CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO AUDITORIA AUDIT ORIA I
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CONTROL INTERNO
UNIVERSIDAD SAN PEDRO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRA ADMINIST RATIV TIVAS AS AUDITORIA AUDI TORIA I
ESCUELA PROFESIONAL DE CONT CONTABILIDAD ABILIDAD Página | 1
CONTROL INTERNO
FACULT FACUL TAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ECONOMICA S Y ADMINIST ADMINISTRATIV RATIVAS AS
“Año de la Consolidación del Mar de Gra! ASIGNATURA" AUDITORIA I TEMA " CONTROL INTERNO DOCENTE" #ESICA LUIS MENAC$O CICLO" VIII % “A! INTEGRANTES" &o'adilla Gon(ales Rosali Carran(a Re'a(a Monica $idal)o Valladares Nora
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$idal)o Rodri)e( *aola del *ilar Torres Moreno +arina +ris,el
2016
INTRODUCCI-N En materia de control interno se emitió en 1992 el Informe COSO (Committee Of Sponsor Sponsoring ing Organi Organizat zatión iónss of the Tread Treadway way Commis Commissio sion! n! es denomi denominad nado o as"! as"! por#$ por#$e e se trat trata a de $n tra% tra%a& a&o o #$e #$e enco encome mend ndar aron' on' el Inst Institit$t $to o meri merica cano no de contadores )*%licos! la sociación mericana de Conta%ilidad! el Instit$to de $ditores Internos! el Instit$to de dministración y Conta%ilidad y el Instit$to de E&ec$ti+os ,inancierosEl contr control ol intern interno o ha care careci cido do d$ran d$rante te m$ch m$chos os a.os a.os de $n marc marco o refere referenc ncia iall com*n! generando e/pectati+as diferentes entre empresarios y profesionales- El control interno de%e garantizar la o%tención de información financiera correcta y seg$ra ya #$e 0sta es $n elemento f$ndamental en la marcha del negocio! p$es con %ase en ella se toman las decisiones y form$lan programas de acciones f$t$ras en las acti+idades del mismoe%e permitir tam%i0n el mane&o adec$ado de los %ienes %ienes!! f$nciones f$nciones e e información de $na empresa determinada! con el fin de generar $na indicación confia%le de s$ sit$ación y s$s operaciones en el mercado mercado-Es importante identificar los riesgos riesgos de de control interno! y la forma en #$e afectan al mismo- El riesgo riesgo de de a$ditor"a a$ditor"a p$ede p$ede ser considerado como $na com%inación entre la posi%ilidad posi%ilidad de la e/istencia e/istencia de errores significati significati+os +os o irreg$larida irreg$laridades des en los estados financieros y el hecho de #$e los mismos no sean desc$%iertos por medio de procedimientos de control del cliente cliente o del tra%a&o tra%a&o de de a$ditor"a- El riesgo de a$ditor"a est integrado as"' 3iesgo Inherente! 3iesgo de Control y 3iesgo de etección-
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4a e+al$ación del control interno consiste en hacer $na operación o%&eti+a del mismo- icha e+al$ación se hace a tra+0s de la interpretación interpretación de de los res$ltados de alg$nas pr$e%as pr$e%as efect$adas! efect$adas! las c$ales tienen por finalidad esta%lecer si se estn realiza realizando ndo correct correctame amente nte y aplica aplicando ndo los m0todo m0todos! s! pol"ticas y procedimien procedimientos tos esta esta%l %lec ecid idos os por por la dirección dirección de de la em empr pres esa a- El sig$ient ente informe contiene la in+estigación concerniente al Control Interno
INDICE Introd$cción5555555555555555555555 Introd$cción55555555555 55555555555555------5 555------5-)g-6 -)g-6 Control interno55555555555 interno55555555555555555555555555555---555--5-----555--5-----)g-7 -)g-7 8)or#$e y para #$e se controla-------------------------controla-------------------------------------------------------------------------------------------------------)g-7 ----)g-7 O%&eti+o5555555555555555555 O%&eti+o555555555 55555555555555--55555555--5555--5--)g-: -5--)g-: Caracter"sticas555555555555555555555 Caracter"sticas55555555555 555555555555555--)g-9 55555--)g-9
Componentes del Control Interno------------------------Interno-----------------------------------------------------------------------------------------------------)g-1; -----)g-1; Entorno de Control Interno-----------------------Interno---------------------------------------------------------------------------------------------------------)g-1 ----------)g-11 1 E+al$ación de 3iesgos-------------------------3iesgos---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------)g-12 -)g-12 cti+idades de Control--------------------Control----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------)g-1< -----)g-1< Información y Com$nicación-----------------------Com$nicación------------------------------------------------------------------------------------------------------)g-17 -------)g-17 S$per+isión-------------------------S$per+isión--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------)g-19 -----)g-19
4a estr$ct$ra de $na organización5555555555 or ganización555555555555555555)g-21 55555555)g-21 4os )rocesos de Creación de los Controles Internos------------------------Internos-------------------------------------)g------------)g-26 26 El personal del control interno5555555555 interno55555555555555555555 5555555555)g-2= )g-2= Sistema de re+isión de control y de las operación55555555555 operación55555555555-)g-2: -)g-2:
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Sistema protector de acti+os55555555555555555555--)g-29 Sistema de información *til y periódica555555555555555---)g-6< )rincipios del control interno55555555555555555555--)g-6< 3esponsa%ilidad del control interno55555555555555555--)g-6: >ecesidad e importancia del Control Interno5----------------------------------------------)g-6: T0cnicas del Control Interno---------------------------------------------------------------------------)g-6? 4imitaciones del Control Interno5555555555555555555)g-69 3iesgos del control interno555555555555555555555-)g-69
Sistema de control interno555555555555555555555--)g-=1 ise.o de Sistema de Control Interno------------------------------------------------------------)g-=2 Caracter"sticas de $n %$en Sistema de Control Interno---------------------------------)g-=2 Elementos de $n %$en sistema de Control Interno-----------------------------------------)g-=6 Implementación del sistema de control interno555555555555---)g-== 8@$0 nias y nagas se $tilizan en el control interno---------------------------------------)g-=7 E&emplo de c$estionario del control interno55555555555555-)g-=? Concl$sión-------------------------------------------------------------------------------------------------------)g-<= Alosario55555555555555555555555555555---)g-<<
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EL CONTROL INTERNO El control interno comprende de plan de organización con todos los m0todos y procedimientos #$e en forma coordinada se adoptan en $n negocio para la protección de s$s acti+os! la o%tención de información financiera correcta y seg$ra! la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a pol"ticas prescritas por la direcciónEl control interno es de importancia para la estr$ct$ra administrati+a conta%le de $na empresa- Esto aseg$ra #$e tanto son confia%les s$s estados conta%les! frente a los fra$des y eficiencia y eficacia operati+aEn s$ sentido ms amplio el Control interno comprende la estr$ct$ra! las pol"ticas! el plan de organización! el con&$nto de m0todos y procedimientos y las c$alidades del personal de la empresa #$e aseg$ren'
@$e los acti+os estn de%idamente protegidos@$e los registros conta%les sean fidedignos! as" como la +alidez de la información en general@$e la acti+idad se desarrolla eficazmente@$e se c$mplen las pol"ticas y directrices marcadas por la dirección-
.*or/e 0 1ara /e se con,rola2 Es necesario implantar $n control interno en la empresa o negocio para poder crecer y permanecer en el mercado- Es necesario #$e $na empresa esta%lezca $n control interno! ya #$e con esto se logra me&orar la sit$ación financiera! administrati+a y legal-
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O'3e,i4os es1ec56icos del con,rol in,erno El Control Interno descansa so%re tres o%&eti+os f$ndamentales- Si se logra identificar perfectamente cada $no de estos o%&eti+os! se p$ede afirmar #$e se conoce el significado de Control Interno- En otras pala%ras toda acción! medida! plan o sistema #$e emprenda la empresa y #$e tienda a c$mplir c$al#$iera de estos o%&eti+os! es $na fortaleza de Control Interno4os o%&eti+os de Control Interno son los sig$ientes'
S6iciencia 0 con6ia'ilidad de la in6or7ación 6inanciera 4a conta%ilidad capta las operaciones! las procesa y prod$ce información financiera necesaria para #$e los $s$arios tomen decisionesEsta información tendr $tilidad si s$ contenido es confia%le y si es presentada a los $s$arios con la de%ida oport$nidad- Ser confia%le si la organización c$enta con $n sistema #$e permita s$ esta%ilidad! o%&eti+idad y +erifica%ilidadSi se c$enta con $n apropiado sistema de información financiera se ofrecer mayor protección a los rec$rsos de la empresa a fin de e+itar s$stracciones y dems peligros #$e p$edan amenazarlos-
E3e71los"
Comparar los registros conta%les de los acti+os con los acti+os e/istentes a inter+alos razona%lesBtilización de #$inas 3egistradoras para ingresos seg$rar apropiadamente los acti+os de la empresa Consignar diariamente y en la mismas especies los ingresos
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E6ec,i4idad 0 e6iciencia de las o1eraciones Se de%e tener la seg$ridad de #$e las acti+idades se c$mplan ca%almente con $n m"nimo de esf$erzo y $tilización de rec$rsos y $n m/imo de $tilidad de ac$erdo con las a$torizaciones generales especificadas por la administración-
E3e71lo' El esta%lecimiento de $n sistema de incenti+os a la prod$cción-
C71li7ien,o de las le0es 0 re)laciones a1lica'les Toda acción #$e se emprenda por parte de la dirección de la organización! de%e estar enmarcada dentro las disposiciones legales del pa"s y de%e o%edecer al c$mplimiento de toda la normati+idad #$e le sea aplica%le al ente- Este o%&eti+o incl$ye las pol"ticas #$e emita la alta administración! las c$ales de%en ser s$ficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para #$e p$edan adherirse a ellas como propias y as" lograr el 0/ito de la misión #$e 0sta se propone-
O'3e,i4os Generales del con,rol in,erno" D
,omentar y aseg$rar el pleno respeto! apego! o%ser+ancia y adhesión a las
D D
pol"ticas prescritas o esta%lecidas por la administración de la entidad)romo+er eficiencia operati+aseg$rar razona%ilidad! confia%ilidad! oport$nidad e integridad de la información financiera y la complementaria administrati+a y operacional #$e
D
se genera en la entidad)rotección de los acti+os de la entidad-
Carac,er5s,icas del con,rol in,erno
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)ara #$e el control en las empresas sea +erdaderamente efecti+o! es o%ligatorio considerar alg$nas de s$s caracter"sticas f$ndamentales al momento de esta%lecerlo- Entre alg$nas de esas caracter"sticas del control interno estn'
O1or,no sta caracter"stica es la esencia del control interno! de%ido a #$e es la presentación a tiempo de los res$ltados o%tenidos con s$ aplicaciónF es importante e+al$ar dichos res$ltados en el momento #$e se re#$ieran! no antes por#$e se desconocer"an s$s +erdaderos alcances! ni desp$0s p$esto #$e ya no ser+ir"an para nada-
Can,i6ica'le )ara #$e +erdaderamente se p$edan comparar los res$ltados alcanzados contra los esperados! es necesario #$e sean medi%les en $nidades representati+as de alg*n +alor n$m0rico para as" poder c$antificar! porcent$al o n$m0ricamente lo #$e se haya alcanzado-
Cali6ica'le Se dan casos de e+al$aciones #$e no necesariamente de%en ser de tipo n$m0rico! ya #$e! en alg$nos casos espec"ficos! en s$ l$gar se p$eden s$stit$ir estas $nidades de +alor por conceptos de calidad o por medidas de c$alidadF mismas #$e son de carcter s$%&eti+o! pero p$eden ser aplicados para e+al$ar el c$mplimiento! pero relati+os a la calidadF siempre y c$ando en la e+al$ación sean $tilizados de manera $niforme tanto para planear como para medir los res$ltados-
Con6ia'le )ara #$e el control interno sea *til! de%e se.alar res$ltados correctos sin des+iaciones ni alteraciones y sin errores de ning*n tipo! a fin de #$e se p$eda confiar en #$e dichos res$ltados siempre son +alorados con los mismos parmetros-
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Es,8ndares 0 nor7as de e4alación l medir los res$ltados alcanzados! 0stos de%ern compararse de ac$erdo con los estndares y normas pre+iamente esta%lecidos! a fin de contemplar las mismas $nidades para planear y controlarF con esto se logra $na estandarización #$e permite +alorar adec$adamente los alcances o%tenidos-
Co71onen,es del Con,rol In,erno El control interno consta de cinco componentes #$e se enc$entran interrelacionados entre s"'
Entorno de control o am%iente de control' el personal es el n*cleo del
negocio! como as" tam%i0n el entorno donde tra%a&aE+al$ación de riesgos' toda organización de%e conocer los riesgos a los #$e enfrenta! esta%leciendo mecanismos para identificarlos! analizarlos y
tratarlos cti+idades de control' esta%lecimiento y e&ec$ción de las pol"ticas y
procedimientos #$e sir+an para alcanzar los o%&eti+os de la organizaciónSistema de Información y com$nicación' los sistemas de información y com$nicación permiten #$e el personal capte e intercam%ie la información
re#$erida para desarrollar! gestionar y controlar s$s operacionesS$per+isión o +igilancia' )ara #$e $n sistema reaccione gil y fle/i%lemente de ac$erdo con las circ$nstancias! de%er ser s$per+isadoG
4a di+isión del Control Interno en cinco componentes proporciona al a$ditor $na estr$ct$ra *til para e+al$ar el impacto de los controles internos de $na entidad en la $ditoria l lle+ar a ca%o el est$dio y la e+al$ación del Control Interno! el a$ditor de%e tener en mente la sig$iente preg$nta' 8Cómo $n control espec"fico afecta las ase+eraciones #$e realiza la empresa en los estados financieros
En,orno de con,rol o A7'ien,e de Con,rol
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El entorno de control define al con&$nto de circ$nstancias #$e enmarcan el accionar de $na entidad desde la perspecti+a del control interno y #$e son por lo tanto determinantes del grado en #$e los principios de este *ltimo imperan so%re las cond$ctas y los procedimientos organizacionalesEs! f$ndamentalmente! consec$encia de la actit$d as$mida por la alta dirección! la gerencia! y por carcter refle&o! los dems agentes con relación a la importancia del control interno y s$ incidencia so%re las acti+idades y res$ltados,i&a el tono de la organización y! so%re todo! pro+ee disciplina a tra+0s de la infl$encia #$e e&erce so%re el comportamiento del personal en s$ con&$ntoConstit$ye el andamia&e para el desarrollo de las acciones y de all" de+iene s$ trascendencia! p$es como con&$nción de medios! operadores y reglas pre+iamente definidas! trad$ce la infl$encia colecti+a de +arios factores en el esta%lecimiento! fortalecimiento o de%ilitamiento de pol"ticas y procedimientos efecti+os en $na organización4os principales factores del am%iente de control son' D D D D D
4a filosof"a y estilo de la dirección y la gerencia4a estr$ct$ra! el plan organizacional! los reglamentos y los man$ales de procedimiento4a integridad! los +alores 0ticos! la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización! as" como s$ adhesión a las pol"ticas y o%&eti+os esta%lecidos 4as formas de asignación de responsa%ilidades y de administración y desarrollo del personalEl grado de doc$mentación de pol"ticas y decisiones! y de form$lación de programas #$e contengan metas! o%&eti+os e indicadores de rendimiento-
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El entorno de control reinante ser tan %$eno! reg$lar o malo como lo sean los factores #$e lo determinan- El mayor o menor grado de desarrollo y e/celencia de 0stos har! en ese mismo orden! a la fortaleza o de%ilidad del entorno #$e generan y consec$entemente al tono de la organizaciónEl primer elemento de la estr$ct$ra del Control Interno es el m%iente de Control y representa' 4a com%inación de factores #$e afectan las pol"ticas y procedimientos de $na entidad fortaleciendo o de%ilitando s$s controles lg$nos de los factores a considerar como integrantes del m%iente de Control' D D D D D D D
ctit$d de la dministración hacia el Control Interno Estr$ct$ra de organización de la Entidad ,$ncionamiento del Conse&o de dministración y s$s Comit0s 0todos para asignar a$toridad y responsa%ilidad 0todos de control para s$per+isar y dar seg$imiento (incl$yendo a$ditoria interna )ol"ticas y prcticas de personal Infl$encias e/ternas-
E4alación de ries)os El seg$ndo elemento de la estr$ct$ra del Control Interno es la E+al$ación de 3iesgos- 4a E+al$ación de 3iesgos en $na Empresa considera todos a#$ellos riesgos rele+antes #$e p$eden afectar s$ f$ncionamiento y operación- El a$ditor estar ms interesado en la E+al$ación de 3iesgos de $na Entidad relacionados con la Información ,inancieraEl control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos #$e afectan las acti+idades de las organizaciones- tra+0s de la in+estigación y anlisis de los riesgos rele+antes y el p$nto hasta el c$al el control +igente los ne$traliza se e+al*a la +$lnera%ilidad del sistema- )ara ello de%e ad#$irirse $n conocimiento prctico de la entidad y s$s componentes de manera de identificar los p$ntos d0%iles! enfocando los riesgos tanto al ni+el de la organización (interno y e/terno como de la acti+idad-
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El esta%lecimiento de o%&eti+os es anterior a la e+al$ación de riesgos- Si %ien a#$0llos no son $n componente del control interno! constit$yen $n re#$isito pre+io para el f$ncionamiento del mismo4os o%&eti+os (relacionados con las operaciones! con la información financiera y con el c$mplimiento! p$eden ser e/pl"citos o impl"citos! generales o partic$laresEsta%leciendo o%&eti+os glo%ales y por acti+idad! $na entidad p$ede identificar los factores cr"ticos del 0/ito y determinar los criterios para medir el rendimiento este respecto ca%e recordar #$e los o%&eti+os de control de%en ser espec"ficos! as" como adec$ados! completos! razona%les e integrados a los glo%ales de la instit$ciónBna +ez identificados! el anlisis de los riesgos incl$ir' D D D
Bna estimación de s$ importancia H trascendenciaBna e+al$ación de la pro%a%ilidad H frec$enciaBna definición del modo en #$e ha%rn de mane&arse-
ado #$e las condiciones en #$e las entidades se desen+$el+en s$elen s$frir +ariaciones! se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cam%io- $n#$e el proceso de e+al$ación es similar al de los otros riesgos! la gestión de los cam%ios merece efect$arse independientemente! dada s$ gran importancia y las posi%ilidades de #$e los mismos pasen inad+ertidos para #$ienes estn inmersos en las r$tinas de los procesosE/isten circ$nstancias #$e p$eden merecer $na atención especial en f$nción del impacto potencial #$e plantean' D D D D D D D
Cam%ios en el entorno3edefinición de la pol"tica instit$cional3eorganizaciones o reestr$ct$raciones internasIngreso de empleados n$e+os! o rotación de los e/istentes>$e+os sistemas! procedimientos y tecnolog"asceleración del crecimiento>$e+os prod$ctos! acti+idades o f$nciones-
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4os mecanismos para pre+er! identificar y administrar los cam%ios de%en estar orientados hacia el f$t$ro! de manera de anticipar los ms significati+os a tra+0s de sistemas de alarma complementados con planes para $n a%orda&e adec$ado de las +ariaciones4os 3iesgos 3ele+antes a la información financiera! incl$yen e+entos o circ$nstancias e/ternas o internas #$e p$eden oc$rrir y afectar la ha%ilidad de la entidad en el 3egistro! )rocesamiento! gr$pación o 3eporte de Información lg$nos de los riesgos rele+antes #$e p$eden presentarse en $na Empresa! y so%re los c$ales el a$ditor de%e poner especial inter0s por el efecto #$e p$eden tener en la información financiera son' D D D D D D D D D D
Cam%ios en el am%iente operati+o >$e+o personal Sistemas de información n$e+os o redise.ados Crecimientos acelerados >$e+as tecnolog"as >$e+as l"neas! prod$ctos o acti+idades 3eestr$ct$raciones Corporati+as Cam%io en pron$nciamientos conta%les )ersonal con m$cha antigedad Operaciones en el e/tran&ero
4a E+al$ación de 3iesgos #$e realiza la entidad difiere de la consideración de riesgos de a$ditoria #$e realiza el a$ditor en $na a$ditoria de estados financieros c$yo enfo#$e es identificar a#$ellas sit$aciones o riesgos #$e p$eden estar afectando los estados financieros de la Empresa-
Ac,i4idades de Con,rol
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Estn constit$idas por los procedimientos espec"ficos esta%lecidos como $n reaseg$ro para el c$mplimiento de los o%&eti+os! orientados primordialmente hacia la pre+ención y ne$tralización de los riesgos4as acti+idades de control se e&ec$tan en todos los ni+eles de la organización y en cada $na de las etapas de la gestión! partiendo de la ela%oración de $n mapa de riesgos seg*n lo e/presado en el p$nto anterior' conociendo los riesgos! se disponen los controles destinados a e+itarlos o minimizarlos! los c$ales p$eden agr$parse en tres categor"as! seg*n el o%&eti+o de la entidad con el #$e est0n relacionados' D D D
4as operaciones 4a confia%ilidad de la información financiera El c$mplimiento de leyes y reglamentos
En m$chos casos! las acti+idades de control pensadas para $n o%&eti+o s$elen ay$dar tam%i0n a otros' los operacionales p$eden contri%$ir a los relacionados con la confia%ilidad de la información financiera! 0stas al c$mplimiento normati+o! y as" s$cesi+amente-
s$ +ez en cada categor"a e/isten di+ersos tipos de control' D D D
)re+enti+o H Correcti+os an$ales H $tomatizados o informticos Aerenciales o directi+os
En todos los ni+eles de la organización e/isten responsa%ilidades de control! y es preciso #$e los agentes conozcan indi+id$almente c$ales son las #$e les competen! de%i0ndose para ello e/plicitar claramente tales f$nciones-
4a gama #$e se e/pone a contin$ación m$estra la amplit$d a%arcati+a de las acti+idades de control! pero no constit$ye la totalidad de las mismas' D
nlisis efect$ados por la dirección-
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Seg$imiento y re+isión por parte de los responsa%les de las
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di+ersas f$nciones o acti+idadesCompro%ación de las transacciones en c$anto a s$ e/actit$d! totalidad! y a$torización pertinente' apro%aciones! re+isiones! cote&os! reclc$los!
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anlisis de consistencia! pren$meracionesControles f"sicos patrimoniales' ar#$eos! conciliaciones! rec$entosispositi+os de seg$ridad para restringir el acceso a los acti+os y registrosSegregación de f$ncionesplicación de indicadores de rendimiento-
Es necesario remarcar la importancia de contar con %$enos controles de las tecnolog"as de información! p$es 0stas desempe.an $n papel f$ndamental en la gestión! destacndose al respecto el centro de procesamiento de datos! la ad#$isición! implantación y mantenimiento del software! la seg$ridad en el acceso a los sistemas! los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones s$ +ez los a+ances tecnológicos re#$ieren $na resp$esta profesional calificada y anticipati+a desde el control-
Sis,e7a de in6or7ación 0 co7nicación 4os Sistemas de Información y Com$nicación en la empresa relacionados con los estados financieros! incl$yen el Sistema de Conta%ilidad de la misma y consisten en los m0todos y registros esta%lecidos para Identificar! 3e$nir! nalizar! Clasificar! 3egistrar y )rod$cir Información C$antitati+a de las operaciones #$e realiza $na Entidad Económica-
4a calidad de los sistemas generadores de Información afecta la ha%ilidad de la Aerencia en tomar las decisiones apropiadas para controlar las acti+idades de la entidad y preparar reportes financieros confia%les y oport$nos)ara #$e $n sistema conta%le sea *til y confia%le de%e contar con m0todos y registros #$e' AUDITORIA I
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D Identifi#$en y registren las transacciones reales escri%an oport$namente todas las transacciones con el detalle #$e
D D D
permita s$ clasificación C$antifi#$en el +alor de las operaciones 3egistren las transacciones en el periodo correspondiente )resenten y re+elen adec$adamente dichas transacciones en los Estados ,inancieros
4os sistemas de com$nicación incl$yen la forma en #$e se dan a conocer las f$nciones y responsa%ilidades relati+as al control interno de los reportes financieros s" como es necesario #$e todos los agentes conozcan el papel #$e les corresponde desempe.ar en la organización (f$nciones! responsa%ilidades! es imprescindi%le #$e c$enten con la información periódica y oport$na #$e de%en mane&ar para orientar s$s acciones en consonancia con los dems! hacia el me&or logro de los o%&eti+os4a información rele+ante de%e ser captada! procesada y transmitida de tal modo #$e lleg$e oport$namente a todos los sectores permitiendo as$mir las responsa%ilidades indi+id$ales4a información operacional! financiera y de c$mplimiento conforma $n sistema para posi%ilitar la dirección! e&ec$ción y control de las operaciones- Est conformada no sólo por datos generados internamente sino por a#$ellos pro+enientes de acti+idades y condiciones e/ternas! necesarios para la toma de decisiones-
4os sistemas de información permiten identificar! recoger! procesar y di+$lgar datos relati+os a los hechos o acti+idades internas y e/ternas! y f$ncionan m$chas +eces como herramientas de s$per+isión a tra+0s de r$tinas pre+istas a tal efecto>o o%stante res$lta importante mantener $n es#$ema de información acorde con las necesidades instit$cionales #$e! en $n conte/to de cam%ios constantes! e+ol$cionan rpidamente- )or lo tanto de%en adaptarse! disting$iendo entre
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indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciati+as y acti+idades estrat0gicas! a tra+0s de la e+ol$ción desde sistemas e/cl$si+amente financieros a otros integrados con las operaciones para $n me&or seg$imiento y control de las mismasJa #$e el sistema de información infl$ye so%re la capacidad de la dirección para tomar decisiones de gestión y control! la calidad de a#$0l res$lta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido! oport$nidad! act$alidad! e/actit$d y accesi%ilidad4a com$nicación es inherente a los sistemas de información- 4as personas de%en conocer a tiempo las c$estiones relati+as a s$s responsa%ilidades de gestión y control- Cada f$nción ha de especificarse con claridad! entendiendo en ello los aspectos relati+os a la responsa%ilidad de los indi+id$os dentro del sistema de control interno simismo el personal tiene #$e sa%er cómo estn relacionadas s$s acti+idades con el tra%a&o de los dems! c$les son los comportamientos esperados! de #$0 manera de%en com$nicar la información rele+ante #$e generen4os informes de%en transferirse adec$adamente a tra+0s de $na com$nicación eficaz- Esto es! en el ms amplio sentido! incl$yendo $na circ$lación m$ltidireccional de la información' ascendente! descendente y trans+ersal- 4a e/istencia de l"neas a%iertas de com$nicación y $na clara +ol$ntad de esc$char por parte de los directi+os res$ltan +itales-
dems de $na %$ena com$nicación interna! es importante $na eficaz com$nicación e/terna #$e fa+orezca el fl$&o de toda la información necesaria! y en am%os casos importa contar con medios eficaces! dentro de los c$ales tan importantes como los man$ales de pol"ticas! memorias! dif$sión instit$cional! canales formales e informales! res$lta la actit$d #$e as$me la dirección en el trato con s$s s$%ordinados- Bna entidad con $na historia %asada en la integridad y $na sólida c$lt$ra de control no tendr dific$ltades de com$nicación- Bna acción +ale ms #$e mil pala%ras AUDITORIA I
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CONTROL INTERNO
S1er4isión o Vi)ilancia Inc$m%e a la dirección la e/istencia de $na estr$ct$ra de control interno idónea y eficiente! as" como s$ re+isión y act$alización periódica para mantenerla en $n ni+el adec$ado- )rocede la e+al$ación de las acti+idades de control de los sistemas a tra+0s del tiempo! p$es toda organización tiene reas donde los mismos estn en desarrollo! necesitan ser reforzados o se impone directamente s$ reemplazo de%ido a #$e perdieron s$ eficacia o res$ltaron inaplica%les- 4as ca$sas p$eden encontrarse en los cam%ios internos y e/ternos a la gestión #$e! al +ariar las circ$nstancias! generan n$e+os riesgos a afrontarEl o%&eti+o es aseg$rar #$e el control interno f$nciona adec$adamente! a tra+0s de dos modalidades de s$per+isión' acti+idades contin$as o e+al$aciones p$nt$ales4as primeras son a#$ellas incorporadas a las acti+idades normales y rec$rrentes #$e! e&ec$tndose en tiempo real y arraigadas a la gestión! generan resp$estas dinmicas a las circ$nstancias so%re+inientesEn c$anto a las e+al$aciones p$nt$ales! corresponden las sig$ientes consideraciones' a S$ alcance y frec$encia estn determinados por la nat$raleza e importancia de los cam%ios y riesgos #$e 0stos conlle+an! la competencia y e/periencia de #$ienes aplican los controles! y los res$ltados de la s$per+isión contin$ada% Son e&ec$tados por los propios responsa%les de las reas de gestión (a$toe+al$ación! la a$ditor"a interna (incl$ida en el planeamiento o solicitada especialmente por la dirección! y los a$ditores e/ternos-
c Constit$yen en s" todo $n proceso dentro del c$al! a$n#$e los enfo#$es y t0cnicas +ar"en! priman $na disciplina apropiada y principios insoslaya%les- 4a tarea del e+al$ador es a+erig$ar el f$ncionamiento real del sistema' #$e los controles e/istan y est0n formalizados! #$e se apli#$en cotidianamente como $na r$tina incorporada a los h%itos! y #$e res$lten aptos para los fines perseg$idos- 1
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CONTROL INTERNO
d 3esponden a $na determinada metodolog"a! con t0cnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a tra+0s de la comparación con otros sistemas de control pro%adamente %$enose El ni+el de doc$mentación de los controles +ar"a seg*n la dimensión y comple&idad de la entidad- E/isten controles informales #$e! a$n#$e no est0n doc$mentados! se aplican correctamente y son eficaces! si %ien $n ni+el adec$ado de doc$mentación s$ele a$mentar la eficiencia de la e+al$ación! y res$lta ms *til al fa+orecer la comprensión del sistema por parte de los empleados- 4a nat$raleza y el ni+el de la doc$mentación re#$ieren mayor rigor c$ando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante tercerosf e%e confeccionarse $n plan de acción #$e contemple' D D D D D D D D
El alcance de la e+al$ación 4as acti+idades de s$per+isión contin$adas e/istentes4a tarea de los a$ditores internos y e/ternosKreas o as$ntos de mayor riesgo)rograma de e+al$acionesE+al$adores! metodolog"a y herramientas de control)resentación de concl$siones y doc$mentación de soporte Seg$imiento para #$e se adopten las correcciones pertinentes-
4as deficiencias o de%ilidades del sistema de control interno detectadas a tra+0s de los diferentes procedimientos de s$per+isión de%en ser com$nicadas a efectos de #$e se adopten las medidas de a&$ste correspondientesSeg*n el impacto de las deficiencias! los destinatarios de la información p$eden ser tanto las personas responsa%les de la f$nción o acti+idad implicada como las a$toridades s$periores-
La es,rc,ra de na or)ani(ación Es la organización de cargos y responsa%ilidades #$e de%en c$mplir los miem%ros de $na organizaciónF es $n sistema de roles #$e han de desarrollar los miem%ros de $na entidad para tra%a&ar en e#$ipo! de forma óptima y alcanzar las metas prop$estas en el plan estrat0gico y plan de empresa-
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CONTROL INTERNO
Es la forma en #$e se organizan las acti+idades de $na empresa! espec"fica la di+isión! agr$pación y coordinación de s$s acti+idades! relaciones entre los gerentes y los empleados! y de cada $no entre s"! la estr$ct$ra organizati+a de la empresa est formada por' D D D
El con&$nto de elementos (cargos y responsa%ilidades #$e la integran4as f$nciones #$e tienen asignadas cada $no de los cargos4as relaciones &err#$icas y f$ncionales e/istentes entre los distintos elementos (cargos-
4os principios #$e g$"an el dise.o de la estr$ct$ra de la organización son' )rincipio de a$toridad y &erar#$"a' se f$ndamenta en la e/istencia en la empresa diferentes ni+eles de a$toridad! ordenados en &erar#$"as seg*n el grado de responsa%ilidad y control-
E3e71lo" el director general e&erce la a$toridad principal y de 0l se desprenden los &efes de rea (&efe de finanzas! mercadeo! prod$cción y rec$rsos h$manos! #$e dependen de la &erar#$"a del director y a s$ +ez e&ercen mando y control en los empleados de s$s respecti+as reas)rincipio de $nidad de dirección' de%e e/istir $na dirección *nica encargada de definir los o%&eti+os generales y estrategia de la empresa! e&emplo' el director o gerente general)rincipio de departamentalización' consiste en la agr$pación de tareas y f$nciones en reas f$ncionales! departamentos o di+isiones #$e coordinen las diferentes relaciones de la empresa! e&emplo' departamento de finanzas! departamento de mercadeo y +entas! departamento de rec$rsos h$manos y departamento de prod$cción)rincipio de com$nicación' de%e e/istir $n sistema de com$nicación en +arios sentidos' descendente (de s$perior a s$%ordinado! horizontal (de &efe a &efe o de empleado a empleado! y ascendente (de s$%ordinado a s$perior4a partes f$ndamentales de $na organización'
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N9cleo de o1eraciones" conformado por los empleados operarios #$e realizan f$nciones %sicas de compra! prod$cción! +entas! entre otrasF e&emplo' los operarios de $na planta de prod$cción! los +endedores de $n almac0nEl 81ice es,ra,:)ico" son los altos directi+os! oc$pan los cargos de mayor &erar#$"a y s$per+isan todo el sistema! son responsa%les de hacer realidad la misión! +isión y dise.o del plan estrat0gicoF e&emplo' los gerentes y empresariosL5nea 7edia" profesionales responsa%les de las reas f$ncionales! y departamentos! di+isiones y procesosF e&emplo' los &efes de departamentosTecno;es,rc,ra" son analistas responsa%les del est$dio! planeación y control en la organización! normalizan las acti+idades de la empresaF e&emplo' &efes de control de calidad! dise.adores! creati+os e in+estigadores de reaS,a66 de a1o0o" son $nidades especializadas #$e se encargan de asesorar en temas espec"ficos! asesor fiscal! de finanzas! o c$al#$ier profesional #$e asesora al gerente en procesos y toma de decisionesImportancia de la estr$ct$ra organizacional de la empresa D D D D
)ermite darle organización y control a la empresay$da a esta%lecer estrategias y distri%$ir las responsa%ilidades para el logro de o%&eti+os y metasefine los de%eres! responsa%ilidades y acti+idad de cada persona,i&a l"neas de a$toridad y s$%ordinación de cada persona! lo #$e cada $no de%e hacer para alcanzar las metas-
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Los *rocesos de Creación de los Con,roles In,ernos Tenemos #$e contemplar los aspectos rele+antes para poder dise.ar $n sistema de control interno #$e consiste en los sig$ientes pasos' D
Identificar los departamentos in+ol$crados y relacionarlos con doc$mentos
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o medios magn0ticosnalizar la segregación de f$ncionesIdentificar los p$ntos d0%iles de control-
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)ara cada p$nto de control posi%le! detallar la totalidad de los errores posi%les-
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)ara cada $no de los posi%les errores arri%a identificados esta%lecer $n
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m0todo de control)ara los m0todos de control esta%lecidos analizar s$ costo %eneficio)ara los m0todos de control esta%lecidos analizar la segregación de f$nciones-
En el control interno e/isten tam%i0n siete o%&eti+os %sicos de control como son' #$e toda transacción sea registrada! #$e cada transacción registrada sea real! est0 correctamente +alorada! sea registrada oport$namente! est0 correctamente clasificada! res$mida y registrada! sin ol+idar la segregación de f$nciones y sal+ag$ardar de acti+os-
El 1ersonal del con,rol in,erno El control interno es e&ec$tado por $n conse&o de directores! la administración y otro personal de $na entidad- Es realizado por las personas de $na organización #$ienes esta%lecen los o%&eti+os de la entidad y $%ican los mecanismos de control en s$ sitioSimilarmente! el control interno afecta las acciones de la gente- El control interno reconoce #$e la gente no siempre comprende! com$nica o desempe.a de $na manera consistente- Cada indi+id$o lle+a a s$ l$gar de tra%a&o $n trasfondo y $nas ha%ilidades t0cnicas *nicas! y tiene necesidades y prioridades diferentesTales realidades afectan y son afectadas por el control interno- 4a gente de%e conocer s$s responsa%ilidades y s$s l"mites de a$toridad- e ac$erdo con ello! de%en e/istir lazos claros y cerrados entre los de%eres de la gente y la manera como se lle+an a ca%o! lo mismo #$e con los o%&eti+os de la entidadEl personal de la organización incl$ye al conse&o de directores! as" como la administración y otras personas- $n#$e los directores s$elen ser +istos como #$ienes primariamente proporcionan s$per+isión! tam%i0n proporcionan dirección y apr$e%an ciertas transacciones y pol"ticas- )or lo tanto! son $n elemento importante del control interno-
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4a operati+idad del sistema de control interno no depende e/cl$si+amente del dise.o apropiado del plan de organización! pol"ticas y procedimientos! sino tam%i0n de la selección de f$ncionarios con ha%ilidad y e/periencia y de empleados capaces de poder e&ec$tar sin dific$ltad los procedimientos esta%lecidos por la administración-
Los ele7en,os a considerar en el con,rol del 1ersonal son"
En,rena7ien,o con,ino' C$anto me&ores sean los programas de capacitación! ms apto ser el personal- Esto permitir la identificación clara de las f$nciones y responsa%ilidades de cada empleado y red$cir la ineficiencia y el desperdicio-
E6iciencia Des1:s de la ca1aci,ación" la eficiencia depender del &$icio personal aplicado a cada acti+idad- El inter0s de la administración por medir y alentar la eficiencia constit$ye $na forma de contri%$ir al logro de los o%&eti+os del control interno-
In,e)ridad 0 :,ica" Constit$ye $na de las col$mnas principales en #$e descansa la estr$ct$ra del control interno-
Re,ri'ción" Es $n factor importante a considerar! dado #$e el personal #$e es compensado adec$adamente est disp$esto a lograr los o%&eti+os de la entidad con ent$siasmo y concentrar s$ atención en prestar con ms eficiencia s$s f$nciones y responsa%ilidades-
Roles 0 res1onsa'ilidades del 1ersonal de con,rol in,erno Cada #$ien en $na organización es responsa%le del control interno-
Ad7inis,ración- El director e&ec$ti+o &efe es el responsa%le *ltimo y de%e as$mir la propiedad del sistema- s #$e c$al#$ier otro indi+id$o! el director e&ec$ti+o da el torso por los altos! el c$al afecta la integridad y la 0tica as" como los otros factores de $n am%iente de control positi+o- En $na compa."a grande! el director e&ec$ti+o c$mple este de%er proporcionando liderazgo y dirección a los administradores principales y re+isando la manera como ellos estn controlando el negocio AUDITORIA I
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4os administradores principales! por s$ parte! asignan responsa%ilidades por el esta%lecimiento de pol"ticas y procedimientos de control interno ms espec"ficos al personal responsa%le de las f$nciones de las $nidades- En $na entidad pe#$e.a! la infl$encia del director e&ec$ti+o! a men$do $n administrador Dpropietario! $s$almente es ms directa- En c$al#$ier caso! es $na responsa%ilidad #$e se traslada en cascada! $n administrador es efecti+amente $n director e&ec$ti+o en s$ esfera de responsa%ilidad- Tienen significado partic$lar los directores financieros y s$ personal +inc$lado! c$yas acti+idades de control c$%ren a lo ancho! hacia arri%a y hacia a%a&o! las $nidades de operación y otras dependencias de $na empresa-
Conse3o de direc,ores 4a administración es responsa%ilidad del conse&o de directores! el c$al proporciona go%ierno! g$"a y s$per+isión reg$ladora- 4os miem%ros de $n conse&o efecti+o son o%&eti+os! competentes e in#$isiti+os- Tam%i0n tienen $n conocimiento de las acti+idades y del am%iente de la entidad! y aportan el tiempo necesario para c$mplir plenamente s$s responsa%ilidades como conse&o4a administración p$ede estar en $na posición de des%ordar los controles e ignorar o e/ting$ir las com$nicaciones de los s$%ordinados! esta%leciendo $na administración deshonesta #$e intencionalmente falsifica los res$ltados para c$%rir s$s h$ellas- Bn conse&o f$erte! acti+o! partic$larmente c$ando esta acoplado con canales de com$nicación! hacia arri%a! efecti+os y con f$nciones financieras! legales y de a$ditoria interna competentes! a men$do es ms capaz de identificar y corregir tales pro%lemas-
Adi,ores in,ernos 4os a$ditores internos &$egan $n papel importante en la e+al$ación de la efecti+idad de los sistemas de control! y contri%$yen a la efecti+idad ongoing- ca$sa de s$ posición organizacional y s$ a$toridad en $na entidad! $na f$nción de a$ditoria interna &$ega a men$do $n papel de monitoreo significati+o-
O,ro 1ersonal El control interno es! en alg*n grado! responsa%ilidad de cada #$ien en $na organización y por consig$iente de%e ser $na parte e/pl"cita o impl"cita de la descripción del tra%a&o de cada $no- Lirt$almente todos los empleados prod$cen información #$e se $na en el sistema de control interno o realiza otras acciones necesarias para efect$ar el control- Tam%i0n! todo el personal de%e ser responsa%le por la com$nicación hacia arri%a de los pro%lemas en las
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operaciones! del no c$mplimiento con el código de cond$cta! y de otras +iolaciones de las pol"ticas o acciones ilegales-
Sis,e7a de re4isión de con,roles 0 de las o1eraciones Es $n proceso #$e consiste en e+al$ar la calidad con el tiempo- 3e#$iere +igilancia para determinar si f$nciona como se pre+e"a o si se re#$ieren modificaciones- )ara re+isar p$eden efect$arse acti+idades permanentes o e+al$aciones indi+id$ales- Entre las acti+idades permanentes del sistema de re+isión se enc$entran las de s$per+isión y administración como la +igilancia contin$a de las #$e&as de los clientes o re+isar la +erosimilit$d de los informes de los e&ec$ti+os- 4as e+al$aciones indi+id$ales se efect*an en forma no sistemticaF por e&emplo! mediante a$ditor"as periódicas por parte de los a$ditores internos4a f$nción de la a$ditor"a interna es $n aspecto importante del sistema de re+isión4os a$ditores internos in+estigan y e+al*an el control interno! as" como la eficiencia con #$e +arias $nidades de la organización estn desempe.ando s$s f$ncionesF desp$0s com$nican los res$ltados y los hallazgos a la alta direcciónSe lle+a aca%o c$ando los o%&eti+os f$ndamentales son la protección de los acti+os de la empresa y la o%tención de información financiera +eraz! confia%le y oport$naEl control interno conta%le comprende el plan de organización y los procedimientos y registros financieros #$e estn dise.ados para s$ministrar seg$ridad razona%le de #$e' a 4as operaciones se realizan de ac$erdo con a$torizaciones generales o espec"ficas de la administración% 4as operaciones se registran para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de conta%ilidad generalmente aceptados y para mantener datos relati+os a la c$stodia de los acti+osc El acceso a los acti+os solo se permitir con a$torización de la administración de la empresad 4os datos registrados son comparados d$rante inter+alos razona%les tomndose medidas pertinentes! apro%adas! con respecto a c$al#$ier diferencia-
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En,re los sis,e7as de re4isión de con,roles 0 o1eraciones ,ene7os" En ella se lle+an a ca%o m$chas acti+idades de control! pero solo los sig$ientes tipos se relacionan generalmente con la a$ditor"a de estados financieros' D D D D
E+al$aciones del desempe.o Controles del procesamiento de la información Controles f"sicos i+isión de o%ligaciones
<= E4alaciones del dese71eño Consisten en re+isar el desempe.o real comparado con los pres$p$estos! los pronósticos y el desempe.o de per"odos anterioresF en relacionar los con&$ntos de datos entre s"F en hacer e+al$aciones glo%ales del desempe.o- Estas *ltimas ofrecen a los e&ec$ti+os $na indicación glo%al de si el personal en +arios ni+eles est c$mpliendo %ien los o%&eti+os de la organización- 4os e&ec$ti+os in+estigan las ca$sas de $n desempe.o inesperado y l$ego realizan oport$namente los cam%ios de estrategias y de planes o introd$cen las medidas correcti+as apropiadas-
>= Con,roles del 1rocesa7ien,o de la in6or7ación Bn aspecto importante a estos controles se refiere a la a$torización leg"tima de todos los tipos de transacciones- 4a a$torización p$ede ser general o espec"fica4a a$torización general oc$rre c$ando la alta dirección esta%lece criterios para aceptar cierta clase de transacciones- )or e&emplo! p$ede determinar las listas de precios y las pol"ticas de cr0dito para n$e+os clientes- 4a a$torización espec"fica oc$rre c$ando las transacciones se a$torizan de modo indi+id$al- )or e&emplo! la alta dirección podr"a est$diar indi+id$almente y a$torizar las operaciones de +entas mayores a determinada cantidad-
?= Con,roles 65sicos este tipo de control pertenecen los #$e dan seg$ridad f"sica respecto a los registros y otros acti+os- Bna de las acti+idades con #$e se protegen los registros
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consiste en mantener el control siempre so%re los doc$mentos pre n$merados #$e no se emitan! lo mismo #$e so%re otros diarios y mayores! adems de restringir el acceso a los programas de comp$tación y a los archi+os de datos-
@= Di4isión de o'li)aciones Bn concepto f$ndamental del control interno consiste en #$e ning*n departamento ni indi+id$o de%e encargarse de todos los aspectos de $na transacción de principio a fin- e modo anlogo! ning$na persona de%er"a realizar ms de $na de las f$nciones de a$torizar transacciones! registrarlas o c$stodiar los acti+os-
Sis,e7a 1ro,ec,or de ac,i4os EFECTIVO 4o constit$ye $na serie de procedimientos %ien esta%lecidos! con el propósito de monitorear todas las acti+idades de la Empresa! #$e p$edan afectar el mane&o del efecti+o- Estos procedimientos tienen por o%&eti+o sal+ag$ardar los acti+os! garantizando la e/actit$d y confia%ilidad de los registros mediante' i+isión del tra%a&o
elegación de a$toridad
signación de responsa%ilidades
)romoción de personal eficiente
Identificación del personal con las pol"ticas de la Empresa-
El efecti+o es el dinero #$e mantiene toda empresa en s$ c$enta de ca&a o en forma de depósito en $n %anco comercial- Lalores en moneda c$rso legal o s$ e#$i+alente contenido por'
Efecti+o en ca&a
C$entas %ancarias
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4as medidas de control interno de efecti+o estn orientadas a red$cir los errores y p0rdidas-
La rece1ción del e6ec,i4o 1ede Bacerse 1or ,res 45as"
Operaciones en el mostrador (+entas Ingresos e&ec$tados por co%radores 3emesas por correos
*ode7os es,a'lecer /e el 8rea de e6ec,i4o co71rende'
Ca&a y Manco
4a ca&a se di+ide en dos'
Ca&a chica
La ca3a cBica" Es el fondo #$e la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma #$e no re#$iere $so de $n che#$eF de%e hacerse! tomando en c$enta lo sig$iente'
e%er esta%lecerse $n l"mite m/imo para los pagos a realizarse por ca&a chica- 4os #$e e/cedan dicho l"mite! se de%ern pagar con che#$esEsta c$enta sólo se mo+er c$ando se decida a$mentar o dismin$ir el fondo! o para s$ eliminacióne%e ha%er $na sola persona responsa%le de la ca&a chica4a persona responsa%le de la ca&a chica! no de%e tener acceso a la Conta%ilidad! ni a los Co%ros! ni a la Ca&a )rincipal4a reposición del fondo se har mediante che#$e a fa+or de la persona responsa%le del mismoEl fondo se cargar a cada $na de las c$entas de gastos o de costos! seg*n se especifi#$e en los compro%antes pagados por la Ca&a Chica-
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4os compro%antes impresos! n$merados correlati+amente! de%ern estar apro%ados pre+iamente por otra persona a$torizada y especificaran en cifras y letras! el monto pagado-
La Ca3a General" Es la c$enta #$e registra todo el efecti+o #$e ingrese y salga de la Empresa- Se carga con los che#$es #$e reci%e y se a%ona c$ando se hace el depósito de los mismos en Manco- Es $na c$enta de saldo de$dor o cero! n$nca acreedorIndicar el efecti+o! che#$es o +ales #$e se enc$entran en la Ca&a-
El Ar/eo de Ca3a" Consiste en el anlisis de las transacciones del efecti+o! d$rante $n lapso determinado! con el o%&eto de compro%ar si se ha conta%ilizado todo el efecti+o reci%ido y por tanto el Saldo #$e arro&a esta c$enta! corresponde con lo #$e se enc$entra f"sicamente en Ca&a en dinero efecti+o! che#$es o +ales- Sir+e tam%i0n para sa%er si los controles internos se estn lle+ando adec$adamenteEsta operación es realizada diariamente por el Ca&ero- 4os a$ditores o e&ec$ti+os asignados para ello! s$elen efect$ar ar#$eos de ca&a en fechas no pre+istas por el Ca&eroEs frec$ente #$e en los ar#$eos de ca&a aparezcan faltantes o so%rantes! con respecto a la c$enta de control del li%ro mayor- Estas diferencias se conta%ilizan generalmente en $na c$enta denominada N iferencias de Ca&aN- Se le cargan los faltantes como p0rdidas y se a%onan los so%rantes como ingresos- Si no se s$%sanan estas diferencias! al cierre del e&ercicio! la c$enta Niferencias de Ca&aN se de%er cancelar contra la de N)0rdidas y AananciasN-
La Conciliación &ancaria" Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Mancos! de n$estros li%ros con los mo+imientos registrados en los Mancos! mostrados en los Estados de C$enta ens$ales #$e emiten dichas instit$ciones! para proceder a hacer las correcciones o a&$stes necesarios en los li%ros de la Empresa-- Esto se realiza ya #$e es com*n #$e los saldos de dichos estados de c$enta de los Mancos! no coincidan con los de n$estros li%ros por c$al#$iera de las sig$ientes razones'
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Che#$es pendientes de co%ro por parte de los %eneficiarios de los mismosepósitos de *ltima hora #$e la Empresa realizó y #$e el Manco no registró por ha%er cerrado4os li%ros de las c$entas corrientes! para preparar los Estados de fin de mesErrores n$m0ricos $ omisiones en los li%ros de la Empresa Che#$es a&enos #$e el Manco carga por e#$i+ocación Che#$es de+$eltos por falta de fondos o c$al#$ier otra ca$sa-
Cargos #$e el Manco efect*a ca$sados por intereses! comisiones! imp$estos! etc %onos hechos a la Empresa por el Manco! por concepto de intereses! co%ros realizados en s$ nom%re o c$al#$ier otro concepto Errores $ omisiones por parte de los Mancos
INVENTARIOS 4os in+entarios constit$yen las partidas del acti+o corriente #$e estn listas para la +enta- ercanc"a #$e posee $na empresa en el almac0n +alorada al costo de ad#$isición! para la +enta o acti+idades prod$cti+asEl control interno de los in+entarios se inicia con el esta%lecimiento de $n departamento de compras! #$e de%er gestionar las compras de los in+entarios sig$iendo el proceso de compras-
Eis,en 4arios 7:,odos 1ara lle4ar el 7ane3o 0 con,rol de in4en,arios los cales son" )E)S ()rimero en Entrar )rimero en Salir BE)S (Bltimo en Entrar )rimero en Salir
M:,odo *E*S" tipo de in+entario perpet$o #$e detalla por medio de la Tar&eta de Control de in+entario! las salidas y entradas de las mercanc"as- Esta%lece #$e la primera mercanc"a #$e se compra es la primera en +enderse o salir-
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M:,odo UE*S" tipo de in+entario perpet$o #$e esta%le #$e las *ltimas mercanc"as #$e se comprar son las #$e primero se +enden o salenEn,re las 7edidas de 1ro,ección ,ene7os"
acer conteos f"sicos periódicamenteConfrontar los in+entarios f"sicos con los registros conta%les)roteger los in+entarios en $n almac0n techado y con p$ertas de manera #$e se e+iten los ro%os3ealizar entrega de mercanc"as *nicamente con re#$isiciones a$torizadas)roteger los in+entarios con $na póliza de seg$roacer +erificaciones al azar para comparar con los li%ros conta%les-
*ro,ección de las In4ersiones
4os
certificados
de acciones de%en
ser
g$ardados
por
$na persona independiente o el %anco
El registro de%e estar al d"a! cote&ado periódicamente con los certificados de acciones-
4le+ar c$enta y razón de los ingresos pro+enientes de este concepto-
4as transacciones de +alores de%en ser a$torizadas por el Conse&o dministrati+o-
4as transacciones efect$adas por el c$stodio re#$ieren la a$torización de c$ando menos dos f$ncionarios-
CUENTAS *OR CO&RAR
El total de las c$entas indi+id$ales de ser conciliado periódicamente con la
c$enta control en el mayor general4a antigedad de los saldos de%e ser re+isada periódicamente por $n
Empleado4os estados de c$entas de%en ser en+iados con reg$laridad todos los
de$doresSe de%e contar con la apro%ación de espec"fica del f$ncionario para'
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CONTROL INTERNO
1- Otorgar desc$entos especiales
2- )agar saldos acreedores 4as la%ores del encargado de c$enta por co%rar de%en ser independiente de' 1- Todas las f$nciones de efecti+o2- Lerificación de fact$ras y >otas de cr0ditos6- )ases a c$entas control=- $torización de %a&as de c$entas de co%ros d$dosos-
*ro,ección de Doc7en,os 1or Co'rar" D D D D D
Estos doc$mentos de%en ser apro%ados por $n f$ncionario capaz! antes de aceptarlos! +ariarlos! reno+arlos o darlos de %a&aEstos doc$mentos de%en ser registrados detalladamenteConciliar! c$ando menos $na +ezP al mes! el a$/iliar con la c$enta control3egistrar el desc$ento de doc$mentos3e+isar periódicamente los pagos +encidos-
El control interno so%re las c$entas por co%rar se +e fortalecido y protegido por $na di+isión de f$nciones! de manera #$e los diferentes departamentos o indi+id$os son responsa%les por' D D D D D D D D D D
Control de los pedidos de los clientes 4a apro%ación del cr0dito 4a entrega de mercanc"a 4a f$nción del despacho 4a f$nción de fact$ración 4a +erificación de la fact$ra El mane&o de c$entas control El mane&o de los li%ros mayores de los clientes 4a apro%ación de las de+ol$ciones y las re%a&as en +entas la a$torización de castigos en c$entas inco%ra%les
ACTIVOS FI#OS *ro1iedad *lan,a 0 E/i1os D
Bso de $n archi+o maestro para los acti+os fi&os indi+id$ales=
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CONTROL INTERNO
D D D D
D Controles f"sicos adec$ados so%re acti+os #$e p$edan mo+erse con facilidadsignación de n*meros de identificación a cada acti+o de plantaConteo periódico de los acti+os fi&os y s$ conciliación con el departamento de conta%ilidadLerificar si los e#$ipos de recientes ad#$isición s$stit$yen acti+os e/istentesnalizar los ingresos pro+enientes de la eliminación de acti+os e ingresos miscelneos para detectar reci%os de +enta de acti+os-
Sis,e7a de in6or7ación 9,il 0 1eriódica 4a capacidad gerencial de $na organización est dada en f$nción de la o%tención y $so de $na in6or7ación adecada 0 o1or,na - 4a entidad de%e contar con sistemas de información eficientes orientados a prod$cir informes so%re la gestión! la realidad financiera y el c$mplimiento de la normati+idad para as" lograr s$ mane&o y control 4os datos pertinentes a cada sis,e7a de in6or7ación no solamente de%en ser identificados! capt$rados y procesados! sino #$e este prod$cto de%e ser com$nicado al rec$rso h$mano en forma oport$na para #$e as" p$eda participar en el sistema de control- 4a información por lo tanto de%e poseer $nos adec$ados canales de com$nicación #$e permitan conocer a cada $no de los integrantes de la organización s$s responsa%ilidades so%re el control de s$s acti+idadesTam%i0n son necesarios canales de com$nicación e/terna #$e proporcionen información a los terceros interesados en la entidad y a los organismos estatales-
*rinci1ios del con,rol in,erno= El control interno es $n medio no $n fin en s" mismo! es $n proceso desarrollado por el personal de la organización y no p$ede ser considerado infali%le! ofreciendo solamente $na seg$ridad razona%le- )or lo tanto! no es posi%le esta%lecer $na receta $ni+ersal de control interno #$e sea aplica%le a todas las organizaciones e/istentes- Sin em%argo! es posi%le esta%lecer alg$nos principios de control interno generales as"'
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CONTROL INTERNO
e%en fi&arse claramente las responsa%ilidades- Si no e/iste delimitación el control ser ineficiente4a conta%ilidad y las operaciones de%en estar separados- >o se p$ede oc$par $n p$nto control de conta%ilidad y $n p$nto control de operacionese%en $tilizarse todas las pr$e%as e/istentes! para compro%ar la e/actit$d! tener la seg$ridad de #$e las operaciones se lle+an correctamente>ing$na persona indi+id$al de%e tener a s$ cargo completamente $na transacción comercial- Bna persona p$ede cometer errores! es posi%le detectarlos si el mane&o de $na transacción est di+idido en dos o ms personase%e seleccionarse y entrenarse c$idadosamente el personal de empleadosBn %$en entrenamiento da como res$ltado ms rendimiento! red$ce costos y los empleados son ms acti+osSi es posi%le se de%en rotar los empleados asignados a cada tra%a&o! de%e imponerse la o%ligación de disfr$tar +acaciones entre las personas de confianza- 4a rotación e+ita la oport$nidad de fra$de4as instr$cciones de cada cargo de%en estar por escrito- 4os man$ales de f$nciones c$idan errores4os empleados de%en tener póliza de fianza- 4a fianza e+ita posi%les p0rdidas a la empresa por ro%o>o de%en e/agerarse las +enta&as de protección #$e presta el sistema de conta%ilidad de partida do%le- Tam%i0n se cometen errorese%en hacerse $so de las c$entas de control con la mayor amplit$d posi%le ya #$e pr$e%an la e/actit$d entre los saldos de las c$entas-
4a adopción y c$mplimiento del SCI se desarrolla sig$iendo los principios de a$tocontrol! a$torreg$lación y a$togestión-
A,ocon,rol" Entendido como la capacidad de todos los f$ncionarios para e+al$ar y controlar s$ tra%a&o! detectar des+iaciones y efect$ar correcti+os en el e&ercicio y c$mplimiento de s$s f$nciones! as" como para me&orar s$s tareas y responsa%ilidades- s" mismo! se refiere al de%er de los f$ncionarios de proc$rar el c$mplimiento de los o%&eti+os trazados por la dirección! siempre s$&etos a los l"mites por ella esta%lecidos-
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A,orre)lación' Entendido como la capacidad de la empresa para aplicar m0todos! normas y procedimientos #$e permitan el desarrollo! implementación y me&oramiento del SCI! dentro del marco de las disposiciones legales #$e le son aplica%les-
A,o)es,ión' Es la capacidad de la empresa para interpretar! coordinar! e&ec$tar y e+al$ar de manera efecti+a! eficiente y eficaz s$ f$ncionamiento-
Res1onsa'ilidad del con,rol in,erno El esta%lecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades p*%licas! ser responsa%ilidad del representante legal o m/imo directi+o correspondiente- >o o%stante! la aplicación de los m0todos y procedimientos al ig$al #$e la calidad! eficiencia y eficacia del control interno! tam%i0n ser de responsa%ilidad de los &efes de cada $na de las distintas dependencias de las entidades y organismos-
Necesidad e i71or,ancia del Con,rol In,erno= D D D
El control interno es $n instr$mento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el tra%a&o de las entidadesEl desarrollo de n$e+os t0rminos relacionados con el Control Interno a diferencia de lo #$e hasta ahora se identifica%a! es decir! solo conta%le4a introd$cción de n$e+as c$estiones #$e aporten elementos generalizadores para la ela%oración de los Sistemas de Control Interno en cada entidad! incl$ido $n sistema de control so%re los procesos de tecnolog"a de la información y las com$nicaciones (TIC! #$e satisfaga los re#$erimientos de la misma-
Clasi6icación del Con,rol In,erno= Generales" >o tienen $n impacto so%re la calidad de las ase+eraciones en los estados conta%les! dado #$e no se relacionan con la información conta%le-
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CONTROL INTERNO
Es1ec56icos" Se relacionan con la información conta%le y por lo tanto con las ase+eraciones de los saldos de los estados conta%les- Este tipo de controles estn desde el origen de la información hasta los saldos finalesCon,rol In,erno Con,a'le' Se refiere f$ndamentalmente a los procedimientos #$e se esta%lecen referidos a la acti+idad de conta%ilidad! tales como! clasificador de c$entas y contenido de las mismas! estados financieros! registros y s$%mayores! doc$mentos para captar la información! etc-
Con,rol In,erno Ad7inis,ra,i4o" Tam%i0n destinado a sal+ag$ardar los rec$rsos instit$cionales! son esencialmente los controles #$e se esta%lecen y f$ncionan independientemente de la conta%ilidadT:cnicas del Con,rol In,erno 4as principales t0cnicas y ms com*nmente $tilizadas para la e+al$ación del control interno son las de' D D D D D
D D
D D
emornd$ms de procedimientos ,l$&ogramas C$estionarios de Control Interno T0cnicas estad"sticas T0cnicas de +erificación oc$lar Entre estas se enc$entran' Comparación O%ser+ación 3e+isión selecti+a 3astreoT0cnicas de +erificación +er%al IndagaciónT0cnicas de +erificación escrita nlisis Conciliación ConfirmaciónT0cnicas de +erificación doc$mental Compro%ación Comp$taciónT0cnicas de +erificación f"sica Inspección-
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0stas de%en agregarse las herramientas de gestión! entre las principales tenemos' diagrama de IshiQawa (denominada tam%i0n REspina de )escadoG! diagrama de )areto! diagrama de dispersión! histograma y fl$&ogramas ( ests *ltimas tres contenidas ya en las antes mencionadas! estratificación! y la atriz de Control Interno entre otras-
Li7i,aciones del Con,rol In,erno El concepto razona%le est relacionado con el reconocimiento e/pl"cito de la e/istencia de limitaciones inherentes del control internoD
4a acti+idad de control dependiente de la separación de f$nciones! p$eden ser %$rladas por col$sión entre empleados! es decir ponerse de ac$erdo para da.ar a tercerosD En el desempe.o de los controles p$eden cometerse errores como res$ltados de las interpretaciones erróneas de instr$cciones! errores de &$icio! desc$ido! distracción y fatigaD 4a e/tensión de los controles adoptados en $na organización tam%i0n est limitada por consideración de costo! por lo tanto no es facti%le esta%lecer controles #$e proporcionen protección a%sol$ta del fra$de y el despilfarro! sino esta%lecer los controles #$e garanticen $na seg$ridad razona%le desde el p$nto de +ista de los costos
l terminar la implementación del sistema de control interno de%e realizarse $n anlisis con $na retroalimentación contin$a para encontrar posi%les fallas y controlarlas lo ms rpido posi%le y as" e+itar pro%lemas de mayor magnit$d-
Ries)os del con,rol in,erno El control interno es $n proceso #$e proporciona $n informe confia%le financiero! efecti+idad en las operaciones y el c$mplimiento de las leyes- Es $n proceso #$e las compa."as desarrollan y $san internamente como medida pre+enti+a y de inspección- ay +arios componentes principales y riesgos in+ol$crados si el sistema no est %ien esta%lecido- 4as e+al$aciones de riesgos son $n procedimiento estndar #$e las compa."as emplean para detectar los riesgos y e+itar los posi%les pro%lemas-
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Ries)os de c71li7ien,o Es esencial contar con $n %$en con&$nto de procedimientos de control interno para e+itar los riesgos de c$mplimiento- Estos riesgos implican el inc$mplimiento de las leyes locales o federales o de pol"ticas por parte de $na compa."a- 4os riesgos de c$mplimiento p$eden generar información enga.osa dentro de las declaraciones financieras de la compa."a! e incon+enientes entre la compa."a y el Ser+icio de Imp$estos Internos (I3S por s$s siglas en ingl0s- )ara e+itar ese alto riesgo! las compa."as de%en tomar medidas pre+enti+as- E+ita los pro%lemas de inc$mplimiento contratando empleados c$ltos y honestos y acatando todas las leyes y normas-
Ries)os de 6rade El fra$de es $n riesgo com*n en $n sistema de control interno- )re+enir el fra$de implica desarrollar $n %$en sistema #$e di+ida los de%eres de cada empleado- 4os empleados #$e aceptan pagos tienen #$e diferenciarse de los empleados #$e hacen depósitos- Bn empleado #$e ingrese transacciones de che#$es no de%er"a tam%i0n conciliar las c$entas de che#$esEs +ital $n sistema con la doc$mentación adec$ada para e+itar el fra$deF todas las transacciones de%er"an rastrearse a s$ p$nto de origen- Estos procedimientos son *tiles para e+itar el fra$de- )$edes detectarlo a tra+0s de incidentes in$s$ales- 4os empleados #$e parecen +i+ir con ms ingresos de los #$e poseen s$elen ser s"ntoma de fra$de! as" como los doc$mentos perdidos o alterados- 4as transacciones #$e no p$eden rastrearse tam%i0n podr"an indicar la presencia de $n fra$de-
Ries)os de con,rol 4a falta de control de los empleados es $n riesgo #$e s$ele asociarse con los controles internos- Incl$so con $n sistema de control interno efecti+o! p$eden oc$rrir riesgos si los empleados no se +igilan de forma periódica- 4os informes y e+al$aciones reg$lares de%er"an ser parte de $n sistema de control interno- Esto incl$ye inspecciones sorpresa de transacciones de che#$es para determinar si c$mplen con las normas y pol"ticas de la compa."a- 4os administrati+os tam%i0n de%en controlar de cerca los informes financieros y %$scar siempre discrepancias o acti+idades irreg$lares-
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4os administrati+os tam%i0n p$eden realizar c$entas sorpresa de dinero y de %ienes! responsa%ilizando a los empleados por las discrepancias8@$0 p$ede hacer el Control Interno El control interno p$ede ay$dar a $na entidad a conseg$ir s$s metas de desempe.o y renta%ilidad! y pre+enir la p0rdida de rec$rsos- )$ede ay$dar a aseg$rar información financiera confia%le! y a aseg$rar #$e la empresa c$mpla con las leyes y reg$laciones! e+itando p0rdidas de rep$tación y otras consec$encias- En s$ma p$ede ay$dar a $na entidad a c$mplir s$s metas! e+itando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino-
El sis,e7a de con,rol in,erno" El sistema de control interno es $n proceso de control integrado a las acti+idades operati+as de los entes! dise.ado para aseg$rar en forma razona%le la fia%ilidad de la información conta%leF los estados conta%les constit$yen el o%&eto del e/amen en la a$ditor"a e/terna de estados conta%les! esta relación entre am%os m$estra la importancia #$e tiene el sistema de control interno para la a$ditor"a e/terna de estados conta%lesEl sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los m0todos coordinados y medidas adoptadas dentro de $na empresa con el fin de sal+ag$ardar s$s acti+os y +erificara la confia%ilidad de los datos conta%les-
.C8l es el o'3e,i4o de n sis,e7a de con,rol in,erno2 Tiene +arios o%&eti+os como' D D D D D D D
E+itar o red$cir fra$desSal+ag$arda contra el desperdicioSal+ag$arda contra la ins$ficienciaC$mplimiento de las pol"ticas de operación so%re %ases ms seg$rasCompro%ar la corrección y +eracidad de los informes conta%lesSal+ag$ardar los acti+os de la empresa)romo+er la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fi&adas por la administración-
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Carac,er5s,icas de n 'en Sis,e7a de Con,rol In,erno
e%e ser o%&eti+o! es decir de%e %asarse en hechos y datos reales! no en
s$posiciones o r$morese%e ser económico' >o de%e res$ltar ms costoso el control #$e el mismo
proceso o acti+idad! de ser as" no ha%r"a %eneficioe%e efect$arse a tiempo' El control de%e ser oport$no! #$e permita hacer
correcciones a tiempo y e+itar errorese%e ser impersonal' >o se p$ede ser &$ez y parte! realizar las acti+idades y a s$ +ez hacer el control! de%e e/istir $n m"nimo de segregación de
f$ncionese%e ser claro y preciso' >o de%e prestarse a do%les interpretaciones-
Diseño de Sis,e7a de Con,rol In,erno El armado del sistema de control de%e contener' D D
4os medios de información (listado de comp$tador! etc- 4os compro%antes y medios magn0ticos de tratamiento y traslado de
D D
información4os procesos man$ales y comp$tarizados #$e se $tilizan4os procedimientos esta%lecidos para #$e la operatoria f$ncione
D D D
organizadamente4os departamentos in+ol$crados4as personas in+ol$cradas4os asientos para retención de datosG
Ele7en,os de n 'en sis,e7a de Con,rol In,erno
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Bn plan de organización #$e proporcione $na apropiada
distri%$ción f$ncional de la a$toridad y la responsa%ilidadBn plan de a$torizaciones! registros conta%les y procedimientos adec$ados para proporcionar $n %$en control conta%les so%re el acti+o y el pasi+o! los
ingresos y los gastosBnos procedimientos eficaces con los #$e lle+ar a ca%o el plan proyectadoBn personal de%idamente instr$ido so%re s$s derechos y o%ligaciones! #$e han de estar en proporción con s$s responsa%ilidades-
.C8l es el 'ene6icio de con,ar con n sis,e7a de con,rol in,erno2 Seg$ridad razona%le de'
3ed$cir los riesgos de corr$pción
4ograr los o%&eti+os y metas esta%lecidos
)romo+er el desarrollo organizacional
4ograr mayor eficiencia! eficacia y transparencia en las operaciones
seg$rar el c$mplimiento del marco normati+o )roteger los rec$rsos y %ienes del Estado! y el adec$ado $so de los mismos
Contar con información confia%le y oport$na
,omentar la prctica de +alores
)romo+er la rendición de c$entas de los f$ncionarios por la misión y o%&eti+os encargados y el $so de los %ienes y rec$rsos asignados
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,SES E BITO3I E> E4 SISTE E CO>T3O4 I>TE3>O
I71le7en,ación del sis,e7a de con,rol in,erno Se de%en c$mplir las tres fases sig$ientes'
*lani6icación Se inicia con el compromiso formal de la lta irección y la constit$ción de $n Comit0 responsa%le de cond$cir el proceso- Comprende adems las acciones orientadas a la form$lación de $n diagnóstico de la sit$ación en #$e se enc$entra el sistema de control interno de la entidad con respecto a las normas de control interno esta%lecidas por la CA3! #$e ser+ir de %ase para la ela%oración de $n
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plan de tra%a&o #$e aseg$re s$ implementación y garantice la eficacia de s$ f$ncionamiento-
4a fase de planeación est comp$esta por las sig$ientes acti+idades'
Co71ro7iso de al,a dirección cta de compromiso! Constit$ción del comit0 Sensi'ili(ación Aenerar c$lt$ra de control interno Dia)nos,ico )or entidad y por procesos- )rograma de tra%a&o! recopilación de información! anlisis de información! anlisis normati+o! identificación de de%ilidades! fortalezas e informe del diagnóstico*lan de ,ra'a3o 0 crono)ra7a de con,rol In,erno Incl$ye acti+idades a corto! mediano y largo plazo E3ección Comprende el desarrollo de las acciones pre+istas en el plan de tra%a&o- Se da en dos ni+eles sec$enciales' a ni+el de entidad y a ni+el de procesos- En el primer ni+el se esta%lecen las pol"ticas y normati+a de control necesarias para la sal+ag$arda de los o%&eti+os instit$cionales %a&o el marco de las normas de control interno y componentes #$e 0stas esta%lecenF mientras #$e en el seg$ndo! so%re la %ase de los procesos cr"ticos de la entidad! pre+ia identificación de los o%&eti+os y de los riesgos #$e amenazan s$ c$mplimiento! se procede a e+al$ar los controles e/istentes a efectos de #$e 0stos aseg$ren la o%tención de la resp$esta a los riesgos #$e la administración ha adoptado4a fase de e&ec$ción est comp$esta por las sig$ientes acti+idades
I71le7en,ación a Ni4el de En,idad En concordancia con los componentes del control interno-
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I71le7en,ación a ni4el de 1rocesos Identificación de procesos! diagramas de fl$&o! priorización de los procesos! me&oras al proceso-
E4alación ,ase #$e comprende las acciones orientadas al logro de $n apropiado proceso de implementación del sistema de control interno y de s$ eficaz f$ncionamiento! a tra+0s de s$ me&ora contin$aSe presenta de forma alternada y posterior a la e+ol$ción de las fases de planificación y e&ec$ción
A,oe4alación 4a propia gestiónE4alación e,erna rgano de Control Instit$cional! Contralor"a Aeneral de la 3ep*%lica .: nias 0 na)as se ,ili(an en el con,rol in,erno2 NIAS 26;' oc$mentación 27;' Com$nicaciones de as$ntos de a$ditoria con los encargados de mando61;' Conocimiento del negocio61<' Compresión del ente y s$ am%iente y e+al$ación del riesgo de errores significati+os62;' Importancia relati+a de la a$ditoria66;' )rocedimientos del a$ditor en resp$esta a los riesgos e+al$ados=;;' E+al$aciones de riesgo y control interno<;1' Consideraciones adicionales para partidas espec"ficas-
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<;<' Confirmaciones e/ternas<1;' Tra%a&os iniciales %alance de apert$ra<2;' )rocedimientos anal"ticos<6;' $estreo en a$ditoria y otros procedimientos de pr$e%as selecti+as<=;' $ditoria de estimaciones conta%les<:;' >egocio en marcha;' 3epresentaciones de la administración71;' Consideraciones del tra%a&o de a$ditoria interna:2;' Otra información en doc$mentos #$e contienen estados financieros-
NAGAS Entrenamiento y capacidad profesional C$idado y esmero profesional )laneamiento y s$per+isión plicación de los principios de conta%ilidad generalmente aceptados 3e+elación s$ficiente
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E#EM*LO DE UN CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1D IS)O>IM4E
A=OETIVOS DEL EAMEN
O'3e,i4os )enerales 1- Lerificar la correcta +aloración de ac$erdo con principios de conta%ilidad generalmente aceptados y s$ adec$ada presentación en los estados financieros2- O%tener seg$ridad razona%le acerca de' a Todos los conceptos relacionados con el disponi%le han sido estimados adec$adamente% 4os +alores correspondientes a las c$entas del componente est0n de%idamente clasificados y re+elados de ac$erdo a s$s condiciones-
O'3e,i4os es1ec56icos 1- Lerificar la e/istencia f"sica de los rec$rsos de li#$idez inmediata con #$e c$enta la entidad 2- eterminar si los fondos y depósitos #$e se presentan dentro de r$%ro de efecti+o! ca&a y %ancos c$mplen las condiciones %sicas de disponi%ilidad6- Compro%ar si se presentan todos los fondos y depósitos e/istentes =- eterminar si los fondos de efecti+o y de depósitos a la +ista #$e se representan en los estados financieros son a$t0nticos <- E/aminar el mane&o adec$ado de los procedimientos pol"ticas y prcticas #$e se sig$en en la administración de los rec$rsos de li#$idez 7- Lerificar la e/istencia de man$ales de f$nciones y procedimientos del efecti+o
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&=CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO )eriodo e+al$ado' Enero ;1Diciem%re 61H2;UU ,echa de e+al$ación' Enero de 2;UU ,echa de ela%oración' ,e%rero de 2;UU C3ITE3IOS E EL4BCI> SID >OD >H OMSE3LCI>
<= CA#A <=< *ro,ección 1-1-1 4a dependencia de ca&a es $n rea restringida1-1-2 E/iste ca&a f$erte para la c$stodia del efecti+o y s$s doc$mentos1-1-6 Es conocida la cla+e por personal deferente al ca&ero! tesorero y gerente1-1-= Se conser+an en la ca&a f$erte los ingresos del d"a! hasta s$ depósito en %ancos1-1-< Se enc$entran con pólizas de mane&o el tesorero y el ca&ero1-1-7 Se ha responsa%ilizado a $na sola persona el mane&o de las c$entas con che#$es! detallando claramente los nom%res de los responsa%les1-1-: Se archi+an en $n l$gar seg$ro y apropiado todos los compro%antes #$e soportan tanto ingresos como egresos1-1-? Son adec$ados los c$stodios para sal+ag$ardar f"sicamente el dinero en operación
<=> En,rada de in)resos 1-2-1 4os +alores reci%idos diariamente son ingresados a ca&a1-2-2 Son registrados en respecti+o li%ro-
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1-2-6 Se e/piden los respecti+os reci%os de ca&a1-2-= Estn de%idamente clasificados de ac$erdo a s$ nat$raleza los ingresos1-2-< Estn de%idamente registrados los ingresos en li%ro a$/iliar1-2-= Se endosan o cr$zan los che#$es al momento de ser reci%idos para e+itar #$e se co%ren en efecti+o1-2-< Son adec$ados los controles para aseg$rar #$e se c$%ren las mercanc"as! ser+icios entregados o +endidos1-2-7 Se depositan intactos los ingresos! es decir se c$ida de no disponer de ingresos entrantes para efect$ar gastos1-2-: Se listan los che#$es y otros +alores reci%idos por correspondencia por $na persona diferente al ca&ero antes de entregrselos a este-
<=? Reci'os de ca3a o 6ac,ras 1-6-1 Se e/piden los reci%os de ca&a al momento de efect$arse la recepción de +alores1-6-2 E/iste n$meración consec$ti+a y pren$merada1-6-6 4os reci%os an$lados son conser+ados en forma consec$ti+a1-6-= 4os reci%os en %lanco son g$ardados en la ca&a f$erte1-6-< Se confrontan los +alores estip$lados en n*meros y letras1-6-7 Se confrontan los originales con las copias posteriormente-
<=@ Ar/eos 1-=-1 Se realizan ar#$eos sorpresi+os a los fondos reca$dados1-=-2 E/isten formatos apropiados para realizar los ar#$eos1-<-6 E/isten medidas correcti+as c$ando se presentan inconsistencias AUDITORIA I
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>= &ANCOS >=< A1er,ra de cen,as 2-1-1 Son a$torizadas por la &$nta directi+a cada $na de las c$entas corrientes2-1-2 Estn registradas a nom%re de la entidad las c$entas de che#$es #$e se mane&an en ella2-1-6 Son est$diados los ser+icios prestados por cada $no de los %ancos! antes de la apert$ra de $na c$enta corriente2-1-= 4as firmas giradoras estn de%idamente a$torizadas2-1-< 4as c$entas corrientes tienen destinación espec"fica
>=> *ro,ección 2-2-1 Es +erificado el n*mero de che#$es! al momento de entregadas cada $na de las che#$eras por parte del %anco2-2-2 Son g$ardadas en ca&a de seg$ridad las che#$eras en %lanco2-2-6 Se enc$entran de%idamente protegidos los che#$es girados y no co%rados2-2-= Se enc$entran de%idamente c$stodiados los di+ersos sellos restricti+os 2-2-< Se mantiene en l$gar seg$ro copia de las tar&etas donde aparecen las firmas a$torizadas para e/pedir che#$es2-2-7 Se mantienen permanentemente act$alizado! en el %anco y en las oficinas de la entidad! el registro y a$torización para e/pedir che#$es2-2-: Se enc$entran archi+ados en orden sec$encial los che#$es an$lados-
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>=? Giro de cBe/es 2-6-1 Estn pren$merados todos los che#$es2-6-2 Se giran en orden sec$encial 2-6-6 Se giran para toda clase de pagos e/cepto los de ca&a menor2-6-= Se lle+a s$ registro en li%ros a$/iliares de %ancos2-6-< E/iste +erificación de soportes antes del giro 2-6-7 Se realiza +erificación de cifras y n*meros antes de s$ firma2-6-: Se $tiliza sello restricti+o para pago para el primer %eneficiario2-6-? E/iste ms de $na firma en el giro de pagos por che#$e2-6-9 Se e/piden che#$es con firmas mancom$nadas 2-6-1; Se realiza confirmación telefónica por parte del %anco para pagos por s$mas s$periores a V<;;-;;;2-6-11 Se e+ita firmar che#$es en %lanco! al portador o a la +ista2-6-12 Son entregados los che#$es pre+ia presentación de la respecti+a a$torización del %eneficiario2-6-16 E/isten horarios y d"as especiales para la entrega de che#$es2-6-1= Se $tiliza sello protector de che#$es2-6-1< E/iste alg$na clase de pol"tica #$e contemple la posi%ilidad de cancelar en $n tiempo determinado a#$ellos che#$es en trnsito #$e no hayan sido co%rados-
>=@ Conciliaciones 2-=-1 Se realizan conciliaciones de manera periódica2-=-2 Se desc$entan oport$namente las notas d0%ito-
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2-=-6 Son archi+adas en orden sec$encial las conciliaciones2-=-= El f$ncionario #$e realiza el pago y el #$e concilia son diferentes2-=-< Se realizan los a&$stes necesarios l$ego de ela%orar las conciliaciones-
?= GENERALES A CA#A Y &ANCOS 6-1 Estn separadas adec$adamente las acti+idades de ingresos y egresos6-2 Se proc$ra tener ni+eles adec$ados a las circ$nstancias! en lo relacionado al dinero en operación6-6 4as monedas e/tran&eras propiedad de la entidad! se +al*an! para efectos del %alance general! a precios de cotización a la fecha del referido-
l final de este anlisis se espera #$e el a$ditor o la persona #$e est realizando la e+al$ación empresarial de la gestión yel c$mplimiento de los controles! p$eda tener $na clara +isión de la entidad y s$ comportamiento frente al r$%ro del disponi%le4a información #$e se recopile de 0ste e/amen es +ital para la toma de decisiones del a$ditor y por ende de la gerenciaEl e/amen #$e el a$ditor realiza del disponi%le no de%e estr$ct$rarse so%re $n sistema de control d0%il o so%re procedimientos #$e afecten el óptimo f$ncionamiento de esta dependencia-
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Conclsión El Control Interno tiene #$e proporcionar anlisis! +aloraciones! conse&os e información! contri%$yendo a propiciar los cam%ios en la estr$ct$ra de la organización y en los m0todos de gestión! en $n am%iente a%iertoCam%ios #$e no tienen por #$0 +enir del e/terior! p$es $n liderazgo en contin$a tensión adaptati+a y aprendiendo de%e ser algo endógeno a la estr$ct$ra de la organizaciónEl control interno constit$ye $na herramienta *til para la gestión! pero no la s$stit$ye- 4os controladores internos de%en ser incorporados! no a.adidos en $na empresa' si $na Compa."a se centra en las operaciones e/istentes e incorpora controles en las acti+idades operati+as %sicas! normalmente p$ede e+itar procedimientos y costes innecesarios al ig$al #$e incorporar controles en las estr$ct$ras operati+as s$ele generar n$e+os controles! lo #$e hace ms giles a las entidades-
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