Costos para pymes por Cdor. Cdor. Ricardo A. Billene Abril de 2015
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[derechos de autor registrados] (Es una ampliación de la obra “Costos para PyE!" por #icardo $. %illene & Errepar' %uenos $ires' ))*
ÍNDICE +. . . o o o o o o o o o
6. 7. 6.
,ntroducción Cost Co stos os pa para ra i ine ness con conta tabl bles es y cos costo toss par paraa in ines es de ge gest stió ión n Comp Co mpar arac ació ión n en entr tree gra ran nde dess em emp pre resa sass y py pyme mess Contabilidad de Costos uentes de la inormación para costos ormalidad de las transacciones 0ue respaldan transacciones de costos Planes de cuenta 1epartamento de Costos 2rgani3ación empresaria 2b4eti5os empresarios y estrategia ,n5ersiones en $dministración Conclusiones de la inormación de costos en las pymes $ten $t enta tado doss con contr traa la la in ino orm rmac ació ión n de co cost stos os en ge gene nera rall 2b4et 2b 4eti5 i5os os de de un un sist sistem emaa de de in inor orma maci ción ón ad admi mini nist strat rati5 i5o' o' con conta tabl blee y ge geren renci cial al Introducción:
Cuando hablamos de “Costos para PyE!"' 89ablamos de otra cosa distinta a “costos" o “costos para grandes empresas" $ decir 5erdad' el concepto de costos y las t;cnicas de medición son las mismas (5
to y los recursos 0ue los entes tienen para hacer estas mediciones y ctracontables de costos para PyEs" (#icardo $. %illene & Ba Bey Bey'' %uenos $ires' )+)*' a la cual nos remitimos.
!ugerimos repasar los conceptos de costos' ob4eto de costos' clasiicaciones de costos y comportamiento de costos de dicha obra. $s= las cosas' desde el punto de 5ista de “Costos"' es e>actamente igual “costos para pymes" 0ue “costos para grandes empresas". o hay dos conceptos distintos ni nada cambia en la naturale3a de “los costos"' sus comportamientos' sus clasiicaciones' sus t;cnicas de medición' etc. Entonces' 8Por 0u; hablamos en la prtracontables de costos' es decir' por oposición' cuando re0uieren un ctran4eras 0ue coti3an en bolsa o imponen este re0uisito (contabilidad por in5entario permanente* a sus sucursales' y compa?=as de estas caracter=sticas. 9acemos reerencia en orma gen;rica a “costos para pymes" cuando los mismos son calculados en y para empresas 0ue no re@nen las caracter=sticas anteriores. Ana alternati5a para comprender me4or el entorno pymes “para costos" es comparigidas a lle5ar la “contabilidad de costos con in5entario permanente"' como se describe en la mayor=a de la bibliogra=a e>tran4era.
2.
Costos para fines “contables” costos para “fines de !estión”
Cuando los “costos" se obtienen desde la contabilidad' y su in primario es el reerido a la emisión de los estados contables' espec=icamente la 5aluación (medición* de los “%ienes de Cambio" y del “Costo de entas"' decimos 0ue estamos en el presamos' se trata mucho en la bibliogra=a e>tran4era y para grandes empresas*. Estos “costos contables" se obtienen del “subsistema de contabilidad de costos" de las compa?=as y se preparan siguiendo las normas contables 5igentes aplicables al ente en cuestión. $hora bien' cuando la inormación de costos 0ue se re0uiere no es a los ines de los cierres de los balances (estados inancieros* y su pertinente presentación' la misma la denominamos como “costos para la gestión"' y los criterios de medición para armarlos no necesariamente deben ser los e>igidos por las normas contables.
Fambi;n' con respecto a los criterios contables' muchas empresas suelen calcular costos de los productos con criterios contables (para el ob4eti5o ya indicado* y luego reprocesar dichos costos con otros criterios e inormación adicional para ines de gestión. !i bien' a los 0ue lle5amos 5arios a?os en este tema las palabras anteriores nos resultan muy amiliares' los 0ue se inician en ;l suelen conundirse con acilidad dado 0ue' principalmente' las carreras uni5ersitarias hacen ;nasis en “contabilidad de costos" para ines “contables". En el resto de este art=culo nos ocali3aremos' undamentalmente' en costos para “ines de gestión"' sin importar tanto los costos contables. $ continuación desarrollamos bre5emente una serie de tópicos 0ue generalmente diieren en las grandes empresas respecto a las pymes' de tal orma de comprender la “dierencia de entornos" en los 0ue operan y' como consecuencia' las 5ariantes 0ue tienen la captación y proceso de datos necesarios para “calcular costos". ".
Co#paración entre p#es !randes e#presas
3.1 Contabilidad de Costos !e reiere a la metodolog=a utili3ada por los entes para medir los costos de los %ienes de Cambio en el Estado de !ituación Patrimonial y al Costo de enta de los productos 5endidos en el Estado de #esultados.
Grandes Empresas: Atili3an la contabilidad de costos por in5entario permanente para las mediciones de los bienes de cambio y el costo de 5enta. Cada 5e3 0ue se reali3a una transacción o un hecho con los bienes de cambio (materia prima' producción en proceso' productos terminados o 5enta de los mismos*' estos se contabili3an en la contabilidad oicial de la empresa. $s= las cosas' los componentes de los %ienes de Cambio (aterias Primas' Producción en Proceso' Productos Ferminados* se lle5an registrados “al d=a" o' a lo sumo' mensualmente con el cierre de los cargos de los Costos ,ndirectos a la Producción en Proceso. PyMES: 1i=cilmente una pyme se encuentre en condiciones de lle5ar una contabilidad de costos por in5entario permanente' dado 0ue re0uiere de una importante organi3ación y un “costo" de sostenerla' por lo 0ue es com@n 0ue las PyEs calculen el Costo de enta por el m;todo de “1ierencia de ,n5entarios" (E>istencia ,nicial G Compras G Costos de Producción & E>istencia inal H Costo de entas*' debiendo “in5entariar y medir" los %ienes de Cambio (ateria Prima y Producto Ferminado' generalmente' y Producción en Proceso' esportacontable' generalmente en planillas de c
3.2 Fuentes de la información para costos
Grandes Empresas: Bo usual es 0ue la inormación sur4a de la contabilidad de costos' espec=icamente del sotIare 0ue permite procesar y registrar las operaciones' m
personal de la empresa' inormación de contadores e>ternos (especialmente si son ellos los 0ue li0uidan sueldos e impuestos*' pedidos de precios o coti3aciones a pro5eedores' etc. Ba inormación' estimaciones' presupuestos' criterios' etc.' de los due?os' comerciales y m<>imos reerentes de producción de la empresa suele ser una uente muy rele5ante de datos para los c
Grandes Empresas: En general' estas empresas suelen estar muy controladas por organismos impositi5os (nacionales' pro5inciales' etc.*' laborales' auditor=as e>ternas' internas' espec=icas' etc.' etc.' etc. Esta cantidad y 5ariedad de controles obliga a las empresas a cumplir en un alto grado las obligaciones y re0uisitos legales (comerciales' impositi5os' laborales' sociales' etc.* de la documentación (comprobantes* de las compras y gastos 0ue respaldan las registraciones de los costos. Nota: El hecho que este tipo de empresas tengan muchos mayores controles que las pymes y que las que no coti!an en bolsa"# no significa que no haya habido casos de gra$es delitos con la adulteración de la información# e$asión impositi$a# la$ado de dinero# etc. %a son muy conocido algunos casos de grandes empresas y bancos acusados de estas maniobras il&citas. PyMES: En general (no la totalidad* cuando disminuyen los controles suele aumentar el grado o proporción de la inormalidad de las operaciones. Es posible encontrar en algunas de estas empresas operaciones y transacciones sin documentación de respaldo o 0ue' e>istiendo' no cumplan con todos los re0uisitos impositi5os o laborales 5igentes. Esta situación suele acentuarse un poco m
8D la ;tica !i bien suelen haber muchos actores (causales* relati5os a la inormalidad' son' en la mayor=a de los casos' undamentalmente “e>cusas"' en algunos para auto4ustiicar la e5asión de impuestos y' en otros' para “no tomar el toro por las astas" de organi3arse administrati5amente y e>igir la documentación con los re0uisitos correspondientes. An apartado especial 0ue podemos enmarcar dentro de la “Feor=a de los Juegos" es cuando un entorno competiti5o est< compuesto por “4ugadores" 0ue' como regla general' no cumplen con un determinado porcenta4e de las e>igencias impositi5o-laborales y' como consecuencia' obtienen ilegalmente una “5enta4a competiti5a" respecto de a0uellos 0ue cumplen la totalidad (o casi la totalidad*. !ucedió' por e4emplo' con las casas de al0uiler de pel=culas (en orma legal* rente a la 5enta de pel=culas pirateadas. Ba primera de ellas no pod=a sostenerse “competiti5amente" ante las segundas 0ue operaban en la marginalidadK “y ten=an clientes de sobra". 1e esta orma' de4ando de lado la discusión de la legalidad y la ;tica en los negocios' los costos de la empresa y sus mediciones deben contemplar todos los hechos económicos necesarios para lograr el “ob4eto de costos"' m
Para 0ue la inormación contable se apro>ime a la realidad' las operaciones y hechos deben contabili3arse y e>ponerse basactamente lo mismo' podr=amos decir 0ue la “esencia" de los costos est< mpuestos en los inormes de costos “para la gestión".
3.' (lanes de Cuenta
Grandes Empresas: En general' las grandes empresas suelen tener un importante desarrollo y e0uilibrio entre las cuentas 0ue representan acti5os (incluidas las de Producción en Proceso de los “%ienes de Cambio"*' pasi5os' patrimonio neto' y resultados en general (ingresos' ganancias' gastos' p;rdidas' otros*. Es habitual encontrar apertura de la inormación contable con bastante detalle 0ue se simpliican en cuentas “sumari3adoras". $parecen “atributos de la inormación contable"' especialmente para costos y gastos' reeridos a “centros de responsabilidad" (centros de utilidad' centros de costos' etc.* y otros datos @tiles para el “control patrimonial y de resultados por centros de responsabilidad". PyMES: Por el contrario' lo m
2b5iamente son “generalidades" obser5adas y no “totalidades". Bos autores de este art=culo hemos 5isto PyE! con e>celentes y actuali3ados planes de cuenta con utili3ación de centros de costos' unidades de negocio' etc.O y' por otro lado' grandes empresas con planes de cuentas “importados" 0ue no se adaptan a la realidad argentina. 1e una u otra orma' lo importante de un “buen plan de cuentas" es 0ue gran parte de los antra=da de “balances de sumas y saldos y/o mayores de las cuentas"' por lo 0ue la calidad de los planes de cuentas y de las imputaciones contables inluye en los an
3.) *epartamento de Costos “Es una cuestión de escala".
Grandes Empresas: !uelen tener un “1epartamento de Costos" dependiendo de la “Contadur=a Neneral" o de la “Nerencia $dministrati5a"' con un “Jee de Costos" especiali3ado en la materia y un e0uipo de traba4o dedicado e>clusi5amente a estos temas. PyMES: Por una cuestión de escala y costos' la generalidad de las PyE! no puede darse el lu4o de un “departamento de costos"' en mclusi5a dedicada a estos
temas. El Contador Neneral o el Nerente $dministrati5o' “entre decenas de tareas mclusi5amente a este tema. Fambi;n' cuando estas grandes empresas se encuentran di5ididas contablemente en “Anidades de egocio" y “Centros de Costos"' y en las 0ue se emiten reportes mensuales (normalmente comparati5os con el presupuesto*' una 5e3 remitidos y publicados los mismos' los responsables de dichos centros suelen necesitar inormación de detalle y solicitar an
3.+ ,rgani!ación Empresaria !e reiere a la di5isión de unciones' delegación de autoridad' asignación de ob4eti5os y tareas' y al grado en 0ue estos temas estplicitados por escrito en organigramas' manuales de unciones y procedimiento' entre otros.
Grandes Empresas: !uelen tener e>plicitadas sus unciones' ni5eles de autoridad' territorialidad de las acti5idades' etc.' en “organigramas" 0ue' a grandes rasgos' es el “mapa" de la empresa 0ue permite ubicar a las unciones' gerentes' 4ees' etc.' en el “terreno" de la organi3ación. #epresenta la organi3ación ormal (no la inormal* y suele actuali3arse con recuencia. En general' el sistema de inormación de la empresa se adecua al organigrama. PyMES: En general' si bien las unciones estrat;gicas y operati5as se reali3an al igual 0ue en las grandes empresas' la dotación de personal es signiicati5amente menor' haciendo 0ue la organi3ación se base en las “personas" 0ue las componen m
Como e>pres
3.- ,beti$os empresarios y estrategias Para ampliar este tema sugerimos el repaso de nuestra obra “Presupuesto y Control de Nestión para Pyes & da. Edición" (#icardo $. %illene' Errepar' %uenos $ires' ))7*. $ esta altura del desarrollo del art=culo' el lector ya podr< imaginar lo 0ue sigue:
Grandes Empresas: !uelen tener los ob4eti5os (5isión' misión' 5alores' ob4eti5os' etc.* ormali3ados por escrito y ponderados monetariamente en el “presupuesto". PyMES: Por supuesto 0ue tienen sus ob4eti5os' 5isión' misión' 5alores' etc.' y “algunos n@meros de reerencia" respecto a resultados' lu4o de ondos' etc. Neneralmente no suelen estar por escrito' y no siempre tienen un presupuesto ormal. En muchos casos' cuando las pymes son amiliares y de capital cerrado' suelen me3clarse ob4eti5os empresarios con ob4eti5os personales y amiliares de los due?os.
Es ob5io 0ue la ormulación y ormali3ación por escrito de los ob4eti5os y del presupuesto ayuda a me4orar (orientar* la inormación de costos de la empresa' sin embargo' no es un re0uisito 0ue limita ni impida calcular costos en las pymes (aun0ue el grado de incertidumbre de los c
3./ 0n$ersiones en dministración !e reiere al grado de e0uipamiento en recursos tangibles' intangibles y humanos destinados al
Grandes Empresas: Bas e>igencias de inormación a terceros 0ue poseen estas empresas' undamentalmente las 0ue coti3an en bolsas o tienen organismos de contralor espec=icos' les obliga a contar con importantes in5ersiones en sistemas de inormación' e0uipos de administración' proesionales permanentes con e0uipos de traba4o muy capacitados' asesores e>ternos de distintas especialidades' etc. PyMEs: Por el contrario' las in5ersiones en administración suelen ser ba4as' en algunos casos llegando a las “m=nimas necesarias" para “no tener problemas legales". !on pocas las 0ue' sin ser obligatorias' in5ierten en sotIare' e0uipamiento' recursos humanos' asesores' etc.' por encima del promedio de este tipo de empresas por 5alorar m
D' por supuesto' e>isten di5ersos actores mibilidad para el mane4o de datos con criterios de costos para la gestión". !obre esto @ltimo me tocó traba4ar en un caso de una empresa de capitales ranceses en la Pro5incia de endo3a' en una ;poca en 0ue la inlación anual del pa=s rondaba el 7. Bos propietarios sólo atribu=an 5alor a la inormación de costos pro5eniente de la contabilidad ormal y legal de la empresa. e costó una serie de reuniones e>plicarles 0ue' en $rgentina' la contabilidad no puede a4ustarse por inlación' por lo 0ue' entre otras cosas' la porción de los costos reerida a “depreciaciones de bienes de uso" no era representati5a de los 5alores corrientes' por ende' los costos de los productos estaban sub5aluados. & “8Qu; propone Ad." & me preguntaron' a lo 0ue respond= 0ue “utili3aran inormación e>trancontable para estas decisiones cambiando el 5alor de las depreciaciones contables por las mismas pero caculadas a 5alores corrientes". En el inal de este traba4o estimamos 0ue los %ienes de Aso' 5aluados a 5alores de reposición' ser=an apro>imadamente un 6)) superiores a lo 0ue indicaba la contabilidad.
3. Conclusiones de la información de costos en las pymes4
Como e>presamos en la introducción' “costos" es el mismo concepto 5plicamos' los “costos para ines contables"' en las grandes empresas se obtienen de la contabilidad de costos' lo 0ue permite identiicar' tambi;n' el costo por producto indi5ualO mientras 0ue en las pymes se eect@a un ctracontable. En las grandes' la mayor cantidad de datos surge de la “contabilidad de costos"' mientras 0ue en las pymes necesariamente surgen de otras uentes dado 0ue no lle5an in5entario permanente. “Bo 0ue cambia es el entorno" y los recursos 0ue disponen para hacer mediciones y c
$.
Atentados contra la infor#ación de costos en !eneral
“Ana golondrina no hace 5erano". Bo siguiente es una obser5ación y e>periencia m=a 0ue no deber=a ser e>trapolada como la e5olución general de la temimadamente desde el ))R hasta la echa (ayo de )+7*' he notado una “in5olución"' en lugar de una “e5olución"' en los ctracontables del costeo basado en acti5idades eran algo habitual' aun en las pymes' y comen3amos las implementaciones del costeo basado en el tiempo in5ertido en las acti5idades' e>puesto por Saplan y $nderson' con 5istas de seguir pereccionando y enri0ueciendo los c
!in embargo' un cambio conte>tual comen3ó a darse en $rgentina' y pude obser5ar cómo no sólo no se a5an3aban en estas empresas' sino 0ue' por el contrario' buenas t;cnicas de costeo de4aban de utili3arse 5ol5iendo a cigencias 0ue antes no ten=an' m
%a alta sostenida inflación Restricciones presupuestarias financieras para in&ertir en “Ad#inistración” 'uerte tendencia co#ercial ( industrial de los propietarios )ue *acen pre&alecer las in&ersiones en estas funciones %A CR+CI+,-+ C/%+IA I/3I-I4A %ABRA% A7A,+RA 373 C,3-A,-+3 CA/BI3 “3ie#pre lo *ace#os as89” %a cultura tcnica en costos %a decreciente capacitación en costos para dar paso a la per#anente actuali;ación i#positi&a laboral societaria aduanera etc. “Cual)uiera *ace costos no se re)uiere a un especialista” unto a los per#anentes ca#bios en las re!las de >ue!o
1e los e4emplos anteriores' la “alta y sostenida inlación" 5uel5e rtracontables con t;cnicas como el costeo basado en acti5idades' muy @tiles en la prtran4eras de pa=ses macroeconómicamente estables y con regulaciones mterna de la “de5aluación". Podr=amos e>presar la regla: “$ mayor inlación y comple4idad impositi5a: menor proundidad y calidad de la inormación de costos". #eiteramos 0ue son sólo obser5aciones indi5iduales 0ue no son e>trapolables sin un estudio estad=stico m
5.
b>eti&os de un siste#a de infor#ación ad#inistrati&o contable !erencial
!i bien e>iste mucho desarrollo en la bibliogra=a de contabilidad respecto a los “ob4eti5os y inalidades" de un sistema de inormación general en un ente' y de los ob4eti5os de la contabilidad de costos' nos interesa mencionar los siguientes: +.
.
. 6.
7.
TRANSACCIONAL: El sistema administrati5o (algunas 5eces llamado “de gestión"*' permite reali3ar transacciones electrónicas como acturar' cobrar' pagar' li0uidar sueldos' acreditar sueldos' comprar bienes y ser5icios' depositar che0ues' registrar contablemente' etc.O e inormar sobre las transacciones' mo5imientos' saldos' stocTs' etc. DE GESTIÓN: Permitir' mediante la inormación de las transacciones indi5iduales' inormes y reportes' gestionar a las personas' recursos (inancieros' tangibles' intangibles' etc.*' stocTs' tareas' acti5idades' etc.' esto es' tomar decisiones' cambiar asignaciones de recursos' inluir en las acti5idades' etc. DE CONTROL: Control patrimonial (bienes' cuentas a cobrar' cuentas a pagar' ca4a y bancos' stocTs' etc.' etc.*' de transacciones' de saldos' de lu4o de ondos' de resultados' etc. LEGAL: 1ar cumplimiento a las regulaciones “legales" sobre las transacciones y el patrimonio de la empresa tales como: ,' $,P' 1N#' unicipalidad' ,rrigación' !ubsecretar=a de Fraba4o' etc.' etc.' etc. GERENCIAL: Permitir a la 1irección' Nerentes' Jees' etc.' e5aluar los cambios en el patrimonio de la empresa' la generación de los resultados' la marcha respecto al presupuesto' eectuar proyecciones del negocio' e5aluar la rentabilidad y competiti5idad de la empresa' a4ustar los costos a la tendencia de las 5entas' etc.' etc.' etc.
En la nue5a era de la inormto económico y de la pyme en particular' los ;nasis en cada uno de los ob4eti5os no son homog;neos. Cuando los recursos destinados a la inormación son escasos' y las e>igencias legales aumentan' los “sistemas" suelen utili3arse para los ob4eti5os “+ y 6" con mayor ;nasis 0ue en los demcelentes y pertinentes traba4os de costos dado 0ue' a pesar de las des5enta4as' tienen una “gran le>ibilidad" de poder armar' desarmar y rearmar n@meros sin estar tan atados a los criterios contables y al sistema de contabilidad de costos. “Cuando le agarramos el gusto a hacer c
or Cdor. Ricardo A. Billene Abril de 2015
