Definisi dan Peran Akuntansi Akuntansi sangat erat kaitannya dengan informasi akuntansi. Badan yang berwenang dan beberapa ahli ahli memberi memberi pengertian yang yang bervariasi tergantung tergantung pada sudut pandang dan penekanan penekanan yang mereka anut. Pengertian akuntansi juga berubah sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan dibidang teknologi yang selalu terkait dengan akuntansi, khususnya kemajuan kemajuan dibidang teknologi komputer dan telekomunikasi. telekomunikasi. Definisi resmi yang mula-mula diajukan adalah definisi yang dimjuat dalam accounting Termonologi bulletin No.1 (1965) yang diterbitkan oleh APB yaitu suatu komite penyusunan prinsip akuntansi yang dibentuk oleh AICPA. “accounting ish the art of recording, classifying, classifying, and summarizing summarizing in a sifnificant manner and in terms of money, transaction and event which are, in part at least, of financial character, and interpreting the result there of”. Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan dan peringkasan transaksi dan kejadian kejadian yang yang bersifat keuangan keuangan dengan dengan cara berdaya berdaya gunakan dan dalam bentuk satuan uang, dan menginterprestasikannya menginterprestasikannya hasil proses tersebut. Art atau Seni definisi diatas l ebih mempunyai mempunyai konotasi sebagai kerajinan dan keterampilan atau pengetahuan terapan yang isi dan strukturnya disesuakian dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan. Karena semakin luasnya fungsi akuntansi dan semakin berkembangnya praktik akuntansi definisi diatas dirasa kurang memadai. Oleh karena itu diperlukan suatu pengetahuan untuk dapat memilih atau merancang akuntansi secara bijaksana sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi bisnis maupun pemerintah. Berdasarkan Berdasarkan hal tersebut, komite kemudian mengajukan revisi akuntansi sebagai sebagai berikut “accounting is the body of knowledge and function function concerned with systematic oroginating, authenticating, recording, classifying, proccesing, summarizing, analyzing, interpreting, and supplying of dependable and significant information covering transactions and and events which are, in part of least, of financial character, character, required for the management management and operation of an entity and for report that have to be submitted there on the meet fiduciary fiduciary and other responsibilities”. Akuntansi adalah seperangkat seperangkat pengetahuan dan fungsi yang berkepentingan dengan masalah pengadaan, pengabsahan, pencatatan, pengklasifikasian, dan penyajian secara sistematis informasi yang dapat dipercaya dan berdaya guna tentang transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan yang diperlukan dalam pengelolaan dan pengoperasian suatu unit usaha dan yang diperlukan untuk dasar penyusuan laporan keuangan yang harus disampaikan untuk memenuhi pertanggung jawaban pengurusan pengurusan keuangan keuangan dan lainnya. lainnya. Pada definisi ini, akuntansi akuntansi tidak dipandang dipandang semata-mata sebagai proses dan alat tetapi merupakan seperangkat pengetahuan (body of knowledge) tentang bagaimana menghasilkan informasi keuangan untuk keperluan pengendaian perusahaan dan pertanggungjawaban. pertanggungjawaban. Definisi akuntansi menjadi lebih luas lagi sebagaimana yang dimuat dalam statement of accounting principle board No.4 (1970) sebagau berikut. “accounting “accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative information, primary primary financial in nature, about economic entities that intented to be useful in making economic decisions”. Akuntansi adalah kegiatan jasa kegiatanny adalah menyediakan menyediakan informasi kuantitatif tentang t entang unit-unit usaha ekonomi, terutama yang bersifat keuangan yang diperkirakan bermanfaat dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi. Disini akuntansi menghasilkan informasi tidak hanya untuk kepentingan pengendalian dan pertanggung jawaban tetapi tetapi lebih luas lagi lagi yaitu menghasilkan menghasilkan informasi informasi untuk mempengaruhi mempengaruhi para pelaku pelaku ekonomi dalam perekonomian suatu Negara. Oleh karena sifatnya yang demikian, sudibyo (1987) memasukkan memasukkan bidang pengetahuan akuntansi dalam lingkup teknologi.
Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen disemua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasiannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, dimana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatatnnya.
Siklus Akuntansi (Accounting Cycle) Sikluas akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya (gambar 3-2). Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan di awali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual ataupun menggunaka aplikasi komputer. Ada beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu: 1. Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah untuk pengerjaan bagian akuntansi, transaksi harian penjualan [roduk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjulan, diakhir periode akuntanis baru dibuatkan jurnal khusus penjualan. 2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement) merupakan transaki dari penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil penagihan, penjuala tunai dan pengeluaran kas harian dicatat dala buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank. 3. Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi da mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat dalam buku khusus pembelian, diakhir peridoe akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian. 4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan tersebut bekerja. Setelah itu baru dibuat jurnal alokasi sesuai dengan departemennya. Dasar Akuntansi untuk usaha hotel menggunakan double entry bookkeeping, dimana setiap entri data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama. 1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit. Jurnal bisa dilakukan secara bulanan (monthly journal) yang biasanya digunakan untuk mempermudah jurnal harian, dimana jumlah secara harian diakumulasikan dan jurnal tunggal dibuat atas transaksi bulanan. 2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual. 3. Trial Balance, menunjukkan daftar saldo akun dala suatu periode 4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.
Sistem dan Prosedur Akuntansi sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu : pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dari pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Contoh dari pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi yang merupakan kumpulan dari prosedur penerimaan dan pengeluaran kas, prosedur penjualan, prosedur pembelian dan buku besar. Jadi dapat dikatakan sistem akuntansi terdiri dari subsystem yang saling berkaitan. Cecil Gillespy (1971) menyatakan bahwa sistem akuntansi terdiri dari:
1. Subsistem akuntansi utama Kode rekening Buku besar dan buku pembantu Jurnal Bukti transaksi 2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktor Distribusi penjualan Piutang Penerimaan uang dan pengawasan kredit 3. Subsistem pembelian dan pengeluaran uang Order pebelian dan laporan penerimaan barang Distribusi biaya dan pembelian Hutang Prosedur pengeluaran uang 4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian Personalia Pencatatan waktu Penggajian Distribusi gaji dan upah 5. Subsistem produksi dan biaya produksi Order produksi Pengawasan persediaan Akuntansi biaya Prosedur adalah urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian/departemen atau lebih untuk menangani transaksi secara seragam dari transaksi yang sama dan terjadi berulang-ulang. Pekerjaan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan mebandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dan formulir, buku jurnal dan buku besar. Tugas dari sistem khususnya sistem informasi adalah melakukan siklus pengolahan data (data processing life cycle) atau disebut juga siklus informasi (information life cycle). Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu (1) komponen input (2) komponen model (3) komponen output (4) komponen teknologi (5) komponen data base (6) komponen kontrol. 1. Komponen Input Input dari sistem informasi berupa data yang akan diolah oleh sistem informasi. Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat didokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap dari peristiwa atau data yang terjadi, contohnya reservation card, guest regritation, guest bill, cash receipt dan lain-lain. Fungsi dokumen dasar yaitu: a. Untuk menunjukkan jenis dari data yang dikumpulkan b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat c. Data disebutkan satu peratu, sehingga data akuntansi akan lengkap d. Sebagai alat pendistribusi data antar departemen, karena tembusan atau copynya diberikan ke departemen lain e. Sebagai pembuktian bahwa transaksi tersebut sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail
f.
Dapat digunakan sebagai back up dari fil e-file komputer
2. Komponen Model Model-model yang digunakan dalam sistem informasi dapat berupa model logika dan model matematika. Contoh model logika adalah untuk melihat barang mana yang sudah harus dipesan kembali, dapat dilihat dari sisa barang yang tersedia apakah sudah sama atau lebih kecil dengan titik reorder point. 3. Komponen Output Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di data base dan diproses menggunakan model tertentu. Contohnya output sistem informasi adalah laporan barang yang harus dipesan kembali ataupun laporan jumlah barang yang harus dipesan. 4. Komponen data base Data base adalah kumpulan dari data base yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (soft ware) untuk memanipulasinya. Paket perangkat lunak (soft ware) disebut dengan DBMS (data Base Management System). Contohnya DBMS adalah dBASE, Fox Base, Microsoft Access, Oracle dan lain-lain. 5. Komponen teknologi Teknologi merupakan komponen yang penting dari sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu (time liness). 6. Komponen kontrol Komponen kontrol diperlukan untuk menjamin bahwa informasi yang di hasilkan dari sistem informasi adalah informasi yang akurat. Sistem pengendalian dalam sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem pengendalian umum (general control system) dan sistem pengendalian aplikasi (application control system). Pengendalian umum dapat terdiri dari: a. Pengendalian Organisasi b. Pengendalian Dokumentasi c. Pengendalian perangkat keras d. Pengendalian keamanan fisik e. Pengendalian keamanan data f. Pemgendalian komunikasi
Kerangka Konseptual (Conceptual Framework) Informasi Akuntansi Serupa dengan konstitusi, adalah suatu sistem koheren yang terdiri dari tujuan dan konsep fundamental yang saling berhubungan, yang menjadi landasan bagi penetapan standar konsisten dan penentuan sifat, fungsi, serta batas-batas dari akuntansi keuangan dan laporan keuangan. Tetapi tidak ada kerangka kerja yang diterima secara universal dan diandalkan dalam praktik. Barangkali yang paling sukses adalah Accounting Principles Board StatementnNo.4:”basic concepts and accounting principles underlying financial statements of business enterprises,” yang hanya menjelaskan praktik praktik yang telah ada tetapi tidak menentukan praktik apa yang akan digunakan. Menyadari hal itu, FASB pada tahun 1976 menerbitkan Memorandum diskusi tiga bagian yang berjudul: “conceptual framework for financial accounting and reporting: elements of financial statement and their measurement”. Sejak dokumen tersebut dipublikasikan, FASB telah menerbitkan enam statement of fianancial accounting concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis, yaitu:
1. SFAC No.1, “objectives of financial reporting by business enterprise” yang menyajikan tujuan dan sasaran akuntansi 2. SFAC No.2, “qualitative characteritics of accounting information”, menjelskan karakteristik yang membuat informasi akuntansi bermanfaat 3. SFAC No.3, “elements of financial statements of business enterprises”, memberikan definisi dari pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan, seperti: aktiva, kewajiban, pendapatan, dan beban. 4. SFAC No.5,” recognition and measurement in financial statements of business enterprise”, menetapkan kriteria pengakuan dan pengukuran fundamental serta pedoman tentang informasi apa yang biasanya harus dimasukkan dalam laporan keuangan dan kapan waktunya. 5. SFAC No.6, “elements of financial statements”, menggantikan SFAC no.3 dan memperluas lingkup SFAC No.3 dengan memasukan organisasi-organisasi nirlaba. 6. SFAC No.7, “using cash flow information and present value in accounting measurements”, memberikan kerangka kerja bagi pemakaian arus kas ke masa depan yang diharapkan dan nilai sekarang sebagai dasar pengukuran.
Struktur Organisasi di Departement Akuntansi Departemen akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainnya, seperti bagian kredit dengan account receivable, cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah: 1. General cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel. 2. Cashier outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet. 3. Income auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan hotel dan mengoeksi kembali pekerjaan night auditor. 4. Night audit, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari masing-masing outlet. 5. Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa atas guest bill. 6. Accounting receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. 7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar, khususnya supplier. 8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya-biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing departement, mencek harga barang dipasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel. 9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji karyawan. 10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan dihotel, khususnyab dalam pemrosesan data. 11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel. 12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya, melakukan pencatatan atas persediaan digudang.
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan.
