Control organizacional Control de Gestión Instituto IACC Lunes 03 de diciembre 2018
Desarrollo
Elabore una tabla comparativa de los controles contable, financiero y presupuestario. ITEM II:
La empresa Los Rojos LTDA., le solicita a usted como asesor contable que les proporcione información detallada acerca de los controles de gestión financiero, contable y presupuestario, esto debido a que piensan prontamente implementarlo en su gestión diaria. Además de esto le piden que pueda elaborar un control organizacional integral básico para la empresa, para ver su posibilidad de implementación. Se pide:
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Elabore una tabla comparativa de los controles contable, financiero y presupuestario. CONTROL
CONTABLE
¿QUE ES?
Es el estudio y análisis de los resultados económicos de una empresa, los cuales deben ir en concordancia con los objetivos, planes y programas de la organización, tanto a corto como en el mediano y largo plazo.
Verificar que lo planificado respecto al ámbito financiero está de acuerdo a lo mostrado actualmente. Detectar errores financieros.
OBJETIVOS
Detectar oportunidades de mejoras financieras. Elaborar medidas preventivas para el buen funcionamiento del área financiera. Tomar medidas respecto a áreas que se vean afectadas o estén afectando financieramente.
VENTAJAS
Presentar una rápida visualización de la estructura del negocio
FINANCIERO
Es un instrumento de diagnóstico que sirve para detectar y comunicar a otros departamentos de la empresa errores desajustes o desviaciones del plan económico general y, a partir de ese punto, tomar las medidas correctoras pertinente
DESVENTAJAS
Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones
Es un conjunto de procedimientos y recursos que, usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa
Diagnosticar problemas Tomar medidas correctivas Adoptar medidas preventivas Comunicar Motivar
Permite realizar el relevamiento de información siguiendo una secuencia lógica Facilita visualizar en conjunto el proceso de una transacción. Permite detectar deficiencias y tareas du licadas fácilmente
Pérdida de tiempo cuando no está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del contador publico
PRESUPUESTARIO
Se requiere conocimientos solidos de control interno y flujo diagramación
Obtener los resultados de las operaciones periódicas Planificar los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Revisar los manejos de ingresos y egresos de la empresa Coordinar y relacionar las actividades de la organización
Permite una mejor planeación de las operaciones Las utilidades están en función de las ventas Permite la combinación óptima de precios y volumen de operaciones de los productos para una mayor utilidad
La separación de los costos fijos o variables no exacta El estado de resultado, no refleja la perdida ocasionada por la capacidad de fábrica no utilizada
INFORME EMPRESA LOS ROJOS LTDA
Los instrumentos para el Control de Gestión son herramientas que permiten reflejar las estrategias de la empresa, medir el desempeño operacional de las organizaciones, mantener el control sobre los objetivos empresariales e ir implementando mejoras continuas de acuerdo a los análisis que realice el control de gestión a partir de estas herramientas. El control organizacional es un proceso mediante el cual se garantiza que el desempeño, las actividades y los comportamientos se ajusten a los objetivos de la organización.
Dentro del control organizacional existen tres tipos de controles que son la base para cualquier control existente en las organizaciones y que constituyen el origen de los mismos estos son:
Control preventivo: son controles que tienen por objeto minimizar el riesgo de que suceda un hecho no deseado, a fin de evitar la aplicación de medidas correctivas cuando el hecho ya está dado. Es decir, se anticipa a los problemas.
Ejemplo: realizar un presupuesto financiero mensual, a fin de evitar tener problemas financieros futuros.
Control concurrente: este tipo de control corrige una situación no deseada en el momento en que es detectada. Es decir, corrige problemas cuando se presentan.
Ejemplo: una persona está digitando una factura de ventas en el sistema contable e ingresa un R.U.T. que no es válido, el sistema arroja una ventana inmediata acusando el error para ser corregido, no permitiendo que haga este ingreso incorrecto.
Control correctivo: son controles que corrigen o minimizan una situación no deseada, logrando que la situación vuelva a la normalidad según la planificación de la empresa. Es decir, corrige problemas cuando ya han ocurrido.
Ejemplo: se perdieron datos del sistema de contabilidad, al parecer fueron borrados. El control que se ejercerá será crear un sistema de claves restringidas para todo usuario del sistema.
Etapas del control correctivo:
A partir de estos tipos de controles, se crean distintos mecanismos encargados de prevenir, detectar y corregir situaciones no deseadas por las organiz aciones. Estos son: • Control financiero-contable • Control presupuestario • Control operacional
CONTROL FINANCIERO
El control financiero puede entenderse como el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa, enfocados desde distintas perspectivas y momentos, comparados con los objetivos, planes y programas empresariales, tanto a corto como en el mediano y largo plazo. Dichos análisis requieren de unos procesos de control y ajustes para comprobar y garantizar que se están siguiendo los planes de negocio. De esta forma, será posible modificarlos de la forma correcta en caso de desviaciones, irregularidades o cambios imprevistos.
Objetivos y utilidades Comprobar que todo va en la línea correcta: en ocasiones, el control financiero únicamente sirve para comprobar que todo funciona bien y se están cumpliendo, sin alteraciones considerables, las líneas marcadas y los objetivos propuestos a nivel financiero, de ventas, ganancias, superávit, etc. De esta forma, la empresa gana en seguridad y confianza, afianzándose su patrón de funcionamiento y las decisiones que se estén tomando.
Detectar errores o áreas de mejora: un desajuste en las finanzas de la empresa puede poner en peligro los propósitos generales de la organización, perder ventaja frente a la competencia y, en ciertos casos, incluso verse comprometida su propia supervivencia. Por eso es importante detectarlos a tiempo.
También se pueden identificar diversas áreas y circuitos, que, sin estar incurriendo en fallos o desviaciones graves, son susceptibles de mejorarse por el bien general de la empresa.
Otras utilidades: el control financiero sirve también para:
Poner en marcha medidas de prevención. En ocasiones, el diagnóstico precoz de determinados problemas detectados por el control financiero hace innecesaria las acciones correctoras, sustituyéndose por medidas únicamente de prevención.
Comunicar y motivar a los empleados. El conocimiento exacto de la situación de la empresa, con sus problemas, errores y aspectos que se están ejecutando correctamente, propicia una mejor comunicación de los empleados, así como la motivación de los mismos para que sigan en la línea correcta o mejoren los aspectos necesarios.
Actuar sobre las áreas que lo precisan. Un diagnóstico de la situación de poco serviría si no se realizan actuaciones concretas que permitan reconducir una situación negativa, gracias a la información concreta y detallada proporcionada por el control financiero.
Estrategias de implementación
El control financiero debe diseñarse en función de unas estrategias muy bien definidas para que los administradores de las empresas sean capaces de:
Detectar desviaciones en los presupuestos, balances y otros aspectos finan cieros. Establecer diferentes escenarios operativos que pongan a prueba la rentabilidad, el volumen de ventas y otros parámetros.
Aunque existen muchos tipos y metodologías distintas, se pueden distinguir una serie de pasos muy comunes en la gran mayoría de estrategias de implementación de control financiero.
Paso 1. Análisis de la situación inicial
El primer paso consiste en realizar un exhaustivo, fiable y detallado análisis de la situación de la empresa en varias áreas: tesorería, rentabilidad, ventas, etc.
Paso 2. Elaboración de pronósticos y simulaciones En base a la situación inicial previamente analizada y el establecimiento de una serie de pa rámetros o indicadores, se pueden elaborar una serie de pronósticos y simulaciones de diferentes contextos y escenarios. Estas acciones de simulación resultan de inestimable ayuda a la hora de tomar las decisiones adecuadas en aspectos cruciales como: inversiones, rentabilidad, cambios de sistemas de producción, etc.
Paso 3. Detección de las desviaciones de los estados financieros básicos Los estados financieros básicos son los documentos que debe crear la empresa al preparar el ejercicio contable. Aunque existen más, estos son los tres de mayor importancia: balance general, estado de resultados (o de ganancias y pérdidas) y flujo de efectivo. Estos análisis y pruebas en distintos entornos es una parte fundamental del control financiero, pues permiten detectar a tiempo problemas, errores y desviaciones sobre la situación idónea o los objetivos iniciales.
Paso 4. Corrección de las desviaciones Muy poca utilidad práctica tendría el control financiero si posteriormente no se toman las decisiones adecuadas en relación a las acciones correctivas a ejercer para conducir las cuentas de la empresa por la senda adecuada y prefijada en los objetivos generales de la organización.
Fuente: www.captio.net/blog/control-financiero-definicion-objetivos-utilidades-y-estrategias-deimplementacion.
CONTROL PRESUPUESTARIO
Corresponde al seguimiento y control de los ingresos y egresos que tiene una organización en un periodo de tiempo. La herramienta principal de este tipo de control es el presupuesto, que corresponde al conjunto de ingresos y gastos para toda actividad que se ejecute dentro de la empresa, previstos para un periodo de tiempo. Su expresión es netamente monetaria. Se elabora un presupuesto para planificar las actividades de la empresa para un periodo de tiempo, pero, en este caso, en términos estrictamente monetarios. Es un plan a futuro, que permite a las empresas, al final del periodo, efectuar un control comparando la planeación realizada con lo sucedido en la realidad. Los presupuestos deben ser flexibles debido a su naturaleza, ya que al ser una estimación están sujetos a sufrir desviaciones frente a la realidad, por ello, deben elaborarse considerando premisas del ejercicio. Estas premisas son realizadas en base a estudios, datos reales, acontecimientos históricos, etc. Los presupuestos, si bien son estimaciones, no deben alejarse de la realidad de la empresa.
El control presupuestario permite a las empresas:
Comparar los datos reales con los objetivos fijados: los presupuestos se elaboran en base a objetivos preestablecidos. El control presupuestario debe manifestar los resultados de una empresa para un periodo y compararlos con la planificación, detectando las desviaciones. • Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: las diferencias entre el presupuesto elaborado y lo sucedido durante el ejercicio, deben poder ser cuantificables y deben ser interpretadas analizando las causas y responsables.
• Adoptar las medidas correctoras oportunas: se deben aplicar medidas correctoras en caso de ocurrir desviaciones y, de esta manera, volver a encaminar a la organización según los objetivos planteados. • Seguimiento y control de la implantación de las medidas anteriores: se debe dar seguimiento a las medidas anteriores y analizar los resultados de su adopción, efectuando un control que retroalimentará a la organización.
A modo de ejemplo, se presenta un cuadro básico de cómo sería un control presupuestario:
Con esta información y el dato de la variación anual se elaboran informes, donde se muestran los objetivos de la organización, cuál fue la planificación presupuestaria y la explicación de las desviaciones ocurridas durante el año.
¿COMO O CUANDO EMPLEAR EL CONTROL PRESUPUESTARIO DENTRO DE LA EMPRESA? En los tiempos de crisis, se piensa ¿cuánto durara la crisis? Es ahí donde se deben hacer los cambios oportunos, mientras se decide cómo será el nuevo escenario la empresa tendrá que sobrevivir a un entorno cambiante e inestable, lo que hará muy compleja la toma de decisiones es en este caso cuando el “Control Presupuestario” adquiere una importancia vital y se hace imprescindible pues ayuda no solo a prever que pasara en los próximos meses en función de que vayan o no alcanzando los resultados previstos sino que permita ir adaptando las previsiones de los cambios que vayan sucediendo.
CLAVES DEL ÉXITO PARA LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO EFICAZ
El proceso presupuestario debe de saber abordar la incertidumbre y la falta de control.
Debe acertar en la coherencia de los objetivos y en sus posibilidades.
Debe determinar el modelo de análisis o sistema de información a utilizar.
Ayuda a desarrollar unas previsiones coherentes.
Debe ser un sistema fiable que analice las desviaciones producidas.
Prepara unos presupuestos integrados y adaptados a su organización.
Estimula la mejora en el proceso de elaboración del presupuesto.
Fuente: www.sistemacontrolgestion.com/Portals/1/Control_Presupuestario_LMuniz.pdf
Fuente: es.slideshare.net/gordillo2112/mapa-conceptual-del-control-presupuestario
CONTROL OPERACIONAL El control operacional es el que se aplica sobre la ejecución de las operaciones. Es un control más específico, porque se centra en las operaciones y tareas diarias. Es de corto plazo y las acciones correctivas sobre errores son casi inmediatas. En primera instancia, para poder realizar este control, la empresa debe tener certeza de todas sus actividades y tareas, teniendo un registro escrito de ellas. R especto de una actividad en particular es necesario saber: • ¿Cuál es el objetivo de esta actividad? • ¿Quién la realiza? • ¿Cómo debe realizarla? • ¿Cuánto tiempo ocupará? • ¿Cuál es el lugar donde la realiza? • ¿Quién la supervisa? • Otras interrogantes necesarias para completar un registro: implementos a utilizar, ropa e implementos de seguridad, firmas que autorizan, etc.
Fuente: www.diariodecadiz.es/provincia/control-interno-dentro-empresa_0_1135387125.html
Un ejemplo de control operacional puede ser una hoja de control de proceso en la que el supervisor chequea que lo establecido en esta hoja sea correcto.
Ejemplo hoja de control:
En este ejemplo se manifiesta el control que ejerce el supervisor sobre el proceso de cortes de plancha de madera, midiendo cantidad de cortes, el tiempo de trabajo y calculando las desviaciones. Existen más informes de control, los cuales se elabo ran en cada empresa según su rubro, sus procesos, sus tareas, cantidad de trabajadores, etc.
Al realizar una auditoría de cuentas, uno de los aspectos esenciales que hay que contemplar es la revisión del control interno de la entidad, concepto que es aplicable a cualquier tipo de organización, ya sea auditada o no, con independencia del tamaño de la misma. La importancia del control interno radica en que tiene un significado que no debe entenderse como sinónimo de vigilancia, inspección o supervisión, aunque estos elementos formen parte del mismo. Es bastante más. El control interno es "un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos".
El control financiero contable, presupuestario y operacional, funcionan paralelamente en las organizaciones, contribuyendo a cumplir los objetivos de la empresa con eficiencia y eficacia y minimizando los riesgos de errores significativos. Los tres forman un completo sistema de control que permite al control interno mantener un adecuado nivel de seguridad con la certeza de que los objetivos serán cumplidos dentro de lo estipulado. Contar con estos sistemas permite anticiparse a los hechos y poder corregir errores a tiempo, manteniendo la línea de consecución de objetivos de la organización.
Fuente: Guía IACC, semana5.
Bibliografía La información para realizar este trabajo la obtuve de las siguientes páginas: Fuente: Guía IAAC, SEMANA 5, Control de Gestión Fuente: www.captio.net/blog/control-financiero-definicion-objetivos-utilidades-y-estrategias-deimplementacion. Fuente: www.sistemacontrolgestion.com/Portals/1/Control_Presupuestario_LMuniz.pdf Fuente: www.diariodecadiz.es/provincia/control-interno-dentro-empresa_0_1135387125.html
