La empresa UNITY, se encarga de la construcción de unidades habitacionales, como a su vez tiene otras unidades estratégicas de negocios. Para la pla nificación, programación, evaluación y control de los proyectos, estructuró una PMO ( ). El Director de la oficina de proyectos ha visto que el volumen de trabajo se ha incrementado por el número de proyectos, que en la actualidad suman 52. Y aunque cada uno es dirigido por un gerente de proyectos, el realizar el seguimiento de los mismos se ha complicado. En la actualidad el seguimiento se realiza en hojas de Excel. UNITY S.A.S., trabaja por proyectos, sin embargo, el creciente entorno competitivo, el afán por mejores resultados y el vertiginoso cambio tecnológico ha producido significativas transformaciones en la manera de dirigirlos, surgiendo así la necesidad de gestionarlos con orden, éxito y coherencia. Aquí es donde entra la PMO, oficina de gestión de proyectos que centraliza, prioriza, capacita, audita y administra recursos para la ejecución de esos portafolios y programas de proyectos que la compañía plantea desde su estrategia.
Todos los proyectos siguen las siguientes etapas o fases del ciclo de los proyectos:
: en esta fase se identifican ideas o requerimientos de proyectos que parecen de alto interés por los problemas que podrán resolver y las ventajas o beneficios que potencialmente pueden generar a la sociedad a costos razonables. En vista de que normalmente hay mucha s ideas de proyecto, suele existir algún mecanismo de jerarquización que selecciona cuales ideas se continúan considerando, lo que supone ciertos criterios de prioridad con los cuales se lleva a cabo la selección. : el propósito es el motor de un proyecto, su razón de ser y lo que le da dirección a todas sus acciones. Por ello, es particularmente importante definir bien los objetivos que se buscan. Este incluye, sobre todo, la formulación precisa del resultado o situación que se quiere lograr al concluir el proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en que ese es el resultado que buscan. Esta etapa también ahonda en el conocimiento de la situación inicial que se quiere cambiar, incluyendo intereses que podrán resultar adversamente afectados por el proyecto. el primer paso de un buen diseño consiste en estudiar explícitamente las distintas opciones o vías razonables que existen para alcanzar los objetivos del proyecto y seleccionar entre ellas la que más convenga a los intereses de la sociedad. Luego sigue
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CASO PRÁCTICO
una preparación progresivamente refinada de todas las dimensiones del proyecto: técnicas, económicas, institucionales, financieras y otras.
: antes de comprometer grandes cantidades de recursos en la ejecución de un proyecto, debe someterse a una explícita evaluación ex-ante, que en el BID se denomina análisis de viabilidad o simplemente “el análisis” y examina todas las dimensiones del proyecto previamente preparadas para determinar si se justifica o no el compromiso de los recursos requeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus recursos financieros y los instrumentos legales que puedan requerirse para formalizar los compromisos que implica. : en esta fase los ejecutores llevan a cabo todas las actividades o tareas del proyecto con los recursos asignados al mismo, buscando lograr sus objetivos en el plazo estipulado. Durante la ejecución se debe hacer un seguimiento y una evaluación continua de la misma para realizar ajustes en el camino exigidos por las circunstancias que corrijan posibles deficiencias del diseño. t: al finalizar el proyecto suele hacerse una o más avaluaciones expost para determinar en qué medida logró sus objetivos y causó impactos en la sociedad, así como las lecciones de la experiencia del proyecto que pudieran ser útiles para otros proyectos en el futuro.
Diagrama de ciclo de vida del proyecto:
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CASO PRÁCTICO
La compañía desarrolla en su primer escenario:
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CASO PRÁCTICO
Pero en la actualidad está presentando las siguientes restricciones:
No se pueden programar las tareas, sabiendo que los demás proyectos tienen la misma línea base para desarrollarse. No se desarrollan cronogramas de actividades de acuerdo a la gestión del tiempo y del alcance del proyecto, como a su vez es difícil realizar un seguimiento del mismo en el tiempo de ejecución. La administración de proyectos y la tecnología informática de semana, comienzos anticipados y otros factores puede ser abrumadora para una persona que no tenga experiencia en las técnicas de administración de proyectos. Los detalles que se deben tomar en cuenta en la elaboración de redes y estructuras de desglose del trabajo pueden parecer aterradores, y ser tediosa la modificación de un presupuesto. La simple preparación del plan representa mucho trabajo en un proyecto. La administración de proyectos entraña algo más que la mera creación de un buen plan. La elaboración de los informes, la actualización de las gráficas y la incorporación de cambios en un plan de proyecto en el transcurso del tiempo agrega complejidad y más papeleo. Desde luego, si hay necesidad de manejar múltiples proyectos a la vez, podrán parecer imposibles los cálculos, las gráficas y los informes.
La Dirección de proyectos ha definido que se debe contratar una herramienta informática para la gestión de proyectos que cumpla con los siguientes requerimientos:
Identificación de Actividades o Tareas. Desglosar el trabajo a realizar tratando de no mezclar lo necesario con lo importante y cuidando el nivel de detalle. •Secuenciación de Actividades. Determinación de actividades paralelas, interdependencias, retrasos.
Seguimiento técnico, controlando el avance de las tareas, esto es, lo realmente conseguido, que será mucho más fiable si se calcula en función de estimaciones de las tareas individuales. Seguimiento económico, de las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.
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La actualización de datos, tanto técnicos como de gestión para incorporar las últimas modificaciones al trabajo desarrollado. •Revisar toda la documentación del proyecto, eliminar la documentación inútil y organizarla, de forma que sirva para: - Dar un buen soporte de garantía o mantenimiento. -Realizar modificaciones o ampliaciones en el proyecto. -Aprovechar aspectos técnicos para otros proyectos de la empresa. -Apoyar la planificación y estimación para otros proyectos de la empresa. •Realización de copia de seguridad de toda la información que se encuentre en el ordenador. •La realización de la memoria o informe de conclusiones
CASO PRÁCTICO
Instrucciones para el desarrollo de la actividad Luego de estudiar el caso descrito, responda las siguientes consignas: A la organización le han llegado las siguientes propuestas:
CA – Super Project Time Line Project Planner Project Kick Start Fast Track Schedule Microsoft Project ¿Cuál de las anteriores herramientas informáticas recomendaría y porque de la decisión? Elabore una tabla comparativa entre las diferentes alternativas donde se evalúen los siguientes criterios: Utilice una escala de Likert para evaluar cada criterio
Capacidad Medios para documentación y ayuda en Línea Facilidad en uso
Características disponibles Integración con otros sistemas Requisitos de instalación
Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente
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CASO PRÁCTICO
Seguridad
Características de Internet
Respaldo del proveedor
Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente
TOTAL
Realice un reconocimiento de las principales normas técnicas de calidad que la empresa debería tener presente a la hora de evaluar un software en la gestión de proyectos. Acorde con la solución planteada, desarrolle un acta de constitución del proyecto o Project chárter para contratar los servicios, de tal forma que se asegure la calidad, el tiempo y costo. Fuente de ayuda: http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-deproyecto.html Al final de este documento, contiene la plantilla sobre la cual se desarrolla el Acta de constitución del proyecto. Elabore su respuesta a estas interrogantes basándose en el estudio de los materiales de la asignatura y otras fuentes que considere oportuno consultar. Una vez completadas las respuestas, haga entrega del documento a través del icono de la actividad.
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Información del proyecto ................................................................................................................... 8 Datos ............................................................................................................................................... 8 Patrocinador / Patrocinadores ...................................................................................................... 8 Propósito y justificación del proyecto................................................................................................ 8 Descripción del proyecto y entregables ............................................................................................ 8 Requerimientos de alto nivel............................................................................................................. 8 Requerimientos del producto ........................................................................................................ 8 Requerimientos del proyecto ........................................................................................................ 8 Objetivos ............................................................................................................................................. 9 Premisas y restricciones .................................................................................................................... 9 Riesgos iniciales de alto nivel ........................................................................................................... 9 Cronograma de hitos principales ...................................................................................................... 9 Presupuesto estimado .....................................................................................................................10 Lista de Interesados (stakeholders) ...............................................................................................10 Requisitos de aprobación del proyecto ..........................................................................................10 Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad ..............................................................10 Gerente de proyecto.....................................................................................................................10 Niveles de autoridad ....................................................................................................................10 Personal y recursos preasignados ..................................................................................................11 Aprobaciones ....................................................................................................................................11
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Decisiones de personal (Staffing)
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Decisiones técnicas
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Resolución de conflictos Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad
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