam
melatih paduan suara)
d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di
lapangan
e. Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada
divisi lain dan pihak-pihak yang terkait
f. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Susunan Acara Wisuda yaitu:
1. Tamu undangan dan orang tua wisudawan memasuki ruangan + ramah tamah
(snack)
2. Video intro memasuki acara
3. Prosesi wisudawan memasuki ruang prosesi menuju panggung. Pendamping
membawa Bendera Merah Putih dan bendera VMI
4. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
(Hadirin dan tamu undangan dimohon untuk berdiri)
5. Menyanyikan Lagu Hymne Guru
(Hadirin dan tamu undangan dimohon untuk duduk)
6. Sambutan Kepala Sekolah (Augustinah, S.Pd, M.Si)
7. Sambutan Perwakilan Orang Tua Wali Murid (
8. Testimoni Guru
9. Penyerahan piagam penghargaan
10. Sambutan perwakilan
Animasi Dwi Maftukhah
Broadcasting Levi
11. Puisi dalam Paduan Suara (I Have a Dream)
12. Sambutan Ketua Yayasan (Eko Nugroho, MBA)
13. Pemutaran Video karya selama 3 tahun
14. Prosesi Wisuda (Animasi dan Broadcast)
15. Janji Wisudawan (ditirukan oleh seluruh wisudawan)
16. Memindah Tassle (dipimpin oleh kepala Sekolah)
17. Doa Penutup (oleh Bapak Putut Sanyata, A.md.
18. Prosesi keluar
(wisudawan memberikan bunga ucapan terima kasih kepada orang tua di
luar ruangan wisuda)
19. Makan siang dan ramah tamah
Catatan : Dimohon menjaga kebersihan ruangan wisuda dan sekitarnya
Realisasi
a. Terdapat miskomunikasi dengan pihak DWM (Mbak Icha) sehingga menyebabkan
kelangsungan acara kurang maksimal
b. Terdapat wisudawan yang masih terlambat, sehingga menyebabkan persiapan
masuk ruang prosesi agak terkendala.
c. Bekerja sendirian, tidak ada yang membantu
d. Waktu latihan yang kurang, salah satu kendalanya adalah masalah panggung
yang belum selesai
e. Dalam acara ramah tamah tidak ada komunikasi yang baik antara guru dan
orang tua.
Harapan
a. Siswa harus tepat waktu karena keterlambatan membuat acara mengalami
kesalahan yang fatal
b. Gladi bersih dilakukan maksimal 5 hari sebelum pelaksanaan
c. Persiapan yang dilakukan lebih lama dan lebih matang
d. Untuk acara ditambahi sambutan dari Dinas Pendidikan dengan tujuan lebih
menghargai tamu undangan
e. Sie Acara jangan merangkap wali kelas XII supaya tidak mengalami
permasalahan. Karena disamping mengurus acara wisuda secara bersamaan
juga mengurus administrasi kelas XII seperti membuat dan mencetak rapor.
f. Gladi bersih jangan tertalu mepet dan perlu dimatangkan
g. Masukan dari Bp Eko Nugroho acara dibuat live di layar (di kanan-kiri
atau tengah)
HUMAS DAN PUBLIKASI
Tugas Humas dan Publikasi antara lain:
a. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (misalnya dalam bentuk
pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster, undangan sesuai
dengan kebutuhan kegiatan) menyebarkannya kepada pihak terkait.
b. Merancang serta mendesain katalog (album kenangan SMK)
c. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-
dokumen yang diperlukan dalam kegiatan (misalnya membantu merancang
desain sertifikat dan lainnya)
d. Membuat list kebutuhan dan anggaran
e. Berkoordinasi dengan sie terkait untuk kepentingan publikasi
f. Bertanggungjawab kepada ketua panitia
Realisasi
a. Kurang maksimal dalam pengolahan dan perancangan terutama logo sekolah.
Karena waktu mepet dan design diubah-ubah
b. Asumsi yang berbeda antara VMI dan DWM masalah logo
Harapan
a. Katalog untuk tahun depan dimulai dari kelas 1, supaya biaya tidak
terlalu besar maka untuk tampilan kelas X dan XI dibuat seminimal
mungkin
b. Dijalin komunikasi dan kerjasama yang lebih baik antara VMI dan DWM
PERLENGKAPAN DAN DEKORASI
Tugas
1. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang
dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan
koordinasi dengan bidang lain yang terkait yang membutuhkan
perlengkapan sarana (misalnya perlengkapan wisuda terkait dengan
plakat/souvenir/kenang-kenangan, toga, map ijazah dan kebutuhan
lainnya)
2. Mengadakan hubungan/kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/penyewaan
peralatan
3. Bertangguang jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian
peralatan perlengkapan kegiatan
4. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan
5. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia
6. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
Realisasi
Pelaksanaan tugas sie perlengkapan dalam kepanitian ini masih menemui
berbagai kendala. Kendala yang muncul adalah konsep panggung yang berubah-
ubah. Untuk perlengkapan yang diperlukan sekolah misalnya toga,
plakat/souvenir/kenang-kenangan, toga, map ijazah tidak ada masalah.
Kemudian secara teknis dalam penayangan slide show profil wisudawan sedikit
mengalami kendala teknis karena antara animasi dan broadcasting tidak sama
pembuatannya.
Harapan
a. Kedepannya lebih focus misalnya khusus konsep panggung diserahkan ke
DWM.
b. Pembuatan slide show dibuat sama
c. Harus ada keberanian dan langkah cepat dalam mengambil keputusan masalah
panggung.
\
DOKUMENTASI DAN TRANSPORTASI
Tugas:
1. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam
bentuk foto ataupun video
2. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan
3. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan
berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif
4. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
Realisasi kegiatan:
Pengerjaan tugas masing-masing sudah terlaksana dengan cukup baik.
Namun ada kendala saat acara berlangsung yaitu saat acara foto wisudawan +
masing-masing orang tua. Mungkin karena tidak ada arahan dan latihan yang
jelas kepada wisudawan dan siswa yang membantu dalam pengambilan foto,
sehingga tidak berjalan sesuai yang direncanakan (tidak berfoto bersama
orangtua tapi malah asyik foto-foto sendiri). Kedepannya untuk wisudawan
dan siswa yang membantu pengambilan foto lebih diarahkan dan diberi
pelatihan. Kemudian untuk video yang ditampilkan saat acara "hasil karya
anak 3 tahun" konsep tidak matang. Jadi antara acara dan dokumentasi yang
ditampilkan tidak konsep yang jelas.
Harapan
a. Harus ada keberanian dan tindakan yang cepat dan tepat dari VMI dalam
mengambil keputusan tentang gambar yang harus dicapai/diambil.
b. Adanya koordinasi yang baik dan matang dalam pengambilan foto
KONSUMSI
Tugas
a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya
b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta dan pengisi acara
c. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
d. Mengurus biaya konsumsi
e. Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
f. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Realisasi
Secara keseluruhan sudah baik karena berkecukupan. Namun terdapat
miskomunikasi antara sie konsumsi dengan para guru karena sebagain besar
guru terlewatkan mendapatkan snack. Kemudian saat ramah tamah, tamu
undangan, orang tua dan para guru kurang adanya jalinan yang kurang hangat
(saat makan orang tua dan guru tidak bersamaan). Kemudian ada beberapa
snack yang kurang tahan lama dan kurang pratice.
Harapan
Penyuguhan snack untuk tahun mendatang lebih pratice dan lebih tahan
lama, sehingga perlu perbaikan lagi. Pengadaan snack yang lebih practice
harus didukung pendanaan yang baik. Lebih memperhatikan dan teliti sehingga
tidak ada satupun yang terlewatkan, baik snack maupun makan besar.
SIE KEAMANAN
Tugas
a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan
dengan keamanan kegiatan
b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan
kegiatan
c. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan kegiatan
d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia
Realisasi
Secara keseluruhan keamanan dan pengadaan parker berlangsung dengan baik
Harapan
Ada komunikasi dan pengarahan yang lebih matang sebelum acara dilakukan.
Evaluasi untuk semua kepanitiaan yang terlibat
Secara keseluruhan acara berlangsung dengan baik, tapi ada beberapa yang
perlu diperbaiki antara lain:
a. Kurang bertanggung jawab terhadap tugas masing-masing
b. Kurang koordinasi antara panitia
c. Target harus jelas baik dari guru, kepanitiaan, siswa
d. Komunikasi yang kurang lancar dari pihak VMI dan DWM
e. Kepanitiaan inti dari VMI tapi lebih baik kepanitiannya merupakan
kepanitiaan bersama (VMI dan DWM) sehingga DWM diikut sertakan dari awal
f. Pertemuan final sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari
g. Kepanitiaan harus bekerja lebih aktif dan cepat
h. Catatan penting masalah persetujuan lebih baik dari Bp Eko secara
langsung. Jadi diharapkan lebih aktif dan jangan sungkan meminta bantuan
DWM
i. Sebenarnya tim sudah jelas dan ada tapi semua terlaksana sendiri-sendiri
j. Jangan bekerja sendiri-sendiri tapi lebih percaya rekan
k. Among tamu kurang maksimal karena saat tamu undangan meninggalkan
ruangan langsung pulang tanpa dipersilakan makan/ramah tamah. Jadi
pendampingan tamu undangan sangat penting
l. Pendampingan kepada orang tua wisudawan saat pulang kurang maksimal.
Diharapkan guru-guru lebih komunikatif dan lebih ramah terhadap orang
tua saat akan meninggalkan DWM
