Definisi Pengadaan Obat Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. II.6 Siklus Pengadaan Obat Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat. Gambar Siklus Pengadaan Obat Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. II.7 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi : a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu : Pengadaan barang dan farmasi Pengadaan bahan dan makanan Pengadaan barang-barang dan logistik b. Berdasarkan sifat penggunaannya : Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu : Pembelian tahunan (Annual Purchasing) Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing) Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan Pembelian tiap bulan Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya : Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah. II.8 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu : 1. Pembelian a. Pelelangan (tender) b. Pemilihan langsung c. Penunjukan langsung d. Swakelola 2. a. b. c. 3. 4. 5. II.9
Produksi Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit Obat untuk penelitian Kerjasama dengan pihak ketiga Sumbangan Lain-lain Kriteria Umum Pemilihan Pemasok Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah : 1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar). 2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000. 3. Suplier dengan reputasi yang baik. 4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat. II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek : a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga d. Pengadaan secara kompetitif Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati
prakualifikasi yang diizinkan mengikuti. e. Adanya komitmen pengadaan Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti Kembangkan kepastian pembayaran Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga h. Prosedur tertulis dan transparan Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000 Umumkan hasil pelelangan kepada publik i. Pembagian Fungsi Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan j. Program Jaminan Mutu Produk Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya. Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi
. Definisi Pengadaan Obat Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. 2.2.1 Siklus Pengadaan Obat Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. 2.2.2 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi : a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu : • Pengadaan barang dan farmasi • Pengadaan bahan dan makanan • Pengadaan barang-barang dan logistik b. Berdasarkan sifat penggunaannya : • Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep • Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer • Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin • Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu : • Pembelian tahunan (Annual Purchasing), Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun • Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing, Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan • Pembelian tiap bulan, • Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya : Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat Memperoleh harga pembelian serendah mungkin Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman
untuk mencapai total lebih rendah. 2.2.3 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu : 1. Pembelian a. Pelelangan (tender) b. Pemilihan langsung c. Penunjukan langsung d. Swakelola 2. Produksi a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri. b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit c. Obat untuk penelitian 3. Kerjasama dengan pihak ketiga 4. Sumbangan 5. Lain-lain 2.2.4 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah : 1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar). 2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000. 3. Suplier dengan reputasi yang baik. 4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat. 2.2.5 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek : a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga d. Pengadaan secara kompetitif Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti. e. Adanya komitmen pengadaan Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti Kembangkan kepastian pembayaran Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga h. Prosedur tertulis dan transparan Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000 Umumkan hasil pelelangan kepada publik i. Pembagian Fungsi Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan j. Program Jaminan Mutu Produk Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya. Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi
