Contoh Proposal Penawaran Tender IT
Tender Barang dan Jasa
Tender adalah istilah yang telah dikenal Iuas oleh umum, khususnya oleh para pengusaha di bidang perdagangan umum, jasa konstruksi, jasa konsultasi, dan lain-lain usaha dan jasa. Tender dilaksanakan melalui suatu sistim Pelelangan Umum atau Pelelangan Terbatas bagi para pengusaha yang telah memenuhi syarat-syarat dan standar kualifikasi yang ditentukan sebagai peserta Tender/Pelelangan.
Berikut ini diuraikan secara singkat contoh pelaksanaan suatu Tender untuk Barang dan Jasa.
Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu Tender Barang & Jasa adalah :
1. Pihak yang membutuhkan Barang dan Jasa;
2. Pihak peserta Tender yang menawarkan Barang dan Jasa.
Contoh :
PENGUMUMAN PELELANGAN UMUM
NO : Peng-01/PP5.KPK/X/2006
Panitia pengadaan Barang/Jasa Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), mengadakan Pelelangan Umum dengan metode Pascakualifikasi Sumber Dana Daftar Isian Pelaksanaan anggaran KPK tahun 2006, sebagai berikut :
Nama Pekerjaan
Perkiraan Nilai Pekerjaan
1.Jasa Pemindahan dan Setup Teknologi Informasi ke
kantor KPK Kuningan.
Rp. 310.000.000,
2. Pengadaan Printer
dan Scanner.
Rp. 528.000.000,
1. Pendaftaran Lelang :
a. Tanggal : 16 sd 31 oktober 2006
b. Waktu : 10.00 sd 5.00 WIB
c. Tempat : Sekretariat Panitia PengadaanBarang/Jasa 5 KPK Gedung KPK, Lt. 3 Ruang Setinda JI. Ir. H. Juanda No. 36 Jakarta Pusat.
d. Menunjukan Akte
Pendirian Perusahaan (asli) sesuai bidang specifikasinya dari SIUP.
e. Penyedia Barang/Jasa yang diwakilkan diwajibkan membawa Surat Kuasa yang dibubuhi materai Rp. 6000,- dari Pimpinan Perusahaan dan melampirkan Foto Copy SIUP.
f. Menyerahkan Bukti Pelunasan Pajak tahun terakhir.
2. Dokumen Lelang
Dokumen lelang dapat di download di website KPK. http://www.kpk.co.id dari mulai tanggal 16 Oktober 2006 atau apabila kesulitan dapat datang ke Panitia.
3. Aanwijzing akan dilaksanakan pada : Tgl 20 oktober 2006.
Contoh diatas adalah Pengumuman Pelelangan Umum yang dilakukan melalui media massa. Pengumuman Pelelangan itu dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa dari suatu instansi Pemerintah (KPK). Dari pengumuman itu terlihat bahwa instansi pemerintah tersebut telah membentuk suatu Panitia Pengadaan Barang dan Jasa yang khusus ditugaskan untuk melaksanakan tender. Perusahaan-perusahaan peserta Pelelangan/Tender harus memenuhi syarat-syarat kualifikasi sumber dana, perpajakan dan syarat-syarat administratif suatu badan usaha.
Dokumen Lelang/Tender dapat di download dari website instansi atau diambil di Panitia Tender. Aanwijzing yaitu penjelasan dari Panitia Tender sehubungan dengan Dokumen Lelang/Tender, Spesifikasi Barang dan Jasa yang di tenderkan, Rencana Kerja dan Syarat (RKS) Pengadaan Barang dan Jasa, bentuk Kontrak atau Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa, serta hal-hal lain sehubungan dengan pelaksanaan tender dimaksud. Setelah melalui tahap aanwijzing maka setiap badan usaha peserta tender akan mempersiapkan dan mengajukan Surat Penawaran atas Barang dan Jasa yang di tenderkan. Surat Penwaran dialamatkan langsung kepada Panitia Tender. Dilarang mengirimkan surat penawaran kepada orang perorang anggota panitia lelang atau pejabat Iainnya, terutama jika tender dilakukan oleh instansi pemerintah.
Surat Penawaran yang asli harus dibuat diatas Kepala Surat perusahaan, bertanggal, bermeterai cukup, dan di cap dan tandatangani oleh pimpinan perusahaan. Surat Penawaran beserta berkas lampirannya dimasukkan kedalam sampul tertutup. Panitia Tender pada saat menerima sampul tertutup yang berisikan surat penawaran dan lampiran berkasnya akan memberi surat tanda terima dimana di cantumkan nama perusahaan perserta tender, jam dan tanggal penerimaan. Catatan yang sama dibuat pada sampul Iuar Dokumen penawaran Tender.
Semua dokumen penawaran tender akan dimasukkan kedalam kotak penyimpanan yang dikunci dan disegel oleh panitia tender. Sesuai Dokumen Tender maka panitia Tender akan membuka kunci dan Segel kotak penyimpanan semua surat dan dokumen penawaran pada tanggal dan jam yang ditentukan. pembukaan kotak dokumen penawaran dilakukan dihadapan semua perusahaan peserta tender yang hadir sebagai saksi-saksi. Setelah pembukaan kotak maka panitia tender akan membuka semua sampul surat penwaran yang ada dalam kotak dan membacakannya satu persatu dihadapan saksi yang hadir. Dalam pembacaan ini mula-mula akan dipilih dan ditentukan surat penawaran yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis yang telah ditentukan dalam dokumen tender. Yang tidak memenuhi persyaratan tersebut akan ditolak sebagai peserta tender.
Surat penawaran tender yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis akan diterima oleh panitia tender sebagai peserta tender, dan akan mengikuti tahap-tahap pemilihan berikut untuk menentukan perusahaan pemenang tender. Tahap-tahap pemilihan berikut adalah penentuan dari penawaran barang dan jasa yang terbaik. Kemudian penentuan jaminan finansial peserta tender yang memenuhi persyaratan, pengalaman dan reputasi peserta tender dipertimbangkan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan. Peserta tender yang lolos dari tahap pemilihan tersebut diatas selanjutnya akan mengikuti pemilihan berdasarkan harga penawaran terbaik dan termurah untuk menentukan peserta pemenang tender. Setiap tahap pemilihan tersebut diatas masing-masing dicatat dan dibuat dalam suatu Berita Acara
Contoh Daftar Harga dan Spesifikasi Jasa
Jasa pemindahan dan Setup Teknologi Informasi ke kantor KPK Kuningan.
Yang dimaksud dengan pemindahan adalah pemindahan dan instalasi semua peralatan teknologi informasi (hardware) berupa unit computer, server, peralatan jaringan (network), dan lain-lain.
Setup Teknologi Informasi adalah instalasi/setup aplikasi untuk Local Area Network (LAN) pada peralatan teknologi informasi (hardware) dikantor KpK Kuningan. Termasuk pemasangan jaringan internet yang intergrated.
Aspek Jasa :
*Setting dan merakit Server yang akan menghubung dengan komputer dan peralatan lain.
*perakitan dan Installasi komputer Workstation.
*penempatan dan Installasi printer dan Scanner
* Setting Wireless LAN.
*Setting HUB atau Swicth yang mendukung F/0.
*penataan Kabel UTP.
*penataan Kabel Telepon
*Menghubung Conector RJ45 dan RJ11
*Setting VDSL Converter
*penempatan UpS untuk backup Server.
*penempatan Anti petir.
Perangkat Lunak (Software) :
*Installasi Windows Server 2003
*pembuatan Aplikasi khusus yang terintegrasi dengan Sistem.
*Perancangan Situs WEB khusus untuk Media perusahaan.
*Setup otomatisasi perkantoran Microsoft Office
Untuk membangun jaringan yang baik pada kantor KPK kuningan membutuhkan basis networking yang berbasis Microsoft Windows Server 2003, Windows 2000 Server maupun Workgroup berbasis Windows Xp atau Windows Vista ada beberapa hal penting dan merupakan kebutuhan wajib alias harus ada. Komponen-komponen yang dimaksud adalah hardware untuk membangun jaringan itu sendiri. Yang dimaksud hardware adalah perangkat keras yang meliputi beberapa komponen Komputer Server, Komputer Client, NIC, HUB, Switch, Kabel, dan lain-lain. KPK juga membutuhkan sebuah aplikasi khusus yang terintegrasi dengan jaringan dan tentu saja Internet, dalam pembuatan software bidang tersebut akan diserahkan oleh para programmer dari STARHOST. Software tersebut dibutuhkan untuk bisa melaksanakan sistem yang akan dijalankan nanti serta untuk memonitoring komputer dari kantor2 cabang lain.
Berikut ini akan diuraikian secara singkat keperluan minimal untuk membangun sebuah jaringan komputer :
Perangkat Keras
Untuk jaringan komputer atau LAN (Local Area Network) sederhana mengandung beberapa komponen atau perangkat keras yang sangat penting dan merupakan kebutuhan utamanya. Perangkat keras yang dimaksud antara lain adalah:
* Komputer yang akan digunakan sebagai Server
* Beberapa komputer untuk workstation
* NIC (Network Interface Card)
* Wireless LAN
* HUB atau Swicthy, yang mendukung F/O
* Swicth Wireless
* Kabel UTp
* Kabel Telepon
* Conector RJ45 dan RJ11
* VDSL Converter
* UPS jika diperlukan
Peralatan tersebut merupakan kebutuhan standar dan harus ada untuk sebuah jaringan. Kemudian apabila jaringan komputer di kantor KpK akan ditingkatkan atau lebih besar lagi harus ditambah beberapa hardware lain seperti :
* Repeater
* Bridge
* Router
* Gateway
Seperti telah dijelaskan di atas komponen jaringan, untuk jaringan di kantor KPK yang hanya melibatkan beberapa gedung perkantoran yang jaraknya antara 100 — 1000 Meter serta memiliki node sekitar 10 sampai 200 unit komputer. Dengan beberapa komponen tersebut sudah bisa membangun jaringan yang cukup bagus untuk menjalankan sistem komputer pada gedung KPK.
Untuk pembangunan jalur kabel telepon dan jaringan pada area perkantoran. Saat ini ada beberapa tipe dan jenis kabel yang digunakan untuk suatu jaringan. Kabel UTP (unshielded twisted pair), coaxial, dan fiber optik adalah yang populer dan banyak digunakan. Kabel yang paling umum dan mudah pemasangannya adalah kabel jenis Coaxial. Namun sesuai perkembangan HUB atau Concentrator penggunaan kabel ini pun mulai berkembang dan kabel UTp yang dipilih, karena selain harganya tidak terlalu mahal namun kemampuannya bisa diandalkan. Kabel jenis lain yang sempat populer awal tahun 1990-an adalah kabel coaxial. Kabel jenis ini hampir sama seperti kabel antena televisi. Kabel lain yang juga sangat populer adalah Fiber Optik (F/O). Kabel jenis ini sangat mahal harganya, tetapi kemampuannya mendukung kecepatan transfer data sangat tinggi. Kabel Twisted Pair Cable ini ada dua jenis yaitu shielded dan unshielded. Shielded adalah jenis kabel yang memiliki selubung pembungkus sedangkan unshielded tidak mempunyai selubung pembungkus. Untuk koneksinya kabel jenis ini menggunakan konektor RJ-11 atau RJ-45. Twisted-pair (dikenal jugasebagai 10 BaseT) cocok untuk jaringan kecil, sedang maupun besar yang membutuhkan fleksibilitas dan kapasitas untuk berkembang sesuai dengan pertumbuhan pemakai network. Jadi pola jaringan yang digunakan untuk membangun LAN pada kantor KPK adalah topologi STAR. Pada twisted-pair network, komputer disusun membentuk suatu pola star. Setiap PC memiliki satu kabel twisted-pair yang tersentral pada HUB.
Twisted-pair umumnya lebih reliable dibandingkan dengan thin coax karena HUB mempunyai kemampuan data error correction dan meningkatkan kecepatan transmisi. Bahkan dengan HUB ini bisa dirangkai menjadi suatu jaringan yang besar. Saat ini ada beberapa grade, atau kategori, dari kabel twisted-pair. Category 5 adalah yang paling reliable dan memiliki kompatibilitas yang tinggi, dan yang paling disarankan. Berjalan baik pada 10 Mbps network, dan Fast Ethernet. Anda dapat membeli kabel Category 5 yang telah dibuat, atau membuatnya sendiri. Kabel Category 5 dapat dibeli atau dibuat baik yang straight-through atau crossed. Suatu kabel Category 5 memiliki 8 kabel kecil yang masing-masing memiliki kode warna di dalamnya dari ujung ke ujung. Hanya kabel kecil 1, 2, 3, dan 6 yang digunakan oleh Ethernet network untuk komunikasi. Walaupun hanya 4 kabel yang akan digunakan, tetapi masing-masing 8 kabel semuanya terhubung ke jack. Kabel Straight-through digunakan untuk menghubungkan komputer ke HUB. Kabel Crossed digunakan untuk menghubungkan HUB ke HUB (ada beberapa pengecualian: beberapa jenis HUB memiliki up-link port yang telah dicross secara internal, yang mana memungkinkan Anda melakukan uplink HUB dengan suatu straight cable sebagai gantinya). Pada suatu kabel straight-through, kabel 1, 2, 3, dan 6 pada satu ujung juga di kabel 1, 2, 3, dan 6 pada ujung lainnya. pada suatu kabel crossed, urutan dari kabel diubah dari ujung yang satu ke ujung lainnya: kabel 1 menjadi 3, dan 2 menjadi 6. Untuk pemasangan pada gedung kantor KpK akan dikirimkan para teknisi dari PT. STARHOST yang mengerti installasi dan setup jaringan karena harus menyesuaikan dengan peralatan2 komputer dan sistem yang lama yang telah dimiliki oleh KPK sebelumnya, jadi jasa para teknisi membutuhkan analisa dan kerjasama oleh pihak KPK sebelumnya.
Contoh Penawaran Jasa Pemindahan & Setup Software
Jasa
Keterangan
Harga
Total (Bp)
Biaya Pemindahan Peralatan
Instalasi Peralatan
Setup Paket Software
Dipindahkan ke kantor Kuningan
Installasi sesuai layout Dokumen Tender
Otomatisasi Perkantoran
Lumpsum
Lumpsum
Lumpsum
75,000,000
115,000,000
45,000,000
Pembuatan Aplikasi dan WEB
yang terintegrasi.
Perangkat lunak khusus untuk kantor
kuningan.
Lumpsum
62,000,000
Jumlah Biaya Jasa
297,000,000
Contoh Daftar Harga dan Spesifikasi Barang
Jenis peralatan
Nama Barang
Jumlah
Harga
Total
Printer Laser
HP Color LaserJet
4700dtn
10 ,
42,000,000
420,000,000
Printer Deskjet
HP Deskjet D730
30
910,000
27,300,000
Scanner
CANON CanoScan 8800E
20
2,250,000
45,000,000
Jumlah Biaya Peralatan
492,300,000
Isi Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa
Jika peserta tender lulus dan menjadi pemenang tender berdasarkan penilaian panitia tender atas penawaran yang diaj akan maka peserta pemenang tersebut akan diumumkan oleh panitia tender. pada waktu yang ditentukan akan dibuat Surat Perjanjian pengadaan Barang dan Jasa yang berisikan pasal-pasal yang menentukan Hak dan Kewajiban kedua belah pihak. Kedua belah pihak dimaksud adalah instansi yang memerlukan pengadaan jasa dan barang yang ditawarkan oleh pemenang tender dan pihak Iainnya adalah perusahaan pemenang tender yang akan melaksanakan pengadaan barang dan jasa.
Pasal-pasal yang lazim ada dalam suatu Surat Perjanjian adalah :
a) Identitas pihak-pihak yang membuat dan menandatangani Surat Perjanjian;
b) Maksud dan Tujuan dari perjanjian;
c) Syarat-syarat pelaksanaan dari pekerjaan (pengadaan);
d) Jadwal pelaksanaan sampai waktu perampungan pekerjaan (pengadaan);
e) Nilai atau Harga dari pelaksanaan pekerjaan (pengadaan) sesuai penawaran yang disepakati;
f) Sistim dan tahap pembayaran harga dari barang dan jasa;
g) Jaminan timbal-balik dari pihak-pihak yang membuat perjanjian demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan yang disepakati;
h) Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang membuat perjanjian;
i) Cara penyelesaian sesuatu perselisihan sehubungan dengan pelaksanaan perjanjian;
j) Ketentuan-ketentuan dalam hal terjadinya Keadaan Memaksa (Force Majeure);
k) Syarat dan ketentuan pemutusan perjanjian;
I) Tempat kedudukan (domisili) hukum akibat pelaksanaan perjanjian.
