Cuestionarios de Auditoria Gubernamental

ÓRGANO REGIONAL DE CONTROL INSTITUCIONAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO –

P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

1

Cuen Cuenta ta el Area Area de Logí Logíst stic ica a con con:: a) Organigram Organigrama a Funcional Funcional b) Manual Manual de Organización Organización y Funciones Funciones c) Manual Manual de Procedi Procedimient mientos os d) Plan Plan Operati Operatio o e) Cat!logo Cat!logo de de "ienes "ienes #) Otros Otros $%spec $%speci#i i#icar car))

&

'e enc encue uent ntra ra impl implem emen enta tada da con con perso persona nall idóne idóneo oy su#iciente(        

/

irección *e#e de Ad+uisiciones 'ecretaria Cotizadores ,irador Ordenes Compra ,irador Ordenes de 'ericios -egistro en el '.AF Otros apoyos

La entidad cuenta con el Plan Anual de Ad+uisiciones debidamente aprobado( aprobado( .ndi+ue el 0 de -esolución +ue lo aprueba2

3

Las Las ad+ui ad+uisi sici cion ones es de bie biene ness y seri serici cios os se rea realiliza zan n con obseran obserancia cia de la Ley de Contra Contratac tacion iones es y Ad+uisiciones del %stado( .ndi+ue .ndi+ue +u4 tipos de procesos procesos de selección realiza la entidad2

5

'e 6a con#ormado el Comit4 %special de Ad+uisiciones( .ndi+ue el 0 de -esolución +ue lo con#ormó

7

'e e#ec e#ect8 t8an an coti cotiza zaci cion ones es para para las las ad+ui ad+uisi sici cion ones es no su9etas a procesos de selección( .ndi+ue a partir de +u4 monto y el documento +ue lo establece en la entidad



.ndi ndi+ue +ue los cri criteri terios os adop adopttados ados para para otor otorg gar la "uena Pro en las ad+uisiciones de los bienes y sericios no su9etos a procesos de selección2

CUESTIONARIO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

1 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

?

Las Ordenes de Compra y de 'ericio +ue obran en el Area de Abastecimientos @ Logística cuentan con toda la documentación sustentatoria( .ndi+ue la documentación sustentatoria: -e+uerimiento Autorización del gasto Cotizaciones Cuadro Comparatio de Cotizaciones Actas de "uena Pro o de Ad9udicación .n#orme de Con#ormidad Otros       

B

%l consumo de tele#onía móil $celulares) se 6a ceido a las normatiidad de austeridad y racionalidad del gasto $tope m!Dimo de consumo '@2 &>>2>>)( e 6aberse registrado eDcesos se 6a procedido a la deolución o descuento del seridor responsable(

1>

'e tiene implementado un registro o documento similar de todos los celulares asignados a los #uncionarios y seridores(

11

Al cesar en el cargo el #uncionario o seridor se e#ect8a el control de la entrega del e+uipo celular asignado(

1&

%Disten "ienes en
1/

'e in#orma a la superioridad sobre los bienes en tr!nsito para las acciones correctias del caso(   

Al *e#e de Ad+uisiciones Al irector de Logística Al irector de Administración

13

'e llea un registro o control $.nentario) de los bienes en tr!nsito(

15

Las Ordenes de Compra Ordenes de 'ericio 0otas de %ntrada a Almac4n Pecosas y otros documentos son suministrados a las Areas de Contabilidad Presupuesto Patrimonio y otras unidades org!nicas en #orma oportuna(

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

& de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

17

La entidad cuenta con un registro de los procesos de selección( %ste se encuentra debidamente legalizado y actualizado(

1

Los eDpedientes de los procesos de selección cuentan con toda la documentación sustentatoria y 4sta se encuentra debidamente arc6iada y custodiada(

1?

-especto a los procesos de selección estos son comunicados a los entes pertinentes como: O'C% P-OMPEM%

1B

'e 6a con#ormado la Comisión de
&>

%n la Comisión de toma de inentarios se 6a tenido en cuenta +ue el *e#e de Almac4n u otro personal de dic6a unidad org!nica no se encuentren integrando dic6a Comisión debiendo desarrollar solo la #unción de #acilitador(

&1

'e cumplió con e#ectuar el .nentario Físico de "ienes de Almac4n al /12ic2&>1/(

&&

e eDistir di#erencias en la conciliación indi+ue las acciones e#ectias realizadas para su superación2

&/

%Disten bienes propuestos para la ba9a( .ndi+ue las acciones adoptadas respecto a la situación de tales bienes

&3

'e eDige las garantías seg8n normatia establecida para el cumplimiento del proeedor respecto a la entrega de los bienes y sericios ad+uiridos(

1

.ndi+ue el 0 de personal con +ue cuenta el


/ de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



.

P R E G U N T A S

RESPUESTA SI

Almac4n:      

&

*e#e del Almac4n 'ecretaria Personal +ue emite P%CO'A' Personal +ue emite 0%A' .n#ormación $ingresos y salidas de bienes) Otros apoyos $especi#i+ue)

%l personal +ue labora en el Grea de Almac4n cuenta son un Manual de Organización y Funciones u otro documento similar2 %speci#i+ue(

/

Para el control implementado:   

de

los

bienes

se

tiene

Las tar9etas "incard %l HardeD Ialorado Otro documento similar $especi#icar)

ic6os documentos est!n actualizados( 3

5

-especto al ingreso de los bienes almac4n estos son eri#icados o contrastados con las cantidades y especi#icaciones contenidas en las Ordenes de Compra incluyendo a+uellos bienes +ue por su naturaleza no son recepcionados en Almac4n(

7

'on adecuadas las instalaciones para la conseración y mantenimiento los materiales ad+uiridos(



Los ingresos de bienes a almac4n se originan por:      

?

Compras realizadas onaciones
La salida de los bienes de almac4n se realiza


3 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

mediante: a) Pecosa b) 0ota de 'alida c) Otros documentos d) ic6os documentos re8nen los re+uisitos establecidos $in#ormación y autorizaciones)( B

%l almac4n cuenta con toda la documentación sustentatoria de ingresos y salidas de bienes debidamente arc6iada y custodiada con obserancia del tiempo establecido(

1>

La entidad mantiene bienes de su propiedad en el almac4n de terceros( =u4 medidas de control se 6a preisto para su control o seguridad(

11

%n cuanto a la ad+uisición de los repuestos de e6ículos y ma+uinarias 4stos son recepcionados y@o controlados por personal de almac4n(

1&

%st! pro6ibido el ingreso al almac4n de personas a9enas al mismo(

1

%l personal +ue labora en el Area de Control Patrimonial cuenta con su Manual de Organización


5 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



.

P R E G U N T A S

RESPUESTA SI

y Funciones u otro documento similar( &

.ndi+ue el n8mero de personal +ue labora en el Grea:    

*e#atura 'ecretaria <4cnico administratio Personal de apoyo $especi#icar)

/

%l personal +ue labora cuenta con los conocimientos y eDperiencia necesaria para el cumplimiento de sus #unciones asignadas(

3

'e cuenta con un so#tJare para el control de los bienes patrimoniales y 4ste permite obtener toda la in#ormación re+uerida por los entes competentes(

5

'e e#ect8an patrimoniales(

inentarios

de

los

bienes

Con +u4 periodicidad(   

7

'e 6a con#ormado la Comisión de 1/2 .ndi+ue el 0 de -esolución



'e 6a realizado el .nentario Físico de "ienes Patrimoniales al /12ic2&>1/ y 4ste 6a sido remitido a la '2"202 .ndi+ue el n8mero de O#icio

?

'e 6a conciliado la in#ormación contenida en los .nentarios con la .n#ormación Financiera(

B

e eDistir di#erencias indi+ue las acciones e#ectias realizadas para su regularización

1>

11

%l Grea de Control Patrimonial cuenta con in#ormación actualizada sobre la situación legal de


7 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

los inmuebles de la entidad( 1&

Los inmuebles de la entidad se encuentran con la inscripción en los registros p8blicos y dem!s entes competentes(

1/

'e 6a cumplido con la presentación de la declaración de autoaal8o o impuesto predial de todos los inmuebles de la entidad2 e no ser así indi+ue sus causas

13

%Disten bienes propuestos para la ba9a(

15

Cu!les son las acciones adoptadas para proceder a la ba9a de los re#eridos bienes(  



'e solicitó con#ormación del Comit4 'e cuenta con la in#ormación y sustento correspondiente de los bienes materia de ba9a( 'e cuenta con el in#orme t4cnico del estado situacional de dic6os bienes(

17

1

%Disten e6ículos al+uilados para la entidad( =u4 controles se 6an implementado para su identi#icación(

1?

e eDistir e6ículos +ue no llean el logotipo indi+ue las causas

1B

%Disten bienes cedidos en uso a otras entidades(

&>

-especto a los bienes cedidos en uso se 6a implementado los controles +ue permitan garantizar la correcta utilización de los mismos para los #ines +ue #ueron entregados(

&1

-especto a la eri#icación de la eDistencia y utilización adecuada de los bienes cedidos en uso se 6a leantado las actas correspondientes( Las re#eridas eri#icaciones con +u4 periodicidad se e#ect8an(

&&

Los saldos de materiales de obras son controlados por el Area de Control Patrimonial e in#ormados al Almac4n para su internamiento(


 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

&/

&3

'e tiene implementado la utilización de los KardeD alorados de los bienes patrimoniales( e no ser así indi+ue sus causas

&5

'e tiene actualizadas las tar9etas de asignación de bienes en uso de los seridores( e no contar con dic6a in#ormación mediante +u4 documento se realiza el indicado control2

&7

%n los inentarios de los bienes patrimoniales de la ;nidad %9ecutora 'ede Central se encuentran contenidos todos los bienes de las entidades +ue la con#orman2

&

e eDistir bienes +ue no est!n incorporados a la entidad y por ende en los registros contables seale sus causas y acciones realizadas

1

%l personal +ue labora en la ;nidad de

? de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

&

.ndi+ue el 0 de personal con +ue cuenta la ;nidad de

/

%l personal asignado cuenta con los conocimientos y eDperiencia necesaria para el cabal cumplimiento de sus #unciones(

3

%l '.AF le permite obtener toda la in#ormación necesaria sobre los moimientos de #ondos registrados(
5

'e mantiene actualizado el saldo de cada una de las cuentas corrientes de la entidad( .ndi+ue si el AuDiliar de "ancos es lleado en #orma manual o a tra4s del '.AF

7

Las conciliaciones bancarias son realizadas mensual y oportunamente y suscritas por el personal competente(



La in#ormación contenida en las conciliaciones bancarias guardan concordancia con los saldos de bancos reportados a tra4s del '.AF(

?

e eDistir di#erencias o inconsistencias se 6a identi#icado las causas y puesto de conocimiento a la superioridad2 .ndi+ue las acciones e#ectias realizadas para su superación2

B

'e 6a re+uerido la asistencia del personal t4cnico


B de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

del '.AF a e#ectos de corregir las di#erencias o inconsistencias registradas 4stas son atendidas( 1>

Los #ondos y alores de la entidad se encuentran debidamente custodiados y@o protegidos(

11

La documentación sustentatoria de los ingresos y gastos se encuentra debidamente arc6iada y custodiada de manera +ue permita su #!cil acceso por los entes competentes(

1&

-especto a la custodia de la documentación sustentatoria de los ingresos y gastos se 6a obserado los plazos establecidos por la normatia pertinentes $como mínimo 1> aos)

1/

%n relación a los ingresos recepcionados 4stos son depositados en #orma íntegra y dentro de las &3 6oras de su recepción(

13

-especto a la e9ecución de los -ecursos irectamente -ecaudados se cumple con lo establecido en la normatia presupuestaria establecida y irectia .nterna Aprobada por la entidad $reposición mantenimiento de actios capacitación incentios entre otros)(

15

'e tiene implementado el uso del sello restrictio $PA,AO) para los documentos cancelados a #in de no generar duplicidad en el pago y otros inconenientes(

17

La entidad cuenta con #ondos para pagos en e#ectio y ca9a c6ica2 .ndi+ue los montos autorizados(

1

'e cuenta con la -esolución y irectia para la administración de los re#eridos #ondos2 .ndi+ue el 0 de -esolución

1?

.ndi+ue los montos m!Dimos establecidos para la e9ecución de gastos a tra4s de dic6o #ondo así como el personal +ue autoriza el pago

1B

'e e#ect8an ar+ueos de los #ondos y alores(


1> de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

'eale con +u4 periodicidad y +u4 personal lo realiza &>

La persona designada para la administración del Fondo para Pagos en %#ectio y Fondo de Ca9a C6ica cuenta con:  

 

&1

'e e#ect8a el control preio de la documentación sustentatoria del gasto para proceder a su pago correspondiente(
&&

La irectia .nterna aprobada por la entidad( Medidas de seguridad para la custodia del #ondo $ca9a #uerte u otro mueble de seguridad detector de billetes y monedas #alsas)( Conocimientos y eDperiencia re+uerida( Para designar al seridor responsable se 6a considerado la unidad org!nica y #unciones +ue realiza seg8n su Manual de Funciones o Contrato(

-e+uerimiento Autorización del personal competente isponibilidad presupuestal Orden de compra #irmada por el almacenero en seal de recepción del bien ad+uirido Orden d e 'ericios # irmada e n seal d e con#ormidad del sericio .n#orme de Con#ormidad del bien o sericio seg8n su naturaleza Legalidad del Comprobante +ue sustenta el desembolso $Factura boleta de enta recibo de 6onorarios entre otros) .mportes correctos de la documentación A#ectación presupuestal correcta Cuentas Contables apropiadas

'e 6a implementado controles +ue permitan determinar si los pagos realizados corresponden a gastos realmente e#ectuados( .ndi+ue algunos de ellos

1

%l personal +ue labora en el Area de Contabilidad cuenta con su Manual de Organización y Funciones u otro documento similar( %speci#i+ue

&

.ndi+ue el 0 de personal con +ue cuenta la ;nidad:


11 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

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RESPUESTA SI

     

*e#atura 'ecretaria .ntegración Contable Analista de Cuentas A#ectación Presupuestal Otros $especi#icar)

/

%l personal +ue labora en el Area de Contabilidad cuenta con los conocimientos y eDperiencia adecuada para el desarrollo de sus #unciones(

3

%l so#tJare con +ue cuenta la entidad le permite obtener los reportes e in#ormación necesaria para atender los re+uerimientos de los entes competentes así como para su an!lisis y ealuación(

5

7

La entidad 6a cumplido oportunamente con la remisión de la in#ormación #inanciera a la irección 0acional de Contabilidad P8blica y dem!s entes competentes(



Los saldos re#le9ados se encuentran debidamente sustentados con:     

?

%l personal +ue suscribe la in#ormación #inanciera como responsable de la ;nidad de Contabilidad es:    

B

0otas a los %stados Financieros AneDos a la .n#ormación Financiera An!lisis de Cuentas al detalle .nentarios Físicos Otros $%speci#icar)

<4cnico Contable Contador P8blico Colegiado abilitado Licenciado en Administración de %mpresas Otro pro#esional $especi#icar)

Para la elaboración de la in#ormación #inanciera el Area de Contabilidad 6a e#ectuado las conciliaciones de los saldos contables con las !reas pertinentes(2

1& de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

a) Ca9a y "ancos con

e eDistir di#erencias producto de la conciliación seale las acciones adoptadas para su regularización(

11

Los saldos de los rubros re#le9ados en los %stados Financieros cuentan con su respectio an!lisis al detalle +ue permita identi#icar su procedencia y situación tales como #ec6as conceptos importe etc2

1&

Las Greas inolucradas en el proceso contable suministran in#ormación en #orma correcta y oportuna: a) Abastecimiento @ Logística b)
1/

%n caso de ser inoportuna precise las acciones adoptadas(

13

'e 6a implementado procedimientos de control respecto a los saldos pendientes de rendición de cuenta y@o deolución y se 6a in#ormado a la administración para la adopción de los correctios necesarios(

15

%l Grea de Contabilidad e#ect8a ar+ueo de #ondos y alores2 Precise el personal +ue lo realiza

17

-especto a los Libros y registros contables:


1/ de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

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RESPUESTA SI

a)

'e encuentran debidamente cerrados al /12ic2&>1/( b) 'e encuentra legalizados c) 'e encuentran suscritos por los #uncionarios competentes( e no contar con los libros contables indi+ue sus causas y las acciones adoptadas 1

La documentación contable est! adecuadamente arc6iada y custodiada obserando los plazos establecidos en la normatia pertinente( $1> aos)

1

.ndi+ue el 0 de personal con +ue cuenta el Grea de -ecursos umanos:   

*e#e 'ecretaria Control de Asistencia


13 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

       

&

%scala#ón Personal +ue elabora contratos Personal +ue elabora planilla de remuneraciones Personal +ue elabora planilla de cesantes Personal +ue elabora planilla C2 A2 '2 Personal +ue e#ect8a el P< Personal "ienestar 'ocial Otros apoyos $especi#i+ue)

%l personal +ue labora en el Grea de -ecursos umanos cuenta con un Manual de Organización y Funciones u otro documento similar2 %speci#i+ue el tipo de documento

/

Para la contratación de personal se tiene en cuenta:    



3

Como medidas de control interno se tiene implementado:  



5

Plaza presupuestada isponibilidad o cr4dito presupuestario Concurso P8blico %n caso de pro#esionales $ingenieros abogados contadores entre otros) se solicita la Constancia de abilidad Medidas de Austeridad -acionalidad y isciplina en el gasto p8blico

eclaración *urada de 0epotismo eclaración *urada de no estar impedido para contratar con el %stado eclaración *urada de no tener procesos administratios y 9udiciales

'e eri#ica en #orma selectia la eracidad de la in#ormación contenida en las declaraciones 9uradas indicadas anteriormente así como de la in#ormación +ue con#orma su #ile personal $<ítulo pro#esional capacitación eDperiencia( e detectarse incongruencias o #alsedad de in#ormación +u4 acciones correctias se adoptan(

7

La elaboración de las planillas de remuneraciones pensiones y contratos CA' est! sustentada por: 

-esolución de esignación


15 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

   



Contrato de
%n cuanto al personal contratado por .nersiones se cuenta con una escala aprobada( .ndi+ue el 0 de -esolución +ue lo aprueba(

?

-especto a la -esolución antes indicada la irección u O#icina de -ecursos umanos: 





B

Ieri#ica +ue los montos consignados en el contrato de traba9o est4 acorde a la escala establecida( %n caso de 6aberse considerado un monto mayor realiza los in#ormes pertinentes para su corrección( %n caso de 6aberse producido pagos mayores a lo establecido en la %scala Aprobada +ue acciones correctias se adoptan(

'e mantiene un arc6io adecuado y actualizado de:     

File de Personal Planillas de personal Actio Planillas de personal Cesante Planillas del C2 A2 '2 Contratos de
1>

Las eclaraciones por -etenciones y aportaciones $%ssalud AFP .mpuesto a la -enta 5ta2 Categoría y otros) son presentadas oportunamente para el pago respectio(

11

%Disten acotaciones o deudas por pagar por incumplimiento de obligaciones tributarias( e ser el caso especi#i+ue los motios y las acciones correctias adoptadas

1&

La entidad cuenta con una irectia sobre entrega y recepción de cargo u otro documento s imilar( .ndi+ue el 0 de -esolución +ue lo aprueba

1/

La irección u O#icina de -ecursos umanos e#ect8a controles sobre el cumplimiento de la


17 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES



P R E G U N T A S

.

RESPUESTA SI

irectia u otra normatiidad +ue regula la entrega de cargo(     

13

Por cese de #unciones Por renuncia Por descanso #ísico acacional Licencias Otros $especi#icar)

%n cuanto al control de asistencia: 











'e tiene designado a un personal a #in de +ue obsere el marcado personal de la tar9eta de asistencia( %l personal +ue presenta la Papeleta de 'alida y@o Permiso cuenta con la autorización de su 9e#e inmediato y la O#icina de -ecursos umanos( 'e e#ect8a el cómputo de los permisos particulares( 'e e#ect8a el cómputo de las tardanzas( Los reportes de .nasistencias y

1 de 1

A;.1/

NO

N/A

OBSERVACIONES

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