El Documento 1. Definición de Documento
Es el instrumento, escritura, escrito con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa o, al menos, se aduce con tal propósito. En la acepción más amplia, cuanto consta por escrito o gráficamente. 2. Soporte o forma del documento
Para la moneda el soporte es el metal, para los documentos es el papel y para los documentos de protocolo el papel sellado especial para protocolo 3. Nombre los dos tipos de documento Privados: Únicamente por dos personas sin intervención notarial
a. Sin firma legalizada b. Con firma legalizada Públicos: Elaborados y firmados por un funcionario en el ejercicio de su cargo, o por un notario, aunque este último es más conocido como instrumento público. 4. Defina que es un documento privado
Elaborados y firmados por las partes o quienes puede obligar o no 5. Defina qué es el Instrumento Público
Elaborados y firmados por un funcionario en el ejercicio de su cargo, o por un Notario, aunque éste último es más conocido como instrumento público 6. Qué es el Instrumento Público
Documento público, autorizado por Notario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurídicos 7. Etimología del término Instrumento INSTRUERE – INSTRUIR
DOCERE-ENSEÑAR Se refiere a todo aquello que puede servir para dejar una constancia, para fijar un acontecimiento. 8. Otra definición de Instrumento Público : Es el documento autorizado por notario con todas las solemnidades y formalidades que la ley exige que contienen negocios jurídicos, declaraciones de voluntad, manifestaciones de consentimiento y la narración de hechos y circunstancias que le consten al notario 9. Cómo se dividen los instrumentos públicos Dentro del Protocolo, también llamados principales Escrituras Públicas Artículo 29 código de Notariado Actas de protocolización Artículo 64 código de Notariado Razones de legalización Artículo 59 código de Notariado Fuera del protocolo o secundarios Actas de legalización de firma Artículo 55 Lit. a) Código de Notariado Actas de legalización de
copias de documentos Actas notariales
Artículo 55 Lit. b) Código de Notariado Artículo 61 código de Notariado
10. Cuáles son los fines del Instrumento Público
Principalmente son cuatro los fines que llena el instrumento público: 1.- Perpetuar los hechos y las manifestaciones de voluntad; 2.- Servir de prueba en juicio y fuera de Él; 3.- Ser prueba pre constituida; y, 4.- dar forma legal y eficacia al negocio jurídico.
11. En qué consiste la Teoría de la Prueba Pre-constituida
El instrumento público es prueba pre constituida ya preparada con anterioridad al pleito futuro. Prueba escrita que está en ese instrumento y que si alguna vez la necesitamos, la presentaremos de inmediato para hacer valer nuestros derechos. 12. Cuál es el Valor Jurídico del Instrumento Público
Es de aquel instrumento que no adolece de nulidad ni falsedad, por lo tanto se tiene como plena prueba según la legislación guatemalteca 13. Qué es el Valor Formal del Instrumento Público:
El Notario en el faccionamiento del instrumento ha observado todas las formalidades en cuanto a la forma externa del mismo, es decir, que le ha dado cumplimiento a todas las formalidades, requisitos o solemnidades que la ley establece 14. Qué es el Valor Probatorio del Instrumento Público : Es en relación al negocio que contiene internamente el instrumento. Negocio Jurídico, contrato, acto que contiene un instrumento público 15. Qué es impugnación
Actividad encaminada a combatir la validez o eficacia de algo que puede tener trascendencia en el campo de lo jurídico 16. Tipos de impugnación
Impugnación por nulidad: Si existen vicios en su formación, referentes al autor o por defectos de forma Impugnación por falsedad: Si hay mutación, o sea, cambio de la verdad 17. Que clases de falsedad existen a) Ideológica : Cuando se hace constar en un documento un hecho no declarado por las
partes. b) Material: Consiste en la alteración del contenido real del documento 18. Nulidad desde el punto de vista Notarial
Se puede definir como la incapacidad de un instrumento público para producir efectos jurídicos, por mediar algún vicio en su contenido o en su parte formal 19. Cómo puede ser la nulidad en un instrumento a) De Fondo: Se produce cuando es ineficaz porque el acto o contrato que contiene está
afectado por vicio que lo invalida. Esta especie de nulidad se rige por las normas referentes a la nulidad de los actos jurídicos en Derecho Civil; y, b) De Forma o instrumental : Afecta al documento considerado en sí mismo, y no como continente de un acto o negocio jurídico, sin perjuicio desde luego, que la nulidad instrumental afecte indirectamente la validez del acto o negocio que contiene. 20. Principios fundamentales a que está sometida la nulidad formal
a. Principio de excepcionalidad: los instrumentos públicos, sólo son nulos en los casos expresamente contemplados por la ley, ya sea en forma directa o indirecta; b. Principio de finalidad: la finalidad del instrumento público prevalece sobre la mera formalidad; y. c. Principio de subsanabilidad: El instrumento puede subsanarse por los medios que admite la ley. 21. Dentro del Código de Notariado donde se encuentra la nulidad
Artículo 32. La omisión de las formalidades esenciales en los instrumentos públicos, da acción a la parte interesada para demandar su nulidad, siempre que se ejercite dentro del término de cuatro años, contados desde la fecha del otorgamiento
EL PROTOCOLO. 1. Cuáles son los Antecedentes del Protocolo
En los comienzos de la vida jurídica, los hombres estipulaban verbalmente, realizando el lenguaje como elemento capital empleado a modo de texto y el rito como forma de expresión litúrgica; eran las únicas huellas que quedaban de las declaraciones de voluntad jurídica, puramente verbales, que vinieron hacer medios de prueba poco consistentes, pues se perdían en las sombras del olvido, y para revelar su existencia había que reproducir el acto; la supervivencia de éste no se logra asi nada más, ya que muchas veces faltaban sus propios actores, aún los testigos presenciales del acto, todo lo cual daba una prueba a medias del mismo. Por esta razón, la oralidad se sustituyó por la prueba escrita, más eficaz para ofrecer menos fallas. Pero los hombres no se conformaron con traducir y presentar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos, ya que el título así creado no resultaba cabalmente seguro, porque el documento podía extraviarse, la veracidad del acto ser negada; los testigos desaparecer o incapacitarse Hubo entonces necesidad de materializar la prueba, de recurrir a la grabación gráfica sobre un elemento físico para que hiciera visible y perpetua su consideración. De este modo los hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión del espíritu, conservador de una creación del hombre, a esta primera fuente de la génesis del acto jurídico llamaron PROTOCOLO. De manera, que el protocolo ha sido una creación derivada de la necesidad que el hombre tuvo de llevar al papel escrito la voluntad creadora de las relaciones jurídicas, para que de él surgiera, sin riesgo de pérdida, y en caso de duda para mejor probar, toda la intención contractual, materializada en forma gráfica, manuscrita. Como fenómeno derivado de la ordenación de los instrumentos públicos el protocolo penetró en el derecho positivo y fue adoptado por la mayoría de las legislaciones y superado por el proceso de transformación. Continúa expresando la Licenciada Hernández Camey , que en nuestro medio, “el protocolo
es de alta conveniencia porque mediante él, se guardan en lugar seguro los instrumentos públicos y no sufren de riesgo de perderse, ocasionando con ello, la pérdida de sus derechos o un perjuicio tal vez irreparable. Si los actos y contratos tuviesen una vida fugaz podría excusarse el protocolo pero cuando se contraen relaciones jurídicas duraderas, es conveniente que los mismos permanezcan en forma íntegra En consecuencia, la existencia del protocolo, es necesaria para la función notarial guatemalteca e importante para la conservación del instrumento público. Asegurando asi los derechos de los otorgantes. Por otra parte, tiene relevancia el protocolo en nuestro medio por el hecho que los actos y negocios jurídicos que se consignan en el mismo, tienen por lo general cierta durabilidad que se prolonga con el tiempo, por lo cual en cualquier momento constituye prueba fehaciente sobre los derechos y relaciones jurídicas incorporadas en tales documentos. 2. Cuál es la etimología de la palabra PROTOCOLO PROTOS: Primero en su línea. En Guatemala “La Matriz”
COLUM O COLATIUM: Comparación o cotejo
3. Definición de PROTOCOLO
En Guatemala, se conoce como Protocolo, al tomo empastado de los instrumentos autorizados durante un periodo de tiempo (un año natural según la ley); también al papel sellado especial que se vende exclusivamente a los notarios para faccionar escrituras; y al conjunto de escritura que se llevan faccionadas en el año que transcurre. La definición legal de Protocolo se encuentra comprendida en el artículo 8 del Código de Notariado, que reza: “el Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las
Actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con esta Ley”
Definición Legal. Artículo 8º. El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra, de conformidad con esta ley. 4. Sinónimo de Protocolo
Registro de Escrituras Públicas 5. Cuáles son los datos que deben consignarse en el Libro de Registro de la SAT, cuando venden el papel de protocolo
Se registra la serie y los números del papel, nombre, firma y sello del Notario 6. En qué clase de papel se extiende el protocolo del Escribano de Gobierno, agentes diplomáticos y consulares, testimonios e índices respectivos Papel de Lino, papel bond o similar. Artículo 10 del Código de Notariado 7. Los instrumentos suscritos por el Escribano de Gobierno, agentes diplomáticos y consulares, pagan impuesto Según lo estipulado en el Artículo 10 del Código de Notariado si deben pagar impuesto. 8. Cuál es el nombre del papel usado en el Protocolo Papel Sellado Especial para Protocolo 9. Cómo se hace la apertura del PROTOCOLO El Protocolo se abre cada año con la primera escritura que se facciona, la cual llevará siempre el número Uno y principiará en la primera línea del folio inicial. No se necesita ninguna razón de apertura, pero es obligatorio el pago de Q.50.00 en la Tesorería del Organismo Judicial por derecho de apertura; 10. Cuál es la Escritura Pública que no lleva número de folio y se hace en papel bond. La que ha sido faccionada en el extranjero, debido esto a la prohibición que tiene el Notario de sacar el protocolo del país. 11. Explique las dos formas de aperturar el Protocolo Administrativamente: Con el pago de Q.50.00 en la Tesorería del Organismo Judicial Notarialmente: Con la primera Escritura 12. Cuál es el contenido del PROTOCO El Protocolo del Notario contendrá: Las Escrituras Públicas o Matrices, Las Actas de Protocolación, Las Razones de Legalización o cualquier documento que la Ley señale, la Razón de Cierre, el Índice y los Atestados. 13. Cuáles son las formalidades que se deben llenar en el PROTOCOLO A) Los instrumentos deben de redactarse en español, escribirse a máquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas; B) Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a continuación del otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento sólo debe quedar espacio para las firmas; C) El Protocolo debe llevar foliación cardinal escrita en cifras;
D) En el cuerpo del Instrumento las fechas, números o cantidades se expresaran con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras; E) Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban se copian de manera textual; F) La numeración fiscal del Papel Sellado no podrá interrumpirse, salvo los casos de protocolaciones, o que se hubiere terminado la serie y se inicie una nueva; G) Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran con una línea antes de que sea firmado el instrumento; H) Debe de tomarse en cuenta que son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, sino se salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas. 14. Como debe hacerse el Cierre del PROTOCOLO
El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de cartular. El cierre es mediante una razón notarial, la cual debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuántos de ellos son escrituras públicas, el número de actas de protocolización, de razones de legalización, el número de escrituras cancelas, si lo hubieren; así como el total de folios utilizados; observaciones si fueren necesarias y la firma del notario; 15. Cómo se hace una razón de cierre
El treinta y uno de diciembre de dos mil doce, como Notario, procedo a cerrar el Registro Notarial a mi cargo, correspondiente al año dos mil doce, habiendo faccionado doce instrumentos públicos distribuidos de la siguiente manera: Ocho escrituras Matrices, dos Actas de Protocolación, una razón de legalización de firma y un instrumento cancelado. El Protocolo consta de treinta y dos folios. Leo lo escrito, lo ratifico, acepto y firmo. Firma del Notario. Sello Opcional. 16. En qué parte del Protocolo se hace la razón de cierre
Seguido de la última escritura 17. Cómo se realiza el índice del Protocolo Artículo 15 del Código de Notariado
Posteriormente a la razón de cierre, debe redactarse el índice, según la Ley guatemalteca, este que antes de la reforma a la Ley del Timbre y Papel Sellado debía hacerse necesariamente en papel sellado; pero que ahora se hace en una hoja de papel bond a la que se deben adherir los timbres de ley (Q.1.00); y contendrá en columnas separadas : b.1. El número de orden del instrumento (escritura, acta de protocolación, o razón de legalización); b.2. El lugar y fecha de su otorgamiento ; b.3. Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe anotar su nombre; b.4. El objeto del instrumento ; b.5. El folio en que se inicia. En el índice es permitido utilizar cifras y abreviaturas, al final la fecha y la firma del notario, antes de suscribirlo podrá hacer las observaciones si las hubiere. 18. Que son los Atestados
Los atestados son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo y tienen relación con los instrumentos autorizados y deben constar principalmente el recibo del pago de apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias, Etc. Artículo 17 del Código de Notariado
19. En qué consiste el Empastado del PROTOCOLO
Dentro de los treinta días posteriores al cierre del protocolo el Notario debe mandar a empastar su protocolo (Art. 18). El empastado puede hacerse en uno o más tomos, dependiendo de su volumen, lo que no es permitido es empastar en un solo tomo dos o más años. 20. Cómo puede el Notario hacer el Depósito del PROTOCOLO
El Notario no es propietario del protocolo, ya que únicamente es depositario del mismo y responsable de su conservación. La ley menciona los casos de depósito del protocolo, algunos en forma temporal y otros en forma definitiva, siendo los siguientes: 1) Por ausencia del país por tiempo menor de un año: Lo puede depositar con otro notario hábil, dando un aviso firmado y sellado por ambos notarios al Archivo General de Protocolos, Artículo 27 del Código de Notariado. En estos casos 2) Por ausencia del país por más de un año: Debe depositarse en el Archivo General de Protocolos directamente en la capital o a través del juez de Primera Instancia en los Departamentos, quien lo debe remitir al Archivo. 3) Por inhabilitación: Debe depositarse en el Archivo General de Protocolos directamente en la capital o a través del juez de Primera Instancia en los Departamentos, quien lo debe remitir al Archivo. 4) Por entrega voluntaria: Debe depositarse en el Archivo General de Protocolos directamente en la capital o a través del juez de Primera Instancia en los Departamentos, quien lo debe remitir al Archivo. 5) Por fallecimiento del notario. (Artículos : 23, 26, 27 y 28 del Código de Notariado). Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tuviera en su poder protocolos de un Notario fallecido, deben depositarlos dentro de los treinta días siguientes al fallecimiento al Archivo General de Protocolos, en la capital directamente en los Departamentos a través del juez de Primera Instancia, al Alcalde si fuera en un Municipio, estos funcionarios tienen ocho días para remitirlos al Archivo General 21. Qué documentos puede extender el notario que tiene el Protocolo en Depósito
Copias y testimonios, pero no podrá autorizar escrituras 22. Si la persona que tiene los protocolos del Notario fallecido se niega a entregarlos que es lo que procede hacer
Se hará uso de los apremios legales hasta obtener la entrega 23. Qué son los Apremios Legales
Apercibimiento, multa o conducción personal que se aplicarán según la gravedad de la infracción, salvo cuando la ley disponga otra cosa. Artículos del 178 al 187de la Ley del Organismo Judicial 24. Garantía y Principios que Fundamental al Protoc olo:
Las garantías o principios que fundamentan el Protocolo, son las de durabilidad y seguridad. Dado que nuestro sistema notarial se concentra en el principio de que los originales o matrices deben de quedar en poder del notario, es necesario rodear y dotar, a tales documentos de una serie numerosa de seguridades. Ello permite la expedición de testimonios, los mismo que la comprobación de la autenticidad de los mismos, en todos aquellos casos en que los documentos notariales sean redarguidos de falsedad. En síntesis la existencia y fundamentación del protocolo radica en los siguientes aspectos: a) Permanencia Documental en las Relaciones Jurídicas: El Protocolo Notarial constituye una garantía que presta el Estado para la efectiva perdurabilidad de los actos jurídicos que requieren la intervención notarial, para su completa validez y eficacia legal;
b) Garantía de ejecutoriedad de los derechos: La existencia del protocolo y por el ende de los instrumentos o actos jurídicos en él consignados pueden llegar a ser una prueba fehaciente sobre los derechos y sus relaciones jurídicas incorporadas, principalmente en aquellos casos en que la posesión de un título es esencial para ejercitar o ejecutar un derecho, de tal forma que dicho derecho se haya incorporado en cierta manera al documento; c) Autenticidad de los derechos: El protocolo desempeña, una función autenticadora en el sentido de que las reglas legislativas atinentes a la formación y conservación del mismo dificultan enormemente la posible y eventual suplantación de documentos autorizados, lo mismo que la interrelación de otros entre los que ya constan debidamente ordenados y fechados; d) Publicidad de los Derechos: Por último, los protocolos cumplen una labor de publicidad, porque los actos o negocios jurídicos que autoriza un notario suelen afectar intereses de terceras personas que no han intervenido en su otorgamiento. Constituye, en consecuencia, el protocolo el mejor procedimiento para que un documento esté al alcance de quien tenga interés en examinarlo y hasta sacar copia del mismo, lo cual sucede frecuentemente en materia de derechos reales. 25. Cómo se lleva a cabo la reposición del Protocolo:
El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al Juez de Primera Instancia, el cual deberá instruir averiguación y terminada la misma resolverá declarando procedente la reposición del protocolo y en caso de que exista delito mandará a que se inicie el respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio notario. Al declarar procedente la reposición el juez pedirá a la Corte Suprema de Justicia copias de los testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de protocolos. Si no existieran testimonios en el archivo se pedirán las copias o duplicados que hubieren en los registros y se citará a los otorgantes y a interesados previniéndoles la presentación de los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citación se hará por avisos en el Diario Oficial y otro de los de mayor circulación. Si no fuere posible reponer todas las escrituras el Juez tendrá que citar de nuevo a los interesados para consignar en actas los puntos que las escrituras contenían y en caso de desacuerdo o incomparecencia, los interesados tendrán que recurrir a un juicio en la vía ordinaria. Artículos del 90 al 96 del Código de Notariado. 26. Clases de Revisión del Protocolo
a. Ordinaria b. Extraordinaria c. Especial 27 En qué consiste la Revisión Ordinaria del Protocolo
La Inspección y Revisión Ordinaria se debe de hacer cada año, para el efecto, el Notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia. 28 En qué consiste la Revisión Extraordinaria del Protocolo
La Inspección y Revisión Extraordinaria podrá hacerse en cualquier tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia. 29 En qué consiste la Revisión Ordinaria del Protocolo
Es importante mencionar, que en casos de averiguación sumaria por delito, también se puede hacer la revisión de un protocolo notarial, este es el caso especial. 30. Cuáles son las obligaciones del depositario del protocolo
Ser responsable de su conservación. Artículo 19 del Código de Notariado
Número de Lugar y Instrumento Fecha
Nombre de los Otorgantes
Objeto del Contrato
Folio